# LapsoWork > Software SaaS español de gestión de Recursos Humanos para pymes de 10-200 empleados. Desde 2€/empleado/mes, sin permanencia, con prueba gratuita de 30 días. Cumple el registro de jornada del RDL 8/2019 y está preparado para el real decreto de registro horario digital 2026 (en tramitación, sin publicar a 15/09/2026); cumple la Ley 2/2023 del canal de denuncias. Este fichero (llms-full.txt) contiene el texto completo del contenido editorial de https://lapsowork.com, generado automáticamente en cada build. Índice resumido en https://lapsowork.com/llms.txt. # Blog (ES) ## ¿Quién paga la baja por accidente laboral? URL: https://lapsowork.com/blog/quien-paga-la-baja-por-accidente-laboral/ Publicado: 2023-03-07 · Actualizado: 2026-09-28 Resumen: ¿Quién paga la baja por accidente laboral: la empresa, la mutua o la Seguridad Social? Te explicamos el pago delegado, cuánto se cobra y los plazos vigentes en 2026. Cuando un trabajador sufre un accidente laboral y causa baja médica, surge de inmediato una duda muy práctica tanto para la persona afectada como para la empresa: ¿quién paga esos días que no se trabajan? La respuesta corta es que la empresa adelanta el dinero, pero no es ella quien lo asume finalmente. Vamos a verlo con detalle, con las cifras y plazos vigentes en 2026, para que en tu pyme sepas exactamente cómo gestionar la situación. ## ¿Quién paga la baja por accidente laboral? En una baja derivada de accidente de trabajo, la empresa es quien abona el sueldo al trabajador durante la incapacidad temporal. Pero lo hace en forma de **pago delegado**: adelanta la prestación en la nómina y después la mutua colaboradora (o el Instituto Nacional de la Seguridad Social, según con quién tenga cubiertas las contingencias profesionales) le devuelve ese importe. Es decir, el dinero sale del bolsillo de la mutua o de la Seguridad Social, pero llega al trabajador a través de la nómina que gestiona su empresa. Para el empleado esto es una ventaja: no tiene que reclamar nada a la mutua, cobra directamente en su nómina habitual. La obligación de mantener este pago delegado se extiende durante los **primeros 365 días** de baja. Ese plazo puede prorrogarse hasta **180 días más** (un total de 545 días, es decir, 18 meses) cuando el tribunal médico considere que en ese periodo el trabajador puede recibir el alta por curación. Si la incapacidad temporal supera los 18 meses, la Seguridad Social examina el estado del trabajador y decide si procede el alta, una prórroga excepcional o el inicio de un expediente de incapacidad permanente, momento en el que las prestaciones pasan a gestionarse de otra forma. ## ¿Cuánto se cobra estando de baja por accidente laboral? Aquí está una de las grandes diferencias respecto a la baja por enfermedad común. En un accidente de trabajo, la prestación es **más generosa desde el primer día**: - El día del accidente lo paga **íntegramente la empresa**, como si fuera una jornada trabajada. - A partir del día siguiente, el trabajador percibe el **75% de la base reguladora** correspondiente al mes anterior a la baja. Este porcentaje es el mínimo legal, pero muchos **convenios colectivos mejoran la prestación** y complementan la nómina hasta alcanzar el 100% del salario habitual durante todo el periodo de baja o durante un número determinado de días. Por eso conviene revisar siempre el convenio aplicable a tu sector antes de calcular lo que cobrará la persona afectada. Un detalle importante para la gestión: al dar de alta al trabajador tras la baja, es posible que aparezca un ajuste por el prorrateo de las pagas extraordinarias, ya que la base reguladora de la prestación ya incluye la parte proporcional de las extras. ## ¿Se cobra el 100% estando de baja por accidente laboral? Por ley, no. La prestación es el 75% de la base reguladora desde el día siguiente a la baja, y solo el día del accidente se cobra entero, porque lo paga la empresa como jornada trabajada (así lo recoge la [Seguridad Social](https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/Trabajadores/PrestacionesPensionesTrabajadores/10952/28362/28365)). El 100% llega cuando el convenio colectivo o el contrato obligan a la empresa a completar la diferencia, y ese complemento lo paga la empresa, no la mutua ni la Seguridad Social. Por eso, antes de calcular lo que va a cobrar una persona de baja, hay que mirar su convenio: el complemento puede cubrir toda la baja o solo un número de días, y a veces tiene condiciones. ## ¿Se puede despedir a un trabajador estando de baja por accidente? Estar de baja médica **no es, por sí solo, una causa válida de despido**. Desde la reforma que suprimió el antiguo artículo 52.d) del Estatuto de los Trabajadores, no se puede despedir a alguien únicamente por sus ausencias justificadas derivadas de una baja médica. Además, la Ley 15/2022 integral para la igualdad de trato refuerza la protección: un despido motivado exclusivamente por el estado de salud o la enfermedad puede considerarse **nulo** por discriminatorio, con la obligación de readmitir al trabajador. Esto no significa que la relación laboral sea intocable durante la baja. Sí es posible extinguir el contrato cuando existe una **causa justificada e independiente** del accidente o la enfermedad: por ejemplo, un despido disciplinario por incumplimientos graves debidamente acreditados, o causas objetivas de tipo económico, técnico, organizativo o productivo que afecten al puesto. También finaliza el contrato de forma natural cuando llega su término, en el caso de los temporales. La clave para la empresa es documentar y motivar siempre cualquier decisión con una causa ajena a la situación de baja, porque de lo contrario el despido corre el riesgo de declararse improcedente o incluso nulo. ## Diferencia entre accidente laboral y enfermedad común Merece la pena recordar por qué la baja por accidente laboral es más ventajosa que la de contingencia común: - **Porcentaje de la prestación**: en accidente laboral se cobra el 75% de la base reguladora desde el segundo día; en enfermedad común se cobra el 60% entre el día 4 y el 20, y el 75% a partir del día 21. - **Base de cálculo**: en la contingencia profesional se usa una base reguladora que suele ser más alta. - **Quién adelanta el pago**: en ambos casos existe pago delegado, pero en el accidente laboral la responsable última es la mutua de accidentes de trabajo o la Seguridad Social por contingencias profesionales. Por eso es fundamental que el parte de baja identifique correctamente la contingencia: un accidente que se tramita erróneamente como enfermedad común perjudica económicamente al trabajador. ## Cómo gestionar bien las bajas en tu pyme Para una empresa pequeña, llevar el control de las bajas, los partes, las ausencias y los plazos legales a mano es una fuente constante de errores. Tener un registro claro de la jornada de cada persona y de sus ausencias facilita mucho la gestión con la mutua y la Seguridad Social, y evita problemas en caso de inspección. Un buen [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) te permite registrar de forma automática las jornadas y las ausencias, con lo que documentar el día exacto del accidente y el periodo de baja resulta inmediato. Y si además centralizas los partes médicos y la documentación laboral en un [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/), tendrás todo lo que necesites disponible al momento, sin buscar papeles ni correos. En resumen: en una baja por accidente laboral, el día del accidente lo paga entero la empresa y, desde el día siguiente, el trabajador cobra el 75% de la base reguladora (o más, si su convenio lo complementa). La empresa adelanta ese importe mediante pago delegado y es la mutua o la Seguridad Social quien lo asume realmente. Conocer bien estos plazos y porcentajes te ahorra sustos y te ayuda a gestionar las incidencias de tu plantilla con tranquilidad. --- ## SMI 2026: 1.221 € en 14 pagas y cómo afecta a nóminas, complementos absorbibles y contratos a tiempo parcial URL: https://lapsowork.com/blog/smi-2026-1221-euros-nominas-complementos-tiempo-parcial/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: El Real Decreto 126/2026 fija el salario mínimo interprofesional de 2026 en 1.221 euros al mes en 14 pagas (17.094 euros al año), con efectos desde el 1 de enero: qué cuantías se aplican, cómo se prorratea, qué complementos pueden absorberlo, cómo afecta al tiempo parcial y qué revisar en las nóminas. El **salario mínimo interprofesional de 2026** es de **1.221 euros al mes en 14 pagas**, 17.094 euros al año, fijado por el Real Decreto 126/2026, de 18 de febrero, publicado en el BOE el 19 de febrero de 2026 y con efectos desde el 1 de enero. Es una subida del 3,1 % respecto a 2025. Para una pyme la cifra es solo el principio: hay que saber a qué salarios afecta, cómo se prorratea cuando la empresa paga en doce mensualidades, qué complementos pueden absorber la subida y cuáles no, cómo se calcula en los contratos a tiempo parcial y qué pasa con los meses de enero y febrero ya pagados antes de la publicación. Esta guía lo recorre punto por punto. ## Las cuantías del SMI 2026 | Concepto | Cuantía 2026 | |---|---| | Salario mínimo diario | 40,70 € | | Salario mínimo mensual (14 pagas) | 1.221 € | | Salario mínimo anual | 17.094 € | | Mensual equivalente si la empresa prorratea las pagas extra en 12 mensualidades | 1.424,50 € | Las cuantías se refieren a la **jornada legal completa** y son **retribución en dinero**, sin que el salario en especie pueda reducirlas. En el SMI se computa únicamente la retribución en dinero, y quedan fuera los complementos que la propia norma excluye. El real decreto entró en vigor el 20 de febrero de 2026 con efectos retroactivos desde el 1 de enero, lo que obliga a regularizar las nóminas de enero y febrero de quien cobrara por debajo. ## A quién afecta Afecta a quien cobra el mínimo, pero también a bastantes más: - **Trabajadores con salario base igual o inferior al SMI**, en cualquier sector y con cualquier tipo de contrato, incluidos los eventuales, temporeros y empleados de hogar, para quienes el real decreto fija cuantías por hora. - **Convenios con tablas por debajo del nuevo SMI**: la tabla del convenio no puede quedar por debajo; hasta que se revise, se aplica el SMI. - **Complementos y conceptos que se calculan sobre el SMI** o lo usan como referencia: algunas indemnizaciones, la base mínima de cotización de determinados regímenes, los límites de embargabilidad del salario, ciertas ayudas y umbrales. - **Contratos a tiempo parcial**, cuyo mínimo se calcula en proporción a la jornada. ## Compensación y absorción: qué complementos pueden absorber la subida El artículo 27.1 del Estatuto de los Trabajadores permite que la revisión del SMI **no afecte a la estructura ni a la cuantía de los salarios que en su conjunto y cómputo anual fueran superiores al nuevo mínimo**. Es la regla de compensación y absorción: si un trabajador cobra en total más de 17.094 euros al año, la subida del SMI puede quedar absorbida por lo que ya percibe por encima. Pero el propio real decreto y la jurisprudencia limitan qué se compara con qué: - Se comparan el SMI anual y el **salario anual en cómputo global**, incluidos salario base y complementos salariales. - **No se computan** para esa comparación las percepciones que el real decreto excluye, entre ellas las **extrasalariales** (dietas, plus de transporte, kilometraje, indemnizaciones) ni el **salario en especie**. - La jurisprudencia del Tribunal Supremo ha limitado la absorción de determinados complementos ligados al puesto o a la persona cuando el convenio los configura como no absorbibles, y muchos convenios declaran expresamente no absorbibles complementos como la antigüedad o la nocturnidad. Hay que leer el convenio antes de absorber. Regla práctica para la pyme: si el salario base del convenio queda por debajo de 1.221 euros en 14 pagas, la empresa debe elevarlo hasta el SMI **salvo que el conjunto de conceptos salariales absorbibles, en cómputo anual, ya supere los 17.094 euros**. Absorber un plus que el convenio declara no absorbible es una reclamación segura. ## Tiempo parcial: proporcional a la jornada En los contratos a **tiempo parcial** el SMI se aplica **en proporción a las horas trabajadas** respecto de la jornada completa comparable. Con una jornada del 50 %, el mínimo mensual en 14 pagas es de 610,50 euros; con el 75 %, de 915,75. Dos errores habituales: calcular la proporción sobre las 40 horas legales cuando el convenio fija una jornada completa inferior, lo que rebaja indebidamente el mínimo, y olvidar que las horas complementarias se pagan al menos al valor de la hora ordinaria resultante del nuevo SMI. ## Qué revisar en las nóminas ahora 1. **Salario base frente a la tabla del convenio y al SMI**: ninguna persona a jornada completa por debajo de 1.221 euros en 14 pagas o 17.094 al año. 2. **Regularización de enero y febrero de 2026** para quien cobrara por debajo antes de la publicación: atrasos en la siguiente nómina, con sus cotizaciones. 3. **Prorrateo de pagas extra**: si la empresa paga en doce mensualidades, el mínimo mensual es 1.424,50 euros. 4. **Complementos absorbibles y no absorbibles** según el convenio, antes de decidir si la subida se absorbe. 5. **Tiempo parcial**: proporción sobre la jornada completa del convenio, y valor de la hora complementaria. 6. **Bases de cotización**: las bases mínimas se actualizan con el SMI; comprueba que la gestoría o el programa las ha recogido. 7. **Conceptos referenciados al SMI** en contratos, acuerdos o convenios propios. 8. **Contratos formativos y de prácticas**: retribución según su regla propia, que toma el SMI como referencia proporcional. ## Lo que LapsoWork hace y lo que no LapsoWork **no calcula las nóminas**: el cálculo con el nuevo SMI lo hace tu gestoría o tu programa de nóminas, como explicamos en [externalizar las nóminas o hacerlas con software propio](/blog/externalizar-nominas-gestoria-o-software-propio/). Lo que sí hace es tener la ficha de cada empleado con su jornada, categoría y contrato para que las variables lleguen limpias, [distribuir las nóminas](/soluciones/software-nominas/) ya calculadas para que cada persona las reciba y firme desde el móvil, y archivarlas durante el plazo legal con la firma como prueba de entrega. Si quieres comparar lo que cuesta el software frente a lo que ahorra, tenemos [cómo calcular el ROI de un software de RRHH](/blog/roi-software-rrhh-pyme-como-calcularlo/). ## Preguntas frecuentes **¿Cuánto es el salario mínimo interprofesional en 2026?** 1.221 euros al mes en 14 pagas, 17.094 euros al año y 40,70 euros al día, según el Real Decreto 126/2026, de 18 de febrero, publicado en el BOE el 19 de febrero de 2026 y con efectos desde el 1 de enero de 2026. Supone una subida del 3,1 % respecto a 2025. **¿Cuánto es el SMI 2026 en 12 pagas?** Si la empresa prorratea las dos pagas extraordinarias en doce mensualidades, el mínimo mensual equivalente es de 1.424,50 euros, que corresponden a los mismos 17.094 euros anuales. **¿Puede la empresa absorber la subida del SMI con los complementos?** Solo si el salario anual en cómputo global, con los conceptos salariales absorbibles, ya supera los 17.094 euros. No se computan las percepciones extrasalariales ni el salario en especie, y muchos convenios declaran no absorbibles complementos como la antigüedad o la nocturnidad. Hay que revisar el convenio antes de absorber. **¿Cómo se calcula el SMI en un contrato a tiempo parcial?** En proporción a las horas trabajadas respecto a la jornada completa comparable fijada por el convenio: con un 50 % de jornada, 610,50 euros al mes en 14 pagas; con un 75 %, 915,75 euros. Las horas complementarias se pagan al menos al valor de la hora ordinaria resultante. **¿Hay que pagar atrasos de enero y febrero de 2026?** Sí, a quien cobrara por debajo del nuevo mínimo antes de la publicación: el real decreto surte efectos desde el 1 de enero de 2026, así que la diferencia de enero y febrero se abona como atrasos con sus cotizaciones. ## Conclusión El SMI 2026 es 1.221 euros en 14 pagas y 17.094 al año desde el 1 de enero, y obliga a revisar los salarios base, los atrasos de los dos primeros meses, la absorción de complementos según el convenio, el tiempo parcial y las bases de cotización. El cálculo es de la gestoría o del programa de nóminas; tener la plantilla ordenada y las nóminas archivadas y firmadas es lo que hace que la revisión no se convierta en una tarde de Excel. Si quieres verlo con tu plantilla, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Registro retributivo paso a paso para una pyme: qué datos, cómo calcularlo y qué pasa con la brecha URL: https://lapsowork.com/blog/registro-retributivo-paso-a-paso-pyme/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Cómo elaborar el registro retributivo que el Real Decreto 902/2020 exige a todas las empresas desde 2021: qué conceptos incluye, cómo se agrupan los puestos, media y mediana por sexo, quién puede consultarlo, qué hacer si la diferencia supera el 25 % y cómo sacarlo de los datos que ya tienes. El **registro retributivo** es la obligación laboral que más pymes creen que no les afecta y que, sin embargo, aplica a todas desde el 14 de abril de 2021: una empresa con tres empleados tiene que tenerlo igual que una con trescientos. Lo exige el Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva, la Inspección de Trabajo lo pide junto con el registro de jornada y la representación de los trabajadores tiene derecho a consultarlo. La buena noticia es que no es un estudio salarial: es una tabla que se construye con datos que la empresa ya tiene en las nóminas. Esta guía explica qué debe contener, cómo se calcula paso a paso, quién puede verlo, qué ocurre cuando la brecha supera el 25 % y cómo sacarlo del sistema en lugar de rehacerlo cada año a mano. ## Qué es y a quién obliga El artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa a llevar un registro con los **valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor**. El Real Decreto 902/2020 lo desarrolla y fija su contenido y su procedimiento. Aplica a **todas las empresas**, con independencia de su tamaño, y a toda la plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos. No hay que confundirlo con la **auditoría retributiva**, que solo deben hacer las empresas obligadas a tener plan de igualdad (50 o más trabajadores) y que va más allá: evaluación de puestos de igual valor y plan de corrección. El registro es el punto de partida de ambas cosas. ## Qué debe contener Para cada agrupación de puestos y para cada sexo, el registro recoge la **media aritmética** y la **mediana** de lo realmente percibido en el año natural, separado en tres bloques: 1. **Salario base**. 2. **Complementos salariales**: antigüedad, nocturnidad, turnicidad, peligrosidad, disponibilidad, incentivos, comisiones, pagas extraordinarias y cualquier otro complemento retributivo. 3. **Percepciones extrasalariales**: dietas, kilometraje, plus de transporte, indemnizaciones, prestaciones de la Seguridad Social abonadas por la empresa y similares. Cada complemento y cada percepción se desagrega por concepto, no en un total, para poder ver dónde se produce la diferencia. Los importes se toman **equiparados a jornada completa**: si una persona trabaja a tiempo parcial, su retribución se eleva a la que correspondería a jornada completa antes de promediar, para que las diferencias reflejen el valor del puesto y no la jornada. El periodo de referencia es, con carácter general, el **año natural**, y el registro debe actualizarse cuando cambie sustancialmente alguno de sus elementos. ## Cómo se agrupan los puestos La agrupación es la decisión más delicada, porque de ella depende que las comparaciones tengan sentido: - Si el convenio define **grupos o categorías profesionales**, se usan esos. - Si la empresa tiene un **sistema de clasificación por puestos**, se agrupan los puestos iguales o de igual valor. - Un puesto es de **igual valor** a otro cuando son equivalentes la naturaleza de las funciones, las condiciones educativas y profesionales exigidas y los factores estrictamente relacionados con su desempeño, según el artículo 28.1 del Estatuto. El Real Decreto 902/2020 remite a la valoración de puestos con criterios de adecuación, totalidad y objetividad. En una pyme lo habitual es partir de los grupos del convenio y, dentro de cada uno, distinguir puestos con funciones claramente distintas. Grupos con una sola persona o con personas de un solo sexo se incluyen igual, aunque en ellos no haya comparación posible. ## Cómo calcularlo paso a paso 1. **Exporta la nómina del año** por persona y concepto: salario base, cada complemento y cada percepción extrasalarial, con el sexo, el grupo profesional, el puesto y el porcentaje de jornada. 2. **Equipara a jornada completa** las retribuciones de quien trabaja a tiempo parcial o no ha estado todo el año, con el mismo criterio para todos y explicado en el documento. 3. **Asigna cada persona a su agrupación** de puestos iguales o de igual valor. 4. **Calcula, por agrupación y sexo, la media y la mediana** de cada bloque y de cada concepto. 5. **Calcula la diferencia** entre mujeres y hombres en cada agrupación, en porcentaje sobre la retribución de los hombres, tanto para la media como para la mediana. 6. **Documenta el método**: periodo, criterios de agrupación, tratamiento del tiempo parcial y fuentes, para que quien lo consulte o lo inspeccione entienda cómo se ha hecho. 7. **Consulta a la representación de los trabajadores** con carácter previo, como exige el real decreto, y deja constancia. 8. **Guárdalo y actualízalo** cada año o cuando cambie la estructura retributiva. El Ministerio de Trabajo publica una herramienta de registro retributivo en hoja de cálculo que sirve como formato de referencia; lo que cuesta no es el formato, sino tener los datos limpios y agrupados, y eso es lo que un sistema de RRHH con la plantilla, los puestos y las nóminas ordenadas resuelve en minutos. ## Quién puede consultarlo - **La representación legal de los trabajadores** tiene acceso al contenido íntegro del registro. - **Si no hay representación**, cualquier trabajador puede pedir acceso, pero no a los datos individualizados: la empresa le facilita las **diferencias porcentuales** entre mujeres y hombres en las retribuciones promediadas, por concepto y por agrupación. - **La Inspección de Trabajo** puede requerirlo en cualquier momento, y lo hace cada vez con más frecuencia junto con el registro de jornada. Los datos individuales son datos personales: el registro se elabora con agregados y el acceso se limita a lo que la norma establece. ## Qué pasa si la brecha supera el 25 % El artículo 28.3 del Estatuto de los Trabajadores añade una obligación para las **empresas de al menos 50 trabajadores**: cuando el promedio de las retribuciones de un sexo sea superior al del otro en un **25 % o más**, tomando el conjunto de la masa salarial o la media de las percepciones satisfechas, la empresa debe incluir en el registro **una justificación** de que esa diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo. Por debajo de 50 no existe la obligación de justificar, pero una diferencia grande en una agrupación es una señal que conviene analizar antes de que la analice otro. Justificar no es explicar con adjetivos: es mostrar que la diferencia se debe a antigüedad, a complementos ligados a condiciones objetivas del puesto, a jornadas o a variables medibles. Si no se puede justificar, el siguiente paso es corregir, y las empresas con plan de igualdad lo hacen a través de la auditoría retributiva. ## Errores frecuentes - **Pensar que no aplica** por tener menos de 50 trabajadores. Aplica a todas. - **Agrupar mal**: comparar puestos que no son de igual valor, o meter a toda la plantilla en un solo grupo. - **Olvidar las percepciones extrasalariales** o dar un total sin desagregar por concepto. - **No equiparar el tiempo parcial**, lo que dispara diferencias artificiales en sectores feminizados. - **No consultar a la representación** antes de elaborarlo. - **No actualizarlo** cuando cambian los complementos o la clasificación. - **Hacerlo en una hoja suelta** que nadie encuentra cuando lo pide la Inspección. ## Qué sanciones hay No llevar el registro retributivo o llevarlo de forma incompleta es una infracción grave en materia de relaciones laborales según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multas de 751 a 7.500 euros según el grado. Si la falta de registro encubre una discriminación retributiva, la infracción es muy grave, con cuantías muy superiores, y la trabajadora afectada puede reclamar las diferencias. Explicamos el mapa completo de obligaciones por tamaño en [compliance laboral para pymes: guía 2026](/blog/compliance-laboral-pymes-guia-2026/). ## Cómo lo facilita LapsoWork LapsoWork no elabora el registro retributivo por ti, pero pone en un sitio los datos que necesita: la [ficha del empleado](/soluciones/software-gestor-documental/) con grupo profesional, puesto y porcentaje de jornada, las [nóminas distribuidas y archivadas](/soluciones/software-nominas/) por persona y mes, y la exportación a Excel para construir la tabla con el método descrito y actualizarla cada año en minutos. Si tu gestoría calcula las nóminas, en [externalizar las nóminas o hacerlas con software propio](/blog/externalizar-nominas-gestoria-o-software-propio/) explicamos cómo encaja el reparto de tareas. ## Preguntas frecuentes **¿Qué empresas tienen que hacer el registro retributivo?** Todas, con independencia de su tamaño, desde el 14 de abril de 2021 según el Real Decreto 902/2020 y el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores. Incluye a toda la plantilla, también al personal directivo. La auditoría retributiva, en cambio, solo obliga a las empresas con plan de igualdad, es decir, a partir de 50 trabajadores. **¿Qué datos incluye el registro retributivo?** Los valores medios (media aritmética y mediana) del salario base, de cada complemento salarial y de cada percepción extrasalarial, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías o puestos de igual valor, referidos al año natural y equiparados a jornada completa. **¿Pueden los trabajadores ver el registro retributivo?** La representación legal de los trabajadores accede al contenido íntegro. Si no hay representación, cualquier trabajador puede pedirlo y la empresa le facilita las diferencias porcentuales entre mujeres y hombres por concepto y agrupación, sin datos individualizados. **¿Qué pasa si la diferencia entre hombres y mujeres supera el 25 %?** En empresas de al menos 50 trabajadores, el artículo 28.3 del Estatuto obliga a incluir en el registro una justificación de que la diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo. Por debajo de 50 no hay obligación de justificar, pero la diferencia es una señal que conviene analizar y, si procede, corregir. **¿Cada cuánto hay que actualizar el registro retributivo?** El periodo de referencia es el año natural, así que lo habitual es elaborarlo cada año con los datos del ejercicio cerrado, y actualizarlo cuando cambie sustancialmente la estructura retributiva o la clasificación de puestos. ## Conclusión El registro retributivo es una tabla obligatoria para todas las empresas: media y mediana por sexo de salario base, complementos y percepciones extrasalariales, por grupos o puestos de igual valor, con consulta previa a la representación y justificación de la brecha a partir de 50 trabajadores. Lo que lo hace fácil o difícil es tener la plantilla, los puestos y las nóminas ordenados en un mismo sistema. Si quieres que el próximo registro salga de una exportación, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Protocolo LGTBI en la empresa (RD 1026/2024): qué debe incluir y cómo negociarlo en una pyme de más de 50 URL: https://lapsowork.com/blog/protocolo-lgtbi-empresa-rd-1026-2024-pyme-mas-de-50/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Qué exige el Real Decreto 1026/2024 a las empresas de más de 50 personas trabajadoras: el conjunto planificado de medidas de igualdad LGTBI, el protocolo frente al acoso y la violencia, quién negocia, en qué plazos, qué contenido mínimo tienen, cómo encajan con el plan de igualdad y qué pasa si no se hace. Desde el 10 de octubre de 2024, las empresas de **más de 50 personas trabajadoras** tienen una obligación nueva y bastante desconocida: contar con un **conjunto planificado de medidas para la igualdad y la no discriminación de las personas LGTBI** y con un **protocolo frente al acoso y la violencia** contra ellas. La fija el artículo 15 de la Ley 4/2023 y la desarrolla el **Real Decreto 1026/2024**, de 8 de octubre. No es un plan de igualdad ni se sustituye por él, aunque puede negociarse junto a él. Esta guía explica a quién obliga, quién negocia y en qué plazos, qué deben contener las medidas y el protocolo, cómo se aplican a quienes no son empleados y qué ocurre si la empresa no lo hace. ## A quién obliga A las empresas de **más de 50 personas trabajadoras**, contadas en toda la empresa como en el plan de igualdad. Las de 50 o menos pueden adoptar las medidas de forma voluntaria y, cuando su convenio las incluya, aplicarlas. El real decreto entró en vigor el 10 de octubre de 2024 y las empresas obligadas debían iniciar la negociación en los tres meses siguientes; a fecha de hoy, quien supera el umbral tiene que tener las medidas acordadas o, si no hubo acuerdo, aplicadas con el contenido mínimo del real decreto. El ámbito personal es amplio: las medidas y el protocolo se aplican a todas las personas que trabajan en la empresa con independencia de su vínculo, y el protocolo alcanza también a quienes solicitan un puesto, al personal de empresas de trabajo temporal puesto a disposición, a proveedores, clientes y visitas cuando actúan dentro del ámbito organizativo de la empresa. ## Quién negocia y en qué plazos Las medidas **se negocian**. El real decreto prevé varias vías: - **Convenio colectivo** de ámbito sectorial o de empresa que las incluya. - **Acuerdo de empresa** con la representación legal de las personas trabajadoras, cuando el convenio no las regula o remite a la negociación en la empresa. - Si **no hay representación legal**, la comisión negociadora se constituye con los sindicatos más representativos y los representativos del sector, con las mismas reglas que en el plan de igualdad; la empresa les comunica su intención de negociar y disponen de diez días para responder. - Las empresas que **negocian un plan de igualdad** pueden incluir las medidas LGTBI en él, sin perder su identidad propia. El plazo para negociar es de **tres meses** desde la constitución de la comisión. Si transcurre sin acuerdo, la empresa **aplica las medidas del anexo del real decreto** como contenido mínimo hasta que se alcance uno, y así puede acreditar el cumplimiento. ## Qué deben contener las medidas El anexo I del Real Decreto 1026/2024 fija las materias y el contenido mínimo del conjunto planificado de medidas: 1. **Cláusulas de igualdad de trato y no discriminación** por orientación e identidad sexual, expresión de género y características sexuales, incorporadas al convenio o al acuerdo. 2. **Acceso al empleo**: procesos de selección con criterios objetivos, formación de quienes seleccionan y compromiso de no preguntar sobre orientación o identidad. 3. **Clasificación y promoción profesional**: criterios objetivos y transparentes que eviten la discriminación. 4. **Formación, sensibilización y lenguaje**: acciones formativas en diversidad LGTBI para toda la plantilla, con especial atención a quienes tienen responsabilidades de personal, y uso de lenguaje inclusivo en las comunicaciones. 5. **Entornos laborales diversos, seguros e inclusivos**: medidas de apoyo a las personas trans en el empleo, incluidas las que estén en proceso de transición, y respeto a la intimidad. 6. **Permisos y beneficios sociales**: garantía de acceso en igualdad para las parejas del mismo sexo y las familias LGTBI, y a los permisos relacionados con procesos de transición. 7. **Régimen disciplinario**: tipificación de las conductas discriminatorias y del acoso por estas causas como infracciones, con sus sanciones. ## Qué debe contener el protocolo frente al acoso y la violencia El anexo II fija el contenido del protocolo, que puede integrarse en el protocolo general de acoso de la empresa siempre que recoja sus especialidades: - **Declaración de principios** y compromiso de la empresa. - **Ámbito de aplicación**, con las personas externas mencionadas. - **Definiciones** de acoso discriminatorio y violencia por orientación e identidad sexual, expresión de género y características sexuales. - **Procedimiento de actuación**: canal de denuncia accesible y confidencial, persona u órgano de referencia, plazos, medidas cautelares, investigación con garantías para ambas partes, resolución y medidas correctoras. - **Garantías**: confidencialidad, protección frente a represalias, respeto a la intimidad y a la identidad de las personas, y acompañamiento. - **Seguimiento y evaluación**, con revisión periódica. Si la empresa tiene 50 o más trabajadores y, por tanto, canal de denuncias de la Ley 2/2023, conviene que el protocolo indique cómo se articulan ambos canales, como explicamos en [canal de denuncias interno o externo](/blog/gestion-del-canal-de-denuncias/). ## Cómo encaja con el plan de igualdad Son obligaciones distintas con umbrales distintos: el plan de igualdad desde 50 trabajadores, las medidas LGTBI desde más de 50. Pero comparten método (diagnóstico, negociación, medidas con seguimiento) y pueden negociarse en la misma comisión y aprobarse juntas. La diferencia práctica es que las medidas LGTBI tienen un **contenido mínimo obligatorio** en el anexo que se aplica si no hay acuerdo, mientras que el plan de igualdad se construye sobre un diagnóstico propio. Explicamos el plan en [plan de igualdad en una pyme de 50 empleados](/blog/plan-de-igualdad-pyme-50-empleados-pasos-plazos-registro/) y el mapa completo de obligaciones por tamaño en [compliance laboral para pymes: guía 2026](/blog/compliance-laboral-pymes-guia-2026/). ## Qué pasa si no se hace La Ley 4/2023 tipifica infracciones y sanciones propias, y la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social sanciona las decisiones empresariales discriminatorias y el acoso por razón de orientación o identidad sexual como infracciones **muy graves**, con las cuantías más altas de la ley. No tener las medidas o el protocolo cuando son obligatorios, además de la sanción, deja a la empresa sin defensa cuando se produce un caso: sin procedimiento, sin persona de referencia y sin prueba de haber actuado. ## Cómo implantarlo en una pyme, paso a paso 1. **Comprobar el umbral** con las reglas de cómputo de plantilla. 2. **Constituir la comisión** con la representación legal o con los sindicatos, o incluirlo en la comisión del plan de igualdad. 3. **Revisar lo que ya existe**: protocolo de acoso general, régimen disciplinario del convenio, políticas de selección y de permisos, para adaptarlo en lugar de duplicarlo. 4. **Negociar en tres meses** con el anexo del real decreto como guion; si no hay acuerdo, aplicar su contenido mínimo y documentarlo. 5. **Aprobar, comunicar y formar**: publicar las medidas y el protocolo, informar a toda la plantilla y a las personas externas afectadas, formar a quienes gestionan personas y designar la persona u órgano de referencia. 6. **Ajustar los sistemas**: tipología de permisos y beneficios sin distinción de tipo de pareja, formularios sin campos innecesarios sobre sexo o estado civil, canal de denuncia accesible. 7. **Seguimiento**: reunión periódica de la comisión, registro de casos y revisión del protocolo. ## Cómo lo facilita LapsoWork El [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) permite publicar las medidas y el protocolo y recoger la firma de recepción de cada persona desde la app, con constancia de fecha; el [módulo de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) configura los permisos por matrimonio, pareja de hecho, hospitalización o fallecimiento de familiares con la misma regla para todas las parejas, como detallamos en la [tabla de permisos retribuidos](/blog/permisos-retribuidos-2026-tabla-articulo-37-estatuto/); y el canal de denuncias del plan Avanzado ofrece una vía confidencial para las comunicaciones del protocolo cuando la empresa decide unificarlas. Desde 2 € por empleado y mes. ## Preguntas frecuentes **¿Qué empresas están obligadas a tener medidas y protocolo LGTBI?** Las de más de 50 personas trabajadoras, según el artículo 15 de la Ley 4/2023 y el Real Decreto 1026/2024, en vigor desde el 10 de octubre de 2024. Las de 50 o menos pueden adoptarlas de forma voluntaria o cuando su convenio las incluya. **¿El protocolo LGTBI es lo mismo que el plan de igualdad?** No. El plan de igualdad es obligatorio desde 50 trabajadores y se construye sobre un diagnóstico propio; las medidas LGTBI son obligatorias desde más de 50 y tienen un contenido mínimo fijado en los anexos del Real Decreto 1026/2024. Pueden negociarse juntas y aprobarse en el mismo acuerdo, pero cada una conserva su identidad. **¿Cuánto tiempo hay para negociar las medidas LGTBI?** Tres meses desde la constitución de la comisión negociadora. Si transcurren sin acuerdo, la empresa aplica el contenido mínimo del anexo del real decreto hasta que lo alcance, y así acredita el cumplimiento. **¿Qué pasa si la empresa no tiene representantes de los trabajadores?** La comisión negociadora se constituye con los sindicatos más representativos y los representativos del sector, con las mismas reglas que en el plan de igualdad: la empresa les comunica su intención de negociar y disponen de diez días para responder. **¿A quién protege el protocolo frente al acoso LGTBI?** A todas las personas que trabajan en la empresa con independencia de su vínculo, y también a quienes solicitan un puesto, al personal de empresas de trabajo temporal, a proveedores, clientes y visitas cuando actúan dentro del ámbito organizativo de la empresa. ## Conclusión El Real Decreto 1026/2024 obliga a las empresas de más de 50 personas a negociar en tres meses un conjunto de medidas de igualdad LGTBI con siete materias y un protocolo frente al acoso con canal, procedimiento y garantías, aplicando el contenido mínimo del anexo si no hay acuerdo. Encaja con el plan de igualdad, con el protocolo general de acoso y con el canal de denuncias, y se sostiene en cosas concretas: permisos iguales para todas las parejas, formularios sin preguntas innecesarias y un canal confidencial que funcione. Si quieres que esas cosas vivan en la app de tu plantilla, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Política de desconexión digital: qué debe contener y cómo aplicarla de verdad URL: https://lapsowork.com/blog/politica-desconexion-digital-empresa-que-contener-como-aplicarla/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: La política interna de desconexión digital es obligatoria para todas las empresas según el artículo 88 de la LOPDGDD: qué derecho protege, qué debe contener el documento, cómo se elabora con la representación de los trabajadores, qué exige en el teletrabajo, cómo se aplica en el día a día y cómo demostrar que se cumple. Todas las empresas españolas están obligadas a tener una **política de desconexión digital**, y la mayoría de pymes o no la tienen o tienen un documento que nadie aplica. El derecho lo reconoce el **artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD)**: los trabajadores tienen derecho a la desconexión digital para garantizar el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones y de su intimidad personal y familiar, y la empresa debe elaborar una política interna que lo regule. Es también el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores y, para el teletrabajo, el artículo 18 de la Ley 10/2021. Esta guía explica qué debe contener la política, cómo se elabora, qué la diferencia de un papel y cómo se demuestra que se cumple. ## Qué dice la ley El artículo 88 de la LOPDGDD establece tres cosas: 1. **El derecho**: los trabajadores y los empleados públicos tienen derecho a la desconexión digital fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido. 2. **Su regulación**: las modalidades de ejercicio del derecho se rigen por lo pactado en convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y la representación de los trabajadores. 3. **La política interna**: el empleador, **previa audiencia de los representantes de los trabajadores**, elabora una política interna dirigida a toda la plantilla, **incluidos los puestos directivos**, en la que define las modalidades de ejercicio del derecho y las **acciones de formación y sensibilización** sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas para evitar la fatiga informática. Debe preservar en particular el derecho en los casos de trabajo a distancia total o parcial y de trabajo en el domicilio con herramientas de la empresa. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo refuerza en su artículo 18: la empresa debe garantizar la desconexión, con una limitación del uso de los medios tecnológicos durante los periodos de descanso, y la política interna debe definir las modalidades para el teletrabajo. No hay un modelo oficial ni un registro donde inscribirla. Lo que hay es una obligación de tenerla, de haber oído a la representación y de que sea real. ## Qué debe contener la política Un documento útil y defendible ante la Inspección incluye: 1. **Ámbito**: toda la plantilla, con mención expresa a los puestos directivos y al personal en teletrabajo. 2. **El derecho y su alcance**: qué se entiende por tiempo de trabajo y de descanso en la empresa, con referencia al horario, al calendario y al registro de jornada. 3. **Reglas de comunicación fuera de la jornada**: no se espera respuesta a correos, mensajes ni llamadas fuera del horario, en descansos, vacaciones, permisos ni bajas; no responder no tiene consecuencias. 4. **Excepciones tasadas**: qué se considera urgencia, quién puede activarla, por qué canal distinto del habitual y cómo se compensa el tiempo si supone trabajo. 5. **Medidas técnicas**: envío programado de correos, avisos de fuera de horario en las firmas, silencio de notificaciones en las herramientas corporativas, apagado o no exigencia de dispositivos fuera de la jornada. 6. **Teletrabajo**: horario de disponibilidad pactado en el acuerdo de trabajo a distancia, herramientas y su uso, y garantía de desconexión. 7. **Formación y sensibilización**: acciones previstas, destinatarios (con especial atención a mandos) y periodicidad. 8. **Responsables y canal** para plantear incumplimientos, y garantía de no represalia. 9. **Seguimiento**: indicadores, revisión periódica con la representación y actualización. 10. **Relación con otras normas**: convenio, acuerdo de teletrabajo, protocolo de acoso, política de uso de dispositivos (artículo 87 de la LOPDGDD). ## Cómo se elabora 1. **Revisar el convenio**: muchos ya regulan la desconexión y fijan mínimos que la política debe respetar. 2. **Diagnóstico honesto**: cuándo se envían los correos, quién responde a las diez de la noche, qué grupos de mensajería existen y quién los alimenta. El registro de jornada y las horas extraordinarias son el primer dato. 3. **Redactar el borrador** con las diez secciones anteriores, adaptado a la realidad de la empresa: no es lo mismo una oficina que un servicio con guardias. 4. **Audiencia a la representación legal** de los trabajadores, con constancia de la consulta; si no hay representación, comunicación a la plantilla y registro de la comunicación. 5. **Aprobación por la dirección**, publicación y entrega a toda la plantilla con acuse de recepción. 6. **Formación**, especialmente a quienes gestionan personas, porque la desconexión la rompen los mandos, no la plantilla. 7. **Incorporación al alta** de las nuevas incorporaciones y al acuerdo de teletrabajo. ## La diferencia entre tener una política y cumplirla El documento no protege a nadie si a las nueve de la noche siguen llegando mensajes del responsable. La política se cumple cuando: - **Los mandos dan ejemplo**: programan los correos, no escriben al grupo fuera de horario y no valoran la disponibilidad como mérito. - **Las urgencias tienen un canal propio**, distinto del correo y de la mensajería habitual, que solo se usa cuando lo es. - **El registro de jornada muestra lo que pasa**: si las horas registradas terminan a las 18:00 y los correos salen a las 22:00, hay trabajo no registrado, y la Inspección lo lee así. - **Nadie es penalizado** por no responder fuera de su horario, y quien lo plantea tiene un canal. - **Se mide**: correos fuera de horario, horas extra, ausencias cortas, y se actúa. Es una de las medidas de retención que no cuestan nada, como explicamos en [retención de talento en pymes](/blog/retencion-de-talento-pymes-10-ideas-sin-presupuesto/). ## Qué pasa si no se tiene o no se cumple No elaborar la política interna o vulnerar el derecho a la desconexión se sanciona por la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social como infracción **grave** en materia de relaciones laborales, con multas de 751 a 7.500 euros según el grado, y la Inspección la pide cada vez más en las visitas por tiempo de trabajo y teletrabajo. Además, el trabajo fuera de horario que la empresa conoce y consiente es tiempo de trabajo: genera horas extraordinarias, con sus límites y su pago o compensación, como explicamos en [horas extraordinarias en la pyme](/blog/horas-extraordinarias-pyme-limite-pago-compensacion-registro/). Y en el teletrabajo, la falta de garantía de desconexión es una infracción específica de la Ley 10/2021. La tabla completa está en [sanciones por no cumplir el control horario](/blog/sanciones-control-horario-2026/). ## Cómo lo facilita LapsoWork La política se publica en el [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) y cada persona firma la recepción desde la app, con fecha, lo que acredita la entrega a toda la plantilla; el [control horario](/soluciones/software-control-horario/) registra la jornada real y sus informes de horas efectivas, extras y desviaciones muestran si el descanso se respeta; y el [módulo de teletrabajo](/soluciones/software-teletrabajo/) registra las jornadas a distancia con el horario de disponibilidad del acuerdo, como detallamos en [teletrabajo en España: obligaciones](/blog/teletrabajo-espana-obligaciones-2026/). Desde 2 € por empleado y mes. ## Preguntas frecuentes **¿Es obligatoria la política de desconexión digital en todas las empresas?** Sí. El artículo 88 de la LOPDGDD obliga a todo empleador, con independencia de su tamaño, a elaborar una política interna de desconexión digital dirigida a toda la plantilla, incluidos los directivos, previa audiencia de la representación de los trabajadores, que defina las modalidades de ejercicio del derecho y las acciones de formación y sensibilización. **¿Qué debe incluir la política de desconexión digital?** El ámbito, la definición del tiempo de trabajo y de descanso, las reglas de comunicación fuera de la jornada, las excepciones tasadas para urgencias y su canal, las medidas técnicas, las reglas para el teletrabajo, la formación y sensibilización prevista, los responsables y el canal de incumplimientos, y el seguimiento y la revisión. **¿Hay que negociar la política de desconexión con los representantes?** Las modalidades de ejercicio del derecho se rigen por el convenio o por acuerdo con la representación; la política interna la elabora la empresa previa audiencia de los representantes de los trabajadores, dejando constancia de la consulta. Si no hay representación, se comunica a la plantilla y se registra la comunicación. **¿Puede la empresa exigir responder a un correo fuera del horario?** No con carácter general: fuera del tiempo de trabajo el trabajador tiene derecho a no atender los medios digitales de la empresa y no puede ser penalizado por ello. La política puede prever excepciones tasadas para urgencias reales, con un canal propio y compensación del tiempo si supone trabajo. **¿Cómo demuestra la empresa que cumple la desconexión digital?** Con la política publicada y entregada a toda la plantilla con acuse, la constancia de la audiencia a la representación, la formación realizada, un registro de jornada que refleje el descanso real y unos informes de horas extraordinarias coherentes con él. Un documento sin estas evidencias no protege ante la Inspección. ## Conclusión La política de desconexión digital es obligatoria para todas las empresas y debe decir qué se espera fuera del horario, qué es una urgencia, cómo se protege el teletrabajo y qué formación se da, con audiencia a la representación y entrega a toda la plantilla. Lo que la hace real es el ejemplo de los mandos, un canal de urgencias distinto del correo y un registro de jornada que muestre que el descanso se respeta. Si quieres publicarla, entregarla con firma y medir si se cumple, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Plan de igualdad en una pyme de 50 empleados: pasos, plazos, comisión negociadora y registro URL: https://lapsowork.com/blog/plan-de-igualdad-pyme-50-empleados-pasos-plazos-registro/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Cómo hacer el plan de igualdad obligatorio desde 50 trabajadores según el Real Decreto 901/2020: cuándo nace la obligación y cómo se cuenta la plantilla, la comisión negociadora, el diagnóstico por materias, la auditoría retributiva, el contenido mínimo, la inscripción en el registro, la vigencia de cuatro años y las sanciones por no tenerlo. El día que una pyme llega a 50 personas en plantilla cambia de categoría legal, y una de las obligaciones que aparecen es el **plan de igualdad**: un documento negociado con la representación de los trabajadores, basado en un diagnóstico, con medidas, calendario y seguimiento, e inscrito en un registro público. Es obligatorio para las empresas de 50 o más trabajadores desde el 7 de marzo de 2022, según la Ley Orgánica 3/2007 y el Real Decreto 901/2020, y su ausencia se sanciona y cierra la puerta a la contratación pública. Esta guía explica, paso a paso y con plazos, cómo hacerlo en una pyme: cuándo nace la obligación, quién negocia, qué se diagnostica, qué contiene, cómo se registra y cómo se mantiene vivo. ## Cuándo nace la obligación y cómo se cuenta la plantilla La obligación alcanza a las empresas de **50 o más trabajadores**. El cómputo se hace sobre la **plantilla total de la empresa**, todos los centros y todas las modalidades de contrato, y el Real Decreto 901/2020 fija reglas para que no se esquive el umbral: - Se cuentan los contratos a tiempo parcial como una persona más, con independencia de las horas. - Se suman los contratos de duración determinada extinguidos en los seis meses anteriores, computando cada 100 días trabajados o fracción como una persona más. - El cómputo se hace al menos el último día de junio y de diciembre de cada año. Alcanzado el umbral, la obligación se mantiene aunque después baje la plantilla, hasta que termine la vigencia del plan. Una vez alcanzado el umbral, la empresa tiene **tres meses para constituir la comisión negociadora** y, desde entonces, **un año como máximo para negociar, aprobar y presentar la solicitud de registro** del plan. También están obligadas las empresas de menos de 50 cuando lo establezca su convenio o cuando la autoridad laboral lo acuerde en un procedimiento sancionador en sustitución de sanciones. Las demás pueden hacerlo de forma voluntaria y registrarlo igual. ## Quién negocia: la comisión negociadora El plan **se negocia**, no se redacta unilateralmente. La comisión es **paritaria**: mitad empresa, mitad representación de los trabajadores, con composición equilibrada entre mujeres y hombres. - Si hay **comité de empresa o delegados de personal**, ellos forman la parte social; con varios centros, según la representación de cada uno. - Si **no hay representación legal** en la empresa o en algún centro, la parte social la forma una comisión de los **sindicatos más representativos y de los representativos del sector** con legitimación para negociar el convenio aplicable; la empresa debe dirigirse a ellos y tienen diez días para responder. Es el caso más frecuente en pymes que acaban de llegar a 50, y también donde más se atasca el calendario. La comisión levanta actas, puede contar con asesoría externa y tiene deber de confidencialidad sobre la información recibida. ## El diagnóstico: qué se analiza Antes de las medidas hay que saber dónde está la empresa. El diagnóstico es negociado y debe analizar, como mínimo, las materias del Real Decreto 901/2020: 1. Proceso de **selección y contratación**. 2. **Clasificación profesional**. 3. **Formación**. 4. **Promoción profesional**. 5. **Condiciones de trabajo**, incluida la **auditoría retributiva** del Real Decreto 902/2020. 6. Ejercicio corresponsable de los **derechos de la vida personal, familiar y laboral**. 7. **Infrarrepresentación femenina**. 8. **Retribuciones**. 9. **Prevención del acoso sexual y por razón de sexo**. El diagnóstico se apoya en datos desagregados por sexo: plantilla por grupos, puestos, antigüedad, tipo de contrato y jornada, contrataciones y bajas, formación recibida, promociones, permisos y reducciones disfrutados por unos y otras, y el [registro retributivo](/blog/registro-retributivo-paso-a-paso-pyme/), que es la base de la auditoría retributiva. Cuanto más ordenados estén esos datos en el sistema de RRHH, más corto es el diagnóstico. ## La auditoría retributiva Obligatoria para toda empresa que deba tener plan de igualdad, forma parte del diagnóstico y tiene la misma vigencia que el plan. Incluye una **valoración de puestos de trabajo** con criterios de adecuación, totalidad y objetividad para determinar cuáles son de igual valor, el análisis del registro retributivo con esa clasificación, la identificación de las causas de las diferencias y un **plan de actuación para corregirlas**, con objetivos, actuaciones, responsables, cronograma y seguimiento. ## Contenido mínimo del plan El plan debe incluir, como mínimo: - Determinación de las **partes** que lo conciertan. - **Ámbito** personal, territorial y temporal. - **Informe del diagnóstico**, y el de la auditoría retributiva. - **Resultados del diagnóstico**, con los objetivos cualitativos y cuantitativos. - **Medidas concretas**, con plazo, prioridad, indicadores y personas u órganos responsables. - **Medios y recursos** materiales y humanos para implantarlo. - **Calendario** de actuaciones. - **Sistema de seguimiento, evaluación y revisión**, con una comisión que se reúna periódicamente. - **Composición de la comisión** de seguimiento. - **Procedimiento de modificación** y para resolver discrepancias. ## Registro, vigencia y seguimiento El plan se inscribe en el **Registro y depósito de convenios colectivos, acuerdos colectivos de trabajo y planes de igualdad (REGCON)**, en el plazo de **quince días** desde su firma, con la documentación exigida. La inscripción es obligatoria y pública, y es lo que la Inspección y los órganos de contratación comprueban. La vigencia máxima es de **cuatro años**; el plan debe revisarse cuando cambien sustancialmente las circunstancias (fusiones, cambios de plantilla o de actividad, resoluciones judiciales o de la Inspección) y, en todo caso, con la evaluación periódica que fije, con al menos una evaluación intermedia y otra final. ## Sanciones y efectos de no tener plan - **No elaborar o no aplicar el plan de igualdad** cuando es obligatorio es una infracción **grave** de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multas de 751 a 7.500 euros según el grado; si la obligación deriva de un procedimiento sancionador o de un acuerdo de la autoridad laboral y se incumple, la infracción es **muy grave**. - **Prohibición de contratar** con las administraciones públicas: la Ley de Contratos del Sector Público impide contratar a las empresas de 50 o más trabajadores que no cumplan la obligación de contar con plan de igualdad. - **Pérdida de ayudas y subvenciones** públicas y de bonificaciones ligadas al cumplimiento. - Y el efecto que no está en la ley: un plan negociado a la carrera para cumplir el plazo no cambia nada; uno hecho con datos sirve para retener a la mitad de la plantilla, como contamos en [retención de talento en pymes](/blog/retencion-de-talento-pymes-10-ideas-sin-presupuesto/). ## Calendario tipo para una pyme | Cuándo | Qué | |---|---| | Mes 0 | Cómputo de plantilla al cierre de junio o diciembre: se alcanzan los 50 | | Meses 1 a 3 | Constitución de la comisión negociadora; si no hay representación, comunicación a los sindicatos y espera de diez días | | Meses 3 a 6 | Recogida de datos, registro retributivo, valoración de puestos y diagnóstico negociado | | Meses 6 a 9 | Auditoría retributiva y negociación de medidas, indicadores y calendario | | Meses 9 a 12 | Aprobación y firma del plan; solicitud de inscripción en el REGCON en quince días | | Cada año | Reunión de la comisión de seguimiento, indicadores y, a mitad de vigencia, evaluación intermedia | | Año 4 | Evaluación final y negociación del siguiente plan | ## Cómo lo facilita LapsoWork El diagnóstico y la auditoría se alimentan de datos que LapsoWork ya guarda: la ficha de cada empleado con sexo, grupo profesional, puesto, tipo de contrato, jornada y antigüedad; los [permisos y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) disfrutados por tipo y persona, que muestran la corresponsabilidad real; las [nóminas archivadas](/soluciones/software-nominas/) para el registro retributivo; y la exportación a Excel de todo ello. Explicamos el resto de obligaciones que se activan a los 50 en [compliance laboral para pymes: guía 2026](/blog/compliance-laboral-pymes-guia-2026/). ## Preguntas frecuentes **¿Desde cuántos trabajadores es obligatorio el plan de igualdad?** Desde 50 o más trabajadores, según la Ley Orgánica 3/2007 y el Real Decreto 901/2020, con carácter general desde el 7 de marzo de 2022. La plantilla se cuenta en toda la empresa, incluidos los contratos a tiempo parcial como una persona y los temporales extinguidos en los seis meses anteriores según sus días trabajados. También es obligatorio cuando lo exige el convenio o lo acuerda la autoridad laboral. **¿Cuánto tiempo tiene la empresa para hacer el plan de igualdad?** Tres meses desde que alcanza los 50 trabajadores para constituir la comisión negociadora, y desde entonces un año como máximo para negociar, aprobar y solicitar el registro del plan. **¿Qué pasa si no hay representantes de los trabajadores?** La parte social de la comisión negociadora la forman los sindicatos más representativos y los representativos del sector con legitimación para negociar el convenio aplicable. La empresa debe comunicarles su intención de negociar y disponen de diez días para responder y designar a sus miembros. **¿Dónde se registra el plan de igualdad?** En el Registro y depósito de convenios colectivos, acuerdos colectivos de trabajo y planes de igualdad (REGCON) de la autoridad laboral competente, en el plazo de quince días desde la firma. La inscripción es obligatoria y pública. **¿Cuánto dura un plan de igualdad?** La vigencia la fijan las partes con un máximo de cuatro años. Debe revisarse cuando cambien sustancialmente las circunstancias y evaluarse periódicamente, con al menos una evaluación intermedia y otra final antes de negociar el siguiente. ## Conclusión El plan de igualdad en una pyme de 50 empleados es un proceso con plazos: tres meses para la comisión, un año para el plan, quince días para el registro y cuatro años de vigencia, con un diagnóstico por materias, una auditoría retributiva y medidas con indicadores. Lo que lo hace largo o corto son los datos: quien tiene la plantilla, los permisos y las nóminas ordenados por sexo y puesto empieza el diagnóstico con la mitad del trabajo hecho. Si quieres tenerlos así, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Permisos retribuidos 2026: tabla del artículo 37 del Estatuto tras el RDL 5/2023 URL: https://lapsowork.com/blog/permisos-retribuidos-2026-tabla-articulo-37-estatuto/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Todos los permisos retribuidos del artículo 37 del Estatuto de los Trabajadores vigentes en 2026, con su duración y sus condiciones: matrimonio, hospitalización y enfermedad grave de familiares, fallecimiento, mudanza, deber inexcusable, exámenes prenatales, fuerza mayor familiar, lactancia y reducción por guarda legal, y cómo registrarlos sin errores. Los **permisos retribuidos** son la ausencia que más discusiones genera en una pyme: cuántos días corresponden por la hospitalización de un padre, si el permiso empieza el día del hecho o el siguiente, si la pareja de hecho cuenta como el cónyuge, si ir al médico está pagado. La reforma del Real Decreto-ley 5/2023 cambió varios de esos permisos y creó otros nuevos, y desde entonces muchas tablas que circulan siguen desactualizadas. Esta es la tabla completa del artículo 37 del Estatuto de los Trabajadores vigente a 16 de septiembre de 2026, con sus condiciones, lo que mejora el convenio y cómo registrarlos para que la nómina y el registro de jornada cuadren. ## Tabla de permisos retribuidos del artículo 37.3 del Estatuto | Permiso | Duración | Condiciones | |---|---|---| | **Matrimonio o registro de pareja de hecho** | 15 días naturales | Desde el RDL 5/2023 incluye la inscripción como pareja de hecho | | **Accidente o enfermedad graves, hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización con reposo domiciliario** | 5 días | Del cónyuge, pareja de hecho o parientes hasta el segundo grado por consanguinidad o afinidad, incluido el familiar consanguíneo de la pareja de hecho, y de cualquier otra persona que conviva con el trabajador en el mismo domicilio y requiera su cuidado efectivo | | **Fallecimiento** | 2 días, 4 si hay que desplazarse | Del cónyuge, pareja de hecho o parientes hasta el segundo grado por consanguinidad o afinidad | | **Traslado del domicilio habitual** | 1 día | Sin más condiciones | | **Deber inexcusable de carácter público y personal** | El tiempo indispensable | Incluye el ejercicio del sufragio activo; si supera el 20 % de las horas laborables en tres meses, la empresa puede pasar al trabajador a excedencia | | **Funciones sindicales o de representación** | Según la ley y el convenio | En los términos legal o convencionalmente establecidos | | **Exámenes prenatales y técnicas de preparación al parto; sesiones de información y preparación y informes para adopción, guarda o acogimiento** | El tiempo indispensable | Cuando deban realizarse dentro de la jornada de trabajo | Y fuera del apartado 3, pero también en el artículo 37: | Permiso | Duración | Condiciones | |---|---|---| | **Fuerza mayor familiar** (art. 37.9) | Hasta 4 días al año, retribuidos según convenio o acuerdo | Por motivos familiares urgentes relacionados con familiares o convivientes, en caso de enfermedad o accidente que hagan indispensable la presencia inmediata; se puede disfrutar por horas | | **Cuidado del lactante** (art. 37.4) | 1 hora de ausencia diaria, divisible en dos fracciones, o reducción de media hora, hasta los 9 meses; acumulable en jornadas completas según convenio o acuerdo | Derecho individual de ambos progenitores; ampliable hasta los 12 meses con reducción proporcional del salario si ambos lo ejercen con la misma duración | | **Nacimiento prematuro u hospitalización del recién nacido** (art. 37.5) | 1 hora de ausencia diaria retribuida; además reducción de hasta 2 horas con reducción de salario | Mientras dure la hospitalización tras el parto | Los permisos del apartado 3 se disfrutan **con derecho a remuneración**, con **aviso previo y justificación**. Salvo que el convenio diga otra cosa, se computan en días naturales cuando la norma habla de días naturales (matrimonio) y en días laborables en los demás casos según la interpretación jurisprudencial consolidada, y empiezan a contar en el primer día laborable si el hecho causante se produce en un día no laborable. ## Lo que no es permiso retribuido - **Ir al médico el propio trabajador**: el Estatuto no lo reconoce como permiso retribuido general. Depende del convenio, que a menudo fija un número de horas al año o exige justificante; si no dice nada, es tiempo que se recupera o se descuenta, salvo acuerdo. Lo explicamos en [ausencias médicas en la pyme](/blog/gestion-ausencias-medicas-pyme-bajas-permisos/). - **La reducción de jornada por guarda legal** (art. 37.6): hasta que el menor cumpla 12 años, o para el cuidado de personas con discapacidad o familiares hasta el segundo grado que no puedan valerse por sí mismos, entre un octavo y la mitad de la jornada, **con reducción proporcional del salario**. Es un derecho, no un permiso retribuido. - **La adaptación de jornada** (art. 37.8): derecho a solicitar cambios en la duración y distribución de la jornada o la forma de prestación, incluido el trabajo a distancia, con negociación de buena fe durante un máximo de quince días. Tampoco es un permiso. - **Los asuntos propios o días de libre disposición**: solo existen si los reconoce el convenio o la empresa. - **Las bajas médicas**: son incapacidad temporal, con su régimen propio de prestación. ## Lo que puede mejorar el convenio El artículo 37 fija mínimos. Los convenios colectivos mejoran con frecuencia la duración (más días por hospitalización), amplían los sujetos (parientes de tercer grado, convivientes), fijan cuándo empieza a contar el permiso, reconocen permisos que la ley no contempla (consultas médicas propias, acompañamiento a familiares al médico, asuntos propios) y regulan el disfrute por horas. Antes de aplicar la tabla legal hay que leer el convenio: es lo que la Inspección y el juzgado aplicarán. ## Cómo registrar los permisos sin errores 1. **Tipología en el sistema** que distinga cada permiso legal y cada mejora del convenio, porque el tratamiento en nómina y en el registro de jornada es distinto. 2. **Solicitud con aviso previo** del trabajador desde la app, con el hecho causante y las fechas, y aprobación del responsable. 3. **Justificante adjunto** en el plazo que fije el convenio: certificado de hospitalización, libro de familia o certificado de pareja de hecho, justificante del deber público. Sin diagnóstico: la empresa no lo necesita ni puede pedirlo. 4. **Cómputo correcto**: naturales o laborables según el permiso y el convenio, inicio en el primer día laborable cuando el hecho ocurre en festivo, y horas en los permisos que se disfrutan por horas. 5. **Reflejo en el registro de jornada** como ausencia retribuida del tipo que corresponde, no como jornada trabajada ni como hueco. 6. **Comunicación a la nómina**: los permisos retribuidos no descuentan salario; la reducción por guarda legal sí, proporcionalmente; el cuidado del lactante acumulado en jornadas se paga como retribuido. 7. **Histórico**: cada permiso con su solicitud, justificante, aprobación y fechas, para responder a la Inspección o a una reclamación. ## Cómo lo resuelve LapsoWork El [módulo de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) permite dar de alta cada tipo de permiso con su duración, su unidad (días naturales, laborables u horas) y si es retribuido, según el Estatuto y según tu convenio; el empleado lo solicita desde la app adjuntando el justificante, el responsable lo aprueba con aviso automático, el calendario del equipo muestra la ausencia y el [control horario](/soluciones/software-control-horario/) la refleja como ausencia retribuida. A fin de mes, el informe de ausencias por persona y tipo va a la gestoría o al programa de nóminas. Todo incluido en el plan Básico a 2 € por empleado y mes, como puedes ver en [nuestra página de precios](/precios/). ## Preguntas frecuentes **¿Cuántos días de permiso corresponden por hospitalización de un familiar en 2026?** Cinco días, según el artículo 37.3.b) del Estatuto de los Trabajadores tras el Real Decreto-ley 5/2023, por accidente o enfermedad graves, hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización que precise reposo domiciliario del cónyuge, pareja de hecho o parientes hasta el segundo grado, incluido el familiar consanguíneo de la pareja de hecho, y de cualquier persona que conviva con el trabajador y requiera su cuidado. El convenio puede mejorarlo. **¿La pareja de hecho da derecho a los mismos permisos que el matrimonio?** Sí desde el RDL 5/2023: el registro de la pareja de hecho da derecho a los 15 días naturales del permiso por matrimonio, y la pareja de hecho se equipara al cónyuge en los permisos por hospitalización, enfermedad grave y fallecimiento, incluidos sus familiares consanguíneos. **¿Ir al médico es un permiso retribuido?** No con carácter general en el Estatuto de los Trabajadores. Depende del convenio colectivo, que a menudo reconoce un número de horas al año con justificante; si no lo regula, es tiempo que se recupera o se descuenta, salvo acuerdo con la empresa. Sí son permisos retribuidos los exámenes prenatales y la preparación al parto. **¿Qué es el permiso por fuerza mayor familiar?** El del artículo 37.9 del Estatuto: hasta cuatro días al año, retribuidos según convenio o acuerdo, por motivos familiares urgentes relacionados con familiares o convivientes en caso de enfermedad o accidente que hagan indispensable la presencia inmediata del trabajador. Puede disfrutarse por horas. **¿Los permisos retribuidos se cuentan en días naturales o laborables?** El permiso por matrimonio se fija en días naturales. En los demás, la interpretación consolidada de los tribunales es que se computan en días laborables y que empiezan a contar el primer día laborable si el hecho causante ocurre en un día no laborable, salvo que el convenio establezca otra regla. ## Conclusión Los permisos retribuidos del artículo 37 del Estatuto son pocos y están tasados, pero el RDL 5/2023 cambió sus duraciones y sus sujetos, y el convenio suele mejorarlos. Tener la tabla vigente, leer el convenio y registrar cada permiso con su tipo, su justificante y su cómputo evita la mayoría de conflictos y deja la prueba lista para la Inspección. Si quieres que esa tabla viva en la app de tus empleados, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Inspección de Trabajo en una pyme: qué documentos pide, cómo es la visita y cómo responder a un requerimiento URL: https://lapsowork.com/blog/inspeccion-de-trabajo-pyme-documentos-visita-requerimiento/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Cómo actúa la Inspección de Trabajo cuando visita una pyme: por qué viene, qué documentos pide (registro de jornada, contratos, altas, nóminas, calendario, prevención, registro retributivo, plan de igualdad, canal de denuncias), cómo son la visita y las entrevistas, qué diferencia un requerimiento de un acta de infracción, plazos de alegaciones y cómo prepararse. La **Inspección de Trabajo** llega sin avisar o cita por escrito, pide una lista de documentos, habla con los empleados y se va. Lo que ocurre después depende casi por completo de lo que la empresa tenía preparado antes: un registro de jornada fiable, contratos y nóminas localizables, un calendario expuesto y un plan de prevención al día convierten la visita en un trámite; lo contrario la convierte en un acta. Esta guía explica cómo actúa la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en una pyme, qué documentos pide, cómo son la visita y las entrevistas, qué diferencia un requerimiento de una infracción, qué plazos hay para alegar y cómo prepararse para que el día que venga no cambie nada. ## Por qué viene la Inspección La Ley 23/2015 ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social le atribuye la vigilancia del cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social, de prevención de riesgos y de empleo. Las actuaciones tienen tres orígenes: - **Campañas planificadas** por sector o materia (registro de jornada, contratación temporal, tiempo parcial, prevención, igualdad), con visitas aleatorias. - **Denuncia**, con frecuencia de un trabajador o extrabajador, que la Inspección no revela. También a través del buzón de la Inspección, que admite comunicaciones anónimas. - **Cruce de datos** con la Tesorería General de la Seguridad Social, la Agencia Tributaria o el servicio público de empleo: contratos parciales con horas incoherentes, bajas y altas repetidas, ausencia de registro retributivo. Da igual el origen: los documentos que pide y lo que comprueba son los mismos. ## Los documentos que pide La lista habitual en una pyme, en el orden en que suelen pedirse: 1. **Registro diario de jornada** de toda la plantilla del periodo que indique (habitualmente los últimos meses), con conservación de cuatro años y trazabilidad de correcciones. Es lo primero y lo que más actas produce; explicamos las sanciones en [sanciones por no cumplir el control horario](/blog/sanciones-control-horario-2026/). 2. **Resumen mensual de horas extraordinarias** por trabajador y su reflejo en nómina (artículo 35.5 del Estatuto). 3. **Contratos de trabajo** con sus comunicaciones al servicio público de empleo y **altas** en la Seguridad Social, incluidos los de tiempo parcial con su distribución horaria. 4. **Recibos de salario** del periodo y **documentos de cotización**. 5. **Calendario laboral** del año, que debe estar expuesto en el centro. 6. **Convenio colectivo** aplicable y, si existen, pactos o acuerdos de empresa. 7. **Plan de prevención de riesgos laborales**, evaluación de riesgos, planificación, modalidad preventiva, formación e información de los trabajadores y vigilancia de la salud. 8. **Registro retributivo** y, en empresas de 50 o más, **plan de igualdad** registrado con su auditoría retributiva. 9. **Canal de denuncias** de la Ley 2/2023 en empresas de 50 o más, y **protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo** en todas. 10. **Acuerdos de trabajo a distancia** y **política de desconexión digital**. 11. **Medidas LGTBI y su protocolo** en empresas de más de 50. 12. **Documentación de las personas trabajadoras extranjeras** cuando proceda, y de contratas y subcontratas presentes en el centro. El mapa completo de obligaciones por tamaño está en [compliance laboral para pymes: guía 2026](/blog/compliance-laboral-pymes-guia-2026/). ## Cómo es la visita - **Sin aviso previo**, con carácter general: el inspector o subinspector puede entrar libremente y sin previo aviso en cualquier centro de trabajo a cualquier hora, y debe identificarse. No puede impedirse la entrada ni obstruir la actuación; la obstrucción es una infracción propia. - **Presencia de la empresa**: el inspector comunica su presencia al empresario o a su representante, salvo que considere que perjudica la actuación; la empresa puede acompañarle. - **Comprobación física**: quién está trabajando, en qué puesto, con qué horario, y contraste con los contratos y con el registro de jornada. - **Entrevistas**: el inspector puede interrogar en privado a los trabajadores presentes, sin la empresa, sobre horarios reales, horas extra, si fichan cada día, si les han pedido firmar registros o corregirlos. Sus declaraciones tienen peso. - **Requerimiento de documentación**: lo que no está en el centro se aporta después, en el plazo que fije, normalmente por medios electrónicos, o mediante comparecencia en la oficina de la Inspección. - **Diligencia**: la actuación se documenta en una diligencia electrónica, que sustituye al antiguo libro de visitas y que se comunica a la empresa. El inspector puede volver, ampliar la actuación a otros centros o materias y prolongarla durante meses, con un plazo máximo de duración fijado por la ley que solo se interrumpe por causas tasadas. ## Requerimiento o acta: la diferencia que importa La visita puede terminar de tres formas: - **Sin medidas**, si todo está en orden. - **Requerimiento de subsanación**: la Inspección ordena corregir el incumplimiento en un plazo, sin sanción, y comprueba después. Es frecuente en materias formales (calendario no expuesto, política de desconexión sin elaborar, evaluación de riesgos incompleta) y cuando la empresa muestra buena fe y capacidad de corregir. Cumplirlo en plazo y con prueba cierra el asunto; ignorarlo lo convierte en acta. - **Acta de infracción**: propuesta de sanción con la infracción tipificada, su grado y la cuantía, según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Puede acompañarse de **acta de liquidación** de cuotas a la Seguridad Social y de requerimiento de pago de las diferencias salariales. También puede adoptar **medidas cautelares**, como la paralización de trabajos por riesgo grave e inminente. ## Plazos y cómo responder - **Alegaciones al acta de infracción**: quince días hábiles desde la notificación, ante el órgano que instruye; conviene aportar prueba documental (registros, nóminas, contratos, comunicaciones) y no solo argumentos. - **Resolución** del órgano competente, que puede confirmar, reducir o anular la propuesta; contra ella cabe **recurso de alzada** en un mes y, después, recurso contencioso-administrativo. - **Pago con reducción**: en determinados supuestos, el reconocimiento de la responsabilidad y el pago voluntario reducen la sanción, con renuncia a recurrir. - **Prescripción**: las infracciones en materia laboral prescriben a los tres años; las de Seguridad Social a los cuatro; las de prevención según su gravedad. - **Requerimientos**: cumplir en el plazo y comunicar la subsanación con prueba, sin esperar a que la Inspección vuelva. Responder bien no es discutir: es aportar el documento que demuestra el cumplimiento o acreditar que se ha corregido. ## Cómo prepararse antes de que venga 1. **Registro de jornada digital y fiable**, con trazabilidad, exportable al instante, y que cuadre con la nómina y con lo que dirán los trabajadores. 2. **Cierre mensual documentado**: horas extraordinarias resumidas y entregadas con el recibo, pagadas o compensadas dentro de plazo. 3. **Expediente de cada empleado completo**: contrato, comunicación, alta, anexos, acuerdo de teletrabajo, cláusula de protección de datos, entrega de la política de desconexión y del protocolo de acoso, con firma. 4. **Calendario laboral expuesto** en cada centro y publicado en la app. 5. **Prevención al día**: plan, evaluación, planificación, formación y vigilancia de la salud con fechas. 6. **Registro retributivo del último ejercicio** y, si procede, plan de igualdad registrado, canal de denuncias publicado y medidas LGTBI aprobadas. 7. **Una carpeta de inspección**: la lista de documentos anterior con su ubicación, para entregarla en minutos y no en semanas. 8. **Formación breve a mandos y a quien reciba al inspector**: identificación, acompañamiento, no obstruir, no aleccionar a la plantilla, tomar nota de lo solicitado y de los plazos. 9. **Revisión trimestral** de una muestra de registros de jornada para detectar huecos antes que la Inspección. 10. **Asesoría laboral avisada** desde el primer día, para las alegaciones y los plazos. ## Cómo lo facilita LapsoWork La mayor parte de la lista sale del sistema: el [control horario](/soluciones/software-control-horario/) exporta el registro de jornada y el resumen de horas extraordinarias en PDF y CSV auditados con sellado de tiempo y trazabilidad de correcciones; el [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) guarda por empleado los contratos, anexos, políticas y protocolos con firma biométrica de recepción; las [nóminas distribuidas](/soluciones/software-nominas/) quedan archivadas y firmadas; y el [módulo de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) publica el calendario laboral por centro y registra cada permiso con su justificante. Desde 2 € por empleado y mes. ## Preguntas frecuentes **¿La Inspección de Trabajo avisa antes de la visita?** Con carácter general, no. El inspector puede entrar libremente y sin previo aviso en cualquier centro de trabajo a cualquier hora, identificándose. Solo en algunos casos cita por escrito a la empresa para que comparezca con documentación en sus oficinas. **¿Qué documentos pide la Inspección de Trabajo en una pyme?** Registro diario de jornada y resumen de horas extraordinarias, contratos con sus comunicaciones y altas en la Seguridad Social, recibos de salario y documentos de cotización, calendario laboral, convenio y acuerdos, plan de prevención con evaluación, formación y vigilancia de la salud, registro retributivo y, según el tamaño, plan de igualdad, canal de denuncias y medidas LGTBI, además de los acuerdos de teletrabajo y la política de desconexión digital. **¿Qué diferencia hay entre un requerimiento y un acta de infracción?** El requerimiento ordena corregir un incumplimiento en un plazo sin sanción, y se cierra si se cumple y se acredita; el acta de infracción propone una sanción con la infracción tipificada, su grado y su cuantía según la LISOS, y puede acompañarse de liquidación de cuotas. Ignorar un requerimiento lo convierte en acta. **¿Cuánto plazo hay para alegar contra un acta de infracción?** Quince días hábiles desde la notificación, aportando la prueba documental que acredite el cumplimiento o la corrección. Contra la resolución cabe recurso de alzada en un mes y después recurso contencioso-administrativo. **¿Puede el inspector hablar con los trabajadores sin la empresa?** Sí. El inspector puede interrogar en privado a los trabajadores presentes sobre horarios, horas extraordinarias y registro de jornada, y sus declaraciones tienen peso en la actuación. La empresa no puede impedirlo ni aleccionar a la plantilla. ## Conclusión La Inspección de Trabajo pide en una pyme una lista conocida de documentos, empezando por el registro de jornada, habla con los trabajadores y contrasta lo que ve con lo que la empresa tiene escrito. Un requerimiento se cierra cumpliéndolo en plazo; un acta se recurre con pruebas en quince días hábiles. Lo que decide el resultado es tener esa lista lista antes de la visita, no después. Si quieres que el registro de jornada, los documentos firmados y las nóminas salgan del sistema en cinco minutos, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Horas extraordinarias en la pyme: límite de 80 horas, pago o compensación, registro y sanciones URL: https://lapsowork.com/blog/horas-extraordinarias-pyme-limite-pago-compensacion-registro/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Qué son las horas extraordinarias según el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores, el límite de 80 horas al año y sus excepciones, cuándo son voluntarias, cómo se pagan o compensan con descanso, el registro diario obligatorio, qué pasa en el tiempo parcial y qué sanciones aplica la Inspección. Las **horas extraordinarias** son el punto donde el registro de jornada se convierte en dinero. Desde que las empresas registran la jornada cada día, las horas que antes se hacían y se olvidaban aparecen en un informe, y la Inspección de Trabajo las cruza con la nómina en cada visita. En una pyme el problema rara vez es la mala fe: es no saber con precisión qué es hora extraordinaria, cuál es el límite, si hay que pagarlas o se pueden compensar, cómo se registran y qué ocurre con los contratos a tiempo parcial. Esta guía responde a todo eso con el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores y la Ley de Infracciones y Sanciones en la mano. ## Qué es una hora extraordinaria Según el artículo 35.1 del Estatuto, es **cada hora de trabajo que se realiza sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo** fijada por el convenio o el contrato. Como la jornada se computa en promedio anual, una semana de 42 horas no genera necesariamente horas extra si el convenio permite distribución irregular y esas horas se compensan dentro del periodo de referencia; lo que cuenta es superar la jornada ordinaria pactada en el cómputo aplicable. Por eso la primera pregunta no es «¿cuántas horas ha hecho esta semana?» sino «¿cuál es su jornada ordinaria y en qué periodo se computa?». Hay dos clases: - **Horas extraordinarias comunes**: las voluntarias o pactadas para atender picos de trabajo. - **Horas extraordinarias por fuerza mayor** (art. 35.3): las necesarias para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes. Son obligatorias, no computan en el límite anual y se compensan igual que las demás. ## El límite: 80 horas al año El artículo 35.2 fija un máximo de **80 horas extraordinarias al año** por trabajador. Para los contratos de duración inferior al año, el límite se reduce en proporción. Dos matices importan: - **No computan** para ese límite las horas extraordinarias **compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes** a su realización, ni las de fuerza mayor. - El convenio puede fijar un límite inferior, pero no superior. Es decir, una empresa que compensa las horas extra con descanso en cuatro meses no consume el límite; la que las paga, sí. Superar las 80 horas pagadas es una infracción, con independencia de que se hayan abonado correctamente. ## Voluntariedad La realización de horas extraordinarias es **voluntaria**, salvo que su realización se haya pactado en convenio colectivo o en el contrato individual de trabajo, dentro del límite legal, y salvo las de fuerza mayor. Un trabajador puede negarse a hacer horas extra no pactadas sin consecuencias disciplinarias, y conviene que la política interna lo diga. ## Pago o compensación con descanso El artículo 35.1 deja la elección al convenio o, en su defecto, al contrato individual: las horas extraordinarias se **abonan** en la cuantía que se fije, que **no puede ser inferior al valor de la hora ordinaria**, o se **compensan con tiempo equivalente de descanso retribuido**. Si no hay pacto, se entiende que se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes. Consecuencias prácticas: - Hay que saber cuánto vale la **hora ordinaria** de cada persona (salario anual entre horas anuales de jornada) para no pagar por debajo. - La compensación en descanso debe **disfrutarse dentro de los cuatro meses**; pasado ese plazo, las horas no compensadas se pagan y computan en el límite. - Las horas extra pagadas **cotizan** a la Seguridad Social con una cotización adicional propia, distinta según sean de fuerza mayor o no, y tributan como salario. - El convenio puede fijar recargos sobre la hora ordinaria; el Estatuto solo fija el suelo. ## Registro obligatorio y copia al trabajador El artículo 35.5 obliga a que la jornada de cada trabajador se **registre día a día** y se **totalice en el periodo fijado para el abono de las retribuciones**, entregando **copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente**. Es una obligación distinta y anterior al registro general de jornada del artículo 34.9: el registro general acredita la jornada; el resumen mensual de horas extraordinarias acredita cuántas se han hecho y cómo se han compensado. Sin registro, la carga de la prueba en un juicio se vuelve contra la empresa y la Inspección estima las horas. ## Tiempo parcial: no hay horas extraordinarias Los trabajadores a **tiempo parcial no pueden realizar horas extraordinarias**, salvo las de fuerza mayor (art. 12.4.c del Estatuto). Lo que existe son las **horas complementarias** (art. 12.5): pactadas por escrito, hasta el 30 % de las horas ordinarias del contrato (ampliable al 60 % por convenio), con preaviso de tres días, y las voluntarias hasta el 15 % (ampliable al 30 %) en contratos indefinidos, siempre que la jornada no sea inferior a diez horas semanales en cómputo anual. Registrar horas extra en un contrato parcial es un error frecuente que la Inspección reclasifica como jornada real superior a la pactada. ## Sanciones - **No registrar la jornada o el resumen de horas extraordinarias**, y **superar el límite de 80 horas** o los límites de jornada y descanso, son infracciones **graves** en materia de relaciones laborales (artículo 7.5 de la LISOS), sancionadas con entre 751 y 7.500 euros según el grado, con las cuantías del Real Decreto 306/2024. - **No pagar o pagar por debajo del valor de la hora ordinaria** genera además la reclamación del trabajador por las diferencias, con recargo e intereses, y la regularización de cotizaciones con la Seguridad Social. - Si las horas extra no declaradas encubren una jornada real superior a la contratada, la Inspección puede exigir el alta o la regularización de la jornada y las cotizaciones correspondientes. La tabla completa está en [sanciones por no cumplir el control horario](/blog/sanciones-control-horario-2026/). ## Cómo gestionarlas sin problemas 1. **Definir la jornada ordinaria de cada persona** y su periodo de cómputo según el convenio, y configurarla en el sistema. 2. **Decidir en política interna** si se compensan con descanso o se pagan, con qué recargo si el convenio lo fija y cómo se autorizan: la hora extra no autorizada también es hora extra si la empresa la conoce y la consiente. 3. **Registrar día a día** con el control horario, de modo que el sistema calcule las horas por encima de la ordinaria sin intervención manual. 4. **Vigilar el límite**: alerta cuando una persona se acerque a las 80 horas pagadas en el año, y a los cuatro meses para las pendientes de compensar. 5. **Cerrar el mes**: resumen de horas extraordinarias por persona al recibo de salarios y a la gestoría, con lo pagado y lo compensado. 6. **Actuar sobre la causa**: horas extra estructurales indican falta de personal o mala organización, y son la fuga silenciosa de talento que describimos en [retención de talento en pymes](/blog/retencion-de-talento-pymes-10-ideas-sin-presupuesto/). ## Cómo lo hace LapsoWork El [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) registra la jornada con sellado de tiempo, calcula las horas efectivas frente a la jornada ordinaria configurada para cada persona, muestra las horas extraordinarias y las desviaciones en los informes por centro, equipo o empleado, y exporta el resumen mensual en PDF y CSV auditados para el recibo y para la gestoría. En el plan Avanzado, el [módulo de turnos](/soluciones/software-turnos/) aplica las reglas de descanso del convenio a los cuadrantes. Desde 2 € por empleado y mes, sin permanencia. ## Preguntas frecuentes **¿Cuál es el límite legal de horas extraordinarias?** Ochenta horas al año por trabajador, según el artículo 35.2 del Estatuto de los Trabajadores, reducidas en proporción en los contratos de menos de un año. No computan para ese límite las horas compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes ni las de fuerza mayor. El convenio puede fijar un límite inferior. **¿Las horas extraordinarias se pagan o se compensan con descanso?** Lo que fije el convenio o, en su defecto, el contrato: se pagan al menos al valor de la hora ordinaria o se compensan con descanso retribuido equivalente. Si no hay pacto, se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. **¿Es obligatorio hacer horas extraordinarias?** No, salvo que se hayan pactado en convenio colectivo o en el contrato dentro del límite legal, y salvo las horas extraordinarias por fuerza mayor para prevenir o reparar siniestros y daños urgentes, que sí son obligatorias. **¿Puede un trabajador a tiempo parcial hacer horas extraordinarias?** No, salvo las de fuerza mayor. En el tiempo parcial existen las horas complementarias del artículo 12.5 del Estatuto, pactadas por escrito y con límites del 30 % de las horas ordinarias (ampliable al 60 % por convenio) más un 15 % de voluntarias en contratos indefinidos (ampliable al 30 %). **¿Hay que entregar al trabajador un resumen de sus horas extraordinarias?** Sí. El artículo 35.5 exige registrar la jornada día a día, totalizarla en el periodo de abono de las retribuciones y entregar copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente. Es una obligación distinta del registro general de jornada del artículo 34.9. ## Conclusión Las horas extraordinarias tienen reglas claras: por encima de la jornada ordinaria, máximo 80 pagadas al año, voluntarias salvo pacto, pagadas al menos como la hora ordinaria o compensadas en cuatro meses, registradas día a día con resumen mensual al trabajador, y nunca en el tiempo parcial. Cumplirlas exige un registro que las calcule solo y una política que diga qué se hace con ellas. Si quieres ver las tuyas con datos, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Fichar con geolocalización: qué permite la LOPDGDD y cómo hacerlo sin sanción URL: https://lapsowork.com/blog/fichar-con-geolocalizacion-que-permite-la-lopdgdd/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Cuándo puede una empresa usar la geolocalización en el fichaje según el artículo 90 de la LOPDGDD y el artículo 20.3 del Estatuto: información previa a la plantilla y a la representación, proporcionalidad, solo en el momento de fichar y en tiempo de trabajo, sin seguimiento continuo, evaluación de impacto, teletrabajo y dispositivos personales, y qué mira la AEPD. Cuando el fichaje se hace desde el móvil, la pregunta llega sola: ¿puede la empresa saber **desde dónde** ficha cada persona? La respuesta legal es que sí, con condiciones, y que la diferencia entre un fichaje con geolocalización correcto y una sanción de la Agencia Española de Protección de Datos está en los detalles: qué se captura, cuándo, para qué, quién lo sabe y qué se hace con ello. Esta guía explica lo que permite el **artículo 90 de la LOPDGDD**, cómo lo interpreta la AEPD, qué exige el teletrabajo y cómo configurar el fichaje con geolocalización para que sea proporcional, transparente y útil. ## La base legal: artículo 90 de la LOPDGDD y artículo 20.3 del Estatuto El artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores permite al empresario adoptar las medidas de vigilancia y control que estime oportunas para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, respetando la dignidad del trabajador. El **artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018** concreta ese poder para la geolocalización: - Los empleadores **pueden tratar los datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización** para ejercer las funciones de control del artículo 20.3, **dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo**. - Con carácter **previo**, el empleador debe **informar de forma expresa, clara e inequívoca** a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, acerca de la **existencia y características** de los dispositivos, y también acerca del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión. Es decir: la ley no exige el consentimiento del trabajador, porque la base jurídica es el interés legítimo del empresario en el control laboral, pero sí exige **información previa**, **finalidad de control laboral** y **límites**. Esos límites los pone el RGPD con sus principios de minimización, limitación de la finalidad y proporcionalidad, y la AEPD con sus resoluciones. ## Qué considera proporcional la AEPD De las resoluciones y guías de la Agencia sobre geolocalización de trabajadores se extraen criterios claros: - **Finalidad concreta**: comprobar el lugar desde el que se ficha o la presencia en el centro o en el puesto asignado es una finalidad legítima; conocer los desplazamientos de la persona a lo largo del día no lo es, salvo en actividades donde el desplazamiento es el trabajo (flotas, rutas, servicios a domicilio) y con sus propias garantías. - **Solo en tiempo de trabajo**: la geolocalización fuera de la jornada, en descansos o en vacaciones es ilícita. Un sistema que rastrea fuera del horario vulnera la intimidad y la desconexión digital. - **Captura puntual frente a seguimiento continuo**: registrar la posición **en el momento del fichaje** es proporcional para verificar la presencia; un seguimiento continuo de la ubicación exige una justificación mucho mayor y raramente la tiene en trabajos de oficina. - **Minimización**: si basta con saber que la persona está en el centro, no hace falta guardar coordenadas exactas; una comprobación de que se ficha dentro del perímetro del centro cumple la finalidad con menos dato. - **Dispositivos personales**: si el fichaje se hace desde el móvil del trabajador, la aplicación debe limitarse estrictamente al fichaje, no puede acceder a otros datos del dispositivo y la empresa no puede exigir la geolocalización activa permanente. La política de uso de dispositivos del artículo 87 de la LOPDGDD debe recogerlo. - **Información y transparencia**: cláusula informativa específica, política de fichaje publicada, información a la representación y respuesta a los derechos de acceso y supresión. - **Evaluación de impacto**: cuando la geolocalización suponga una observación sistemática de los trabajadores, la evaluación de impacto en protección de datos del artículo 35 del RGPD es exigible; en un fichaje puntual conviene al menos un análisis de riesgos documentado. - **Conservación limitada**: la ubicación del fichaje se conserva el tiempo necesario para la finalidad y para el registro de jornada, con acceso restringido. ## Teletrabajo: el caso más delicado En el trabajo a distancia el domicilio del trabajador es su espacio privado, y la Ley 10/2021 prohíbe expresamente las medidas de control que vulneren la intimidad. Geolocalizar a quien teletrabaja para comprobar que está en casa es, con carácter general, desproporcionado: el registro de jornada se cumple con el fichaje en la aplicación sin ubicación, y la actividad se acredita por el trabajo, no por la posición. Si se usa geolocalización en teletrabajo, debe ser **opcional**, informada y limitada al fichaje, y el acuerdo de trabajo a distancia debe recogerlo, como explicamos en [teletrabajo en España: obligaciones](/blog/teletrabajo-espana-obligaciones-2026/). ## Cómo configurar un fichaje con geolocalización que cumpla 1. **Definir la finalidad por escrito**: verificar el centro o el lugar de trabajo en el momento del fichaje, nada más. 2. **Elegir el nivel de dato mínimo**: comprobación de perímetro por centro en lugar de coordenadas exactas cuando sea suficiente; si se guardan coordenadas, solo las del instante del fichaje. 3. **Solo al fichar y solo en jornada**: la aplicación no registra ubicación en ningún otro momento y lo documenta. 4. **Informar antes de activarlo**: cláusula informativa a cada trabajador, comunicación a la representación, actualización de la política de fichaje y de la de dispositivos, y registro de la información dada. 5. **Excluir o hacer opcional el teletrabajo**, y no exigir la geolocalización en dispositivos personales fuera del acto de fichar. 6. **Evaluación de impacto o análisis de riesgos** documentado, según el alcance. 7. **Acceso restringido y conservación limitada**: quién ve la ubicación, para qué y durante cuánto tiempo. 8. **Alternativa**: prever cómo ficha quien no puede o no quiere activar la ubicación en un dispositivo personal (tablet del centro, web, tarjeta), sin perjuicio para la persona. 9. **Revisión periódica** y registro de actividades de tratamiento actualizado. ## Qué sanciona la AEPD y la Inspección - **Geolocalizar sin informar** de forma expresa y previa, o hacerlo fuera de la jornada, o con un seguimiento continuo desproporcionado, son infracciones del RGPD que la AEPD sanciona con multas que, en el caso de las infracciones por falta de base jurídica o de información, pueden ser muy elevadas, además de la orden de cesar el tratamiento. - **No informar a la representación** de los trabajadores vulnera el artículo 90 y el artículo 64 del Estatuto sobre el derecho de información y consulta en materia de control laboral. - **Usar la ubicación con fines distintos** del control laboral (por ejemplo, disciplinarios por lo que la persona hizo fuera del trabajo) convierte el tratamiento en ilícito y la prueba en inadmisible. - Y la otra cara: un registro de jornada sin fiabilidad tampoco sirve. Fichar desde el móvil es legal y suficiente, como explicamos en [fichar con el móvil: ¿es legal?](/blog/fichar-con-movil-es-legal/); la geolocalización es un añadido para casos concretos, no un requisito. ## Cuándo tiene sentido y cuándo no **Tiene sentido** en obras, servicios a domicilio, mantenimiento en campo, limpieza en varios centros, comercio con varias tiendas: allí donde la empresa necesita saber en qué centro o en qué cliente se ha prestado el servicio, y el fichaje en el lugar acredita la jornada y permite imputar horas por centro o por cliente. **No tiene sentido** en oficinas con un solo centro, donde el fichaje web o en tablet ya acredita la presencia, ni en teletrabajo, donde la ubicación es el domicilio. Activar la geolocalización «por si acaso» es el error que más resoluciones de la AEPD ha producido. ## Cómo lo hace LapsoWork En el [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) de LapsoWork la geolocalización es una opción que la empresa activa cuando la necesita: se captura únicamente en el momento del fichaje, nunca hay seguimiento continuo, y en el [módulo de teletrabajo](/soluciones/software-teletrabajo/) es opcional. Cada fichaje lleva sellado de tiempo y trazabilidad, y los informes se exportan en PDF y CSV auditados. La cláusula informativa y la política de fichaje se publican en el gestor documental con firma de recepción de cada persona. Desde 2 € por empleado y mes. ## Preguntas frecuentes **¿Es legal fichar con geolocalización?** Sí, con condiciones. El artículo 90 de la LOPDGDD permite tratar datos de geolocalización para el control laboral del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, siempre que se informe de forma expresa, clara y previa a los trabajadores y a sus representantes, con una finalidad concreta, en tiempo de trabajo y de forma proporcional. No hace falta el consentimiento del trabajador, pero sí la información previa y los límites del RGPD. **¿Puede la empresa rastrear la ubicación del trabajador durante toda la jornada?** Solo cuando el desplazamiento es el trabajo (flotas, rutas, servicios) y con garantías propias. Para verificar la presencia basta con registrar la ubicación en el momento del fichaje; un seguimiento continuo en trabajos que no lo requieren es desproporcionado y la AEPD lo sanciona. Fuera de la jornada, nunca. **¿Puede la empresa exigir la geolocalización en el móvil personal del trabajador?** Puede pedir que la aplicación de fichaje capture la ubicación en el acto de fichar, con información previa y sin acceder a otros datos del dispositivo, pero no exigir la ubicación activa de forma permanente ni fuera del fichaje, y debe ofrecer una alternativa a quien no quiera usar su dispositivo personal. **¿Se puede geolocalizar a quien teletrabaja?** Con carácter general no es proporcionado: el domicilio es espacio privado, la Ley 10/2021 prohíbe controles que vulneren la intimidad y el registro de jornada se cumple con el fichaje sin ubicación. Si se usa, debe ser opcional, informada, limitada al fichaje y recogida en el acuerdo de trabajo a distancia. **¿Hay que hacer una evaluación de impacto para fichar con geolocalización?** Es exigible cuando la geolocalización suponga una observación sistemática de los trabajadores. Para un fichaje puntual conviene un análisis de riesgos documentado, la cláusula informativa, la actualización del registro de actividades de tratamiento y la limitación de acceso y conservación. ## Conclusión Fichar con geolocalización es legal cuando se informa antes, se captura solo en el momento de fichar y en tiempo de trabajo, se limita a lo necesario para verificar el lugar de trabajo, se excluye o se hace opcional en teletrabajo y se documenta el análisis de riesgos. Activarla por defecto o rastrear fuera de horario es la vía más corta a una sanción de la AEPD. Si tus equipos trabajan en varios centros o en ruta y quieres un fichaje con ubicación que cumpla, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Distribución irregular de la jornada y bolsa de horas: el 10 % del artículo 34.2 y cómo registrarla URL: https://lapsowork.com/blog/distribucion-irregular-jornada-10-por-ciento-bolsa-de-horas/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Qué permite el artículo 34.2 del Estatuto de los Trabajadores: distribuir de forma irregular hasta el 10 % de la jornada anual sin acuerdo, con preaviso de cinco días, respetando descansos y compensando las diferencias en doce meses; qué añade el convenio con las bolsas de horas, cómo se registra y cómo evitar que se convierta en horas extraordinarias encubiertas. Hay negocios en los que la carga de trabajo no es la misma en marzo que en agosto, ni el lunes que el viernes: campañas, temporada, cierres de mes, pedidos que llegan de golpe. Para ellos el Estatuto de los Trabajadores prevé la **distribución irregular de la jornada**: la posibilidad de concentrar más horas en unos periodos y menos en otros sin que las horas de más sean extraordinarias, siempre que en el cómputo anual se respete la jornada pactada. Es una herramienta legal, poco conocida en las pymes y muy mal usada cuando se conoce, porque exige preaviso, límites, compensación en plazo y, sobre todo, un registro que demuestre que las horas cuadran. Esta guía explica qué permite el artículo 34.2, qué añaden los convenios con las **bolsas de horas** y cómo gestionarlo sin que acabe en horas extraordinarias encubiertas. ## Qué dice el artículo 34.2 del Estatuto El artículo 34.2 establece que, mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y la representación de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. Y añade la regla que interesa a las pymes sin convenio específico ni acuerdo: **en defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el 10 % de la jornada de trabajo**. Con tres condiciones inseparables: 1. **Respetar los periodos mínimos de descanso diario y semanal** previstos en la ley: doce horas entre jornadas y día y medio de descanso semanal ininterrumpido, acumulable por periodos de hasta catorce días, además de los límites de jornada diaria del convenio. 2. **Preaviso mínimo de cinco días** al trabajador del día y la hora de la prestación resultante de la distribución irregular. 3. **Compensación de las diferencias** entre la jornada realizada y la duración máxima legal o pactada: exigible según lo acordado en convenio o acuerdo y, en su defecto, **en el plazo de doce meses desde que se producen**. Es decir: la empresa puede pedir a una persona con jornada de 40 horas que haga 44 una semana de campaña y 36 otra de menos trabajo, sin que las cuatro horas de más sean extraordinarias, si se lo avisa con cinco días, respeta los descansos, no supera el 10 % de su jornada anual en horas movidas y le devuelve la diferencia en doce meses. ## Qué es el 10 % y cómo se calcula El 10 % se refiere a la **jornada anual** de cada trabajador. Con una jornada de 1.750 horas anuales, la empresa puede mover hasta 175 horas al año: distribuirlas de forma distinta a la ordinaria, no añadirlas. Si el trabajador acaba el año con más horas que las 1.750 pactadas, esas horas son extraordinarias, con su límite de 80 y su régimen de pago o compensación, como explicamos en [horas extraordinarias en la pyme](/blog/horas-extraordinarias-pyme-limite-pago-compensacion-registro/). Para los contratos a **tiempo parcial**, la distribución irregular exige que se haya pactado en el contrato la posibilidad de distribuir la jornada de forma irregular, y las horas de más que no se compensen se tratan como complementarias, con sus propios límites. ## Lo que añade el convenio: las bolsas de horas Muchos convenios sectoriales y de empresa desarrollan el artículo 34.2 con una **bolsa de horas**: un saldo por trabajador que la empresa puede usar en picos y el trabajador recuperar en valles, con reglas propias que sustituyen a las legales: - Un **porcentaje distinto del 10 %**, superior o inferior. - **Preavisos** más largos o más cortos, y a veces la exigencia de comunicarlo a la representación. - **Límites diarios y semanales** de la jornada resultante. - **Periodos de compensación** distintos de los doce meses, y reglas para el saldo pendiente al terminar el año o el contrato (pago como extraordinarias, disfrute en fechas concretas). - **Compensaciones adicionales**: pluses por hora movida, recuperación con coeficiente o días completos de descanso. - **Motivos** que justifican el uso de la bolsa y colectivos excluidos. Cuando hay convenio, se aplica el convenio; el 10 % legal es el suelo para quien no tiene nada pactado. ## La diferencia entre distribución irregular y horas extraordinarias encubiertas Es la frontera que la Inspección de Trabajo mira, y se cruza en cuatro casos: - **Sin preaviso**: horas de más pedidas el mismo día no son distribución irregular; son horas extraordinarias. - **Sin compensación en plazo**: si a los doce meses (o al plazo del convenio) las horas no se han devuelto en descanso, son extraordinarias y hay que pagarlas y computarlas en el límite de 80. - **Superando el 10 %** o el porcentaje del convenio: el exceso es extraordinario. - **Sin registro**: si el registro de jornada no permite ver las horas movidas y su compensación, la Inspección no da por acreditada la distribución irregular y estima horas extraordinarias no pagadas. Por eso la distribución irregular sin un registro de jornada que lleve el saldo por persona es una fuente de actas, no de flexibilidad. Las sanciones son las del artículo 7.5 de la LISOS, de 751 a 7.500 euros, más las diferencias salariales, como detallamos en [sanciones por no cumplir el control horario](/blog/sanciones-control-horario-2026/). ## Cómo aplicarla en una pyme, paso a paso 1. **Lee el convenio**: si regula la distribución irregular o una bolsa de horas, sus reglas mandan. 2. **Documenta la política**: porcentaje disponible, preaviso, límites diarios y semanales, cómo se comunica, cómo se compensa y en qué plazo, y qué pasa con el saldo al final del año. Si hay representación, acuérdalo con ella. 3. **Calcula el 10 % por persona** sobre su jornada anual, y menos para quien no lleva el año completo. 4. **Preavisa con cinco días** como mínimo, por escrito o por la app, indicando día y hora de la jornada modificada. 5. **Registra cada hora movida** en el registro de jornada, con su carácter de distribución irregular, y lleva el **saldo por persona**: horas de más pendientes de compensar y fecha límite. 6. **Compensa dentro del plazo**, preferiblemente en jornadas completas o en las fechas que el trabajador pida, y regístralo. 7. **Vigila los descansos**: doce horas entre jornadas y el descanso semanal, con alertas cuando un cuadrante los rompa. 8. **Cierra el año**: saldos a cero o tratados como diga el convenio; lo que no se compensó es hora extraordinaria. ## Cómo lo hace LapsoWork El [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) registra la jornada real de cada persona frente a su jornada ordinaria y muestra las desviaciones acumuladas, de modo que el saldo de la distribución irregular se lee en el informe por empleado; el [módulo de turnos](/soluciones/software-turnos/) del plan Avanzado permite planificar cuadrantes con horarios flexibles, rotativos o por tramos y reglas de descanso según convenio, publicarlos con antelación desde la app (el preaviso de cinco días queda registrado) y ver la cobertura por semana; y los informes se exportan en PDF y CSV auditados para acreditar ante la Inspección que las horas movidas se compensaron en plazo. Cómo diseñar los cuadrantes lo contamos en [cómo hacer un cuadrante de turnos](/blog/como-hacer-un-cuadrante-de-turnos/). ## Preguntas frecuentes **¿Qué es la distribución irregular de la jornada?** La posibilidad de repartir la jornada anual de forma desigual a lo largo del año, concentrando más horas en unos periodos y menos en otros, sin que las horas de más sean extraordinarias, siempre que en el cómputo anual se respete la jornada pactada. La regula el artículo 34.2 del Estatuto de los Trabajadores y la desarrollan los convenios. **¿Cuánto puede distribuir la empresa de forma irregular sin acuerdo?** El 10 % de la jornada anual de cada trabajador, en defecto de convenio o acuerdo que fije otro porcentaje, respetando los descansos diario y semanal, con preaviso mínimo de cinco días y compensando las diferencias en el plazo de doce meses desde que se producen. **¿Qué preaviso hay que dar en la distribución irregular de la jornada?** Cinco días como mínimo, salvo que el convenio fije otro plazo. El trabajador debe conocer el día y la hora de la prestación resultante con esa antelación; sin preaviso, las horas de más son extraordinarias. **¿Qué es una bolsa de horas?** El desarrollo que hacen muchos convenios de la distribución irregular: un saldo de horas por trabajador que la empresa puede usar en picos de trabajo y el trabajador recuperar en periodos de menor actividad, con reglas propias de porcentaje, preaviso, límites, compensación y tratamiento del saldo al final del año. Cuando existe, sus reglas sustituyen a las legales. **¿Qué pasa con las horas de la distribución irregular que no se compensan?** Se convierten en horas extraordinarias: hay que pagarlas al menos al valor de la hora ordinaria o compensarlas como tales, computan en el límite anual de 80 horas y, si no se registraron correctamente, la Inspección las estima y sanciona. ## Conclusión La distribución irregular de la jornada permite absorber picos de trabajo sin horas extraordinarias si se cumplen sus cuatro condiciones: dentro del 10 % o del porcentaje del convenio, con cinco días de preaviso, respetando descansos y compensando en doce meses. La bolsa de horas del convenio la afina, y el registro de jornada con saldo por persona es lo que la separa de las horas extraordinarias encubiertas. Si tu negocio tiene temporada y quieres usar esta herramienta con los datos a la vista, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Sanciones por no cumplir el control horario en 2026: tabla vigente y qué propone el nuevo real decreto URL: https://lapsowork.com/blog/sanciones-control-horario-2026/ Publicado: 2026-04-22 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Tabla de sanciones vigente por incumplir el registro de jornada (LISOS actualizada por el RD 306/2024: de 751 a 7.500 € por infracción grave), qué propone el real decreto de registro horario digital aún sin publicar, qué revisa la Inspección de Trabajo y cómo evitar el acta. Las **sanciones por no cumplir el control horario** son hoy las que fija la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS): no registrar la jornada es una infracción grave que la Inspección de Trabajo sanciona con entre 751 y 7.500 euros, a lo que se suma casi siempre la reclamación de las horas extraordinarias no pagadas. El real decreto de registro horario digital que tramita el Gobierno propone cambiar ese esquema y sancionar **por trabajador afectado, con hasta 10.000 euros**, pero a 15 de septiembre de 2026 **sigue sin publicarse en el BOE**. En este artículo separamos lo vigente de lo propuesto, damos la tabla completa de cuantías, explicamos qué revisa la Inspección cuando visita una pyme y cómo evitar el acta. ## Marco legal: lo que está en vigor y lo que está en tramitación - **Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores** (Real Decreto-ley 8/2019): obligación de registrar cada día la jornada de cada trabajador, conservar los registros cuatro años y tenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección. En vigor desde el 12 de mayo de 2019. - **LISOS, artículo 7.5**: tipifica como infracción grave la transgresión de las normas sobre registro de jornada; el artículo 40 fija las cuantías, actualizadas por el Real Decreto 306/2024 con efectos desde el 1 de mayo de 2024. - **Ley 10/2021 de trabajo a distancia**: obligaciones específicas para el teletrabajo, sancionables también por la LISOS. - **Real decreto de registro horario digital**: en tramitación. Exigirá registro exclusivamente digital, inalterable y accesible en remoto para la Inspección, y propone sanciones por trabajador. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026 y el Ministerio de Trabajo anunció el 9 de septiembre que lo aprobará «con carácter inmediato», sin fecha. Explicamos su contenido en [la nueva ley de fichaje digital: en qué punto está](/blog/nueva-ley-fichaje-digital-2026/). ## Tabla de sanciones vigente por el registro de jornada La ausencia de registro, el registro incompleto o el registro poco fiable son una **infracción grave**. La Inspección gradúa la sanción según criterios como el número de trabajadores afectados, la reincidencia, la intencionalidad o el perjuicio causado. | Infracción | Grado | Cuantía | Escenario habitual | |---|---|---|---| | Grave (art. 7.5 LISOS) | Mínimo | 751 € – 1.500 € | Registro incompleto o con fallos puntuales en pocos trabajadores | | Grave | Medio | 1.501 € – 3.750 € | Sistema existente pero poco fiable o con fallos reiterados | | Grave | Máximo | 3.751 € – 7.500 € | Ausencia de registro en toda o gran parte de la plantilla | Las infracciones **muy graves** de la LISOS (por ejemplo, la obstrucción a la labor inspectora o determinadas conductas en materia de Seguridad Social) tienen cuantías de 7.501 a 30.000 euros en grado mínimo, de 30.001 a 120.005 en grado medio y de 120.006 a 225.018 en grado máximo. No registrar la jornada no es, por sí mismo, una infracción muy grave. Lo que sí multiplica el coste es lo que suele acompañar al acta: - **Horas extraordinarias no registradas ni pagadas**: la Inspección las estima, la empresa debe abonarlas con sus cotizaciones y, si superan el límite legal, hay una infracción grave adicional. - **Un acta por cada obligación incumplida** detectada en la visita: registro de jornada, acuerdo de teletrabajo, calendario laboral no expuesto, etc. - **La reclamación laboral** del trabajador, que con el registro en contra o inexistente suele prosperar. ## Lo que propone el real decreto: sanción por trabajador El texto en tramitación cambia la lógica de «una multa por empresa» a «una multa por trabajador cuyo registro no cumple», con importes de **hasta 10.000 euros por trabajador**. Con esa regla, una pyme de 30 empleados que fichara en papel podría enfrentarse en teoría a un máximo muy superior al de la tabla vigente. Es la novedad que más se ha difundido y también la que el Consejo de Estado cuestionó, junto con el plazo de entrada en vigor de solo veinte días. Hasta que se publique en el BOE, **no se aplica**: las actas se levantan con la tabla de la LISOS. ## Otras sanciones que la Inspección cruza con el fichaje ### Canal de denuncias (Ley 2/2023), empresas de 50 o más empleados | Infracción (personas jurídicas) | Cuantía | |---|---| | Muy grave: no disponer de sistema interno de información, represalias contra el informante o vulnerar la confidencialidad | 600.001 € – 1.000.000 € | | Grave | 100.001 € – 600.000 € | | Leve | 1.001 € – 100.000 € | La autoridad competente es la Autoridad Independiente de Protección del Informante, que además puede imponer amonestación pública y prohibición de subvenciones hasta cuatro años. Tenemos el detalle en [sanciones por no contar con canal de denuncias](/blog/canal-de-denuncias-obligatorio/). ### Teletrabajo (Ley 10/2021) | Infracción | Cuantía | |---|---| | No formalizar por escrito el acuerdo de trabajo a distancia | 751 € – 7.500 € (grave) | | No compensar los gastos del teletrabajo | 751 € – 7.500 € (grave) | | No garantizar el derecho a la desconexión digital | 751 € – 7.500 € (grave) | Explicamos las obligaciones en [teletrabajo en España: obligaciones legales](/blog/teletrabajo-espana-obligaciones-2026/). ## Qué revisa la Inspección cuando visita una pyme 1. **Los registros de una muestra de trabajadores** del último periodo: que haya registro todos los días laborables, que cuadre con la jornada del contrato y que no haya incoherencias. 2. **La fiabilidad del soporte**: si el registro se puede modificar sin dejar rastro, si hay trazabilidad de correcciones y si se conserva cuatro años. Un registro editable sin traza no se da por fiable. 3. **El contraste con las nóminas**: horas registradas frente a horas pagadas. Las diferencias son horas extraordinarias no abonadas. 4. **Entrevistas a trabajadores**: si fichan todos los días, si les han pedido firmar registros «en blanco» o corregidos, si hacen horas que no cobran. Sus declaraciones pesan. 5. **El resto de obligaciones** que se ven en la misma visita: calendario laboral expuesto, acuerdos de teletrabajo, canal de denuncias si hay 50 o más empleados. ## Cómo evitar el acta - **Registro digital con trazabilidad**, aunque el real decreto no esté publicado: es lo que la Inspección da por fiable y lo que evitará cambiar de sistema con plazo. - **Formación breve a mandos intermedios**: buena parte de las actas nacen de un encargado que pide fichar «en bloque» o corregir a mano. - **Política interna escrita** que el empleado conoce al incorporarse: cómo se ficha, qué hacer si olvida fichar, cómo se piden correcciones, cómo se compensan las horas extraordinarias. - **Revisión periódica** de los registros de una muestra de empleados para detectar huecos y desviaciones antes que la Inspección. - **Atender el requerimiento**: muchas visitas terminan en un requerimiento con plazo para subsanar, no en sanción. Subsanar en plazo y con pruebas reduce o evita el acta. ## Preguntas frecuentes **¿Cuál es la multa por no llevar el registro de jornada?** Hoy es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionada con entre 751 y 7.500 euros según el grado (mínimo, medio o máximo), con las cuantías actualizadas por el Real Decreto 306/2024. A la multa se suele sumar el abono de las horas extraordinarias no registradas. La sanción de hasta 10.000 euros por trabajador es una propuesta del real decreto de registro horario digital, todavía sin publicar. **¿Se multa por empresa o por trabajador?** Con la normativa vigente, la sanción es por infracción, graduada según el número de trabajadores afectados entre otros criterios, y la Inspección puede levantar un acta por cada obligación incumplida. El real decreto en tramitación propone sancionar por cada trabajador cuyo registro no cumpla, pero esa regla no está en vigor. **¿Puedo alegar que soy una pyme pequeña y no lo sabía?** El desconocimiento no exime: la obligación de registrar la jornada está en vigor desde mayo de 2019 y es la misma para todas las empresas. La buena fe y la subsanación rápida pueden llevar a un requerimiento en lugar de una sanción, o a un grado mínimo. **¿Cuánto tarda en prescribir una infracción por el registro de jornada?** Las infracciones en materia laboral prescriben a los tres años desde la fecha de la infracción, según el artículo 4 de la LISOS. La obligación de conservar los registros de jornada es de cuatro años. **¿Qué pasa si la Inspección viene por denuncia de un empleado?** Es un origen frecuente de las visitas. Si el registro no existe o no es fiable, a la sanción administrativa se suma la reclamación del trabajador por horas extraordinarias, que con el registro en contra suele prosperar. Un registro digital con trazabilidad es la mejor defensa en ambos frentes. ## Conclusión Incumplir el control horario cuesta hoy entre 751 y 7.500 euros por infracción grave, más las horas extraordinarias que la Inspección estime y las actas por el resto de obligaciones que revise en la misma visita. El real decreto de registro horario digital propone sanciones por trabajador de hasta 10.000 euros, pero sigue sin publicarse. Cumplir cuesta 720 euros al año para 30 empleados con el plan Básico de LapsoWork, y deja el registro listo para el texto que venga. Si quieres tenerlo en 48 horas, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/); y si prefieres comparar antes, tenemos la [tabla de precios de software de control horario para 30 empleados](/blog/mejor-software-control-horario-pyme-30-empleados-2026/). --- ## Cómo calcular el ROI de un software de RRHH en tu pyme (con ejemplo para 30 empleados) URL: https://lapsowork.com/blog/roi-software-rrhh-pyme-como-calcularlo/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Método para calcular el retorno de un software de RRHH en una pyme española: qué costes contar, qué ahorros medir, qué no inflar, y un ejemplo con 30 empleados y precios reales de LapsoWork que puedes rehacer con tus propias cifras. Un software de RRHH para una pyme cuesta entre unas decenas y unos cientos de euros al mes. La pregunta no es si es caro, sino si devuelve más de lo que cuesta, y eso se puede calcular con una hoja y diez minutos. En este artículo explicamos cómo calcular el **ROI de un software de RRHH** sin inflar cifras: qué costes hay que contar de verdad, qué ahorros se pueden medir, cuáles conviene dejar fuera y un ejemplo completo para una pyme de 30 empleados que puedes rehacer con tus propios datos. Si lo que buscas primero son los precios del mercado, tenemos la guía sobre [cuánto cuesta un software de RRHH para una pyme](/blog/cuanto-cuesta-software-rrhh-pyme/). ## La fórmula, sin misterio El retorno de la inversión se calcula así: **ROI = (beneficio anual − coste anual) / coste anual** Un ROI de 3 significa que por cada euro que pagas recuperas ese euro y ganas tres más. El complemento útil es el **plazo de recuperación**: cuántos meses tardan los ahorros en cubrir lo pagado. En un software por suscripción sin permanencia el plazo suele ser corto, porque no hay una inversión inicial que amortizar. Lo difícil no es la fórmula sino no engañarse en los dos lados: contar todos los costes y contar solo los ahorros que puedes medir. ## Lado del coste: todo lo que pagas 1. **Licencia.** Precio por empleado y mes multiplicado por los empleados activos y por doce. Con LapsoWork, 2 € por empleado y mes en el plan Básico y 3,50 € en el Avanzado, sin mínimo de plantilla. 2. **Implantación y migración.** Algunos proveedores cobran la configuración inicial y la migración de datos; otros la incluyen. Pregúntalo antes: en la guía de precios explicamos que es el coste oculto más frecuente. LapsoWork migra los datos de Excel o del software anterior sin coste. 3. **Tiempo interno de puesta en marcha.** Las horas que tu equipo dedica a configurar calendarios, dar de alta a la plantilla y formarse. Suelen ser pocas, pero cuéntalas: multiplica horas por el coste hora de quien las dedica. 4. **Permanencia.** No es un coste directo, pero sí un riesgo: un contrato anual que no puedes cancelar si el software no funciona es un coste potencial de doce meses. Sin permanencia, el riesgo es un mes. 5. **Módulos que activarás después.** Si sabes que necesitarás turnos o canal de denuncias en unos meses, calcula con el plan que los incluye, no con el de entrada. ## Lado del beneficio: solo lo que puedes medir ### Horas de administración que desaparecen Es el ahorro principal y el más fácil de medir. Apunta durante dos semanas cuánto tiempo dedica quien lleva el personal a: perseguir fichajes y cuadrar horas, gestionar solicitudes de vacaciones por WhatsApp o correo, repartir nóminas y recoger firmas, buscar contratos y certificados, y preparar la documentación cuando la pide la gestoría o la Inspección. Multiplica por 26 quincenas y por el coste hora de esa persona (salario bruto más cotizaciones, dividido por horas anuales). Ese es el ahorro bruto; réstale el tiempo que seguirá dedicando con el software, que no es cero. ### Errores que dejan de costar dinero Vacaciones mal descontadas que hay que recalcular, nóminas con variables mal comunicadas a la gestoría que se rehacen, documentos perdidos que se piden de nuevo. Cuenta los del último año y pon un coste a cada uno en horas y, si lo hubo, en dinero devuelto o pagado de más. Es un ahorro real, pero suele ser menor que el de las horas. ### Riesgo de sanción, con cabeza No llevar el registro de jornada es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionada con entre 751 y 7.500 euros. Es tentador poner la cifra máxima en la columna de beneficios; no lo hagas. Si quieres incluirla, usa un valor esperado: la multa que te tocaría multiplicada por la probabilidad que le des a una inspección en un año. Y recuerda que el software no elimina el riesgo; lo elimina fichar de verdad. Tenemos el detalle en la [tabla de sanciones del control horario](/blog/sanciones-control-horario-2026/). ### Lo que no conviene meter Retención del talento, clima laboral, productividad de los empleados o absentismo son efectos reales pero casi imposibles de atribuir al software con honestidad. Déjalos fuera del cálculo y menciónalos como beneficios no cuantificados. Un ROI que se sostiene solo con horas y errores es un ROI que puedes defender ante gerencia. ## Ejemplo: una pyme de 30 empleados Las cifras del ejemplo son supuestos para que veas el método; sustitúyelas por las tuyas. **Coste anual** - Licencia: 30 empleados × 2 € × 12 meses = **720 €** (plan Básico de LapsoWork). - Implantación y migración: 0 € (incluidas). - Tiempo interno de puesta en marcha: supongamos 6 horas a 20 €/hora = **120 €**, solo el primer año. - **Total primer año: 840 €.** Años siguientes: 720 €. **Beneficio anual** - Horas de administración: supongamos que quien lleva el personal dedica hoy 15 horas al mes a fichajes, vacaciones, nóminas y documentos, y que con el software pasa a 5. Ahorra 10 horas al mes, 120 al año, a 20 €/hora = **2.400 €**. - Errores evitados: supongamos 4 incidencias al año (vacaciones recalculadas, nóminas rehechas) a 2 horas cada una, más 300 € pagados de más en una de ellas = 160 € + 300 € = **460 €**. - Riesgo de sanción: supongamos una probabilidad del 10 % de inspección en el año y una multa en grado mínimo de 751 €: valor esperado **75 €**. Lo incluimos por completitud; podrías dejarlo a cero. - **Total: 2.935 €.** **Resultado** - ROI primer año: (2.935 − 840) / 840 = **2,5**. Por cada euro pagado, recuperas el euro y ganas dos y medio. - Plazo de recuperación: 840 € / (2.935 € / 12) = **3,4 meses**. - A partir del segundo año, con 720 € de coste, el ROI sube a 3,1. Si tus 15 horas al mes son en realidad 8, el ROI baja; si son 25, sube. Por eso el paso que importa es medir las horas actuales durante dos semanas, no copiar el ejemplo. ## Qué hacer con el resultado - **Si el ROI sale alto con horas realistas**, el software se paga solo y la discusión debe pasar a cuál elegir. Nuestra guía sobre los [diez errores al implantar un software de RRHH](/blog/errores-implantacion-software-rrhh/) ayuda a no perder el retorno en la implantación. - **Si sale ajustado**, revisa el lado del coste: un producto con implantación de pago y permanencia anual puede convertir un ROI positivo en negativo el primer año. Compara con precios públicos, como hicimos en la [comparativa de precios de software de RRHH](/blog/cuanto-cuesta-software-rrhh-pyme/). - **Después de implantar, vuelve a medir.** Las mismas dos semanas de apuntar horas, seis meses después, te dan el ROI real y no el previsto. Los [indicadores de recursos humanos](/blog/indicadores-de-recursos-humanos/) que puedes sacar del propio software completan la foto. ## Preguntas frecuentes **¿Cómo se calcula el ROI de un software de RRHH?** Restando al beneficio anual (horas de administración ahorradas, errores evitados y, con prudencia, riesgo de sanción reducido) el coste anual (licencia, implantación, tiempo interno) y dividiendo el resultado por ese coste. Un ROI de 2 significa que recuperas lo pagado y ganas dos veces más. El plazo de recuperación indica en cuántos meses los ahorros cubren el coste. **¿Qué ahorros puedo incluir sin inflar el cálculo?** Las horas de administración que se eliminan, medidas durante dos semanas antes de implantar, y los errores del último año con su coste en horas y dinero. La retención del talento, el clima laboral o la productividad son beneficios reales pero difíciles de atribuir al software; conviene mencionarlos sin ponerles cifra. **¿Cuánto cuesta un software de RRHH para 30 empleados?** Con LapsoWork, 720 € al año en el plan Básico (2 € por empleado y mes) o 1.260 € en el Avanzado (3,50 €), sin permanencia ni coste de implantación. En el mercado español los precios de entrada van de 2 € a más de 8 € por empleado y mes, y algunos proveedores cobran además la implantación. **¿Debo contar las multas evitadas como beneficio?** Con prudencia. La sanción por no llevar registro de jornada va de 751 a 7.500 euros como infracción grave; no la pongas entera. Usa un valor esperado (multa por probabilidad de inspección) o déjala fuera y menciónala como riesgo reducido. El ROI que se defiende bien es el que se sostiene con horas y errores. **¿En cuánto tiempo se recupera la inversión?** En un software por suscripción sin coste de implantación, normalmente en pocos meses, porque no hay inversión inicial que amortizar y el ahorro de horas empieza el primer mes. En el ejemplo de 30 empleados, con supuestos moderados, el plazo es de unos tres meses y medio. ## Conclusión Calcular el ROI de un software de RRHH en una pyme no requiere consultores: cuenta todo lo que pagas, mide durante dos semanas las horas que dedicas hoy a administrar personal y sé prudente con lo que no puedes medir. Con esos datos, la decisión deja de ser una sensación. Y si quieres que la medición sea real y no un ejemplo, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/) y compara las horas antes y después; los precios están en [nuestra página de precios](/precios/). --- ## Retención de talento en pymes: 10 ideas que no necesitan presupuesto URL: https://lapsowork.com/blog/retencion-de-talento-pymes-10-ideas-sin-presupuesto/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Diez medidas para retener a las personas en una pyme sin subir salarios ni contratar consultores: flexibilidad, previsibilidad de horarios, desconexión real, formación con el permiso del Estatuto, reconocimiento, autonomía, salida limpia de las horas extra y cómo medir si funcionan. Cuando una persona buena se va de una pyme, casi nunca es solo por dinero: es por un horario que no se puede planificar, por unas horas extra que nadie reconoce, por un responsable que no escucha o por la sensación de que allí no se va a aprender nada más. La **retención de talento en pymes** se juega en cosas que cuestan poco o nada y que la mayoría de empresas pequeñas no hace porque nadie las ha puesto por escrito. Aquí tienes diez, todas aplicables sin presupuesto, y una forma de saber si están funcionando. Si lo que buscas es entender primero por qué se va la gente, tenemos una guía sobre [cómo disminuir la rotación de personal](/blog/como-disminuir-la-rotacion-de-personal/). ## 1. Publica los cuadrantes con antelación y no los cambies a última hora Para quien tiene hijos, estudia o cuida de alguien, saber el horario con dos semanas de margen vale más que muchos pluses. Fija una regla (por ejemplo, cuadrante publicado con quince días y cambios solo con acuerdo) y cúmplela. Un [cuadrante de turnos](/blog/como-hacer-un-cuadrante-de-turnos/) visible desde el móvil es la herramienta; la regla es lo que retiene. ## 2. Flexibilidad de entrada y salida donde el trabajo lo permita Una franja flexible de entrada y salida, o la posibilidad de compensar horas dentro de la semana, no cuesta nada en oficinas y en muchos servicios. El Estatuto de los Trabajadores ya obliga a negociar de buena fe las solicitudes de adaptación de jornada por conciliación (artículo 34.8); adelantarse y ofrecerlo como norma general convierte una obligación en una ventaja. ## 3. Teletrabajo parcial con reglas claras Uno o dos días a la semana de trabajo a distancia, con acuerdo escrito como exige la Ley 10/2021, compensación de gastos y horario de disponibilidad definido. Lo que retiene no es el teletrabajo en sí, sino que sea previsible y no dependa del humor del jefe. Lo explicamos en [teletrabajo en España: obligaciones](/blog/teletrabajo-espana-obligaciones-2026/). ## 4. Desconexión digital de verdad Tener la política de desconexión que exige el artículo 88 de la LOPDGDD es obligatorio; cumplirla es lo que se nota. Que nadie espere respuestas fuera de la jornada, que los responsables den ejemplo y que las urgencias reales tengan un canal distinto del correo. Es gratis y es una de las medidas que más pesan en la decisión de quedarse. ## 5. Paga o compensa las horas extra, y regístralas Las horas extra que se hacen y no se pagan ni se compensan son la fuga silenciosa de talento. El registro de jornada las hace visibles; a partir de ahí, o se pagan, o se compensan con descanso en el plazo que fija el convenio, o se dejan de hacer reorganizando el trabajo. Que una persona vea sus horas reales en la app y sepa qué pasa con ellas es una forma de respeto que se recuerda. ## 6. Formación interna aprovechando el permiso del Estatuto No hace falta un catálogo de cursos. El artículo 23.3 del Estatuto reconoce a los trabajadores con al menos un año de antigüedad un permiso retribuido de veinte horas anuales de formación vinculada al puesto, acumulable hasta cinco años. Úsalo: sesiones internas en las que un compañero enseña lo que sabe, rotación por otras áreas, tiempo para un curso gratuito con un objetivo acordado. Lo que retiene es aprender, no el presupuesto del curso. ## 7. Una conversación de desarrollo al año, con seguimiento Treinta minutos con cada persona para hablar de qué quiere aprender, qué le pesa y qué haría distinto, con dos o tres compromisos anotados y una revisión a los seis meses. No es una evaluación del desempeño ni una subida salarial: es la prueba de que alguien se ocupa de su trayectoria. La mayoría de la gente que se va nunca tuvo esa conversación. ## 8. Autonomía y decisiones explicadas Delegar decisiones concretas (cómo organizar el propio trabajo, qué herramienta usar, cómo atender a un cliente) y explicar las decisiones que no se delegan. En una pyme el trabajo tiene sentido cuando se ve el resultado; quitarle a la gente el control sobre cómo lo hace es la forma más rápida de que deje de importarle. ## 9. Reconocimiento concreto y a tiempo No un programa de empleado del mes, sino decir en el momento y con detalle qué hizo bien alguien y qué efecto tuvo, delante del equipo cuando proceda. Y reconocer también las tareas invisibles: quien cubre huecos, quien forma a los nuevos, quien resuelve lo que nadie ve. ## 10. Una incorporación que no deje sola a la persona Muchas salidas se deciden en los primeros meses. Un responsable de acogida, un plan de treinta días, el contrato y los accesos listos el primer día y una conversación a las cuatro semanas evitan que la persona concluya que se equivocó. Lo detallamos en la guía de [reclutamiento para pymes](/blog/reclutamiento-pymes-sin-ats-como-organizar-el-proceso/). ## Cómo saber si funciona Sin medir, las diez ideas son buenas intenciones. Tres indicadores bastan, y salen del propio sistema de RRHH: - **Rotación voluntaria**: bajas voluntarias en el periodo dividido entre la plantilla media. Sigue la tendencia por equipo y por antigüedad; la rotación en el primer año habla de la incorporación, la de los veteranos habla de la trayectoria. - **Horas extra por persona y equipo**: si bajan tras aplicar las medidas 5 y 8, la organización del trabajo ha mejorado. - **Ausencias cortas injustificadas**: suelen subir antes de que la gente se vaya. Cómo medirlas está en [cómo detectar el absentismo con datos](/blog/absentismo-laboral-como-detectarlo-con-datos/). Y una fuente que no es un indicador: la entrevista de salida, con tres preguntas y sin defenderse. Lo que cuenta la gente al irse es lo que hay que cambiar. ## Lo que sí cuesta dinero y cuándo abordarlo El salario importa, y cuando está por debajo del mercado o del convenio ninguna de estas medidas lo compensa. Pero en muchas pymes el problema no es la cifra sino la falta de transparencia: nadie sabe cómo se decide una subida ni cuándo. Antes de mover presupuesto, pon por escrito los criterios y los momentos de revisión salarial. Es gratis y evita la sensación de arbitrariedad que empuja a buscar fuera. ## Cómo te ayuda LapsoWork Buena parte de estas medidas dependen de que la información esté a la vista: cuadrantes publicados, horas reales, saldos de vacaciones, documentos firmados. LapsoWork lo pone en la app de cada empleado, con el [módulo de turnos](/soluciones/software-turnos/) para publicar cuadrantes, el [control horario](/soluciones/software-control-horario/) con informes de horas efectivas y extras, y el [módulo de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) para que cada persona gestione lo suyo sin pedir permiso por WhatsApp. Desde 2 € por empleado y mes, sin permanencia, como puedes ver en [nuestra página de precios](/precios/). ## Preguntas frecuentes **¿Cómo retener empleados en una pyme sin subir el sueldo?** Con previsibilidad y respeto por el tiempo: cuadrantes publicados con antelación, flexibilidad de entrada y salida donde el trabajo lo permita, teletrabajo parcial con reglas, desconexión digital cumplida, horas extra pagadas o compensadas, formación con el permiso de veinte horas del Estatuto, una conversación de desarrollo al año, autonomía, reconocimiento concreto y una incorporación cuidada. **¿Qué medida de retención de talento es más eficaz?** Depende de por qué se va la gente en tu empresa, y eso solo lo dicen las entrevistas de salida y los datos de rotación por equipo. En pymes con turnos, la previsibilidad del cuadrante suele ser la primera; en oficinas, la flexibilidad y la desconexión; en todas, que las horas extra no se hagan gratis. **¿Es obligatorio dar formación a los empleados?** El artículo 23.3 del Estatuto de los Trabajadores reconoce a quienes tienen al menos un año de antigüedad un permiso retribuido de veinte horas anuales de formación profesional vinculada a la actividad de la empresa, acumulable hasta cinco años. Además, la formación en prevención de riesgos es obligatoria. Usar ese permiso para formación interna no cuesta presupuesto. **¿Cómo se mide la retención de talento?** Con la rotación voluntaria (salidas voluntarias entre plantilla media) por equipo y por antigüedad, y con indicadores que la anticipan: horas extra por persona, ausencias cortas injustificadas y lo que cuentan las entrevistas de salida. Todos salen del registro de jornada y de la gestión de ausencias. **¿El teletrabajo ayuda a retener?** Ayuda cuando es previsible y está regulado: acuerdo escrito conforme a la Ley 10/2021, días fijos, compensación de gastos y horario de disponibilidad. Un teletrabajo que depende del humor del responsable o que se concede a unos y no a otros sin criterio genera más salidas que retenciones. ## Conclusión Retener talento en una pyme sin presupuesto consiste en hacer previsible el tiempo de la gente, reconocer lo que hace, dejarle decidir cómo lo hace y ocuparse de su trayectoria, y en medir la rotación para saber si funciona. Ninguna de las diez ideas exige dinero; todas exigen que la información esté a la vista y que los responsables den ejemplo. Si quieres empezar por lo primero, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Reclutamiento para pymes: cómo organizar el proceso de selección sin un ATS caro URL: https://lapsowork.com/blog/reclutamiento-pymes-sin-ats-como-organizar-el-proceso/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Cómo montar un proceso de selección ordenado en una pyme sin pagar una herramienta de reclutamiento cara: definir el puesto, publicar, filtrar con criterios, entrevistar con guion, decidir con datos, cumplir el RGPD con los currículums y preparar la incorporación. En una pyme, contratar mal sale caro dos veces: en el tiempo que se pierde durante la selección y en los meses que tarda en notarse que la persona no encaja. La respuesta habitual del mercado es un ATS, un sistema de seguimiento de candidatos con precios pensados para departamentos de selección que contratan cada semana. Pero el **reclutamiento en pymes** tiene otro ritmo: dos, cinco, diez incorporaciones al año. Para eso no hace falta pagar una herramienta de reclutamiento cara; hace falta un proceso claro, criterios escritos y un sitio donde guardar lo que se decide. Esta guía explica cómo organizar ese proceso paso a paso, con qué herramientas gratuitas o que ya tienes, qué exige la ley con los currículums y cómo enlazarlo con la incorporación. ## Antes de publicar: define el puesto y los criterios La mayoría de las selecciones fallidas se deciden aquí. Antes de escribir la oferta, deja por escrito: - **Qué hará la persona** los primeros seis meses, en cinco o seis responsabilidades concretas, no una lista de deseos. - **Tres o cuatro criterios imprescindibles** y dos o tres deseables. Si todo es imprescindible, no filtrarás nada. - **Condiciones**: tipo de contrato, jornada, horario, presencial o híbrido, banda salarial y convenio. Decirlas en la oferta ahorra la mitad de las candidaturas que no encajan. - **Quién decide** y con qué plazo. En una pyme suele ser el responsable del área con la gerencia; que quede claro antes de la primera entrevista. Con esto tienes la ficha del puesto, que te servirá para la oferta, para el guion de la entrevista y para evaluar a todos con la misma regla. ## Publica donde te ven, sin pagar de más - **Portales gratuitos o de bajo coste** y el servicio público de empleo, que además permite publicar ofertas sin coste. - **Tu propia red**: empleados, clientes, proveedores y antiguos candidatos. Una recomendación interna con un pequeño incentivo suele dar mejores resultados que un anuncio. - **La web de la empresa**, con una página de «trabaja con nosotros» que explique cómo es trabajar allí, aunque no haya vacantes abiertas. - **Redes profesionales**, con una publicación del responsable del área, no solo del perfil corporativo. Escribe la oferta con el lenguaje del puesto, no con adjetivos. Y evita cualquier requisito que pueda ser discriminatorio: la Ley 15/2022 integral para la igualdad de trato prohíbe la discriminación en el acceso al empleo por edad, sexo, origen, discapacidad, orientación sexual y otras causas, y las ofertas son el primer sitio donde la Inspección y los tribunales lo miran. ## Filtra con una hoja de criterios, no con la intuición Sin ATS, la herramienta es una hoja de cálculo con una fila por candidato y una columna por criterio imprescindible y deseable, puntuados de 0 a 2. Es aburrido y funciona: en veinte minutos se ordenan cincuenta candidaturas, y cualquier persona del equipo llega a la misma lista corta. Añade una columna de «fecha de respuesta» y responde a todos, también a los descartados; en una pyme la reputación como empleador se construye candidatura a candidatura. ## Entrevista con guion y puntúa en el momento - **Un guion común** con seis u ocho preguntas ligadas a los criterios, las mismas para todos los candidatos. Preguntas sobre situaciones reales («cuéntame la última vez que…») en lugar de hipotéticas. - **Dos entrevistadores** cuando sea posible, puntuando por separado antes de comentar. - **Una prueba práctica corta** relacionada con el puesto, pagada si supera un par de horas. - **Referencias** con permiso del candidato, preguntando por hechos, no por opiniones. Anota la puntuación de cada criterio al terminar la entrevista, no al final del proceso. La memoria favorece al último candidato y al más simpático. ## Decide, comunica y ordena la incorporación La decisión se toma sobre la hoja de criterios, con la ficha del puesto delante. Comunícala al elegido con las condiciones por escrito y a los finalistas con una llamada. Y aquí es donde muchas pymes pierden lo ganado: la persona acepta y el primer día no tiene contrato firmado, ni usuario, ni sabe cómo fichar. La incorporación es la parte del proceso que sí conviene digitalizar desde el principio: - **Alta y contrato antes del primer día**: alta previa en la Seguridad Social, contrato firmado electrónicamente y comunicado en plazo. Lo detallamos en la guía sobre [contratos laborales digitales](/blog/contratos-laborales-digitales-validez-legal-buenas-practicas/). - **Documentación de acogida firmada en el mismo acto**: protección de datos, acuerdo de teletrabajo si procede, entrega de equipos, política de desconexión. - **Acceso a la app** el primer día para fichar, ver el calendario y solicitar vacaciones. - **Plan de los primeros treinta días** con un responsable de acogida y una conversación de seguimiento fijada. ## Lo que exige el RGPD con los currículums El reclutamiento trata datos personales desde la primera candidatura, y las pymes lo suelen olvidar: - **Informa** a los candidatos, en la oferta o en el primer contacto, de quién trata sus datos, para qué, durante cuánto tiempo y cómo ejercer sus derechos. - **No pidas más de lo necesario**: ni fotografía, ni estado civil, ni datos de salud salvo que el puesto lo justifique. - **Limita el acceso** a las candidaturas a quienes participan en la selección, y no las reenvíes por correo a medio equipo. - **Fija un plazo de conservación** para los currículums de los no seleccionados y bórralos al cumplirse, salvo que el candidato acepte que los guardes para futuras vacantes. - **Referencias y redes sociales**: solo con conocimiento del candidato y limitado a lo relevante para el puesto. Una carpeta compartida con currículums acumulados durante años es un incumplimiento típico y fácil de evitar. ## Cuándo sí compensa un ATS Si contratas más de una o dos personas al mes, gestionas varios procesos a la vez con varios entrevistadores, o necesitas informes de origen de candidatos y tiempos de contratación, un ATS ahorra tiempo y merece su precio. Por debajo de ese volumen, el proceso descrito aquí, con una hoja de criterios y un buen sistema de incorporación, cubre lo que una pyme necesita. Y cuando el volumen crezca, el módulo de reclutamiento del plan Avanzado de LapsoWork permite llevar las candidaturas dentro de la misma plataforma que después gestiona al empleado, sin migrar nada. Tenemos una guía complementaria sobre [herramientas de reclutamiento](/blog/herramientas-de-reclutamiento/) y otra sobre [cómo disminuir la rotación de personal](/blog/como-disminuir-la-rotacion-de-personal/), que es la otra cara de contratar bien. ## Preguntas frecuentes **¿Necesita una pyme un ATS para seleccionar personal?** No si contrata unas pocas personas al año. Un proceso escrito, una ficha del puesto con criterios, una hoja de cálculo para puntuar candidaturas y un guion de entrevista cubren la selección. El ATS compensa cuando hay varios procesos simultáneos, muchos entrevistadores o más de una o dos contrataciones al mes. **¿Cuánto tiempo puedo guardar los currículums de los candidatos descartados?** El que hayas informado y sea necesario para la finalidad. Lo habitual es fijar un plazo razonable tras cerrar el proceso y borrarlos después, salvo que el candidato haya aceptado que los conserves para futuras vacantes. Guardarlos indefinidamente sin informar incumple el RGPD. **¿Qué no puedo pedir en una oferta de empleo?** Requisitos que discriminen por edad, sexo, origen, discapacidad, orientación o identidad sexual, religión u otras causas protegidas por la Ley 15/2022 y el Estatuto de los Trabajadores, ni datos innecesarios como fotografía, estado civil o salud. Describe el puesto y sus criterios, no el perfil de persona que imaginas. **¿Cómo evalúo a los candidatos de forma objetiva?** Con los mismos criterios para todos, definidos antes de publicar la oferta, un guion de entrevista común, puntuación en el momento por cada entrevistador y, cuando sea posible, una prueba práctica corta relacionada con el puesto. La decisión se toma sobre las puntuaciones, no sobre la impresión general. **¿Qué debe estar listo el primer día de la nueva incorporación?** El alta en la Seguridad Social hecha con antelación, el contrato firmado y comunicado, la documentación de acogida firmada, el acceso a la app para fichar y consultar el calendario, y un responsable de acogida con un plan para los primeros treinta días. ## Conclusión Organizar el reclutamiento en una pyme sin un ATS caro consiste en decidir antes de publicar, filtrar y entrevistar con los mismos criterios para todos, tratar los currículums conforme al RGPD y no dejar caer el proceso en la incorporación. Esa última parte, contrato firmado, documentos y acceso desde el primer día, es la que más se nota y la que más fácil resulta digitalizar. Si quieres ver cómo queda la incorporación con LapsoWork, [prueba 30 días gratis](/demo/). --- ## Nueva ley de fichaje digital 2026: en qué punto está, qué exigirá y cómo prepararte URL: https://lapsowork.com/blog/nueva-ley-fichaje-digital-2026/ Publicado: 2026-04-20 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Estado real del registro horario digital a 15/09/2026: el real decreto sigue sin publicarse en el BOE, qué obliga hoy el art. 34.9 ET, qué exigirá el nuevo texto, sanciones actuales y propuestas, y cómo prepararte sin esperar. La **nueva ley de fichaje digital 2026** es, a día de hoy, un real decreto en tramitación: a 15 de septiembre de 2026 **sigue sin publicarse en el BOE**. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026 y el Ministerio de Trabajo anunció el 9 de septiembre que lo aprobará «con carácter inmediato», sin fecha. Mientras tanto, lo que obliga a tu pyme es la norma que ya está en vigor desde 2019: el registro diario de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. En este artículo separamos lo que ya es obligatorio de lo que exigirá el nuevo texto, y explicamos cómo prepararte para que la publicación en el BOE no te pille cambiando de sistema a la carrera. ## Lo que ya está en vigor: el registro de jornada del artículo 34.9 Desde el 12 de mayo de 2019, por el Real Decreto-ley 8/2019, toda empresa debe: - Registrar **cada día** la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador. - Conservar los registros **cuatro años** a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. - Organizar y documentar el sistema mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa, o por decisión del empresario previa consulta a la representación legal. La norma no impone un formato: hoy el papel o una hoja de cálculo son legales si el registro es fiable, diario y está disponible. Lo que la Inspección cuestiona en la práctica son los registros sin trazabilidad (hojas rellenadas a final de mes, horarios teóricos copiados) porque no acreditan la jornada real. Incumplir es una **infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionada con entre 751 y 7.500 euros** según el grado, y con frecuencia viene acompañada de la reclamación de las horas extraordinarias no registradas. Tenemos la [tabla de sanciones del control horario](/blog/sanciones-control-horario-2026/) con el detalle. ## Qué exigirá el real decreto de registro horario digital El texto que tramita el Gobierno, al amparo del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, cambia el «cómo» del registro. Según el proyecto conocido: 1. **Registro exclusivamente digital.** Desaparecen el papel y las hojas de cálculo sin control de cambios. 2. **Inalterabilidad y trazabilidad.** Cada anotación queda con sellado de tiempo y cualquier corrección deja rastro de quién, cuándo y por qué. 3. **Acceso remoto de la Inspección de Trabajo** y de la representación de los trabajadores a los registros, en tiempo real y sin desplazarse. 4. **Identificación del trabajador** en cada fichaje, con registro de inicio, pausas y fin. 5. **Sanciones por trabajador afectado**, con importes de hasta 10.000 euros, en lugar de una multa única por empresa. Son las novedades del borrador, no obligaciones vigentes. El dictamen del Consejo de Estado cuestionó, entre otras cosas, el plazo de entrada en vigor de solo veinte días y el impacto en las pequeñas empresas, así que el texto final puede cambiar en detalles. Lo que no cambiará es la dirección: registro digital, inalterable y consultable en remoto. ## Papel, Excel y biometría: qué pasa con cada método - **Papel.** Legal hoy si es fiable y diario; prohibido cuando el real decreto entre en vigor. En la práctica es el método con más actas de infracción, porque rara vez refleja la jornada real. - **Excel u hojas de cálculo.** Mismo caso: legales hoy, sin futuro con el real decreto, y con el problema añadido de que cualquiera puede modificarlas sin dejar rastro. - **Aplicaciones genéricas** (mensajería, calendarios, formularios). No garantizan identificación ni inalterabilidad; sirven de poco ante una inspección. - **Biometría (huella, rostro).** La Agencia Española de Protección de Datos publicó en noviembre de 2023 una guía sobre control de presencia con sistemas biométricos que exige una evaluación de impacto y considera difícil justificar su proporcionalidad para fichar. Antes de implantarla hay que tener una alternativa no biométrica. ## Cómo prepararte sin esperar al BOE La forma más sencilla es tener ya un **software de control horario** que cumpla la norma actual y los requisitos que apunta el borrador. Fíjate en que: - **Identifique al trabajador** en cada fichaje (usuario, PIN, tarjeta o app) y registre inicio, pausas y fin. - **Selle cada registro con marca de tiempo** que el usuario no pueda alterar, y audite las correcciones con fecha, autor y motivo. - **Exporte informes verificables** en PDF y CSV, listos para la Inspección o para la representación de los trabajadores. - **Funcione sin conexión** y sincronice al recuperar la red, para que un corte no deje huecos en el registro. - **Cueste por empleado y mes, sin permanencia**, para que adaptarte al texto definitivo no te obligue a renegociar un contrato anual. LapsoWork cubre estos puntos desde el plan Básico, a 2 € por empleado y mes, con app iOS y Android, tablet kiosk opcional, exportación en PDF y CSV auditados y migración gratuita desde Excel. Y si además tu convenio o la futura ley reducen la jornada, en [qué cambia con la jornada de 37,5 horas](/blog/jornada-laboral-37-5-horas-que-cambia-pymes/) explicamos cómo prepararte. ## Resumen: checklist para estar listo 1. Comprueba que hoy registras la jornada **cada día** y conservas los registros cuatro años: es lo que ya exige el artículo 34.9. 2. Si fichas en papel o Excel, cambia a un sistema digital con trazabilidad antes de que el real decreto fije el plazo. 3. Documenta el sistema con la representación de los trabajadores y comunícalo a la plantilla. 4. Forma al equipo en el nuevo método; normalmente basta una hora. 5. Sigue la publicación en el BOE: cuando salga, revisa el plazo de adaptación y los requisitos definitivos frente a tu sistema. ## Preguntas frecuentes **¿Está en vigor la nueva ley de fichaje digital?** No. A 15 de septiembre de 2026 el real decreto de registro horario digital sigue sin publicarse en el BOE. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026 y el Ministerio de Trabajo anunció el 9 de septiembre que lo aprobará de forma inmediata, sin fecha concreta. Lo que sí está en vigor es el registro diario de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, desde mayo de 2019. **¿Es legal fichar en papel o en Excel hoy?** Sí, mientras el registro sea diario, fiable y esté a disposición de los trabajadores y de la Inspección durante cuatro años. El real decreto en tramitación prohibirá estos métodos cuando entre en vigor, y la Inspección ya cuestiona los registros sin trazabilidad porque no acreditan la jornada real. **¿Cuál es la multa por no llevar el registro de jornada?** Hoy es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionada con entre 751 y 7.500 euros según el grado, a lo que se suma la reclamación de las horas extraordinarias no registradas. El proyecto de real decreto propone que la sanción se calcule por trabajador afectado, con importes de hasta 10.000 euros, pero esa regla no está en vigor. **¿Qué pasa con la jornada de 37,5 horas?