Rexistro da xornada laboral: en papel ou dixital? Preguntas frecuentes

Desde 2019 todas as empresas españolas están obrigadas a rexistrar a xornada laboral dos seus traballadores, sen excepción. A dúbida que nos chega unha e outra vez non é se hai que facelo, senón como: abonda cunha folla en papel onde cada empregado apunta a súa entrada e saída, ou convén dar o salto a un sistema dixital? Neste artigo resolvemos as preguntas máis frecuentes sobre o rexistro de xornada e comparamos ambos os métodos para que elixas o que mellor encaixa coa túa peme.

Que é o rexistro da xornada laboral?

O rexistro de xornada é o documento onde queda constancia das horas traballadas por cada empregado, tal e como esixe a lexislación laboral. Debe recoller, como mínimo, a hora concreta de inicio e de fin da xornada de cada persoa, día a día.

Este rexistro serve para deixar constancia tanto das horas ordinarias como das horas extraordinarias, un punto especialmente relevante desde que se reforzou o seu control. O obxectivo da norma é dobre: protexer o traballador fronte a excesos de xornada non remunerados e dar transparencia á relación laboral.

A obriga afecta a todas as empresas, con independencia do seu tamaño ou sector, e a todos os traballadores por conta allea. Incumprila non é un tema menor: as sancións por infraccións en materia de rexistro de xornada van desde os 751 ata os 7.500 euros por cada centro de traballo afectado, segundo a gravidade.

Quen pode consultar o rexistro?

O rexistro debe estar accesible para as persoas que a lei determina:

• Os traballadores, que poden consultar os seus propios datos.
• Os representantes legais dos traballadores e sindicatos.
• A Inspección de Traballo e Seguridade Social, que pode requirilo en calquera momento.

Se nunha inspección non podes mostrar o rexistro de forma clara e verificable, a empresa exponse á sanción, aínda que as horas reais se traballasen correctamente.

Canto tempo se debe arquivar o rexistro de xornada laboral?

A empresa está obrigada a conservar os rexistros durante catro anos. Durante todo ese período deben permanecer á disposición dos traballadores, dos seus representantes e da Inspección de Traballo.

Este requisito, aparentemente sinxelo, é un dos que máis problemas xera co rexistro en papel: acumular e custodiar catro anos de follas asinadas, ordenadas por empregado e por día, ocupa espazo, deteriórase e é fácil que se extravíe xusto cando a Inspección o pide.

Como realizar o rexistro da xornada laboral?

A normativa non impón un formato concreto. Non di «faino en papel» nin «faino con tal software»: o que esixe é que o sistema, sexa cal sexa, sexa fiable, obxectivo e accesible. A partir de aí, a empresa pode elixir. Vexamos as opcións máis habituais.

Rexistro de xornada laboral en papel

O método máis tradicional consiste nun modelo impreso no que cada empregado anota a súa hora de entrada e de saída e asina cada día. É válido legalmente, non require investimento inicial e calquera o entende á primeira.

O problema é que resulta tedioso e pouco eficaz, sobre todo a partir de certo número de traballadores:

• Depende de que cada persoa lembre asinar cada día; os esquecementos son constantes.
• É fácil de manipular a posteriori (datas e horas escritas á man non levan selaxe fiable).
• Custodiar e ordenar catro anos de follas vólvese imposible de manexar.
• Non serve para quen teletraballa ou está fóra da oficina: non hai unha folla física que asinar.

Para unha empresa de dúas ou tres persoas nun único local pode funcionar de forma puntual. Para o resto, case sempre acaba sendo unha fonte de problemas.

Rexistro de xornada laboral en formato dixital

Un paso intermedio é levar o rexistro en follas de cálculo compartidas (Google Sheets, Excel en OneDrive ou similares). Permite o acceso remoto, a sincronización automática entre dispositivos e evita o papel.

É máis áxil ca o papel, pero comparte con el unha debilidade de fondo: unha folla de cálculo é editable. Calquera con acceso pode modificar unha hora sen deixar rastro, e iso é precisamente o que unha fiscalización quere evitar. Un Excel aberto non ofrece a selaxe de tempo inalterable nin a rastrexabilidade que dá garantías fronte á Inspección.

Aplicacións para o rexistro da xornada laboral

A opción máis completa hoxe é unha aplicación específica de control horario. Fronte ao papel e ás follas de cálculo, unha aplicación resolve de raíz os puntos débiles dos outros métodos: o rexistro é automático, seguro e inalterable, e funciona igual de ben para quen está na oficina que para quen teletraballa ou vai en ruta.

Con o software de control horario de LapsoWork o traballador ficha nun clic e o sistema encárgase do resto:

• Fichaxe desde calquera lugar, coa aplicación móbil ou desde o ordenador, ideal para teletraballo e persoal en mobilidade.
• Selaxe de tempo inalterable: a hora non se pode editar á man; calquera corrección queda auditada con autor, data e motivo.
• Informes en PDF e exportación a Excel listos para entregar á Inspección en calquera momento.
• Xeolocalización opcional e fotografía da fichaxe cando o posto o require.
• Conservación automática durante os catro anos esixidos, sen acumular papel.
• Xestión integrada de vacacións e permisos, xestor documental e sinatura electrónica na mesma ferramenta.

Así, o rexistro deixa de ser unha carga administrativa e convértese en algo que ocorre só, mentres a empresa gaña a tranquilidade de cumprir a lei sen esforzo.

Papel ou dixital: que che convén?

En resumo, os tres métodos son legais, pero non todos ofrecen as mesmas garantías nin o mesmo esforzo:

• Papel: válido, barato e sinxelo, pero tedioso, fácil de manipular e difícil de custodiar. Só aconsellable en equipos moi pequenos e presenciais.
• Folla de cálculo: máis áxil e accesible en remoto, pero editable e sen selaxe fiable, o que resta garantías fronte á Inspección.
• Aplicación de control horario: automática, segura, con rastrexabilidade completa e válida para calquera modalidade de traballo (presencial, remoto ou mixto). É a opción que mellor cumpre a normativa vixente co menor esforzo.

Se o teu cadro de persoal medra, tes teletraballo ou simplemente queres esquecerte de andar detrás das sinaturas, a resposta a «papel ou dixital» cada vez está máis clara. Podes probar LapsoWork 30 días gratis e comprobar no teu propio equipo o fácil que é deixar atrás a folla de papel.