Control horario de traballadores: lei, obrigas e preguntas frecuentes

Desde 2019 todas as empresas de España están obrigadas a rexistrar a xornada dos seus traballadores. Sexa cal sexa o tamaño do teu cadro de persoal ou o sector no que operes, se tes persoal por conta allea tes que levar un control horario. E non é unha recomendación: é unha obriga legal cuxo incumprimento se paga caro. Nesta guía explicámosche que é exactamente o control horario, que di a lei, que obrigas tes como empresa e como cumprir sen dedicar medio día a cubrir follas de Excel.

Que é o control horario?

O control horario é o rexistro diario e obrigatorio da xornada de cada persoa traballadora: a hora en que empeza a traballar e a hora en que termina. O seu obxectivo é loitar contra a precariedade laboral, dar visibilidade ás horas extraordinarias e garantir que se respectan os descansos e os límites de xornada que marca o Estatuto dos traballadores.

Este rexistro é obrigatorio para todos os traballadores, tanto a tempo completo como a tempo parcial, e independentemente de que traballen de forma presencial ou en teletraballo. Non importa que a empresa teña dous empregados ou douscentos: a obriga é a mesma.

A lei do control horario: do Real decreto lei 8/2019 á fichaxe dixital

A orixe da obriga está no Real decreto lei 8/2019, do 8 de marzo, de medidas urxentes de protección social e de loita contra a precariedade laboral. Modificou o artigo 34 do Estatuto dos traballadores e estableceu que, a partir do 12 de maio de 2019, todas as empresas deben garantir o rexistro diario de xornada.

Desde entón a normativa foise reforzando. A tendencia clara do lexislador é cara ao rexistro dixital, fiable e inalterable: búscase acabar cos sistemas de papel facilmente manipulables e coas follas de sinatura que se cobren a final de mes. As novas esixencias apuntan a que a fichaxe sexa accesible de forma telemática para a Inspección de Traballo, para a representación legal dos traballadores e para cada empregado respecto dos seus propios datos.

Na práctica, isto significa que un sistema de control horario moderno xa non se pode limitar a un cuadrante en papel: ten que rexistrar cada fichaxe con marca de tempo, conservala de forma segura e permitir a súa consulta cando a autoridade o requira.

Que obrigas ten a empresa?

Se es empresario ou responsable de RRHH, a lei esíxeche cumprir varios puntos concretos:

• Rexistrar a xornada de cada traballador todos os días, coa hora de inicio e a hora de finalización.
• Conservar os rexistros durante 4 anos. Durante ese período deben estar dispoñibles e ser facilmente accesibles.
• Poñer os rexistros á disposición dos traballadores, dos seus representantes legais (sindicatos, comité de empresa) e da Inspección de Traballo e Seguridade Social.
• Negociar o sistema de rexistro mediante convenio colectivo, acordo de empresa ou, no seu defecto, decisión do empresario logo de consultar a representación legal dos traballadores.

Un matiz importante: o rexistro ten que reflectir a xornada real, non a teórica do contrato. Se un traballador a tempo parcial fai horas de máis, o rexistro debe recollelas. Esa é precisamente unha das cousas que máis vixía a Inspección.

Cales son as infraccións e sancións?

Non levar o control horario, ou facelo de forma incorrecta, considérase unha infracción grave en materia de relacións laborais segundo a Lei sobre infraccións e sancións na orde social (LISOS). As contías actualizáronse á alza nos últimos anos, de modo que hoxe as sancións son considerablemente máis elevadas que na redacción orixinal da lei.

A grandes trazos, as multas estrutúranse así:

• Infraccións leves: desde uns 70 € no seu grao mínimo.
• Infraccións graves (aquí entra a falta de rexistro de xornada): desde arredor de 751 € no grao mínimo ata preto de 7.500 € no grao máximo.
• Infraccións moi graves: poden superar amplamente os 200.000 € nos casos máis serios.

Ademais, a sanción aplícase por centro de traballo, non unha soa vez por empresa. É dicir, unha cadea con varios locais pode acumular varias multas nunha soa inspección. A isto súmase que a ausencia de rexistro adoita carrexar regularizacións de horas extra non cotizadas ante a Seguridade Social, o que multiplica o custo real do incumprimento.

Como debe ser o rexistro horario?

A lei non impón unha tecnoloxía concreta, pero si esixe que o rexistro sexa obxectivo, fiable e accesible. Na práctica, un bo sistema de control horario debe:

• Rexistrar a xornada diaria de forma individualizada, coa hora concreta de entrada e de saída.
• Ser fiable e inalterable, de modo que non se poida modificar o histórico á conveniencia.
• Conservarse durante os 4 anos esixidos e poder exportarse cando o pida a Inspección.
• Permitir a consulta por parte do traballador, dos seus representantes e da autoridade laboral.

Admítese o rexistro en papel, pero é a opción máis problemática: pérdese, cóbrese a posteriori e é moi fácil de cuestionar nunha inspección. Por iso a recomendación clara é optar por un sistema dixital, idealmente con aplicación móbil para que cada persoa poida fichar desde onde traballe, algo imprescindible en modelos de teletraballo ou para cadros de persoal que se desprazan.

Preguntas frecuentes sobre o control horario

Están obrigadas as pemes e os autónomos con empregados? Si. A obriga non depende do tamaño da empresa. Calquera empresa con traballadores por conta allea debe rexistrar a xornada, incluídos os autónomos que teñan persoal contratado.

Hai que fichar tamén en teletraballo? Si. O control horario é igual de obrigatorio en remoto que en presencial. A solución práctica é un sistema con fichaxe desde o móbil ou o navegador.

Teño que rexistrar as horas extra? O rexistro debe reflectir a xornada real, así que as horas que excedan a ordinaria quedarán reflectidas. As horas extraordinarias teñen ademais as súas propias regras de compensación e cotización.

Durante canto tempo hai que gardar os rexistros? Catro anos, e deben estar dispoñibles para traballadores, representantes legais e Inspección de Traballo.

LapsoWork: control horario sinxelo e conforme á lei

Cumprir co rexistro de xornada non ten por que converterse nunha carga administrativa. Con LapsoWork os teus empregados fichan nun par de toques desde o móbil ou o ordenador, e cada entrada e saída queda rexistrada con marca de tempo, gardada de forma segura e lista para exportar en caso de inspección.

O sistema é compatible con iOS e Android, funciona igual de ben na oficina que en teletraballo, e intégrase co resto da xestión de persoas: vacacións, quendas, nóminas e documentación. Así, ademais de cumprir a lei, gañas visibilidade sobre as horas do teu equipo e aforras horas de traballo administrativo cada mes.

Se queres ver como funciona co teu cadro de persoal, podes solicitar unha demostración ou consultar os nosos prezos para pemes.