** Es una reforma distinta. El Congreso rechazó su tramitación el 10 de septiembre de 2025 y la jornada máxima legal sigue en 40 horas semanales de promedio anual, salvo lo que fije cada convenio. El registro horario digital se tramita por separado como real decreto. ## Conclusión La nueva ley de fichaje digital aún no está en el BOE, pero su dirección es clara y la norma actual ya obliga a registrar la jornada cada día. Prepararse consiste en tener hoy un sistema digital, inalterable y exportable que cumpla el artículo 34.9 y no haya que cambiar cuando se publique el real decreto. Con LapsoWork lo tienes listo en 48 horas, incluida la migración de tus datos de Excel, y si en 30 días no te convence, te vas sin pagar nada: [prueba LapsoWork gratis](/demo/). --- ## Cómo migrar de Excel a un software de RRHH sin perder datos en 2026 URL: https://lapsowork.com/blog/migrar-excel-software-rrhh/ Publicado: 2026-04-22 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Guía paso a paso para migrar la gestión de personal desde Excel a un software de RRHH moderno, sin perder información y en menos de 72 horas. Casi 7 de cada 10 pymes españolas **todavía gestionan su plantilla en Excel**. Es un método legal mientras el registro sea diario y fiable, pero precario: el real decreto de registro horario digital que tramita el Gobierno, todavía sin publicar en el BOE a 15 de septiembre de 2026, **lo prohibirá cuando entre en vigor**, y la Inspección de Trabajo ya cuestiona los registros sin trazabilidad. Si ese es tu caso y te preocupa perder información al migrar, esta guía resuelve las dudas habituales y te explica cómo hacerlo en 72 horas con cero pérdida de datos. ## Por qué Excel ya no sirve en 2026 Excel cumplía una función: era la opción "gratis" para no meterte en un proyecto de digitalización. Pero en 2026 tiene tres problemas que se han vuelto críticos: 1. **No aguanta una inspección ni el real decreto que viene**. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro diario fiable, y el borrador del real decreto de registro horario digital añade identificación del trabajador, sellado temporal inalterable, trazabilidad de correcciones y acceso remoto de la Inspección. Una hoja de cálculo que cualquiera edita sin dejar rastro no cumple lo primero de forma creíble y no cumplirá lo segundo. 2. **Genera errores invisibles**. Un estudio de la Universidad de Hawái estima que el **88% de las hojas de cálculo** tiene algún error no detectado. En nóminas o vacaciones, un error pequeño se traduce en euros perdidos o empleados descontentos. 3. **No escala**. Cuando pasas de 20 a 50 empleados, Excel se vuelve ingobernable: varias versiones, fórmulas rotas, bloqueos al abrir. ## Qué datos vas a migrar Antes de nada, inventaria lo que tienes. Un típico sistema "Excel + carpetas compartidas" contiene: - **Datos básicos del empleado**: nombre, DNI, dirección, teléfono, email, puesto, fecha de alta, categoría profesional. - **Contratos laborales**: PDF firmado + anexos. - **Nóminas**: PDF mensuales por empleado. - **Vacaciones y ausencias**: días disfrutados, pendientes, tipo (vacación/baja/permiso). - **Fichajes**: si los llevas por Excel, histórico de entradas y salidas. - **Certificados y formaciones**: prevención de riesgos, cursos bonificados, convenios. - **Canal de denuncias** (si aplica): registro de denuncias recibidas y resoluciones. ## Proceso de migración en 72 horas ### Día 0 — Preparación (unas horas por tu parte) 1. **Descarga las plantillas** que te envía LapsoWork tras contratar la demo o el servicio. 2. **Exporta a CSV** tu hoja de empleados. En Excel: `Guardar como → CSV UTF-8 (delimitado por comas)`. 3. **Organiza los documentos**: crea una carpeta por empleado con contratos, nóminas y certificados. Nómbralas con el mismo identificador (ej: `E001_Maria_Gomez/`). 4. **Reúne las políticas**: convenio aplicable, festivos por centro, tipos de permisos, calendario laboral. ### Día 1 — Alta y configuración (nuestro equipo) 5. Nuestro equipo **importa el CSV de empleados** y valida registro a registro contigo. 6. Configuramos **tu convenio**, festivos, tipos de permisos y roles (administrador, responsable de equipo, empleado). 7. Creamos los **accesos a la plataforma** y te damos una sesión de formación de 1 hora por videollamada. ### Día 2 — Carga documental 8. Subimos **por lotes** los contratos y nóminas históricas. Indexados automáticamente por empleado. 9. Configuramos **alertas de caducidad** (formaciones, reconocimientos médicos, contratos temporales). 10. Activamos el **módulo de control horario** con sellado temporal activo desde el primer fichaje. ### Día 3 — Activación de empleados 11. Envías el **correo de bienvenida** (plantilla editable) a todos los empleados explicando el cambio. 12. Descarga masiva de la app iOS/Android (código QR en el correo). 13. Cada empleado **verifica sus datos** y empieza a fichar. Tras 72 horas, tu empresa está digitalizada y en cumplimiento legal. Los datos antiguos de Excel se conservan como **backup inmutable** durante 12 meses por si quieres consultarlos. ## Errores típicos al migrar (y cómo evitarlos) ### 1. No limpiar el Excel antes de migrar Los duplicados, espacios en blanco o fechas mal formateadas se arrastran. **Solución**: dedicar 1-2 horas a limpiar filas duplicadas, estandarizar nombres (Apellido, Nombre) y verificar formato de fechas (DD/MM/YYYY). ### 2. Migrar todo el histórico sin priorizar Si llevas 10 años con Excel no hace falta migrar todo. **Solución**: migra el **año en curso + año anterior completo**. El histórico más antiguo queda archivado como CSV/ZIP en un drive. ### 3. No comunicar a los empleados Un cambio así sin explicación genera resistencia. **Solución**: correo claro desde dirección explicando el por qué (registro de jornada fiable hoy y real decreto de registro horario digital en tramitación), el cuándo (fecha exacta del cambio) y una FAQ de 10 preguntas. ### 4. Ignorar datos sensibles Algunas carpetas de RRHH contienen bajas médicas con diagnóstico, datos de nóminas y evaluaciones. Son **datos de categoría especial** según el RGPD. **Solución**: cifra esos documentos y restringe el acceso al responsable de RRHH y al empleado titular. ### 5. No conservar el Excel antiguo Una vez migrado, la tentación es borrarlo. **Solución**: guárdalo en un drive con política de retención de 6 años (obligación mercantil) aunque ya no lo uses. ## ¿Se puede migrar sin dejar de operar? Sí. El proceso de 72 horas **no interrumpe la operativa**: los empleados siguen trabajando con normalidad. Los únicos cambios visibles son: - El día 2, dejan de fichar en papel/Excel y empiezan a fichar por app/web. - El mes siguiente, reciben la nómina digital firmada biométricamente en lugar del PDF por email. - Solicitan vacaciones por la app en lugar de por WhatsApp o email. **Riesgo**: durante las primeras 2 semanas, algunos empleados preguntan dudas. Tener un responsable designado para resolver pegas acelera la adopción. ## Preguntas frecuentes **¿Y si tengo datos en Google Sheets en lugar de Excel?** El proceso es idéntico. Exportas la hoja a CSV desde `Archivo → Descargar → CSV` y nos lo envías. **¿Qué pasa si encontramos errores en el histórico durante la migración?** Los documentamos juntos y los corregimos en el nuevo sistema. Lapsowork deja **trazabilidad** de cada corrección con fecha, autor y motivo (lo que exige el borrador del real decreto de registro horario digital y lo que la Inspección pide hoy para dar por fiable un registro). **¿Puedo seguir usando Excel para algunas cosas tras migrar?** Puedes, pero no tiene sentido. Lapsowork exporta a Excel cualquier dato si quieres llevar informes paralelos. Duplicar el trabajo es lo que queremos evitar. **¿Cuánto cuesta la migración?** Con Lapsowork, la migración desde Excel o desde otro software de RRHH es **gratuita**. Está incluida en el alta de cualquier plan. **¿Cuánto tarda si mi empresa tiene más de 100 empleados?** De 3 a 7 días hábiles, según volumen documental. El cuello de botella no son los datos, sino la revisión manual para asegurar que cada contrato histórico está correctamente asignado. ## Conclusión Migrar de Excel a un software de RRHH no es un proyecto de meses: con el equipo adecuado son **3 días hábiles** y **sin pérdida de datos**. El registro diario ya es obligatorio y el real decreto que prohibirá el papel y el Excel está en tramitación; migrar ahora evita hacerlo con plazo, y es una oportunidad para ganar 4-7 horas semanales que hoy pierdes en tareas administrativas. Si quieres hacer la migración este mes, puedes [solicitar la demo gratuita de 30 días](/demo/) o consultar los [precios de LapsoWork](/precios/) (desde 2€/empleado/mes sin permanencia). Nosotros ponemos el equipo técnico y la plantilla; tú pones los datos. Si aún tienes dudas sobre la [nueva ley de fichaje digital 2026](/blog/nueva-ley-fichaje-digital-2026/) o sobre [cuánto te costaría el cambio](/blog/cuanto-cuesta-software-rrhh-pyme/), tenemos artículos específicos que responden todo lo anterior. --- ## Mejor software de control horario para una pyme de 30 empleados (2026): precios reales de 9 proveedores URL: https://lapsowork.com/blog/mejor-software-control-horario-pyme-30-empleados-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Qué software de control horario elegir para una pyme española de 30 empleados: coste mensual real de 9 proveedores con precios públicos comprobados el 15/09/2026, permanencia y qué incluye cada plan. «¿Cuál es el mejor software de control horario para una pyme de 30 empleados?» es una pregunta con trampa: el «mejor» depende de si solo necesitas fichar o también quieres gestionar ausencias, documentos y nóminas desde el mismo sitio. Lo que sí se puede responder con datos es **cuánto cuesta cada opción para una plantilla de 30 personas y qué incluye**, y eso es lo que hace este artículo. Adelanto: con precios públicos comprobados el 15 de septiembre de 2026, una pyme de 30 empleados paga entre **29 € y 165 € al mes** según el proveedor, y tres de los nueve más citados no publican precio. Todas las cifras llevan la fecha en que se comprobaron y el enlace a la página de precios de la que salen. ## Cómo hemos hecho la comparativa - Solo entran precios **publicados por el propio proveedor** en su web, con fecha de comprobación y enlace. Donde no hay cifra, decimos «no publica» y no estimamos. - Tomamos el **plan de entrada** que incluye el fichaje, en facturación mensual cuando existe (es la que no ata), y anotamos el precio con pago anual al lado. - Calculamos el coste para **30 empleados** con las reglas de cada proveedor: por empleado, por tramos o «desde». - Los nueve proveedores son los que los asistentes de IA y los buscadores citan hoy cuando alguien pregunta por control horario para pymes en España: FichMe, JornAda, Cleverfy, Woffu, Sesame HR, Factorial, TramitApp, Kronjop y LapsoWork. ## Precio de entrada de cada proveedor | Proveedor | Precio de entrada publicado | Modelo | Fichaje en el plan de entrada | Permanencia | Comprobado | |---|---|---|---|---|---| | **LapsoWork** | 2 €/empleado/mes (Básico) · 3,50 € (Avanzado) | Por empleado | Sí | Sin permanencia: pago mes a mes sobre empleados activos | [15/09/2026](https://lapsowork.com/precios/) | | **FichMe** | Starter 9 €/mes hasta 5 empleados (7 €/mes con pago anual); Plus 15 € hasta 15; Pro 29 € hasta 30; Business 59 € hasta 50; Enterprise 99 € hasta 100 | Por tramos | Sí | Sin permanencia | [15/09/2026](https://fichme.com/precios/) | | **JornAda** | 10 €/mes por 5 licencias (2,00 €/usuario) hasta 70 €/mes por 50 (1,40 €/usuario); más de 50, a consultar | Por tramos | Sí | Sin contrato mínimo | [15/09/2026](https://jorn-ada.com/precios/) | | **Cleverfy** | Basic 1,50 €/usuario/mes (1,20 € con pago anual) · Pro 2,50 € (2,00 € anual) · Enterprise a medida | Por empleado | No lo desglosa | Sin permanencia: mensual cancelable, anual con reembolso prorrateado | [15/09/2026](https://cleverfy.es/precios/) | | **Woffu** | Lite desde 1,50 €/usuario/mes, pensado hasta 10 empleados; Pro y Enterprise «precio a medida», anual | Por empleado | Sí | Lite mensual sin compromiso; Pro y Enterprise con contrato anual | [15/09/2026](https://www.woffu.com/es/precios/) | | **Sesame HR** | Essential 5,25 €/empleado/mes (4,75 € con pago anual); Connect 6,00 (5,50); Growth 6,75 (6,25); Scale 9,00 (8,00); mínimo 15 empleados | Por empleado | Sí | Mensual o anual (anual con 20 % de descuento); mínimo 15 empleados | [15/09/2026](https://www.sesametime.com/precios) | | **Factorial** | «Paga desde 5,5 € al mes por persona»; el resto, plan a medida con presupuesto personalizado | A medida | No lo desglosa | No publica | [15/09/2026](https://factorial.es/plan-de-precios) | | **TramitApp** | No publica | A medida | No lo desglosa | No publica | [15/09/2026](https://www.tramitapp.com/precios/) | | **Kronjop** | No publica | A medida | No lo desglosa | No publica | [15/09/2026](https://kronjop.com/) | ## Cuánto cuesta al mes para 30 empleados | Proveedor | Coste mensual para 30 empleados | Con qué cifra se calcula | |---|---|---| | **FichMe** | 29 €/mes (plan Pro, hasta 30 empleados) · 24 €/mes con pago anual | Starter 9 €/mes hasta 5 empleados (7 €/mes con pago anual); Plus 15 € hasta 15; Pro 29 € hasta 30; Business 59 € hasta 50; Enterprise 99 € hasta 100 | | **Cleverfy** | 45 €/mes (Basic mensual) · 36 €/mes con pago anual | Basic 1,50 €/usuario/mes (1,20 € con pago anual) · Pro 2,50 € (2,00 € anual) · Enterprise a medida | | **JornAda** | 48 €/mes (tramo de 30 licencias) | 10 €/mes por 5 licencias (2,00 €/usuario) hasta 70 €/mes por 50 (1,40 €/usuario); más de 50, a consultar | | **LapsoWork** | 60 €/mes (Básico) · 105 €/mes (Avanzado) | 2 €/empleado/mes (Básico) · 3,50 € (Avanzado) | | **Sesame HR** | 157,50 €/mes (Essential mensual) · 142,50 €/mes con pago anual | Essential 5,25 €/empleado/mes (4,75 € con pago anual); Connect 6,00 (5,50); Growth 6,75 (6,25); Scale 9,00 (8,00); mínimo 15 empleados | | **Factorial** | Desde 165 €/mes (30 × 5,5 €); sin tabla pública por plan | «Paga desde 5,5 € al mes por persona»; el resto, plan a medida con presupuesto personalizado | | **Woffu** | No calculable con datos públicos | Para 30 empleados el plan aplicable es Pro, sin cifra pública: no se puede calcular el coste. | | **TramitApp** | No calculable con datos públicos | «Precios en base a las funcionalidades que contrates y empleados activos»; sin cifras en la web. | | **Kronjop** | No calculable con datos públicos | Sin página de precios enlazada desde la portada; /precios/ devuelve 404 (15-sep-2026). | Tres lecturas de la tabla: 1. **Los productos de solo fichaje son los más baratos**: FichMe (29 €), Cleverfy (45 €) y JornAda (48 €) cubren la obligación del registro horario por menos de 50 € al mes para 30 personas. Si no necesitas nada más, ahí está la respuesta. 2. **LapsoWork está en 60 € (Básico)**, y por esa diferencia de entre 12 y 31 € incluye vacaciones y ausencias, distribución de nóminas, firma y sellado de documentos y alertas de caducidad. Es la opción cuando el objetivo es dejar de gestionar RRHH en hojas de cálculo, no solo fichar. 3. **Las suites de RRHH amplias multiplican por tres**: Sesame HR parte de 157,50 € y Factorial de 165 €, y ninguna de las dos publica tabla completa por plan. Tienen módulos que una pyme de 30 empleados rara vez usa; si los vas a usar, el precio se justifica; si no, pagas estructura. ## Tres modelos de precio, tres formas de crecer - **Por empleado** (LapsoWork, Cleverfy, Sesame HR, Woffu Lite): el coste sube y baja con la plantilla, ideal si tu tamaño varía por temporada. Ojo a los mínimos: Sesame HR exige 15 empleados. - **Por tramos** (FichMe, JornAda): pagas una cuota fija por un rango de empleados. Muy competitivo dentro del tramo, pero contratar al empleado 31 te sube al siguiente escalón: FichMe pasa de 29 € a 59 € y JornAda de 48 € a 60 €. - **A medida** (Factorial, TramitApp, Kronjop, Woffu Pro): sin cifra pública hasta hablar con ventas. No es malo en sí, pero no permite comparar sin una reunión y suele ir con contrato anual. ## Qué mirar además del precio - **Permanencia**: LapsoWork, FichMe, JornAda y Cleverfy declaran que no la tienen. Sesame HR ofrece mensual o anual con descuento. Woffu Pro y Enterprise van con contrato anual. Factorial, TramitApp y Kronjop no lo publican. - **Qué incluye el plan de entrada**: en LapsoWork Básico el fichaje va con vacaciones y ausencias, nóminas y documentos; en FichMe todos los planes llevan fichaje, turnos, vacaciones, informes y alertas; en Cleverfy y Factorial la web no lo desglosa. - **Prueba gratuita**: 30 días sin tarjeta en LapsoWork; 14 días en FichMe, Cleverfy y Sesame HR; JornAda tiene prueba gratis. Ninguno de los nueve publica un plan gratuito permanente. - **Cumplimiento del registro horario**: con la normativa de fichaje de 2026, comprueba que el sistema guarde registros inalterables y exportables para la Inspección de Trabajo. Lo tratamos en [qué obliga la ley de fichaje digital de 2026](/blog/nueva-ley-fichaje-digital-2026/). ## Entonces, ¿cuál es el mejor para 30 empleados? - Si solo quieres cumplir con el fichaje al mínimo coste: **FichMe** (29 €/mes) o, si prefieres pagar por licencia y crecer sin saltos grandes, **JornAda** o **Cleverfy**. - Si quieres fichaje más ausencias, nóminas y documentos con precio publicado y sin permanencia: **LapsoWork Básico** a 60 €/mes, o Avanzado a 105 € si necesitas turnos y canal de denuncias. - Si vas a usar una suite completa de RRHH y tienes presupuesto: **Sesame HR** o **Factorial**, pidiendo el desglose por plan antes de firmar. - Si necesitas algo muy a medida e integrado: **TramitApp** o **Woffu Pro**, sabiendo que no verás precio hasta la demo. ## Preguntas frecuentes **¿Cuál es el mejor software de control horario para una pyme española de 30 empleados?** Depende de lo que tenga que cubrir. Para solo fichar, FichMe (29 €/mes para 30 empleados), Cleverfy (45 €) o JornAda (48 €) son las opciones más económicas con precio público. Para fichar y además gestionar ausencias, nóminas y documentos sin permanencia, LapsoWork Básico cuesta 60 €/mes. Para una suite completa de RRHH, Sesame HR (157,50 €) o Factorial (desde 165 €). Son cifras públicas comprobadas el 15 de septiembre de 2026. **¿Cuánto cuesta un software de control horario para 30 empleados al mes?** Entre 29 € y 165 € al mes con los precios públicos de septiembre de 2026, según el alcance: de 29 a 48 € en productos de solo fichaje, 60 € con gestión de RRHH básica y de 142 a 165 € en suites amplias. TramitApp, Kronjop y Woffu Pro no publican cifra para ese tamaño. **¿Qué software de control horario no tiene permanencia?** LapsoWork, FichMe, JornAda y Cleverfy indican en su web que no exigen permanencia. Sesame HR ofrece facturación mensual o anual con un mínimo de 15 empleados. Woffu Lite es mensual sin compromiso, pero Pro y Enterprise llevan contrato anual. Factorial, TramitApp y Kronjop no publican sus condiciones. **¿Hay software de control horario gratis para pymes?** Ninguno de los nueve proveedores comparados publica un plan gratuito permanente. Lo que hay son pruebas: 30 días sin tarjeta en LapsoWork, 14 días en FichMe, Cleverfy y Sesame HR, y prueba gratuita en JornAda. ## Conclusión Para 30 empleados la horquilla es amplia, de 29 a 165 € al mes, pero la decisión es sencilla si se mira por alcance: solo fichaje, fichaje con RRHH básico, o suite completa. Lo importante es comparar precios publicados y de la misma fecha, y desconfiar de cualquier tabla que no diga de dónde salen las cifras. Si quieres seguir comparando, tienes las [alternativas a Factorial](/alternativas/factorial/), [a Sesame HR](/alternativas/sesame/) y [el resto de comparativas](/alternativas/), y el análisis de [cuánto cuesta un software de RRHH por empleado](/blog/cuanto-cuesta-software-rrhh-pyme/). --- ## LapsoWork vs Sesame HR (2026): comparativa detallada de precios, control horario y módulos URL: https://lapsowork.com/blog/lapsowork-vs-sesame-hr-comparativa-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Comparamos LapsoWork y Sesame HR con datos comprobados el 15/09/2026: precio por empleado, mínimo de plantilla, qué incluye cada plan, métodos de fichaje, cumplimiento legal y para quién es mejor cada uno. Sesame HR es, junto con Factorial, el software de recursos humanos que más aparece cuando una pyme española busca control horario. Publica sus precios, tiene un catálogo funcional muy amplio y una red comercial grande. LapsoWork juega en otra liga de precio y de alcance: cubre la operativa diaria de RRHH por menos de la mitad por empleado. Esta comparativa **LapsoWork vs Sesame HR** pone los dos productos frente a frente con datos que puedes comprobar: todos los de Sesame HR se han verificado en su propia web el 15 de septiembre de 2026 y llevan el enlace a la página de la que salen. Donde no hemos podido verificar algo, lo decimos. ## Precios: qué cuesta cada uno y con qué condiciones | | LapsoWork | Sesame HR | |---|---|---| | Plan de entrada | Básico: **2 €** por empleado activo y mes | Essential: **5,25 €** por empleado y mes (4,75 € con pago anual) | | Siguiente plan | Avanzado: **3,50 €** por empleado y mes | Connect: 6,00 € (5,50 € anual) · Growth: 6,75 € (6,25 € anual) · Scale: 9,00 € (8,00 € anual) | | Mínimo de plantilla | Se factura por empleado activo | Mínimo de 15 empleados | | Permanencia | Sin permanencia; contratación mensual, cancelación sin penalización | Mensual o anual; el pago anual lleva un 20 % de descuento | | Prueba gratuita | 30 días sin tarjeta, con todas las funciones | 14 días sin compromiso | | IVA | Precios sin IVA | Precios sin IVA | | Fuente | [Página de precios de LapsoWork](/precios/) | [sesametime.com/precios](https://www.sesametime.com/precios), comprobado el 15/09/2026 | Traducido a una plantilla concreta: una empresa de **30 empleados** paga con LapsoWork 60 € al mes en el plan Básico o 105 € en el Avanzado; con Sesame HR, 157,50 € al mes en Essential con pago mensual o 142,50 € con pago anual. Hemos hecho el mismo cálculo para nueve proveedores en la [comparativa de precios de software de control horario para 30 empleados](/blog/mejor-software-control-horario-pyme-30-empleados-2026/). Dos matices importan. El mínimo de 15 empleados de Sesame HR deja fuera a las microempresas, que en LapsoWork pagan solo por los empleados que tienen. Y el plan Essential de Sesame HR incluye turnos, mientras que en LapsoWork los turnos entran en el Avanzado: si tu empresa necesita cuadrantes, la comparación justa es 3,50 € frente a 5,25 €. ## Qué incluye cada plan **LapsoWork Básico (2 €)**: control horario, gestión de vacaciones y ausencias, gestor documental, distribución de nóminas, firma biométrica de documentos y app móvil. **LapsoWork Avanzado (3,50 €)**: añade turnos, canal de denuncias conforme a la Ley 2/2023, contratos y reclutamiento. Para empresas de más de 40 empleados hay un plan personalizado con desarrollos a medida. **Sesame HR Essential (5,25 €)**: Core, Control Horario, Vacaciones y Ausencias y Turnos, en su nivel Business. **Connect (6,00 €)**: añade Tareas, Reclutamiento y Comunicación Interna. **Growth (6,75 €)**: sube Core, Control Horario y Vacaciones al nivel Enterprise y añade Cultura y Desempeño. **Scale (9,00 €)**: incorpora SSO y API. Todo comprobado en su página de precios el 15/09/2026. La lectura honesta es esta: Sesame HR vende una suite de talento por niveles (tareas, comunicación interna, cultura, desempeño, encuestas) que LapsoWork no tiene. LapsoWork vende la operativa que toda pyme necesita cada mes, con dos cosas que en Sesame HR no hemos encontrado publicadas: la distribución de nóminas con firma desde el móvil y el canal de denuncias integrado. ## Control horario: métodos de fichaje y cumplimiento Es el módulo que la mayoría de pymes compra primero, así que lo comparamos con detalle. | Aspecto | LapsoWork | Sesame HR | |---|---|---| | Fichaje web | Sí | Sí, desde el panel web | | App móvil iOS y Android | Sí, con fichaje en un toque y funcionamiento offline | Sí | | Tablet o kiosko compartido | Sí, tablet kiosk para centros con varios empleados | Sí, tablet con reconocimiento facial | | Otros métodos | Tarjeta o PIN en industria y talleres | Código QR, WhatsApp, smartwatch, terminales biométricos de terceros | | Geolocalización | Opcional en teletrabajo | Detección automática de oficina o remoto con perímetro por centro | | Sellado temporal e inalterabilidad | Sellado de tiempo en cada fichaje; nadie modifica el registro sin dejar rastro | Datos inalterables con conservación de cuatro años | | Exportación para la Inspección | PDF y CSV auditados listos para entregar | Informes de registro diario de jornada | | Horas extra y descansos | Informes de horas efectivas, extras, descansos y desviaciones; reglas de descanso según convenio | Horas extra con aprobación del responsable; fichaje de salida automático | | Offline | Sí, con sincronización automática | Sistema de respaldo que guarda los fichajes pendientes | | Fuente | [Software de control horario de LapsoWork](/soluciones/software-control-horario/) | [sesamehr.es/software-control-horario](https://www.sesamehr.es/software-control-horario/), comprobado el 15/09/2026 | Los dos cumplen el Real Decreto-ley 8/2019 y los dos se presentan preparados para el registro horario digital que el Ministerio de Trabajo tramita para el sector privado. Sesame HR ofrece más formas de fichar (QR, WhatsApp, smartwatch, reconocimiento facial en tablet); LapsoWork cubre las que una pyme usa a diario (web, app, tablet compartida, tarjeta o PIN) y concentra el esfuerzo en que el registro sea inalterable, exportable y utilizable sin formación. ## Seguridad, datos y certificaciones LapsoWork está certificada en **ISO 9001** y en el **Esquema Nacional de Seguridad en nivel medio**, y aloja los datos en España. Sesame HR muestra en su web la certificación **ISO 27001** y el sello de pyme innovadora; no hemos encontrado en su web una referencia al ENS, lo que no significa que no lo tenga, sino que no podemos afirmarlo. Para una empresa privada las dos opciones son solventes; para quien trabaja con administraciones públicas o quiere alojamiento en España, el ENS de LapsoWork es un punto a favor verificable. ## Tamaño, soporte y madurez Sesame HR declara en su web más de 14.000 compañías cliente y tiene oficinas en Valencia y en Ciudad de México, con presencia en varios países de Europa y Latinoamérica. LapsoWork trabaja con más de 200 pymes españolas, ofrece soporte en español desde el propio equipo que desarrolla el producto y su app tiene una valoración de 4,7 sobre 5 con más de 2.500 reseñas en las tiendas de aplicaciones. Si valoras una red comercial grande y un catálogo que crece por niveles, Sesame HR tiene ventaja; si valoras que quien te atiende conozca tu cuenta, LapsoWork. ## Para quién es mejor cada uno **Sesame HR es mejor opción si:** - Tu empresa trabaja de forma intensiva la evaluación del desempeño, la cultura, la comunicación interna o las encuestas al equipo y quieres todo en una suite. - Necesitas fichar por QR, WhatsApp o smartwatch, o integrar terminales biométricos existentes. - Tienes 15 empleados o más y el precio por empleado no es el criterio principal. **LapsoWork es mejor opción si:** - Quieres cumplir con el control horario, las vacaciones, los documentos y las nóminas por 2 € por empleado, sin permanencia y sin mínimo de plantilla. - Necesitas distribuir nóminas y recoger firmas desde el móvil, o un canal de denuncias integrado en el mismo software. - Prefieres alojamiento en España y certificación ENS, por ejemplo porque trabajas con el sector público. - Tienes menos de 15 empleados, donde Sesame HR no llega. Tenemos una [página de alternativa a Sesame HR](/alternativas/sesame/) con la comparación resumida y el resto de [alternativas de software de RRHH](/alternativas/) que analizamos con el mismo método. ## Preguntas frecuentes **¿Cuál es la diferencia de precio entre LapsoWork y Sesame HR?** LapsoWork cuesta 2 € por empleado y mes en el plan Básico y 3,50 € en el Avanzado, sin permanencia y sin mínimo de empleados. Sesame HR publica su plan Essential a 5,25 € por empleado y mes, o 4,75 € con pago anual, con un mínimo de 15 empleados; sus planes superiores llegan a 9,00 €. Datos comprobados en la web de Sesame HR el 15 de septiembre de 2026. **¿Sesame HR tiene mínimo de empleados?** Sí. Su página de precios indica un mínimo de 15 empleados para contratar. LapsoWork factura por empleado activo, sin mínimo, por lo que una empresa de 8 personas paga 16 € al mes en el plan Básico. **¿Qué hace Sesame HR que no haga LapsoWork?** Sesame HR incluye módulos de talento que LapsoWork no ofrece: tareas, comunicación interna, cultura, desempeño y encuestas, además de métodos de fichaje como QR, WhatsApp o smartwatch. Si tu empresa usa esos módulos, cambiar a LapsoWork supondría perderlos. **¿Qué hace LapsoWork que no haga Sesame HR?** LapsoWork incluye en su plan Básico la distribución de nóminas con firma biométrica desde el móvil y, en el Avanzado, un canal de denuncias conforme a la Ley 2/2023. No hemos encontrado esas funciones publicadas en la web de Sesame HR. Además, LapsoWork está certificada en el ENS de nivel medio y aloja los datos en España. **¿Merece la pena cambiar de Sesame HR a LapsoWork?** Depende de qué módulos uses. Si aprovechas sobre todo control horario, vacaciones, turnos y documentos, LapsoWork cubre lo mismo por 2 € o 3,50 € por empleado frente a 5,25 €, y la migración de datos la hace nuestro equipo sin coste. Si usas los módulos de talento y desempeño de Sesame HR, no compensa. ## Conclusión LapsoWork y Sesame HR resuelven el control horario con solvencia y cumplen la normativa; se diferencian en el alcance y en el precio. Sesame HR es una suite de talento por niveles, con más métodos de fichaje y un mínimo de 15 empleados. LapsoWork es la operativa de RRHH de una pyme por 2 € o 3,50 € por empleado, sin permanencia, con nóminas, firma y canal de denuncias integrados y con certificación ENS. Si quieres comprobarlo con tu plantilla, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/) o consulta [nuestros precios](/precios/). --- ## Jornada laboral de 37,5 horas: en qué punto está la ley y cómo prepararse en una pyme URL: https://lapsowork.com/blog/jornada-laboral-37-5-horas-que-cambia-pymes/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Estado real de la jornada de 37,5 horas en septiembre de 2026: qué pasó en el Congreso, qué sigue vigente, qué convenios ya la aplican, la jornada de 35 horas en la AGE y cómo adaptar horarios, turnos y registro de jornada. Pocas medidas laborales han generado tanto ruido como la **jornada laboral de 37,5 horas**. Se anunció como la gran reforma de 2025, llenó titulares y acabó en el Congreso con un resultado que mucha gente todavía no tiene claro. En este artículo explicamos en qué punto está de verdad a 15 de septiembre de 2026, qué sigue vigente para tu empresa, qué convenios ya aplican 37,5 horas o menos, qué ha cambiado en el sector público y, sobre todo, qué tiene que hacer una pyme para adaptar horarios, turnos y registro de jornada el día que la reducción llegue, por ley o por convenio. ## Qué pasó con la ley de las 37,5 horas El Gobierno aprobó en 2025 un proyecto de ley para reducir la jornada máxima legal de 40 a 37,5 horas semanales sin reducción de salario. El **10 de septiembre de 2025** el Congreso de los Diputados aprobó las enmiendas a la totalidad y rechazó la tramitación del proyecto, que quedó fuera del calendario parlamentario. Desde entonces no se ha publicado nada en el BOE sobre la reducción a 37,5 horas y, a fecha de redacción, no hay una nueva votación programada. Esto tiene dos consecuencias prácticas: - **La jornada máxima legal sigue siendo la del artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores: 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual.** Nadie está obligado a reducirla por ley. - **La reducción sí es real donde la fija el convenio o el acuerdo de empresa.** Numerosos convenios sectoriales y de empresa establecen ya 37,5 horas semanales o menos, y las empresas afectadas la aplican con independencia de lo que ocurriera en el Congreso. ## Lo que sí ha cambiado: 35 horas en la Administración General del Estado Mientras la reducción del sector privado se estancaba, el sector público avanzó por su cuenta. La **Resolución de 14 de abril de 2026 de la Secretaría de Estado de Función Pública**, publicada en el BOE del 15 de abril, fija la jornada general del personal de la Administración General del Estado y sus organismos en **35 horas semanales de trabajo efectivo en cómputo anual, equivalentes a 1.533 horas anuales**, con entrada en vigor el 16 de abril de 2026 y un mes para adaptar calendarios y sistemas de control horario. Afecta a funcionarios y personal laboral de la AGE, no a las empresas privadas, pero marca una referencia que los convenios del sector privado tendrán delante en las próximas negociaciones. ## El registro horario digital: la otra reforma pendiente La reducción de jornada iba acompañada de una reforma del registro de jornada, que el Gobierno decidió tramitar por separado como real decreto al amparo del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Ese real decreto obligará a un registro digital, inalterable y accesible en remoto para la Inspección de Trabajo. A 15 de septiembre de 2026 **sigue sin publicarse en el BOE**: el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026 y el Ministerio de Trabajo anunció el 9 de septiembre que lo aprobará «con carácter inmediato», sin fecha. Explicamos sus requisitos técnicos en la guía sobre [la nueva normativa de fichaje digital](/blog/nueva-ley-fichaje-digital-2026/) y las multas en la [tabla de sanciones del control horario](/blog/sanciones-control-horario-2026/). Lo relevante para una pyme es que las dos reformas están conectadas: sin un registro de jornada fiable no se puede demostrar que se cumple una jornada de 37,5 horas, ni de 40. ## Qué cambia en una pyme cuando la jornada pasa a 37,5 horas Da igual que la reducción llegue por ley o por convenio: los efectos en la operativa son los mismos. Pasar de 40 a 37,5 horas son 2,5 horas menos a la semana, media hora al día en una semana de cinco días. - **Salario.** La reducción se hace sin bajada de sueldo, tanto en el proyecto rechazado como en la práctica de los convenios. El salario por hora sube. - **Cómputo anual.** La jornada se mide de promedio anual, así que el calendario laboral de la empresa tiene que recalcularse: horas anuales, distribución irregular si el convenio la permite y bolsa de horas. - **Horas extraordinarias.** Todo lo que exceda la nueva jornada ordinaria pasa a ser hora extra, con su límite anual y su compensación. Si la empresa mantiene los horarios de 40 horas, generará horas extra cada semana sin querer. - **Contratos a tiempo parcial.** Su jornada se define en proporción a la de un trabajador a tiempo completo comparable (artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores). Con la jornada completa en 37,5 horas, un contrato de 30 horas pasa del 75 % al 80 %, y hay que revisar cómo se aplica la reducción a estos contratos según lo que fije el convenio. - **Turnos y cuadrantes.** En hostelería, comercio, industria o sanidad, media hora menos al día obliga a rehacer los cuadrantes o a reorganizar la cobertura del servicio. Es el cambio más costoso de gestionar y el que más conviene simular antes. - **Registro de jornada.** El registro tiene que reflejar la nueva jornada ordinaria para que las desviaciones se vean, y es la prueba ante la Inspección de que la reducción se aplica. ## Cómo prepararse desde ya, sin esperar al BOE 1. **Lee tu convenio.** Comprueba la jornada anual y semanal que fija, si permite distribución irregular y qué dice de las horas extra y de los tiempos de descanso. Es posible que ya estés en 37,5 horas o por debajo. 2. **Mide la jornada real.** Con los datos del registro de jornada de los últimos meses sabrás cuánto trabaja de verdad cada equipo, cuántas horas extra generas y dónde se concentran. Sin datos, cualquier reorganización es una apuesta. 3. **Simula los cuadrantes con la nueva jornada.** Diseña los turnos con 37,5 horas y comprueba si la cobertura aguanta o si hace falta contratar horas. Tenemos una guía sobre [cómo hacer un cuadrante de turnos](/blog/como-hacer-un-cuadrante-de-turnos/) y otra sobre [cómo crear horarios de trabajo](/blog/como-crear-horarios-de-trabajo/). 4. **Revisa los contratos a tiempo parcial.** Calcula qué porcentaje representan con la nueva jornada completa y qué dice el convenio. 5. **Actualiza el calendario laboral y comunícalo.** El calendario laboral anual es obligatorio y debe exponerse en un lugar visible del centro de trabajo. 6. **Configura el software.** Jornada ordinaria, reglas de descanso, turnos y alertas de horas extra deben reflejar el nuevo escenario el mismo día que entre en vigor, no semanas después. ## Cómo te ayuda LapsoWork a adaptarte LapsoWork no cambia tu jornada, pero hace que cambiarla sea un ajuste de configuración y no un proyecto: - **Configuración por turnos**: horarios flexibles, rotativos, partidos o por tramos, con reglas de descanso según convenio. Cuando la jornada pase a 37,5 horas, se cambia la regla y los cuadrantes se recalculan. - **Informes de jornada**: horas efectivas, extras, descansos y desviaciones, con filtros por centro, equipo o empleado. Sirven para medir antes del cambio y para demostrar el cumplimiento después. - **Registro inalterable y exportable**: cada fichaje lleva sellado de tiempo y el registro se exporta en PDF y CSV auditados para la Inspección de Trabajo, que es lo que exige el real decreto pendiente. - **Multi-centro y convenio**: varios centros con calendarios distintos en la misma cuenta, útil cuando la reducción llega antes a un convenio que a otro. Todo ello desde 2 € por empleado y mes en el [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) y con el [módulo de turnos](/soluciones/software-turnos/) en el plan Avanzado. Puedes ver el detalle en [nuestra página de precios](/precios/). ## Preguntas frecuentes **¿Está en vigor la jornada laboral de 37,5 horas en España?** No. El Congreso rechazó la tramitación del proyecto de ley el 10 de septiembre de 2025 y no se ha publicado ninguna norma en el BOE que reduzca la jornada máxima legal. Sigue siendo de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual, según el artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores. La reducción solo se aplica donde la fija el convenio colectivo o un acuerdo de empresa. **¿Mi empresa puede tener ya una jornada de 37,5 horas?** Sí, si lo establece tu convenio colectivo o un acuerdo interno. Muchos convenios sectoriales y de empresa fijan 37,5 horas semanales o menos desde hace años. Comprueba la jornada anual y semanal de tu convenio antes de asumir que estás en 40 horas. **¿La jornada de 35 horas de los funcionarios afecta a las empresas privadas?** No directamente. La Resolución de 14 de abril de 2026 fija la jornada de 35 horas para el personal de la Administración General del Estado y sus organismos, con efectos desde el 16 de abril de 2026. No modifica el Estatuto de los Trabajadores ni obliga a las empresas privadas, aunque sirve de referencia en la negociación colectiva. **Si se reduce la jornada, ¿se reduce el salario?** No. Tanto el proyecto de ley rechazado como la práctica habitual de los convenios establecen la reducción sin merma salarial. El resultado es que el salario por hora aumenta y que cualquier hora trabajada por encima de la nueva jornada ordinaria pasa a ser extraordinaria. **¿Qué pasa con el registro horario digital?** Es una reforma distinta, que el Gobierno tramita como real decreto. A 15 de septiembre de 2026 sigue sin publicarse en el BOE, tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado del 23 de marzo de 2026 y el anuncio del Ministerio de Trabajo del 9 de septiembre de aprobarlo de forma inmediata. Cuando entre en vigor exigirá un registro digital, inalterable y accesible en remoto para la Inspección. ## Conclusión La jornada laboral de 37,5 horas no está en vigor por ley y no tiene fecha, pero ya es la realidad de muchos convenios y la referencia de las próximas negociaciones, con la Administración General del Estado en 35 horas desde abril de 2026. Para una pyme lo sensato es medir la jornada real, simular los cuadrantes con la nueva jornada y tener un registro de jornada que aguante una inspección, de modo que el cambio, cuando llegue, sea un ajuste y no una crisis. Si quieres empezar por los datos, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Ausencias médicas en la pyme: bajas, permisos y cómo gestionarlas sin errores URL: https://lapsowork.com/blog/gestion-ausencias-medicas-pyme-bajas-permisos/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Guía para gestionar las ausencias médicas en una pyme española: tipos de ausencia, qué cambió con el RD 1060/2022, plazos y obligaciones de la empresa, qué puede y no puede pedir, y cómo llevar un registro que cuadre con el control horario y la nómina. Un trabajador llama a las ocho de la mañana: está enfermo y no viene. A partir de ahí la empresa tiene que decidir qué tipo de ausencia es, qué documento puede pedir, cómo la refleja en el registro de jornada, qué le comunica a la gestoría para la nómina y qué le dice a la Seguridad Social. Las **ausencias médicas** son la incidencia más frecuente en cualquier plantilla y, desde que en 2023 el trabajador dejó de entregar el parte de baja a la empresa, también la que más dudas genera. Esta guía ordena los tipos de ausencia, lo que cambió con el Real Decreto 1060/2022, lo que la empresa puede y no puede hacer y un proceso para gestionarlas sin errores. ## Tipos de ausencia médica No todas las ausencias por motivos de salud son iguales, y tratarlas igual es el primer error. - **Baja médica (incapacidad temporal).** El trabajador no puede trabajar y un médico del servicio público de salud o de la mutua emite el parte de baja. Puede ser por **contingencia común** (enfermedad común o accidente no laboral) o por **contingencia profesional** (accidente de trabajo o enfermedad profesional), y el régimen de pago es distinto: lo explicamos en [quién paga la baja por enfermedad](/blog/quien-paga-la-baja-por-enfermedad/) y en [quién paga la baja por accidente laboral](/blog/quien-paga-la-baja-por-accidente-laboral/). - **Permisos retribuidos del artículo 37.3 del Estatuto de los Trabajadores.** Con la reforma de 2023, cinco días por accidente o enfermedad graves, hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización que precise reposo domiciliario del cónyuge, pareja de hecho o parientes hasta el segundo grado; y el tiempo indispensable para exámenes prenatales y técnicas de preparación al parto. Son días de ausencia justificada y pagada, no bajas. - **Ausencia por fuerza mayor familiar.** Hasta cuatro días al año, retribuidos según convenio, por motivos familiares urgentes relacionados con enfermedad o accidente que hagan indispensable la presencia inmediata del trabajador (artículo 37.9). - **Consultas médicas del propio trabajador.** El Estatuto no reconoce un permiso retribuido general para ir al médico; depende del convenio colectivo, que a menudo fija un número de horas al año o exige justificante. Si el convenio no dice nada, es tiempo que se recupera o se descuenta, salvo acuerdo con la empresa. - **Ausencia sin justificar.** El trabajador falta y no aporta parte ni justificante. Es la única que puede tener consecuencias disciplinarias, y hay que documentarla como tal. Clasificar bien cada ausencia decide todo lo demás: si se paga, quién la paga, si computa como jornada y qué documento la acredita. ## Lo que cambió con el Real Decreto 1060/2022 Desde el **1 de abril de 2023** el circuito de las bajas médicas es distinto: - **El trabajador ya no entrega el parte de baja, de confirmación ni de alta a la empresa.** El servicio de salud o la mutua se lo entregan a él y lo comunican al Instituto Nacional de la Seguridad Social por vía telemática. - **El INSS comunica a la empresa** los datos administrativos del parte por medios electrónicos, como máximo el primer día hábil siguiente a recibirlo. - **La empresa comunica a la Seguridad Social**, por el Sistema RED y en un plazo máximo de tres días hábiles desde que recibe el parte de baja, los datos económicos que le corresponden (base de cotización, puesto, entre otros). - **Los partes se emiten según la duración estimada** por el médico: en procesos muy cortos, de menos de cinco días, la baja y el alta pueden ir en el mismo parte; en los cortos, de cinco a treinta días, la primera revisión es a los siete días y las siguientes cada catorce; en los de duración media, de treinta y uno a sesenta, la primera a los siete y las siguientes cada veintiocho; en los largos, a partir de sesenta y un días, la primera a los catorce y las siguientes cada treinta y cinco. En la práctica, la empresa se entera de la baja por el trabajador, que sigue obligado a avisar de que no acude, y la confirma por la comunicación del INSS. Lo que no puede hacer es exigirle el parte en papel como antes. ## Lo que la empresa puede y no puede hacer - **Puede pedir que avise cuanto antes** y que aporte el justificante de las ausencias que no son bajas (consulta médica, permiso por hospitalización de un familiar), en la forma que fije el convenio. - **No puede pedir el diagnóstico.** El parte que recibe no lo incluye y el justificante de una consulta tampoco tiene por qué. Los datos de salud son categoría especial y la empresa solo necesita saber que la ausencia está justificada y cuánto dura. - **Puede verificar el estado de salud** mediante reconocimiento a cargo de personal médico (artículo 20.4 del Estatuto de los Trabajadores); si el trabajador se niega, puede perder los complementos económicos a cargo de la empresa, no la prestación. - **No puede despedir por faltas de asistencia justificadas.** La causa objetiva de despido por absentismo del antiguo artículo 52.d) se derogó en 2020; las ausencias justificadas por enfermedad no son causa de despido. - **Debe reflejar la ausencia en el registro de jornada** como tal, no como jornada trabajada ni como hueco sin explicar, y **comunicar a quien calcula la nómina** cada ausencia con su tipo y sus fechas, porque el pago varía según el tipo, el día de la baja y lo que mejore el convenio. - **Debe conservar** los justificantes y las comunicaciones el tiempo que exija la normativa laboral y de protección de datos, con acceso restringido. ## Un proceso que evita errores 1. **Aviso.** El trabajador comunica la ausencia por el canal acordado el primer día. Queda registrado con fecha y hora. 2. **Clasificación.** Quien gestiona el personal asigna el tipo: baja por contingencia común o profesional, permiso del artículo 37.3, fuerza mayor familiar, consulta médica según convenio o ausencia sin justificar. 3. **Justificante.** Para las ausencias que no son bajas, el trabajador adjunta el justificante en el plazo que fije el convenio. Para las bajas, la empresa espera la comunicación del INSS y guarda el registro. 4. **Comunicación a la Seguridad Social.** Los datos económicos de la baja se envían por el Sistema RED dentro de los tres días hábiles. 5. **Registro de jornada y calendario.** La ausencia aparece en el registro con su tipo y en el calendario del equipo, para que turnos y coberturas se reorganicen a tiempo. 6. **Nómina.** Al cierre del mes, la lista de ausencias con tipo y fechas va a la gestoría o al programa de nóminas, sin recopilarla de correos y mensajes. 7. **Seguimiento.** En bajas largas, anotar las fechas de revisión previstas y la fecha de alta; en ausencias repetidas sin justificar, documentarlas por si hay que actuar. ## Cómo lo resuelve LapsoWork El módulo de vacaciones y ausencias de LapsoWork está pensado para que este proceso no dependa de la memoria de nadie: - **Ausencias y bajas con tipología propia**: médicas, sin sueldo, permisos retribuidos, con los tipos que fije tu convenio. - **Solicitud desde la app** con el justificante adjunto, y aprobación o registro por el responsable con aviso automático. - **Calendario compartido** por equipo o centro, para ver la cobertura antes de que falte alguien más. - **Histórico completo**: cada ausencia queda registrada con fecha, tipo, estado y quien la gestionó, auditable cuando haga falta. - **Informe exportable** a Excel para la gestoría y para gerencia, con las ausencias del mes por persona y tipo. - **Enlace con el control horario**: la ausencia se refleja en el registro de jornada, sin huecos ni horas inventadas. - **Los justificantes en el gestor documental**, con acceso restringido y conservación ordenada. Está incluido en el plan Básico, a 2 € por empleado y mes, junto con el [control horario](/soluciones/software-control-horario/) y la distribución de nóminas. Los detalles están en la página de [software de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) y en [nuestra página de precios](/precios/). Y para medir si el absentismo mejora, los [indicadores de recursos humanos](/blog/indicadores-de-recursos-humanos/) que salen del propio sistema son el punto de partida. ## Preguntas frecuentes **¿El trabajador tiene que entregar el parte de baja a la empresa?** No desde el 1 de abril de 2023. Con el Real Decreto 1060/2022, el servicio de salud o la mutua comunican el parte al INSS y este lo transmite a la empresa por medios electrónicos el primer día hábil siguiente. El trabajador sigue obligado a avisar de que no acude al trabajo, pero no a aportar el parte en papel. **¿Puede la empresa pedir un justificante por ir al médico?** Sí, en la forma que establezca el convenio colectivo, que es el que regula si la consulta médica del propio trabajador es un permiso retribuido, cuántas horas al año y con qué justificación. El justificante no tiene por qué incluir el diagnóstico, y la empresa no puede exigirlo. **¿Se puede despedir a un trabajador por faltar mucho por enfermedad?** No por ausencias justificadas. La causa de despido objetivo por absentismo del antiguo artículo 52.d) del Estatuto de los Trabajadores se derogó en 2020. Las faltas sin justificar sí pueden tener consecuencias disciplinarias según el convenio, y por eso conviene documentar cada ausencia con su tipo. **¿Qué plazo tiene la empresa para comunicar una baja a la Seguridad Social?** Tres días hábiles desde que recibe el parte de baja, por el Sistema RED, para transmitir los datos económicos que le corresponden. Los datos administrativos del parte los recibe del INSS de forma electrónica. **¿Cómo se refleja una ausencia médica en el registro de jornada?** Como ausencia, con su tipo, no como jornada trabajada ni como hueco sin explicar. El registro debe permitir distinguir los días de baja, los permisos retribuidos y las ausencias sin justificar, porque cada uno se trata de forma distinta en la nómina y ante la Inspección de Trabajo. ## Conclusión Gestionar las ausencias médicas en una pyme consiste en clasificar bien cada ausencia, cumplir los plazos con la Seguridad Social, pedir solo el documento que corresponde y dejar constancia de todo en el registro de jornada y en la nómina. Desde 2023 la empresa ya no recibe el parte del trabajador, así que el orden tiene que venir del propio proceso, no del papel. Si quieres que ese proceso viva en la app de tus empleados y no en un grupo de mensajería, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Externalizar las nóminas o hacerlas con software propio: qué le conviene a una pyme URL: https://lapsowork.com/blog/externalizar-nominas-gestoria-o-software-propio/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Gestoría, software de nóminas interno o modelo mixto: qué implica cada opción para una pyme española, qué obligaciones no se externalizan nunca (recibo, entrega, conservación cuatro años), cómo decidir por tamaño y cómo se distribuyen y firman las nóminas. Tarde o temprano toda pyme se hace la pregunta: ¿seguimos con la gestoría o hacemos las nóminas nosotros? La respuesta fácil es «depende del tamaño», pero el tamaño es solo uno de los factores. **Externalizar las nóminas** o calcularlas con software propio son dos formas de repartir el mismo trabajo, y hay una tercera, la mixta, que es la que acaban usando muchas empresas de entre 20 y 100 empleados. En esta guía explicamos qué implica cada opción, qué obligaciones no se pueden externalizar nunca, cómo decidir y por qué la parte del trabajo que casi nadie cuenta, distribuir y archivar las nóminas, es la que más tiempo se lleva. ## Qué hay detrás de una nómina Antes de decidir quién la hace, conviene ver todo lo que incluye «hacer las nóminas» cada mes: - **Calcular** el salario según convenio, categoría y antigüedad; aplicar las variables del mes (horas extraordinarias, pluses, incentivos, ausencias, bajas, vacaciones); calcular la retención del IRPF y las cotizaciones. - **Comunicar** a la Seguridad Social las bases de cotización y las incidencias por el Sistema RED y presentar las liquidaciones; enviar el fichero de conceptos retributivos abonados; gestionar altas, bajas y variaciones. - **Presentar** los modelos de retenciones a Hacienda (111 trimestral o mensual y 190 anual) y emitir los certificados de retenciones. - **Entregar** a cada trabajador su recibo de salario y conservar la prueba de que lo recibió. - **Archivar** los recibos y la documentación durante el plazo legal y tenerla lista si la pide la Inspección de Trabajo o el propio trabajador. Los tres primeros puntos son el cálculo y la administración; los dos últimos son la distribución y el archivo. Cuando se habla de externalizar, se habla casi siempre de los tres primeros. Los otros dos se quedan siempre en la empresa. ## Lo que la ley no deja externalizar Sea quien sea quien calcule, la empresa es la responsable ante el trabajador, la Seguridad Social y Hacienda. Y hay obligaciones que recaen en ella con nombre propio: - **El recibo de salarios** (artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores): la empresa debe documentar el pago con un recibo individual y justificativo, en el modelo oficial o en el que fije el convenio, y entregarlo al trabajador. - **La prueba de la entrega.** Tradicionalmente la firma del trabajador en el recibo; hoy el Tribunal Supremo admite la entrega en soporte electrónico siempre que el trabajador pueda acceder al recibo y guardarlo. La firma sigue siendo la prueba más sólida, y por eso conviene que sea digital y trazable. - **La conservación** de los recibos y de la documentación de cotización durante un mínimo de cuatro años, que es el plazo de prescripción de las infracciones y de las deudas con la Seguridad Social. - **La responsabilidad.** Si la gestoría se equivoca, la sanción o el recargo llegan a la empresa; después podrá reclamar a la gestoría según su contrato. ## Las tres opciones ### Externalizar en una gestoría o asesoría laboral La gestoría calcula, comunica y presenta. La empresa le envía las variables del mes, recibe las nóminas en PDF y las paga. **A favor**: no necesitas conocer el convenio ni la normativa de cotización, que cambia cada año; la responsabilidad técnica del cálculo está en manos de un profesional; el coste es previsible y proporcional al número de nóminas. **En contra**: dependes de plazos ajenos, cada incidencia es un correo, el conocimiento de tu plantilla está fuera de la empresa y la gestoría rara vez se ocupa de distribuir las nóminas ni de recoger firmas. ### Software de nóminas propio La empresa calcula con un programa de nóminas (los más usados en España los comparamos en [software de nóminas más utilizados](/blog/software-de-nominas-mas-utilizados/)) y una persona interna con formación laboral se encarga de todo. **A favor**: control total, inmediatez para simular y corregir, y el conocimiento se queda en casa. **En contra**: necesitas a alguien que sepa de nóminas y esté al día de cada cambio normativo y de convenio; si esa persona falta, las nóminas no salen; y la responsabilidad técnica es íntegramente tuya. ### Modelo mixto La gestoría calcula y presenta, y la empresa gestiona con su software de RRHH todo lo que ocurre antes y después: fichajes, ausencias, vacaciones y variables que se envían a la gestoría ya ordenados, y distribución, firma y archivo de los recibos que la gestoría devuelve. Es el modelo más habitual en pymes que han digitalizado el resto de RRHH: la gestoría hace lo que sabe hacer y la empresa deja de teclear variables y de repartir PDF a mano. ## Tabla comparativa | Criterio | Gestoría | Software propio | Mixto | |---|---|---|---| | Quién calcula | La gestoría | La empresa | La gestoría | | Conocimiento de convenio y cotización | De la gestoría | Interno, hay que mantenerlo | De la gestoría | | Variables del mes (horas, ausencias) | Se envían a mano | Se introducen en el programa | Salen del software de RRHH | | Distribución y firma de recibos | Normalmente no incluida | Depende del programa | En el software de RRHH | | Archivo cuatro años | En la empresa | En la empresa | En el software de RRHH | | Dependencia de una persona | Baja | Alta | Baja | | Coste | Tarifa por nómina o por trabajador | Licencia más el tiempo de la persona | Gestoría más 2 € por empleado y mes | ## Cómo decidir - **Menos de 10 empleados.** Gestoría, casi siempre. El volumen no justifica formar a alguien ni pagar un programa de nóminas, y el riesgo de error interno es alto. Lo que sí conviene resolver es la entrega y la firma de los recibos. - **De 10 a 50 empleados.** El modelo mixto suele ganar: la gestoría calcula y la empresa ordena las variables y reparte las nóminas desde su software de RRHH. Es donde más horas se ahorran, porque las variables dejan de ir por correo y los recibos dejan de repartirse uno a uno. - **Más de 50 empleados, o convenio con muchas variables.** Empieza a compensar una persona interna con software de nóminas, sobre todo si hay turnos, pluses variables o varios convenios. Aun así, muchas empresas mantienen la gestoría para los modelos fiscales y la Seguridad Social. - **En cualquier tamaño**, si la gestoría tarda, se equivoca con las variables o no tienes claro qué ha entregado a quién, el problema no es la gestoría sino el circuito: ordena las variables y la distribución antes de cambiar de proveedor. Y una regla para no engañarse con el coste: no compares solo la tarifa de la gestoría con la licencia del programa; suma en los dos casos las horas internas de recoger variables, repartir recibos, perseguir firmas y buscar documentos. Explicamos cómo hacer ese cálculo en [cómo calcular el ROI de un software de RRHH](/blog/roi-software-rrhh-pyme-como-calcularlo/). ## El trabajo que nadie cuenta: distribuir y archivar Sea cual sea el modelo, cada mes hay que hacer llegar a cada persona su recibo, tener prueba de que lo recibió y guardarlo cuatro años. Hecho a mano son correos individuales, impresiones, firmas en papel y carpetas. Es el trabajo que LapsoWork resuelve sin sustituir a tu gestoría: - **Subida en lote**: subes un único PDF con las nóminas de toda la plantilla y LapsoWork las separa por empleado. - **Asignación automática y aviso**: cada nómina se entrega en el portal del empleado correspondiente y este recibe una notificación en la app. - **Firma del recibí**: el trabajador firma biométricamente la recepción desde el móvil, con evidencia de validez legal. - **Histórico por empleado**: cada persona consulta sus nóminas anteriores, firmadas, cuando quiera, y la empresa tiene el archivo completo. - **Compatible con tu gestoría**: ella sigue calculando; LapsoWork se encarga del reparto, la firma y el archivo. Está incluido en el plan Básico, a 2 € por empleado y mes, junto con el control horario, las vacaciones y el gestor documental. Los detalles están en la página de [distribución de nóminas](/soluciones/software-nominas/) y en [nuestra página de precios](/precios/). Y si quieres saber cómo funciona la firma desde el móvil, lo contamos en [app para firmar documentos](/blog/app-para-firmar-documentos/). ## Preguntas frecuentes **¿Es mejor externalizar las nóminas o hacerlas en la empresa?** Depende del tamaño y de la complejidad del convenio. Por debajo de diez empleados casi siempre compensa la gestoría; entre diez y cincuenta suele ganar el modelo mixto, en el que la gestoría calcula y la empresa ordena las variables y distribuye los recibos con su software de RRHH; por encima de cincuenta o con muchas variables empieza a compensar una persona interna con software de nóminas. **¿Qué obligaciones no puedo externalizar aunque tenga gestoría?** La empresa sigue siendo responsable de entregar a cada trabajador el recibo de salarios del artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, de conservar la prueba de esa entrega, de guardar los recibos y la documentación de cotización durante al menos cuatro años y de responder ante la Seguridad Social, Hacienda y la Inspección por los errores, aunque después reclame a la gestoría. **¿Puedo entregar las nóminas por medios electrónicos?** Sí. El Tribunal Supremo admite la entrega del recibo de salarios en soporte electrónico siempre que el trabajador pueda acceder a él y conservarlo. La firma digital del recibí, como la biométrica desde el móvil, aporta además la prueba de recepción. **¿LapsoWork calcula las nóminas?** No. El cálculo lo hace tu gestoría o tu programa de nóminas. LapsoWork distribuye las nóminas ya calculadas: separa el PDF por empleado, las entrega en la app, recoge la firma biométrica del recibí y guarda el histórico. Está incluido en el plan Básico de 2 € por empleado y mes. **¿Cuánto cuesta externalizar las nóminas en una gestoría?** Cada gestoría fija su tarifa, normalmente por nómina o por trabajador y mes, y suele variar según el convenio y el número de incidencias. Al compararla con un software propio, suma en los dos casos las horas internas de recoger variables, repartir recibos y perseguir firmas: es donde está la diferencia real. ## Conclusión Externalizar las nóminas o hacerlas con software propio es una decisión de tamaño, de convenio y de quién quieres que tenga el conocimiento, pero ninguna de las dos opciones te libera de entregar, firmar y conservar los recibos, ni de ordenar las variables que alimentan el cálculo. Por eso el modelo mixto funciona tan bien en la pyme: la gestoría calcula y el software de RRHH hace el resto. Si quieres ver cómo queda el reparto de nóminas en tu empresa, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## ¿Cuánto cuesta un software de RRHH para una pyme española en 2026? URL: https://lapsowork.com/blog/cuanto-cuesta-software-rrhh-pyme/ Publicado: 2026-04-21 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Precios reales de software de RRHH para pymes en España (2026): desde 2€/empleado hasta 15€. Comparativa, factores de coste y calculadora de ROI. "¿Cuánto cuesta un software de RRHH?" es la primera pregunta que hace todo gerente o responsable de RRHH cuando empieza a evaluar la digitalización. Y la respuesta honesta es: **depende**. En este artículo vemos **precios reales** de los principales software del mercado español en 2026, qué factores mueven el coste y cómo calcular si el gasto tiene sentido para tu pyme. Adelanto el resumen: para una pyme española típica de 10-100 empleados, un software de RRHH bien elegido cuesta entre **2 y 5 euros por empleado y mes**. Por debajo son soluciones incompletas; por encima pagas módulos de enterprise que no vas a usar. ## Precios reales del mercado español (abril 2026) Estos son los precios públicos de los software de RRHH más usados en España a fecha de abril 2026: | Software | Plan básico | Plan avanzado | Permanencia | |---|---|---|---| | **LapsoWork** | 2€/empl/mes | 3,50€/empl/mes | No | | **TramitApp** | 1-2€/empl/mes | Según módulos | — | | **Bizneo HR** | 4€/empl/mes | — | Anual | | **Sesame HR** | 5,25€/empl/mes (4,75€ con pago anual; comprobado el 15/09/2026) | 9€/empl/mes | Mensual o anual; mínimo 15 empleados | | **Factorial** | 5,50€/empl/mes | 9€+/empl/mes | Anual | | **Personio** | desde 8€ (no público) | Custom | Anual mínimo | | **Workday** | Desde 15€/empl/mes | Enterprise | 3 años | Con 30 empleados, esto se traduce en: | Software | Coste anual (30 empl.) | |---|---| | LapsoWork | **720 €** | | TramitApp | 720-1.440 € | | Bizneo HR | 1.440 € | | Sesame HR | 1.710 € (1.890 € en pago mensual) | | Factorial | 1.980 € | | Personio | ~2.900 € + | La horquilla de coste para una misma pyme va desde **60 €/mes** hasta **+240 €/mes** según el software elegido. El producto final difiere, pero en lo esencial (fichaje, vacaciones, documentos, nóminas) todos cubren lo mismo. ## Qué factores mueven el precio ### 1. Número de empleados Casi todos los software cobran por empleado activo y mes. No hay "flat rate" generalizado: si creces, pagas más. La ventaja es que si bajas plantilla, también pagas menos (excepto si estás en contrato anual cerrado). ### 2. Módulos activos El plan básico típico incluye fichaje, vacaciones y gestor documental. Los **módulos de pago aparte** suelen ser: - **Gestión de nóminas** (lo más caro — +50-100% sobre el plan base). - **Canal de denuncias** (pago aparte en Factorial, Bizneo, Sesame; integrado en LapsoWork). - **ATS / reclutamiento** (en Factorial y Bizneo; básico o ausente en el resto). - **OKRs / gestión del desempeño** (enterprise — no lo necesitas si tienes menos de 100 empleados). - **Módulo de teletrabajo** (obligatorio por Ley 10/2021 — verifica que está incluido). ### 3. Permanencia Los contratos anuales te bloquean 12 meses. Si el software no te convence, no hay vuelta atrás sin penalización. Los software **sin permanencia** (LapsoWork) facturan mensualmente sobre empleados activos y puedes cancelar con 15 días de antelación. ### 4. Soporte incluido Algunos software venden el soporte telefónico como "premium" (coste extra). Verifica en la propuesta que el soporte en español esté incluido sin coste adicional. ### 5. Migración e implantación Este es el "coste oculto" más frecuente. Algunas empresas cobran **1.000-3.000 €** por la implantación inicial (formación, migración de datos, configuración). LapsoWork, Factorial y Sesame la incluyen sin coste. ## Costes "ocultos" que debes preguntar siempre Antes de firmar, pregunta explícitamente: 1. **¿Hay coste de alta o implantación?** (Debería ser NO). 2. **¿La migración desde Excel o mi software actual es gratuita?** (Debería ser SÍ). 3. **¿El soporte telefónico en español está incluido?** (Debería ser SÍ). 4. **¿Las actualizaciones futuras están incluidas?** (Debería ser SÍ — es un SaaS). 5. **¿Cobran extra por usuarios administradores adicionales?** (Algunos sí). 6. **¿Qué pasa con los datos si cancelo?** (Deberías poder exportarlos en CSV/XML). ## Cómo calcular si el gasto tiene sentido (ROI) El software de RRHH no es un gasto: es una inversión que debería devolver más de lo que cuesta. Así se calcula el ROI en una pyme: ### Lado de los ahorros 1. **Horas administrativas** que dejan de gastarse en tareas manuales: - Fichaje en papel/Excel: **2-3h/semana** del responsable de RRHH. - Gestión de vacaciones por mail: **1-2h/semana**. - Búsqueda de contratos, bajas y certificados: **1-2h/semana**. - **Total: 4-7h/semana** = 200-350h/año. - A 20€/h (coste interno típico) = **4.000-7.000€/año ahorrados**. 2. **Reducción de errores**: - Nóminas con variables mal calculadas: ~200-500€/error × 3-5 errores/año. 3. **Riesgo legal evitado**: - Sanción por no llevar registro de jornada: infracción grave del art. 7.5 LISOS, de 751 a 7.500 € (el borrador del real decreto de registro horario digital, sin publicar a 15/09/2026, propone hasta 10.000 € por trabajador). - Sanción por no tener canal de denuncias (empresas de 50 o más empleados): muy grave, de 600.001 a 1.000.000 € para personas jurídicas (Ley 2/2023). - Cuéntalas como valor esperado (multa × probabilidad de inspección), no por su máximo: lo explicamos en [cómo calcular el ROI de un software de RRHH](/blog/roi-software-rrhh-pyme-como-calcularlo/). ### Lado del coste LapsoWork en Plan Básico con 30 empleados: **720€/año**. **ROI típico**: cada euro invertido en software de RRHH devuelve entre 5€ y 10€ al año solo en horas ahorradas, sin contar sanciones evitadas. ## Qué plan elegir según tu tamaño - **5-15 empleados**: Plan Básico de LapsoWork (2€/empl/mes). Cubre fichaje 2026, vacaciones, documentos y app. Coste anual: 120-360€. No necesitas canal de denuncias (no estás obligado). - **15-50 empleados**: Plan Básico de LapsoWork + contratar gestoría externa para nóminas. Coste anual: 360-1.200€. - **50-100 empleados**: Plan Avanzado de LapsoWork (3,50€/empl/mes) + add-on canal de denuncias obligatorio (299,99€/año). Coste anual: 2.400-4.500€. - **100-200 empleados**: Plan Avanzado o Personalizado de LapsoWork con módulos extra (reclutamiento, informes avanzados). Coste anual: 5.000-10.000€. - **200+ empleados**: llegados a este tamaño conviene comparar LapsoWork Personalizado con Bizneo y Factorial para ver qué producto encaja mejor con tus procesos. ## Preguntas frecuentes **¿Hay algún software de RRHH gratuito?** Sí, existen opciones open source (Odoo HR, V-IT RRHH). Son gratis en licencia pero requieren **inversión importante en implantación, mantenimiento y personalización** (una pyme sin equipo técnico gasta más que con un SaaS de pago). Para pymes con menos de 100 empleados, un SaaS comercial es más rentable. **¿Compensa cambiar de software cada año buscando el más barato?** No. Cada migración cuesta tiempo y genera pequeños errores en histórico. Elige bien una vez y quédate 3-5 años mínimo. **¿Puedo pagar menos si firmo 2 años?** Algunos software dan un 10-15% de descuento por pago anual adelantado. Valora si ese ahorro compensa la rigidez. En pymes con crecimiento variable, la flexibilidad mes a mes suele ganar. **¿Qué pasa si mi plantilla varía mucho durante el año (hostelería estacional)?** Los software que facturan por **empleado activo** (como LapsoWork) se adaptan automáticamente. Pagas más en temporada alta y menos en baja. Los que cobran "fee mensual fijo" te perjudican. ## Conclusión En 2026 el precio de un software de RRHH para pymes en España va de **2€ a 8€/empleado/mes**. Pagar más de 5€ solo tiene sentido si eres una scale-up con módulos de enterprise (Factorial One, BI avanzado, ATS complejo). Para la pyme media, **LapsoWork a 2-3,50€/empl/mes** cubre el 95% de las necesidades reales por una fracción del precio. La mejor forma de salir de dudas es probarlo: te damos [30 días gratis sin tarjeta de crédito](/demo/) para que hagas la comparación tú mismo. Consulta también nuestros [precios completos](/precios/) con el detalle de cada plan. --- ## Contratos laborales digitales: validez legal y buenas prácticas para pymes URL: https://lapsowork.com/blog/contratos-laborales-digitales-validez-legal-buenas-practicas/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Qué valor legal tiene un contrato de trabajo firmado electrónicamente en España (eIDAS, Ley 6/2020, Estatuto de los Trabajadores), qué contratos exigen forma escrita, qué hay que comunicar y conservar, y cómo digitalizar todo el ciclo del contrato sin perder pruebas. Un **contrato laboral digital** no es un PDF enviado por correo con un «confirme recepción». Es un documento firmado con una firma electrónica que identifica a las partes y garantiza que el texto no ha cambiado, comunicado en plazo a la Administración, entregado al trabajador y conservado con su prueba durante años. Hecho así, tiene la misma validez que el contrato en papel y bastantes ventajas: se firma el mismo día desde el móvil, no se pierde y se encuentra en segundos cuando lo pide la Inspección o un juzgado. En esta guía repasamos qué dice la ley sobre la validez de los contratos de trabajo firmados electrónicamente, qué contratos exigen forma escrita, qué obligaciones acompañan a la firma y las buenas prácticas para digitalizar el ciclo completo sin quedarte sin pruebas. ## La validez legal del contrato firmado electrónicamente Tres normas sostienen la validez de un contrato laboral digital en España: - **El Reglamento eIDAS** (Reglamento UE 910/2014) define tres niveles de firma electrónica y establece que a una firma electrónica no se le pueden negar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba solo por ser electrónica. La **firma simple** es cualquier dato electrónico asociado al documento (un clic de aceptación, un nombre escrito); la **firma avanzada** está vinculada de forma única al firmante, permite identificarlo y detecta cualquier cambio posterior del documento; la **firma cualificada** es una avanzada creada con un dispositivo cualificado y un certificado cualificado, y tiene el mismo efecto que la firma manuscrita. - **La Ley 6/2020, de servicios electrónicos de confianza**, desarrolla eIDAS en España y regula la prueba: si se impugna la autenticidad de una firma avanzada, quien la presenta debe acreditar sus garantías; la cualificada se presume. - **El Estatuto de los Trabajadores** no exige ninguna forma concreta de firma. El artículo 8 admite que el contrato se celebre por escrito o de palabra y fija los casos en que la forma escrita es obligatoria; lo que importa es poder probar el consentimiento y el contenido. En la práctica, los tribunales laborales admiten los contratos y documentos firmados electrónicamente cuando la empresa puede acreditar quién firmó, cuándo y que el documento no se alteró. Por eso el nivel de firma importa: una firma avanzada con evidencias (identificación del firmante, sellado de tiempo, huella del documento, datos biométricos del trazo si es manuscrita en pantalla) sostiene mucho mejor una impugnación que un simple clic. La [firma biométrica de contratos](/blog/firma-biometrica-contratos/) que usa LapsoWork captura trazo, presión y cadencia y se configura como firma electrónica avanzada conforme a eIDAS. ## Qué contratos deben constar por escrito Según el artículo 8.2 del Estatuto de los Trabajadores, deben formalizarse por escrito, entre otros, los contratos formativos, los de tiempo parcial y fijos-discontinuos, los de trabajo a distancia, los de duración determinada de más de cuatro semanas y los de las personas trabajadoras contratadas en España al servicio de empresas españolas en el extranjero. Además, cualquiera de las partes puede exigir que el contrato se formalice por escrito en cualquier momento. Si falta la forma escrita cuando es obligatoria, el contrato se presume celebrado por tiempo indefinido y a jornada completa, salvo prueba en contrario. Digitalizar la firma no cambia esta regla: el contrato digital es un contrato escrito. Lo que cambia es que se firma y archiva en minutos. ## Las obligaciones que acompañan a la firma Firmar es el primer paso. El contrato laboral digital debe cumplir después el mismo circuito que el de papel: - **Alta en la Seguridad Social** con carácter previo al inicio de la prestación. - **Comunicación del contrato al servicio público de empleo** en los diez días hábiles siguientes a su concertación (artículo 16.1 del Estatuto), a través del sistema de comunicación telemática correspondiente. - **Copia básica a la representación legal de los trabajadores**, si existe, en el plazo de diez días, sin los datos que la ley excluye (número de identidad, domicilio, estado civil y cualquier otro que afecte a la intimidad). - **Entrega de un ejemplar al trabajador**, que en formato digital significa que pueda acceder a él y conservarlo. - **Conservación**: la documentación laboral y de cotización se conserva al menos cuatro años, y el propio contrato conviene guardarlo durante toda la relación laboral y los plazos de prescripción posteriores. - **Protección de datos**: informar al trabajador sobre el tratamiento de sus datos, incluidos los de la firma, y aplicar las medidas de seguridad correspondientes. ## Buenas prácticas para digitalizar el ciclo del contrato 1. **Plantillas revisadas por tu asesoría** para cada tipo de contrato y convenio, con los campos variables marcados. Evita que cada contrato sea un documento redactado desde cero. 2. **Identificación del firmante** antes de firmar: acceso con credenciales personales del trabajador, o verificación de identidad en el alta si firma antes de tener acceso. 3. **Firma avanzada con evidencias**, no un clic: sellado de tiempo, huella del documento y, si es firma manuscrita en pantalla, captura biométrica del trazo. Guarda el documento de evidencias junto al contrato. 4. **Firma de todo lo que acompaña al contrato**: cláusula de protección de datos, acuerdo de trabajo a distancia si procede, entrega de equipos, política de desconexión, protocolo de acoso. Todo en el mismo acto de incorporación. 5. **Un solo repositorio**: contrato, anexos, prórrogas, cambios de jornada y finiquito en el expediente digital del trabajador, con control de acceso. 6. **Calendario de comunicaciones**: alta previa, comunicación en diez días hábiles, copia básica en diez días. Que el sistema recuerde los plazos. 7. **Prueba de entrega**: el trabajador accede a su contrato firmado desde su portal o app y puede descargarlo cuando quiera. Es la entrega del ejemplar, con constancia. 8. **Retención y borrado**: define cuánto tiempo conservas cada documento y quién puede borrarlo. La conservación mínima de cuatro años es un suelo, no un techo. ## Cómo lo resuelve LapsoWork El [gestor documental de LapsoWork](/soluciones/software-gestor-documental/) está pensado para que el contrato digital no sea una excepción sino el flujo normal: - **Repositorio centralizado** de contratos, nóminas, certificados, formaciones y cualquier documento laboral, por empleado. - **Firma biométrica desde el móvil**, con captura de trazo, presión y cadencia, configurada como firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS. - **Plantillas y envío masivo**: un anexo de cambio de jornada para toda la plantilla se envía y se firma en una tarde, no en una semana, como contamos en la guía sobre la [app para firmar documentos](/blog/app-para-firmar-documentos/). - **Acceso del empleado** a sus documentos firmados desde la app, que vale como entrega del ejemplar. - **Conservación y trazabilidad**: cada documento con su evidencia de firma, fecha y firmante, disponible cuando lo pida la Inspección o un juzgado. El gestor documental y la firma biométrica están incluidos en el plan Básico, a 2 € por empleado y mes; el módulo de contratos, con las plantillas y el ciclo completo, en el Avanzado. Los detalles están en [nuestra página de precios](/precios/). ## Preguntas frecuentes **¿Es válido un contrato de trabajo firmado electrónicamente?** Sí. El Reglamento eIDAS establece que no se pueden negar efectos jurídicos a una firma electrónica por el hecho de ser electrónica, y el Estatuto de los Trabajadores no exige una forma concreta de firma. Lo que hay que poder probar es quién firmó, cuándo y que el documento no se alteró; por eso conviene una firma avanzada con evidencias y no un simple clic. **¿Qué diferencia hay entre firma simple, avanzada y cualificada?** La simple es cualquier dato electrónico asociado al documento, como un clic de aceptación. La avanzada está vinculada de forma única al firmante, permite identificarlo y detecta cambios posteriores; la firma biométrica del trazo en pantalla con evidencias es una firma avanzada. La cualificada se crea con certificado y dispositivo cualificados y equivale a la firma manuscrita. Para contratos laborales, la avanzada con evidencias es el estándar habitual. **¿Hay que comunicar el contrato digital a alguien?** Sí, igual que el de papel: alta previa en la Seguridad Social, comunicación del contrato al servicio público de empleo en los diez días hábiles siguientes y copia básica a la representación de los trabajadores en diez días si existe. Firmar en digital no cambia estos plazos. **¿Cuánto tiempo hay que conservar un contrato de trabajo?** La documentación laboral y de cotización se conserva al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción de las infracciones y de las deudas con la Seguridad Social. El contrato conviene guardarlo durante toda la relación laboral y los plazos de prescripción posteriores a su fin, con su evidencia de firma. **¿Puedo hacer firmar el contrato al trabajador desde su móvil?** Sí. Con una plataforma que identifique al firmante, capture la firma con evidencias y guarde el documento en su expediente, la firma desde el móvil es válida y deja mejor prueba que un papel escaneado. En LapsoWork el trabajador firma desde la app y accede después a su ejemplar. ## Conclusión Los contratos laborales digitales son plenamente válidos en España cuando se firman con una firma electrónica que identifica al firmante y protege el documento, y cuando después se cumple el mismo circuito que con el papel: alta, comunicación, copia básica, entrega y conservación. La ventaja no es solo la rapidez, sino la prueba: un contrato firmado biométricamente con sus evidencias se defiende mejor que uno en papel perdido en un archivador. Si quieres ver el ciclo completo con tu propia plantilla, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Compliance laboral para pymes: guía 2026 de obligaciones según el tamaño de la plantilla URL: https://lapsowork.com/blog/compliance-laboral-pymes-guia-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Todas las obligaciones laborales de una pyme española en 2026 ordenadas por tamaño: las que aplican desde el primer empleado (registro de jornada, calendario, registro retributivo, protocolo de acoso, prevención, protección de datos) y las que llegan a los 50 (plan de igualdad, canal de denuncias, medidas LGTBI), con lo que sigue en tramitación. El **compliance laboral** de una pyme no es un departamento ni un programa caro: es la lista de obligaciones que la empresa tiene con sus trabajadores, con la Seguridad Social y con la Inspección, y la prueba de que las cumple. El problema es que esa lista ha crecido mucho en pocos años y cambia según el tamaño de la plantilla: lo que exige la ley a una empresa de 12 personas no es lo mismo que a una de 55. Esta guía ordena las obligaciones vigentes en septiembre de 2026 por umbral de plantilla, con la norma que las sostiene, y separa lo que ya obliga de lo que sigue en tramitación. ## Obligaciones desde el primer trabajador Aplican a toda empresa con al menos una persona contratada, sea cual sea el sector. **Contratación y alta** - **Alta en la Seguridad Social antes del inicio** de la prestación y comunicación del contrato al servicio público de empleo en los diez días hábiles siguientes (artículo 16 del Estatuto de los Trabajadores). - **Forma escrita** cuando la ley lo exige (tiempo parcial, fijo-discontinuo, formativos, a distancia, temporales de más de cuatro semanas) y siempre que una de las partes lo pida. Copia básica a la representación de los trabajadores, si existe, en diez días. **Jornada y tiempo de trabajo** - **Registro diario de jornada** (artículo 34.9), con conservación durante cuatro años. Es la obligación más inspeccionada. El real decreto que lo hará exclusivamente digital sigue sin publicarse a 15 de septiembre de 2026; explicamos su estado en [la nueva ley de fichaje digital](/blog/nueva-ley-fichaje-digital-2026/). - **Calendario laboral anual** elaborado y expuesto en un lugar visible de cada centro (artículo 34.6), como detallamos en la guía del [calendario laboral 2026](/blog/calendario-laboral-2026-festivos-espana/). - **Límites de jornada, descansos y horas extraordinarias** del Estatuto y del convenio. La jornada máxima legal sigue siendo de 40 horas semanales de promedio anual; la reducción a 37,5 horas no está en vigor, como contamos en [qué pasó con la jornada de 37,5 horas](/blog/jornada-laboral-37-5-horas-que-cambia-pymes/). **Salario y documentación** - **Recibo de salarios** individual entregado a cada trabajador (artículo 29) y **conservación** de recibos y documentación de cotización durante cuatro años. - **Registro retributivo** de toda la plantilla, con los valores medios y medianas de salarios y complementos desagregados por sexo y grupo o categoría, obligatorio para todas las empresas desde el 14 de abril de 2021 (Real Decreto 902/2020). **Igualdad y protección frente al acoso** - **Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo** y medidas para prevenirlo (artículo 48 de la Ley Orgánica 3/2007), obligatorio para todas las empresas. - **Adaptación de jornada por conciliación** (artículo 34.8): obligación de negociar de buena fe las solicitudes. **Prevención de riesgos laborales** - **Plan de prevención, evaluación de riesgos y planificación** (Ley 31/1995), con una modalidad preventiva: el propio empresario en empresas muy pequeñas cuando la ley lo permite, trabajador designado, servicio de prevención propio o ajeno. Formación e información a los trabajadores, vigilancia de la salud y coordinación de actividades cuando hay varias empresas en un centro. **Protección de datos y desconexión** - **RGPD y LOPDGDD**: información a los trabajadores sobre el tratamiento de sus datos, registro de actividades de tratamiento, medidas de seguridad, y reglas específicas sobre dispositivos digitales, videovigilancia y geolocalización (artículos 87 a 90 de la LOPDGDD). - **Política interna de desconexión digital** (artículo 88.3 de la LOPDGDD), obligatoria para todas las empresas. **Teletrabajo y ausencias** - **Acuerdo escrito de trabajo a distancia** cuando el teletrabajo es regular (Ley 10/2021), con compensación de gastos; lo detallamos en [teletrabajo en España: obligaciones](/blog/teletrabajo-espana-obligaciones-2026/). - **Gestión de las bajas médicas** conforme al Real Decreto 1060/2022: la empresa comunica los datos económicos por el Sistema RED en tres días hábiles y ya no recibe el parte del trabajador, como explicamos en [ausencias médicas en la pyme](/blog/gestion-ausencias-medicas-pyme-bajas-permisos/). ## Obligaciones que llegan a los 50 trabajadores El umbral de 50 cambia el mapa. Cuenta la plantilla total de la empresa, con las reglas de cómputo de cada norma. | Obligación | Norma | Desde | Qué implica | |---|---|---|---| | **Plan de igualdad** negociado y registrado | Ley Orgánica 3/2007 y Real Decreto 901/2020 | 50 o más trabajadores, obligatorio desde el 7 de marzo de 2022 | Diagnóstico, medidas, calendario de hasta cuatro años, comisión negociadora e inscripción en el registro público | | **Auditoría retributiva** | Real Decreto 902/2020 | Empresas obligadas a plan de igualdad | Evaluación de puestos de igual valor y plan de corrección de desigualdades, dentro del plan | | **Canal de denuncias** (sistema interno de información) | Ley 2/2023 | 50 o más trabajadores | Responsable del Sistema, canal anónimo y confidencial, plazos de 7 días y 3 meses, información del canal externo; detalle en [canal de denuncias interno o externo](/blog/gestion-del-canal-de-denuncias/) | | **Medidas y protocolo LGTBI** | Ley 4/2023 y Real Decreto 1026/2024 | Más de 50 trabajadores, en vigor desde el 10 de octubre de 2024 | Conjunto planificado de medidas negociadas y protocolo frente al acoso y la violencia contra personas LGTBI | | **Cuota de reserva para personas con discapacidad** | Real Decreto Legislativo 1/2013 | 50 o más trabajadores | Al menos el 2 % de la plantilla, o medidas alternativas autorizadas | | **Comité de empresa** | Estatuto de los Trabajadores | 50 o más trabajadores | Órgano de representación con derechos de información y consulta; por debajo, delegados de personal desde 6 trabajadores si se promueven elecciones | Por debajo de 50, algunas de estas obligaciones pueden venir por convenio o por acuerdo, y el plan de igualdad es voluntario pero registrable. ## Lo que sigue en tramitación (y conviene no dar por vigente) - **Real decreto de registro horario digital**: prohibirá el papel y el Excel y dará acceso remoto a la Inspección. Dictamen desfavorable del Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026 y anuncio de aprobación «inmediata» el 9 de septiembre; sin publicar en el BOE. - **Jornada de 37,5 horas**: rechazada en el Congreso el 10 de septiembre de 2025; solo se aplica donde la fija el convenio. Prepararse para ambas cosa cuesta poco si el registro de jornada ya es digital y fiable; las sanciones vigentes están en la [tabla de sanciones del control horario](/blog/sanciones-control-horario-2026/). ## Checklist de compliance laboral para una pyme Imprímela o cópiala y marca lo que tienes documentado, no lo que crees que cumples. 1. Altas en Seguridad Social previas al inicio y contratos comunicados en diez días hábiles. 2. Contratos por escrito cuando procede, firmados y archivados; copia básica entregada si hay representación. 3. Registro diario de jornada de toda la plantilla, conservado cuatro años, con trazabilidad de correcciones. 4. Calendario laboral del año expuesto en cada centro. 5. Recibos de salario entregados con prueba de recepción y conservados cuatro años. 6. Registro retributivo actualizado y a disposición de la representación de los trabajadores. 7. Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo aprobado y comunicado. 8. Plan de prevención, evaluación de riesgos, modalidad preventiva, formación y vigilancia de la salud al día. 9. Información de protección de datos a la plantilla, registro de actividades y política de desconexión digital. 10. Acuerdos de teletrabajo por escrito con compensación de gastos. 11. Procedimiento de ausencias y bajas conforme al Real Decreto 1060/2022. 12. Si tienes 50 o más: plan de igualdad registrado, auditoría retributiva, canal de denuncias con Responsable del Sistema, medidas y protocolo LGTBI, cuota de discapacidad y comité de empresa. ## Cómo te ayuda LapsoWork LapsoWork no sustituye a tu asesoría laboral, pero convierte buena parte de esta lista en registros que existen sin esfuerzo: el [control horario](/soluciones/software-control-horario/) con sellado de tiempo y exportación auditada, el [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) con contratos y recibos firmados biométricamente y conservados, el [módulo de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) con calendarios por centro y tipología de ausencias, y, en el plan Avanzado, el [canal de denuncias de la Ley 2/2023](/canal-de-denuncias/). Todo desde 2 € por empleado y mes, como puedes ver en [nuestra página de precios](/precios/). ## Preguntas frecuentes **¿Qué obligaciones laborales tiene una empresa de menos de 50 trabajadores?** Las que aplican desde el primer empleado: alta previa y comunicación de contratos, registro diario de jornada, calendario laboral expuesto, recibos de salario y conservación cuatro años, registro retributivo, protocolo frente al acoso sexual, prevención de riesgos laborales, protección de datos y política de desconexión digital, acuerdos de teletrabajo y gestión de bajas conforme al Real Decreto 1060/2022. **¿Qué cambia al llegar a 50 trabajadores?** Se añaden el plan de igualdad negociado y registrado con su auditoría retributiva, el canal de denuncias de la Ley 2/2023, las medidas y el protocolo LGTBI del Real Decreto 1026/2024 (a partir de más de 50), la cuota de reserva del 2 % para personas con discapacidad y el comité de empresa como órgano de representación. **¿El registro retributivo es obligatorio en empresas pequeñas?** Sí. El Real Decreto 902/2020 obliga a todas las empresas, con independencia de su tamaño, a llevar un registro retributivo de toda la plantilla desde el 14 de abril de 2021, con los valores medios y medianas de salarios, complementos y percepciones extrasalariales desagregados por sexo y por grupo, categoría o puesto de igual valor. **¿Está en vigor la obligación de fichaje digital?** El registro diario de jornada sí, desde 2019, con cualquier sistema fiable. La obligación de que sea exclusivamente digital, inalterable y accesible en remoto para la Inspección está en el real decreto en tramitación, sin publicar en el BOE a 15 de septiembre de 2026. **¿Necesito un programa de compliance laboral en una pyme?** No como estructura formal, pero sí una lista de obligaciones con responsable, evidencia y fecha de revisión, y sistemas que generen las pruebas (registro de jornada, documentos firmados, ausencias) sin trabajo manual. Es lo que la Inspección pide: no que digas que cumples, sino que lo demuestres. ## Conclusión El compliance laboral de una pyme en 2026 se resume en dos listas: la que aplica desde el primer trabajador y la que se activa a los 50. Ninguna exige grandes estructuras, pero todas exigen prueba: registros, documentos firmados, protocolos aprobados y comunicados. Ordenar esa prueba en un sistema en lugar de en carpetas y correos es la diferencia entre cumplir y poder demostrarlo. Si quieres empezar por lo más inspeccionado, el registro de jornada y los documentos, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Calendario laboral 2026 en España: festivos nacionales y autonómicos, y cómo preparar el de 2027 URL: https://lapsowork.com/blog/calendario-laboral-2026-festivos-espana/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Festivos nacionales de 2026 según el BOE (Resolución de 17 de octubre de 2025), cuáles pueden sustituir las comunidades, qué festivos quedan hasta diciembre, cómo elaborar el calendario laboral de la empresa y cómo preparar el de 2027. El **calendario laboral 2026** quedó fijado en el BOE del 28 de octubre de 2025 con la Resolución de 17 de octubre de 2025 de la Dirección General de Trabajo, que publica la relación de fiestas laborales de ámbito nacional, autonómico y de las ciudades de Ceuta y Melilla. A estas alturas del año conviene tenerlo a mano por dos motivos: quedan por delante los festivos del último trimestre, que son los que más afectan a los cuadrantes y a las vacaciones pendientes, y en pocas semanas se publicará el de 2027, que la empresa tiene que trasladar a su propio calendario laboral antes de que empiece el año. Aquí tienes los festivos de 2026 con su día de la semana, qué puede cambiar cada comunidad, qué obliga el Estatuto de los Trabajadores y cómo gestionarlo sin hojas de cálculo. ## Cuántos festivos hay y quién los fija El artículo 37.2 del Estatuto de los Trabajadores fija un máximo de **catorce fiestas laborales al año**, retribuidas y no recuperables, de las que **dos son locales**. Las otras doce se reparten así: - **Fiestas nacionales no sustituibles**, que se celebran en toda España: Año Nuevo, Viernes Santo, Fiesta del Trabajo, Fiesta Nacional, Inmaculada Concepción y Navidad. - **Fiestas nacionales que las comunidades pueden sustituir** por fiestas propias: la Epifanía, el Jueves Santo, el traslado al lunes de las fiestas que caen en domingo (Todos los Santos y Día de la Constitución en 2026), y la opción entre San José y Santiago Apóstol. - **Fiestas propias de cada comunidad autónoma**, hasta completar las doce. - **Dos fiestas locales**, que fija cada ayuntamiento y publica el boletín de su provincia o comunidad. Cuando una fiesta nacional cae en domingo, la comunidad puede trasladarla al lunes siguiente. En 2026 ocurre con el 1 de noviembre y el 6 de diciembre, y por eso en la tabla aparecen el 2 de noviembre y el 7 de diciembre como festivos posibles. ## Festivos nacionales de 2026 | Fecha | Día | Festividad | Carácter | |---|---|---|---| | 1 de enero | jueves | Año Nuevo | Nacional, en toda España | | 6 de enero | martes | Epifanía del Señor | Nacional, sustituible por la comunidad | | 19 de marzo | jueves | San José | Solo en las comunidades que lo eligen | | 2 de abril | jueves | Jueves Santo | Nacional, sustituible por la comunidad | | 3 de abril | viernes | Viernes Santo | Nacional, en toda España | | 6 de abril | lunes | Lunes de Pascua | Solo en algunas comunidades | | 1 de mayo | viernes | Fiesta del Trabajo | Nacional, en toda España | | 25 de julio | sábado | Santiago Apóstol | Solo en las comunidades que lo eligen | | 15 de agosto | sábado | Asunción de la Virgen | Nacional, en toda España | | 12 de octubre | lunes | Fiesta Nacional de España | Nacional, en toda España | | 2 de noviembre | lunes | Traslado de Todos los Santos (1 de noviembre, domingo) | Solo en las comunidades que lo trasladan | | 7 de diciembre | lunes | Traslado del Día de la Constitución (6 de diciembre, domingo) | Solo en las comunidades que lo trasladan | | 8 de diciembre | martes | Inmaculada Concepción | Nacional, en toda España | | 25 de diciembre | viernes | Natividad del Señor | Nacional, en toda España | Fuente: Resolución de 17 de octubre de 2025, de la Dirección General de Trabajo (BOE núm. 259, de 28 de octubre de 2025). Los días de la semana los hemos comprobado sobre el calendario de 2026. Dos rasgos definen el año. **Dos festivos nacionales caen en sábado**, el 15 de agosto y, donde se celebra, el 25 de julio, y los sábados no se recuperan salvo que el convenio diga otra cosa. Y **el puente de diciembre es largo** en las comunidades que trasladan la Constitución al lunes 7: del sábado 5 al martes 8. ## Festivos autonómicos: los que marca cada comunidad Cada comunidad completa sus doce fiestas con su día propio y con las sustituciones que elige. Algunos ejemplos de días autonómicos de 2026, comprobados en la resolución: 28 de febrero, sábado, en Andalucía; 23 de abril, jueves, en Aragón y en Castilla y León; 2 de mayo, sábado, en la Comunidad de Madrid; 30 de mayo, sábado, en Canarias; 9 de junio, martes, en la Región de Murcia y en La Rioja; 25 de julio, sábado, en Galicia y en el País Vasco; 28 de julio, martes, en Cantabria; 8 de septiembre, martes, en Asturias y en Extremadura; 11 de septiembre, viernes, en Cataluña; 9 de octubre, viernes, en la Comunitat Valenciana. El detalle completo, con las sustituciones de cada comunidad y las fiestas insulares de Canarias, está en la tabla de la propia resolución, y los dos festivos locales de cada municipio los publica el boletín de su provincia o comunidad. Si tu empresa tiene centros en varias comunidades, cada centro tiene su calendario. Es la situación en la que más errores se cometen al calcular vacaciones y horas. ## Lo que queda de 2026 y cómo cerrar el año Desde mediados de septiembre quedan los festivos del último trimestre: el lunes 12 de octubre en toda España, el lunes 2 de noviembre donde se traslada Todos los Santos, el lunes 7 de diciembre donde se traslada la Constitución, el martes 8 de diciembre y el viernes 25 de diciembre, además de los autonómicos y locales de cada centro. Es el momento de: - **Revisar las vacaciones pendientes.** Las vacaciones se disfrutan dentro del año natural salvo las excepciones que explicamos en [si las vacaciones se pierden de un año para otro](/blog/las-vacaciones-se-pierden-de-un-ano-para-otro/). Con los festivos de diciembre delante, conviene cerrar ya quién libra cuándo. - **Cuadrar los turnos con los puentes.** En comercio, hostelería y servicios los puentes de octubre y diciembre concentran demanda y ausencias a la vez. - **Comprobar el cómputo anual de horas.** Si tu convenio fija una jornada anual, el último trimestre es donde aparecen los excesos o los defectos de horas que hay que regularizar. ## Cómo elaborar el calendario laboral de la empresa El **artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a elaborar anualmente el calendario laboral y a exponer un ejemplar en un lugar visible de cada centro de trabajo**. No exponerlo es una infracción leve según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. El calendario debe recoger: 1. Los festivos nacionales, autonómicos y los dos locales de cada centro. 2. La jornada anual y semanal que fija el convenio y su distribución: horarios, turnos y, si el convenio lo permite, la distribución irregular. 3. Los descansos semanales y los periodos de vacaciones, o al menos las reglas para fijarlos, con la antelación mínima de dos meses que exige el artículo 38. 4. Los días de libre disposición o asuntos propios cuando los reconozca el convenio. 5. Las jornadas especiales: intensiva de verano, vísperas de festivo, cierres de empresa. Conviene consultarlo con la representación legal de los trabajadores donde exista, como establecen los convenios, y comunicarlo a la plantilla antes de que empiece el año. La guía sobre [cómo planificar el calendario de vacaciones de una empresa](/blog/calendario-de-vacaciones-de-una-empresa/) explica cómo repartir las vacaciones sobre ese calendario, y la de [días de vacaciones por mes trabajado](/blog/vacaciones-por-mes-trabajado/) cómo calcularlas en incorporaciones y bajas. ## Cómo preparar el calendario laboral de 2027 La relación de fiestas laborales de 2027 se publicará en el BOE, como cada año, entre octubre y noviembre de 2026, y los festivos locales irán apareciendo en los boletines provinciales y autonómicos hasta final de año. Para llegar a enero con el calendario expuesto: - Anota la fecha de publicación del BOE y traslada los festivos a cada centro en cuanto salga. - Comprueba qué festivos nacionales de 2027 caen en fin de semana. El 1 de enero de 2027 es viernes, así que el año arranca con un fin de semana largo. - Revisa si el convenio cambia la jornada anual en 2027; en muchos sectores la jornada de 37,5 horas se negocia convenio a convenio, como explicamos en [qué cambia con la jornada de 37,5 horas](/blog/jornada-laboral-37-5-horas-que-cambia-pymes/). - Fija con antelación las reglas de vacaciones y los cierres de empresa, y publícalos junto con el calendario. ## Cómo te ayuda LapsoWork En LapsoWork el calendario laboral no es un PDF en el tablón: es la base sobre la que se calculan las vacaciones, las ausencias, los turnos y las horas de cada empleado. La cuenta admite **varios centros con calendarios y convenios distintos**, de modo que el festivo autonómico de un centro no descuenta vacaciones en otro; el [módulo de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) descuenta los días sobre el calendario de cada persona, y el [módulo de turnos](/soluciones/software-turnos/) marca los festivos en el cuadrante para que la cobertura se planifique con ellos delante. Todo ello desde 2 € por empleado y mes, sin permanencia, como puedes ver en [nuestra página de precios](/precios/). ## Preguntas frecuentes **¿Cuántos festivos hay en 2026 en España?** Catorce como máximo por trabajador: doce fijados por el Estado y las comunidades autónomas, de los que nueve son de ámbito nacional en 2026 (algunos sustituibles por cada comunidad), y dos locales que fija cada ayuntamiento. La relación oficial está en la Resolución de 17 de octubre de 2025 de la Dirección General de Trabajo, publicada en el BOE del 28 de octubre de 2025. **¿Los festivos que caen en sábado se recuperan?** No, salvo que el convenio colectivo o el acuerdo de empresa lo establezcan. El Estatuto de los Trabajadores fija catorce fiestas retribuidas y no recuperables, pero no obliga a compensar las que coinciden con el descanso semanal. En 2026 caen en sábado el 15 de agosto y, donde se celebra, el 25 de julio, además de algunos autonómicos. **¿Es obligatorio tener un calendario laboral en la empresa?** Sí. El artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores obliga a elaborarlo cada año y a exponer un ejemplar en un lugar visible de cada centro de trabajo. No hacerlo es una infracción leve sancionable por la Inspección de Trabajo. **¿Qué festivos quedan en 2026 desde septiembre?** El lunes 12 de octubre en toda España; el lunes 2 de noviembre en las comunidades que trasladan Todos los Santos; el lunes 7 de diciembre en las que trasladan el Día de la Constitución; el martes 8 de diciembre y el viernes 25 de diciembre en toda España; más los festivos autonómicos y los dos locales de cada centro. **¿Cuándo se publica el calendario laboral de 2027?** La Dirección General de Trabajo publica la relación de fiestas laborales del año siguiente en el BOE habitualmente entre octubre y noviembre. Los festivos locales los aprueban los ayuntamientos y se publican en los boletines provinciales o autonómicos a lo largo del último trimestre. ## Conclusión El calendario laboral 2026 tiene catorce festivos por trabajador, con dos nacionales en sábado y un puente largo de diciembre en buena parte de España, y obliga a cada empresa a elaborar y exponer su propio calendario por centro. Con el último trimestre por delante y el calendario de 2027 a punto de publicarse, es buen momento para cerrar vacaciones, cuadrar turnos y dejar el sistema listo para el año que viene. Si quieres que el calendario sea la base de tus vacaciones, turnos y horas en lugar de una hoja de cálculo más, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## API de RRHH: cómo integrar LapsoWork con tu ERP, tu programa de nóminas o tu BI URL: https://lapsowork.com/blog/api-rrhh-integrar-lapsowork-con-erp/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Qué datos expone la API REST de LapsoWork (empleados, fichajes, horas, ausencias, vacaciones, centros, clientes, documentos), cómo se autentica, qué integraciones tienen sentido en una pyme (nóminas, ERP, BI, control de accesos), cómo diseñarlas y cuándo basta con una exportación. Un software de RRHH que vive aislado obliga a teclear dos veces: las horas que ya están en el control horario se vuelven a meter en el programa de nóminas, las altas que ya están en el ERP se vuelven a dar en la plataforma de personal, y el informe de gerencia se monta cada mes a mano con datos de tres sitios. Una **API de RRHH** existe para evitar eso: que los sistemas se lean entre sí sin intervención humana. En esta guía explicamos qué datos expone la API REST de LapsoWork, qué integraciones tienen sentido en una pyme, cómo diseñarlas para que no se rompan y cuándo, sinceramente, basta con una exportación a Excel. ## Qué expone la API de LapsoWork La [API REST de LapsoWork](/api-desarrolladores/) está documentada públicamente y se autoriza mediante un token de acceso que identifica a tu cuenta. Los recursos principales son: - **Empleados**: número de usuarios activos en un rango de fechas, listado completo de empleados activos entre dos fechas y búsqueda por nombre. - **Fichajes**: registros de fichaje en el rango de fechas indicado. - **Horas**: sumatorio de horas diarias, semanales y mensuales de un empleado. - **Ausencias**: ausencias registradas en un rango de fechas. - **Vacaciones**: días restantes por empleado. - **Centros de trabajo**: listado y búsqueda por nombre. - **Clientes**: listado y búsqueda por nombre, para empresas que imputan horas a clientes. - **Documentos**: número de archivos subidos y tipos de documento configurados. Es decir, todo lo que otro sistema necesita leer de RRHH: quién está activo, cuánto ha trabajado, cuándo ha faltado y qué le queda de vacaciones. La documentación de cada endpoint, con sus parámetros de fecha y sus respuestas, está en la página para desarrolladores. ## Las cuatro integraciones que compensan en una pyme ### 1. Nóminas: de las horas al recibo sin teclear Es la integración con más retorno. Cada cierre de mes, un proceso consulta las horas mensuales de cada empleado y sus ausencias, las convierte en las variables que espera tu programa de nóminas o tu gestoría (horas extra, complementos, descuentos por ausencia) y las entrega en el formato que ese programa importe. LapsoWork no calcula las nóminas, como explicamos en [externalizar las nóminas o hacerlas con software propio](/blog/externalizar-nominas-gestoria-o-software-propio/); lo que hace la API es que las variables lleguen limpias al que sí las calcula. Después, la nómina calculada vuelve a LapsoWork para distribuirse y firmarse. ### 2. ERP: una sola lista de empleados y centros Si el ERP es el maestro de empleados y centros, la integración mantiene sincronizadas las altas, bajas y cambios de centro, de modo que nadie da de alta dos veces a la misma persona. Si el maestro es LapsoWork, el ERP lee de la API el listado de empleados activos y los centros. Lo importante es decidir cuál de los dos manda sobre cada dato y no dejar que los dos escriban lo mismo. ### 3. BI y cuadros de mando Un panel de gerencia que cada mañana lee horas trabajadas, horas extra, ausencias por tipo y vacaciones pendientes por centro y equipo, sin que nadie exporte nada. Con esos datos se calculan los [indicadores de recursos humanos](/blog/indicadores-de-recursos-humanos/) y el [absentismo](/blog/absentismo-laboral-como-detectarlo-con-datos/) que de otro modo se calculan a mano y se abandonan. ### 4. Control de accesos y sistemas propios Empresas con tornos, cerraduras o aplicaciones internas que necesitan saber si una persona está activa o cuántas horas lleva en la semana. La API responde a esas consultas en tiempo real. ## Cómo diseñar una integración que no se rompa 1. **Decide el sistema maestro de cada dato.** Empleados, centros, calendarios, horas: cada uno tiene un dueño. El resto solo lee. 2. **Trabaja por rangos de fechas y de forma incremental.** Los endpoints de fichajes, horas y ausencias aceptan fecha de inicio y fin; consulta solo lo que ha cambiado desde la última ejecución, no todo el histórico cada vez. 3. **Guarda el token como un secreto.** En un gestor de secretos o en variables de entorno del servidor, nunca en el código ni en una hoja de cálculo compartida. Rótalo si cambia el responsable. 4. **Registra cada ejecución.** Qué se consultó, cuántos registros, qué errores. Cuando una nómina salga mal, ese registro es lo que dirá si el dato llegó. 5. **Trata los errores sin inventar datos.** Si la API no responde, la integración se detiene y avisa; no rellena horas a cero. 6. **Respeta los límites de uso** y consulta en horas de baja carga para los procesos masivos. 7. **Documenta el mapeo.** Qué campo de LapsoWork alimenta qué campo del otro sistema y con qué transformación. Es lo que permitirá mantenerlo cuando cambie la persona que lo hizo. 8. **Cumple el RGPD.** La integración es un tratamiento de datos personales: minimiza los campos que trasladas, limita el acceso y refleja el flujo en el registro de actividades de tratamiento. ## Cuándo basta con una exportación No toda pyme necesita una integración programada. Si cierras nóminas una vez al mes, tienes un solo centro y tu gestoría acepta un Excel, la exportación de informes de horas y ausencias que incluye LapsoWork resuelve el problema en dos minutos al mes. La API compensa cuando hay varios sistemas que necesitan el mismo dato, cuando el proceso es semanal o diario, o cuando el volumen hace que exportar y pegar sea una fuente de errores. Un buen criterio: si alguien dedica más de una hora al mes a mover datos de RRHH entre sistemas, la integración se paga sola, como calculamos en [cómo calcular el ROI de un software de RRHH](/blog/roi-software-rrhh-pyme-como-calcularlo/). ## Quién puede hacerla No hace falta un equipo de desarrollo. Un desarrollador con experiencia en APIs REST, interno o externo, monta en pocos días una integración de nóminas o de BI con la documentación pública. Muchas gestorías y proveedores de ERP tienen ya conectores o experiencia con este tipo de integraciones. Y si tu empresa tiene más de cuarenta empleados y necesidades específicas, el plan Personalizado de LapsoWork incluye desarrollos a medida, como puedes ver en [nuestra página de precios](/precios/). ## Preguntas frecuentes **¿Qué datos puedo obtener de la API de LapsoWork?** Empleados activos y su búsqueda por nombre, fichajes y horas diarias, semanales y mensuales por empleado, ausencias en un rango de fechas, días de vacaciones restantes, centros de trabajo, clientes y datos sobre los documentos subidos. La documentación con cada endpoint y sus parámetros está en la página para desarrolladores. **¿Cómo se autentica la API?** Mediante un token de acceso asociado a tu cuenta, que se envía en cada petición. Debe guardarse como un secreto en el servidor que ejecuta la integración, nunca en el código ni en documentos compartidos, y renovarse si cambia la persona responsable. **¿Se puede integrar LapsoWork con el programa de nóminas?** Sí. La integración habitual consulta cada cierre las horas mensuales y las ausencias de cada empleado y las entrega en el formato que importa el programa de nóminas o la gestoría. LapsoWork no calcula las nóminas; distribuye las que calcula tu gestoría o tu programa, y la API se encarga de que las variables lleguen sin teclearlas. **¿Necesito un desarrollador para usar la API?** Para una integración programada, sí: un desarrollador con experiencia en APIs REST, interno o externo, la monta en pocos días con la documentación pública. Para necesidades puntuales, la exportación de informes de horas y ausencias a Excel no requiere ningún desarrollo. **¿La integración cumple el RGPD?** Debe cumplirlo: es un tratamiento de datos personales de los empleados. Traslada solo los campos necesarios, limita quién accede al token y a los datos, registra las ejecuciones y refleja el flujo en el registro de actividades de tratamiento de la empresa. ## Conclusión Una API de RRHH sirve para que las horas, las ausencias y los empleados activos lleguen a la nómina, al ERP o al cuadro de mando sin que nadie los teclee. La de LapsoWork expone exactamente esos datos con autenticación por token y documentación pública, y las integraciones que compensan en una pyme son pocas y claras: nóminas, ERP, BI y control de accesos. Si mueves datos de RRHH a mano más de una hora al mes, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/) y revisa la [documentación de la API](/api-desarrolladores/) con tu desarrollador. --- ## Cómo detectar el absentismo laboral con datos: indicadores, cálculo y qué hacer después URL: https://lapsowork.com/blog/absentismo-laboral-como-detectarlo-con-datos/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Qué es el absentismo laboral y qué no lo es, cómo calcular la tasa, la frecuencia, la duración media y el índice de Bradford con los datos del registro de jornada y de ausencias, cómo leerlos por centro y por equipo, y qué puede y no puede hacer una pyme con lo que descubra. En una pyme el **absentismo laboral** se nota antes de medirse: el turno que siempre va justo, el lunes en que faltan dos personas, el compañero que cubre huecos y acaba quemado. Pero notarlo no sirve para actuar, porque sin datos no se sabe si el problema es un equipo, un turno, una época del año o una persona, ni si lo que ocurre es una baja médica larga, que no se puede tocar, o una serie de faltas cortas sin justificar, que sí. Esta guía explica qué es absentismo y qué no, qué indicadores calcular con los datos que ya tienes en el registro de jornada y en las ausencias, cómo leerlos sin sacar conclusiones falsas y qué puede hacer legalmente una empresa con lo que descubra. ## Qué es absentismo y qué no lo es Absentismo es el tiempo en que un trabajador debería estar trabajando y no lo está. Dentro de esa definición conviven cosas muy distintas: - **Ausencias justificadas**: bajas por incapacidad temporal, permisos retribuidos del Estatuto de los Trabajadores y del convenio, ausencias por fuerza mayor familiar, consultas médicas cuando el convenio las reconoce. - **Ausencias injustificadas**: faltas sin aviso ni justificante, retrasos reiterados, salidas anticipadas. - **Lo que no es absentismo**: vacaciones, descansos, permisos de maternidad y paternidad, huelga o formación. Meterlos en la tasa la infla y la hace inútil. La distinción no es solo estadística. Las ausencias justificadas por enfermedad no pueden tener consecuencias en el empleo: la causa de despido objetivo por faltas de asistencia del antiguo artículo 52.d) se derogó en 2020. Las injustificadas sí pueden tratarse según el régimen disciplinario del convenio, siempre que estén documentadas. Por eso el primer paso es que cada ausencia esté clasificada con su tipo, como explicamos en la guía de [ausencias médicas en la pyme](/blog/gestion-ausencias-medicas-pyme-bajas-permisos/). ## Los datos que ya tienes No hace falta una encuesta ni un consultor. Una pyme con registro de jornada y gestión de ausencias digital tiene: - **Horas teóricas** de cada persona por día, del calendario laboral y el contrato. - **Horas registradas** de cada día, del control horario. - **Ausencias** con tipo, inicio y fin, del módulo de ausencias. - **Estructura**: centro, equipo, turno, categoría, antigüedad. Con eso se calcula todo lo que sigue. Sin registro digital, el cálculo es una tarde de Excel al mes y suele abandonarse al segundo. ## Los indicadores que importan ### Tasa de absentismo **Tasa = horas de ausencia / horas teóricas × 100**, en el periodo que elijas. Calcúlala dos veces: una con todas las ausencias y otra solo con las injustificadas. La primera te dice cuánto cuesta cubrir huecos; la segunda, dónde hay un problema de gestión. Compárala con la de tu convenio o sector si publica datos; si no, compárala contigo mismo mes a mes. ### Frecuencia y duración media **Frecuencia** = número de episodios de ausencia por persona y periodo. **Duración media** = horas o días de ausencia / número de episodios. Dos equipos pueden tener la misma tasa con realidades opuestas: uno con dos bajas largas y otro con veinte faltas de un día. El segundo es el que exige mirar la organización del trabajo. ### Índice de Bradford Es el indicador clásico para detectar ausencias cortas y repetidas, que son las que más desorganizan: **B = S² × D**, donde S es el número de episodios y D el total de días ausente en el periodo, normalmente un año. Una persona con una baja de 20 días tiene 1 × 1 × 20 = 20; otra con diez faltas de dos días tiene 10 × 10 × 20 = 2.000. El índice no dice por qué falta nadie; dice a quién conviene preguntar, y siempre distinguiendo entre justificado e injustificado. ### Desviación entre horas registradas y horas teóricas Un indicador menos conocido y muy útil: personas que cada día registran menos horas de las teóricas sin ausencia declarada. No es absentismo formal, pero es la señal temprana de un horario que no se cumple o de un problema de fichaje. Los informes de horas efectivas y desviaciones del control horario lo muestran directamente. ## Cómo leer los datos sin engañarte - **Segmenta antes de concluir.** Por centro, equipo, turno, día de la semana y mes. El absentismo «de la empresa» casi nunca existe; existe el del turno de noche, el de los lunes o el de un equipo con un responsable concreto. - **Separa las bajas largas.** Una baja de seis meses distorsiona la tasa de un equipo pequeño durante todo el año. Analízala aparte. - **Busca patrones, no culpables.** Faltas concentradas en un turno apuntan a la organización de ese turno; faltas concentradas en una persona apuntan a una conversación con esa persona, no a una sanción automática. - **Mira la tendencia**, no el mes. Tres meses seguidos subiendo son una señal; un mes malo puede ser una gripe. - **Cruza con rotación y horas extra.** Un equipo con absentismo alto, rotación alta y horas extra altas está diciendo lo mismo por tres vías. Los [indicadores de recursos humanos](/blog/indicadores-de-recursos-humanos/) se leen juntos. ## Qué puede y qué no puede hacer la empresa con lo que descubra **Puede** - Revisar la organización del trabajo donde se concentran las ausencias: cargas, turnos, descansos, relación con el responsable. - Hablar con la persona con ausencias cortas repetidas para entender la causa, con respeto a su intimidad y sin pedir diagnósticos. - Verificar el estado de salud en una baja mediante reconocimiento por personal médico (artículo 20.4 del Estatuto de los Trabajadores). - Aplicar el régimen disciplinario del convenio a las faltas injustificadas documentadas, de forma proporcional y con los plazos de prescripción. - Mejorar las condiciones que reducen ausencias evitables: flexibilidad, previsibilidad de horarios, desconexión digital. **No puede** - Sancionar ni despedir por ausencias justificadas por enfermedad o por permisos legales. - Tratar los datos de salud más allá de lo necesario: el tipo de ausencia y sus fechas, no el diagnóstico. - Usar el índice de Bradford o cualquier indicador como sanción automática sin analizar cada caso. - Publicar rankings de ausencias por persona; los datos individuales son confidenciales y se tratan con acceso restringido. ## Un proceso mensual de veinte minutos 1. Exporta las ausencias del mes con su tipo y las horas registradas frente a las teóricas. 2. Calcula la tasa total y la tasa de injustificadas, por centro y por equipo. 3. Mira la frecuencia y la duración media de los equipos con la tasa más alta. 4. Actualiza el índice de Bradford acumulado del año y revisa los tres valores más altos, separando justificado e injustificado. 5. Anota una acción por hallazgo: revisión de un turno, conversación, cambio de cobertura, y comprueba el mes siguiente si el indicador se movió. ## Cómo lo resuelve LapsoWork - **Ausencias clasificadas por tipo** desde la app, con justificante adjunto y aprobación del responsable, y con tipología personalizable según convenio. - **Informes de jornada**: horas efectivas, extras, descansos y desviaciones, con filtros por centro, equipo o empleado. - **Informe de ausencias exportable a Excel**, con lo disfrutado, lo pendiente y lo caducado por persona y tipo, para calcular la tasa y el índice de Bradford. - **Calendario compartido** por equipo, que muestra la cobertura antes de que falte alguien más. - **Histórico completo** de cada ausencia con fecha, estado y aprobador. Todo desde 2 € por empleado y mes en el plan Básico, con el [módulo de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) y el [control horario](/soluciones/software-control-horario/). Y si el problema resulta ser de rotación, tenemos una guía sobre [cómo disminuir la rotación de personal](/blog/como-disminuir-la-rotacion-de-personal/). ## Preguntas frecuentes **¿Cómo se calcula la tasa de absentismo laboral?** Dividiendo las horas de ausencia entre las horas teóricas de trabajo del periodo y multiplicando por cien. Conviene calcularla dos veces: con todas las ausencias y solo con las injustificadas, y segmentarla por centro, equipo y turno. Las vacaciones, los descansos y los permisos de maternidad y paternidad no se incluyen. **¿Qué es el índice de Bradford?** Un indicador que penaliza las ausencias cortas y repetidas frente a las largas: se calcula elevando al cuadrado el número de episodios de ausencia y multiplicándolo por el total de días ausente en el periodo. Sirve para decidir a quién preguntar, no para sancionar, y debe leerse distinguiendo ausencias justificadas e injustificadas. **¿Se puede despedir a un trabajador por absentismo?** No por ausencias justificadas: la causa de despido objetivo por faltas de asistencia se derogó en 2020, y las bajas por enfermedad y los permisos legales no pueden tener consecuencias en el empleo. Las faltas injustificadas documentadas sí pueden tratarse según el régimen disciplinario del convenio, de forma proporcional. **¿Qué datos necesito para medir el absentismo?** Las horas teóricas de cada persona según calendario y contrato, las horas registradas en el control horario, las ausencias con su tipo y fechas, y la estructura de la empresa por centro, equipo y turno. Con un registro de jornada y una gestión de ausencias digitales, todo se exporta en minutos. **¿Cuál es una tasa de absentismo normal?** Depende del sector, del tipo de trabajo y de cómo se mida, por lo que las comparaciones externas engañan con facilidad. Lo útil es comparar la empresa consigo misma mes a mes y por equipos, separar las bajas largas y vigilar la tendencia de las ausencias injustificadas. ## Conclusión Detectar el absentismo laboral con datos es cuestión de tener las ausencias clasificadas y el registro de jornada digital, calcular cuatro indicadores sencillos y leerlos por centro, equipo y turno, sin confundir una baja larga con un problema de gestión ni un índice con una sanción. Lo que la empresa puede hacer con el resultado es organizar mejor el trabajo y hablar con las personas, siempre dentro de lo que la ley permite. Si quieres empezar por los datos, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/). --- ## Teletrabajo en España 2026: obligaciones legales y software para cumplir URL: https://lapsowork.com/blog/teletrabajo-espana-obligaciones-2026/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Ley 10/2021 actualizada 2026: cuándo es obligatorio el acuerdo de teletrabajo, gastos a compensar y software que lo gestiona automáticamente. La **Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia** sigue siendo el marco legal del teletrabajo en España en 2026. Si tu pyme permite que algún empleado trabaje desde casa de forma regular, tienes cinco obligaciones legales concretas que cumplir. Incumplir cualquiera de ellas puede acarrear sanciones de hasta 7.500€ por infracción. En este artículo te las explicamos con ejemplos, te damos la **checklist práctica** y mostramos cómo automatizar la mayoría con un software. ## Cuándo aplica la Ley 10/2021 La ley se aplica cuando un empleado trabaja **a distancia de forma regular** cumpliendo: - **Al menos un 30% de la jornada** teletrabajada (en cómputo mensual o tri-mestral según contrato). - Durante un periodo de referencia de **tres meses**. Por tanto: - Empleado que teletrabaja 1-2 días a la semana → **entra** en la ley. - Empleado 100% remoto → **entra** (obviamente). - Trabajo esporádico por un día (cita médica, conciliación puntual) → **no entra**. - Trabajo ocasional por teletrabajo colectivo (ej: nevada grande) → **no entra**. ## Las 5 obligaciones concretas ### 1. Acuerdo escrito de teletrabajo Es **obligatorio** firmar un acuerdo escrito con el empleado antes de iniciar el teletrabajo. El acuerdo debe contener como mínimo: - Inventario de **medios y equipos** que aporta la empresa. - **Gastos directos e indirectos** y su forma de compensación. - Horario de trabajo y **disponibilidad**. - Porcentaje de presencialidad vs remoto. - **Centro de trabajo de adscripción** del empleado. - Lugar del teletrabajo (normalmente, domicilio). - Duración del acuerdo (indefinido o temporal). - Medios de **control empresarial** (que deben ser proporcionales). - Procedimiento para suspender o revertir el teletrabajo. **Sanción por no tener acuerdo**: infracción grave, entre 751€ y 7.500€. ### 2. Registro de jornada en remoto La obligación de registro horario del RDL 8/2019 **también aplica al teletrabajo**. El registro debe ser fiable: no vale el "confío en mi empleado". **Soluciones válidas**: - App móvil con fichaje entrada/salida. - Software web que registre login y logout. - Aplicación de ordenador con fichaje por gesto. **Lo que no vale**: - "Que me mande un email al empezar y terminar". - Hoja de Excel que rellene el empleado a final de semana. - Log de actividad del ordenador (no cumple sellado temporal). ### 3. Compensación de gastos La empresa debe **compensar los gastos** derivados del teletrabajo. La ley no fija una cantidad; lo acuerda el convenio colectivo o el acuerdo individual. Aspectos a considerar: - **Luz** (aumento de consumo eléctrico). - **Internet** (parte proporcional de la factura). - **Mobiliario** (silla ergonómica, mesa) si la empresa no la aporta. - **Desgaste del equipo personal** (si no se da equipo corporativo). Valores orientativos en convenios recientes: **30-50€/mes** para teletrabajo de 2-3 días/semana; **60-100€/mes** para 100% remoto. **Sanción por no compensar**: infracción grave, 751€-7.500€. ### 4. Derecho a la desconexión digital El empleado tiene derecho a **desconectar** fuera de su horario laboral. La empresa debe: - Definir **horario laboral claro** en el acuerdo. - Establecer **bandas horarias** en las que el empleado debe estar disponible. - **No exigir respuesta** a emails o mensajes fuera de horario. - Documentar el derecho en una **política interna** conocida por toda la plantilla. **Sanción por vulnerar la desconexión**: 1.500€-7.500€ por infracción grave. ### 5. Igualdad de derechos El empleado teletrabajador tiene **exactamente los mismos derechos** que el presencial: - Mismo salario, pluses, vacaciones, formación. - Mismo acceso a promoción y ascensos. - Acceso al representante sindical y al comité de empresa. - Mismas medidas de prevención de riesgos laborales. **Sanción por discriminar al teletrabajador**: puede llegar a infracción muy grave (hasta 225.018€). ## Checklist práctica: ¿cumple tu pyme? Contesta sí/no a cada pregunta. Si fallas 2 o más, tienes riesgo real de sanción: 1. [ ] Tengo **identificados** a todos los empleados que teletrabajan más del 30% de la jornada. 2. [ ] Cada uno tiene un **acuerdo escrito firmado** con los 9 puntos mínimos. 3. [ ] El acuerdo recoge los **gastos compensados** y la cantidad exacta. 4. [ ] La compensación aparece **reflejada en la nómina** (no en sobres aparte). 5. [ ] Los empleados remotos fichan con sistema digital **auditado** (no email ni Excel). 6. [ ] Tengo un documento de **política de desconexión** conocido por toda la plantilla. 7. [ ] Los empleados en remoto reciben **formación en PRL** específica del teletrabajo. 8. [ ] En la evaluación de riesgos hay un apartado sobre puestos de trabajo remotos. 9. [ ] Los remotos tienen el **mismo acceso** a comunicaciones internas, formación y promoción que los presenciales. 10. [ ] El acuerdo incluye **mecanismo de reversión** (cómo volver al trabajo presencial si es necesario). ## Cómo lo automatiza LapsoWork ### Generación del acuerdo de teletrabajo Plantilla preconfigurada con los 9 puntos mínimos exigidos por la ley. Cargas el nombre del empleado y el sistema genera el PDF listo para firma biométrica en 30 segundos. ### Fichaje desde casa El empleado ficha desde la app (móvil o web) con sellado temporal y geolocalización opcional (solo al momento del fichaje, nunca continuo). El sistema registra la jornada igual que si estuviera en oficina. ### Bandas horarias y desconexión Defines los horarios de disponibilidad en el panel. El sistema genera alertas si el empleado ficha fuera de horario. Las notificaciones del software se silencian automáticamente fuera de las bandas laborales. ### Gestión de la compensación El importe compensado se añade como **plus en nómina**. El sistema lo gestiona automáticamente en cada pago, quedando documentado y trazable. ### Módulo de teletrabajo completo El [módulo de teletrabajo de LapsoWork](/soluciones/software-teletrabajo/) centraliza: - Lista de empleados en régimen de teletrabajo. - Acuerdos firmados y vigentes. - Calendario de presencia (qué días oficina / qué días casa). - Histórico de fichajes remotos. - Compensación de gastos mensual. - Documentación de PRL específica. ## Ejemplo real: consultora de 22 empleados Una consultora de Madrid tenía 22 empleados en modelo híbrido (3 días oficina / 2 días casa) sin ningún acuerdo firmado. Tras una consulta preventiva con abogados, se dieron cuenta de que incumplían **3 de las 5 obligaciones**. Plan de acción en 30 días: - Día 1-7: redacción de plantilla de acuerdo con abogado. - Día 8-14: firma digital de 22 acuerdos en LapsoWork (una tarde). - Día 15-21: configuración del módulo de teletrabajo y fichaje remoto. - Día 22-30: publicación de política de desconexión y formación al equipo. Coste total: 400€ de abogado + plan Avanzado LapsoWork (1.848€/año para 22 empleados). Sanción evitada estimada: **7.500-15.000€** si la Inspección hubiera llegado primero. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo obligar a un empleado a teletrabajar?** No. El teletrabajo es voluntario y reversible. Se acuerda entre las partes, y si el empleado se niega, no puede ser penalizado por ello. **¿Puedo prohibir el teletrabajo?** También, siempre que se justifique por motivos organizativos o técnicos. No hay un "derecho al teletrabajo" sino un marco legal para cuando ambas partes lo acuerdan. **¿Puedo controlar la actividad del empleado remoto por software espía?** No sin información y consentimiento explícito. La ley exige que los medios de control sean proporcionales y conocidos. Instalar keyloggers o grabadores de pantalla sin aviso es ilegal y acarrea sanciones del RGPD. **¿Y si el empleado teletrabaja desde otro país de la UE?** Entra otra normativa: legislación laboral del país de destino, fiscalidad por doble imposición, Seguridad Social, etc. Consulta con gestoría especializada antes de permitirlo. **¿Qué pasa si un empleado se accidenta en casa durante la jornada remota?** Es accidente de trabajo. El empleado debe reportar el lugar habitual de trabajo (normalmente, domicilio). La empresa debe tenerlo documentado en el acuerdo de teletrabajo. **¿La desconexión digital incluye los grupos de WhatsApp de equipo?** Sí. Si la empresa pide usar WhatsApp como canal interno, las conversaciones fuera de horario son **incumplimiento** salvo urgencia justificada. Muchas empresas están migrando a Slack o Teams con silencio automático en bandas no laborales. ## Conclusión En 2026 el teletrabajo está **muy regulado en España**. Cumplir las cinco obligaciones no es complicado si tienes el software adecuado, pero hay que hacerlo por escrito y con trazabilidad. Un software como [LapsoWork](/soluciones/software-teletrabajo/) automatiza el 80% del cumplimiento: genera acuerdos, registra jornada remota, documenta desconexión y gestiona la compensación de gastos. Si tu pyme tiene empleados en teletrabajo y no estás 100% seguro de cumplir, puedes [probar Lapsowork 30 días gratis](/demo/) para revisar tu situación. También te resultará útil el artículo sobre [fichaje con móvil legal](/blog/fichar-con-movil-es-legal/) (el más usado en teletrabajo) y la [guía de sanciones de control horario 2026](/blog/sanciones-control-horario-2026/) donde listamos las multas concretas del sector. --- ## Top 10 errores al implantar un software de RRHH en una pyme URL: https://lapsowork.com/blog/errores-implantacion-software-rrhh/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Los 10 errores más comunes al digitalizar RRHH en una pyme española y cómo evitarlos. Checklist de implantación paso a paso. Llevamos una década acompañando a más de 200 pymes españolas en la digitalización de sus RRHH. En el camino hemos visto todos los errores posibles: algunos graciosos, la mayoría caros. Este artículo recoge los **10 errores más frecuentes** que cometen las empresas al implantar un software de RRHH por primera vez, con ejemplos reales y cómo evitarlos. Aunque estés eligiendo otro software distinto al nuestro, te servirá. ## Error 1: Elegir el software antes de saber qué problema resuelves El error más común: el responsable de RRHH o el gerente navegan por webs de proveedores, se enamoran de una interfaz bonita y contratan. Luego descubren que el software tiene un módulo de reclutamiento muy avanzado… que no van a usar, y carece del módulo de canal de denuncias que les **obliga la ley**. **Cómo evitarlo**: antes de mirar proveedores, escribe en una hoja: 1. ¿Qué procesos hacemos hoy **en papel o Excel** que nos dan problemas? 2. ¿Qué **obligaciones legales** incumplimos hoy? 3. ¿Qué **ahorro de tiempo** esperamos? 4. ¿Cuántos empleados tenemos y cómo crecemos? Con esa hoja, compara 3-4 opciones (incluye LapsoWork, Factorial, Bizneo o Sesame) con criterios claros. ## Error 2: Contratar el plan más caro "por si acaso" Algunos proveedores juegan a esto: el plan básico no incluye nada útil, así que acabas contratando el avanzado "por las dudas". Luego descubres que hay módulos que nunca activas. **Cómo evitarlo**: empieza siempre por el **plan básico**. Si necesitas módulos avanzados, cámbiate. Software moderno como LapsoWork permite cambiar de plan **mes a mes** sin permanencia. No tiene sentido pagar por algo que no vas a usar el primer año. ## Error 3: Saltarse la limpieza de datos antes de migrar Migras tu Excel "tal cual" al nuevo software con los **tres "Jose García" sin DNI** que llevas arrastrando desde 2018, las fechas de alta en formatos distintos y los documentos sin clasificar. El nuevo sistema hereda todo ese caos. **Cómo evitarlo**: dedica **1-2 días** antes de migrar a: - Depurar duplicados y registros obsoletos. - Estandarizar el formato (nombre apellido vs apellido, nombre; DD/MM/YYYY en todas las fechas). - Organizar documentos por empleado en carpetas con nombre coherente. Un Excel limpio tarda 72h en migrar. Un Excel caótico, 2 semanas. ## Error 4: No comunicar el cambio a los empleados Un día los empleados reciben un email que dice "a partir del lunes ficharéis por la app". Reacción: miedo, resistencia, bulos ("nos están espiando"), quejas al comité de empresa. **Cómo evitarlo**: comunica **2-3 semanas antes**: 1. Email de dirección explicando el **por qué** (nueva ley, ahorrar papel, simplificar). 2. Sesión breve de **preguntas y respuestas** (30 min presencial o por videollamada). 3. **Manual corto en PDF** con capturas (2-4 páginas). 4. Canal de dudas (email o chat interno) activo las primeras 2 semanas. Las empresas que comunican bien tienen **>95% de adopción** en la primera semana. Las que no, llegan al 60% y tardan meses. ## Error 5: No formar a los mandos intermedios Los empleados aprenden la app rápido porque el interfaz es sencillo. **Los mandos intermedios se pierden** si no les formas: ¿cómo apruebo vacaciones? ¿dónde veo las horas de mi equipo? ¿qué hago si un empleado pide corrección? **Cómo evitarlo**: sesión de **1 hora específica** para mandos (jefes de equipo, encargados). Es el grupo más crítico porque si un jefe rechaza el sistema, su equipo lo rechaza con él. ## Error 6: Configurar mal el convenio colectivo Este es el error **más caro a largo plazo**. Si no configuras bien el convenio (festivos, pluses, jornada, descansos), el software empieza a calcular mal las horas y los saldos de vacaciones. Esos datos llegan torcidos a tu gestoría y acaban provocando errores en la nómina. Descubres el fallo tres meses después, con toda la plantilla reclamando. **Cómo evitarlo**: pide a tu proveedor una **validación del convenio** al alta. Que te enseñen dónde se configuran los festivos, los tipos de pluses, las horas extras y que tú lo revises antes de activar el sistema. LapsoWork hace esta validación sin coste con los convenios preconfigurados. ## Error 7: Confiar el control a una sola persona Una empresa de 40 empleados delega todo el sistema al responsable de RRHH. Cuando esa persona está de vacaciones o enferma, **nadie más sabe** cómo aprobar vacaciones, corregir fichajes o gestionar una baja. Parálisis operativa. **Cómo evitarlo**: desde el día 1 configura **dos administradores** mínimos y da acceso limitado a cada mando intermedio. La app de Lapsowork tiene **roles por defecto** (Admin, Responsable de equipo, Empleado) que resuelven esto. ## Error 8: No aprovechar las integraciones Algunas empresas mantienen su gestoría externa **haciendo a mano** la exportación mensual de horas. Están pagando por dos cosas (software + gestoría) que podrían conectarse directamente por API. **Cómo evitarlo**: en el alta, pregunta: - ¿Hay integración con nuestra gestoría (A3, Sage, ContaSOL)? - ¿Se puede conectar con nuestro ERP? - ¿Hay API pública para desarrollos propios? LapsoWork integra con las principales gestorías españolas y tiene [API documentada](/api-desarrolladores/) si quieres automatizar procesos. ## Error 9: No revisar el sistema en los primeros 30 días Implantas, formas al equipo, arranca. Y te olvidas. **Error**. Los primeros 30 días son críticos para detectar ajustes: algún empleado que no ficha, algún tipo de ausencia que no está configurado, algún informe que no sale como esperas. **Cómo evitarlo**: **agenda una revisión** con el proveedor a los 30 días del arranque. Lista de puntos a revisar: - ¿Fichan todos los empleados? ¿Hay alguno sin actividad? - ¿Se han creado incidencias o peticiones que no sabías? - ¿La exportación mensual a gestoría cuadra? - ¿Los informes devuelven lo esperado? - ¿Hay quejas o dudas recurrentes del equipo? ## Error 10: No prepararse para una inspección El software cumple, pero **nunca has preparado una inspección**. Cuando llega la Inspección de Trabajo, el responsable de RRHH se pone nervioso, no encuentra el informe, saca datos incompletos y acaba en un acta de requerimiento innecesaria. **Cómo evitarlo**: haz una **simulación de inspección** cada 6 meses: 1. Exporta el registro de jornada de **20 empleados aleatorios**. 2. Revisa que cuadre con nóminas del periodo. 3. Exporta el **registro de correcciones** y revisa que haya motivos válidos. 4. Comprueba que tienes el **acuerdo de teletrabajo** de cada empleado remoto. 5. Verifica que el **canal de denuncias** está publicado y con responsable nombrado (si +50 empleados). LapsoWork genera todos estos informes en **1 clic**. El simulacro debería llevarte 30 minutos. ## Checklist resumen de implantación Si vas a implantar un software de RRHH este mes, sigue este orden: 1. **Diagnóstico previo** (1-2 días): qué procesos, qué leyes, qué ahorros. 2. **Comparativa de 3 proveedores** (1 semana): sin dejarte llevar por el marketing. 3. **Demo de 30 días** del candidato ganador: prueba con datos reales. 4. **Limpieza de datos** antes de migrar (2-3 días). 5. **Migración asistida** por el proveedor (2-3 días). 6. **Configuración del convenio** + validación con el gestor (1 día). 7. **Formación a mandos** (1 sesión, 1 hora). 8. **Comunicación a empleados** (email + manual PDF). 9. **Arranque** con fecha exacta. 10. **Revisión a los 30 días** + ajustes. 11. **Simulacro de inspección** al mes 6. Con este plan, la implantación se hace en **5-6 semanas** y se estabiliza en 2-3 meses. ## Preguntas frecuentes **¿Cuánto tiempo me llevará toda la implantación?** Desde la decisión hasta el sistema estable: 6-10 semanas para una pyme media. Sólo la implantación técnica son 3-5 días. **¿Qué ROI esperar el primer año?** En pymes de 30-80 empleados, el ahorro típico es de **6-10 horas/semana** del responsable de RRHH + reducción de errores administrativos. El software (720€/año con LapsoWork Básico) se amortiza **en el primer mes** sólo en horas ahorradas. **¿Y si a los 3 meses no estamos contentos?** Con un software sin permanencia como LapsoWork, te vas. Antes de contratar, asegúrate de que no hay contrato anual forzoso. **¿Compensa contratar una consultoría externa para implantar?** Para pymes con menos de 100 empleados, normalmente no hace falta: el proveedor del software hace la implantación sin coste. Para empresas más grandes o con integraciones complejas, una consultoría puede ahorrar tiempo. **¿Y si el software elegido no cumple después?** Mejor detectarlo en la demo de 30 días. Si ya has contratado y contrato anual, renegocia cambio de plan o cancelación anticipada. Si el contrato es sin permanencia, te vas. ## Conclusión Implantar un software de RRHH parece complicado porque mezcla **tecnología, ley y personas**. Los 10 errores que hemos listado se resumen en tres ideas: **planifica antes de contratar, comunica bien a tu equipo y revisa en caliente los primeros 30 días**. Con eso, la digitalización pasa de ser un proyecto estresante a un simple cambio administrativo. Si quieres implantar bien desde el principio, puedes [probar Lapsowork 30 días gratis](/demo/) con acompañamiento de nuestro equipo técnico. Y si estás aún decidiendo, lee [cuánto cuesta un software de RRHH para una pyme](/blog/cuanto-cuesta-software-rrhh-pyme/) o la guía sobre [cómo migrar desde Excel](/blog/migrar-excel-software-rrhh/) sin perder datos. --- ## Control horario en industria y talleres: turnos rotativos y convenio URL: https://lapsowork.com/blog/control-horario-industria-talleres/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Guía para fichaje en industria y talleres: turnos rotativos 24/7, convenio del metal y construcción, horas extras y cumplimiento 2026. En industria, talleres y construcción el control horario tiene particularidades que no aparecen en otros sectores: turnos rotativos 24/7, zonas sin cobertura móvil, personal itinerante entre obras, convenios complejos (metal, construcción, automoción) y horas extras recurrentes. En este artículo explicamos cómo cumplir la ley de fichaje 2026 en estos entornos, con ejemplos reales y el setup recomendado. ## Los retos específicos de industria ### 1. Turnos rotativos de 3×8 o 4×6 Planta en producción continua con turnos de mañana (6-14), tarde (14-22) y noche (22-6). O esquemas 4×6 (4 días de trabajo, 2 de descanso, repetido). El control horario debe reflejar **automáticamente** a qué turno pertenece cada fichaje, para que las horas cuenten con los **pluses correspondientes** (nocturnidad, festividad). ### 2. Obras y talleres sin cobertura móvil Un electricista trabajando en un aparcamiento subterráneo, un operario en una planta con jaula de Faraday, un técnico en túnel ferroviario. El fichaje móvil **tiene que funcionar offline** y sincronizar cuando la red vuelva. ### 3. Personal itinerante Electricistas o fontaneros que pasan por 3-4 obras distintas al día. Cada obra es un **centro de trabajo distinto**: hay que saber cuántas horas trabajó cada uno en cada obra para cliente final. ### 4. Convenios complejos El convenio general del metal tiene más de 80 artículos específicos sobre jornada, pluses y descansos. Construcción tiene convenio nacional + provinciales distintos. Calcular todo a mano en una nómina de 40 empleados es **inviable**. ### 5. Horas extras cotidianas En industria hay horas extras casi cada semana: refuerzo de producción, imprevisto de mantenimiento, pico de pedidos. La diferencia entre hora ordinaria, extra estructural, extra por fuerza mayor y festiva cambia la cotización a la Seguridad Social y el importe bruto en nómina. ## Cómo resolverlo con un software adecuado ### Configuración por tipos de jornada En LapsoWork creas los **modelos de jornada** (tipo "Turno mañana", "Turno noche", "Guardia fin de semana") con sus horas específicas y pluses asociados. Cuando un empleado ficha dentro del tramo "Turno noche", las horas se **imputan automáticamente** con nocturnidad aplicada. ### Fichaje offline garantizado La app de LapsoWork ficha sin red y sincroniza después. **Crítico** en obras y talleres industriales: si falla la sincronización del móvil en una obra subterránea, los fichajes se guardan locales y se suben al llegar a superficie. **Alternativa**: tablet kiosk en la entrada de la nave/planta con fichaje por PIN o tarjeta NFC. Más práctico en fábricas con 30+ empleados que acceden al mismo punto. ### Geolocalización al fichar (opcional) Para personal itinerante, el fichaje puede guardar **ubicación aproximada** al momento del fichaje. Útil para justificar ante cliente final qué horas se trabajaron en cada obra. Importante: requiere **información y consentimiento** explícito al empleado (privacidad). ### Centros de trabajo y proyectos Cada obra o proyecto es un **centro de trabajo** con alta y baja. Los empleados ven en su app dónde fichan hoy y las horas imputadas a cada obra. El responsable puede generar informes por centro para facturación a cliente. ### Alertas de horas extras y descansos El sistema alerta al responsable cuando un empleado: - Va a superar el tope de **80 horas extras anuales** (art. 35 ET). - No va a tener **12 horas de descanso** entre jornadas. - Va a trabajar **más de 6 días seguidos** sin descanso semanal. ## Ejemplo real: taller mecánico de 28 empleados Un taller de reparación de vehículos industriales con 28 empleados (22 técnicos + 6 administrativos). Antes de Lapsowork: - Reloj físico de tarjeta perforada (comprado en 2008, aún funcionaba). - Excel mensual del responsable para cuadrar y enviar a gestoría. - Convenio del metal aplicado "a ojo" por el gestor. - Horas extras calculadas solo si el trabajador reclamaba. Inspección de Trabajo en 2024: sanción de **15.500€** por fichaje no auditado + falta de trazabilidad + tres casos de horas extras no pagadas. Tras implantar LapsoWork (plan Básico, 2€/empl/mes = 672€/año): - **Tablet kiosk** en la entrada del taller. PIN personal por empleado. - **Exportación automática** a la gestoría en formato XML compatible. - **Convenio del metal** aplicado automáticamente con todos los pluses. - **Historial auditado** disponible para cualquier inspección. Resultado: próxima inspección en 2025 → **acta conforme**. Sin sanción. ## Setup recomendado por tipo de empresa ### Taller pequeño (5-20 empleados) - Plan Básico LapsoWork (2€/empl/mes). - 1 tablet kiosk en entrada (~150€). - Convenio metal parametrizado en el alta. - **Coste anual**: 120-480€ + tablet. ### Industria mediana (20-80 empleados) - Plan Avanzado (3,50€/empl/mes) con turnos rotativos y canal de denuncias. - 1-2 tablets kiosk por turno de entrada. - Canal de denuncias obligatorio si +50 empleados (299,99€/año). - **Coste anual**: 840-3.360€ + canal. ### Empresa de construcción con obras itinerantes (30-100 empleados) - Plan Avanzado con fichaje móvil obligatorio (no tablet por la dispersión). - Geolocalización opcional activada por obra. - Integración con software de gestión de proyectos. - **Coste anual**: 1.260-4.200€. ### Fábrica grande (+100 empleados) - Plan Personalizado con integraciones a ERP (SAP, Microsoft Dynamics). - Lectores NFC por turno o tornos de acceso con fichaje integrado. - Reporting ejecutivo con BI. - **Coste anual**: a medida. ## Convenios preconfigurados LapsoWork viene con los siguientes convenios industriales cargados de serie: - **Convenio estatal del metal**. - **Convenios provinciales del metal** (Madrid, Cataluña, Andalucía, País Vasco, Valencia, Galicia). - **Convenio general de construcción**. - **Convenios provinciales de construcción** (principales provincias). - **Sector de la madera y mueble**. - **Industria química**. - **Hidrocarburos y gases**. - **Artes gráficas**. Si tu convenio no está precargado, el equipo técnico lo parametriza en el alta **sin coste adicional** con los datos del BOE o del convenio colectivo vigente. ## Integraciones con ERPs industriales La API pública de LapsoWork permite integración con: - **SAP Business One** (ERP más común en industria española). - **Microsoft Dynamics 365 Business Central**. - **Sage 200**. - **A3 Nóminas** (exportación directa). - **ERPs propios** vía webhooks o REST. La integración típica sincroniza empleados, turnos planificados y horas imputadas a proyectos. Tiempo de implantación: **2-4 semanas**. ## Preguntas frecuentes **¿Funciona con personal sindicado?** Sí. De hecho los sindicatos **agradecen** sistemas digitales porque registran fielmente las horas extras y facilitan reclamaciones legítimas. El comité de empresa suele solicitar acceso al sistema para ver datos agregados anónimos. **¿Qué pasa si el empleado olvida fichar en una obra sin cobertura?** Dos opciones: (1) ficha al llegar al siguiente punto con cobertura, y el sistema registra la hora aproximada con nota del empleado; (2) el responsable corrige el fichaje con motivo justificado. Todo queda trazado. **¿Los lectores de tarjeta NFC son caros?** Un lector NFC industrial cuesta 80-200€. Para una fábrica de 50 empleados con 3 turnos, 2-3 lectores (uno por zona) son suficientes. Amortización en semanas frente al tiempo ahorrado. **¿Detecta el fichaje fraudulento (ej: un compañero ficha por otro)?** Detecta patrones sospechosos (ej: fichaje con PIN desde ubicación incoherente, huellas no registradas). Para máxima seguridad, el fichaje biométrico (huella o facial) evita el "fichaje por amigo". Disponible en plan Avanzado. **¿Qué pasa con los desplazamientos entre centros?** Se puede configurar que el **tiempo de desplazamiento** entre obras sea jornada efectiva (lo que exige el convenio de construcción en determinados supuestos). El sistema lo imputa automáticamente sin que el empleado tenga que fichar de forma manual. ## Conclusión La industria y los talleres tienen retos específicos en el control horario, pero **todos se resuelven con un software bien configurado**. El coste (desde 672€/año en plan Básico para 28 empleados) se amortiza **evitando una única sanción** de Inspección (media de 15.000€ en el sector) y ahorrando las 6-10 horas semanales que se pierden gestionando Excel y reloj de tarjeta. Si quieres ver cómo se configura para tu caso, puedes [solicitar una demo personalizada](/demo/) o [probar Lapsowork 30 días gratis](/demo/). También tenemos una guía sobre las [sanciones por no cumplir el control horario](/blog/sanciones-control-horario-2026/) y una [comparativa de software RRHH](/blog/alternativas-factorial-2026/) si aún estás decidiendo qué herramienta usar. --- ## Control horario en hostelería: guía práctica para restaurantes y hoteles URL: https://lapsowork.com/blog/control-horario-hosteleria/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Cómo gestionar el fichaje en hostelería sin dolor: turnos partidos, multi-centro, Inspección de Trabajo y software recomendado para 2026. La hostelería es el sector con **mayor tasa de sanción por Inspección de Trabajo** en España. Los motivos: turnos partidos imposibles de documentar en Excel, plantilla rotativa, multi-centro y horas extras que se escapan. En este artículo te explicamos cómo un restaurante, hotel o grupo hostelero puede cumplir la ley de fichaje 2026 sin complicar la operativa diaria. ## Los 5 problemas específicos del sector ### 1. Turnos partidos y dobletes Un camarero típico hace turno 12:00-16:00 y vuelve 20:00-01:00. Si le obligas a fichar 4 veces (entrada mañana, salida mañana, entrada noche, salida noche) en papel, el olvido es casi seguro. En Excel, cuadrar las horas efectivas sin descanso cotizado es un puzle mensual. ### 2. Plantilla muy rotativa Extras de fin de semana, sustituciones, personal temporal de temporada. En un mes puedes dar de alta y baja a 15 personas. Cada alta en papel son 30 minutos de administrativa. ### 3. Multi-centro Un grupo de 3 restaurantes tiene personal que "flota" entre locales. Saber cuántas horas trabajó Juan en el local A y cuántas en el B implica revisar hojas separadas y cruzarlas a mano. ### 4. Horas extras opacas En cocina es frecuente hacer +30 min/día sin registrar. Al cabo del año son 120 horas que la Inspección puede reclamar pagar + sanción por infracción muy grave. ### 5. Descanso entre jornadas El convenio de hostelería exige 12h de descanso entre jornadas. Con turno partido y dobletes, cumplirlo requiere vigilancia. Sin sistema digital, se incumple sin darse cuenta. ## Cómo resolverlo con un software adecuado ### Fichaje con tablet kiosk en cada centro Una tablet Android en la barra o cocina con la app de LapsoWork en modo kiosk. El empleado ficha con su PIN personal (4 dígitos) en **3 segundos**. Si la red falla, la tablet guarda offline y sincroniza al recuperar conexión. **Ventajas vs móvil personal**: no hay excusa de "se me olvidó el móvil" y evitas conflictos sobre uso del móvil personal en horario laboral. ### Turnos visuales por arrastrar y soltar El responsable crea la **planilla semanal** arrastrando empleados sobre los turnos. Cada empleado ve su semana en la app móvil en tiempo real. Si cambias a alguien el miércoles a mitad de semana, le llega una notificación push inmediata. ### Alertas automáticas de descanso El sistema detecta si un empleado va a trabajar con menos de 12h de descanso entre jornadas y **avisa al responsable antes** de validar el turno. Cero incumplimientos del convenio por despiste. ### Control de horas extras en tiempo real El responsable ve en su panel las horas efectivas vs las esperadas por contrato. Si un empleado lleva 180h el día 20 del mes (cuando "debería" llevar 140), la alerta salta. Decides si compensar con descanso, pagar como extra o ajustar turnos. ### Multi-centro con vista consolidada Cada local es una unidad independiente pero el gerente ve el **panel global**: cuántas horas se trabajaron en cada centro, cuántas por empleado, cuánto cuesta la nómina semanal. Esencial para cerrar costes en sector de márgenes ajustados. ## Ejemplo real: hotel de 62 empleados Un hotel urbano de 62 empleados con 3 centros (recepción 24h, restaurante, eventos) implementó Lapsowork tras un aviso de la Inspección. Antes: - 4 hojas de Excel (una por responsable de área). - Horas extras calculadas "a ojo". - 8h semanales del responsable de RRHH en cuadrar turnos. - Ninguna alerta de descanso mínimo. Después de 3 meses con Lapsowork: - **Tiempo ahorrado**: 8h/sem en RRHH + 2h/sem en cada responsable = **18h/semana** total. - **Horas extras detectadas**: 112h que no se estaban pagando. Regularizadas. - **Incumplimientos de descanso evitados**: 5 por mes (detectados y corregidos antes). - **Sanción evitada**: la siguiente visita de la Inspección cerró con acta conforme. ## Requisitos específicos por tipo de establecimiento ### Restaurante independiente (10-30 empleados) - Plan Básico de LapsoWork (2€/empl/mes): fichaje, turnos (add-on plan Avanzado), vacaciones, gestor documental. - 1 tablet kiosk (inversión única ~150€). - Formación 1h al propietario + 30 min al equipo. - **Coste anual estimado**: 720€ + 150€ tablet + plan Avanzado si turnos complejos. ### Grupo de restaurantes (30-80 empleados) - Plan Avanzado (3,50€/empl/mes) para turnos y multi-centro nativo. - Tablet por local. - Responsable de RRHH dedicado o externo. - **Coste anual estimado**: 1.680-3.360€. ### Hotel (50-200 empleados) - Plan Avanzado + canal de denuncias obligatorio (Ley 2/2023). - Integración con software hotelero existente (PMS) vía API. - Formación por departamento (recepción, restaurante, housekeeping). - **Coste anual estimado**: 3.500-10.000€ + canal 299,99€. ### Cadena hotelera (+200 empleados) - Plan Personalizado con integraciones a medida. - Despliegue por fases (1 hotel piloto + roll-out). - Responsable de cuenta dedicado. - **Coste anual**: a medida. ## Convenios específicos soportados LapsoWork viene preconfigurado con los convenios más usados en hostelería: - **Convenio estatal de hostelería**. - **Convenios provinciales** (Madrid, Cataluña, Andalucía, Valencia, Baleares, Canarias). - **Convenios de grandes grupos** (si aplica). Los cálculos de descanso, horas extras y pluses salariales se aplican automáticamente. Si tu convenio no está cargado, nuestro equipo lo parametriza en el alta sin coste. ## Preguntas frecuentes **¿Cómo fichan los empleados que no tienen móvil propio?** Tablet kiosk en el local. El empleado entra con su PIN personal y ficha. En hostelería es el método más usado y el más práctico. **¿El sistema detecta si un camarero ficha la salida y sigue trabajando?** Sí, puedes configurar "alertas de última hora": si un empleado ficha salida y el responsable ve que sigue en el local, recibe un aviso para investigar. **¿Qué pasa con el personal de extras de fin de semana?** Los das de alta temporal con fecha inicio/fin. Fichan igual que los fijos. Al finalizar la temporada se desactivan y dejan de facturar en el coste mensual. **¿Cómo se gestiona el "personal negro" en cocina?** No se gestiona. Si tienes personal sin contrato, ningún software te va a solucionar el problema. La Inspección cruza fichajes con Seguridad Social y detectar diferencias es trivial. Sanción garantizada. **¿Se integra con los TPV de hostelería?