Control horari de treballadors: llei, obligacions i preguntes freqüents

Des del 2019 totes les empreses d’Espanya estan obligades a registrar la jornada dels seus treballadors. Sigui quina sigui la mida de la teva plantilla o el sector en què operis, si tens personal per compte d’altri has de portar un control horari. I no és una recomanació: és una obligació legal l’incompliment de la qual es paga car. En aquesta guia t’expliquem què és exactament el control horari, què diu la llei, quines obligacions tens com a empresa i com complir sense dedicar mig dia a omplir fulls d’Excel.

Què és el control horari?

El control horari és el registre diari i obligatori de la jornada de cada persona treballadora: l’hora en què comença a treballar i l’hora en què acaba. El seu objectiu és lluitar contra la precarietat laboral, donar visibilitat a les hores extraordinàries i garantir que es respecten els descansos i els límits de jornada que marca l’Estatut dels treballadors.

Aquest registre és obligatori per a tots els treballadors, tant a temps complet com a temps parcial, i independentment que treballin de manera presencial o en teletreball. Tant és que l’empresa tingui dos empleats o dos-cents: l’obligació és la mateixa.

La llei del control horari: del Reial decret llei 8/2019 al fitxatge digital

L’origen de l’obligació és al Reial decret llei 8/2019, de 8 de març, de mesures urgents de protecció social i de lluita contra la precarietat laboral. Va modificar l’article 34 de l’Estatut dels treballadors i va establir que, a partir del 12 de maig de 2019, totes les empreses han de garantir el registre diari de jornada.

Des d’aleshores la normativa s’ha anat reforçant. La tendència clara del legislador és cap al registre digital, fiable i inalterable: es vol acabar amb els sistemes de paper fàcilment manipulables i amb els fulls de signatura que s’omplen a final de mes. Les noves exigències apunten que el fitxatge sigui accessible de manera telemàtica per a la Inspecció de Treball, per a la representació legal dels treballadors i per a cada empleat respecte de les seves pròpies dades.

A la pràctica, això vol dir que un sistema de control horari modern ja no es pot limitar a un quadrant en paper: ha de registrar cada fitxatge amb marca de temps, conservar-lo de manera segura i permetre’n la consulta quan l’autoritat ho requereixi.

Quines obligacions té l’empresa?

Si ets empresari o responsable de recursos humans, la llei t’exigeix complir diversos punts concrets:

• Registrar la jornada de cada treballador cada dia, amb l’hora d’inici i l’hora de finalització.
• Conservar els registres durant 4 anys. Durant aquest període han d’estar disponibles i ser fàcilment accessibles.
• Posar els registres a disposició dels treballadors, dels seus representants legals (sindicats, comitè d’empresa) i de la Inspecció de Treball i Seguretat Social.
• Negociar el sistema de registre mitjançant conveni col·lectiu, acord d’empresa o, si no n’hi ha, decisió de l’empresari amb consulta prèvia a la representació legal dels treballadors.

Un matís important: el registre ha de reflectir la jornada real, no la teòrica del contracte. Si un treballador a temps parcial fa hores de més, el registre les ha de recollir. Aquesta és precisament una de les coses que més vigila la Inspecció.

Quines són les infraccions i sancions?

No portar el control horari, o fer-ho de manera incorrecta, es considera una infracció greu en matèria de relacions laborals segons la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social (LISOS). Les quanties s’han actualitzat a l’alça en els darrers anys, de manera que avui les sancions són considerablement més elevades que en la redacció original de la llei.

A grans trets, les multes s’estructuren així:

• Infraccions lleus: des d’uns 70 € en el grau mínim.
• Infraccions greus (aquí entra la falta de registre de jornada): des d’al voltant de 751 € en el grau mínim fins a prop de 7.500 € en el grau màxim.
• Infraccions molt greus: poden superar àmpliament els 200.000 € en els casos més seriosos.

A més, la sanció s’aplica per centre de treball, no una sola vegada per empresa. És a dir, una cadena amb diversos locals pot acumular diverses multes en una sola inspecció. A això s’hi afegeix que l’absència de registre sol comportar regularitzacions d’hores extres no cotitzades davant la Seguretat Social, cosa que multiplica el cost real de l’incompliment.

Com ha de ser el registre horari?

La llei no imposa una tecnologia concreta, però sí que exigeix que el registre sigui objectiu, fiable i accessible. A la pràctica, un bon sistema de control horari ha de:

• Registrar la jornada diària de manera individualitzada, amb l’hora concreta d’entrada i de sortida.
• Ser fiable i inalterable, de manera que no es pugui modificar l’històric a conveniència.
• Conservar-se durant els 4 anys exigits i poder-se exportar quan ho demani la Inspecció.
• Permetre la consulta per part del treballador, dels seus representants i de l’autoritat laboral.

S’admet el registre en paper, però és l’opció més problemàtica: es perd, s’omple a posteriori i és molt fàcil de qüestionar en una inspecció. Per això la recomanació clara és optar per un sistema digital, idealment amb aplicació mòbil perquè cada persona pugui fitxar des d’on treballi, una cosa imprescindible en models de teletreball o per a plantilles que es desplacen.

Preguntes freqüents

Estan obligats les pimes i els autònoms amb empleats? Sí. L’obligació no depèn de la mida de l’empresa. Qualsevol empresa amb treballadors per compte d’altri ha de registrar la jornada, inclosos els autònoms que tinguin personal contractat.

També cal fitxar en teletreball? Sí. El control horari és igual d’obligatori a distància que en presencial. La solució pràctica és un sistema amb fitxatge des del mòbil o el navegador.

He de registrar les hores extres? El registre ha de reflectir la jornada real, de manera que les hores que excedeixin l’ordinària hi quedaran reflectides. Les hores extraordinàries tenen, a més, les seves pròpies regles de compensació i cotització.

Durant quant de temps cal desar els registres? Quatre anys, i han d’estar disponibles per a treballadors, representants legals i Inspecció de Treball.

LapsoWork: control horari senzill i conforme a la llei

Complir el registre de jornada no té per què convertir-se en una càrrega administrativa. Amb LapsoWork els teus empleats fitxen en un parell de tocs des del mòbil o l’ordinador, i cada entrada i sortida queda registrada amb marca de temps, desada de manera segura i a punt per exportar en cas d’inspecció.

El sistema és compatible amb iOS i Android, funciona igual de bé a l’oficina que en teletreball, i s’integra amb la resta de la gestió de persones: vacances, torns, nòmines i documentació. Així, a més de complir la llei, guanyes visibilitat sobre les hores del teu equip i estalvies hores de feina administrativa cada mes.

Si vols veure com funciona amb la teva plantilla, pots sol·licitar una demo o consultar els nostres preus per a pimes.