Contractes laborals digitals: validesa legal i bones pràctiques per a pimes

Un contracte laboral digital no és un PDF enviat per correu amb un «confirmi’n la recepció». És un document signat amb una signatura electrònica que identifica les parts i garanteix que el text no ha canviat, comunicat dins de termini a l’Administració, lliurat al treballador i conservat amb la seva prova durant anys. Fet així, té la mateixa validesa que el contracte en paper i força avantatges: se signa el mateix dia des del mòbil, no es perd i es troba en segons quan el demana la Inspecció o un jutjat. En aquesta guia repassem què diu la llei sobre la validesa dels contractes de treball signats electrònicament, quins contractes exigeixen forma escrita, quines obligacions acompanyen la signatura i les bones pràctiques per digitalitzar el cicle complet sense quedar-te sense proves.

La validesa legal del contracte signat electrònicament

Tres normes sostenen la validesa d’un contracte laboral digital a Espanya:

• El Reglament eIDAS (Reglament (UE) núm. 910/2014) defineix tres nivells de signatura electrònica i estableix que a una signatura electrònica no se li poden negar efectes jurídics ni admissibilitat com a prova només pel fet de ser electrònica. La signatura simple és qualsevol dada electrònica associada al document (un clic d’acceptació, un nom escrit); la signatura avançada està vinculada de manera única al signant, permet identificar-lo i detecta qualsevol canvi posterior del document; la signatura qualificada és una d’avançada creada amb un dispositiu qualificat i un certificat qualificat, i té el mateix efecte que la signatura manuscrita.
• La Llei 6/2020, de serveis electrònics de confiança, desplega l’eIDAS a Espanya i regula la prova: si s’impugna l’autenticitat d’una signatura avançada, qui la presenta n’ha d’acreditar les garanties; la qualificada es presumeix.
• L’Estatut dels treballadors no exigeix cap forma concreta de signatura. L’article 8 admet que el contracte se celebri per escrit o de paraula i fixa els casos en què la forma escrita és obligatòria; el que importa és poder provar el consentiment i el contingut.

A la pràctica, els tribunals laborals admeten els contractes i documents signats electrònicament quan l’empresa pot acreditar qui va signar, quan i que el document no es va alterar. Per això el nivell de signatura importa: una signatura avançada amb evidències (identificació del signant, segellament de temps, empremta del document, dades biomètriques del traç si és manuscrita en pantalla) resisteix molt millor una impugnació que un simple clic. La signatura biomètrica de contractes que fa servir LapsoWork captura traç, pressió i cadència i es configura com a signatura electrònica avançada conforme a l’eIDAS.

Quins contractes han de constar per escrit

Segons l’article 8.2 de l’Estatut dels treballadors, s’han de formalitzar per escrit, entre d’altres, els contractes formatius, els de temps parcial i fixos discontinus, els de treball a distància, els de durada determinada de més de quatre setmanes i els de les persones treballadores contractades a Espanya al servei d’empreses espanyoles a l’estranger. A més, qualsevol de les parts pot exigir que el contracte es formalitzi per escrit en qualsevol moment. Si falta la forma escrita quan és obligatòria, el contracte es presumeix celebrat per temps indefinit i a jornada completa, llevat de prova en contra.

Digitalitzar la signatura no canvia aquesta regla: el contracte digital és un contracte escrit. El que canvia és que se signa i s’arxiva en minuts.

Les obligacions que acompanyen la signatura

Signar és el primer pas. El contracte laboral digital ha de complir després el mateix circuit que el de paper:

• Alta a la Seguretat Social amb caràcter previ a l’inici de la prestació.
• Comunicació del contracte al servei públic d’ocupació en els deu dies hàbils següents a la seva concertació (article 16.1 de l’Estatut), a través del sistema de comunicació telemàtica corresponent.
• Còpia bàsica a la representació legal dels treballadors, si n’hi ha, en el termini de deu dies, sense les dades que la llei exclou (número d’identitat, domicili, estat civil i qualsevol altra que afecti la intimitat).
• Lliurament d’un exemplar al treballador, que en format digital vol dir que hi pugui accedir i el pugui conservar.
• Conservació: la documentació laboral i de cotització es conserva almenys quatre anys, i el contracte mateix convé guardar-lo durant tota la relació laboral i els terminis de prescripció posteriors.
• Protecció de dades: informar el treballador sobre el tractament de les seves dades, incloses les de la signatura, i aplicar les mesures de seguretat corresponents.