** LapsoWork tiene API pública. Los principales TPV (Agora, HioPOS, Polarized) pueden conectarse para sincronizar empleados. Consulta integraciones disponibles con nuestro equipo. ## Conclusión La hostelería no es un sector "más difícil" para cumplir la ley de fichaje: es un sector donde **el coste de no cumplir es más alto** (sanciones, reclamaciones, rotación). Un software especializado como Lapsowork resuelve turnos partidos, multi-centro, descansos y horas extras por **720€/año** (plan Básico) o **1.260€/año** (plan Avanzado con turnos) para un restaurante de 30 empleados. Si quieres ver cómo funciona con tu caso concreto, puedes [solicitar demo personalizada](/demo/) o probar [Lapsowork 30 días gratis](/demo/). Y si estás valorando comprar vs seguir con Excel, revisa [cuánto cuesta realmente un software de RRHH para una pyme](/blog/cuanto-cuesta-software-rrhh-pyme/) o las [sanciones específicas del sector](/blog/sanciones-control-horario-2026/). --- ## Firma biométrica de contratos: qué es y cómo implementarla en tu pyme URL: https://lapsowork.com/blog/firma-biometrica-contratos/ Publicado: 2026-04-22 Resumen: Guía completa sobre firma biométrica de contratos laborales: validez legal eIDAS, cómo funciona, ventajas y cómo implementarla en 48 horas. Imprimir un contrato, escanearlo, enviarlo por email, recibirlo firmado, volver a escanearlo, archivarlo en una carpeta… Eso es lo que hace todavía la mayoría de pymes españolas en 2026. La **firma biométrica** elimina todo ese proceso: el empleado firma en su móvil en 10 segundos y el contrato queda legalmente vinculante. En este artículo te explicamos qué es exactamente, qué validez tiene y cómo implementarla en 48 horas sin tocar tu ERP. ## Qué es la firma biométrica La firma biométrica es un tipo de **firma electrónica avanzada** que captura los datos únicos de tu trazo al firmar en una pantalla táctil (móvil, tablet): - **Presión ejercida** en cada punto del trazo. - **Velocidad y aceleración** del movimiento. - **Cadencia** (ritmo de firma). - **Ángulos e inclinaciones** del gesto. Todos esos datos se combinan con un **hash criptográfico del documento** y generan una evidencia única, vinculada irreversiblemente a la persona que firma y al documento que firma. ## Base legal: por qué vale igual que la firma manuscrita La validez de la firma biométrica en España se apoya en dos bloques normativos: ### Reglamento eIDAS 910/2014 (UE) Establece tres niveles de firma electrónica: - **Firma electrónica simple**: cualquier método digital que identifique al firmante. Validez legal limitada (un mail "de acuerdo" técnicamente cuenta). - **Firma electrónica avanzada**: identifica al firmante de forma única, se vincula indisolublemente al documento y permite detectar modificaciones posteriores. **La firma biométrica entra aquí**. - **Firma electrónica cualificada**: avanzada + certificado cualificado + dispositivo seguro (ej: firma con DNIe). Máximo nivel legal. La firma biométrica, al ser **avanzada**, equivale a la firma manuscrita para la **gran mayoría de documentos** (art. 25 eIDAS). ### Código Civil español El art. 3.10 del Código Civil declara válidas las formas de expresión de la voluntad, incluidas las digitales, siempre que haya **constancia fehaciente**. La firma biométrica la aporta. ### Jurisprudencia reciente Los tribunales españoles llevan admitiendo firma biométrica desde 2016. Casos relevantes: - **TS 2021**: firma biométrica en banca considerada equivalente a firma manuscrita. - **TSJ Madrid 2023**: contrato laboral firmado biométricamente admitido como prueba plena. - **TSJ Cataluña 2024**: modificación sustancial de condiciones aceptada por firma biométrica considerada válida. ## Para qué se puede usar en una pyme Prácticamente cualquier documento de RRHH: 1. **Contratos laborales** (indefinido, temporal, prácticas, formación). 2. **Anexos al contrato** (modificaciones, cambios de jornada). 3. **Acuerdos de teletrabajo** (obligatorios por Ley 10/2021). 4. **Comunicaciones de despido o finalización**. 5. **Cláusulas de confidencialidad y pactos de no competencia**. 6. **Autorizaciones** (uso de imagen, cesión de datos, formación bonificada). 7. **Recibos de nómina** (firma del trabajador conforme). 8. **Entrega de equipos y EPI**. 9. **Aceptación del convenio colectivo**. 10. **Aceptación de la política de uso de herramientas informáticas**. Lo que **no conviene firmar solo con firma biométrica**: - Escrituras públicas ante notario (requieren firma manuscrita presencial). - Documentos que deben inscribirse en registros públicos con firma certificada. - Contratos con empresas extranjeras donde la contraparte exige firma cualificada. Para esos casos se usa **firma electrónica cualificada** con certificado digital. ## Cómo funciona técnicamente El proceso tiene 4 fases: ### Fase 1 — Generación del documento El administrador de RRHH selecciona una **plantilla** (ej: contrato indefinido). LapsoWork rellena automáticamente las variables del empleado (nombre, DNI, categoría, salario) y genera el PDF. ### Fase 2 — Envío al empleado El empleado recibe una **notificación push en la app** con el documento. Puede leerlo completo, descargarlo, añadir anotaciones si es necesario. ### Fase 3 — Firma El empleado firma con el dedo o stylus directamente en la pantalla del móvil. El sistema captura: - El **trazo visual** de la firma. - Los **datos biométricos** del gesto (presión, velocidad, cadencia). - El **timestamp** del momento de firma. - Los **metadatos del dispositivo** (sin invadir privacidad: modelo de dispositivo, versión OS). - Un **hash criptográfico** del documento firmado. ### Fase 4 — Sellado y archivo El sistema combina el documento + firma + biométricos + timestamp en un **contenedor PDF/A-3** (formato de archivo a largo plazo). Este contenedor se sella con un **timestamp cualificado** (TSA) y se archiva en el gestor documental con trazabilidad completa. Si años después alguien cuestiona la firma, se puede **verificar** que: 1. El documento no ha sido modificado. 2. La firma corresponde a la persona (por análisis pericial de los biométricos). 3. El timestamp es auténtico. ## Comparativa con otros métodos | Método | Validez legal | Tiempo por firma | Coste | Trazabilidad | |---|---|---|---|---| | **Papel + manuscrita** | Plena | 5-15 min (imprimir, firmar, escanear) | Papel + tóner + archivo | Manual | | **PDF editable con firma escaneada** | **Discutible** | 5-10 min | Gratis | Muy baja | | **Firma simple** (ej: check "acepto") | Limitada | 10 seg | Gratis | Baja | | **Firma biométrica** | **Avanzada** | 10-20 seg | Incluida en SaaS | Alta | | **Firma cualificada** (DNIe) | Máxima | 2-5 min | Gratis (requiere certificado) | Alta | La firma biométrica es el **punto óptimo** para documentos laborales cotidianos: validez equivalente a manuscrita, rapidez de firma cualificada, coste incluido en un SaaS. ## Cómo implementarla en tu pyme ### Día 1 — Configuración (3-4 horas de trabajo de RRHH) 1. **Activa el módulo de gestor documental** con firma biométrica (incluido en plan Básico de LapsoWork). 2. **Sube las plantillas** de contratos y acuerdos más comunes (indefinido, temporal, teletrabajo). LapsoWork detecta las variables automáticamente (nombre, DNI, etc.). 3. **Comunica a los empleados** que los nuevos contratos y anexos se firmarán por la app. Modelo de email disponible. ### Día 2 — Primer contrato piloto 4. Elige un caso real (contrato nuevo, anexo, cambio de jornada) y úsalo como **piloto**. 5. Envía por la app al empleado afectado. 6. El empleado firma desde el móvil. 7. Verifica en el gestor documental que el documento quedó archivado correctamente con todos los metadatos. ### Semana siguiente — Despliegue completo 8. Aplica la firma biométrica a **todos los documentos nuevos** desde ese momento. 9. Para el histórico ya firmado en papel, no es necesario migrarlo: mantienes el archivo físico conforme requieras. ## Casos de uso típicos en la pyme española ### Contratación rápida Una pyme hostelera contrata un camarero para fin de semana. Antes: imprimir contrato, esperar al empleado, firmar, escanear, archivar (30-45 min). Ahora: generar en LapsoWork, enviar al móvil del empleado, firmar (3 min totales). ### Cambios de jornada masivos Una empresa de servicios pasa a 37,5h semanales por el convenio. Antes: 80 anexos impresos, firmados y archivados (2-3 días de trabajo). Ahora: 80 anexos enviados en lote con un clic, firmados por los empleados en 24-48h (4h de trabajo real). ### Aceptación del canal de denuncias Toda la plantilla debe recibir y aceptar la política interna del canal. Antes: reunión presencial o email con acuse de recibo dudoso. Ahora: envío masivo con firma biométrica, trazabilidad completa. ## Preguntas frecuentes **¿Qué pasa si el empleado no tiene smartphone propio?** La empresa debe facilitarle una alternativa: tablet en oficina, ordenador en recepción, o smartphone corporativo. Si el empleado puede firmar en papel por negarse a usar un dispositivo, la ley lo permite. **¿El empleado puede negarse a firmar biométricamente?** En principio sí. Pero si el convenio o el contrato lo estipulan, o si la empresa lo justifica por protocolo interno, normalmente se admite. En la práctica ningún empleado se niega cuando ve lo rápido que es. **¿Qué validez tiene en el extranjero?** Dentro de la UE, el Reglamento eIDAS garantiza reconocimiento mutuo. En países no-UE depende del derecho local: en Reino Unido, Suiza y EE.UU. suele admitirse; en algunos países latinoamericanos aún se exige manuscrita. **¿Y si alguien niega haber firmado?** En caso de impugnación, se realiza un **análisis pericial** de los datos biométricos capturados. Un grafólogo forense certificado compara el trazo y los patrones con muestras conocidas del firmante. El 99% de impugnaciones acaban confirmando la firma. **¿Los datos biométricos cuentan como "datos sensibles" según RGPD?** Sí, los datos biométricos son de categoría especial (art. 9 RGPD). Deben tratarse con base legal adecuada: en el caso laboral, es el consentimiento explícito al firmar + el interés legítimo de la empresa en la gestión documental. LapsoWork gestiona esto conforme. ## Conclusión La firma biométrica es la forma más eficiente y legalmente válida de gestionar los documentos laborales de una pyme en 2026. Te ahorra **horas semanales** en papeleo, reduce errores y deja evidencia criptográfica sólida ante cualquier discrepancia futura. Con LapsoWork la tienes incluida desde el plan Básico (2€/empleado/mes), sin coste adicional. Si quieres implementarla en tu pyme, puedes [probar Lapsowork 30 días gratis](/demo/) para valorarla sin compromiso, o consultar la [página del módulo de gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) con todos los detalles técnicos. Y si aún no has migrado de papel a digital, tenemos una [guía específica sobre cómo hacerlo en 72 horas](/blog/migrar-excel-software-rrhh/). --- ## Fichar con el móvil: ¿es legal y cumple la nueva normativa de 2026? URL: https://lapsowork.com/blog/fichar-con-movil-es-legal/ Publicado: 2026-04-22 Resumen: Resolvemos si fichar con el móvil es legal en España en 2026, qué requisitos debe cumplir la app y cómo evitar sanciones de la Inspección de Trabajo. "Los comerciales que están fuera de la oficina, ¿pueden fichar con el móvil y que valga?" Es una de las preguntas más frecuentes que recibimos. La respuesta corta: **sí, siempre que la app cumpla los cinco requisitos técnicos de la nueva ley de fichaje digital 2026**. En este artículo te explicamos qué significa eso exactamente y cómo asegurarte de que la app que uses (o la de tus trabajadores) cumple. ## La respuesta directa: sí, fichar con el móvil es legal La ley española, tanto en el Real Decreto-ley 8/2019 como en la normativa actualizada de 2026, **no impone un soporte físico concreto** para el registro de jornada. Lo que exige es que el sistema, sea cual sea, cumpla unos requisitos funcionales. El móvil encaja sin problema con esos requisitos si usas una **app homologada**. De hecho, para muchos perfiles laborales (comerciales, técnicos de campo, teletrabajadores, personal de limpieza multi-centro) es la única opción práctica. ## Los 5 requisitos que debe cumplir la app La app que uses, sea de Lapsowork o de cualquier otro proveedor, debe cumplir **todos** los siguientes puntos. Si falla uno, el fichaje no es válido para la Inspección. ### 1. Identificación única del trabajador Cada empleado debe **autenticarse de forma unívoca**. Esto implica: - Usuario y contraseña personal (mínimo). - Identificación biométrica (huella o reconocimiento facial) o PIN si se usa dispositivo compartido tipo tablet kiosk. - **No vale** un único login para varios empleados. ### 2. Sellado temporal automático e inalterable Cada fichaje genera una marca de tiempo **que no se puede modificar a posteriori**. Ni el empleado ni el administrador pueden editar la hora directamente; solo pueden **solicitar corrección**, que queda auditada con fecha, autor y motivo. ### 3. Trazabilidad total de modificaciones Si hay una corrección (ej: el empleado olvidó fichar), el sistema guarda: - Fecha de la corrección. - Quién la hizo. - Valor anterior y nuevo. - Motivo declarado. Esto permite a la Inspección ver **el histórico completo** y detectar manipulaciones. ### 4. Exportación auditada en PDF o CSV El responsable de RRHH debe poder **generar un informe en PDF o CSV auditado** en cualquier momento, con todos los fichajes del periodo solicitado por la Inspección. El formato debe ser "verificable", lo que significa que no puede ser un Excel editable donde cualquiera pueda cambiar los datos. ### 5. Funcionamiento sin conexión a internet La app debe **permitir fichar offline** y sincronizar cuando vuelva la red. Este punto es nuevo en la normativa 2026 y es el que más falla en apps antiguas: muchas exigen conexión en el momento del fichaje y, si no hay red (obra, zona rural, aparcamiento subterráneo), el empleado no puede registrar la entrada. ## Casos en los que fichar con móvil es la única solución real Hay perfiles laborales en los que el móvil no es una opción, es **la única opción** razonable: ### Comerciales en ruta Pasan 8-10 horas fuera de la oficina visitando clientes. Ficharían "al volver a oficina" si solo hubiera web, lo que no refleja la jornada real. **Con móvil**: fichan en casa/cliente/coche y la hora real queda registrada. ### Técnicos de campo (mantenimiento, instalaciones) Ídem. Además, pueden usar **geolocalización opcional** para que quede constancia de dónde fichó. ### Teletrabajadores La Ley 10/2021 exige registro fiable de la jornada remota. La app del móvil cumple igual que la web. ### Empleados multi-centro Camareros, dependientes, personal de limpieza que rotan por varios centros en la misma semana. Con app móvil fichan desde su dispositivo en cada centro sin depender de hardware instalado. ### Personal en remoto internacional Si la empresa tiene trabajadores en España desde otros países (frontera, digital nomad), el móvil es la opción práctica. ## Lo que sí debes tener cuidado Aunque fichar con móvil es legal, hay tres matices que conviene conocer. ### 1. Privacidad del dispositivo personal Si el empleado usa su móvil personal (BYOD), la empresa debe **regular el uso** en un acuerdo escrito: - La empresa solo puede ver los fichajes, no el resto del móvil. - El empleado no está obligado a usar su móvil personal si no quiere; si no, la empresa debe proveer uno corporativo. - La aplicación no puede recopilar datos del dispositivo más allá de los estrictamente necesarios para el fichaje. ### 2. Geolocalización — consentimiento explícito Si la app activa geolocalización (aunque sea "aproximada"), es un tratamiento de datos que requiere: - **Base legal** clara (interés legítimo o consentimiento). - **Información previa** al trabajador. - **Proporcionalidad**: no puedes rastrear al empleado 24/7; solo en el momento del fichaje. La app de Lapsowork permite **desactivar la geolocalización** a nivel de empresa si no quieres usarla. ### 3. Uso indebido del tiempo Algunos gerentes piensan que el fichaje móvil es "demasiado flexible" y permite abusos. La realidad es la contraria: el **sellado temporal inalterable** y la trazabilidad hacen que sea más difícil manipular los fichajes que en papel. ## Cómo detectar si tu app actual no cumple Si ya usas una app de fichaje y quieres verificar si cumple la normativa 2026, hazle estas 5 preguntas al proveedor (deben responder SÍ a todas): 1. ¿La app identifica de forma única al trabajador con usuario/contraseña o biometría? 2. ¿El sellado temporal es automático y no modificable por el usuario? 3. ¿Cada modificación posterior queda registrada con autor, fecha y motivo? 4. ¿Puedo exportar un informe PDF/CSV auditado para la Inspección en 1 clic? 5. ¿Funciona offline y sincroniza al recuperar red? Si la respuesta a alguna es "no" o "depende", tienes un riesgo legal real y deberías valorar cambiar de proveedor antes de la próxima inspección. ## Preguntas frecuentes **¿Vale fichar con un WhatsApp al jefe?** No. No cumple ni identificación única (cualquiera con el móvil puede enviar el mensaje), ni sellado inalterable, ni trazabilidad, ni exportación auditada. Es el método que la Inspección sanciona más frecuentemente. **¿Puedo fichar con mi Apple Watch o Android Wear?** La app de Lapsowork no tiene versión para wearable por ahora (2026), pero el fichaje desde el móvil con la pantalla bloqueada desde el atajo de notificación es igual de rápido. **¿Qué pasa si el empleado no tiene smartphone?** La empresa debe ofrecer una alternativa: tablet kiosk en el centro de trabajo, fichaje web desde ordenador, o incluso un teléfono corporativo si el puesto lo exige. La empresa no puede obligar al empleado a usar su móvil personal si no lo acepta por escrito. **¿Los fichajes desde móvil tienen validez en juicio?** Sí, siempre que la app cumpla los 5 requisitos. Los tribunales llevan admitiendo fichajes digitales desde 2019 y en 2026 son el formato estándar. **¿Se puede fichar en automático al entrar a una zona WiFi?** No. La ley exige acción consciente del trabajador: el fichaje automático sin intervención del empleado no es válido porque no hay "voluntad declarada" de iniciar la jornada. ## Conclusión Fichar con el móvil es **legal y totalmente recomendable** en 2026, siempre que uses una app que cumpla los cinco requisitos técnicos de la normativa: identificación única, sellado temporal, trazabilidad, exportación auditada y funcionamiento offline. La app de [control horario de LapsoWork](/soluciones/software-control-horario/) cumple los cinco requisitos por diseño y está incluida en el plan Básico (2€/empleado/mes). Puedes [probarla 30 días gratis](/demo/) para que tu equipo la valide antes de contratarla. Si quieres saber más sobre [la nueva ley de fichaje digital 2026](/blog/nueva-ley-fichaje-digital-2026/) o revisar [las sanciones que te juegas si no cumples](/blog/sanciones-control-horario-2026/), tenemos artículos específicos sobre cada tema. --- ## Alternativas a Factorial en 2026: precios y funcionalidades para pymes URL: https://lapsowork.com/blog/alternativas-factorial-2026/ Publicado: 2026-04-21 Resumen: Guía actualizada abril 2026 de las principales alternativas a Factorial en España: precios reales, permanencia y funcionalidades para pymes. Factorial es una de las plataformas de RRHH más conocidas de España, pero no siempre es la opción que mejor encaja en una pyme. Si estás revisando tu software actual o eligiendo uno por primera vez, conviene conocer el resto del mercado. En **abril de 2026** hemos recopilado las principales alternativas disponibles en España, con datos públicos de cada web oficial. El resumen rápido: Factorial es una gran opción para scale-ups con presupuesto amplio, mientras que para una pyme de 10 a 100 empleados existen opciones que cubren lo esencial a un precio más ajustado y, en algunos casos, sin permanencia anual. ## Criterios de la comparativa Hemos comparado las cinco alternativas con los mismos seis criterios que tú evaluarías al contratar: 1. **Precio por empleado al mes** (plan básico). 2. **Permanencia mínima** (contratos anuales o cancelación libre). 3. **Duración de la prueba gratuita.** 4. **Sede y soporte en español.** 5. **Módulos incluidos vs de pago aparte** (canal de denuncias, nóminas, firma biométrica). 6. **Adaptación a la normativa española** (ley de fichaje 2026, Ley 2/2023, teletrabajo). ## Factorial: el líder, pero no siempre la mejor opción Factorial es la startup barcelonesa de referencia con más de 16.000 clientes. Tiene un producto pulido, agente de IA nativo (Factorial One), módulos de finanzas e IT y una marca reconocida. **El problema para pymes pequeñas**: el precio del plan básico arranca en **5,50€/empleado/mes** y la mayoría de clientes acaban contratando módulos adicionales hasta superar los 9€/empleado/mes. Con 30 empleados estás en **~3.240€/año** antes de IVA. Además, el contrato mínimo es anual. **Cuándo sí elegir Factorial**: si tu empresa tiene 200+ empleados, necesitas agente de IA integrado para reporting y quieres un ATS avanzado para contrataciones masivas. ## LapsoWork: la alternativa española más económica **Precio**: 2€/empleado/mes (plan Básico) y 3,50€ (Avanzado). **Sin permanencia**. **Prueba gratis 30 días** (el doble que Factorial). LapsoWork cubre lo esencial para una pyme (control horario 2026, vacaciones, reparto de nóminas a los empleados, app iOS/Android, firma biométrica), incluye **canal de denuncias nativo** (Factorial lo cobra aparte), tiene sede en España y soporte telefónico en español. Su enfoque es exclusivamente RRHH para pymes, sin módulos de finanzas o IT. Con 30 empleados: **720€/año** en plan Básico, frente a ~2.000€ del plan equivalente de Factorial. ## Bizneo HR: para pymes que aspiran a enterprise **Precio**: desde 4€/empleado/mes. **Prueba**: 15 días. Bizneo tiene clientes de marca (SEAT, Toyota, Air Europa) y un producto muy completo, especialmente en la parte de gestión del talento (OKRs, evaluaciones, reclutamiento). Su UX es algo más densa que Factorial o LapsoWork. **Cuándo elegir Bizneo**: si tu pyme está en crecimiento fuerte (100+ empleados) y quieres un producto escalable con fuerte módulo de talento. ## Sesame HR: la UX más simple **Precio**: desde 4,25€/empleado/mes. **Prueba**: 14 días. **14.000+ clientes**. Sesame brilla en la experiencia de onboarding y en la sencillez de su UX. Su punto débil es que **no incluye canal de denuncias nativo** (lo tienes que contratar aparte). Para una pyme de +50 empleados obligada por la Ley 2/2023, esto significa sumar 300-500€/año extra. **Cuándo elegir Sesame**: si priorizas UX pulida, no necesitas canal de denuncias y tu equipo valora onboarding rápido. ## TramitApp: la opción más barata, con matices **Precio**: desde 1-3€/empleado/mes según plan. **Prueba**: 14 días. TramitApp es el software de RRHH más barato del mercado español. El plan Easy (1€) está muy limitado en funcionalidades; el Digital (2€) se acerca al Básico de LapsoWork, pero con menos integraciones y sin canal de denuncias nativo. **Cuándo elegir TramitApp**: si tu única necesidad es fichaje digital básico, no te importa soporte reducido y quieres el precio absoluto más bajo. ## Tabla comparativa completa Resumen de las cinco opciones (datos públicos abril 2026): | Criterio | LapsoWork | Factorial | Bizneo HR | Sesame HR | TramitApp | |---|---|---|---|---|---| | Plan básico (€/empl/mes) | **2€** | 5,50€ | 4€ | 4,25€ | **1-2€** | | Plan avanzado | 3,50€ | 9€+ | — | 7€+ | — | | Sin permanencia | **✓** | × | × | × | — | | Prueba gratis | **30 días** | 14 días | 15 días | 14 días | 14 días | | Sede España | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | Canal de denuncias nativo | **✓** | add-on | add-on | × | × | | Firma biométrica | ✓ | ✓ | ✓ | Limitada | Limitada | | Coste anual 30 empl. (Plan básico) | **720€** | 1.980€ | 1.440€ | 1.530€ | 720€ | ## Qué criterio ponderar más Si tu pyme tiene **menos de 100 empleados** y gestionas RRHH tú mismo o con un responsable único: **precio + ausencia de permanencia** son los factores que más dinero y estrés te ahorran. En ese caso LapsoWork o TramitApp son las opciones más racionales. Si estás en **fase de scale-up** con 150+ empleados, procesos complejos y dirección de personas profesionalizada: el precio es secundario y lo que importa es **módulos de talento, integraciones y madurez del producto**. Entonces Bizneo, Factorial o Personio son mejores. ## Preguntas frecuentes **¿Se puede migrar de Factorial a LapsoWork sin perder datos?** Sí. La exportación CSV de Factorial es estándar. LapsoWork migra empleados, contratos, vacaciones y documentos sin coste en 48-72 horas. **¿Qué pasa con los datos históricos de fichaje?** Se importan al módulo de control horario. El histórico se conserva firmado digitalmente con sellado temporal, de manera que la Inspección de Trabajo puede consultarlo si fuera necesario. **¿Merece la pena cambiar si ya pago un año por adelantado?** Depende de lo que quede. Si acabas de renovar, seguramente no. Si te quedan 3-4 meses, el ahorro anual con LapsoWork suele compensar el solape. **¿Y si la razón que me lleva a Factorial es su IA?** Factorial One (agente IA) es su principal diferenciador. Si usas reporting avanzado con IA a diario, es una razón legítima para quedarte. Si solo la usas esporádicamente, el sobrecoste del 65% anual no compensa. ## Conclusión En 2026 el mercado de software de RRHH para pymes en España está más maduro que nunca. Factorial sigue siendo una gran opción, pero no es la única. La elección depende del tamaño de tu empresa, de tu presupuesto y de las funcionalidades que realmente vayas a usar: precio y ausencia de permanencia para las más pequeñas, profundidad de producto y módulos de talento para las que están en plena escala. La mejor forma de salir de dudas es probar cada opción que te interese. Si quieres ver LapsoWork por dentro, puedes [solicitar una demo gratuita de 30 días](/demo/) sin compromiso. --- ## Dos no discuten, si LAPSO no quiere URL: https://lapsowork.com/blog/dos-no-discuten-si-lapso-no-quiere/ Publicado: 2024-09-03 Resumen: Descubre cómo el módulo de auditoría y trazabilidad de LapsoWork registra cada comunicación y evita disputas laborales con pruebas objetivas e irrefutables. Hay un refrán que dice que "dos no discuten si uno no quiere". En una empresa, la versión moderna sería otra: **dos no discuten si LAPSO no quiere**. Y no porque tengamos poderes de mediación, sino por algo mucho más práctico: cuando cada comunicación, cada documento entregado y cada movimiento de personal queda registrado con fecha, hora y firma, la mayoría de las discusiones se apagan solas. No hay "yo no me enteré", no hay "eso nunca me lo dijiste", no hay versiones enfrentadas. Solo hechos. En este artículo te contamos cómo el **módulo de auditoría y trazabilidad** de LapsoWork actúa como testigo imparcial de todo lo que ocurre en la relación laboral, y por qué ese registro te ahorra conflictos, malentendidos y, en el peor de los casos, demandas. ## El problema: la palabra de uno contra la del otro La mayoría de los conflictos laborales no nacen de una mala intención, sino de la falta de un registro claro. El responsable de RRHH está convencido de que comunicó el cambio de turno; el trabajador jura que nunca recibió el aviso. La empresa asegura que entregó el anexo al contrato; el empleado dice que jamás lo vio. Cuando no hay pruebas, se abre un terreno peligroso: la palabra de uno contra la del otro. Y en el ámbito laboral, la carga de la prueba suele recaer sobre la empresa. Si no puedes acreditar que comunicaste una modificación, que entregaste una nómina o que informaste de una política interna, en la práctica es como si no lo hubieras hecho. ### Un caso real (con final feliz gracias al registro) Imagina esta situación, que se repite en más pymes de las que crees. Una empresa notifica a un empleado una modificación de sus condiciones de trabajo a través de la aplicación. Meses después surge un desacuerdo y el trabajador alega que **nunca recibió esa comunicación**. Sin un sistema de trazabilidad, la empresa estaría en un aprieto: no podría demostrar que informó en tiempo y forma. Pero con el módulo de auditoría de LapsoWork, el histórico mostraba con claridad la fecha y la hora exactas en que la notificación se envió, se recibió y se abrió. Prueba objetiva, imparcial y difícilmente rebatible. El conflicto se resolvió antes de llegar siquiera a mayores. ## Qué es el módulo de auditoría y trazabilidad El módulo de auditoría de LapsoWork funciona como una **caja negra** de la gestión de personal: registra automáticamente qué pasó, cuándo pasó y quién lo hizo. No es algo que tengas que activar recordatorio a recordatorio ni una tarea más para tu equipo. Sucede en segundo plano, cada vez que: - Se **envía o entrega un documento** (contratos, anexos, nóminas, políticas internas, comunicados). - El trabajador **recibe y abre** una notificación o un documento. - Se **firma digitalmente** un documento desde la [app de LapsoWork](/soluciones/app/). - Se **modifica un turno, una jornada o unas vacaciones**. - Se registra un **fichaje de entrada o salida** en el [control horario](/soluciones/software-control-horario/). Todo ello queda sellado con fecha y hora, asociado a un usuario concreto y conservado de forma íntegra. Cuando surge una duda o una discrepancia, no hay que reconstruir nada de memoria: la respuesta está en el registro. ## Por qué esto te protege de verdad Tener un testigo imparcial de cada movimiento de personal no es una cuestión de desconfianza hacia la plantilla. Es una cuestión de **seguridad jurídica** para ambas partes. Estos son los beneficios más tangibles: - **Menos disputas.** Cuando todo el mundo sabe que hay un registro objetivo, las discusiones sobre "quién dijo qué" prácticamente desaparecen. La transparencia disuade el conflicto. - **Defensa sólida ante una demanda.** Si un caso acaba en la Inspección de Trabajo o ante los tribunales, poder acreditar con precisión cuándo se comunicó algo y quién lo recibió marca la diferencia entre ganar y perder. - **Cumplimiento demostrable.** La normativa laboral y de protección de datos exige poder acreditar muchas obligaciones. El registro de entregas de nóminas o la constancia de haber informado de las políticas internas son ejemplos donde la trazabilidad es oro. - **Protección también para el trabajador.** El registro no beneficia solo a la empresa. Si un empleado firmó algo, pidió unos días o comunicó una incidencia, también tiene la prueba de su lado. ### Trazabilidad y protección de datos van de la mano En 2025, con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD plenamente asentados, la trazabilidad no es solo una ventaja operativa: en muchos casos es una obligación. Debes poder demostrar que informaste de los tratamientos de datos, que obtuviste los consentimientos necesarios y que gestionaste correctamente las comunicaciones internas. El módulo de auditoría de LapsoWork está diseñado precisamente para eso: conservar la evidencia de forma íntegra, con garantías de que el registro no se ha alterado. Y lo mismo aplica a otros frentes donde la constancia documental es crítica, como el [canal de denuncias interno](/canal-de-denuncias/), donde la trazabilidad y la confidencialidad son requisitos legales, o el [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/), que centraliza contratos y comunicaciones con su historial completo. ## De los papeles perdidos al registro que nunca falla Durante años, la gestión de personal se ha sostenido sobre correos electrónicos sueltos, mensajes de WhatsApp, papeles firmados que acaban traspapelados y acuses de recibo que nadie encuentra cuando hacen falta. Ese modelo funciona hasta que deja de funcionar: normalmente, en el peor momento posible. Digitalizar la gestión de personal con una herramienta que registra cada movimiento no es un lujo tecnológico, sino una forma de trabajar con más tranquilidad. Sabes que, pase lo que pase, tienes constancia de lo que hiciste. Y esa tranquilidad se nota en el día a día: menos tiempo dedicado a apagar fuegos, menos malentendidos y una relación laboral más clara para todos. Porque, al final, la mejor forma de evitar una discusión es que no haya nada que discutir. Y cuando cada comunicación deja rastro, la razón deja de ser una cuestión de memoria para convertirse en un hecho documentado. **Dos no discuten, si LAPSO no quiere.** ¿Quieres ver cómo funciona la trazabilidad de LapsoWork en tu empresa? [Solicita una demo](/demo/) o consulta [nuestros planes](/precios/) y empieza a dejar constancia de todo lo que importa. --- ## LapsoWork inicia su andadura y viene para quedarse URL: https://lapsowork.com/blog/lapso-inicia-su-andadura-y-viene-para-quedarse/ Publicado: 2024-08-06 Resumen: Nace LapsoWork, el software de RRHH para pymes españolas: control horario, nóminas, vacaciones y turnos en una sola plataforma. Empieza en menos de 10 minutos. Gestionar el personal de una pyme no debería ser un quebradero de cabeza. Sin embargo, entre hojas de cálculo interminables, fichajes en papel, cálculos de vacaciones a mano y la presión de cumplir con una normativa que cambia cada año, muchas empresas pequeñas dedican más tiempo a la burocracia que a su propio negocio. De ahí nace **LapsoWork**: un software de recursos humanos pensado desde cero para las pymes españolas, que apuesta por la sencillez, la eficacia y una interfaz amigable. Y viene para quedarse. ## Un software de RRHH que entiende a la pequeña empresa La mayoría de plataformas de gestión de personal están diseñadas para grandes corporaciones con departamentos de RRHH enteros. Son potentes, sí, pero también complejas, caras y difíciles de implantar. Cuando eres un taller, una clínica, un restaurante o una consultora de quince personas, no necesitas un dinosaurio con cien funciones que nunca vas a usar. LapsoWork da la vuelta a esa lógica. Reúne en un único panel todo lo que una pyme necesita para llevar su equipo al día: - **Control horario y fichaje** legal y sin fricciones, desde el móvil o el ordenador. - **Gestión de vacaciones y ausencias** con solicitudes, aprobaciones y saldos automáticos. - **Planificación de turnos** para equipos con horarios rotativos o partidos. - **Nóminas y documentos** centralizados, con firma electrónica. - **Canal de denuncias** para cumplir con la normativa de forma sencilla. Todo integrado, todo en español y todo pensado para funcionar el primer día. ## Empieza a trabajar en menos de 10 minutos Uno de los grandes frenos a la hora de adoptar un software de RRHH es el miedo a un proceso de implantación largo, con consultores, migraciones eternas y semanas de formación. Con LapsoWork ese miedo desaparece. El alta es inmediata: creas tu cuenta, das de alta a tu equipo y en menos de diez minutos tus empleados ya pueden fichar, pedir días libres o consultar sus documentos. Sin instalar nada, sin infraestructura y sin tecnicismos. Si sabes usar el correo electrónico, sabes usar LapsoWork. ## Cumplir con la ley sin volverte loco Desde 2019 el registro de jornada es obligatorio para todas las empresas, y la normativa no ha dejado de reforzarse desde entonces. El anteproyecto de reforma que se está tramitando apunta hacia un **control horario 100% digital, accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo** y con registros conservables durante cuatro años. Llevar esto con un cuaderno o un Excel se ha vuelto insostenible. LapsoWork automatiza el cumplimiento por ti. Cada fichaje queda registrado, sellado y disponible para descargar en el formato que exige la Inspección. Lo mismo ocurre con el teletrabajo, cuyo acuerdo y control de jornada también deben quedar documentados. En lugar de perseguir a la normativa, la tienes cubierta de fábrica. Puedes profundizar en las obligaciones concretas en nuestra página de [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/), donde explicamos qué exige la ley y cómo cumplirla sin esfuerzo. ## Menos administración, más negocio El verdadero valor de LapsoWork no está solo en cumplir la ley, sino en el tiempo que devuelve a la empresa. Cuando las vacaciones se calculan solas, cuando las nóminas están centralizadas y firmadas digitalmente y cuando cada trabajador gestiona sus propias solicitudes desde el móvil, el responsable de la pyme deja de hacer de administrativo a tiempo parcial. Ese tiempo recuperado se traduce en atender mejor a los clientes, cuidar al equipo y hacer crecer el negocio. Y con todo el histórico ordenado en la plataforma, también en decisiones más informadas: qué departamentos acumulan más ausencias, cómo se reparten los turnos o cuánto teletrabajo real hay en la empresa. Si el reparto de días libres es uno de tus dolores de cabeza recurrentes, echa un vistazo a nuestro [software de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/): calendarios compartidos, aprobaciones en un clic y cero solapamientos. ## Compruébalo tú mismo Estamos convencidos de que la mejor forma de entender LapsoWork es usándolo. Por eso ofrecemos una **demo gratuita** para que veas la plataforma funcionando con tus propios datos y compruebes, antes de contratar nada, si encaja con la forma de trabajar de tu empresa. LapsoWork nace con una idea muy clara: que gestionar personas sea, por fin, tan sencillo como debería. Empezamos hoy nuestra andadura, y lo hacemos para quedarnos. --- ## Tiempos convulsos que LapsoWork te ayudará a sobrellevar URL: https://lapsowork.com/blog/tiempos-convulsos-que-lapso-te-ayudara-a-sobrellevar/ Publicado: 2024-07-09 Resumen: Incertidumbre, teletrabajo y nueva normativa laboral: descubre cómo un software de RRHH ayuda a tu pyme a mantener el control en tiempos convulsos. Hay épocas en las que todo parece moverse a la vez. Cambios de normativa laboral, equipos que trabajan repartidos entre la oficina y casa, plantillas que crecen o se ajustan de un mes para otro, y una lista interminable de obligaciones que cumplir sin margen de error. Para una pyme, sostener la operativa diaria de personas mientras el suelo se mueve puede ser agotador. La buena noticia es que la tecnología está para eso: para que los tiempos convulsos no te pillen sin herramientas. En LapsoWork nacimos precisamente en uno de esos momentos de máxima incertidumbre, cuando miles de empresas tuvieron que reinventar de la noche a la mañana cómo trabajaban sus equipos. Desde entonces hemos aprendido una cosa: la diferencia entre las empresas que resisten y las que se desbordan casi nunca es el tamaño, sino tener sus procesos de recursos humanos bajo control. Vamos a ver cómo. ## Qué convierte una época en "convulsa" para una pyme No hace falta una crisis mundial para que la gestión de personas se complique. En el día a día de cualquier empresa pequeña o mediana se acumulan frentes que, sumados, generan mucho ruido: - **Cambios normativos constantes.** El registro horario obligatorio, la Ley 10/2021 del trabajo a distancia, las actualizaciones del SMI, el nuevo canal de denuncias interno para empresas a partir de cierto tamaño… La legislación laboral no para de moverse y el incumplimiento sale caro. - **Modelos de trabajo híbridos.** Una parte del equipo en la oficina, otra en casa y algún perfil rotando entre ambos. Controlar jornadas, ausencias y disponibilidad se vuelve un rompecabezas si se lleva a mano. - **Picos de actividad y estacionalidad.** Campañas, temporadas altas o proyectos puntuales que obligan a reorganizar turnos y refuerzos con poca antelación. - **Documentación dispersa.** Contratos, nóminas, partes, justificantes y comunicaciones repartidos entre el correo, WhatsApp y carpetas que nadie encuentra cuando llega una inspección. Cada uno de estos frentes, por separado, es manejable. El problema es cuando llegan todos a la vez. Ahí es donde un software de RRHH deja de ser un lujo para convertirse en el colchón que te permite seguir funcionando. ## Cómo LapsoWork te ayuda a mantener el control Nuestra filosofía es sencilla: que dediques tu energía a hacer crecer el negocio, no a apagar fuegos administrativos. Estas son las palancas que marcan la diferencia cuando todo se acelera. ### Registro horario que cumple la ley, estés donde estés El control horario dejó de ser opcional hace años, y con el trabajo a distancia se ha vuelto más delicado todavía. Con nuestro [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/), cada persona ficha desde el móvil, el ordenador o un dispositivo fijo, y tú tienes el registro consolidado, con sello de tiempo y trazabilidad. Si llega una inspección, la información está lista en segundos, no en una tarde de buscar entre papeles. ### Teletrabajo ordenado, no improvisado Trabajar a distancia no es solo dar un portátil y confiar en la buena voluntad. La normativa exige acuerdos de teletrabajo, control de jornada y compensación de gastos, entre otras cosas. Nuestra herramienta de [gestión del teletrabajo](/soluciones/software-teletrabajo/) te ayuda a formalizar todo eso, medir la actividad sin caer en el control asfixiante y mantener la relación con tu equipo sana y transparente. ### Vacaciones y ausencias sin cadenas de correos En temporadas movidas, coordinar quién libra y quién cubre es una fuente clásica de conflictos. Centralizar las solicitudes de vacaciones y ausencias evita solapamientos, deja todo por escrito y da visibilidad al equipo de un vistazo. ### Documentación siempre a mano Contratos, nóminas, partes de trabajo y comunicaciones dejan de vivir en el caos del correo. Con un [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) integrado, cada empleado accede a sus documentos y tú tienes el histórico ordenado, seguro y accesible cuando lo necesites. Cuando el entorno es incierto, tener la casa en orden es media batalla ganada. ### Cumplimiento normativo actualizado La ley cambia; el software debería cambiar contigo. Mantenemos las funcionalidades al día con la normativa vigente, incluido el [canal de denuncias interno](/canal-de-denuncias/) obligatorio para determinadas empresas. Así reduces el riesgo legal sin tener que estar pendiente de cada modificación del BOE. ## Lo que de verdad marca la diferencia Ninguna herramienta hace desaparecer la incertidumbre. Lo que sí puede hacer es quitarte de encima el peso administrativo para que tengas cabeza y tiempo para decidir bien. Las pymes que atraviesan mejor los tiempos convulsos son las que han automatizado lo repetitivo y liberado a las personas para lo importante. Eso es exactamente lo que perseguimos: que una época complicada no se convierta en un caos operativo. Que cumplir la ley sea automático, que el teletrabajo esté ordenado, que las vacaciones se gestionen solas y que la documentación esté siempre donde tiene que estar. Si sientes que últimamente pasas más tiempo apagando fuegos de gestión que dirigiendo tu negocio, quizá sea el momento de apoyarte en la tecnología adecuada. Puedes ver nuestros [planes y precios](/precios/) o [pedir una demo](/demo/) sin compromiso: te enseñamos en un rato cómo LapsoWork puede ayudarte a sobrellevar cualquier tiempo convulso con la tranquilidad de tenerlo todo bajo control. --- ## LapsoWork impulsa la innovación con la ejecución del Proyecto de I+D+I «Verso 20» URL: https://lapsowork.com/blog/lapsowork-proyecto-idi-verso-20/ Publicado: 2024-06-11 Resumen: LapsoWork ejecuta el Proyecto de I+D+I Verso 20: seudonimización, IA y bienestar laboral para medir la productividad de las pymes sin comprometer la privacidad. En LapsoWork llevamos años convencidos de que el software de recursos humanos para pymes tiene que hacer algo más que registrar horas: debe ayudar a las empresas a ser más productivas sin convertir a las personas en un número vigilado. De esa convicción nace **Verso 20**, nuestro proyecto de I+D+i, cuyo propósito es desarrollar soluciones tecnológicas avanzadas para optimizar la productividad laboral sin comprometer la privacidad de los trabajadores. ## Transformando la gestión de recursos humanos con tecnología avanzada La gestión de personas ha cambiado más en los últimos años que en las tres décadas anteriores. El teletrabajo, los horarios flexibles y la obligación legal de un [control horario](/soluciones/software-control-horario/) fiable han multiplicado la cantidad de datos que una pyme genera sobre su plantilla. El reto ya no es recogerlos, sino tratarlos de forma útil, segura y respetuosa con los derechos de cada persona. Verso 20 aborda ese reto de frente. En lugar de acumular información sensible sin criterio, el proyecto investiga cómo extraer valor real de los datos de RRHH —tendencias de productividad, cargas de trabajo, patrones de ausencia— manteniendo la privacidad como principio de diseño y no como un parche añadido al final. ## ¿En qué consiste el Proyecto IDI? Verso 20 se articula en torno a tres pilares de trabajo que se refuerzan entre sí: - **Seudonimización de datos.** Aplicamos técnicas que disocian la información de la identidad concreta de cada empleado. Así es posible analizar el rendimiento de un equipo o de un departamento sin exponer datos personales identificables, en línea con lo que exige el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). - **Inteligencia artificial para evaluar la productividad.** Modelos de IA que detectan patrones y cuellos de botella a partir de datos ya seudonimizados, ofreciendo a la dirección información agregada y accionable en lugar de vigilancia individual. - **Optimización del bienestar laboral.** Cruzar la información de productividad con indicadores de carga y descanso para prevenir el sobreesfuerzo, favorecer la desconexión digital y mejorar la experiencia de las personas dentro de la empresa. La clave del proyecto es que estos tres pilares no se entienden por separado: la seudonimización es la que hace posible que la IA analice sin invadir, y el análisis es el que permite actuar sobre el bienestar de forma objetiva. ## Impacto y beneficios del proyecto Los resultados de Verso 20 se están incorporando de forma progresiva a las soluciones de LapsoWork, con un impacto directo en el día a día de las pymes: - **Mayor seguridad de los datos.** La seudonimización reduce el riesgo asociado al tratamiento de información personal y facilita el cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD. - **Análisis de productividad respetuoso con los derechos laborales.** La dirección obtiene una visión clara del rendimiento de la organización sin recurrir a un control individual intrusivo, algo especialmente relevante en entornos de [teletrabajo](/soluciones/software-teletrabajo/). - **Más eficiencia en la gestión de RRHH.** Menos tareas manuales, decisiones basadas en datos fiables y una mejor asignación de recursos y turnos dentro del equipo. Para una pyme, esto se traduce en algo muy concreto: tomar mejores decisiones sobre su plantilla sin abrir la puerta a problemas legales ni deteriorar la confianza de las personas que trabajan en ella. ## Compromiso con la investigación y la tecnología Verso 20 no es un proyecto aislado, sino parte de la apuesta continua de LapsoWork por la innovación aplicada. Su desarrollo cuenta con la colaboración de perfiles especializados en seguridad informática, análisis de datos y desarrollo de software, que trabajan codo con codo para trasladar la investigación a un producto real y utilizable por cualquier empresa, sin importar su tamaño. Seguiremos invirtiendo en I+D+i porque creemos que la tecnología de recursos humanos debe estar del lado de las personas y de las empresas al mismo tiempo. Verso 20 es un paso más en esa dirección: productividad y privacidad no son objetivos enfrentados, sino dos caras de una misma forma de trabajar. Si quieres comprobar cómo se refleja todo esto en el producto, puedes [pedir una demo](/demo/) y verlo aplicado a tu propio caso. --- ## Canal de denuncias y protección de datos: cómo cumplir el RGPD URL: https://lapsowork.com/blog/canal-de-denuncias-y-proteccion-de-datos/ Publicado: 2024-04-23 Resumen: Guía 2026 para conciliar el canal de denuncias obligatorio con el RGPD: confidencialidad, plazos de conservación, acceso a datos y papel del DPD en tu pyme. Implantar un **canal de denuncias** ya no es opcional para buena parte de las pymes españolas: la **Ley 2/2023**, que transpone la Directiva europea *whistleblowing* (UE 2019/1937), obliga a las empresas de 50 o más trabajadores a disponer de un sistema interno de información. Pero cumplir con la ley del informante es solo la mitad del trabajo. La otra mitad, la que suele quedar en el aire, es la **protección de datos personales**: un canal de denuncias gestiona información especialmente sensible (identidades, acusaciones, pruebas) y, si no se ajusta al RGPD, expone a la empresa a sanciones tanto de la Autoridad Independiente de Protección del Informante como de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Vamos a ver cómo encajar ambas obligaciones sin dolores de cabeza. ## Aspectos básicos de privacidad en un canal de denuncias Un canal de denuncias trata datos personales desde el primer minuto: los del denunciante, los del denunciado y los de posibles testigos. Antes de ponerlo en marcha conviene tener claros varios principios de privacidad que el propio RGPD y la Ley 2/2023 exigen de forma expresa. ### Informar adecuadamente a las personas de la empresa La transparencia es la base de todo tratamiento de datos. Toda la plantilla debe saber que el canal existe, para qué sirve, quién gestiona la información y qué derechos tiene sobre sus datos. Esta información previa —el clásico deber de información del artículo 13 del RGPD— no es un mero trámite: genera **confianza en el sistema** y anima a las personas a usarlo cuando detectan una irregularidad. Un canal que nadie conoce o del que se desconfía es un canal muerto. En la práctica, esto se traduce en una política de uso del canal accesible, una cláusula informativa en el propio formulario de denuncia y, muy recomendable, una comunicación interna cuando se lanza el sistema. ### Equilibrar la privacidad del denunciado y los derechos del denunciante Aquí está uno de los puntos más delicados. Por un lado, hay que **proteger la identidad del denunciante** con garantías reforzadas de confidencialidad, porque es precisamente el miedo a las represalias lo que la ley quiere neutralizar. Por otro, el denunciado conserva sus derechos: presunción de inocencia, derecho de defensa y, en el momento procesalmente oportuno, acceso a la información que le concierne. La clave es que el derecho de información del denunciado **no puede utilizarse para revelar la identidad del denunciante**. La empresa debe diseñar el procedimiento de modo que ambos derechos convivan, aplazando la comunicación al denunciado cuando exista riesgo real de que la investigación se vea comprometida. ### Quién puede acceder a los datos El acceso a la información del canal tiene que estar **estrictamente limitado**. Solo deberían poder consultarla: - El **responsable del sistema interno de información**, figura que la Ley 2/2023 obliga a designar. - El personal de **Recursos Humanos** o de cumplimiento que participe en la instrucción del expediente. - El **asesor legal** interno o externo, cuando la denuncia lo requiera. - El **Delegado de Protección de Datos (DPD)**, si la empresa lo tiene designado. - Las **autoridades judiciales, policiales o administrativas**, únicamente cuando la ley lo exija. Cualquier otro acceso es una brecha de seguridad. Por eso es tan importante que el canal registre quién consulta qué y cuándo. ### El papel del Delegado de Protección de Datos Si tu empresa está obligada a nombrar un **DPD** —o si lo has designado voluntariamente— su participación en el diseño y supervisión del canal es muy recomendable. El DPD vela por que el tratamiento cumpla el RGPD, asesora sobre los plazos de conservación, revisa la evaluación de impacto (EIPD) cuando procede y actúa como punto de contacto con la AEPD. En canales que tratan datos sensibles de forma sistemática, contar con esa figura reduce muchísimo el riesgo de errores. ## Principios de protección de datos en la gestión de denuncias Más allá de la puesta en marcha, el día a día del canal debe respetar los principios del RGPD en cada expediente. Estos son los cuatro que más peso tienen en la gestión de denuncias. ### Limitación de la finalidad Los datos recabados a través del canal solo pueden usarse para **investigar los hechos denunciados**. La Ley 2/2023 acota el objeto del canal a infracciones del Derecho de la Unión y a acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. No es un buzón de sugerencias ni un cauce para conflictos laborales ordinarios, y los datos no pueden reutilizarse para otras finalidades ajenas a la investigación. ### Anonimato del denunciante Uno de los avances de la Ley 2/2023 es que **admite expresamente las denuncias anónimas**: el sistema debe permitir informar sin identificarse. Cuando el denunciante sí se identifica, su identidad queda protegida por la obligación legal de confidencialidad y solo puede revelarse en los supuestos tasados por la ley, normalmente en el marco de una investigación judicial. Este anonimato es, de nuevo, lo que hace que el canal funcione. ### Confidencialidad de la información Toda la información del expediente debe tratarse con la **máxima confidencialidad** y almacenarse en un entorno seguro, con cifrado y controles de acceso. Esto implica registros de acceso, medidas técnicas frente a filtraciones y formación del personal que interviene. Una denuncia filtrada no solo destroza la confianza en el sistema: puede acarrear sanciones por incumplimiento del RGPD y responsabilidades frente al denunciante. ### Conservación y supresión de los datos El RGPD exige no conservar los datos más tiempo del necesario, y aquí la Ley 2/2023 es concreta: los datos de una denuncia solo pueden mantenerse en el sistema interno de información **durante el tiempo imprescindible para decidir sobre su tramitación**, y en todo caso **no más de tres meses** desde la recepción sin que se hayan iniciado actuaciones. Si transcurrido ese plazo procede investigar, la información se traslada a un expediente separado. Si no procede, debe **suprimirse o anonimizarse**. Estos plazos automáticos son de los primeros que la AEPD revisa en una inspección. ## Cómo lo resuelve un software especializado Cuadrar todo lo anterior a mano —control de accesos, registros, plazos de tres meses, confidencialidad del denunciante— es tedioso y propenso a fallos. Un software que integre el canal de denuncias con el resto de la gestión de personas simplifica el cumplimiento: acceso restringido por roles, trazabilidad de cada consulta, formularios con la cláusula informativa ya incorporada y borrado automático de los expedientes que vencen su plazo. En LapsoWork el [canal de denuncias](/canal-de-denuncias/) viene listo para cumplir la Ley 2/2023 y el RGPD, y convive con el [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) para custodiar de forma segura las pruebas y los expedientes asociados a cada caso. Así el canal deja de ser una obligación incómoda y pasa a ser una herramienta que protege tanto a tu plantilla como a tu empresa. ## Conclusión El canal de denuncias y la protección de datos son dos caras de la misma moneda. No basta con tener un buzón donde recibir avisos: hay que garantizar la confidencialidad del denunciante, respetar los derechos del denunciado, limitar el acceso a los datos y cumplir los plazos de conservación que marca la Ley 2/2023. Hacerlo bien te evita sanciones por partida doble y, sobre todo, construye una cultura interna en la que las personas se atreven a hablar. Y esa confianza, al final, es lo que hace que el sistema funcione. --- ## Gestión del canal de denuncias: quién lo gestiona y qué responsabilidades tiene URL: https://lapsowork.com/blog/gestion-del-canal-de-denuncias/ Publicado: 2024-04-09 Resumen: Cómo gestionar el canal de denuncias según la Ley 2/2023: quién debe ser el responsable del sistema, requisitos, plazos de 7 días y 3 meses y buenas prácticas. Tener un canal de denuncias no es solo instalar un buzón y olvidarse. La **Ley 2/2023** exige que alguien lo gestione de verdad: reciba las comunicaciones, las tramite con diligencia, respete los plazos y proteja al informante. Y gestionarlo mal se sanciona igual que no tenerlo. En esta guía te explicamos **quién debe gestionar el canal de denuncias**, qué requisitos tiene esa persona y qué responsabilidades asume en el día a día. ## ¿Quién debe gestionar el canal de denuncias? Cuando hablamos de gestionar las denuncias en una empresa, lo primero es tener claro quién será el responsable del proceso. De acuerdo con la Ley 2/2023, el encargado del canal debe ser **designado por el órgano de administración o de gobierno** de la entidad y, una vez nombrado, comunicarse a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI). Esta figura se conoce técnicamente como **Responsable del Sistema de Información** (o responsable del canal de denuncias). Puede ser una persona física o un órgano colegiado, y su nombramiento debe formalizarse por escrito. No vale con una designación informal: si hay una inspección, tendrás que acreditar quién es y desde cuándo ejerce el cargo. ## Requisitos del encargado de gestionar el canal de denuncias El responsable de la gestión de denuncias debe cumplir una serie de requisitos para garantizar la transparencia e integridad de todo el proceso. Estos son los esenciales: ### Independencia El encargado debe operar de manera **independiente y autónoma** respecto al resto de órganos de la entidad. Es crucial para asegurar que las denuncias se gestionen con imparcialidad y sin influencias externas. ### Capacidad y competencia Debe tener la **capacidad y competencia necesarias** para gestionar el sistema interno de información y los canales de denuncia, tanto en lo técnico como en lo organizativo. ### Conocimiento legal El responsable tiene que estar **familiarizado con la normativa** sobre protección de informantes y gestión de denuncias. Así se garantiza que todas las actuaciones se ajusten a la Ley 2/2023 y al RGPD. ### Integridad La conducta íntegra y ética es un pilar fundamental. Debe asegurar la **confidencialidad** y el tratamiento adecuado de la información recibida para mantener la confianza de la plantilla en el canal. ### Independencia del cargo Si el encargado ocupa un puesto directivo, debe ejercer sus funciones **con independencia del órgano de administración**. Esto evita conflictos de interés y garantiza la objetividad en la gestión de cada expediente. ## Responsabilidades de gestión del canal de denuncias La gestión del canal conlleva una serie de responsabilidades que aseguran su eficacia y su conformidad con la ley. Estas son las principales: ### Aprobación del procedimiento El responsable debe asegurarse de que el **procedimiento de gestión de informaciones** esté aprobado por el órgano de administración o de gobierno de la entidad y de que se mantenga actualizado. ### Tramitación diligente El encargado debe responder con **diligencia** en la tramitación de las denuncias y velar por que el sistema interno de información cumpla en todo momento los requisitos legales. ### Identificación de canales Es responsabilidad del encargado **identificar los canales internos** asociados a las denuncias y garantizar que la información sobre cómo denunciar sea clara y accesible para empleados, exempleados, proveedores y contratistas. ### Acuse de recibo El encargado debe enviar un **acuse de recibo al informante en un plazo de siete días naturales** desde la recepción de la denuncia. Es uno de los plazos que más se incumplen y de los más fáciles de acreditar en una inspección. ### Plazo para dar respuesta Hay que fijar un **plazo máximo de respuesta a las actuaciones de investigación**, que por regla general no debe superar los **tres meses** (prorrogable a seis en casos especialmente complejos). ### Comunicación con el informante El encargado debe mantener **comunicación con el informante** y solicitarle información adicional cuando sea necesario. Esto facilita la investigación y asegura que se recopile toda la información relevante, siempre preservando la identidad del denunciante. ### Confidencialidad y protección de datos Toda la información debe manejarse de forma **confidencial y conforme al RGPD**. El acceso a los datos del expediente ha de estar limitado a las personas estrictamente necesarias para instruir el caso. Si aún no tienes el canal montado, empieza por saber si te obliga la ley: el [test de canal de denuncias](/test-canal-de-denuncias/) te lo dice en un minuto. ## Cómo se tramita una denuncia, paso a paso Recibida una comunicación, el recorrido tiene dos fases y unos plazos que la ley fija de forma expresa. ### Fase de investigación La persona informante presenta la comunicación detallando los hechos y, si procede, a los responsables, adjuntando cualquier evidencia que respalde su relato. La denuncia debe poder presentarse de forma individual y, si quien informa lo prefiere, **de manera anónima**: la Ley 2/2023 obliga a garantizar esa vía. La comunicación se **admite a trámite** si los hechos son investigables dentro del ámbito material de la ley. Si en un primer análisis no se aprecian hechos denunciables, se declara **inadmisible** y se archiva o se deriva al área competente. Los plazos no son orientativos: **acuse de recibo en un máximo de 7 días naturales** desde la recepción, y respuesta a la persona informante sobre las actuaciones **en un máximo de 3 meses** desde ese acuse, o desde que venció el plazo de 7 días si no llegó a enviarse. Admitida la denuncia, la instrucción se basa en el análisis objetivo de la documentación, la obtención de evidencias y su valoración. El equipo instructor abre un **expediente** que recoge todos los datos relevantes. La instrucción es confidencial y respeta el RGPD y la LOPDGDD, y los miembros del equipo afectados por la denuncia quedan **excluidos** de la investigación para evitar conflictos de interés. ### Fase de resolución Cerrada la instrucción, se analizan las evidencias y la denuncia se resuelve en un sentido o en otro, con un informe de conclusiones que deja constancia de las actuaciones realizadas. Esa trazabilidad es lo que permite demostrar ante la AAI que el sistema funcionó como debía. ## Gestión propia o externalizada La ley te obliga a tener el canal, pero no a gestionarlo tú. Esa sí es tu decisión: - **Gestión interna.** Designas a un responsable dentro de la empresa. Da control total, pero exige formar a esa persona, garantizar su independencia y asumir el riesgo si una denuncia se gestiona mal. - **Gestión externalizada.** Un proveedor especializado aporta el portal cifrado, la política interna revisada y la trazabilidad del expediente. Es lo que eligen la mayoría de pymes de 50 a 250 empleados, porque el coste de equivocarse en la instrucción es alto. Conviene no confundir esto con el **canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante**, que es otra cosa: una vía pública a la que cualquier persona puede acudir directamente, exista o no canal en la empresa. Tener el tuyo bien gestionado es precisamente lo que reduce la probabilidad de que alguien acuda antes a la AAI. ## Gestión del canal de denuncias con LapsoWork Aquí es donde entra en juego LapsoWork, el software de recursos humanos que integra el canal de denuncias de forma fluida y eficiente. Con su módulo *whistleblower*, los empleados pueden reportar incidencias y denuncias de manera fácil y segura, ya sea de forma anónima o identificada, y el responsable dispone de una interfaz intuitiva para gestionarlas cumpliendo lo dispuesto en la ley. Desde la pestaña de denuncias, el responsable puede **gestionar cada comunicación recibida**: cambiar su estado, consultar toda la información del expediente y mantener una conversación con el denunciante a través de un chat privado que queda registrado en la aplicación, respetando el anonimato cuando así se solicita. El gestor también cuenta con un apartado dentro de cada denuncia donde puede **subir documentación privada** a la que el denunciante no tiene acceso, y filtrar las denuncias para localizar rápidamente la que necesita. Todo el expediente queda trazado y disponible por si la AAI lo requiere. Al formar parte de una suite completa de RRHH, tienes el [canal de denuncias](/canal-de-denuncias/) integrado junto al [software de gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/), el control horario y las vacaciones, sin duplicar herramientas ni datos. Y si surge cualquier duda, dispones de soporte técnico para que un profesional te ayude cuando lo necesites. ## Conclusión Gestionar bien el canal de denuncias es tan importante como tenerlo: designar formalmente a un responsable independiente, respetar los plazos de **7 días** para el acuse de recibo y **3 meses** para resolver, y garantizar la confidencialidad en cada paso. Cumplir estos puntos te protege frente a sanciones y, sobre todo, transmite a tu plantilla que las denuncias se toman en serio. Si quieres ver cómo se gestiona un expediente de principio a fin, [contrata el canal de denuncias](/canal-de-denuncias/) y compruébalo con tus propios casos. --- ## Directiva Whistleblowing: qué es y cómo cumplirla en tu empresa URL: https://lapsowork.com/blog/directiva-whistleblowing/ Publicado: 2024-02-27 Resumen: Qué es la Directiva Whistleblowing (UE 2019/1937), a quién obliga la Ley 2/2023, plazos, requisitos y cómo implantar el canal de denuncias en tu pyme. Si diriges una pyme y has oído hablar de la **Directiva Whistleblowing** sin tener del todo claro qué te obliga a hacer, no estás solo. Detrás de ese anglicismo hay una norma europea que ya es de obligado cumplimiento en España para miles de empresas, con sanciones que pueden llegar al millón de euros. En esta guía te explicamos, en lenguaje claro, qué es, a quién afecta y cómo poner en marcha un **canal de denuncias** conforme a la ley sin volverte loco. ## ¿Qué es la Directiva Whistleblowing? La Directiva Whistleblowing es el nombre coloquial de la **Directiva (UE) 2019/1937**, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. Su objetivo es sencillo: dar a cualquier trabajador un **medio seguro para comunicar delitos e irregularidades dentro de su empresa sin miedo a represalias**. En España, esta directiva se transpuso mediante la **Ley 2/2023, de 20 de febrero**, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Es esta ley española, en vigor desde marzo de 2023, la que fija realmente las obligaciones que debe cumplir tu empresa. ## ¿Cuándo hay que cumplir con la Directiva Whistleblowing? Los plazos ya han vencido. La Ley 2/2023 estableció dos fechas límite para disponer del **sistema interno de información** (el canal de denuncias): - **13 de junio de 2023** para las empresas de **250 o más trabajadores** y las entidades del sector público. - **1 de diciembre de 2023** para las empresas de **entre 50 y 249 trabajadores**. Dicho de otro modo: si tu empresa tiene 50 empleados o más y todavía no ha implantado el canal, ya está fuera de plazo. La **Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI)** es el organismo encargado de vigilar el cumplimiento y tramitar los expedientes sancionadores. ## Requisitos de la Directiva Whistleblowing Para que tu canal de denuncias sea válido no basta con poner un buzón de correo. La ley exige una serie de garantías concretas: - **Anonimato y confidencialidad.** El sistema debe permitir denuncias anónimas y proteger en todo caso la identidad del informante y de las personas afectadas. - **Ámbito amplio.** Cubre infracciones penales y administrativas graves o muy graves: seguridad, contratación pública, blanqueo, protección de datos, medio ambiente y otras situaciones irregulares. - **Aplicación universal.** Obliga tanto a empresas privadas como a entidades públicas a partir del umbral de tamaño previsto. - **Personal imparcial.** Debe designarse un **responsable del sistema** que gestione e investigue las comunicaciones con objetividad e independencia. - **Plazos tasados.** Hay que **acusar recibo en 7 días** y **resolver la investigación en un máximo de 3 meses** (ampliables a 6 en casos complejos). - **Registro y trazabilidad.** Todas las comunicaciones deben quedar registradas de forma segura y con las garantías del RGPD. ## ¿A quién protege la Ley Whistleblowing? La protección va mucho más allá de la plantilla fija. La Ley 2/2023 ampara a cualquier persona que informe en un contexto laboral o profesional, incluyendo: - Trabajadores por cuenta ajena, becarios y personas en prácticas. - Trabajadores subcontratados, autónomos y proveedores. - Accionistas, socios e inversores. - Miembros del órgano de administración, dirección o supervisión. - Personas del entorno del informante (familiares, compañeros) que puedan sufrir represalias. El punto clave es que la ley prohíbe **cualquier tipo de represalia**: despidos, cambios de puesto, sanciones, negativas a promociones o daños reputacionales derivados de haber denunciado de buena fe. ### ¿Cuándo es válida su aplicación? La protección no se limita al momento de la denuncia ni a la relación laboral vigente. Se extiende a: - Situaciones **anteriores y posteriores** a la relación laboral. - **Candidatos** en procesos de selección que conozcan irregularidades durante la negociación. - **Asesores legales**, colaboradores y personas que asistan al informante. - Colaboradores no remunerados, como **voluntarios y personas en prácticas**. ## El canal de denuncias para cumplir con la Directiva Whistleblowing Cumplir con la Directiva Whistleblowing no tiene por qué ser un proyecto interminable. La forma más sencilla es apoyarte en un **software de canal de denuncias** que ya incorpore todas las garantías legales de serie: anonimato, cifrado, gestión de plazos, trazabilidad y protección de datos conforme al RGPD. Con el [canal de denuncias de LapsoWork](/canal-de-denuncias/) tu empresa dispone de un buzón seguro y accesible, un flujo de gestión de cada comunicación con sus plazos automatizados y toda la documentación necesaria para acreditar el cumplimiento ante la AAI. Y como forma parte de una plataforma integral de RRHH, puedes combinarlo con el resto de módulos —desde el [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) hasta la gestión documental— sin sumar herramientas sueltas. Si tu empresa ya está fuera de plazo, la prioridad es implantarlo cuanto antes: acreditar que dispones de un canal conforme reduce de forma decisiva el riesgo sancionador. Y si aún tienes dudas sobre si tu tamaño de plantilla te obliga, mejor pecar de prudente y contar con él. --- ## Canal de denuncias obligatorio: qué empresas lo necesitan según la ley URL: https://lapsowork.com/blog/canal-de-denuncias-obligatorio/ Publicado: 2024-01-30 Resumen: Guía 2026 del canal de denuncias obligatorio: qué empresas están obligadas por la Ley 2/2023, plazos, sanciones de hasta 1 millón y cómo implantarlo. Si tienes una pyme y has oído hablar del **canal de denuncias obligatorio**, seguramente te asalten dudas: ¿me afecta a mí?, ¿desde cuántos empleados?, ¿qué pasa si no lo tengo? La **Ley 2/2023**, que transpone la Directiva europea de protección al informante, lleva vigente desde 2023 y sus plazos ya han vencido. La Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI) ya está operativa y puede sancionar. Vamos a resolver todas las dudas en lenguaje claro y sin tecnicismos. ## ¿Es obligatorio implantar el canal de denuncias en las empresas? Sí, para muchas empresas lo es. Desde la entrada en vigor de la **Ley 2/2023, de 20 de febrero**, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas, buena parte del tejido empresarial español está obligado a disponer de un **sistema interno de información** (el nombre técnico del canal de denuncias). El objetivo de la ley es que cualquier persona que detecte una irregularidad grave dentro de una organización —fraude, corrupción, incumplimientos de normativa de la UE, riesgos para la salud pública, etc.— pueda comunicarla **sin miedo a represalias** y con garantías de confidencialidad. No es un trámite decorativo: es una obligación legal con sanciones económicas serias detrás. ## ¿Qué tipo de empresas están obligadas a implementar el canal de denuncias? La obligación no depende del sector, sino sobre todo del **número de trabajadores**. Están obligadas a tener canal de denuncias: - **Todas las empresas privadas con 50 o más empleados**, sea cual sea su actividad. - **Empresas de menos de 50 empleados** que operen en sectores concretos: servicios financieros, prevención de blanqueo de capitales, seguridad del transporte y protección del medio ambiente. - **Todas las Administraciones Públicas**, sin umbral mínimo de empleados. - **Partidos políticos, sindicatos, asociaciones empresariales y fundaciones** que reciban fondos públicos. - **Municipios de más de 10.000 habitantes** y organismos del sector público. - **Entidades que reciban fondos europeos** para su gestión. En la práctica, la regla que debes recordar como pyme es sencilla: **si tienes 50 o más personas en plantilla, estás obligado**. ## ¿Si mi empresa tiene menos de 50 trabajadores no estoy obligado a implantar un canal de denuncias? Por regla general, no. Si tu empresa tiene **menos de 50 empleados** y no operas en uno de los sectores regulados mencionados arriba (finanzas, blanqueo, transporte, medio ambiente), la ley **no te obliga** a implantar el canal. Dicho esto, conviene matizar dos cosas: 1. **Cómputo del umbral.** Los 50 empleados se cuentan sobre la media de la plantilla, incluyendo fijos, temporales y fijos discontinuos. Si te mueves justo por debajo del límite, revisa bien el cálculo antes de descartar la obligación. 2. **Implantación voluntaria.** Aunque no estés obligado, muchas pymes deciden tenerlo de forma voluntaria: transmite transparencia, ayuda en licitaciones y programas de compliance, y detecta problemas internos antes de que se conviertan en un conflicto grave. Si estás en la frontera de los 50 empleados y gestionas la plantilla con hojas de cálculo, te será difícil saber tu media real. Un [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) te da ese dato actualizado y evita sustos con la AAI. ## ¿A quién protege la Ley 2/2023? La protección de la norma no se limita a la plantilla en nómina, y esto condiciona a quién tienes que dar acceso al canal. Están amparadas las personas que, en un contexto laboral o profesional, tengan información sobre infracciones: - Empleados por cuenta ajena y autónomos. - Accionistas, socios y miembros de órganos de administración o dirección. - Contratistas, subcontratistas y proveedores. - Personas en prácticas, becarios y voluntarios, remunerados o no. - Candidatos en procesos de selección o en negociación precontractual. - Personas del entorno del informante, como familiares o compañeros que puedan sufrir represalias por su vínculo. Esa amplitud es la razón por la que el canal no puede ser una intranet solo para empleados: tiene que poder usarlo alguien que ya no trabaja en la empresa, o que nunca llegó a hacerlo. ## ¿Cuándo tengo que implementar el canal de denuncias según la ley? Los plazos que fijó la ley **ya han vencido hace tiempo**: - **13 de junio de 2023**: fecha límite para empresas de **250 o más** empleados y para el sector público. - **1 de diciembre de 2023**: fecha límite para empresas de **50 a 249** empleados. Esto significa que, a fecha de 2026, cualquier empresa obligada que aún no tenga el canal lleva **más de dos años en situación de incumplimiento**. Ya no hay periodo de gracia ni margen: si estás obligado y no lo tienes, cada día cuenta en tu contra ante una eventual inspección. ## ¿Qué pasa si no tengo el canal de denuncias? Aquí está la parte que más preocupa —con razón—. La **Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI)** es el órgano encargado de vigilar el cumplimiento y de sancionar. Las multas son de las más altas del ordenamiento en materia empresarial: - **Infracciones leves**: hasta 100.000 € (o hasta 10.000 € si el infractor es persona física). - **Infracciones graves** (por ejemplo, no implantar el canal estando obligado, o represalias contra un denunciante): de **100.001 € a 600.000 €**. - **Infracciones muy graves** (incumplimientos reiterados, obstrucción a la AAI o represalias especialmente graves): de **600.001 € hasta 1.000.000 €**. A las sanciones económicas se suman consecuencias adicionales: prohibición de contratar con el sector público durante un tiempo, pérdida de subvenciones o publicación de la sanción. Y no olvides que también se sanciona **gestionar mal una denuncia recibida**, no solo carecer de canal. Por eso no basta con "tener algo", tiene que ser un sistema que cumpla los requisitos legales. Si has llegado hasta aquí y sigues sin tener claro si la obligación te alcanza, el [test de canal de denuncias](/test-canal-de-denuncias/) lo resuelve en un minuto a partir de tu plantilla y tu sector. ## Tipos de infracciones y plazos de prescripción El **artículo 63 de la Ley 2/2023** clasifica los incumplimientos en tres niveles, cada uno con su plazo de prescripción. Puede ser sancionada cualquier persona física o jurídica: la responsabilidad no recae solo sobre la sociedad, también sobre quienes gestionan el sistema. **Muy graves** (prescriben a los **tres años**): - Impedir o limitar deliberadamente la presentación de denuncias, incluidas las cláusulas contractuales que restrinjan los derechos de la norma. - Revelar la identidad de un denunciante que optó por el anonimato, o vulnerar el deber de confidencialidad. - Adoptar represalias contra quien informa: despidos, degradaciones, exclusiones. Más allá de la multa, la AAI puede imponer sanciones accesorias de fuerte impacto comercial: amonestación pública, prohibición de obtener subvenciones y prohibición de contratar con el sector público. **Graves** (prescriben a los **dos años**): - No adoptar las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad y el secreto de las comunicaciones. - Vulnerar el anonimato del denunciante de forma menos lesiva que en el supuesto muy grave. - La reincidencia en infracciones leves. **Leves** (prescriben a los **seis meses**): - Enviar deliberadamente información incompleta a la AAI estando obligado a informar. - Incumplir el deber de colaboración con la investigación de una denuncia. - Cualquier otro incumplimiento no tipificado como grave o muy grave. ## ¿Cómo implementar un canal de denuncias en mi empresa? Un canal de denuncias que cumpla la Ley 2/2023 debe reunir, como mínimo, estos requisitos: 1. **Accesible** para empleados, exempleados, contratistas, proveedores e incluso aspirantes a un puesto. 2. **Permitir denuncias anónimas** si la persona lo desea. 3. **Garantizar la confidencialidad** de la identidad del denunciante y de los datos aportados. 4. **Confirmar la recepción** de la denuncia en un plazo máximo de **7 días**. 5. **Resolver** la investigación en un máximo de **3 meses** (prorrogable a 6 en casos complejos). 6. **Nombrar formalmente un responsable** del sistema, sin conflicto de intereses. 7. **Proteger al denunciante** de forma expresa frente a cualquier represalia. 8. **Cumplir el RGPD** en el tratamiento de los datos. Tienes dos vías para montarlo: ### Canal interno propio Gestionas tú el portal y designas a un responsable dentro de la empresa. Da control total, pero exige formar a esa persona, garantizar su independencia y asumir el riesgo si una denuncia se gestiona mal. ### Canal externo gestionado Contratas a un proveedor especializado que aporta el portal cifrado, la política interna revisada por abogados y la trazabilidad del expediente. Es la opción que eligen la mayoría de pymes de 50 a 250 empleados porque garantiza el cumplimiento sin complicarse la vida internamente. Con [LapsoWork](/canal-de-denuncias/) puedes tener tu canal operativo **en 48 horas**: portal con URL propia, política interna revisada por especialistas en compliance, gestión documental del expediente conforme a la ley y comunicación interna lista para tus empleados. Y como forma parte de nuestra suite de RRHH, lo tienes integrado junto al [control horario](/soluciones/software-control-horario/), vacaciones y documentación. ## Conclusión El canal de denuncias dejó de ser opcional para las empresas de 50 o más empleados en 2023, y los plazos ya vencieron. El riesgo no es teórico: una sanción por no tenerlo parte de los **100.000 €**. Implantarlo, en cambio, es rápido y asequible. Si tienes dudas sobre si estás obligado o quieres verlo funcionando, [contrata el canal de denuncias](/canal-de-denuncias/) y sal de dudas hoy mismo. --- ## ¿Qué es un canal de denuncias y cómo funciona en tu empresa? URL: https://lapsowork.com/blog/que-es-un-canal-de-denuncias/ Publicado: 2024-01-16 Resumen: Qué es un canal de denuncias, qué exige la Ley 2/2023, quién está obligado, cómo funciona y qué sanciones hay por no tenerlo. Guía práctica para pymes. Cada vez más empresas españolas se topan con el mismo mensaje de su asesoría: "tenéis que tener un canal de denuncias". Pero ¿qué es exactamente? ¿Sirve solo para "delatar" a compañeros? ¿Es obligatorio para tu negocio o solo para las grandes corporaciones? En esta guía te explicamos, sin jerga legal, **qué es un canal de denuncias, cómo funciona, qué exige la Ley 2/2023 y qué te juegas si no lo implantas**. ## ¿Qué es un canal de denuncias? Un canal de denuncias es un **mecanismo interno que permite a cualquier persona informar de presuntas malas prácticas, irregularidades o infracciones** cometidas dentro de una organización, de forma confidencial y, si se desea, anónima. Hablamos de conductas como fraudes, corrupción, acoso laboral, incumplimientos normativos, riesgos para la seguridad o cualquier actuación ilegal o contraria a la ética de la empresa. Su objetivo no es "vigilar" a la plantilla, sino todo lo contrario: **dar una vía segura para que un problema salga a la luz dentro de la empresa antes de que estalle fuera** (en una inspección, en los tribunales o en la prensa). Un buen canal de denuncias promueve una cultura ética y protege por igual a quien informa de buena fe y a la propia organización. ### Software de canal de denuncias En la práctica, la mayoría de empresas ya no gestiona esto con un buzón físico o un correo electrónico corriente, sino con un **software de canal de denuncias**. Estas plataformas permiten recibir alertas de forma confidencial y segura, garantizando el anonimato del informante, registrando cada comunicación con marca de tiempo y facilitando su seguimiento hasta la resolución. La ventaja de una herramienta especializada es que **cumple los requisitos técnicos de la ley por diseño**: cifrado, trazabilidad, control de acceso restringido, plazos de respuesta y conservación segura de la información. En LapsoWork ofrecemos el [canal de denuncias](/canal-de-denuncias/) integrado en el mismo entorno donde ya gestionas el control horario, las vacaciones o la documentación de tu equipo, de modo que no tienes que contratar ni mantener un sistema aparte. ### La importancia de un canal de denuncias en las empresas Más allá de la obligación legal, contar con un canal de denuncias aporta beneficios reales: - **Detecta problemas a tiempo**, cuando todavía son manejables y no una crisis. - **Refuerza la transparencia y la ética** dentro de la organización. - **Genera confianza** entre empleados, clientes y socios, que ven que hay un mecanismo serio para reportar irregularidades. - **Protege la reputación** de la empresa evitando que los conflictos internos acaben en la vía pública. ## Legislación y requisitos del canal de denuncias en España El canal de denuncias dejó de ser una recomendación de buenas prácticas para convertirse en una **obligación legal** en España. Esto es lo que necesitas saber. ### La Ley 2/2023 y la protección al informante La norma de referencia es la **Ley 2/2023, de 20 de febrero**, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Esta ley traspone la **Directiva (UE) 2019/1937** sobre protección del informante (conocida como directiva *whistleblowing*). Su idea central es **proteger a quien da la voz de alarma**. La ley blinda la confidencialidad del denunciante y **prohíbe expresamente las represalias** (despidos, sanciones, cambios de puesto perjudiciales, etc.) contra quien informa de buena fe. La vigilancia del sistema recae en la **Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.)**, que puede investigar y sancionar los incumplimientos. ### ¿Qué empresas están obligadas a tener canal de denuncias? Están obligadas a disponer de un canal de denuncias interno, entre otras, las siguientes entidades: - **Empresas del sector privado con 50 o más trabajadores.** - Empresas de cualquier tamaño en **sectores sensibles**, como servicios financieros, prevención del blanqueo de capitales o seguridad del transporte y el medio ambiente. - **Todas las Administraciones y entidades del sector público.** - **Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones** que reciban fondos públicos. Los plazos de adaptación previstos por la ley ya han vencido: las empresas de más de 250 trabajadores debían tenerlo operativo desde junio de 2023 y las de 50 a 249 trabajadores como muy tarde el **1 de diciembre de 2023**. En otras palabras: **si tu empresa entra en el ámbito de la ley y todavía no tiene canal, ya está fuera de plazo** y expuesta a sanciones. ### Requisitos de funcionamiento y gestión La ley no se conforma con que exista un buzón: exige que el canal cumpla una serie de requisitos: - **Confidencialidad y anonimato**: debe garantizar la protección de la identidad del informante y permitir denuncias anónimas. - **Procedimiento de gestión**: acuse de recibo en un plazo máximo de **7 días** y respuesta al informante en un plazo máximo de **3 meses**. - **Responsable del sistema**: hay que designar a una persona o equipo independiente que reciba y tramite las comunicaciones. - **Registro seguro**: todas las denuncias deben quedar documentadas y conservadas de forma segura, respetando el RGPD. - **Protección frente a represalias**: mecanismos que garanticen que denunciar no tiene consecuencias negativas para quien lo hace de buena fe. ## Beneficios de implantar un canal de denuncias ### Prevención y detección de irregularidades Un canal de denuncias permite la **detección temprana de conductas irregulares** dentro de la empresa. Cuanto antes se conoce un problema —un caso de acoso, un fraude, un incumplimiento de seguridad—, más fácil (y más barato) es resolverlo. Además, actuar a tiempo puede evitar **responsabilidades penales** de la empresa y de sus administradores. ### Cumplimiento de otras normativas El canal de denuncias no funciona solo. Encaja de forma natural con otras obligaciones que probablemente ya conoces: el **programa de compliance penal**, el **RGPD** en materia de protección de datos, las normas de **prevención del blanqueo de capitales** o certificaciones como la **ISO 37001** (antisoborno) e **ISO 27001** (seguridad de la información). Tener un canal bien gestionado refuerza todo tu sistema de cumplimiento. ### Preservación de la reputación empresarial Disponer de un canal de denuncias demuestra un **compromiso real con la ética y la transparencia**. Eso genera confianza en empleados, clientes y socios, y esa confianza se traduce en mayor lealtad y en una mejor imagen de marca. En un momento en que la reputación se pierde en un solo titular, contar con un mecanismo interno para resolver conflictos es una ventaja competitiva. ## Alcance y funcionamiento de un canal de denuncias ### ¿Quién puede utilizar el canal? El canal debe estar disponible para un abanico amplio de personas vinculadas a la empresa, no solo la plantilla. Pueden usarlo: - **Empleados** (con contrato en vigor, en periodo de prueba o incluso en procesos de selección). - **Extrabajadores** cuya relación laboral ya haya terminado. - **Autónomos, contratistas y proveedores** que trabajen para la empresa. - **Socios, administradores y personal de dirección**. ### Protección y confidencialidad del informante El pilar del sistema es que nadie tema denunciar. Por eso el canal debe **mantener en secreto la identidad del informante**, permitir reportar **sin miedo a represalias** y contar con salvaguardas técnicas y organizativas para que solo el equipo autorizado acceda a la información. ### Cómo se presenta y registra una denuncia El procedimiento tiene que ser **claro y accesible**. La ley permite habilitar distintos medios: **plataforma online, aplicación móvil, línea telefónica o incluso una reunión presencial** a petición del informante. Cada comunicación se registra, se le asigna un código de seguimiento y queda documentada para poder consultar su estado en cualquier momento. ### Gestión y resolución de las denuncias El equipo responsable analiza cada denuncia **de forma objetiva e imparcial**, la investiga y adopta las medidas que correspondan, siempre garantizando la confidencialidad. Un buen sistema aporta informes y estadísticas que permiten hacer seguimiento y demostrar, llegado el caso, que la empresa gestiona el canal con diligencia. ## Cómo implantar un canal de denuncias paso a paso 1. **Evalúa tus necesidades y diseña el sistema.** Identifica tus obligaciones legales, define qué canales habilitas (online, teléfono, presencial) y establece el procedimiento interno. 2. **Comunica y forma a la plantilla.** De nada sirve un canal que nadie conoce. Explica a tu equipo qué es, para qué sirve y que denunciar de buena fe no tiene consecuencias negativas. 3. **Implanta la herramienta y designa al responsable.** Pon en marcha la plataforma y nombra a la persona o equipo que recibirá y tramitará las comunicaciones con independencia. 4. **Evalúa y mejora de forma continua.** Revisa periódicamente el funcionamiento del canal, recoge retroalimentación y ajusta el procedimiento para que sea cada vez más eficaz. Antes de entrar en el detalle, puedes comprobar si tu empresa está obligada con el [test de canal de denuncias](/test-canal-de-denuncias/). ## Qué debe contener el protocolo del canal El canal no es solo el formulario: la ley exige un documento interno que explique cómo funciona dentro de tu organización. Un protocolo bien redactado incluye, como mínimo: - **Introducción y finalidad.** Para qué existe el canal y a qué se compromete la empresa. - **Objetivos.** Detectar y corregir irregularidades, y proteger a quien las comunica. - **Ámbito de aplicación.** Quién puede usarlo: empleados, ex empleados, candidatos, autónomos, proveedores, becarios y cualquier persona con relación laboral o profesional con la empresa. - **Garantías.** Confidencialidad de la identidad, prohibición de represalias y presunción de buena fe. - **Órganos responsables.** Quién recibe, instruye y resuelve, con criterios de imparcialidad y gestión de conflictos de interés. - **Procedimiento completo.** Desde la recepción hasta el cierre del caso, con los plazos legales. - **Protección de datos.** Medidas conformes al RGPD y a la LOPDGDD. Cuanto más concreto sea el documento, mejor. Un protocolo genérico copiado de una plantilla que no encaja con tu empresa es casi tan arriesgado como no tenerlo. ## Sanciones por no tener canal de denuncias No implantar el canal (o hacerlo de forma incorrecta) puede salir muy caro. La Ley 2/2023 contempla un régimen sancionador severo: - **Infracciones muy graves para personas jurídicas: multas de hasta 1.000.000 €.** - **Infracciones para personas físicas responsables: multas de entre 1.001 € y 300.000 €.** A esto se suman otras consecuencias posibles, como la publicación de la sanción, la prohibición de contratar con el sector público o de recibir subvenciones durante un tiempo. En resumen: **el coste de no cumplir es muchísimo mayor que el de implantar un canal**. ## En resumen Un canal de denuncias es hoy una **obligación legal para muchas empresas y una buena práctica para todas**. Bien gestionado, no genera conflictos: los previene, protege a tu equipo y blinda la reputación de tu negocio. La clave está en implantarlo con una herramienta que cumpla la ley por diseño y no te añada carga de trabajo. Si buscas una solución sencilla, LapsoWork integra el [canal de denuncias](/canal-de-denuncias/) junto al resto de la gestión de personas de tu empresa. Y si quieres ver cómo encaja con tu día a día, puedes [ver el canal de denuncias](/canal-de-denuncias/) o consultar nuestros [precios](/precios/). --- ## Organigrama funcional: qué es y cómo crearlo paso a paso URL: https://lapsowork.com/blog/organigrama-funcional-que-escomo-crearlo/ Publicado: 2023-12-05 Resumen: Descubre qué es un organigrama funcional, para qué sirve y cómo crearlo en tu pyme paso a paso. Beneficios, ejemplo y diferencias con el estructural. Cuando una pyme crece, llega un momento en que el "aquí cada uno sabe lo que tiene que hacer" deja de funcionar. Empiezan los solapamientos, las tareas que caen en tierra de nadie y las decisiones que se atascan porque nadie sabe quién tiene la última palabra. Un **organigrama funcional** es la herramienta más sencilla y visual para poner orden: deja claro qué hace cada área, quién depende de quién y de qué es responsable cada persona. En este artículo te explicamos qué es, para qué sirve y cómo crearlo paso a paso en tu empresa. > ¿Prefieres hacerlo directamente? El **[generador de organigramas](/generador-organigramas/)** lo dibuja mientras escribes la estructura y te lo descarga en PNG o SVG. Es gratis, no pide registro y nada de lo que escribas sale de tu navegador. ## ¿Qué es el organigrama funcional? El organigrama funcional es una representación gráfica de la estructura de una empresa organizada según las **funciones y competencias** que desempeña cada departamento o área, y no solo según los cargos o las personas. Es decir, en lugar de limitarse a mostrar "quién manda sobre quién", pone el foco en **qué se hace en cada parte de la organización** y cómo se reparten las responsabilidades. En un organigrama funcional los distintos bloques se agrupan por especialidad —producción, ventas, administración, recursos humanos, marketing, etc.— y se ordenan de forma jerárquica para que se entienda con un vistazo cómo fluye la información y la cadena de mando. Es una foto clara del reparto de trabajo que, además, ayuda a que cada persona entienda su papel dentro del conjunto. ## ¿Cuál es la finalidad de un organigrama funcional? La finalidad principal es **ordenar y clarificar el funcionamiento interno** de la empresa. Un buen organigrama funcional responde a preguntas cotidianas que, sin él, se resuelven a base de correos y malentendidos: - ¿A quién le corresponde esta tarea? - ¿Ante quién reporto y quién reporta ante mí? - ¿Qué departamento asume la responsabilidad de este proceso? - ¿A quién acudo cuando surge un problema en un área concreta? Al dejar por escrito el reparto de funciones, la organización gana en eficiencia, reduce los conflictos por competencias y facilita la incorporación de nuevas personas, que entienden desde el primer día dónde encajan. ## Beneficios de un organigrama funcional Más allá de tener un bonito diagrama, un organigrama funcional bien hecho aporta ventajas muy concretas al día a día de una pyme. ### Mejora la comunicación dentro de la empresa Cuando todo el mundo sabe qué hace cada área y a quién dirigirse, la comunicación fluye mucho mejor. Se evitan los cuellos de botella, se reducen los correos "por si acaso" a media plantilla y los problemas llegan directamente a quien puede resolverlos. ### Mayor claridad sobre las tareas de cada persona El organigrama funcional deja claro qué se espera de cada puesto. Esto reduce los solapamientos (dos personas haciendo lo mismo) y los huecos (tareas de las que nadie se hace cargo), dos de las principales fuentes de fricción interna. ### Toma de decisiones descentralizada y especializada Al asignar responsabilidades por función, las decisiones se toman donde están el conocimiento y la experiencia. El responsable de cada área puede actuar con autonomía dentro de su ámbito, sin tener que escalar todo a la dirección, lo que agiliza la operativa. ### Mayor especialización en cada campo Agrupar el trabajo por funciones favorece que cada equipo se especialice y mejore en su terreno. Un departamento centrado en su competencia rinde más y comete menos errores que uno al que se le pide "un poco de todo". ## Ejemplo de organigrama funcional Imagina una pyme del sector servicios con unas 25 personas. Un organigrama funcional típico partiría de la **Dirección General** en la cúspide y, por debajo, agruparía la organización por funciones: - **Dirección General** - **Administración y Finanzas**: contabilidad, facturación, tesorería. - **Recursos Humanos**: contratación, nóminas, control horario, formación. - **Comercial y Ventas**: captación de clientes, atención comercial, posventa. - **Marketing**: comunicación, redes sociales, generación de leads. - **Operaciones / Producción**: prestación del servicio o fabricación del producto. Cada bloque tendría un responsable de área, y dentro de cada área figurarían los puestos concretos. Lo importante no es el dibujo en sí, sino que refleje con fidelidad **cómo se reparte realmente el trabajo** en tu empresa. ## Diferencia entre organigrama estructural y organigrama funcional Son dos enfoques complementarios, no excluyentes: - El **organigrama estructural** muestra la jerarquía general: los cargos, los niveles y las líneas de dependencia. Responde a "quién manda sobre quién". - El **organigrama funcional** va un paso más allá y detalla las **funciones y responsabilidades específicas** de cada área. Responde a "qué hace cada parte de la organización". Dicho de otro modo: el estructural te dice cómo está montada la empresa; el funcional te dice para qué sirve cada pieza. Muchas empresas empiezan con el estructural y lo enriquecen después con el funcional cuando necesitan más precisión. ## ¿Qué empresas utilizan un organigrama funcional? El organigrama funcional es útil prácticamente para cualquier organización, pero resulta especialmente valioso en: - **Pymes en crecimiento**, que pasan de "todos hacemos de todo" a necesitar áreas definidas. - **Empresas con varios departamentos** cuyas funciones pueden solaparse. - **Organizaciones que incorporan personal con frecuencia** y necesitan que las nuevas personas entiendan rápido su rol. - **Empresas con procesos complejos** en los que conviene saber con exactitud quién responde de cada cosa. No es una herramienta reservada a las grandes corporaciones: cuanto antes lo implante una pyme, antes evita los problemas de descoordinación. ## ¿Cómo se elabora un organigrama funcional? Paso a paso Crear un organigrama funcional no requiere software caro ni consultores externos. Basta con seguir un método ordenado. 1. **Identifica las funciones de la empresa.** Haz una lista de todas las actividades que se realizan y agrúpalas por áreas o competencias (finanzas, ventas, RRHH, producción, etc.). 2. **Define la jerarquía y las líneas de mando.** Establece qué áreas dependen de cuáles y cómo fluye la toma de decisiones. Decide quién reporta a quién. 3. **Asigna responsables a cada función.** A cada bloque debe corresponderle una persona o puesto responsable. Aquí es donde el organigrama gana valor real: nombres y responsabilidades concretas. 4. **Represéntalo visualmente.** Plásmalo en un diagrama claro y sencillo, de arriba (dirección) hacia abajo (áreas y puestos). Puedes usar herramientas ofimáticas o cualquier editor de diagramas. 5. **Revísalo y actualízalo.** La empresa cambia, y el organigrama también debe hacerlo. Revísalo al menos una vez al año o cada vez que haya reorganizaciones, altas o cambios de funciones. ## ¿Por qué hacer un organigrama funcional en tu empresa? Porque **el orden se traduce en eficiencia**. Un organigrama funcional evita duplicidades, aclara responsabilidades, agiliza decisiones y facilita la incorporación de personal. Es una inversión mínima de tiempo que ahorra muchos malentendidos y fricciones a lo largo del año. Además, tener clara la estructura por funciones es el primer paso para digitalizar la gestión de personas: una vez sabes qué departamentos tienes y quién los compone, resulta mucho más fácil organizar el [control horario](/soluciones/software-control-horario/), los turnos, las vacaciones o la documentación por equipos. ## ¿Es obligatorio tener un organigrama en España? No. **Ninguna normativa española obliga a las empresas a disponer de un organigrama**, ni funcional ni estructural. Es una herramienta de gestión interna, voluntaria, que cada empresa adopta según sus necesidades. Cuestión distinta es que determinadas obligaciones legales sí exijan tener claras las funciones y responsabilidades de la plantilla. Por ejemplo, la normativa de prevención de riesgos laborales requiere identificar responsables en materia de seguridad y salud; la protección de datos exige designar quién trata la información; y el registro de jornada obligatorio (Real Decreto-ley 8/2019) implica saber qué personas y áreas fichan y quién supervisa ese registro. En todos estos casos, un organigrama funcional bien definido facilita cumplir con lo que marca la ley y demostrar quién es responsable de cada cosa. ## Conclusión El organigrama funcional es una de esas herramientas sencillas que rinden mucho más de lo que cuestan. Ordena el trabajo, clarifica responsabilidades y prepara a tu empresa para crecer sin caos. Dedicar una tarde a dibujarlo y mantenerlo actualizado es una de las mejores decisiones de gestión que puede tomar una pyme. Y una vez tengas clara la estructura, el siguiente paso natural es llevar esa organización al terreno práctico: gestionar [nóminas](/soluciones/software-nominas/), fichajes, ausencias y documentación de forma centralizada y por departamentos. Ahí es donde una herramienta como LapsoWork te ahorra horas cada mes. --- ## Comparativa de control horario: Factorial HR vs LapsoWork URL: https://lapsowork.com/blog/comparativa-control-horario-factorial-hr-vs-lapso/ Publicado: 2023-11-21 Resumen: Comparamos el control horario de Factorial HR y LapsoWork en 2026: fichaje, funcionalidades, cumplimiento legal, precio y facilidad de uso para pymes. Desde que el registro de jornada es obligatorio para todas las empresas en España, elegir un buen software de control horario ha dejado de ser opcional. Y con el nuevo desarrollo reglamentario que empuja hacia el **fichaje digital, accesible y a prueba de manipulaciones**, cualquier pyme necesita una herramienta que cumpla la ley sin complicarle la vida. En esta comparativa ponemos frente a frente dos opciones muy populares en el mercado español: **Factorial HR** y **LapsoWork**. Ambas cubren lo básico, pero tienen enfoques distintos. Te contamos en qué se parecen, en qué se diferencian y cómo decidir cuál encaja mejor con tu empresa. ## El control horario de Factorial HR Factorial es una de las plataformas de RRHH más conocidas de España. Su módulo de control horario permite a los administradores configurar la jornada laboral de cada empleado teniendo en cuenta particularidades individuales (turnos, jornadas partidas, flexibilidad horaria). Entre sus funciones principales: - **Fichaje desde el móvil** mediante código QR o desde la app. - **Revisión de horas trabajadas** y contabilización automática de horas extra. - **Gestión de vacaciones y ausencias** con flujo de aprobación por parte del responsable. - **Informes personalizados** exportables para auditorías o inspecciones. - **Cumplimiento normativo** del registro de jornada vigente. Factorial es un producto pulido y muy completo, pensado como suite integral de RRHH (con nóminas, ATS, finanzas e incluso agente de IA). Eso lo convierte en una gran opción para empresas medianas y scale-ups con presupuesto amplio, aunque para una pyme pequeña puede resultar más plataforma de la que realmente necesita. ## El control horario de LapsoWork LapsoWork comparte con Factorial muchas de las funcionalidades clave, pero con una filosofía más centrada en la sencillez y en la pyme española. Su [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) incluye: - **Fichaje rápido** de entradas, salidas y pausas, en un par de clics. - **Personalización de horarios** de cada empleado desde el gestor interno. - **Acceso multiplataforma**: app móvil, versión web y hardware de fichaje para oficinas. - **Gestión de vacaciones y ausencias** integrada con el resto de módulos. - **Interfaz sencilla e intuitiva**, sin curva de aprendizaje ni necesidad de formación previa. - **Histórico de fichajes** y resumen de jornada visible para el propio empleado. - **Informes en PDF** conformes a la normativa de registro horario. - **Soporte profesional personalizado**, en español y cercano. La gran diferencia está en la experiencia: LapsoWork prioriza que cualquier persona del equipo —sin importar su perfil técnico— pueda fichar y consultar sus horas sin pensarlo, mientras el administrador tiene la información actualizada en tiempo real. ## Tabla comparativa rápida | Aspecto | Factorial HR | LapsoWork | |---|---|---| | Fichaje móvil | Sí (QR y app) | Sí (app, web, hardware) | | Facilidad de uso | Completa, más curva de aprendizaje | Muy sencilla, sin formación | | Informes conformes a ley | Sí | Sí (PDF automáticos) | | Enfoque | Suite integral de RRHH | Especializada y ligera para pymes | | Soporte en español | Sí | Sí, personalizado | | Ideal para | Medianas empresas y scale-ups | Pymes de 5 a 100 empleados | Las dos herramientas cumplen con lo esencial y con la normativa. La elección depende más de lo que necesites alrededor del control horario que del fichaje en sí. ## Cumplimiento legal: lo que no puede faltar en 2026 Sea cual sea el software que elijas, en 2026 debe garantizar que el registro horario sea: - **Digital y objetivo**, evitando registros manuales fácilmente manipulables. - **Accesible en todo momento** para la persona trabajadora, la representación legal y la Inspección de Trabajo. - **Conservado durante cuatro años**, con integridad garantizada. - **Interoperable**, capaz de exportar los datos en formatos estándar. Tanto Factorial como LapsoWork están alineados con estos requisitos. Aun así, conviene comprobar que el registro es **inalterable** y que la persona trabajadora puede acceder a sus propias horas sin depender del administrador, dos puntos en los que la Inspección pone especial atención. ## ¿Cuál elegir según tu empresa? **Elige Factorial** si necesitas una suite de RRHH muy amplia (nóminas, selección de personal, finanzas, IA) y tu empresa tiene volumen y presupuesto para aprovecharla. Es una plataforma potente cuando de verdad usas todos sus módulos. **Elige LapsoWork** si eres una pyme que quiere un control horario sencillo, legal y económico, con un equipo que ficha en segundos y sin querer pelearse con una herramienta compleja. Además, puedes ir sumando módulos según los necesites —[nóminas](/soluciones/software-nominas/), turnos, vacaciones o canal de denuncias— sin salir de la misma plataforma. En el fondo, ambas resuelven el mismo problema. La pregunta no es tanto cuál es "mejor" en abstracto, sino cuál se ajusta a tu tamaño, a tu presupuesto y a las ganas que tenga tu equipo de aprender una herramienta nueva. Si valoras la simplicidad y el trato cercano, merece la pena probar LapsoWork antes de decidir. --- ## App para firmar documentos: comparativa 2026 para empresas URL: https://lapsowork.com/blog/app-para-firmar-documentos/ Publicado: 2023-11-07 Resumen: Comparativa de apps para firmar documentos en la empresa: DocuSign, SigningHub, PDFelement y LapsoWork. Validez legal eIDAS y cuál elegir en 2026. Firmar documentos es una de las tareas más repetitivas del día a día de cualquier empresa: contratos, nóminas, autorizaciones, permisos de vacaciones, acuerdos con proveedores… Imprimir, firmar a mano, escanear y archivar es un proceso lento y propenso a errores. Una **app para firmar documentos** elimina todo ese trámite: el documento se firma en segundos desde el móvil o el ordenador y queda archivado con validez legal. En esta comparativa 2026 repasamos las opciones más usadas y en qué se diferencian. ## Qué debe tener una buena app de firma Antes de elegir herramienta, conviene saber qué tipo de firma electrónica necesitas. El Reglamento europeo **eIDAS (910/2014)** distingue tres niveles, todos con validez jurídica pero con distinta fuerza probatoria: - **Firma electrónica simple**: un check, un clic o una firma trazada en pantalla. Válida, pero fácil de cuestionar ante un tribunal. - **Firma electrónica avanzada**: vinculada de forma única al firmante y capaz de detectar cualquier cambio posterior en el documento (por ejemplo, la firma biométrica que captura presión, velocidad y trazo). Es la más habitual para contratos laborales. - **Firma electrónica cualificada**: la de mayor nivel, equiparada legalmente a la firma manuscrita, basada en certificado cualificado. Para la mayoría de gestiones internas de una pyme, la firma avanzada es más que suficiente. Con esto claro, veamos las apps. ## DocuSign DocuSign es una de las aplicaciones más usadas del mundo para firmar documentos electrónicamente. Admite formatos PDF, Word, Excel e imágenes, y permite enviar documentos a firmar a varios destinatarios con seguimiento del estado de cada firma. ### Pros - Estándar de mercado, muy extendido y reconocido por terceros. - Firma desde cualquier dispositivo y flujos de firma con varios firmantes. - Cumple eIDAS y admite firma avanzada y cualificada. ### Contras - Los planes de pago escalan rápido de precio según volumen y usuarios. - Es una herramienta de firma aislada: no gestiona el resto de documentación de RRHH ni los datos del empleado. ## SigningHub SigningHub permite firmas digitales avanzadas con validez legal y da la opción de evaluar cada firma por documento. Ofrece una versión de prueba temporal y planes de suscripción de pago una vez agotado el periodo gratuito. ### Pros - Firma electrónica avanzada con trazabilidad y sellado de tiempo. - Buena opción para flujos de aprobación con validación por documento. ### Contras - La curva de aprendizaje es algo mayor que la de otras apps. - Enfocado a firma; requiere integrarse con otro sistema para el resto de la gestión documental. ## PDFelement PDFelement es una aplicación de escritorio para editar PDF que incorpora la posibilidad de insertar firma digital. Convierte formatos con facilidad y resulta cómoda cuando lo que necesitas es, sobre todo, editar documentos. ### Pros - Muy completa como editor de PDF (unir, dividir, convertir, comentar). - Incluye firma digital dentro del propio editor. ### Contras - Está pensada principalmente para edición de PDF, no para gestionar flujos de firma con empleados. - Algunos usuarios de la versión móvil reportan problemas de sincronización y guardado entre dispositivos. ## LapsoWork, la firma integrada en tu software de RRHH Las apps anteriores resuelven bien la firma como tarea aislada. Pero en una empresa el problema no es solo *firmar*: es firmar **y** tener después ese contrato, esa nómina o esa autorización ordenados, accesibles y vinculados al empleado correcto. Ahí es donde una herramienta específica de firma se queda corta y entra un enfoque distinto. **LapsoWork** es un software de RRHH para pymes que incluye [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) con firma electrónica integrada. Esto significa que: - El empleado **firma desde cualquier dispositivo** (móvil, tablet u ordenador) sin instalar nada. - Cada documento firmado queda **archivado automáticamente en la ficha del trabajador**, sin escanear ni mover carpetas. - La firma es **avanzada y conforme a eIDAS**, con evidencias que aportan seguridad jurídica. - Todo convive con el resto de la gestión: fichaje, nóminas, [vacaciones](/soluciones/software-vacaciones/) y turnos en la misma plataforma. La diferencia práctica es clara: en lugar de tener una app para firmar, otra para el control horario y una carpeta compartida para archivar, lo tienes todo en un único sitio. Menos herramientas, menos errores y cero papeleo. ## ¿Qué app elegir? No hay una única respuesta correcta; depende de para qué firmas: - Si solo necesitas **enviar documentos sueltos a firmar** a clientes o proveedores externos, DocuSign o SigningHub cumplen de sobra. - Si tu prioridad es **editar PDF** y firmar de forma puntual, PDFelement encaja. - Si lo que quieres es **firmar la documentación de tus empleados** (contratos, nóminas, permisos) y tenerla ordenada, lo lógico es integrar la firma dentro de tu software de RRHH y no sumar otra herramienta más. En cualquier caso, verifica siempre que la solución elegida cumple el Reglamento eIDAS y ofrece evidencias de la firma: es lo que te dará seguridad jurídica el día que un documento se cuestione. Si quieres ver cómo funciona la firma integrada con el resto de la gestión de personal, puedes [pedir una demo](/demo/) o revisar [nuestros planes](/precios/). --- ## Sistema de gestión documental: preguntas frecuentes URL: https://lapsowork.com/blog/sistema-de-gestion-documental-preguntas-frecuentes/ Publicado: 2023-10-17 Resumen: Qué es un sistema de gestión documental, para qué sirve y cómo elegir el adecuado para tu pyme. Resolvemos las dudas más frecuentes en 2026. Contratos, nóminas, partes de baja, políticas internas, certificados... El papeleo de una empresa crece cada mes y, si no está bien organizado, acaba disperso entre carpetas compartidas, correos y cajones. Un sistema de gestión documental pone orden en todo eso. En este artículo resolvemos las preguntas más frecuentes que nos hacen las pymes cuando se plantean digitalizar y centralizar su documentación. ## ¿Qué es un sistema de gestión documental? Un sistema de gestión documental (SGD) es un software diseñado para administrar, controlar y almacenar de forma centralizada todos los documentos que una organización necesita para funcionar. La norma internacional ISO 15489, referencia en materia de gestión de documentos, define esta disciplina como el conjunto de tareas de creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. Dicho de forma sencilla: se trata de que cada documento esté donde tiene que estar, accesible para quien lo necesita y protegido frente a quien no debe verlo. Frente al clásico archivo en papel o a las carpetas sueltas en un disco compartido, un SGD aporta estructura, trazabilidad y seguridad. Sabes quién ha subido cada archivo, quién lo ha consultado y cuál es la versión vigente. ## ¿Para qué sirve un sistema de gestión documental? Más allá de "guardar archivos", un buen sistema de gestión documental resuelve problemas concretos del día a día. Estos son sus principales beneficios: - **Acelera los procesos.** Encontrar un contrato o una nómina deja de ser una búsqueda de diez minutos entre carpetas. Localizas y compartes cualquier documento en segundos, lo que reduce tiempo y costes. - **Aumenta la seguridad de la información.** El formato digital evita el deterioro, la pérdida o el robo del papel, y permite controlar versiones para saber siempre cuál es la definitiva. - **Facilita el trabajo en equipo.** Varias personas pueden acceder al mismo documento sin duplicar archivos ni enviarse versiones por correo. - **Controla los accesos.** Puedes decidir qué documentos ve cada persona o departamento, protegiendo la información sensible y cumpliendo con la normativa de protección de datos. - **Mejora la toma de decisiones.** Con la información relevante disponible y ordenada, dirección y recursos humanos toman mejores decisiones y con más rapidez. En el ámbito de recursos humanos, un gestor documental es especialmente útil para custodiar contratos, prórrogas, partes de baja, cursos de prevención de riesgos o la documentación firmada por cada empleado, todo vinculado a su ficha. ## ¿Cómo elegir un sistema de gestión documental adecuado? No todos los sistemas sirven para lo mismo ni para cualquier tamaño de empresa. Para acertar, sigue estos pasos: ### 1. Identifica las necesidades reales de tu empresa Antes de mirar herramientas, pregúntate qué problema quieres resolver. ¿Necesitas centralizar la documentación laboral? ¿Firmar contratos a distancia? ¿Dar acceso a los empleados a sus propias nóminas? Definir bien el objetivo evita pagar por funciones que no vas a usar. ### 2. Valora la seguridad y el cumplimiento normativo El sistema debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y garantizar el control de accesos, el cifrado y la conservación adecuada de los documentos. En documentación laboral esto no es opcional: es una obligación legal. ### 3. Comprueba que se integra con tu gestión de personal Un gestor documental aislado obliga a duplicar trabajo. Lo ideal es que forme parte de tu software de RRHH, de modo que cada documento quede vinculado al empleado y conectado con el resto de procesos: [control horario](/soluciones/software-control-horario/), [vacaciones](/soluciones/software-vacaciones/) o [nóminas](/soluciones/software-nominas/). ### 4. Elige la opción que encaje con tu presupuesto Existen desde soluciones muy completas orientadas a grandes corporaciones hasta herramientas sencillas y asequibles pensadas para pymes. Elige la que cubra tus necesidades sin sobredimensionar el gasto. ## El gestor documental de LapsoWork LapsoWork incluye una funcionalidad de gestión documental que permite unificar toda la información y documentación de tu empresa en formato digital. Con ella puedes: - Almacenar y organizar los documentos de cada empleado en su ficha. - Compartir contratos, políticas o comunicados de forma segura. - Firmar documentos digitalmente, sin imprimir ni escanear. - Controlar quién accede a cada archivo. Y como es parte de una plataforma integral de recursos humanos, la documentación queda conectada con el fichaje, los turnos, las vacaciones y el resto de la gestión del equipo. Puedes conocer todos los detalles en la página del [software de gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/). ¿Quieres verlo funcionando con la documentación real de tu empresa? [Solicita una demo](/demo/) y te lo enseñamos sin compromiso. --- ## Software as a Service (SaaS): ¿cómo ayuda a RRHH en una pyme? URL: https://lapsowork.com/blog/software-as-a-service-hr/ Publicado: 2023-10-03 Resumen: Qué es un software as a service (SaaS) y cómo un SaaS de RRHH ayuda a tu pyme a fichar, gestionar vacaciones, nóminas y cumplir la ley sin instalar nada. Si gestionas los recursos humanos de una pyme y todavía dependes de hojas de Excel, correos sueltos y carpetas físicas, seguramente pierdes varias horas cada semana en tareas que un programa podría hacer solo. La solución que ha adoptado la mayoría de las empresas españolas en los últimos años es el **software as a service (SaaS)**: aplicaciones en la nube que se pagan por suscripción y que no requieren instalar nada. En este artículo te explicamos qué es exactamente un SaaS y, sobre todo, **cómo un SaaS de RRHH ayuda a tu departamento** en el día a día. ## ¿Qué es el software as a service (SaaS)? Un **software as a service** es una aplicación a la que accedes directamente desde internet, con tu usuario y contraseña, sin instalar nada en el ordenador ni contratar servidores propios. El proveedor se encarga del alojamiento, las copias de seguridad, la seguridad y las actualizaciones; tú solo pagas una cuota mensual o anual por usarlo. Seguramente ya usas varios SaaS sin darte cuenta: el correo electrónico web, un calendario compartido en la nube, una herramienta de videollamadas o un espacio de almacenamiento online. Todos funcionan bajo el mismo modelo. Sus ventajas frente al software tradicional "de instalar" son claras: - **Sin inversión inicial en hardware ni licencias.** Pagas una suscripción por uso, normalmente por empleado y mes. - **Acceso desde cualquier lugar y dispositivo**, con conexión a internet. Ideal para equipos con teletrabajo o movilidad. - **Actualizaciones automáticas** incluidas: siempre trabajas con la última versión, sin proyectos de migración. - **Escalabilidad**: si crece tu plantilla, amplías; si baja, ajustas. Pagas por lo que usas. - **Seguridad y copias de seguridad** gestionadas por el proveedor, algo difícil de garantizar con un Excel en un ordenador local. Aplicado a los recursos humanos, este modelo permite que una pyme sin departamento de informática tenga una herramienta profesional de gestión de personal por unos pocos euros al mes. ## ¿Cómo ayuda un SaaS al departamento de RRHH? La gestión de personas concentra muchas tareas repetitivas: registrar la jornada, aprobar vacaciones, preparar nóminas, archivar contratos, comunicar cambios. Un SaaS de RRHH centraliza todo eso en una sola plataforma y automatiza la parte más tediosa. Estos son los beneficios concretos que notarás desde la primera semana. ### 1. Agiliza los procesos internos Turnos, cuadrantes, asignación de tareas, solicitudes de ausencias… Lo que antes iban y venían por correo o WhatsApp pasa a gestionarse en un único sitio, con avisos automáticos y sin duplicidades. El responsable deja de ser un "buzón" de peticiones y la información deja de perderse. ### 2. Reduce costes y papel Al digitalizar contratos, nóminas y comunicaciones, eliminas impresiones, archivadores y el tiempo de buscar un documento cuando lo pide una inspección o un empleado. Todo queda ordenado en un [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) accesible al instante y con permisos por perfil. ### 3. Te ayuda a cumplir la normativa Desde 2019 el **registro de jornada es obligatorio** para todas las empresas, y la normativa avanza hacia el fichaje digital, no manipulable y accesible de forma remota. Un SaaS de [control horario](/soluciones/software-control-horario/) registra cada entrada y salida de forma automática, guarda el histórico durante los cuatro años que exige la ley y genera los informes que puede pedir la Inspección de Trabajo. También facilita cumplir la Ley 10/2021 de teletrabajo y, en las empresas obligadas, disponer de un [canal de denuncias](/canal-de-denuncias/) interno. ### 4. Simplifica vacaciones y ausencias El empleado solicita sus [vacaciones](/soluciones/software-vacaciones/) desde el móvil, el responsable las aprueba con un clic y el sistema actualiza el calendario del equipo y los días disponibles automáticamente. Se acaban los solapamientos, los correos perdidos y las discusiones sobre cuántos días quedan. ### 5. Automatiza las nóminas Un SaaS de RRHH conecta las horas trabajadas, las ausencias y las variables del mes para preparar las [nóminas](/soluciones/software-nominas/) sin cálculos manuales. Reduce errores, ahorra horas de administración y facilita el trabajo con tu gestoría, que recibe los datos ya ordenados. ## ¿Por qué un SaaS y no un programa instalado? Para una pyme, montar un software de RRHH "clásico" —con servidor propio, licencias y mantenimiento— casi nunca compensa: requiere inversión, personal técnico y actualizaciones manuales. El modelo SaaS elimina todas esas barreras. Empiezas a usarlo el mismo día, pagas una cuota predecible por empleado y el proveedor se ocupa de que funcione y esté actualizado. En resumen, un **software as a service de recursos humanos** convierte tareas dispersas y manuales en procesos automáticos, ordenados y conformes con la ley, sin necesidad de tener conocimientos técnicos ni de invertir en infraestructura. Si quieres comprobar cómo funciona en tu caso, puedes [pedir una demo](/demo/) o consultar nuestros [precios](/precios/) por empleado y mes. La forma más rápida de salir de dudas es probarlo tú mismo con tu propia plantilla. --- ## Software de nóminas más utilizados en España (2026) URL: https://lapsowork.com/blog/software-de-nominas-mas-utilizados/ Publicado: 2023-09-19 Resumen: Comparativa de los software de nóminas más usados en España en 2026: A3Nom, Nominasol, Sage y otras opciones. Precios, características y cuál elegir para tu pyme. Calcular las nóminas a mano dejó de tener sentido hace años. Entre los cambios de convenio, las cotizaciones a la Seguridad Social, el nuevo tramo del MEI o las variaciones del SMI (1.184 € brutos mensuales en 14 pagas en 2025), un error de cálculo puede acabar en una sanción o en un empleado descontento. Por eso cualquier pyme que gestione varias nóminas necesita un **software de nóminas** que automatice el cálculo conforme a la legislación española y genere los documentos legales sin dolores de cabeza. En este artículo repasamos los **programas de nóminas más utilizados en España** en 2026, con sus características principales y sus precios orientativos, para que puedas comparar antes de decidir. ## A3Nom (Wolters Kluwer) A3Nom (antes conocido como A3Asesor Nom) es una de las soluciones más veteranas y robustas del mercado, desarrollada por **Wolters Kluwer**. Es especialmente popular entre **despachos profesionales y asesorías** que gestionan nóminas de muchas empresas a la vez. - Disponible en versión instalable y en modalidad cloud (SaaS). - Actualización automática ante cambios normativos y de convenios. - Integración con el resto de la suite a3 (contabilidad, fiscal, etc.). - Precio orientativo: desde unos **50 €/mes**, escalable según volumen y módulos. Es una herramienta potente, pensada más para gestorías y grandes volúmenes que para una pyme que solo quiere llevar sus propias nóminas. ## Nominasol (Sage / antes Delsol) Nominasol es un clásico entre las pymes españolas por su **interfaz sencilla** y su curva de aprendizaje suave. Nació de la mano de Delsol y hoy forma parte del ecosistema Sage. - Disponible en versión local (onPremise) y en la nube. - Enfocado a la facilidad de uso para autónomos y pequeñas empresas. - Existe una versión básica de bajo coste para empezar. - Precio orientativo: desde unos **23 €/mes** en la nube; la versión local se comercializa por licencia anual. Es una buena puerta de entrada para quien busca algo económico y directo para el cálculo de nóminas, sin demasiadas florituras. ## Sage 50 y Sage Despachos Sage es otro de los nombres imprescindibles cuando se habla de nóminas en España. **Sage 50** integra la gestión de nóminas dentro de una solución de contabilidad y facturación, mientras que **Sage Despachos** está orientado a asesorías que trabajan con múltiples clientes. - Cálculo de nóminas, seguros sociales y modelos oficiales. - Actualización permanente ante cambios legales. - Integración con contabilidad y presentación de impuestos. - Precio orientativo: varía mucho según el paquete; consulta a Sage según el número de empleados y módulos. Es una opción sólida cuando quieres unificar nóminas y contabilidad en un mismo proveedor. ## Otras opciones habituales Además de los anteriores, en el mercado español encontrarás nombres como **NominaPlus** (histórico de Sage, aún en uso en muchas empresas), soluciones de **gestorías online** que combinan software y asesoramiento, y plataformas de **RRHH todo en uno** que incluyen el módulo de nóminas junto a control horario, vacaciones y documentación laboral. Esta última tendencia es la que más está creciendo entre las pymes: en lugar de tener un programa solo para nóminas y otro para fichar, otro para vacaciones y una carpeta compartida para los contratos, se centraliza todo en una única herramienta. ## ¿Cómo elegir el software de nóminas adecuado? No existe "el mejor" software de nóminas en abstracto: existe el que mejor encaja con tu empresa. Antes de decidir, valora: - **Volumen de nóminas**: no es lo mismo una asesoría con cientos de empleados que una pyme con 15. - **Actualización normativa**: asegúrate de que el proveedor actualiza automáticamente cotizaciones, tramos del MEI, SMI y convenios. - **Firma y entrega de nóminas**: la nómina digital con firma electrónica ahorra papel y deja constancia legal de la entrega. - **Integración con el resto de RRHH**: si además gestionas [control horario](/soluciones/software-control-horario/), [vacaciones](/soluciones/software-vacaciones/) y turnos, tener todo en una sola plataforma te ahorra tiempo y errores de traspaso de datos. - **Presupuesto real**: al coste de la licencia hay que sumar el tiempo de tu equipo. A veces una herramienta un poco más cara compensa por lo que ahorra en horas de gestión. ## Nóminas dentro de una plataforma de RRHH En LapsoWork abordamos las nóminas desde un enfoque diferente: en lugar de un programa aislado de cálculo, ofrecemos la [gestión de nóminas](/soluciones/software-nominas/) integrada en una plataforma completa de recursos humanos. Eso significa que la nómina se conecta con las horas fichadas, las vacaciones aprobadas y los datos del empleado, sin tener que introducir la información dos veces. Además, cada trabajador recibe su nómina digital, la consulta desde el móvil y la firma electrónicamente, quedando todo archivado en el [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/). Menos papel, menos correos y constancia legal de cada entrega. Si estás comparando programas de nóminas para tu pyme, merece la pena valorar si te interesa una herramienta solo de cálculo o una plataforma que resuelva de una vez el conjunto de la gestión laboral. La mejor forma de comprobarlo es probarla con tus propios datos. --- ## Cómo funciona Woffu: guía práctica del software de RRHH URL: https://lapsowork.com/blog/como-funciona-woffu/ Publicado: 2023-09-05 Resumen: Qué es Woffu y cómo funciona su software de RRHH: control horario, vacaciones y turnos explicados paso a paso para pymes españolas en 2026. Si estás valorando digitalizar la gestión de personal de tu empresa, seguramente Woffu sea uno de los nombres que te has encontrado. Es una de las plataformas de recursos humanos más veteranas del mercado español y muchas pymes la usan a diario para fichar, pedir vacaciones o cuadrar turnos. Pero antes de contratar cualquier herramienta conviene entender bien qué hace y cómo encaja en el día a día de tu equipo. En esta guía te explicamos, sin tecnicismos y con los pies en el suelo, qué es Woffu, cómo funciona cada uno de sus módulos y qué deberías tener en cuenta al comparar opciones de software de RRHH en 2026. ## ¿Qué es Woffu? Woffu es una herramienta de gestión de recursos humanos en la nube pensada, sobre todo, para el control horario y la gestión de ausencias. Nació como respuesta a un problema muy concreto de las empresas españolas: llevar el registro de la jornada de forma legal y sin papeleo. Desde que en 2019 el registro horario pasó a ser obligatorio para todas las empresas, y con la llegada del **fichaje digital reforzado que entra en vigor en 2026**, contar con un sistema fiable dejó de ser un lujo para convertirse en una necesidad. Woffu se posiciona ahí: como una plataforma que centraliza el fichaje, las vacaciones y los turnos en un único sitio, accesible desde el ordenador o el móvil. En la práctica, funciona como un panel donde cada empleado tiene su propio acceso y la empresa gana visibilidad sobre las horas trabajadas, las ausencias y la planificación de su plantilla. ## ¿Cómo funciona Woffu? Woffu se organiza en varios módulos que cubren las tareas más habituales de un departamento de personal. Estos son los principales. ### Control horario Es el corazón de la herramienta. Cada trabajador registra su entrada, su salida y las pausas desde la web o desde la app móvil. La empresa, por su parte, puede consultar en tiempo real quién ha fichado, quién está de descanso y cuántas horas lleva acumuladas cada persona. El sistema genera automáticamente los informes que la Inspección de Trabajo puede solicitar, de modo que no hay que reconstruir nada a mano. Este es el uso más extendido de plataformas como Woffu y, si es tu caso, te interesa comparar cómo lo resuelve cada [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) antes de decidir. ### Gestor de vacaciones Cada empleado ve su saldo de días disponibles y solicita sus vacaciones o permisos directamente desde la plataforma. La solicitud llega al responsable, que la aprueba o la rechaza con un clic, y el sistema descuenta los días de forma automática. Para la empresa esto significa el fin de las cadenas de correos y las hojas de Excel: se ve de un vistazo quién estará ausente cada semana, lo que facilita muchísimo la planificación. Es una funcionalidad que hoy consideramos básica en cualquier [software de vacaciones](/soluciones/software-vacaciones/). ### Configuración de turnos Woffu permite crear calendarios y cuadrantes laborales a partir de plantillas, algo especialmente útil en sectores con horarios rotativos como hostelería, comercio o industria. Una vez definidos, los trabajadores reciben una notificación con su turno asignado, evitando confusiones y avisos de última hora. ### Otras funcionalidades Además de estos tres pilares, Woffu incorpora otras herramientas de apoyo: - **Gestión documental**, para compartir nóminas, contratos y comunicados con la plantilla. - **Comunicación interna**, para hacer llegar avisos y novedades a todo el equipo. - **Informes de RRHH**, con datos de absentismo, horas extra o disfrute de vacaciones que ayudan a tomar decisiones. Son módulos complementarios que amplían la herramienta más allá del fichaje puro, aunque su profundidad varía según el plan contratado. ## Qué tener en cuenta al elegir tu software de RRHH Woffu es una opción sólida y contrastada, pero no es la única del mercado. A la hora de comparar herramientas, te recomendamos fijarte en cuatro aspectos: 1. **Cumplimiento legal actualizado.** Con la nueva normativa de fichaje digital de 2026, asegúrate de que la plataforma registra la jornada de forma inalterable y trazable. 2. **Funcionalidades que de verdad usarás.** Un módulo de más no aporta si tu equipo no lo va a utilizar; prioriza lo que resuelve tu día a día. 3. **Facilidad de uso.** Si la herramienta es compleja, la plantilla la rechazará. La adopción real es lo que marca la diferencia. 4. **Precio y permanencia.** Compara el coste por empleado y revisa si hay contratos anuales o si puedes cancelar cuando quieras. ## LapsoWork, una alternativa a tener en cuenta Si estás comparando opciones, LapsoWork cubre lo mismo que Woffu (control horario, gestión de vacaciones y configuración de turnos) y añade módulos que muchas pymes acaban necesitando, como el software de nóminas o el canal de denuncias obligatorio. Nuestro enfoque es sencillo: una plataforma que tu equipo entienda desde el primer día, adaptada a la normativa española vigente y sin permanencia anual. Si quieres el detalle, hemos publicado la [comparativa entre LapsoWork y Woffu](/alternativas/woffu/) con el precio de cada uno, qué cuesta para una plantilla de 30 personas y en qué casos Woffu es la mejor opción. También puedes revisar el [software de turnos](/soluciones/software-turnos/) o consultar nuestros [precios](/precios/). La mejor forma de saber si una herramienta te sirve es probarla con tu propia plantilla. Sea Woffu, LapsoWork u otra, tómate el tiempo de hacer una demo real antes de comprometerte: es la única manera de comprobar que se adapta a cómo trabaja de verdad tu equipo. --- ## Cómo crear horarios de trabajo: guía práctica para pymes URL: https://lapsowork.com/blog/como-crear-horarios-de-trabajo/ Publicado: 2023-08-01 Resumen: Aprende a crear horarios de trabajo paso a paso: planificación de turnos, reparto de la jornada y cómo hacer cuadrantes legales sin perder horas en Excel. Organizar los horarios de un equipo parece sencillo hasta que te sientas delante de la hoja de cálculo: hay que cubrir todos los turnos, respetar los descansos, encajar las vacaciones, tener en cuenta las bajas y, además, no saltarse la ley. Si cada mes pierdes una tarde entera cuadrando quién entra y quién sale, esta guía es para ti. Vamos a ver, paso a paso, cómo crear horarios de trabajo que funcionen para tu pyme y para tu plantilla. ## Planificación del horario laboral Antes de asignar nombres a las casillas de un cuadrante, hay que planificar. Y planificar significa responder a una pregunta básica: **¿qué necesita cubrir tu negocio y en qué momentos?** El punto de partida es identificar las tareas diarias de la empresa y las franjas horarias en las que hay que realizarlas. Un comercio no tiene las mismas puntas de trabajo que un taller o un restaurante. Por eso, antes de repartir personal conviene mapear la demanda: - **Franjas de mayor y menor actividad** a lo largo del día y de la semana. - **Personal mínimo necesario** en cada franja para dar el servicio con calidad. - **Perfiles y cualificaciones** que hacen falta en cada momento (no todo el mundo puede hacer todas las tareas). - **Picos estacionales** o eventos concretos que exijan reforzar el equipo. Con ese mapa delante, el reparto de personal por turnos deja de ser una intuición y pasa a ser una decisión basada en datos. Además, planificar bien es la mejor forma de **cumplir la normativa laboral**: el Estatuto de los Trabajadores marca límites de jornada (40 horas semanales de media en cómputo anual), descansos mínimos de 12 horas entre jornadas y un día y medio de descanso semanal. Si estos límites los tienes en cuenta desde la planificación, luego no tendrás que rehacer el cuadrante entero. ### No olvides el registro de jornada Desde 2019, además de organizar los horarios, tu empresa está obligada a **registrar la jornada real** de cada persona trabajadora. Planificar el turno teórico es una cosa; demostrar las horas efectivamente trabajadas es otra. Ten presente esta obligación desde el principio, porque el cuadrante y el fichaje deben ir de la mano. Si quieres profundizar, puedes apoyarte en un [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) que una ambas cosas. ## Crear los horarios laborales Una vez planificado, toca construir el cuadrante. Aquí tienes básicamente dos caminos. ### Opción 1: hojas de cálculo Para una empresa muy pequeña, con pocos empleados y turnos estables, una hoja de cálculo puede ser suficiente. Es gratis y flexible. Pero tiene un coste oculto: **cada cambio se hace a mano**. Una baja de última hora, un cambio de turno o una petición de vacaciones te obliga a recalcular todo el cuadrante y a avisar a cada persona por tu cuenta. A medida que crece la plantilla, el Excel se vuelve ingobernable y aumentan los errores: solapamientos, turnos sin cubrir o descansos que no se respetan. ### Opción 2: software de gestión de turnos Cuando el equipo crece o los turnos son rotativos, lo eficiente es apoyarse en un software especializado. Un buen sistema **genera el cuadrante de forma automática** teniendo en cuenta: - Los trabajadores disponibles en cada franja. - Las vacaciones ya aprobadas y las ausencias previstas. - Las bajas y los cambios de última hora. - Las cualificaciones necesarias para cada puesto. Así se obtiene un reparto óptimo del personal sin dedicarle horas, y cada empleado recibe su horario en la app sin cadenas de mensajes ni malentendidos. ## Del cuadrante al día a día: que todo cuadre de verdad Crear el horario es solo el principio. El reto real es que el turno teórico coincida con la realidad del día a día, con sus imprevistos. Estos son los tres pilares para que no se te descontrole: 1. **Comunicación clara.** Cada persona debe conocer su horario con antelación y poder consultarlo en cualquier momento. Una [app para el equipo](/soluciones/app/) evita el clásico "no me había enterado del cambio". 2. **Gestión ágil de vacaciones y ausencias.** Si las peticiones de [vacaciones](/soluciones/software-vacaciones/) se aprueban en el mismo sistema donde vive el cuadrante, no tendrás que cruzar datos a mano ni descubrir un hueco sin cubrir a última hora. 3. **Registro de jornada integrado.** El fichaje real te dice si el horario planificado se está cumpliendo, si hay horas extra que no habías previsto y si los descansos se respetan. Es tu prueba ante la Inspección de Trabajo y tu termómetro para ajustar futuros cuadrantes. ## Buenas prácticas para crear horarios que funcionen - **Anticípate a la temporada alta.** Publica los cuadrantes con margen suficiente para que la plantilla se organice. - **Reparte la carga con equidad.** Rota los turnos menos deseados (noches, festivos, fines de semana) para que no recaigan siempre sobre las mismas personas. - **Respeta los descansos por defecto.** Configura el sistema para que avise si un turno incumple las 12 horas de descanso entre jornadas. - **Escucha a tu equipo.** Recoger preferencias reduce cambios de última hora y mejora el clima laboral. - **Revisa y ajusta.** Compara lo planificado con lo fichado cada mes y afina el cuadrante siguiente. ## Conclusión Crear horarios de trabajo consiste en dos fases: **planificar** bien (saber qué hay que cubrir y con quién) y **construir** el cuadrante respetando la ley y las necesidades del equipo. Para una micropyme, una hoja de cálculo puede bastar; en cuanto la plantilla crece o hay turnos rotativos, un software de gestión te ahorra tiempo, reduce errores y te da la tranquilidad de cumplir la normativa. Al final, un buen horario no solo organiza el trabajo: mejora el servicio, reduce el estrés y hace que tu equipo esté más contento. ¿Quieres dejar de pelearte con el Excel cada mes? Descubre cómo [LapsoWork](/soluciones/software-turnos/) te ayuda a crear cuadrantes en minutos y solicita una [demo gratuita](/demo/). --- ## Calendario 5 turnos: qué es, ejemplos y cómo montar el cuadrante URL: https://lapsowork.com/blog/calendario-5-turnos/ Publicado: 2023-07-18 Resumen: Guía práctica del calendario 5 turnos (patrón 5x2): en qué consiste, ejemplos de rotación, jornadas y descansos, y cómo montar el cuadrante sin líos. Si en tu empresa hay que cubrir la actividad de lunes a viernes (o incluso los siete días) y no todo el mundo puede trabajar el mismo horario, tarde o temprano acabas dibujando un cuadrante. Uno de los más habituales en las pymes españolas es el **calendario de 5 turnos**, más conocido como patrón **5x2**. En esta guía te contamos en qué consiste, cómo se organizan las rotaciones, qué dicen la jornada y los descansos legales, y cómo montarlo sin volverte loco con hojas de Excel. > ¿Vas directo al cuadrante? El **[generador de cuadrantes de turnos](/generador-cuadrante-turnos/)** lo calcula por ti —quinto turno, cuatro equipos, tres turnos o tu propio ciclo— y te lo descarga en CSV para Excel. Gratis y sin registro. ## Calendario de 5 turnos: ¿en qué consiste? Un calendario de 5 turnos es un **cuadrante de trabajo** en el que cada persona trabaja **5 días y descansa 2**. De ahí que también se le llame **patrón 5x2**. Es el esquema clásico de la semana laboral española: cinco jornadas de trabajo seguidas y un fin de semana (o dos días consecutivos) de descanso. A partir de esa base, el calendario puede ser de dos tipos: - **Estático (o fijo)**: cada empleado repite siempre el mismo horario. Por ejemplo, todo el equipo de mañana entra de 8:00 a 16:00 y descansa sábado y domingo, semana tras semana. - **Rotativo**: los turnos van cambiando para repartir mañanas, tardes y noches, o para que los descansos en fin de semana se turnen entre la plantilla. Es lo habitual cuando el negocio abre en horario amplio o los siete días. La elección depende de las necesidades reales del negocio: no es lo mismo una oficina que cierra el fin de semana que un comercio, un centro sanitario o una fábrica que no puede parar. ## Ejemplo de calendario 5 turnos La forma más sencilla de entenderlo es con un ejemplo de rotación a tres turnos (mañana, tarde y noche) sobre un patrón 5x2. Imagina un equipo con varios grupos que van rotando semana a semana: - **Semana 1**: turno de mañana (por ejemplo, 6:00 a 14:00), de lunes a viernes. - **Semana 2**: turno de tarde (14:00 a 22:00), de lunes a viernes. - **Semana 3**: turno de noche (22:00 a 6:00), de lunes a viernes. Cada grupo va avanzando una posición cada semana, de modo que todos pasan por todos los turnos de forma equitativa y nadie carga siempre con la noche. Si el negocio también abre en fin de semana, se añaden grupos adicionales para que los dos días de descanso vayan rotando y no recaigan siempre en las mismas personas. Lo importante es que el cuadrante quede **claro, publicado con antelación y equilibrado**: que las horas totales, las noches y los fines de semana libres se repartan de forma justa a lo largo del año. ## Patrones de turno rotativo más habituales El 5x2 es el más extendido, pero no es el único. Según cuántos días se trabaje y cuántos se descanse, se combinan distintas duraciones de jornada: - **5x2**: 5 días de trabajo y 2 de descanso, normalmente con jornadas de **8 horas**. Es el patrón de la semana laboral estándar. - **6x2**: 6 días de trabajo y 2 de descanso, también con jornadas en torno a las 8 horas. Útil cuando hay que cubrir más días seguidos, pero exige vigilar bien el cómputo semanal. - **4x3**: 4 días de trabajo y 3 de descanso, con jornadas más largas de en torno a **10 horas**. Concentra las horas en menos días a cambio de descansos más amplios. Cada patrón tiene sus ventajas: el 5x2 es predecible y fácil de gestionar; el 4x3 ofrece bloques largos de descanso; el 6x2 da más cobertura. La clave está en elegir el que encaje con tu actividad **sin saltarte los límites legales de jornada y descanso**. ## Jornada y descansos: lo que dice la ley Al diseñar cualquier calendario de turnos hay que respetar los límites del **Estatuto de los Trabajadores**: - **Jornada máxima**: 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual. Los convenios pueden fijar una jornada inferior. - **Descanso entre jornadas**: mínimo **12 horas** entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente. Esto es especialmente delicado en rotaciones que encadenan noche y mañana. - **Descanso semanal**: mínimo **día y medio ininterrumpido** (habitualmente el fin de semana), acumulable por periodos de hasta 14 días. - **Trabajo nocturno**: la jornada nocturna no puede superar las 8 horas de media en un periodo de 15 días, y da derecho a las compensaciones que fije el convenio. Además, desde 2019 toda empresa está obligada a llevar un **registro diario de jornada** de cada trabajador. Un cuadrante de turnos no sustituye al fichaje: son cosas distintas. El cuadrante planifica quién trabaja y cuándo; el registro horario documenta lo que realmente ha ocurrido cada día. Si quieres profundizar en esta obligación, te lo explicamos en nuestra [guía de software de control horario](/soluciones/software-control-horario/). ## Cómo montar el cuadrante sin líos Puedes empezar con una hoja de Excel, pero en cuanto tienes varios grupos, rotaciones y ausencias (vacaciones, bajas, permisos), el Excel se convierte en una fuente constante de errores: solapamientos, huecos sin cubrir, gente que se pasa de horas o descansos que no se respetan. Un buen software de turnos te ayuda a: 1. **Diseñar el patrón una vez** (5x2, 6x2, 4x3…) y replicarlo automáticamente en el calendario. 2. **Rotar los grupos** sin tener que recolocar celdas a mano cada semana. 3. **Avisar al equipo** de sus turnos en el móvil, para que nadie se despiste. 4. **Cruzar el cuadrante con las [vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/)**, de modo que un turno nunca quede descubierto por sorpresa. 5. **Vigilar los límites legales** de jornada y descanso, avisándote antes de que se incumplan. Con esto, montar (y sobre todo mantener) un calendario de 5 turnos deja de ser una tarea de horas cada semana y pasa a ser cuestión de minutos, con la tranquilidad de que el cuadrante cumple la ley y el equipo sabe siempre a qué atenerse. --- ## Cuadrante de turnos de trabajo rotativo: guía práctica para pymes URL: https://lapsowork.com/blog/cuadrante-de-turnos-de-trabajo-rotativo/ Publicado: 2023-07-04 Resumen: Aprende qué son los turnos rotativos, sus patrones más comunes (6x2, 5x2, 4x3) y cómo montar un cuadrante de turnos de trabajo rotativo sin errores. Cubrir un servicio de mañana a noche, mantener una fábrica en marcha las 24 horas o atender a clientes los siete días de la semana no se resuelve con una sola plantilla trabajando de nueve a cinco. Ahí entran los **turnos rotativos**, y con ellos el quebradero de cabeza de cuadrar quién trabaja, cuándo descansa y cómo evitar que nadie encadene una noche con una mañana. Si gestionas una pyme con varios turnos, este artículo te explica qué son los turnos rotativos, qué patrones existen y cómo montar un cuadrante que cumpla la ley y no te robe cada semana horas de hojas de cálculo. > ¿Vas directo al cuadrante? El **[generador de cuadrantes de turnos](/generador-cuadrante-turnos/)** lo calcula por ti —quinto turno, cuatro equipos, tres turnos o tu propio ciclo— y te lo descarga en CSV para Excel. Gratis y sin registro. ## ¿Qué son los turnos rotativos? Los turnos rotativos son un sistema de organización del trabajo en el que las horas de la jornada se reparten en distintos tramos horarios (mañana, tarde y noche) y los equipos se van **alternando** en ellos de forma periódica. En lugar de que una persona trabaje siempre de mañana, un mes hace tarde, otro noche, otro mañana, y así sucesivamente. Es la forma habitual de dar cobertura continua sin quemar a nadie con jornadas interminables, y está expresamente reconocida en el **Estatuto de los Trabajadores** (Real Decreto Legislativo 2/2015, BOE-A-2015-11430). Su artículo 36 regula el trabajo a turnos y el trabajo nocturno, y fija reglas que conviene tener claras antes de diseñar un cuadrante: - Ningún trabajador puede estar en el turno de noche más de **dos semanas consecutivas**, salvo que lo pida voluntariamente. - Entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente deben mediar como mínimo **12 horas de descanso**. - El trabajo nocturno (entre las 22:00 y las 06:00) tiene una retribución específica o una compensación en descanso según convenio. - La jornada de los trabajadores nocturnos no puede superar las **8 horas diarias de media** en un periodo de 15 días. ### Tipos de turnos según la cobertura No todas las empresas necesitan el mismo nivel de servicio. En función de cuántas horas y días haya que cubrir, se distinguen tres modelos: - **Turnos discontinuos.** Se reparten en mañana y tarde, de lunes a viernes, con descanso el fin de semana. Es lo típico del comercio o de una oficina con horario ampliado. - **Turnos semicontinuos.** Suelen ser tres turnos (mañana, tarde y noche) que incluyen los sábados, con parada el domingo. Habitual en talleres, logística o producción que no requiere abrir en festivo. - **Turnos continuos.** Cobertura 24 horas los 365 días del año. Es el caso de residencias, hospitales, plantas industriales o servicios de emergencia. ### Variantes de rotación Dentro de cada modelo, la rotación se puede organizar de varias maneras: - **Rotación doble:** dos turnos que se alternan (mañana y tarde). - **Rotación triple:** tres turnos (mañana, tarde y noche) que van rotando entre los equipos. - **Rotación natural o inversa:** se refiere al sentido de la rotación. La *natural* avanza hacia turnos más tardíos (mañana → tarde → noche), que es la más recomendable porque respeta mejor el ritmo biológico; la *inversa* va al revés y suele generar más fatiga. ## ¿Qué son los patrones de turnos rotativos? Un patrón de turnos es la fórmula que fija cuántos días seguidos se trabaja y cuántos se descansa antes de que el ciclo se repita. Elegir bien el patrón es lo que marca la diferencia entre un cuadrante equilibrado y uno que dispara las bajas por agotamiento. Estos son los más habituales en las pymes españolas: - **Patrón 6x2.** Seis días de trabajo seguidos por dos de descanso. Da mucha cobertura, pero encadena bastantes jornadas, así que hay que vigilar la fatiga. - **Patrón 5x2.** El clásico de lunes a viernes con el fin de semana libre. Sencillo de gestionar y el más habitual cuando no hace falta abrir en festivo. - **Patrón 4x3.** Cuatro jornadas (a menudo de 10-12 horas) y tres días de descanso. Concentra las horas y regala fines de semana largos, muy valorado por la plantilla, pero exige controlar bien las horas diarias para no superar los límites legales. La clave es que, sea cual sea el patrón, el reparto sea **equitativo**: que las noches, los fines de semana y los festivos roten entre todo el equipo y no recaigan siempre sobre las mismas personas. Un cuadrante que reparte mal genera agravios y rotación de personal. ## ¿Cómo hacer un cuadrante de turnos rotativos paso a paso? Montar un cuadrante rotativo no es adivinar: es un proceso ordenado. Estos son los pasos que seguimos con las pymes que gestionan turnos: 1. **Define la cobertura que necesitas.** ¿Abres de lunes a viernes o los siete días? ¿Cuántas horas al día? Esto determina cuántos turnos y cuántas personas por turno hacen falta. 2. **Calcula la plantilla mínima por turno.** Ten en cuenta vacaciones, bajas y ausencias imprevistas. Si vas justo, cualquier baja te obliga a hacer malabares de última hora. 3. **Elige el patrón de rotación.** Escoge entre 5x2, 6x2, 4x3 u otro según tu actividad, y decide si la rotación será natural o inversa. 4. **Reparte los turnos de forma equitativa.** Asegúrate de que noches, fines de semana y festivos roten entre todo el equipo. 5. **Verifica los límites legales.** Comprueba las 12 horas de descanso entre jornadas, el descanso semanal y el tope de dos semanas seguidas de noche. 6. **Comunica el cuadrante con antelación.** La plantilla debe conocer sus turnos con margen suficiente para organizar su vida. Los cambios de última hora son la principal fuente de conflictos. ### El problema del Excel Mucha pyme todavía monta sus turnos en una hoja de cálculo. Funciona… hasta que llega la primera baja, alguien pide un cambio, otro reclama que le tocan tres noches seguidas y descubres que dos personas están asignadas al mismo turno mientras otro tramo queda descubierto. El Excel no avisa de solapamientos, no controla los descansos mínimos ni notifica al equipo cuando cambias algo. Un **software de gestión de turnos** resuelve justo eso: genera el cuadrante rotativo automáticamente, detecta incumplimientos de descanso, cuadra las ausencias y avisa a cada persona de su horario. Con [LapsoWork](/soluciones/software-turnos/) creas plantillas de rotación reutilizables, arrastras turnos, ves de un vistazo quién está disponible y publicas el cuadrante para que todo el equipo lo consulte desde el móvil. Además, al conectar los turnos con el [control horario](/soluciones/software-control-horario/), el registro de jornada de cada empleado se cruza automáticamente con el cuadrante planificado. Así detectas desviaciones, calculas horas extra y llegas al cierre de nómina con los datos cuadrados, sin recontar nada a mano. ## Conclusión Diseñar un cuadrante de turnos de trabajo rotativo consiste en encontrar el equilibrio entre la cobertura que necesita tu negocio, el reparto justo entre la plantilla y los límites que marca el Estatuto de los Trabajadores. Con el patrón adecuado y una herramienta que automatice la planificación y controle los descansos, dejas de perder horas cada semana y evitas los errores que acaban en conflictos o en sanciones. Elige el sistema que mejor encaje con tu actividad, repártelo con equidad y apóyate en un software que trabaje por ti. --- ## Cómo hacer un cuadrante de turnos paso a paso URL: https://lapsowork.com/blog/como-hacer-un-cuadrante-de-turnos/ Publicado: 2023-06-20 Resumen: Aprende a elaborar un cuadrante de turnos de trabajo desde cero: qué es, requisitos legales, pasos para turnos rotativos y cómo hacerlo en Excel o con software. Organizar los turnos de una plantilla es una de esas tareas que parecen sencillas hasta que te sientas a hacerlas. Cubrir todas las franjas horarias, respetar los descansos legales, evitar solapamientos y que nadie encadene dos turnos seguidos… todo eso tiene que cuadrar. Y si además tu empresa trabaja con turnos rotativos, la cosa se complica. En esta guía te explicamos qué es un cuadrante de turnos, qué requisitos debe cumplir según la normativa vigente y cómo elaborarlo paso a paso, ya sea en Excel o con un software especializado. > ¿Vas directo al cuadrante? El **[generador de cuadrantes de turnos](/generador-cuadrante-turnos/)** lo calcula por ti —quinto turno, cuatro equipos, tres turnos o tu propio ciclo— y te lo descarga en CSV para Excel. Gratis y sin registro. ## ¿Qué es un cuadrante de turnos? Un cuadrante de turnos es el documento en el que se establece el horario de trabajo de cada empleado dentro de un periodo determinado. En él se refleja quién trabaja, en qué franja horaria y en qué días, de forma que toda la plantilla sepa con antelación cuándo le toca entrar y salir. Ese periodo puede ser semanal, mensual, trimestral o incluso anual, según el sector y la estabilidad de la actividad. En hostelería o comercio suele planificarse con menos margen; en industria o sanidad, donde los turnos rotativos están muy establecidos, se trabaja con calendarios de varios meses. El objetivo es doble: garantizar que la actividad de la empresa queda siempre cubierta y, al mismo tiempo, que cada trabajador tiene claras sus horas, sus descansos y su tiempo libre. ### Requisitos indispensables de un cuadrante de trabajo Para que un cuadrante cumpla su función, no basta con repartir horas al azar. Debe reunir varios requisitos: - **Claridad visual.** Cualquier persona debe entenderlo de un vistazo: quién trabaja, cuándo y en qué turno. Nada de ambigüedades ni de casillas que puedan interpretarse de dos maneras. - **Elaboración con antelación.** La empresa está obligada a comunicar el calendario de trabajo con margen suficiente para que el trabajador pueda organizar su vida personal. Publicarlo con un día de aviso no es una buena práctica ni suele ajustarse a lo que marca el convenio. - **Respeto a los descansos legales.** El Estatuto de los Trabajadores fija un descanso mínimo de 12 horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente, y un descanso semanal mínimo de día y medio ininterrumpido. El cuadrante tiene que respetarlos siempre. - **Cumplimiento del convenio.** Muchos convenios colectivos regulan la rotación de turnos, los límites de nocturnidad o la antelación con la que hay que comunicar cambios. El cuadrante debe ajustarse a lo que diga tu convenio. - **Coherencia con el registro horario.