Como detectar o absentismo laboral con datos: indicadores, cálculo e que facer despois

Nunha peme o absentismo laboral nótase antes de medirse: a quenda que sempre vai xusta, o luns en que faltan dúas persoas, o compañeiro que cobre ocos e acaba queimado. Pero notalo non serve para actuar, porque sen datos non se sabe se o problema é un equipo, unha quenda, unha época do ano ou unha persoa, nin se o que ocorre é unha baixa médica longa, que non se pode tocar, ou unha serie de faltas curtas sen xustificar, que si. Esta guía explica que é absentismo e que non, que indicadores calcular cos datos que xa tes no rexistro de xornada e nas ausencias, como lelos sen tirar conclusións falsas e que pode facer legalmente unha empresa co que descubra.

Que é absentismo e que non o é

Absentismo é o tempo en que un traballador debería estar traballando e non o está. Dentro desa definición conviven cousas moi distintas:

Ausencias xustificadas: baixas por incapacidade temporal, permisos retribuídos do Estatuto dos traballadores e do convenio, ausencias por forza maior familiar, consultas médicas cando o convenio as recoñece.
Ausencias inxustificadas: faltas sen aviso nin xustificante, atrasos reiterados, saídas anticipadas.
O que non é absentismo: vacacións, descansos, permisos de maternidade e paternidade, folga ou formación. Metelos no índice ínflao e faino inútil.

A distinción non é só estatística. As ausencias xustificadas por enfermidade non poden ter consecuencias no emprego: a causa de despedimento obxectivo por faltas de asistencia do antigo artigo 52.d) derrogouse en 2020. As inxustificadas si poden tratarse segundo o réxime disciplinario do convenio, sempre que estean documentadas. Por iso o primeiro paso é que cada ausencia estea clasificada co seu tipo, como explicamos na guía de ausencias médicas na peme.

Os datos que xa tes

Non fai falta unha enquisa nin un consultor. Unha peme con rexistro de xornada e xestión de ausencias dixital ten:

Horas teóricas de cada persoa por día, do calendario laboral e o contrato.
Horas rexistradas de cada día, do control horario.
Ausencias con tipo, inicio e fin, do módulo de ausencias.
Estrutura: centro, equipo, quenda, categoría, antigüidade.

Con iso calcúlase todo o que segue. Sen rexistro dixital, o cálculo é unha tarde de Excel ao mes e adoita abandonarse ao segundo.

Os indicadores que importan

Índice de absentismo

Índice = horas de ausencia / horas teóricas × 100, no período que elixas. Calcúlao dúas veces: unha con todas as ausencias e outra só coas inxustificadas. O primeiro diche canto custa cubrir ocos; o segundo, onde hai un problema de xestión. Compárao co do teu convenio ou sector se publica datos; se non, compárao contigo mesmo mes a mes.

Frecuencia e duración media

Frecuencia = número de episodios de ausencia por persoa e período. Duración media = horas ou días de ausencia / número de episodios. Dous equipos poden ter o mesmo índice con realidades opostas: un con dúas baixas longas e outro con vinte faltas dun día. O segundo é o que esixe mirar a organización do traballo.

Índice de Bradford

É o indicador clásico para detectar ausencias curtas e repetidas, que son as que máis desorganizan: B = S² × D, onde S é o número de episodios e D o total de días ausente no período, normalmente un ano. Unha persoa cunha baixa de 20 días ten 1 × 1 × 20 = 20; outra con dez faltas de dous días ten 10 × 10 × 20 = 2.000. O índice non di por que falta ninguén; di a quen convén preguntar, e sempre distinguindo entre xustificado e inxustificado.

Desviación entre horas rexistradas e horas teóricas

Un indicador menos coñecido e moi útil: persoas que cada día rexistran menos horas das teóricas sen ausencia declarada. Non é absentismo formal, pero é o sinal temperán dun horario que non se cumpre ou dun problema de fichaxe. Os informes de horas efectivas e desviacións do control horario móstrano directamente.

Como ler os datos sen enganarte

Segmenta antes de concluír. Por centro, equipo, quenda, día da semana e mes. O absentismo «da empresa» case nunca existe; existe o da quenda de noite, o dos luns ou o dun equipo cun responsable concreto.
Separa as baixas longas. Unha baixa de seis meses distorsiona o índice dun equipo pequeno durante todo o ano. Analízaa á parte.
Busca padróns, non culpables. Faltas concentradas nunha quenda apuntan á organización desa quenda; faltas concentradas nunha persoa apuntan a unha conversa con esa persoa, non a unha sanción automática.
Mira a tendencia, non o mes. Tres meses seguidos subindo son un sinal; un mes malo pode ser unha gripe.
Cruza con rotación e horas extra. Un equipo con absentismo alto, rotación alta e horas extra altas está dicindo o mesmo por tres vías. Os indicadores de recursos humanos lense xuntos.