Bones pràctiques per digitalitzar el cicle del contracte

1. Plantilles revisades per la teva assessoria per a cada tipus de contracte i conveni, amb els camps variables marcats. Evita que cada contracte sigui un document redactat des de zero.
2. Identificació del signant abans de signar: accés amb credencials personals del treballador, o verificació d’identitat en l’alta si signa abans de tenir accés.
3. Signatura avançada amb evidències, no un clic: segellament de temps, empremta del document i, si és signatura manuscrita en pantalla, captura biomètrica del traç. Desa el document d’evidències juntament amb el contracte.
4. Signatura de tot el que acompanya el contracte: clàusula de protecció de dades, acord de treball a distància si escau, lliurament d’equips, política de desconnexió, protocol d’assetjament. Tot en el mateix acte d’incorporació.
5. Un sol repositori: contracte, annexos, pròrrogues, canvis de jornada i quitança (finiquito) a l’expedient digital del treballador, amb control d’accés.
6. Calendari de comunicacions: alta prèvia, comunicació en deu dies hàbils, còpia bàsica en deu dies. Que el sistema recordi els terminis.
7. Prova de lliurament: el treballador accedeix al seu contracte signat des del seu portal o app i el pot baixar quan vulgui. És el lliurament de l’exemplar, amb constància.
8. Retenció i esborrament: defineix quant de temps conserves cada document i qui el pot esborrar. La conservació mínima de quatre anys és un terra, no un sostre.

Com ho resol LapsoWork

El gestor documental de LapsoWork està pensat perquè el contracte digital no sigui una excepció sinó el flux normal:

• Repositori centralitzat de contractes, nòmines, certificats, formacions i qualsevol document laboral, per empleat.
• Signatura biomètrica des del mòbil, amb captura de traç, pressió i cadència, configurada com a signatura electrònica avançada conforme al Reglament eIDAS.
• Plantilles i enviament massiu: un annex de canvi de jornada per a tota la plantilla s’envia i se signa en una tarda, no en una setmana, com expliquem a la guia sobre l’app per signar documents.
• Accés de l’empleat als seus documents signats des de l’app, que val com a lliurament de l’exemplar.
• Conservació i traçabilitat: cada document amb la seva evidència de signatura, data i signant, disponible quan el demani la Inspecció o un jutjat.

El gestor documental i la signatura biomètrica estan inclosos en el pla Bàsic, a 2 € per empleat i mes; el mòdul de contractes, amb les plantilles i el cicle complet, en l’Avançat. Els detalls són a la nostra pàgina de preus.

Preguntes freqüents

És vàlid un contracte de treball signat electrònicament?

Sí. El Reglament eIDAS estableix que no es poden negar efectes jurídics a una signatura electrònica pel fet de ser electrònica, i l’Estatut dels treballadors no exigeix una forma concreta de signatura. El que cal poder provar és qui va signar, quan i que el document no es va alterar; per això convé una signatura avançada amb evidències i no un simple clic.

Quina diferència hi ha entre signatura simple, avançada i qualificada?

La simple és qualsevol dada electrònica associada al document, com ara un clic d’acceptació. L’avançada està vinculada de manera única al signant, permet identificar-lo i detecta canvis posteriors; la signatura biomètrica del traç en pantalla amb evidències és una signatura avançada. La qualificada es crea amb certificat i dispositiu qualificats i equival a la signatura manuscrita. Per a contractes laborals, l’avançada amb evidències és l’estàndard habitual.

Cal comunicar el contracte digital a algú?

Sí, igual que el de paper: alta prèvia a la Seguretat Social, comunicació del contracte al servei públic d’ocupació en els deu dies hàbils següents i còpia bàsica a la representació dels treballadors en deu dies si n’hi ha. Signar en digital no canvia aquests terminis.

Quant de temps cal conservar un contracte de treball?

La documentació laboral i de cotització es conserva almenys quatre anys, que és el termini de prescripció de les infraccions i dels deutes amb la Seguretat Social. El contracte convé guardar-lo durant tota la relació laboral i els terminis de prescripció posteriors a la seva fi, amb la seva evidència de signatura.

Puc fer signar el contracte al treballador des del seu mòbil?

Sí. Amb una plataforma que identifiqui el signant, capturi la signatura amb evidències i desi el document al seu expedient, la signatura des del mòbil és vàlida i deixa més bona prova que un paper escanejat. A LapsoWork el treballador signa des de l’app i després accedeix al seu exemplar.

Conclusió

Els contractes laborals digitals són plenament vàlids a Espanya quan se signen amb una signatura electrònica que identifica el signant i protegeix el document, i quan després es compleix el mateix circuit que amb el paper: alta, comunicació, còpia bàsica, lliurament i conservació. L’avantatge no és només la rapidesa, sinó la prova: un contracte signat biomètricament amb les seves evidències es defensa millor que un en paper perdut en un arxivador. Si vols veure el cicle complet amb la teva plantilla, prova LapsoWork 30 dies gratis.