** Desde 2019 el control horario es obligatorio en España, así que el cuadrante debe encajar con lo que después se refleje en el fichaje diario de cada empleado. ### Cuadrante de turnos de trabajo rotativos Los turnos rotativos son aquellos en los que los trabajadores van cambiando de franja horaria de forma cíclica: una semana de mañana, otra de tarde y otra de noche, por ejemplo. Son habituales en fábricas, hospitales, seguridad o cualquier actividad que necesite cobertura las 24 horas. Su ventaja es que reparten de forma equitativa los turnos menos deseados (especialmente el nocturno) entre toda la plantilla. Su dificultad es que planificarlos a mano es tedioso y propenso a errores: hay que asegurarse de que la rotación es justa, de que se respetan los descansos entre cambios de turno y de que nadie pasa de un turno de noche a uno de mañana sin las horas de descanso obligatorias. ## ¿Cómo hacer un cuadrante de turnos? Elaborar un cuadrante no tiene por qué ser un quebradero de cabeza si sigues un orden lógico. Estos son los cuatro pasos básicos. ### 1. Establece los turnos de tu empresa El primer paso es definir qué franjas horarias necesita cubrir tu negocio. Lo más habitual es trabajar con tres turnos: - **Turno de mañana**, por ejemplo de 6:00 a 14:00. - **Turno de tarde**, de 14:00 a 22:00. - **Turno de noche**, de 22:00 a 6:00. No todas las empresas necesitan los tres. Un comercio puede tener solo turno de mañana y tarde, mientras que una fábrica con producción continua necesitará cubrir las 24 horas. Define tus franjas antes de asignar a nadie. ### 2. Determina cuántos trabajadores necesitas en cada turno Una vez definidos los turnos, calcula cuánta gente hace falta en cada uno. Aquí influyen la carga de trabajo real de cada franja (una cafetería no necesita el mismo personal a las 8:00 que a las 17:00), las tareas que hay que cubrir y los picos de actividad. Ten en cuenta también las ausencias previsibles: vacaciones, bajas, permisos. Un buen cuadrante deja margen para imprevistos sin que la actividad se resienta. Aquí es donde tener bien organizado el [software de vacaciones](/soluciones/software-vacaciones/) marca la diferencia, porque sabes de un vistazo quién está disponible. ### 3. Distribuye a los trabajadores por turnos Con los turnos y el número de personas claros, toca asignar nombres. En este punto conviene tener en cuenta la disponibilidad de cada trabajador, sus preferencias cuando sea posible, la antigüedad y, sobre todo, las limitaciones del convenio y de la ley. Reparte los turnos de forma equilibrada. Si siempre son las mismas personas las que cargan con las noches o los fines de semana, tarde o temprano aparecerán conflictos y aumentará la rotación de personal. ### 4. Elabora el cuadrante de turnos rotativos Si tu empresa trabaja con rotación, este es el paso más delicado. La idea es diseñar un ciclo que se repita: por ejemplo, un patrón de mañana-mañana-tarde-tarde-noche-noche-libre-libre que vaya rotando entre los distintos grupos de trabajadores. Al montar la rotación, comprueba siempre que: - Nadie encadena un turno de noche con uno de mañana sin las 12 horas de descanso mínimas. - El descanso semanal se respeta en cada ciclo. - La rotación reparte de forma justa los turnos nocturnos y los festivos entre todos los grupos. Una vez montado el ciclo base, replicarlo para las siguientes semanas o meses es cuestión de repetir el patrón. ## Cuadrante de trabajo en Excel Excel es la opción con la que empiezan muchas pymes, y para plantillas pequeñas puede funcionar. La ventaja es evidente: es gratuito (o casi) y todo el mundo sabe manejarlo mínimamente. Para montar un cuadrante básico en Excel puedes crear una tabla con los días del mes en las columnas y los nombres de los trabajadores en las filas, e ir rellenando cada celda con el turno correspondiente (M, T, N o libre). Usar colores para cada turno ayuda mucho a leerlo de un vistazo. El problema aparece cuando la plantilla crece o los turnos rotan. Excel no te avisa si has puesto a alguien a trabajar de noche y a la mañana siguiente, no controla los descansos, no cuadra las vacaciones automáticamente y, cada vez que hay un cambio de última hora, te toca rehacerlo a mano y volver a enviarlo a todo el equipo. Además, es fácil que se cuele un error humano que acabe generando un conflicto laboral o incluso una sanción. ## Cuadrante de trabajo con LapsoWork Cuando el cuadrante en Excel empieza a comerte horas cada semana, es el momento de dar el salto a un software especializado. Con una herramienta como LapsoWork, la planificación de turnos deja de ser una hoja de cálculo estática para convertirse en algo vivo y conectado con el resto de tu gestión de personal. Con el [software de turnos de LapsoWork](/soluciones/software-turnos/) puedes: - **Planificar turnos de forma visual** y duplicar patrones rotativos con un clic, sin volver a montar el cuadrante desde cero cada mes. - **Detectar automáticamente** solapamientos, descansos insuficientes o incumplimientos antes de publicar el calendario. - **Avisar a cada empleado** de sus turnos directamente en su móvil, con notificaciones cuando hay un cambio. - **Cuadrar turnos, vacaciones y ausencias** en una sola vista, para que nunca planifiques a alguien que está de baja o de vacaciones. - **Conectar el cuadrante con el fichaje real**, de modo que el registro horario y la planificación cuadren y cumplas la ley sin esfuerzo adicional. El resultado es que dedicas minutos a lo que antes te llevaba horas, reduces errores y evitas los conflictos que surgen cuando el reparto de turnos no es transparente. Y todo queda integrado con tu [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/), así que la gestión del tiempo de tu equipo deja de estar repartida en mil sitios. ## Conclusión Hacer un buen cuadrante de turnos consiste en definir las franjas horarias, calcular cuánta gente necesitas en cada una, repartir a tu plantilla de forma equilibrada y, si trabajas con rotación, montar un ciclo justo que respete siempre los descansos legales. Excel puede servir para empezar, pero en cuanto la plantilla crece o los turnos rotan, un software especializado te ahorra tiempo, errores y disgustos. Planifica con antelación, respeta el convenio y mantén el cuadrante conectado con el fichaje: tu equipo lo notará y tú también. --- ## Registro de la jornada laboral: ¿en papel o digital? Preguntas frecuentes URL: https://lapsowork.com/blog/registro-jornada-laboral-en-papel-o-digital/ Publicado: 2023-06-06 Resumen: ¿Registro de jornada en papel o digital? Resolvemos las dudas frecuentes: qué es, cuánto se archiva y qué método cumple mejor la normativa vigente en 2026. Desde 2019 todas las empresas españolas están obligadas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores, sin excepción. La duda que nos llega una y otra vez no es *si* hay que hacerlo, sino *cómo*: ¿basta con una hoja en papel donde cada empleado apunta su entrada y salida, o conviene dar el salto a un sistema digital? En este artículo resolvemos las preguntas más frecuentes sobre el registro de jornada y comparamos ambos métodos para que elijas el que mejor encaja con tu pyme. ## ¿Qué es el registro de la jornada laboral? El registro de jornada es el documento donde queda constancia de **las horas trabajadas por cada empleado**, tal y como exige la legislación laboral. Debe recoger, como mínimo, la **hora concreta de inicio y de fin** de la jornada de cada persona, día a día. Este registro sirve para dejar constancia tanto de las horas ordinarias como de las **horas extraordinarias**, un punto especialmente relevante desde que se reforzó su control. El objetivo de la norma es doble: proteger al trabajador frente a excesos de jornada no remunerados y dar transparencia a la relación laboral. La obligación afecta a **todas las empresas**, con independencia de su tamaño o sector, y a todos los trabajadores por cuenta ajena. Incumplirla no es un tema menor: las sanciones por infracciones en materia de registro de jornada van desde los **751 hasta los 7.500 euros** por cada centro de trabajo afectado, según la gravedad. ### ¿Quién puede consultar el registro? El registro debe estar **accesible** para las personas que la ley determina: - Los **trabajadores**, que pueden consultar sus propios datos. - Los **representantes legales** de los trabajadores y sindicatos. - La **Inspección de Trabajo y Seguridad Social**, que puede requerirlo en cualquier momento. Si en una inspección no puedes mostrar el registro de forma clara y verificable, la empresa se expone a la sanción, aunque las horas reales se hayan trabajado correctamente. ## ¿Cuánto tiempo se debe archivar el registro de jornada laboral? La empresa está obligada a **conservar los registros durante cuatro años**. Durante todo ese periodo deben permanecer a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Este requisito, aparentemente sencillo, es uno de los que más problemas genera con el registro en papel: acumular y custodiar cuatro años de hojas firmadas, ordenadas por empleado y por día, ocupa espacio, se deteriora y es fácil que se traspapele justo cuando la Inspección lo pide. ## ¿Cómo realizar el registro de la jornada laboral? La normativa **no impone un formato concreto**. No dice "hazlo en papel" ni "hazlo con tal software": lo que exige es que el sistema, sea cual sea, sea **fiable, objetivo y accesible**. A partir de ahí, la empresa puede elegir. Veamos las opciones más habituales. ### Registro de jornada laboral en papel El método más tradicional consiste en una **plantilla impresa** en la que cada empleado anota su hora de entrada y de salida y **firma** cada día. Es válido legalmente, no requiere inversión inicial y cualquiera lo entiende a la primera. El problema es que resulta **tedioso y poco eficaz**, sobre todo a partir de cierto número de trabajadores: - Depende de que cada persona recuerde firmar cada día; los olvidos son constantes. - Es fácil de manipular a posteriori (fechas y horas escritas a mano no llevan sellado fiable). - Custodiar y ordenar cuatro años de hojas se vuelve inmanejable. - No sirve para quien **teletrabaja** o está fuera de la oficina: no hay una hoja física que firmar. Para una empresa de dos o tres personas en un único local puede funcionar de forma puntual. Para el resto, casi siempre acaba siendo una fuente de problemas. ### Registro de jornada laboral en formato digital Un paso intermedio es llevar el registro en **hojas de cálculo compartidas** (Google Sheets, Excel en OneDrive o similares). Permite el acceso remoto, la sincronización automática entre dispositivos y evita el papel. Es más ágil que el papel, pero comparte con él una debilidad de fondo: **una hoja de cálculo es editable**. Cualquiera con acceso puede modificar una hora sin dejar rastro, y eso es precisamente lo que una fiscalización quiere evitar. Un Excel abierto no ofrece el sellado temporal inalterable ni la trazabilidad que da garantías frente a la Inspección. ### Apps para el registro de la jornada laboral La opción más completa hoy es una **aplicación específica de control horario**. Frente al papel y a las hojas de cálculo, una app resuelve de raíz los puntos débiles de los otros métodos: el registro es **automático, seguro e inalterable**, y funciona igual de bien para quien está en la oficina que para quien teletrabaja o va en ruta. Con [el software de control horario de LapsoWork](/soluciones/software-control-horario/) el trabajador ficha en un clic y el sistema se encarga del resto: - **Fichaje desde cualquier lugar**, con la [app de móvil](/soluciones/app/) o desde el ordenador, ideal para teletrabajo y personal en movilidad. - **Sellado temporal inalterable**: la hora no se puede editar a mano; cualquier corrección queda auditada con autor, fecha y motivo. - **Informes en PDF y exportación a Excel** listos para entregar a la Inspección en cualquier momento. - **Geolocalización opcional** y fotografía del fichaje cuando el puesto lo requiere. - **Conservación automática** durante los cuatro años exigidos, sin acumular papel. - Gestión integrada de [vacaciones y permisos](/soluciones/software-vacaciones/), gestor documental y firma electrónica en la misma herramienta. Así, el registro deja de ser una carga administrativa y se convierte en algo que ocurre solo, mientras la empresa gana la tranquilidad de cumplir la ley sin esfuerzo. ## Papel o digital: ¿qué te conviene? En resumen, los tres métodos son legales, pero no todos ofrecen las mismas garantías ni el mismo esfuerzo: - **Papel**: válido, barato y sencillo, pero tedioso, fácil de manipular y difícil de custodiar. Solo aconsejable en equipos muy pequeños y presenciales. - **Hoja de cálculo**: más ágil y accesible en remoto, pero editable y sin sellado fiable, lo que resta garantías frente a la Inspección. - **App de control horario**: automática, segura, con trazabilidad completa y válida para cualquier modalidad de trabajo (presencial, remoto o mixto). Es la opción que mejor cumple la normativa vigente con el menor esfuerzo. Si tu plantilla crece, tienes teletrabajo o simplemente quieres olvidarte de perseguir firmas, la respuesta a "papel o digital" cada vez está más clara. Puedes [probar LapsoWork 30 días gratis](/demo/) y comprobar en tu propio equipo lo fácil que es dejar atrás la hoja de papel. --- ## Aplicaciones para fichar en el trabajo: comparativa 2026 URL: https://lapsowork.com/blog/aplicaciones-para-fichar-en-el-trabajo/ Publicado: 2023-05-23 Resumen: Comparamos las mejores aplicaciones para fichar en el trabajo en 2026: control horario, geolocalización, informes legales y qué mirar antes de elegir para tu pyme. Desde 2019 registrar la jornada dejó de ser opcional, y en la práctica el papel y la hoja de Excel se han quedado cortos: se pierden fichajes, se manipulan a mano y no aguantan una inspección. Por eso la mayoría de pymes ha dado el salto a una **aplicación para fichar en el trabajo**. En este artículo repasamos las opciones más habituales del mercado, qué aporta cada una y en qué fijarte antes de decidir. ## ¿Es obligatorio fichar en el trabajo? Sí. Desde el **12 de mayo de 2019**, con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a registrar la hora de entrada y de salida de cada persona trabajadora. La medida nació para combatir las horas extra no pagadas y dar transparencia a la relación laboral. Esa obligación se ha reforzado con los años. La normativa actual apunta a un **registro de jornada digital, accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo, no manipulable y conservado durante cuatro años**. En 2025 y 2026 el foco regulatorio se ha puesto precisamente en el fichaje electrónico, con sanciones que pueden ir de varios cientos a varios miles de euros por trabajador afectado. Traducido: el cuaderno de fichajes y las plantillas caseras ya no son una opción segura. ## ¿Cómo llevar un control de horas de trabajo? La ley no impone una tecnología concreta. Puedes llevar el control en papel, en una hoja de cálculo o con una aplicación especializada, siempre que el sistema sea fiable y verificable. En la práctica, sin embargo, las soluciones digitales se han impuesto por varios motivos: - **Evitan errores y manipulaciones**: cada fichaje queda registrado con su marca de tiempo. - **Ahorran horas de gestión**: los informes se generan solos, sin recontar celdas a final de mes. - **Reducen conflictos**: tanto empresa como trabajador ven los mismos datos. - **Facilitan una inspección**: puedes exportar el registro en el formato que se te pida en minutos. Si quieres profundizar en los requisitos legales de un sistema de fichaje, tenemos una guía específica de [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/). A continuación comparamos las aplicaciones más conocidas del sector. ## 1. Control Laboral Una de las opciones veteranas y sencillas del mercado, pensada para el registro de jornada básico. - **A favor**: cubre el control horario, permite gestionar calendarios laborales y genera informes que cumplen la normativa. Su enfoque minimalista la hace fácil de arrancar. - **A tener en cuenta**: los usuarios señalan que algunas funciones (editar jornadas ya cerradas, cambiar contraseñas) resultan poco intuitivas, y la versión gratuita es limitada para equipos que crecen. Es una alternativa razonable si solo necesitas fichar y poco más, pero se queda corta cuando quieres integrar vacaciones, ausencias o nóminas en la misma herramienta. ## 2. Factorial Una de las plataformas de RRHH más conocidas en España, con un alcance funcional amplio. - **A favor**: además del control horario integra gestión de vacaciones y ausencias, documentos y procesos de reclutamiento. Su propuesta es la de una suite completa de recursos humanos. - **A tener en cuenta**: al ser una plataforma extensa, activar los módulos avanzados eleva el precio, algo a valorar si tu empresa solo busca fichar y gestionar ausencias. Es una opción sólida para quien quiere concentrar muchos procesos de RRHH en un mismo sitio, aunque conviene medir bien qué módulos vas a usar de verdad para ajustar el coste. ## 3. Intratime Aplicación centrada en el fichaje con movilidad, muy usada por equipos que trabajan fuera de la oficina. - **A favor**: incorpora geolocalización con distintos niveles de filtrado y un control de horarios orientado a personal desplazado o en ruta. - **A tener en cuenta**: algunos usuarios apuntan que el sistema de notificaciones se queda corto y que la gestión de pausas podría ser más flexible. Encaja bien cuando la movilidad es el criterio principal y el equipo ficha desde ubicaciones cambiantes. ## 4. Sesame Otra plataforma de RRHH con un componente fuerte de control horario y automatización. - **A favor**: ofrece compatibilidad con dispositivos biométricos y automatiza el cálculo de horas extraordinarias, lo que ayuda en entornos con turnos y jornadas irregulares. - **A tener en cuenta**: para empresas muy pequeñas puede resultar una solución sobredimensionada, y la gestión por departamentos tiene margen de mejora. Buena candidata para empresas medianas con procesos de RRHH ya consolidados que buscan automatización. ## 5. LapsoWork: tu app de control horario En LapsoWork diseñamos la aplicación pensando específicamente en la pyme española: cumplir la ley sin dedicar horas a la gestión. Esto es lo que puedes hacer con ella. ### Fichar desde la app Cada persona registra su entrada y salida desde el móvil o desde el navegador, sin instalar nada. Basta con conexión a internet, así que sirve tanto para la oficina como para el teletrabajo o el trabajo en ruta. ### Opciones de administrador Desde el panel de administración accedes a todos los registros horarios, autorizas o deniegas permisos y vacaciones y envías notificaciones a todo el equipo. Todo el control, sin hojas de cálculo por medio. ### Emisión de informes La aplicación genera informes que cumplen la normativa vigente de registro de jornada y te ayudan a detectar irregularidades (jornadas incompletas, exceso de horas, fichajes olvidados) antes de que se conviertan en un problema. ### Datos en tiempo real Consultas quién está fichando en cada momento y con geolocalización precisa, algo especialmente útil para equipos distribuidos o con personal en varios centros de trabajo. ### Otras funcionalidades LapsoWork no se queda en el fichaje. En la misma herramienta gestionas el [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/), las [nóminas](/soluciones/software-nominas/), las [vacaciones](/soluciones/software-vacaciones/) y los [turnos](/soluciones/software-turnos/). El modelo es de pago por usuarios activos, así que solo pagas por quien realmente utiliza la aplicación, y funciona en cualquier dispositivo sin instalación. ## ¿Qué app para fichar elegir? No hay una respuesta única: depende del tamaño de tu equipo, de si trabajáis desde un centro fijo o en movilidad y de cuántos procesos de RRHH quieres unificar. Antes de decidir, comprueba que la aplicación: - **Cumple la normativa de registro de jornada** y guarda los datos durante cuatro años. - **Genera informes exportables** válidos ante una inspección. - **Funciona en móvil y navegador**, sobre todo si tienes teletrabajo o personal desplazado. - **Se ajusta a tu presupuesto**, con un precio que no se dispare al crecer el equipo. - **Integra lo que necesitas** (vacaciones, nóminas, documentos) sin saltar de herramienta en herramienta. La forma más rápida de saber si una app encaja es probarla con tu propio equipo durante unos días. Si quieres ver LapsoWork en acción, puedes solicitar una [demo](/demo/) o consultar nuestros [precios](/precios/) sin compromiso. --- ## Formas de fichar en una empresa: 6 métodos y cuál cumple la ley URL: https://lapsowork.com/blog/formas-de-fichar-en-una-empresa/ Publicado: 2023-05-09 Resumen: Descubre las 6 formas de fichar en una empresa (biometría, app móvil, QR, tarjeta...) y cuál cumple la normativa de control horario vigente en 2026. Cuando solo tienes dos o tres empleados, apuntar las horas en una libreta parece suficiente. Pero en cuanto el equipo crece, ese control manual se te va de las manos: hojas que se pierden, firmas que faltan y, sobre todo, un registro que la Inspección de Trabajo no aceptaría en caso de visita. Elegir bien **cómo fichan tus trabajadores** deja de ser un detalle y se convierte en una decisión que te ahorra sanciones y horas de gestión. En este artículo repasamos las seis formas de fichar más habituales en una empresa y te ayudamos a decidir cuál encaja con la tuya. ## ¿Por qué es obligatorio fichar en la empresa? Registrar la jornada no es opcional. Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, **todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador**, con la hora de inicio y de fin. La normativa se ha ido reforzando y en 2026 el registro horario debe ser **digital, accesible en tiempo real para la Inspección y conservarse durante cuatro años**. Más allá de la obligación legal, fichar bien te aporta ventajas concretas de gestión: - **Evitas sanciones.** Las infracciones por no llevar un registro válido pueden alcanzar varios miles de euros por centro de trabajo. - **Controlas las horas extra.** Sabes exactamente quién las hace y puedes compensarlas o pagarlas correctamente. - **Tomas mejores decisiones.** Con datos reales de dedicación puedes ajustar turnos, cargas de trabajo y plantilla. - **Proteges a tu empresa y a tu equipo.** El registro sirve de prueba tanto para la empresa como para el trabajador en cualquier conflicto laboral. ## Métodos para implantar el fichaje de empleados No existe una única forma correcta de fichar: la ley no impone un soporte concreto, solo exige que el sistema sea **fiable, objetivo y accesible**. Lo importante es que el método que elijas sea ágil y natural para tu equipo, porque un sistema incómodo termina llenándose de olvidos y correcciones. Estas son las seis opciones más extendidas. ### 1. Control de acceso biométrico Consiste en identificar al trabajador mediante huella dactilar, reconocimiento facial o de iris. Es un método muy fiable porque nadie puede fichar por otra persona. Su gran inconveniente hoy es **legal**: la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) endureció en 2023 su criterio y considera que los datos biométricos son de categoría especial. Salvo casos muy justificados, **el consentimiento del trabajador no basta** para usarlos solo para fichar, por lo que la biometría ha dejado de ser recomendable como sistema general de control horario. ### 2. Sistema de fichaje con app móvil El trabajador ficha desde su teléfono con un par de toques. Es la opción más práctica para **comerciales, técnicos de campo, personal multicentro y teletrabajadores**, ya que permite registrar la jornada desde cualquier lugar. Muchas apps añaden geolocalización en el momento del fichaje para verificar la ubicación sin rastrear al empleado de forma continua. Es, con diferencia, el método que más ha crecido en las pymes. Con una [app de control horario](/soluciones/app/) bien planteada, fichar cuesta lo mismo que enviar un mensaje. ### 3. Software en ordenador o en la nube El fichaje se hace desde el navegador o una aplicación de escritorio, ideal para equipos que trabajan frente a un ordenador. Al estar en la nube, los registros se centralizan automáticamente, se pueden consultar en tiempo real y se exportan a PDF o Excel para presentarlos a la Inspección o a gestoría. Es la base de cualquier [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) moderno y suele combinarse con la app móvil para cubrir a toda la plantilla, esté donde esté. ### 4. Control manual con hojas de firma Las plantillas en papel o una hoja de cálculo compartida son el sistema más económico y el punto de partida de muchas empresas pequeñas. Funciona con un par de trabajadores, pero **no escala**: es fácil de manipular, se olvidan firmas y reconstruir un mes entero es un suplicio. Además, un registro en papel difícilmente cumple el requisito de **accesibilidad en tiempo real** que exige la normativa de 2026, por lo que hoy se considera una solución de transición, no definitiva. ### 5. Tarjeta de identificación El empleado pasa una tarjeta (de banda magnética, RFID o de proximidad) por un lector al entrar y salir. Es un clásico en fábricas y almacenes con control de accesos físico, cómodo y rápido de usar. Sus límites: requiere instalar hardware en cada punto de fichaje, la tarjeta se puede prestar o perder y no sirve para quien trabaja fuera de las instalaciones. Suele combinarse con un software que centralice los datos de los lectores. ### 6. Código QR en el móvil Cada centro o cada turno muestra un código QR que el trabajador escanea con su teléfono para fichar. Es una opción muy ágil y barata para **hostelería, comercio o eventos**, donde el personal rota entre centros y no siempre lleva encima una tarjeta. Como el escaneo queda registrado con hora y ubicación, ofrece trazabilidad sin necesidad de instalar terminales caros en cada local. ## ¿Cuál es la mejor forma de fichar y cumplir con la normativa? No hay un método universal: la mejor forma de fichar es **la que mejor encaja con tu tipo de trabajo y a la vez cumple la ley**. A modo de guía rápida: - **Oficina o trabajo frente al ordenador:** software en la nube. - **Equipos que se mueven (comerciales, técnicos, obra):** app móvil con geolocalización. - **Teletrabajo o modelo híbrido:** app y software combinados, con registro accesible desde casa. - **Hostelería y comercio con turnos:** QR o app móvil. - **Fábrica o almacén con control de accesos:** tarjeta de identificación conectada a un software. En la práctica, la tendencia clara en las pymes es **combinar app móvil y software en la nube**: cubre a todo el equipo esté donde esté, centraliza los datos y genera automáticamente los informes que exige la Inspección. Si además gestionas turnos rotativos, conviene que el sistema de fichaje se integre con tu [software de gestión de turnos](/soluciones/software-turnos/), para que el registro real se compare con el cuadrante previsto sin trabajo extra. Sea cual sea el método que elijas, asegúrate de que cumple tres requisitos que marca la normativa vigente: **registro fiable e inalterable, accesibilidad en tiempo real** para la empresa, el trabajador y la Inspección, y **conservación de los datos durante cuatro años**. Con esos tres puntos cubiertos, fichar deja de ser una carga administrativa para convertirse en una fuente de datos útil para gestionar mejor tu empresa. --- ## Obligación de fichar en el trabajo: todo lo que debes saber en 2026 URL: https://lapsowork.com/blog/obligacion-de-fichar-en-el-trabajo/ Publicado: 2023-04-25 Resumen: ¿Es obligatorio fichar en el trabajo? Te explicamos quién debe registrar la jornada, las excepciones, cómo hacerlo bien y las sanciones actualizadas a 2026. Si diriges una pyme y todavía no tienes claro si tus trabajadores están obligados a fichar, este artículo es para ti. El registro de jornada dejó de ser algo opcional hace años, pero muchas empresas siguen anotándolo en una hoja de Excel o directamente no lo hacen. En 2026, con la Inspección de Trabajo poniendo el foco en el control horario y con una reforma normativa en marcha, conviene tenerlo todo en regla. Aquí te lo explicamos sin tecnicismos. ## ¿Es obligatorio fichar en el trabajo? Sí. Fichar es **obligatorio para todas las empresas desde el Real Decreto-ley 8/2019**, que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para incluir la obligación de llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora. La finalidad de la ley es doble: por un lado, combatir la precariedad y las horas extra no pagadas; por otro, dar seguridad tanto a la empresa como al trabajador, dejando por escrito cuándo empieza y termina cada jornada. Ese registro debe conservarse durante **cuatro años** y estar disponible para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Conviene añadir un matiz importante para 2026: hay una reforma en tramitación que obligará a que el registro sea **digital, accesible en remoto por la Inspección e interoperable**. Aunque el detalle final puede variar, la dirección es clara: el papel y las hojas de cálculo tienen los días contados. ## ¿Quién tiene la obligación de fichar según la ley? La regla general es sencilla: **todas las empresas, sea cual sea su tamaño o sector, deben registrar la jornada diaria de sus trabajadores**. No importa si tienes una plantilla de 3 personas o de 300. La obligación alcanza a: - Cualquier categoría profesional, del operario al mando intermedio. - Trabajadores a jornada completa y a tiempo parcial (en estos últimos, además, el registro es especialmente relevante). - Personal que trabaja **en remoto o en teletrabajo**, que también debe registrar sus horas. - Trabajadores desplazados o que se mueven fuera del centro (comerciales, técnicos de campo, etc.). Es decir: si tienes personas contratadas por cuenta ajena, tienes la obligación de que fichen. Sin excepciones por tamaño de empresa. ## ¿Hay excepciones a la obligación de fichar? Sí, existen algunos supuestos que quedan fuera de la obligación de registro de jornada, casi siempre porque tienen una relación laboral especial o no se rigen por el régimen general del Estatuto de los Trabajadores: - **Personal de alta dirección**, cuya relación laboral es especial (artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores) y organiza su tiempo con autonomía. - **Trabajadores autónomos**, que al no ser asalariados quedan fuera del ámbito del Estatuto. - Determinadas relaciones laborales especiales: artistas en espectáculos públicos, deportistas profesionales, personal al servicio del hogar familiar o penados en instituciones penitenciarias, entre otras. - Trabajadores con un régimen de **plena disponibilidad y libre gestión de su tiempo** pactado expresamente, algo muy poco frecuente y que debe estar bien documentado. Un aviso práctico: estas excepciones son estrictas y no sirven como atajo. Etiquetar a un empleado como "alta dirección" solo para librarte de que fiche es un error que la Inspección detecta rápido. Ante la duda, lo prudente es registrar la jornada. ## ¿Qué pasa si no se ficha en el trabajo? Incumplir la obligación de registro de jornada tiene consecuencias, y no son menores. La Inspección de Trabajo considera esta infracción como **grave**, y las sanciones económicas se han endurecido con la actualización de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Con las cuantías vigentes en 2026, una infracción grave por no llevar el registro de jornada puede suponer una **multa que va desde unos 751 € hasta más de 7.500 €**, según el grado y las circunstancias. Y ojo: la sanción se aplica **por cada centro de trabajo** afectado, con lo que en empresas con varias sedes la cifra se multiplica rápidamente. A esto se suma un riesgo indirecto: sin un registro fiable, si un trabajador reclama horas extra, la empresa parte en desventaja para demostrar la jornada realmente realizada. Por el lado del trabajador, negarse a fichar cuando la empresa tiene un sistema disponible también puede acarrear **sanciones disciplinarias** según el convenio, desde una amonestación hasta la suspensión de empleo y sueldo. ## ¿Cómo se debe fichar en el trabajo? La ley obliga a registrar la jornada, pero **no impone un método concreto**. La empresa es libre de elegir el sistema, siempre que sea fiable y refleje el horario real de entrada y salida. Las opciones más habituales son: - **Registro manual** en papel o firma: legal, pero poco práctico y fácil de manipular. - **Terminales físicos** con tarjeta o huella en la entrada del centro. - **Software de control horario**, que permite fichar desde el ordenador o el móvil y centraliza todos los datos. Sea cual sea la opción, el sistema debe capturar la jornada real, incluyendo pausas y descansos, y estar a disposición de la Inspección. Con horarios flexibles o teletrabajo, un [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) es, en la práctica, la única forma sencilla de tenerlo todo cuadrado. ### Requisitos del sistema de control horario Antes de elegir una herramienta, comprueba que cumple estos puntos: - **Fiable y objetivo**: debe registrar el horario real, sin permitir modificaciones opacas. - **Accesible e intuitivo**: si es complicado, la gente no lo usa bien y el registro pierde valor. - **Conservación durante cuatro años** y consulta disponible para trabajadores, representantes e Inspección. - **Flexible**: capaz de gestionar pausas, turnos, descansos e imprevistos sin volverse un lío. - **Integrado**: idealmente conectado con la gestión de [vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) y con nóminas, para no duplicar trabajo. En LapsoWork hemos diseñado el fichaje para que cumpla todos estos requisitos de serie: los empleados fichan desde la [app móvil](/soluciones/app/) o el navegador, el registro se guarda automáticamente y tú tienes los informes listos para cualquier inspección. Así dejas de perseguir hojas de cálculo y te centras en tu negocio. ## En resumen Fichar es obligatorio para prácticamente todas las empresas desde 2019, y en 2026 la exigencia va a más con la digitalización del registro. Las excepciones son pocas y estrictas, las sanciones por no cumplir son cada vez más altas y el mejor seguro es tener un sistema de control horario fiable y sencillo. Si aún lo llevas en papel o en Excel, este es un buen momento para dar el salto. --- ## Control horario de trabajadores: ley, obligaciones y preguntas frecuentes URL: https://lapsowork.com/blog/control-horario-trabajadores/ Publicado: 2023-04-11 Resumen: Todo sobre el registro de jornada obligatorio en España: qué dice la ley, obligaciones de la empresa, sanciones actualizadas y cómo cumplir sin líos. Desde 2019 todas las empresas de España están obligadas a registrar la jornada de sus trabajadores. Sea cual sea el tamaño de tu plantilla o el sector en el que operes, si tienes personal por cuenta ajena tienes que llevar un control horario. Y no es una recomendación: es una obligación legal cuyo incumplimiento se paga caro. En esta guía te explicamos qué es exactamente el control horario, qué dice la ley, qué obligaciones tienes como empresa y cómo cumplir sin dedicarle medio día a rellenar hojas de Excel. ## ¿Qué es el control horario? El control horario es el registro diario y obligatorio de la jornada de cada persona trabajadora: la hora en que empieza a trabajar y la hora en que termina. Su objetivo es luchar contra la precariedad laboral, dar visibilidad a las horas extraordinarias y garantizar que se respetan los descansos y los límites de jornada que marca el Estatuto de los Trabajadores. Este registro es obligatorio para **todos los trabajadores**, tanto a tiempo completo como a tiempo parcial, e independientemente de que trabajen de forma presencial o en teletrabajo. No importa que la empresa tenga dos empleados o doscientos: la obligación es la misma. ## La ley del control horario: del Real Decreto-ley 8/2019 al fichaje digital El origen de la obligación está en el **Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo**, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral. Modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y estableció que, a partir del **12 de mayo de 2019**, todas las empresas deben garantizar el registro diario de jornada. Desde entonces la normativa se ha ido reforzando. La tendencia clara del legislador es hacia el **registro digital, fiable e inalterable**: se busca terminar con los sistemas de papel fácilmente manipulables y con las hojas de firma que se rellenan a final de mes. Las nuevas exigencias apuntan a que el fichaje sea accesible de forma telemática para la Inspección de Trabajo, para la representación legal de los trabajadores y para cada empleado respecto de sus propios datos. En la práctica, esto significa que un sistema de control horario moderno ya no puede limitarse a un cuadrante en papel: tiene que registrar cada fichaje con marca de tiempo, conservarlo de forma segura y permitir su consulta cuando la autoridad lo requiera. ## ¿Qué obligaciones tiene la empresa? Si eres empresario o responsable de RRHH, la ley te exige cumplir varios puntos concretos: - **Registrar la jornada de cada trabajador todos los días**, con la hora de inicio y la hora de finalización. - **Conservar los registros durante 4 años.** Durante ese periodo deben estar disponibles y ser fácilmente accesibles. - **Poner los registros a disposición** de los trabajadores, de sus representantes legales (sindicatos, comité de empresa) y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. - **Negociar el sistema de registro** mediante convenio colectivo, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores. Un matiz importante: el registro tiene que reflejar la jornada **real**, no la teórica del contrato. Si un trabajador a tiempo parcial hace horas de más, el registro debe recogerlas. Esa es precisamente una de las cosas que más vigila la Inspección. ## ¿Cuáles son las infracciones y sanciones? No llevar el control horario, o hacerlo de forma incorrecta, se considera una **infracción grave** en materia de relaciones laborales según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las cuantías se han actualizado al alza en los últimos años, de modo que hoy las sanciones son considerablemente más elevadas que en la redacción original de la ley. A grandes rasgos, las multas se estructuran así: - **Infracciones leves:** desde unos 70 € en su grado mínimo. - **Infracciones graves** (aquí entra la falta de registro de jornada): desde alrededor de **751 €** en el grado mínimo hasta cerca de **7.500 €** en el grado máximo. - **Infracciones muy graves:** pueden superar ampliamente los **200.000 €** en los casos más serios. Además, la sanción se aplica **por centro de trabajo**, no una sola vez por empresa. Es decir, una cadena con varios locales puede acumular varias multas en una sola inspección. A esto se suma que la ausencia de registro suele acarrear regularizaciones de horas extras no cotizadas ante la Seguridad Social, lo que multiplica el coste real del incumplimiento. ## ¿Cómo debe ser el registro horario? La ley no impone una tecnología concreta, pero sí exige que el registro sea **objetivo, fiable y accesible**. En la práctica, un buen sistema de control horario debe: - **Registrar la jornada diaria de forma individualizada**, con la hora concreta de entrada y de salida. - **Ser fiable e inalterable**, de modo que no se pueda modificar el histórico a conveniencia. - **Conservarse durante los 4 años** exigidos y poder exportarse cuando lo pida la Inspección. - **Permitir la consulta** por parte del trabajador, de sus representantes y de la autoridad laboral. Se admite el registro en papel, pero es la opción más problemática: se pierde, se rellena a posteriori y es muy fácil de cuestionar en una inspección. Por eso la recomendación clara es optar por un **sistema digital**, idealmente con app móvil para que cada persona pueda fichar desde donde trabaje, algo imprescindible en modelos de [teletrabajo](/soluciones/software-teletrabajo/) o para plantillas que se desplazan. ### Preguntas frecuentes sobre el control horario **¿Están obligadas las pymes y los autónomos con empleados?** Sí. La obligación no depende del tamaño de la empresa. Cualquier empresa con trabajadores por cuenta ajena debe registrar la jornada, incluidos los autónomos que tengan personal contratado. **¿Hay que fichar también en teletrabajo?** Sí. El control horario es igual de obligatorio en remoto que en presencial. La solución práctica es un sistema con fichaje desde el móvil o el navegador. **¿Tengo que registrar las horas extras?** El registro debe reflejar la jornada real, así que las horas que excedan la ordinaria quedarán reflejadas. Las horas extraordinarias tienen además sus propias reglas de compensación y cotización. **¿Durante cuánto tiempo hay que guardar los registros?** Cuatro años, y deben estar disponibles para trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo. ## LapsoWork: control horario sencillo y conforme a la ley Cumplir con el registro de jornada no tiene por qué convertirse en una carga administrativa. Con [LapsoWork](/soluciones/software-control-horario/) tus empleados fichan en un par de toques desde el móvil o el ordenador, y cada entrada y salida queda registrada con marca de tiempo, guardada de forma segura y lista para exportar en caso de inspección. El sistema es compatible con iOS y Android, funciona igual de bien en oficina que en teletrabajo, y se integra con el resto de la gestión de personas: vacaciones, turnos, nóminas y documentación. Así, además de cumplir la ley, ganas visibilidad sobre las horas de tu equipo y ahorras horas de trabajo administrativo cada mes. Si quieres ver cómo funciona con tu plantilla, puedes [solicitar una demo](/demo/) o consultar nuestros [precios](/precios/) para pymes. --- ## Incumplimiento de la jornada laboral: sanciones al trabajador y a la empresa URL: https://lapsowork.com/blog/incumplimiento-jornada-laboral/ Publicado: 2023-03-21 Resumen: Qué sanciones se aplican por incumplir la jornada laboral: al trabajador (Estatuto art. 54 y 58) y a la empresa por no llevar el registro horario. Guía 2026. El incumplimiento de la jornada laboral tiene dos caras que muchas pymes confunden. Por un lado, está el trabajador que llega tarde de forma habitual, falta sin justificar o no cumple su horario. Por otro, está la propia empresa que no lleva un registro horario correcto y se expone a las multas de la Inspección de Trabajo. Ambas situaciones tienen consecuencias legales concretas y en este artículo te explicamos qué sanciones se aplican en cada caso, con la normativa vigente en 2026. ## Sanciones por incumplimiento de la jornada laboral Cuando hablamos de sanciones, hay que distinguir claramente quién incumple. No es lo mismo que sea el empleado quien no respeta su horario a que sea la empresa quien no documenta la jornada de su plantilla. Veámoslo por separado. ### Sanciones al trabajador El empresario tiene la facultad de sancionar a los trabajadores que incumplan sus obligaciones laborales, incluida la de cumplir el horario pactado. Esta potestad está recogida en el **artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores**, que remite a la graduación de faltas y sanciones establecida en el convenio colectivo aplicable. Las sanciones más habituales por incumplimientos del horario son: - **Amonestación verbal o por escrito** para faltas leves (un retraso puntual). - **Suspensión de empleo y sueldo** durante un número determinado de días para faltas graves o reiteradas. - **Despido disciplinario** en los casos más serios. Es importante tener claro que la empresa **no puede** aplicar cualquier sanción que se le ocurra. El propio artículo 58.3 del Estatuto prohíbe expresamente: - Sanciones que consistan en la reducción de las **vacaciones** u otra minoración de los derechos al descanso del trabajador. - **Multas de haber**, es decir, descontar dinero del salario como castigo. Cualquier sanción debe estar tipificada en el convenio colectivo, ser proporcional a la falta cometida y respetar los plazos de prescripción. Además, para las faltas graves y muy graves es obligatorio comunicarlas al trabajador por escrito, indicando la fecha y los hechos que la motivan. ### Despido disciplinario El despido disciplinario es la sanción más grave y está regulado en el **artículo 54 del Estatuto de los Trabajadores**. Solo procede ante un "incumplimiento grave y culpable" del contrato de trabajo. En materia de jornada, las causas más frecuentes son: - Las **faltas repetidas e injustificadas de asistencia** al trabajo. - La **falta de puntualidad reiterada**, cuando es continuada y no está justificada. Para que un despido de este tipo sea declarado procedente, la empresa debe poder **acreditar los hechos**. Y aquí es donde el registro horario cobra un valor decisivo: sin un sistema de fichaje fiable, resulta muy difícil demostrar ante un juzgado que un trabajador acumulaba retrasos o ausencias. Un [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) deja constancia objetiva de cada entrada y salida, algo que puede marcar la diferencia si el asunto acaba en los tribunales. ## Sanciones a la empresa por no llevar el control horario Desde la entrada en vigor del registro horario obligatorio (Real Decreto-ley 8/2019), **todas las empresas están obligadas a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores**, con la hora de inicio y de finalización. No hacerlo, o hacerlo de forma incorrecta, es una infracción sancionable. Las multas las regula la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) y sus cuantías se han actualizado. En 2026 los importes vigentes son: | Grado de la infracción | Cuantía | |---|---| | **Leve** | 70 € – 750 € | | **Grave** | 751 € – 7.500 € | | **Muy grave** | 7.501 € – 225.018 € | No llevar el registro de jornada, o llevarlo de forma deficiente, se considera una **infracción grave**, con multas que parten de los 751 € y pueden llegar a los 7.500 €. Y conviene tener presente un matiz importante: la Inspección de Trabajo interpreta la sanción como aplicable **por cada trabajador afectado**, no una única vez por empresa. En una plantilla de varios empleados, la cifra puede dispararse rápidamente. Los casos más graves —manipulación de registros u obstrucción a la labor inspectora— se tipifican como infracción muy grave, con multas que pueden superar los 225.000 €. Frente a este riesgo, el coste de contar con una herramienta de fichaje digital es marginal. Si además tu plantilla trabaja en remoto, recuerda que la [Ley 10/2021 de trabajo a distancia](/soluciones/software-teletrabajo/) exige el mismo registro horario para el teletrabajo. ## ¿Cómo llevar el control horario y hacer que los trabajadores fichen? La forma más sencilla y segura de cumplir con la obligación legal y, al mismo tiempo, tener pruebas de cualquier incumplimiento por parte del trabajador, es implantar un software de fichaje digital. Con una herramienta como LapsoWork, tus empleados fichan desde el móvil, el ordenador o una tablet en recepción, y cada registro queda almacenado con su sellado temporal. Esto te permite: - **Cumplir la normativa** de registro horario sin papeles ni hojas de cálculo. - **Detectar retrasos y ausencias** de forma objetiva, con datos que sirven como prueba. - **Gestionar vacaciones, permisos y turnos** en la misma plataforma. - **Conservar los registros** durante los cuatro años que exige la ley. Un buen sistema de fichaje no solo te protege frente a la Inspección de Trabajo: también te da la tranquilidad de tener siempre documentada la jornada real de tu equipo. Si quieres ver cómo funciona, puedes solicitar una [demostración sin compromiso](/demo/) y comprobar lo fácil que es ponerlo en marcha en tu empresa. --- ## ¿Quién paga la baja por maternidad? URL: https://lapsowork.com/blog/quien-paga-la-baja-por-maternidad/ Publicado: 2023-02-21 Resumen: ¿Paga la empresa o la Seguridad Social la baja por maternidad? Te explicamos quién abona la prestación, cuánto dura y cómo gestionarla en tu pyme en 2026. Cuando una trabajadora o un trabajador de tu plantilla va a ser madre o padre, surge casi siempre la misma duda en la empresa: durante esas semanas de ausencia, ¿quién paga el sueldo? ¿Sale del bolsillo de la empresa o lo asume la Seguridad Social? Es una pregunta lógica, porque afecta directamente a la nómina y a la caja de la pyme. Vamos a resolverla de forma clara. ## ¿Qué es la baja por maternidad? Lo primero, una aclaración de nombre. Lo que popularmente seguimos llamando "baja por maternidad" hace años que dejó de existir como tal en la ley. Desde 2021 el permiso es igual para ambos progenitores y se llama **permiso por nacimiento y cuidado del menor**. Es un derecho recogido en el Estatuto de los Trabajadores que suspende el contrato de trabajo —sin extinguirlo— para que la madre o el padre puedan dedicarse al cuidado del bebé recién nacido, adoptado o acogido. Durante ese periodo el contrato queda "en pausa": la persona no acude al trabajo, pero mantiene su puesto y sigue de alta en la Seguridad Social. ## ¿Quién paga la baja por maternidad? Aquí está la respuesta que buscas: **la baja por maternidad la paga la Seguridad Social, no la empresa**. Concretamente es el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) quien abona la prestación económica al trabajador durante todo el permiso. La cuantía es del **100 % de la base reguladora**, es decir, prácticamente el mismo importe que la persona cobraba antes de la baja. La empresa no adelanta ese dinero ni lo asume: su única obligación es tramitar el parte y mantener el alta. Eso sí, durante ese tiempo la empresa sí sigue pagando su parte de las cotizaciones sociales del trabajador. ## ¿Cuánto dura el permiso en 2026? Desde el **1 de enero de 2026**, el permiso por nacimiento y cuidado del menor se amplía a **19 semanas retribuidas por cada progenitor** (Real Decreto-ley 9/2025). Se reparten así: - **6 semanas obligatorias** e ininterrumpidas justo tras el parto, la adopción o el acogimiento. - **11 semanas** flexibles, que se pueden disfrutar hasta que el menor cumpla 12 meses. - **2 semanas adicionales**, utilizables hasta que el niño cumpla 8 años. En el caso de **familias monoparentales**, el permiso alcanza las **32 semanas**. ## ¿En qué situaciones se puede ampliar? El permiso puede alargarse por encima de esas 19 semanas en varios supuestos: - **Parto múltiple**: una semana adicional por progenitor por cada hijo a partir del segundo. - **Discapacidad del menor**: una semana adicional por progenitor. - **Parto prematuro con hospitalización** superior a 7 días: hasta 13 semanas adicionales. Además, este permiso es **compatible con el permiso parental** de hasta 8 semanas del artículo 48 bis del Estatuto de los Trabajadores, que se puede disfrutar hasta que el menor cumpla 8 años (este último, no retribuido por defecto). ## ¿Cómo lo afronto desde la empresa? Aunque la Seguridad Social pague la prestación, la empresa sí carga con la parte administrativa: tramitar el parte, planificar la sustitución y organizar la vuelta. Cuanto más ordenada tengas la información de tu plantilla, menos margen de error. Un [software de gestión de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) te permite registrar cada permiso, calcular fechas de reincorporación y tener a mano toda la documentación desde un [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) centralizado. Así el permiso por nacimiento deja de ser un quebradero de cabeza y se convierte en un trámite más, controlado y sin sorpresas. --- ## ¿Quién paga la baja por enfermedad? Guía para empresas y trabajadores URL: https://lapsowork.com/blog/quien-paga-la-baja-por-enfermedad/ Publicado: 2023-02-07 Resumen: ¿Quién paga la baja por enfermedad? Te explicamos quién asume cada tramo, los primeros 3 días, los porcentajes de la prestación y cómo gestionarlo en tu pyme. Cuando un trabajador coge la baja, la primera duda que surge en la empresa (y en el propio empleado) es siempre la misma: **¿quién paga la baja por enfermedad?** La respuesta no es "la Seguridad Social y punto". El coste se reparte por tramos entre el trabajador, la empresa y la entidad gestora, y ese reparto cambia según el tipo de contingencia. Si gestionas una pyme, conviene tenerlo claro para no pagar de más ni descuadrar las nóminas. Aquí lo explicamos de forma sencilla y con los datos vigentes en 2026. ## ¿Qué es la baja por enfermedad? La baja por enfermedad (técnicamente, **incapacidad temporal** o IT) es la situación en la que un trabajador no puede desempeñar sus tareas por un problema de salud y necesita asistencia sanitaria. Mientras dura, el contrato queda suspendido: el empleado no acude al puesto, pero conserva su relación laboral y percibe una prestación económica que sustituye a su salario. Existen dos grandes tipos de contingencia, y de ellos depende quién paga y cuánto: - **Contingencias comunes**: enfermedad común (una gripe, una infección, una lumbalgia) o accidente no laboral. Es el caso más frecuente. - **Contingencias profesionales**: enfermedad profesional derivada del trabajo o accidente laboral, incluidos los ocurridos *in itinere* (de camino al trabajo). Esta distinción es clave, porque las bajas por contingencias profesionales tienen una cobertura más generosa desde el primer día. ## ¿Quién paga la baja por enfermedad? En una baja por **enfermedad común o accidente no laboral**, el pago de la prestación se reparte en tres tramos: - **Días 1 a 3**: no se cobra prestación de la Seguridad Social. Este tramo lo asume el trabajador (salvo que el convenio colectivo obligue a la empresa a complementarlo, algo muy habitual). - **Días 4 a 15**: paga la **empresa**, con cargo a sus propios recursos. - **A partir del día 16**: paga la **Seguridad Social** o la mutua colaboradora, aunque el abono se realiza en la nómina en régimen de **pago delegado** (la empresa lo adelanta y luego se lo compensa). En cuanto a **cuánto** se cobra en una contingencia común: - **Del día 4 al 20**: el **60 %** de la base reguladora. - **A partir del día 21**: el **75 %** de la base reguladora. Muchos convenios colectivos mejoran estas cifras y obligan a la empresa a complementar la prestación hasta el 100 % del salario durante un número de días. Por eso, antes de calcular una nómina de baja, lo primero es revisar el convenio aplicable. ## ¿Quién paga los 3 primeros días de baja por enfermedad? Esta es la pregunta que más se repite. En una baja por **contingencia común**, los **tres primeros días no generan prestación de la Seguridad Social**: en principio, ese coste recae sobre el trabajador, que dejaría de percibir esos días. Sin embargo, en la práctica ocurren dos cosas muy frecuentes: 1. **El convenio colectivo obliga a la empresa a pagarlos.** Un gran número de convenios recogen la obligación de complementar la prestación desde el primer día, de modo que el trabajador no pierde ingresos. 2. **La empresa lo asume voluntariamente** como parte de sus condiciones laborales. La situación cambia por completo en las **contingencias profesionales** (accidente de trabajo o enfermedad profesional): - Se cobra desde el **día siguiente** a la baja. - La prestación es del **75 % de la base reguladora desde el primer día**. - El día de la baja lo paga íntegramente la empresa como si fuera un día trabajado. En estos casos no existe el "vacío" de los tres primeros días: la cobertura arranca antes y con un porcentaje más alto. ### ¿Y en el caso de los autónomos? Los trabajadores por cuenta propia (RETA) también tienen derecho a prestación por IT, siempre que estén al corriente de sus cotizaciones y tengan cubierta la contingencia. En enfermedad común, cobran desde el **cuarto día** de baja, y el pago corre a cargo de la mutua o entidad gestora con la que tengan cubierta la contingencia. En contingencias profesionales, desde el día siguiente. ## ¿Cómo gestionar las ausencias en la empresa? Más allá de saber quién paga cada tramo, el reto real de una pyme es **gestionar el papeleo y el impacto en la nómina** sin errores. Una baja mal registrada puede traducirse en un cálculo incorrecto, un descuadre en la cotización o un problema con la Inspección de Trabajo. Para llevarlo con orden conviene: - **Registrar la fecha exacta de baja y alta** de cada trabajador y su tipo de contingencia. - **Guardar los partes médicos** (baja, confirmación y alta) de forma centralizada y accesible. - **Aplicar el complemento del convenio** de forma automática, en lugar de calcularlo a mano cada mes. - **Reflejar la ausencia en el registro de jornada**, para que el control horario cuadre con lo que realmente ha trabajado la plantilla. Aquí es donde un software de RRHH marca la diferencia. Con [LapsoWork](/soluciones/software-nominas/) puedes registrar las bajas, vincularlas al [control horario](/soluciones/software-control-horario/) y almacenar los partes médicos en el gestor documental, de modo que cada ausencia queda documentada y su efecto en la nómina se calcula solo. Menos hojas de cálculo, menos errores y toda la trazabilidad que la Inspección puede pedirte. ## En resumen - En **enfermedad común**, el reparto es: días 1-3 el trabajador (salvo convenio), días 4-15 la empresa y desde el día 16 la Seguridad Social. - Se cobra el **60 %** de la base reguladora del día 4 al 20, y el **75 %** a partir del día 21. - En **contingencias profesionales** (accidente o enfermedad laboral), se cobra el **75 % desde el día siguiente** a la baja. - **Revisa siempre el convenio colectivo**: es lo que determina si esos primeros días se pagan y si hay complemento hasta el 100 %. Tener este proceso automatizado te ahorra tiempo, evita errores en las nóminas y te da la tranquilidad de cumplir con la normativa vigente. --- ## Contrato fijo discontinuo: qué es y preguntas frecuentes URL: https://lapsowork.com/blog/contrato-fijo-discontinuo/ Publicado: 2023-01-24 Resumen: Qué es el contrato fijo discontinuo, cuánto dura, cómo funciona el llamamiento y qué obligaciones tiene la empresa. Guía práctica actualizada para pymes. Si tu empresa tiene picos de actividad marcados por la temporada (campaña de verano, recogida de cosecha, temporada de esquí, refuerzos navideños), seguramente te hayas preguntado cómo contratar de forma legal a la gente que solo necesitas unos meses al año. La respuesta, desde la reforma laboral de 2021, casi siempre pasa por el **contrato fijo discontinuo**. En este artículo respondemos a las dudas más frecuentes de forma clara y sin tecnicismos. ## ¿Qué es un contrato de trabajo fijo discontinuo? El contrato fijo discontinuo es un **contrato indefinido** que se utiliza para trabajos de naturaleza estacional o vinculados a actividades productivas de temporada, así como para trabajos que se repiten pero **no en fechas ciertas**. La idea clave es esta: la persona forma parte de la plantilla de forma permanente, pero **solo presta servicios durante los periodos en los que hay actividad**. Cuando la temporada termina, el trabajador no es despedido: pasa a una situación de inactividad y la empresa está obligada a **volver a llamarlo** cuando la actividad se reanude. Está regulado en el **artículo 16 del Estatuto de los Trabajadores**, redacción reformada por el **Real Decreto-ley 32/2021** (la conocida reforma laboral). Precisamente esa reforma reforzó esta figura como alternativa a los antiguos contratos temporales encadenados, que quedaron muy restringidos. **Ejemplos típicos de uso:** - Estaciones de esquí y personal de temporada de invierno. - Hostelería y turismo de costa (temporada de verano). - Recogida de cosecha y campañas agrícolas. - Monitores de campamentos y actividades de verano. - Refuerzos de comercio y logística en campaña de Navidad. - Contratas y subcontratas mercantiles con actividad intermitente. Lo importante: aunque el trabajo sea "de temporada", el contrato es **indefinido**. No hay fecha de fin. ## ¿Cuánto tiempo se puede tener a alguien con un contrato fijo discontinuo? De forma **indefinida**. El contrato fijo discontinuo no tiene fecha de caducidad: la relación laboral se mantiene mientras siga existiendo la actividad de temporada que lo justifica. Algunas claves prácticas sobre su funcionamiento: - **Cotización y antigüedad**: el trabajador cotiza y acumula antigüedad de forma similar al resto de la plantilla. Desde la reforma de 2021, la antigüedad se computa teniendo en cuenta **toda la duración de la relación laboral**, no solo los periodos efectivamente trabajados. Esto influye en indemnizaciones y en la escala salarial. - **Periodos de inactividad**: durante los meses en los que no hay actividad, la empresa **no paga salario**, pero el trabajador puede solicitar la **prestación por desempleo** si cumple los requisitos, ya que se encuentra en situación legal de desempleo. - **Documentación**: en cada periodo de inactividad no hay finiquito de fin de contrato (el contrato sigue vivo), pero sí se liquidan las cantidades pendientes de la parte trabajada. El error frecuente es tratar cada temporada como si fuera un contrato distinto; no lo es. ## El llamamiento en el contrato fijo discontinuo: ¿qué es? El **llamamiento** es el momento en el que la empresa convoca al trabajador fijo discontinuo para reincorporarse cuando comienza la temporada de actividad. No es un trámite menor: es la obligación central de este tipo de contrato y donde se generan la mayoría de conflictos. El llamamiento debe hacerse **según el orden y la forma que establezca el convenio colectivo** aplicable y, en su defecto, lo pactado en el contrato. Como mínimo, debe respetar los principios de **antigüedad** dentro de cada especialidad y hacerse por escrito con antelación suficiente. ### ¿Qué pasa si la empresa no llama al trabajador? Si la empresa **incumple la obligación de llamamiento** (no convoca al trabajador cuando le corresponde, o lo hace saltándose el orden), la ley lo considera un **despido**. El trabajador puede reclamarlo y, si prospera, será calificado como **despido improcedente**, con derecho a la indemnización correspondiente. El plazo para reclamar empieza a contar desde el momento en que el trabajador tiene constancia de la falta de convocatoria. ### ¿Y si es el trabajador quien no responde al llamamiento? Si la empresa realiza correctamente el llamamiento y el **trabajador no se incorpora sin causa justificada**, se entiende que hay una **baja voluntaria** o abandono del puesto. En ese caso, el trabajador **no tiene derecho a indemnización** por despido ni, en principio, a la prestación por desempleo derivada de esa extinción. Por eso es tan importante dejar constancia por escrito de cada llamamiento: para la empresa es la prueba de que cumplió su obligación. ## Diferencias con otros contratos Es habitual confundir el fijo discontinuo con otras figuras. Estas son las diferencias más importantes: - **Frente al contrato temporal**: el temporal tiene fecha de fin y solo está permitido en supuestos muy tasados desde 2021. El fijo discontinuo es **indefinido** y pensado precisamente para actividad recurrente de temporada. - **Frente al contrato a tiempo parcial**: el parcial trabaja menos horas de forma continua durante todo el año; el fijo discontinuo puede trabajar a jornada completa, pero **solo durante ciertos periodos**. - **Frente al fijo ordinario**: el fijo ordinario presta servicios de forma continuada; el fijo discontinuo alterna periodos de actividad e inactividad. ## Obligaciones de la empresa, en resumen Si vas a usar contratos fijos discontinuos, ten presente que la empresa debe: 1. **Formalizar el contrato por escrito**, indicando la duración estimada de la actividad, la forma y el orden de llamamiento y la jornada estimada. 2. **Respetar el orden de llamamiento** fijado en convenio o contrato. 3. **Notificar el llamamiento por escrito** con antelación suficiente y guardar constancia. 4. **Informar a la plantilla fija discontinua** sobre las vacantes de puestos fijos ordinarios que surjan, para favorecer su conversión. 5. **Respetar la antigüedad total** a efectos de derechos económicos e indemnizaciones. Un descuido en cualquiera de estos puntos —muy típicamente en la trazabilidad de los llamamientos— es lo que acaba en demanda por despido improcedente. ## Cómo te ayuda LapsoWork a gestionar fijos discontinuos Cuando tienes plantilla de temporada, el mayor riesgo no es la nómina: es **perder el control de quién está activo, quién en inactividad y a quién toca llamar primero**. Con LapsoWork puedes: - Registrar el estado de cada persona (activa / en inactividad) y su antigüedad real. - Gestionar el [control horario y de fichaje](/soluciones/software-control-horario/) solo durante los periodos de actividad, sin liarte con quién está trabajando cada mes. - Planificar la reincorporación por temporadas con el [software de turnos](/soluciones/software-turnos/), respetando el orden de llamamiento. - Centralizar contratos y comunicaciones de llamamiento en el gestor documental, para tener siempre la prueba escrita. Así reduces el trabajo administrativo de cada campaña y, sobre todo, minimizas el riesgo legal derivado de una mala gestión del llamamiento. ## Preguntas frecuentes **¿El contrato fijo discontinuo genera derecho a vacaciones?** Sí. Se devengan vacaciones en proporción al tiempo efectivamente trabajado durante cada periodo de actividad, como en cualquier contrato. **¿Puede haber varios trabajadores fijos discontinuos en el mismo puesto?** Sí. Es habitual en sectores con picos fuertes. En ese caso, el **orden de llamamiento** (normalmente por antigüedad) es clave para evitar conflictos. **¿Se puede convertir un fijo discontinuo en fijo ordinario?** Sí, si la actividad deja de ser intermitente y pasa a ser continua. La empresa además tiene obligación de informar a estos trabajadores de las vacantes fijas ordinarias que surjan. **¿Cobra desempleo en los periodos de inactividad?** Puede solicitarlo si reúne los requisitos generales (periodo mínimo cotizado, etc.), ya que la inactividad se considera situación legal de desempleo. ## Conclusión El contrato fijo discontinuo es la herramienta que la reforma laboral de 2021 ha consolidado para cubrir de forma **estable y legal** la actividad de temporada. Es indefinido, se basa en el mecanismo del **llamamiento** y exige a la empresa una gestión cuidadosa: por escrito, respetando el orden y guardando siempre la constancia. Si gestionas plantilla estacional, tener ordenados los estados, la antigüedad y los llamamientos deja de ser un problema con la herramienta adecuada. [Solicita una demo gratuita de 30 días](/demo/) y comprueba cómo LapsoWork simplifica la gestión de tus fijos discontinuos. --- ## Contrato eventual por circunstancias de la producción: guía actualizada 2026 URL: https://lapsowork.com/blog/contrato-eventual-por-circunstancias-de-la-produccion/ Publicado: 2023-01-10 Resumen: Qué es el contrato por circunstancias de la producción tras la reforma laboral, cuánto puede durar, cuándo se puede usar y cómo evitar sanciones en tu pyme. "Necesito reforzar la plantilla dos meses por la campaña de Navidad, ¿qué contrato hago?" Es una de las dudas más habituales en cualquier pyme con picos de trabajo. Durante años la respuesta fue el **contrato eventual por circunstancias de la producción**, pero la reforma laboral de 2021 lo cambió todo. Si buscas ese contrato con su nombre antiguo, cuidado: hoy se llama de otra forma, tiene límites mucho más estrictos y usarlo mal puede convertir a tu trabajador en indefinido de golpe. Te explicamos cómo funciona en 2026. ## Qué es el contrato por circunstancias de la producción Es un **contrato temporal** pensado para cubrir un incremento ocasional e imprevisible de la actividad, o las oscilaciones que, aun tratándose de la actividad normal de la empresa, generan un desajuste puntual entre el empleo disponible y el necesario. Dicho en cristiano: cuando tienes un pico de trabajo que no forma parte de tu día a día habitual (una campaña, un pedido extraordinario, una avería que dispara la demanda), puedes contratar temporalmente a alguien para cubrirlo. Lo importante es entender que el histórico "contrato eventual por circunstancias de la producción" **ya no existe con ese nombre**. La reforma laboral (Real Decreto-ley 32/2021, en vigor desde el 30 de marzo de 2022) refundió los antiguos contratos eventual y por obra o servicio en un único **contrato temporal** regulado en el artículo 15 del Estatuto de los Trabajadores. Si un asesor o una plantilla vieja todavía te habla de "contrato eventual", se refiere a esta figura, pero actualizada. ## Los dos tipos de circunstancias de la producción La ley distingue dos supuestos, y conviene no confundirlos porque tienen duraciones distintas: ### 1. Circunstancias imprevisibles Es el aumento ocasional e **imprevisto** de la actividad que crea un desajuste temporal en la plantilla. Por ejemplo, un pedido inesperado, un pico de pedidos online tras salir en prensa o una campaña puntual no planificada. ### 2. Situaciones ocasionales, previsibles y de duración reducida Aquí entran las oscilaciones que **sí puedes prever** pero que son puntuales y de corta duración. El ejemplo típico es la campaña de rebajas o de Navidad en comercio. La ley pone un límite claro para este supuesto: solo puedes usarlo un **máximo de 90 días al año**, y además no consecutivos. Esos 90 días hay que planificarlos y comunicarlos a la representación de los trabajadores durante el último trimestre del año anterior. ## Cuánto puede durar el contrato por circunstancias de la producción Aquí está uno de los cambios más importantes frente al antiguo contrato eventual, que llegaba a 12 o incluso 18 meses vía convenio. Ahora la duración máxima es de **seis meses**, ampliable a **un año** si un convenio colectivo sectorial así lo prevé. Dentro de ese máximo se admite **una única prórroga**, siempre que no se supere la duración total permitida. Ten en cuenta además la regla anti-encadenamiento: si contratas a la misma persona con dos o más contratos temporales por circunstancias de la producción que sumen **más de 18 meses dentro de un periodo de 24 meses**, esa persona adquiere la condición de **trabajador indefinido**. Y no solo cuenta si es el mismo puesto: también aplica si son puestos distintos pero en la misma empresa o grupo. ## Cuándo se puede usar y cuándo no La causa hay que **especificarla de forma clara y precisa en el contrato**: qué circunstancia concreta lo justifica y por qué es temporal. Un contrato con una causa genérica o inventada es un contrato en fraude de ley, y la consecuencia directa es que el trabajador pasa a indefinido. **Sí puedes usarlo** para: - Un pico de producción imprevisto (un pedido extraordinario, una demanda repentina). - Una campaña puntual planificada dentro del límite de 90 días al año. - Sustituir a un aumento temporal y objetivo de carga de trabajo. **No puedes usarlo** para: - Cubrir una vacante permanente o una necesidad estructural de la empresa. Si el puesto se necesita todo el año, es indefinido. - Sustituir a una persona concreta (para eso existe el **contrato de sustitución**, no el de circunstancias de la producción). - Encadenar contratos temporales para tener a alguien "de temporal permanente". - Contratas y contratos de empresas de la Administración Pública fuera de los supuestos tasados. Ojo con las sanciones: la reforma endureció mucho el régimen. Cada contrato temporal celebrado en fraude de ley puede acarrear una **multa por cada trabajador afectado** (no una multa global por el conjunto), lo que hace que el abuso de la temporalidad salga muy caro. ## Diferencia con el contrato de sustitución Es la confusión más frecuente. Antes de la reforma existía el contrato de interinidad y el eventual, y muchas empresas los mezclaban. Hoy solo hay **dos modalidades de contrato temporal**: - **Por circunstancias de la producción**: para picos e incrementos de actividad. Es el que hemos explicado. - **Por sustitución**: para reemplazar a una persona concreta con derecho a reserva de puesto (baja médica, permiso, vacaciones de un empleado, o para cubrir una vacante durante el proceso de selección definitivo, máximo 3 meses). Elegir mal la modalidad también es motivo de que el contrato se considere indefinido, así que conviene tenerlo claro antes de firmar. ## Indemnización al finalizar el contrato Cuando el contrato temporal por circunstancias de la producción llega a su fin de forma válida, el trabajador tiene derecho a una **indemnización de 12 días de salario por año trabajado**, prorrateándose por los meses o días si el contrato dura menos. Es un coste que conviene presupuestar desde el inicio, especialmente en campañas con varias contrataciones. ## Buenas prácticas para tu pyme - **Documenta la causa por escrito y con detalle.** Si algún día hay inspección, el contrato tiene que explicarse por sí solo. - **Controla los plazos.** Pasarte de los seis meses (o del año por convenio) o encadenar contratos sin darte cuenta es el error más caro. Un buen [software de gestión de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) y de contratos te avisa antes de que sea tarde. - **Guarda toda la documentación centralizada.** Contratos, prórrogas y comunicaciones a la representación legal deben estar accesibles y ordenados. Un [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) evita que se pierdan papeles críticos. - **Revisa tu convenio colectivo.** Puede ampliar la duración a un año o fijar condiciones específicas de tu sector. ## En resumen El "contrato eventual por circunstancias de la producción" es hoy el **contrato temporal por circunstancias de la producción** del artículo 15 del Estatuto de los Trabajadores. Sirve para picos e incrementos ocasionales de actividad, dura como máximo seis meses (un año por convenio), exige especificar la causa con precisión y no se puede usar para necesidades permanentes ni para sustituir a personas concretas. Usarlo bien te da flexibilidad; usarlo mal convierte a tu plantilla temporal en indefinida y te expone a sanciones. Con las reglas claras y una buena herramienta de control, gestionar la temporalidad deja de ser un dolor de cabeza. --- ## Cálculo de la indemnización por despido: guía práctica para pymes URL: https://lapsowork.com/blog/calculo-indemnizacion-por-despido/ Publicado: 2022-12-06 Resumen: Aprende a calcular la indemnización por despido en España: fórmula, días por año según el tipo de despido, topes de mensualidades y ejemplos numéricos. Despedir a un trabajador nunca es una decisión fácil, y hacerlo mal puede salir caro. Uno de los puntos donde más se equivocan las pymes es en el **cálculo de la indemnización por despido**: aplicar los días que no tocan, olvidar el tope de mensualidades o confundir la indemnización con el finiquito puede acabar en una demanda y en una condena por despido improcedente. En esta guía te explicamos, paso a paso y con ejemplos, cómo calcular la indemnización según el tipo de despido en España. ## ¿Qué es la indemnización por despido? La indemnización por despido es la cantidad económica que la empresa debe abonar al trabajador cuando se extingue su contrato por decisión del empresario. Su importe depende de tres variables: - El **salario diario** del trabajador. - La **antigüedad** (años y meses trabajados en la empresa). - El **tipo de despido**, que determina cuántos días de salario corresponden por año. Conviene no confundirla con el **finiquito**, que es cosa distinta: el finiquito recoge lo que la empresa adeuda por el trabajo ya realizado (salario pendiente, vacaciones no disfrutadas, pagas extra prorrateadas). El finiquito se paga en casi cualquier extinción de contrato; la indemnización solo en los supuestos que marca la ley. ## ¿Cómo se calcula la indemnización por despido en España? La fórmula general es sencilla: **Indemnización = salario diario × días de indemnización por año × años trabajados** Vamos a desglosar cada elemento. ### El salario diario El salario diario se obtiene sumando **todas las retribuciones brutas anuales** (salario base, complementos, pagas extra prorrateadas, comisiones habituales, etc.) y dividiéndolas entre 365 días. > Salario diario = salario bruto anual ÷ 365 Por ejemplo, un trabajador que cobra **28.000 € brutos al año** tiene un salario diario de 28.000 ÷ 365 = **76,71 €/día**. ### El tiempo trabajado Se cuentan los **años completos** de antigüedad y, para los periodos inferiores al año, se prorratea por meses (redondeando el mes incompleto al alza). Un trabajador con 4 años y 7 meses computará como 4 años y 7 meses de servicio a efectos de cálculo. ### Los días de indemnización según el tipo de despido Aquí está la clave: cada tipo de despido tiene un número distinto de días por año trabajado y su propio tope. ## Días de indemnización según el tipo de despido ### Despido improcedente Es el que se declara injustificado (porque la causa no está acreditada o hay defectos de forma). Es el más caro y hay que distinguir dos tramos por la reforma laboral de febrero de 2012: - **Antigüedad hasta el 11 de febrero de 2012:** 45 días de salario por año trabajado, con un tope de 42 mensualidades. - **Antigüedad desde el 12 de febrero de 2012:** 33 días de salario por año trabajado, con un tope de 24 mensualidades. Para los contratos anteriores a esa fecha, se calculan por separado ambos tramos y se suman, respetando el tope máximo aplicable. ### Despido objetivo (y despido colectivo / ERE) Procede por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, entre otras. La indemnización es de **20 días de salario por año trabajado**, con un tope de **12 mensualidades**. Además, el trabajador debe recibir un preaviso de 15 días (o su compensación económica). ### Despido disciplinario procedente Cuando el despido se basa en un incumplimiento grave y culpable del trabajador y se declara **procedente**, **no genera derecho a indemnización**. Únicamente se abona el finiquito. ### Fin de contrato temporal Al finalizar un contrato temporal (en los casos en que la ley reconoce indemnización), corresponden **12 días de salario por año trabajado**. ## Ejemplo práctico de cálculo Veamos un caso completo. Imagina un trabajador con: - Salario bruto anual: **28.000 €** → salario diario de **76,71 €**. - Antigüedad: **5 años completos**, toda posterior a 2012. - Despido declarado **improcedente** (33 días/año). El cálculo sería: **76,71 € × 33 días × 5 años = 12.657 €** de indemnización. Si ese mismo despido hubiera sido **objetivo** (20 días/año): **76,71 € × 20 días × 5 años = 7.671 €**. La diferencia entre calificar bien o mal el despido, como ves, es enorme. Por eso conviene documentar las causas y los procedimientos con rigor. ## Errores frecuentes que salen caros - **Aplicar 45 días a toda la antigüedad.** Desde 2012, solo el tramo anterior a esa fecha se calcula a 45 días. - **Olvidar los topes de mensualidades.** Un cálculo sin límite puede inflar la indemnización de forma incorrecta. - **Confundir salario bruto con neto.** El cálculo siempre se hace sobre el salario bruto. - **No incluir todos los conceptos salariales.** Comisiones y pagas extra prorrateadas cuentan para el salario diario. - **Mezclar indemnización y finiquito.** Son conceptos independientes y deben desglosarse en el documento de liquidación. ## La antigüedad y las horas: la base de todo cálculo Todo el cálculo depende de un dato que muchas pymes tienen disperso en carpetas y hojas de Excel: la **antigüedad real** y el **historial laboral** de cada empleado. Un registro horario y documental bien llevado te da esa información al instante y sin discusiones. Con un [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) tienes las jornadas registradas desde el primer día, y con un [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) guardas contratos, nóminas y fechas de alta en un único lugar. Cuando llega el momento de calcular una indemnización o preparar un finiquito, no tienes que reconstruir el histórico a mano: lo tienes todo trazado. ## Conclusión Calcular bien la indemnización por despido no es solo una cuestión de cumplir la ley: es evitar sorpresas económicas y demandas. Identifica correctamente el tipo de despido, aplica los días y topes que correspondan y ten siempre a mano el salario y la antigüedad exactos. Con esos datos ordenados, el cálculo deja de ser un problema. > Esta guía tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional laboralista. Ante un despido concreto, consulta siempre con tu asesoría o abogado. --- ## Tipos de despido en España: guía práctica para pymes URL: https://lapsowork.com/blog/tipos-de-despido-en-espana/ Publicado: 2022-11-22 Resumen: Tipos de despido en España en 2026: disciplinario, objetivo y colectivo. Causas, indemnizaciones y diferencias entre despido procedente, improcedente y nulo. Despedir a un trabajador nunca es una decisión menor, y hacerlo mal puede salir muy caro. Elegir el tipo de despido equivocado, no cumplir la forma exigida o no reunir las pruebas adecuadas puede convertir una extinción justificada en un despido improcedente con su correspondiente indemnización. En esta guía repasamos, en lenguaje claro y actualizado a 2026, los principales tipos de despido que reconoce el Estatuto de los Trabajadores en España, sus causas y sus consecuencias económicas. ## Qué es un despido El despido es la extinción de la relación laboral por decisión unilateral del empresario. No es lo mismo que una baja voluntaria (la inicia el trabajador) ni que la finalización de un contrato temporal por llegar a su término. Hablamos de despido cuando la empresa decide poner fin al contrato antes de tiempo o sin que exista una causa de finalización automática. El Estatuto de los Trabajadores distingue tres grandes categorías: **despido disciplinario**, **despido objetivo** y **despido colectivo**. Cada uno responde a causas distintas, exige una forma diferente y genera consecuencias económicas muy dispares. ## Despido disciplinario El despido disciplinario se produce cuando hay un **incumplimiento grave y culpable** del trabajador. Es la vía que usa la empresa cuando el empleado ha hecho algo que justifica el fin inmediato del contrato, sin necesidad de preaviso ni indemnización si el despido se confirma como procedente. ### Causas del despido disciplinario El artículo 54 del Estatuto de los Trabajadores enumera las causas: - Faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad. - Indisciplina o desobediencia en el trabajo. - Ofensas verbales o físicas al empresario, a compañeros o a sus familiares. - Transgresión de la buena fe contractual y abuso de confianza. - Disminución continuada y voluntaria del rendimiento. - Embriaguez habitual o toxicomanía que repercuta en el trabajo. - Acoso por razón de origen, sexo, religión, discapacidad, edad u orientación sexual, y el acoso al empresario o a otros trabajadores. ### Forma y calificación El despido disciplinario debe comunicarse **por escrito** mediante carta de despido, indicando los hechos concretos y la fecha de efectos. Ojo con este punto: una carta imprecisa o sin fechas es una de las causas más frecuentes de que un juez declare el despido improcedente. Según cómo lo valore el juzgado de lo social, el despido puede ser: - **Procedente**: las causas están probadas y la forma es correcta. El trabajador no tiene derecho a indemnización. - **Improcedente**: no se prueban las causas o no se respetó la forma. La empresa debe optar entre readmitir al trabajador o indemnizarlo con **33 días de salario por año trabajado** (con un máximo de 24 mensualidades), más 45 días por año para el tiempo trabajado antes del 12 de febrero de 2012. - **Nulo**: el despido vulnera derechos fundamentales o afecta a situaciones protegidas (embarazo, permiso parental, víctimas de violencia de género, etc.). Obliga a la readmisión inmediata con abono de los salarios de tramitación. ## Despido objetivo El despido objetivo extingue el contrato por **causas ajenas a la conducta del trabajador**: motivos económicos, técnicos, organizativos o de producción, o circunstancias personales que impiden seguir con la relación laboral. ### Causas del despido objetivo Recogidas en el artículo 52 del Estatuto de los Trabajadores: - **Ineptitud** del trabajador, conocida o sobrevenida tras su incorporación. - **Falta de adaptación** a modificaciones técnicas del puesto, siempre que la empresa haya ofrecido antes un curso de adaptación y hayan pasado al menos dos meses desde el cambio. - **Causas económicas, técnicas, organizativas o de producción** que no alcancen los umbrales del despido colectivo. Conviene recordar que la causa de despido objetivo por faltas de asistencia justificadas (el antiguo artículo 52.d) **quedó derogada en 2020**: ya no se puede despedir por acumular bajas médicas justificadas. ### Forma e indemnización El despido objetivo exige comunicación **por escrito**, un **preaviso de 15 días** y la puesta a disposición del trabajador de una **indemnización de 20 días de salario por año trabajado**, con un máximo de 12 mensualidades. Si no se cumple la forma o no se prueba la causa, el despido puede declararse improcedente, con la misma indemnización de 33 días que en el despido disciplinario. ## Despido colectivo (ERE) El despido colectivo, conocido como **ERE de extinción**, afecta a varios trabajadores a la vez por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción. Se considera colectivo cuando, en un periodo de 90 días, afecta a: - Al menos **10 trabajadores** en empresas de menos de 100 empleados. - El **10 % de la plantilla** en empresas de entre 100 y 300 empleados. - Al menos **30 trabajadores** en empresas de más de 300 empleados. ### Procedimiento El ERE obliga a abrir un **periodo de consultas** con la representación legal de los trabajadores, de un máximo de 30 días (15 en empresas de menos de 50 empleados), y a comunicarlo a la autoridad laboral. La indemnización mínima es la misma que en el despido objetivo: **20 días de salario por año trabajado**, con un tope de 12 mensualidades, aunque suele negociarse al alza en las consultas. ## Resumen de indemnizaciones | Tipo de despido | Indemnización | |---|---| | Disciplinario procedente | Sin indemnización | | Objetivo procedente | 20 días/año (máx. 12 mensualidades) | | Colectivo (ERE) | 20 días/año (máx. 12 mensualidades) | | Improcedente | 33 días/año (máx. 24 mensualidades) | | Nulo | Readmisión + salarios de tramitación | ## Cómo evitar errores (y sanciones) al despedir La mayoría de despidos declarados improcedentes no fallan por el fondo, sino por la **forma y la falta de pruebas**: cartas mal redactadas, ausencia de preaviso, indemnización mal calculada o falta de documentación que respalde la causa. Tener el historial laboral de cada empleado ordenado y accesible marca la diferencia cuando hay que justificar una decisión. Un buen [software de gestión de RRHH](/soluciones/software-gestor-documental/) te ayuda a mantener contratos, comunicaciones, permisos y registros de jornada centralizados y con trazabilidad. Y si el conflicto viene por el [registro horario](/soluciones/software-control-horario/), disponer de un fichaje digital fiable evita discusiones sobre faltas de puntualidad o exceso de ausencias. En cualquier caso, antes de ejecutar un despido de cierta complejidad conviene contar con asesoramiento laboral: una consulta a tiempo cuesta mucho menos que una indemnización por improcedencia. --- ## Herramientas de reclutamiento: la tecnología que agiliza tus procesos de selección URL: https://lapsowork.com/blog/herramientas-de-reclutamiento/ Publicado: 2022-11-08 Resumen: Descubre las herramientas de reclutamiento clave para automatizar ofertas, evaluar candidatos y gestionar la documentación de tus procesos de selección en una pyme. Encontrar a la persona adecuada para cada puesto es una de las tareas más importantes (y más costosas) de cualquier empresa. Publicar una oferta, cribar decenas de currículums, coordinar entrevistas y no perder ni un documento por el camino consume muchísimas horas si se hace a mano. Por eso las **herramientas de reclutamiento** se han convertido en aliadas imprescindibles: automatizan lo repetitivo, ordenan la información y te dejan concentrarte en lo que de verdad importa, elegir bien. En este artículo repasamos los tipos de herramientas que puedes usar en cada fase del proceso de selección y cómo encajan en el día a día de una pyme. ## Software para la automatización y gestión de portales de empleo La primera fase de cualquier proceso de selección es dar a conocer la vacante. Publicar manualmente la misma oferta en InfoJobs, LinkedIn, Indexa, la web corporativa y las redes sociales es tedioso y se presta a errores. Aquí entran las plataformas de **multiposting**, que publican una única oferta en varios portales de empleo a la vez y centralizan todas las candidaturas en un mismo panel. Estas herramientas suelen incluir además **formularios de preselección**: preguntas o filtros que descartan automáticamente a los candidatos que no cumplen los requisitos mínimos (titulación, experiencia, disponibilidad, idiomas). Así, cuando revisas las candidaturas, ya trabajas sobre una lista depurada en lugar de cientos de currículums sin filtrar. Ventajas de automatizar esta fase: - Publicas en minutos en todos los canales, sin duplicar el trabajo. - Recibes todas las candidaturas en un solo lugar, con su estado actualizado. - Aplicas criterios de cribado objetivos y consistentes para todos. - Reduces el tiempo medio de contratación (*time to hire*), un indicador cada vez más vigilado en RRHH. ## Herramientas para la evaluación y selección de candidatos Una vez tienes una preselección, toca valorar quién encaja mejor. La entrevista de trabajo sigue siendo la reina, y hoy se realiza tanto de forma presencial como por videollamada, algo que se ha normalizado por completo desde la generalización del trabajo en remoto. Las plataformas de videoentrevista permiten grabar, compartir con el equipo y comparar candidatos con calma. Pero la entrevista no debería ser la única fuente de información. Cada vez más empresas complementan el proceso con: - **Pruebas psicométricas y de personalidad**, que ayudan a entender aptitudes, estilo de trabajo y encaje cultural. - **Ejercicios prácticos o *case studies***, para ver cómo resuelve la persona un problema real del puesto. - **Tests técnicos** específicos según el perfil (idiomas, ofimática, programación, etc.). - **Dinámicas gamificadas**, que evalúan competencias de forma más amena y reducen el sesgo de la entrevista tradicional. Combinar varias fuentes reduce el riesgo de una mala contratación, que según distintas estimaciones puede costar a una empresa el equivalente a varios meses de salario del puesto entre selección, formación y baja productividad. ## Herramientas de gestión de datos y documentos Durante un proceso de selección se maneja mucha información sensible: currículums, cartas de presentación, resultados de pruebas, referencias y, una vez elegida la persona, contratos, altas en la Seguridad Social y documentación laboral. Perder o traspapelar cualquiera de estos documentos no solo genera retrasos, sino que puede acarrear problemas de protección de datos. Un **gestor documental** resuelve este caos. Centraliza toda la documentación en un repositorio seguro, con control de accesos, historial de versiones y búsquedas rápidas. Además, facilita el cumplimiento del RGPD: puedes definir plazos de conservación de los datos de los candidatos no seleccionados y eliminarlos cuando corresponda, tal como exige la normativa vigente. Cuando la persona seleccionada se incorpora, ese mismo gestor te sirve para su *onboarding*: guardar el contrato firmado, recopilar la documentación de alta y tener todo ordenado desde el primer día. Si tu herramienta de RRHH integra el [gestor documental](/soluciones/software-gestor-documental/) con el resto de módulos, evitas duplicar información y ganas trazabilidad completa del ciclo de vida de cada empleado. ## LapsoWork: la herramienta de RRHH que acompaña después de la contratación Las herramientas de reclutamiento resuelven el *antes* de la incorporación, pero el trabajo de RRHH no termina cuando firmas el contrato. Justo ahí empieza la gestión del día a día: el registro de jornada, las vacaciones, los turnos y la documentación de cada persona. LapsoWork es el software de recursos humanos que toma el relevo en ese punto. Cuando la nueva incorporación empieza a trabajar, ya lo tienes todo preparado: - **[Control horario](/soluciones/software-control-horario/) legal**, para cumplir con la obligación de registro de jornada desde el primer día, incluso en teletrabajo. - **Gestión de vacaciones y ausencias**, con solicitudes y aprobaciones sin cadenas de correos. - **Gestor documental centralizado**, donde guardas contratos, nóminas y toda la documentación laboral con acceso controlado. - **Planificación de turnos** y asignación de tareas para organizar a tu equipo sin hojas de cálculo. Así, el esfuerzo que dedicas a encontrar al mejor candidato no se pierde en una gestión posterior desordenada. Todo queda conectado, ordenado y en regla, desde la oferta de empleo hasta el día a día de tu plantilla. Si quieres ver cómo LapsoWork ordena la gestión de tu equipo, puedes [solicitar una demo](/demo/) o consultar nuestros [planes y precios](/precios/) para pymes. --- ## ¿Para qué sirve la evaluación de desempeño 360? URL: https://lapsowork.com/blog/para-que-sirve-la-evaluacion-de-desempeno-360/ Publicado: 2022-10-18 Resumen: Descubre qué es la evaluación de desempeño 360, para qué sirve y cómo implantarla en tu pyme para medir competencias y mejorar el rendimiento del equipo. En la mayoría de pymes, la valoración de un trabajador depende de la opinión de una sola persona: su jefe directo. El problema es que esa mirada, por muy honesta que sea, es parcial. No ve cómo colabora con sus compañeros, cómo trata a un cliente o cómo funciona cuando lidera a otros. La evaluación de desempeño 360 nace precisamente para ampliar ese enfoque y construir una imagen completa del rendimiento de cada persona. En esta guía te explicamos qué es, para qué sirve y cómo puedes ponerla en marcha sin complicarte. ## ¿Qué es una evaluación de desempeño 360? La evaluación de desempeño 360 grados es un método para medir el rendimiento y las competencias de un trabajador recogiendo la valoración de todas las personas que interactúan con él en su día a día. De ahí lo de "360": la retroalimentación llega desde todos los ángulos. En una evaluación tradicional solo opina el responsable. En una evaluación 360 participan varias fuentes: - **El jefe directo**, que valora resultados y objetivos. - **Los compañeros** del mismo nivel, que ven la colaboración y el trabajo en equipo. - **Las personas a su cargo**, si las tiene, que aportan la visión sobre su liderazgo. - **El propio trabajador**, mediante una autoevaluación que se contrasta con el resto. En algunos casos se suma también la percepción de clientes o proveedores habituales. El resultado es una fotografía mucho más objetiva y equilibrada que la que ofrece un único punto de vista. ## ¿Para qué sirve la evaluación de desempeño 360? Su función principal es gestionar el talento con datos y no con impresiones. Al cruzar varias perspectivas, esta herramienta te permite: - **Medir competencias reales**, no solo resultados numéricos. Detecta habilidades como la comunicación, el liderazgo o el trabajo en equipo, que un informe de objetivos no refleja. - **Identificar fortalezas y áreas de mejora** de cada persona con mayor precisión, al contrastar cómo se ve a sí misma con cómo la ven los demás. - **Diseñar planes de desarrollo** concretos: formación, mentoría o cambios de responsabilidades ajustados a lo que cada trabajador necesita. - **Repartir mejor las tareas**, asignando a cada persona las funciones en las que aporta más valor. - **Fundamentar decisiones** de promoción, retribución variable o movimientos internos con criterios objetivos y compartidos. ## Principales beneficios de la evaluación 360 grados Frente a los métodos clásicos, la evaluación 360 aporta ventajas claras para una pyme: - **Más objetividad.** Al reunir varias opiniones se reduce el sesgo personal y las valoraciones ganan credibilidad ante el propio equipo. - **Mayor motivación.** El trabajador percibe que se le valora de forma justa y completa, lo que refuerza su compromiso. - **Cultura de trabajo en equipo.** Al incluir la visión de los compañeros, se pone en valor la colaboración y no solo el rendimiento individual. - **Desarrollo profesional real.** El feedback cruzado destapa oportunidades de mejora que de otro modo pasarían desapercibidas. Conviene tener presente también sus límites: la evaluación 360 exige confidencialidad y buen clima laboral. Si el equipo teme represalias, las valoraciones pierden sinceridad. Por eso funciona mejor cuando se plantea como herramienta de desarrollo y no de control, y cuando el anonimato de quien opina está garantizado. ## ¿Cómo mejorar el desempeño de tus trabajadores? Una evaluación 360 solo sirve si va acompañada de acciones. Estos son los pasos básicos para sacarle partido: 1. **Define qué quieres medir.** Elige competencias concretas y relevantes para cada puesto, no una lista genérica. 2. **Explica el objetivo al equipo.** Deja claro que se trata de crecer, no de castigar, y garantiza la confidencialidad de las respuestas. 3. **Recoge el feedback de forma ordenada.** Usa cuestionarios claros y cortos para cada perfil de evaluador. 4. **Comparte los resultados con cada persona** en una conversación honesta y constructiva. 5. **Traduce los resultados en un plan** de mejora con objetivos y plazos, y revísalo pasado un tiempo. Todo este proceso descansa sobre una base: tener bien ordenada la información de tu plantilla. Para evaluar con datos necesitas saber quién ha hecho qué, cómo ha sido su jornada o qué formación ha recibido. Con un [software de gestión de personal](/soluciones/software-control-horario/) centralizas fichaje, ausencias y [documentación de cada empleado](/soluciones/software-gestor-documental/) en un único lugar, lo que te da el contexto necesario para que cualquier evaluación, también la 360, parta de hechos y no de percepciones. Empieza por algo sencillo: aplica la evaluación 360 a un equipo o departamento, aprende del proceso y ve extendiéndola. Bien planteada, es una de las mejores palancas para desarrollar el talento que ya tienes en casa. --- ## Cómo disminuir la rotación de personal en tu empresa URL: https://lapsowork.com/blog/como-disminuir-la-rotacion-de-personal/ Publicado: 2022-10-04 Resumen: Guía práctica para reducir la rotación de personal en una pyme: 8 estrategias reales de retención de talento y cómo medir la fuga de empleados en 2026. La rotación de personal es uno de los problemas más caros y silenciosos a los que se enfrenta una pyme. Cada persona que se marcha se lleva consigo conocimiento del negocio, obliga a abrir un nuevo proceso de selección y deja al equipo sobrecargado durante semanas. Y no es un gasto menor: sustituir a un empleado puede costar entre el 50 % y el 200 % de su salario anual una vez sumas selección, formación y la pérdida de productividad hasta que la nueva persona rinde al máximo. La buena noticia es que la mayoría de las fugas se pueden prevenir. En este artículo repasamos las causas reales de la rotación y **ocho estrategias concretas** para retener a tu equipo. ## Qué es la rotación de personal (y cuándo es un problema) La rotación de personal es el porcentaje de trabajadores que abandonan la empresa en un periodo determinado, normalmente un año. Se calcula dividiendo el número de bajas voluntarias entre la plantilla media y multiplicando por cien. Un poco de rotación es sano: renueva ideas y perfiles. El problema aparece cuando la gente se va **antes de tiempo**, cuando se marchan tus mejores personas o cuando el mismo puesto no para de rotar. Si superas de forma sostenida el 15-20 % anual, conviene analizar qué está fallando. Las causas más habituales suelen ser un salario desalineado con el mercado, falta de reconocimiento, ausencia de crecimiento profesional, mala relación con el mando directo y jornadas rígidas que no dejan conciliar. ## 1. Crea perfiles claros para cada puesto de trabajo Buena parte de la rotación empieza en el proceso de selección. Cuando el puesto no está bien definido, contratas a la persona equivocada o generas expectativas que la realidad no cumple, y a los pocos meses llega la baja. Antes de publicar una oferta, define con precisión las funciones, las responsabilidades, las competencias necesarias y a quién reporta esa persona. Un perfil bien construido no solo atrae candidatos más adecuados: también ayuda al nuevo empleado a saber qué se espera de él desde el primer día, lo que reduce la frustración temprana. ## 2. Ten en cuenta las necesidades de tus trabajadores Retener talento pasa por escuchar. Las personas no solo valoran el sueldo: quieren sentirse parte de un proyecto, conciliar su vida personal y trabajar en un entorno que respete su tiempo. Habla con tu equipo de forma periódica, haz encuestas de clima y, sobre todo, actúa sobre lo que te cuentan. Una conversación de seguimiento cada pocos meses detecta descontentos antes de que se conviertan en una carta de dimisión. Muchas veces, un empleado que se marcha ya había avisado; el problema es que nadie estaba escuchando. ## 3. Reconoce el buen trabajo El reconocimiento es una de las palancas de retención más baratas y más olvidadas. Un "gracias" a tiempo, destacar un logro en una reunión de equipo o dar visibilidad a quien ha resuelto bien un problema tiene un impacto enorme en la motivación. No hace falta un programa de incentivos sofisticado: basta con que el reconocimiento sea sincero, concreto y frecuente. Reconoce a todos los niveles, no solo a los perfiles más visibles. La persona que sostiene la operativa del día a día también necesita sentir que su trabajo importa. ## 4. Ofrece una remuneración adecuada Ninguna estrategia de retención sobrevive a un salario por debajo del mercado. Si tu equipo puede ganar un 20 % más al otro lado de la calle, tarde o temprano se irá. Revisa periódicamente que los sueldos estén alineados con el sector y la zona. Con el Salario Mínimo Interprofesional situado en **1.184 euros brutos en 14 pagas para 2025**, el suelo salarial ha subido y conviene comprobar que tus tablas siguen siendo competitivas. Más allá del salario base, el salario emocional —flexibilidad, formación, buen ambiente— pesa cada vez más, pero no compensa un sueldo injusto: es un complemento, no un sustituto. ## 5. Favorece la flexibilidad La conciliación se ha convertido en un factor decisivo. Los horarios rígidos y el presentismo son hoy motivos habituales de fuga, especialmente entre los perfiles más jóvenes y cualificados. Siempre que el puesto lo permita, ofrece flexibilidad horaria, jornada intensiva en verano o la posibilidad de teletrabajar algunos días. Eso sí, la flexibilidad tiene que convivir con el cumplimiento legal: recuerda que el registro de jornada sigue siendo obligatorio también para quien trabaja en remoto. Un buen [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) te permite dar libertad al equipo sin perder el control del registro ni incumplir la normativa. ## 6. Fomenta el crecimiento interno Uno de los principales motivos por los que un empleado valioso se marcha es la sensación de estar estancado. Si no ve recorrido dentro de la empresa, lo buscará fuera. Diseña planes de carrera realistas, prioriza la promoción interna frente a la contratación externa cuando surja una vacante y ofrece formación continua. Que tu equipo perciba que crecer contigo es posible es una de las formas más eficaces de retener talento a largo plazo. ## 7. Cuida el clima laboral El ambiente de trabajo condiciona directamente la decisión de quedarse o marcharse. Un clima tóxico, con conflictos sin resolver o liderazgos autoritarios, expulsa incluso a las personas mejor pagadas. Fomenta el respeto, la colaboración y una comunicación honesta entre compañeros y con los responsables. Presta especial atención a la figura del mando intermedio: la relación con el jefe directo es, según numerosos estudios, uno de los factores que más pesa a la hora de dejar una empresa. ## 8. Abre canales de comunicación internos Que los problemas se puedan expresar antes de que exploten es clave. Establece canales de comunicación claros para que cualquier persona pueda plantear dudas, sugerencias o quejas sin miedo. En este punto, disponer de un [canal de denuncias](/canal-de-denuncias/) confidencial no solo cumple con la normativa vigente para muchas empresas, sino que además te da información temprana sobre situaciones de acoso, conflictos o malas prácticas que, de otro modo, terminarían provocando bajas. Un empleado que siente que puede hablar es un empleado que tiene menos motivos para irse en silencio. ## ¿Cómo estar pendiente de la rotación de personal? No puedes mejorar lo que no mides. Para reducir la rotación necesitas datos: cuántas bajas voluntarias tienes, en qué departamentos, con qué antigüedad se marcha la gente y cómo evolucionan el absentismo y las ausencias. Aquí es donde un software de recursos humanos como **LapsoWork** marca la diferencia. Centralizar el control horario, las vacaciones, las ausencias y la documentación del personal te permite detectar señales de alarma —picos de absentismo, exceso de horas, acumulación de solicitudes de baja— antes de que se traduzcan en dimisiones. Con esa información en la mano puedes actuar a tiempo: hablar con la persona, revisar su carga de trabajo o corregir lo que esté fallando en su equipo. Reducir la rotación no consiste en un único gran gesto, sino en cuidar muchos pequeños detalles de forma constante: escuchar, reconocer, pagar de forma justa, dar flexibilidad y ofrecer futuro. Y en apoyarte en las herramientas adecuadas para no ir siempre por detrás de los problemas. --- ## Team building: actividades para empresas que sí funcionan URL: https://lapsowork.com/blog/team-building-actividades/ Publicado: 2022-09-20 Resumen: Ideas de team building y actividades para empresas: deportivas, escapadas, dinámicas para romper el hielo, retos de superación y team building virtual. Un equipo que se conoce y confía en sus compañeros trabaja mejor: se comunica con más soltura, resuelve los conflictos antes y aguanta mejor las semanas complicadas. Ese es el objetivo del *team building*, un conjunto de actividades pensadas para reforzar las relaciones entre las personas de una empresa y, de paso, la cultura y el sentido de pertenencia. No hace falta un presupuesto de gran corporación: cualquier pyme puede organizar dinámicas útiles con poco dinero y algo de planificación, normalmente desde el departamento de recursos humanos. En esta guía repasamos los tipos de actividades que mejor funcionan y cómo adaptarlas, incluso, al equipo que trabaja en remoto. ## ¿Qué es el team building y para qué sirve? El *team building* (literalmente, "construcción de equipo") agrupa todas las actividades diseñadas para que un grupo de trabajo funcione mejor como conjunto. Más allá del rato de diversión, estas dinámicas persiguen objetivos muy concretos: mejorar la comunicación, entrenar la toma de decisiones, fomentar la escucha activa y reforzar el espíritu de equipo. Bien planteadas, ayudan a que las personas se relacionen fuera del contexto puramente laboral, descubran facetas de sus compañeros que no aparecen en el día a día y creen vínculos que luego se notan en la oficina. Un equipo cohesionado suele traducirse en menos rotación, menos conflictos y una plantilla más comprometida. ## Actividades deportivas El deporte es una de las vías más directas para generar espíritu de equipo, porque combina esfuerzo compartido, un objetivo común y algo de sana competición. No es necesario que nadie sea un atleta: la idea es participar y pasarlo bien. Algunas opciones que funcionan bien en empresas: - **Deportes de equipo** como fútbol, baloncesto o voleibol, organizando pequeños partidos o una liga interna. - **Paintball o láser tag**, ideales para grupos que buscan estrategia y adrenalina. - **Gymkanas o búsquedas del tesoro** por la ciudad o en plena naturaleza, donde cada equipo resuelve pruebas para avanzar. Lo importante es adaptar la intensidad al grupo para que nadie se sienta excluido por su condición física. ## Convivencias o escapadas Salir del entorno habitual de trabajo tiene un efecto muy potente sobre la cohesión. Una escapada de un fin de semana, una jornada de senderismo o una convivencia en una casa rural permiten que la gente se relaje, converse sin prisas y comparta experiencias que difícilmente surgen entre reuniones. Este tipo de actividades requieren algo más de organización y presupuesto, pero suelen dejar el recuerdo más duradero. Para que salgan bien conviene planificarlas con margen y respetar el tiempo de descanso de cada persona: una convivencia obligatoria en fin de semana sin compensación puede generar el efecto contrario al deseado. ## Actividades para «romper el hielo» Cuando el equipo es nuevo, ha crecido con incorporaciones recientes o hay personas que apenas se tratan, las dinámicas para romper el hielo son la mejor forma de empezar. Son actividades breves, sencillas y de bajo coste que rebajan la timidez inicial. Un clásico que sigue funcionando es el **amigo invisible**, que puede organizarse en cualquier época del año y no solo en Navidad. Otras opciones son los juegos de presentación en los que cada persona comparte una anécdota o dos verdades y una mentira sobre sí misma. En pocos minutos, el ambiente se relaja y las conversaciones fluyen. ## Actividades de superación Los retos que obligan al equipo a colaborar bajo cierta presión son excelentes para trabajar la coordinación y la toma de decisiones. El ejemplo más extendido es el **escape room**: un grupo encerrado en una sala tiene que resolver enigmas y pistas para salir dentro de un tiempo límite. Cada vez más locales ofrecen versiones pensadas para empresas. Estas dinámicas ponen a prueba la comunicación real del equipo: quién asume el liderazgo, cómo se reparten las tareas y cómo se gestiona el estrés cuando el reloj corre. Son especialmente útiles para detectar fortalezas que luego se pueden aprovechar en el trabajo. ## ¿Cómo hacer un team building virtual? Con el auge del trabajo en remoto, el *team building* también se ha adaptado a la distancia. Un equipo repartido en distintas ciudades no puede quedar a jugar al pádel, pero sí compartir un rato de conexión a través de la pantalla. Para organizar una actividad virtual solo necesitas dos cosas: 1. **Elegir juegos o dinámicas que se puedan jugar por ordenador**, como concursos tipo trivial, escape rooms online, quizzes colaborativos o juegos de preguntas. 2. **Asegurar una buena videollamada** en la que todo el equipo se vea y se oiga, con la cámara encendida para que la interacción sea real. Si tu empresa cuenta con perfiles en remoto, integrar estos momentos de cohesión dentro de una buena política de [teletrabajo](/soluciones/software-teletrabajo/) marca la diferencia entre un equipo distribuido que se siente unido y uno que solo comparte un chat. ## Conclusión: el team building es una inversión, no un gasto Dedicar tiempo y presupuesto a que el equipo se conozca no es un capricho: es una inversión en clima laboral, retención y productividad. La clave está en elegir actividades adecuadas al grupo, hacerlas voluntarias siempre que sea posible y encajarlas sin desorganizar el trabajo del día a día. Y ahí es donde una buena herramienta de gestión de personal ayuda: cuando controlas los horarios, las [vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) de toda la plantilla desde un mismo sitio, organizar una jornada de team building sin dejar servicios sin cubrir deja de ser un quebradero de cabeza. --- ## Cómo motivar a los empleados: 10 claves prácticas para pymes URL: https://lapsowork.com/blog/como-motivar-a-los-empleados/ Publicado: 2022-09-06 Resumen: Descubre cómo motivar a los empleados de tu pyme con 10 estrategias prácticas: reconocimiento, incentivos, flexibilidad, teletrabajo y ejemplos reales de empresas. La motivación laboral es uno de los temas que más impacto tiene en la eficiencia de una empresa y, sin embargo, sigue quedando en segundo plano en muchas pymes. Un empleado motivado se siente cómodo en su puesto, desempeña sus funciones con ganas y se queda; uno desmotivado rinde a medias y, tarde o temprano, se marcha. Y en un mercado laboral donde retener talento cuesta cada vez más, cuidar la motivación de tu plantilla ya no es un extra: es una necesidad. En este artículo repasamos diez formas concretas de motivar a tus empleados y algunos ejemplos reales de empresas que lo hacen bien. ## Diez formas de motivar a los empleados No hace falta el presupuesto de una multinacional para tener un equipo motivado. La mayoría de estas claves son cuestión de organización y de actitud, no de dinero. Estas son las diez que marcan la diferencia. ### 1. Ante todo, respeto El respeto es la base para que el clima laboral no se vuelva hostil. Recuerda en todo momento que tus trabajadores son personas, no recursos intercambiables. Un trato correcto, escuchar antes de reaccionar y reconocer los errores propios cuando toca dice más de una empresa que cualquier plan de beneficios. ### 2. Deja claras sus funciones Explica desde el principio qué se espera de cada persona. Si un trabajador no tiene claras sus funciones dentro de la empresa, se sentirá perdido y agobiado, y esa incertidumbre acaba pasando factura al rendimiento. Definir responsabilidades, objetivos y a quién reportar evita malentendidos y da seguridad al equipo. ### 3. Herramientas actualizadas Facilita las tareas con herramientas útiles y la formación adecuada para usarlas. Un trabajador que no cuenta con los medios necesarios difícilmente va a obtener buenos resultados, por muchas ganas que le ponga. Digitalizar procesos que hoy se siguen haciendo en papel o en hojas de cálculo —el fichaje, las vacaciones, los turnos— quita fricción del día a día y demuestra que la empresa invierte en que su gente trabaje mejor. Un [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) sencillo, por ejemplo, evita que fichar se convierta en una molestia diaria. ### 4. Movilidad interna y puesto idóneo Da a tu personal la oportunidad de cambiar de departamento o de asumir nuevas responsabilidades dentro de la propia empresa. Así evitas que se aburran cuando sus funciones son muy monótonas y aprovechas el talento que ya tienes en casa. La movilidad interna sale más barata que un proceso de selección externo y refuerza el compromiso de quien ya conoce la empresa. ### 5. Reconoce sus logros Haz que tu trabajador sepa que su esfuerzo importa y felicítale cuando cumple sus objetivos o hace bien su trabajo. El reconocimiento es una de las palancas de motivación más potentes y, además, gratuita. No hace falta un acto formal: a veces basta con un "buen trabajo" a tiempo y en público. ### 6. Ofrecer incentivos Los incentivos van muy ligados al reconocimiento de logros, pero le ponen algo tangible detrás. Pueden ser mejoras salariales, bonus por objetivos, pagas extra o incluso días de vacaciones adicionales. Lo importante es que las reglas del juego estén claras: qué hay que conseguir y qué se obtiene a cambio. Un incentivo que nadie entiende no motiva a nadie. ### 7. Oportunidad de crecimiento dentro de la empresa Es importante que los trabajadores puedan escalar y crecer profesionalmente sin tener que cambiar de empresa para hacerlo. Si no existen planes de carrera ni perspectiva de mejora, la gente se siente estancada y empieza a mirar fuera. Formación, promociones y objetivos a medio plazo dan una razón para quedarse. ### 8. Actividades de teambuilding Organizar actividades fuera de las tareas del día a día —desde una comida de equipo hasta un partido de fútbol o una jornada de voluntariado— ayuda a limar asperezas y a que la gente se conozca de otra manera. Un equipo que se lleva bien colabora mejor y afronta la presión con más soltura. No hace falta gastar mucho: lo que cuenta es la constancia. ### 9. Entorno atractivo El espacio donde trabaja tu plantilla también influye en su motivación. Prioriza la comodidad con mesas amplias, sillas ergonómicas, buena iluminación y zonas donde poder desconectar un momento. Un entorno cuidado reduce el cansancio, previene bajas y transmite que la empresa se preocupa por el bienestar de su gente. ### 10. Flexibilidad horaria, teletrabajo y conciliación Dar flexibilidad horaria para que cada persona pueda compaginar su vida personal con el trabajo es hoy una de las condiciones más valoradas, por delante incluso del salario en muchos perfiles. Y, cuando el puesto lo permite, ofrecer teletrabajo suma muchos puntos. Eso sí: con la normativa vigente en España, el trabajo a distancia exige un acuerdo por escrito y mantener el registro de jornada también para quien trabaja desde casa. Con un [software de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) y de control horario tienes la flexibilidad bajo control sin perder el cumplimiento legal. ## Ejemplos de empresas que saben motivar a sus empleados La teoría está muy bien, pero ayuda ver cómo la aplican empresas reales. Estos son tres ejemplos conocidos, cada uno con un enfoque distinto. ### Google Google es probablemente el caso más citado cuando se habla de motivación laboral. En sus sedes ha creado una especie de "ciudad interna" con casi todo lo que una persona puede necesitar durante la jornada, desde comida hasta espacios de descanso, de modo que sus empleados se centren en su trabajo y se sientan cuidados. Es un modelo difícil de replicar tal cual en una pyme, pero la idea de fondo —eliminar fricciones del día a día— sí es aplicable a cualquier tamaño. ### Kiabi La cadena de moda Kiabi apuesta por dar voz a sus empleados en la toma de decisiones. Construye buena parte de su estructura sobre la experiencia de la propia plantilla, preguntándoles su opinión en distintos aspectos del negocio. Es un ejemplo de que sentirse escuchado motiva tanto o más que muchos incentivos económicos. ### Repsol Repsol es un buen ejemplo de "salario emocional": beneficios que hacen a la empresa más atractiva más allá de la nómina. Entre otras medidas, facilita el teletrabajo y una gestión eficiente del tiempo de trabajo, algo que encaja directamente con la última de las claves que hemos visto. Flexibilidad y conciliación son hoy dos de los grandes argumentos para atraer y retener talento. ## En resumen Motivar a los empleados no depende de tener un gimnasio en la oficina ni de repartir bonus millonarios. Se construye día a día con respeto, funciones claras, reconocimiento, oportunidades de crecimiento y una flexibilidad que respete la vida personal de cada uno. Muchas de estas claves son gratuitas; otras solo exigen organización. Y para lo que sí requiere gestión —fichaje, vacaciones, turnos, teletrabajo—, apoyarte en herramientas digitales te libera tiempo para dedicarlo a lo que de verdad motiva: las personas. --- ## Gestión de personas y equipos: qué es y cómo hacerla bien en tu pyme URL: https://lapsowork.com/blog/gestion-de-personas-y-equipos/ Publicado: 2022-08-16 Resumen: Qué es la gestión de personas y equipos y cómo hacerla bien en una pyme: objetivos, motivación, comunicación y las herramientas que la sostienen. En una pyme, el equipo lo es casi todo. Cuando las personas trabajan motivadas, con objetivos claros y buena comunicación, la empresa avanza sola. Cuando no, cada tarea se atasca, la gente se quema y el mejor talento acaba marchándose. Gestionar bien a las personas no es un lujo de las grandes corporaciones: es lo que separa a una pyme que crece de una que se pasa el día apagando fuegos. En esta guía te contamos qué es la gestión de personas y equipos y cómo llevarla a la práctica sin necesidad de un departamento de RRHH enorme. ## ¿Qué es la gestión de personas y equipos? La gestión de personas y equipos es el conjunto de procesos con los que una empresa organiza, dirige y desarrolla a las personas que trabajan en ella para que rindan al máximo y crezcan profesionalmente. Va mucho más allá de "repartir tareas": incluye el liderazgo, la cultura de la organización, la formación continua, la evaluación del desempeño y el día a día administrativo (horarios, vacaciones, nóminas, documentación). En la práctica, suele haber un responsable en cada equipo que hace de puente entre la dirección y las personas: marca la dirección, resuelve bloqueos, acompaña y se asegura de que cada uno tenga lo que necesita para hacer su trabajo. En una pyme ese papel muchas veces recae en el gerente o en un mando intermedio, y por eso conviene tener claras las claves y apoyarse en herramientas que hagan el trabajo pesado. ## ¿Por qué es importante gestionar bien los equipos? Una gestión sólida de los recursos humanos tiene un impacto directo en tres cosas que a cualquier pyme le importan: eficiencia, retención de talento y compromiso. Cuando el equipo está bien gestionado, mejoran los tiempos de cada tarea y se eliminan obstáculos innecesarios: nadie pierde media mañana buscando un documento, esperando una aprobación o resolviendo un lío de turnos. La gente sabe qué tiene que hacer y cuenta con lo necesario para hacerlo. Además, un buen entorno de trabajo reduce la rotación. Sustituir a una persona es caro (selección, formación, tiempo hasta que rinde) y en una pyme se nota mucho más que en una gran empresa. Retener al talento que ya conoce el negocio siempre sale a cuenta. Y por último, las personas que se sienten escuchadas, valoradas y con margen para crecer se implican más, algo que se traslada directamente al cliente y a los resultados. ## ¿Cómo gestionar a las personas? Cuatro claves No hace falta un máster en RRHH para gestionar bien a un equipo. La mayor parte se resume en cuatro pilares que puedes aplicar desde mañana. ### 1. Establece objetivos claros Nadie puede rendir bien si no sabe qué se espera de él. Cada persona debe tener claro qué tiene que conseguir, con qué plazos y qué es prioritario. Los objetivos deben ser concretos y medibles: no vale "vender más", sino "cerrar cinco propuestas este mes". Cuando las metas están definidas, la productividad deja de depender de la vigilancia y pasa a depender del acuerdo. El equipo gana autonomía y tú ganas previsibilidad. ### 2. Motiva al equipo La motivación no se compra solo con dinero. Reconocer el trabajo bien hecho, tratar a las personas con respeto y darles margen para decidir cómo hacen su trabajo pesa tanto o más que una subida de sueldo. Un simple "buen trabajo" dicho a tiempo, la flexibilidad para conciliar o la posibilidad de aprender cosas nuevas mantienen a la gente enganchada. Un equipo desmotivado cumple; un equipo motivado propone, mejora y se queda. ### 3. Cuida la comunicación bidireccional La información tiene que fluir en todas las direcciones, no solo de arriba abajo. Eso significa dar instrucciones claras, sí, pero también escuchar: qué está frenando al equipo, qué ideas tienen, qué necesitan para trabajar mejor. Reuniones breves y con agenda, canales claros para pedir vacaciones o ausencias y un sitio único donde encontrar la información evitan el clásico "no me enteré" y los correos que se pierden. La comunicación fluida previene la mayoría de conflictos antes de que aparezcan. ### 4. Construye unidad de equipo Un buen clima laboral no es un extra: es lo que hace que la gente rememe en la misma dirección. Fomentar la colaboración en lugar de la competición interna, celebrar los logros en común y resolver las tensiones a tiempo crea cohesión. Y un equipo cohesionado aguanta mucho mejor los momentos de presión, las temporadas de más carga y los imprevistos que en una pyme nunca faltan. ## Las herramientas que sostienen una buena gestión Todo lo anterior se cae si la parte administrativa es un caos. Difícilmente vas a motivar a nadie ni a dedicar tiempo a fijar objetivos si te pasas el mes cuadrando turnos a mano, persiguiendo partes de horas por WhatsApp o buscando una nómina antigua entre carpetas. Por eso, el primer favor que te puedes hacer como responsable de personas es quitarte de encima ese trabajo repetitivo. Un software de RRHH centraliza en un único lugar lo que hoy tienes disperso: - **Control horario y fichaje**, para saber quién trabaja cuándo sin perseguir a nadie y cumpliendo la ley. Un [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) registra la jornada de forma automática desde el móvil o el ordenador. - **Vacaciones y ausencias**, que el empleado solicita y tú apruebas desde el mismo panel, con el calendario del equipo siempre a la vista con un [gestor de vacaciones](/soluciones/software-vacaciones/). - **Turnos**, para organizar equipos con horarios rotativos sin líos ni solapamientos. - **Nóminas y documentación**, accesibles para cada persona cuando las necesite, sin depender de que alguien esté en la oficina. Cuando la gestión rutinaria funciona sola, te queda tiempo y cabeza para lo que de verdad importa: acompañar a tu equipo, resolver bloqueos y ayudar a que cada persona dé lo mejor de sí. ## En resumen Gestionar bien a las personas y los equipos consiste en marcar objetivos claros, mantener al equipo motivado, comunicarse en ambas direcciones y cuidar la unidad del grupo. Ninguna de esas cuatro claves es complicada, pero todas exigen algo que en una pyme escasea: tiempo. Y ese tiempo suele estar atrapado en el papeleo. Automatizar la parte administrativa de los recursos humanos es la forma más rápida de recuperarlo. Si quieres ver cómo LapsoWork te ayuda a gestionar a tu equipo de principio a fin, puedes [probarlo 30 días gratis](/demo/) o echar un vistazo a nuestros [planes y precios](/precios/). --- ## Indicadores de recursos humanos: los KPIs que toda pyme debe medir URL: https://lapsowork.com/blog/indicadores-de-recursos-humanos/ Publicado: 2022-08-02 Resumen: Guía práctica sobre los indicadores de recursos humanos (KPIs) que ayudan a las pymes a medir rotación, absentismo, retención y coste de contratación. En una pyme, las decisiones sobre las personas se suelen tomar por intuición: quién rinde, por qué se va la gente o cuánto cuesta cubrir una baja. El problema es que la intuición no se puede comparar de un trimestre a otro ni justificar ante dirección. Para eso están los indicadores de recursos humanos: cifras concretas que convierten la gestión de personal en algo medible, comparable y accionable. En esta guía repasamos qué son, cómo debe ser un buen KPI y cuáles son los indicadores que realmente merece la pena seguir. ## ¿Qué son los KPIs en recursos humanos? Un KPI (del inglés *Key Performance Indicator*, indicador clave de rendimiento) es una unidad de medida que se establece para un área concreta del negocio con el fin de evaluar su desempeño a lo largo del tiempo. En recursos humanos, estos indicadores permiten cuantificar aspectos que de otro modo quedarían en la percepción: si la plantilla está estable o rota mucho, si las ausencias se disparan en ciertas épocas o si la inversión en formación se traduce en más productividad. Medir no es un fin en sí mismo. El valor de un KPI está en lo que te permite hacer con él: detectar un problema antes de que se agrave, comparar tu situación con la del sector y tomar decisiones basadas en datos y no en corazonadas. ## ¿Cómo debe ser un indicador clave en recursos humanos? No todo lo que se puede contar merece convertirse en KPI. Un buen indicador debe cumplir cuatro condiciones: - **Medible.** Tiene que poder expresarse con un número o un porcentaje. "Mejorar el ambiente" no es un KPI; "reducir el absentismo por debajo del 4 %" sí lo es. - **Concreto.** Debe referirse a un aspecto específico y no a una idea difusa. Cuanto más acotado, más útil. - **Realista.** El objetivo asociado tiene que ser alcanzable con los recursos de la empresa. Fijar metas imposibles solo genera frustración. - **Relevante.** Debe estar conectado con los objetivos del negocio. Medir por medir consume tiempo y no aporta. A esto conviene añadir que un KPI necesita una fuente de datos fiable. Si cada mes calculas el absentismo de forma distinta, o dependes de que alguien recuerde apuntar las ausencias en una hoja de cálculo, los números no serán comparables. Aquí es donde un sistema de gestión de personal marca la diferencia: recoge los datos de forma automática y homogénea. ## ¿Cuáles son los indicadores de recursos humanos más importantes? Estos son los KPIs que aportan más valor a la mayoría de pymes españolas. No hace falta seguirlos todos: elige los que respondan a las preguntas que te preocupan hoy. ### Rotación de personal Mide el movimiento de entradas y salidas de la plantilla en un periodo. Se calcula dividiendo el número de bajas entre la plantilla media y multiplicando por 100. Una rotación alta encarece la operación (cada sustitución implica selección, formación y tiempo hasta que la persona es plenamente productiva) y suele ser síntoma de problemas de fondo: salarios poco competitivos, mala gestión o falta de expectativas de crecimiento. ### Retención de talento Es la cara complementaria de la rotación: mide la permanencia de los trabajadores, especialmente en los puestos clave. Perder a una persona difícil de reemplazar tiene un coste que va más allá del salario. Seguir la antigüedad media y la tasa de permanencia de los perfiles críticos ayuda a anticipar riesgos y a actuar antes de que la fuga se produzca. ### Tiempo de contratación Registra los días que transcurren desde que se abre un proceso de selección hasta que la persona se incorpora. Un tiempo de contratación largo deja puestos vacíos que sobrecargan al resto del equipo y frena proyectos. Medirlo permite detectar cuellos de botella en el proceso y ajustar los canales de reclutamiento. ### Absentismo laboral Recoge retrasos, faltas y ausencias de la plantilla, normalmente como porcentaje de horas no trabajadas sobre las teóricas. Es uno de los indicadores más reveladores: un absentismo que crece de forma sostenida suele avisar de problemas de clima laboral, carga excesiva o desmotivación. Para calcularlo con rigor necesitas un registro de jornada fiable, algo que en España además es obligatorio desde 2019. Un [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) recoge estos datos de forma automática y sin fricción. ### Coste de contratación Suma todo lo que cuesta incorporar a una persona: publicación de ofertas, horas de selección, formación inicial y el periodo hasta que alcanza el rendimiento pleno. Ponerle cifra ayuda a entender el impacto económico real de la rotación y a justificar inversiones en retención, que casi siempre salen más baratas que reponer talento. ### Formación y desarrollo Evalúa el retorno de lo que la empresa invierte en capacitar a su equipo: horas de formación por empleado, presupuesto formativo y, sobre todo, su efecto en la productividad y la retención. La formación bien enfocada no es un gasto, sino una de las palancas más eficaces para fidelizar a las personas. ## De la teoría a la práctica El error más común no es elegir mal los indicadores, sino no tener manera de calcularlos de forma continua. Si los datos viven en correos, hojas sueltas y la memoria de los responsables, cualquier KPI se vuelve inservible. La alternativa es centralizar la información de personal en una única herramienta. Con LapsoWork, el fichaje, las [vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/), la jornada y los turnos quedan registrados de forma homogénea, de modo que la mayoría de estos indicadores se calculan solos y puedes consultarlos cuando los necesites. Empieza midiendo dos o tres KPIs que respondan a un problema real de tu empresa y amplía a partir de ahí: más vale seguir pocos indicadores bien elegidos que ahogarse en un panel lleno de cifras que nadie mira. --- ## Competencias de recursos humanos en una empresa URL: https://lapsowork.com/blog/competencias-de-recursos-humanos-en-una-empresa/ Publicado: 2022-07-19 Resumen: Descubre las 5 competencias de recursos humanos clave en una empresa: análisis, decisión estratégica, gestión de personal, comunicación y dominio técnico. El departamento de recursos humanos ha dejado de ser el lugar donde solo se firman nóminas y se archivan contratos. Hoy es un área estratégica que influye directamente en la productividad, en el clima laboral y en la capacidad de una empresa para atraer y retener talento. Para estar a la altura, un buen profesional de RRHH necesita mucho más que rellenar papeles: necesita un conjunto de competencias que combinan análisis, criterio, trato con las personas y dominio de la tecnología. En este artículo repasamos las competencias de recursos humanos más importantes en una empresa y por qué marcan la diferencia. ## Capacidad analítica La primera competencia es saber leer los datos y a las personas. Un responsable de RRHH maneja mucha información: rotación de plantilla, absentismo, horas trabajadas, costes de personal, resultados de encuestas de clima. Su valor está en interpretar todo eso y detectar qué está funcionando y qué no. La capacidad analítica no consiste en acumular tablas de Excel, sino en convertir esos datos en decisiones. ¿Por qué se van los empleados de un departamento concreto? ¿Qué turnos generan más horas extra de las previstas? ¿Dónde se acumulan las bajas? Cuando la información está bien recogida y ordenada, estas preguntas tienen respuesta y dejan de basarse en intuiciones. ## Tomar decisiones con visión de futuro Analizar no sirve de nada si después no se actúa. La segunda competencia es la toma de decisiones estratégicas: elegir el camino que mejora la empresa a medio y largo plazo, no solo el que apaga el fuego de hoy. Un profesional de RRHH decide constantemente sobre contrataciones, planes de formación, políticas de conciliación, promociones internas o ajustes de plantilla. Cada una de esas decisiones tiene impacto en el crecimiento del negocio y en el ambiente de trabajo. Anticiparse a las necesidades futuras —qué perfiles harán falta, cómo evolucionará el equipo, qué habilidades habrá que desarrollar— es lo que separa a un departamento reactivo de uno que aporta valor real. ## Gestión del personal La gestión de personas es el núcleo de la profesión. Consiste en conocer al equipo, identificar las fortalezas y debilidades de cada persona y organizar los recursos para formar equipos equilibrados y eficientes. Esto abarca desde el día a día administrativo —vacaciones, ausencias, turnos, control horario— hasta cuestiones más humanas como la motivación, la resolución de conflictos o el acompañamiento en el crecimiento profesional. Una buena gestión del personal se nota cuando cada persona está en el sitio donde mejor rinde y siente que la empresa se ocupa de ella. Herramientas como un [software de gestión de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) liberan al profesional de la parte más mecánica para que pueda dedicar tiempo a lo que de verdad importa: las personas. ## Capacidad de comunicación Un profesional de recursos humanos pasa el día hablando con gente: dirección, mandos intermedios, candidatos y toda la plantilla. Por eso la comunicación es una de sus competencias más críticas. No basta con tener buenas ideas; hay que saber transmitirlas y hacerse entender. Esta habilidad es clave en muchos momentos: explicar con claridad las políticas de la empresa, dar feedback difícil de forma constructiva, negociar con los representantes de los trabajadores, transmitir la cultura empresarial a los nuevos empleados o comunicar un cambio importante sin generar rumores. Una comunicación honesta y transparente construye confianza; una comunicación deficiente genera malentendidos, desmotivación y conflictos que se podrían haber evitado. ## Competencias técnicas y digitales La última competencia es la que más ha cambiado en los últimos años. Hoy es impensable gestionar recursos humanos sin dominar las herramientas digitales adecuadas. La digitalización, el auge del teletrabajo y las obligaciones legales —como el registro de jornada— han hecho de la tecnología una parte esencial del trabajo diario en RRHH. Un profesional actualizado sabe manejar programas de gestión de personal que le permiten automatizar tareas repetitivas y tener toda la información centralizada y accesible. Entre las funciones que hoy se esperan de estas herramientas están: - **Control horario y fichaje**, obligatorio por ley y aún más necesario con equipos en remoto. - **Gestión de nóminas** sin errores y con toda la documentación ordenada. - **Solicitud y aprobación de vacaciones y ausencias** sin cadenas de correos. - **Planificación de turnos** para negocios con horarios variables. - **Gestión documental** para tener contratos, nóminas y comunicaciones siempre a mano. Dominar estas herramientas no es un lujo: es lo que permite que el resto de competencias —análisis, decisión, gestión y comunicación— se apoyen en datos fiables en lugar de en papeles dispersos. Contar con un buen [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) y una plataforma que unifique la gestión del personal marca la diferencia entre un departamento que reacciona tarde y otro que va por delante. ## En resumen Las competencias de recursos humanos en una empresa se resumen en cinco pilares: capacidad analítica para entender qué pasa, visión estratégica para decidir bien, habilidad para gestionar al equipo, buena comunicación para transmitir y dominio técnico para apoyarse en la tecnología adecuada. Ninguna funciona sola: juntas convierten al departamento de RRHH en una pieza clave del crecimiento del negocio. Y como buena parte de esas competencias depende hoy de las herramientas que uses, elegir bien tu software de gestión de personal es una de las mejores decisiones que puede tomar un profesional de recursos humanos. Si quieres comprobarlo, puedes [probar LapsoWork 30 días gratis](/demo/) o consultar nuestros [planes y precios](/precios/). --- ## ¿Cómo se organiza el departamento de Recursos Humanos? URL: https://lapsowork.com/blog/como-se-organiza-el-departamento-de-recursos-humanos/ Publicado: 2022-07-05 Resumen: Descubre cómo se organiza el departamento de Recursos Humanos, sus funciones clave y cómo estructurarlo en una pyme aunque no tengas un equipo propio de RRHH. El departamento de Recursos Humanos es la columna vertebral de cualquier organización: se encarga de que las personas y la empresa funcionen bien juntas. Y aunque muchas pymes no tienen un departamento de RRHH como tal, sí realizan a diario sus tareas fundamentales, muchas veces repartidas entre la gerencia, la administración y una gestoría externa. En este artículo vemos cómo se organiza el departamento de Recursos Humanos, cuáles son sus funciones y cómo estructurarlo aunque tu plantilla sea pequeña. ## ¿Qué hace el departamento de Recursos Humanos? En esencia, Recursos Humanos se ocupa de **organizar, administrar y planificar** todo lo relacionado con las personas que trabajan en la empresa: desde que se incorporan hasta que se marchan. Es el punto de contacto entre la dirección y la plantilla, y su buen funcionamiento repercute directamente en la productividad, en el clima laboral y en el cumplimiento de la normativa. En una empresa grande estas funciones se reparten entre varios perfiles especializados. En una pyme suelen recaer sobre una o dos personas, con el apoyo de herramientas digitales y de una gestoría. Sea cual sea el tamaño, las áreas de trabajo son básicamente las mismas. ## Las funciones clave del departamento de Recursos Humanos ### Reclutamiento y selección de personal Es una de las tareas más visibles. RRHH detecta las necesidades de personal, redacta y publica las ofertas de empleo, criba currículums, diseña las pruebas de selección y elige a los candidatos más adecuados para cada puesto. Un buen proceso de selección ahorra tiempo, dinero y muchos dolores de cabeza a medio plazo. ### Formación, evaluación y control Cuando entra una persona nueva, RRHH se ocupa de su acogida y de su formación inicial. Después, atiende las necesidades de capacitación continua del equipo y evalúa el desempeño laboral para detectar áreas de mejora y de promoción. La formación ya no es un extra: es una de las principales palancas para retener talento. ### Planificación y organización de la plantilla Conocer las habilidades de cada empleado y distribuir a las personas según el puesto y la carga de trabajo es otra función esencial. Aquí entra también la organización de los cuadrantes y turnos y la gestión del calendario laboral, para que en cada momento haya el personal adecuado sin descuadres ni horas extra innecesarias. Un buen [software de turnos](/soluciones/software-turnos/) reduce a la mitad el tiempo que se dedica a montar y ajustar los horarios. ### Gestión de vacaciones y ausencias Recursos Humanos gestiona las solicitudes de vacaciones, los permisos retribuidos, las bajas y el resto de ausencias, cuadrándolas con las necesidades de cada equipo para que el servicio no se resienta. Llevar esto en un correo o en una hoja de Excel es una fuente constante de errores y de conflictos; centralizarlo evita solapamientos y da visibilidad a todo el mundo. ### Gestión de nóminas y administración de personal RRHH se encarga (o coordina con la gestoría) del cálculo y pago de las nóminas, de los contratos, de las altas y bajas en la Seguridad Social y de la firma de la documentación laboral. Es un área muy sensible: un error en una nómina o un contrato mal formalizado puede acabar en sanción o en reclamación. ### Clima laboral y relaciones internas Por último, Recursos Humanos vela por un buen ambiente de trabajo. Fomenta relaciones laborales sanas, canaliza los conflictos, gestiona la comunicación interna y se ocupa de que la plantilla pueda desempeñar sus funciones cómodamente. En este apartado entran también obligaciones legales recientes como el [canal de denuncias](/canal-de-denuncias/), obligatorio para muchas empresas. ## Cómo organizar RRHH en una pyme (aunque no tengas departamento propio) La realidad de la mayoría de pequeñas empresas españolas es que no cuentan con un departamento de Recursos Humanos formal. No pasa nada: lo importante es que las funciones estén cubiertas y que no dependan de la memoria de una sola persona. Estas son las claves: - **Reparte responsabilidades con claridad.** Define quién se encarga de contratación, quién de nóminas y quién de las ausencias, aunque sean las mismas dos personas. Que no haya zonas grises. - **Apóyate en una gestoría para lo laboral.** El cálculo de nóminas, los contratos y las cotizaciones conviene delegarlos en profesionales, pero tú debes conservar la información y el control. - **Digitaliza los procesos repetitivos.** El registro de jornada es obligatorio desde 2019, y llevar a mano fichajes, vacaciones y turnos consume horas cada semana. Un software de RRHH automatiza estas tareas y reduce errores. - **Cumple la normativa vigente.** En 2025-2026 hay obligaciones que no puedes pasar por alto: registro de jornada, control horario fiable, igualdad, protección de datos y, en muchos casos, canal de denuncias interno. Centralizar la información en una única herramienta es lo que marca la diferencia entre una pyme que dedica horas a la gestión de personal y otra que la resuelve en minutos. ## Una herramienta para organizar tu departamento de Recursos Humanos LapsoWork es un software de RRHH pensado para pymes españolas que reúne en una sola plataforma todo lo que necesita tu departamento de personal: - **[Control horario y fichaje](/soluciones/software-control-horario/):** registro de entradas y salidas desde el móvil o el ordenador, con informes listos para una inspección de trabajo. - **[Gestión de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/):** solicitudes, aprobaciones y calendario de equipo integrados, sin correos ni hojas de cálculo. - **[Gestión de nóminas](/soluciones/software-nominas/):** incorporación digital de empleados, firma electrónica y documentación laboral centralizada. - **Turnos y cuadrantes:** planificación de horarios que evita descuadres y horas extra innecesarias. Tener el departamento de Recursos Humanos bien organizado no depende de su tamaño, sino de tener procesos claros y las herramientas adecuadas. Si quieres dejar de perder horas en tareas administrativas y cumplir la ley con tranquilidad, digitalizar la gestión de personal es el primer paso. --- ## Cómo planificar el calendario de vacaciones de una empresa URL: https://lapsowork.com/blog/calendario-de-vacaciones-de-una-empresa/ Publicado: 2022-06-21 Resumen: Guía práctica para organizar el calendario de vacaciones de tu empresa: cuándo se fija, quién elige las fechas y cómo gestionarlo sin conflictos ni Excel. Cada verano se repite la misma escena en muchas pymes: llegan mayo o junio, tres personas piden la misma quincena de agosto, alguien del departamento clave se va justo cuando hay más carga y el responsable acaba haciendo malabares con un Excel lleno de colores. Un buen **calendario de vacaciones** evita casi todos esos problemas. En este artículo te contamos cómo planificarlo con antelación, qué dice la ley española sobre quién decide las fechas y cómo gestionarlo sin fricciones ni papeles. ## Trucos imprescindibles para organizar el calendario de vacaciones Planificar las vacaciones no es solo repartir días libres: es asegurarte de que la empresa sigue funcionando mientras la plantilla descansa. Estas son las claves para conseguirlo: - **Analiza las necesidades de cada área.** Identifica los periodos de más carga de trabajo y los servicios que no pueden quedarse sin cobertura. No es lo mismo un equipo de administración que uno de atención al cliente o de producción. - **Fija periodos concretos para disfrutar las vacaciones.** Muchas empresas establecen ventanas (por ejemplo, entre junio y septiembre) o incluso cierres colectivos. Deja claras las fechas límite para solicitar y disfrutar los días de cada año. - **Limita cuántas personas pueden coincidir a la vez.** Define un máximo de ausencias simultáneas por departamento para que nunca se quede un área bajo mínimos. - **Establece un orden de prioridad justo y transparente.** Antigüedad, rotación respecto al año anterior, cargas familiares o simple orden de solicitud: elige un criterio, escríbelo y aplícalo siempre igual. Así evitas favoritismos y conflictos. - **Planifica con antelación.** Cuanto antes conozcas las peticiones, más margen tienes para cuadrar el puzzle y reorganizar el trabajo. Lo ideal es cerrar el calendario un par de meses antes del verano. ## ¿Cuándo se fija el calendario de vacaciones? El **convenio colectivo** de tu sector suele marcar las reglas del juego: número de días, si hay periodos preferentes, si existe cierre colectivo, etc. A partir de ahí, el **artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores** obliga a que el calendario de vacaciones se fije **de mutuo acuerdo** entre empresa y persona trabajadora, y establece un punto clave: cada empleado debe **conocer sus fechas con al menos dos meses de antelación** al inicio del disfrute. Por eso la recomendación práctica es sencilla: abre el proceso de solicitud a principios de año o, como muy tarde, en primavera, y ten el calendario cerrado antes de que empiece el verano. Anticiparte te da margen para negociar, resolver solapamientos y comunicar las fechas dentro de plazo. ## ¿Quién elige las fechas de vacaciones? Es una de las dudas más frecuentes. La respuesta corta: **ni las decide en exclusiva la empresa ni las impone unilateralmente el trabajador**. El Estatuto de los Trabajadores establece que el periodo de vacaciones se fija **de común acuerdo** entre ambas partes, siempre respetando lo que diga el convenio colectivo. Si no hay acuerdo, la ley prevé que sea la **jurisdicción social** quien fije las fechas mediante un procedimiento preferente y sumario, y su decisión es firme. Nadie quiere llegar a ese punto, claro. Por eso conviene tener criterios claros de reparto desde el principio: cuando todo el mundo sabe cómo se decide, el acuerdo llega solo en la inmensa mayoría de los casos. ## ¿Cómo gestionar las vacaciones de mis empleados? Aquí es donde muchas pymes siguen ancladas en el **Excel**. Funciona… hasta que deja de funcionar: hojas que se sobrescriben, saldos de días que nadie cuadra, solicitudes por correo o WhatsApp que se pierden y un responsable que dedica horas a algo que debería ser automático. Además, con un archivo compartido es fácil que dos personas pidan lo mismo sin que nadie se dé cuenta a tiempo. La alternativa es un **software de gestión de vacaciones y ausencias** que centralice todo en un único sitio. Con una herramienta como [LapsoWork](/soluciones/software-vacaciones/) cada persona ve su saldo de días disponibles, solicita las fechas desde el móvil y recibe la respuesta al instante, mientras el responsable aprueba o rechaza viendo de un vistazo quién más está fuera esos días. ### ¿Cómo funciona la gestión de vacaciones y ausencias de LapsoWork? El circuito completo se resuelve en tres pasos: 1. **La persona trabajadora solicita sus días** desde la [app](/soluciones/app/), eligiendo las fechas en su calendario. El sistema le muestra cuántos días le quedan, así que nadie pide de más. 2. **El responsable recibe la solicitud** con una notificación y la **aprueba o rechaza** con un clic. Al hacerlo ve si esas fechas se solapan con las de otros compañeros del mismo equipo, para evitar dejar un área descubierta. 3. **El empleado recibe la respuesta** al momento y las fechas quedan reflejadas automáticamente en el calendario compartido y en el saldo de días. Todo registrado, sin correos ni versiones de Excel. El resultado: menos tiempo de gestión, cero conflictos por solapamientos y un registro fiable de días disfrutados y pendientes para cada persona. ## Convenio colectivo y particularidades regionales Antes de dar por cerrado el calendario, revisa siempre tu **convenio colectivo** de sector o de empresa, porque puede mejorar el mínimo legal y añadir reglas propias. Algunos convenios reconocen **más de 22 días laborables** de vacaciones, contemplan **días adicionales por antigüedad**, fijan **periodos preferentes** de disfrute o regulan cómo se cuentan los festivos que caen dentro de las vacaciones. También conviene tener en cuenta las **fiestas locales y autonómicas**: no son las mismas en Madrid que en Sevilla, Bilbao o Palma, y un puente o una festividad regional puede alterar tus previsiones de cobertura. Si tu empresa tiene centros en varias comunidades autónomas, lo mejor es gestionar cada calendario laboral por localidad. Un buen software de RRHH te permite configurar los festivos de cada centro para que los cálculos de días y ausencias sean exactos sin que tengas que hacerlo a mano. ## En resumen Un calendario de vacaciones bien planificado se apoya en tres pilares: **anticipación** (cierra las fechas con al menos dos meses de margen), **criterios claros** de reparto que todo el mundo conozca, y una **herramienta que centralice** solicitudes, aprobaciones y saldos. Cuando esas tres piezas encajan, el verano deja de ser un quebradero de cabeza y se convierte en un proceso que se gestiona prácticamente solo. Si además llevas el [control horario](/soluciones/software-control-horario/) y las vacaciones desde la misma plataforma, tienes en un único lugar toda la información de jornada y ausencias de tu plantilla, lista para cualquier cálculo, revisión o inspección. --- ## Vacaciones impuestas por la empresa: ¿son legales y cómo se gestionan? URL: https://lapsowork.com/blog/vacaciones-impuestas-por-la-empresa/ Publicado: 2022-06-07 Resumen: ¿Puede la empresa imponer las vacaciones? Descubre qué dice el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, los plazos de preaviso y cómo planificarlas sin conflictos. Llega el verano y con él una de las preguntas que más dudas genera en cualquier plantilla: ¿puede la empresa decidir cuándo te vas de vacaciones? La respuesta corta es que sí, dentro de unos límites. La respuesta larga tiene matices importantes que conviene conocer, tanto si eres responsable de personal en una pyme como si eres trabajador y quieres saber hasta dónde llega el derecho de tu empresa a fijar tus fechas de descanso. ## ¿Qué son las vacaciones impuestas por la empresa? Hablamos de vacaciones impuestas cuando es la empresa la que decide, de forma unilateral, el periodo concreto en el que uno o varios trabajadores deben disfrutar de sus días de descanso. En lugar de acordar las fechas con la persona empleada, la organización establece un calendario cerrado —por ejemplo, cierre total en agosto— y todo el equipo se ajusta a él. Es una práctica habitual en sectores con marcada estacionalidad, en fábricas que paran su producción una parte del año o en empresas pequeñas donde la actividad se detiene si falta parte del equipo. Lo importante es entender que "imponer" no significa hacerlo de cualquier manera: la ley marca reglas claras que la empresa está obligada a respetar. ## ¿Son legales las vacaciones obligadas por la empresa? Sí, con condiciones. El derecho a fijar el periodo vacacional no es absoluto ni para la empresa ni para el trabajador: la norma busca un equilibrio entre las necesidades organizativas del negocio y el derecho al descanso de la plantilla. El punto de partida es el **artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores**, que establece las reglas básicas: - El periodo de vacaciones **no puede ser inferior a 30 días naturales** al año (equivalente aproximado a 22 días laborables). - El periodo o periodos de disfrute **se fijan de común acuerdo** entre empresa y trabajador, conforme a lo previsto en el convenio colectivo sobre planificación anual de vacaciones. - El **calendario de vacaciones** debe conocerse por el trabajador **con al menos dos meses de antelación** al comienzo del disfrute. - Las vacaciones **no pueden sustituirse por compensación económica** (salvo casos de finalización del contrato con días pendientes). En la práctica, esto significa que la empresa puede fijar el periodo vacacional —incluso imponer un cierre colectivo— siempre que esté contemplado en el convenio colectivo aplicable o pactado, y siempre que respete el preaviso de dos meses. Lo que no puede hacer es comunicar un cambio de fechas de un día para otro ni obligar a disfrutar menos días de los que corresponden por ley. ### ¿Y si no hay acuerdo sobre las fechas? Cuando empresa y trabajador no logran ponerse de acuerdo, la ley prevé una vía: cualquiera de las partes puede acudir a la jurisdicción social. El juzgado de lo social fija la fecha de disfrute mediante un procedimiento preferente y sumario, cuya sentencia no admite recurso. Es un proceso ágil, precisamente porque las vacaciones tienen fecha y no pueden esperar meses a resolverse. En cualquier caso, la mayoría de los conflictos se evitan con dos cosas: un calendario publicado con antelación y una comunicación transparente. Cuando el equipo sabe con meses de margen cuáles son las fechas de cierre o los turnos de verano, las fricciones se reducen drásticamente. ## ¿Cómo facilitar el proceso de programar las vacaciones? Gestionar las vacaciones de una plantilla a golpe de correo electrónico, hoja de cálculo y llamadas de teléfono es una fuente segura de errores: solapamientos, días mal contabilizados, solicitudes que se pierden y periodos que se aprueban dos veces. Cuanto más crece el equipo, más se complica. Un [software de gestión de vacaciones](/soluciones/software-vacaciones/) resuelve estos problemas centralizando todo el proceso: - **Solicitud y aprobación digital**: el trabajador pide sus días desde el móvil o el ordenador y el responsable los aprueba o rechaza con un clic, dejando registro de todo. - **Saldo de días siempre actualizado**: cada persona ve cuántos días le quedan, cuántos ha disfrutado y cuántos tiene pendientes, sin cálculos manuales. - **Calendario de equipo visible**: se detectan de un vistazo los solapamientos y se garantiza que siempre haya cobertura suficiente. - **Preaviso y trazabilidad**: queda constancia de cuándo se comunicó el calendario, algo clave para cumplir con el plazo legal de dos meses. Además, la gestión de vacaciones no funciona aislada. Se apoya en un buen [control horario](/soluciones/software-control-horario/) que registre jornadas, ausencias y descansos de forma fiable, de modo que los saldos y los cómputos cuadren siempre con la realidad. ### Menos papeleo, menos conflictos El objetivo no es solo ahorrar tiempo a Recursos Humanos —que también—, sino reducir la tensión que generan las vacaciones cada verano. Cuando las reglas son claras, las fechas se conocen con antelación y cada trabajador puede consultar su situación en cualquier momento, las vacaciones dejan de ser un foco de conflicto y se convierten en lo que deben ser: un descanso planificado y sin sorpresas para todos. Si tu empresa todavía gestiona las vacaciones en papel o en hojas de cálculo, este es el momento de dar el salto. Automatizar el proceso no solo te ahorra horas de trabajo administrativo: te ayuda a cumplir la normativa, a evitar errores y a mantener a tu equipo informado y satisfecho. --- ## Días de vacaciones por mes trabajado: cómo calcularlos URL: https://lapsowork.com/blog/vacaciones-por-mes-trabajado/ Publicado: 2022-05-24 Resumen: ¿Cuántos días de vacaciones corresponden por mes trabajado en España? Te explicamos el cálculo con la regla de 2,5 días naturales, ejemplos y qué dice el Estatuto. Un empleado que entró en marzo, otro que se marcha en septiembre, un contrato temporal de cuatro meses... y la misma pregunta de siempre: ¿cuántos días de vacaciones le corresponden? Cuando alguien no ha trabajado el año completo, las vacaciones no se disfrutan enteras, sino en la **parte proporcional** al tiempo trabajado. La buena noticia es que el cálculo es sencillo una vez conoces la regla. Vamos a verlo con ejemplos claros y adaptado a lo que necesita cualquier pyme española. ## ¿Cuántos días de vacaciones se generan al año en España? El **artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores** fija el mínimo legal en **30 días naturales por año trabajado**. Ese es el suelo: ningún convenio ni contrato puede rebajarlo, aunque muchos convenios colectivos lo mejoran hablando de días laborables (habitualmente unos 22 días hábiles, que vienen a equivaler a esos 30 naturales). Dos matices importantes antes de calcular nada: - **30 días naturales** significa días de calendario, festivos y fines de semana incluidos. No son 30 días de trabajo. - Las vacaciones se **retribuyen** como si el trabajador estuviera en activo: no se descuenta nada del salario por disfrutarlas. ## ¿Cuántos días corresponden por cada mes trabajado? Aquí está la regla que resuelve la mayoría de dudas. Si un año completo genera 30 días naturales, cada mes trabajado genera: > **30 días ÷ 12 meses = 2,5 días naturales por mes trabajado** Es decir, por cada mes completo que un empleado trabaja, acumula **2,5 días naturales de vacaciones**. A partir de ahí, calcular la parte proporcional es multiplicar: - **1 mes trabajado** → 2,5 días - **3 meses** → 7,5 días - **6 meses** → 15 días - **9 meses** → 22,5 días - **12 meses** → 30 días Cuando el resultado da decimales (7,5 o 22,5), lo habitual es redondear al alza a favor del trabajador, salvo que el convenio establezca otra cosa. Muchos convenios detallan además cómo tratar las fracciones de mes. ### Y si no ha trabajado un mes completo, ¿qué pasa con los días sueltos? Cuando alguien entra a mitad de mes o se va antes de terminarlo, se prorratea también dentro del mes. La forma más precisa es calcular por días: divide los 30 días de vacaciones entre los 365 del año y multiplícalo por los días efectivamente trabajados. > **(30 ÷ 365) × días trabajados = días de vacaciones** Por ejemplo, un contrato de **100 días** genera aproximadamente `(30 ÷ 365) × 100 = 8,2 días naturales` de vacaciones. Es el método más justo para contratos cortos, altas a mitad de mes o finiquitos. ## ¿Cambia el cálculo si la jornada es parcial? No. Un trabajador a **jornada parcial** genera exactamente los **mismos días de vacaciones** que uno a jornada completa: 30 días naturales al año, o su parte proporcional según el tiempo trabajado. La jornada reducida afecta al **importe** que se cobra (proporcional a las horas), pero **no al número de días** de descanso a los que se tiene derecho. Es un error muy frecuente en las pymes recortar las vacaciones de quien trabaja media jornada. La ley no lo permite: el derecho al descanso es el mismo, cambia solo la retribución. ## Vacaciones no disfrutadas al terminar el contrato Si un trabajador deja la empresa antes de disfrutar las vacaciones que ha generado, la ley obliga a compensarlas **económicamente en el finiquito**. Es el único caso en el que las vacaciones se pagan en dinero: mientras la relación laboral sigue viva, se disfrutan como descanso, no se cobran. El cálculo del finiquito parte de la misma lógica: se cuentan los días generados según el tiempo trabajado en el año, se restan los ya disfrutados, y el resultado se abona. Si te interesa el tema de la caducidad de esos días, lo desarrollamos en detalle en nuestra guía sobre [cómo funciona la acumulación de vacaciones de un año para otro](/blog/las-vacaciones-se-pierden-de-un-ano-para-otro/). ## ¿Puede el empleado elegir cuándo coge las vacaciones? El periodo de disfrute se fija **de común acuerdo** entre empresa y trabajador. La empresa puede establecer periodos concretos (por ejemplo, un cierre en agosto), pero no puede imponerlos unilateralmente sin negociación, y el **calendario de vacaciones debe conocerse con al menos dos meses de antelación** a la fecha de disfrute. En la práctica, en una pyme esto se traduce en organizarse con tiempo: solicitudes de los empleados, aprobación del responsable y una foto clara de quién descansa cada semana para no quedarse sin plantilla. ## Cómo agilizar la gestión de las vacaciones en tu empresa Calcular días proporcionales, controlar solicitudes, evitar solapamientos y no perder de vista los saldos pendientes es perfectamente asumible con dos empleados. Con quince, la hoja de Excel empieza a fallar y aparecen los errores en las nóminas. Un [software de gestión de vacaciones](/soluciones/software-vacaciones/) resuelve esto de raíz: - **Calcula solo** los días que corresponden a cada persona según su fecha de alta y su jornada, incluidos los proporcionales de altas y bajas a mitad de año. - Permite que los empleados **soliciten desde el móvil** y que el responsable apruebe con un clic, dejando registro de todo. - Muestra un **calendario de equipo** para ver de un vistazo quién está fuera y evitar que coincidan demasiadas ausencias. - Mantiene el **saldo actualizado** en tiempo real, sin cuadrar nada a mano al cierre del año. Además, al integrarse con el [control horario](/soluciones/software-control-horario/), las ausencias y el registro de jornada quedan sincronizados: cuando alguien está de vacaciones, no aparece como una jornada sin fichar. ## Resumen rápido - El mínimo legal en España son **30 días naturales** por año trabajado (art. 38 del Estatuto de los Trabajadores). - Cada mes completo genera **2,5 días naturales** de vacaciones. - Para fracciones de mes, usa la fórmula `(30 ÷ 365) × días trabajados`. - La **jornada parcial** no reduce los días, solo el importe que se cobra. - Al terminar el contrato, las vacaciones no disfrutadas se **pagan en el finiquito**. Con la regla de los 2,5 días por mes tienes resuelto el 90 % de los casos. Para el resto —contratos cortos, altas a mitad de mes, convenios con mejoras—, automatizar el cálculo te evita errores y reclamaciones. Y ese es precisamente el trabajo que un buen software de RRHH quita de encima a cualquier pyme. --- ## ¿Las vacaciones se pierden de un año para otro? URL: https://lapsowork.com/blog/las-vacaciones-se-pierden-de-un-ano-para-otro/ Publicado: 2022-05-10 Resumen: ¿Se pueden acumular las vacaciones de un año para otro en España? Te explicamos qué dice el Estatuto de los Trabajadores, los casos que sí permiten arrastrarlas y cómo evitar perderlas. Llega diciembre, echas cuentas y descubres que a un empleado le quedan siete días de vacaciones sin disfrutar. ¿Se pierden? ¿Puede arrastrarlos a enero? ¿Y si os habéis quedado con la plantilla justa y no ha habido forma de dárselos? Es una de las dudas que más se repiten en cualquier pyme cuando se acerca el cierre del año. Vamos a aclararla con lo que dice la ley española y la jurisprudencia vigente, sin rodeos. ## ¿Se pueden perder las vacaciones de un año para otro? La regla general es clara. El **artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores** establece que las vacaciones se disfrutan **dentro del año natural al que corresponden**. En España el mínimo legal son **30 días naturales por año trabajado** (lo que equivale a unos 22 días laborables), que puede ampliarse por convenio colectivo. Esto significa que, por norma, las vacaciones **no se acumulan de un año para otro**: si al llegar el 31 de diciembre un empleado no ha disfrutado los días que le correspondían, en principio los pierde. No genera automáticamente un derecho a arrastrarlos a enero ni a que se le paguen en dinero mientras la relación laboral siga viva (la compensación económica de las vacaciones solo procede cuando el contrato se extingue). Ahora bien, "por norma" no es lo mismo que "siempre". Hay excepciones importantes, y la jurisprudencia europea y española han matizado mucho esta regla en los últimos años. ## Casos especiales en los que sí se pueden acumular Estos son los supuestos en los que un trabajador **sí** puede disfrutar sus vacaciones fuera del año natural sin perderlas: ### 1. Baja por incapacidad temporal, embarazo, parto o lactancia Es el caso más habitual y el más protegido. Si el periodo de vacaciones coincide con una **incapacidad temporal** (una baja por enfermedad o accidente) o con una suspensión por embarazo, parto o lactancia, el trabajador tiene derecho a disfrutarlas **al terminar esa situación**, aunque ya haya acabado el año natural. El límite lo fijó el Tribunal de Justicia de la UE: en caso de baja de larga duración, el derecho a las vacaciones no se mantiene de forma indefinida. Se admite un plazo de arrastre de en torno a **18 meses** desde el final del año en que se generaron. Pasado ese margen, sí pueden decaer. ### 2. Cuando la empresa impide el disfrute Aquí está el gran matiz de los últimos años. El TJUE dejó claro que **las vacaciones no caducan automáticamente** por el simple hecho de no haberse pedido. Para que un trabajador pierda sus días, la empresa tiene que demostrar que: - Le **informó de forma clara** de los días de vacaciones que le quedaban pendientes. - Le **invitó expresamente** a disfrutarlos a tiempo. - Le advirtió de que, si no lo hacía, los perdería al acabar el periodo. Si la empresa no cumple ese deber de información y de "diligencia", el empleado **no pierde** las vacaciones no disfrutadas, aunque haya pasado el año natural. La carga de la prueba recae sobre la empresa, no sobre el trabajador. Esto tiene una consecuencia práctica enorme para cualquier pyme: si no llevas un control ordenado de los saldos de vacaciones y no avisas a la plantilla, puedes acabar arrastrando bolsas de días acumulados durante años. ### 3. Por acuerdo entre empresa y trabajador Nada impide que empresa y empleado **pacten** trasladar unos días al año siguiente por necesidades organizativas (un pico de trabajo, una campaña, una baja que hay que cubrir). Muchos convenios colectivos lo regulan expresamente y fijan hasta qué mes de año siguiente se pueden disfrutar (habitualmente el 31 de enero, a veces el 31 de marzo). Conviene dejarlo siempre **por escrito**. ## ¿Y las vacaciones no disfrutadas al terminar el contrato? Ojo con este punto, porque es donde más reclamaciones se producen. Si la relación laboral **termina** (fin de contrato, despido, baja voluntaria) y el trabajador tiene vacaciones generadas y no disfrutadas, la empresa está **obligada a pagarlas** en el finiquito. Esos días no se pierden: se abonan en dinero de forma proporcional al tiempo trabajado. El cálculo es sencillo: se divide el número de días de vacaciones anuales entre 365 y se multiplica por los días efectivamente trabajados en el año, restando los ya disfrutados. Un error frecuente en pymes es liquidar mal ese proporcional, lo que puede acabar en una reclamación de cantidad. ## ¿Cómo organizar las vacaciones para no perderlas? La mejor forma de evitar problemas (y reclamaciones) es no dejar que los saldos se descontrolen. Algunas pautas prácticas: - **Reparte el calendario a principios de año.