Que pode e que non pode facer a empresa co que descubra

Pode

Revisar a organización do traballo onde se concentran as ausencias: cargas, quendas, descansos, relación co responsable.
Falar coa persoa con ausencias curtas repetidas para entender a causa, con respecto á súa intimidade e sen pedir diagnósticos.
Verificar o estado de saúde nunha baixa mediante recoñecemento por persoal médico (artigo 20.4 do Estatuto dos traballadores).
Aplicar o réxime disciplinario do convenio ás faltas inxustificadas documentadas, de forma proporcional e cos prazos de prescrición.
Mellorar as condicións que reducen ausencias evitables: flexibilidade, previsibilidade de horarios, desconexión dixital.

Non pode

Sancionar nin despedir por ausencias xustificadas por enfermidade ou por permisos legais.
Tratar os datos de saúde máis alá do necesario: o tipo de ausencia e as súas datas, non o diagnóstico.
Usar o índice de Bradford ou calquera indicador como sanción automática sen analizar cada caso.
Publicar clasificacións de ausencias por persoa; os datos individuais son confidenciais e trátanse con acceso restrinxido.

Un proceso mensual de vinte minutos

Exporta as ausencias do mes co seu tipo e as horas rexistradas fronte ás teóricas.
Calcula o índice total e o índice de inxustificadas, por centro e por equipo.
Mira a frecuencia e a duración media dos equipos co índice de absentismo máis alto.
Actualiza o índice de Bradford acumulado do ano e revisa os tres valores máis altos, separando xustificado e inxustificado.
Anota unha acción por achado: revisión dunha quenda, conversa, cambio de cobertura, e comproba o mes seguinte se o indicador se moveu.

Como o resolve LapsoWork

Ausencias clasificadas por tipo desde a aplicación, con xustificante anexo e aprobación do responsable, e con tipoloxía personalizable segundo convenio.
Informes de xornada: horas efectivas, extras, descansos e desviacións, con filtros por centro, equipo ou empregado.
Informe de ausencias exportable a Excel, co gozado, o pendente e o caducado por persoa e tipo, para calcular o índice de absentismo e o índice de Bradford.
Calendario compartido por equipo, que mostra a cobertura antes de que falte alguén máis.
Histórico completo de cada ausencia con data, estado e aprobador.

Todo desde 2 € por empregado e mes no plan Básico, co módulo de vacacións e ausencias e o control horario. E se o problema resulta ser de rotación, temos unha guía sobre como diminuír a rotación de persoal.

Preguntas frecuentes

Como se calcula o índice de absentismo laboral?

Dividindo as horas de ausencia entre as horas teóricas de traballo do período e multiplicando por cen. Convén calculalo dúas veces: con todas as ausencias e só coas inxustificadas, e segmentalo por centro, equipo e quenda. As vacacións, os descansos e os permisos de maternidade e paternidade non se inclúen.

Que é o índice de Bradford?

Un indicador que penaliza as ausencias curtas e repetidas fronte ás longas: calcúlase elevando ao cadrado o número de episodios de ausencia e multiplicándoo polo total de días ausente no período. Serve para decidir a quen preguntar, non para sancionar, e debe lerse distinguindo ausencias xustificadas e inxustificadas.

Pódese despedir un traballador por absentismo?

Non por ausencias xustificadas: a causa de despedimento obxectivo por faltas de asistencia derrogouse en 2020, e as baixas por enfermidade e os permisos legais non poden ter consecuencias no emprego. As faltas inxustificadas documentadas si poden tratarse segundo o réxime disciplinario do convenio, de forma proporcional.

Que datos necesito para medir o absentismo?

As horas teóricas de cada persoa segundo calendario e contrato, as horas rexistradas no control horario, as ausencias co seu tipo e datas, e a estrutura da empresa por centro, equipo e quenda. Cun rexistro de xornada e unha xestión de ausencias dixitais, todo se exporta en minutos.

Cal é un índice de absentismo normal?

Depende do sector, do tipo de traballo e de como se mida, polo que as comparacións externas enganan con facilidade. O útil é comparar a empresa consigo mesma mes a mes e por equipos, separar as baixas longas e vixiar a tendencia das ausencias inxustificadas.

Conclusión

Detectar o absentismo laboral con datos é cuestión de ter as ausencias clasificadas e o rexistro de xornada dixital, calcular catro indicadores sinxelos e lelos por centro, equipo e quenda, sen confundir unha baixa longa cun problema de xestión nin un índice cunha sanción. O que a empresa pode facer co resultado é organizar mellor o traballo e falar coas persoas, sempre dentro do que a lei permite. Se queres comezar polos datos, proba LapsoWork 30 días gratis.