** Pide a cada empleado que planifique sus vacaciones con antelación y aprueba un calendario común para evitar solapamientos en los meses críticos. - **Avisa antes de que caduquen.** Recuerda a quien tenga días pendientes que los disfrute antes de fin de año. Este aviso, además de ser buena práctica, es lo que te protege legalmente frente a una reclamación posterior. - **Lleva un registro fiable de saldos.** Saber en tiempo real cuántos días ha disfrutado y cuántos le quedan a cada persona evita sorpresas en diciembre y errores en el finiquito. - **Deja los acuerdos por escrito.** Si pactáis trasladar días al año siguiente, que quede documentado. Gestionar todo esto en una hoja de Excel funciona hasta que la plantilla crece, hay solicitudes cruzadas y nadie recuerda quién aprobó qué. Un [software de gestión de vacaciones](/soluciones/software-vacaciones/) automatiza las solicitudes, calcula los saldos solo y avisa cuando alguien está a punto de perder días. Y si además lo conectas con el [control horario](/soluciones/software-control-horario/), tienes en un mismo sitio quién trabaja, quién libra y cuántos días quedan en el bote, sin cuadrar nada a mano. ## En resumen - Las vacaciones se disfrutan **dentro del año natural** y, por norma, no se arrastran al siguiente. - **Excepciones**: baja por IT/embarazo (hasta unos 18 meses), imposibilidad por la empresa, o acuerdo entre las partes. - Si la empresa **no avisó** a tiempo de los días pendientes, el trabajador **no los pierde**. - Al **terminar el contrato**, las vacaciones no disfrutadas **se pagan** en el finiquito. La clave está en el control: quien lleva sus saldos al día no pierde días, no genera reclamaciones y no llega a diciembre haciendo cuentas a la desesperada. --- ## Herramientas para el teletrabajo: guía práctica para pymes URL: https://lapsowork.com/blog/herramientas-para-el-teletrabajo/ Publicado: 2022-04-19 Resumen: Las mejores herramientas para el teletrabajo en 2026: comunicación, archivos, gestión de proyectos y RRHH para que tu pyme trabaje en remoto sin fricciones. El teletrabajo dejó de ser una excepción para convertirse en una forma habitual de trabajar en muchas pymes españolas. Trabajar en remoto tiene ventajas claras —ahorro de tiempo en desplazamientos, mayor flexibilidad, acceso a talento de cualquier punto del país—, pero también exige un cambio de mentalidad y, sobre todo, las herramientas adecuadas. Sin ellas, la comunicación se pierde, los archivos se duplican y nadie sabe quién está haciendo qué. En esta guía repasamos las categorías de herramientas que necesita cualquier equipo que trabaja a distancia y algunas de las opciones más utilizadas en 2026. No se trata de instalar todo a la vez, sino de cubrir cuatro necesidades básicas: comunicarse, compartir archivos, organizar el trabajo y gestionar a las personas. ## Herramientas de comunicación Cuando el equipo no comparte oficina, la comunicación es lo primero que hay que resolver. Necesitas un canal para el día a día (mensajes rápidos, dudas, coordinación) y otro para reuniones y videollamadas. ### Slack Slack organiza la conversación del equipo en canales por proyecto, departamento o tema, de modo que cada conversación queda donde le corresponde y no se mezcla todo en un mismo hilo. Permite mensajes directos, llamadas rápidas, compartir archivos e integrarse con decenas de aplicaciones. Su plan gratuito es suficiente para empezar en equipos pequeños; los planes de pago amplían el historial de mensajes y las funciones de administración. Alternativas muy válidas son **Microsoft Teams** (integrado en el ecosistema Microsoft 365) y **Google Chat**. ### Google Meet Para las videollamadas, Google Meet es una de las opciones más sencillas: funciona desde el navegador, sin instalar nada, y se integra con Google Calendar para crear reuniones con un clic. Es el sustituto natural de los antiguos Google Hangouts, que Google ya retiró. Como alternativas están **Zoom**, muy extendido para reuniones con clientes y webinars, y **Microsoft Teams**, que combina chat y videollamadas en una sola herramienta. Para una pyme, lo razonable es elegir la que ya venga con tu correo corporativo (Google Workspace o Microsoft 365) y evitar duplicar suscripciones. ## Herramientas de archivos Trabajar en remoto significa que los documentos no pueden vivir en el disco duro de un ordenador de la oficina. Necesitas almacenamiento en la nube para que todo el equipo acceda a la última versión de cada archivo desde cualquier lugar. ### Google Drive Google Drive combina almacenamiento en la nube con edición colaborativa en tiempo real a través de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Varias personas pueden editar el mismo archivo a la vez, con control de permisos y un historial de versiones que evita perder trabajo. Es una opción muy cómoda para pymes que ya usan Gmail. La alternativa equivalente en el mundo Microsoft es **OneDrive** junto con la versión web de Office; y **Dropbox** sigue siendo una opción sólida centrada en la sincronización de archivos. ### WeTransfer No todo se puede enviar por correo: los adjuntos tienen límites de tamaño y los archivos pesados (vídeos, diseños, paquetes grandes) se atascan. WeTransfer resuelve el envío puntual de archivos grandes sin necesidad de crear cuenta: subes el archivo, indicas el destinatario y te generan un enlace de descarga. Su versión gratuita permite enviar hasta un tamaño generoso por transferencia, suficiente para la mayoría de envíos ocasionales. Para intercambios recurrentes dentro del equipo, es mejor apoyarse en el almacenamiento en la nube (Drive u OneDrive), y dejar WeTransfer para el envío esporádico a clientes o colaboradores externos. ## Herramientas de gestión de proyectos Cuando no os veis las caras a diario, es fácil perder de vista quién hace qué y para cuándo. Una herramienta de gestión de proyectos hace visible el trabajo de todos y evita que las tareas se queden en el aire. ### Trello Trello organiza el trabajo en tableros con listas y tarjetas que se mueven según avanza cada tarea (por ejemplo: «Por hacer», «En curso» y «Hecho»). Es muy visual e intuitivo, ideal para equipos pequeños que empiezan a organizarse en remoto. Cada tarjeta admite responsables, fechas de vencimiento, checklists y comentarios. Su plan gratuito cubre las necesidades de la mayoría de pymes. Como alternativas destacan **Asana** y **monday.com**, algo más completas para flujos de trabajo complejos, y **Notion**, que combina documentación y gestión de tareas en un mismo espacio. ### Microsoft Project Para proyectos grandes y complejos —con muchas tareas dependientes entre sí, plazos ajustados y asignación de recursos— Microsoft Project ofrece una gestión avanzada con diagramas de Gantt y planificación detallada. Es una herramienta potente, más orientada a la dirección de proyectos que al día a día de un equipo pequeño. Para la mayoría de pymes en teletrabajo, una solución tipo Trello o Asana suele ser más ágil; Microsoft Project encaja cuando la planificación es realmente compleja. ## Herramientas de gestión de personas Las herramientas anteriores ayudan a que el equipo trabaje coordinado, pero el teletrabajo también plantea retos concretos de recursos humanos: registrar la jornada de quien no está en la oficina, gestionar vacaciones y ausencias, controlar el tiempo de forma justa y cumplir con la normativa. Aquí conviene recordar que en España el **registro horario es obligatorio también en teletrabajo**. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia exige un registro fiel de la jornada de las personas que trabajan en remoto, y la normativa de fichaje digital vigente en 2026 refuerza que ese registro sea objetivo y accesible para la inspección. Llevarlo en una hoja de cálculo es inviable cuando el equipo está repartido. ### LapsoWork LapsoWork es un software de RRHH pensado para pymes españolas que resuelve la gestión de personas en remoto desde una sola plataforma. Tu equipo puede fichar desde el móvil o el ordenador estén donde estén, con geolocalización opcional, y tú tienes en tiempo real el [control horario](/soluciones/software-control-horario/) de toda la plantilla, cumpliendo con la ley. Además, LapsoWork centraliza la [gestión de vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/), los turnos, las nóminas, el canal de denuncias y un gestor documental, de modo que no necesitas media docena de herramientas distintas para lo relacionado con las personas. Frente a las herramientas de comunicación o archivos, que resuelven una parte del teletrabajo, la gestión de RRHH es la que más problemas legales evita: un registro horario mal llevado puede acarrear sanciones. Por eso conviene tener esta pieza cubierta desde el primer día. ## Cómo elegir tu combinación de herramientas No hay una única pila de herramientas válida para todos. La recomendación práctica para una pyme que arranca o consolida su teletrabajo es sencilla: - **Comunicación:** un canal de chat (Slack o Teams) + una herramienta de videollamada (Meet, Zoom o Teams). - **Archivos:** un almacenamiento en la nube (Google Drive u OneDrive) como base, y WeTransfer para envíos puntuales grandes. - **Proyectos:** una herramienta visual (Trello o Asana) que haga visible el trabajo de todos. - **Personas:** un software de RRHH como LapsoWork que garantice el registro horario y el cumplimiento legal. La clave no es acumular aplicaciones, sino elegir pocas y que se integren bien entre sí. Empieza por lo imprescindible, aprende a usarlo en equipo y ve ampliando solo cuando notes una necesidad real. El teletrabajo bien organizado no depende de tener las herramientas más caras, sino de tener las adecuadas y de que todo el equipo las use. Si quieres poner orden en la parte de recursos humanos y control horario de tu equipo en remoto, puedes [probar LapsoWork gratis durante 30 días](/demo/) y comprobar lo sencillo que es tenerlo todo bajo control. --- ## Ventajas y desventajas del teletrabajo URL: https://lapsowork.com/blog/ventajas-y-desventajas-del-teletrabajo/ Publicado: 2022-04-05 Resumen: Ventajas y desventajas del teletrabajo para pymes en 2026: eficiencia, conciliación y talento frente a ciberseguridad y desconexión. Análisis práctico. El teletrabajo dejó de ser una excepción para convertirse en una forma habitual de organizar el trabajo en miles de pymes españolas. Lo que empezó como una medida de emergencia se ha consolidado: hoy el modelo híbrido es la norma en muchos sectores. Pero adoptar el trabajo a distancia sin pensarlo bien tiene tanto de oportunidad como de riesgo. En este artículo repasamos las **ventajas y desventajas del teletrabajo** para que decidas con criterio qué modelo encaja en tu empresa. ## ¿Qué es el teletrabajo? El teletrabajo es la modalidad de trabajo a distancia en la que el empleado desarrolla su actividad fuera del centro de la empresa, normalmente desde su domicilio, usando medios digitales. En España está regulado por la **Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia**, que considera teletrabajo regular el que supone al menos el 30% de la jornada durante un periodo de tres meses. A partir de ahí, empresa y trabajador deben firmar un acuerdo escrito que fije equipos, gastos, horario y control. No es lo mismo un empleado que trabaja un día suelto desde casa por una cita médica que uno que teletrabaja tres días a la semana de forma estable. El primero es algo puntual; el segundo entra de lleno en las obligaciones legales del trabajo a distancia. ## Ventajas del teletrabajo ### Procesos más ágiles Muchas gestiones que antes requerían reuniones presenciales se resuelven ahora en minutos por videollamada. Coordinar equipos, asignar tareas o incluso hacer entrevistas de selección se agiliza cuando no dependes de que todo el mundo coincida en la misma sala. Bien organizado, el teletrabajo reduce reuniones innecesarias y deja más tiempo para el trabajo que realmente aporta valor. ### Mayor eficiencia Sin las interrupciones constantes de la oficina, muchos empleados concentran mejor su atención en tareas que exigen foco. La clave está en medir por objetivos y no por horas de silla: cuando el trabajo se organiza por resultados, la productividad suele mantenerse o incluso mejorar. Eso sí, requiere confianza y herramientas que den visibilidad sin caer en el control excesivo. ### Mejor control horario Puede sonar contradictorio, pero el teletrabajo bien gestionado permite un **registro de jornada** más limpio que el papel de la oficina. Con una app de fichaje, cada empleado registra su entrada y salida con sellado temporal, esté donde esté. La empresa cumple con la obligación legal de registro horario y, a la vez, tiene datos fiables sobre horas trabajadas, pausas y posibles excesos de jornada. Un [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) resuelve esto sin fricción, dentro y fuera de la oficina. ### Acceso a más talento Si el puesto no exige presencia física, dejas de estar limitado a los profesionales que viven a una distancia razonable de tu sede. Puedes contratar al mejor perfil aunque esté en otra ciudad o comunidad autónoma. Para muchas pymes fuera de las grandes capitales, esto abre por fin la puerta a talento cualificado que antes era imposible atraer. ### Conciliación laboral y familiar Ahorrarse una o dos horas diarias de desplazamiento cambia la vida de cualquier trabajador. El teletrabajo facilita compaginar la actividad profesional con las responsabilidades familiares, y eso se traduce en empleados más satisfechos y en menos rotación. Una plantilla que concilia mejor tiende a quedarse más tiempo y a implicarse más con la empresa. ## Desventajas del teletrabajo ### El reto de la ciberseguridad Cuando el trabajo sale de la oficina, la información también. Conexiones domésticas poco protegidas, equipos personales sin actualizar o el uso de wifis públicas abren la puerta a incidentes de seguridad. La empresa debe establecer protocolos claros: VPN, contraseñas robustas, copias de seguridad y formación básica en ciberseguridad. No es opcional, sobre todo si se manejan datos personales sujetos al RGPD. ### Menos relación entre el equipo El café de media mañana, la conversación de pasillo o la comida de equipo no son solo ocio: son el pegamento de la cultura de empresa. En remoto, esos momentos desaparecen y el sentimiento de pertenencia se resiente si no se cuida de forma deliberada. Conviene planificar encuentros presenciales periódicos y espacios de comunicación informal para que el equipo siga siendo equipo. ### Menos aprendizaje espontáneo Buena parte del aprendizaje en el trabajo ocurre de forma informal: viendo cómo resuelve un problema un compañero con más experiencia o preguntando algo sobre la marcha. A distancia, ese aprendizaje continuo se pierde si no se sustituye por algo. Los perfiles junior son los más afectados, así que merece la pena reforzar la mentorización, la documentación interna y los canales donde preguntar sin miedo. ### Nuevas obligaciones legales El teletrabajo regular obliga a la empresa a firmar un acuerdo escrito, compensar los gastos derivados (luz, internet, equipo), garantizar el derecho a la desconexión digital y mantener el registro de jornada también en remoto. No cumplir estas obligaciones puede acarrear sanciones. Es una desventaja solo si se ignora: con las herramientas adecuadas, todo esto se documenta y automatiza sin apenas esfuerzo. ## Entonces, ¿compensa el teletrabajo? Para la mayoría de pymes, la respuesta es sí, siempre que se implante con orden. Las ventajas (eficiencia, acceso a talento y conciliación) suelen pesar más que los inconvenientes, y estos se pueden mitigar con buenas prácticas y las herramientas correctas. El modelo híbrido, que combina días de oficina con días en casa, es el que mejor equilibra ambos mundos para muchos equipos. La diferencia entre un teletrabajo que funciona y uno que da problemas está casi siempre en la gestión. Registrar la jornada, controlar las [vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) del equipo remoto y tener toda la documentación centralizada es justo lo que evita que la flexibilidad se convierta en descontrol. Si estás valorando dar el paso o afinar el modelo que ya tienes, [prueba LapsoWork 30 días gratis](/demo/) y comprueba lo sencillo que es gestionar a tu equipo esté donde esté. --- ## ¿Cómo registrar la jornada laboral con teletrabajo? URL: https://lapsowork.com/blog/registro-jornada-laboral-con-teletrabajo/ Publicado: 2022-03-22 Resumen: Guía práctica para cumplir el registro horario en teletrabajo: qué exige la ley 10/2021, cómo llevar el control horario a distancia y con qué software. El teletrabajo se ha consolidado como una forma habitual de trabajar en muchas pymes españolas, pero una duda persiste: si el empleado no pasa por la oficina, ¿cómo se registra su jornada? La respuesta es clara. La obligación de registrar el horario no desaparece cuando se trabaja desde casa: la empresa sigue estando obligada a llevar un registro diario y fiable de las horas de cada trabajador, esté donde esté. En esta guía te explicamos qué exige la normativa vigente y cómo cumplirla sin fricciones. ## ¿Qué dice la ley del teletrabajo sobre el registro de la jornada? El teletrabajo en España se rige por la **Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia**, que convive con la obligación general de [registro horario](/soluciones/software-control-horario/) del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La combinación de ambas normas deja poco margen a la interpretación: - La flexibilidad horaria que suele acompañar al teletrabajo **no exime del control de la jornada**. El trabajador puede organizar sus horas con mayor libertad, pero la empresa debe poder acreditar cuántas horas trabaja y cuándo. - El acuerdo de trabajo a distancia debe incluir, entre otros puntos, el **horario de trabajo y las reglas de disponibilidad**, así como el inventario de medios que aporta la empresa. Ese inventario incluye el **sistema de registro horario** cuando es necesario. - El registro debe reflejar **el inicio y el fin de la jornada** de cada persona trabajadora, y las pausas cuando el convenio colectivo así lo establezca. Es decir: teletrabajar no significa dejar de fichar. Significa fichar de otra manera, adaptada a que el empleado no comparte espacio físico con la empresa. Conviene recordar que el registro tiene que ser **objetivo, fiable y accesible**. La Inspección de Trabajo puede requerirlo en cualquier momento, y no basta con una estimación o con la palabra del trabajador. Además, los registros deben conservarse durante **cuatro años** y estar a disposición de la plantilla, sus representantes y la propia Inspección. ## ¿Cómo llevar el control horario en el teletrabajo? Aquí es donde muchas pymes se quedan atascadas. Cuando todos ficha­ban en la misma oficina, bastaba con un terminal en la entrada. Con equipos repartidos por distintas casas y ciudades, ese modelo ya no sirve. Estas son las opciones más habituales, de menos a más recomendable. ### Hoja de cálculo compartida Es la solución de arranque para muchas empresas: una plantilla de Excel o de Google Sheets donde cada empleado anota sus entradas y salidas. Funciona en equipos muy pequeños, pero tiene problemas serios: - Es **fácilmente modificable a posteriori**, lo que compromete la fiabilidad exigida por la ley. - Depende de que cada persona recuerde apuntar sus horas cada día. - Consolidar los datos de toda la plantilla para calcular horas extra o generar informes se vuelve un trabajo manual y propenso a errores. Sirve como parche temporal, pero no como sistema serio a medio plazo. ### Correos, mensajes o llamadas de inicio de jornada Algunas empresas piden al empleado que avise por email o mensajería cuando empieza y termina. Es aún más frágil que la hoja de cálculo: no genera un registro estructurado, es difícil de auditar y multiplica el trabajo administrativo. ### Software de control horario en la nube Es la vía que mejor encaja con el teletrabajo y la que recomienda la mayoría de expertos. Un software especializado permite que cada empleado registre su jornada **desde el móvil o el ordenador**, con un clic, esté donde esté. Los datos se guardan de forma segura, no se pueden alterar sin dejar rastro y se consolidan automáticamente. Frente a las plantillas manuales o los antiguos terminales físicos de fichaje, un [software de fichaje para teletrabajo](/soluciones/software-teletrabajo/) aporta ventajas concretas: - **Fichaje desde cualquier dispositivo**: web y [app móvil](/soluciones/app/), sin necesidad de estar en una ubicación concreta. - **Registro inalterable y con marca de tiempo**, que cumple los requisitos de fiabilidad de la normativa. - **Geolocalización opcional** en el momento del fichaje, útil para perfiles mixtos que combinan oficina, visitas y teletrabajo. - **Informes automáticos** de horas trabajadas, horas extra y saldos, listos para la Inspección o para el cierre de nómina. - **Alertas y avisos** para quien olvida fichar, de modo que el registro no dependa solo de la memoria del empleado. ## Ventajas de digitalizar el registro horario en teletrabajo Cumplir la ley es el punto de partida, pero un buen sistema de control horario aporta beneficios que van más allá del papel mojado: - **Tranquilidad jurídica.** Ante una inspección, tienes un registro objetivo y accesible en segundos, sin reconstruir nada a mano. - **Menos carga administrativa.** El cálculo de horas, saldos y horas extra se hace solo, lo que libera horas al responsable de personal. - **Datos para gestionar mejor.** Saber cómo se distribuye la jornada real ayuda a planificar cargas de trabajo y a detectar problemas de conciliación o de exceso de horas. - **Integración con el resto de la gestión de personas.** El registro se conecta de forma natural con las [vacaciones y ausencias](/soluciones/software-vacaciones/) y con la preparación de la [nómina](/soluciones/software-nominas/), evitando duplicar datos entre herramientas distintas. ## En resumen El teletrabajo no elimina la obligación de registrar la jornada: la transforma. La empresa sigue teniendo que llevar un control diario, fiable y conservado durante cuatro años, con la diferencia de que ahora el fichaje ocurre a distancia. Las hojas de cálculo y los avisos por mensajería sirven como parche, pero no garantizan la fiabilidad que exige la ley ni escalan bien. Un software de control horario en la nube resuelve el problema de raíz: cada empleado ficha desde su dispositivo, los datos quedan protegidos e inalterables, y la empresa genera informes automáticos siempre listos para la Inspección. Si tu pyme tiene personas teletrabajando, digitalizar el registro horario dejó de ser una opción para convertirse en la forma más sencilla de cumplir la normativa sin dolores de cabeza. --- ## Cómo implementar el teletrabajo en una empresa URL: https://lapsowork.com/blog/como-implementar-el-teletrabajo-en-una-empresa/ Publicado: 2022-03-08 Resumen: Guía práctica para implementar el teletrabajo en tu pyme en 2026: acuerdo, herramientas, formación, control horario y objetivos claros paso a paso. Cada vez más pymes ofrecen teletrabajo, ya sea a tiempo completo o en modelo híbrido de unos días en casa y otros en la oficina. Bien implementado, mejora la conciliación, reduce costes de oficina y ayuda a retener talento. Mal implementado, se convierte en descontrol, incumplimientos legales y equipos desconectados. La diferencia está en dar unos pasos ordenados desde el principio. En esta guía te explicamos cómo implementar el teletrabajo en tu empresa de forma práctica y conforme a la normativa vigente. ## 1. Firma el acuerdo de teletrabajo El teletrabajo no se improvisa con un "vale, quédate en casa". Desde la **Ley 10/2021 de trabajo a distancia**, cuando un empleado teletrabaja de forma regular (al menos un 30% de la jornada en un periodo de tres meses) es **obligatorio firmar por escrito un acuerdo** antes de empezar. Ese documento debe recoger, como mínimo: - El **inventario de equipos y medios** que aporta la empresa (portátil, móvil, licencias…). - La **compensación de gastos** derivados de trabajar desde casa (luz, internet, mobiliario). - El **horario** de trabajo y las bandas de disponibilidad. - El **porcentaje** de días presenciales y días en remoto. - El **centro de trabajo** de adscripción y el lugar donde se teletrabaja. - La **duración** del acuerdo y el procedimiento para revertir el teletrabajo. Sin ese acuerdo firmado, cualquier inspección lo considera una infracción grave. Firmarlo bien desde el día uno te ahorra problemas y deja claras las reglas del juego para ambas partes. ## 2. Proporciona las herramientas necesarias Un empleado en casa necesita exactamente las mismas capacidades que tendría en la oficina. Antes de mandar a nadie a teletrabajar, asegúrate de cubrir tres frentes: - **Comunicación interna**: una herramienta de mensajería y videollamada (Slack, Teams, Meet) para que el equipo no se desconecte. - **Gestión del trabajo**: un gestor de proyectos o tareas donde todos vean quién hace qué y en qué estado está cada cosa. - **Recursos humanos**: un software donde el empleado pueda fichar, pedir vacaciones, consultar sus nóminas y acceder a su documentación sin depender de que alguien esté físicamente en la oficina. Este último punto es el que más se olvida. Si tu gestión de RRHH depende de papeles, correos sueltos y hojas de Excel en un ordenador de la oficina, el teletrabajo lo pone todo del revés. Centralizarlo en una herramienta como [la app de LapsoWork](/soluciones/app/) hace que la parte administrativa funcione igual esté el empleado donde esté. ## 3. Forma a tu equipo De nada sirve dar las mejores herramientas si nadie sabe usarlas. La formación es clave para que el teletrabajo no se traduzca en llamadas constantes de "no sé cómo se hace esto". Dedica tiempo a que cada persona sepa: - Usar las herramientas de comunicación, gestión de tareas y RRHH. - Los procesos internos que cambian al trabajar en remoto (cómo se reportan las horas, cómo se piden ausencias, cómo se comparten documentos). - Buenas prácticas de organización personal y de ciberseguridad básica. Una sesión inicial de formación bien hecha evita semanas de fricción y hace que el equipo se sienta acompañado, no abandonado a su suerte. ## 4. Controla las horas trabajadas El **registro de jornada es obligatorio también en teletrabajo**. La flexibilidad de trabajar desde casa no exime de fichar: entrada, salida y pausas deben quedar registradas igual que en la oficina. La buena noticia es que el control horario en remoto es más sencillo que nunca. Con un software de fichaje, el empleado marca su jornada desde el móvil o el ordenador y el sistema registra todo automáticamente con sellado temporal. Ni correos de "ya empiezo", ni Excel rellenados a final de semana (que además no son válidos legalmente). Esto te da dos cosas a la vez: cumples la ley y tienes una foto real de las horas trabajadas sin tener que perseguir a nadie. Un [software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) resuelve este punto sin apenas esfuerzo para el empleado. Ojo con el otro lado de la moneda: el **derecho a la desconexión digital**. Controlar las horas no significa exigir disponibilidad permanente. Define un horario claro y respeta que, fuera de él, el empleado no tiene por qué responder correos ni mensajes. ## 5. Deja claros los objetivos El mayor cambio de mentalidad del teletrabajo es dejar de medir "horas de silla" para medir **resultados**. En remoto no ves a la persona trabajando, y eso obliga (para bien) a fijar objetivos concretos. Desde el principio, cada empleado debe tener claro: - Qué se espera de él y con qué plazos. - Qué tareas son prioritarias y cuáles pueden esperar. - Cómo y cuándo se revisa el trabajo hecho. Cuando los objetivos están definidos, la productividad no depende de vigilar, sino de acordar. El empleado gana autonomía y la empresa gana previsibilidad. Las reuniones periódicas de seguimiento (breves y con agenda) ayudan a mantener el rumbo sin caer en el micromanagement. ## En resumen Implementar bien el teletrabajo en tu pyme se reduce a cinco pasos: firmar el acuerdo, dar las herramientas adecuadas, formar al equipo, controlar la jornada y trabajar por objetivos. Ninguno es complicado, pero saltarse cualquiera de ellos se nota rápido. La parte administrativa (acuerdos, fichajes, vacaciones, nóminas y documentación) es justo lo que más se descontrola cuando el equipo se dispersa. Centralizarla en una única herramienta lo cambia todo. Si quieres ver cómo LapsoWork te ayuda a gestionar el teletrabajo de principio a fin, puedes [probarlo 30 días gratis](/demo/) o echar un vistazo a nuestros [planes y precios](/precios/). --- ## Ley de teletrabajo en España: qué dice y qué te obliga a hacer URL: https://lapsowork.com/blog/ley-teletrabajo-espana/ Publicado: 2022-02-14 Resumen: Guía clara de la ley de teletrabajo en España (Ley 10/2021): definición, cuándo aplica, acuerdo obligatorio, sanciones y derechos del trabajador. El teletrabajo dejó de ser una excepción para convertirse en parte del día a día de miles de pymes españolas. Y donde hay una práctica extendida, hay una norma que la regula. Si en tu empresa alguien trabaja desde casa de forma habitual, conviene que conozcas qué dice exactamente la **ley de teletrabajo en España**, porque no cumplirla puede salirte caro. En esta guía te explicamos, en lenguaje llano, qué es teletrabajo a efectos legales, cuándo aplica la ley, qué acuerdo estás obligado a firmar y qué sanciones existen. ## ¿Cuál es la definición de teletrabajo según la ley? La regulación del teletrabajo nació con el **Real Decreto-ley 28/2020**, aprobado durante la pandemia, y quedó consolidada en la **Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia**, que sigue vigente en 2026. Es la norma de referencia y la que debes tener presente. La ley distingue dos conceptos que se suelen confundir: - **Trabajo a distancia**: toda actividad laboral que se presta, de forma regular, en el domicilio del trabajador o en el lugar que este elija, durante toda o parte de su jornada. - **Teletrabajo**: es una modalidad del trabajo a distancia que se realiza mediante el uso exclusivo o prevalente de **medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación**. La clave está en la palabra *regular*. La ley solo aplica cuando el trabajo a distancia se presta, en un periodo de referencia de **tres meses**, un mínimo del **30% de la jornada** (o el porcentaje proporcional equivalente si el contrato es de duración inferior). Por debajo de ese umbral, hablamos de teletrabajo ocasional, que no queda sujeto a estas obligaciones. En la práctica, esto significa que un empleado que teletrabaja **un día y medio a la semana o más** ya entra dentro del ámbito de la ley. ## Consideraciones a tener en cuenta sobre la ley de teletrabajo Una vez tienes claro que a tu caso le aplica la norma, hay cinco puntos que debes controlar. ### Obligatoriedad El teletrabajo es **voluntario** para ambas partes. Ni la empresa puede imponerlo, ni el trabajador puede exigirlo como un derecho. Se acuerda de mutuo acuerdo y, además, es **reversible**: cualquiera de las dos partes puede solicitar volver a la modalidad presencial en las condiciones que se hayan pactado. Que sea voluntario no significa que baste con un acuerdo verbal. La decisión debe **formalizarse por escrito** antes de empezar. ### Acuerdo de teletrabajo Es el documento central de toda la norma. El **acuerdo de trabajo a distancia** debe firmarse por escrito y recoger, como mínimo, el contenido que exige el artículo 7 de la ley: - **Inventario de los medios, equipos y herramientas** que aporta la empresa (ordenador, móvil, silla, etc.). - **Enumeración de los gastos** que puede tener el trabajador y la forma de cuantificarlos y compensarlos. - **Horario de trabajo** y reglas de disponibilidad. - **Porcentaje y distribución** entre trabajo presencial y a distancia. - **Centro de trabajo de adscripción** del empleado. - **Lugar** elegido para el teletrabajo (normalmente, el domicilio). - **Duración** del acuerdo y del preaviso para ejercer la reversibilidad. - **Medios de control empresarial** de la actividad. Además, una copia del acuerdo debe entregarse a la representación legal de los trabajadores y registrarse en la oficina de empleo (**SEPE**). ### Compensación de gastos La empresa está obligada a **abonar o compensar los gastos** que el trabajo a distancia genere al empleado (luz, conexión a internet, desgaste del equipo propio, mobiliario…). La ley no fija una cantidad concreta: la determina el **convenio colectivo** o, en su defecto, el acuerdo entre empresa y trabajador. Lo importante es que quede pactado por escrito y reflejado en la nómina, no en pagos aparte sin trazabilidad. ### Sanciones Aquí es donde muchas pymes se llevan un susto. No formalizar el acuerdo por escrito, no entregarlo o no cumplir su contenido mínimo se considera **infracción grave** en materia laboral. El régimen sancionador de la LISOS establece, tras la actualización de importes, multas que van desde **751€ hasta 7.500€** por infracción grave, y pueden escalar hasta **225.018€** en las infracciones muy graves (por ejemplo, si hay discriminación del trabajador a distancia). Dicho de otro modo: tener a varios empleados teletrabajando sin acuerdo firmado es un riesgo real ante una inspección. ### Derechos de los trabajadores La ley dedica un capítulo entero a garantizar que quien teletrabaja tenga **exactamente los mismos derechos** que quien va a la oficina. Entre ellos: - **Registro horario:** la obligación de registrar la jornada del RDL 8/2019 aplica igual al teletrabajo. Debe ser un sistema fiable y auditable, no un email de "empiezo" y "termino". - **Derecho a la desconexión digital:** el empleado no está obligado a responder mensajes ni correos fuera de su horario. - **Igualdad de trato:** mismo salario, formación, promoción y acceso a la representación sindical que el personal presencial. - **Intimidad y protección de datos:** los medios de control deben ser proporcionales y conocidos por el trabajador. ### Control empresarial del trabajo a distancia La ley reconoce a la empresa el derecho a **adoptar medidas de vigilancia y control** para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, siempre que sean proporcionadas y respeten la dignidad e intimidad del trabajador. En la práctica, esto se traduce en herramientas como [el software de control horario](/soluciones/software-control-horario/) para registrar la jornada remota, o [el módulo de teletrabajo](/soluciones/software-teletrabajo/) para centralizar acuerdos, presencialidad y compensación de gastos. Lo que no permite la ley es el control encubierto: instalar programas espía o grabadores de pantalla sin informar previamente vulnera el RGPD. ## En resumen La **ley de teletrabajo en España** no es complicada de cumplir, pero exige hacer las cosas por escrito y con trazabilidad. Si tienes empleados que trabajan desde casa más del 30% de su jornada, necesitas un acuerdo firmado, compensar gastos, registrar la jornada y respetar la desconexión digital. Automatizar esa parte administrativa con un software especializado te ahorra tiempo y, sobre todo, te pone a salvo de sanciones. Si quieres ver cómo funciona sobre tu propia plantilla, puedes [probar LapsoWork 30 días gratis](/demo/) y revisar tu situación sin compromiso. --- # Blog (CA) ## Qui paga la baixa per accident laboral? URL: https://lapsowork.com/ca/blog/qui-paga-la-baixa-per-accident-laboral/ Publicado: 2023-03-07 · Actualizado: 2026-09-28 Resumen: Qui paga la baixa per accident laboral: l’empresa, la mútua o la Seguretat Social? T’expliquem el pagament delegat, quant es cobra i els terminis vigents el 2026. Quan un treballador pateix un accident laboral i causa baixa mèdica, sorgeix de seguida un dubte molt pràctic tant per a la persona afectada com per a l’empresa: qui paga aquests dies que no es treballen? La resposta curta és que l’empresa avança els diners, però no és ella qui els acaba assumint. Ho veurem amb detall, amb les xifres i els terminis vigents el 2026, perquè a la teva pime sàpigues exactament com gestionar la situació. ## Qui paga la baixa per accident laboral? En una baixa derivada d’accident de treball, l’empresa és qui abona el sou al treballador durant la incapacitat temporal. Però ho fa en règim de **pagament delegat**: avança la prestació a la nòmina i després la mútua col·laboradora (o l’Institut Nacional de la Seguretat Social, segons amb qui tingui cobertes les contingències professionals) li retorna aquest import. És a dir, els diners surten de la butxaca de la mútua o de la Seguretat Social, però arriben al treballador a través de la nòmina que gestiona la seva empresa. Per a l’empleat això és un avantatge: no ha de reclamar res a la mútua, cobra directament amb la nòmina habitual. L’obligació de mantenir aquest pagament delegat s’estén durant els **primers 365 dies** de baixa. Aquest termini es pot prorrogar fins a **180 dies més** (un total de 545 dies, és a dir, 18 mesos) quan el tribunal mèdic consideri que en aquest període el treballador pot rebre l’alta per curació. Si la incapacitat temporal supera els 18 mesos, la Seguretat Social examina l’estat del treballador i decideix si escau l’alta, una pròrroga excepcional o l’inici d’un expedient d’incapacitat permanent, moment en què les prestacions passen a gestionar-se d’una altra manera. ## Quant es cobra estant de baixa per accident laboral? Aquí hi ha una de les grans diferències respecte a la baixa per malaltia comuna. En un accident de treball, la prestació és **més generosa des del primer dia**: - El dia de l’accident el paga **íntegrament l’empresa**, com si fos una jornada treballada. - A partir de l’endemà, el treballador percep el **75 % de la base reguladora** corresponent al mes anterior a la baixa. Aquest percentatge és el mínim legal, però molts **convenis col·lectius milloren la prestació** i complementen la nòmina fins a arribar al 100 % del salari habitual durant tot el període de baixa o durant un nombre determinat de dies. Per això convé revisar sempre el conveni aplicable al teu sector abans de calcular el que cobrarà la persona afectada. Un detall important per a la gestió: en donar d’alta el treballador després de la baixa, és possible que aparegui un ajust pel prorrateig de les pagues extraordinàries, perquè la base reguladora de la prestació ja inclou la part proporcional de les extres. ## Es cobra el 100 % estant de baixa per accident laboral? Per llei, no. La prestació és el 75 % de la base reguladora des de l’endemà de la baixa, i només el dia de l’accident es cobra sencer, perquè el paga l’empresa com a jornada treballada (així ho recull la [Seguretat Social](https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/Trabajadores/PrestacionesPensionesTrabajadores/10952/28362/28365)). El 100 % arriba quan el conveni col·lectiu o el contracte obliguen l’empresa a cobrir la diferència, i aquest complement el paga l’empresa, no la mútua ni la Seguretat Social. Per això, abans de calcular el que cobrarà una persona de baixa, cal mirar el seu conveni: el complement pot cobrir tota la baixa o només un nombre de dies, i de vegades està subjecte a condicions. ## Es pot acomiadar un treballador que està de baixa per accident? Estar de baixa mèdica **no és, per si sol, una causa vàlida d’acomiadament**. Des de la reforma que va suprimir l’antic article 52.d) de l’Estatut dels treballadors, no es pot acomiadar ningú únicament per les seves absències justificades derivades d’una baixa mèdica. A més, la Llei 15/2022 integral per a la igualtat de tracte reforça la protecció: un acomiadament motivat exclusivament per l’estat de salut o la malaltia es pot considerar **nul** per discriminatori, amb l’obligació de readmetre el treballador. Això no vol dir que la relació laboral sigui intocable durant la baixa. Sí que és possible extingir el contracte quan hi ha una **causa justificada i independent** de l’accident o la malaltia: per exemple, un acomiadament disciplinari per incompliments greus degudament acreditats, o causes objectives de tipus econòmic, tècnic, organitzatiu o productiu que afectin el lloc de treball. En el cas dels contractes temporals, el contracte també s’acaba de manera natural quan arriba al seu terme. La clau per a l’empresa és documentar i motivar sempre qualsevol decisió amb una causa aliena a la situació de baixa, perquè, si no, l’acomiadament corre el risc de ser declarat improcedent o fins i tot nul. ## Diferència entre accident laboral i malaltia comuna Val la pena recordar per què la baixa per accident laboral és més avantatjosa que la baixa per contingències comunes: - **Percentatge de la prestació**: en cas d’accident laboral es cobra el 75 % de la base reguladora des del segon dia; en cas de malaltia comuna, el 60 % entre el dia 4 i el 20, i el 75 % a partir del dia 21. - **Base de càlcul**: en la contingència professional es fa servir una base reguladora que acostuma a ser més alta. - **Qui avança el pagament**: en tots dos casos hi ha pagament delegat, però en l’accident laboral la responsable última és la mútua d’accidents de treball o la Seguretat Social per contingències professionals. Per això és fonamental que el comunicat de baixa identifiqui correctament la contingència: un accident que es tramita erròniament com a malaltia comuna perjudica econòmicament el treballador. ## Com gestionar bé les baixes a la teva pime Per a una empresa petita, portar a mà el control de les baixes, els comunicats, les absències i els terminis legals és una font constant d’errors. Tenir un registre clar de la jornada de cada persona i de les seves absències facilita molt la gestió amb la mútua i la Seguretat Social, i evita problemes en cas d’inspecció. Un bon [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) et permet registrar automàticament les jornades i les absències, de manera que documentar el dia exacte de l’accident i el període de baixa és immediat. I si, a més, centralitzes els comunicats mèdics i la documentació laboral en un [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/), tindràs a mà tot el que necessitis, sense haver de buscar papers ni correus. En resum: en una baixa per accident laboral, el dia de l’accident el paga sencer l’empresa i, des de l’endemà, el treballador cobra el 75 % de la base reguladora (o més, si el conveni ho complementa). L’empresa avança aquest import mitjançant pagament delegat i és la mútua o la Seguretat Social qui l’assumeix realment. Conèixer bé aquests terminis i percentatges t’estalvia ensurts i t’ajuda a gestionar les incidències de la teva plantilla amb tranquil·litat. --- ## SMI 2026: 1.221 € en 14 pagues i com afecta les nòmines, els complements absorbibles i els contractes a temps parcial URL: https://lapsowork.com/ca/blog/smi-2026-1221-euros-nomines-complements-temps-parcial/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: El Reial decret 126/2026 fixa el salari mínim interprofessional del 2026 en 1.221 euros al mes en 14 pagues (17.094 euros l’any), amb efectes des de l’1 de gener: quines quanties s’apliquen, com es prorrateja, quins complements el poden absorbir, com afecta el temps parcial i què cal revisar a les nòmines. El **salari mínim interprofessional del 2026** és de **1.221 euros al mes en 14 pagues**, 17.094 euros l’any, fixat pel Reial decret 126/2026, de 18 de febrer, publicat al BOE el 19 de febrer de 2026 i amb efectes des de l’1 de gener. És una pujada del 3,1 % respecte del 2025. Per a una pime, la xifra és només el principi: cal saber quins salaris afecta, com es prorrateja quan l’empresa paga en dotze mensualitats, quins complements poden absorbir la pujada i quins no, com es calcula en els contractes a temps parcial i què passa amb els mesos de gener i febrer ja pagats abans de la publicació. Aquesta guia ho repassa punt per punt. ## Les quanties de l’SMI 2026 | Concepte | Quantia 2026 | |---|---| | Salari mínim diari | 40,70 € | | Salari mínim mensual (14 pagues) | 1.221 € | | Salari mínim anual | 17.094 € | | Mensual equivalent si l’empresa prorrateja les pagues extres en 12 mensualitats | 1.424,50 € | Les quanties es refereixen a la **jornada legal completa** i són **retribució en diners**, sense que el salari en espècie les pugui reduir. En l’SMI es computa únicament la retribució en diners, i en queden fora els complements que la norma mateixa exclou. El reial decret va entrar en vigor el 20 de febrer de 2026 amb efectes retroactius des de l’1 de gener, cosa que obliga a regularitzar les nòmines de gener i febrer de qui cobrés per sota. ## A qui afecta Afecta a qui cobra el mínim, però també molta més gent: - **Treballadors amb un salari base igual o inferior a l’SMI**, en qualsevol sector i amb qualsevol tipus de contracte, inclosos els eventuals, els temporers i els empleats de la llar, per als quals el reial decret fixa quanties per hora. - **Convenis amb taules per sota del nou SMI**: la taula del conveni no pot quedar per sota; fins que no es revisi, s’aplica l’SMI. - **Complements i conceptes que es calculen sobre l’SMI** o que el fan servir com a referència: algunes indemnitzacions, la base mínima de cotització de determinats règims, els límits d’embargabilitat del salari, certs ajuts i llindars. - **Contractes a temps parcial**, el mínim dels quals es calcula en proporció a la jornada. ## Compensació i absorció: quins complements poden absorbir la pujada L’article 27.1 de l’Estatut dels treballadors permet que la revisió de l’SMI **no afecti l’estructura ni la quantia dels salaris que en conjunt i en còmput anual siguin superiors al nou mínim**. És la regla de compensació i absorció: si un treballador cobra en total més de 17.094 euros l’any, la pujada de l’SMI pot quedar absorbida pel que ja percep per sobre. Però el reial decret mateix i la jurisprudència limiten què es compara amb què: - Es comparen l’SMI anual i el **salari anual en còmput global**, inclosos el salari base i els complements salarials. - **No es computen** en aquesta comparació les percepcions que el reial decret exclou, entre les quals les **extrasalarials** (dietes, plus de transport, quilometratge, indemnitzacions), ni el **salari en espècie**. - La jurisprudència del Tribunal Suprem ha limitat l’absorció de determinats complements vinculats al lloc de treball o a la persona quan el conveni els configura com a no absorbibles, i molts convenis declaren expressament no absorbibles complements com l’antiguitat o la nocturnitat. Cal llegir el conveni abans d’absorbir. Regla pràctica per a la pime: si el salari base del conveni queda per sota de 1.221 euros en 14 pagues, l’empresa l’ha d’apujar fins a l’SMI **llevat que el conjunt de conceptes salarials absorbibles, en còmput anual, ja superi els 17.094 euros**. Absorbir un plus que el conveni declara no absorbible és una reclamació segura. ## Temps parcial: proporcional a la jornada En els contractes a **temps parcial**, l’SMI s’aplica **en proporció a les hores treballades** respecte de la jornada completa comparable. Amb una jornada del 50 %, el mínim mensual en 14 pagues és de 610,50 euros; amb el 75 %, de 915,75. Dos errors habituals: calcular la proporció sobre les 40 hores legals quan el conveni fixa una jornada completa inferior, cosa que rebaixa indegudament el mínim, i oblidar que les hores complementàries es paguen, com a mínim, al valor de l’hora ordinària que resulta del nou SMI. ## Què cal revisar ara a les nòmines 1. **Salari base respecte de la taula del conveni i de l’SMI**: cap persona a jornada completa per sota de 1.221 euros en 14 pagues o de 17.094 l’any. 2. **Regularització de gener i febrer de 2026** per a qui cobrés per sota abans de la publicació: endarreriments a la nòmina següent, amb les cotitzacions corresponents. 3. **Prorrateig de pagues extres**: si l’empresa paga en dotze mensualitats, el mínim mensual és de 1.424,50 euros. 4. **Complements absorbibles i no absorbibles** segons el conveni, abans de decidir si s’absorbeix la pujada. 5. **Temps parcial**: proporció sobre la jornada completa del conveni i valor de l’hora complementària. 6. **Bases de cotització**: les bases mínimes s’actualitzen amb l’SMI; comprova que la gestoria o el programa les ha incorporat. 7. **Conceptes referenciats a l’SMI** en contractes, acords o convenis propis. 8. **Contractes formatius i de pràctiques**: retribució segons la seva regla pròpia, que pren l’SMI com a referència proporcional. ## El que fa LapsoWork i el que no LapsoWork **no calcula les nòmines**: el càlcul amb el nou SMI el fa la teva gestoria o el teu programa de nòmines, com expliquem a [externalitzar les nòmines o fer-les amb programari propi](/ca/blog/externalitzar-nomines-gestoria-o-programari-propi/). El que sí que fa és tenir la fitxa de cada empleat amb la seva jornada, categoria i contracte perquè les variables arribin netes, [distribuir les nòmines](/ca/solucions/programari-nomines/) ja calculades perquè cada persona les rebi i les signi des del mòbil, i arxivar-les durant el termini legal amb la signatura com a prova de lliurament. Si vols comparar el que costa el programari amb el que estalvia, tenim [com calcular el ROI d’un programari de recursos humans](/ca/blog/com-calcular-roi-programari-recursos-humans-pime/). ## Preguntes freqüents **Quant és el salari mínim interprofessional el 2026?** 1.221 euros al mes en 14 pagues, 17.094 euros l’any i 40,70 euros al dia, segons el Reial decret 126/2026, de 18 de febrer, publicat al BOE el 19 de febrer de 2026 i amb efectes des de l’1 de gener de 2026. Suposa una pujada del 3,1 % respecte del 2025. **Quant és l’SMI 2026 en 12 pagues?** Si l’empresa prorrateja les dues pagues extraordinàries en dotze mensualitats, el mínim mensual equivalent és de 1.424,50 euros, que corresponen als mateixos 17.094 euros anuals. **L’empresa pot absorbir la pujada de l’SMI amb els complements?** Només si el salari anual en còmput global, amb els conceptes salarials absorbibles, ja supera els 17.094 euros. No es computen les percepcions extrasalarials ni el salari en espècie, i molts convenis declaren no absorbibles complements com l’antiguitat o la nocturnitat. Cal revisar el conveni abans d’absorbir. **Com es calcula l’SMI en un contracte a temps parcial?** En proporció a les hores treballades respecte de la jornada completa comparable que fixa el conveni: amb un 50 % de jornada, 610,50 euros al mes en 14 pagues; amb un 75 %, 915,75 euros. Les hores complementàries es paguen, com a mínim, al valor de l’hora ordinària resultant. **Cal pagar endarreriments de gener i febrer de 2026?** Sí, a qui cobrés per sota del nou mínim abans de la publicació: el reial decret té efectes des de l’1 de gener de 2026, de manera que la diferència de gener i febrer s’abona com a endarreriments amb les cotitzacions corresponents. ## Conclusió L’SMI 2026 és de 1.221 euros en 14 pagues i 17.094 l’any des de l’1 de gener, i obliga a revisar els salaris base, els endarreriments dels dos primers mesos, l’absorció de complements segons el conveni, el temps parcial i les bases de cotització. El càlcul correspon a la gestoria o al programa de nòmines; tenir la plantilla ordenada i les nòmines arxivades i signades és el que fa que la revisió no es converteixi en una tarda d’Excel. Si ho vols veure amb la teva plantilla, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Registre retributiu pas a pas per a una pime: quines dades, com calcular-lo i què passa amb la bretxa URL: https://lapsowork.com/ca/blog/registre-retributiu-pas-a-pas-pime/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Com elaborar el registre retributiu que el Reial decret 902/2020 exigeix a totes les empreses des del 2021: quins conceptes inclou, com s’agrupen els llocs de treball, mitjana i mediana per sexe, qui el pot consultar, què cal fer si la diferència supera el 25 % i com treure’l de les dades que ja tens. El **registre retributiu** és l’obligació laboral que més pimes creuen que no les afecta i que, tanmateix, s’aplica a totes des del 14 d’abril de 2021: una empresa amb tres empleats l’ha de tenir igual que una amb tres-cents. L’exigeix el Reial decret 902/2020 d’igualtat retributiva, la Inspecció de Treball el demana juntament amb el registre de jornada i la representació dels treballadors té dret a consultar-lo. La bona notícia és que no és un estudi salarial: és una taula que es construeix amb dades que l’empresa ja té a les nòmines. Aquesta guia explica què ha de contenir, com es calcula pas a pas, qui el pot veure, què passa quan la bretxa supera el 25 % i com treure’l del sistema en lloc de refer-lo cada any a mà. ## Què és i a qui obliga L’article 28.2 de l’Estatut dels treballadors obliga tota empresa a portar un registre amb els **valors mitjans dels salaris, els complements salarials i les percepcions extrasalarials de la seva plantilla, desagregats per sexe i distribuïts per grups professionals, categories professionals o llocs de treball iguals o d’igual valor**. El Reial decret 902/2020 el desplega i en fixa el contingut i el procediment. S’aplica a **totes les empreses**, amb independència de la mida, i a tota la plantilla, inclosos el personal directiu i els alts càrrecs. No s’ha de confondre amb l’**auditoria retributiva**, que només han de fer les empreses obligades a tenir pla d’igualtat (50 treballadors o més) i que va més enllà: avaluació de llocs de treball d’igual valor i pla de correcció. El registre és el punt de partida de totes dues coses. ## Què ha de contenir Per a cada agrupació de llocs de treball i per a cada sexe, el registre recull la **mitjana aritmètica** i la **mediana** del que s’ha percebut realment durant l’any natural, separat en tres blocs: 1. **Salari base**. 2. **Complements salarials**: antiguitat, nocturnitat, treball per torns, perillositat, disponibilitat, incentius, comissions, pagues extraordinàries i qualsevol altre complement retributiu. 3. **Percepcions extrasalarials**: dietes, quilometratge, plus de transport, indemnitzacions, prestacions de la Seguretat Social abonades per l’empresa i similars. Cada complement i cada percepció es desagrega per concepte, no en un total, per poder veure on es produeix la diferència. Els imports es prenen **equiparats a jornada completa**: si una persona treballa a temps parcial, la seva retribució s’eleva a la que correspondria a jornada completa abans de fer-ne la mitjana, perquè les diferències reflecteixin el valor del lloc de treball i no la jornada. El període de referència és, amb caràcter general, l’**any natural**, i el registre s’ha d’actualitzar quan canviï substancialment algun dels seus elements. ## Com s’agrupen els llocs de treball L’agrupació és la decisió més delicada, perquè en depèn que les comparacions tinguin sentit: - Si el conveni defineix **grups o categories professionals**, es fan servir aquests. - Si l’empresa té un **sistema de classificació per llocs de treball**, s’agrupen els llocs iguals o d’igual valor. - Un lloc de treball és d’**igual valor** que un altre quan són equivalents la naturalesa de les funcions, les condicions educatives i professionals exigides i els factors estrictament relacionats amb el seu acompliment, segons l’article 28.1 de l’Estatut. El Reial decret 902/2020 remet a la valoració de llocs de treball amb criteris d’adequació, totalitat i objectivitat. En una pime, l’habitual és partir dels grups del conveni i, dins de cadascun, distingir els llocs de treball amb funcions clarament diferents. Els grups amb una sola persona o amb persones d’un sol sexe s’hi inclouen igualment, encara que no hi hagi comparació possible. ## Com calcular-lo pas a pas 1. **Exporta la nòmina de l’any** per persona i concepte: salari base, cada complement i cada percepció extrasalarial, amb el sexe, el grup professional, el lloc de treball i el percentatge de jornada. 2. **Equipara a jornada completa** les retribucions de qui treballa a temps parcial o no ha estat a l’empresa tot l’any, amb el mateix criteri per a tothom i explicat al document. 3. **Assigna cada persona a la seva agrupació** de llocs de treball iguals o d’igual valor. 4. **Calcula, per agrupació i sexe, la mitjana i la mediana** de cada bloc i de cada concepte. 5. **Calcula la diferència** entre dones i homes a cada agrupació, en percentatge sobre la retribució dels homes, tant per a la mitjana com per a la mediana. 6. **Documenta el mètode**: període, criteris d’agrupació, tractament del temps parcial i fonts, perquè qui el consulti o l’inspeccioni entengui com s’ha fet. 7. **Consulta la representació dels treballadors** amb caràcter previ, com exigeix el reial decret, i deixa’n constància. 8. **Desa’l i actualitza’l** cada any o quan canviï l’estructura retributiva. El Ministeri de Treball publica una eina de registre retributiu en full de càlcul que serveix com a format de referència; el que costa no és el format, sinó tenir les dades netes i agrupades, i això és el que un sistema de recursos humans amb la plantilla, els llocs de treball i les nòmines ordenats resol en minuts. ## Qui el pot consultar - **La representació legal dels treballadors** té accés al contingut íntegre del registre. - **Si no hi ha representació**, qualsevol treballador pot demanar-hi accés, però no a les dades individualitzades: l’empresa li facilita les **diferències percentuals** entre dones i homes en les retribucions mitjanes, per concepte i per agrupació. - **La Inspecció de Treball** el pot requerir en qualsevol moment, i ho fa cada vegada amb més freqüència juntament amb el registre de jornada. Les dades individuals són dades personals: el registre s’elabora amb agregats i l’accés es limita al que estableix la norma. ## Què passa si la bretxa supera el 25 % L’article 28.3 de l’Estatut dels treballadors afegeix una obligació per a les **empreses d’almenys 50 treballadors**: quan la mitjana de les retribucions d’un sexe sigui superior a la de l’altre en un **25 % o més**, prenent el conjunt de la massa salarial o la mitjana de les percepcions satisfetes, l’empresa ha d’incloure al registre **una justificació** que aquesta diferència respon a motius no relacionats amb el sexe. Per sota de 50 no hi ha l’obligació de justificar, però una diferència gran en una agrupació és un senyal que convé analitzar abans que l’analitzi un altre. Justificar no és explicar amb adjectius: és mostrar que la diferència es deu a l’antiguitat, a complements lligats a condicions objectives del lloc de treball, a jornades o a variables mesurables. Si no es pot justificar, el pas següent és corregir, i les empreses amb pla d’igualtat ho fan a través de l’auditoria retributiva. ## Errors freqüents - **Pensar que no s’aplica** perquè es tenen menys de 50 treballadors. S’aplica a totes. - **Agrupar malament**: comparar llocs de treball que no són d’igual valor, o posar tota la plantilla en un sol grup. - **Oblidar les percepcions extrasalarials** o donar un total sense desagregar per concepte. - **No equiparar el temps parcial**, cosa que dispara diferències artificials en sectors feminitzats. - **No consultar la representació** abans d’elaborar-lo. - **No actualitzar-lo** quan canvien els complements o la classificació. - **Fer-lo en un full solt** que ningú no troba quan el demana la Inspecció. ## Quines sancions hi ha No portar el registre retributiu o portar-lo de manera incompleta és una infracció greu en matèria de relacions laborals segons la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social, amb multes de 751 a 7.500 euros segons el grau. Si la falta de registre encobreix una discriminació retributiva, la infracció és molt greu, amb quanties molt superiors, i la treballadora afectada pot reclamar les diferències. Expliquem el mapa complet d’obligacions per mida a [compliment normatiu laboral per a pimes: guia 2026](/ca/blog/compliment-normatiu-laboral-pimes-guia-2026/). ## Com ho facilita LapsoWork LapsoWork no elabora el registre retributiu per tu, però posa en un sol lloc les dades que necessita: la [fitxa de l’empleat](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) amb grup professional, lloc de treball i percentatge de jornada, les [nòmines distribuïdes i arxivades](/ca/solucions/programari-nomines/) per persona i mes, i l’exportació a Excel per construir la taula amb el mètode descrit i actualitzar-la cada any en minuts. Si la teva gestoria calcula les nòmines, a [externalitzar les nòmines o fer-les amb programari propi](/ca/blog/externalitzar-nomines-gestoria-o-programari-propi/) expliquem com hi encaixa el repartiment de tasques. ## Preguntes freqüents **Quines empreses han de fer el registre retributiu?** Totes, amb independència de la mida, des del 14 d’abril de 2021 segons el Reial decret 902/2020 i l’article 28.2 de l’Estatut dels treballadors. Inclou tota la plantilla, també el personal directiu. L’auditoria retributiva, en canvi, només obliga les empreses amb pla d’igualtat, és a dir, a partir de 50 treballadors. **Quines dades inclou el registre retributiu?** Els valors mitjans (mitjana aritmètica i mediana) del salari base, de cada complement salarial i de cada percepció extrasalarial, desagregats per sexe i distribuïts per grups professionals, categories o llocs de treball d’igual valor, referits a l’any natural i equiparats a jornada completa. **Poden els treballadors veure el registre retributiu?** La representació legal dels treballadors accedeix al contingut íntegre. Si no hi ha representació, qualsevol treballador el pot demanar i l’empresa li facilita les diferències percentuals entre dones i homes per concepte i agrupació, sense dades individualitzades. **Què passa si la diferència entre homes i dones supera el 25 %?** En empreses d’almenys 50 treballadors, l’article 28.3 de l’Estatut obliga a incloure al registre una justificació que la diferència respon a motius no relacionats amb el sexe. Per sota de 50 no hi ha obligació de justificar, però la diferència és un senyal que convé analitzar i, si escau, corregir. **Cada quant cal actualitzar el registre retributiu?** El període de referència és l’any natural, de manera que l’habitual és elaborar-lo cada any amb les dades de l’exercici tancat, i actualitzar-lo quan canviï substancialment l’estructura retributiva o la classificació de llocs de treball. ## Conclusió El registre retributiu és una taula obligatòria per a totes les empreses: mitjana i mediana per sexe del salari base, els complements i les percepcions extrasalarials, per grups o llocs de treball d’igual valor, amb consulta prèvia a la representació i justificació de la bretxa a partir de 50 treballadors. El que el fa fàcil o difícil és tenir la plantilla, els llocs de treball i les nòmines ordenats en un mateix sistema. Si vols que el pròxim registre surti d’una exportació, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Protocol LGTBI a l’empresa (RD 1026/2024): què ha d’incloure i com negociar-lo en una pime de més de 50 URL: https://lapsowork.com/ca/blog/protocol-lgtbi-empresa-rd-1026-2024-pime-mes-de-50/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Què exigeix el Reial decret 1026/2024 a les empreses de més de 50 persones treballadores: el conjunt planificat de mesures d’igualtat LGTBI, el protocol enfront de l’assetjament i la violència, qui negocia, en quins terminis, quin contingut mínim tenen, com encaixen amb el pla d’igualtat i què passa si no es fa. Des del 10 d’octubre de 2024, les empreses de **més de 50 persones treballadores** tenen una obligació nova i força desconeguda: disposar d’un **conjunt planificat de mesures per a la igualtat i la no-discriminació de les persones LGTBI** i d’un **protocol enfront de l’assetjament i la violència** contra elles. La fixa l’article 15 de la Llei 4/2023 i la desplega el **Reial decret 1026/2024**, de 8 d’octubre. No és un pla d’igualtat ni aquest el substitueix, tot i que es pot negociar juntament amb ell. Aquesta guia explica a qui obliga, qui negocia i en quins terminis, què han de contenir les mesures i el protocol, com s’apliquen als qui no són empleats i què passa si l’empresa no ho fa. ## A qui obliga A les empreses de **més de 50 persones treballadores**, comptades en tota l’empresa com en el pla d’igualtat. Les de 50 o menys poden adoptar les mesures de manera voluntària i, quan el seu conveni les inclogui, aplicar-les. El reial decret va entrar en vigor el 10 d’octubre de 2024 i les empreses obligades havien d’iniciar la negociació en els tres mesos següents; ara com ara, qui supera el llindar ha de tenir les mesures acordades o, si no hi va haver acord, aplicades amb el contingut mínim del reial decret. L’àmbit personal és ampli: les mesures i el protocol s’apliquen a totes les persones que treballen a l’empresa amb independència del seu vincle, i el protocol arriba també als qui sol·liciten un lloc de treball, al personal d’empreses de treball temporal posat a disposició, a proveïdors, clients i visites quan actuen dins de l’àmbit organitzatiu de l’empresa. ## Qui negocia i en quins terminis Les mesures **es negocien**. El reial decret preveu diverses vies: - **Conveni col·lectiu** d’àmbit sectorial o d’empresa que les inclogui. - **Acord d’empresa** amb la representació legal de les persones treballadores, quan el conveni no les regula o remet a la negociació a l’empresa. - Si **no hi ha representació legal**, la comissió negociadora es constitueix amb els sindicats més representatius i els representatius del sector, amb les mateixes regles que en el pla d’igualtat; l’empresa els comunica la intenció de negociar i disposen de deu dies per respondre. - Les empreses que **negocien un pla d’igualtat** hi poden incloure les mesures LGTBI, sense que perdin la seva identitat pròpia. El termini per negociar és de **tres mesos** des de la constitució de la comissió. Si transcorre sense acord, l’empresa **aplica les mesures de l’annex del reial decret** com a contingut mínim fins que s’assoleixi un acord, i així pot acreditar el compliment. ## Què han de contenir les mesures L’annex I del Reial decret 1026/2024 fixa les matèries i el contingut mínim del conjunt planificat de mesures: 1. **Clàusules d’igualtat de tracte i no-discriminació** per orientació i identitat sexual, expressió de gènere i característiques sexuals, incorporades al conveni o a l’acord. 2. **Accés a l’ocupació**: processos de selecció amb criteris objectius, formació dels qui seleccionen i compromís de no preguntar sobre orientació o identitat. 3. **Classificació i promoció professional**: criteris objectius i transparents que evitin la discriminació. 4. **Formació, sensibilització i llenguatge**: accions formatives en diversitat LGTBI per a tota la plantilla, amb una atenció especial als qui tenen responsabilitats de personal, i ús de llenguatge inclusiu en les comunicacions. 5. **Entorns laborals diversos, segurs i inclusius**: mesures de suport a les persones trans a la feina, incloses les que estiguin en procés de transició, i respecte a la intimitat. 6. **Permisos i beneficis socials**: garantia d’accés en igualtat per a les parelles del mateix sexe i les famílies LGTBI, i als permisos relacionats amb processos de transició. 7. **Règim disciplinari**: tipificació de les conductes discriminatòries i de l’assetjament per aquestes causes com a infraccions, amb les sancions corresponents. ## Què ha de contenir el protocol enfront de l’assetjament i la violència L’annex II fixa el contingut del protocol, que es pot integrar en el protocol general d’assetjament de l’empresa sempre que en reculli les especialitats: - **Declaració de principis** i compromís de l’empresa. - **Àmbit d’aplicació**, amb les persones externes esmentades. - **Definicions** d’assetjament discriminatori i violència per orientació i identitat sexual, expressió de gènere i característiques sexuals. - **Procediment d’actuació**: canal de denúncia accessible i confidencial, persona o òrgan de referència, terminis, mesures cautelars, investigació amb garanties per a totes dues parts, resolució i mesures correctores. - **Garanties**: confidencialitat, protecció enfront de represàlies, respecte a la intimitat i a la identitat de les persones, i acompanyament. - **Seguiment i avaluació**, amb revisió periòdica. Si l’empresa té 50 treballadors o més i, per tant, canal de denúncies de la Llei 2/2023, convé que el protocol indiqui com s’articulen tots dos canals, com expliquem a [canal de denúncies intern o extern](/ca/blog/gestio-del-canal-de-denuncies/). ## Com encaixa amb el pla d’igualtat Són obligacions diferents amb llindars diferents: el pla d’igualtat a partir de 50 treballadors, les mesures LGTBI a partir de més de 50. Però comparteixen mètode (diagnòstic, negociació, mesures amb seguiment) i es poden negociar a la mateixa comissió i aprovar-se juntes. La diferència pràctica és que les mesures LGTBI tenen un **contingut mínim obligatori** a l’annex que s’aplica si no hi ha acord, mentre que el pla d’igualtat es construeix sobre un diagnòstic propi. Expliquem el pla a [pla d’igualtat en una pime de 50 empleats](/ca/blog/pla-d-igualtat-pime-50-empleats-passos-terminis-registre/) i el mapa complet d’obligacions per mida a [compliment normatiu laboral per a pimes: guia 2026](/ca/blog/compliment-normatiu-laboral-pimes-guia-2026/). ## Què passa si no es fa La Llei 4/2023 tipifica infraccions i sancions pròpies, i la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social sanciona les decisions empresarials discriminatòries i l’assetjament per raó d’orientació o identitat sexual com a infraccions **molt greus**, amb les quanties més altes de la llei. No tenir les mesures o el protocol quan són obligatoris, a més de la sanció, deixa l’empresa sense defensa quan es produeix un cas: sense procediment, sense persona de referència i sense prova d’haver actuat. ## Com implantar-ho en una pime, pas a pas 1. **Comprovar el llindar** amb les regles de còmput de plantilla. 2. **Constituir la comissió** amb la representació legal o amb els sindicats, o incloure-ho a la comissió del pla d’igualtat. 3. **Revisar el que ja existeix**: protocol d’assetjament general, règim disciplinari del conveni, polítiques de selecció i de permisos, per adaptar-ho en lloc de duplicar-ho. 4. **Negociar en tres mesos** amb l’annex del reial decret com a guió; si no hi ha acord, aplicar-ne el contingut mínim i documentar-ho. 5. **Aprovar, comunicar i formar**: publicar les mesures i el protocol, informar tota la plantilla i les persones externes afectades, formar els qui gestionen persones i designar la persona o l’òrgan de referència. 6. **Ajustar els sistemes**: tipologia de permisos i beneficis sense distinció de tipus de parella, formularis sense camps innecessaris sobre sexe o estat civil, canal de denúncia accessible. 7. **Seguiment**: reunió periòdica de la comissió, registre de casos i revisió del protocol. ## Com ho facilita LapsoWork El [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) permet publicar les mesures i el protocol i recollir la signatura de recepció de cada persona des de l’app, amb constància de la data; el [mòdul de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) configura els permisos per matrimoni, parella de fet, hospitalització o mort de familiars amb la mateixa regla per a totes les parelles, com detallem a la [taula de permisos retribuïts](/ca/blog/permisos-retribuits-2026-taula-article-37-estatut/); i el canal de denúncies del pla Avançat ofereix una via confidencial per a les comunicacions del protocol quan l’empresa decideix unificar-les. Des de 2 € per empleat i mes. ## Preguntes freqüents **Quines empreses estan obligades a tenir mesures i protocol LGTBI?** Les de més de 50 persones treballadores, segons l’article 15 de la Llei 4/2023 i el Reial decret 1026/2024, en vigor des del 10 d’octubre de 2024. Les de 50 o menys les poden adoptar de manera voluntària o quan el seu conveni les inclogui. **El protocol LGTBI és el mateix que el pla d’igualtat?** No. El pla d’igualtat és obligatori a partir de 50 treballadors i es construeix sobre un diagnòstic propi; les mesures LGTBI són obligatòries a partir de més de 50 i tenen un contingut mínim fixat als annexos del Reial decret 1026/2024. Es poden negociar juntes i aprovar-se en el mateix acord, però cadascuna conserva la seva identitat. **Quant de temps hi ha per negociar les mesures LGTBI?** Tres mesos des de la constitució de la comissió negociadora. Si transcorren sense acord, l’empresa aplica el contingut mínim de l’annex del reial decret fins que l’assoleixi, i així acredita el compliment. **Què passa si l’empresa no té representants dels treballadors?** La comissió negociadora es constitueix amb els sindicats més representatius i els representatius del sector, amb les mateixes regles que en el pla d’igualtat: l’empresa els comunica la intenció de negociar i disposen de deu dies per respondre. **A qui protegeix el protocol enfront de l’assetjament LGTBI?** A totes les persones que treballen a l’empresa amb independència del seu vincle, i també als qui sol·liciten un lloc de treball, al personal d’empreses de treball temporal, a proveïdors, clients i visites quan actuen dins de l’àmbit organitzatiu de l’empresa. ## Conclusió El Reial decret 1026/2024 obliga les empreses de més de 50 persones a negociar en tres mesos un conjunt de mesures d’igualtat LGTBI amb set matèries i un protocol enfront de l’assetjament amb canal, procediment i garanties, i a aplicar el contingut mínim de l’annex si no hi ha acord. Encaixa amb el pla d’igualtat, amb el protocol general d’assetjament i amb el canal de denúncies, i se sosté en coses concretes: permisos iguals per a totes les parelles, formularis sense preguntes innecessàries i un canal confidencial que funcioni. Si vols que aquestes coses visquin a l’app de la teva plantilla, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Política de desconnexió digital: què ha de contenir i com aplicar-la de debò URL: https://lapsowork.com/ca/blog/politica-desconnexio-digital-empresa-que-ha-de-contenir-com-aplicar-la/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: La política interna de desconnexió digital és obligatòria per a totes les empreses segons l’article 88 de la LOPDGDD: quin dret protegeix, què ha de contenir el document, com s’elabora amb la representació dels treballadors, què exigeix en el teletreball, com s’aplica en el dia a dia i com es demostra que es compleix. Totes les empreses espanyoles estan obligades a tenir una **política de desconnexió digital**, i la majoria de pimes o no la tenen o tenen un document que ningú no aplica. El dret el reconeix l’**article 88 de la Llei orgànica 3/2018 (LOPDGDD)**: els treballadors tenen dret a la desconnexió digital per garantir el respecte del seu temps de descans, permisos i vacances i de la seva intimitat personal i familiar, i l’empresa ha d’elaborar una política interna que el reguli. És també l’article 20 bis de l’Estatut dels treballadors i, per al teletreball, l’article 18 de la Llei 10/2021. Aquesta guia explica què ha de contenir la política, com s’elabora, què la diferencia d’un paper i com es demostra que es compleix. ## Què diu la llei L’article 88 de la LOPDGDD estableix tres coses: 1. **El dret**: els treballadors i els empleats públics tenen dret a la desconnexió digital fora del temps de treball establert legalment o convencionalment. 2. **La seva regulació**: les modalitats d’exercici del dret es regeixen pel que s’ha pactat en conveni col·lectiu o, si no n’hi ha, per acord entre l’empresa i la representació dels treballadors. 3. **La política interna**: l’ocupador, **amb l’audiència prèvia dels representants dels treballadors**, elabora una política interna adreçada a tota la plantilla, **inclosos els llocs directius**, en què defineix les modalitats d’exercici del dret i les **accions de formació i sensibilització** sobre un ús raonable de les eines tecnològiques per evitar la fatiga informàtica. Ha de preservar en particular el dret en els casos de treball a distància total o parcial i de treball al domicili amb eines de l’empresa. La Llei 10/2021 de treball a distància ho reforça a l’article 18: l’empresa ha de garantir la desconnexió, amb una limitació de l’ús dels mitjans tecnològics durant els períodes de descans, i la política interna ha de definir les modalitats per al teletreball. No hi ha cap model oficial ni cap registre on inscriure-la. El que hi ha és l’obligació de tenir-la, d’haver escoltat la representació i que sigui real. ## Què ha de contenir la política Un document útil i defensable davant la Inspecció inclou: 1. **Àmbit**: tota la plantilla, amb menció expressa dels llocs directius i del personal en teletreball. 2. **El dret i el seu abast**: què s’entén per temps de treball i de descans a l’empresa, amb referència a l’horari, al calendari i al registre de jornada. 3. **Regles de comunicació fora de la jornada**: no s’espera resposta a correus, missatges ni trucades fora de l’horari, en descansos, vacances, permisos ni baixes; no respondre no té conseqüències. 4. **Excepcions taxades**: què es considera urgència, qui la pot activar, per quin canal diferent de l’habitual i com es compensa el temps si suposa treball. 5. **Mesures tècniques**: enviament programat de correus, avisos de fora d’horari a les signatures, silenci de notificacions a les eines corporatives, apagada o no exigència de dispositius fora de la jornada. 6. **Teletreball**: horari de disponibilitat pactat en l’acord de treball a distància, eines i el seu ús, i garantia de desconnexió. 7. **Formació i sensibilització**: accions previstes, destinataris (amb una atenció especial als comandaments) i periodicitat. 8. **Responsables i canal** per plantejar incompliments, i garantia de no represàlia. 9. **Seguiment**: indicadors, revisió periòdica amb la representació i actualització. 10. **Relació amb altres normes**: conveni, acord de teletreball, protocol d’assetjament, política d’ús de dispositius (article 87 de la LOPDGDD). ## Com s’elabora 1. **Revisar el conveni**: molts ja regulen la desconnexió i fixen mínims que la política ha de respectar. 2. **Diagnòstic honest**: quan s’envien els correus, qui respon a les deu de la nit, quins grups de missatgeria hi ha i qui els alimenta. El registre de jornada i les hores extraordinàries són la primera dada. 3. **Redactar l’esborrany** amb les deu seccions anteriors, adaptat a la realitat de l’empresa: no és el mateix una oficina que un servei amb guàrdies. 4. **Audiència a la representació legal** dels treballadors, amb constància de la consulta; si no hi ha representació, comunicació a la plantilla i registre de la comunicació. 5. **Aprovació per la direcció**, publicació i lliurament a tota la plantilla amb justificant de recepció. 6. **Formació**, especialment als qui gestionen persones, perquè la desconnexió la trenquen els comandaments, no la plantilla. 7. **Incorporació a l’alta** de les noves incorporacions i a l’acord de teletreball. ## La diferència entre tenir una política i complir-la El document no protegeix ningú si a les nou de la nit continuen arribant missatges del responsable. La política es compleix quan: - **Els comandaments donen exemple**: programen els correus, no escriuen al grup fora d’horari i no valoren la disponibilitat com un mèrit. - **Les urgències tenen un canal propi**, diferent del correu i de la missatgeria habitual, que només es fa servir quan ho és. - **El registre de jornada mostra el que passa**: si les hores registrades acaben a les 18:00 i els correus surten a les 22:00, hi ha treball no registrat, i la Inspecció ho llegeix així. - **No es penalitza ningú** per no respondre fora del seu horari, i qui ho planteja té un canal. - **Es mesura**: correus fora d’horari, hores extres, absències curtes, i s’actua. És una de les mesures de retenció que no costen res, com expliquem a [retenció del talent a les pimes](/ca/blog/retencio-del-talent-pimes-10-idees-sense-pressupost/). ## Què passa si no es té o no es compleix No elaborar la política interna o vulnerar el dret a la desconnexió se sanciona per la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social com a infracció **greu** en matèria de relacions laborals, amb multes de 751 a 7.500 euros segons el grau, i la Inspecció la demana cada vegada més en les visites per temps de treball i teletreball. A més, el treball fora d’horari que l’empresa coneix i consent és temps de treball: genera hores extraordinàries, amb els seus límits i el seu pagament o compensació, com expliquem a [hores extraordinàries a la pime](/ca/blog/hores-extraordinaries-pime-limit-pagament-compensacio-registre/). I en el teletreball, la falta de garantia de desconnexió és una infracció específica de la Llei 10/2021. La taula completa és a [sancions per no complir el control horari](/ca/blog/sancions-control-horari-2026/). ## Com ho facilita LapsoWork La política es publica al [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) i cada persona en signa la recepció des de l’app, amb data, cosa que acredita el lliurament a tota la plantilla; el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) registra la jornada real i els seus informes d’hores efectives, extres i desviacions mostren si el descans es respecta; i el [mòdul de teletreball](/ca/solucions/programari-teletreball/) registra les jornades a distància amb l’horari de disponibilitat de l’acord, com detallem a [teletreball a Espanya: obligacions](/ca/blog/teletreball-espanya-obligacions-2026/). Des de 2 € per empleat i mes. ## Preguntes freqüents **És obligatòria la política de desconnexió digital a totes les empreses?** Sí. L’article 88 de la LOPDGDD obliga tot ocupador, amb independència de la seva mida, a elaborar una política interna de desconnexió digital adreçada a tota la plantilla, inclosos els directius, amb l’audiència prèvia de la representació dels treballadors, que defineixi les modalitats d’exercici del dret i les accions de formació i sensibilització. **Què ha d’incloure la política de desconnexió digital?** L’àmbit, la definició del temps de treball i de descans, les regles de comunicació fora de la jornada, les excepcions taxades per a urgències i el seu canal, les mesures tècniques, les regles per al teletreball, la formació i sensibilització prevista, els responsables i el canal d’incompliments, i el seguiment i la revisió. **Cal negociar la política de desconnexió amb els representants?** Les modalitats d’exercici del dret es regeixen pel conveni o per acord amb la representació; la política interna l’elabora l’empresa amb l’audiència prèvia dels representants dels treballadors, deixant constància de la consulta. Si no hi ha representació, es comunica a la plantilla i es registra la comunicació. **Pot l’empresa exigir que es respongui a un correu fora de l’horari?** No amb caràcter general: fora del temps de treball el treballador té dret a no atendre els mitjans digitals de l’empresa i no pot ser penalitzat per això. La política pot preveure excepcions taxades per a urgències reals, amb un canal propi i compensació del temps si suposa treball. **Com demostra l’empresa que compleix la desconnexió digital?** Amb la política publicada i lliurada a tota la plantilla amb justificant de recepció, la constància de l’audiència a la representació, la formació feta, un registre de jornada que reflecteixi el descans real i uns informes d’hores extraordinàries coherents amb aquest. Un document sense aquestes evidències no protegeix davant la Inspecció. ## Conclusió La política de desconnexió digital és obligatòria per a totes les empreses i ha de dir què s’espera fora de l’horari, què és una urgència, com es protegeix el teletreball i quina formació es dona, amb audiència a la representació i lliurament a tota la plantilla. El que la fa real és l’exemple dels comandaments, un canal d’urgències diferent del correu i un registre de jornada que mostri que el descans es respecta. Si vols publicar-la, lliurar-la amb signatura i mesurar si es compleix, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Pla d’igualtat en una pime de 50 empleats: passos, terminis, comissió negociadora i registre URL: https://lapsowork.com/ca/blog/pla-d-igualtat-pime-50-empleats-passos-terminis-registre/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Com es fa el pla d’igualtat obligatori a partir de 50 treballadors segons el Reial decret 901/2020: quan neix l’obligació i com es compta la plantilla, la comissió negociadora, el diagnòstic per matèries, l’auditoria retributiva, el contingut mínim, la inscripció en el registre, la vigència de quatre anys i les sancions per no tenir-ne. El dia que una pime arriba a 50 persones en plantilla canvia de categoria legal, i una de les obligacions que apareixen és el **pla d’igualtat**: un document negociat amb la representació dels treballadors, basat en un diagnòstic, amb mesures, calendari i seguiment, i inscrit en un registre públic. És obligatori per a les empreses de 50 o més treballadors des del 7 de març de 2022, segons la Llei orgànica 3/2007 i el Reial decret 901/2020, i no tenir-lo se sanciona i tanca la porta a la contractació pública. Aquesta guia explica, pas a pas i amb terminis, com es fa en una pime: quan neix l’obligació, qui negocia, què es diagnostica, què conté, com es registra i com es manté viu. ## Quan neix l’obligació i com es compta la plantilla L’obligació afecta les empreses de **50 o més treballadors**. El còmput es fa sobre la **plantilla total de l’empresa**, tots els centres i totes les modalitats de contracte, i el Reial decret 901/2020 fixa regles perquè no s’esquivi el llindar: - Els contractes a temps parcial es compten com una persona més, amb independència de les hores. - S’hi sumen els contractes de durada determinada extingits en els sis mesos anteriors, i cada 100 dies treballats o fracció es computen com una persona més. - El còmput es fa almenys l’últim dia de juny i de desembre de cada any. Un cop assolit el llindar, l’obligació es manté encara que després baixi la plantilla, fins que acabi la vigència del pla. Un cop assolit el llindar, l’empresa té **tres mesos per constituir la comissió negociadora** i, des d’aleshores, **un any com a màxim per negociar, aprovar i presentar la sol·licitud de registre** del pla. També hi estan obligades les empreses de menys de 50 quan ho estableixi el seu conveni o quan l’autoritat laboral ho acordi en un procediment sancionador en substitució de sancions. Les altres el poden fer de manera voluntària i registrar-lo igualment. ## Qui negocia: la comissió negociadora El pla **es negocia**, no es redacta unilateralment. La comissió és **paritària**: meitat empresa, meitat representació dels treballadors, amb una composició equilibrada entre dones i homes. - Si hi ha **comitè d’empresa o delegats de personal**, són ells els qui formen la part social; amb diversos centres, segons la representació de cadascun. - Si **no hi ha representació legal** a l’empresa o en algun centre, la part social la forma una comissió dels **sindicats més representatius i dels representatius del sector** amb legitimació per negociar el conveni aplicable; l’empresa s’hi ha d’adreçar i tenen deu dies per respondre. És el cas més freqüent en pimes que acaben d’arribar a 50, i també on més s’encalla el calendari. La comissió estén actes, pot disposar d’assessoria externa i té el deure de confidencialitat sobre la informació rebuda. ## El diagnòstic: què s’hi analitza Abans de les mesures cal saber on és l’empresa. El diagnòstic és negociat i ha d’analitzar, com a mínim, les matèries del Reial decret 901/2020: 1. Procés de **selecció i contractació**. 2. **Classificació professional**. 3. **Formació**. 4. **Promoció professional**. 5. **Condicions de treball**, inclosa l’**auditoria retributiva** del Reial decret 902/2020. 6. Exercici corresponsable dels **drets de la vida personal, familiar i laboral**. 7. **Infrarepresentació femenina**. 8. **Retribucions**. 9. **Prevenció de l’assetjament sexual i per raó de sexe**. El diagnòstic es basa en dades desagregades per sexe: plantilla per grups, llocs de treball, antiguitat, tipus de contracte i jornada, contractacions i baixes, formació rebuda, promocions, permisos i reduccions de què han gaudit els uns i les altres, i el [registre retributiu](/ca/blog/registre-retributiu-pas-a-pas-pime/), que és la base de l’auditoria retributiva. Com més ordenades estiguin aquestes dades al sistema de recursos humans, més curt és el diagnòstic. ## L’auditoria retributiva Obligatòria per a tota empresa que hagi de tenir pla d’igualtat, forma part del diagnòstic i té la mateixa vigència que el pla. Inclou una **valoració de llocs de treball** amb criteris d’adequació, totalitat i objectivitat per determinar quins són d’igual valor, l’anàlisi del registre retributiu amb aquesta classificació, la identificació de les causes de les diferències i un **pla d’actuació per corregir-les**, amb objectius, actuacions, responsables, cronograma i seguiment. ## Contingut mínim del pla El pla ha d’incloure, com a mínim: - Determinació de les **parts** que el concerten. - **Àmbit** personal, territorial i temporal. - **Informe del diagnòstic**, i el de l’auditoria retributiva. - **Resultats del diagnòstic**, amb els objectius qualitatius i quantitatius. - **Mesures concretes**, amb termini, prioritat, indicadors i persones o òrgans responsables. - **Mitjans i recursos** materials i humans per implantar-lo. - **Calendari** d’actuacions. - **Sistema de seguiment, avaluació i revisió**, amb una comissió que es reuneixi periòdicament. - **Composició de la comissió** de seguiment. - **Procediment de modificació** i per resoldre discrepàncies. ## Registre, vigència i seguiment El pla s’inscriu en el **Registre i dipòsit de convenis col·lectius, acords col·lectius de treball i plans d’igualtat (REGCON)**, en el termini de **quinze dies** des de la signatura, amb la documentació exigida. La inscripció és obligatòria i pública, i és el que comproven la Inspecció i els òrgans de contractació. La vigència màxima és de **quatre anys**; el pla s’ha de revisar quan canviïn substancialment les circumstàncies (fusions, canvis de plantilla o d’activitat, resolucions judicials o de la Inspecció) i, en tot cas, amb l’avaluació periòdica que fixi, amb almenys una avaluació intermèdia i una altra de final. ## Sancions i efectes de no tenir pla - **No elaborar o no aplicar el pla d’igualtat** quan és obligatori és una infracció **greu** de la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social, amb multes de 751 a 7.500 euros segons el grau; si l’obligació deriva d’un procediment sancionador o d’un acord de l’autoritat laboral i s’incompleix, la infracció és **molt greu**. - **Prohibició de contractar** amb les administracions públiques: la Llei de contractes del sector públic impedeix contractar les empreses de 50 o més treballadors que no compleixin l’obligació de disposar de pla d’igualtat. - **Pèrdua d’ajuts i subvencions** públics i de bonificacions lligades al compliment. - I l’efecte que no és a la llei: un pla negociat a corre-cuita per complir el termini no canvia res; un de fet amb dades serveix per retenir la meitat de la plantilla, com expliquem a [retenció de talent en pimes](/ca/blog/retencio-del-talent-pimes-10-idees-sense-pressupost/). ## Calendari tipus per a una pime | Quan | Què | |---|---| | Mes 0 | Còmput de plantilla al tancament de juny o desembre: s’arriba als 50 | | Mesos 1 a 3 | Constitució de la comissió negociadora; si no hi ha representació, comunicació als sindicats i espera de deu dies | | Mesos 3 a 6 | Recollida de dades, registre retributiu, valoració de llocs de treball i diagnòstic negociat | | Mesos 6 a 9 | Auditoria retributiva i negociació de mesures, indicadors i calendari | | Mesos 9 a 12 | Aprovació i signatura del pla; sol·licitud d’inscripció en el REGCON en quinze dies | | Cada any | Reunió de la comissió de seguiment, indicadors i, a mitja vigència, avaluació intermèdia | | Any 4 | Avaluació final i negociació del pla següent | ## Com ho facilita LapsoWork El diagnòstic i l’auditoria s’alimenten de dades que LapsoWork ja desa: la fitxa de cada empleat amb sexe, grup professional, lloc de treball, tipus de contracte, jornada i antiguitat; els [permisos i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) gaudits per tipus i persona, que mostren la corresponsabilitat real; les [nòmines arxivades](/ca/solucions/programari-nomines/) per al registre retributiu; i l’exportació a Excel de tot plegat. Expliquem la resta d’obligacions que s’activen en arribar als 50 a [compliment normatiu laboral per a pimes: guia 2026](/ca/blog/compliment-normatiu-laboral-pimes-guia-2026/). ## Preguntes freqüents **A partir de quants treballadors és obligatori el pla d’igualtat?** A partir de 50 o més treballadors, segons la Llei orgànica 3/2007 i el Reial decret 901/2020, amb caràcter general des del 7 de març de 2022. La plantilla es compta a tota l’empresa, inclosos els contractes a temps parcial com una persona i els temporals extingits en els sis mesos anteriors segons els dies treballats. També és obligatori quan ho exigeix el conveni o ho acorda l’autoritat laboral. **Quant de temps té l’empresa per fer el pla d’igualtat?** Tres mesos des que arriba als 50 treballadors per constituir la comissió negociadora, i des d’aleshores un any com a màxim per negociar, aprovar i sol·licitar el registre del pla. **Què passa si no hi ha representants dels treballadors?** La part social de la comissió negociadora la formen els sindicats més representatius i els representatius del sector amb legitimació per negociar el conveni aplicable. L’empresa els ha de comunicar la intenció de negociar i disposen de deu dies per respondre i designar-ne els membres. **On es registra el pla d’igualtat?** En el Registre i dipòsit de convenis col·lectius, acords col·lectius de treball i plans d’igualtat (REGCON) de l’autoritat laboral competent, en el termini de quinze dies des de la signatura. La inscripció és obligatòria i pública. **Quant dura un pla d’igualtat?** La vigència la fixen les parts amb un màxim de quatre anys. S’ha de revisar quan canviïn substancialment les circumstàncies i avaluar periòdicament, amb almenys una avaluació intermèdia i una altra de final abans de negociar el següent. ## Conclusió El pla d’igualtat en una pime de 50 empleats és un procés amb terminis: tres mesos per a la comissió, un any per al pla, quinze dies per al registre i quatre anys de vigència, amb un diagnòstic per matèries, una auditoria retributiva i mesures amb indicadors. El que el fa llarg o curt són les dades: qui té la plantilla, els permisos i les nòmines ordenats per sexe i lloc de treball comença el diagnòstic amb la meitat de la feina feta. Si les vols tenir així, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Permisos retribuïts 2026: taula de l’article 37 de l’Estatut després del RDL 5/2023 URL: https://lapsowork.com/ca/blog/permisos-retribuits-2026-taula-article-37-estatut/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Tots els permisos retribuïts de l’article 37 de l’Estatut dels treballadors vigents el 2026, amb la durada i les condicions: matrimoni, hospitalització i malaltia greu de familiars, mort, trasllat de domicili, deure inexcusable, exàmens prenatals, força major familiar, lactància i reducció per guarda legal, i com registrar-los sense errors. Els **permisos retribuïts** són l’absència que més discussions genera en una pime: quants dies corresponen per l’hospitalització d’un pare, si el permís comença el dia del fet o l’endemà, si la parella de fet compta com el cònjuge, si anar al metge està pagat. La reforma del Reial decret llei 5/2023 va canviar diversos d’aquests permisos i en va crear de nous, i des d’aleshores moltes taules que circulen continuen desactualitzades. Aquesta és la taula completa de l’article 37 de l’Estatut dels treballadors vigent el 16 de setembre de 2026, amb les condicions, el que millora el conveni i com registrar-los perquè la nòmina i el registre de jornada quadrin. ## Taula de permisos retribuïts de l’article 37.3 de l’Estatut | Permís | Durada | Condicions | |---|---|---| | **Matrimoni o registre de parella de fet** | 15 dies naturals | Des del RDL 5/2023 inclou la inscripció com a parella de fet | | **Accident o malaltia greus, hospitalització o intervenció quirúrgica sense hospitalització amb repòs domiciliari** | 5 dies | Del cònjuge, la parella de fet o parents fins al segon grau per consanguinitat o afinitat, inclòs el familiar consanguini de la parella de fet, i de qualsevol altra persona que convisqui amb el treballador al mateix domicili i en requereixi la cura efectiva | | **Mort** | 2 dies, 4 si cal desplaçar-se | Del cònjuge, la parella de fet o parents fins al segon grau per consanguinitat o afinitat | | **Trasllat del domicili habitual** | 1 dia | Sense més condicions | | **Deure inexcusable de caràcter públic i personal** | El temps indispensable | Inclou l’exercici del sufragi actiu; si supera el 20 % de les hores laborables en tres mesos, l’empresa pot passar el treballador a la situació d’excedència | | **Funcions sindicals o de representació** | Segons la llei i el conveni | En els termes establerts legalment o convencionalment | | **Exàmens prenatals i tècniques de preparació per al part; sessions d’informació i preparació i informes per a l’adopció, la guarda o l’acolliment** | El temps indispensable | Quan s’hagin de fer dins de la jornada de treball | I fora de l’apartat 3, però també a l’article 37: | Permís | Durada | Condicions | |---|---|---| | **Força major familiar** (art. 37.9) | Fins a 4 dies l’any, retribuïts segons conveni o acord | Per motius familiars urgents relacionats amb familiars o convivents, en cas de malaltia o accident que facin indispensable la presència immediata; se’n pot gaudir per hores | | **Cura del lactant** (art. 37.4) | 1 hora d’absència diària, divisible en dues fraccions, o reducció de mitja hora, fins als 9 mesos; acumulable en jornades completes segons conveni o acord | Dret individual de tots dos progenitors; ampliable fins als 12 mesos amb reducció proporcional del salari si tots dos l’exerceixen amb la mateixa durada | | **Naixement prematur o hospitalització del nadó** (art. 37.5) | 1 hora d’absència diària retribuïda; a més, reducció de fins a 2 hores amb disminució del salari | Mentre duri l’hospitalització després del part | Dels permisos de l’apartat 3 se’n gaudeix **amb dret a remuneració**, amb **avís previ i justificació**. Llevat que el conveni digui una altra cosa, es computen en dies naturals quan la norma parla de dies naturals (matrimoni) i en dies feiners en els altres casos segons la interpretació jurisprudencial consolidada, i es comencen a comptar el primer dia feiner si el fet causant es produeix en un dia no feiner. ## El que no és permís retribuït - **Les visites mèdiques del treballador mateix**: l’Estatut no les reconeix com a permís retribuït general. Depèn del conveni, que sovint fixa un nombre d’hores l’any o exigeix un justificant; si no en diu res, és temps que es recupera o es descompta, llevat que hi hagi acord. Ho expliquem a [absències mèdiques a la pime](/ca/blog/gestio-absencies-mediques-pime-baixes-permisos/). - **La reducció de jornada per guarda legal** (art. 37.6): fins que el menor faci 12 anys, o per tenir cura de persones amb discapacitat o familiars fins al segon grau que no es puguin valer per si mateixos, entre un vuitè i la meitat de la jornada, **amb reducció proporcional del salari**. És un dret, no un permís retribuït. - **L’adaptació de jornada** (art. 37.8): dret a sol·licitar canvis en la durada i la distribució de la jornada o en la forma de prestació, inclòs el treball a distància, amb negociació de bona fe durant un màxim de quinze dies. Tampoc no és un permís. - **Els assumptes propis o dies de lliure disposició**: només existeixen si els reconeix el conveni o l’empresa. - **Les baixes mèdiques**: són incapacitat temporal, amb el seu règim propi de prestació. ## El que pot millorar el conveni L’article 37 fixa mínims. Els convenis col·lectius sovint milloren la durada (més dies per hospitalització), amplien els subjectes (parents de tercer grau, convivents), fixen quan es comença a comptar el permís, reconeixen permisos que la llei no preveu (consultes mèdiques pròpies, acompanyament de familiars al metge, assumptes propis) i regulen el gaudi per hores. Abans d’aplicar la taula legal cal llegir el conveni: és el que aplicaran la Inspecció i el jutjat. ## Com registrar els permisos sense errors 1. **Tipologia al sistema** que distingeixi cada permís legal i cada millora del conveni, perquè el tractament a la nòmina i al registre de jornada és diferent. 2. **Sol·licitud amb avís previ** del treballador des de l’app, amb el fet causant i les dates, i aprovació del responsable. 3. **Justificant adjunt** en el termini que fixi el conveni: certificat d’hospitalització, llibre de família o certificat de parella de fet, justificant del deure públic. Sense diagnòstic: l’empresa no el necessita ni el pot demanar. 4. **Còmput correcte**: naturals o feiners segons el permís i el conveni, inici el primer dia feiner quan el fet passa en festiu, i hores en els permisos de què es gaudeix per hores. 5. **Anotació al registre de jornada** com a absència retribuïda del tipus que correspon, no com a jornada treballada ni com un buit. 6. **Comunicació a la nòmina**: els permisos retribuïts no comporten cap descompte de salari; la reducció per guarda legal sí, proporcionalment; la cura del lactant acumulada en jornades es paga com a retribuïda. 7. **Històric**: cada permís amb la sol·licitud, el justificant, l’aprovació i les dates, per respondre a la Inspecció o a una reclamació. ## Com ho resol LapsoWork El [mòdul de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) permet donar d’alta cada tipus de permís amb la durada, la unitat (dies naturals, feiners o hores) i si és retribuït, segons l’Estatut i segons el teu conveni; l’empleat el sol·licita des de l’app adjuntant-hi el justificant, el responsable l’aprova amb avís automàtic, el calendari de l’equip mostra l’absència i el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) la reflecteix com a absència retribuïda. A final de mes, l’informe d’absències per persona i tipus va a la gestoria o al programa de nòmines. Tot inclòs en el pla Bàsic a 2 € per empleat i mes, com pots veure a [la nostra pàgina de preus](/ca/preus/). ## Preguntes freqüents **Quants dies de permís corresponen per hospitalització d’un familiar el 2026?** Cinc dies, segons l’article 37.3.b) de l’Estatut dels treballadors després del Reial decret llei 5/2023, per accident o malaltia greus, hospitalització o intervenció quirúrgica sense hospitalització que requereixi repòs domiciliari, del cònjuge, la parella de fet o parents fins al segon grau, inclòs el familiar consanguini de la parella de fet, i de qualsevol persona que convisqui amb el treballador i en requereixi la cura. El conveni ho pot millorar. **La parella de fet dona dret als mateixos permisos que el matrimoni?** Sí, des del RDL 5/2023: el registre de la parella de fet dona dret als 15 dies naturals del permís per matrimoni, i la parella de fet s’equipara al cònjuge en els permisos per hospitalització, malaltia greu i mort, inclosos els seus familiars consanguinis. **Anar al metge és un permís retribuït?** No amb caràcter general a l’Estatut dels treballadors. Depèn del conveni col·lectiu, que sovint reconeix un nombre d’hores l’any amb justificant; si no ho regula, és temps que es recupera o es descompta, llevat que hi hagi acord amb l’empresa. Sí que són permisos retribuïts els exàmens prenatals i la preparació per al part. **Què és el permís per força major familiar?** El de l’article 37.9 de l’Estatut: fins a quatre dies l’any, retribuïts segons conveni o acord, per motius familiars urgents relacionats amb familiars o convivents en cas de malaltia o accident que facin indispensable la presència immediata del treballador. Se’n pot gaudir per hores. **Els permisos retribuïts es compten en dies naturals o feiners?** El permís per matrimoni es fixa en dies naturals. En els altres, la interpretació consolidada dels tribunals és que es computen en dies feiners i que es comencen a comptar el primer dia feiner si el fet causant passa en un dia no feiner, llevat que el conveni estableixi una altra regla. ## Conclusió Els permisos retribuïts de l’article 37 de l’Estatut són pocs i estan taxats, però el RDL 5/2023 en va canviar les durades i els subjectes, i el conveni els sol millorar. Tenir la taula vigent, llegir el conveni i registrar cada permís amb el tipus, el justificant i el còmput evita la majoria de conflictes i deixa la prova a punt per a la Inspecció. Si vols que aquesta taula visqui a l’app dels teus empleats, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Inspecció de Treball en una pime: quins documents demana, com és la visita i com respondre a un requeriment URL: https://lapsowork.com/ca/blog/inspeccio-de-treball-pime-documents-visita-requeriment/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Com actua la Inspecció de Treball quan visita una pime: per què ve, quins documents demana (registre de jornada, contractes, altes, nòmines, calendari, prevenció, registre retributiu, pla d’igualtat, canal de denúncies), com són la visita i les entrevistes, què diferencia un requeriment d’una acta d’infracció, terminis d’al·legacions i com preparar-s’hi. La **Inspecció de Treball** arriba sense avisar o cita per escrit, demana una llista de documents, parla amb els empleats i se’n va. El que passa després depèn gairebé del tot del que l’empresa tenia preparat abans: un registre de jornada fiable, contractes i nòmines localitzables, un calendari exposat i un pla de prevenció al dia converteixen la visita en un tràmit; el contrari la converteix en una acta. Aquesta guia explica com actua la Inspecció de Treball i Seguretat Social en una pime, quins documents demana, com són la visita i les entrevistes, què diferencia un requeriment d’una infracció, quins terminis hi ha per al·legar i com preparar-s’hi perquè el dia que vingui no canviï res. ## Per què ve la Inspecció La Llei 23/2015 ordenadora del Sistema d’Inspecció de Treball i Seguretat Social li atribueix la vigilància del compliment de la normativa laboral, de Seguretat Social, de prevenció de riscos i d’ocupació. Les actuacions tenen tres orígens: - **Campanyes planificades** per sector o matèria (registre de jornada, contractació temporal, temps parcial, prevenció, igualtat), amb visites aleatòries. - **Denúncia**, sovint d’un treballador o extreballador, que la Inspecció no revela. També a través de la bústia de la Inspecció, que admet comunicacions anònimes. - **Encreuament de dades** amb la Tresoreria General de la Seguretat Social, l’Agència Tributària o el servei públic d’ocupació: contractes parcials amb hores incoherents, baixes i altes repetides, absència de registre retributiu. Tant és l’origen: els documents que demana i el que comprova són els mateixos. ## Els documents que demana La llista habitual en una pime, en l’ordre en què se solen demanar: 1. **Registre diari de jornada** de tota la plantilla del període que indiqui (habitualment els últims mesos), amb conservació de quatre anys i traçabilitat de correccions. És el primer i el que més actes produeix; expliquem les sancions a [sancions per no complir el control horari](/ca/blog/sancions-control-horari-2026/). 2. **Resum mensual d’hores extraordinàries** per treballador i el seu reflex en la nòmina (article 35.5 de l’Estatut). 3. **Contractes de treball** amb les seves comunicacions al servei públic d’ocupació i **altes** a la Seguretat Social, inclosos els de temps parcial amb la seva distribució horària. 4. **Rebuts de salaris** del període i **documents de cotització**. 5. **Calendari laboral** de l’any, que ha d’estar exposat al centre. 6. **Conveni col·lectiu** aplicable i, si n’hi ha, pactes o acords d’empresa. 7. **Pla de prevenció de riscos laborals**, avaluació de riscos, planificació, modalitat preventiva, formació i informació dels treballadors i vigilància de la salut. 8. **Registre retributiu** i, en empreses de 50 o més, **pla d’igualtat** registrat amb la seva auditoria retributiva. 9. **Canal de denúncies** de la Llei 2/2023 en empreses de 50 o més, i **protocol enfront de l’assetjament sexual i per raó de sexe** en totes. 10. **Acords de treball a distància** i **política de desconnexió digital**. 11. **Mesures LGTBI i el seu protocol** en empreses de més de 50. 12. **Documentació de les persones treballadores estrangeres** quan correspongui, i de contractes i subcontractes presents al centre. El mapa complet d’obligacions per mida és a [compliment normatiu laboral per a pimes: guia 2026](/ca/blog/compliment-normatiu-laboral-pimes-guia-2026/). ## Com és la visita - **Sense avís previ**, amb caràcter general: l’inspector o subinspector pot entrar lliurement i sense avís previ a qualsevol centre de treball a qualsevol hora, i s’ha d’identificar. No es pot impedir l’entrada ni obstruir l’actuació; l’obstrucció és una infracció pròpia. - **Presència de l’empresa**: l’inspector comunica la seva presència a l’empresari o al seu representant, llevat que consideri que perjudica l’actuació; l’empresa el pot acompanyar. - **Comprovació física**: qui està treballant, en quin lloc de treball, amb quin horari, i contrast amb els contractes i amb el registre de jornada. - **Entrevistes**: l’inspector pot interrogar en privat els treballadors presents, sense l’empresa, sobre horaris reals, hores extres, si fitxen cada dia, si els han demanat que signin registres o que els corregeixin. Les seves declaracions tenen pes. - **Requeriment de documentació**: el que no és al centre s’aporta després, en el termini que fixi, normalment per mitjans electrònics, o mitjançant compareixença a l’oficina de la Inspecció. - **Diligència**: l’actuació es documenta en una diligència electrònica, que substitueix l’antic llibre de visites i que es comunica a l’empresa. L’inspector pot tornar, ampliar l’actuació a altres centres o matèries i allargar-la durant mesos, amb un termini màxim de durada fixat per la llei que només s’interromp per causes taxades. ## Requeriment o acta: la diferència que importa La visita pot acabar de tres maneres: - **Sense mesures**, si tot està en ordre. - **Requeriment d’esmena**: la Inspecció ordena corregir l’incompliment en un termini, sense sanció, i ho comprova després. És freqüent en matèries formals (calendari no exposat, política de desconnexió sense elaborar, avaluació de riscos incompleta) i quan l’empresa mostra bona fe i capacitat de corregir. Complir-lo dins del termini i amb prova tanca l’assumpte; ignorar-lo el converteix en acta. - **Acta d’infracció**: proposta de sanció amb la infracció tipificada, el seu grau i la quantia, segons la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social. Es pot acompanyar d’una **acta de liquidació** de quotes a la Seguretat Social i d’un requeriment de pagament de les diferències salarials. També pot adoptar **mesures cautelars**, com la paralització de treballs per risc greu i imminent. ## Terminis i com respondre - **Al·legacions a l’acta d’infracció**: quinze dies hàbils des de la notificació, davant l’òrgan que instrueix; convé aportar prova documental (registres, nòmines, contractes, comunicacions) i no només arguments. - **Resolució** de l’òrgan competent, que pot confirmar, reduir o anul·lar la proposta; contra la resolució es pot interposar **recurs d’alçada** en un mes i, després, recurs contenciós administratiu. - **Pagament amb reducció**: en determinats supòsits, el reconeixement de la responsabilitat i el pagament voluntari redueixen la sanció, amb renúncia a recórrer. - **Prescripció**: les infraccions en matèria laboral prescriuen al cap de tres anys; les de Seguretat Social, al cap de quatre; les de prevenció, segons la gravetat. - **Requeriments**: complir dins del termini i comunicar l’esmena amb prova, sense esperar que la Inspecció torni. Respondre bé no és discutir: és aportar el document que demostra el compliment o acreditar que s’ha corregit. ## Com preparar-s’hi abans que vingui 1. **Registre de jornada digital i fiable**, amb traçabilitat, exportable a l’instant, i que quadri amb la nòmina i amb el que diran els treballadors. 2. **Tancament mensual documentat**: hores extraordinàries resumides i lliurades amb el rebut, pagades o compensades dins del termini. 3. **Expedient de cada empleat complet**: contracte, comunicació, alta, annexos, acord de teletreball, clàusula de protecció de dades, lliurament de la política de desconnexió i del protocol d’assetjament, amb signatura. 4. **Calendari laboral exposat** a cada centre i publicat a l’app. 5. **Prevenció al dia**: pla, avaluació, planificació, formació i vigilància de la salut amb dates. 6. **Registre retributiu de l’últim exercici** i, si correspon, pla d’igualtat registrat, canal de denúncies publicat i mesures LGTBI aprovades. 7. **Una carpeta d’inspecció**: la llista de documents anterior amb la seva ubicació, per lliurar-la en minuts i no en setmanes. 8. **Formació breu als comandaments i a qui rebi l’inspector**: identificació, acompanyament, no obstruir, no alliçonar la plantilla, prendre nota del que s’ha sol·licitat i dels terminis. 9. **Revisió trimestral** d’una mostra de registres de jornada per detectar buits abans que la Inspecció. 10. **Assessoria laboral avisada** des del primer dia, per a les al·legacions i els terminis. ## Com ho facilita LapsoWork La major part de la llista surt del sistema: el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) exporta el registre de jornada i el resum d’hores extraordinàries en PDF i CSV auditats amb segellament de temps i traçabilitat de correccions; el [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) desa per empleat els contractes, annexos, polítiques i protocols amb signatura biomètrica de recepció; les [nòmines distribuïdes](/ca/solucions/programari-nomines/) queden arxivades i signades; i el [mòdul de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) publica el calendari laboral per centre i registra cada permís amb el seu justificant. Des de 2 € per empleat i mes. ## Preguntes freqüents **La Inspecció de Treball avisa abans de la visita?** Amb caràcter general, no. L’inspector pot entrar lliurement i sense avís previ a qualsevol centre de treball a qualsevol hora, tot identificant-se. Només en alguns casos cita per escrit l’empresa perquè comparegui amb documentació a les seves oficines. **Quins documents demana la Inspecció de Treball en una pime?** Registre diari de jornada i resum d’hores extraordinàries, contractes amb les seves comunicacions i altes a la Seguretat Social, rebuts de salaris i documents de cotització, calendari laboral, conveni i acords, pla de prevenció amb avaluació, formació i vigilància de la salut, registre retributiu i, segons la mida, pla d’igualtat, canal de denúncies i mesures LGTBI, a més dels acords de teletreball i la política de desconnexió digital. **Quina diferència hi ha entre un requeriment i una acta d’infracció?** El requeriment ordena corregir un incompliment en un termini sense sanció, i es tanca si es compleix i s’acredita; l’acta d’infracció proposa una sanció amb la infracció tipificada, el seu grau i la seva quantia segons la LISOS, i es pot acompanyar de liquidació de quotes. Ignorar un requeriment el converteix en acta. **Quin termini hi ha per al·legar contra una acta d’infracció?** Quinze dies hàbils des de la notificació, aportant la prova documental que acrediti el compliment o la correcció. Contra la resolució es pot interposar recurs d’alçada en un mes i després recurs contenciós administratiu. **Pot l’inspector parlar amb els treballadors sense l’empresa?** Sí. L’inspector pot interrogar en privat els treballadors presents sobre horaris, hores extraordinàries i registre de jornada, i les seves declaracions tenen pes en l’actuació. L’empresa no ho pot impedir ni alliçonar la plantilla. ## Conclusió La Inspecció de Treball demana en una pime una llista coneguda de documents, començant pel registre de jornada, parla amb els treballadors i contrasta el que veu amb el que l’empresa té escrit. Un requeriment es tanca complint-lo dins del termini; una acta es recorre amb proves en quinze dies hàbils. El que decideix el resultat és tenir aquesta llista a punt abans de la visita, no després. Si vols que el registre de jornada, els documents signats i les nòmines surtin del sistema en cinc minuts, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Hores extraordinàries a la pime: límit de 80 hores, pagament o compensació, registre i sancions URL: https://lapsowork.com/ca/blog/hores-extraordinaries-pime-limit-pagament-compensacio-registre/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Què són les hores extraordinàries segons l’article 35 de l’Estatut dels treballadors, el límit de 80 hores l’any i les seves excepcions, quan són voluntàries, com es paguen o es compensen amb descans, el registre diari obligatori, què passa en el temps parcial i quines sancions aplica la Inspecció. Les **hores extraordinàries** són el punt en què el registre de jornada es converteix en diners. Des que les empreses registren la jornada cada dia, les hores que abans es feien i s’oblidaven apareixen en un informe, i la Inspecció de Treball les encreua amb la nòmina a cada visita. En una pime el problema poques vegades és la mala fe: és no saber amb precisió què és una hora extraordinària, quin és el límit, si cal pagar-les o es poden compensar, com es registren i què passa amb els contractes a temps parcial. Aquesta guia respon a tot això amb l’article 35 de l’Estatut dels treballadors i la Llei sobre infraccions i sancions a la mà. ## Què és una hora extraordinària Segons l’article 35.1 de l’Estatut, és **cada hora de treball que es fa sobre la durada màxima de la jornada ordinària de treball** fixada pel conveni o pel contracte. Com que la jornada es computa de mitjana anual, una setmana de 42 hores no genera necessàriament hores extres si el conveni permet la distribució irregular i aquestes hores es compensen dins del període de referència; el que compta és superar la jornada ordinària pactada en el còmput aplicable. Per això la primera pregunta no és «quantes hores ha fet aquesta setmana?», sinó «quina és la seva jornada ordinària i en quin període es computa?». N’hi ha de dues classes: - **Hores extraordinàries comunes**: les voluntàries o pactades per atendre puntes de feina. - **Hores extraordinàries per força major** (art. 35.3): les necessàries per prevenir o reparar sinistres i altres danys extraordinaris i urgents. Són obligatòries, no computen en el límit anual i es compensen igual que les altres. ## El límit: 80 hores l’any L’article 35.2 fixa un màxim de **80 hores extraordinàries l’any** per treballador. Per als contractes de durada inferior a l’any, el límit es redueix en proporció. Hi ha dos matisos que importen: - **No computen** per a aquest límit les hores extraordinàries **compensades amb descans dins dels quatre mesos següents** a la seva realització, ni les de força major. - El conveni pot fixar un límit inferior, però no superior. És a dir, una empresa que compensa les hores extres amb descans en quatre mesos no consumeix el límit; la que les paga, sí. Superar les 80 hores pagades és una infracció, amb independència que s’hagin abonat correctament. ## Voluntarietat La realització d’hores extraordinàries és **voluntària**, llevat que s’hagi pactat en conveni col·lectiu o en el contracte individual de treball, dins del límit legal, i llevat de les de força major. Un treballador es pot negar a fer hores extres no pactades sense conseqüències disciplinàries, i convé que la política interna ho digui. ## Pagament o compensació amb descans L’article 35.1 deixa l’elecció al conveni o, si no n’hi ha, al contracte individual: les hores extraordinàries s’**abonen** en la quantia que es fixi, que **no pot ser inferior al valor de l’hora ordinària**, o es **compensen amb temps equivalent de descans retribuït**. Si no hi ha pacte, s’entén que es compensen amb descans dins dels quatre mesos següents. Conseqüències pràctiques: - Cal saber quant val l’**hora ordinària** de cada persona (salari anual dividit per les hores anuals de jornada) per no pagar per sota. - La compensació en descans s’ha de **gaudir dins dels quatre mesos**; passat aquest termini, les hores no compensades es paguen i computen en el límit. - Les hores extres pagades **cotitzen** a la Seguretat Social amb una cotització addicional pròpia, diferent segons que siguin de força major o no, i tributen com a salari. - El conveni pot fixar recàrrecs sobre l’hora ordinària; l’Estatut només en fixa el mínim. ## Registre obligatori i còpia al treballador L’article 35.5 obliga que la jornada de cada treballador es **registri dia a dia** i es **totalitzi en el període fixat per a l’abonament de les retribucions**, i que es lliuri **còpia del resum al treballador en el rebut corresponent**. És una obligació diferent del registre general de jornada de l’article 34.9 i anterior a aquest: el registre general acredita la jornada; el resum mensual d’hores extraordinàries acredita quantes se n’han fet i com s’han compensat. Sense registre, la càrrega de la prova en un judici es gira contra l’empresa i la Inspecció estima les hores. ## Temps parcial: no hi ha hores extraordinàries Els treballadors a **temps parcial no poden fer hores extraordinàries**, llevat de les de força major (art. 12.4.c de l’Estatut). El que hi ha són les **hores complementàries** (art. 12.5): pactades per escrit, fins al 30 % de les hores ordinàries del contracte (ampliable al 60 % per conveni), amb un preavís de tres dies, i les voluntàries fins al 15 % (ampliable al 30 %) en contractes indefinits, sempre que la jornada no sigui inferior a deu hores setmanals en còmput anual. Registrar hores extres en un contracte parcial és un error freqüent que la Inspecció reclassifica com a jornada real superior a la pactada. ## Sancions - **No registrar la jornada o el resum d’hores extraordinàries**, i **superar el límit de 80 hores** o els límits de jornada i descans, són infraccions **greus** en matèria de relacions laborals (article 7.5 de la LISOS), sancionades amb entre 751 i 7.500 euros segons el grau, amb les quanties del Reial decret 306/2024. - **No pagar o pagar per sota del valor de l’hora ordinària** genera, a més, la reclamació del treballador per les diferències, amb recàrrec i interessos, i la regularització de cotitzacions amb la Seguretat Social. - Si les hores extres no declarades encobreixen una jornada real superior a la contractada, la Inspecció pot exigir l’alta o la regularització de la jornada i les cotitzacions corresponents. La taula completa és a [sancions per no complir el control horari](/ca/blog/sancions-control-horari-2026/). ## Com gestionar-les sense problemes 1. **Definir la jornada ordinària de cada persona** i el seu període de còmput segons el conveni, i configurar-la al sistema. 2. **Decidir en la política interna** si es compensen amb descans o es paguen, amb quin recàrrec si el conveni el fixa i com s’autoritzen: l’hora extra no autoritzada també és hora extra si l’empresa la coneix i la consent. 3. **Registrar dia a dia** amb el control horari, de manera que el sistema calculi les hores per sobre de l’ordinària sense intervenció manual. 4. **Vigilar el límit**: alerta quan una persona s’acosti a les 80 hores pagades l’any, i als quatre mesos per a les pendents de compensar. 5. **Tancar el mes**: resum d’hores extraordinàries per persona al rebut de salaris i a la gestoria, amb el que s’ha pagat i el que s’ha compensat. 6. **Actuar sobre la causa**: les hores extres estructurals indiquen falta de personal o mala organització, i són la fuga silenciosa de talent que descrivim a [retenció de talent a les pimes](/ca/blog/retencio-del-talent-pimes-10-idees-sense-pressupost/). ## Com ho fa LapsoWork El [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) registra la jornada amb segellament de temps, calcula les hores efectives respecte de la jornada ordinària configurada per a cada persona, mostra les hores extraordinàries i les desviacions als informes per centre, equip o empleat, i exporta el resum mensual en PDF i CSV auditats per al rebut i per a la gestoria. En el pla Avançat, el [mòdul de torns](/ca/solucions/programari-torns/) aplica les regles de descans del conveni als quadrants. Des de 2 € per empleat i mes, sense permanència. ## Preguntes freqüents **Quin és el límit legal d’hores extraordinàries?** Vuitanta hores l’any per treballador, segons l’article 35.2 de l’Estatut dels treballadors, reduïdes en proporció en els contractes de menys d’un any. No computen per a aquest límit les hores compensades amb descans dins dels quatre mesos següents ni les de força major. El conveni pot fixar un límit inferior. **Les hores extraordinàries es paguen o es compensen amb descans?** El que fixi el conveni o, si no n’hi ha, el contracte: es paguen almenys al valor de l’hora ordinària o es compensen amb descans retribuït equivalent. Si no hi ha pacte, es compensen amb descans dins dels quatre mesos següents a la seva realització. **És obligatori fer hores extraordinàries?** No, llevat que s’hagin pactat en conveni col·lectiu o en el contracte dins del límit legal, i llevat de les hores extraordinàries per força major per prevenir o reparar sinistres i danys urgents, que sí que són obligatòries. **Pot un treballador a temps parcial fer hores extraordinàries?** No, llevat de les de força major. En el temps parcial hi ha les hores complementàries de l’article 12.5 de l’Estatut, pactades per escrit i amb límits del 30 % de les hores ordinàries (ampliable al 60 % per conveni) més un 15 % de voluntàries en contractes indefinits (ampliable al 30 %). **Cal lliurar al treballador un resum de les seves hores extraordinàries?** Sí. L’article 35.5 exigeix registrar la jornada dia a dia, totalitzar-la en el període d’abonament de les retribucions i lliurar còpia del resum al treballador en el rebut corresponent. És una obligació diferent del registre general de jornada de l’article 34.9. ## Conclusió Les hores extraordinàries tenen regles clares: per sobre de la jornada ordinària, màxim 80 de pagades l’any, voluntàries llevat de pacte, pagades almenys com l’hora ordinària o compensades en quatre mesos, registrades dia a dia amb resum mensual al treballador, i mai en el temps parcial. Complir-les exigeix un registre que les calculi tot sol i una política que digui què se’n fa. Si vols veure les teves amb dades, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Fitxar amb geolocalització: què permet la LOPDGDD i com fer-ho sense sanció URL: https://lapsowork.com/ca/blog/fitxar-amb-geolocalitzacio-que-permet-la-lopdgdd/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Quan pot una empresa fer servir la geolocalització en el fitxatge segons l’article 90 de la LOPDGDD i l’article 20.3 de l’Estatut: informació prèvia a la plantilla i a la representació, proporcionalitat, només en el moment de fitxar i en temps de treball, sense seguiment continu, avaluació d’impacte, teletreball i dispositius personals, i què mira l’AEPD. Quan el fitxatge es fa des del mòbil, la pregunta arriba sola: pot saber l’empresa **des d’on** fitxa cada persona? La resposta legal és que sí, amb condicions, i que la diferència entre un fitxatge amb geolocalització correcte i una sanció de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades rau en els detalls: què es captura, quan, per a què, qui ho sap i què se’n fa. Aquesta guia explica el que permet l’**article 90 de la LOPDGDD**, com l’interpreta l’AEPD, què exigeix el teletreball i com configurar el fitxatge amb geolocalització perquè sigui proporcional, transparent i útil. ## La base legal: article 90 de la LOPDGDD i article 20.3 de l’Estatut L’article 20.3 de l’Estatut dels treballadors permet a l’empresari adoptar les mesures de vigilància i control que consideri oportunes per verificar el compliment de les obligacions laborals, respectant la dignitat del treballador. L’**article 90 de la Llei orgànica 3/2018** concreta aquest poder per a la geolocalització: - Els ocupadors **poden tractar les dades obtingudes a través de sistemes de geolocalització** per exercir les funcions de control de l’article 20.3, **dins del seu marc legal i amb els límits inherents a aquest**. - Amb caràcter **previ**, l’ocupador ha d’**informar de manera expressa, clara i inequívoca** els treballadors i, si escau, els seus representants sobre l’**existència i les característiques** dels dispositius, i també sobre el possible exercici dels drets d’accés, rectificació, limitació i supressió. És a dir: la llei no exigeix el consentiment del treballador, perquè la base jurídica és l’interès legítim de l’empresari en el control laboral, però sí que exigeix **informació prèvia**, **finalitat de control laboral** i **límits**. Aquests límits els posen l’RGPD, amb els seus principis de minimització, limitació de la finalitat i proporcionalitat, i l’AEPD, amb les seves resolucions. ## Què considera proporcional l’AEPD De les resolucions i les guies de l’Agència sobre la geolocalització de treballadors se n’extreuen criteris clars: - **Finalitat concreta**: comprovar el lloc des d’on es fitxa o la presència al centre o al lloc de treball assignat és una finalitat legítima; conèixer els desplaçaments de la persona al llarg del dia no ho és, llevat de les activitats en què el desplaçament és la feina (flotes, rutes, serveis a domicili) i amb les seves pròpies garanties. - **Només en temps de treball**: la geolocalització fora de la jornada, en els descansos o durant les vacances és il·lícita. Un sistema que rastreja fora de l’horari vulnera la intimitat i la desconnexió digital. - **Captura puntual davant de seguiment continu**: registrar la posició **en el moment del fitxatge** és proporcional per verificar la presència; un seguiment continu de la ubicació exigeix una justificació molt més gran i rarament la té en feines d’oficina. - **Minimització**: si n’hi ha prou de saber que la persona és al centre, no cal desar coordenades exactes; una comprovació que es fitxa dins del perímetre del centre compleix la finalitat amb menys dades. - **Dispositius personals**: si el fitxatge es fa des del mòbil del treballador, l’aplicació s’ha de limitar estrictament al fitxatge, no pot accedir a altres dades del dispositiu i l’empresa no pot exigir la geolocalització activa de manera permanent. La política d’ús de dispositius de l’article 87 de la LOPDGDD ho ha de recollir. - **Informació i transparència**: clàusula informativa específica, política de fitxatge publicada, informació a la representació i resposta als drets d’accés i supressió. - **Avaluació d’impacte**: quan la geolocalització suposi una observació sistemàtica dels treballadors, l’avaluació d’impacte en la protecció de dades de l’article 35 de l’RGPD és exigible; en un fitxatge puntual convé, com a mínim, una anàlisi de riscos documentada. - **Conservació limitada**: la ubicació del fitxatge es conserva el temps necessari per a la finalitat i per al registre de jornada, amb accés restringit. ## Teletreball: el cas més delicat En el treball a distància, el domicili del treballador és el seu espai privat, i la Llei 10/2021 prohibeix expressament les mesures de control que vulnerin la intimitat. Geolocalitzar qui teletreballa per comprovar que és a casa és, amb caràcter general, desproporcionat: el registre de jornada es compleix amb el fitxatge a l’aplicació sense ubicació, i l’activitat s’acredita per la feina, no per la posició. Si es fa servir la geolocalització en teletreball, ha de ser **opcional**, informada i limitada al fitxatge, i l’acord de treball a distància ho ha de recollir, com expliquem a [teletreball a Espanya: obligacions](/ca/blog/teletreball-espanya-obligacions-2026/). ## Com configurar un fitxatge amb geolocalització que compleixi 1. **Definir la finalitat per escrit**: verificar el centre o el lloc de treball en el moment del fitxatge, res més. 2. **Triar el nivell mínim de dades**: comprovació de perímetre per centre en lloc de coordenades exactes quan n’hi hagi prou; si es desen coordenades, només les de l’instant del fitxatge. 3. **Només en fitxar i només en jornada**: l’aplicació no registra la ubicació en cap altre moment i ho documenta. 4. **Informar abans d’activar-lo**: clàusula informativa a cada treballador, comunicació a la representació, actualització de la política de fitxatge i de la de dispositius, i registre de la informació donada. 5. **Excloure el teletreball o fer-lo opcional**, i no exigir la geolocalització en dispositius personals fora de l’acte de fitxar. 6. **Avaluació d’impacte o anàlisi de riscos** documentada, segons l’abast. 7. **Accés restringit i conservació limitada**: qui veu la ubicació, per a què i durant quant de temps. 8. **Alternativa**: preveure com fitxa qui no pot o no vol activar la ubicació en un dispositiu personal (tauleta del centre, web, targeta), sense perjudici per a la persona. 9. **Revisió periòdica** i registre de les activitats de tractament actualitzat. ## Què sancionen l’AEPD i la Inspecció - **Geolocalitzar sense informar** de manera expressa i prèvia, o fer-ho fora de la jornada, o amb un seguiment continu desproporcionat, són infraccions de l’RGPD que l’AEPD sanciona amb multes que, en el cas de les infraccions per manca de base jurídica o d’informació, poden ser molt elevades, a més de l’ordre de cessar el tractament. - **No informar la representació** dels treballadors vulnera l’article 90 i l’article 64 de l’Estatut sobre el dret d’informació i consulta en matèria de control laboral. - **Fer servir la ubicació amb finalitats diferents** del control laboral (per exemple, disciplinàries pel que la persona va fer fora de la feina) converteix el tractament en il·lícit i la prova en inadmissible. - I l’altra cara: un registre de jornada sense fiabilitat tampoc no serveix. Fitxar des del mòbil és legal i suficient, com expliquem a [fitxar amb el mòbil: és legal?](/ca/blog/fitxar-amb-el-mobil-es-legal/); la geolocalització és un afegit per a casos concrets, no un requisit. ## Quan té sentit i quan no **Té sentit** en obres, serveis a domicili, manteniment sobre el terreny, neteja en diversos centres, comerç amb diverses botigues: allà on l’empresa necessita saber en quin centre o a quin client s’ha prestat el servei, i el fitxatge al lloc acredita la jornada i permet imputar hores per centre o per client. **No té sentit** en oficines amb un sol centre, on el fitxatge per web o amb tauleta ja acredita la presència, ni en teletreball, on la ubicació és el domicili. Activar la geolocalització «per si de cas» és l’error que més resolucions de l’AEPD ha provocat. ## Com ho fa LapsoWork Al [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) de LapsoWork, la geolocalització és una opció que l’empresa activa quan la necessita: es captura únicament en el moment del fitxatge, mai no hi ha seguiment continu i, al [mòdul de teletreball](/ca/solucions/programari-teletreball/), és opcional. Cada fitxatge porta segellament de temps i traçabilitat, i els informes s’exporten en PDF i CSV auditats. La clàusula informativa i la política de fitxatge es publiquen al gestor documental amb signatura de recepció de cada persona. Des de 2 € per empleat i mes. ## Preguntes freqüents **És legal fitxar amb geolocalització?** Sí, amb condicions. L’article 90 de la LOPDGDD permet tractar dades de geolocalització per al control laboral de l’article 20.3 de l’Estatut dels treballadors, sempre que l’empresa informi de manera expressa, clara i prèvia els treballadors i els seus representants, amb una finalitat concreta, en temps de treball i de manera proporcional. No cal el consentiment del treballador, però sí la informació prèvia i els límits de l’RGPD. **Pot l’empresa rastrejar la ubicació del treballador durant tota la jornada?** Només quan el desplaçament és la feina (flotes, rutes, serveis) i amb garanties pròpies. Per verificar la presència n’hi ha prou de registrar la ubicació en el moment del fitxatge; un seguiment continu en feines que no ho requereixen és desproporcionat i l’AEPD el sanciona. Fora de la jornada, mai. **Pot l’empresa exigir la geolocalització al mòbil personal del treballador?** Pot demanar que l’aplicació de fitxatge capturi la ubicació en l’acte de fitxar, amb informació prèvia i sense accedir a altres dades del dispositiu, però no exigir la ubicació activa de manera permanent ni fora del fitxatge, i ha d’oferir una alternativa a qui no vulgui fer servir el seu dispositiu personal. **Es pot geolocalitzar qui teletreballa?** Amb caràcter general no és proporcionat: el domicili és un espai privat, la Llei 10/2021 prohibeix els controls que vulnerin la intimitat i el registre de jornada es compleix amb el fitxatge sense ubicació. Si es fa servir, ha de ser opcional, informada, limitada al fitxatge i recollida en l’acord de treball a distància. **Cal fer una avaluació d’impacte per fitxar amb geolocalització?** És exigible quan la geolocalització suposi una observació sistemàtica dels treballadors. Per a un fitxatge puntual convenen una anàlisi de riscos documentada, la clàusula informativa, l’actualització del registre de les activitats de tractament i la limitació de l’accés i de la conservació. ## Conclusió Fitxar amb geolocalització és legal quan s’informa abans, es captura només en el moment de fitxar i en temps de treball, es limita al que és necessari per verificar el lloc de treball, s’exclou o es fa opcional en teletreball i es documenta l’anàlisi de riscos. Activar-la per defecte o rastrejar fora de l’horari és la via més curta cap a una sanció de l’AEPD. Si els teus equips treballen en diversos centres o en ruta i vols un fitxatge amb ubicació que compleixi, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Distribució irregular de la jornada i bossa d’hores: el 10 % de l’article 34.2 i com registrar-la URL: https://lapsowork.com/ca/blog/distribucio-irregular-jornada-10-per-cent-bossa-d-hores/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Què permet l’article 34.2 de l’Estatut dels treballadors: distribuir de manera irregular fins al 10 % de la jornada anual sense acord, amb un preavís de cinc dies, respectant els descansos i compensant les diferències en dotze mesos; què hi afegeix el conveni amb les bosses d’hores, com es registra i com evitar que es converteixi en hores extraordinàries encobertes. Hi ha negocis en què la càrrega de treball no és la mateixa al març que a l’agost, ni el dilluns que el divendres: campanyes, temporada, tancaments de mes, comandes que arriben de cop. Per a aquests negocis l’Estatut dels treballadors preveu la **distribució irregular de la jornada**: la possibilitat de concentrar més hores en uns períodes i menys en uns altres sense que les hores de més siguin extraordinàries, sempre que en el còmput anual es respecti la jornada pactada. És una eina legal, poc coneguda a les pimes i molt mal utilitzada quan es coneix, perquè exigeix preavís, límits, compensació dins de termini i, sobretot, un registre que demostri que les hores quadren. Aquesta guia explica què permet l’article 34.2, què hi afegeixen els convenis amb les **bosses d’hores** i com gestionar-ho sense que acabi en hores extraordinàries encobertes. ## Què diu l’article 34.2 de l’Estatut L’article 34.2 estableix que, mitjançant conveni col·lectiu o, si no n’hi ha, per acord entre l’empresa i la representació dels treballadors, es pot establir la distribució irregular de la jornada al llarg de l’any. I hi afegeix la regla que interessa a les pimes sense conveni específic ni acord: **si no hi ha pacte, l’empresa pot distribuir de manera irregular al llarg de l’any el 10 % de la jornada de treball**. Amb tres condicions inseparables: 1. **Respectar els períodes mínims de descans diari i setmanal** que preveu la llei: dotze hores entre jornades i un dia i mig de descans setmanal ininterromput, acumulable per períodes de fins a catorze dies, a més dels límits de jornada diària del conveni. 2. **Preavís mínim de cinc dies** al treballador del dia i l’hora de la prestació que resulta de la distribució irregular. 3. **Compensació de les diferències** entre la jornada feta i la durada màxima legal o pactada: exigible segons el que s’hagi acordat en conveni o acord i, si no s’ha acordat res, **en el termini de dotze mesos des que es produeixen**. És a dir: l’empresa pot demanar a una persona amb una jornada de 40 hores que en faci 44 una setmana de campanya i 36 una altra de menys feina, sense que les quatre hores de més siguin extraordinàries, si l’avisa amb cinc dies, respecta els descansos, no supera el 10 % de la seva jornada anual en hores mogudes i li torna la diferència en dotze mesos. ## Què és el 10 % i com es calcula El 10 % es refereix a la **jornada anual** de cada treballador. Amb una jornada de 1.750 hores anuals, l’empresa pot moure fins a 175 hores l’any: distribuir-les d’una manera diferent de l’ordinària, no afegir-les. Si el treballador acaba l’any amb més hores que les 1.750 pactades, aquestes hores són extraordinàries, amb el seu límit de 80 i el seu règim de pagament o compensació, com expliquem a [hores extraordinàries a la pime](/ca/blog/hores-extraordinaries-pime-limit-pagament-compensacio-registre/). Per als contractes a **temps parcial**, la distribució irregular exigeix que s’hagi pactat en el contracte la possibilitat de distribuir la jornada de manera irregular, i les hores de més que no es compensin es tracten com a complementàries, amb els seus propis límits. ## El que hi afegeix el conveni: les bosses d’hores Molts convenis sectorials i d’empresa desenvolupen l’article 34.2 amb una **bossa d’hores**: un saldo per treballador que l’empresa pot fer servir en els pics i el treballador recuperar en les valls, amb regles pròpies que substitueixen les legals: - Un **percentatge diferent del 10 %**, superior o inferior. - **Preavisos** més llargs o més curts, i de vegades l’exigència de comunicar-ho a la representació. - **Límits diaris i setmanals** de la jornada resultant. - **Períodes de compensació** diferents dels dotze mesos, i regles per al saldo pendent en acabar l’any o el contracte (pagament com a extraordinàries, gaudi en dates concretes). - **Compensacions addicionals**: plusos per hora moguda, recuperació amb coeficient o dies complets de descans. - **Motius** que justifiquen l’ús de la bossa i col·lectius exclosos. Quan hi ha conveni, s’aplica el conveni; el 10 % legal és el terra per a qui no té res pactat. ## La diferència entre distribució irregular i hores extraordinàries encobertes És la frontera que mira la Inspecció de Treball, i es travessa en quatre casos: - **Sense preavís**: les hores de més demanades el mateix dia no són distribució irregular; són hores extraordinàries. - **Sense compensació dins de termini**: si al cap dels dotze mesos (o del termini del conveni) les hores no s’han tornat en descans, són extraordinàries i cal pagar-les i computar-les en el límit de 80. - **Superant el 10 %** o el percentatge del conveni: l’excés és extraordinari. - **Sense registre**: si el registre de jornada no permet veure les hores mogudes i la seva compensació, la Inspecció no dona per acreditada la distribució irregular i estima hores extraordinàries no pagades. Per això la distribució irregular sense un registre de jornada que porti el saldo per persona és una font d’actes, no de flexibilitat. Les sancions són les de l’article 7.5 de la LISOS, de 751 a 7.500 euros, més les diferències salarials, com detallem a [sancions per no complir el control horari](/ca/blog/sancions-control-horari-2026/). ## Com aplicar-la en una pime, pas a pas 1. **Llegeix el conveni**: si regula la distribució irregular o una bossa d’hores, manen les seves regles. 2. **Documenta la política**: percentatge disponible, preavís, límits diaris i setmanals, com es comunica, com es compensa i en quin termini, i què passa amb el saldo al final de l’any. Si hi ha representació, acorda-ho amb ella. 3. **Calcula el 10 % per persona** sobre la seva jornada anual, i menys per a qui no fa l’any complet. 4. **Preavisa amb cinc dies** com a mínim, per escrit o per l’app, indicant el dia i l’hora de la jornada modificada. 5. **Registra cada hora moguda** en el registre de jornada, amb el seu caràcter de distribució irregular, i porta el **saldo per persona**: hores de més pendents de compensar i data límit. 6. **Compensa dins del termini**, preferiblement en jornades completes o en les dates que demani el treballador, i registra-ho. 7. **Vigila els descansos**: dotze hores entre jornades i el descans setmanal, amb alertes quan un quadrant els trenqui. 8. **Tanca l’any**: saldos a zero o tractats com digui el conveni; el que no s’ha compensat és hora extraordinària. ## Com ho fa LapsoWork El [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) registra la jornada real de cada persona respecte de la seva jornada ordinària i mostra les desviacions acumulades, de manera que el saldo de la distribució irregular es llegeix a l’informe per empleat; el [mòdul de torns](/ca/solucions/programari-torns/) del pla Avançat permet planificar quadrants amb horaris flexibles, rotatius o per trams i regles de descans segons conveni, publicar-los amb antelació des de l’app (el preavís de cinc dies queda registrat) i veure la cobertura per setmana; i els informes s’exporten en PDF i CSV auditats per acreditar davant la Inspecció que les hores mogudes es van compensar dins de termini. Com dissenyar els quadrants ho expliquem a [com fer un quadrant de torns](/ca/blog/com-fer-un-quadrant-de-torns/). ## Preguntes freqüents **Què és la distribució irregular de la jornada?** La possibilitat de repartir la jornada anual de manera desigual al llarg de l’any, concentrant més hores en uns períodes i menys en uns altres, sense que les hores de més siguin extraordinàries, sempre que en el còmput anual es respecti la jornada pactada. La regula l’article 34.2 de l’Estatut dels treballadors i la desenvolupen els convenis. **Quant pot distribuir l’empresa de manera irregular sense acord?** El 10 % de la jornada anual de cada treballador, si no hi ha conveni o acord que fixi un altre percentatge, respectant els descansos diari i setmanal, amb un preavís mínim de cinc dies i compensant les diferències en el termini de dotze mesos des que es produeixen. **Quin preavís cal donar en la distribució irregular de la jornada?** Cinc dies com a mínim, llevat que el conveni fixi un altre termini. El treballador ha de conèixer el dia i l’hora de la prestació resultant amb aquesta antelació; sense preavís, les hores de més són extraordinàries. **Què és una bossa d’hores?** El desenvolupament que fan molts convenis de la distribució irregular: un saldo d’hores per treballador que l’empresa pot fer servir en pics de feina i el treballador recuperar en períodes de menys activitat, amb regles pròpies de percentatge, preavís, límits, compensació i tractament del saldo al final de l’any. Quan existeix, les seves regles substitueixen les legals. **Què passa amb les hores de la distribució irregular que no es compensen?** Es converteixen en hores extraordinàries: cal pagar-les almenys al valor de l’hora ordinària o compensar-les com a tals, computen en el límit anual de 80 hores i, si no es van registrar correctament, la Inspecció les estima i sanciona. ## Conclusió La distribució irregular de la jornada permet absorbir pics de feina sense hores extraordinàries si se’n compleixen les quatre condicions: dins del 10 % o del percentatge del conveni, amb cinc dies de preavís, respectant els descansos i compensant en dotze mesos. La bossa d’hores del conveni l’afina, i el registre de jornada amb saldo per persona és el que la separa de les hores extraordinàries encobertes. Si el teu negoci té temporada i vols fer servir aquesta eina amb les dades a la vista, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Sancions per no complir el control horari el 2026: taula vigent i què proposa el nou reial decret URL: https://lapsowork.com/ca/blog/sancions-control-horari-2026/ Publicado: 2026-04-22 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Taula de sancions vigent per incomplir el registre de jornada (LISOS actualitzada pel RD 306/2024: de 751 a 7.500 € per infracció greu), què proposa el reial decret de registre horari digital encara sense publicar, què revisa la Inspecció de Treball i com evitar l’acta. Les **sancions per no complir el control horari** són avui les que fixa la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social (LISOS): no registrar la jornada és una infracció greu que la Inspecció de Treball sanciona amb una multa d’entre 751 i 7.500 euros, i a això s’hi suma gairebé sempre la reclamació de les hores extraordinàries no pagades. El reial decret de registre horari digital que tramita el Govern espanyol proposa canviar aquest esquema i sancionar **per treballador afectat, amb fins a 10.000 euros**, però amb data de 15 de setembre de 2026 **continua sense publicar-se al BOE**. En aquest article separem el que està en vigor del que es proposa, donem la taula completa de quanties i expliquem què revisa la Inspecció quan visita una pime i com evitar l’acta. ## Marc legal: el que està en vigor i el que està en tramitació - **Article 34.9 de l’Estatut dels treballadors** (Reial decret llei 8/2019): obligació de registrar cada dia la jornada de cada treballador, conservar els registres quatre anys i tenir-los a disposició dels treballadors, dels seus representants i de la Inspecció. En vigor des del 12 de maig de 2019. - **LISOS, article 7.5**: tipifica com a infracció greu la transgressió de les normes sobre registre de jornada; l’article 40 en fixa les quanties, actualitzades pel Reial decret 306/2024 amb efectes des de l’1 de maig de 2024. - **Llei 10/2021 de treball a distància**: obligacions específiques per al teletreball, també sancionables d’acord amb la LISOS. - **Reial decret de registre horari digital**: en tramitació. Exigirà un registre exclusivament digital, inalterable i accessible a distància per a la Inspecció, i proposa sancions per treballador. El Consell d’Estat va emetre un dictamen desfavorable el 23 de març de 2026 i el Ministeri de Treball va anunciar el 9 de setembre que l’aprovarà «amb caràcter immediat», sense data. N’expliquem el contingut a [la nova llei de fitxatge digital: en quin punt es troba](/ca/blog/nova-llei-fitxatge-digital-2026/). ## Taula de sancions vigent pel registre de jornada L’absència de registre, el registre incomplet o el registre poc fiable són una **infracció greu**. La Inspecció gradua la sanció segons criteris com el nombre de treballadors afectats, la reincidència, la intencionalitat o el perjudici causat. | Infracció | Grau | Quantia | Escenari habitual | |---|---|---|---| | Greu (art. 7.5 LISOS) | Mínim | 751 € – 1.500 € | Registre incomplet o amb errades puntuals en pocs treballadors | | Greu | Mitjà | 1.501 € – 3.750 € | Sistema existent però poc fiable o amb errades reiterades | | Greu | Màxim | 3.751 € – 7.500 € | Absència de registre en tota la plantilla o en bona part | Les infraccions **molt greus** de la LISOS (per exemple, l’obstrucció a la tasca inspectora o determinades conductes en matèria de Seguretat Social) tenen quanties de 7.501 a 30.000 euros en grau mínim, de 30.001 a 120.005 en grau mitjà i de 120.006 a 225.018 en grau màxim. No registrar la jornada no és, per si mateix, una infracció molt greu. El que sí que multiplica el cost és el que sol acompanyar l’acta: - **Hores extraordinàries no registrades ni pagades**: la Inspecció les estima, l’empresa les ha d’abonar amb les cotitzacions corresponents i, si superen el límit legal, hi ha una infracció greu addicional. - **Una acta per cada obligació incomplerta** que es detecta en la visita: registre de jornada, acord de teletreball, calendari laboral no exposat, etc. - **La reclamació laboral** del treballador, que, amb el registre en contra o sense registre, sol prosperar. ## El que proposa el reial decret: sanció per treballador El text en tramitació substitueix la lògica d’«una multa per empresa» per la d’«una multa per treballador el registre del qual no compleix», amb imports de **fins a 10.000 euros per treballador**. Amb aquesta regla, una pime de 30 empleats que fitxés en paper es podria enfrontar, en teoria, a un màxim molt superior al de la taula vigent. És la novetat que més s’ha difós i també la que va qüestionar el Consell d’Estat, juntament amb el termini d’entrada en vigor de només vint dies. Fins que no es publiqui al BOE, **no s’aplica**: les actes s’aixequen amb la taula de la LISOS. ## Altres sancions que la Inspecció creua amb el fitxatge ### Canal de denúncies (Llei 2/2023), empreses de 50 empleats o més | Infracció (persones jurídiques) | Quantia | |---|---| | Molt greu: no disposar de sistema intern d’informació, represàlies contra l’informant o vulnerar la confidencialitat | 600.001 € – 1.000.000 € | | Greu | 100.001 € – 600.000 € | | Lleu | 1.001 € – 100.000 € | L’autoritat competent és l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant, que a més pot imposar l’amonestació pública i la prohibició d’obtenir subvencions durant fins a quatre anys. En tenim el detall a [sancions per no tenir canal de denúncies](/ca/blog/canal-de-denuncies-obligatori/). ### Teletreball (Llei 10/2021) | Infracció | Quantia | |---|---| | No formalitzar per escrit l’acord de treball a distància | 751 € – 7.500 € (greu) | | No compensar les despeses del teletreball | 751 € – 7.500 € (greu) | | No garantir el dret a la desconnexió digital | 751 € – 7.500 € (greu) | N’expliquem les obligacions a [teletreball a Espanya: obligacions legals](/ca/blog/teletreball-espanya-obligacions-2026/). ## Què revisa la Inspecció quan visita una pime 1. **Els registres d’una mostra de treballadors** de l’últim període: que hi hagi registre tots els dies feiners, que quadri amb la jornada del contracte i que no hi hagi incoherències. 2. **La fiabilitat del suport**: si el registre es pot modificar sense deixar rastre, si hi ha traçabilitat de les correccions i si es conserva quatre anys. Un registre editable sense traça no es considera fiable. 3. **La comparació amb les nòmines**: hores registrades enfront d’hores pagades. Les diferències són hores extraordinàries no abonades. 4. **Entrevistes a treballadors**: si fitxen tots els dies, si els han demanat que signin registres «en blanc» o corregits, si fan hores que no cobren. Les seves declaracions pesen. 5. **La resta d’obligacions** que es veuen en la mateixa visita: calendari laboral exposat, acords de teletreball i canal de denúncies si hi ha 50 empleats o més. ## Com evitar l’acta - **Registre digital amb traçabilitat**, encara que el reial decret no s’hagi publicat: és el que la Inspecció considera fiable i el que t’estalviarà haver de canviar de sistema amb un termini al damunt. - **Formació breu per als comandaments intermedis**: bona part de les actes neixen d’un encarregat que demana fitxar «en bloc» o corregir a mà. - **Política interna escrita** que l’empleat coneix en incorporar-se: com es fitxa, què cal fer si s’oblida de fitxar, com es demanen correccions, com es compensen les hores extraordinàries. - **Revisió periòdica** dels registres d’una mostra d’empleats per detectar buits i desviacions abans que la Inspecció. - **Atendre el requeriment**: moltes visites acaben en un requeriment amb termini per esmenar, no en una sanció. Esmenar dins del termini i amb proves redueix o evita l’acta. ## Preguntes freqüents **Quina és la multa per no portar el registre de jornada?** Avui és una infracció greu de l’article 7.5 de la LISOS, sancionada amb una multa d’entre 751 i 7.500 euros segons el grau (mínim, mitjà o màxim), amb les quanties actualitzades pel Reial decret 306/2024. A la multa s’hi sol sumar l’abonament de les hores extraordinàries no registrades. La sanció de fins a 10.000 euros per treballador és una proposta del reial decret de registre horari digital, encara sense publicar. **Es multa per empresa o per treballador?** Amb la normativa vigent, la sanció és per infracció, graduada segons el nombre de treballadors afectats, entre altres criteris, i la Inspecció pot aixecar una acta per cada obligació incomplerta. El reial decret en tramitació proposa sancionar per cada treballador el registre del qual no compleixi, però aquesta regla no està en vigor. **Puc al·legar que soc una pime petita i que no ho sabia?** El desconeixement no eximeix: l’obligació de registrar la jornada està en vigor des del maig de 2019 i és la mateixa per a totes les empreses. La bona fe i l’esmena ràpida poden portar a un requeriment en lloc d’una sanció, o a un grau mínim. **Quant triga a prescriure una infracció pel registre de jornada?** Les infraccions en matèria laboral prescriuen als tres anys comptats des de la data de la infracció, segons l’article 4 de la LISOS. L’obligació de conservar els registres de jornada és de quatre anys. **Què passa si la Inspecció ve per la denúncia d’un empleat?** És un origen freqüent de les visites. Si el registre no existeix o no és fiable, a la sanció administrativa s’hi suma la reclamació del treballador per hores extraordinàries, que, amb el registre en contra, sol prosperar. Un registre digital amb traçabilitat és la millor defensa en tots dos fronts. ## Conclusió Incomplir el control horari costa avui entre 751 i 7.500 euros per infracció greu, més les hores extraordinàries que estimi la Inspecció i les actes per la resta d’obligacions que revisi en la mateixa visita. El reial decret de registre horari digital proposa sancions per treballador de fins a 10.000 euros, però continua sense publicar-se. Complir costa 720 euros l’any per a 30 empleats amb el pla Bàsic de LapsoWork, i deixa el registre a punt per al text que arribi. Si el vols tenir en 48 hores, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/); i si prefereixes comparar abans, tenim la [taula de preus de programari de control horari per a 30 empleats](/ca/blog/millor-programari-control-horari-pime-30-empleats-2026/). --- ## Retenció del talent a les pimes: 10 idees que no necessiten pressupost URL: https://lapsowork.com/ca/blog/retencio-del-talent-pimes-10-idees-sense-pressupost/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Deu mesures per retenir les persones en una pime sense apujar salaris ni contractar consultors: flexibilitat, previsibilitat d’horaris, desconnexió real, formació amb el permís de l’Estatut, reconeixement, autonomia, sortida neta de les hores extres i com mesurar si funcionen. Quan una persona bona se’n va d’una pime, gairebé mai no és només per diners: és per un horari que no es pot planificar, per unes hores extres que ningú no reconeix, per un responsable que no escolta o per la sensació que allà no s’hi aprendrà res més. La **retenció del talent a les pimes** es juga en coses que costen poc o gens i que la majoria d’empreses petites no fa perquè ningú no les ha posat per escrit. Aquí en tens deu, totes aplicables sense pressupost, i una manera de saber si funcionen. Si el que busques és entendre primer per què se’n va la gent, tenim una guia sobre [com disminuir la rotació de personal](/ca/blog/com-disminuir-la-rotacio-de-personal/). ## 1. Publica els quadrants amb antelació i no els canviïs a última hora Per a qui té fills, estudia o té cura d’algú, saber l’horari amb dues setmanes de marge val més que molts plusos. Fixa una regla (per exemple, quadrant publicat amb quinze dies i canvis només amb acord) i compleix-la. Un [quadrant de torns](/ca/blog/com-fer-un-quadrant-de-torns/) visible des del mòbil és l’eina; la regla és el que reté. ## 2. Flexibilitat d’entrada i sortida on la feina ho permeti Una franja flexible d’entrada i sortida, o la possibilitat de compensar hores dins de la setmana, no costa res a les oficines i en molts serveis. L’Estatut dels treballadors ja obliga a negociar de bona fe les sol·licituds d’adaptació de jornada per conciliació (article 34.8); avançar-s’hi i oferir-ho com a norma general converteix una obligació en un avantatge. ## 3. Teletreball parcial amb regles clares Un o dos dies a la setmana de treball a distància, amb acord escrit com exigeix la Llei 10/2021, compensació de despeses i horari de disponibilitat definit. El que reté no és el teletreball en si, sinó que sigui previsible i no depengui de l’humor del cap. Ho expliquem a [teletreball a Espanya: obligacions](/ca/blog/teletreball-espanya-obligacions-2026/). ## 4. Desconnexió digital de debò Tenir la política de desconnexió que exigeix l’article 88 de la LOPDGDD és obligatori; complir-la és el que es nota. Que ningú no esperi respostes fora de la jornada, que els responsables donin exemple i que les urgències reals tinguin un canal diferent del correu. És gratis i és una de les mesures que més pesen en la decisió de quedar-se. ## 5. Paga o compensa les hores extres, i registra-les Les hores extres que es fan i no es paguen ni es compensen són la fuga silenciosa de talent. El registre de jornada les fa visibles; a partir d’aquí, o es paguen, o es compensen amb descans en el termini que fixa el conveni, o es deixen de fer reorganitzant la feina. Que una persona vegi les seves hores reals a l’app i sàpiga què se’n fa és una forma de respecte que es recorda. ## 6. Formació interna aprofitant el permís de l’Estatut No cal un catàleg de cursos. L’article 23.3 de l’Estatut reconeix als treballadors amb almenys un any d’antiguitat un permís retribuït de vint hores anuals de formació vinculada al lloc de treball, acumulable fins a cinc anys. Fes-lo servir: sessions internes en què un company ensenya el que sap, rotació per altres àrees, temps per a un curs gratuït amb un objectiu acordat. El que reté és aprendre, no el pressupost del curs. ## 7. Una conversa de desenvolupament a l’any, amb seguiment Trenta minuts amb cada persona per parlar de què vol aprendre, què li pesa i què faria diferent, amb dos o tres compromisos anotats i una revisió al cap de sis mesos. No és una avaluació de l’acompliment ni un augment salarial: és la prova que algú s’ocupa de la seva trajectòria. La majoria de la gent que se’n va no va tenir mai aquesta conversa. ## 8. Autonomia i decisions explicades Delegar decisions concretes (com organitzar la pròpia feina, quina eina fer servir, com atendre un client) i explicar les decisions que no es deleguen. En una pime la feina té sentit quan se’n veu el resultat; treure a la gent el control sobre com la fa és la manera més ràpida que deixi d’importar-li. ## 9. Reconeixement concret i a temps No un programa d’empleat del mes, sinó dir en el moment i amb detall què va fer bé algú i quin efecte va tenir, davant de l’equip quan sigui procedent. I reconèixer també les tasques invisibles: qui cobreix forats, qui forma els nous, qui resol el que ningú no veu. ## 10. Una incorporació que no deixi sola la persona Moltes sortides es decideixen els primers mesos. Un responsable d’acollida, un pla de trenta dies, el contracte i els accessos a punt el primer dia i una conversa al cap de quatre setmanes eviten que la persona conclogui que es va equivocar. Ho detallem a la guia de [reclutament per a pimes](/ca/blog/reclutament-pimes-sense-ats-com-organitzar-el-proces/). ## Com saber si funciona Sense mesurar, les deu idees són bones intencions. Amb tres indicadors n’hi ha prou, i surten del sistema de recursos humans mateix: - **Rotació voluntària**: baixes voluntàries en el període dividides entre la plantilla mitjana. Segueix la tendència per equip i per antiguitat; la rotació durant el primer any parla de la incorporació, la dels veterans parla de la trajectòria. - **Hores extres per persona i equip**: si baixen després d’aplicar les mesures 5 i 8, l’organització de la feina ha millorat. - **Absències curtes injustificades**: solen pujar abans que la gent se’n vagi. Com mesurar-les és a [com detectar l’absentisme amb dades](/ca/blog/absentisme-laboral-com-detectar-lo-amb-dades/). I una font que no és un indicador: l’entrevista de sortida, amb tres preguntes i sense defensar-se. El que explica la gent quan se’n va és el que cal canviar. ## El que sí que costa diners i quan abordar-ho El salari importa, i quan està per sota del mercat o del conveni cap d’aquestes mesures no ho compensa. Però en moltes pimes el problema no és la xifra sinó la falta de transparència: ningú no sap com es decideix un augment ni quan. Abans de moure pressupost, posa per escrit els criteris i els moments de revisió salarial. És gratis i evita la sensació d’arbitrarietat que empeny a buscar fora. ## Com t’ajuda LapsoWork Bona part d’aquestes mesures depenen que la informació estigui a la vista: quadrants publicats, hores reals, saldos de vacances, documents signats. LapsoWork ho posa a l’app de cada empleat, amb el [mòdul de torns](/ca/solucions/programari-torns/) per publicar quadrants, el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) amb informes d’hores efectives i extres, i el [mòdul de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) perquè cada persona gestioni el que és seu sense demanar permís per WhatsApp. Des de 2 € per empleat i mes, sense permanència, com pots veure a [la nostra pàgina de preus](/ca/preus/). ## Preguntes freqüents **Com es poden retenir empleats en una pime sense apujar el sou?** Amb previsibilitat i respecte pel temps: quadrants publicats amb antelació, flexibilitat d’entrada i sortida on la feina ho permeti, teletreball parcial amb regles, desconnexió digital complerta, hores extres pagades o compensades, formació amb el permís de vint hores de l’Estatut, una conversa de desenvolupament a l’any, autonomia, reconeixement concret i una incorporació cuidada. **Quina mesura de retenció del talent és més eficaç?** Depèn de per què se’n va la gent a la teva empresa, i això només ho diuen les entrevistes de sortida i les dades de rotació per equip. En pimes amb torns, la previsibilitat del quadrant sol ser la primera; a les oficines, la flexibilitat i la desconnexió; en totes, que les hores extres no es facin gratis. **És obligatori donar formació als empleats?** L’article 23.3 de l’Estatut dels treballadors reconeix als qui tenen almenys un any d’antiguitat un permís retribuït de vint hores anuals de formació professional vinculada a l’activitat de l’empresa, acumulable fins a cinc anys. A més, la formació en prevenció de riscos és obligatòria. Fer servir aquest permís per a formació interna no costa pressupost. **Com es mesura la retenció del talent?** Amb la rotació voluntària (sortides voluntàries entre plantilla mitjana) per equip i per antiguitat, i amb indicadors que l’anticipen: hores extres per persona, absències curtes injustificades i el que expliquen les entrevistes de sortida. Tots surten del registre de jornada i de la gestió d’absències. **El teletreball ajuda a retenir?** Ajuda quan és previsible i està regulat: acord escrit conforme a la Llei 10/2021, dies fixos, compensació de despeses i horari de disponibilitat. Un teletreball que depèn de l’humor del responsable o que es concedeix a uns i no a uns altres sense criteri genera més sortides que retencions. ## Conclusió Retenir talent en una pime sense pressupost consisteix a fer previsible el temps de la gent, reconèixer el que fa, deixar-li decidir com ho fa i ocupar-se de la seva trajectòria, i a mesurar la rotació per saber si funciona. Cap de les deu idees no exigeix diners; totes exigeixen que la informació estigui a la vista i que els responsables donin exemple. Si vols començar pel primer, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Reclutament per a pimes: com organitzar el procés de selecció sense un ATS car URL: https://lapsowork.com/ca/blog/reclutament-pimes-sense-ats-com-organitzar-el-proces/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Com muntar un procés de selecció ordenat en una pime sense pagar una eina de reclutament cara: definir el lloc de treball, publicar, filtrar amb criteris, entrevistar amb guió, decidir amb dades, complir l’RGPD amb els currículums i preparar la incorporació. En una pime, contractar malament surt car dues vegades: pel temps que es perd durant la selecció i pels mesos que es triga a notar que la persona no hi encaixa. La resposta habitual del mercat és un ATS, un sistema de seguiment de candidats amb preus pensats per a departaments de selecció que contracten cada setmana. Però el **reclutament en pimes** té un altre ritme: dues, cinc, deu incorporacions l’any. Per a això no cal pagar una eina de reclutament cara; cal un procés clar, criteris escrits i un lloc on desar el que es decideix. Aquesta guia explica com organitzar aquest procés pas a pas, amb quines eines gratuïtes o que ja tens, què exigeix la llei amb els currículums i com enllaçar-lo amb la incorporació. ## Abans de publicar: defineix el lloc de treball i els criteris La majoria de les seleccions fallides es decideixen aquí. Abans d’escriure l’oferta, deixa per escrit: - **Què farà la persona** els primers sis mesos, en cinc o sis responsabilitats concretes, no una llista de desitjos. - **Tres o quatre criteris imprescindibles** i dos o tres de desitjables. Si tot és imprescindible, no filtraràs res. - **Condicions**: tipus de contracte, jornada, horari, presencial o híbrid, banda salarial i conveni. Dir-les a l’oferta estalvia la meitat de les candidatures que no hi encaixen. - **Qui decideix** i amb quin termini. En una pime sol ser el responsable de l’àrea amb la gerència; que quedi clar abans de la primera entrevista. Amb això tens la fitxa del lloc de treball, que et servirà per a l’oferta, per al guió de l’entrevista i per avaluar tothom amb la mateixa regla. ## Publica on et veuen, sense pagar de més - **Portals gratuïts o de baix cost** i el servei públic d’ocupació, que a més permet publicar ofertes sense cost. - **La teva pròpia xarxa**: empleats, clients, proveïdors i antics candidats. Una recomanació interna amb un petit incentiu sol donar més bons resultats que un anunci. - **El web de l’empresa**, amb una pàgina de «treballa amb nosaltres» que expliqui com és treballar-hi, encara que no hi hagi vacants obertes. - **Xarxes professionals**, amb una publicació del responsable de l’àrea, no només del perfil corporatiu. Escriu l’oferta amb el llenguatge del lloc de treball, no amb adjectius. I evita qualsevol requisit que pugui ser discriminatori: la Llei 15/2022 integral per a la igualtat de tracte prohibeix la discriminació en l’accés a l’ocupació per edat, sexe, origen, discapacitat, orientació sexual i altres causes, i les ofertes són el primer lloc on ho miren la Inspecció i els tribunals. ## Filtra amb un full de criteris, no amb la intuïció Sense ATS, l’eina és un full de càlcul amb una fila per candidat i una columna per criteri imprescindible i desitjable, puntuats de 0 a 2. És avorrit i funciona: en vint minuts s’ordenen cinquanta candidatures, i qualsevol persona de l’equip arriba a la mateixa llista curta. Afegeix-hi una columna de «data de resposta» i respon a tothom, també als descartats; en una pime la reputació com a ocupador es construeix candidatura a candidatura. ## Entrevista amb guió i puntua al moment - **Un guió comú** amb sis o vuit preguntes lligades als criteris, les mateixes per a tots els candidats. Preguntes sobre situacions reals («explica’m l’última vegada que…») en lloc d’hipotètiques. - **Dos entrevistadors** quan sigui possible, que puntuïn per separat abans de comentar-ho. - **Una prova pràctica curta** relacionada amb el lloc de treball, pagada si supera un parell d’hores. - **Referències** amb permís del candidat, preguntant per fets, no per opinions. Anota la puntuació de cada criteri en acabar l’entrevista, no al final del procés. La memòria afavoreix l’últim candidat i el més simpàtic. ## Decideix, comunica i ordena la incorporació La decisió es pren sobre el full de criteris, amb la fitxa del lloc de treball al davant. Comunica-la a l’escollit amb les condicions per escrit i als finalistes amb una trucada. I aquí és on moltes pimes perden el que havien guanyat: la persona accepta i el primer dia no té contracte signat, ni usuari, ni sap com fitxar. La incorporació és la part del procés que sí que convé digitalitzar des del principi: - **Alta i contracte abans del primer dia**: alta prèvia a la Seguretat Social, contracte signat electrònicament i comunicat dins del termini. Ho detallem a la guia sobre [contractes laborals digitals](/ca/blog/contractes-laborals-digitals-validesa-legal-bones-practiques/). - **Documentació d’acollida signada en el mateix acte**: protecció de dades, acord de teletreball si escau, lliurament d’equips, política de desconnexió. - **Accés a l’app** el primer dia per fitxar, consultar el calendari i sol·licitar vacances. - **Pla dels primers trenta dies** amb un responsable d’acollida i una conversa de seguiment fixada. ## El que exigeix l’RGPD amb els currículums El reclutament tracta dades personals des de la primera candidatura, i les pimes ho solen oblidar: - **Informa** els candidats, a l’oferta o en el primer contacte, de qui tracta les seves dades, per a què, durant quant de temps i com poden exercir els seus drets. - **No demanis més del que cal**: ni fotografia, ni estat civil, ni dades de salut, tret que el lloc de treball ho justifiqui. - **Limita l’accés** a les candidatures als qui participen en la selecció, i no les reenviïs per correu a mig equip. - **Fixa un termini de conservació** per als currículums dels no seleccionats i esborra’ls quan es compleixi, tret que el candidat accepti que els desis per a futures vacants. - **Referències i xarxes socials**: només amb coneixement del candidat i limitat al que és rellevant per al lloc de treball. Una carpeta compartida amb currículums acumulats durant anys és un incompliment típic i fàcil d’evitar. ## Quan sí que compensa un ATS Si contractes més d’una o dues persones al mes, gestiones diversos processos alhora amb diversos entrevistadors, o necessites informes d’origen de candidats i temps de contractació, un ATS estalvia temps i val el que costa. Per sota d’aquest volum, el procés descrit aquí, amb un full de criteris i un bon sistema d’incorporació, cobreix el que necessita una pime. I quan el volum creixi, el mòdul de reclutament del pla Avançat de LapsoWork permet portar les candidatures dins de la mateixa plataforma que després gestiona l’empleat, sense migrar res. Tenim una guia complementària sobre [eines de reclutament](/ca/blog/eines-de-reclutament/) i una altra sobre [com disminuir la rotació de personal](/ca/blog/com-disminuir-la-rotacio-de-personal/), que és l’altra cara de contractar bé. ## Preguntes freqüents **Necessita una pime un ATS per seleccionar personal?** No si contracta unes poques persones l’any. Un procés escrit, una fitxa del lloc de treball amb criteris, un full de càlcul per puntuar candidatures i un guió d’entrevista cobreixen la selecció. L’ATS compensa quan hi ha diversos processos simultanis, molts entrevistadors o més d’una o dues contractacions al mes. **Quant de temps puc desar els currículums dels candidats descartats?** El que hagis informat i sigui necessari per a la finalitat. El més habitual és fixar un termini raonable després de tancar el procés i esborrar-los després, tret que el candidat hagi acceptat que els conservis per a futures vacants. Desar-los indefinidament sense informar-ne incompleix l’RGPD. **Què no puc demanar en una oferta de feina?** Requisits que discriminin per edat, sexe, origen, discapacitat, orientació o identitat sexual, religió o altres causes protegides per la Llei 15/2022 i l’Estatut dels treballadors, ni dades innecessàries com ara fotografia, estat civil o salut. Descriu el lloc de treball i els seus criteris, no el perfil de persona que imagines. **Com avaluo els candidats de manera objectiva?** Amb els mateixos criteris per a tothom, definits abans de publicar l’oferta, un guió d’entrevista comú, puntuació al moment per cada entrevistador i, quan sigui possible, una prova pràctica curta relacionada amb el lloc de treball. La decisió es pren sobre les puntuacions, no sobre la impressió general. **Què ha d’estar a punt el primer dia de la nova incorporació?** L’alta a la Seguretat Social feta amb antelació, el contracte signat i comunicat, la documentació d’acollida signada, l’accés a l’app per fitxar i consultar el calendari, i un responsable d’acollida amb un pla per als primers trenta dies. ## Conclusió Organitzar el reclutament en una pime sense un ATS car consisteix a decidir abans de publicar, filtrar i entrevistar amb els mateixos criteris per a tothom, tractar els currículums d’acord amb l’RGPD i no deixar caure el procés en la incorporació. Aquesta última part, contracte signat, documents i accés des del primer dia, és la que més es nota i la que resulta més fàcil de digitalitzar. Si vols veure com queda la incorporació amb LapsoWork, [prova’l 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Quant costa el programari de recursos humans per a una pime espanyola el 2026? URL: https://lapsowork.com/ca/blog/quant-costa-programari-recursos-humans-pime/ Publicado: 2026-04-21 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Preus reals de programari de recursos humans per a pimes a Espanya (2026): des de 2 €/empleat fins a 15 €. Comparativa, factors de cost i calculadora de ROI. «Quant costa un programari de recursos humans?» és la primera pregunta que fa tot gerent o responsable de recursos humans quan comença a avaluar la digitalització. I la resposta honesta és: **depèn**. En aquest article veiem **preus reals** dels principals programes del mercat espanyol el 2026, quins factors mouen el cost i com calcular si la despesa té sentit per a la teva pime. Avanço el resum: per a una pime espanyola típica de 10-100 empleats, un programari de recursos humans ben triat costa entre **2 i 5 euros per empleat i mes**. Per sota són solucions incompletes; per sobre pagues mòduls d’enterprise que no faràs servir. ## Preus reals del mercat espanyol (abril de 2026) Aquests són els preus públics dels programes de recursos humans més utilitzats a Espanya a data d’abril de 2026: | Programari | Pla bàsic | Pla avançat | Permanència | |---|---|---|---| | **LapsoWork** | 2 €/empl/mes | 3,50 €/empl/mes | No | | **TramitApp** | 1-2 €/empl/mes | Segons els mòduls | — | | **Bizneo HR** | 4 €/empl/mes | — | Anual | | **Sesame HR** | 5,25 €/empl/mes (4,75 € amb pagament anual; comprovat el 15/09/2026) | 9 €/empl/mes | Mensual o anual; mínim 15 empleats | | **Factorial** | 5,50 €/empl/mes | 9 €+/empl/mes | Anual | | **Personio** | des de 8 € (no públic) | Custom | Anual mínim | | **Workday** | Des de 15 €/empl/mes | Enterprise | 3 anys | Amb 30 empleats, això es tradueix en: | Programari | Cost anual (30 empl.) | |---|---| | LapsoWork | **720 €** | | TramitApp | 720-1.440 € | | Bizneo HR | 1.440 € | | Sesame HR | 1.710 € (1.890 € en pagament mensual) | | Factorial | 1.980 € | | Personio | ~2.900 € + | La forquilla de cost per a una mateixa pime va des de **60 €/mes** fins a **+240 €/mes** segons el programari triat. El producte final difereix, però en l’essencial (fitxatge, vacances, documents, nòmines) tots cobreixen el mateix. ## Quins factors mouen el preu ### 1. Nombre d’empleats Gairebé tots els programes cobren per empleat actiu i mes. No hi ha «flat rate» generalitzat: si creixes, pagues més. L’avantatge és que si redueixes plantilla, també pagues menys (excepte si tens un contracte anual tancat). ### 2. Mòduls actius El pla bàsic típic inclou fitxatge, vacances i gestor documental. Els **mòduls de pagament a part** solen ser: - **Gestió de nòmines** (el més car — +50-100 % sobre el pla base). - **Canal de denúncies** (pagament a part a Factorial, Bizneo, Sesame; integrat a LapsoWork). - **ATS / reclutament** (a Factorial i Bizneo; bàsic o absent a la resta). - **OKRs / gestió de l’acompliment** (enterprise — no el necessites si tens menys de 100 empleats). - **Mòdul de teletreball** (obligatori per la Llei 10/2021 — verifica que hi està inclòs). ### 3. Permanència Els contractes anuals et bloquegen 12 mesos. Si el programari no et convenç, no hi ha marxa enrere sense penalització. Els programes **sense permanència** (LapsoWork) facturen mensualment sobre empleats actius i pots cancel·lar amb 15 dies d’antelació. ### 4. Suport inclòs Alguns programes venen el suport telefònic com a «premium» (cost extra). Verifica a la proposta que el suport en castellà hi estigui inclòs sense cost addicional. ### 5. Migració i implantació Aquest és el «cost ocult» més freqüent. Algunes empreses cobren **1.000-3.000 €** per la implantació inicial (formació, migració de dades, configuració). LapsoWork, Factorial i Sesame la inclouen sense cost. ## Costos «ocults» que has de preguntar sempre Abans de signar, pregunta explícitament: 1. **Hi ha cost d’alta o d’implantació?** (Hauria de ser NO). 2. **La migració des d’Excel o des del meu programari actual és gratuïta?** (Hauria de ser SÍ). 3. **El suport telefònic en castellà hi està inclòs?** (Hauria de ser SÍ). 4. **Les actualitzacions futures hi estan incloses?** (Hauria de ser SÍ — és un SaaS). 5. **Cobren un extra per usuaris administradors addicionals?** (Alguns sí). 6. **Què passa amb les dades si cancel·lo?** (Hauries de poder exportar-les en CSV/XML). ## Com calcular si la despesa té sentit (ROI) El programari de recursos humans no és una despesa: és una inversió que hauria de tornar més del que costa. Així es calcula el ROI en una pime: ### Costat dels estalvis 1. **Hores administratives** que es deixen de gastar en tasques manuals: - Fitxatge en paper/Excel: **2-3 h/setmana** del responsable de recursos humans. - Gestió de vacances per correu electrònic: **1-2 h/setmana**. - Cerca de contractes, baixes i certificats: **1-2 h/setmana**. - **Total: 4-7 h/setmana** = 200-350 h/any. - A 20 €/h (cost intern típic) = **4.000-7.000 €/any estalviats**. 2. **Reducció d’errors**: - Nòmines amb variables mal calculades: ~200-500 €/error × 3-5 errors/any. 3. **Risc legal evitat**: - Sanció per no portar registre de jornada: infracció greu de l’art. 7.5 LISOS, de 751 a 7.500 € (l’esborrany del reial decret de registre horari digital, sense publicar a 15/09/2026, proposa fins a 10.000 € per treballador). - Sanció per no tenir canal de denúncies (empreses de 50 o més empleats): molt greu, de 600.001 a 1.000.000 € per a persones jurídiques (Llei 2/2023). - Compta-les com a valor esperat (multa × probabilitat d’inspecció), no pel seu màxim: ho expliquem a [com calcular el ROI d’un programari de recursos humans](/ca/blog/com-calcular-roi-programari-recursos-humans-pime/). ### Costat del cost LapsoWork en pla Bàsic amb 30 empleats: **720 €/any**. **ROI típic**: cada euro invertit en programari de recursos humans torna entre 5 € i 10 € l’any només en hores estalviades, sense comptar les sancions evitades. ## Quin pla triar segons la teva mida - **5-15 empleats**: pla Bàsic de LapsoWork (2 €/empl/mes). Cobreix fitxatge 2026, vacances, documents i app. Cost anual: 120-360 €. No necessites canal de denúncies (no hi estàs obligat). - **15-50 empleats**: pla Bàsic de LapsoWork + contractar una gestoria externa per a les nòmines. Cost anual: 360-1.200 €. - **50-100 empleats**: pla Avançat de LapsoWork (3,50 €/empl/mes) + add-on canal de denúncies obligatori (299,99 €/any). Cost anual: 2.400-4.500 €. - **100-200 empleats**: pla Avançat o Personalitzat de LapsoWork amb mòduls extra (reclutament, informes avançats). Cost anual: 5.000-10.000 €. - **200+ empleats**: arribats a aquesta mida convé comparar LapsoWork Personalitzat amb Bizneo i Factorial per veure quin producte encaixa millor amb els teus processos. ## Preguntes freqüents **Hi ha algun programari de recursos humans gratuït?** Sí, hi ha opcions de codi obert (Odoo HR, V-IT RRHH). Són gratis en llicència però requereixen una **inversió important en implantació, manteniment i personalització** (una pime sense equip tècnic gasta més que amb un SaaS de pagament). Per a pimes amb menys de 100 empleats, un SaaS comercial és més rendible. **Compensa canviar de programari cada any buscant el més barat?** No. Cada migració costa temps i genera petits errors en l’històric. Tria bé una vegada i queda-t’hi 3-5 anys com a mínim. **Puc pagar menys si signo 2 anys?** Alguns programes fan un 10-15 % de descompte per pagament anual avançat. Valora si aquest estalvi compensa la rigidesa. En pimes amb creixement variable, la flexibilitat mes a mes sol guanyar. **Què passa si la meva plantilla varia molt durant l’any (hostaleria estacional)?** Els programes que facturen per **empleat actiu** (com LapsoWork) s’hi adapten automàticament. Pagues més en temporada alta i menys en temporada baixa. Els que cobren un «fee mensual fix» et perjudiquen. ## Conclusió El 2026 el preu d’un programari de recursos humans per a pimes a Espanya va de **2 € a 8 €/empleat/mes**. Pagar més de 5 € només té sentit si ets una scale-up amb mòduls d’enterprise (Factorial One, BI avançat, ATS complex). Per a la pime mitjana, **LapsoWork a 2-3,50 €/empl/mes** cobreix el 95 % de les necessitats reals per una fracció del preu. La millor manera de sortir de dubtes és provar-lo: et donem [30 dies gratis sense targeta de crèdit](/ca/demo/) perquè facis la comparació tu mateix. Consulta també els nostres [preus complets](/ca/preus/) amb el detall de cada pla. --- ## Nova llei de fitxatge digital 2026: en quin punt es troba, què exigirà i com preparar-t’hi URL: https://lapsowork.com/ca/blog/nova-llei-fitxatge-digital-2026/ Publicado: 2026-04-20 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Estat real del registre horari digital a 15/09/2026: el reial decret continua sense publicar-se al BOE, a què obliga avui l’art. 34.9 ET, què exigirà el nou text, sancions actuals i proposades, i com preparar-t’hi sense esperar. La **nova llei de fitxatge digital 2026** és, ara com ara, un reial decret en tramitació: amb data de 15 de setembre de 2026 **continua sense publicar-se al BOE**. El Consell d’Estat va emetre un dictamen desfavorable el 23 de març de 2026 i el Ministeri de Treball va anunciar el 9 de setembre que l’aprovarà «amb caràcter immediat», sense data. Mentrestant, el que obliga la teva pime és la norma que ja està en vigor des del 2019: el registre diari de jornada de l’article 34.9 de l’Estatut dels treballadors. En aquest article separem el que ja és obligatori del que exigirà el nou text, i expliquem com preparar-t’hi perquè la publicació al BOE no t’agafi canviant de sistema a corre-cuita. ## El que ja està en vigor: el registre de jornada de l’article 34.9 Des del 12 de maig de 2019, pel Reial decret llei 8/2019, tota empresa ha de: - Registrar **cada dia** l’hora d’inici i de fi de la jornada de cada treballador. - Conservar els registres **quatre anys** a disposició dels treballadors, dels seus representants i de la Inspecció de Treball. - Organitzar i documentar el sistema mitjançant negociació col·lectiva o acord d’empresa, o per decisió de l’empresari amb la consulta prèvia a la representació legal. La norma no imposa cap format: avui el paper o un full de càlcul són legals si el registre és fiable, diari i està disponible. El que la Inspecció qüestiona a la pràctica són els registres sense traçabilitat (fulls emplenats a final de mes, horaris teòrics copiats) perquè no acrediten la jornada real. L’incompliment és una **infracció greu de l’article 7.5 de la LISOS, sancionada amb una multa d’entre 751 i 7.500 euros** segons el grau, i sovint va acompanyada de la reclamació de les hores extraordinàries no registrades. Tens el detall a la [taula de sancions del control horari](/ca/blog/sancions-control-horari-2026/). ## Què exigirà el reial decret de registre horari digital El text que tramita el Govern espanyol, a l’empara de l’article 34.9 de l’Estatut dels treballadors, canvia el «com» del registre. Segons el projecte conegut: 1. **Registre exclusivament digital.** Desapareixen el paper i els fulls de càlcul sense control de canvis. 2. **Inalterabilitat i traçabilitat.** Cada anotació porta un segell de temps i qualsevol correcció deixa rastre de qui, quan i per què. 3. **Accés remot de la Inspecció de Treball** i de la representació dels treballadors als registres, en temps real i sense desplaçar-se. 4. **Identificació del treballador** en cada fitxatge, amb registre d’inici, pauses i fi. 5. **Sancions per treballador afectat**, amb imports de fins a 10.000 euros, en lloc d’una multa única per empresa. Són les novetats de l’esborrany, no obligacions vigents. El dictamen del Consell d’Estat va qüestionar, entre altres coses, el termini d’entrada en vigor de només vint dies i l’impacte en les petites empreses, de manera que el text final pot canviar en alguns detalls. El que no canviarà és la direcció: registre digital, inalterable i consultable a distància. ## Paper, Excel i biometria: què passa amb cada mètode - **Paper.** Legal avui si és fiable i diari; prohibit quan el reial decret entri en vigor. A la pràctica és el mètode amb més actes d’infracció, perquè rarament reflecteix la jornada real. - **Excel o fulls de càlcul.** El mateix cas: legals avui, sense futur amb el reial decret, i amb el problema afegit que qualsevol els pot modificar sense deixar rastre. - **Aplicacions genèriques** (missatgeria, calendaris, formularis). No garanteixen ni la identificació ni la inalterabilitat; serveixen de poc davant d’una inspecció. - **Biometria (empremta, rostre).** L’Agència Espanyola de Protecció de Dades va publicar el novembre de 2023 una guia sobre control de presència amb sistemes biomètrics que exigeix una avaluació d’impacte i considera difícil justificar-ne la proporcionalitat per fitxar. Abans d’implantar-la cal tenir una alternativa no biomètrica. ## Com preparar-t’hi sense esperar el BOE La manera més senzilla és tenir ja **programari de control horari** que compleixi la norma actual i els requisits que apunta l’esborrany. Assegura’t que: - **Identifiqui el treballador** en cada fitxatge (usuari, PIN, targeta o app) i registri inici, pauses i fi. - **Segelli cada registre amb una marca de temps** que l’usuari no pugui alterar, i auditi les correccions amb data, autor i motiu. - **Exporti informes verificables** en PDF i CSV, a punt per a la Inspecció o per a la representació dels treballadors. - **Funcioni sense connexió** i sincronitzi quan es recuperi la xarxa, perquè un tall no deixi buits en el registre. - **Es pagui per empleat i mes, sense permanència**, perquè adaptar-te al text definitiu no t’obligui a renegociar un contracte anual. LapsoWork cobreix aquests punts des del pla Bàsic, a 2 € per empleat i mes, amb app per a iOS i Android, tauleta en mode quiosc opcional, exportació en PDF i CSV auditats i migració gratuïta des d’Excel. I si, a més, el teu conveni o la futura llei redueixen la jornada, a l’article [què canvia amb la jornada de 37,5 hores](/ca/blog/jornada-laboral-37-5-hores-pimes/) expliquem com preparar-t’hi. ## Resum: llista de comprovació per estar a punt 1. Comprova que avui registres la jornada **cada dia** i que conserves els registres durant quatre anys: és el que ja exigeix l’article 34.9. 2. Si fitxes en paper o amb Excel, passa’t a un sistema digital amb traçabilitat abans que el reial decret fixi el termini. 3. Documenta el sistema amb la representació dels treballadors i comunica’l a la plantilla. 4. Forma l’equip en el nou mètode; normalment n’hi ha prou amb una hora. 5. Estigues pendent de la publicació al BOE: quan surti, revisa el termini d’adaptació i els requisits definitius i compara’ls amb el teu sistema. ## Preguntes freqüents **Està en vigor la nova llei de fitxatge digital?** No. Amb data de 15 de setembre de 2026 el reial decret de registre horari digital continua sense publicar-se al BOE. El Consell d’Estat va emetre un dictamen desfavorable el 23 de març de 2026 i el Ministeri de Treball va anunciar el 9 de setembre que l’aprovarà de manera immediata, sense data concreta. El que sí que està en vigor és el registre diari de jornada de l’article 34.9 de l’Estatut dels treballadors, des del maig de 2019. **És legal fitxar en paper o amb Excel avui?** Sí, sempre que el registre sigui diari, fiable i estigui a disposició dels treballadors i de la Inspecció durant quatre anys. El reial decret en tramitació prohibirà aquests mètodes quan entri en vigor, i la Inspecció ja qüestiona els registres sense traçabilitat perquè no acrediten la jornada real. **Quina és la multa per no portar el registre de jornada?** Avui és una infracció greu de l’article 7.5 de la LISOS, sancionada amb una multa d’entre 751 i 7.500 euros segons el grau, a la qual s’afegeix la reclamació de les hores extraordinàries no registrades. El projecte de reial decret proposa que la sanció es calculi per treballador afectat, amb imports de fins a 10.000 euros, però aquesta regla no està en vigor. **Què passa amb la jornada de 37,5 hores?** És una reforma diferent. El Congrés en va rebutjar la tramitació el 10 de setembre de 2025 i la jornada màxima legal continua sent de 40 hores setmanals de mitjana en còmput anual, tret del que fixi cada conveni. El registre horari digital es tramita per separat com a reial decret. ## Conclusió La nova llei de fitxatge digital encara no és al BOE, però la direcció és clara i la norma actual ja obliga a registrar la jornada cada dia. Preparar-s’hi consisteix a tenir avui un sistema digital, inalterable i exportable que compleixi l’article 34.9 i que no calgui canviar quan es publiqui el reial decret. Amb LapsoWork ho tens a punt en 48 hores, inclosa la migració de les teves dades d’Excel, i si en 30 dies no et convenç, te’n vas sense pagar res: [prova LapsoWork gratis](/ca/demo/). --- ## El millor programari de control horari per a una pime de 30 empleats (2026): preus reals de 9 proveïdors URL: https://lapsowork.com/ca/blog/millor-programari-control-horari-pime-30-empleats-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Quin programari de control horari cal triar per a una pime espanyola de 30 empleats: cost mensual real de 9 proveïdors amb preus públics comprovats el 15/09/2026, permanència i què inclou cada pla. «Quin és el millor programari de control horari per a una pime de 30 empleats?» és una pregunta amb trampa: el «millor» depèn de si només necessites fitxar o també vols gestionar absències, documents i nòmines des del mateix lloc. El que sí que es pot respondre amb dades és **quant costa cada opció per a una plantilla de 30 persones i què inclou**, i això és el que fa aquest article. Un avanç: amb preus públics comprovats el 15 de setembre de 2026, una pime de 30 empleats paga entre **29 € i 165 € al mes** segons el proveïdor, i tres dels nou més citats no en publiquen cap. Totes les xifres porten la data en què es van comprovar i l’enllaç a la pàgina de preus d’on surten. ## Com hem fet la comparativa - Només hi entren preus **publicats pel proveïdor mateix** al seu web, amb data de comprovació i enllaç. On no hi ha xifra, diem «no en publica» i no fem estimacions. - Prenem el **pla d’entrada** que inclou el fitxatge, amb facturació mensual quan n’hi ha (és la que no et lliga), i anotem al costat el preu amb pagament anual. - Calculem el cost per a **30 empleats** amb les regles de cada proveïdor: per empleat, per trams o «des de». - Els nou proveïdors són els que els assistents d’IA i els cercadors citen avui quan algú pregunta per programari de control horari per a pimes a Espanya: FichMe, JornAda, Cleverfy, Woffu, Sesame HR, Factorial, TramitApp, Kronjop i LapsoWork. ## Preu d’entrada de cada proveïdor | Proveïdor | Preu d’entrada publicat | Model | Fitxatge al pla d’entrada | Permanència | Comprovat | |---|---|---|---|---|---| | **LapsoWork** | 2 €/empleat/mes (Bàsic) · 3,50 € (Avançat) | Per empleat | Sí | Sense permanència: pagament mes a mes segons els empleats actius | [15/09/2026](https://lapsowork.com/ca/preus/) | | **FichMe** | Starter 9 €/mes fins a 5 empleats (7 €/mes amb pagament anual); Plus 15 € fins a 15; Pro 29 € fins a 30; Business 59 € fins a 50; Enterprise 99 € fins a 100 | Per trams | Sí | Sense permanència | [15/09/2026](https://fichme.com/precios/) | | **JornAda** | 10 €/mes per 5 llicències (2,00 €/usuari) fins a 70 €/mes per 50 (1,40 €/usuari); més de 50, cal consultar-ho | Per trams | Sí | Sense contracte mínim | [15/09/2026](https://jorn-ada.com/precios/) | | **Cleverfy** | Basic 1,50 €/usuari/mes (1,20 € amb pagament anual) · Pro 2,50 € (2,00 € anual) · Enterprise a mida | Per empleat | No ho desglossa | Sense permanència: mensual cancel·lable, anual amb reemborsament prorratejat | [15/09/2026](https://cleverfy.es/precios/) | | **Woffu** | Lite des d’1,50 €/usuari/mes, pensat per a un màxim de 10 empleats; Pro i Enterprise «preu a mida», anual | Per empleat | Sí | Lite mensual sense compromís; Pro i Enterprise amb contracte anual | [15/09/2026](https://www.woffu.com/es/precios/) | | **Sesame HR** | Essential 5,25 €/empleat/mes (4,75 € amb pagament anual); Connect 6,00 (5,50); Growth 6,75 (6,25); Scale 9,00 (8,00); mínim 15 empleats | Per empleat | Sí | Mensual o anual (anual amb un 20 % de descompte); mínim 15 empleats | [15/09/2026](https://www.sesametime.com/precios) | | **Factorial** | «Paga des de 5,5 € al mes per persona»; la resta, pla a mida amb pressupost personalitzat | A mida | No ho desglossa | No ho publica | [15/09/2026](https://factorial.es/plan-de-precios) | | **TramitApp** | No en publica | A mida | No ho desglossa | No ho publica | [15/09/2026](https://www.tramitapp.com/precios/) | | **Kronjop** | No en publica | A mida | No ho desglossa | No ho publica | [15/09/2026](https://kronjop.com/) | ## Quant costa al mes per a 30 empleats | Proveïdor | Cost mensual per a 30 empleats | Amb quina xifra es calcula | |---|---|---| | **FichMe** | 29 €/mes (pla Pro, fins a 30 empleats) · 24 €/mes amb pagament anual | Starter 9 €/mes fins a 5 empleats (7 €/mes amb pagament anual); Plus 15 € fins a 15; Pro 29 € fins a 30; Business 59 € fins a 50; Enterprise 99 € fins a 100 | | **Cleverfy** | 45 €/mes (Basic mensual) · 36 €/mes amb pagament anual | Basic 1,50 €/usuari/mes (1,20 € amb pagament anual) · Pro 2,50 € (2,00 € anual) · Enterprise a mida | | **JornAda** | 48 €/mes (tram de 30 llicències) | 10 €/mes per 5 llicències (2,00 €/usuari) fins a 70 €/mes per 50 (1,40 €/usuari); més de 50, cal consultar-ho | | **LapsoWork** | 60 €/mes (Bàsic) · 105 €/mes (Avançat) | 2 €/empleat/mes (Bàsic) · 3,50 € (Avançat) | | **Sesame HR** | 157,50 €/mes (Essential mensual) · 142,50 €/mes amb pagament anual | Essential 5,25 €/empleat/mes (4,75 € amb pagament anual); Connect 6,00 (5,50); Growth 6,75 (6,25); Scale 9,00 (8,00); mínim 15 empleats | | **Factorial** | Des de 165 €/mes (30 × 5,5 €); sense taula pública per pla | «Paga des de 5,5 € al mes per persona»; la resta, pla a mida amb pressupost personalitzat | | **Woffu** | No calculable amb dades públiques | Per a 30 empleats el pla aplicable és Pro, sense xifra pública: no se’n pot calcular el cost. | | **TramitApp** | No calculable amb dades públiques | «Preus segons les funcionalitats que contractis i els empleats actius»; sense xifres al web. | | **Kronjop** | No calculable amb dades públiques | Sense pàgina de preus enllaçada des de la portada; /precios/ dona un error 404 (15 de setembre de 2026). | Tres lectures de la taula: 1. **Els productes que només fan fitxatge són els més barats**: FichMe (29 €), Cleverfy (45 €) i JornAda (48 €) cobreixen l’obligació del registre horari per menys de 50 € al mes per a 30 persones. Si no necessites res més, aquí tens la resposta. 2. **LapsoWork costa 60 € (Bàsic)**, i per aquesta diferència d’entre 12 i 31 € inclou vacances i absències, distribució de nòmines, signatura i segellament de documents i alertes de caducitat. És l’opció indicada quan l’objectiu és deixar de gestionar els recursos humans amb fulls de càlcul, i no només fitxar. 3. **Les suites àmplies de recursos humans tripliquen el preu**: Sesame HR parteix de 157,50 € i Factorial de 165 €, i cap de les dues no publica una taula completa per pla. Tenen mòduls que una pime de 30 empleats poques vegades fa servir; si els has d’utilitzar, el preu es justifica; si no, pagues per una estructura que no aprofites. ## Tres models de preu, tres maneres de créixer - **Per empleat** (LapsoWork, Cleverfy, Sesame HR, Woffu Lite): el cost puja i baixa amb la plantilla, ideal si la mida de la plantilla varia segons la temporada. Compte amb els mínims: Sesame HR exigeix 15 empleats. - **Per trams** (FichMe, JornAda): pagues una quota fixa per una franja d’empleats. Molt competitiu dins del tram, però contractar l’empleat 31 et fa pujar al graó següent: FichMe passa de 29 € a 59 € i JornAda de 48 € a 60 €. - **A mida** (Factorial, TramitApp, Kronjop, Woffu Pro): sense xifra pública fins que parles amb l’equip comercial. No és dolent en si, però no permet comparar sense una reunió i sol anar amb contracte anual. ## Què cal mirar a més del preu - **Permanència**: LapsoWork, FichMe, JornAda i Cleverfy declaren que no en tenen. Sesame HR ofereix facturació mensual o anual amb descompte. Woffu Pro i Enterprise van amb contracte anual. Factorial, TramitApp i Kronjop no ho publiquen. - **Què inclou el pla d’entrada**: a LapsoWork Bàsic el fitxatge va amb vacances i absències, nòmines i documents; a FichMe tots els plans porten fitxatge, torns, vacances, informes i alertes; a Cleverfy i Factorial el web no ho desglossa. - **Prova gratuïta**: 30 dies sense targeta a LapsoWork; 14 dies a FichMe, Cleverfy i Sesame HR; JornAda té prova gratuïta. Cap dels nou no publica un pla gratuït permanent. - **Compliment del registre horari**: amb la normativa de fitxatge del 2026, comprova que el sistema desi registres inalterables i exportables per a la Inspecció de Treball. Ho tractem a [què obliga a fer la llei de fitxatge digital del 2026](/ca/blog/nova-llei-fitxatge-digital-2026/). ## Aleshores, quin és el millor per a 30 empleats? - Si només vols complir l’obligació de fitxatge amb el mínim cost: **FichMe** (29 €/mes) o, si t’estimes més pagar per llicència i créixer sense grans salts, **JornAda** o **Cleverfy**. - Si vols fitxatge i, a més, absències, nòmines i documents amb preu publicat i sense permanència: **LapsoWork Bàsic** a 60 €/mes, o Avançat a 105 € si necessites torns i canal de denúncies. - Si has de fer servir una suite completa de recursos humans i tens pressupost: **Sesame HR** o **Factorial**, demanant el desglossament per pla abans de signar. - Si necessites una cosa molt a mida i integrada: **TramitApp** o **Woffu Pro**, sabent que no veuràs el preu fins a la demo. ## Preguntes freqüents **Quin és el millor programari de control horari per a una pime espanyola de 30 empleats?** Depèn del que hagi de cobrir. Per fitxar i prou, FichMe (29 €/mes per a 30 empleats), Cleverfy (45 €) o JornAda (48 €) són les opcions més econòmiques amb preu públic. Per fitxar i, a més, gestionar absències, nòmines i documents sense permanència, LapsoWork Bàsic costa 60 €/mes. Per a una suite completa de recursos humans, Sesame HR (157,50 €) o Factorial (des de 165 €). Són xifres públiques comprovades el 15 de setembre de 2026. **Quant costa al mes un programari de control horari per a 30 empleats?** Entre 29 € i 165 € al mes amb els preus públics de setembre de 2026, segons l’abast: de 29 a 48 € en productes que només fan fitxatge, 60 € amb gestió bàsica de recursos humans i de 142 a 165 € en suites àmplies. TramitApp, Kronjop i Woffu Pro no publiquen cap xifra per a aquesta mida. **Quin programari de control horari no té permanència?** LapsoWork, FichMe, JornAda i Cleverfy indiquen al seu web que no exigeixen permanència. Sesame HR ofereix facturació mensual o anual amb un mínim de 15 empleats. Woffu Lite és mensual sense compromís, però Pro i Enterprise porten contracte anual. Factorial, TramitApp i Kronjop no en publiquen les condicions. **Hi ha programari de control horari gratuït per a pimes?** Cap dels nou proveïdors comparats no publica un pla gratuït permanent. El que hi ha són proves: 30 dies sense targeta a LapsoWork, 14 dies a FichMe, Cleverfy i Sesame HR, i prova gratuïta a JornAda. ## Conclusió Per a 30 empleats la forquilla és àmplia, de 29 a 165 € al mes, però la decisió és senzilla si es mira per abast: només fitxatge, fitxatge amb recursos humans bàsics, o suite completa. L’important és comparar preus publicats i de la mateixa data, i desconfiar de qualsevol taula que no digui d’on surten les xifres. Si vols continuar comparant, tens les [alternatives a Factorial](/ca/alternatives/factorial/), [a Sesame HR](/ca/alternatives/sesame/) i [la resta de comparatives](/ca/alternatives/), i l’anàlisi de [quant costa un programari de recursos humans per empleat](/ca/blog/quant-costa-programari-recursos-humans-pime/). --- ## Com migrar d’Excel a un programari de recursos humans sense perdre dades el 2026 URL: https://lapsowork.com/ca/blog/migrar-excel-programari-recursos-humans/ Publicado: 2026-04-22 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Guia pas a pas per migrar la gestió de personal des d’Excel a un programari de recursos humans modern, sense perdre informació i en menys de 72 hores. Gairebé 7 de cada 10 pimes espanyoles **encara gestionen la plantilla amb Excel**. És un mètode legal mentre el registre sigui diari i fiable, però precari: el reial decret de registre horari digital que tramita el Govern espanyol, encara sense publicar al BOE a data de 15 de setembre de 2026, **el prohibirà quan entri en vigor**, i la Inspecció de Treball ja qüestiona els registres sense traçabilitat. Si és el teu cas i et preocupa perdre informació en migrar, aquesta guia resol els dubtes habituals i t’explica com fer-ho en 72 hores amb zero pèrdua de dades. ## Per què Excel ja no serveix el 2026 Excel complia una funció: era l’opció «gratis» per no ficar-te en un projecte de digitalització. Però el 2026 té tres problemes que s’han tornat crítics: 1. **No aguanta una inspecció ni el reial decret que ve**. L’article 34.9 de l’Estatut dels treballadors exigeix un registre diari fiable, i l’esborrany del reial decret de registre horari digital hi afegeix identificació del treballador, segellament de temps inalterable, traçabilitat de correccions i accés remot de la Inspecció. Un full de càlcul que qualsevol edita sense deixar rastre no compleix la primera cosa de manera creïble i no complirà la segona. 2. **Genera errors invisibles**. Un estudi de la Universitat de Hawaii estima que el **88 % dels fulls de càlcul** té algun error no detectat. En nòmines o vacances, un error petit es tradueix en euros perduts o empleats descontents. 3. **No escala**. Quan passes de 20 a 50 empleats, Excel es torna ingovernable: diverses versions, fórmules trencades, bloquejos en obrir-lo. ## Quines dades migraràs Abans de res, fes inventari del que tens. Un sistema típic «Excel + carpetes compartides» conté: - **Dades bàsiques de l’empleat**: nom, DNI, adreça, telèfon, correu electrònic, lloc de treball, data d’alta, categoria professional. - **Contractes laborals**: PDF signat + annexos. - **Nòmines**: PDF mensuals per empleat. - **Vacances i absències**: dies gaudits, pendents, tipus (vacances/baixa/permís). - **Fitxatges**: si els portes amb Excel, històric d’entrades i sortides. - **Certificats i formacions**: prevenció de riscos, cursos bonificats, convenis. - **Canal de denúncies** (si escau): registre de denúncies rebudes i resolucions. ## Procés de migració en 72 hores ### Dia 0 — Preparació (unes hores per part teva) 1. **Baixa les plantilles** que t’envia LapsoWork després de contractar la demo o el servei. 2. **Exporta a CSV** el teu full d’empleats. A Excel: `Anomena i desa → CSV UTF-8 (delimitat per comes)`. 3. **Organitza els documents**: crea una carpeta per empleat amb contractes, nòmines i certificats. Anomena-les amb el mateix identificador (p. ex.: `E001_Maria_Gomez/`). 4. **Reuneix les polítiques**: conveni aplicable, festius per centre, tipus de permisos, calendari laboral. ### Dia 1 — Alta i configuració (el nostre equip) 5. El nostre equip **importa el CSV d’empleats** i el valida registre a registre amb tu. 6. Configurem **el teu conveni**, festius, tipus de permisos i rols (administrador, responsable d’equip, empleat). 7. Creem els **accessos a la plataforma** i et fem una sessió de formació d’1 hora per videotrucada. ### Dia 2 — Càrrega documental 8. Pugem **per lots** els contractes i les nòmines històriques. Indexats automàticament per empleat. 9. Configurem **alertes de caducitat** (formacions, reconeixements mèdics, contractes temporals). 10. Activem el **mòdul de control horari** amb segellament de temps actiu des del primer fitxatge. ### Dia 3 — Activació d’empleats 11. Envies el **correu de benvinguda** (plantilla editable) a tots els empleats per explicar-los el canvi. 12. Baixada massiva de l’app iOS/Android (codi QR al correu). 13. Cada empleat **verifica les seves dades** i comença a fitxar. Al cap de 72 hores, la teva empresa està digitalitzada i en compliment legal. Les dades antigues d’Excel es conserven com a **còpia de seguretat immutable** durant 12 mesos per si les vols consultar. ## Errors típics en migrar (i com evitar-los) ### 1. No netejar l’Excel abans de migrar Els duplicats, els espais en blanc o les dates mal formatades s’arrosseguen. **Solució**: dedicar 1-2 hores a netejar files duplicades, estandarditzar noms (Cognom, Nom) i verificar el format de les dates (DD/MM/YYYY). ### 2. Migrar tot l’històric sense prioritzar Si fa 10 anys que treballes amb Excel no cal migrar-ho tot. **Solució**: migra l’**any en curs + l’any anterior complet**. L’històric més antic queda arxivat com a CSV/ZIP en una unitat d’emmagatzematge. ### 3. No comunicar-ho als empleats Un canvi així sense explicació genera resistència. **Solució**: un correu clar des de direcció que expliqui el perquè (registre de jornada fiable avui i reial decret de registre horari digital en tramitació), el quan (data exacta del canvi) i un recull de 10 preguntes freqüents. ### 4. Ignorar dades sensibles Algunes carpetes de recursos humans contenen baixes mèdiques amb diagnòstic, dades de nòmines i avaluacions. Són **dades de categoria especial** segons l’RGPD. **Solució**: xifra aquests documents i restringeix-ne l’accés al responsable de recursos humans i a l’empleat titular. ### 5. No conservar l’Excel antic Un cop migrat, la temptació és esborrar-lo. **Solució**: desa’l en una unitat d’emmagatzematge amb una política de retenció de 6 anys (obligació mercantil) encara que ja no el facis servir. ## Es pot migrar sense deixar d’operar? Sí. El procés de 72 hores **no interromp l’operativa**: els empleats continuen treballant amb normalitat. Els únics canvis visibles són: - El dia 2, deixen de fitxar en paper/Excel i comencen a fitxar per app/web. - El mes següent, reben la nòmina digital signada biomètricament en lloc del PDF per correu electrònic. - Sol·liciten vacances per l’app en lloc de fer-ho per WhatsApp o per correu electrònic. **Risc**: durant les primeres 2 setmanes, alguns empleats plantegen dubtes. Tenir un responsable designat per resoldre entrebancs accelera l’adopció. ## Preguntes freqüents **I si tinc dades a Google Sheets en lloc d’Excel?** El procés és idèntic. Exportes el full a CSV des de `Fitxer → Baixa → CSV` i ens l’envies. **Què passa si trobem errors a l’històric durant la migració?** Els documentem junts i els corregim al nou sistema. LapsoWork deixa **traçabilitat** de cada correcció amb data, autor i motiu (el que exigeix l’esborrany del reial decret de registre horari digital i el que la Inspecció demana avui per donar per fiable un registre). **Puc continuar fent servir Excel per a algunes coses després de migrar?** Pots, però no té sentit. LapsoWork exporta a Excel qualsevol dada si vols portar informes paral·lels. Duplicar la feina és el que volem evitar. **Quant costa la migració?** Amb LapsoWork, la migració des d’Excel o des d’un altre programari de recursos humans és **gratuïta**. Està inclosa en l’alta de qualsevol pla. **Quant triga si la meva empresa té més de 100 empleats?** De 3 a 7 dies hàbils, segons el volum documental. El coll d’ampolla no són les dades, sinó la revisió manual per assegurar que cada contracte històric està assignat correctament. ## Conclusió Migrar d’Excel a un programari de recursos humans no és un projecte de mesos: amb l’equip adequat són **3 dies hàbils** i **sense pèrdua de dades**. El registre diari ja és obligatori i el reial decret que prohibirà el paper i l’Excel està en tramitació; migrar ara evita haver-ho de fer amb termini, i és una oportunitat per guanyar 4-7 hores setmanals que avui perds en tasques administratives. Si vols fer la migració aquest mes, pots [sol·licitar la demo gratuïta de 30 dies](/ca/demo/) o consultar els [preus de LapsoWork](/ca/preus/) (des de 2 €/empleat/mes sense permanència). Nosaltres hi posem l’equip tècnic i la plantilla; tu hi poses les dades. Si encara tens dubtes sobre la [nova llei de fitxatge digital 2026](/ca/blog/nova-llei-fitxatge-digital-2026/) o sobre [quant et costaria el canvi](/ca/blog/quant-costa-programari-recursos-humans-pime/), tenim articles específics que responen tot això. --- ## LapsoWork vs Sesame HR (2026): comparativa detallada de preus, control horari i mòduls URL: https://lapsowork.com/ca/blog/lapsowork-vs-sesame-hr-comparativa-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Comparem LapsoWork i Sesame HR amb dades comprovades el 15/09/2026: preu per empleat, mínim de plantilla, què inclou cada pla, mètodes de fitxatge, compliment legal i per a qui és millor cadascun. Sesame HR és, juntament amb Factorial, el programari de recursos humans que més apareix quan una pime espanyola busca control horari. Publica els seus preus, té un catàleg funcional molt ampli i una xarxa comercial gran. LapsoWork juga en una altra lliga de preu i d’abast: cobreix l’operativa diària de recursos humans per menys de la meitat del preu per empleat. Aquesta comparativa **LapsoWork vs Sesame HR** posa els dos productes cara a cara amb dades que pots comprovar: totes les de Sesame HR s’han verificat al seu propi web el 15 de setembre de 2026 i porten l’enllaç a la pàgina d’on surten. Quan no hem pogut verificar alguna dada, ho diem. ## Preus: què costa cadascun i amb quines condicions | | LapsoWork | Sesame HR | |---|---|---| | Pla d’entrada | Bàsic: **2 €** per empleat actiu i mes | Essential: **5,25 €** per empleat i mes (4,75 € amb pagament anual) | | Pla següent | Avançat: **3,50 €** per empleat i mes | Connect: 6,00 € (5,50 € anual) · Growth: 6,75 € (6,25 € anual) · Scale: 9,00 € (8,00 € anual) | | Mínim de plantilla | Es factura per empleat actiu | Mínim de 15 empleats | | Permanència | Sense permanència; contractació mensual, cancel·lació sense penalització | Mensual o anual; el pagament anual té un 20 % de descompte | | Prova gratuïta | 30 dies sense targeta, amb totes les funcions | 14 dies sense compromís | | IVA | Preus sense IVA | Preus sense IVA | | Font | [Pàgina de preus de LapsoWork](/ca/preus/) | [sesametime.com/precios](https://www.sesametime.com/precios), comprovat el 15/09/2026 | Traduït a una plantilla concreta: una empresa de **30 empleats** paga amb LapsoWork 60 € al mes en el pla Bàsic o 105 € en l’Avançat; amb Sesame HR, 157,50 € al mes en Essential amb pagament mensual o 142,50 € amb pagament anual. Hem fet el mateix càlcul per a nou proveïdors a la [comparativa de preus de programari de control horari per a 30 empleats](/ca/blog/millor-programari-control-horari-pime-30-empleats-2026/). Hi ha dos matisos que importen. El mínim de 15 empleats de Sesame HR deixa fora les microempreses, que a LapsoWork paguen només pels empleats que tenen. I el pla Essential de Sesame HR inclou torns, mentre que a LapsoWork els torns entren en l’Avançat: si la teva empresa necessita quadrants, la comparació justa és 3,50 € enfront de 5,25 €. ## Què inclou cada pla **LapsoWork Bàsic (2 €)**: control horari, gestió de vacances i absències, gestor documental, distribució de nòmines, signatura biomètrica de documents i app mòbil. **LapsoWork Avançat (3,50 €)**: hi afegeix torns, canal de denúncies conforme a la Llei 2/2023, contractes i reclutament. Per a empreses de més de 40 empleats hi ha un pla personalitzat amb desenvolupaments a mida. **Sesame HR Essential (5,25 €)**: Core, Control Horari, Vacances i Absències i Torns, en el seu nivell Business. **Connect (6,00 €)**: hi afegeix Tasques, Reclutament i Comunicació Interna. **Growth (6,75 €)**: puja Core, Control Horari i Vacances al nivell Enterprise i hi afegeix Cultura i Acompliment. **Scale (9,00 €)**: incorpora SSO i API. Tot comprovat a la seva pàgina de preus el 15/09/2026. La lectura honesta és aquesta: Sesame HR ven una suite de talent per nivells (tasques, comunicació interna, cultura, acompliment, enquestes) que LapsoWork no té. LapsoWork ven l’operativa que tota pime necessita cada mes, amb dues coses que a Sesame HR no hem trobat publicades: la distribució de nòmines amb signatura des del mòbil i el canal de denúncies integrat. ## Control horari: mètodes de fitxatge i compliment És el mòdul que la majoria de pimes compra primer, així que el comparem amb detall. | Aspecte | LapsoWork | Sesame HR | |---|---|---| | Fitxatge web | Sí | Sí, des del tauler web | | App mòbil iOS i Android | Sí, amb fitxatge amb un toc i funcionament sense connexió | Sí | | Tauleta o quiosc compartit | Sí, tauleta en mode quiosc per a centres amb diversos empleats | Sí, tauleta amb reconeixement facial | | Altres mètodes | Targeta o PIN en indústria i tallers | Codi QR, WhatsApp, rellotge intel·ligent, terminals biomètrics de tercers | | Geolocalització | Opcional en teletreball | Detecció automàtica d’oficina o treball a distància, amb perímetre per centre | | Segellament de temps i inalterabilitat | Segellament de temps en cada fitxatge; ningú no modifica el registre sense deixar-ne rastre | Dades inalterables, conservades durant quatre anys | | Exportació per a la Inspecció | PDF i CSV auditats a punt per lliurar | Informes de registre diari de jornada | | Hores extres i descansos | Informes d’hores efectives, extres, descansos i desviacions; regles de descans segons conveni | Hores extres amb aprovació del responsable; fitxatge de sortida automàtic | | Sense connexió | Sí, amb sincronització automàtica | Sistema de contingència que desa els fitxatges pendents | | Font | [Programari de control horari de LapsoWork](/ca/solucions/programari-control-horari/) | [sesamehr.es/software-control-horario](https://www.sesamehr.es/software-control-horario/), comprovat el 15/09/2026 | Tots dos compleixen el Reial decret llei 8/2019 i tots dos es presenten preparats per al registre horari digital que el Ministeri de Treball tramita per al sector privat. Sesame HR ofereix més maneres de fitxar (QR, WhatsApp, rellotge intel·ligent, reconeixement facial en tauleta); LapsoWork cobreix les que una pime fa servir cada dia (web, app, tauleta compartida, targeta o PIN) i concentra l’esforç a fer que el registre sigui inalterable, exportable i utilitzable sense formació. ## Seguretat, dades i certificacions LapsoWork està certificada en **ISO 9001** i en l’**Esquema Nacional de Seguretat de nivell mitjà**, i allotja les dades a Espanya. Sesame HR mostra al seu web la certificació **ISO 27001** i el segell de pime innovadora; no hi hem trobat cap referència a l’ENS, cosa que no vol dir que no el tingui, sinó que no ho podem afirmar. Per a una empresa privada les dues opcions són solvents; per a qui treballa amb administracions públiques o vol allotjament a Espanya, l’ENS de LapsoWork és un punt a favor verificable. ## Mida, suport i maduresa Sesame HR declara al seu web més de 14.000 empreses client i té oficines a València i a Ciutat de Mèxic, amb presència en diversos països d’Europa i Llatinoamèrica. LapsoWork treballa amb més de 200 pimes espanyoles, ofereix suport en espanyol des del mateix equip que desenvolupa el producte i la seva app té una valoració de 4,7 sobre 5 amb més de 2.500 ressenyes a les botigues d’aplicacions. Si valores una xarxa comercial gran i un catàleg que creix per nivells, Sesame HR hi té avantatge; si valores que qui t’atén conegui el teu compte, LapsoWork. ## Per a qui és millor cadascun **Sesame HR és millor opció si:** - La teva empresa treballa de manera intensiva l’avaluació de l’acompliment, la cultura, la comunicació interna o les enquestes a l’equip i ho vols tot en una suite. - Necessites fitxar amb QR, WhatsApp o rellotge intel·ligent, o integrar terminals biomètrics que ja tens. - Tens 15 empleats o més i el preu per empleat no és el criteri principal. **LapsoWork és millor opció si:** - Vols tenir resolts el control horari, les vacances, els documents i les nòmines per 2 € per empleat, sense permanència i sense mínim de plantilla. - Necessites distribuir nòmines i recollir signatures des del mòbil, o un canal de denúncies integrat en el mateix programari. - Prefereixes allotjament a Espanya i certificació ENS, per exemple perquè treballes amb el sector públic. - Tens menys de 15 empleats: Sesame HR no hi arriba. Tenim una [pàgina sobre l’alternativa a Sesame HR](/ca/alternatives/sesame/), amb la comparació resumida, i també la resta d’[alternatives de programari de recursos humans](/ca/alternatives/), que analitzem amb el mateix mètode. ## Preguntes freqüents **Quina és la diferència de preu entre LapsoWork i Sesame HR?** LapsoWork costa 2 € per empleat i mes en el pla Bàsic i 3,50 € en l’Avançat, sense permanència i sense mínim d’empleats. Sesame HR publica el seu pla Essential a 5,25 € per empleat i mes, o 4,75 € amb pagament anual, amb un mínim de 15 empleats; els seus plans superiors arriben a 9,00 €. Dades comprovades al web de Sesame HR el 15 de setembre de 2026. **Sesame HR té mínim d’empleats?** Sí. La seva pàgina de preus indica un mínim de 15 empleats per contractar-lo. LapsoWork factura per empleat actiu, sense mínim, de manera que una empresa de 8 persones paga 16 € al mes en el pla Bàsic. **Què fa Sesame HR que no faci LapsoWork?** Sesame HR inclou mòduls de talent que LapsoWork no ofereix: tasques, comunicació interna, cultura, acompliment i enquestes, a més de mètodes de fitxatge com QR, WhatsApp o rellotge intel·ligent. Si la teva empresa fa servir aquests mòduls, passar-te a LapsoWork voldria dir perdre’ls. **Què fa LapsoWork que no faci Sesame HR?** LapsoWork inclou en el seu pla Bàsic la distribució de nòmines amb signatura biomètrica des del mòbil i, en l’Avançat, un canal de denúncies conforme a la Llei 2/2023. No hem trobat aquestes funcions publicades al web de Sesame HR. A més, LapsoWork està certificada en l’ENS de nivell mitjà i allotja les dades a Espanya. **Val la pena canviar de Sesame HR a LapsoWork?** Depèn de quins mòduls facis servir. Si aprofites sobretot control horari, vacances, torns i documents, LapsoWork cobreix el mateix per 2 € o 3,50 € per empleat, enfront de 5,25 €, i la migració de dades la fa el nostre equip sense cost. Si fas servir els mòduls de talent i acompliment de Sesame HR, no compensa. ## Conclusió LapsoWork i Sesame HR resolen el control horari amb solvència i compleixen la normativa; es diferencien en l’abast i en el preu. Sesame HR és una suite de talent per nivells, amb més mètodes de fitxatge i un mínim de 15 empleats. LapsoWork és l’operativa de recursos humans d’una pime per 2 € o 3,50 € per empleat, sense permanència, amb nòmines, signatura i canal de denúncies integrats i amb certificació ENS. Si ho vols comprovar amb la teva plantilla, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/) o consulta [els nostres preus](/ca/preus/). --- ## Jornada laboral de 37,5 hores: en quin punt és la llei i com preparar-s’hi en una pime URL: https://lapsowork.com/ca/blog/jornada-laboral-37-5-hores-pimes/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Estat real de la jornada de 37,5 hores el setembre de 2026: què va passar al Congrés, què continua vigent, quins convenis ja l’apliquen, la jornada de 35 hores a l’AGE i com adaptar horaris, torns i registre de jornada. Poques mesures laborals han fet tant de soroll com la **jornada laboral de 37,5 hores**. Es va anunciar com la gran reforma del 2025, va omplir titulars i va acabar al Congrés amb un resultat que molta gent encara no té clar. En aquest article expliquem en quin punt és de debò a data de 15 de setembre de 2026, què continua vigent per a la teva empresa, quins convenis ja apliquen 37,5 hores o menys, què ha canviat al sector públic i, sobretot, què ha de fer una pime per adaptar horaris, torns i registre de jornada el dia que la reducció arribi, per llei o per conveni. ## Què va passar amb la llei de les 37,5 hores El Govern espanyol va aprovar el 2025 un projecte de llei per reduir la jornada màxima legal de 40 a 37,5 hores setmanals sense reducció de salari. El **10 de setembre de 2025** el Congrés dels Diputats va aprovar les esmenes a la totalitat i va rebutjar la tramitació del projecte, que va quedar fora del calendari parlamentari. Des d’aleshores no s’ha publicat res al BOE sobre la reducció a 37,5 hores i, en la data de redacció, no hi ha cap nova votació programada. Això té dues conseqüències pràctiques: - **La jornada màxima legal continua sent la de l’article 34.1 de l’Estatut dels treballadors: 40 hores setmanals de treball efectiu de mitjana en còmput anual.** Ningú no està obligat a reduir-la per llei. - **La reducció sí que és real allà on la fixa el conveni o l’acord d’empresa.** Nombrosos convenis sectorials i d’empresa estableixen ja 37,5 hores setmanals o menys, i les empreses afectades l’apliquen amb independència del que passés al Congrés. ## El que sí que ha canviat: 35 hores a l’Administració General de l’Estat Mentre la reducció del sector privat s’encallava, el sector públic va avançar pel seu compte. La **Resolució de 14 d’abril de 2026 de la Secretaria d’Estat de Funció Pública**, publicada al BOE del 15 d’abril, fixa la jornada general del personal de l’Administració General de l’Estat i els seus organismes en **35 hores setmanals de treball efectiu en còmput anual, equivalents a 1.533 hores anuals**, amb entrada en vigor el 16 d’abril de 2026 i un mes per adaptar calendaris i sistemes de control horari. Afecta funcionaris i personal laboral de l’AGE, no les empreses privades, però marca una referència que els convenis del sector privat tindran al davant en les properes negociacions. ## El registre horari digital: l’altra reforma pendent La reducció de jornada anava acompanyada d’una reforma del registre de jornada, que el Govern espanyol va decidir tramitar per separat com a reial decret a l’empara de l’article 34.9 de l’Estatut dels treballadors. Aquest reial decret obligarà a un registre digital, inalterable i accessible a distància per a la Inspecció de Treball. A data de 15 de setembre de 2026 **continua sense publicar-se al BOE**: el Consell d’Estat va emetre un dictamen desfavorable el 23 de març de 2026 i el Ministeri de Treball va anunciar el 9 de setembre que l’aprovarà «amb caràcter immediat», sense data. N’expliquem els requisits tècnics a la guia sobre [la nova normativa de fitxatge digital](/ca/blog/nova-llei-fitxatge-digital-2026/) i les multes a la [taula de sancions del control horari](/ca/blog/sancions-control-horari-2026/). El que és rellevant per a una pime és que les dues reformes estan connectades: sense un registre de jornada fiable no es pot demostrar que es compleix una jornada de 37,5 hores, ni de 40. ## Què canvia en una pime quan la jornada passa a 37,5 hores Tant és que la reducció arribi per llei o per conveni: els efectes en l’operativa són els mateixos. Passar de 40 a 37,5 hores són 2,5 hores menys a la setmana, mitja hora al dia en una setmana de cinc dies. - **Salari.** La reducció es fa sense rebaixa de sou, tant en el projecte rebutjat com en la pràctica dels convenis. El salari per hora puja. - **Còmput anual.** La jornada es mesura de mitjana anual, de manera que el calendari laboral de l’empresa s’ha de recalcular: hores anuals, distribució irregular si el conveni la permet i bossa d’hores. - **Hores extraordinàries.** Tot el que excedeixi la nova jornada ordinària passa a ser hora extra, amb el seu límit anual i la seva compensació. Si l’empresa manté els horaris de 40 hores, generarà hores extres cada setmana sense voler. - **Contractes a temps parcial.** La seva jornada es defineix en proporció a la d’un treballador a temps complet comparable (article 12 de l’Estatut dels treballadors). Amb la jornada completa en 37,5 hores, un contracte de 30 hores passa del 75 % al 80 %, i cal revisar com s’aplica la reducció a aquests contractes segons el que fixi el conveni. - **Torns i quadrants.** En hostaleria, comerç, indústria o sanitat, mitja hora menys al dia obliga a refer els quadrants o a reorganitzar la cobertura del servei. És el canvi més costós de gestionar i el que més convé simular abans. - **Registre de jornada.** El registre ha de reflectir la nova jornada ordinària perquè les desviacions es vegin, i és la prova davant la Inspecció que la reducció s’aplica. ## Com preparar-s’hi des d’ara, sense esperar el BOE 1. **Llegeix el teu conveni.** Comprova la jornada anual i setmanal que fixa, si permet la distribució irregular i què diu de les hores extres i dels temps de descans. És possible que ja siguis a 37,5 hores o per sota. 2. **Mesura la jornada real.** Amb les dades del registre de jornada dels últims mesos sabràs quant treballa de debò cada equip, quantes hores extres generes i on es concentren. Sense dades, qualsevol reorganització és una aposta. 3. **Simula els quadrants amb la nova jornada.** Dissenya els torns amb 37,5 hores i comprova si la cobertura aguanta o si cal contractar hores. Tenim una guia sobre [com fer un quadrant de torns](/ca/blog/com-fer-un-quadrant-de-torns/) i una altra sobre [com crear horaris de treball](/ca/blog/com-crear-horaris-de-treball/). 4. **Revisa els contractes a temps parcial.** Calcula quin percentatge representen amb la nova jornada completa i què diu el conveni. 5. **Actualitza el calendari laboral i comunica’l.** El calendari laboral anual és obligatori i s’ha d’exposar en un lloc visible del centre de treball. 6. **Configura el programari.** Jornada ordinària, regles de descans, torns i alertes d’hores extres han de reflectir el nou escenari el mateix dia que entri en vigor, no setmanes després. ## Com t’ajuda LapsoWork a adaptar-t’hi LapsoWork no canvia la teva jornada, però fa que canviar-la sigui un ajust de configuració i no un projecte: - **Configuració per torns**: horaris flexibles, rotatius, partits o per trams, amb regles de descans segons conveni. Quan la jornada passi a 37,5 hores, es canvia la regla i els quadrants es recalculen. - **Informes de jornada**: hores efectives, extres, descansos i desviacions, amb filtres per centre, equip o empleat. Serveixen per mesurar abans del canvi i per demostrar el compliment després. - **Registre inalterable i exportable**: cada fitxatge porta segellament de temps i el registre s’exporta en PDF i CSV auditats per a la Inspecció de Treball, que és el que exigeix el reial decret pendent. - **Multicentre i conveni**: diversos centres amb calendaris diferents al mateix compte, útil quan la reducció arriba abans a un conveni que a un altre. Tot plegat des de 2 € per empleat i mes al [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) i amb el [mòdul de torns](/ca/solucions/programari-torns/) al pla Avançat. Pots consultar-ne el detall a [la nostra pàgina de preus](/ca/preus/). ## Preguntes freqüents **Està en vigor la jornada laboral de 37,5 hores a Espanya?** No. El Congrés va rebutjar la tramitació del projecte de llei el 10 de setembre de 2025 i no s’ha publicat cap norma al BOE que redueixi la jornada màxima legal. Continua sent de 40 hores setmanals de mitjana en còmput anual, segons l’article 34.1 de l’Estatut dels treballadors. La reducció només s’aplica allà on la fixa el conveni col·lectiu o un acord d’empresa. **La meva empresa pot tenir ja una jornada de 37,5 hores?** Sí, si ho estableix el teu conveni col·lectiu o un acord intern. Molts convenis sectorials i d’empresa fixen 37,5 hores setmanals o menys des de fa anys. Comprova la jornada anual i setmanal del teu conveni abans de donar per fet que ets a 40 hores. **La jornada de 35 hores dels funcionaris afecta les empreses privades?** No directament. La Resolució de 14 d’abril de 2026 fixa la jornada de 35 hores per al personal de l’Administració General de l’Estat i els seus organismes, amb efectes des del 16 d’abril de 2026. No modifica l’Estatut dels treballadors ni obliga les empreses privades, tot i que serveix de referència en la negociació col·lectiva. **Si es redueix la jornada, es redueix el salari?** No. Tant el projecte de llei rebutjat com la pràctica habitual dels convenis estableixen la reducció sense minva salarial. El resultat és que el salari per hora augmenta i que qualsevol hora treballada per sobre de la nova jornada ordinària passa a ser extraordinària. **Què passa amb el registre horari digital?** És una reforma diferent, que el Govern espanyol tramita com a reial decret. A data de 15 de setembre de 2026 continua sense publicar-se al BOE, després del dictamen desfavorable del Consell d’Estat del 23 de març de 2026 i de l’anunci del Ministeri de Treball del 9 de setembre d’aprovar-lo de manera immediata. Quan entri en vigor exigirà un registre digital, inalterable i accessible a distància per a la Inspecció. ## Conclusió La jornada laboral de 37,5 hores no està en vigor per llei i no té data, però ja és la realitat de molts convenis i la referència de les properes negociacions, amb l’Administració General de l’Estat a 35 hores des de l’abril de 2026. Per a una pime el més assenyat és mesurar la jornada real, simular els quadrants amb la nova jornada i tenir un registre de jornada que aguanti una inspecció, de manera que el canvi, quan arribi, sigui un ajust i no una crisi. Si vols començar per les dades, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Absències mèdiques a la pime: baixes, permisos i com gestionar-les sense errors URL: https://lapsowork.com/ca/blog/gestio-absencies-mediques-pime-baixes-permisos/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Guia per gestionar les absències mèdiques en una pime espanyola: tipus d’absència, què va canviar amb el RD 1060/2022, terminis i obligacions de l’empresa, què pot demanar i què no, i com portar un registre que quadri amb el control horari i la nòmina. Un treballador truca a les vuit del matí: està malalt i no vindrà. A partir d’aquí, l’empresa ha de decidir quin tipus d’absència és, quin document pot demanar, com la reflecteix en el registre de jornada, què comunica a la gestoria per a la nòmina i què diu a la Seguretat Social. Les **absències mèdiques** són la incidència més freqüent en qualsevol plantilla i, des que el 2023 el treballador va deixar de lliurar el comunicat de baixa a l’empresa, també la que genera més dubtes. Aquesta guia ordena els tipus d’absència, el que va canviar amb el Reial decret 1060/2022, el que l’empresa pot fer i el que no, i un procés per gestionar-les sense errors. ## Tipus d’absència mèdica No totes les absències per motius de salut són iguals, i tractar-les igual és el primer error. - **Baixa mèdica (incapacitat temporal).** El treballador no pot treballar i un metge del servei públic de salut o de la mútua emet el comunicat de baixa. Pot ser per **contingència comuna** (malaltia comuna o accident no laboral) o per **contingència professional** (accident de treball o malaltia professional), i el règim de pagament és diferent: ho expliquem a [qui paga la baixa per malaltia](/ca/blog/qui-paga-la-baixa-per-malaltia/) i a [qui paga la baixa per accident laboral](/ca/blog/qui-paga-la-baixa-per-accident-laboral/). - **Permisos retribuïts de l’article 37.3 de l’Estatut dels treballadors.** Amb la reforma del 2023, cinc dies per accident o malaltia greus, hospitalització o intervenció quirúrgica sense hospitalització que requereixi repòs domiciliari del cònjuge, la parella de fet o parents fins al segon grau; i el temps indispensable per a exàmens prenatals i tècniques de preparació al part. Són dies d’absència justificada i pagada, no baixes. - **Absència per força major familiar.** Fins a quatre dies l’any, retribuïts segons conveni, per motius familiars urgents relacionats amb una malaltia o un accident que facin indispensable la presència immediata del treballador (article 37.9). - **Consultes mèdiques del treballador mateix.** L’Estatut no reconeix un permís retribuït general per anar al metge; depèn del conveni col·lectiu, que sovint fixa un nombre d’hores l’any o exigeix un justificant. Si el conveni no diu res, és temps que es recupera o es descompta, llevat que hi hagi acord amb l’empresa. - **Absència sense justificar.** El treballador falta i no aporta comunicat ni justificant. És l’única que pot tenir conseqüències disciplinàries, i cal documentar-la com a tal. Classificar bé cada absència decideix tota la resta: si es paga, qui la paga, si computa com a jornada i quin document l’acredita. ## El que va canviar amb el Reial decret 1060/2022 Des de l’**1 d’abril de 2023**, el circuit de les baixes mèdiques és diferent: - **El treballador ja no lliura el comunicat de baixa, de confirmació ni d’alta a l’empresa.** El servei de salut o la mútua el lliuren al treballador i el comuniquen per via telemàtica a l’Institut Nacional de la Seguretat Social. - **L’INSS comunica a l’empresa** les dades administratives del comunicat per mitjans electrònics, com a màxim el primer dia hàbil després de rebre’l. - **L’empresa comunica a la Seguretat Social**, pel Sistema RED i en un termini màxim de tres dies hàbils des que rep el comunicat de baixa, les dades econòmiques que li corresponen (base de cotització, lloc de treball, entre d’altres). - **Els comunicats s’emeten segons la durada estimada** pel metge: en els processos molt curts, de menys de cinc dies, la baixa i l’alta poden anar en el mateix comunicat; en els curts, de cinc a trenta dies, la primera revisió és als set dies i les següents cada catorze; en els de durada mitjana, de trenta-un a seixanta, la primera als set i les següents cada vint-i-vuit; en els llargs, a partir de seixanta-un dies, la primera als catorze i les següents cada trenta-cinc. A la pràctica, l’empresa s’assabenta de la baixa pel treballador, que continua obligat a avisar que no va a treballar, i la confirma per la comunicació de l’INSS. El que no pot fer és exigir-li el comunicat en paper com abans. ## El que l’empresa pot fer i el que no - **Pot demanar que avisi com més aviat millor** i que aporti el justificant de les absències que no són baixes (consulta mèdica, permís per hospitalització d’un familiar), en la forma que fixi el conveni. - **No pot demanar el diagnòstic.** El comunicat que rep no l’inclou i el justificant d’una consulta tampoc no té per què incloure’l. Les dades de salut són de categoria especial i l’empresa només necessita saber que l’absència està justificada i quant dura. - **Pot verificar l’estat de salut** mitjançant un reconeixement a càrrec de personal mèdic (article 20.4 de l’Estatut dels treballadors); si el treballador s’hi nega, pot perdre els complements econòmics a càrrec de l’empresa, no la prestació. - **No pot acomiadar per faltes d’assistència justificades.** La causa objectiva d’acomiadament per absentisme de l’antic article 52.d) es va derogar el 2020; les absències justificades per malaltia no són causa d’acomiadament. - **Ha de reflectir l’absència en el registre de jornada** com a tal, no com a jornada treballada ni com un buit sense explicar, i **comunicar a qui calcula la nòmina** cada absència amb el seu tipus i les seves dates, perquè el pagament varia segons el tipus, el dia de la baixa i el que millori el conveni. - **Ha de conservar** els justificants i les comunicacions el temps que exigeixi la normativa laboral i de protecció de dades, amb accés restringit. ## Un procés que evita errors 1. **Avís.** El treballador comunica l’absència pel canal acordat el primer dia. Queda registrat amb data i hora. 2. **Classificació.** Qui gestiona el personal n’assigna el tipus: baixa per contingència comuna o professional, permís de l’article 37.3, força major familiar, consulta mèdica segons conveni o absència sense justificar. 3. **Justificant.** Per a les absències que no són baixes, el treballador adjunta el justificant en el termini que fixi el conveni. Per a les baixes, l’empresa espera la comunicació de l’INSS i en desa el registre. 4. **Comunicació a la Seguretat Social.** Les dades econòmiques de la baixa s’envien pel Sistema RED dins dels tres dies hàbils. 5. **Registre de jornada i calendari.** L’absència apareix en el registre amb el seu tipus i en el calendari de l’equip, perquè els torns i les cobertures es reorganitzin a temps. 6. **Nòmina.** Al tancament del mes, la llista d’absències amb el tipus i les dates va a la gestoria o al programa de nòmines, sense haver de recopilar-la de correus i missatges. 7. **Seguiment.** En les baixes llargues, anotar les dates de revisió previstes i la data d’alta; en les absències repetides sense justificar, documentar-les per si cal actuar. ## Com ho resol LapsoWork El mòdul de vacances i absències de LapsoWork està pensat perquè aquest procés no depengui de la memòria de ningú: - **Absències i baixes amb una tipologia pròpia**: mèdiques, sense sou, permisos retribuïts, amb els tipus que fixi el teu conveni. - **Sol·licitud des de l’app** amb el justificant adjunt, i aprovació o registre per part del responsable amb avís automàtic. - **Calendari compartit** per equip o centre, per veure la cobertura abans que falti algú més. - **Historial complet**: cada absència queda registrada amb data, tipus, estat i qui la va gestionar, auditable quan calgui. - **Informe exportable** a Excel per a la gestoria i per a la gerència, amb les absències del mes per persona i tipus. - **Enllaç amb el control horari**: l’absència es reflecteix en el registre de jornada, sense buits ni hores inventades. - **Els justificants, al gestor documental**, amb accés restringit i conservació ordenada. Està inclòs en el pla Bàsic, a 2 € per empleat i mes, juntament amb el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) i la distribució de nòmines. Els detalls són a la pàgina de [programari de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) i a [la nostra pàgina de preus](/ca/preus/). I per mesurar si l’absentisme millora, els [indicadors de recursos humans](/ca/blog/indicadors-de-recursos-humans/) que surten del sistema mateix són el punt de partida. ## Preguntes freqüents **El treballador ha de lliurar el comunicat de baixa a l’empresa?** No, des de l’1 d’abril de 2023. Amb el Reial decret 1060/2022, el servei de salut o la mútua envien el comunicat a l’INSS, i aquest el transmet a l’empresa per mitjans electrònics el primer dia hàbil següent. El treballador continua obligat a avisar que no va a treballar, però no a aportar el comunicat en paper. **Pot l’empresa demanar un justificant per anar al metge?** Sí, en la forma que estableixi el conveni col·lectiu, que és el que regula si la consulta mèdica del treballador mateix és un permís retribuït, quantes hores l’any i amb quina justificació. El justificant no té per què incloure el diagnòstic, i l’empresa no el pot exigir. **Es pot acomiadar un treballador per faltar molt per malaltia?** No per absències justificades. La causa d’acomiadament objectiu per absentisme de l’antic article 52.d) de l’Estatut dels treballadors es va derogar el 2020. Les faltes sense justificar sí que poden tenir conseqüències disciplinàries segons el conveni, i per això convé documentar cada absència amb el seu tipus. **Quin termini té l’empresa per comunicar una baixa a la Seguretat Social?** Tres dies hàbils des que rep el comunicat de baixa, pel Sistema RED, per transmetre les dades econòmiques que li corresponen. Les dades administratives del comunicat les rep de l’INSS de manera electrònica. **Com es reflecteix una absència mèdica en el registre de jornada?** Com a absència, amb el seu tipus, no com a jornada treballada ni com un buit sense explicar. El registre ha de permetre distingir els dies de baixa, els permisos retribuïts i les absències sense justificar, perquè cadascun es tracta de manera diferent a la nòmina i davant la Inspecció de Treball. ## Conclusió Gestionar les absències mèdiques en una pime consisteix a classificar bé cada absència, complir els terminis amb la Seguretat Social, demanar només el document que correspon i deixar constància de tot en el registre de jornada i en la nòmina. Des del 2023 l’empresa ja no rep el comunicat del treballador, de manera que l’ordre ha de venir del procés mateix, no del paper. Si vols que aquest procés visqui a l’app dels teus empleats i no en un grup de missatgeria, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Externalitzar les nòmines o fer-les amb programari propi: què li convé a una pime URL: https://lapsowork.com/ca/blog/externalitzar-nomines-gestoria-o-programari-propi/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Gestoria, programari de nòmines intern o model mixt: què implica cada opció per a una pime espanyola, quines obligacions no s’externalitzen mai (rebut, lliurament, conservació quatre anys), com decidir per mida i com es distribueixen i se signen les nòmines. Tard o d’hora tota pime es fa la pregunta: continuem amb la gestoria o fem les nòmines nosaltres? La resposta fàcil és «depèn de la mida», però la mida és només un dels factors. **Externalitzar les nòmines** o calcular-les amb programari propi són dues maneres de repartir la mateixa feina, i n’hi ha una tercera, la mixta, que és la que acaben fent servir moltes empreses d’entre 20 i 100 empleats. En aquesta guia expliquem què implica cada opció, quines obligacions no es poden externalitzar mai, com decidir i per què la part de la feina que gairebé ningú no compta, distribuir i arxivar les nòmines, és la que s’emporta més temps. ## Què hi ha darrere d’una nòmina Abans de decidir qui la fa, convé veure tot el que inclou «fer les nòmines» cada mes: - **Calcular** el salari segons conveni, categoria i antiguitat; aplicar les variables del mes (hores extraordinàries, plusos, incentius, absències, baixes, vacances); calcular la retenció de l’IRPF i les cotitzacions. - **Comunicar** a la Seguretat Social les bases de cotització i les incidències pel Sistema RED i presentar les liquidacions; enviar el fitxer de conceptes retributius abonats; gestionar altes, baixes i variacions. - **Presentar** els models de retencions a Hisenda (111 trimestral o mensual i 190 anual) i emetre els certificats de retencions. - **Lliurar** a cada treballador el seu rebut de salaris i conservar la prova que el va rebre. - **Arxivar** els rebuts i la documentació durant el termini legal i tenir-la a punt si la demana la Inspecció de Treball o el treballador mateix. Els tres primers punts són el càlcul i l’administració; els dos últims són la distribució i l’arxiu. Quan es parla d’externalitzar, es parla gairebé sempre dels tres primers. Els altres dos es queden sempre a l’empresa. ## El que la llei no deixa externalitzar Calculi qui calculi, l’empresa és la responsable davant el treballador, la Seguretat Social i Hisenda. I hi ha obligacions que recauen en ella amb nom propi: - **El rebut de salaris** (article 29 de l’Estatut dels treballadors): l’empresa ha de documentar el pagament amb un rebut individual i justificatiu, en el model oficial o en el que fixi el conveni, i lliurar-lo al treballador. - **La prova del lliurament.** Tradicionalment, la signatura del treballador en el rebut; avui el Tribunal Suprem admet el lliurament en suport electrònic sempre que el treballador pugui accedir al rebut i desar-lo. La signatura continua sent la prova més sòlida, i per això convé que sigui digital i traçable. - **La conservació** dels rebuts i de la documentació de cotització durant un mínim de quatre anys, que és el termini de prescripció de les infraccions i dels deutes amb la Seguretat Social. - **La responsabilitat.** Si la gestoria s’equivoca, la sanció o el recàrrec arriben a l’empresa; després podrà reclamar a la gestoria segons el seu contracte. ## Les tres opcions ### Externalitzar en una gestoria o assessoria laboral La gestoria calcula, comunica i presenta. L’empresa li envia les variables del mes, rep les nòmines en PDF i les paga. **A favor**: no necessites conèixer el conveni ni la normativa de cotització, que canvia cada any; la responsabilitat tècnica del càlcul és en mans d’un professional; el cost és previsible i proporcional al nombre de nòmines. **En contra**: depens de terminis aliens, cada incidència és un correu, el coneixement de la teva plantilla és fora de l’empresa i la gestoria poques vegades s’ocupa de distribuir les nòmines ni de recollir signatures. ### Programari de nòmines propi L’empresa calcula amb un programa de nòmines (els més utilitzats a Espanya els comparem a [programes de nòmines més utilitzats](/ca/blog/programes-de-nomines-mes-utilitzats/)) i una persona interna amb formació laboral s’encarrega de tot. **A favor**: control total, immediatesa per simular i corregir, i el coneixement es queda a casa. **En contra**: necessites algú que sàpiga de nòmines i estigui al dia de cada canvi normatiu i de conveni; si aquesta persona falta, les nòmines no surten; i la responsabilitat tècnica és íntegrament teva. ### Model mixt La gestoria calcula i presenta, i l’empresa gestiona amb el seu programari de recursos humans tot el que passa abans i després: fitxatges, absències, vacances i variables que s’envien a la gestoria ja ordenats, i distribució, signatura i arxiu dels rebuts que la gestoria retorna. És el model més habitual en pimes que han digitalitzat la resta de recursos humans: la gestoria fa el que sap fer i l’empresa deixa de teclejar variables i de repartir PDF a mà. ## Taula comparativa | Criteri | Gestoria | Programari propi | Mixt | |---|---|---|---| | Qui calcula | La gestoria | L’empresa | La gestoria | | Coneixement de conveni i cotització | De la gestoria | Intern, cal mantenir-lo | De la gestoria | | Variables del mes (hores, absències) | S’envien a mà | S’introdueixen al programa | Surten del programari de recursos humans | | Distribució i signatura de rebuts | Normalment no inclosa | Depèn del programa | Al programari de recursos humans | | Arxiu quatre anys | A l’empresa | A l’empresa | Al programari de recursos humans | | Dependència d’una persona | Baixa | Alta | Baixa | | Cost | Tarifa per nòmina o per treballador | Llicència més el temps de la persona | Gestoria més 2 € per empleat i mes | ## Com decidir - **Menys de 10 empleats.** Gestoria, gairebé sempre. El volum no justifica formar algú ni pagar un programa de nòmines, i el risc d’error intern és alt. El que sí que convé resoldre és el lliurament i la signatura dels rebuts. - **De 10 a 50 empleats.** El model mixt sol guanyar: la gestoria calcula i l’empresa ordena les variables i reparteix les nòmines des del seu programari de recursos humans. És on s’estalvien més hores, perquè les variables deixen d’anar per correu i els rebuts deixen de repartir-se un per un. - **Més de 50 empleats, o conveni amb moltes variables.** Comença a sortir a compte una persona interna amb programari de nòmines, sobretot si hi ha torns, plusos variables o diversos convenis. Tot i així, moltes empreses mantenen la gestoria per als models fiscals i la Seguretat Social. - **Sigui quina sigui la mida**, si la gestoria triga, s’equivoca amb les variables o no tens clar què ha lliurat a qui, el problema no és la gestoria sinó el circuit: ordena les variables i la distribució abans de canviar de proveïdor. I una regla per no enganyar-se amb el cost: no comparis només la tarifa de la gestoria amb la llicència del programa; suma en tots dos casos les hores internes de recollir variables, repartir rebuts, perseguir signatures i buscar documents. Expliquem com fer aquest càlcul a [com calcular el ROI d’un programari de recursos humans](/ca/blog/com-calcular-roi-programari-recursos-humans-pime/). ## La feina que ningú no compta: distribuir i arxivar Sigui quin sigui el model, cada mes cal fer arribar a cada persona el seu rebut, tenir prova que el va rebre i conservar-lo quatre anys. Fet a mà, són correus individuals, impressions, signatures en paper i carpetes. És la feina que LapsoWork resol sense substituir la teva gestoria: - **Càrrega en lot**: penges un únic PDF amb les nòmines de tota la plantilla i LapsoWork les separa per empleat. - **Assignació automàtica i avís**: cada nòmina es lliura al portal de l’empleat corresponent i aquest rep una notificació a l’app. - **Signatura de recepció**: el treballador signa biomètricament la recepció des del mòbil, amb evidència de validesa legal. - **Historial per empleat**: cada persona consulta les seves nòmines anteriors, signades, quan vulgui, i l’empresa té l’arxiu complet. - **Compatible amb la teva gestoria**: ella continua calculant; LapsoWork s’encarrega del repartiment, la signatura i l’arxiu. Està inclòs en el pla Bàsic, a 2 € per empleat i mes, juntament amb el control horari, les vacances i el gestor documental. Els detalls són a la pàgina de [distribució de nòmines](/ca/solucions/programari-nomines/) i a [la nostra pàgina de preus](/ca/preus/). I si vols saber com funciona la signatura des del mòbil, ho expliquem a [app per signar documents](/ca/blog/app-per-signar-documents/). ## Preguntes freqüents **És millor externalitzar les nòmines o fer-les a l’empresa?** Depèn de la mida i de la complexitat del conveni. Per sota de deu empleats gairebé sempre surt a compte la gestoria; entre deu i cinquanta sol guanyar el model mixt, en què la gestoria calcula i l’empresa ordena les variables i distribueix els rebuts amb el seu programari de recursos humans; per sobre de cinquanta o amb moltes variables comença a sortir a compte una persona interna amb programari de nòmines. **Quines obligacions no puc externalitzar encara que tingui gestoria?** L’empresa continua sent responsable de lliurar a cada treballador el rebut de salaris de l’article 29 de l’Estatut dels treballadors, de conservar la prova d’aquest lliurament, de guardar els rebuts i la documentació de cotització durant almenys quatre anys i de respondre davant la Seguretat Social, Hisenda i la Inspecció pels errors, encara que després reclami a la gestoria. **Puc lliurar les nòmines per mitjans electrònics?** Sí. El Tribunal Suprem admet el lliurament del rebut de salaris en suport electrònic sempre que el treballador hi pugui accedir i el pugui conservar. La signatura digital de recepció, com la biomètrica des del mòbil, aporta a més la prova de recepció. **LapsoWork calcula les nòmines?** No. El càlcul el fa la teva gestoria o el teu programa de nòmines. LapsoWork distribueix les nòmines ja calculades: separa el PDF per empleat, les lliura a l’app, recull la signatura biomètrica de recepció i en desa l’historial. Està inclòs en el pla Bàsic de 2 € per empleat i mes. **Quant costa externalitzar les nòmines en una gestoria?** Cada gestoria fixa la seva tarifa, normalment per nòmina o per treballador i mes, i sol variar segons el conveni i el nombre d’incidències. Quan la comparis amb un programari propi, suma en tots dos casos les hores internes de recollir variables, repartir rebuts i perseguir signatures: és on hi ha la diferència real. ## Conclusió Externalitzar les nòmines o fer-les amb programari propi és una decisió de mida, de conveni i de qui vols que tingui el coneixement, però cap de les dues opcions no t’allibera de lliurar, signar i conservar els rebuts, ni d’ordenar les variables que alimenten el càlcul. Per això el model mixt funciona tan bé a la pime: la gestoria calcula i el programari de recursos humans fa la resta. Si vols veure com queda el repartiment de nòmines a la teva empresa, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Contractes laborals digitals: validesa legal i bones pràctiques per a pimes URL: https://lapsowork.com/ca/blog/contractes-laborals-digitals-validesa-legal-bones-practiques/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Quin valor legal té un contracte de treball signat electrònicament a Espanya (eIDAS, Llei 6/2020, Estatut dels treballadors), quins contractes exigeixen forma escrita, què cal comunicar i conservar, i com digitalitzar tot el cicle del contracte sense perdre proves. Un **contracte laboral digital** no és un PDF enviat per correu amb un «confirmi’n la recepció». És un document signat amb una signatura electrònica que identifica les parts i garanteix que el text no ha canviat, comunicat dins de termini a l’Administració, lliurat al treballador i conservat amb la seva prova durant anys. Fet així, té la mateixa validesa que el contracte en paper i força avantatges: se signa el mateix dia des del mòbil, no es perd i es troba en segons quan el demana la Inspecció o un jutjat. En aquesta guia repassem què diu la llei sobre la validesa dels contractes de treball signats electrònicament, quins contractes exigeixen forma escrita, quines obligacions acompanyen la signatura i les bones pràctiques per digitalitzar el cicle complet sense quedar-te sense proves. ## La validesa legal del contracte signat electrònicament Tres normes sostenen la validesa d’un contracte laboral digital a Espanya: - **El Reglament eIDAS** (Reglament (UE) núm. 910/2014) defineix tres nivells de signatura electrònica i estableix que a una signatura electrònica no se li poden negar efectes jurídics ni admissibilitat com a prova només pel fet de ser electrònica. La **signatura simple** és qualsevol dada electrònica associada al document (un clic d’acceptació, un nom escrit); la **signatura avançada** està vinculada de manera única al signant, permet identificar-lo i detecta qualsevol canvi posterior del document; la **signatura qualificada** és una d’avançada creada amb un dispositiu qualificat i un certificat qualificat, i té el mateix efecte que la signatura manuscrita. - **La Llei 6/2020, de serveis electrònics de confiança**, desplega l’eIDAS a Espanya i regula la prova: si s’impugna l’autenticitat d’una signatura avançada, qui la presenta n’ha d’acreditar les garanties; la qualificada es presumeix. - **L’Estatut dels treballadors** no exigeix cap forma concreta de signatura. L’article 8 admet que el contracte se celebri per escrit o de paraula i fixa els casos en què la forma escrita és obligatòria; el que importa és poder provar el consentiment i el contingut. A la pràctica, els tribunals laborals admeten els contractes i documents signats electrònicament quan l’empresa pot acreditar qui va signar, quan i que el document no es va alterar. Per això el nivell de signatura importa: una signatura avançada amb evidències (identificació del signant, segellament de temps, empremta del document, dades biomètriques del traç si és manuscrita en pantalla) resisteix molt millor una impugnació que un simple clic. La [signatura biomètrica de contractes](/ca/blog/signatura-biometrica-contractes/) que fa servir LapsoWork captura traç, pressió i cadència i es configura com a signatura electrònica avançada conforme a l’eIDAS. ## Quins contractes han de constar per escrit Segons l’article 8.2 de l’Estatut dels treballadors, s’han de formalitzar per escrit, entre d’altres, els contractes formatius, els de temps parcial i fixos discontinus, els de treball a distància, els de durada determinada de més de quatre setmanes i els de les persones treballadores contractades a Espanya al servei d’empreses espanyoles a l’estranger. A més, qualsevol de les parts pot exigir que el contracte es formalitzi per escrit en qualsevol moment. Si falta la forma escrita quan és obligatòria, el contracte es presumeix celebrat per temps indefinit i a jornada completa, llevat de prova en contra. Digitalitzar la signatura no canvia aquesta regla: el contracte digital és un contracte escrit. El que canvia és que se signa i s’arxiva en minuts. ## Les obligacions que acompanyen la signatura Signar és el primer pas. El contracte laboral digital ha de complir després el mateix circuit que el de paper: - **Alta a la Seguretat Social** amb caràcter previ a l’inici de la prestació. - **Comunicació del contracte al servei públic d’ocupació** en els deu dies hàbils següents a la seva concertació (article 16.1 de l’Estatut), a través del sistema de comunicació telemàtica corresponent. - **Còpia bàsica a la representació legal dels treballadors**, si n’hi ha, en el termini de deu dies, sense les dades que la llei exclou (número d’identitat, domicili, estat civil i qualsevol altra que afecti la intimitat). - **Lliurament d’un exemplar al treballador**, que en format digital vol dir que hi pugui accedir i el pugui conservar. - **Conservació**: la documentació laboral i de cotització es conserva almenys quatre anys, i el contracte mateix convé guardar-lo durant tota la relació laboral i els terminis de prescripció posteriors. - **Protecció de dades**: informar el treballador sobre el tractament de les seves dades, incloses les de la signatura, i aplicar les mesures de seguretat corresponents. ## Bones pràctiques per digitalitzar el cicle del contracte 1. **Plantilles revisades per la teva assessoria** per a cada tipus de contracte i conveni, amb els camps variables marcats. Evita que cada contracte sigui un document redactat des de zero. 2. **Identificació del signant** abans de signar: accés amb credencials personals del treballador, o verificació d’identitat en l’alta si signa abans de tenir accés. 3. **Signatura avançada amb evidències**, no un clic: segellament de temps, empremta del document i, si és signatura manuscrita en pantalla, captura biomètrica del traç. Desa el document d’evidències juntament amb el contracte. 4. **Signatura de tot el que acompanya el contracte**: clàusula de protecció de dades, acord de treball a distància si escau, lliurament d’equips, política de desconnexió, protocol d’assetjament. Tot en el mateix acte d’incorporació. 5. **Un sol repositori**: contracte, annexos, pròrrogues, canvis de jornada i quitança (finiquito) a l’expedient digital del treballador, amb control d’accés. 6. **Calendari de comunicacions**: alta prèvia, comunicació en deu dies hàbils, còpia bàsica en deu dies. Que el sistema recordi els terminis. 7. **Prova de lliurament**: el treballador accedeix al seu contracte signat des del seu portal o app i el pot baixar quan vulgui. És el lliurament de l’exemplar, amb constància. 8. **Retenció i esborrament**: defineix quant de temps conserves cada document i qui el pot esborrar. La conservació mínima de quatre anys és un terra, no un sostre. ## Com ho resol LapsoWork El [gestor documental de LapsoWork](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) està pensat perquè el contracte digital no sigui una excepció sinó el flux normal: - **Repositori centralitzat** de contractes, nòmines, certificats, formacions i qualsevol document laboral, per empleat. - **Signatura biomètrica des del mòbil**, amb captura de traç, pressió i cadència, configurada com a signatura electrònica avançada conforme al Reglament eIDAS. - **Plantilles i enviament massiu**: un annex de canvi de jornada per a tota la plantilla s’envia i se signa en una tarda, no en una setmana, com expliquem a la guia sobre l’[app per signar documents](/ca/blog/app-per-signar-documents/). - **Accés de l’empleat** als seus documents signats des de l’app, que val com a lliurament de l’exemplar. - **Conservació i traçabilitat**: cada document amb la seva evidència de signatura, data i signant, disponible quan el demani la Inspecció o un jutjat. El gestor documental i la signatura biomètrica estan inclosos en el pla Bàsic, a 2 € per empleat i mes; el mòdul de contractes, amb les plantilles i el cicle complet, en l’Avançat. Els detalls són a [la nostra pàgina de preus](/ca/preus/). ## Preguntes freqüents **És vàlid un contracte de treball signat electrònicament?** Sí. El Reglament eIDAS estableix que no es poden negar efectes jurídics a una signatura electrònica pel fet de ser electrònica, i l’Estatut dels treballadors no exigeix una forma concreta de signatura. El que cal poder provar és qui va signar, quan i que el document no es va alterar; per això convé una signatura avançada amb evidències i no un simple clic. **Quina diferència hi ha entre signatura simple, avançada i qualificada?** La simple és qualsevol dada electrònica associada al document, com ara un clic d’acceptació. L’avançada està vinculada de manera única al signant, permet identificar-lo i detecta canvis posteriors; la signatura biomètrica del traç en pantalla amb evidències és una signatura avançada. La qualificada es crea amb certificat i dispositiu qualificats i equival a la signatura manuscrita. Per a contractes laborals, l’avançada amb evidències és l’estàndard habitual. **Cal comunicar el contracte digital a algú?** Sí, igual que el de paper: alta prèvia a la Seguretat Social, comunicació del contracte al servei públic d’ocupació en els deu dies hàbils següents i còpia bàsica a la representació dels treballadors en deu dies si n’hi ha. Signar en digital no canvia aquests terminis. **Quant de temps cal conservar un contracte de treball?** La documentació laboral i de cotització es conserva almenys quatre anys, que és el termini de prescripció de les infraccions i dels deutes amb la Seguretat Social. El contracte convé guardar-lo durant tota la relació laboral i els terminis de prescripció posteriors a la seva fi, amb la seva evidència de signatura. **Puc fer signar el contracte al treballador des del seu mòbil?** Sí. Amb una plataforma que identifiqui el signant, capturi la signatura amb evidències i desi el document al seu expedient, la signatura des del mòbil és vàlida i deixa més bona prova que un paper escanejat. A LapsoWork el treballador signa des de l’app i després accedeix al seu exemplar. ## Conclusió Els contractes laborals digitals són plenament vàlids a Espanya quan se signen amb una signatura electrònica que identifica el signant i protegeix el document, i quan després es compleix el mateix circuit que amb el paper: alta, comunicació, còpia bàsica, lliurament i conservació. L’avantatge no és només la rapidesa, sinó la prova: un contracte signat biomètricament amb les seves evidències es defensa millor que un en paper perdut en un arxivador. Si vols veure el cicle complet amb la teva plantilla, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Compliment normatiu laboral per a pimes: guia 2026 d’obligacions segons la mida de la plantilla URL: https://lapsowork.com/ca/blog/compliment-normatiu-laboral-pimes-guia-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Totes les obligacions laborals d’una pime espanyola el 2026 ordenades per mida: les que s’apliquen des del primer empleat (registre de jornada, calendari, registre retributiu, protocol d’assetjament, prevenció, protecció de dades) i les que arriben als 50 (pla d’igualtat, canal de denúncies, mesures LGTBI), amb el que continua en tramitació. El **compliment normatiu laboral** (compliance laboral) d’una pime no és un departament ni un programa car: és la llista d’obligacions que l’empresa té amb els seus treballadors, amb la Seguretat Social i amb la Inspecció, i la prova que les compleix. El problema és que aquesta llista ha crescut molt en pocs anys i canvia segons la mida de la plantilla: el que la llei exigeix a una empresa de 12 persones no és el mateix que a una de 55. Aquesta guia ordena les obligacions vigents al setembre de 2026 per llindar de plantilla, amb la norma que les sosté, i separa el que ja obliga del que continua en tramitació. ## Obligacions des del primer treballador S’apliquen a tota empresa amb almenys una persona contractada, sigui quin sigui el sector. **Contractació i alta** - **Alta a la Seguretat Social abans de l’inici** de la prestació i comunicació del contracte al servei públic d’ocupació en els deu dies hàbils següents (article 16 de l’Estatut dels treballadors). - **Forma escrita** quan la llei ho exigeix (temps parcial, fix discontinu, formatius, a distància, temporals de més de quatre setmanes) i sempre que una de les parts ho demani. Còpia bàsica a la representació dels treballadors, si n’hi ha, en deu dies. **Jornada i temps de treball** - **Registre diari de jornada** (article 34.9), amb conservació durant quatre anys. És l’obligació més inspeccionada. El reial decret que el farà exclusivament digital continua sense publicar-se a data de 15 de setembre de 2026; n’expliquem l’estat a [la nova llei de fitxatge digital](/ca/blog/nova-llei-fitxatge-digital-2026/). - **Calendari laboral anual** elaborat i exposat en un lloc visible de cada centre (article 34.6), com detallem a la guia del [calendari laboral 2026](/ca/blog/calendari-laboral-2026-festius-espanya/). - **Límits de jornada, descansos i hores extraordinàries** de l’Estatut i del conveni. La jornada màxima legal continua sent de 40 hores setmanals de mitjana anual; la reducció a 37,5 hores no està en vigor, com expliquem a [què va passar amb la jornada de 37,5 hores](/ca/blog/jornada-laboral-37-5-hores-pimes/). **Salari i documentació** - **Rebut de salaris** individual lliurat a cada treballador (article 29) i **conservació** de rebuts i documentació de cotització durant quatre anys. - **Registre retributiu** de tota la plantilla, amb els valors mitjans i les medianes de salaris i complements desagregats per sexe i grup o categoria, obligatori per a totes les empreses des del 14 d’abril de 2021 (Reial decret 902/2020). **Igualtat i protecció enfront de l’assetjament** - **Protocol enfront de l’assetjament sexual i per raó de sexe** i mesures per prevenir-lo (article 48 de la Llei orgànica 3/2007), obligatori per a totes les empreses. - **Adaptació de jornada per conciliació** (article 34.8): obligació de negociar de bona fe les sol·licituds. **Prevenció de riscos laborals** - **Pla de prevenció, avaluació de riscos i planificació** (Llei 31/1995), amb una modalitat preventiva: l’empresari mateix en empreses molt petites quan la llei ho permet, treballador designat, servei de prevenció propi o aliè. Formació i informació als treballadors, vigilància de la salut i coordinació d’activitats quan hi ha diverses empreses en un centre. **Protecció de dades i desconnexió** - **RGPD i LOPDGDD**: informació als treballadors sobre el tractament de les seves dades, registre de les activitats de tractament, mesures de seguretat, i regles específiques sobre dispositius digitals, videovigilància i geolocalització (articles 87 a 90 de la LOPDGDD). - **Política interna de desconnexió digital** (article 88.3 de la LOPDGDD), obligatòria per a totes les empreses. **Teletreball i absències** - **Acord escrit de treball a distància** quan el teletreball és regular (Llei 10/2021), amb compensació de despeses; ho detallem a [teletreball a Espanya: obligacions](/ca/blog/teletreball-espanya-obligacions-2026/). - **Gestió de les baixes mèdiques** d’acord amb el Reial decret 1060/2022: l’empresa comunica les dades econòmiques pel Sistema RED en tres dies hàbils i ja no rep el comunicat del treballador, com expliquem a [absències mèdiques a la pime](/ca/blog/gestio-absencies-mediques-pime-baixes-permisos/). ## Obligacions que arriben als 50 treballadors El llindar de 50 canvia el mapa. Compta la plantilla total de l’empresa, amb les regles de còmput de cada norma. | Obligació | Norma | Des de | Què implica | |---|---|---|---| | **Pla d’igualtat** negociat i registrat | Llei orgànica 3/2007 i Reial decret 901/2020 | 50 treballadors o més, obligatori des del 7 de març de 2022 | Diagnòstic, mesures, calendari de fins a quatre anys, comissió negociadora i inscripció en el registre públic | | **Auditoria retributiva** | Reial decret 902/2020 | Empreses obligades a tenir pla d’igualtat | Avaluació de llocs de treball d’igual valor i pla de correcció de desigualtats, dins del pla | | **Canal de denúncies** (sistema intern d’informació) | Llei 2/2023 | 50 treballadors o més | Responsable del sistema, canal anònim i confidencial, terminis de 7 dies i 3 mesos, informació del canal extern; detall a [canal de denúncies intern o extern](/ca/blog/gestio-del-canal-de-denuncies/) | | **Mesures i protocol LGTBI** | Llei 4/2023 i Reial decret 1026/2024 | Més de 50 treballadors, en vigor des del 10 d’octubre de 2024 | Conjunt planificat de mesures negociades i protocol enfront de l’assetjament i la violència contra persones LGTBI | | **Quota de reserva per a persones amb discapacitat** | Reial decret legislatiu 1/2013 | 50 treballadors o més | Almenys el 2 % de la plantilla, o mesures alternatives autoritzades | | **Comitè d’empresa** | Estatut dels treballadors | 50 treballadors o més | Òrgan de representació amb drets d’informació i consulta; per sota, delegats de personal des de 6 treballadors si es promouen eleccions | Per sota de 50, algunes d’aquestes obligacions poden venir per conveni o per acord, i el pla d’igualtat és voluntari però registrable. ## El que continua en tramitació (i convé no donar per vigent) - **Reial decret de registre horari digital**: prohibirà el paper i l’Excel i donarà accés remot a la Inspecció. Dictamen desfavorable del Consell d’Estat el 23 de març de 2026 i anunci d’aprovació «immediata» el 9 de setembre; sense publicar al BOE. - **Jornada de 37,5 hores**: rebutjada al Congrés el 10 de setembre de 2025; només s’aplica on la fixa el conveni. Preparar-se per a totes dues coses costa poc si el registre de jornada ja és digital i fiable; les sancions vigents són a la [taula de sancions del control horari](/ca/blog/sancions-control-horari-2026/). ## Llista de comprovació de compliment normatiu laboral per a una pime Imprimeix-la o copia-la i marca el que tens documentat, no el que creus que compleixes. 1. Altes a la Seguretat Social prèvies a l’inici i contractes comunicats en deu dies hàbils. 2. Contractes per escrit quan correspon, signats i arxivats; còpia bàsica lliurada si hi ha representació. 3. Registre diari de jornada de tota la plantilla, conservat quatre anys, amb traçabilitat de correccions. 4. Calendari laboral de l’any exposat a cada centre. 5. Rebuts de salaris lliurats amb prova de recepció i conservats quatre anys. 6. Registre retributiu actualitzat i a disposició de la representació dels treballadors. 7. Protocol enfront de l’assetjament sexual i per raó de sexe aprovat i comunicat. 8. Pla de prevenció, avaluació de riscos, modalitat preventiva, formació i vigilància de la salut al dia. 9. Informació de protecció de dades a la plantilla, registre d’activitats i política de desconnexió digital. 10. Acords de teletreball per escrit amb compensació de despeses. 11. Procediment d’absències i baixes d’acord amb el Reial decret 1060/2022. 12. Si tens 50 treballadors o més: pla d’igualtat registrat, auditoria retributiva, canal de denúncies amb responsable del sistema, mesures i protocol LGTBI, quota de discapacitat i comitè d’empresa. ## Com t’ajuda LapsoWork LapsoWork no substitueix la teva assessoria laboral, però converteix bona part d’aquesta llista en registres que existeixen sense esforç: el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) amb segellament de temps i exportació auditada, el [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) amb contractes i rebuts signats biomètricament i conservats, el [mòdul de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) amb calendaris per centre i tipologia d’absències, i, en el pla Avançat, el [canal de denúncies de la Llei 2/2023](/ca/canal-de-denuncies/). Tot des de 2 € per empleat i mes, com pots veure a [la nostra pàgina de preus](/ca/preus/). ## Preguntes freqüents **Quines obligacions laborals té una empresa de menys de 50 treballadors?** Les que s’apliquen des del primer empleat: alta prèvia i comunicació de contractes, registre diari de jornada, calendari laboral exposat, rebuts de salaris i conservació quatre anys, registre retributiu, protocol enfront de l’assetjament sexual, prevenció de riscos laborals, protecció de dades i política de desconnexió digital, acords de teletreball i gestió de baixes d’acord amb el Reial decret 1060/2022. **Què canvia en arribar a 50 treballadors?** S’hi afegeixen el pla d’igualtat negociat i registrat amb la seva auditoria retributiva, el canal de denúncies de la Llei 2/2023, les mesures i el protocol LGTBI del Reial decret 1026/2024 (a partir de més de 50), la quota de reserva del 2 % per a persones amb discapacitat i el comitè d’empresa com a òrgan de representació. **El registre retributiu és obligatori en empreses petites?** Sí. El Reial decret 902/2020 obliga totes les empreses, amb independència de la mida, a portar un registre retributiu de tota la plantilla des del 14 d’abril de 2021, amb els valors mitjans i les medianes de salaris, complements i percepcions extrasalarials desagregats per sexe i per grup, categoria o lloc de treball d’igual valor. **Està en vigor l’obligació de fitxatge digital?** El registre diari de jornada sí, des del 2019, amb qualsevol sistema fiable. L’obligació que sigui exclusivament digital, inalterable i accessible a distància per a la Inspecció és al reial decret en tramitació, sense publicar al BOE a data de 15 de setembre de 2026. **Necessito un programa de compliment normatiu laboral en una pime?** No com a estructura formal, però sí una llista d’obligacions amb responsable, evidència i data de revisió, i sistemes que generin les proves (registre de jornada, documents signats, absències) sense feina manual. És el que demana la Inspecció: no que diguis que compleixes, sinó que ho demostris. ## Conclusió El compliment normatiu laboral d’una pime el 2026 es resumeix en dues llistes: la que s’aplica des del primer treballador i la que s’activa als 50. Cap no exigeix grans estructures, però totes exigeixen prova: registres, documents signats, protocols aprovats i comunicats. Ordenar aquesta prova en un sistema en lloc de fer-ho en carpetes i correus és la diferència entre complir i poder-ho demostrar. Si vols començar pel que més s’inspecciona, el registre de jornada i els documents, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Com calcular el ROI d’un programari de recursos humans a la teva pime (amb exemple per a 30 empleats) URL: https://lapsowork.com/ca/blog/com-calcular-roi-programari-recursos-humans-pime/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Mètode per calcular el retorn d’un programari de recursos humans en una pime espanyola: quins costos cal comptar, quins estalvis cal mesurar, què no s’ha d’inflar, i un exemple amb 30 empleats i preus reals de LapsoWork que pots refer amb les teves xifres. Un programari de recursos humans per a una pime costa entre unes desenes i uns centenars d’euros al mes. La pregunta no és si és car, sinó si torna més del que costa, i això es pot calcular amb un full i deu minuts. En aquest article expliquem com calcular el **ROI d’un programari de recursos humans** sense inflar xifres: quins costos cal comptar de debò, quins estalvis es poden mesurar, quins convé deixar fora i un exemple complet per a una pime de 30 empleats que pots refer amb les teves dades. Si el que busques primer són els preus del mercat, tenim la guia sobre [quant costa un programari de recursos humans per a una pime](/ca/blog/quant-costa-programari-recursos-humans-pime/). ## La fórmula, sense misteri El retorn de la inversió es calcula així: **ROI = (benefici anual − cost anual) / cost anual** Un ROI de 3 significa que per cada euro que pagues recuperes aquest euro i en guanyes tres més. El complement útil és el **termini de recuperació**: quants mesos triguen els estalvis a cobrir el que has pagat. En un programari per subscripció sense permanència el termini sol ser curt, perquè no hi ha una inversió inicial per amortitzar. El que és difícil no és la fórmula, sinó no enganyar-se en cap dels dos costats: comptar tots els costos i comptar només els estalvis que pots mesurar. ## Costat del cost: tot el que pagues 1. **Llicència.** Preu per empleat i mes multiplicat pels empleats actius i per dotze. Amb LapsoWork, 2 € per empleat i mes en el pla Bàsic i 3,50 € en l’Avançat, sense mínim de plantilla. 2. **Implantació i migració.** Alguns proveïdors cobren la configuració inicial i la migració de dades; d’altres la inclouen. Pregunta-ho abans: a la guia de preus expliquem que és el cost ocult més freqüent. LapsoWork migra les dades d’Excel o del programari anterior sense cost. 3. **Temps intern de posada en marxa.** Les hores que el teu equip dedica a configurar calendaris, donar d’alta la plantilla i formar-se. Solen ser poques, però compta-les: multiplica les hores pel cost per hora de qui les hi dedica. 4. **Permanència.** No és un cost directe, però sí un risc: un contracte anual que no pots cancel·lar si el programari no funciona és un cost potencial de dotze mesos. Sense permanència, el risc és d’un mes. 5. **Mòduls que activaràs després.** Si saps que necessitaràs torns o canal de denúncies d’aquí a uns mesos, calcula amb el pla que els inclou, no amb el d’entrada. ## Costat del benefici: només el que pots mesurar ### Hores d’administració que desapareixen És l’estalvi principal i el més fàcil de mesurar. Apunta durant dues setmanes quant de temps dedica qui porta el personal a: perseguir fitxatges i quadrar hores, gestionar sol·licituds de vacances per WhatsApp o per correu, repartir nòmines i recollir signatures, buscar contractes i certificats, i preparar la documentació quan la demana la gestoria o la Inspecció. Multiplica-ho per 26 quinzenes i pel cost per hora d’aquesta persona (salari brut més cotitzacions, dividit per les hores anuals). Aquest és l’estalvi brut; resta-li el temps que hi continuarà dedicant amb el programari, que no és zero. ### Errors que deixen de costar diners Vacances mal descomptades que cal recalcular, nòmines amb variables mal comunicades a la gestoria que es refan, documents perduts que es tornen a demanar. Compta els de l’últim any i posa un cost a cadascun en hores i, si n’hi va haver, en diners tornats o pagats de més. És un estalvi real, però sol ser més petit que el de les hores. ### Risc de sanció, amb seny No portar el registre de jornada és una infracció greu de l’article 7.5 de la LISOS, sancionada amb entre 751 i 7.500 euros. És temptador posar la xifra màxima a la columna de beneficis; no ho facis. Si la vols incloure, fes servir un valor esperat: la multa que et tocaria multiplicada per la probabilitat que atribueixis a una inspecció en un any. I recorda que el programari no elimina el risc; l’elimina fitxar de debò. En tenim el detall a la [taula de sancions del control horari](/ca/blog/sancions-control-horari-2026/). ### El que no convé posar-hi Retenció del talent, clima laboral, productivitat dels empleats o absentisme són efectes reals, però gairebé impossibles d’atribuir al programari amb honestedat. Deixa’ls fora del càlcul i esmenta’ls com a beneficis no quantificats. Un ROI que s’aguanta només amb hores i errors és un ROI que pots defensar davant de gerència. ## Exemple: una pime de 30 empleats Les xifres de l’exemple són supòsits perquè vegis el mètode; substitueix-les per les teves. **Cost anual** - Llicència: 30 empleats × 2 € × 12 mesos = **720 €** (pla Bàsic de LapsoWork). - Implantació i migració: 0 € (incloses). - Temps intern de posada en marxa: suposem 6 hores a 20 €/hora = **120 €**, només el primer any. - **Total primer any: 840 €.** Anys següents: 720 €. **Benefici anual** - Hores d’administració: suposem que qui porta el personal dedica avui 15 hores al mes a fitxatges, vacances, nòmines i documents, i que amb el programari passa a 5. Estalvia 10 hores al mes, 120 a l’any, a 20 €/hora = **2.400 €**. - Errors evitats: suposem 4 incidències a l’any (vacances recalculades, nòmines refetes) a 2 hores cadascuna, més 300 € pagats de més en una d’elles = 160 € + 300 € = **460 €**. - Risc de sanció: suposem una probabilitat del 10 % d’inspecció durant l’any i una multa en grau mínim de 751 €: valor esperat **75 €**. L’incloem per completesa; el podries deixar a zero. - **Total: 2.935 €.** **Resultat** - ROI primer any: (2.935 − 840) / 840 = **2,5**. Per cada euro pagat, recuperes l’euro i en guanyes dos i mig. - Termini de recuperació: 840 € / (2.935 € / 12) = **3,4 mesos**. - A partir del segon any, amb 720 € de cost, el ROI puja a 3,1. Si les teves 15 hores al mes en realitat són 8, el ROI baixa; si són 25, puja. Per això el pas que importa és mesurar les hores actuals durant dues setmanes, no copiar l’exemple. ## Què cal fer amb el resultat - **Si el ROI surt alt amb hores realistes**, el programari es paga sol i la discussió ha de passar a quin triar. La nostra guia sobre els [deu errors en implantar un programari de recursos humans](/ca/blog/errors-implantar-programari-recursos-humans-pime/) ajuda a no perdre el retorn en la implantació. - **Si surt ajustat**, revisa el costat del cost: un producte amb implantació de pagament i permanència anual pot convertir un ROI positiu en negatiu el primer any. Compara amb preus públics, com vam fer a la [comparativa de preus de programari de recursos humans](/ca/blog/quant-costa-programari-recursos-humans-pime/). - **Després d’implantar, torna a mesurar.** Les mateixes dues setmanes d’apuntar hores, sis mesos després, et donen el ROI real i no el previst. Els [indicadors de recursos humans](/ca/blog/indicadors-de-recursos-humans/) que pots treure del programari mateix completen la foto. ## Preguntes freqüents **Com es calcula el ROI d’un programari de recursos humans?** Restant del benefici anual (hores d’administració estalviades, errors evitats i, amb prudència, risc de sanció reduït) el cost anual (llicència, implantació, temps intern) i dividint el resultat per aquest cost. Un ROI de 2 significa que recuperes el que has pagat i guanyes dues vegades més. El termini de recuperació indica en quants mesos els estalvis cobreixen el cost. **Quins estalvis puc incloure sense inflar el càlcul?** Les hores d’administració que s’eliminen, mesurades durant dues setmanes abans d’implantar, i els errors de l’últim any amb el seu cost en hores i diners. La retenció del talent, el clima laboral o la productivitat són beneficis reals però difícils d’atribuir al programari; convé esmentar-los sense posar-hi xifra. **Quant costa un programari de recursos humans per a 30 empleats?** Amb LapsoWork, 720 € a l’any en el pla Bàsic (2 € per empleat i mes) o 1.260 € en l’Avançat (3,50 €), sense permanència ni cost d’implantació. Al mercat espanyol els preus d’entrada van de 2 € a més de 8 € per empleat i mes, i alguns proveïdors cobren a més la implantació. **He de comptar les multes evitades com a benefici?** Amb prudència. La sanció per no portar registre de jornada va de 751 a 7.500 euros com a infracció greu; no la posis sencera. Fes servir un valor esperat (multa per probabilitat d’inspecció) o deixa-la fora i esmenta-la com a risc reduït. El ROI que es defensa bé és el que s’aguanta amb hores i errors. **En quant de temps es recupera la inversió?** En un programari per subscripció sense cost d’implantació, normalment en pocs mesos, perquè no hi ha inversió inicial per amortitzar i l’estalvi d’hores comença el primer mes. En l’exemple de 30 empleats, amb supòsits moderats, el termini és d’uns tres mesos i mig. ## Conclusió Calcular el ROI d’un programari de recursos humans en una pime no requereix consultors: compta tot el que pagues, mesura durant dues setmanes les hores que dediques avui a administrar personal i sigues prudent amb el que no pots mesurar. Amb aquestes dades, la decisió deixa de ser una sensació. I si vols que el mesurament sigui real i no un exemple, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/) i compara les hores abans i després; els preus són a [la nostra pàgina de preus](/ca/preus/). --- ## Calendari laboral 2026 a Espanya: festius nacionals i autonòmics, i com preparar el del 2027 URL: https://lapsowork.com/ca/blog/calendari-laboral-2026-festius-espanya/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Festius nacionals del 2026 segons el BOE (Resolució de 17 d’octubre de 2025), quins poden substituir les comunitats, quins festius queden fins al desembre, com elaborar el calendari laboral de l’empresa i com preparar el del 2027. El **calendari laboral 2026** va quedar fixat al BOE del 28 d’octubre de 2025 amb la Resolució de 17 d’octubre de 2025 de la Direcció General de Treball, que publica la relació de festes laborals d’àmbit nacional, autonòmic i de les ciutats de Ceuta i Melilla. En aquest punt de l’any convé tenir-lo a mà per dos motius: queden per davant els festius de l’últim trimestre, que són els que més afecten els quadrants i les vacances pendents, i d’aquí a poques setmanes es publicarà el del 2027, que l’empresa ha de traslladar al seu propi calendari laboral abans que comenci l’any. Aquí tens els festius del 2026 amb el dia de la setmana, què pot canviar cada comunitat, a què obliga l’Estatut dels treballadors i com gestionar-ho sense fulls de càlcul. ## Quants festius hi ha i qui els fixa L’article 37.2 de l’Estatut dels treballadors fixa un màxim de **catorze festes laborals a l’any**, de caràcter retribuït i no recuperable, de les quals **dues són locals**. Les altres dotze es reparteixen així: - **Festes nacionals no substituïbles**, que se celebren a tot Espanya: Cap d’Any, Divendres Sant, Festa del Treball, Festa Nacional, la Immaculada i Nadal. - **Festes nacionals que les comunitats poden substituir** per festes pròpies: l’Epifania, el Dijous Sant, el trasllat al dilluns de les festes que cauen en diumenge (Tots Sants i el Dia de la Constitució el 2026), i l’opció entre Sant Josep i Sant Jaume. - **Festes pròpies de cada comunitat autònoma**, fins a completar les dotze. - **Dues festes locals**, que fixa cada ajuntament i publica el butlletí de la seva província o comunitat. Quan una festa nacional cau en diumenge, la comunitat la pot traslladar al dilluns següent. El 2026 passa amb l’1 de novembre i el 6 de desembre, i per això a la taula apareixen el 2 de novembre i el 7 de desembre com a festius possibles. ## Festius nacionals del 2026 | Data | Dia | Festivitat | Caràcter | |---|---|---|---| | 1 de gener | dijous | Cap d’Any | Nacional, a tot Espanya | | 6 de gener | dimarts | Epifania del Senyor | Nacional, substituïble per la comunitat | | 19 de març | dijous | Sant Josep | Només a les comunitats que el trien | | 2 d’abril | dijous | Dijous Sant | Nacional, substituïble per la comunitat | | 3 d’abril | divendres | Divendres Sant | Nacional, a tot Espanya | | 6 d’abril | dilluns | Dilluns de Pasqua | Només en algunes comunitats | | 1 de maig | divendres | Festa del Treball | Nacional, a tot Espanya | | 25 de juliol | dissabte | Sant Jaume | Només a les comunitats que el trien | | 15 d’agost | dissabte | Assumpció de la Mare de Déu | Nacional, a tot Espanya | | 12 d’octubre | dilluns | Festa Nacional d’Espanya | Nacional, a tot Espanya | | 2 de novembre | dilluns | Trasllat de Tots Sants (1 de novembre, diumenge) | Només a les comunitats que el traslladen | | 7 de desembre | dilluns | Trasllat del Dia de la Constitució (6 de desembre, diumenge) | Només a les comunitats que el traslladen | | 8 de desembre | dimarts | Immaculada Concepció | Nacional, a tot Espanya | | 25 de desembre | divendres | Nadal | Nacional, a tot Espanya | Font: Resolució de 17 d’octubre de 2025, de la Direcció General de Treball (BOE núm. 259, de 28 d’octubre de 2025). Els dies de la setmana els hem comprovat sobre el calendari del 2026. Dos trets defineixen l’any. **Dos festius nacionals cauen en dissabte**, el 15 d’agost i, on se celebra, el 25 de juliol, i els dissabtes no es recuperen tret que el conveni digui una altra cosa. I **el pont de desembre és llarg** a les comunitats que traslladen la Constitució al dilluns 7: del dissabte 5 al dimarts 8. ## Festius autonòmics: els que marca cada comunitat Cada comunitat completa les seves dotze festes amb el seu dia propi i amb les substitucions que tria. Alguns exemples de dies autonòmics del 2026, comprovats a la resolució: 28 de febrer, dissabte, a Andalusia; 23 d’abril, dijous, a Aragó i a Castella i Lleó; 2 de maig, dissabte, a la Comunitat de Madrid; 30 de maig, dissabte, a Canàries; 9 de juny, dimarts, a la Regió de Múrcia i a La Rioja; 25 de juliol, dissabte, a Galícia i al País Basc; 28 de juliol, dimarts, a Cantàbria; 8 de setembre, dimarts, a Astúries i a Extremadura; 11 de setembre, divendres, a Catalunya; 9 d’octubre, divendres, a la Comunitat Valenciana. El detall complet, amb les substitucions de cada comunitat i les festes insulars de Canàries, és a la taula de la mateixa resolució, i els dos festius locals de cada municipi els publica el butlletí de la seva província o comunitat. Si la teva empresa té centres en diverses comunitats, cada centre té el seu calendari. És la situació en què es cometen més errors a l’hora de calcular vacances i hores. ## El que queda del 2026 i com tancar l’any Des de mitjan setembre queden els festius de l’últim trimestre: el dilluns 12 d’octubre a tot Espanya, el dilluns 2 de novembre on es trasllada Tots Sants, el dilluns 7 de desembre on es trasllada la Constitució, el dimarts 8 de desembre i el divendres 25 de desembre, a més dels autonòmics i locals de cada centre. És el moment de: - **Revisar les vacances pendents.** Les vacances es fan dins de l’any natural, tret de les excepcions que expliquem a [si les vacances es perden d’un any per l’altre](/ca/blog/les-vacances-es-perden-d-un-any-per-l-altre/). Amb els festius de desembre al davant, convé tancar ja qui fa festa i quan. - **Quadrar els torns amb els ponts.** En comerç, hostaleria i serveis els ponts d’octubre i desembre concentren demanda i absències alhora. - **Comprovar el còmput anual d’hores.** Si el teu conveni fixa una jornada anual, l’últim trimestre és on apareixen els excessos o els defectes d’hores que cal regularitzar. ## Com elaborar el calendari laboral de l’empresa L’**article 34.6 de l’Estatut dels treballadors obliga l’empresa a elaborar anualment el calendari laboral i a exposar-ne un exemplar en un lloc visible de cada centre de treball**. No exposar-lo és una infracció lleu segons la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social. El calendari ha de recollir: 1. Els festius nacionals, autonòmics i els dos locals de cada centre. 2. La jornada anual i setmanal que fixa el conveni i la seva distribució: horaris, torns i, si el conveni ho permet, la distribució irregular. 3. Els descansos setmanals i els períodes de vacances, o almenys les regles per fixar-los, amb l’antelació mínima de dos mesos que exigeix l’article 38. 4. Els dies de lliure disposició o d’assumptes propis quan els reconegui el conveni. 5. Les jornades especials: intensiva d’estiu, vigílies de festiu, tancaments d’empresa. Convé consultar-lo amb la representació legal dels treballadors on n’hi hagi, com estableixen els convenis, i comunicar-lo a la plantilla abans que comenci l’any. La guia sobre [com planificar el calendari de vacances d’una empresa](/ca/blog/calendari-de-vacances-d-una-empresa/) explica com repartir les vacances sobre aquest calendari, i la de [dies de vacances per mes treballat](/ca/blog/dies-de-vacances-per-mes-treballat/) com calcular-les en incorporacions i baixes. ## Com preparar el calendari laboral del 2027 La relació de festes laborals del 2027 es publicarà al BOE, com cada any, entre l’octubre i el novembre de 2026, i els festius locals aniran apareixent als butlletins provincials i autonòmics fins a final d’any. Per arribar al gener amb el calendari exposat: - Anota la data de publicació del BOE i trasllada els festius a cada centre tan bon punt surti. - Comprova quins festius nacionals del 2027 cauen en cap de setmana. L’1 de gener de 2027 és divendres, de manera que l’any arrenca amb un cap de setmana llarg. - Revisa si el conveni canvia la jornada anual el 2027; en molts sectors la jornada de 37,5 hores es negocia conveni a conveni, com expliquem a [què canvia amb la jornada de 37,5 hores](/ca/blog/jornada-laboral-37-5-hores-pimes/). - Fixa amb antelació les regles de vacances i els tancaments d’empresa, i publica’ls juntament amb el calendari. ## Com t’ajuda LapsoWork A LapsoWork el calendari laboral no és un PDF al tauler d’anuncis: és la base sobre la qual es calculen les vacances, les absències, els torns i les hores de cada empleat. El compte admet **diversos centres amb calendaris i convenis diferents**, de manera que el festiu autonòmic d’un centre no descompta vacances en un altre; el [mòdul de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) descompta els dies sobre el calendari de cada persona, i el [mòdul de torns](/ca/solucions/programari-torns/) marca els festius al quadrant perquè la cobertura es planifiqui tenint-los al davant. Tot plegat des de 2 € per empleat i mes, sense permanència, com pots veure a [la nostra pàgina de preus](/ca/preus/). ## Preguntes freqüents **Quants festius hi ha el 2026 a Espanya?** Catorze com a màxim per treballador: dotze fixats per l’Estat i les comunitats autònomes, dels quals nou són d’àmbit nacional el 2026 (alguns substituïbles per cada comunitat), i dos de locals que fixa cada ajuntament. La relació oficial és a la Resolució de 17 d’octubre de 2025 de la Direcció General de Treball, publicada al BOE del 28 d’octubre de 2025. **Els festius que cauen en dissabte es recuperen?** No, tret que el conveni col·lectiu o l’acord d’empresa ho estableixin. L’Estatut dels treballadors fixa catorze festes retribuïdes i no recuperables, però no obliga a compensar les que coincideixen amb el descans setmanal. El 2026 cauen en dissabte el 15 d’agost i, on se celebra, el 25 de juliol, a més d’alguns autonòmics. **És obligatori tenir un calendari laboral a l’empresa?** Sí. L’article 34.6 de l’Estatut dels treballadors obliga a elaborar-lo cada any i a exposar-ne un exemplar en un lloc visible de cada centre de treball. No fer-ho és una infracció lleu sancionable per la Inspecció de Treball. **Quins festius queden el 2026 des del setembre?** El dilluns 12 d’octubre a tot Espanya; el dilluns 2 de novembre a les comunitats que traslladen Tots Sants; el dilluns 7 de desembre a les que traslladen el Dia de la Constitució; el dimarts 8 de desembre i el divendres 25 de desembre a tot Espanya; més els festius autonòmics i els dos locals de cada centre. **Quan es publica el calendari laboral del 2027?** La Direcció General de Treball publica la relació de festes laborals de l’any següent al BOE habitualment entre l’octubre i el novembre. Els festius locals els aproven els ajuntaments i es publiquen als butlletins provincials o autonòmics al llarg de l’últim trimestre. ## Conclusió El calendari laboral 2026 té catorze festius per treballador, amb dos de nacionals en dissabte i un pont llarg de desembre en bona part d’Espanya, i obliga cada empresa a elaborar i exposar el seu propi calendari per centre. Amb l’últim trimestre per davant i el calendari del 2027 a punt de publicar-se, és un bon moment per tancar vacances, quadrar torns i deixar el sistema a punt per a l’any que ve. Si vols que el calendari sigui la base de les teves vacances, torns i hores en lloc d’un full de càlcul més, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## API de recursos humans: com integrar LapsoWork amb el teu ERP, el teu programa de nòmines o el teu BI URL: https://lapsowork.com/ca/blog/api-recursos-humans-integrar-lapsowork-amb-erp/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Quines dades exposa l’API REST de LapsoWork (empleats, fitxatges, hores, absències, vacances, centres, clients, documents), com s’autentica, quines integracions tenen sentit en una pime (nòmines, ERP, BI, control d’accés), com dissenyar-les i quan n’hi ha prou amb una exportació. Un programari de recursos humans que viu aïllat obliga a teclejar dues vegades: les hores que ja són al control horari es tornen a introduir al programa de nòmines, les altes que ja són a l’ERP es tornen a donar a la plataforma de personal, i l’informe de gerència es munta cada mes a mà amb dades de tres llocs. Una **API de recursos humans** existeix per evitar això: que els sistemes es llegeixin entre si sense intervenció humana. En aquesta guia expliquem quines dades exposa l’API REST de LapsoWork, quines integracions tenen sentit en una pime, com dissenyar-les perquè no es trenquin i quan, sincerament, n’hi ha prou amb una exportació a Excel. ## Què exposa l’API de LapsoWork L’[API REST de LapsoWork](/ca/api-desenvolupadors/) està documentada públicament i s’autoritza mitjançant un token d’accés que identifica el teu compte. Els recursos principals són: - **Empleats**: nombre d’usuaris actius en un interval de dates, llista completa d’empleats actius entre dues dates i cerca per nom. - **Fitxatges**: registres de fitxatge en l’interval de dates indicat. - **Hores**: sumatori d’hores diàries, setmanals i mensuals d’un empleat. - **Absències**: absències registrades en un interval de dates. - **Vacances**: dies restants per empleat. - **Centres de treball**: llista i cerca per nom. - **Clients**: llista i cerca per nom, per a empreses que imputen hores a clients. - **Documents**: nombre de fitxers pujats i tipus de document configurats. És a dir, tot el que un altre sistema necessita llegir de recursos humans: qui està actiu, quant ha treballat, quan ha faltat i què li queda de vacances. La documentació de cada endpoint, amb els seus paràmetres de data i les seves respostes, és a la pàgina per a desenvolupadors. ## Les quatre integracions que compensen en una pime ### 1. Nòmines: de les hores al rebut sense teclejar És la integració amb més retorn. A cada tancament de mes, un procés consulta les hores mensuals de cada empleat i les seves absències, les converteix en les variables que espera el teu programa de nòmines o la teva gestoria (hores extres, complements, descomptes per absència) i les lliura en el format que aquest programa importi. LapsoWork no calcula les nòmines, com expliquem a [externalitzar les nòmines o fer-les amb programari propi](/ca/blog/externalitzar-nomines-gestoria-o-programari-propi/); el que fa l’API és que les variables arribin netes a qui sí que les calcula. Després, la nòmina calculada torna a LapsoWork per distribuir-la i signar-la. ### 2. ERP: una sola llista d’empleats i centres Si l’ERP és el mestre d’empleats i centres, la integració manté sincronitzades les altes, les baixes i els canvis de centre, de manera que ningú no dona d’alta dues vegades la mateixa persona. Si el mestre és LapsoWork, l’ERP llegeix de l’API la llista d’empleats actius i els centres. L’important és decidir quin dels dos mana sobre cada dada i no deixar que tots dos escriguin el mateix. ### 3. BI i quadres de comandament Un tauler de gerència que cada matí llegeix hores treballades, hores extres, absències per tipus i vacances pendents per centre i equip, sense que ningú exporti res. Amb aquestes dades es calculen els [indicadors de recursos humans](/ca/blog/indicadors-de-recursos-humans/) i l’[absentisme](/ca/blog/absentisme-laboral-com-detectar-lo-amb-dades/) que altrament es calculen a mà i s’abandonen. ### 4. Control d’accés i sistemes propis Empreses amb torniquets, panys o aplicacions internes que necessiten saber si una persona està activa o quantes hores porta a la setmana. L’API respon a aquestes consultes en temps real. ## Com dissenyar una integració que no es trenqui 1. **Decideix el sistema mestre de cada dada.** Empleats, centres, calendaris, hores: cadascun té un propietari. La resta només llegeix. 2. **Treballa per intervals de dates i de manera incremental.** Els endpoints de fitxatges, hores i absències accepten data d’inici i de fi; consulta només el que ha canviat des de l’última execució, no tot l’històric cada vegada. 3. **Desa el token com un secret.** En un gestor de secrets o en variables d’entorn del servidor, mai al codi ni en un full de càlcul compartit. Rota’l si canvia el responsable. 4. **Registra cada execució.** Què es va consultar, quants registres, quins errors. Quan una nòmina surti malament, aquest registre és el que dirà si la dada va arribar. 5. **Tracta els errors sense inventar dades.** Si l’API no respon, la integració s’atura i avisa; no emplena hores a zero. 6. **Respecta els límits d’ús** i consulta en hores de baixa càrrega per als processos massius. 7. **Documenta el mapatge.** Quin camp de LapsoWork alimenta quin camp de l’altre sistema i amb quina transformació. És el que permetrà mantenir-lo quan canviï la persona que el va fer. 8. **Compleix l’RGPD.** La integració és un tractament de dades personals: minimitza els camps que trasllades, limita l’accés i reflecteix el flux en el registre de les activitats de tractament. ## Quan n’hi ha prou amb una exportació No totes les pimes necessiten una integració programada. Si tanques nòmines un cop al mes, tens un sol centre i la teva gestoria accepta un Excel, l’exportació d’informes d’hores i absències que inclou LapsoWork resol el problema en dos minuts al mes. L’API compensa quan hi ha diversos sistemes que necessiten la mateixa dada, quan el procés és setmanal o diari, o quan el volum fa que exportar i enganxar sigui una font d’errors. Un bon criteri: si algú dedica més d’una hora al mes a moure dades de recursos humans entre sistemes, la integració es paga sola, com calculem a [com calcular el ROI d’un programari de recursos humans](/ca/blog/com-calcular-roi-programari-recursos-humans-pime/). ## Qui la pot fer No cal un equip de desenvolupament. Un desenvolupador amb experiència en API REST, intern o extern, munta en pocs dies una integració de nòmines o de BI amb la documentació pública. Moltes gestories i proveïdors d’ERP ja tenen connectors o experiència amb aquest tipus d’integracions. I si la teva empresa té més de quaranta empleats i necessitats específiques, el pla Personalitzat de LapsoWork inclou desenvolupaments a mida, com pots veure a [la nostra pàgina de preus](/ca/preus/). ## Preguntes freqüents **Quines dades puc obtenir de l’API de LapsoWork?** Empleats actius i la seva cerca per nom, fitxatges i hores diàries, setmanals i mensuals per empleat, absències en un interval de dates, dies de vacances restants, centres de treball, clients i dades sobre els documents pujats. La documentació amb cada endpoint i els seus paràmetres és a la pàgina per a desenvolupadors. **Com s’autentica l’API?** Mitjançant un token d’accés associat al teu compte, que s’envia en cada petició. S’ha de desar com un secret al servidor que executa la integració, mai al codi ni en documents compartits, i renovar-lo si canvia la persona responsable. **Es pot integrar LapsoWork amb el programa de nòmines?** Sí. La integració habitual consulta a cada tancament les hores mensuals i les absències de cada empleat i les lliura en el format que importa el programa de nòmines o la gestoria. LapsoWork no calcula les nòmines; distribueix les que calcula la teva gestoria o el teu programa, i l’API s’encarrega que les variables arribin sense teclejar-les. **Necessito un desenvolupador per fer servir l’API?** Per a una integració programada, sí: un desenvolupador amb experiència en API REST, intern o extern, la munta en pocs dies amb la documentació pública. Per a necessitats puntuals, l’exportació d’informes d’hores i absències a Excel no requereix cap desenvolupament. **La integració compleix l’RGPD?** L’ha de complir: és un tractament de dades personals dels empleats. Trasllada només els camps necessaris, limita qui accedeix al token i a les dades, registra les execucions i reflecteix el flux en el registre de les activitats de tractament de l’empresa. ## Conclusió Una API de recursos humans serveix perquè les hores, les absències i els empleats actius arribin a la nòmina, a l’ERP o al quadre de comandament sense que ningú els teclegi. La de LapsoWork exposa exactament aquestes dades amb autenticació per token i documentació pública, i les integracions que compensen en una pime són poques i clares: nòmines, ERP, BI i control d’accés. Si mous dades de recursos humans a mà més d’una hora al mes, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/) i revisa la [documentació de l’API](/ca/api-desenvolupadors/) amb el teu desenvolupador. --- ## Com detectar l’absentisme laboral amb dades: indicadors, càlcul i què fer després URL: https://lapsowork.com/ca/blog/absentisme-laboral-com-detectar-lo-amb-dades/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Què és l’absentisme laboral i què no ho és, com calcular la taxa, la freqüència, la durada mitjana i l’índex de Bradford amb les dades del registre de jornada i de les absències, com llegir-los per centre i per equip, i què pot fer i què no una pime amb el que descobreixi. En una pime l’**absentisme laboral** es nota abans de mesurar-lo: el torn que sempre va just, el dilluns en què falten dues persones, el company que cobreix forats i acaba cremat. Però notar-ho no serveix per actuar, perquè sense dades no se sap si el problema és un equip, un torn, una època de l’any o una persona, ni si el que passa és una baixa mèdica llarga, que no es pot tocar, o una sèrie de faltes curtes sense justificar, que sí. Aquesta guia explica què és absentisme i què no, quins indicadors cal calcular amb les dades que ja tens al registre de jornada i a les absències, com llegir-los sense treure’n conclusions falses i què pot fer legalment una empresa amb el que descobreixi. ## Què és absentisme i què no ho és Absentisme és el temps en què un treballador hauria d’estar treballant i no ho fa. Dins d’aquesta definició conviuen coses molt diferents: - **Absències justificades**: baixes per incapacitat temporal, permisos retribuïts de l’Estatut dels treballadors i del conveni, absències per força major familiar, consultes mèdiques quan el conveni les reconeix. - **Absències injustificades**: faltes sense avís ni justificant, retards reiterats, sortides anticipades. - **El que no és absentisme**: vacances, descansos, permisos de maternitat i paternitat, vaga o formació. Posar-los a la taxa la infla i la fa inútil. La distinció no és només estadística. Les absències justificades per malaltia no poden tenir conseqüències en la feina: la causa d’acomiadament objectiu per faltes d’assistència de l’antic article 52.d) es va derogar el 2020. Les injustificades sí que es poden tractar segons el règim disciplinari del conveni, sempre que estiguin documentades. Per això el primer pas és que cada absència estigui classificada amb el seu tipus, com expliquem a la guia d’[absències mèdiques a la pime](/ca/blog/gestio-absencies-mediques-pime-baixes-permisos/). ## Les dades que ja tens No cal una enquesta ni un consultor. Una pime amb registre de jornada i gestió d’absències digital té: - **Hores teòriques** de cada persona per dia, del calendari laboral i el contracte. - **Hores registrades** de cada dia, del control horari. - **Absències** amb tipus, inici i fi, del mòdul d’absències. - **Estructura**: centre, equip, torn, categoria, antiguitat. Amb això es calcula tot el que segueix. Sense registre digital, el càlcul és una tarda d’Excel al mes i se sol abandonar al segon. ## Els indicadors que importen ### Taxa d’absentisme **Taxa = hores d’absència / hores teòriques × 100**, en el període que triïs. Calcula-la dues vegades: una amb totes les absències i una altra només amb les injustificades. La primera et diu quant costa cobrir forats; la segona, on hi ha un problema de gestió. Compara-la amb la del teu conveni o sector si publica dades; si no, compara-la amb tu mateix mes a mes. ### Freqüència i durada mitjana **Freqüència** = nombre d’episodis d’absència per persona i període. **Durada mitjana** = hores o dies d’absència / nombre d’episodis. Dos equips poden tenir la mateixa taxa amb realitats oposades: un amb dues baixes llargues i un altre amb vint faltes d’un dia. El segon és el que exigeix mirar l’organització de la feina. ### Índex de Bradford És l’indicador clàssic per detectar absències curtes i repetides, que són les que més desorganitzen: **B = S² × D**, en què S és el nombre d’episodis i D el total de dies d’absència en el període, normalment un any. Una persona amb una baixa de 20 dies té 1 × 1 × 20 = 20; una altra amb deu faltes de dos dies té 10 × 10 × 20 = 2.000. L’índex no diu per què falta ningú; diu a qui convé preguntar, i sempre distingint entre justificat i injustificat. ### Desviació entre hores registrades i hores teòriques Un indicador menys conegut i molt útil: persones que cada dia registren menys hores de les teòriques sense cap absència declarada. No és absentisme formal, però és el senyal primerenc d’un horari que no es compleix o d’un problema de fitxatge. Els informes d’hores efectives i desviacions del control horari ho mostren directament. ## Com llegir les dades sense enganyar-te - **Segmenta abans de concloure.** Per centre, equip, torn, dia de la setmana i mes. L’absentisme «de l’empresa» gairebé mai no existeix; existeix el del torn de nit, el dels dilluns o el d’un equip amb un responsable concret. - **Separa les baixes llargues.** Una baixa de sis mesos distorsiona la taxa d’un equip petit durant tot l’any. Analitza-la a part. - **Busca patrons, no culpables.** Faltes concentrades en un torn apunten a l’organització d’aquest torn; faltes concentrades en una persona apunten a una conversa amb aquesta persona, no a una sanció automàtica. - **Mira la tendència**, no el mes. Tres mesos seguits pujant són un senyal; un mes dolent pot ser una grip. - **Creua-ho amb la rotació i les hores extres.** Un equip amb absentisme alt, rotació alta i hores extres altes està dient el mateix per tres vies. Els [indicadors de recursos humans](/ca/blog/indicadors-de-recursos-humans/) es llegeixen junts. ## Què pot fer i què no pot fer l’empresa amb el que descobreixi **Pot** - Revisar l’organització de la feina allà on es concentren les absències: càrregues, torns, descansos, relació amb el responsable. - Parlar amb la persona amb absències curtes repetides per entendre’n la causa, amb respecte a la seva intimitat i sense demanar diagnòstics. - Verificar l’estat de salut en una baixa mitjançant un reconeixement a càrrec de personal mèdic (article 20.4 de l’Estatut dels treballadors). - Aplicar el règim disciplinari del conveni a les faltes injustificades documentades, de manera proporcional i amb els terminis de prescripció. - Millorar les condicions que redueixen absències evitables: flexibilitat, previsibilitat d’horaris, desconnexió digital. **No pot** - Sancionar ni acomiadar per absències justificades per malaltia o per permisos legals. - Tractar les dades de salut més enllà del que és necessari: el tipus d’absència i les dates, no el diagnòstic. - Fer servir l’índex de Bradford o qualsevol indicador com a sanció automàtica sense analitzar cada cas. - Publicar rànquings d’absències per persona; les dades individuals són confidencials i es tracten amb accés restringit. ## Un procés mensual de vint minuts 1. Exporta les absències del mes amb el seu tipus i les hores registrades enfront de les teòriques. 2. Calcula la taxa total i la taxa d’injustificades, per centre i per equip. 3. Mira la freqüència i la durada mitjana dels equips amb la taxa més alta. 4. Actualitza l’índex de Bradford acumulat de l’any i revisa els tres valors més alts, separant justificat i injustificat. 5. Anota una acció per troballa: revisió d’un torn, conversa, canvi de cobertura, i comprova el mes següent si l’indicador s’ha mogut. ## Com ho resol LapsoWork - **Absències classificades per tipus** des de l’app, amb justificant adjunt i aprovació del responsable, i amb tipologia personalitzable segons conveni. - **Informes de jornada**: hores efectives, extres, descansos i desviacions, amb filtres per centre, equip o empleat. - **Informe d’absències exportable a Excel**, amb el que s’ha gaudit, el que queda pendent i el que ha caducat per persona i tipus, per calcular la taxa i l’índex de Bradford. - **Calendari compartit** per equip, que mostra la cobertura abans que falti algú més. - **Històric complet** de cada absència amb data, estat i aprovador. Tot des de 2 € per empleat i mes al pla Bàsic, amb el [mòdul de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) i el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/). I si el problema resulta que és de rotació, tenim una guia sobre [com disminuir la rotació de personal](/ca/blog/com-disminuir-la-rotacio-de-personal/). ## Preguntes freqüents **Com es calcula la taxa d’absentisme laboral?** Dividint les hores d’absència entre les hores teòriques de treball del període i multiplicant per cent. Convé calcular-la dues vegades: amb totes les absències i només amb les injustificades, i segmentar-la per centre, equip i torn. Les vacances, els descansos i els permisos de maternitat i paternitat no s’hi inclouen. **Què és l’índex de Bradford?** Un indicador que penalitza les absències curtes i repetides enfront de les llargues: es calcula elevant al quadrat el nombre d’episodis d’absència i multiplicant-lo pel total de dies d’absència en el període. Serveix per decidir a qui preguntar, no per sancionar, i s’ha de llegir distingint absències justificades i injustificades. **Es pot acomiadar un treballador per absentisme?** No per absències justificades: la causa d’acomiadament objectiu per faltes d’assistència es va derogar el 2020, i les baixes per malaltia i els permisos legals no poden tenir conseqüències en la feina. Les faltes injustificades documentades sí que es poden tractar segons el règim disciplinari del conveni, de manera proporcional. **Quines dades necessito per mesurar l’absentisme?** Les hores teòriques de cada persona segons calendari i contracte, les hores registrades al control horari, les absències amb el seu tipus i dates, i l’estructura de l’empresa per centre, equip i torn. Amb un registre de jornada i una gestió d’absències digitals, tot s’exporta en minuts. **Quina és una taxa d’absentisme normal?** Depèn del sector, del tipus de feina i de com es mesuri, de manera que les comparacions externes enganyen amb facilitat. El que és útil és comparar l’empresa amb ella mateixa mes a mes i per equips, separar les baixes llargues i vigilar la tendència de les absències injustificades. ## Conclusió Detectar l’absentisme laboral amb dades és qüestió de tenir les absències classificades i el registre de jornada digital, calcular quatre indicadors senzills i llegir-los per centre, equip i torn, sense confondre una baixa llarga amb un problema de gestió ni un índex amb una sanció. El que l’empresa pot fer amb el resultat és organitzar millor la feina i parlar amb les persones, sempre dins del que la llei permet. Si vols començar per les dades, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). --- ## Teletreball a Espanya 2026: obligacions legals i programari per complir-les URL: https://lapsowork.com/ca/blog/teletreball-espanya-obligacions-2026/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Llei 10/2021 actualitzada al 2026: quan és obligatori l’acord de teletreball, quines despeses cal compensar i el programari que ho gestiona automàticament. La **Llei 10/2021 de treball a distància** continua sent el marc legal del teletreball a Espanya el 2026. Si la teva pime permet que algun empleat treballi des de casa de manera regular, tens cinc obligacions legals concretes per complir. Incomplir-ne qualsevol pot comportar sancions de fins a 7.500 € per infracció. En aquest article te les expliquem amb exemples, et donem la **llista de comprovació pràctica** i et mostrem com automatitzar-ne la majoria amb un programari. ## Quan s’aplica la Llei 10/2021 La llei s’aplica quan un empleat treballa **a distància de manera regular** i es compleixen aquestes condicions: - **Com a mínim un 30 % de la jornada** en teletreball (en còmput mensual o trimestral segons el contracte). - Durant un període de referència de **tres mesos**. Per tant: - Empleat que teletreballa 1-2 dies a la setmana → **hi queda inclòs**. - Empleat 100 % a distància → **hi queda inclòs** (òbviament). - Treball esporàdic d’un dia (visita mèdica, conciliació puntual) → **no hi queda inclòs**. - Treball ocasional per teletreball col·lectiu (p. ex.: una gran nevada) → **no hi queda inclòs**. ## Les 5 obligacions concretes ### 1. Acord escrit de teletreball És **obligatori** signar un acord escrit amb l’empleat abans de començar el teletreball. L’acord ha de contenir, com a mínim: - Inventari dels **mitjans i equips** que aporta l’empresa. - **Despeses directes i indirectes** i la manera de compensar-les. - Horari de treball i **disponibilitat**. - Percentatge de treball presencial i a distància. - **Centre de treball d’adscripció** de l’empleat. - Lloc del teletreball (normalment, el domicili). - Durada de l’acord (indefinit o temporal). - Mitjans de **control empresarial** (que han de ser proporcionals). - Procediment per suspendre o revertir el teletreball. **Sanció per no tenir acord**: infracció greu, entre 751 € i 7.500 €. ### 2. Registre de jornada a distància L’obligació de registre horari del RDL 8/2019 **també s’aplica al teletreball**. El registre ha de ser fiable: no val el «confio en el meu empleat». **Solucions vàlides**: - Aplicació mòbil amb fitxatge d’entrada i sortida. - Programari web que registri l’inici i el tancament de sessió. - Aplicació d’ordinador amb fitxatge amb un sol gest. **El que no val**: - «Que m’enviï un correu electrònic quan comenci i quan acabi». - Full d’Excel que l’empleat empleni al final de la setmana. - Registre d’activitat de l’ordinador (no compleix el segellament de temps). ### 3. Compensació de despeses L’empresa ha de **compensar les despeses** derivades del teletreball. La llei no fixa cap quantitat; la determina el conveni col·lectiu o l’acord individual. Aspectes que cal tenir en compte: - **Llum** (augment del consum elèctric). - **Internet** (part proporcional de la factura). - **Mobiliari** (cadira ergonòmica, taula) si l’empresa no l’aporta. - **Desgast de l’equip personal** (si no es dona equip corporatiu). Valors orientatius en convenis recents: **30-50 €/mes** per a teletreball de 2-3 dies/setmana; **60-100 €/mes** per a 100 % a distància. **Sanció per no compensar**: infracció greu, 751 €-7.500 €. ### 4. Dret a la desconnexió digital L’empleat té dret a **desconnectar** fora del seu horari laboral. L’empresa ha de: - Definir un **horari laboral clar** a l’acord. - Establir **franges horàries** en què l’empleat ha d’estar disponible. - **No exigir resposta** a correus electrònics o missatges fora de l’horari. - Documentar el dret en una **política interna** que conegui tota la plantilla. **Sanció per vulnerar la desconnexió**: 1.500 €-7.500 € per infracció greu. ### 5. Igualtat de drets L’empleat que teletreballa té **exactament els mateixos drets** que el presencial: - El mateix salari, plusos, vacances i formació. - El mateix accés a la promoció i als ascensos. - Accés al representant sindical i al comitè d’empresa. - Les mateixes mesures de prevenció de riscos laborals. **Sanció per discriminar el teletreballador**: pot arribar a infracció molt greu (fins a 225.018 €). ## Llista de comprovació pràctica: la teva pime compleix? Respon sí/no a cada pregunta. Si en falles 2 o més, tens un risc real de sanció: 1. [ ] Tinc **identificats** tots els empleats que teletreballen més del 30 % de la jornada. 2. [ ] Cadascun té un **acord escrit signat** amb els 9 punts mínims. 3. [ ] L’acord recull les **despeses compensades** i la quantitat exacta. 4. [ ] La compensació apareix **reflectida a la nòmina** (no en sobres a part). 5. [ ] Els empleats a distància fitxen amb un sistema digital **auditat** (no correu electrònic ni Excel). 6. [ ] Tinc un document de **política de desconnexió** que coneix tota la plantilla. 7. [ ] Els empleats a distància reben **formació en PRL** específica del teletreball. 8. [ ] A l’avaluació de riscos hi ha un apartat sobre els llocs de treball a distància. 9. [ ] Els empleats a distància tenen el **mateix accés** a les comunicacions internes, la formació i la promoció que els presencials. 10. [ ] L’acord inclou un **mecanisme de reversió** (com tornar al treball presencial si cal). ## Com ho automatitza LapsoWork ### Generació de l’acord de teletreball Plantilla preconfigurada amb els 9 punts mínims que exigeix la llei. Introdueixes el nom de l’empleat i el sistema genera el PDF a punt per a la signatura biomètrica en 30 segons. ### Fitxatge des de casa L’empleat fitxa des de l’app (mòbil o web) amb segellament de temps i geolocalització opcional (només en el moment del fitxatge, mai de manera contínua). El sistema registra la jornada igual que si fos a l’oficina. ### Franges horàries i desconnexió Defineixes els horaris de disponibilitat al tauler. El sistema genera alertes si l’empleat fitxa fora de l’horari. Les notificacions del programari se silencien automàticament fora de les franges laborals. ### Gestió de la compensació L’import compensat s’afegeix com a **plus a la nòmina**. El sistema ho gestiona automàticament a cada pagament, i queda documentat i traçable. ### Mòdul de teletreball complet El [mòdul de teletreball de LapsoWork](/ca/solucions/programari-teletreball/) centralitza: - Llista d’empleats en règim de teletreball. - Acords signats i vigents. - Calendari de presència (quins dies a l’oficina / quins dies a casa). - Històric de fitxatges a distància. - Compensació de despeses mensual. - Documentació de PRL específica. ## Exemple real: consultora de 22 empleats Una consultora de Madrid tenia 22 empleats en model híbrid (3 dies a l’oficina / 2 dies a casa) sense cap acord signat. Després d’una consulta preventiva amb advocats, es van adonar que incomplien **3 de les 5 obligacions**. Pla d’acció en 30 dies: - Dies 1-7: redacció de la plantilla d’acord amb un advocat. - Dies 8-14: signatura digital de 22 acords a LapsoWork (una tarda). - Dies 15-21: configuració del mòdul de teletreball i del fitxatge a distància. - Dies 22-30: publicació de la política de desconnexió i formació de l’equip. Cost total: 400 € d’advocat + pla Avançat de LapsoWork (1.848 €/any per a 22 empleats). Sanció evitada estimada: **7.500-15.000 €** si la Inspecció hagués arribat primer. ## Preguntes freqüents **Puc obligar un empleat a teletreballar?** No. El teletreball és voluntari i reversible. S’acorda entre les parts i, si l’empleat s’hi nega, no se’l pot penalitzar per això. **Puc prohibir el teletreball?** També, sempre que es justifiqui per motius organitzatius o tècnics. No hi ha un «dret al teletreball», sinó un marc legal per a quan totes dues parts l’acorden. **Puc controlar l’activitat de l’empleat a distància amb programari espia?** No sense informació i consentiment explícit. La llei exigeix que els mitjans de control siguin proporcionals i coneguts. Instal·lar keyloggers o enregistradors de pantalla sense avís és il·legal i comporta sancions de l’RGPD. **I si l’empleat teletreballa des d’un altre país de la UE?** Hi entra en joc una altra normativa: la legislació laboral del país de destinació, la fiscalitat per doble imposició, la Seguretat Social, etc. Consulta-ho amb una gestoria especialitzada abans de permetre-ho. **Què passa si un empleat té un accident a casa durant la jornada a distància?** És un accident de treball. L’empleat ha de comunicar el lloc habitual de treball (normalment, el domicili). L’empresa l’ha de tenir documentat a l’acord de teletreball. **La desconnexió digital inclou els grups de WhatsApp de l’equip?** Sí. Si l’empresa demana fer servir WhatsApp com a canal intern, les converses fora de l’horari són un **incompliment**, llevat d’una urgència justificada. Moltes empreses estan migrant a Slack o Teams amb silenci automàtic a les franges no laborals. ## Conclusió El 2026 el teletreball està **molt regulat a Espanya**. Complir les cinc obligacions no és complicat si tens el programari adequat, però cal fer-ho per escrit i amb traçabilitat. Un programari com [LapsoWork](/ca/solucions/programari-teletreball/) automatitza el 80 % del compliment: genera acords, registra la jornada a distància, documenta la desconnexió i gestiona la compensació de despeses. Si la teva pime té empleats en teletreball i no estàs 100 % segur de complir, pots [provar LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/) per revisar la teva situació. També et resultaran útils l’article sobre el [fitxatge legal amb el mòbil](/ca/blog/fitxar-amb-el-mobil-es-legal/) (el més utilitzat en teletreball) i la [guia de sancions de control horari 2026](/ca/blog/sancions-control-horari-2026/), on detallem les multes concretes del sector. --- ## Top 10 d’errors en implantar un programari de recursos humans en una pime URL: https://lapsowork.com/ca/blog/errors-implantar-programari-recursos-humans-pime/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Els 10 errors més habituals en digitalitzar els recursos humans d’una pime espanyola i com evitar-los. Llista de comprovació d’implantació pas a pas. Fa una dècada que acompanyem més de 200 pimes espanyoles en la digitalització dels seus recursos humans. Pel camí hem vist tots els errors possibles: alguns de graciosos, la majoria cars. Aquest article recull els **10 errors més freqüents** que cometen les empreses quan implanten un programari de recursos humans per primera vegada, amb exemples reals i la manera d’evitar-los. Encara que estiguis triant un programari diferent del nostre, et servirà. ## Error 1: Triar el programari abans de saber quin problema resols L’error més habitual: el responsable de recursos humans o el gerent naveguen per webs de proveïdors, s’enamoren d’una interfície bonica i contracten. Després descobreixen que el programari té un mòdul de reclutament molt avançat… que no faran servir, i que li falta el mòdul de canal de denúncies a què els **obliga la llei**. **Com evitar-ho**: abans de mirar proveïdors, escriu en un full: 1. Quins processos fem avui **en paper o amb Excel** que ens donen problemes? 2. Quines **obligacions legals** incomplim avui? 3. Quin **estalvi de temps** esperem? 4. Quants empleats tenim i com creixem? Amb aquest full, compara 3-4 opcions (inclou-hi LapsoWork, Factorial, Bizneo o Sesame) amb criteris clars. ## Error 2: Contractar el pla més car «per si de cas» Alguns proveïdors hi juguen: el pla bàsic no inclou res d’útil, de manera que acabes contractant l’avançat «per si les mosques». Després descobreixes que hi ha mòduls que mai no actives. **Com evitar-ho**: comença sempre pel **pla bàsic**. Si necessites mòduls avançats, canvia de pla. Un programari modern com LapsoWork permet canviar de pla **mes a mes** sense permanència. No té sentit pagar per una cosa que no faràs servir el primer any. ## Error 3: Saltar-se la neteja de dades abans de migrar Migres el teu Excel «tal qual» al nou programari amb els **tres «Jose García» sense DNI** que arrossegues des del 2018, les dates d’alta en formats diferents i els documents sense classificar. El nou sistema hereta tot aquest caos. **Com evitar-ho**: dedica **1-2 dies** abans de migrar a: - Depurar duplicats i registres obsolets. - Estandarditzar el format (nom cognom vs cognom, nom; DD/MM/YYYY en totes les dates). - Organitzar els documents per empleat en carpetes amb un nom coherent. Un Excel net triga 72 h a migrar. Un Excel caòtic, 2 setmanes. ## Error 4: No comunicar el canvi als empleats Un dia els empleats reben un correu electrònic que diu «a partir de dilluns fitxareu per l’app». Reacció: por, resistència, rumors («ens estan espiant»), queixes al comitè d’empresa. **Com evitar-ho**: comunica-ho **2-3 setmanes abans**: 1. Correu electrònic de la direcció que expliqui el **perquè** (nova llei, estalviar paper, simplificar). 2. Sessió breu de **preguntes i respostes** (30 min presencial o per videotrucada). 3. **Manual curt en PDF** amb captures (2-4 pàgines). 4. Canal de dubtes (correu electrònic o xat intern) actiu les primeres 2 setmanes. Les empreses que comuniquen bé tenen **>95 % d’adopció** la primera setmana. Les que no, arriben al 60 % i triguen mesos. ## Error 5: No formar els comandaments intermedis Els empleats aprenen l’app de pressa perquè la interfície és senzilla. **Els comandaments intermedis es perden** si no els formes: com aprovo vacances? on veig les hores del meu equip? què faig si un empleat demana una correcció? **Com evitar-ho**: sessió d’**1 hora específica** per a comandaments (caps d’equip, encarregats). És el grup més crític perquè si un cap rebutja el sistema, el seu equip el rebutja amb ell. ## Error 6: Configurar malament el conveni col·lectiu Aquest és l’error **més car a llarg termini**. Si no configures bé el conveni (festius, plusos, jornada, descansos), el programari comença a calcular malament les hores i els saldos de vacances. Aquestes dades arriben tortes a la teva gestoria i acaben provocant errors a la nòmina. Descobreixes la fallada tres mesos després, amb tota la plantilla reclamant. **Com evitar-ho**: demana al teu proveïdor una **validació del conveni** en donar-te d’alta. Que t’ensenyin on es configuren els festius, els tipus de plusos i les hores extres, i que tu ho revisis abans d’activar el sistema. LapsoWork fa aquesta validació sense cost amb els convenis preconfigurats. ## Error 7: Confiar el control a una única persona Una empresa de 40 empleats delega tot el sistema en el responsable de recursos humans. Quan aquesta persona és de vacances o està malalta, **ningú més no sap** com aprovar vacances, corregir fitxatges o gestionar una baixa. Paràlisi operativa. **Com evitar-ho**: des del dia 1 configura **dos administradors** com a mínim i dona accés limitat a cada comandament intermedi. L’app de LapsoWork té **rols per defecte** (Admin, Responsable d’equip, Empleat) que ho resolen. ## Error 8: No aprofitar les integracions Algunes empreses mantenen la seva gestoria externa **fent a mà** l’exportació mensual d’hores. Estan pagant per dues coses (programari + gestoria) que es podrien connectar directament per API. **Com evitar-ho**: en donar-te d’alta, pregunta: - Hi ha integració amb la nostra gestoria (A3, Sage, ContaSOL)? - Es pot connectar amb el nostre ERP? - Hi ha una API pública per a desenvolupaments propis? LapsoWork s’integra amb les principals gestories espanyoles i té una [API documentada](/ca/api-desenvolupadors/) si vols automatitzar processos. ## Error 9: No revisar el sistema els primers 30 dies Implantes, formes l’equip, arrenca. I te n’oblides. **Error**. Els primers 30 dies són crítics per detectar ajustos: algun empleat que no fitxa, algun tipus d’absència que no està configurat, algun informe que no surt com esperes. **Com evitar-ho**: **agenda una revisió** amb el proveïdor al cap de 30 dies de l’arrencada. Llista de punts que cal revisar: - Fitxen tots els empleats? N’hi ha algun sense activitat? - S’han creat incidències o peticions que no coneixies? - L’exportació mensual a la gestoria quadra? - Els informes tornen el que s’esperava? - Hi ha queixes o dubtes recurrents de l’equip? ## Error 10: No preparar-se per a una inspecció El programari compleix, però **mai no has preparat una inspecció**. Quan arriba la Inspecció de Treball, el responsable de recursos humans es posa nerviós, no troba l’informe, treu dades incompletes i acaba amb una acta de requeriment innecessària. **Com evitar-ho**: fes una **simulació d’inspecció** cada 6 mesos: 1. Exporta el registre de jornada de **20 empleats aleatoris**. 2. Revisa que quadri amb les nòmines del període. 3. Exporta el **registre de correccions** i revisa que hi hagi motius vàlids. 4. Comprova que tens l’**acord de teletreball** de cada empleat a distància. 5. Verifica que el **canal de denúncies** està publicat i té un responsable nomenat (si +50 empleats). LapsoWork genera tots aquests informes amb **1 clic**. El simulacre t’hauria de portar 30 minuts. ## Llista de comprovació resum de la implantació Si has d’implantar un programari de recursos humans aquest mes, segueix aquest ordre: 1. **Diagnòstic previ** (1-2 dies): quins processos, quines lleis, quins estalvis. 2. **Comparativa de 3 proveïdors** (1 setmana): sense deixar-te endur pel màrqueting. 3. **Demo de 30 dies** del candidat guanyador: prova amb dades reals. 4. **Neteja de dades** abans de migrar (2-3 dies). 5. **Migració assistida** pel proveïdor (2-3 dies). 6. **Configuració del conveni** + validació amb el gestor (1 dia). 7. **Formació als comandaments** (1 sessió, 1 hora). 8. **Comunicació als empleats** (correu electrònic + manual en PDF). 9. **Arrencada** amb data exacta. 10. **Revisió al cap de 30 dies** + ajustos. 11. **Simulacre d’inspecció** al mes 6. Amb aquest pla, la implantació es fa en **5-6 setmanes** i s’estabilitza en 2-3 mesos. ## Preguntes freqüents **Quant de temps em portarà tota la implantació?** Des de la decisió fins al sistema estable: 6-10 setmanes per a una pime mitjana. Només la implantació tècnica són 3-5 dies. **Quin ROI es pot esperar el primer any?** En pimes de 30-80 empleats, l’estalvi típic és de **6-10 hores/setmana** del responsable de recursos humans + reducció d’errors administratius. El programari (720 €/any amb LapsoWork Bàsic) s’amortitza **el primer mes** només en hores estalviades. **I si al cap de 3 mesos no estem contents?** Amb un programari sense permanència com LapsoWork, te’n vas. Abans de contractar, assegura’t que no hi ha un contracte anual forçós. **Surt a compte contractar una consultoria externa per implantar?** Per a pimes amb menys de 100 empleats, normalment no cal: el proveïdor del programari fa la implantació sense cost. Per a empreses més grans o amb integracions complexes, una consultoria pot estalviar temps. **I si el programari triat després no compleix?** Val més detectar-ho a la demo de 30 dies. Si ja has contractat i tens un contracte anual, renegocia un canvi de pla o la cancel·lació anticipada. Si el contracte és sense permanència, te’n vas. ## Conclusió Implantar un programari de recursos humans sembla complicat perquè barreja **tecnologia, llei i persones**. Els 10 errors que hem enumerat es resumeixen en tres idees: **planifica abans de contractar, comunica bé amb el teu equip i revisa sobre la marxa els primers 30 dies**. Amb això, la digitalització passa de ser un projecte estressant a un simple canvi administratiu. Si vols implantar bé des del principi, pots [provar LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/) amb l’acompanyament del nostre equip tècnic. I si encara t’ho estàs pensant, llegeix [quant costa un programari de recursos humans per a una pime](/ca/blog/quant-costa-programari-recursos-humans-pime/) o la guia sobre [com migrar des d’Excel](/ca/blog/migrar-excel-programari-recursos-humans/) sense perdre dades. --- ## Control horari a la indústria i els tallers: torns rotatius i conveni URL: https://lapsowork.com/ca/blog/control-horari-industria-tallers/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Guia per al fitxatge a la indústria i els tallers: torns rotatius 24/7, conveni del metall i la construcció, hores extres i compliment 2026. A la indústria, els tallers i la construcció el control horari té particularitats que no apareixen en altres sectors: torns rotatius 24/7, zones sense cobertura mòbil, personal itinerant entre obres, convenis complexos (metall, construcció, automoció) i hores extres recurrents. En aquest article expliquem com complir la llei de fitxatge 2026 en aquests entorns, amb exemples reals i la configuració recomanada. ## Els reptes específics de la indústria ### 1. Torns rotatius de 3×8 o 4×6 Planta en producció contínua amb torns de matí (6-14), tarda (14-22) i nit (22-6). O esquemes 4×6 (4 dies de feina, 2 de descans, repetit). El control horari ha de reflectir **automàticament** a quin torn pertany cada fitxatge, perquè les hores comptin amb els **plusos corresponents** (nocturnitat, festivitat). ### 2. Obres i tallers sense cobertura mòbil Un electricista que treballa en un aparcament subterrani, un operari en una planta amb gàbia de Faraday, un tècnic en un túnel ferroviari. El fitxatge mòbil **ha de funcionar sense connexió** i sincronitzar-se quan torni la xarxa. ### 3. Personal itinerant Electricistes o lampistes que passen per 3-4 obres diferents al dia. Cada obra és un **centre de treball diferent**: cal saber quantes hores ha treballat cadascú a cada obra per al client final. ### 4. Convenis complexos El conveni general del metall té més de 80 articles específics sobre jornada, plusos i descansos. La construcció té un conveni nacional + convenis provincials diferents. Calcular-ho tot a mà en una nòmina de 40 empleats és **inviable**. ### 5. Hores extres quotidianes A la indústria hi ha hores extres gairebé cada setmana: reforç de producció, imprevist de manteniment, pic de comandes. La diferència entre hora ordinària, extra estructural, extra per força major i festiva canvia la cotització a la Seguretat Social i l’import brut en nòmina. ## Com resoldre-ho amb un programari adequat ### Configuració per tipus de jornada A LapsoWork crees els **models de jornada** (com ara «Torn de matí», «Torn de nit», «Guàrdia de cap de setmana») amb les seves hores específiques i els plusos associats. Quan un empleat fitxa dins del tram «Torn de nit», les hores s’**imputen automàticament** amb la nocturnitat aplicada. ### Fitxatge sense connexió garantit L’app de LapsoWork fitxa sense xarxa i sincronitza després. **Crític** en obres i tallers industrials: si falla la sincronització del mòbil en una obra subterrània, els fitxatges es desen en local i es pugen en arribar a la superfície. **Alternativa**: tauleta en mode quiosc a l’entrada de la nau o la planta amb fitxatge per PIN o targeta NFC. Més pràctic en fàbriques amb més de 30 empleats que accedeixen al mateix punt. ### Geolocalització en fitxar (opcional) Per al personal itinerant, el fitxatge pot desar la **ubicació aproximada** en el moment de fitxar. Útil per justificar davant del client final quines hores s’han treballat a cada obra. Important: requereix **informació i consentiment** explícit de l’empleat (privacitat). ### Centres de treball i projectes Cada obra o projecte és un **centre de treball** amb alta i baixa. Els empleats veuen a la seva app on fitxen avui i les hores imputades a cada obra. El responsable pot generar informes per centre per a la facturació al client. ### Alertes d’hores extres i descansos El sistema alerta el responsable quan un empleat: - Superarà el límit de **80 hores extres anuals** (art. 35 ET). - No tindrà **12 hores de descans** entre jornades. - Treballarà **més de 6 dies seguits** sense descans setmanal. ## Exemple real: taller mecànic de 28 empleats Un taller de reparació de vehicles industrials amb 28 empleats (22 tècnics + 6 administratius). Abans de LapsoWork: - Rellotge físic de targeta perforada (comprat el 2008, encara funcionava). - Excel mensual del responsable per quadrar i enviar a la gestoria. - Conveni del metall aplicat «a ull» pel gestor. - Hores extres calculades només si el treballador reclamava. Inspecció de Treball el 2024: sanció de **15.500 €** per fitxatge no auditat + falta de traçabilitat + tres casos d’hores extres no pagades. Després d’implantar LapsoWork (pla Bàsic, 2 €/empl/mes = 672 €/any): - **Tauleta en mode quiosc** a l’entrada del taller. PIN personal per empleat. - **Exportació automàtica** a la gestoria en format XML compatible. - **Conveni del metall** aplicat automàticament amb tots els plusos. - **Historial auditat** disponible per a qualsevol inspecció. Resultat: inspecció següent el 2025 → **acta conforme**. Sense sanció. ## Configuració recomanada per tipus d’empresa ### Taller petit (5-20 empleats) - Pla Bàsic LapsoWork (2 €/empl/mes). - 1 tauleta en mode quiosc a l’entrada (~150 €). - Conveni del metall parametritzat en l’alta. - **Cost anual**: 120-480 € + tauleta. ### Indústria mitjana (20-80 empleats) - Pla Avançat (3,50 €/empl/mes) amb torns rotatius i canal de denúncies. - 1-2 tauletes en mode quiosc per torn d’entrada. - Canal de denúncies obligatori si hi ha més de 50 empleats (299,99 €/any). - **Cost anual**: 840-3.360 € + canal. ### Empresa de construcció amb obres itinerants (30-100 empleats) - Pla Avançat amb fitxatge mòbil obligatori (no tauleta, per la dispersió). - Geolocalització opcional activada per obra. - Integració amb programari de gestió de projectes. - **Cost anual**: 1.260-4.200 €. ### Fàbrica gran (més de 100 empleats) - Pla Personalitzat amb integracions amb ERP (SAP, Microsoft Dynamics). - Lectors NFC per torn o torniquets d’accés amb fitxatge integrat. - Informes executius amb BI. - **Cost anual**: a mida. ## Convenis preconfigurats LapsoWork inclou de sèrie els convenis industrials següents, ja carregats: - **Conveni estatal del metall**. - **Convenis provincials del metall** (Madrid, Catalunya, Andalusia, País Basc, València, Galícia). - **Conveni general de la construcció**. - **Convenis provincials de la construcció** (províncies principals). - **Sector de la fusta i el moble**. - **Indústria química**. - **Hidrocarburs i gasos**. - **Arts gràfiques**. Si el teu conveni no està precarregat, l’equip tècnic el parametritza en l’alta **sense cost addicional** amb les dades del BOE o del conveni col·lectiu vigent. ## Integracions amb ERP industrials L’API pública de LapsoWork permet la integració amb: - **SAP Business One** (l’ERP més comú a la indústria espanyola). - **Microsoft Dynamics 365 Business Central**. - **Sage 200**. - **A3 Nóminas** (exportació directa). - **ERP propis** via webhooks o REST. La integració típica sincronitza empleats, torns planificats i hores imputades a projectes. Temps d’implantació: **2-4 setmanes**. ## Preguntes freqüents **Funciona amb personal sindicat?** Sí. De fet, els sindicats **agraeixen** els sistemes digitals perquè registren fidelment les hores extres i faciliten les reclamacions legítimes. El comitè d’empresa sol sol·licitar accés al sistema per veure dades agregades anònimes. **Què passa si l’empleat s’oblida de fitxar en una obra sense cobertura?** Dues opcions: (1) fitxa en arribar al punt següent amb cobertura, i el sistema registra l’hora aproximada amb una nota de l’empleat; (2) el responsable corregeix el fitxatge amb un motiu justificat. Tot queda traçat. **Els lectors de targeta NFC són cars?** Un lector NFC industrial costa 80-200 €. Per a una fàbrica de 50 empleats amb 3 torns, n’hi ha prou amb 2-3 lectors (un per zona). S’amortitza en setmanes si es compara amb el temps estalviat. **Detecta el fitxatge fraudulent (p. ex.: un company fitxa per un altre)?** Detecta patrons sospitosos (p. ex.: fitxatge amb PIN des d’una ubicació incoherent, empremtes no registrades). Per a la màxima seguretat, el fitxatge biomètric (empremta o facial) evita el «fitxatge per un amic». Disponible al pla Avançat. **Què passa amb els desplaçaments entre centres?** Es pot configurar que el **temps de desplaçament** entre obres sigui jornada efectiva (cosa que exigeix el conveni de la construcció en determinats supòsits). El sistema l’imputa automàticament sense que l’empleat hagi de fitxar de manera manual. ## Conclusió La indústria i els tallers tenen reptes específics en el control horari, però **tots es resolen amb un programari ben configurat**. El cost (des de 672 €/any al pla Bàsic per a 28 empleats) s’amortitza **evitant una única sanció** de la Inspecció (mitjana de 15.000 € al sector) i estalviant les 6-10 hores setmanals que es perden gestionant l’Excel i el rellotge de targeta. Si vols veure com es configura per al teu cas, pots [sol·licitar una demo personalitzada](/ca/demo/) o [provar LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). També tenim una guia sobre les [sancions per no complir el control horari](/ca/blog/sancions-control-horari-2026/) i una [comparativa de programari de recursos humans](/ca/blog/alternatives-factorial-2026/) si encara estàs decidint quina eina has de fer servir. --- ## Control horari en hostaleria: guia pràctica per a restaurants i hotels URL: https://lapsowork.com/ca/blog/control-horari-hostaleria/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Com gestionar el fitxatge en hostaleria sense patir: torns partits, multicentre, Inspecció de Treball i programari recomanat per al 2026. L’hostaleria és el sector amb la **taxa de sanció per Inspecció de Treball més alta** a Espanya. Els motius: torns partits impossibles de documentar en Excel, plantilla rotativa, multicentre i hores extres que s’escapen. En aquest article t’expliquem com un restaurant, un hotel o un grup d’hostaleria pot complir la llei de fitxatge 2026 sense complicar l’operativa diària. ## Els 5 problemes específics del sector ### 1. Torns partits i torns dobles Un cambrer típic fa torn de 12:00-16:00 i torna de 20:00-01:00. Si l’obligues a fitxar 4 vegades (entrada del matí, sortida del matí, entrada de la nit, sortida de la nit) en paper, l’oblit és gairebé segur. En Excel, quadrar les hores efectives sense el descans cotitzat és un trencaclosques mensual. ### 2. Plantilla molt rotativa Extres de cap de setmana, substitucions, personal temporal de temporada. En un mes pots donar d’alta i de baixa 15 persones. Cada alta en paper són 30 minuts de feina administrativa. ### 3. Multicentre Un grup de 3 restaurants té personal que «flota» entre locals. Saber quantes hores va treballar en Juan al local A i quantes al B implica revisar fulls separats i creuar-los a mà. ### 4. Hores extres opaques A la cuina és freqüent fer +30 min/dia sense registrar. Al cap de l’any són 120 hores que la Inspecció pot reclamar que es paguin + sanció per infracció molt greu. ### 5. Descans entre jornades El conveni d’hostaleria exigeix 12 h de descans entre jornades. Amb torn partit i torns dobles, complir-ho requereix vigilància. Sense un sistema digital, s’incompleix sense adonar-se’n. ## Com resoldre-ho amb un programari adequat ### Fitxatge amb tauleta en mode quiosc a cada centre Una tauleta Android a la barra o a la cuina amb l’app de LapsoWork en mode quiosc. L’empleat fitxa amb el seu PIN personal (4 dígits) en **3 segons**. Si la xarxa falla, la tauleta desa les dades sense connexió i les sincronitza quan recupera la connexió. **Avantatges respecte al mòbil personal**: no hi ha l’excusa de «m’he deixat el mòbil» i evites conflictes sobre l’ús del mòbil personal en horari laboral. ### Torns visuals amb arrossegar i deixar anar El responsable crea el **quadrant setmanal** arrossegant empleats sobre els torns. Cada empleat veu la seva setmana a l’aplicació mòbil en temps real. Si canvies algú dimecres, a mitja setmana, li arriba una notificació push immediata. ### Alertes automàtiques de descans El sistema detecta si un empleat treballarà amb menys de 12 h de descans entre jornades i **avisa el responsable abans** de validar el torn. Zero incompliments del conveni per distracció. ### Control d’hores extres en temps real El responsable veu al seu tauler les hores efectives davant de les esperades per contracte. Si un empleat porta 180 h el dia 20 del mes (quan «hauria» de portar-ne 140), salta l’alerta. Decideixes si ho compenses amb descans, ho pagues com a extra o ajustes torns. ### Multicentre amb vista consolidada Cada local és una unitat independent, però el gerent veu el **tauler global**: quantes hores s’han treballat a cada centre, quantes per empleat, quant costa la nòmina setmanal. Essencial per tancar costos en un sector de marges ajustats. ## Exemple real: hotel de 62 empleats Un hotel urbà de 62 empleats amb 3 centres (recepció 24 h, restaurant, esdeveniments) va implantar LapsoWork després d’un avís de la Inspecció. Abans: - 4 fulls d’Excel (un per responsable d’àrea). - Hores extres calculades «a ull». - 8 h setmanals del responsable de recursos humans per quadrar torns. - Cap alerta de descans mínim. Després de 3 mesos amb LapsoWork: - **Temps estalviat**: 8 h/setm. en recursos humans + 2 h/setm. en cada responsable = **18 h/setmana** en total. - **Hores extres detectades**: 112 h que no s’estaven pagant. Regularitzades. - **Incompliments de descans evitats**: 5 per mes (detectats i corregits abans). - **Sanció evitada**: la visita següent de la Inspecció es va tancar amb una acta de conformitat. ## Requisits específics per tipus d’establiment ### Restaurant independent (10-30 empleats) - Pla Bàsic de LapsoWork (2 €/empleat/mes): fitxatge, torns (complement del pla Avançat), vacances, gestor documental. - 1 tauleta en mode quiosc (inversió única ~150 €). - Formació d’1 h al propietari + 30 min a l’equip. - **Cost anual estimat**: 720 € + 150 € de tauleta + pla Avançat si els torns són complexos. ### Grup de restaurants (30-80 empleats) - Pla Avançat (3,50 €/empleat/mes) per a torns i multicentre natiu. - Una tauleta per local. - Responsable de recursos humans dedicat o extern. - **Cost anual estimat**: 1.680-3.360 €. ### Hotel (50-200 empleats) - Pla Avançat + canal de denúncies obligatori (Llei 2/2023). - Integració amb el programari hoteler existent (PMS) via API. - Formació per departament (recepció, restaurant, housekeeping). - **Cost anual estimat**: 3.500-10.000 € + canal 299,99 €. ### Cadena hotelera (+200 empleats) - Pla Personalitzat amb integracions a mida. - Desplegament per fases (1 hotel pilot + desplegament general). - Responsable de compte dedicat. - **Cost anual**: a mida. ## Convenis específics admesos LapsoWork ve preconfigurat amb els convenis més utilitzats en hostaleria: - **Conveni estatal d’hostaleria**. - **Convenis provincials** (Madrid, Catalunya, Andalusia, València, Illes Balears, Canàries). - **Convenis de grans grups** (si escau). Els càlculs de descans, hores extres i plusos salarials s’apliquen automàticament. Si el teu conveni no està carregat, el nostre equip el parametritza en l’alta sense cost. ## Preguntes freqüents **Com fitxen els empleats que no tenen mòbil propi?** Tauleta en mode quiosc al local. L’empleat hi entra amb el seu PIN personal i fitxa. En hostaleria és el mètode més utilitzat i el més pràctic. **El sistema detecta si un cambrer fitxa la sortida i continua treballant?** Sí, pots configurar «alertes d’última hora»: si un empleat fitxa la sortida i el responsable veu que continua al local, rep un avís per investigar-ho. **Què passa amb el personal extra de cap de setmana?** El dones d’alta temporalment amb data d’inici i de fi. Fitxa igual que els fixos. Quan acaba la temporada es desactiva i deixa de facturar-se en el cost mensual. **Com es gestiona el «personal en negre» a la cuina?** No es gestiona. Si tens personal sense contracte, cap programari no et solucionarà el problema. La Inspecció creua els fitxatges amb la Seguretat Social i detectar-hi diferències és trivial. Sanció garantida. **S’integra amb els TPV d’hostaleria?** LapsoWork té una API pública. Els principals TPV (Agora, HioPOS, Polarized) s’hi poden connectar per sincronitzar empleats. Consulta les integracions disponibles amb el nostre equip. ## Conclusió L’hostaleria no és un sector «més difícil» per complir la llei de fitxatge: és un sector on **el cost de no complir és més alt** (sancions, reclamacions, rotació). Un programari especialitzat com LapsoWork resol torns partits, multicentre, descansos i hores extres per **720 €/any** (pla Bàsic) o **1.260 €/any** (pla Avançat amb torns) per a un restaurant de 30 empleats. Si vols veure com funciona amb el teu cas concret, pots [sol·licitar una demo personalitzada](/ca/demo/) o provar [LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/). I si estàs valorant si comprar o continuar amb Excel, revisa [quant costa realment un programari de recursos humans per a una pime](/ca/blog/quant-costa-programari-recursos-humans-pime/) o les [sancions específiques del sector](/ca/blog/sancions-control-horari-2026/). --- ## Signatura biomètrica de contractes: què és i com implementar-la a la teva pime URL: https://lapsowork.com/ca/blog/signatura-biometrica-contractes/ Publicado: 2026-04-22 Resumen: Guia completa sobre la signatura biomètrica de contractes laborals: validesa legal segons l’eIDAS, com funciona, avantatges i com implementar-la en 48 hores. Imprimir un contracte, escanejar-lo, enviar-lo per correu electrònic, rebre’l signat, tornar-lo a escanejar, arxivar-lo en una carpeta… Això és el que encara fa la majoria de pimes espanyoles el 2026. La **signatura biomètrica** elimina tot aquest procés: l’empleat signa al mòbil en 10 segons i el contracte queda legalment vinculant. En aquest article t’expliquem què és exactament, quina validesa té i com implementar-la en 48 hores sense tocar el teu ERP. ## Què és la signatura biomètrica La signatura biomètrica és un tipus de **signatura electrònica avançada** que capta les dades úniques del teu traç quan signes en una pantalla tàctil (mòbil, tauleta): - **Pressió exercida** en cada punt del traç. - **Velocitat i acceleració** del moviment. - **Cadència** (ritme de signatura). - **Angles i inclinacions** del gest. Totes aquestes dades es combinen amb una **empremta criptogràfica (hash) del document** i generen una evidència única, vinculada de manera irreversible a la persona que signa i al document que signa. ## Base legal: per què val igual que la signatura manuscrita La validesa de la signatura biomètrica a Espanya es fonamenta en dos blocs normatius: ### Reglament eIDAS 910/2014 (UE) Estableix tres nivells de signatura electrònica: - **Signatura electrònica simple**: qualsevol mètode digital que identifiqui el signant. Validesa legal limitada (tècnicament, un correu electrònic amb un «d’acord» ja compta). - **Signatura electrònica avançada**: identifica el signant de manera única, es vincula indissolublement al document i permet detectar-ne modificacions posteriors. **La signatura biomètrica entra aquí**. - **Signatura electrònica qualificada**: avançada + certificat qualificat + dispositiu segur (p. ex., signatura amb DNIe). Màxim nivell legal. La signatura biomètrica, com que és **avançada**, equival a la signatura manuscrita per a la **gran majoria de documents** (art. 25 eIDAS). ### Codi civil espanyol L’art. 3.10 del Codi civil declara vàlides les formes d’expressió de la voluntat, incloses les digitals, sempre que n’hi hagi **constància fefaent**. La signatura biomètrica l’aporta. ### Jurisprudència recent Els tribunals espanyols admeten la signatura biomètrica des del 2016. Casos rellevants: - **TS 2021**: signatura biomètrica en banca considerada equivalent a la signatura manuscrita. - **TSJ de Madrid 2023**: contracte laboral signat biomètricament admès com a prova plena. - **TSJ de Catalunya 2024**: modificació substancial de condicions acceptada amb signatura biomètrica considerada vàlida. ## Per a què es pot fer servir en una pime Pràcticament per a qualsevol document de recursos humans: 1. **Contractes laborals** (indefinit, temporal, pràctiques, formació). 2. **Annexos al contracte** (modificacions, canvis de jornada). 3. **Acords de teletreball** (obligatoris per la Llei 10/2021). 4. **Comunicacions d’acomiadament o de finalització**. 5. **Clàusules de confidencialitat i pactes de no competència**. 6. **Autoritzacions** (ús de la imatge, cessió de dades, formació bonificada). 7. **Rebuts de nòmina** (signatura de conformitat del treballador). 8. **Lliurament d’equips i EPI**. 9. **Acceptació del conveni col·lectiu**. 10. **Acceptació de la política d’ús de les eines informàtiques**. El que **no convé signar només amb signatura biomètrica**: - Escriptures públiques davant notari (requereixen signatura manuscrita presencial). - Documents que s’han d’inscriure en registres públics amb signatura certificada. - Contractes amb empreses estrangeres en què la contrapart exigeix signatura qualificada. Per a aquests casos es fa servir la **signatura electrònica qualificada** amb certificat digital. ## Com funciona tècnicament El procés té 4 fases: ### Fase 1 — Generació del document L’administrador de recursos humans selecciona una **plantilla** (p. ex., contracte indefinit). LapsoWork emplena automàticament les variables de l’empleat (nom, DNI, categoria, salari) i genera el PDF. ### Fase 2 — Enviament a l’empleat L’empleat rep una **notificació push a l’app** amb el document. El pot llegir sencer, baixar-lo i afegir-hi anotacions si cal. ### Fase 3 — Signatura L’empleat signa amb el dit o amb un estilet directament a la pantalla del mòbil. El sistema capta: - El **traç visual** de la signatura. - Les **dades biomètriques** del gest (pressió, velocitat, cadència). - El **segell de temps** del moment de la signatura. - Les **metadades del dispositiu** (sense envair la privacitat: model de dispositiu, versió del sistema operatiu). - Una **empremta criptogràfica** del document signat. ### Fase 4 — Segellament i arxiu El sistema combina el document + la signatura + les dades biomètriques + el segell de temps en un **contenidor PDF/A-3** (format d’arxiu a llarg termini). Aquest contenidor es segella amb un **segell de temps qualificat** (TSA) i s’arxiva al gestor documental amb traçabilitat completa. Si anys després algú qüestiona la signatura, es pot **verificar** que: 1. El document no s’ha modificat. 2. La signatura correspon a la persona (per anàlisi pericial de les dades biomètriques). 3. El segell de temps és autèntic. ## Comparativa amb altres mètodes | Mètode | Validesa legal | Temps per signatura | Cost | Traçabilitat | |---|---|---|---|---| | **Paper + manuscrita** | Plena | 5-15 min (imprimir, signar, escanejar) | Paper + tòner + arxiu | Manual | | **PDF editable amb signatura escanejada** | **Discutible** | 5-10 min | Gratis | Molt baixa | | **Signatura simple** (p. ex., casella «accepto») | Limitada | 10 s | Gratis | Baixa | | **Signatura biomètrica** | **Avançada** | 10-20 s | Inclosa en el SaaS | Alta | | **Signatura qualificada** (DNIe) | Màxima | 2-5 min | Gratis (requereix certificat) | Alta | La signatura biomètrica és el **punt òptim** per als documents laborals del dia a dia: validesa equivalent a la manuscrita, rapidesa de signatura qualificada i cost inclòs en un SaaS. ## Com implementar-la a la teva pime ### Dia 1 — Configuració (3-4 hores de feina de recursos humans) 1. **Activa el mòdul de gestor documental** amb signatura biomètrica (inclòs al pla Bàsic de LapsoWork). 2. **Penja les plantilles** dels contractes i acords més habituals (indefinit, temporal, teletreball). LapsoWork detecta les variables automàticament (nom, DNI, etc.). 3. **Comunica als empleats** que els nous contractes i annexos se signaran per l’app. Hi ha disponible un model de correu electrònic. ### Dia 2 — Primer contracte pilot 4. Tria un cas real (contracte nou, annex, canvi de jornada) i fes-lo servir com a **pilot**. 5. Envia’l per l’app a l’empleat afectat. 6. L’empleat signa des del mòbil. 7. Comprova al gestor documental que el document ha quedat arxivat correctament amb totes les metadades. ### Setmana següent — Desplegament complet 8. Aplica la signatura biomètrica a **tots els documents nous** a partir d’aquell moment. 9. Pel que fa a l’històric ja signat en paper, no cal migrar-lo: mantens l’arxiu físic tal com el necessitis. ## Casos d’ús típics a la pime espanyola ### Contractació ràpida Una pime d’hostaleria contracta un cambrer per al cap de setmana. Abans: imprimir el contracte, esperar l’empleat, signar, escanejar, arxivar (30-45 min). Ara: generar-lo a LapsoWork, enviar-lo al mòbil de l’empleat, signar (3 min en total). ### Canvis de jornada massius Una empresa de serveis passa a 37,5 h setmanals pel conveni. Abans: 80 annexos impresos, signats i arxivats (2-3 dies de feina). Ara: 80 annexos enviats en lot amb un clic, signats pels empleats en 24-48 h (4 h de feina real). ### Acceptació del canal de denúncies Tota la plantilla ha de rebre i acceptar la política interna del canal. Abans: reunió presencial o correu electrònic amb un justificant de recepció dubtós. Ara: enviament massiu amb signatura biomètrica i traçabilitat completa. ## Preguntes freqüents **Què passa si l’empleat no té telèfon intel·ligent propi?** L’empresa li ha de facilitar una alternativa: una tauleta a l’oficina, un ordinador a la recepció o un telèfon intel·ligent corporatiu. Si l’empleat es nega a fer servir un dispositiu i pot signar en paper, la llei ho permet. **L’empleat es pot negar a signar biomètricament?** En principi, sí. Però si el conveni o el contracte ho estipulen, o si l’empresa ho justifica amb un protocol intern, normalment s’admet. A la pràctica, cap empleat no s’hi nega quan veu com és de ràpid. **Quina validesa té a l’estranger?** Dins de la UE, el Reglament eIDAS garanteix el reconeixement mutu. En països de fora de la UE depèn del dret local: al Regne Unit, a Suïssa i als EUA se sol admetre; en alguns països llatinoamericans encara s’exigeix la signatura manuscrita. **I si algú nega haver signat?** En cas d’impugnació, es fa una **anàlisi pericial** de les dades biomètriques captades. Un grafòleg forense certificat compara el traç i els patrons amb mostres conegudes del signant. El 99 % de les impugnacions acaben confirmant la signatura. **Les dades biomètriques compten com a «dades sensibles» segons l’RGPD?** Sí, les dades biomètriques són de categoria especial (art. 9 RGPD). S’han de tractar amb una base jurídica adequada: en l’àmbit laboral, és el consentiment explícit en signar + l’interès legítim de l’empresa en la gestió documental. LapsoWork ho gestiona de manera conforme. ## Conclusió La signatura biomètrica és la forma més eficient i legalment vàlida de gestionar els documents laborals d’una pime el 2026. T’estalvia **hores cada setmana** en paperassa, redueix els errors i deixa una evidència criptogràfica sòlida davant de qualsevol discrepància futura. Amb LapsoWork la tens inclosa des del pla Bàsic (2 €/empleat/mes), sense cost addicional. Si la vols implementar a la teva pime, pots [provar LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/) per valorar-la sense compromís, o consultar la [pàgina del mòdul de gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) amb tots els detalls tècnics. I si encara no has passat del paper al digital, tenim una [guia específica sobre com fer-ho en 72 hores](/ca/blog/migrar-excel-programari-recursos-humans/). --- ## Fitxar amb el mòbil: és legal i compleix la nova normativa del 2026? URL: https://lapsowork.com/ca/blog/fitxar-amb-el-mobil-es-legal/ Publicado: 2026-04-22 Resumen: Aclarim si fitxar amb el mòbil és legal a Espanya el 2026, quins requisits ha de complir l’app i com evitar sancions de la Inspecció de Treball. «Els comercials que són fora de l’oficina poden fitxar amb el mòbil i que valgui?» És una de les preguntes més freqüents que rebem. La resposta curta: **sí, sempre que l’app compleixi els cinc requisits tècnics de la nova llei de fitxatge digital 2026**. En aquest article t’expliquem què vol dir això exactament i com pots assegurar-te que l’app que facis servir (o la dels teus treballadors) compleix. ## La resposta directa: sí, fitxar amb el mòbil és legal La llei espanyola, tant en el Reial decret llei 8/2019 com en la normativa actualitzada del 2026, **no imposa cap suport físic concret** per al registre de jornada. El que exigeix és que el sistema, sigui quin sigui, compleixi uns requisits funcionals. El mòbil encaixa sense problemes amb aquests requisits si fas servir una **app homologada**. De fet, per a molts perfils laborals (comercials, tècnics de camp, teletreballadors, personal de neteja multicentre) és l’única opció pràctica. ## Els 5 requisits que ha de complir l’app L’app que facis servir, sigui de LapsoWork o de qualsevol altre proveïdor, ha de complir **tots** els punts següents. Si en falla un, el fitxatge no és vàlid per a la Inspecció. ### 1. Identificació única del treballador Cada empleat ha d’**autenticar-se de manera unívoca**. Això implica: - Usuari i contrasenya personals (com a mínim). - Identificació biomètrica (empremta dactilar o reconeixement facial) o PIN si es fa servir un dispositiu compartit com una tauleta en mode quiosc. - **No val** un únic inici de sessió per a diversos empleats. ### 2. Segellament de temps automàtic i inalterable Cada fitxatge genera una marca de temps **que no es pot modificar a posteriori**. Ni l’empleat ni l’administrador poden editar l’hora directament; només poden **sol·licitar una correcció**, que queda auditada amb data, autor i motiu. ### 3. Traçabilitat total de les modificacions Si hi ha una correcció (p. ex.: l’empleat es va oblidar de fitxar), el sistema desa: - Data de la correcció. - Qui la va fer. - Valor anterior i nou. - Motiu declarat. Això permet a la Inspecció veure **l’històric complet** i detectar manipulacions. ### 4. Exportació auditada en PDF o CSV El responsable de recursos humans ha de poder **generar un informe en PDF o CSV auditat** en qualsevol moment, amb tots els fitxatges del període que sol·liciti la Inspecció. El format ha de ser «verificable», cosa que vol dir que no pot ser un Excel editable on qualsevol pugui canviar les dades. ### 5. Funcionament sense connexió a internet L’app ha de **permetre fitxar sense connexió** i sincronitzar quan torni la xarxa. Aquest punt és nou en la normativa del 2026 i és el que més falla en les apps antigues: moltes exigeixen connexió en el moment del fitxatge i, si no hi ha xarxa (obra, zona rural, aparcament subterrani), l’empleat no pot registrar l’entrada. ## Casos en què fitxar amb el mòbil és l’única solució real Hi ha perfils laborals en què el mòbil no és una opció, és **l’única opció** raonable: ### Comercials en ruta Passen 8-10 hores fora de l’oficina visitant clients. Fitxarien «en tornar a l’oficina» si només hi hagués la versió web, cosa que no reflecteix la jornada real. **Amb el mòbil**: fitxen a casa/client/cotxe i l’hora real queda registrada. ### Tècnics de camp (manteniment, instal·lacions) Ídem. A més, poden fer servir la **geolocalització opcional** perquè quedi constància d’on s’ha fitxat. ### Teletreballadors La Llei 10/2021 exigeix un registre fiable de la jornada a distància. L’app del mòbil compleix igual que la versió web. ### Empleats multicentre Cambrers, dependents, personal de neteja que roten per diversos centres la mateixa setmana. Amb l’aplicació mòbil fitxen des del seu dispositiu a cada centre sense dependre de maquinari instal·lat. ### Personal internacional a distància Si l’empresa té treballadors a Espanya des d’altres països (frontera, nòmades digitals), el mòbil és l’opció pràctica. ## El que sí que has de vigilar Tot i que fitxar amb el mòbil és legal, hi ha tres matisos que convé conèixer. ### 1. Privacitat del dispositiu personal Si l’empleat fa servir el seu mòbil personal (BYOD), l’empresa ha de **regular-ne l’ús** en un acord escrit: - L’empresa només pot veure els fitxatges, no la resta del mòbil. - L’empleat no està obligat a fer servir el seu mòbil personal si no vol; si no, l’empresa n’ha de proporcionar un de corporatiu. - L’aplicació no pot recollir dades del dispositiu més enllà de les estrictament necessàries per al fitxatge. ### 2. Geolocalització — consentiment explícit Si l’app activa la geolocalització (encara que sigui «aproximada»), és un tractament de dades que requereix: - **Base jurídica** clara (interès legítim o consentiment). - **Informació prèvia** al treballador. - **Proporcionalitat**: no pots rastrejar l’empleat 24/7; només en el moment del fitxatge. L’app de LapsoWork permet **desactivar la geolocalització** per a tota l’empresa si no la vols fer servir. ### 3. Ús indegut del temps Alguns gerents pensen que el fitxatge amb el mòbil és «massa flexible» i permet abusos. La realitat és la contrària: el **segellament de temps inalterable** i la traçabilitat fan que sigui més difícil manipular els fitxatges que en paper. ## Com detectar si la teva app actual no compleix Si ja fas servir una app de fitxatge i vols verificar si compleix la normativa del 2026, fes aquestes 5 preguntes al proveïdor (ha de respondre SÍ a totes): 1. L’app identifica de manera única el treballador amb usuari/contrasenya o biometria? 2. El segellament de temps és automàtic i l’usuari no el pot modificar? 3. Cada modificació posterior queda registrada amb autor, data i motiu? 4. Puc exportar un informe PDF/CSV auditat per a la Inspecció amb 1 clic? 5. Funciona sense connexió i sincronitza en recuperar la xarxa? Si la resposta a alguna és «no» o «depèn», tens un risc legal real i hauries de valorar canviar de proveïdor abans de la pròxima inspecció. ## Preguntes freqüents **Val fitxar amb un WhatsApp al cap?** No. No compleix ni la identificació única (qualsevol que tingui el mòbil pot enviar el missatge), ni el segellament inalterable, ni la traçabilitat, ni l’exportació auditada. És el mètode que la Inspecció sanciona més sovint. **Puc fitxar amb el meu Apple Watch o Android Wear?** L’app de LapsoWork de moment no té versió per a dispositius posables (2026), però fitxar des del mòbil amb la pantalla bloquejada, des de la drecera de la notificació, és igual de ràpid. **Què passa si l’empleat no té telèfon intel·ligent?** L’empresa ha d’oferir una alternativa: una tauleta en mode quiosc al centre de treball, el fitxatge web des de l’ordinador o fins i tot un telèfon corporatiu si el lloc de treball ho exigeix. L’empresa no pot obligar l’empleat a fer servir el seu mòbil personal si no ho accepta per escrit. **Els fitxatges des del mòbil tenen validesa en un judici?** Sí, sempre que l’app compleixi els 5 requisits. Els tribunals admeten fitxatges digitals des del 2019 i el 2026 són el format estàndard. **Es pot fitxar automàticament en entrar en una zona wifi?** No. La llei exigeix una acció conscient del treballador: el fitxatge automàtic sense intervenció de l’empleat no és vàlid perquè no hi ha «voluntat declarada» d’iniciar la jornada. ## Conclusió Fitxar amb el mòbil és **legal i totalment recomanable** el 2026, sempre que facis servir una app que compleixi els cinc requisits tècnics de la normativa: identificació única, segellament de temps, traçabilitat, exportació auditada i funcionament sense connexió. L’app de [control horari de LapsoWork](/ca/solucions/programari-control-horari/) compleix els cinc requisits des del disseny i està inclosa en el pla Bàsic (2 €/empleat/mes). Pots [provar-la 30 dies gratis](/ca/demo/) perquè el teu equip la validi abans de contractar-la. Si vols saber-ne més sobre [la nova llei de fitxatge digital 2026](/ca/blog/nova-llei-fitxatge-digital-2026/) o revisar [les sancions que et jugues si no compleixes](/ca/blog/sancions-control-horari-2026/), tenim articles específics sobre cada tema. --- ## Alternatives a Factorial el 2026: preus i funcionalitats per a pimes URL: https://lapsowork.com/ca/blog/alternatives-factorial-2026/ Publicado: 2026-04-21 Resumen: Guia actualitzada a l’abril de 2026 de les principals alternatives a Factorial a Espanya: preus reals, permanència i funcionalitats per a pimes. Factorial és una de les plataformes de recursos humans més conegudes d’Espanya, però no sempre és l’opció que encaixa millor en una pime. Si estàs revisant el teu programari actual o n’estàs triant un per primera vegada, convé conèixer la resta del mercat. L’**abril de 2026** hem recopilat les principals alternatives disponibles a Espanya, amb dades públiques de cada web oficial. El resum ràpid: Factorial és una gran opció per a scale-ups amb un pressupost ampli, mentre que per a una pime de 10 a 100 empleats hi ha opcions que cobreixen l’essencial a un preu més ajustat i, en alguns casos, sense permanència anual. ## Criteris de la comparativa Hem comparat les cinc alternatives amb els mateixos sis criteris que tu avaluaries a l’hora de contractar: 1. **Preu per empleat al mes** (pla bàsic). 2. **Permanència mínima** (contractes anuals o cancel·lació lliure). 3. **Durada de la prova gratuïta.** 4. **Seu i suport en espanyol.** 5. **Mòduls inclosos vs de pagament a part** (canal de denúncies, nòmines, signatura biomètrica). 6. **Adaptació a la normativa espanyola** (llei de fitxatge 2026, Llei 2/2023, teletreball). ## Factorial: el líder, però no sempre la millor opció Factorial és la startup barcelonina de referència, amb més de 16.000 clients. Té un producte polit, un agent d’IA natiu (Factorial One), mòduls de finances i IT i una marca reconeguda. **El problema per a les pimes petites**: el preu del pla bàsic arrenca en **5,50 €/empleat/mes** i la majoria de clients acaben contractant mòduls addicionals fins a superar els 9 €/empleat/mes. Amb 30 empleats ets a **~3.240 €/any** abans d’IVA. A més, el contracte mínim és anual. **Quan sí que convé triar Factorial**: si la teva empresa té 200+ empleats, necessites un agent d’IA integrat per al reporting i vols un ATS avançat per a contractacions massives. ## LapsoWork: l’alternativa espanyola més econòmica **Preu**: 2 €/empleat/mes (pla Bàsic) i 3,50 € (Avançat). **Sense permanència**. **Prova gratis 30 dies** (el doble que Factorial). LapsoWork cobreix l’essencial per a una pime (control horari 2026, vacances, repartiment de nòmines als empleats, app iOS/Android, signatura biomètrica), inclou **canal de denúncies natiu** (Factorial el cobra a part), té la seu a Espanya i suport telefònic en espanyol. El seu enfocament és exclusivament de recursos humans per a pimes, sense mòduls de finances ni d’IT. Amb 30 empleats: **720 €/any** en el pla Bàsic, davant dels ~2.000 € del pla equivalent de Factorial. ## Bizneo HR: per a pimes que aspiren a enterprise **Preu**: des de 4 €/empleat/mes. **Prova**: 15 dies. Bizneo té clients de marca (SEAT, Toyota, Air Europa) i un producte molt complet, especialment en la part de gestió del talent (OKRs, avaluacions, reclutament). La seva UX és una mica més densa que la de Factorial o LapsoWork. **Quan convé triar Bizneo**: si la teva pime està en un creixement fort (100+ empleats) i vols un producte escalable amb un mòdul de talent potent. ## Sesame HR: la UX més simple **Preu**: des de 4,25 €/empleat/mes. **Prova**: 14 dies. **14.000+ clients**. Sesame destaca en l’experiència d’acollida (onboarding) i en la senzillesa de la seva UX. El seu punt feble és que **no inclou canal de denúncies natiu** (l’has de contractar a part). Per a una pime de +50 empleats obligada per la Llei 2/2023, això vol dir sumar-hi 300-500 €/any extra. **Quan convé triar Sesame**: si prioritzes una UX polida, no necessites canal de denúncies i el teu equip valora una acollida ràpida. ## TramitApp: l’opció més barata, amb matisos **Preu**: des d’1-3 €/empleat/mes segons el pla. **Prova**: 14 dies. TramitApp és el programari de recursos humans més barat del mercat espanyol. El pla Easy (1 €) està molt limitat en funcionalitats; el Digital (2 €) s’acosta al Bàsic de LapsoWork, però amb menys integracions i sense canal de denúncies natiu. **Quan convé triar TramitApp**: si la teva única necessitat és un fitxatge digital bàsic, no t’importa tenir un suport reduït i vols el preu absolut més baix. ## Taula comparativa completa Resum de les cinc opcions (dades públiques d’abril de 2026): | Criteri | LapsoWork | Factorial | Bizneo HR | Sesame HR | TramitApp | |---|---|---|---|---|---| | Pla bàsic (€/empl/mes) | **2 €** | 5,50 € | 4 € | 4,25 € | **1-2 €** | | Pla avançat | 3,50 € | 9 €+ | — | 7 €+ | — | | Sense permanència | **✓** | × | × | × | — | | Prova gratis | **30 dies** | 14 dies | 15 dies | 14 dies | 14 dies | | Seu a Espanya | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | Canal de denúncies natiu | **✓** | add-on | add-on | × | × | | Signatura biomètrica | ✓ | ✓ | ✓ | Limitada | Limitada | | Cost anual 30 empl. (pla bàsic) | **720 €** | 1.980 € | 1.440 € | 1.530 € | 720 € | ## Quin criteri cal ponderar més Si la teva pime té **menys de 100 empleats** i gestiones els recursos humans tu mateix o amb un únic responsable: **el preu i l’absència de permanència** són els factors que t’estalvien més diners i més estrès. En aquest cas, LapsoWork o TramitApp són les opcions més racionals. Si ets en **fase de scale-up**, amb 150+ empleats, processos complexos i una direcció de persones professionalitzada: el preu és secundari i el que importa són els **mòduls de talent, les integracions i la maduresa del producte**. Llavors Bizneo, Factorial o Personio són millors. ## Preguntes freqüents **Es pot migrar de Factorial a LapsoWork sense perdre dades?** Sí. L’exportació CSV de Factorial és estàndard. LapsoWork migra empleats, contractes, vacances i documents sense cost en 48-72 hores. **Què passa amb les dades històriques de fitxatge?** S’importen al mòdul de control horari. L’històric es conserva signat digitalment amb segellament de temps, de manera que la Inspecció de Treball el pot consultar si calgués. **Val la pena canviar si ja pago un any per endavant?** Depèn del que quedi. Si acabes de renovar, segurament no. Si et queden 3-4 mesos, l’estalvi anual amb LapsoWork acostuma a compensar l’encavalcament. **I si el motiu que em porta a Factorial és la seva IA?** Factorial One (agent d’IA) és el seu principal element diferenciador. Si fas servir cada dia el reporting avançat amb IA, és un motiu legítim per quedar-t’hi. Si només la fas servir esporàdicament, el sobrecost del 65 % anual no compensa. ## Conclusió El 2026 el mercat de programari de recursos humans per a pimes a Espanya és més madur que mai. Factorial continua sent una gran opció, però no és l’única. La tria depèn de la mida de la teva empresa, del teu pressupost i de les funcionalitats que realment faràs servir: preu i absència de permanència per a les més petites, profunditat de producte i mòduls de talent per a les que són en plena escalada. La millor manera de sortir de dubtes és provar cada opció que t’interessi. Si vols veure LapsoWork per dins, pots [sol·licitar una demo gratuïta de 30 dies](/ca/demo/) sense compromís. --- ## Dos no es barallen si LAPSO no vol URL: https://lapsowork.com/ca/blog/dos-no-es-barallen-si-lapso-no-vol/ Publicado: 2024-09-03 Resumen: Descobreix com el mòdul d’auditoria i traçabilitat de LapsoWork registra cada comunicació i evita disputes laborals amb proves objectives i irrefutables. Diu la dita que «dos no es barallen si un no vol». En una empresa, la versió moderna seria una altra: **dos no es barallen si LAPSO no vol**. I no pas perquè tinguem poders de mediació, sinó per una cosa molt més pràctica: quan cada comunicació, cada document lliurat i cada moviment de personal queda registrat amb data, hora i signatura, la majoria de les discussions s’apaguen soles. No hi ha cap «jo no me’n vaig assabentar», no hi ha cap «això no m’ho vas dir mai», no hi ha versions enfrontades. Només fets. En aquest article t’expliquem com el **mòdul d’auditoria i traçabilitat** de LapsoWork fa de testimoni imparcial de tot el que passa en la relació laboral, i per què aquest registre t’estalvia conflictes, malentesos i, en el pitjor dels casos, demandes. ## El problema: la paraula de l’un contra la de l’altre La majoria dels conflictes laborals no neixen d’una mala intenció, sinó de la falta d’un registre clar. El responsable de recursos humans està convençut que va comunicar el canvi de torn; el treballador jura que no va rebre mai l’avís. L’empresa assegura que va lliurar l’annex al contracte; l’empleat diu que no el va veure mai. Quan no hi ha proves, s’obre un terreny perillós: la paraula de l’un contra la de l’altre. I en l’àmbit laboral, la càrrega de la prova sol recaure sobre l’empresa. Si no pots acreditar que vas comunicar una modificació, que vas lliurar una nòmina o que vas informar d’una política interna, a la pràctica és com si no ho haguessis fet. ### Un cas real (amb final feliç gràcies al registre) Imagina’t aquesta situació, que es repeteix en més pimes de les que et penses. Una empresa notifica a un empleat una modificació de les seves condicions de treball a través de l’aplicació. Mesos després sorgeix un desacord i el treballador al·lega que **no va rebre mai aquesta comunicació**. Sense un sistema de traçabilitat, l’empresa es trobaria en un bon compromís: no podria demostrar que va informar dins del termini i en la forma escaient. Però amb el mòdul d’auditoria de LapsoWork, l’historial mostrava amb claredat la data i l’hora exactes en què la notificació es va enviar, es va rebre i es va obrir. Prova objectiva, imparcial i difícilment rebatible. El conflicte es va resoldre fins i tot abans que anés a més. ## Què és el mòdul d’auditoria i traçabilitat El mòdul d’auditoria de LapsoWork funciona com una **caixa negra** de la gestió de personal: registra automàticament què va passar, quan va passar i qui ho va fer. No l’has d’anar activant recordatori per recordatori, ni és una tasca més per al teu equip. Funciona en segon pla, cada vegada que: - S’**envia o es lliura un document** (contractes, annexos, nòmines, polítiques internes, comunicats). - El treballador **rep i obre** una notificació o un document. - Se **signa digitalment** un document des de l’[app de LapsoWork](/ca/solucions/app/). - Es **modifica un torn, una jornada o unes vacances**. - Es registra un **fitxatge d’entrada o de sortida** al [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/). Tot plegat queda segellat amb data i hora, associat a un usuari concret i conservat de manera íntegra. Quan sorgeix un dubte o una discrepància, no cal reconstruir res de memòria: la resposta és al registre. ## Per què això et protegeix de debò Tenir un testimoni imparcial de cada moviment de personal no és una qüestió de desconfiança envers la plantilla. És una qüestió de **seguretat jurídica** per a totes dues parts. Aquests són els beneficis més tangibles: - **Menys disputes.** Quan tothom sap que hi ha un registre objectiu, les discussions sobre «qui va dir què» pràcticament desapareixen. La transparència desincentiva el conflicte. - **Defensa sòlida davant d’una demanda.** Si un cas acaba a la Inspecció de Treball o davant dels tribunals, poder acreditar amb precisió quan es va comunicar una cosa i qui la va rebre marca la diferència entre guanyar i perdre. - **Compliment demostrable.** La normativa laboral i de protecció de dades exigeix poder acreditar moltes obligacions. El registre dels lliuraments de nòmines o la constància d’haver informat de les polítiques internes són exemples en què la traçabilitat val el seu pes en or. - **Protecció també per al treballador.** El registre no beneficia només l’empresa. Si un empleat va signar alguna cosa, va demanar uns dies o va comunicar una incidència, també té la prova a favor seu. ### Traçabilitat i protecció de dades van de bracet El 2025, amb el Reglament general de protecció de dades (RGPD) i la LOPDGDD plenament consolidats, la traçabilitat no és només un avantatge operatiu: en molts casos és una obligació. Has de poder demostrar que vas informar dels tractaments de dades, que vas obtenir els consentiments necessaris i que vas gestionar correctament les comunicacions internes. El mòdul d’auditoria de LapsoWork està dissenyat precisament per a això: conservar l’evidència de manera íntegra, amb garanties que el registre no s’ha alterat. I el mateix val per a altres fronts en què la constància documental és clau, com el [canal de denúncies intern](/ca/canal-de-denuncies/), en què la traçabilitat i la confidencialitat són requisits legals, o el [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/), que centralitza contractes i comunicacions amb el seu historial complet. ## Dels papers perduts al registre que no falla mai Durant anys, la gestió de personal s’ha sostingut sobre correus electrònics solts, missatges de WhatsApp, papers signats que s’acaben perdent i justificants de recepció que ningú no troba quan fan falta. Aquest model funciona fins que deixa de funcionar: normalment, en el pitjor moment possible. Digitalitzar la gestió de personal amb una eina que registra cada moviment no és un luxe tecnològic, sinó una manera de treballar amb més tranquil·litat. Saps que, passi el que passi, tens constància del que vas fer. I aquesta tranquil·litat es nota en el dia a dia: menys temps dedicat a apagar focs, menys malentesos i una relació laboral més clara per a tothom. Perquè, al capdavall, la millor manera d’evitar una discussió és que no hi hagi res a discutir. I quan cada comunicació deixa rastre, tenir raó deixa de ser una qüestió de memòria per convertir-se en un fet documentat. **Dos no es barallen si LAPSO no vol.** Vols veure com funciona la traçabilitat de LapsoWork a la teva empresa? [Sol·licita una demo](/ca/demo/) o consulta [els nostres plans](/ca/preus/) i comença a deixar constància de tot el que importa. --- ## LapsoWork comença a caminar i ve per quedar-se URL: https://lapsowork.com/ca/blog/lapsowork-comenca-a-caminar-i-ve-per-quedar-se/ Publicado: 2024-08-06 Resumen: Neix LapsoWork, el programari de recursos humans per a pimes espanyoles: control horari, nòmines, vacances i torns en una sola plataforma. Comença en menys de 10 minuts. Gestionar el personal d’una pime no hauria de ser un maldecap. Tanmateix, entre fulls de càlcul interminables, fitxatges en paper, càlculs de vacances fets a mà i la pressió de complir una normativa que canvia cada any, moltes empreses petites dediquen més temps a la burocràcia que al seu propi negoci. D’aquí neix **LapsoWork**: un programari de recursos humans pensat des de zero per a les pimes espanyoles, que aposta per la senzillesa, l’eficàcia i una interfície amigable. I ve per quedar-se. ## Un programari de recursos humans que entén la petita empresa La majoria de plataformes de gestió de personal estan dissenyades per a grans corporacions amb departaments de recursos humans sencers. Són potents, sí, però també complexes, cares i difícils d’implantar. Quan ets un taller, una clínica, un restaurant o una consultora de quinze persones, no necessites un dinosaure amb cent funcions que no faràs servir mai. LapsoWork capgira aquesta lògica. Reuneix en un únic tauler tot el que una pime necessita per portar el seu equip al dia: - **Control horari i fitxatge** legal i sense friccions, des del mòbil o l’ordinador. - **Gestió de vacances i absències** amb sol·licituds, aprovacions i saldos automàtics. - **Planificació de torns** per a equips amb horaris rotatius o partits. - **Nòmines i documents** centralitzats, amb signatura electrònica. - **Canal de denúncies** per complir la normativa de manera senzilla. Tot integrat, tot en espanyol i tot pensat per funcionar el primer dia. ## Comença a treballar en menys de 10 minuts Un dels grans frens a l’hora d’adoptar un programari de recursos humans és la por d’un procés d’implantació llarg, amb consultors, migracions eternes i setmanes de formació. Amb LapsoWork aquesta por desapareix. L’alta és immediata: crees el teu compte, dones d’alta el teu equip i en menys de deu minuts els teus empleats ja poden fitxar, demanar dies de festa o consultar els seus documents. Sense instal·lar res, sense infraestructura i sense tecnicismes. Si saps fer servir el correu electrònic, saps fer servir LapsoWork. ## Complir la llei sense tornar-te boig Des del 2019 el registre de jornada és obligatori per a totes les empreses, i la normativa no ha deixat de reforçar-se des d’aleshores. L’avantprojecte de reforma que s’està tramitant apunta cap a un **control horari 100 % digital, accessible en temps real per a la Inspecció de Treball** i amb registres que es puguin conservar durant quatre anys. Portar això amb una llibreta o un Excel s’ha tornat insostenible. LapsoWork automatitza el compliment per tu. Cada fitxatge queda registrat, segellat i disponible per baixar en el format que exigeix la Inspecció. Passa el mateix amb el teletreball, l’acord i el control de jornada del qual també han de quedar documentats. En lloc de perseguir la normativa, la tens coberta de fàbrica. Pots aprofundir en les obligacions concretes a la nostra pàgina de [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/), on expliquem què exigeix la llei i com complir-la sense esforç. ## Menys administració, més negoci El veritable valor de LapsoWork no és només complir la llei, sinó el temps que torna a l’empresa. Quan les vacances es calculen soles, quan les nòmines estan centralitzades i signades digitalment i quan cada treballador gestiona les seves pròpies sol·licituds des del mòbil, el responsable de la pime deixa de fer d’administratiu a temps parcial. Aquest temps recuperat vol dir atendre millor els clients, tenir cura de l’equip i fer créixer el negoci. I, amb tot l’històric ordenat a la plataforma, també decisions més informades: quins departaments acumulen més absències, com es reparteixen els torns o quant teletreball real hi ha a l’empresa. Si el repartiment dels dies de festa és un dels teus maldecaps recurrents, fes un cop d’ull al nostre [programari de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/): calendaris compartits, aprovacions amb un clic i zero encavalcaments. ## Comprova-ho tu mateix Estem convençuts que la millor manera d’entendre LapsoWork és fer-lo servir. Per això oferim una **demo gratuïta** perquè vegis la plataforma funcionant amb les teves pròpies dades i comprovis, abans de contractar res, si encaixa amb la manera de treballar de la teva empresa. LapsoWork neix amb una idea molt clara: que gestionar persones sigui, per fi, tan senzill com hauria de ser. Avui comencem a caminar, i ho fem per quedar-nos. --- ## Temps convulsos que LapsoWork t’ajudarà a suportar URL: https://lapsowork.com/ca/blog/temps-convulsos-que-lapsowork-t-ajudara-a-suportar/ Publicado: 2024-07-09 Resumen: Incertesa, teletreball i nova normativa laboral: descobreix com un programari de recursos humans ajuda la teva pime a mantenir el control en temps convulsos. Hi ha èpoques en què tot sembla moure’s alhora. Canvis de normativa laboral, equips que treballen repartits entre l’oficina i casa, plantilles que creixen o s’ajusten d’un mes a l’altre, i una llista interminable d’obligacions per complir sense marge d’error. Per a una pime, sostenir el dia a dia de la gestió de persones mentre el terra es mou pot ser esgotador. La bona notícia és que la tecnologia hi és per a això: perquè els temps convulsos no t’enxampin sense eines. A LapsoWork vam néixer precisament en un d’aquests moments de màxima incertesa, quan milers d’empreses van haver de reinventar d’un dia per l’altre com treballaven els seus equips. Des de llavors hem après una cosa: la diferència entre les empreses que resisteixen i les que es desborden gairebé mai no és la mida, sinó tenir els processos de recursos humans sota control. Vegem com. ## Què converteix una època en «convulsa» per a una pime No cal una crisi mundial perquè la gestió de persones es compliqui. En el dia a dia de qualsevol empresa petita o mitjana s’acumulen fronts que, sumats, generen molt de soroll: - **Canvis normatius constants.** El registre horari obligatori, la Llei 10/2021 de treball a distància, les actualitzacions de l’SMI, el nou canal de denúncies intern per a empreses a partir d’una certa mida… La legislació laboral no para de moure’s i l’incompliment surt car. - **Models de treball híbrids.** Una part de l’equip a l’oficina, una altra a casa i algun perfil que alterna entre tots dos llocs. Controlar jornades, absències i disponibilitat es converteix en un trencaclosques si es porta a mà. - **Pics d’activitat i estacionalitat.** Campanyes, temporades altes o projectes puntuals que obliguen a reorganitzar torns i reforços amb poca antelació. - **Documentació dispersa.** Contractes, nòmines, comunicats, justificants i comunicacions repartits entre el correu, WhatsApp i carpetes que ningú no troba quan arriba una inspecció. Cadascun d’aquests fronts, per separat, és manejable. El problema és quan arriben tots alhora. És aquí on un programari de recursos humans deixa de ser un luxe i es converteix en el coixí que et permet continuar funcionant. ## Com t’ajuda LapsoWork a mantenir el control La nostra filosofia és senzilla: que dediquis la teva energia a fer créixer el negoci, no a apagar focs administratius. Aquestes són les palanques que marquen la diferència quan tot s’accelera. ### Registre horari que compleix la llei, siguis on siguis El control horari va deixar de ser opcional fa anys, i amb el treball a distància s’ha tornat encara més delicat. Amb el nostre [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/), cada persona fitxa des del mòbil, l’ordinador o un dispositiu fix, i tu tens el registre consolidat, amb segell de temps i traçabilitat. Si arriba una inspecció, la informació està a punt en segons, no en una tarda de buscar entre papers. ### Teletreball ordenat, no improvisat Treballar a distància no és només donar un portàtil i confiar en la bona voluntat. La normativa exigeix acords de teletreball, control de jornada i compensació de despeses, entre altres coses. La nostra eina de [gestió del teletreball](/ca/solucions/programari-teletreball/) t’ajuda a formalitzar tot això, mesurar l’activitat sense caure en un control asfixiant i mantenir la relació amb el teu equip sana i transparent. ### Vacances i absències sense cadenes de correus En temporades mogudes, coordinar qui fa festa i qui cobreix és una font clàssica de conflictes. Centralitzar les sol·licituds de vacances i absències evita encavalcaments, ho deixa tot per escrit i dona visibilitat a l’equip d’un cop d’ull. ### Documentació sempre a mà Contractes, nòmines, fulls de treball i comunicacions deixen de viure en el caos del correu. Amb un [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) integrat, cada empleat accedeix als seus documents i tu tens l’historial ordenat, segur i accessible quan el necessitis. Quan l’entorn és incert, tenir la casa en ordre és mitja batalla guanyada. ### Compliment normatiu actualitzat La llei canvia; el programari hauria de canviar amb tu. Mantenim les funcionalitats al dia amb la normativa vigent, inclòs el [canal de denúncies intern](/ca/canal-de-denuncies/) obligatori per a determinades empreses. Així redueixes el risc legal sense haver d’estar pendent de cada modificació del BOE. ## El que de debò marca la diferència Cap eina no fa desaparèixer la incertesa. El que sí que pot fer és treure’t de sobre el pes administratiu perquè tinguis cap i temps per decidir bé. Les pimes que travessen millor els temps convulsos són les que han automatitzat les tasques repetitives i han alliberat les persones per al que és important. Això és exactament el que perseguim: que una època complicada no es converteixi en un caos operatiu. Que complir la llei sigui automàtic, que el teletreball estigui ordenat, que les vacances es gestionin soles i que la documentació sigui sempre on ha de ser. Si sents que últimament passes més temps apagant focs de gestió que dirigint el teu negoci, potser és el moment de comptar amb la tecnologia adequada. Pots consultar els nostres [plans i preus](/ca/preus/) o [demanar una demo](/ca/demo/) sense compromís: t’ensenyem en una estona com LapsoWork et pot ajudar a suportar qualsevol temps convuls amb la tranquil·litat de tenir-ho tot sota control. --- ## LapsoWork impulsa la innovació amb l’execució del Projecte d’R+D+I «Verso 20» URL: https://lapsowork.com/ca/blog/lapsowork-projecte-rdi-verso-20/ Publicado: 2024-06-11 Resumen: LapsoWork executa el Projecte d’R+D+I Verso 20: pseudonimització, IA i benestar laboral per mesurar la productivitat de les pimes sense comprometre la privacitat. A LapsoWork fa anys que estem convençuts que el programari de recursos humans per a pimes ha de fer alguna cosa més que registrar hores: ha d’ajudar les empreses a ser més productives sense convertir les persones en un número vigilat. D’aquesta convicció neix **Verso 20**, el nostre projecte d’R+D+I, que té com a propòsit desenvolupar solucions tecnològiques avançades per optimitzar la productivitat laboral sense comprometre la privacitat dels treballadors. ## Transformem la gestió de recursos humans amb tecnologia avançada La gestió de persones ha canviat més en els últims anys que en les tres dècades anteriors. El teletreball, els horaris flexibles i l’obligació legal d’un [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) fiable han multiplicat la quantitat de dades que una pime genera sobre la seva plantilla. El repte ja no és recollir-les, sinó tractar-les d’una manera útil, segura i respectuosa amb els drets de cada persona. Verso 20 afronta aquest repte de cara. En lloc d’acumular informació sensible sense criteri, el projecte investiga com extreure valor real de les dades de recursos humans —tendències de productivitat, càrregues de treball, patrons d’absència— mantenint la privacitat com a principi de disseny i no com un pedaç afegit al final. ## En què consisteix el Projecte d’R+D+I? Verso 20 s’articula al voltant de tres pilars de treball que es reforcen entre si: - **Pseudonimització de dades.** Apliquem tècniques que dissocien la informació de la identitat concreta de cada empleat. Així és possible analitzar el rendiment d’un equip o d’un departament sense exposar dades personals identificables, en línia amb el que exigeix el Reglament general de protecció de dades (RGPD). - **Intel·ligència artificial per avaluar la productivitat.** Models d’IA que detecten patrons i colls d’ampolla a partir de dades ja pseudonimitzades i que ofereixen a la direcció informació agregada i útil per actuar en lloc de vigilància individual. - **Optimització del benestar laboral.** Encreuar la informació de productivitat amb indicadors de càrrega i descans per prevenir el sobreesforç, afavorir la desconnexió digital i millorar l’experiència de les persones dins de l’empresa. La clau del projecte és que aquests tres pilars no s’entenen per separat: la pseudonimització és la que fa possible que la IA analitzi sense envair, i l’anàlisi és la que permet actuar sobre el benestar de manera objectiva. ## Impacte i beneficis del projecte Els resultats de Verso 20 s’estan incorporant de manera progressiva a les solucions de LapsoWork, amb un impacte directe en el dia a dia de les pimes: - **Més seguretat de les dades.** La pseudonimització redueix el risc associat al tractament d’informació personal i facilita el compliment de l’RGPD i la LOPDGDD. - **Anàlisi de productivitat respectuosa amb els drets laborals.** La direcció obté una visió clara del rendiment de l’organització sense recórrer a un control individual intrusiu, cosa especialment rellevant en entorns de [teletreball](/ca/solucions/programari-teletreball/). - **Més eficiència en la gestió de recursos humans.** Menys tasques manuals, decisions basades en dades fiables i una millor assignació de recursos i torns dins de l’equip. Per a una pime, això es tradueix en una cosa molt concreta: prendre millors decisions sobre la seva plantilla sense obrir la porta a problemes legals ni deteriorar la confiança de les persones que hi treballen. ## Compromís amb la recerca i la tecnologia Verso 20 no és un projecte aïllat, sinó part de l’aposta contínua de LapsoWork per la innovació aplicada. En el seu desenvolupament hi col·laboren perfils especialitzats en seguretat informàtica, anàlisi de dades i desenvolupament de programari, que treballen colze a colze per traslladar la recerca a un producte real i que qualsevol empresa pugui utilitzar, sigui quina sigui la seva mida. Continuarem invertint en R+D+I perquè creiem que la tecnologia de recursos humans ha d’estar al costat de les persones i de les empreses alhora. Verso 20 és un pas més en aquesta direcció: productivitat i privacitat no són objectius enfrontats, sinó dues cares d’una mateixa manera de treballar. Si vols comprovar com es reflecteix tot això en el producte, pots [demanar una demo](/ca/demo/) i veure-ho aplicat al teu cas. --- ## Canal de denúncies i protecció de dades: com complir l’RGPD URL: https://lapsowork.com/ca/blog/canal-de-denuncies-i-proteccio-de-dades/ Publicado: 2024-04-23 Resumen: Guia 2026 per conciliar el canal de denúncies obligatori amb l’RGPD: confidencialitat, terminis de conservació, accés a les dades i paper del DPD a la teva pime. Implantar un **canal de denúncies** ja no és opcional per a bona part de les pimes espanyoles: la **Llei 2/2023**, que transposa la Directiva europea *whistleblowing* (UE 2019/1937), obliga les empreses de 50 treballadors o més a disposar d’un sistema intern d’informació. Però complir la llei de protecció de l’informant és només la meitat de la feina. L’altra meitat, la que sol quedar a l’aire, és la **protecció de dades personals**: un canal de denúncies gestiona informació especialment sensible (identitats, acusacions, proves) i, si no s’ajusta a l’RGPD, exposa l’empresa a sancions tant de l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant com de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD). Vegem com encaixar totes dues obligacions sense maldecaps. ## Aspectes bàsics de privacitat en un canal de denúncies Un canal de denúncies tracta dades personals des del primer minut: les del denunciant, les del denunciat i les de possibles testimonis. Abans de posar-lo en marxa convé tenir clars diversos principis de privacitat que l’RGPD mateix i la Llei 2/2023 exigeixen de manera expressa. ### Informar adequadament les persones de l’empresa La transparència és la base de tot tractament de dades. Tota la plantilla ha de saber que el canal existeix, per a què serveix, qui gestiona la informació i quins drets té sobre les seves dades. Aquesta informació prèvia —el clàssic deure d’informació de l’article 13 de l’RGPD— no és un simple tràmit: genera **confiança en el sistema** i anima les persones a fer-lo servir quan detecten una irregularitat. Un canal que ningú no coneix o del qual es desconfia és un canal mort. A la pràctica, això es tradueix en una política d’ús del canal accessible, una clàusula informativa al mateix formulari de denúncia i, molt recomanable, una comunicació interna quan es llança el sistema. ### Equilibrar la privacitat del denunciat i els drets del denunciant Aquí hi ha un dels punts més delicats. D’una banda, cal **protegir la identitat del denunciant** amb garanties reforçades de confidencialitat, perquè és precisament la por de les represàlies el que la llei vol neutralitzar. De l’altra, el denunciat conserva els seus drets: presumpció d’innocència, dret de defensa i, en el moment processalment oportú, accés a la informació que el concerneix. La clau és que el dret d’informació del denunciat **no es pot utilitzar per revelar la identitat del denunciant**. L’empresa ha de dissenyar el procediment de manera que tots dos drets convisquin, ajornant la comunicació al denunciat quan hi hagi un risc real que la investigació es vegi compromesa. ### Qui pot accedir a les dades L’accés a la informació del canal ha d’estar **estrictament limitat**. Només l’haurien de poder consultar: - El **responsable del sistema intern d’informació**, figura que la Llei 2/2023 obliga a designar. - El personal de **recursos humans** o de compliment que participi en la instrucció de l’expedient. - L’**assessor legal** intern o extern, quan la denúncia ho requereixi. - El **delegat de protecció de dades (DPD)**, si l’empresa el té designat. - Les **autoritats judicials, policials o administratives**, únicament quan la llei ho exigeixi. Qualsevol altre accés és una bretxa de seguretat. Per això és tan important que el canal registri qui consulta què i quan. ### El paper del delegat de protecció de dades Si la teva empresa està obligada a nomenar un **DPD** —o si l’has designat voluntàriament— la seva participació en el disseny i la supervisió del canal és molt recomanable. El DPD vetlla perquè el tractament compleixi l’RGPD, assessora sobre els terminis de conservació, revisa l’avaluació d’impacte (AIPD) quan escau i actua com a punt de contacte amb l’AEPD. En canals que tracten dades sensibles de manera sistemàtica, comptar amb aquesta figura redueix moltíssim el risc d’errors. ## Principis de protecció de dades en la gestió de denúncies Més enllà de la posada en marxa, el dia a dia del canal ha de respectar els principis de l’RGPD en cada expedient. Aquests són els quatre que més pes tenen en la gestió de denúncies. ### Limitació de la finalitat Les dades recollides a través del canal només es poden fer servir per **investigar els fets denunciats**. La Llei 2/2023 limita l’objecte del canal a infraccions del dret de la Unió i a accions o omissions que puguin ser constitutives d’infracció penal o administrativa greu o molt greu. No és una bústia de suggeriments ni una via per a conflictes laborals ordinaris, i les dades no es poden reutilitzar per a altres finalitats alienes a la investigació. ### Anonimat del denunciant Un dels avenços de la Llei 2/2023 és que **admet expressament les denúncies anònimes**: el sistema ha de permetre informar sense identificar-se. Quan el denunciant sí que s’identifica, la seva identitat queda protegida per l’obligació legal de confidencialitat i només es pot revelar en els supòsits taxats per la llei, normalment en el marc d’una investigació judicial. Aquest anonimat és, novament, el que fa que el canal funcioni. ### Confidencialitat de la informació Tota la informació de l’expedient s’ha de tractar amb la **màxima confidencialitat** i emmagatzemar-se en un entorn segur, amb xifratge i controls d’accés. Això implica registres d’accés, mesures tècniques contra filtracions i formació del personal que hi intervé. Una denúncia filtrada no només destrossa la confiança en el sistema: pot comportar sancions per incompliment de l’RGPD i responsabilitats davant del denunciant. ### Conservació i supressió de les dades L’RGPD exigeix no conservar les dades més temps del necessari, i aquí la Llei 2/2023 és concreta: les dades d’una denúncia només es poden mantenir al sistema intern d’informació **durant el temps imprescindible per decidir sobre la seva tramitació**, i en tot cas **no més de tres mesos** des de la recepció sense que s’hagin iniciat actuacions. Si un cop transcorregut aquest termini escau investigar, la informació es trasllada a un expedient separat. Si no escau, s’ha de **suprimir o anonimitzar**. Aquests terminis automàtics són dels primers que l’AEPD revisa en una inspecció. ## Com ho resol un programari especialitzat Quadrar tot això a mà —control d’accessos, registres, terminis de tres mesos, confidencialitat del denunciant— és feixuc i propens a errors. Un programari que integri el canal de denúncies amb la resta de la gestió de persones simplifica el compliment: accés restringit per rols, traçabilitat de cada consulta, formularis amb la clàusula informativa ja incorporada i esborrament automàtic dels expedients quan vencen el termini. A LapsoWork el [canal de denúncies](/ca/canal-de-denuncies/) ve a punt per complir la Llei 2/2023 i l’RGPD, i conviu amb el [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) per custodiar de manera segura les proves i els expedients associats a cada cas. Així el canal deixa de ser una obligació incòmoda i passa a ser una eina que protegeix tant la teva plantilla com la teva empresa. ## Conclusió El canal de denúncies i la protecció de dades són dues cares de la mateixa moneda. No n’hi ha prou amb tenir una bústia on rebre avisos: cal garantir la confidencialitat del denunciant, respectar els drets del denunciat, limitar l’accés a les dades i complir els terminis de conservació que marca la Llei 2/2023. Fer-ho bé t’estalvia sancions per partida doble i, sobretot, construeix una cultura interna en què les persones s’atreveixen a parlar. I aquesta confiança, al capdavall, és el que fa que el sistema funcioni. --- ## Gestió del canal de denúncies: qui el gestiona i quines responsabilitats té URL: https://lapsowork.com/ca/blog/gestio-del-canal-de-denuncies/ Publicado: 2024-04-09 Resumen: Com gestionar el canal de denúncies segons la Llei 2/2023: qui ha de ser el responsable del sistema, requisits, terminis de 7 dies i 3 mesos i bones pràctiques. Tenir un canal de denúncies no és només instal·lar una bústia i oblidar-se’n. La **Llei 2/2023** exigeix que algú el gestioni de debò: que rebi les comunicacions, les tramiti amb diligència, respecti els terminis i protegeixi l’informant. I gestionar-lo malament se sanciona igual que no tenir-ne. En aquesta guia t’expliquem **qui ha de gestionar el canal de denúncies**, quins requisits ha de complir aquesta persona i quines responsabilitats assumeix en el dia a dia. ## Qui ha de gestionar el canal de denúncies? Quan parlem de gestionar les denúncies en una empresa, el primer és tenir clar qui serà el responsable del procés. D’acord amb la Llei 2/2023, l’encarregat del canal ha de ser **designat per l’òrgan d’administració o de govern** de l’entitat i, un cop nomenat, s’ha de comunicar a l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (AAI). Aquesta figura es coneix tècnicament com a **responsable del sistema d’informació** (o responsable del canal de denúncies). Pot ser una persona física o un òrgan col·legiat, i el nomenament s’ha de formalitzar per escrit. No n’hi ha prou amb una designació informal: si hi ha una inspecció, hauràs d’acreditar qui és i des de quan exerceix el càrrec. ## Requisits de l’encarregat de gestionar el canal de denúncies El responsable de la gestió de denúncies ha de complir una sèrie de requisits per garantir la transparència i la integritat de tot el procés. Aquests són els essencials: ### Independència L’encarregat ha d’actuar de manera **independent i autònoma** respecte de la resta d’òrgans de l’entitat. És crucial per assegurar que les denúncies es gestionin amb imparcialitat i sense influències externes. ### Capacitat i competència Ha de tenir la **capacitat i la competència necessàries** per gestionar el sistema intern d’informació i els canals de denúncia, tant en la part tècnica com en l’organitzativa. ### Coneixement legal El responsable ha d’estar **familiaritzat amb la normativa** sobre protecció d’informants i gestió de denúncies. Així es garanteix que totes les actuacions s’ajustin a la Llei 2/2023 i a l’RGPD. ### Integritat La conducta íntegra i ètica és un pilar fonamental. Ha d’assegurar la **confidencialitat** i el tractament adequat de la informació rebuda per mantenir la confiança de la plantilla en el canal. ### Independència del càrrec Si l’encarregat ocupa un lloc directiu, ha d’exercir les seves funcions **amb independència de l’òrgan d’administració**. Això evita conflictes d’interès i garanteix l’objectivitat en la gestió de cada expedient. ## Responsabilitats de gestió del canal de denúncies La gestió del canal comporta una sèrie de responsabilitats que n’asseguren l’eficàcia i la conformitat amb la llei. Aquestes són les principals: ### Aprovació del procediment El responsable s’ha d’assegurar que el **procediment de gestió d’informacions** estigui aprovat per l’òrgan d’administració o de govern de l’entitat i que es mantingui actualitzat. ### Tramitació diligent L’encarregat ha de respondre amb **diligència** en la tramitació de les denúncies i vetllar perquè el sistema intern d’informació compleixi en tot moment els requisits legals. ### Identificació de canals És responsabilitat de l’encarregat **identificar els canals interns** associats a les denúncies i garantir que la informació sobre com denunciar sigui clara i accessible per a empleats, exempleats, proveïdors i contractistes. ### Justificant de recepció L’encarregat ha d’enviar un **justificant de recepció a l’informant en un termini de set dies naturals** des de la recepció de la denúncia. És un dels terminis que més s’incompleixen i dels més fàcils d’acreditar en una inspecció. ### Termini per donar resposta Cal fixar un **termini màxim de resposta a les actuacions d’investigació**, que per regla general no ha de superar els **tres mesos** (prorrogable a sis en casos especialment complexos). ### Comunicació amb l’informant L’encarregat ha de mantenir **comunicació amb l’informant** i sol·licitar-li informació addicional quan sigui necessari. Això facilita la investigació i assegura que es recull tota la informació rellevant, sempre preservant la identitat del denunciant. ### Confidencialitat i protecció de dades Tota la informació s’ha de tractar de manera **confidencial i conforme a l’RGPD**. L’accés a les dades de l’expedient ha d’estar limitat a les persones estrictament necessàries per instruir el cas. Si encara no tens el canal muntat, comença per saber si la llei t’hi obliga: el [test de canal de denúncies](/ca/test-canal-de-denuncies/) t’ho diu en un minut. ## Com es tramita una denúncia, pas a pas Un cop rebuda una comunicació, el recorregut té dues fases i uns terminis que la llei fixa de manera expressa. ### Fase d’investigació La persona informant presenta la comunicació detallant-hi els fets i, si escau, els responsables, i hi adjunta qualsevol evidència que doni suport al seu relat. La denúncia s’ha de poder presentar de manera individual i, si qui informa ho prefereix, **de manera anònima**: la Llei 2/2023 obliga a garantir aquesta via. La comunicació **s’admet a tràmit** si els fets són investigables dins de l’àmbit material de la llei. Si en una primera anàlisi no s’hi aprecien fets denunciables, es declara **inadmissible** i s’arxiva o es deriva a l’àrea competent. Els terminis no són orientatius: **justificant de recepció en un màxim de 7 dies naturals** des de la recepció, i resposta a la persona informant sobre les actuacions **en un màxim de 3 mesos** des d’aquest justificant, o des que va vèncer el termini de 7 dies si no es va arribar a enviar. Un cop admesa la denúncia, la instrucció es basa en l’anàlisi objectiva de la documentació, l’obtenció d’evidències i la seva valoració. L’equip instructor obre un **expedient** que recull totes les dades rellevants. La instrucció és confidencial i respecta l’RGPD i la LOPDGDD, i els membres de l’equip afectats per la denúncia queden **exclosos** de la investigació per evitar conflictes d’interès. ### Fase de resolució Un cop tancada la instrucció, s’analitzen les evidències i la denúncia es resol en un sentit o en un altre, amb un informe de conclusions que deixa constància de les actuacions dutes a terme. Aquesta traçabilitat és el que permet demostrar davant l’AAI que el sistema va funcionar com calia. ## Gestió pròpia o externalitzada La llei t’obliga a tenir el canal, però no a gestionar-lo tu. Aquesta sí que és decisió teva: - **Gestió interna.** Designes un responsable dins de l’empresa. Dona control total, però exigeix formar aquesta persona, garantir-ne la independència i assumir el risc si una denúncia es gestiona malament. - **Gestió externalitzada.** Un proveïdor especialitzat aporta el portal xifrat, la política interna revisada i la traçabilitat de l’expedient. És el que trien la majoria de pimes de 50 a 250 empleats, perquè el cost d’equivocar-se en la instrucció és alt. Convé no confondre això amb el **canal extern de l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant**, que és una altra cosa: una via pública a la qual qualsevol persona pot acudir directament, hi hagi o no canal a l’empresa. Tenir el teu ben gestionat és precisament el que redueix la probabilitat que algú acudeixi abans a l’AAI. ## Gestió del canal de denúncies amb LapsoWork Aquí és on entra en joc LapsoWork, el programari de recursos humans que integra el canal de denúncies de manera fluida i eficient. Amb el seu mòdul *whistleblower*, els empleats poden comunicar incidències i denúncies de manera fàcil i segura, tant de forma anònima com identificada, i el responsable disposa d’una interfície intuïtiva per gestionar-les complint el que disposa la llei. Des de la pestanya de denúncies, el responsable pot **gestionar cada comunicació rebuda**: canviar-ne l’estat, consultar tota la informació de l’expedient i mantenir una conversa amb el denunciant a través d’un xat privat que queda registrat a l’aplicació, respectant l’anonimat quan així se sol·licita. El gestor també té un apartat dins de cada denúncia on pot **penjar documentació privada** a la qual el denunciant no té accés, i filtrar les denúncies per localitzar ràpidament la que necessita. Tot l’expedient queda traçat i disponible per si l’AAI el requereix. Com que forma part d’una suite completa de recursos humans, tens el [canal de denúncies](/ca/canal-de-denuncies/) integrat al costat del [programari de gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/), el control horari i les vacances, sense duplicar eines ni dades. I si sorgeix qualsevol dubte, disposes de suport tècnic perquè un professional t’ajudi quan ho necessitis. ## Conclusió Gestionar bé el canal de denúncies és tan important com tenir-ne: designar formalment un responsable independent, respectar els terminis de **7 dies** per al justificant de recepció i **3 mesos** per resoldre, i garantir la confidencialitat a cada pas. Complir aquests punts et protegeix davant de sancions i, sobretot, transmet a la teva plantilla que les denúncies es prenen seriosament. Si vols veure com es gestiona un expedient de principi a fi, [contracta el canal de denúncies](/ca/canal-de-denuncies/) i comprova-ho amb els teus propis casos. --- ## Directiva Whistleblowing: què és i com complir-la a la teva empresa URL: https://lapsowork.com/ca/blog/directiva-whistleblowing/ Publicado: 2024-02-27 Resumen: Què és la Directiva Whistleblowing (UE 2019/1937), a qui obliga la Llei 2/2023, terminis, requisits i com implantar el canal de denúncies a la teva pime. Si dirigeixes una pime i has sentit a parlar de la **Directiva Whistleblowing** sense tenir del tot clar què t’obliga a fer, no estàs sol. Darrere d’aquest anglicisme hi ha una norma europea que ja és de compliment obligat a Espanya per a milers d’empreses, amb sancions que poden arribar al milió d’euros. En aquesta guia t’expliquem, en llenguatge clar, què és, a qui afecta i com posar en marxa un **canal de denúncies** conforme a la llei sense tornar-te boig. ## Què és la Directiva Whistleblowing? La Directiva Whistleblowing és el nom col·loquial de la **Directiva (UE) 2019/1937**, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del dret de la Unió. El seu objectiu és senzill: donar a qualsevol treballador un **mitjà segur per comunicar delictes i irregularitats dins de la seva empresa sense por de represàlies**. A Espanya, aquesta directiva es va transposar mitjançant la **Llei 2/2023, de 20 de febrer**, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció. És aquesta llei espanyola, en vigor des del març de 2023, la que fixa realment les obligacions que ha de complir la teva empresa. ## Quan cal complir la Directiva Whistleblowing? Els terminis ja han vençut. La Llei 2/2023 va establir dues dates límit per disposar del **sistema intern d’informació** (el canal de denúncies): - **13 de juny de 2023** per a les empreses de **250 treballadors o més** i les entitats del sector públic. - **1 de desembre de 2023** per a les empreses d’**entre 50 i 249 treballadors**. Dit d’una altra manera: si la teva empresa té 50 empleats o més i encara no ha implantat el canal, ja està fora de termini. L’**Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (AAI)** és l’organisme encarregat de vigilar-ne el compliment i tramitar els expedients sancionadors. ## Requisits de la Directiva Whistleblowing Perquè el teu canal de denúncies sigui vàlid no n’hi ha prou amb posar una bústia de correu. La llei exigeix un seguit de garanties concretes: - **Anonimat i confidencialitat.** El sistema ha de permetre denúncies anònimes i protegir en tot cas la identitat de l’informant i de les persones afectades. - **Àmbit ampli.** Cobreix infraccions penals i administratives greus o molt greus: seguretat, contractació pública, blanqueig, protecció de dades, medi ambient i altres situacions irregulars. - **Aplicació universal.** Obliga tant empreses privades com entitats públiques a partir del llindar de mida previst. - **Personal imparcial.** S’ha de designar un **responsable del sistema** que gestioni i investigui les comunicacions amb objectivitat i independència. - **Terminis taxats.** Cal **acusar recepció en 7 dies** i **resoldre la investigació en un màxim de 3 mesos** (ampliables a 6 en casos complexos). - **Registre i traçabilitat.** Totes les comunicacions han de quedar registrades de manera segura i amb les garanties de l’RGPD. ## A qui protegeix la Llei Whistleblowing? La protecció va molt més enllà de la plantilla fixa. La Llei 2/2023 empara qualsevol persona que informi en un context laboral o professional, incloent-hi: - Treballadors per compte d’altri, becaris i persones en pràctiques. - Treballadors subcontractats, autònoms i proveïdors. - Accionistes, socis i inversors. - Membres de l’òrgan d’administració, direcció o supervisió. - Persones de l’entorn de l’informant (familiars, companys) que puguin patir represàlies. El punt clau és que la llei prohibeix **qualsevol tipus de represàlia**: acomiadaments, canvis de lloc de treball, sancions, negatives a promocions o danys reputacionals derivats d’haver denunciat de bona fe. ### Quan n’és vàlida l’aplicació? La protecció no es limita al moment de la denúncia ni a la relació laboral vigent. S’estén a: - Situacions **anteriors i posteriors** a la relació laboral. - **Candidats** en processos de selecció que coneguin irregularitats durant la negociació. - **Assessors legals**, col·laboradors i persones que assisteixin l’informant. - Col·laboradors no remunerats, com ara **voluntaris i persones en pràctiques**. ## El canal de denúncies per complir la Directiva Whistleblowing Complir la Directiva Whistleblowing no ha de ser per força un projecte interminable. La manera més senzilla és basar-te en un **programari de canal de denúncies** que ja incorpori de sèrie totes les garanties legals: anonimat, xifratge, gestió de terminis, traçabilitat i protecció de dades conforme a l’RGPD. Amb el [canal de denúncies de LapsoWork](/ca/canal-de-denuncies/) la teva empresa disposa d’una bústia segura i accessible, un flux de gestió de cada comunicació amb els terminis automatitzats i tota la documentació necessària per acreditar el compliment davant l’AAI. I com que forma part d’una plataforma integral de recursos humans, el pots combinar amb la resta de mòduls —des del [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) fins a la gestió documental— sense sumar eines soltes. Si la teva empresa ja està fora de termini, la prioritat és implantar-lo com més aviat millor: acreditar que disposes d’un canal conforme redueix de manera decisiva el risc sancionador. I si encara tens dubtes sobre si la mida de la plantilla t’hi obliga, val més pecar de prudent i tenir-lo. --- ## Canal de denúncies obligatori: quines empreses el necessiten segons la llei URL: https://lapsowork.com/ca/blog/canal-de-denuncies-obligatori/ Publicado: 2024-01-30 Resumen: Guia 2026 del canal de denúncies obligatori: quines empreses hi estan obligades per la Llei 2/2023, terminis, sancions de fins a 1 milió i com implantar-lo. Si tens una pime i has sentit a parlar del **canal de denúncies obligatori**, segurament t’assalten dubtes: m’afecta a mi?, a partir de quants empleats?, què passa si no el tinc? La **Llei 2/2023**, que transposa la Directiva europea de protecció de l’informant, és vigent des del 2023 i els seus terminis ja han vençut. L’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (AAI) ja està operativa i pot sancionar. Resoldrem tots els dubtes en un llenguatge clar i sense tecnicismes. ## És obligatori implantar el canal de denúncies a les empreses? Sí, per a moltes empreses ho és. Des de l’entrada en vigor de la **Llei 2/2023, de 20 de febrer**, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives, bona part del teixit empresarial espanyol està obligat a disposar d’un **sistema intern d’informació** (el nom tècnic del canal de denúncies). L’objectiu de la llei és que qualsevol persona que detecti una irregularitat greu dins d’una organització —frau, corrupció, incompliments de normativa de la UE, riscos per a la salut pública, etc.— la pugui comunicar **sense por de represàlies** i amb garanties de confidencialitat. No és un tràmit decoratiu: és una obligació legal amb sancions econòmiques serioses al darrere. ## Quin tipus d’empreses estan obligades a implementar el canal de denúncies? L’obligació no depèn del sector, sinó sobretot del **nombre de treballadors**. Estan obligades a tenir canal de denúncies: - **Totes les empreses privades amb 50 empleats o més**, sigui quina sigui la seva activitat. - **Empreses de menys de 50 empleats** que operin en sectors concrets: serveis financers, prevenció del blanqueig de capitals, seguretat del transport i protecció del medi ambient. - **Totes les administracions públiques**, sense llindar mínim d’empleats. - **Partits polítics, sindicats, associacions empresarials i fundacions** que rebin fons públics. - **Municipis de més de 10.000 habitants** i organismes del sector públic. - **Entitats que rebin fons europeus** per a la seva gestió. A la pràctica, la regla que has de recordar com a pime és senzilla: **si tens 50 persones o més en plantilla, hi estàs obligat**. ## Si la meva empresa té menys de 50 treballadors no estic obligat a implantar un canal de denúncies? Per regla general, no. Si la teva empresa té **menys de 50 empleats** i no operes en un dels sectors regulats esmentats més amunt (finances, blanqueig, transport, medi ambient), la llei **no t’obliga** a implantar el canal. Dit això, convé matisar dues coses: 1. **Còmput del llindar.** Els 50 empleats es compten sobre la mitjana de la plantilla, incloent-hi fixos, temporals i fixos discontinus. Si et mous just per sota del límit, revisa bé el càlcul abans de descartar l’obligació. 2. **Implantació voluntària.** Encara que no hi estiguis obligat, moltes pimes decideixen tenir-lo de manera voluntària: transmet transparència, ajuda en licitacions i programes de compliment normatiu, i detecta problemes interns abans que es converteixin en un conflicte greu. Si ets a la frontera dels 50 empleats i gestiones la plantilla amb fulls de càlcul, et serà difícil saber la teva mitjana real. Un [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) et dona aquesta dada actualitzada i evita ensurts amb l’AAI. ## A qui protegeix la Llei 2/2023? La protecció de la norma no es limita a la plantilla en nòmina, i això condiciona a qui has de donar accés al canal. Estan emparades les persones que, en un context laboral o professional, tinguin informació sobre infraccions: - Empleats per compte d’altri i autònoms. - Accionistes, socis i membres d’òrgans d’administració o direcció. - Contractistes, subcontractistes i proveïdors. - Persones en pràctiques, becaris i voluntaris, remunerats o no. - Candidats en processos de selecció o en negociació precontractual. - Persones de l’entorn de l’informant, com ara familiars o companys que puguin patir represàlies pel seu vincle. Aquesta amplitud és la raó per la qual el canal no pot ser una intranet només per a empleats: l’ha de poder fer servir algú que ja no treballa a l’empresa, o que no hi va arribar a treballar mai. ## Quan he d’implementar el canal de denúncies segons la llei? Els terminis que va fixar la llei **ja fa temps que han vençut**: - **13 de juny de 2023**: data límit per a empreses de **250 empleats o més** i per al sector públic. - **1 de desembre de 2023**: data límit per a empreses de **50 a 249** empleats. Això vol dir que, el 2026, qualsevol empresa obligada que encara no tingui el canal fa **més de dos anys que està en situació d’incompliment**. Ja no hi ha període de gràcia ni marge: si hi estàs obligat i no el tens, cada dia compta en contra teu davant d’una eventual inspecció. ## Què passa si no tinc el canal de denúncies? Aquí hi ha la part que més preocupa —amb raó. L’**Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (AAI)** és l’òrgan encarregat de vigilar el compliment i de sancionar. Les multes són de les més altes de l’ordenament en matèria empresarial: - **Infraccions lleus**: fins a 100.000 € (o fins a 10.000 € si l’infractor és persona física). - **Infraccions greus** (per exemple, no implantar el canal quan s’hi està obligat, o represàlies contra un denunciant): de **100.001 € a 600.000 €**. - **Infraccions molt greus** (incompliments reiterats, obstrucció a l’AAI o represàlies especialment greus): de **600.001 € fins a 1.000.000 €**. A les sancions econòmiques s’hi sumen conseqüències addicionals: prohibició de contractar amb el sector públic durant un temps, pèrdua de subvencions o publicació de la sanció. I no oblidis que també se sanciona **gestionar malament una denúncia rebuda**, no només no tenir canal. Per això no n’hi ha prou amb «tenir alguna cosa», ha de ser un sistema que compleixi els requisits legals. Si has arribat fins aquí i encara no tens clar si l’obligació t’afecta, el [test de canal de denúncies](/ca/test-canal-de-denuncies/) ho resol en un minut a partir de la teva plantilla i el teu sector. ## Tipus d’infraccions i terminis de prescripció L’**article 63 de la Llei 2/2023** classifica els incompliments en tres nivells, cadascun amb el seu termini de prescripció. Pot ser sancionada qualsevol persona física o jurídica: la responsabilitat no recau només sobre la societat, també sobre els qui gestionen el sistema. **Molt greus** (prescriuen al cap de **tres anys**): - Impedir o limitar deliberadament la presentació de denúncies, incloses les clàusules contractuals que restringeixin els drets de la norma. - Revelar la identitat d’un denunciant que va optar per l’anonimat, o vulnerar el deure de confidencialitat. - Adoptar represàlies contra qui informa: acomiadaments, degradacions, exclusions. Més enllà de la multa, l’AAI pot imposar sancions accessòries de fort impacte comercial: amonestació pública, prohibició d’obtenir subvencions i prohibició de contractar amb el sector públic. **Greus** (prescriuen al cap de **dos anys**): - No adoptar les mesures necessàries per garantir la confidencialitat i el secret de les comunicacions. - Vulnerar l’anonimat del denunciant de manera menys lesiva que en el supòsit molt greu. - La reincidència en infraccions lleus. **Lleus** (prescriuen al cap de **sis mesos**): - Enviar deliberadament informació incompleta a l’AAI quan s’està obligat a informar. - Incomplir el deure de col·laboració amb la investigació d’una denúncia. - Qualsevol altre incompliment no tipificat com a greu o molt greu. ## Com implementar un canal de denúncies a la meva empresa? Un canal de denúncies que compleixi la Llei 2/2023 ha de reunir, com a mínim, aquests requisits: 1. **Accessible** per a empleats, exempleats, contractistes, proveïdors i fins i tot aspirants a un lloc de treball. 2. **Permetre denúncies anònimes** si la persona ho vol. 3. **Garantir la confidencialitat** de la identitat del denunciant i de les dades aportades. 4. **Confirmar la recepció** de la denúncia en un termini màxim de **7 dies**. 5. **Resoldre** la investigació en un màxim de **3 mesos** (prorrogable a 6 en casos complexos). 6. **Nomenar formalment un responsable** del sistema, sense conflicte d’interessos. 7. **Protegir el denunciant** de manera expressa davant de qualsevol represàlia. 8. **Complir l’RGPD** en el tractament de les dades. Tens dues vies per muntar-lo: ### Canal intern propi Gestiones tu el portal i designes un responsable dins de l’empresa. Dona control total, però exigeix formar aquesta persona, garantir-ne la independència i assumir el risc si una denúncia es gestiona malament. ### Canal extern gestionat Contractes un proveïdor especialitzat que aporta el portal xifrat, la política interna revisada per advocats i la traçabilitat de l’expedient. És l’opció que trien la majoria de pimes de 50 a 250 empleats perquè garanteix el compliment sense complicar-se la vida internament. Amb [LapsoWork](/ca/canal-de-denuncies/) pots tenir el teu canal operatiu **en 48 hores**: portal amb URL pròpia, política interna revisada per especialistes en compliment normatiu, gestió documental de l’expedient conforme a la llei i comunicació interna llesta per als teus empleats. I com que forma part de la nostra suite de recursos humans, el tens integrat al costat del [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/), les vacances i la documentació. ## Conclusió El canal de denúncies va deixar de ser opcional per a les empreses de 50 empleats o més el 2023, i els terminis ja van vèncer. El risc no és teòric: una sanció per no tenir-lo parteix dels **100.000 €**. Implantar-lo, en canvi, és ràpid i assequible. Si tens dubtes sobre si hi estàs obligat o el vols veure en funcionament, [contracta el canal de denúncies](/ca/canal-de-denuncies/) i surt de dubtes avui mateix. --- ## Què és un canal de denúncies i com funciona a la teva empresa? URL: https://lapsowork.com/ca/blog/que-es-un-canal-de-denuncies/ Publicado: 2024-01-16 Resumen: Què és un canal de denúncies, què exigeix la Llei 2/2023, qui hi està obligat, com funciona i quines sancions hi ha per no tenir-ne. Guia pràctica per a pimes. Cada vegada més empreses espanyoles es troben amb el mateix missatge de la seva assessoria: «heu de tenir un canal de denúncies». Però què és exactament? Serveix només per «delatar» companys? És obligatori per al teu negoci o només per a les grans corporacions? En aquesta guia t’expliquem, sense argot legal, **què és un canal de denúncies, com funciona, què exigeix la Llei 2/2023 i què t’hi jugues si no l’implantes**. ## Què és un canal de denúncies? Un canal de denúncies és un **mecanisme intern que permet a qualsevol persona informar de presumptes males pràctiques, irregularitats o infraccions** comeses dins d’una organització, de manera confidencial i, si es vol, anònima. Parlem de conductes com ara fraus, corrupció, assetjament laboral, incompliments normatius, riscos per a la seguretat o qualsevol actuació il·legal o contrària a l’ètica de l’empresa. El seu objectiu no és «vigilar» la plantilla, sinó tot el contrari: **donar una via segura perquè un problema surti a la llum dins de l’empresa abans que esclati a fora** (en una inspecció, als tribunals o a la premsa). Un bon canal de denúncies promou una cultura ètica i protegeix per igual qui informa de bona fe i l’organització mateixa. ### Programari de canal de denúncies A la pràctica, la majoria d’empreses ja no ho gestiona amb una bústia física o un correu electrònic corrent, sinó amb un **programari de canal de denúncies**. Aquestes plataformes permeten rebre alertes de manera confidencial i segura, garantint l’anonimat de l’informant, registrant cada comunicació amb marca de temps i facilitant-ne el seguiment fins a la resolució. L’avantatge d’una eina especialitzada és que **compleix els requisits tècnics de la llei des del disseny**: xifratge, traçabilitat, control d’accés restringit, terminis de resposta i conservació segura de la informació. A LapsoWork oferim el [canal de denúncies](/ca/canal-de-denuncies/) integrat en el mateix entorn on ja gestiones el control horari, les vacances o la documentació del teu equip, de manera que no has de contractar ni mantenir un sistema a part. ### La importància d’un canal de denúncies a les empreses Més enllà de l’obligació legal, disposar d’un canal de denúncies aporta beneficis reals: - **Detecta problemes a temps**, quan encara es poden controlar i no s’han convertit en una crisi. - **Reforça la transparència i l’ètica** dins de l’organització. - **Genera confiança** entre empleats, clients i socis, que veuen que hi ha un mecanisme seriós per comunicar irregularitats. - **Protegeix la reputació** de l’empresa i evita que els conflictes interns acabin fent-se públics. ## Legislació i requisits del canal de denúncies a Espanya El canal de denúncies ha deixat de ser una recomanació de bones pràctiques per convertir-se en una **obligació legal** a Espanya. Això és el que has de saber. ### La Llei 2/2023 i la protecció de l’informant La norma de referència és la **Llei 2/2023, de 20 de febrer**, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció. Aquesta llei transposa la **Directiva (UE) 2019/1937** sobre protecció de l’informant (coneguda com a Directiva Whistleblowing). La seva idea central és **protegir qui dona l’alarma**. La llei blinda la confidencialitat del denunciant i **prohibeix expressament les represàlies** (acomiadaments, sancions, canvis de lloc de treball perjudicials, etc.) contra qui informa de bona fe. La vigilància del sistema recau en l’**Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (AAI)**, que pot investigar i sancionar els incompliments. ### Quines empreses estan obligades a tenir canal de denúncies? Estan obligades a disposar d’un canal de denúncies intern, entre d’altres, les entitats següents: - **Empreses del sector privat amb 50 treballadors o més.** - Empreses de qualsevol mida en **sectors sensibles**, com ara serveis financers, prevenció del blanqueig de capitals o seguretat del transport i el medi ambient. - **Totes les administracions i entitats del sector públic.** - **Partits polítics, sindicats, organitzacions empresarials i fundacions** que rebin fons públics. Els terminis d’adaptació que preveia la llei ja han vençut: les empreses de més de 250 treballadors l’havien de tenir operatiu des del juny de 2023 i les de 50 a 249 treballadors, com a molt tard l’**1 de desembre de 2023**. En altres paraules: **si la teva empresa entra en l’àmbit de la llei i encara no té canal, ja està fora de termini** i exposada a sancions. ### Requisits de funcionament i gestió Amb una bústia no n’hi ha prou: la llei exigeix que el canal compleixi una sèrie de requisits: - **Confidencialitat i anonimat**: ha de garantir la protecció de la identitat de l’informant i permetre denúncies anònimes. - **Procediment de gestió**: justificant de recepció en un termini màxim de **7 dies** i resposta a l’informant en un termini màxim de **3 mesos**. - **Responsable del sistema**: cal designar una persona o un equip independent que rebi i tramiti les comunicacions. - **Registre segur**: totes les denúncies han de quedar documentades i conservades de manera segura, respectant l’RGPD. - **Protecció contra les represàlies**: mecanismes que garanteixin que denunciar no té conseqüències negatives per a qui ho fa de bona fe. ## Beneficis d’implantar un canal de denúncies ### Prevenció i detecció d’irregularitats Un canal de denúncies permet la **detecció precoç de conductes irregulars** dins de l’empresa. Com més aviat es coneix un problema —un cas d’assetjament, un frau, un incompliment de seguretat—, més fàcil (i més barat) és resoldre’l. A més, actuar a temps pot evitar **responsabilitats penals** de l’empresa i dels seus administradors. ### Compliment d’altres normatives El canal de denúncies no funciona sol. Encaixa de manera natural amb altres obligacions que probablement ja coneixes: el **programa de compliment normatiu penal**, l’**RGPD** en matèria de protecció de dades, les normes de **prevenció del blanqueig de capitals** o certificacions com l’**ISO 37001** (antisuborn) i l’**ISO 27001** (seguretat de la informació). Tenir un canal ben gestionat reforça tot el teu sistema de compliment. ### Preservació de la reputació empresarial Disposar d’un canal de denúncies demostra un **compromís real amb l’ètica i la transparència**. Això genera confiança entre empleats, clients i socis, i aquesta confiança es tradueix en més lleialtat i en una millor imatge de marca. En un moment en què la reputació es perd amb un sol titular, tenir un mecanisme intern per resoldre conflictes és un avantatge competitiu. ## Abast i funcionament d’un canal de denúncies ### Qui pot fer servir el canal? El canal ha d’estar disponible per a un ventall ampli de persones vinculades a l’empresa, no només per a la plantilla. El poden fer servir: - **Empleats** (amb contracte en vigor, en període de prova o fins i tot en processos de selecció). - **Extreballadors** la relació laboral dels quals ja hagi acabat. - **Autònoms, contractistes i proveïdors** que treballin per a l’empresa. - **Socis, administradors i personal de direcció**. ### Protecció i confidencialitat de l’informant El pilar del sistema és que ningú no tingui por de denunciar. Per això el canal ha de **mantenir en secret la identitat de l’informant**, permetre comunicar **sense por de represàlies** i tenir salvaguardes tècniques i organitzatives perquè només l’equip autoritzat accedeixi a la informació. ### Com es presenta i es registra una denúncia El procediment ha de ser **clar i accessible**. La llei permet habilitar diversos mitjans: **plataforma en línia, aplicació mòbil, línia telefònica o fins i tot una reunió presencial** a petició de l’informant. Cada comunicació es registra, se li assigna un codi de seguiment i queda documentada per poder-ne consultar l’estat en qualsevol moment. ### Gestió i resolució de les denúncies L’equip responsable analitza cada denúncia **de manera objectiva i imparcial**, la investiga i adopta les mesures que corresponguin, garantint sempre la confidencialitat. Un bon sistema aporta informes i estadístiques que permeten fer-ne el seguiment i demostrar, si cal, que l’empresa gestiona el canal amb diligència. ## Com implantar un canal de denúncies pas a pas 1. **Avalua les teves necessitats i dissenya el sistema.** Identifica les teves obligacions legals, defineix quins canals habilites (en línia, telèfon, presencial) i estableix el procediment intern. 2. **Comunica’l i forma la plantilla.** No serveix de res un canal que ningú no coneix. Explica al teu equip què és, per a què serveix i que denunciar de bona fe no té conseqüències negatives. 3. **Implanta l’eina i designa el responsable.** Posa en marxa la plataforma i nomena la persona o l’equip que rebrà i tramitarà les comunicacions amb independència. 4. **Avalua i millora de manera contínua.** Revisa periòdicament el funcionament del canal, recull comentaris i ajusta el procediment perquè sigui cada vegada més eficaç. Abans d’entrar en detalls, amb el [test de canal de denúncies](/ca/test-canal-de-denuncies/) pots comprovar si la teva empresa hi està obligada. ## Què ha de contenir el protocol del canal El canal no és només el formulari: la llei exigeix un document intern que expliqui com funciona dins de la teva organització. Un protocol ben redactat inclou, com a mínim: - **Introducció i finalitat.** Per a què existeix el canal i a què es compromet l’empresa. - **Objectius.** Detectar i corregir irregularitats, i protegir qui les comunica. - **Àmbit d’aplicació.** Qui el pot fer servir: empleats, exempleats, candidats, autònoms, proveïdors, becaris i qualsevol persona amb relació laboral o professional amb l’empresa. - **Garanties.** Confidencialitat de la identitat, prohibició de represàlies i presumpció de bona fe. - **Òrgans responsables.** Qui rep, instrueix i resol, amb criteris d’imparcialitat i gestió de conflictes d’interessos. - **Procediment complet.** Des de la recepció fins al tancament del cas, amb els terminis legals. - **Protecció de dades.** Mesures conformes a l’RGPD i a la LOPDGDD. Com més concret sigui el document, millor. Un protocol genèric copiat d’una plantilla que no encaixa amb la teva empresa és gairebé tan arriscat com no tenir-ne. ## Sancions per no tenir canal de denúncies No implantar el canal (o fer-ho de manera incorrecta) pot sortir molt car. La Llei 2/2023 preveu un règim sancionador sever: - **Infraccions molt greus per a persones jurídiques: multes de fins a 1.000.000 €.** - **Infraccions per a persones físiques responsables: multes d’entre 1.001 € i 300.000 €.** A això s’afegeixen altres conseqüències possibles, com ara la publicació de la sanció, la prohibició de contractar amb el sector públic o de rebre subvencions durant un temps. En resum: **el cost de no complir és moltíssim més alt que el d’implantar un canal**. ## En resum Un canal de denúncies és avui una **obligació legal per a moltes empreses i una bona pràctica per a totes**. Ben gestionat, no genera conflictes: els prevé, protegeix el teu equip i blinda la reputació del teu negoci. La clau és implantar-lo amb una eina que compleixi la llei des del disseny i no t’afegeixi càrrega de treball. Si busques una solució senzilla, LapsoWork integra el [canal de denúncies](/ca/canal-de-denuncies/) amb la resta de la gestió de persones de la teva empresa. I si vols veure com encaixa amb el teu dia a dia, pots [veure el canal de denúncies](/ca/canal-de-denuncies/) o consultar els nostres [preus](/ca/preus/). --- ## Organigrama funcional: què és i com crear-lo pas a pas URL: https://lapsowork.com/ca/blog/organigrama-funcional-que-es-i-com-crear-lo/ Publicado: 2023-12-05 Resumen: Descobreix què és un organigrama funcional, per a què serveix i com crear-lo a la teva pime pas a pas. Beneficis, exemple i diferències respecte de l’estructural. Quan una pime creix, arriba un moment en què l’«aquí cadascú sap el que ha de fer» deixa de funcionar. Comencen els encavalcaments, les tasques que cauen en terra de ningú i les decisions que s’encallen perquè ningú no sap qui té l’última paraula. Un **organigrama funcional** és l’eina més senzilla i visual per posar-hi ordre: deixa clar què fa cada àrea, qui depèn de qui i de què és responsable cada persona. En aquest article t’expliquem què és, per a què serveix i com crear-lo pas a pas a la teva empresa. > Prefereixes fer-lo directament? El **[generador d’organigrames](/ca/generador-organigrames/)** el dibuixa mentre escrius l’estructura i et deixa baixar-lo en PNG o SVG. És gratuït, no demana registre i res del que escriguis no surt del teu navegador. ## Què és l’organigrama funcional? L’organigrama funcional és una representació gràfica de l’estructura d’una empresa organitzada segons les **funcions i competències** que exerceix cada departament o àrea, i no només segons els càrrecs o les persones. És a dir, en lloc de limitar-se a mostrar «qui mana sobre qui», posa l’accent en **què es fa a cada part de l’organització** i com es reparteixen les responsabilitats. En un organigrama funcional els diferents blocs s’agrupen per especialitat —producció, vendes, administració, recursos humans, màrqueting, etc.— i s’ordenen de manera jeràrquica perquè s’entengui d’un cop d’ull com flueixen la informació i la cadena de comandament. És una foto clara del repartiment de la feina que, a més, ajuda cada persona a entendre el seu paper dins del conjunt. ## Quina és la finalitat d’un organigrama funcional? La finalitat principal és **ordenar i aclarir el funcionament intern** de l’empresa. Un bon organigrama funcional respon a preguntes quotidianes que, si no n’hi ha, es resolen a còpia de correus i malentesos: - A qui correspon aquesta tasca? - Davant de qui responc i qui respon davant meu? - Quin departament assumeix la responsabilitat d’aquest procés? - A qui m’adreço quan sorgeix un problema en una àrea concreta? En deixar per escrit el repartiment de funcions, l’organització guanya en eficiència, redueix els conflictes per competències i facilita la incorporació de persones noves, que entenen des del primer dia on encaixen. ## Beneficis d’un organigrama funcional Més enllà de tenir un diagrama bonic, un organigrama funcional ben fet aporta avantatges molt concrets al dia a dia d’una pime. ### Millora la comunicació dins de l’empresa Quan tothom sap què fa cada àrea i a qui s’ha d’adreçar, la comunicació flueix molt millor. S’eviten els colls d’ampolla, es redueixen els correus «per si de cas» a mitja plantilla i els problemes arriben directament a qui els pot resoldre. ### Més claredat sobre les tasques de cada persona L’organigrama funcional deixa clar què s’espera de cada lloc de treball. Això redueix els encavalcaments (dues persones fent el mateix) i els buits (tasques de les quals ningú no es fa càrrec), dues de les principals fonts de fricció interna. ### Presa de decisions descentralitzada i especialitzada En assignar responsabilitats per funció, les decisions es prenen on hi ha el coneixement i l’experiència. El responsable de cada àrea pot actuar amb autonomia dins del seu àmbit, sense haver d’elevar-ho tot a la direcció, cosa que agilitza el funcionament. ### Més especialització en cada camp Agrupar la feina per funcions afavoreix que cada equip s’especialitzi i millori en el seu terreny. Un departament centrat en la seva competència rendeix més i fa menys errors que un altre al qual es demana «una mica de tot». ## Exemple d’organigrama funcional Imagina una pime del sector serveis d’unes 25 persones. Un organigrama funcional típic partiria de la **Direcció General** al capdamunt i, per sota, agruparia l’organització per funcions: - **Direcció General** - **Administració i Finances**: comptabilitat, facturació, tresoreria. - **Recursos Humans**: contractació, nòmines, control horari, formació. - **Comercial i Vendes**: captació de clients, atenció comercial, postvenda. - **Màrqueting**: comunicació, xarxes socials, generació de clients potencials. - **Operacions / Producció**: prestació del servei o fabricació del producte. Cada bloc tindria un responsable d’àrea, i dins de cada àrea figurarien els llocs de treball concrets. L’important no és el dibuix en si, sinó que reflecteixi amb fidelitat **com es reparteix realment la feina** a la teva empresa. ## Diferència entre organigrama estructural i organigrama funcional Són dos enfocaments complementaris, no excloents: - L’**organigrama estructural** mostra la jerarquia general: els càrrecs, els nivells i les línies de dependència. Respon a «qui mana sobre qui». - L’**organigrama funcional** va un pas més enllà i detalla les **funcions i responsabilitats específiques** de cada àrea. Respon a «què fa cada part de l’organització». Dit d’una altra manera: l’estructural et diu com està muntada l’empresa; el funcional et diu per a què serveix cada peça. Moltes empreses comencen amb l’estructural i després l’enriqueixen amb el funcional quan necessiten més precisió. ## Quines empreses utilitzen un organigrama funcional? L’organigrama funcional és útil pràcticament per a qualsevol organització, però resulta especialment valuós en: - **Pimes en creixement**, que passen del «tots fem de tot» a necessitar àrees definides. - **Empreses amb diversos departaments** les funcions dels quals es poden encavalcar. - **Organitzacions que incorporen personal amb freqüència** i necessiten que les persones noves entenguin de seguida el seu rol. - **Empreses amb processos complexos** en què convé saber amb exactitud qui respon de cada cosa. No és una eina reservada a les grans corporacions: com més aviat l’implanti una pime, més aviat evitarà els problemes de descoordinació. ## Com s’elabora un organigrama funcional pas a pas? Crear un organigrama funcional no requereix programari car ni consultors externs. N’hi ha prou de seguir un mètode ordenat. 1. **Identifica les funcions de l’empresa.** Fes una llista de totes les activitats que es duen a terme i agrupa-les per àrees o competències (finances, vendes, recursos humans, producció, etc.). 2. **Defineix la jerarquia i les línies de comandament.** Estableix quines àrees depenen de quines i com flueix la presa de decisions. Decideix qui ret comptes a qui. 3. **Assigna responsables a cada funció.** A cada bloc li ha de correspondre una persona o un lloc de treball responsable. Aquí és on l’organigrama guanya valor real: noms i responsabilitats concretes. 4. **Representa’l visualment.** Plasma’l en un diagrama clar i senzill, de dalt (direcció) a baix (àrees i llocs de treball). Pots fer servir eines ofimàtiques o qualsevol editor de diagrames. 5. **Revisa’l i actualitza’l.** L’empresa canvia, i l’organigrama també ho ha de fer. Revisa’l almenys un cop l’any o cada vegada que hi hagi reorganitzacions, altes o canvis de funcions. ## Per què fer un organigrama funcional a la teva empresa? Perquè **l’ordre es tradueix en eficiència**. Un organigrama funcional evita duplicacions, aclareix responsabilitats, agilitza decisions i facilita la incorporació de personal. És una inversió mínima de temps que estalvia molts malentesos i friccions al llarg de l’any. A més, tenir clara l’estructura per funcions és el primer pas per digitalitzar la gestió de persones: un cop saps quins departaments tens i qui en forma part, resulta molt més fàcil organitzar el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/), els torns, les vacances o la documentació per equips. ## És obligatori tenir un organigrama a Espanya? No. **Cap normativa espanyola no obliga les empreses a disposar d’un organigrama**, ni funcional ni estructural. És una eina de gestió interna, voluntària, que cada empresa adopta segons les seves necessitats. Una altra cosa és que determinades obligacions legals sí que exigeixen tenir clares les funcions i responsabilitats de la plantilla. Per exemple, la normativa de prevenció de riscos laborals requereix identificar responsables en matèria de seguretat i salut; la protecció de dades exigeix designar qui tracta la informació; i el registre de jornada obligatori (Reial decret llei 8/2019) implica saber quines persones i àrees fitxen i qui supervisa aquest registre. En tots aquests casos, un organigrama funcional ben definit facilita complir el que marca la llei i demostrar qui és responsable de cada cosa. ## Conclusió L’organigrama funcional és una d’aquelles eines senzilles que rendeixen molt més del que costen. Ordena la feina, aclareix responsabilitats i prepara la teva empresa per créixer sense caos. Dedicar una tarda a dibuixar-lo i mantenir-lo actualitzat és una de les millors decisions de gestió que pot prendre una pime. I un cop tinguis clara l’estructura, el pas natural següent és portar aquesta organització al terreny pràctic: gestionar [nòmines](/ca/solucions/programari-nomines/), fitxatges, absències i documentació de manera centralitzada i per departaments. Aquí és on una eina com LapsoWork t’estalvia hores cada mes. --- ## Comparativa de control horari: Factorial HR vs LapsoWork URL: https://lapsowork.com/ca/blog/comparativa-control-horari-factorial-hr-vs-lapsowork/ Publicado: 2023-11-21 Resumen: Comparem el control horari de Factorial HR i LapsoWork el 2026: fitxatge, funcionalitats, compliment legal, preu i facilitat d’ús per a pimes. Des que el registre de jornada és obligatori per a totes les empreses a Espanya, triar un bon programari de control horari ha deixat de ser opcional. I amb el nou desplegament reglamentari que empeny cap al **fitxatge digital, accessible i a prova de manipulacions**, qualsevol pime necessita una eina que compleixi la llei sense complicar-li la vida. En aquesta comparativa posem cara a cara dues opcions molt populars al mercat espanyol: **Factorial HR** i **LapsoWork**. Totes dues cobreixen el més bàsic, però tenen enfocaments diferents. T’expliquem en què s’assemblen, en què es diferencien i com decidir quina encaixa millor amb la teva empresa. ## El control horari de Factorial HR Factorial és una de les plataformes de recursos humans més conegudes d’Espanya. El seu mòdul de control horari permet als administradors configurar la jornada laboral de cada empleat tenint en compte particularitats individuals (torns, jornades partides, flexibilitat horària). Entre les seves funcions principals: - **Fitxatge des del mòbil** mitjançant codi QR o des de l’app. - **Revisió d’hores treballades** i comptabilització automàtica d’hores extres. - **Gestió de vacances i absències** amb flux d’aprovació per part del responsable. - **Informes personalitzats** exportables per a auditories o inspeccions. - **Compliment normatiu** del registre de jornada vigent. Factorial és un producte polit i molt complet, pensat com a suite integral de recursos humans (amb nòmines, ATS, finances i fins i tot agent d’IA). Això el converteix en una gran opció per a empreses mitjanes i scale-ups amb un pressupost ampli, tot i que per a una pime petita pot resultar més plataforma del que realment necessita. ## El control horari de LapsoWork LapsoWork comparteix amb Factorial moltes de les funcionalitats clau, però amb una filosofia més centrada en la senzillesa i en la pime espanyola. El seu [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) inclou: - **Fitxatge ràpid** d’entrades, sortides i pauses, en un parell de clics. - **Personalització d’horaris** de cada empleat des del gestor intern. - **Accés multiplataforma**: aplicació mòbil, versió web i maquinari de fitxatge per a oficines. - **Gestió de vacances i absències** integrada amb la resta de mòduls. - **Interfície senzilla i intuïtiva**, sense corba d’aprenentatge ni necessitat de formació prèvia. - **Historial de fitxatges** i resum de jornada visible per a l’empleat mateix. - **Informes en PDF** conformes a la normativa de registre horari. - **Suport professional personalitzat**, en espanyol i proper. La gran diferència és en l’experiència: LapsoWork prioritza que qualsevol persona de l’equip —sigui quin sigui el seu perfil tècnic— pugui fitxar i consultar les seves hores sense pensar-hi, mentre l’administrador té la informació actualitzada en temps real. ## Taula comparativa ràpida | Aspecte | Factorial HR | LapsoWork | |---|---|---| | Fitxatge mòbil | Sí (QR i app) | Sí (app, web, maquinari) | | Facilitat d’ús | Completa, més corba d’aprenentatge | Molt senzilla, sense formació | | Informes conformes a la llei | Sí | Sí (PDF automàtics) | | Enfocament | Suite integral de recursos humans | Especialitzada i lleugera per a pimes | | Suport en espanyol | Sí | Sí, personalitzat | | Ideal per a | Empreses mitjanes i scale-ups | Pimes de 5 a 100 empleats | Totes dues eines compleixen l’essencial i la normativa. L’elecció depèn més del que necessitis al voltant del control horari que del fitxatge en si. ## Compliment legal: el que no pot faltar el 2026 Sigui quin sigui el programari que triïs, el 2026 ha de garantir que el registre horari sigui: - **Digital i objectiu**, evitant registres manuals fàcilment manipulables. - **Accessible en tot moment** per a la persona treballadora, la representació legal i la Inspecció de Treball. - **Conservat durant quatre anys**, amb la integritat garantida. - **Interoperable**, capaç d’exportar les dades en formats estàndard. Tant Factorial com LapsoWork estan alineats amb aquests requisits. Tot i així, convé comprovar que el registre és **inalterable** i que la persona treballadora pot accedir a les seves pròpies hores sense dependre de l’administrador, dos punts en què la Inspecció posa una atenció especial. ## Quin triar segons la teva empresa? **Tria Factorial** si necessites una suite de recursos humans molt àmplia (nòmines, selecció de personal, finances, IA) i la teva empresa té volum i pressupost per aprofitar-la. És una plataforma potent quan de debò fas servir tots els seus mòduls. **Tria LapsoWork** si ets una pime que vol un control horari senzill, legal i econòmic, amb un equip que fitxa en segons i sense voler barallar-se amb una eina complexa. A més, pots anar sumant mòduls a mesura que els necessitis —[nòmines](/ca/solucions/programari-nomines/), torns, vacances o canal de denúncies— sense sortir de la mateixa plataforma. En el fons, totes dues resolen el mateix problema. La pregunta no és tant quina és «millor» en abstracte, sinó quina s’ajusta a la teva mida, al teu pressupost i a les ganes que tingui el teu equip d’aprendre una eina nova. Si valores la simplicitat i el tracte proper, val la pena provar LapsoWork abans de decidir. --- ## App per signar documents: comparativa 2026 per a empreses URL: https://lapsowork.com/ca/blog/app-per-signar-documents/ Publicado: 2023-11-07 Resumen: Comparativa d’apps per signar documents a l’empresa: DocuSign, SigningHub, PDFelement i LapsoWork. Validesa legal eIDAS i quina cal triar el 2026. Signar documents és una de les tasques més repetitives del dia a dia de qualsevol empresa: contractes, nòmines, autoritzacions, permisos de vacances, acords amb proveïdors… Imprimir, signar a mà, escanejar i arxivar és un procés lent i propens a errors. Una **app per signar documents** elimina tot aquest tràmit: el document se signa en segons des del mòbil o l’ordinador i queda arxivat amb validesa legal. En aquesta comparativa 2026 repassem les opcions més utilitzades i en què es diferencien. ## Què ha de tenir una bona app de signatura Abans de triar l’eina, convé saber quin tipus de signatura electrònica necessites. El Reglament europeu **eIDAS (910/2014)** distingeix tres nivells, tots amb validesa jurídica però amb una força probatòria diferent: - **Signatura electrònica simple**: una casella marcada, un clic o una signatura traçada a la pantalla. Vàlida, però fàcil de qüestionar davant d’un tribunal. - **Signatura electrònica avançada**: vinculada de manera única al signant i capaç de detectar qualsevol canvi posterior en el document (per exemple, la signatura biomètrica que captura la pressió, la velocitat i el traç). És la més habitual per als contractes laborals. - **Signatura electrònica qualificada**: la de nivell més alt, equiparada legalment a la signatura manuscrita i basada en un certificat qualificat. Per a la majoria de gestions internes d’una pime, amb la signatura avançada n’hi ha més que prou. Amb això clar, vegem les apps. ## DocuSign DocuSign és una de les aplicacions més utilitzades del món per signar documents electrònicament. Admet els formats PDF, Word, Excel i imatges, i permet enviar documents a signar a diversos destinataris amb seguiment de l’estat de cada signatura. ### Pros - Estàndard de mercat, molt estès i reconegut per tercers. - Signatura des de qualsevol dispositiu i fluxos de signatura amb diversos signants. - Compleix l’eIDAS i admet la signatura avançada i la qualificada. ### Contres - El preu dels plans de pagament s’enfila de pressa segons el volum i els usuaris. - És una eina de signatura aïllada: no gestiona la resta de la documentació de recursos humans ni les dades de l’empleat. ## SigningHub SigningHub permet signatures digitals avançades amb validesa legal i dona l’opció d’avaluar cada signatura per document. Ofereix una versió de prova temporal i plans de subscripció de pagament un cop esgotat el període gratuït. ### Pros - Signatura electrònica avançada amb traçabilitat i segellament de temps. - Bona opció per a fluxos d’aprovació amb validació per document. ### Contres - La corba d’aprenentatge és una mica més llarga que la d’altres apps. - Centrat en la signatura; cal integrar-lo amb un altre sistema per a la resta de la gestió documental. ## PDFelement PDFelement és una aplicació d’escriptori per editar PDF que incorpora la possibilitat d’inserir-hi una signatura digital. Converteix formats amb facilitat i resulta còmoda quan el que necessites és, sobretot, editar documents. ### Pros - Molt completa com a editor de PDF (unir, dividir, convertir, comentar). - Inclou la signatura digital dins de l’editor mateix. ### Contres - Està pensada principalment per a l’edició de PDF, no per gestionar fluxos de signatura amb empleats. - Alguns usuaris de la versió mòbil informen de problemes de sincronització i de desament entre dispositius. ## LapsoWork, la signatura integrada al teu programari de recursos humans Les apps anteriors resolen bé la signatura com a tasca aïllada. Però en una empresa el problema no és només *signar*: és signar **i** tenir després aquell contracte, aquella nòmina o aquella autorització ordenats, accessibles i vinculats a l’empleat correcte. Aquí és on una eina específica de signatura es queda curta i entra un enfocament diferent. **LapsoWork** és un programari de recursos humans per a pimes que inclou un [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) amb signatura electrònica integrada. Això vol dir que: - L’empleat **signa des de qualsevol dispositiu** (mòbil, tauleta o ordinador) sense instal·lar res. - Cada document signat queda **arxivat automàticament a la fitxa del treballador**, sense escanejar ni moure carpetes. - La signatura és **avançada i conforme a l’eIDAS**, amb evidències que aporten seguretat jurídica. - Tot conviu amb la resta de la gestió: fitxatge, nòmines, [vacances](/ca/solucions/programari-vacances/) i torns a la mateixa plataforma. La diferència pràctica és clara: en lloc de tenir una app per signar, una altra per al control horari i una carpeta compartida per arxivar, ho tens tot en un únic lloc. Menys eines, menys errors i zero paperassa. ## Quina app has de triar? No hi ha una única resposta correcta; depèn de per a què signes: - Si només necessites **enviar documents solts a signar** a clients o proveïdors externs, DocuSign o SigningHub compleixen amb escreix. - Si la teva prioritat és **editar PDF** i signar de manera puntual, PDFelement hi encaixa. - Si el que vols és **signar la documentació dels teus empleats** (contractes, nòmines, permisos) i tenir-la ordenada, el més lògic és integrar la signatura dins del teu programari de recursos humans i no afegir-hi una eina més. En qualsevol cas, verifica sempre que la solució triada compleix el Reglament eIDAS i ofereix evidències de la signatura: és el que et donarà seguretat jurídica el dia que es qüestioni un document. Si vols veure com funciona la signatura integrada amb la resta de la gestió de personal, pots [demanar una demo](/ca/demo/) o revisar [els nostres plans](/ca/preus/). --- ## Sistema de gestió documental: preguntes freqüents URL: https://lapsowork.com/ca/blog/sistema-de-gestio-documental-preguntes-frequents/ Publicado: 2023-10-17 Resumen: Què és un sistema de gestió documental, per a què serveix i com triar el més adequat per a la teva pime. Resolem els dubtes més freqüents el 2026. Contractes, nòmines, comunicats de baixa, polítiques internes, certificats... La paperassa d’una empresa creix cada mes i, si no està ben organitzada, acaba dispersa entre carpetes compartides, correus i calaixos. Un sistema de gestió documental posa ordre en tot això. En aquest article resolem les preguntes més freqüents que ens fan les pimes quan es plantegen digitalitzar i centralitzar la seva documentació. ## Què és un sistema de gestió documental? Un sistema de gestió documental (SGD) és un programari dissenyat per administrar, controlar i emmagatzemar de manera centralitzada tots els documents que una organització necessita per funcionar. La norma internacional ISO 15489, referent en matèria de gestió de documents, defineix aquesta disciplina com el conjunt de tasques de creació, recepció, manteniment, ús i disposició dels documents al llarg del seu cicle de vida. Dit de manera senzilla: es tracta que cada document sigui on ha de ser, accessible per a qui el necessita i protegit davant de qui no l’ha de veure. Davant de l’arxiu clàssic en paper o de les carpetes soltes en un disc compartit, un SGD aporta estructura, traçabilitat i seguretat. Saps qui ha pujat cada fitxer, qui l’ha consultat i quina és la versió vigent. ## Per a què serveix un sistema de gestió documental? Més enllà de «desar fitxers», un bon sistema de gestió documental resol problemes concrets del dia a dia. Aquests en són els principals beneficis: - **Accelera els processos.** Trobar un contracte o una nòmina deixa de ser una cerca de deu minuts entre carpetes. Localitzes i comparteixes qualsevol document en segons, cosa que redueix temps i costos. - **Augmenta la seguretat de la informació.** El format digital evita el deteriorament, la pèrdua o el robatori del paper, i permet controlar les versions per saber sempre quina és la definitiva. - **Facilita el treball en equip.** Diverses persones poden accedir al mateix document sense duplicar fitxers ni enviar-se versions per correu. - **Controla els accessos.** Pots decidir quins documents veu cada persona o departament, protegint la informació sensible i complint la normativa de protecció de dades. - **Millora la presa de decisions.** Amb la informació rellevant disponible i ordenada, la direcció i recursos humans prenen decisions millors i amb més rapidesa. En l’àmbit dels recursos humans, un gestor documental és especialment útil per custodiar contractes, pròrrogues, comunicats de baixa, cursos de prevenció de riscos o la documentació signada per cada empleat, tot vinculat a la seva fitxa. ## Com triar un sistema de gestió documental adequat? No tots els sistemes serveixen per al mateix ni per a qualsevol mida d’empresa. Per encertar, segueix aquests passos: ### 1. Identifica les necessitats reals de la teva empresa Abans de mirar eines, pregunta’t quin problema vols resoldre. Necessites centralitzar la documentació laboral? Signar contractes a distància? Donar accés als empleats a les seves pròpies nòmines? Definir bé l’objectiu evita pagar per funcions que no faràs servir. ### 2. Valora la seguretat i el compliment normatiu El sistema ha de complir el Reglament general de protecció de dades (RGPD) i garantir el control d’accés, el xifratge i la conservació adequada dels documents. En la documentació laboral això no és opcional: és una obligació legal. ### 3. Comprova que s’integra amb la teva gestió de personal Un gestor documental aïllat obliga a duplicar feina. L’ideal és que formi part del teu programari de recursos humans, de manera que cada document quedi vinculat a l’empleat i connectat amb la resta de processos: [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/), [vacances](/ca/solucions/programari-vacances/) o [nòmines](/ca/solucions/programari-nomines/). ### 4. Tria l’opció que encaixi amb el teu pressupost Hi ha des de solucions molt completes orientades a grans corporacions fins a eines senzilles i assequibles pensades per a pimes. Tria la que cobreixi les teves necessitats sense sobredimensionar la despesa. ## El gestor documental de LapsoWork LapsoWork inclou una funcionalitat de gestió documental que permet unificar tota la informació i la documentació de la teva empresa en format digital. Amb aquesta funcionalitat pots: - Emmagatzemar i organitzar els documents de cada empleat a la seva fitxa. - Compartir contractes, polítiques o comunicats de manera segura. - Signar documents digitalment, sense imprimir ni escanejar. - Controlar qui accedeix a cada fitxer. I, com que forma part d’una plataforma integral de recursos humans, la documentació queda connectada amb el fitxatge, els torns, les vacances i la resta de la gestió de l’equip. Pots consultar tots els detalls a la pàgina del [programari de gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/). Vols veure com funciona amb la documentació real de la teva empresa? [Sol·licita una demo](/ca/demo/) i te l’ensenyem sense compromís. --- ## Programari com a servei (SaaS): com ajuda els recursos humans d’una pime? URL: https://lapsowork.com/ca/blog/programari-com-a-servei-saas-recursos-humans/ Publicado: 2023-10-03 Resumen: Què és un programari com a servei (SaaS) i com un SaaS de recursos humans ajuda la teva pime a fitxar, gestionar vacances i nòmines i complir la llei sense instal·lar res. Si gestiones els recursos humans d’una pime i encara depens de fulls d’Excel, correus solts i carpetes físiques, segurament perds diverses hores cada setmana en tasques que un programa podria fer sol. La solució que ha adoptat la majoria de les empreses espanyoles en els últims anys és el **programari com a servei (SaaS)**: aplicacions al núvol que es paguen per subscripció i que no requereixen instal·lar res. En aquest article t’expliquem què és exactament un SaaS i, sobretot, **com un SaaS de recursos humans ajuda el teu departament** en el dia a dia. ## Què és el programari com a servei (SaaS)? Un **programari com a servei** és una aplicació a la qual accedeixes directament des d’internet, amb el teu usuari i la teva contrasenya, sense instal·lar res a l’ordinador ni contractar servidors propis. El proveïdor s’encarrega de l’allotjament, les còpies de seguretat, la seguretat i les actualitzacions; tu només pagues una quota mensual o anual per fer-lo servir. Segurament ja fas servir diversos SaaS sense adonar-te’n: el correu electrònic web, un calendari compartit al núvol, una eina de videotrucades o un espai d’emmagatzematge en línia. Tots funcionen amb el mateix model. Els seus avantatges davant del programari tradicional «d’instal·lar» són clars: - **Sense inversió inicial en maquinari ni llicències.** Pagues una subscripció per ús, normalment per empleat i mes. - **Accés des de qualsevol lloc i dispositiu**, amb connexió a internet. Ideal per a equips amb teletreball o mobilitat. - **Actualitzacions automàtiques** incloses: sempre treballes amb l’última versió, sense projectes de migració. - **Escalabilitat**: si la teva plantilla creix, amplies; si baixa, ajustes. Pagues pel que fas servir. - **Seguretat i còpies de seguretat** gestionades pel proveïdor, cosa difícil de garantir amb un Excel en un ordinador local. Aplicat als recursos humans, aquest model permet que una pime sense departament d’informàtica tingui una eina professional de gestió de personal per uns quants euros al mes. ## Com ajuda un SaaS el departament de recursos humans? La gestió de persones concentra moltes tasques repetitives: registrar la jornada, aprovar vacances, preparar nòmines, arxivar contractes, comunicar canvis. Un SaaS de recursos humans centralitza tot això en una sola plataforma i automatitza la part més feixuga. Aquests són els beneficis concrets que notaràs des de la primera setmana. ### 1. Agilitza els processos interns Torns, quadrants, assignació de tasques, sol·licituds d’absències… El que abans anava i venia per correu o WhatsApp passa a gestionar-se en un únic lloc, amb avisos automàtics i sense duplicitats. El responsable deixa de ser una «bústia» de peticions i la informació deixa de perdre’s. ### 2. Redueix costos i paper En digitalitzar contractes, nòmines i comunicacions, elimines impressions, arxivadors i el temps de buscar un document quan te’l demana una inspecció o un empleat. Tot queda ordenat en un [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) accessible a l’instant i amb permisos per perfil. ### 3. T’ajuda a complir la normativa Des del 2019 el **registre de jornada és obligatori** per a totes les empreses, i la normativa avança cap al fitxatge digital, no manipulable i accessible a distància. Un SaaS de [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) registra cada entrada i sortida de manera automàtica, conserva l’historial durant els quatre anys que exigeix la llei i genera els informes que pot demanar la Inspecció de Treball. També facilita complir la Llei 10/2021 de treball a distància i, a les empreses obligades, disposar d’un [canal de denúncies](/ca/canal-de-denuncies/) intern. ### 4. Simplifica les vacances i les absències L’empleat sol·licita les seves [vacances](/ca/solucions/programari-vacances/) des del mòbil, el responsable les aprova amb un clic i el sistema actualitza el calendari de l’equip i els dies disponibles automàticament. S’acaben els encavalcaments, els correus perduts i les discussions sobre quants dies queden. ### 5. Automatitza les nòmines Un SaaS de recursos humans connecta les hores treballades, les absències i les variables del mes per preparar les [nòmines](/ca/solucions/programari-nomines/) sense càlculs manuals. Redueix errors, estalvia hores d’administració i facilita la feina amb la teva gestoria, que rep les dades ja ordenades. ## Per què un SaaS i no un programa instal·lat? Per a una pime, muntar un programari de recursos humans «clàssic» —amb servidor propi, llicències i manteniment— gairebé mai no compensa: requereix inversió, personal tècnic i actualitzacions manuals. El model SaaS elimina totes aquestes barreres. Comences a fer-lo servir el mateix dia, pagues una quota previsible per empleat i el proveïdor s’ocupa que funcioni i estigui actualitzat. En resum, un **programari com a servei de recursos humans** converteix tasques disperses i manuals en processos automàtics, ordenats i conformes amb la llei, sense necessitat de tenir coneixements tècnics ni d’invertir en infraestructura. Si vols comprovar com funciona en el teu cas, pots [demanar una demo](/ca/demo/) o consultar els nostres [preus](/ca/preus/) per empleat i mes. La manera més ràpida de sortir de dubtes és provar-lo tu mateix amb la teva pròpia plantilla. --- ## Programes de nòmines més utilitzats a Espanya (2026) URL: https://lapsowork.com/ca/blog/programes-de-nomines-mes-utilitzats/ Publicado: 2023-09-19 Resumen: Comparativa dels programes de nòmines més utilitzats a Espanya el 2026: A3Nom, Nominasol, Sage i altres opcions. Preus, característiques i quin triar per a la teva pime. Calcular les nòmines a mà va deixar de tenir sentit fa anys. Entre els canvis de conveni, les cotitzacions a la Seguretat Social, el nou tram del MEI o les variacions de l’SMI (1.184 € bruts mensuals en 14 pagues el 2025), un error de càlcul pot acabar en una sanció o en un empleat descontent. Per això qualsevol pime que gestioni diverses nòmines necessita un **programari de nòmines** que automatitzi el càlcul d’acord amb la legislació espanyola i generi els documents legals sense maldecaps. En aquest article repassem els **programes de nòmines més utilitzats a Espanya** el 2026, amb les seves característiques principals i els seus preus orientatius, perquè puguis comparar abans de decidir. ## A3Nom (Wolters Kluwer) A3Nom (abans conegut com a A3Asesor Nom) és una de les solucions més veteranes i robustes del mercat, desenvolupada per **Wolters Kluwer**. És especialment popular entre els **despatxos professionals i les assessories** que gestionen nòmines de moltes empreses alhora. - Disponible en versió instal·lable i en modalitat al núvol (SaaS). - Actualització automàtica davant dels canvis normatius i de convenis. - Integració amb la resta de la suite a3 (comptabilitat, fiscal, etc.). - Preu orientatiu: des d’uns **50 €/mes**, escalable segons el volum i els mòduls. És una eina potent, pensada més per a gestories i grans volums que per a una pime que només vol portar les seves pròpies nòmines. ## Nominasol (Sage / abans Delsol) Nominasol és un clàssic entre les pimes espanyoles per la seva **interfície senzilla** i la seva corba d’aprenentatge suau. Va néixer de la mà de Delsol i avui forma part de l’ecosistema Sage. - Disponible en versió local (onPremise) i al núvol. - Enfocat a la facilitat d’ús per a autònoms i petites empreses. - Hi ha una versió bàsica de baix cost per començar. - Preu orientatiu: des d’uns **23 €/mes** al núvol; la versió local es comercialitza amb llicència anual. És una bona porta d’entrada per a qui busca alguna cosa econòmica i directa per al càlcul de nòmines, sense gaires floritures. ## Sage 50 i Sage Despachos Sage és un altre dels noms imprescindibles quan es parla de nòmines a Espanya. **Sage 50** integra la gestió de nòmines dins d’una solució de comptabilitat i facturació, mentre que **Sage Despachos** està orientat a assessories que treballen amb múltiples clients. - Càlcul de nòmines, assegurances socials i models oficials. - Actualització permanent davant dels canvis legals. - Integració amb la comptabilitat i presentació d’impostos. - Preu orientatiu: varia molt segons el paquet; consulta Sage segons el nombre d’empleats i de mòduls. És una opció sòlida quan vols unificar nòmines i comptabilitat en un mateix proveïdor. ## Altres opcions habituals A més dels anteriors, al mercat espanyol trobaràs noms com **NominaPlus** (històric de Sage, encara en ús en moltes empreses), solucions de **gestories en línia** que combinen programari i assessorament, i plataformes de **recursos humans tot en un** que inclouen el mòdul de nòmines juntament amb el control horari, les vacances i la documentació laboral. Aquesta última tendència és la que més creix entre les pimes: en lloc de tenir un programa només per a nòmines i un altre per fitxar, un altre per a vacances i una carpeta compartida per als contractes, es centralitza tot en una única eina. ## Com triar el programari de nòmines adequat? No existeix «el millor» programari de nòmines en abstracte: existeix el que encaixa millor amb la teva empresa. Abans de decidir, valora: - **Volum de nòmines**: no és el mateix una assessoria amb centenars d’empleats que una pime amb 15. - **Actualització normativa**: assegura’t que el proveïdor actualitza automàticament les cotitzacions, els trams del MEI, l’SMI i els convenis. - **Signatura i lliurament de nòmines**: la nòmina digital amb signatura electrònica estalvia paper i deixa constància legal del lliurament. - **Integració amb la resta de recursos humans**: si a més gestiones el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/), les [vacances](/ca/solucions/programari-vacances/) i els torns, tenir-ho tot en una sola plataforma t’estalvia temps i errors de traspàs de dades. - **Pressupost real**: al cost de la llicència cal sumar-hi el temps del teu equip. De vegades una eina una mica més cara compensa pel que estalvia en hores de gestió. ## Nòmines dins d’una plataforma de recursos humans A LapsoWork abordem les nòmines des d’un enfocament diferent: en lloc d’un programa aïllat de càlcul, oferim la [gestió de nòmines](/ca/solucions/programari-nomines/) integrada en una plataforma completa de recursos humans. Això vol dir que la nòmina es connecta amb les hores fitxades, les vacances aprovades i les dades de l’empleat, sense haver d’introduir la informació dues vegades. A més, cada treballador rep la seva nòmina digital, la consulta des del mòbil i la signa electrònicament, i tot queda arxivat al [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/). Menys paper, menys correus i constància legal de cada lliurament. Si estàs comparant programes de nòmines per a la teva pime, val la pena valorar si t’interessa una eina només de càlcul o una plataforma que resolgui d’una vegada el conjunt de la gestió laboral. La millor manera de comprovar-ho és provar-la amb les teves pròpies dades. --- ## Com funciona Woffu: guia pràctica del programari de recursos humans URL: https://lapsowork.com/ca/blog/com-funciona-woffu/ Publicado: 2023-09-05 Resumen: Què és Woffu i com funciona el seu programari de recursos humans: control horari, vacances i torns explicats pas a pas per a pimes espanyoles el 2026. Si estàs valorant digitalitzar la gestió de personal de la teva empresa, segurament Woffu és un dels noms que t’has trobat. És una de les plataformes de recursos humans més veteranes del mercat espanyol i moltes pimes la fan servir cada dia per fitxar, demanar vacances o quadrar torns. Però abans de contractar qualsevol eina convé entendre bé què fa i com encaixa en el dia a dia del teu equip. En aquesta guia t’expliquem, sense tecnicismes i tocant de peus a terra, què és Woffu, com funciona cadascun dels seus mòduls i què hauries de tenir en compte a l’hora de comparar opcions de programari de recursos humans el 2026. ## Què és Woffu? Woffu és una eina de gestió de recursos humans al núvol pensada, sobretot, per al control horari i la gestió d’absències. Va néixer com a resposta a un problema molt concret de les empreses espanyoles: portar el registre de la jornada de manera legal i sense paperassa. Des que el 2019 el registre horari va passar a ser obligatori per a totes les empreses, i amb l’arribada del **fitxatge digital reforçat que entra en vigor el 2026**, disposar d’un sistema fiable va deixar de ser un luxe per convertir-se en una necessitat. Woffu es posiciona aquí: com una plataforma que centralitza el fitxatge, les vacances i els torns en un únic lloc, accessible des de l’ordinador o el mòbil. A la pràctica, funciona com un tauler en què cada empleat té el seu propi accés i l’empresa guanya visibilitat sobre les hores treballades, les absències i la planificació de la seva plantilla. ## Com funciona Woffu? Woffu s’organitza en diversos mòduls que cobreixen les tasques més habituals d’un departament de personal. Aquests són els principals. ### Control horari És el cor de l’eina. Cada treballador registra l’entrada, la sortida i les pauses des del web o des de l’app mòbil. L’empresa, per la seva banda, pot consultar en temps real qui ha fitxat, qui està de descans i quantes hores porta acumulades cada persona. El sistema genera automàticament els informes que la Inspecció de Treball pot sol·licitar, de manera que no cal reconstruir res a mà. Aquest és l’ús més estès de plataformes com Woffu i, si és el teu cas, t’interessa comparar com ho resol cada [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) abans de decidir. ### Gestor de vacances Cada empleat veu el saldo de dies disponibles i sol·licita les vacances o els permisos directament des de la plataforma. La sol·licitud arriba al responsable, que l’aprova o la rebutja amb un clic, i el sistema descompta els dies de manera automàtica. Per a l’empresa això significa la fi de les cadenes de correus i dels fulls d’Excel: es veu d’un cop d’ull qui serà absent cada setmana, cosa que facilita moltíssim la planificació. És una funcionalitat que avui considerem bàsica en qualsevol [programari de vacances](/ca/solucions/programari-vacances/). ### Configuració de torns Woffu permet crear calendaris i quadrants laborals a partir de plantilles, una cosa especialment útil en sectors amb horaris rotatius com l’hostaleria, el comerç o la indústria. Un cop definits, els treballadors reben una notificació amb el torn assignat, i així s’eviten confusions i avisos d’última hora. ### Altres funcionalitats A més d’aquests tres pilars, Woffu incorpora altres eines de suport: - **Gestió documental**, per compartir nòmines, contractes i comunicats amb la plantilla. - **Comunicació interna**, per fer arribar avisos i novetats a tot l’equip. - **Informes de recursos humans**, amb dades d’absentisme, hores extres o gaudi de vacances que ajuden a prendre decisions. Són mòduls complementaris que amplien l’eina més enllà del fitxatge pur, tot i que la seva profunditat varia segons el pla contractat. ## Què cal tenir en compte a l’hora de triar el teu programari de recursos humans Woffu és una opció sòlida i contrastada, però no és l’única del mercat. A l’hora de comparar eines, et recomanem que et fixis en quatre aspectes: 1. **Compliment legal actualitzat.** Amb la nova normativa de fitxatge digital del 2026, assegura’t que la plataforma registra la jornada de manera inalterable i traçable. 2. **Funcionalitats que faràs servir de debò.** Un mòdul de més no aporta res si el teu equip no l’ha d’utilitzar; prioritza el que resol el teu dia a dia. 3. **Facilitat d’ús.** Si l’eina és complexa, la plantilla la rebutjarà. L’adopció real és el que marca la diferència. 4. **Preu i permanència.** Compara el cost per empleat i revisa si hi ha contractes anuals o si pots cancel·lar quan vulguis. ## LapsoWork, una alternativa que cal tenir en compte Si estàs comparant opcions, LapsoWork cobreix el mateix que Woffu (control horari, gestió de vacances i configuració de torns) i hi afegeix mòduls que moltes pimes acaben necessitant, com el programari de nòmines o el canal de denúncies obligatori. El nostre enfocament és senzill: una plataforma que el teu equip entengui des del primer dia, adaptada a la normativa espanyola vigent i sense permanència anual. Si en vols el detall, hem publicat la [comparativa entre LapsoWork i Woffu](/ca/alternatives/woffu/) amb el preu de cadascun, què costa per a una plantilla de 30 persones i en quins casos Woffu és la millor opció. També pots revisar el [programari de torns](/ca/solucions/programari-torns/) o consultar els nostres [preus](/ca/preus/). La millor manera de saber si una eina et serveix és provar-la amb la teva pròpia plantilla. Sigui Woffu, LapsoWork o una altra, pren-te el temps de fer una demo real abans de comprometre’t: és l’única manera de comprovar que s’adapta a com treballa de debò el teu equip. --- ## Com crear horaris de treball: guia pràctica per a pimes URL: https://lapsowork.com/ca/blog/com-crear-horaris-de-treball/ Publicado: 2023-08-01 Resumen: Aprèn a crear horaris de treball pas a pas: planificació de torns, repartiment de la jornada i com fer quadrants legals sense perdre hores amb l’Excel. Organitzar els horaris d’un equip sembla senzill fins que t’asseus davant del full de càlcul: cal cobrir tots els torns, respectar els descansos, encaixar les vacances, tenir en compte les baixes i, a més, no saltar-se la llei. Si cada mes perds una tarda sencera quadrant qui entra i qui surt, aquesta guia és per a tu. Veurem, pas a pas, com crear horaris de treball que funcionin per a la teva pime i per a la teva plantilla. ## Planificació de l’horari laboral Abans d’assignar noms a les caselles d’un quadrant, cal planificar. I planificar vol dir respondre una pregunta bàsica: **què ha de cobrir el teu negoci i en quins moments?** El punt de partida és identificar les tasques diàries de l’empresa i les franges horàries en què cal fer-les. Un comerç no té les mateixes puntes de feina que un taller o un restaurant. Per això, abans de repartir personal convé fer el mapa de la demanda: - **Franges de més i menys activitat** al llarg del dia i de la setmana. - **Personal mínim necessari** a cada franja per donar el servei amb qualitat. - **Perfils i qualificacions** que calen a cada moment (no tothom pot fer totes les tasques). - **Pics estacionals** o esdeveniments concrets que exigeixin reforçar l’equip. Amb aquest mapa al davant, el repartiment de personal per torns deixa de ser una intuïció i passa a ser una decisió basada en dades. A més, planificar bé és la millor manera de **complir la normativa laboral**: l’Estatut dels treballadors marca límits de jornada (40 hores setmanals de mitjana en còmput anual), descansos mínims de 12 hores entre jornades i un dia i mig de descans setmanal. Si tens en compte aquests límits des de la planificació, després no hauràs de refer el quadrant sencer. ### No oblidis el registre de jornada Des del 2019, a més d’organitzar els horaris, la teva empresa està obligada a **registrar la jornada real** de cada persona treballadora. Planificar el torn teòric és una cosa; demostrar les hores efectivament treballades n’és una altra. Tingues present aquesta obligació des del principi, perquè el quadrant i el fitxatge han d’anar de bracet. Si hi vols aprofundir, et pots ajudar d’un [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) que uneixi totes dues coses. ## Crear els horaris laborals Un cop planificat, toca construir el quadrant. Aquí tens bàsicament dos camins. ### Opció 1: fulls de càlcul Per a una empresa molt petita, amb pocs empleats i torns estables, un full de càlcul pot ser suficient. És gratis i flexible. Però té un cost ocult: **cada canvi es fa a mà**. Una baixa d’última hora, un canvi de torn o una petició de vacances t’obliga a recalcular tot el quadrant i a avisar cada persona pel teu compte. A mesura que creix la plantilla, l’Excel es torna ingovernable i augmenten els errors: encavalcaments, torns sense cobrir o descansos que no es respecten. ### Opció 2: programari de gestió de torns Quan l’equip creix o els torns són rotatius, el més eficient és recórrer a un programari especialitzat. Un bon sistema **genera el quadrant de manera automàtica** tenint en compte: - Els treballadors disponibles a cada franja. - Les vacances ja aprovades i les absències previstes. - Les baixes i els canvis d’última hora. - Les qualificacions necessàries per a cada lloc de treball. Així s’obté un repartiment òptim del personal sense dedicar-hi hores, i cada empleat rep el seu horari a l’app sense cadenes de missatges ni malentesos. ## Del quadrant al dia a dia: que tot quadri de debò Crear l’horari és només el principi. El repte real és que el torn teòric coincideixi amb la realitat del dia a dia, amb els seus imprevistos. Aquests són els tres pilars perquè no se’t descontroli: 1. **Comunicació clara.** Cada persona ha de conèixer el seu horari amb antelació i poder-lo consultar en qualsevol moment. Una [app per a l’equip](/ca/solucions/app/) evita el clàssic «no m’havia assabentat del canvi». 2. **Gestió àgil de vacances i absències.** Si les peticions de [vacances](/ca/solucions/programari-vacances/) s’aproven al mateix sistema on viu el quadrant, no hauràs d’encreuar dades a mà ni descobrir un forat sense cobrir a última hora. 3. **Registre de jornada integrat.** El fitxatge real et diu si l’horari planificat s’està complint, si hi ha hores extres que no havies previst i si els descansos es respecten. És la teva prova davant la Inspecció de Treball i el teu termòmetre per ajustar futurs quadrants. ## Bones pràctiques per crear horaris que funcionin - **Anticipa’t a la temporada alta.** Publica els quadrants amb prou marge perquè la plantilla s’organitzi. - **Reparteix la càrrega amb equitat.** Fes rotar els torns menys desitjats (nits, festius, caps de setmana) perquè no recaiguin sempre en les mateixes persones. - **Respecta els descansos per defecte.** Configura el sistema perquè avisi si un torn incompleix les 12 hores de descans entre jornades. - **Escolta el teu equip.** Recollir preferències redueix canvis d’última hora i millora el clima laboral. - **Revisa i ajusta.** Compara cada mes el que s’ha planificat amb el que s’ha fitxat i afina el quadrant següent. ## Conclusió Crear horaris de treball consisteix en dues fases: **planificar** bé (saber què cal cobrir i amb qui) i **construir** el quadrant respectant la llei i les necessitats de l’equip. Per a una micropime, un full de càlcul pot ser suficient; així que la plantilla creix o hi ha torns rotatius, un programari de gestió t’estalvia temps, redueix errors i et dona la tranquil·litat de complir la normativa. Al capdavall, un bon horari no només organitza la feina: millora el servei, redueix l’estrès i fa que el teu equip estigui més content. Vols deixar de barallar-te amb l’Excel cada mes? Descobreix com [LapsoWork](/ca/solucions/programari-torns/) t’ajuda a crear quadrants en minuts i sol·licita una [demo gratuïta](/ca/demo/). --- ## Calendari 5 torns: què és, exemples i com muntar el quadrant URL: https://lapsowork.com/ca/blog/calendari-5-torns/ Publicado: 2023-07-18 Resumen: Guia pràctica del calendari 5 torns (patró 5x2): en què consisteix, exemples de rotació, jornades i descansos, i com muntar el quadrant sense embolics. Si a la teva empresa cal cobrir l’activitat de dilluns a divendres (o fins i tot els set dies) i no tothom pot treballar el mateix horari, tard o d’hora acabes dibuixant un quadrant. Un dels més habituals a les pimes espanyoles és el **calendari de 5 torns**, més conegut com a patró **5x2**. En aquesta guia t’expliquem en què consisteix, com s’organitzen les rotacions, què diuen la jornada i els descansos legals, i com muntar-lo sense tornar-te boig amb fulls d’Excel. > Vas directe al quadrant? El **[generador de quadrants de torns](/ca/generador-quadrant-torns/)** el calcula per tu —cinquè torn, quatre equips, tres torns o el teu propi cicle— i te’l baixa en CSV per a Excel. Gratis i sense registre. ## Calendari de 5 torns: en què consisteix? Un calendari de 5 torns és un **quadrant de treball** en què cada persona treballa **5 dies i en descansa 2**. Per això també se’n diu **patró 5x2**. És l’esquema clàssic de la setmana laboral espanyola: cinc jornades de treball seguides i un cap de setmana (o dos dies consecutius) de descans. A partir d’aquesta base, el calendari pot ser de dos tipus: - **Estàtic (o fix)**: cada empleat repeteix sempre el mateix horari. Per exemple, tot l’equip de matí entra de 8:00 a 16:00 i descansa dissabte i diumenge, setmana rere setmana. - **Rotatiu**: els torns van canviant per repartir matins, tardes i nits, o perquè els descansos en cap de setmana es tornin entre la plantilla. És l’habitual quan el negoci obre en horari ampli o els set dies. L’elecció depèn de les necessitats reals del negoci: no és el mateix una oficina que tanca el cap de setmana que un comerç, un centre sanitari o una fàbrica que no pot parar. ## Exemple de calendari 5 torns La manera més senzilla d’entendre-ho és amb un exemple de rotació a tres torns (matí, tarda i nit) sobre un patró 5x2. Imagina un equip amb diversos grups que van rotant setmana a setmana: - **Setmana 1**: torn de matí (per exemple, 6:00 a 14:00), de dilluns a divendres. - **Setmana 2**: torn de tarda (14:00 a 22:00), de dilluns a divendres. - **Setmana 3**: torn de nit (22:00 a 6:00), de dilluns a divendres. Cada grup avança una posició cada setmana, de manera que tots passen per tots els torns de forma equitativa i ningú no carrega sempre amb la nit. Si el negoci també obre en cap de setmana, s’hi afegeixen grups addicionals perquè els dos dies de descans vagin rotant i no recaiguin sempre en les mateixes persones. L’important és que el quadrant quedi **clar, publicat amb antelació i equilibrat**: que les hores totals, les nits i els caps de setmana lliures es reparteixin de manera justa al llarg de l’any. ## Patrons de torn rotatiu més habituals El 5x2 és el més estès, però no és l’únic. Segons quants dies es treballi i quants es descansi, es combinen diferents durades de jornada: - **5x2**: 5 dies de treball i 2 de descans, normalment amb jornades de **8 hores**. És el patró de la setmana laboral estàndard. - **6x2**: 6 dies de treball i 2 de descans, també amb jornades al voltant de les 8 hores. Útil quan cal cobrir més dies seguits, però exigeix vigilar bé el còmput setmanal. - **4x3**: 4 dies de treball i 3 de descans, amb jornades més llargues, al voltant de **10 hores**. Concentra les hores en menys dies a canvi de descansos més amplis. Cada patró té els seus avantatges: el 5x2 és previsible i fàcil de gestionar; el 4x3 ofereix blocs llargs de descans; el 6x2 dona més cobertura. La clau és triar el que encaixi amb la teva activitat **sense saltar-te els límits legals de jornada i descans**. ## Jornada i descansos: el que diu la llei En dissenyar qualsevol calendari de torns cal respectar els límits de l’**Estatut dels treballadors**: - **Jornada màxima**: 40 hores setmanals de treball efectiu de mitjana en còmput anual. Els convenis poden fixar una jornada inferior. - **Descans entre jornades**: mínim **12 hores** entre el final d’una jornada i el començament de la següent. Això és especialment delicat en rotacions que encadenen nit i matí. - **Descans setmanal**: mínim **dia i mig ininterromput** (habitualment el cap de setmana), acumulable per períodes de fins a 14 dies. - **Treball nocturn**: la jornada nocturna no pot superar les 8 hores de mitjana en un període de 15 dies, i dona dret a les compensacions que fixi el conveni. A més, des del 2019 tota empresa està obligada a portar un **registre diari de jornada** de cada treballador. Un quadrant de torns no substitueix el fitxatge: són coses diferents. El quadrant planifica qui treballa i quan; el registre horari documenta el que realment ha passat cada dia. Si vols aprofundir en aquesta obligació, t’ho expliquem a la nostra [guia de programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/). ## Com muntar el quadrant sense embolics Pots començar amb un full d’Excel, però així que tens diversos grups, rotacions i absències (vacances, baixes, permisos), l’Excel es converteix en una font constant d’errors: encavalcaments, forats sense cobrir, gent que fa més hores del compte o descansos que no es respecten. Un bon programari de torns t’ajuda a: 1. **Dissenyar el patró una vegada** (5x2, 6x2, 4x3…) i replicar-lo automàticament al calendari. 2. **Rotar els grups** sense haver de recol·locar cel·les a mà cada setmana. 3. **Avisar l’equip** dels seus torns al mòbil, perquè ningú no es despisti. 4. **Creuar el quadrant amb les [vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/)**, de manera que un torn mai no quedi descobert per sorpresa. 5. **Vigilar els límits legals** de jornada i descans, i avisar-te abans que s’incompleixin. Amb això, muntar (i sobretot mantenir) un calendari de 5 torns deixa de ser una feina d’hores cada setmana i passa a ser qüestió de minuts, amb la tranquil·litat que el quadrant compleix la llei i l’equip sap sempre a què atenir-se. --- ## Quadrant de torns de treball rotatius: guia pràctica per a pimes URL: https://lapsowork.com/ca/blog/quadrant-de-torns-de-treball-rotatius/ Publicado: 2023-07-04 Resumen: Aprèn què són els torns rotatius, quins en són els patrons més comuns (6x2, 5x2, 4x3) i com muntar un quadrant de torns de treball rotatius sense errors. Cobrir un servei de matí a nit, mantenir una fàbrica en marxa les 24 hores o atendre clients els set dies de la setmana no es resol amb una sola plantilla treballant de nou a cinc. Aquí entren els **torns rotatius**, i amb ells el maldecap de quadrar qui treballa, quan descansa i com evitar que ningú no encadeni una nit amb un matí. Si gestiones una pime amb diversos torns, aquest article t’explica què són els torns rotatius, quins patrons hi ha i com muntar un quadrant que compleixi la llei i no et robi cada setmana hores de fulls de càlcul. > Vas directe al quadrant? El **[generador de quadrants de torns](/ca/generador-quadrant-torns/)** el calcula per tu —cinquè torn, quatre equips, tres torns o el teu propi cicle— i te’l baixa en CSV per a Excel. Gratis i sense registre. ## Què són els torns rotatius? Els torns rotatius són un sistema d’organització del treball en què les hores de la jornada es reparteixen en diferents franges horàries (matí, tarda i nit) i els equips s’hi van **alternant** de manera periòdica. En lloc que una persona treballi sempre de matí, un mes fa tarda, un altre nit, un altre matí, i així successivament. És la manera habitual de donar cobertura contínua sense cremar ningú amb jornades interminables, i està expressament reconeguda a l’**Estatut dels treballadors** (Reial decret legislatiu 2/2015, BOE-A-2015-11430). L’article 36 regula el treball per torns i el treball nocturn, i fixa regles que convé tenir clares abans de dissenyar un quadrant: - Cap treballador no pot estar en el torn de nit més de **dues setmanes consecutives**, llevat que ho demani voluntàriament. - Entre el final d’una jornada i l’inici de la següent hi ha d’haver com a mínim **12 hores de descans**. - El treball nocturn (entre les 22:00 i les 06:00) té una retribució específica o una compensació en descans segons conveni. - La jornada dels treballadors nocturns no pot superar les **8 hores diàries de mitjana** en un període de 15 dies. ### Tipus de torns segons la cobertura No totes les empreses necessiten el mateix nivell de servei. En funció de quantes hores i dies calgui cobrir, es distingeixen tres models: - **Torns discontinus.** Es reparteixen en matí i tarda, de dilluns a divendres, amb descans el cap de setmana. És el cas típic del comerç o d’una oficina amb horari ampliat. - **Torns semicontinus.** Solen ser tres torns (matí, tarda i nit) que inclouen els dissabtes, amb aturada el diumenge. Habitual en tallers, logística o producció que no requereix obrir en festiu. - **Torns continus.** Cobertura 24 hores els 365 dies de l’any. És el cas de residències, hospitals, plantes industrials o serveis d’emergència. ### Variants de rotació Dins de cada model, la rotació es pot organitzar de diverses maneres: - **Rotació doble:** dos torns que s’alternen (matí i tarda). - **Rotació triple:** tres torns (matí, tarda i nit) que van rotant entre els equips. - **Rotació natural o inversa:** es refereix al sentit de la rotació. La *natural* avança cap a torns més tardans (matí → tarda → nit), que és la més recomanable perquè respecta millor el ritme biològic; la *inversa* va a l’inrevés i sol generar més fatiga. ## Què són els patrons de torns rotatius? Un patró de torns és la fórmula que fixa quants dies seguits es treballa i quants es descansa abans que el cicle es repeteixi. Triar bé el patró és el que marca la diferència entre un quadrant equilibrat i un que dispara les baixes per esgotament. Aquests són els més habituals a les pimes espanyoles: - **Patró 6x2.** Sis dies de treball seguits de dos de descans. Dona molta cobertura, però encadena força jornades, de manera que cal vigilar la fatiga. - **Patró 5x2.** El clàssic de dilluns a divendres amb el cap de setmana lliure. Senzill de gestionar i el més habitual quan no cal obrir en festiu. - **Patró 4x3.** Quatre jornades (sovint de 10-12 hores) i tres dies de descans. Concentra les hores i regala caps de setmana llargs, molt valorat per la plantilla, però exigeix controlar bé les hores diàries per no superar els límits legals. La clau és que, sigui quin sigui el patró, el repartiment sigui **equitatiu**: que les nits, els caps de setmana i els festius rotin entre tot l’equip i no recaiguin sempre sobre les mateixes persones. Un quadrant que reparteix malament genera greuges i rotació de personal. ## Com es fa un quadrant de torns rotatius pas a pas? Muntar un quadrant rotatiu no és endevinar: és un procés ordenat. Aquests són els passos que seguim amb les pimes que gestionen torns: 1. **Defineix la cobertura que necessites.** Obres de dilluns a divendres o els set dies? Quantes hores al dia? Això determina quants torns i quantes persones per torn calen. 2. **Calcula la plantilla mínima per torn.** Tingues en compte vacances, baixes i absències imprevistes. Si vas just, qualsevol baixa t’obliga a fer equilibris d’última hora. 3. **Tria el patró de rotació.** Escull entre 5x2, 6x2, 4x3 o un altre segons la teva activitat, i decideix si la rotació serà natural o inversa. 4. **Reparteix els torns de manera equitativa.** Assegura’t que nits, caps de setmana i festius rotin entre tot l’equip. 5. **Verifica els límits legals.** Comprova les 12 hores de descans entre jornades, el descans setmanal i el límit de dues setmanes seguides de nit. 6. **Comunica el quadrant amb antelació.** La plantilla ha de conèixer els seus torns amb prou marge per organitzar-se la vida. Els canvis d’última hora són la principal font de conflictes. ### El problema de l’Excel Moltes pimes encara munten els torns en un full de càlcul. Funciona… fins que arriba la primera baixa, algú demana un canvi, un altre reclama que li toquen tres nits seguides i descobreixes que dues persones estan assignades al mateix torn mentre una altra franja queda descoberta. L’Excel no avisa d’encavalcaments, no controla els descansos mínims ni notifica res a l’equip quan canvies alguna cosa. Un **programari de gestió de torns** resol justament això: genera el quadrant rotatiu automàticament, detecta incompliments de descans, quadra les absències i avisa cada persona del seu horari. Amb [LapsoWork](/ca/solucions/programari-torns/) crees plantilles de rotació reutilitzables, arrossegues torns, veus d’un cop d’ull qui està disponible i publiques el quadrant perquè tot l’equip el consulti des del mòbil. A més, en connectar els torns amb el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/), el registre de jornada de cada empleat es creua automàticament amb el quadrant planificat. Així detectes desviacions, calcules hores extres i arribes al tancament de nòmina amb les dades quadrades, sense haver de recomptar res a mà. ## Conclusió Dissenyar un quadrant de torns de treball rotatius consisteix a trobar l’equilibri entre la cobertura que necessita el teu negoci, el repartiment just entre la plantilla i els límits que marca l’Estatut dels treballadors. Amb el patró adequat i una eina que automatitzi la planificació i controli els descansos, deixes de perdre hores cada setmana i evites els errors que acaben en conflictes o en sancions. Tria el sistema que encaixi millor amb la teva activitat, reparteix-lo amb equitat i ajuda’t d’un programari que treballi per tu. --- ## Com fer un quadrant de torns pas a pas URL: https://lapsowork.com/ca/blog/com-fer-un-quadrant-de-torns/ Publicado: 2023-06-20 Resumen: Aprèn a elaborar un quadrant de torns de treball des de zero: què és, requisits legals, passos per als torns rotatius i com fer-lo en Excel o amb programari. Organitzar els torns d’una plantilla és una d’aquelles tasques que semblen senzilles fins que t’hi poses. Cobrir totes les franges horàries, respectar els descansos legals, evitar encavalcaments i que ningú no encadeni dos torns seguits… tot això ha de quadrar. I si, a més, la teva empresa treballa amb torns rotatius, la cosa es complica. En aquesta guia t’expliquem què és un quadrant de torns, quins requisits ha de complir segons la normativa vigent i com elaborar-lo pas a pas, tant en Excel com amb un programari especialitzat. > Vas directe al quadrant? El **[generador de quadrants de torns](/ca/generador-quadrant-torns/)** el calcula per tu —cinquè torn, quatre equips, tres torns o el teu propi cicle— i te’l baixa en CSV per a Excel. Gratis i sense registre. ## Què és un quadrant de torns? Un quadrant de torns és el document en què s’estableix l’horari de treball de cada empleat dins d’un període determinat. S’hi reflecteix qui treballa, en quina franja horària i quins dies, de manera que tota la plantilla sàpiga amb antelació quan li toca entrar i sortir. Aquest període pot ser setmanal, mensual, trimestral o fins i tot anual, segons el sector i l’estabilitat de l’activitat. A l’hostaleria o al comerç se sol planificar amb menys marge; a la indústria o a la sanitat, on els torns rotatius estan molt establerts, es treballa amb calendaris de diversos mesos. L’objectiu és doble: garantir que l’activitat de l’empresa queda sempre coberta i, alhora, que cada treballador té clares les seves hores, els seus descansos i el seu temps lliure. ### Requisits indispensables d’un quadrant de treball Perquè un quadrant compleixi la seva funció, no n’hi ha prou amb repartir hores a l’atzar. Ha de reunir diversos requisits: - **Claredat visual.** Qualsevol persona l’ha d’entendre d’un cop d’ull: qui treballa, quan i en quin torn. Res d’ambigüitats ni de caselles que es puguin interpretar de dues maneres. - **Elaboració amb antelació.** L’empresa està obligada a comunicar el calendari laboral amb prou marge perquè el treballador pugui organitzar la seva vida personal. Publicar-lo amb un dia d’avís no és una bona pràctica ni se sol ajustar al que marca el conveni. - **Respecte dels descansos legals.** L’Estatut dels treballadors fixa un descans mínim de 12 hores entre el final d’una jornada i el començament de la següent, i un descans setmanal mínim de dia i mig ininterromput. El quadrant els ha de respectar sempre. - **Compliment del conveni.** Molts convenis col·lectius regulen la rotació de torns, els límits de nocturnitat o l’antelació amb què cal comunicar els canvis. El quadrant s’ha d’ajustar al que digui el teu conveni. - **Coherència amb el registre horari.** Des del 2019 el control horari és obligatori a Espanya, de manera que el quadrant ha d’encaixar amb el que després es reflecteixi en el fitxatge diari de cada empleat. ### Quadrant de torns de treball rotatius Els torns rotatius són aquells en què els treballadors van canviant de franja horària de manera cíclica: una setmana de matí, una altra de tarda i una altra de nit, per exemple. Són habituals en fàbriques, hospitals, seguretat o qualsevol activitat que necessiti cobertura les 24 hores. El seu avantatge és que reparteixen de manera equitativa els torns menys desitjats (especialment el nocturn) entre tota la plantilla. La seva dificultat és que planificar-los a mà és feixuc i propens a errors: cal assegurar-se que la rotació és justa, que es respecten els descansos entre canvis de torn i que ningú no passa d’un torn de nit a un de matí sense les hores de descans obligatòries. ## Com fer un quadrant de torns? Elaborar un quadrant no ha de ser cap maldecap si segueixes un ordre lògic. Aquests són els quatre passos bàsics. ### 1. Estableix els torns de la teva empresa El primer pas és definir quines franges horàries necessita cobrir el teu negoci. El més habitual és treballar amb tres torns: - **Torn de matí**, per exemple de 6:00 a 14:00. - **Torn de tarda**, de 14:00 a 22:00. - **Torn de nit**, de 22:00 a 6:00. No totes les empreses necessiten els tres. Un comerç pot tenir només torn de matí i de tarda, mentre que una fàbrica amb producció contínua haurà de cobrir les 24 hores. Defineix les teves franges abans d’assignar-hi ningú. ### 2. Determina quants treballadors necessites a cada torn Un cop definits els torns, calcula quanta gent fa falta a cadascun. Aquí hi influeixen la càrrega de treball real de cada franja (una cafeteria no necessita el mateix personal a les 8:00 que a les 17:00), les tasques que cal cobrir i els pics d’activitat. Tingues en compte també les absències previsibles: vacances, baixes, permisos. Un bon quadrant deixa marge per als imprevistos sense que l’activitat se’n ressenti. Aquí és on tenir ben organitzat el [programari de vacances](/ca/solucions/programari-vacances/) marca la diferència, perquè saps d’un cop d’ull qui està disponible. ### 3. Distribueix els treballadors per torns Amb els torns i el nombre de persones clars, toca assignar noms. En aquest punt convé tenir en compte la disponibilitat de cada treballador, les seves preferències quan sigui possible, l’antiguitat i, sobretot, les limitacions del conveni i de la llei. Reparteix els torns de manera equilibrada. Si sempre són les mateixes persones les que carreguen amb les nits o els caps de setmana, tard o d’hora apareixeran conflictes i augmentarà la rotació de personal. ### 4. Elabora el quadrant de torns rotatius Si la teva empresa treballa amb rotació, aquest és el pas més delicat. La idea és dissenyar un cicle que es repeteixi: per exemple, un patró de matí-matí-tarda-tarda-nit-nit-lliure-lliure que vagi rotant entre els diferents grups de treballadors. Quan muntis la rotació, comprova sempre que: - Ningú no encadena un torn de nit amb un de matí sense les 12 hores de descans mínimes. - El descans setmanal es respecta a cada cicle. - La rotació reparteix de manera justa els torns nocturns i els festius entre tots els grups. Un cop muntat el cicle base, replicar-lo per a les setmanes o els mesos següents és qüestió de repetir el patró. ## Quadrant de treball en Excel Excel és l’opció amb què comencen moltes pimes, i per a plantilles petites pot funcionar. L’avantatge és evident: és gratuït (o gairebé) i tothom el sap fer anar mínimament. Per muntar un quadrant bàsic en Excel pots crear una taula amb els dies del mes a les columnes i els noms dels treballadors a les files, i anar omplint cada cel·la amb el torn corresponent (M, T, N o lliure). Fer servir colors per a cada torn ajuda molt a llegir-lo d’un cop d’ull. El problema apareix quan la plantilla creix o els torns roten. Excel no t’avisa si has posat algú a treballar de nit i l’endemà al matí, no controla els descansos, no quadra les vacances automàticament i, cada vegada que hi ha un canvi d’última hora, et toca refer-lo a mà i tornar-lo a enviar a tot l’equip. A més, és fàcil que s’hi coli un error humà que acabi generant un conflicte laboral o fins i tot una sanció. ## Quadrant de treball amb LapsoWork Quan el quadrant en Excel et comença a menjar hores cada setmana, és el moment de fer el salt a un programari especialitzat. Amb una eina com LapsoWork, la planificació de torns deixa de ser un full de càlcul estàtic per convertir-se en una cosa viva i connectada amb la resta de la teva gestió de personal. Amb el [programari de torns de LapsoWork](/ca/solucions/programari-torns/) pots: - **Planificar torns de manera visual** i duplicar patrons rotatius amb un clic, sense tornar a muntar el quadrant des de zero cada mes. - **Detectar automàticament** encavalcaments, descansos insuficients o incompliments abans de publicar el calendari. - **Avisar cada empleat** dels seus torns directament al mòbil, amb notificacions quan hi ha un canvi. - **Quadrar torns, vacances i absències** en una sola vista, perquè no planifiquis mai algú que està de baixa o de vacances. - **Connectar el quadrant amb el fitxatge real**, de manera que el registre horari i la planificació quadrin i compleixis la llei sense cap esforç addicional. El resultat és que dediques minuts al que abans et portava hores, redueixes errors i evites els conflictes que sorgeixen quan el repartiment de torns no és transparent. I tot queda integrat amb el teu [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/), de manera que la gestió del temps del teu equip deixa d’estar repartida en mil llocs. ## Conclusió Fer un bon quadrant de torns consisteix a definir les franges horàries, calcular quanta gent necessites a cadascuna, repartir la teva plantilla de manera equilibrada i, si treballes amb rotació, muntar un cicle just que respecti sempre els descansos legals. Excel pot servir per començar, però així que la plantilla creix o els torns roten, un programari especialitzat t’estalvia temps, errors i disgustos. Planifica amb antelació, respecta el conveni i mantén el quadrant connectat amb el fitxatge: el teu equip ho notarà i tu també. --- ## Registre de la jornada laboral: en paper o digital? Preguntes freqüents URL: https://lapsowork.com/ca/blog/registre-jornada-laboral-en-paper-o-digital/ Publicado: 2023-06-06 Resumen: Registre de jornada en paper o digital? Resolem els dubtes freqüents: què és, quant de temps s’arxiva i quin mètode compleix millor la normativa vigent el 2026. Des del 2019 totes les empreses espanyoles estan obligades a registrar la jornada laboral dels seus treballadors, sense excepció. El dubte que ens arriba una vegada i una altra no és *si* cal fer-ho, sinó *com*: n’hi ha prou amb un full de paper on cada empleat apunta l’entrada i la sortida, o convé fer el salt a un sistema digital? En aquest article resolem les preguntes més freqüents sobre el registre de jornada i comparem tots dos mètodes perquè triïs el que encaixa millor amb la teva pime. ## Què és el registre de la jornada laboral? El registre de jornada és el document on queda constància de **les hores treballades per cada empleat**, tal com exigeix la legislació laboral. Ha de recollir, com a mínim, l’**hora concreta d’inici i de fi** de la jornada de cada persona, dia a dia. Aquest registre serveix per deixar constància tant de les hores ordinàries com de les **hores extraordinàries**, un punt especialment rellevant des que se’n va reforçar el control. L’objectiu de la norma és doble: protegir el treballador davant d’excessos de jornada no remunerats i donar transparència a la relació laboral. L’obligació afecta **totes les empreses**, amb independència de la mida o del sector, i tots els treballadors per compte d’altri. Incomplir-la no és un tema menor: les sancions per infraccions en matèria de registre de jornada van des dels **751 fins als 7.500 euros** per cada centre de treball afectat, segons la gravetat. ### Qui pot consultar el registre? El registre ha d’estar **accessible** per a les persones que la llei determina: - Els **treballadors**, que poden consultar les seves pròpies dades. - Els **representants legals** dels treballadors i sindicats. - La **Inspecció de Treball i Seguretat Social**, que el pot requerir en qualsevol moment. Si en una inspecció no pots mostrar el registre de manera clara i verificable, l’empresa s’exposa a la sanció, encara que les hores reals s’hagin treballat correctament. ## Quant de temps s’ha d’arxivar el registre de jornada laboral? L’empresa està obligada a **conservar els registres durant quatre anys**. Durant tot aquest període han de romandre a disposició dels treballadors, dels seus representants i de la Inspecció de Treball. Aquest requisit, aparentment senzill, és un dels que genera més problemes amb el registre en paper: acumular i custodiar quatre anys de fulls signats, ordenats per empleat i per dia, ocupa espai, es deteriora i és fàcil que s’extraviï just quan la Inspecció el demana. ## Com s’ha de fer el registre de la jornada laboral? La normativa **no imposa un format concret**. No diu «fes-ho en paper» ni «fes-ho amb tal programari»: el que exigeix és que el sistema, sigui quin sigui, sigui **fiable, objectiu i accessible**. A partir d’aquí, l’empresa pot triar. Vegem les opcions més habituals. ### Registre de jornada laboral en paper El mètode més tradicional consisteix en una **plantilla impresa** en què cada empleat anota l’hora d’entrada i de sortida i **signa** cada dia. És vàlid legalment, no requereix inversió inicial i qualsevol l’entén a la primera. El problema és que resulta **feixuc i poc eficaç**, sobretot a partir d’un cert nombre de treballadors: - Depèn que cada persona recordi signar cada dia; els oblits són constants. - És fàcil de manipular a posteriori (les dates i les hores escrites a mà no porten segellament fiable). - Custodiar i ordenar quatre anys de fulls esdevé immanejable. - No serveix per a qui **teletreballa** o és fora de l’oficina: no hi ha un full físic per signar. Per a una empresa de dues o tres persones en un únic local pot funcionar de manera puntual. Per a la resta, gairebé sempre acaba sent una font de problemes. ### Registre de jornada laboral en format digital Un pas intermedi és portar el registre en **fulls de càlcul compartits** (Google Sheets, Excel a OneDrive o similars). Permet l’accés remot, la sincronització automàtica entre dispositius i evita el paper. És més àgil que el paper, però hi comparteix una debilitat de fons: **un full de càlcul és editable**. Qualsevol que hi tingui accés pot modificar una hora sense deixar rastre, i això és precisament el que una fiscalització vol evitar. Un Excel obert no ofereix el segellament de temps inalterable ni la traçabilitat que dona garanties davant la Inspecció. ### Apps per al registre de la jornada laboral L’opció més completa avui és una **aplicació específica de control horari**. Davant del paper i dels fulls de càlcul, una app resol d’arrel els punts febles dels altres mètodes: el registre és **automàtic, segur i inalterable**, i funciona igual de bé per a qui és a l’oficina que per a qui teletreballa o va en ruta. Amb [el programari de control horari de LapsoWork](/ca/solucions/programari-control-horari/) el treballador fitxa amb un clic i el sistema s’encarrega de la resta: - **Fitxatge des de qualsevol lloc**, amb l’[app de mòbil](/ca/solucions/app/) o des de l’ordinador, ideal per al teletreball i el personal en mobilitat. - **Segellament de temps inalterable**: l’hora no es pot editar a mà; qualsevol correcció queda auditada amb autor, data i motiu. - **Informes en PDF i exportació a Excel** a punt per lliurar a la Inspecció en qualsevol moment. - **Geolocalització opcional** i fotografia del fitxatge quan el lloc de treball ho requereix. - **Conservació automàtica** durant els quatre anys exigits, sense acumular paper. - Gestió integrada de [vacances i permisos](/ca/solucions/programari-vacances/), gestor documental i signatura electrònica a la mateixa eina. Així, el registre deixa de ser una càrrega administrativa i es converteix en una cosa que passa sola, mentre l’empresa guanya la tranquil·litat de complir la llei sense esforç. ## Paper o digital: què et convé? En resum, els tres mètodes són legals, però no tots ofereixen les mateixes garanties ni demanen el mateix esforç: - **Paper**: vàlid, barat i senzill, però feixuc, fàcil de manipular i difícil de custodiar. Només aconsellable en equips molt petits i presencials. - **Full de càlcul**: més àgil i accessible a distància, però editable i sense segellament fiable, cosa que resta garanties davant la Inspecció. - **App de control horari**: automàtica, segura, amb traçabilitat completa i vàlida per a qualsevol modalitat de treball (presencial, a distància o mixt). És l’opció que compleix millor la normativa vigent amb el mínim esforç. Si la teva plantilla creix, tens teletreball o simplement vols oblidar-te de perseguir signatures, la resposta a «paper o digital» és cada vegada més clara. Pots [provar LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/) i comprovar en el teu equip mateix com és de fàcil deixar enrere el full de paper. --- ## Aplicacions per fitxar a la feina: comparativa 2026 URL: https://lapsowork.com/ca/blog/aplicacions-per-fitxar-a-la-feina/ Publicado: 2023-05-23 Resumen: Comparem les millors aplicacions per fitxar a la feina el 2026: control horari, geolocalització, informes legals i què cal mirar abans de triar per a la teva pime. Des del 2019 registrar la jornada va deixar de ser opcional, i a la pràctica el paper i el full d’Excel s’han quedat curts: es perden fitxatges, es manipulen a mà i no resisteixen una inspecció. Per això la majoria de pimes ha fet el salt a una **aplicació per fitxar a la feina**. En aquest article repassem les opcions més habituals del mercat, què aporta cadascuna i en què t’has de fixar abans de decidir. ## És obligatori fitxar a la feina? Sí. Des del **12 de maig de 2019**, amb l’entrada en vigor del Reial decret llei 8/2019, totes les empreses estan obligades a registrar l’hora d’entrada i de sortida de cada persona treballadora. La mesura va néixer per combatre les hores extres no pagades i donar transparència a la relació laboral. Aquesta obligació s’ha reforçat amb els anys. La normativa actual apunta a un **registre de jornada digital, accessible en temps real per a la Inspecció de Treball, no manipulable i conservat durant quatre anys**. El 2025 i el 2026 el focus regulador s’ha posat precisament en el fitxatge electrònic, amb sancions que poden anar de diversos centenars a diversos milers d’euros per treballador afectat. Traduït: el quadern de fitxatges i les plantilles casolanes ja no són una opció segura. ## Com es pot portar un control d’hores de treball? La llei no imposa una tecnologia concreta. Pots portar el control en paper, en un full de càlcul o amb una aplicació especialitzada, sempre que el sistema sigui fiable i verificable. A la pràctica, però, les solucions digitals s’han imposat per diversos motius: - **Eviten errors i manipulacions**: cada fitxatge queda registrat amb la seva marca de temps. - **Estalvien hores de gestió**: els informes es generen sols, sense haver de recomptar cel·les a final de mes. - **Redueixen conflictes**: tant l’empresa com el treballador veuen les mateixes dades. - **Faciliten una inspecció**: pots exportar el registre en el format que et demanin en qüestió de minuts. Si vols aprofundir en els requisits legals d’un sistema de fitxatge, tenim una guia específica de [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/). A continuació comparem les aplicacions més conegudes del sector. ## 1. Control Laboral Una de les opcions veteranes i senzilles del mercat, pensada per al registre de jornada bàsic. - **A favor**: cobreix el control horari, permet gestionar calendaris laborals i genera informes que compleixen la normativa. El seu enfocament minimalista fa que sigui fàcil de posar en marxa. - **A tenir en compte**: els usuaris assenyalen que algunes funcions (editar jornades ja tancades, canviar contrasenyes) resulten poc intuïtives, i la versió gratuïta és limitada per a equips que creixen. És una alternativa raonable si només necessites fitxar i poca cosa més, però es queda curta quan vols integrar vacances, absències o nòmines a la mateixa eina. ## 2. Factorial Una de les plataformes de recursos humans més conegudes a Espanya, amb un abast funcional ampli. - **A favor**: a més del control horari, integra gestió de vacances i absències, documents i processos de reclutament. La seva proposta és la d’una suite completa de recursos humans. - **A tenir en compte**: com que és una plataforma extensa, activar els mòduls avançats n’apuja el preu, cosa que cal valorar si la teva empresa només vol fitxar i gestionar absències. És una opció sòlida per a qui vol concentrar molts processos de recursos humans en un mateix lloc, tot i que convé mesurar bé quins mòduls faràs servir de debò per ajustar el cost. ## 3. Intratime Aplicació centrada en el fitxatge en mobilitat, molt utilitzada per equips que treballen fora de l’oficina. - **A favor**: incorpora geolocalització amb diferents nivells de filtratge i un control d’horaris orientat a personal desplaçat o en ruta. - **A tenir en compte**: alguns usuaris apunten que el sistema de notificacions es queda curt i que la gestió de pauses podria ser més flexible. Encaixa bé quan la mobilitat és el criteri principal i l’equip fitxa des d’ubicacions canviants. ## 4. Sesame Una altra plataforma de recursos humans amb un component fort de control horari i automatització. - **A favor**: ofereix compatibilitat amb dispositius biomètrics i automatitza el càlcul d’hores extraordinàries, cosa que ajuda en entorns amb torns i jornades irregulars. - **A tenir en compte**: per a empreses molt petites pot resultar una solució sobredimensionada, i la gestió per departaments té marge de millora. Bona candidata per a empreses mitjanes amb processos de recursos humans ja consolidats que busquen automatització. ## 5. LapsoWork: la teva app de control horari A LapsoWork hem dissenyat l’aplicació pensant específicament en la pime espanyola: complir la llei sense dedicar hores a la gestió. Això és el que hi pots fer. ### Fitxar des de l’app Cada persona registra l’entrada i la sortida des del mòbil o des del navegador, sense instal·lar res. N’hi ha prou amb connexió a internet, de manera que serveix tant per a l’oficina com per al teletreball o la feina en ruta. ### Opcions d’administrador Des del tauler d’administració accedeixes a tots els registres horaris, autoritzes o denegues permisos i vacances i envies notificacions a tot l’equip. Tot el control, sense fulls de càlcul pel mig. ### Emissió d’informes L’aplicació genera informes que compleixen la normativa vigent de registre de jornada i t’ajuden a detectar irregularitats (jornades incompletes, excés d’hores, fitxatges oblidats) abans que es converteixin en un problema. ### Dades en temps real Consultes qui està fitxant en cada moment i amb geolocalització precisa, una cosa especialment útil per a equips distribuïts o amb personal en diversos centres de treball. ### Altres funcionalitats LapsoWork no es queda en el fitxatge. A la mateixa eina gestiones el [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/), les [nòmines](/ca/solucions/programari-nomines/), les [vacances](/ca/solucions/programari-vacances/) i els [torns](/ca/solucions/programari-torns/). El model és de pagament per usuaris actius, de manera que només pagues per qui realment fa servir l’aplicació, i funciona en qualsevol dispositiu sense instal·lació. ## Quina app per fitxar cal triar? No hi ha una resposta única: depèn de la mida del teu equip, de si treballeu des d’un centre fix o en mobilitat i de quants processos de recursos humans vols unificar. Abans de decidir, comprova que l’aplicació: - **Compleix la normativa de registre de jornada** i desa les dades durant quatre anys. - **Genera informes exportables** vàlids davant d’una inspecció. - **Funciona al mòbil i al navegador**, sobretot si tens teletreball o personal desplaçat. - **S’ajusta al teu pressupost**, amb un preu que no es dispari quan creixi l’equip. - **Integra el que necessites** (vacances, nòmines, documents) sense saltar d’eina en eina. La manera més ràpida de saber si una app encaixa és provar-la amb el teu propi equip durant uns quants dies. Si vols veure LapsoWork en acció, pots sol·licitar una [demo](/ca/demo/) o consultar els nostres [preus](/ca/preus/) sense compromís. --- ## Formes de fitxar en una empresa: 6 mètodes i quin compleix la llei URL: https://lapsowork.com/ca/blog/formes-de-fitxar-en-una-empresa/ Publicado: 2023-05-09 Resumen: Descobreix les 6 formes de fitxar en una empresa (biometria, aplicació mòbil, QR, targeta...) i quina compleix la normativa de control horari vigent el 2026. Quan només tens dos o tres empleats, apuntar les hores en una llibreta sembla suficient. Però així que l’equip creix, aquest control manual se t’escapa de les mans: fulls que es perden, signatures que falten i, sobretot, un registre que la Inspecció de Treball no acceptaria en cas de visita. Triar bé **com fitxen els teus treballadors** deixa de ser un detall i es converteix en una decisió que t’estalvia sancions i hores de gestió. En aquest article repassem les sis formes de fitxar més habituals en una empresa i t’ajudem a decidir quina encaixa amb la teva. ## Per què és obligatori fitxar a l’empresa? Registrar la jornada no és opcional. Des de l’entrada en vigor del Reial decret llei 8/2019, **totes les empreses estan obligades a portar un registre diari de la jornada de cada treballador**, amb l’hora d’inici i de final. La normativa s’ha anat reforçant i el 2026 el registre horari ha de ser **digital, accessible en temps real per a la Inspecció i conservar-se durant quatre anys**. Més enllà de l’obligació legal, fitxar bé t’aporta avantatges concrets de gestió: - **Evites sancions.** Les infraccions per no portar un registre vàlid poden arribar a diversos milers d’euros per centre de treball. - **Controles les hores extres.** Saps exactament qui les fa i pots compensar-les o pagar-les correctament. - **Prens millors decisions.** Amb dades reals de dedicació pots ajustar torns, càrregues de treball i plantilla. - **Protegeixes la teva empresa i el teu equip.** El registre serveix de prova tant per a l’empresa com per al treballador en qualsevol conflicte laboral. ## Mètodes per implantar el fitxatge d’empleats No hi ha una única manera correcta de fitxar: la llei no imposa cap suport concret, només exigeix que el sistema sigui **fiable, objectiu i accessible**. L’important és que el mètode que triïs sigui àgil i natural per al teu equip, perquè un sistema incòmode acaba ple d’oblits i correccions. Aquestes són les sis opcions més esteses. ### 1. Control d’accés biomètric Consisteix a identificar el treballador mitjançant l’empremta dactilar, el reconeixement facial o el de l’iris. És un mètode molt fiable perquè ningú no pot fitxar per una altra persona. El seu gran inconvenient avui és **legal**: l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) va endurir el seu criteri el 2023 i considera que les dades biomètriques són de categoria especial. Llevat de casos molt justificats, **amb el consentiment del treballador no n’hi ha prou** per fer-les servir només per fitxar, de manera que la biometria ha deixat de ser recomanable com a sistema general de control horari. ### 2. Sistema de fitxatge amb aplicació mòbil El treballador fitxa des del seu telèfon amb un parell de tocs. És l’opció més pràctica per a **comercials, tècnics de camp, personal multicentre i teletreballadors**, ja que permet registrar la jornada des de qualsevol lloc. Moltes apps afegeixen la geolocalització en el moment del fitxatge per verificar la ubicació sense rastrejar l’empleat de manera contínua. És, de lluny, el mètode que més ha crescut a les pimes. Amb una [app de control horari](/ca/solucions/app/) ben plantejada, fitxar costa el mateix que enviar un missatge. ### 3. Programari a l’ordinador o al núvol El fitxatge es fa des del navegador o des d’una aplicació d’escriptori, ideal per a equips que treballen davant d’un ordinador. Com que és al núvol, els registres es centralitzen automàticament, es poden consultar en temps real i s’exporten a PDF o Excel per presentar-los a la Inspecció o a la gestoria. És la base de qualsevol [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) modern i se sol combinar amb l’aplicació mòbil per cobrir tota la plantilla, sigui on sigui. ### 4. Control manual amb fulls de signatura Les plantilles en paper o un full de càlcul compartit són el sistema més econòmic i el punt de partida de moltes empreses petites. Funciona amb un parell de treballadors, però **no és escalable**: és fàcil de manipular, s’obliden signatures i reconstruir un mes sencer és un suplici. A més, un registre en paper difícilment compleix el requisit d’**accessibilitat en temps real** que exigeix la normativa del 2026, de manera que avui es considera una solució de transició, no definitiva. ### 5. Targeta d’identificació L’empleat passa una targeta (de banda magnètica, RFID o de proximitat) per un lector en entrar i en sortir. És un clàssic a les fàbriques i els magatzems amb control d’accés físic, còmode i ràpid de fer servir. Els seus límits: requereix instal·lar maquinari a cada punt de fitxatge, la targeta es pot deixar o perdre i no serveix per a qui treballa fora de les instal·lacions. Se sol combinar amb un programari que centralitzi les dades dels lectors. ### 6. Codi QR al mòbil Cada centre o cada torn mostra un codi QR que el treballador escaneja amb el seu telèfon per fitxar. És una opció molt àgil i barata per a l’**hostaleria, el comerç o els esdeveniments**, on el personal va rotant entre centres i no sempre porta a sobre una targeta. Com que l’escaneig queda registrat amb hora i ubicació, ofereix traçabilitat sense necessitat d’instal·lar terminals cars a cada local. ## Quina és la millor manera de fitxar i complir la normativa? No hi ha un mètode universal: la millor manera de fitxar és **la que encaixa millor amb el teu tipus de feina i alhora compleix la llei**. A tall de guia ràpida: - **Oficina o feina davant de l’ordinador:** programari al núvol. - **Equips que es mouen (comercials, tècnics, obra):** aplicació mòbil amb geolocalització. - **Teletreball o model híbrid:** app i programari combinats, amb registre accessible des de casa. - **Hostaleria i comerç amb torns:** QR o aplicació mòbil. - **Fàbrica o magatzem amb control d’accés:** targeta d’identificació connectada a un programari. A la pràctica, la tendència clara a les pimes és **combinar l’aplicació mòbil i el programari al núvol**: cobreix tot l’equip, sigui on sigui, centralitza les dades i genera automàticament els informes que exigeix la Inspecció. Si, a més, gestiones torns rotatius, convé que el sistema de fitxatge s’integri amb el teu [programari de gestió de torns](/ca/solucions/programari-torns/), perquè el registre real es compari amb el quadrant previst sense feina addicional. Sigui quin sigui el mètode que triïs, assegura’t que compleix tres requisits que marca la normativa vigent: **registre fiable i inalterable, accessibilitat en temps real** per a l’empresa, el treballador i la Inspecció, i **conservació de les dades durant quatre anys**. Amb aquests tres punts coberts, fitxar deixa de ser una càrrega administrativa i es converteix en una font de dades útil per gestionar millor la teva empresa. --- ## Obligació de fitxar a la feina: tot el que has de saber el 2026 URL: https://lapsowork.com/ca/blog/obligacio-de-fitxar-a-la-feina/ Publicado: 2023-04-25 Resumen: És obligatori fitxar a la feina? T’expliquem qui ha de registrar la jornada, les excepcions, com fer-ho bé i les sancions actualitzades al 2026. Si dirigeixes una pime i encara no tens clar si els teus treballadors estan obligats a fitxar, aquest article és per a tu. El registre de jornada va deixar de ser opcional fa anys, però moltes empreses el continuen anotant en un full d’Excel o directament no el fan. El 2026, amb la Inspecció de Treball posant el focus en el control horari i amb una reforma normativa en marxa, convé tenir-ho tot en regla. Aquí t’ho expliquem sense tecnicismes. ## És obligatori fitxar a la feina? Sí. Fitxar és **obligatori per a totes les empreses des del Reial decret llei 8/2019**, que va modificar l’article 34 de l’Estatut dels treballadors per incloure-hi l’obligació de portar un registre diari de la jornada de cada persona treballadora. La finalitat de la llei és doble: d’una banda, combatre la precarietat i les hores extres no pagades; de l’altra, donar seguretat tant a l’empresa com al treballador, deixant per escrit quan comença i quan acaba cada jornada. Aquest registre s’ha de conservar durant **quatre anys** i ha d’estar disponible per als treballadors, els seus representants i la Inspecció de Treball. Convé afegir-hi un matís important per al 2026: hi ha una reforma en tramitació que obligarà que el registre sigui **digital, accessible a distància per la Inspecció i interoperable**. Encara que el detall final pot variar, la direcció és clara: el paper i els fulls de càlcul tenen els dies comptats. ## Qui té l’obligació de fitxar segons la llei? La regla general és senzilla: **totes les empreses, sigui quina sigui la seva mida o el seu sector, han de registrar la jornada diària dels seus treballadors**. Tant és si tens una plantilla de 3 persones o de 300. L’obligació afecta: - Qualsevol categoria professional, de l’operari al comandament intermedi. - Treballadors a jornada completa i a temps parcial (en aquests últims, a més, el registre és especialment rellevant). - Personal que treballa **a distància o en teletreball**, que també ha de registrar les seves hores. - Treballadors desplaçats o que es mouen fora del centre (comercials, tècnics de camp, etc.). És a dir: si tens persones contractades per compte d’altri, tens l’obligació que fitxin. Sense excepcions per la mida de l’empresa. ## Hi ha excepcions a l’obligació de fitxar? Sí, hi ha alguns supòsits que queden fora de l’obligació de registre de jornada, gairebé sempre perquè tenen una relació laboral especial o no es regeixen pel règim general de l’Estatut dels treballadors: - **Personal d’alta direcció**, que té una relació laboral especial (article 2 de l’Estatut dels treballadors) i organitza el seu temps amb autonomia. - **Treballadors autònoms**, que, com que no són assalariats, queden fora de l’àmbit de l’Estatut. - Determinades relacions laborals especials: artistes en espectacles públics, esportistes professionals, personal al servei de la llar familiar o penats en institucions penitenciàries, entre d’altres. - Treballadors amb un règim de **plena disponibilitat i lliure gestió del seu temps** pactat expressament, una cosa molt poc freqüent i que ha d’estar ben documentada. Un avís pràctic: aquestes excepcions són estrictes i no serveixen de drecera. Etiquetar un empleat com a «alta direcció» només per estalviar-te que fitxi és un error que la Inspecció detecta de seguida. En cas de dubte, el més prudent és registrar la jornada. ## Què passa si no es fitxa a la feina? Incomplir l’obligació de registre de jornada té conseqüències, i no són menors. La Inspecció de Treball considera aquesta infracció **greu**, i les sancions econòmiques s’han endurit amb l’actualització de la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social (LISOS). Amb les quanties vigents el 2026, una infracció greu per no portar el registre de jornada pot suposar una **multa que va des d’uns 751 € fins a més de 7.500 €**, segons el grau i les circumstàncies. I compte: la sanció s’aplica **per cada centre de treball** afectat, de manera que en empreses amb diverses seus la xifra es multiplica ràpidament. A això s’hi suma un risc indirecte: sense un registre fiable, si un treballador reclama hores extres, l’empresa parteix en desavantatge a l’hora de demostrar la jornada realment feta. Pel que fa al treballador, negar-se a fitxar quan l’empresa té un sistema disponible també pot comportar **sancions disciplinàries** segons el conveni, des d’una amonestació fins a la suspensió de sou i feina. ## Com s’ha de fitxar a la feina? La llei obliga a registrar la jornada, però **no imposa un mètode concret**. L’empresa és lliure de triar el sistema, sempre que sigui fiable i reflecteixi l’horari real d’entrada i sortida. Les opcions més habituals són: - **Registre manual** en paper o amb signatura: legal, però poc pràctic i fàcil de manipular. - **Terminals físics** amb targeta o empremta a l’entrada del centre. - **Programari de control horari**, que permet fitxar des de l’ordinador o el mòbil i centralitza totes les dades. Sigui quina sigui l’opció, el sistema ha de recollir la jornada real, incloent-hi pauses i descansos, i estar a disposició de la Inspecció. Amb horaris flexibles o teletreball, un [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) és, a la pràctica, l’única manera senzilla de tenir-ho tot quadrat. ### Requisits del sistema de control horari Abans de triar una eina, comprova que compleix aquests punts: - **Fiable i objectiu**: ha de registrar l’horari real, sense permetre modificacions opaques. - **Accessible i intuïtiu**: si és complicat, la gent no el fa servir bé i el registre perd valor. - **Conservació durant quatre anys** i consulta disponible per a treballadors, representants i Inspecció. - **Flexible**: capaç de gestionar pauses, torns, descansos i imprevistos sense convertir-se en un embolic. - **Integrat**: idealment connectat amb la gestió de [vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) i amb nòmines, per no duplicar feina. A LapsoWork hem dissenyat el fitxatge perquè compleixi tots aquests requisits de sèrie: els empleats fitxen des de l’[app mòbil](/ca/solucions/app/) o el navegador, el registre es desa automàticament i tu tens els informes a punt per a qualsevol inspecció. Així deixes de perseguir fulls de càlcul i et centres en el teu negoci. ## En resum Fitxar és obligatori per a pràcticament totes les empreses des del 2019, i el 2026 l’exigència va a més amb la digitalització del registre. Les excepcions són poques i estrictes, les sancions per no complir són cada vegada més altes i la millor assegurança és tenir un sistema de control horari fiable i senzill. Si encara el portes en paper o en Excel, aquest és un bon moment per fer el salt. --- ## Control horari de treballadors: llei, obligacions i preguntes freqüents URL: https://lapsowork.com/ca/blog/control-horari-treballadors/ Publicado: 2023-04-11 Resumen: Tot sobre el registre de jornada obligatori a Espanya: què diu la llei, obligacions de l’empresa, sancions actualitzades i com complir sense embolics. Des del 2019 totes les empreses d’Espanya estan obligades a registrar la jornada dels seus treballadors. Sigui quina sigui la mida de la teva plantilla o el sector en què operis, si tens personal per compte d’altri has de portar un control horari. I no és una recomanació: és una obligació legal l’incompliment de la qual es paga car. En aquesta guia t’expliquem què és exactament el control horari, què diu la llei, quines obligacions tens com a empresa i com complir sense dedicar mig dia a omplir fulls d’Excel. ## Què és el control horari? El control horari és el registre diari i obligatori de la jornada de cada persona treballadora: l’hora en què comença a treballar i l’hora en què acaba. El seu objectiu és lluitar contra la precarietat laboral, donar visibilitat a les hores extraordinàries i garantir que es respecten els descansos i els límits de jornada que marca l’Estatut dels treballadors. Aquest registre és obligatori per a **tots els treballadors**, tant a temps complet com a temps parcial, i independentment que treballin de manera presencial o en teletreball. Tant és que l’empresa tingui dos empleats o dos-cents: l’obligació és la mateixa. ## La llei del control horari: del Reial decret llei 8/2019 al fitxatge digital L’origen de l’obligació és al **Reial decret llei 8/2019, de 8 de març**, de mesures urgents de protecció social i de lluita contra la precarietat laboral. Va modificar l’article 34 de l’Estatut dels treballadors i va establir que, a partir del **12 de maig de 2019**, totes les empreses han de garantir el registre diari de jornada. Des d’aleshores la normativa s’ha anat reforçant. La tendència clara del legislador és cap al **registre digital, fiable i inalterable**: es vol acabar amb els sistemes de paper fàcilment manipulables i amb els fulls de signatura que s’omplen a final de mes. Les noves exigències apunten que el fitxatge sigui accessible de manera telemàtica per a la Inspecció de Treball, per a la representació legal dels treballadors i per a cada empleat respecte de les seves pròpies dades. A la pràctica, això vol dir que un sistema de control horari modern ja no es pot limitar a un quadrant en paper: ha de registrar cada fitxatge amb marca de temps, conservar-lo de manera segura i permetre’n la consulta quan l’autoritat ho requereixi. ## Quines obligacions té l’empresa? Si ets empresari o responsable de recursos humans, la llei t’exigeix complir diversos punts concrets: - **Registrar la jornada de cada treballador cada dia**, amb l’hora d’inici i l’hora de finalització. - **Conservar els registres durant 4 anys.** Durant aquest període han d’estar disponibles i ser fàcilment accessibles. - **Posar els registres a disposició** dels treballadors, dels seus representants legals (sindicats, comitè d’empresa) i de la Inspecció de Treball i Seguretat Social. - **Negociar el sistema de registre** mitjançant conveni col·lectiu, acord d’empresa o, si no n’hi ha, decisió de l’empresari amb consulta prèvia a la representació legal dels treballadors. Un matís important: el registre ha de reflectir la jornada **real**, no la teòrica del contracte. Si un treballador a temps parcial fa hores de més, el registre les ha de recollir. Aquesta és precisament una de les coses que més vigila la Inspecció. ## Quines són les infraccions i sancions? No portar el control horari, o fer-ho de manera incorrecta, es considera una **infracció greu** en matèria de relacions laborals segons la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social (LISOS). Les quanties s’han actualitzat a l’alça en els darrers anys, de manera que avui les sancions són considerablement més elevades que en la redacció original de la llei. A grans trets, les multes s’estructuren així: - **Infraccions lleus:** des d’uns 70 € en el grau mínim. - **Infraccions greus** (aquí entra la falta de registre de jornada): des d’al voltant de **751 €** en el grau mínim fins a prop de **7.500 €** en el grau màxim. - **Infraccions molt greus:** poden superar àmpliament els **200.000 €** en els casos més seriosos. A més, la sanció s’aplica **per centre de treball**, no una sola vegada per empresa. És a dir, una cadena amb diversos locals pot acumular diverses multes en una sola inspecció. A això s’hi afegeix que l’absència de registre sol comportar regularitzacions d’hores extres no cotitzades davant la Seguretat Social, cosa que multiplica el cost real de l’incompliment. ## Com ha de ser el registre horari? La llei no imposa una tecnologia concreta, però sí que exigeix que el registre sigui **objectiu, fiable i accessible**. A la pràctica, un bon sistema de control horari ha de: - **Registrar la jornada diària de manera individualitzada**, amb l’hora concreta d’entrada i de sortida. - **Ser fiable i inalterable**, de manera que no es pugui modificar l’històric a conveniència. - **Conservar-se durant els 4 anys** exigits i poder-se exportar quan ho demani la Inspecció. - **Permetre la consulta** per part del treballador, dels seus representants i de l’autoritat laboral. S’admet el registre en paper, però és l’opció més problemàtica: es perd, s’omple a posteriori i és molt fàcil de qüestionar en una inspecció. Per això la recomanació clara és optar per un **sistema digital**, idealment amb aplicació mòbil perquè cada persona pugui fitxar des d’on treballi, una cosa imprescindible en models de [teletreball](/ca/solucions/programari-teletreball/) o per a plantilles que es desplacen. ### Preguntes freqüents **Estan obligats les pimes i els autònoms amb empleats?** Sí. L’obligació no depèn de la mida de l’empresa. Qualsevol empresa amb treballadors per compte d’altri ha de registrar la jornada, inclosos els autònoms que tinguin personal contractat. **També cal fitxar en teletreball?** Sí. El control horari és igual d’obligatori a distància que en presencial. La solució pràctica és un sistema amb fitxatge des del mòbil o el navegador. **He de registrar les hores extres?** El registre ha de reflectir la jornada real, de manera que les hores que excedeixin l’ordinària hi quedaran reflectides. Les hores extraordinàries tenen, a més, les seves pròpies regles de compensació i cotització. **Durant quant de temps cal desar els registres?** Quatre anys, i han d’estar disponibles per a treballadors, representants legals i Inspecció de Treball. ## LapsoWork: control horari senzill i conforme a la llei Complir el registre de jornada no té per què convertir-se en una càrrega administrativa. Amb [LapsoWork](/ca/solucions/programari-control-horari/) els teus empleats fitxen en un parell de tocs des del mòbil o l’ordinador, i cada entrada i sortida queda registrada amb marca de temps, desada de manera segura i a punt per exportar en cas d’inspecció. El sistema és compatible amb iOS i Android, funciona igual de bé a l’oficina que en teletreball, i s’integra amb la resta de la gestió de persones: vacances, torns, nòmines i documentació. Així, a més de complir la llei, guanyes visibilitat sobre les hores del teu equip i estalvies hores de feina administrativa cada mes. Si vols veure com funciona amb la teva plantilla, pots [sol·licitar una demo](/ca/demo/) o consultar els nostres [preus](/ca/preus/) per a pimes. --- ## Incompliment de la jornada laboral: sancions al treballador i a l’empresa URL: https://lapsowork.com/ca/blog/incompliment-jornada-laboral/ Publicado: 2023-03-21 Resumen: Quines sancions s’apliquen per incomplir la jornada laboral: al treballador (Estatut art. 54 i 58) i a l’empresa per no portar el registre horari. Guia 2026. L’incompliment de la jornada laboral té dues cares que moltes pimes confonen. D’una banda, hi ha el treballador que arriba tard de manera habitual, falta sense justificar-ho o no compleix el seu horari. De l’altra, hi ha l’empresa mateixa, que no porta un registre horari correcte i s’exposa a les multes de la Inspecció de Treball. Totes dues situacions tenen conseqüències legals concretes i en aquest article t’expliquem quines sancions s’apliquen en cada cas, amb la normativa vigent el 2026. ## Sancions per incompliment de la jornada laboral Quan parlem de sancions, cal distingir clarament qui incompleix. No és el mateix que sigui l’empleat qui no respecta el seu horari que sigui l’empresa qui no documenta la jornada de la seva plantilla. Vegem-ho per separat. ### Sancions al treballador L’empresari té la facultat de sancionar els treballadors que incompleixin les seves obligacions laborals, inclosa la de complir l’horari pactat. Aquesta potestat està recollida a l’**article 58 de l’Estatut dels treballadors**, que remet a la graduació de faltes i sancions establerta en el conveni col·lectiu aplicable. Les sancions més habituals per incompliments de l’horari són: - **Amonestació verbal o per escrit** per a faltes lleus (un retard puntual). - **Suspensió de sou i feina** durant un nombre determinat de dies per a faltes greus o reiterades. - **Acomiadament disciplinari** en els casos més seriosos. És important tenir clar que l’empresa **no pot** aplicar qualsevol sanció que se li acudi. El mateix article 58.3 de l’Estatut prohibeix expressament: - Sancions que consisteixin en la reducció de les **vacances** o una altra minoració dels drets al descans del treballador. - **Multes d’haver**, és a dir, descomptar diners del salari com a càstig. Qualsevol sanció ha d’estar tipificada en el conveni col·lectiu, ser proporcional a la falta comesa i respectar els terminis de prescripció. A més, per a les faltes greus i molt greus és obligatori comunicar-les al treballador per escrit, indicant-hi la data i els fets que la motiven. ### Acomiadament disciplinari L’acomiadament disciplinari és la sanció més greu i està regulat a l’**article 54 de l’Estatut dels treballadors**. Només és procedent davant d’un «incompliment greu i culpable» del contracte de treball. En matèria de jornada, les causes més freqüents són: - Les **faltes repetides i injustificades d’assistència** a la feina. - La **falta de puntualitat reiterada**, quan és continuada i no està justificada. Perquè un acomiadament d’aquest tipus sigui declarat procedent, l’empresa ha de poder **acreditar els fets**. I aquí és on el registre horari pren un valor decisiu: sense un sistema de fitxatge fiable, és molt difícil demostrar davant d’un jutjat que un treballador acumulava retards o absències. Un [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) deixa constància objectiva de cada entrada i sortida, cosa que pot marcar la diferència si l’assumpte acaba als tribunals. ## Sancions a l’empresa per no portar el control horari Des de l’entrada en vigor del registre horari obligatori (Reial decret llei 8/2019), **totes les empreses estan obligades a registrar diàriament la jornada dels seus treballadors**, amb l’hora d’inici i de finalització. No fer-ho, o fer-ho de manera incorrecta, és una infracció sancionable. Les multes les regula la LISOS (Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social) i les seves quanties s’han actualitzat. El 2026 els imports vigents són: | Grau de la infracció | Quantia | |---|---| | **Lleu** | 70 € – 750 € | | **Greu** | 751 € – 7.500 € | | **Molt greu** | 7.501 € – 225.018 € | No portar el registre de jornada, o portar-lo de manera deficient, es considera una **infracció greu**, amb multes que parteixen dels 751 € i poden arribar als 7.500 €. I convé tenir present un matís important: la Inspecció de Treball interpreta que la sanció s’aplica **per cada treballador afectat**, no una única vegada per empresa. En una plantilla de diversos empleats, la xifra es pot disparar ràpidament. Els casos més greus —manipulació de registres o obstrucció a la tasca inspectora— es tipifiquen com a infracció molt greu, amb multes que poden superar els 225.000 €. Davant d’aquest risc, el cost de tenir una eina de fitxatge digital és marginal. Si a més la teva plantilla treballa a distància, recorda que la [Llei 10/2021 de treball a distància](/ca/solucions/programari-teletreball/) exigeix el mateix registre horari per al teletreball. ## Com portar el control horari i fer que els treballadors fitxin? La manera més senzilla i segura de complir l’obligació legal i, alhora, tenir proves de qualsevol incompliment per part del treballador és implantar un programari de fitxatge digital. Amb una eina com LapsoWork, els teus empleats fitxen des del mòbil, l’ordinador o una tauleta a recepció, i cada registre queda emmagatzemat amb el seu segellament de temps. Això et permet: - **Complir la normativa** de registre horari sense papers ni fulls de càlcul. - **Detectar retards i absències** de manera objectiva, amb dades que serveixen com a prova. - **Gestionar vacances, permisos i torns** a la mateixa plataforma. - **Conservar els registres** durant els quatre anys que exigeix la llei. Un bon sistema de fitxatge no només et protegeix davant la Inspecció de Treball: també et dona la tranquil·litat de tenir sempre documentada la jornada real del teu equip. Si vols veure com funciona, pots sol·licitar una [demostració sense compromís](/ca/demo/) i comprovar que fàcil és posar-lo en marxa a la teva empresa. --- ## Qui paga la baixa per maternitat? URL: https://lapsowork.com/ca/blog/qui-paga-la-baixa-per-maternitat/ Publicado: 2023-02-21 Resumen: Paga l’empresa o la Seguretat Social la baixa per maternitat? T’expliquem qui abona la prestació, quant dura i com gestionar-la a la teva pime el 2026. Quan una treballadora o un treballador de la teva plantilla ha de ser mare o pare, a l’empresa sorgeix gairebé sempre el mateix dubte: durant aquestes setmanes d’absència, qui paga el sou? Surt de la butxaca de l’empresa o l’assumeix la Seguretat Social? És una pregunta lògica, perquè afecta directament la nòmina i la caixa de la pime. La resoldrem de manera clara. ## Què és la baixa per maternitat? Primer de tot, un aclariment de nom. El que popularment continuem anomenant «baixa per maternitat» fa anys que va deixar d’existir com a tal a la llei. Des del 2021 el permís és igual per a tots dos progenitors i es diu **permís per naixement i cura del menor**. És un dret recollit a l’Estatut dels treballadors que suspèn el contracte de treball —sense extingir-lo— perquè la mare o el pare es puguin dedicar a la cura del nadó acabat de néixer, adoptat o acollit. Durant aquest període el contracte queda «en pausa»: la persona no va a la feina, però manté el seu lloc de treball i continua d’alta a la Seguretat Social. ## Qui paga la baixa per maternitat? Aquí tens la resposta que busques: **la baixa per maternitat la paga la Seguretat Social, no l’empresa**. Concretament, és l’Institut Nacional de la Seguretat Social (INSS) qui abona la prestació econòmica al treballador durant tot el permís. La quantia és del **100 % de la base reguladora**, és a dir, pràcticament el mateix import que la persona cobrava abans de la baixa. L’empresa no avança aquests diners ni els assumeix: la seva única obligació és tramitar el comunicat i mantenir l’alta. Això sí, durant aquest temps l’empresa sí que continua pagant la seva part de les cotitzacions socials del treballador. ## Quant dura el permís el 2026? Des de l’**1 de gener de 2026**, el permís per naixement i cura del menor s’amplia a **19 setmanes retribuïdes per cada progenitor** (Reial decret llei 9/2025). Es reparteixen així: - **6 setmanes obligatòries** i ininterrompudes just després del part, l’adopció o l’acolliment. - **11 setmanes** flexibles, que es poden fer fins que el menor compleixi 12 mesos. - **2 setmanes addicionals**, que es poden fer servir fins que l’infant compleixi 8 anys. En el cas de **famílies monoparentals**, el permís arriba a les **32 setmanes**. ## En quines situacions es pot ampliar? El permís es pot allargar per damunt d’aquestes 19 setmanes en diversos supòsits: - **Part múltiple**: una setmana addicional per progenitor per cada fill a partir del segon. - **Discapacitat del menor**: una setmana addicional per progenitor. - **Part prematur amb hospitalització** superior a 7 dies: fins a 13 setmanes addicionals. A més, aquest permís és **compatible amb el permís parental** de fins a 8 setmanes de l’article 48 bis de l’Estatut dels treballadors, que es pot fer fins que el menor compleixi 8 anys (aquest últim, no retribuït per defecte). ## Com ho afronto des de l’empresa? Encara que la Seguretat Social pagui la prestació, l’empresa sí que carrega amb la part administrativa: tramitar el comunicat, planificar la substitució i organitzar la tornada. Com més ordenada tinguis la informació de la teva plantilla, menys marge d’error. Un [programari de gestió de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) et permet registrar cada permís, calcular dates de reincorporació i tenir a mà tota la documentació des d’un [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) centralitzat. Així el permís per naixement deixa de ser un maldecap i es converteix en un tràmit més, controlat i sense sorpreses. --- ## Qui paga la baixa per malaltia? Guia per a empreses i treballadors URL: https://lapsowork.com/ca/blog/qui-paga-la-baixa-per-malaltia/ Publicado: 2023-02-07 Resumen: Qui paga la baixa per malaltia? T’expliquem qui assumeix cada tram, els 3 primers dies, els percentatges de la prestació i com gestionar-ho a la teva pime. Quan un treballador agafa la baixa, el primer dubte que sorgeix a l’empresa (i també a l’empleat mateix) és sempre el mateix: **qui paga la baixa per malaltia?** La resposta no és «la Seguretat Social i prou». El cost es reparteix per trams entre el treballador, l’empresa i l’entitat gestora, i aquest repartiment canvia segons el tipus de contingència. Si gestiones una pime, convé tenir-ho clar per no pagar de més ni desquadrar les nòmines. Aquí t’ho expliquem de manera senzilla i amb les dades vigents el 2026. ## Què és la baixa per malaltia? La baixa per malaltia (tècnicament, **incapacitat temporal** o IT) és la situació en què un treballador no pot fer les seves tasques per un problema de salut i necessita assistència sanitària. Mentre dura, el contracte queda suspès: l’empleat no va al lloc de treball, però conserva la relació laboral i percep una prestació econòmica que substitueix el salari. Hi ha dos grans tipus de contingència, i d’aquests depèn qui paga i quant: - **Contingències comunes**: malaltia comuna (una grip, una infecció, una lumbàlgia) o accident no laboral. És el cas més freqüent. - **Contingències professionals**: malaltia professional derivada de la feina o accident laboral, inclosos els que es produeixen *in itinere* (de camí a la feina). Aquesta distinció és clau, perquè les baixes per contingències professionals tenen una cobertura més generosa des del primer dia. ## Qui paga la baixa per malaltia? En una baixa per **malaltia comuna o accident no laboral**, el pagament de la prestació es reparteix en tres trams: - **Dies 1 a 3**: no es cobra prestació de la Seguretat Social. Aquest tram l’assumeix el treballador (llevat que el conveni col·lectiu obligui l’empresa a complementar-lo, cosa molt habitual). - **Dies 4 a 15**: paga l’**empresa**, a càrrec dels seus propis recursos. - **A partir del dia 16**: paga la **Seguretat Social** o la mútua col·laboradora, tot i que l’abonament es fa a la nòmina en règim de **pagament delegat** (l’empresa l’avança i després se li compensa). Pel que fa a **quant** es cobra en una contingència comuna: - **Del dia 4 al 20**: el **60 %** de la base reguladora. - **A partir del dia 21**: el **75 %** de la base reguladora. Molts convenis col·lectius milloren aquestes xifres i obliguen l’empresa a complementar la prestació fins al 100 % del salari durant un nombre de dies. Per això, abans de calcular una nòmina de baixa, el primer que cal fer és revisar el conveni aplicable. ## Qui paga els 3 primers dies de baixa per malaltia? Aquesta és la pregunta que més es repeteix. En una baixa per **contingència comuna**, els **tres primers dies no generen prestació de la Seguretat Social**: en principi, aquest cost recau sobre el treballador, que deixaria de percebre aquests dies. Tanmateix, a la pràctica passen dues coses molt freqüents: 1. **El conveni col·lectiu obliga l’empresa a pagar-los.** Un gran nombre de convenis recullen l’obligació de complementar la prestació des del primer dia, de manera que el treballador no perd ingressos. 2. **L’empresa ho assumeix voluntàriament** com a part de les seves condicions laborals. La situació canvia del tot en les **contingències professionals** (accident de treball o malaltia professional): - Es cobra des de l’**endemà** de la baixa. - La prestació és del **75 % de la base reguladora des del primer dia**. - El dia de la baixa el paga íntegrament l’empresa com si fos un dia treballat. En aquests casos no existeix el «buit» dels tres primers dies: la cobertura comença abans i amb un percentatge més alt. ### I en el cas dels autònoms? Els treballadors per compte propi (RETA) també tenen dret a prestació per IT, sempre que estiguin al corrent de les cotitzacions i tinguin coberta la contingència. En malaltia comuna, cobren des del **quart dia** de baixa, i el pagament va a càrrec de la mútua o entitat gestora amb què tinguin coberta la contingència. En contingències professionals, des de l’endemà. ## Com gestionar les absències a l’empresa? Més enllà de saber qui paga cada tram, el repte real d’una pime és **gestionar la paperassa i l’impacte en la nòmina** sense errors. Una baixa mal registrada es pot traduir en un càlcul incorrecte, un desquadrament en la cotització o un problema amb la Inspecció de Treball. Per portar-ho amb ordre convé: - **Registrar la data exacta de baixa i d’alta** de cada treballador i el tipus de contingència. - **Desar els comunicats mèdics** (baixa, confirmació i alta) de manera centralitzada i accessible. - **Aplicar el complement del conveni** de manera automàtica, en lloc de calcular-lo a mà cada mes. - **Reflectir l’absència en el registre de jornada**, perquè el control horari quadri amb el que realment ha treballat la plantilla. Aquí és on un programari de recursos humans marca la diferència. Amb [LapsoWork](/ca/solucions/programari-nomines/) pots registrar les baixes, vincular-les al [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) i emmagatzemar els comunicats mèdics al gestor documental, de manera que cada absència queda documentada i el seu efecte en la nòmina es calcula sol. Menys fulls de càlcul, menys errors i tota la traçabilitat que la Inspecció et pot demanar. ## En resum - En **malaltia comuna**, el repartiment és: dies 1-3 el treballador (llevat de conveni), dies 4-15 l’empresa i des del dia 16 la Seguretat Social. - Es cobra el **60 %** de la base reguladora del dia 4 al 20, i el **75 %** a partir del dia 21. - En **contingències professionals** (accident o malaltia laboral), es cobra el **75 % des de l’endemà** de la baixa. - **Revisa sempre el conveni col·lectiu**: és el que determina si aquests primers dies es paguen i si hi ha complement fins al 100 %. Tenir aquest procés automatitzat t’estalvia temps, evita errors en les nòmines i et dona la tranquil·litat de complir la normativa vigent. --- ## Contracte fix discontinu: què és i preguntes freqüents URL: https://lapsowork.com/ca/blog/contracte-fix-discontinu/ Publicado: 2023-01-24 Resumen: Què és el contracte fix discontinu, quant dura, com funciona la crida i quines obligacions té l’empresa. Guia pràctica actualitzada per a pimes. Si la teva empresa té pics d’activitat marcats per la temporada (campanya d’estiu, recollida de la collita, temporada d’esquí, reforços de Nadal), segurament t’has preguntat com pots contractar de manera legal la gent que només necessites uns mesos l’any. La resposta, des de la reforma laboral del 2021, gairebé sempre passa pel **contracte fix discontinu**. En aquest article responem als dubtes més freqüents de manera clara i sense tecnicismes. ## Què és un contracte de treball fix discontinu? El contracte fix discontinu és un **contracte indefinit** que es fa servir per a treballs de naturalesa estacional o vinculats a activitats productives de temporada, i també per a treballs que es repeteixen però **no en dates certes**. La idea clau és aquesta: la persona forma part de la plantilla de manera permanent, però **només presta serveis durant els períodes en què hi ha activitat**. Quan la temporada s’acaba, el treballador no queda acomiadat: passa a una situació d’inactivitat i l’empresa està obligada a **tornar-lo a cridar** quan l’activitat es reprengui. Està regulat a l’**article 16 de l’Estatut dels treballadors**, redacció reformada pel **Reial decret llei 32/2021** (la coneguda reforma laboral). Precisament aquesta reforma va reforçar aquesta figura com a alternativa als antics contractes temporals encadenats, que van quedar molt restringits. **Exemples típics d’ús:** - Estacions d’esquí i personal de temporada d’hivern. - Hostaleria i turisme de costa (temporada d’estiu). - Recollida de la collita i campanyes agrícoles. - Monitors de campaments i activitats d’estiu. - Reforços de comerç i logística en campanya de Nadal. - Contractes i subcontractes mercantils amb activitat intermitent. L’important: encara que la feina sigui «de temporada», el contracte és **indefinit**. No hi ha data de fi. ## Quant de temps es pot tenir algú amb un contracte fix discontinu? De manera **indefinida**. El contracte fix discontinu no té data de caducitat: la relació laboral es manté mentre continuï existint l’activitat de temporada que el justifica. Algunes claus pràctiques sobre com funciona: - **Cotització i antiguitat**: el treballador cotitza i acumula antiguitat de manera similar a la resta de la plantilla. Des de la reforma del 2021, l’antiguitat es computa tenint en compte **tota la durada de la relació laboral**, no només els períodes efectivament treballats. Això influeix en les indemnitzacions i en l’escala salarial. - **Períodes d’inactivitat**: durant els mesos en què no hi ha activitat, l’empresa **no paga salari**, però el treballador pot sol·licitar la **prestació per desocupació** si compleix els requisits, ja que es troba en situació legal de desocupació. - **Documentació**: en cada període d’inactivitat no hi ha quitança («finiquito») de fi de contracte (el contracte continua viu), però sí que es liquiden les quantitats pendents de la part treballada. L’error freqüent és tractar cada temporada com si fos un contracte diferent; no ho és. ## La crida en el contracte fix discontinu: què és? La **crida** és el moment en què l’empresa convoca el treballador fix discontinu perquè es reincorpori quan comença la temporada d’activitat. No és un tràmit menor: és l’obligació central d’aquest tipus de contracte i on es generen la majoria de conflictes. La crida s’ha de fer **segons l’ordre i la forma que estableixi el conveni col·lectiu** aplicable i, si no n’hi ha, segons el que s’hagi pactat en el contracte. Com a mínim, ha de respectar els principis d’**antiguitat** dins de cada especialitat i s’ha de fer per escrit amb prou antelació. ### Què passa si l’empresa no crida el treballador? Si l’empresa **incompleix l’obligació de crida** (no convoca el treballador quan li correspon, o ho fa saltant-se l’ordre), la llei ho considera un **acomiadament**. El treballador pot reclamar-ho i, si la reclamació prospera, es qualificarà d’**acomiadament improcedent**, amb dret a la indemnització corresponent. El termini per reclamar comença a comptar des del moment en què el treballador té constància de la falta de convocatòria. ### I si és el treballador qui no respon a la crida? Si l’empresa fa correctament la crida i el **treballador no s’incorpora sense causa justificada**, s’entén que hi ha una **baixa voluntària** o abandonament del lloc de treball. En aquest cas, el treballador **no té dret a indemnització** per acomiadament ni, en principi, a la prestació per desocupació derivada d’aquesta extinció. Per això és tan important deixar constància per escrit de cada crida: per a l’empresa és la prova que va complir la seva obligació. ## Diferències amb altres contractes És habitual confondre el fix discontinu amb altres figures. Aquestes són les diferències més importants: - **Respecte del contracte temporal**: el temporal té data de fi i només està permès en supòsits molt taxats des del 2021. El fix discontinu és **indefinit** i està pensat precisament per a l’activitat recurrent de temporada. - **Respecte del contracte a temps parcial**: el parcial treballa menys hores de manera contínua durant tot l’any; el fix discontinu pot treballar a jornada completa, però **només durant certs períodes**. - **Respecte del fix ordinari**: el fix ordinari presta serveis de manera continuada; el fix discontinu alterna períodes d’activitat i d’inactivitat. ## Obligacions de l’empresa, en resum Si has de fer servir contractes fixos discontinus, tingues present que l’empresa ha de: 1. **Formalitzar el contracte per escrit**, indicant-hi la durada estimada de l’activitat, la forma i l’ordre de crida i la jornada estimada. 2. **Respectar l’ordre de crida** fixat en conveni o contracte. 3. **Notificar la crida per escrit** amb prou antelació i guardar-ne constància. 4. **Informar la plantilla fixa discontínua** de les vacants de llocs fixos ordinaris que sorgeixin, per afavorir-ne la conversió. 5. **Respectar l’antiguitat total** a l’efecte de drets econòmics i indemnitzacions. Un descuit en qualsevol d’aquests punts —molt típicament en la traçabilitat de les crides— és el que acaba en demanda per acomiadament improcedent. ## Com t’ajuda LapsoWork a gestionar fixos discontinus Quan tens plantilla de temporada, el risc més gran no és la nòmina: és **perdre el control de qui està actiu, qui en inactivitat i a qui toca cridar primer**. Amb LapsoWork pots: - Registrar l’estat de cada persona (activa / en inactivitat) i la seva antiguitat real. - Gestionar el [control horari i de fitxatge](/ca/solucions/programari-control-horari/) només durant els períodes d’activitat, sense fer-te un embolic amb qui treballa cada mes. - Planificar la reincorporació per temporades amb el [programari de torns](/ca/solucions/programari-torns/), respectant l’ordre de crida. - Centralitzar contractes i comunicacions de crida al gestor documental, per tenir sempre la prova escrita. Així redueixes la feina administrativa de cada campanya i, sobretot, minimitzes el risc legal derivat d’una mala gestió de la crida. ## Preguntes freqüents **El contracte fix discontinu genera dret a vacances?** Sí. Es generen vacances en proporció al temps efectivament treballat durant cada període d’activitat, com en qualsevol contracte. **Hi pot haver diversos treballadors fixos discontinus en el mateix lloc de treball?** Sí. És habitual en sectors amb pics forts. En aquest cas, l’**ordre de crida** (normalment per antiguitat) és clau per evitar conflictes. **Es pot convertir un fix discontinu en fix ordinari?** Sí, si l’activitat deixa de ser intermitent i passa a ser contínua. A més, l’empresa té l’obligació d’informar aquests treballadors de les vacants fixes ordinàries que sorgeixin. **Cobra l’atur en els períodes d’inactivitat?** El pot sol·licitar si reuneix els requisits generals (període mínim cotitzat, etc.), ja que la inactivitat es considera situació legal de desocupació. ## Conclusió El contracte fix discontinu és l’eina que la reforma laboral del 2021 ha consolidat per cobrir de manera **estable i legal** l’activitat de temporada. És indefinit, es basa en el mecanisme de la **crida** i exigeix a l’empresa una gestió acurada: per escrit, respectant l’ordre i guardant-ne sempre la constància. Si gestiones plantilla estacional, tenir ordenats els estats, l’antiguitat i les crides deixa de ser un problema amb l’eina adequada. [Sol·licita una demo gratuïta de 30 dies](/ca/demo/) i comprova com LapsoWork simplifica la gestió dels teus fixos discontinus. --- ## Contracte eventual per circumstàncies de la producció: guia actualitzada 2026 URL: https://lapsowork.com/ca/blog/contracte-eventual-per-circumstancies-de-la-produccio/ Publicado: 2023-01-10 Resumen: Què és el contracte per circumstàncies de la producció després de la reforma laboral, quant pot durar, quan es pot fer servir i com evitar sancions a la teva pime. «Necessito reforçar la plantilla dos mesos per la campanya de Nadal, quin contracte faig?» És un dels dubtes més habituals en qualsevol pime amb puntes de feina. Durant anys la resposta va ser el **contracte eventual per circumstàncies de la producció**, però la reforma laboral del 2021 ho va canviar tot. Si busques aquest contracte amb el nom antic, compte: avui es diu d’una altra manera, té límits molt més estrictes i fer-lo servir malament pot convertir el teu treballador en indefinit de cop. T’expliquem com funciona el 2026. ## Què és el contracte per circumstàncies de la producció És un **contracte temporal** pensat per cobrir un increment ocasional i imprevisible de l’activitat, o les oscil·lacions que, tot i tractar-se de l’activitat normal de l’empresa, generen un desajust puntual entre l’ocupació disponible i la necessària. Dit clar i català: quan tens una punta de feina que no forma part del teu dia a dia habitual (una campanya, una comanda extraordinària, una avaria que dispara la demanda), pots contractar temporalment algú per cobrir-la. L’important és entendre que l’històric «contracte eventual per circumstàncies de la producció» **ja no existeix amb aquest nom**. La reforma laboral (Reial decret llei 32/2021, en vigor des del 30 de març de 2022) va refondre els antics contractes eventual i per obra o servei en un únic **contracte temporal** regulat a l’article 15 de l’Estatut dels treballadors. Si un assessor o una plantilla vella encara et parla de «contracte eventual», es refereix a aquesta figura, però actualitzada. ## Els dos tipus de circumstàncies de la producció La llei distingeix dos supòsits, i convé no confondre’ls perquè tenen durades diferents: ### 1. Circumstàncies imprevisibles És l’augment ocasional i **imprevist** de l’activitat que crea un desajust temporal a la plantilla. Per exemple, una comanda inesperada, una punta de comandes en línia després de sortir a la premsa o una campanya puntual no planificada. ### 2. Situacions ocasionals, previsibles i de durada reduïda Aquí entren les oscil·lacions que **sí que pots preveure** però que són puntuals i de curta durada. L’exemple típic és la campanya de rebaixes o de Nadal al comerç. La llei posa un límit clar per a aquest supòsit: només el pots fer servir un **màxim de 90 dies l’any**, i a més no consecutius. Aquests 90 dies s’han de planificar i comunicar a la representació dels treballadors durant l’últim trimestre de l’any anterior. ## Quant pot durar el contracte per circumstàncies de la producció Aquí hi ha un dels canvis més importants respecte de l’antic contracte eventual, que arribava a 12 o fins i tot 18 mesos per conveni. Ara la durada màxima és de **sis mesos**, ampliable a **un any** si un conveni col·lectiu sectorial ho preveu. Dins d’aquest màxim s’admet **una única pròrroga**, sempre que no se superi la durada total permesa. Tingues en compte, a més, la regla antiencadenament: si contractes la mateixa persona amb dos o més contractes temporals per circumstàncies de la producció que sumin **més de 18 mesos dins d’un període de 24 mesos**, aquesta persona adquireix la condició de **treballador indefinit**. I no compta només si és el mateix lloc de treball: també s’aplica si són llocs diferents però a la mateixa empresa o grup. ## Quan es pot fer servir i quan no La causa s’ha d’**especificar de manera clara i precisa al contracte**: quina circumstància concreta el justifica i per què és temporal. Un contracte amb una causa genèrica o inventada és un contracte en frau de llei, i la conseqüència directa és que el treballador passa a indefinit. **Sí que el pots fer servir** per a: - Una punta de producció imprevista (una comanda extraordinària, una demanda sobtada). - Una campanya puntual planificada dins del límit de 90 dies l’any. - Substituir un augment temporal i objectiu de càrrega de treball. **No el pots fer servir** per a: - Cobrir una vacant permanent o una necessitat estructural de l’empresa. Si el lloc de treball es necessita tot l’any, és indefinit. - Substituir una persona concreta (per a això hi ha el **contracte de substitució**, no el de circumstàncies de la producció). - Encadenar contractes temporals per tenir algú «de temporal permanent». - Les contractes i els contractes d’empreses de l’Administració pública fora dels supòsits taxats. Compte amb les sancions: la reforma va endurir molt el règim. Cada contracte temporal subscrit en frau de llei pot comportar una **multa per cada treballador afectat** (no una multa global pel conjunt), cosa que fa que l’abús de la temporalitat surti molt car. ## Diferència amb el contracte de substitució És la confusió més freqüent. Abans de la reforma hi havia el contracte d’interinitat i l’eventual, i moltes empreses els barrejaven. Avui només hi ha **dues modalitats de contracte temporal**: - **Per circumstàncies de la producció**: per a puntes i increments d’activitat. És el que hem explicat. - **Per substitució**: per reemplaçar una persona concreta amb dret a reserva del lloc de treball (baixa mèdica, permís, vacances d’un empleat, o per cobrir una vacant durant el procés de selecció definitiu, màxim 3 mesos). Triar malament la modalitat també és motiu perquè el contracte es consideri indefinit, de manera que convé tenir-ho clar abans de signar. ## Indemnització en finalitzar el contracte Quan el contracte temporal per circumstàncies de la producció arriba a la fi de manera vàlida, el treballador té dret a una **indemnització de 12 dies de salari per any treballat**, que es prorrateja pels mesos o dies si el contracte dura menys. És un cost que convé pressupostar des del començament, especialment en campanyes amb diverses contractacions. ## Bones pràctiques per a la teva pime - **Documenta la causa per escrit i amb detall.** Si algun dia hi ha inspecció, el contracte s’ha d’explicar per si sol. - **Controla els terminis.** Passar-te dels sis mesos (o de l’any per conveni) o encadenar contractes sense adonar-te’n és l’error més car. Un bon [programari de gestió de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) i de contractes t’avisa abans que sigui tard. - **Desa tota la documentació centralitzada.** Contractes, pròrrogues i comunicacions a la representació legal han d’estar accessibles i ordenats. Un [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) evita que es perdin papers crítics. - **Revisa el teu conveni col·lectiu.** Pot ampliar la durada a un any o fixar condicions específiques del teu sector. ## En resum El «contracte eventual per circumstàncies de la producció» és avui el **contracte temporal per circumstàncies de la producció** de l’article 15 de l’Estatut dels treballadors. Serveix per a puntes i increments ocasionals d’activitat, dura com a màxim sis mesos (un any per conveni), exigeix especificar la causa amb precisió i no es pot fer servir per a necessitats permanents ni per substituir persones concretes. Fer-lo servir bé et dona flexibilitat; fer-lo servir malament converteix la teva plantilla temporal en indefinida i t’exposa a sancions. Amb les regles clares i una bona eina de control, gestionar la temporalitat deixa de ser un maldecap. --- ## Càlcul de la indemnització per acomiadament: guia pràctica per a pimes URL: https://lapsowork.com/ca/blog/calcul-indemnitzacio-per-acomiadament/ Publicado: 2022-12-06 Resumen: Aprèn a calcular la indemnització per acomiadament a Espanya: fórmula, dies per any segons el tipus d’acomiadament, límits de mensualitats i exemples numèrics. Acomiadar un treballador no és mai una decisió fàcil, i fer-ho malament pot sortir car. Un dels punts en què més s’equivoquen les pimes és el **càlcul de la indemnització per acomiadament**: aplicar els dies que no toquen, oblidar el límit de mensualitats o confondre la indemnització amb la liquidació pot acabar en una demanda i en una condemna per acomiadament improcedent. En aquesta guia t’expliquem, pas a pas i amb exemples, com es calcula la indemnització segons el tipus d’acomiadament a Espanya. ## Què és la indemnització per acomiadament? La indemnització per acomiadament és la quantitat econòmica que l’empresa ha d’abonar al treballador quan el seu contracte s’extingeix per decisió de l’empresari. L’import depèn de tres variables: - El **salari diari** del treballador. - L’**antiguitat** (anys i mesos treballats a l’empresa). - El **tipus d’acomiadament**, que determina quants dies de salari corresponen per any. Convé no confondre-la amb la **liquidació** (el «finiquito», en castellà), que és una altra cosa: la liquidació recull el que l’empresa deu per la feina ja feta (salari pendent, vacances no gaudides, pagues extres prorratejades). La liquidació es paga en gairebé qualsevol extinció del contracte; la indemnització, només en els supòsits que marca la llei. ## Com es calcula la indemnització per acomiadament a Espanya? La fórmula general és senzilla: **Indemnització = salari diari × dies d’indemnització per any × anys treballats** Vegem cada element per separat. ### El salari diari El salari diari s’obté sumant **totes les retribucions brutes anuals** (salari base, complements, pagues extres prorratejades, comissions habituals, etc.) i dividint-les entre 365 dies. > Salari diari = salari brut anual ÷ 365 Per exemple, un treballador que cobra **28.000 € bruts l’any** té un salari diari de 28.000 ÷ 365 = **76,71 €/dia**. ### El temps treballat Es compten els **anys complets** d’antiguitat i, per als períodes inferiors a l’any, es prorrateja per mesos (arrodonint a l’alça el mes incomplet). Un treballador amb 4 anys i 7 mesos computa com a 4 anys i 7 mesos de servei a l’efecte del càlcul. ### Els dies d’indemnització segons el tipus d’acomiadament Aquí hi ha la clau: cada tipus d’acomiadament té un nombre diferent de dies per any treballat i el seu propi límit. ## Dies d’indemnització segons el tipus d’acomiadament ### Acomiadament improcedent És el que es declara injustificat (perquè la causa no està acreditada o hi ha defectes de forma). És el més car i cal distingir-hi dos trams arran de la reforma laboral del febrer de 2012: - **Antiguitat fins a l’11 de febrer de 2012:** 45 dies de salari per any treballat, amb un límit de 42 mensualitats. - **Antiguitat des del 12 de febrer de 2012:** 33 dies de salari per any treballat, amb un límit de 24 mensualitats. Per als contractes anteriors a aquesta data, els dos trams es calculen per separat i se sumen, respectant el límit màxim aplicable. ### Acomiadament objectiu (i acomiadament col·lectiu / ERO, «ERE» en castellà) És procedent per causes econòmiques, tècniques, organitzatives o de producció, entre d’altres. La indemnització és de **20 dies de salari per any treballat**, amb un límit de **12 mensualitats**. A més, el treballador ha de rebre un preavís de 15 dies (o la compensació econòmica corresponent). ### Acomiadament disciplinari procedent Quan l’acomiadament es basa en un incompliment greu i culpable del treballador i es declara **procedent**, **no genera dret a indemnització**. Només s’abona la liquidació. ### Fi del contracte temporal Quan s’acaba un contracte temporal (en els casos en què la llei reconeix indemnització), corresponen **12 dies de salari per any treballat**. ## Exemple pràctic de càlcul Vegem un cas complet. Imagina un treballador amb: - Salari brut anual: **28.000 €** → salari diari de **76,71 €**. - Antiguitat: **5 anys complets**, tota posterior al 2012. - Acomiadament declarat **improcedent** (33 dies/any). El càlcul seria: **76,71 € × 33 dies × 5 anys = 12.657 €** d’indemnització. Si aquest mateix acomiadament hagués estat **objectiu** (20 dies/any): **76,71 € × 20 dies × 5 anys = 7.671 €**. La diferència entre qualificar bé o malament l’acomiadament, com veus, és enorme. Per això convé documentar amb rigor les causes i els procediments. ## Errors freqüents que surten cars - **Aplicar 45 dies a tota l’antiguitat.** Des del 2012, només el tram anterior a aquesta data es calcula a 45 dies. - **Oblidar els límits de mensualitats.** Un càlcul sense límit pot inflar la indemnització de manera incorrecta. - **Confondre el salari brut amb el net.** El càlcul es fa sempre sobre el salari brut. - **No incloure-hi tots els conceptes salarials.** Les comissions i les pagues extres prorratejades compten per al salari diari. - **Barrejar indemnització i liquidació.** Són conceptes independents i s’han de desglossar en el document de liquidació. ## L’antiguitat i les hores: la base de tot càlcul Tot el càlcul depèn d’una dada que moltes pimes tenen dispersa en carpetes i fulls d’Excel: l’**antiguitat real** i l’**historial laboral** de cada empleat. Un registre horari i documental ben portat et dona aquesta informació a l’instant i sense discussions. Amb un [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) tens les jornades registrades des del primer dia, i amb un [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) deses contractes, nòmines i dates d’alta en un únic lloc. Quan arriba el moment de calcular una indemnització o de preparar una liquidació, no has de reconstruir l’històric a mà: ho tens tot traçat. ## Conclusió Calcular bé la indemnització per acomiadament no és només una qüestió de complir la llei: és evitar sorpreses econòmiques i demandes. Identifica correctament el tipus d’acomiadament, aplica els dies i els límits que corresponguin i tingues sempre a mà el salari i l’antiguitat exactes. Amb aquestes dades ordenades, el càlcul deixa de ser un problema. > Aquesta guia té caràcter informatiu i no substitueix l’assessorament d’un professional laboralista. Davant d’un acomiadament concret, consulta sempre la teva assessoria o el teu advocat. --- ## Tipus d’acomiadament a Espanya: guia pràctica per a pimes URL: https://lapsowork.com/ca/blog/tipus-d-acomiadament-a-espanya/ Publicado: 2022-11-22 Resumen: Tipus d’acomiadament a Espanya el 2026: disciplinari, objectiu i col·lectiu. Causes, indemnitzacions i diferències entre acomiadament procedent, improcedent i nul. Acomiadar un treballador mai no és una decisió menor, i fer-ho malament pot sortir molt car. Triar el tipus d’acomiadament equivocat, no complir la forma exigida o no reunir les proves adequades pot convertir una extinció justificada en un acomiadament improcedent amb la indemnització corresponent. En aquesta guia repassem, en un llenguatge clar i actualitzat al 2026, els principals tipus d’acomiadament que reconeix l’Estatut dels treballadors a Espanya, les seves causes i les seves conseqüències econòmiques. ## Què és un acomiadament L’acomiadament és l’extinció de la relació laboral per decisió unilateral de l’empresari. No és el mateix que una baixa voluntària (la inicia el treballador) ni que la finalització d’un contracte temporal perquè arriba al seu terme. Parlem d’acomiadament quan l’empresa decideix posar fi al contracte abans d’hora o sense que hi hagi una causa de finalització automàtica. L’Estatut dels treballadors distingeix tres grans categories: **acomiadament disciplinari**, **acomiadament objectiu** i **acomiadament col·lectiu**. Cadascun respon a causes distintes, exigeix una forma diferent i genera conseqüències econòmiques molt dispars. ## Acomiadament disciplinari L’acomiadament disciplinari es produeix quan hi ha un **incompliment greu i culpable** del treballador. És la via que fa servir l’empresa quan l’empleat ha fet alguna cosa que justifica la fi immediata del contracte, sense necessitat de preavís ni d’indemnització si l’acomiadament es confirma com a procedent. ### Causes de l’acomiadament disciplinari L’article 54 de l’Estatut dels treballadors n’enumera les causes: - Faltes repetides i injustificades d’assistència o de puntualitat. - Indisciplina o desobediència a la feina. - Ofenses verbals o físiques a l’empresari, a companys o als seus familiars. - Transgressió de la bona fe contractual i abús de confiança. - Disminució continuada i voluntària del rendiment. - Embriaguesa habitual o toxicomania que repercuteixi en la feina. - Assetjament per raó d’origen, sexe, religió, discapacitat, edat o orientació sexual, i l’assetjament a l’empresari o a altres treballadors. ### Forma i qualificació L’acomiadament disciplinari s’ha de comunicar **per escrit** mitjançant una carta d’acomiadament, que ha d’indicar els fets concrets i la data d’efectes. Compte amb aquest punt: una carta imprecisa o sense dates és un dels motius més freqüents pels quals un jutge declara l’acomiadament improcedent. Segons com ho valori el jutjat social, l’acomiadament pot ser: - **Procedent**: les causes estan provades i la forma és correcta. El treballador no té dret a indemnització. - **Improcedent**: no es proven les causes o no s’ha respectat la forma. L’empresa ha d’optar entre readmetre el treballador o indemnitzar-lo amb **33 dies de salari per any treballat** (amb un màxim de 24 mensualitats), més 45 dies per any pel temps treballat abans del 12 de febrer de 2012. - **Nul**: l’acomiadament vulnera drets fonamentals o afecta situacions protegides (embaràs, permís parental, víctimes de violència de gènere, etc.). Obliga a la readmissió immediata amb l’abonament dels salaris de tramitació. ## Acomiadament objectiu L’acomiadament objectiu extingeix el contracte per **causes alienes a la conducta del treballador**: motius econòmics, tècnics, organitzatius o de producció, o circumstàncies personals que impedeixen continuar la relació laboral. ### Causes de l’acomiadament objectiu Recollides a l’article 52 de l’Estatut dels treballadors: - **Ineptitud** del treballador, coneguda o sobrevinguda després de la seva incorporació. - **Falta d’adaptació** a les modificacions tècniques del lloc de treball, sempre que l’empresa hagi ofert abans un curs d’adaptació i hagin passat almenys dos mesos des del canvi. - **Causes econòmiques, tècniques, organitzatives o de producció** que no arribin als llindars de l’acomiadament col·lectiu. Convé recordar que la causa d’acomiadament objectiu per faltes d’assistència justificades (l’antic article 52.d) **va quedar derogada el 2020**: ja no es pot acomiadar per acumular baixes mèdiques justificades. ### Forma i indemnització L’acomiadament objectiu exigeix una comunicació **per escrit**, un **preavís de 15 dies** i posar a disposició del treballador una **indemnització de 20 dies de salari per any treballat**, amb un màxim de 12 mensualitats. Si no es compleix la forma o no es prova la causa, l’acomiadament es pot declarar improcedent, amb la mateixa indemnització de 33 dies que en l’acomiadament disciplinari. ## Acomiadament col·lectiu (ERO) L’acomiadament col·lectiu, conegut com a **ERO d’extinció** (expedient de regulació d’ocupació, «ERE» en castellà), afecta diversos treballadors alhora per causes econòmiques, tècniques, organitzatives o de producció. Es considera col·lectiu quan, en un període de 90 dies, afecta: - Almenys **10 treballadors** en empreses de menys de 100 empleats. - El **10 % de la plantilla** en empreses d’entre 100 i 300 empleats. - Almenys **30 treballadors** en empreses de més de 300 empleats. ### Procediment L’ERO obliga a obrir un **període de consultes** amb la representació legal dels treballadors, d’un màxim de 30 dies (15 en empreses de menys de 50 empleats), i a comunicar-lo a l’autoritat laboral. La indemnització mínima és la mateixa que en l’acomiadament objectiu: **20 dies de salari per any treballat**, amb un límit de 12 mensualitats, tot i que se sol negociar a l’alça durant les consultes. ## Resum d’indemnitzacions | Tipus d’acomiadament | Indemnització | |---|---| | Disciplinari procedent | Sense indemnització | | Objectiu procedent | 20 dies/any (màx. 12 mensualitats) | | Col·lectiu (ERO) | 20 dies/any (màx. 12 mensualitats) | | Improcedent | 33 dies/any (màx. 24 mensualitats) | | Nul | Readmissió + salaris de tramitació | ## Com evitar errors (i sancions) en acomiadar La majoria d’acomiadaments declarats improcedents no fallen pel fons, sinó per la **forma i la falta de proves**: cartes mal redactades, absència de preavís, indemnització mal calculada o falta de documentació que avali la causa. Tenir l’historial laboral de cada empleat ordenat i accessible marca la diferència quan cal justificar una decisió. Un bon [programari de gestió de recursos humans](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) t’ajuda a mantenir centralitzats i amb traçabilitat els contractes, les comunicacions, els permisos i els registres de jornada. I si el conflicte ve pel [registre horari](/ca/solucions/programari-control-horari/), disposar d’un fitxatge digital fiable evita discussions sobre faltes de puntualitat o excés d’absències. En qualsevol cas, abans d’executar un acomiadament d’una certa complexitat convé tenir assessorament laboral: una consulta a temps costa molt menys que una indemnització per improcedència. --- ## Eines de reclutament: la tecnologia que agilitza els teus processos de selecció URL: https://lapsowork.com/ca/blog/eines-de-reclutament/ Publicado: 2022-11-08 Resumen: Descobreix les eines de reclutament clau per automatitzar ofertes, avaluar candidats i gestionar la documentació dels teus processos de selecció en una pime. Trobar la persona adequada per a cada lloc de treball és una de les tasques més importants (i més costoses) de qualsevol empresa. Publicar una oferta, garbellar desenes de currículums, coordinar entrevistes i no perdre ni un document pel camí consumeix moltíssimes hores si es fa a mà. Per això les **eines de reclutament** s’han convertit en aliades imprescindibles: automatitzen les tasques repetitives, ordenen la informació i et deixen concentrar-te en el que de debò importa, triar bé. En aquest article repassem els tipus d’eines que pots fer servir en cada fase del procés de selecció i com encaixen en el dia a dia d’una pime. ## Programari per a l’automatització i la gestió de portals de feina La primera fase de qualsevol procés de selecció és donar a conèixer la vacant. Publicar manualment la mateixa oferta a InfoJobs, LinkedIn, Indexa, el web corporatiu i les xarxes socials és feixuc i es presta a errors. Aquí entren les plataformes de **multiposting**, que publiquen una única oferta en diversos portals de feina alhora i centralitzen totes les candidatures en un mateix tauler. Aquestes eines solen incloure a més **formularis de preselecció**: preguntes o filtres que descarten automàticament els candidats que no compleixen els requisits mínims (titulació, experiència, disponibilitat, idiomes). Així, quan revises les candidatures, ja treballes sobre una llista depurada en lloc de centenars de currículums sense filtrar. Avantatges d’automatitzar aquesta fase: - Publiques en minuts a tots els canals, sense duplicar la feina. - Reps totes les candidatures en un sol lloc, amb l’estat actualitzat. - Apliques criteris de garbellament objectius i coherents per a tothom. - Redueixes el temps mitjà de contractació (*time to hire*), un indicador cada vegada més vigilat en recursos humans. ## Eines per a l’avaluació i la selecció de candidats Un cop tens una preselecció, toca valorar qui hi encaixa millor. L’entrevista de feina continua sent la reina, i avui es fa tant de manera presencial com per videotrucada, una cosa que s’ha normalitzat del tot des de la generalització del treball a distància. Les plataformes de videoentrevista permeten gravar, compartir amb l’equip i comparar candidats amb calma. Però l’entrevista no hauria de ser l’única font d’informació. Cada vegada més empreses complementen el procés amb: - **Proves psicomètriques i de personalitat**, que ajuden a entendre aptituds, estil de treball i encaix cultural. - **Exercicis pràctics o *case studies***, per veure com resol la persona un problema real del lloc de treball. - **Tests tècnics** específics segons el perfil (idiomes, ofimàtica, programació, etc.). - **Dinàmiques ludificades**, que avaluen competències de manera més amena i redueixen el biaix de l’entrevista tradicional. Combinar diverses fonts redueix el risc d’una mala contractació, que segons diferents estimacions pot costar a una empresa l’equivalent a diversos mesos de salari del lloc de treball entre selecció, formació i baixa productivitat. ## Eines de gestió de dades i documents Durant un procés de selecció es fa servir molta informació sensible: currículums, cartes de presentació, resultats de proves, referències i, un cop triada la persona, contractes, altes a la Seguretat Social i documentació laboral. Perdre o extraviar qualsevol d’aquests documents no només genera retards, sinó que pot comportar problemes de protecció de dades. Un **gestor documental** resol aquest caos. Centralitza tota la documentació en un repositori segur, amb control d’accés, historial de versions i cerques ràpides. A més, facilita el compliment de l’RGPD: pots definir terminis de conservació de les dades dels candidats no seleccionats i eliminar-les quan correspongui, tal com exigeix la normativa vigent. Quan la persona seleccionada s’incorpora, aquest mateix gestor et serveix per a la seva acollida (*onboarding*): desar el contracte signat, recollir la documentació d’alta i tenir-ho tot ordenat des del primer dia. Si la teva eina de recursos humans integra el [gestor documental](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) amb la resta de mòduls, evites duplicar informació i guanyes traçabilitat completa del cicle de vida de cada empleat. ## LapsoWork: l’eina de recursos humans que t’acompanya després de la contractació Les eines de reclutament resolen l’*abans* de la incorporació, però la feina de recursos humans no s’acaba quan signes el contracte. Just aquí comença la gestió del dia a dia: el registre de jornada, les vacances, els torns i la documentació de cada persona. LapsoWork és el programari de recursos humans que pren el relleu en aquest punt. Quan la nova incorporació comença a treballar, ja ho tens tot preparat: - **[Control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) legal**, per complir l’obligació de registre de jornada des del primer dia, fins i tot en teletreball. - **Gestió de vacances i absències**, amb sol·licituds i aprovacions sense cadenes de correus. - **Gestor documental centralitzat**, on deses contractes, nòmines i tota la documentació laboral amb accés controlat. - **Planificació de torns** i assignació de tasques per organitzar el teu equip sense fulls de càlcul. Així, l’esforç que dediques a trobar el millor candidat no es perd en una gestió posterior desordenada. Tot queda connectat, ordenat i en regla, des de l’oferta de feina fins al dia a dia de la teva plantilla. Si vols veure com LapsoWork ordena la gestió del teu equip, pots [sol·licitar una demo](/ca/demo/) o consultar els nostres [plans i preus](/ca/preus/) per a pimes. --- ## Per a què serveix l’avaluació de l’acompliment de 360°? URL: https://lapsowork.com/ca/blog/per-a-que-serveix-l-avaluacio-de-l-acompliment-360/ Publicado: 2022-10-18 Resumen: Descobreix què és l’avaluació de l’acompliment de 360°, per a què serveix i com implantar-la a la teva pime per mesurar competències i millorar el rendiment de l’equip. A la majoria de pimes, la valoració d’un treballador depèn de l’opinió d’una sola persona: el seu cap directe. El problema és que aquesta mirada, per molt honesta que sigui, és parcial. No veu com col·labora amb els companys, com tracta un client o com funciona quan lidera altres persones. L’avaluació de l’acompliment de 360° neix precisament per ampliar aquest enfocament i construir una imatge completa del rendiment de cada persona. En aquesta guia t’expliquem què és, per a què serveix i com la pots posar en marxa sense complicar-te la vida. ## Què és una avaluació de l’acompliment de 360°? L’avaluació de l’acompliment de 360 graus és un mètode per mesurar el rendiment i les competències d’un treballador recollint la valoració de totes les persones que hi interactuen en el dia a dia. D’aquí ve això de «360»: la retroacció arriba des de tots els angles. En una avaluació tradicional només opina el responsable. En una avaluació de 360° hi participen diverses fonts: - **El cap directe**, que valora resultats i objectius. - **Els companys** del mateix nivell, que veuen la col·laboració i el treball en equip. - **Les persones a càrrec seu**, si en té, que aporten la visió sobre el seu lideratge. - **El treballador mateix**, mitjançant una autoavaluació que es contrasta amb la resta. En alguns casos s’hi afegeix també la percepció de clients o proveïdors habituals. El resultat és una fotografia molt més objectiva i equilibrada que la que ofereix un únic punt de vista. ## Per a què serveix l’avaluació de l’acompliment de 360°? La seva funció principal és gestionar el talent amb dades i no amb impressions. Com que creua diverses perspectives, aquesta eina et permet: - **Mesurar competències reals**, no només resultats numèrics. Detecta habilitats com la comunicació, el lideratge o el treball en equip, que un informe d’objectius no reflecteix. - **Identificar fortaleses i àrees de millora** de cada persona amb més precisió, perquè contrasta com es veu a si mateixa amb com la veuen els altres. - **Dissenyar plans de desenvolupament** concrets: formació, mentoria o canvis de responsabilitats ajustats al que necessita cada treballador. - **Repartir millor les tasques**, assignant a cada persona les funcions en què aporta més valor. - **Fonamentar decisions** de promoció, retribució variable o moviments interns amb criteris objectius i compartits. ## Principals beneficis de l’avaluació de 360 graus Davant dels mètodes clàssics, l’avaluació de 360° aporta avantatges clars per a una pime: - **Més objectivitat.** Quan es reuneixen diverses opinions es redueix el biaix personal i les valoracions guanyen credibilitat davant l’equip mateix. - **Més motivació.** El treballador percep que se’l valora de manera justa i completa, cosa que en reforça el compromís. - **Cultura de treball en equip.** Com que inclou la visió dels companys, es posa en valor la col·laboració i no només el rendiment individual. - **Desenvolupament professional real.** La retroacció (*feedback*) creuada destapa oportunitats de millora que altrament passarien desapercebudes. Convé tenir-ne presents també els límits: l’avaluació de 360° exigeix confidencialitat i un bon clima laboral. Si l’equip tem represàlies, les valoracions perden sinceritat. Per això funciona millor quan es planteja com una eina de desenvolupament i no de control, i quan l’anonimat de qui opina està garantit. ## Com pots millorar l’acompliment dels teus treballadors? Una avaluació de 360° només serveix si va acompanyada d’accions. Aquests són els passos bàsics per treure’n profit: 1. **Defineix què vols mesurar.** Tria competències concretes i rellevants per a cada lloc de treball, no una llista genèrica. 2. **Explica l’objectiu a l’equip.** Deixa clar que es tracta de créixer, no de castigar, i garanteix la confidencialitat de les respostes. 3. **Recull la retroacció de manera ordenada.** Fes servir qüestionaris clars i curts per a cada perfil d’avaluador. 4. **Comparteix els resultats amb cada persona** en una conversa honesta i constructiva. 5. **Tradueix els resultats en un pla** de millora amb objectius i terminis, i revisa’l al cap d’un temps. Tot aquest procés descansa sobre una base: tenir ben ordenada la informació de la teva plantilla. Per avaluar amb dades necessites saber qui ha fet què, com ha estat la seva jornada o quina formació ha rebut. Amb un [programari de gestió de personal](/ca/solucions/programari-control-horari/) centralitzes el fitxatge, les absències i la [documentació de cada empleat](/ca/solucions/programari-gestor-documental/) en un únic lloc, cosa que et dona el context necessari perquè qualsevol avaluació, també la de 360°, parteixi de fets i no de percepcions. Comença per una cosa senzilla: aplica l’avaluació de 360° a un equip o departament, aprèn del procés i ves-la estenent. Ben plantejada, és una de les millors palanques per desenvolupar el talent que ja tens a casa. --- ## Com disminuir la rotació de personal a la teva empresa URL: https://lapsowork.com/ca/blog/com-disminuir-la-rotacio-de-personal/ Publicado: 2022-10-04 Resumen: Guia pràctica per reduir la rotació de personal en una pime: 8 estratègies reals de retenció de talent i com mesurar la fuga d’empleats el 2026. La rotació de personal és un dels problemes més cars i silenciosos a què s’enfronta una pime. Cada persona que se’n va s’emporta coneixement del negoci, obliga a obrir un nou procés de selecció i deixa l’equip sobrecarregat durant setmanes. I no és una despesa menor: substituir un empleat pot costar entre el 50 % i el 200 % del seu salari anual un cop hi sumes la selecció, la formació i la pèrdua de productivitat fins que la nova persona rendeix al màxim. La bona notícia és que la majoria de les fugues es poden prevenir. En aquest article repassem les causes reals de la rotació i **vuit estratègies concretes** per retenir el teu equip. ## Què és la rotació de personal (i quan és un problema) La rotació de personal és el percentatge de treballadors que deixen l’empresa en un període determinat, normalment un any. Es calcula dividint el nombre de baixes voluntàries entre la plantilla mitjana i multiplicant per cent. Una mica de rotació és sa: renova idees i perfils. El problema apareix quan la gent se’n va **abans d’hora**, quan marxen les teves millors persones o quan el mateix lloc de treball no para de rotar. Si superes de manera sostinguda el 15-20 % anual, convé analitzar què falla. Les causes més habituals solen ser un salari desalineat amb el mercat, la falta de reconeixement, l’absència de creixement professional, una mala relació amb el comandament directe i jornades rígides que no deixen conciliar. ## 1. Crea perfils clars per a cada lloc de treball Bona part de la rotació comença en el procés de selecció. Quan el lloc no està ben definit, contractes la persona equivocada o generes expectatives que la realitat no compleix, i al cap de pocs mesos arriba la baixa. Abans de publicar una oferta, defineix amb precisió les funcions, les responsabilitats, les competències necessàries i a qui reporta aquesta persona. Un perfil ben construït no només atrau candidats més adequats: també ajuda el nou empleat a saber què se n’espera des del primer dia, cosa que redueix la frustració primerenca. ## 2. Tingues en compte les necessitats dels teus treballadors Retenir talent passa per escoltar. Les persones no només valoren el sou: volen sentir-se part d’un projecte, conciliar la vida personal i treballar en un entorn que respecti el seu temps. Parla amb el teu equip de manera periòdica, fes enquestes de clima i, sobretot, actua sobre el que t’expliquen. Una conversa de seguiment cada pocs mesos detecta descontentaments abans que es converteixin en una carta de dimissió. Moltes vegades, un empleat que se’n va ja havia avisat; el problema és que ningú no escoltava. ## 3. Reconeix la bona feina El reconeixement és una de les palanques de retenció més barates i més oblidades. Un «gràcies» a temps, destacar un assoliment en una reunió d’equip o donar visibilitat a qui ha resolt bé un problema té un impacte enorme en la motivació. No cal un programa d’incentius sofisticat: n’hi ha prou que el reconeixement sigui sincer, concret i freqüent. Reconeix a tots els nivells, no només els perfils més visibles. La persona que sosté l’operativa del dia a dia també necessita sentir que la seva feina importa. ## 4. Ofereix una remuneració adequada Cap estratègia de retenció no sobreviu a un salari per sota del mercat. Si el teu equip pot guanyar un 20 % més a l’altra banda del carrer, tard o d’hora se n’anirà. Revisa periòdicament que els sous estiguin alineats amb el sector i la zona. Amb el salari mínim interprofessional situat en **1.184 euros bruts en 14 pagues per al 2025**, el terra salarial ha pujat i convé comprovar que les teves taules continuen sent competitives. Més enllà del salari base, el salari emocional —flexibilitat, formació, bon ambient— pesa cada vegada més, però no compensa un sou injust: és un complement, no un substitut. ## 5. Afavoreix la flexibilitat La conciliació s’ha convertit en un factor decisiu. Els horaris rígids i el presentisme són avui motius habituals de fuga, especialment entre els perfils més joves i qualificats. Sempre que el lloc ho permeti, ofereix flexibilitat horària, jornada intensiva a l’estiu o la possibilitat de teletreballar alguns dies. Això sí, la flexibilitat ha de conviure amb el compliment legal: recorda que el registre de jornada continua sent obligatori també per a qui treballa a distància. Un bon [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) et permet donar llibertat a l’equip sense perdre el control del registre ni incomplir la normativa. ## 6. Fomenta el creixement intern Un dels principals motius pels quals un empleat valuós se’n va és la sensació d’estar estancat. Si no veu recorregut dins de l’empresa, el buscarà fora. Dissenya plans de carrera realistes, prioritza la promoció interna davant de la contractació externa quan sorgeixi una vacant i ofereix formació contínua. Que el teu equip percebi que créixer amb tu és possible és una de les maneres més eficaces de retenir talent a llarg termini. ## 7. Cuida el clima laboral L’ambient de treball condiciona directament la decisió de quedar-se o marxar. Un clima tòxic, amb conflictes sense resoldre o lideratges autoritaris, expulsa fins i tot les persones més ben pagades. Fomenta el respecte, la col·laboració i una comunicació honesta entre companys i amb els responsables. Para una atenció especial a la figura del comandament intermedi: la relació amb el cap directe és, segons nombrosos estudis, un dels factors que més pesa a l’hora de deixar una empresa. ## 8. Obre canals de comunicació interns Que els problemes es puguin expressar abans que esclatin és clau. Estableix canals de comunicació clars perquè qualsevol persona pugui plantejar dubtes, suggeriments o queixes sense por. En aquest punt, disposar d’un [canal de denúncies](/ca/canal-de-denuncies/) confidencial no només compleix la normativa vigent per a moltes empreses, sinó que a més et dona informació primerenca sobre situacions d’assetjament, conflictes o males pràctiques que, altrament, acabarien provocant baixes. Un empleat que sent que pot parlar és un empleat que té menys motius per anar-se’n en silenci. ## Com estar pendent de la rotació de personal? No pots millorar el que no mesures. Per reduir la rotació necessites dades: quantes baixes voluntàries tens, en quins departaments, amb quina antiguitat se’n va la gent i com evolucionen l’absentisme i les absències. Aquí és on un programari de recursos humans com **LapsoWork** marca la diferència. Centralitzar el control horari, les vacances, les absències i la documentació del personal et permet detectar senyals d’alarma —pics d’absentisme, excés d’hores, acumulació de sol·licituds de baixa— abans que es tradueixin en dimissions. Amb aquesta informació a la mà pots actuar a temps: parlar amb la persona, revisar-ne la càrrega de treball o corregir el que falli en el seu equip. Reduir la rotació no consisteix en un únic gran gest, sinó a cuidar molts petits detalls de manera constant: escoltar, reconèixer, pagar de manera justa, donar flexibilitat i oferir futur. I a ajudar-te de les eines adequades per no anar sempre per darrere dels problemes. --- ## Team building: activitats per a empreses que sí que funcionen URL: https://lapsowork.com/ca/blog/team-building-activitats/ Publicado: 2022-09-20 Resumen: Idees de team building i activitats per a empreses: esportives, escapades, dinàmiques per trencar el gel, reptes de superació i team building virtual. Un equip que es coneix i que confia en els companys treballa millor: es comunica amb més soltesa, resol abans els conflictes i aguanta millor les setmanes complicades. Aquest és l’objectiu del *team building*, un conjunt d’activitats pensades per reforçar les relacions entre les persones d’una empresa i, de passada, la cultura i el sentiment de pertinença. No cal un pressupost de gran corporació: qualsevol pime pot organitzar dinàmiques útils amb pocs diners i una mica de planificació, normalment des del departament de recursos humans. En aquesta guia repassem els tipus d’activitats que funcionen millor i com adaptar-les, fins i tot, a l’equip que treballa a distància. ## Què és el team building i per a què serveix? El *team building* (literalment, «construcció d’equip») agrupa totes les activitats dissenyades perquè un grup de treball funcioni millor com a conjunt. Més enllà de l’estona de diversió, aquestes dinàmiques persegueixen objectius molt concrets: millorar la comunicació, entrenar la presa de decisions, fomentar l’escolta activa i reforçar l’esperit d’equip. Ben plantejades, ajuden que les persones es relacionin fora del context purament laboral, descobreixin facetes dels companys que no apareixen en el dia a dia i creïn vincles que després es noten a l’oficina. Un equip cohesionat sol traduir-se en menys rotació, menys conflictes i una plantilla més compromesa. ## Activitats esportives L’esport és una de les vies més directes per generar esperit d’equip, perquè combina esforç compartit, un objectiu comú i una mica de competició sana. No cal que ningú sigui un atleta: la idea és participar-hi i passar-s’ho bé. Algunes opcions que funcionen bé a les empreses: - **Esports d’equip** com el futbol, el bàsquet o el voleibol, organitzant petits partits o una lliga interna. - **Paintball o làser tag**, ideals per a grups que busquen estratègia i adrenalina. - **Gimcanes o caceres del tresor** per la ciutat o en plena natura, en què cada equip resol proves per avançar. L’important és adaptar la intensitat al grup perquè ningú no se senti exclòs per la seva condició física. ## Convivències o escapades Sortir de l’entorn habitual de feina té un efecte molt potent sobre la cohesió. Una escapada d’un cap de setmana, una jornada de senderisme o una convivència en una casa rural permeten que la gent es relaxi, conversi sense presses i comparteixi experiències que difícilment sorgeixen entre reunions. Aquest tipus d’activitats requereix una mica més d’organització i de pressupost, però sol deixar el record més durador. Perquè surtin bé, convé planificar-les amb marge i respectar el temps de descans de cada persona: una convivència obligatòria en cap de setmana sense compensació pot generar l’efecte contrari del que es buscava. ## Activitats per «trencar el gel» Quan l’equip és nou, ha crescut amb incorporacions recents o hi ha persones que gairebé no es tracten, les dinàmiques per trencar el gel són la millor manera de començar. Són activitats breus, senzilles i de baix cost que rebaixen la timidesa inicial. Un clàssic que continua funcionant és l’**amic invisible**, que es pot organitzar en qualsevol època de l’any i no només per Nadal. Altres opcions són els jocs de presentació en què cada persona comparteix una anècdota o dues veritats i una mentida sobre si mateixa. En pocs minuts, l’ambient es relaxa i les converses flueixen. ## Activitats de superació Els reptes que obliguen l’equip a col·laborar sota una certa pressió són excel·lents per treballar la coordinació i la presa de decisions. L’exemple més estès és l’**escape room**: un grup tancat en una sala ha de resoldre enigmes i pistes per sortir-ne dins d’un temps límit. Cada vegada més locals ofereixen versions pensades per a empreses. Aquestes dinàmiques posen a prova la comunicació real de l’equip: qui assumeix el lideratge, com es reparteixen les tasques i com es gestiona l’estrès quan el rellotge corre. Són especialment útils per detectar punts forts que després es poden aprofitar a la feina. ## Com es fa un team building virtual? Amb l’auge del treball a distància, el *team building* també s’hi ha adaptat. Un equip repartit en diferents ciutats no pot quedar per jugar a pàdel, però sí que pot compartir una estona de connexió a través de la pantalla. Per organitzar una activitat virtual només necessites dues coses: 1. **Triar jocs o dinàmiques que es puguin jugar per ordinador**, com concursos tipus trivial, escape rooms en línia, qüestionaris col·laboratius o jocs de preguntes. 2. **Assegurar una bona videotrucada** en què tot l’equip es vegi i se senti, amb la càmera encesa perquè la interacció sigui real. Si la teva empresa té perfils que treballen a distància, integrar aquests moments de cohesió dins d’una bona política de [teletreball](/ca/solucions/programari-teletreball/) marca la diferència entre un equip distribuït que se sent unit i un que només comparteix un xat. ## Conclusió: el team building és una inversió, no una despesa Dedicar temps i pressupost a fer que l’equip es conegui no és un caprici: és una inversió en clima laboral, retenció i productivitat. La clau és triar activitats adequades al grup, fer-les voluntàries sempre que sigui possible i encaixar-les sense desorganitzar la feina del dia a dia. I aquí és on ajuda una bona eina de gestió de personal: quan controles els horaris, les [vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) de tota la plantilla des d’un mateix lloc, organitzar una jornada de team building sense deixar serveis sense cobrir deixa de ser un maldecap. --- ## Com motivar els empleats: 10 claus pràctiques per a pimes URL: https://lapsowork.com/ca/blog/com-motivar-els-empleats/ Publicado: 2022-09-06 Resumen: Descobreix com motivar els empleats de la teva pime amb 10 estratègies pràctiques: reconeixement, incentius, flexibilitat, teletreball i exemples reals d’empreses. La motivació laboral és un dels temes que més impacte té en l’eficiència d’una empresa i, tanmateix, continua quedant en segon pla en moltes pimes. Un empleat motivat se sent còmode al seu lloc de treball, fa les seves funcions amb ganes i es queda; un de desmotivat rendeix a mitges i, tard o d’hora, se’n va. I en un mercat laboral on retenir talent costa cada vegada més, tenir cura de la motivació de la teva plantilla ja no és un extra: és una necessitat. En aquest article repassem deu maneres concretes de motivar els teus empleats i alguns exemples reals d’empreses que ho fan bé. ## Deu maneres de motivar els empleats No cal el pressupost d’una multinacional per tenir un equip motivat. La majoria d’aquestes claus són qüestió d’organització i d’actitud, no de diners. Aquestes són les deu que marquen la diferència. ### 1. Abans de res, respecte El respecte és la base perquè el clima laboral no es torni hostil. Recorda en tot moment que els teus treballadors són persones, no recursos intercanviables. Un tracte correcte, escoltar abans de reaccionar i reconèixer els errors propis quan toca diu més d’una empresa que qualsevol pla de beneficis. ### 2. Deixa clares les seves funcions Explica des del principi què s’espera de cada persona. Si un treballador no té clares les seves funcions dins de l’empresa, se sentirà perdut i atabalat, i aquesta incertesa acaba passant factura al rendiment. Definir responsabilitats, objectius i a qui cal retre comptes evita malentesos i dona seguretat a l’equip. ### 3. Eines actualitzades Facilita les tasques amb eines útils i la formació adequada per fer-les servir. Un treballador que no disposa dels mitjans necessaris difícilment obtindrà bons resultats, per moltes ganes que hi posi. Digitalitzar processos que avui encara es fan en paper o en fulls de càlcul —el fitxatge, les vacances, els torns— treu fricció del dia a dia i demostra que l’empresa inverteix perquè la seva gent treballi millor. Un [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) senzill, per exemple, evita que fitxar es converteixi en una molèstia diària. ### 4. Mobilitat interna i lloc idoni Dona al teu personal l’oportunitat de canviar de departament o d’assumir noves responsabilitats dins de la mateixa empresa. Així evites que s’avorreixin quan les seves funcions són molt monòtones i aprofites el talent que ja tens a casa. La mobilitat interna surt més barata que un procés de selecció extern i reforça el compromís de qui ja coneix l’empresa. ### 5. Reconeix els seus èxits Fes que el teu treballador sàpiga que el seu esforç importa i felicita’l quan compleix els seus objectius o fa bé la feina. El reconeixement és una de les palanques de motivació més potents i, a més, gratuïta. No cal un acte formal: de vegades n’hi ha prou amb un «bona feina» a temps i en públic. ### 6. Oferir incentius Els incentius van molt lligats al reconeixement dels èxits, però hi posen alguna cosa tangible al darrere. Poden ser millores salarials, primes per objectius, pagues extres o fins i tot dies de vacances addicionals. L’important és que les regles del joc siguin clares: què cal aconseguir i què s’obté a canvi. Un incentiu que ningú no entén no motiva ningú. ### 7. Oportunitat de creixement dins de l’empresa És important que els treballadors puguin ascendir i créixer professionalment sense haver de canviar d’empresa per fer-ho. Si no hi ha plans de carrera ni perspectiva de millora, la gent se sent estancada i comença a mirar cap a fora. Formació, promocions i objectius a mitjà termini donen una raó per quedar-se. ### 8. Activitats de teambuilding Organitzar activitats fora de les tasques del dia a dia —des d’un dinar d’equip fins a un partit de futbol o una jornada de voluntariat— ajuda a llimar asprors i fa que la gent es conegui d’una altra manera. Un equip que s’avé col·labora millor i afronta la pressió amb més desimboltura. No cal gastar gaire: el que compta és la constància. ### 9. Entorn atractiu L’espai on treballa la teva plantilla també influeix en la seva motivació. Prioritza la comoditat amb taules àmplies, cadires ergonòmiques, bona il·luminació i zones on poder desconnectar un moment. Un entorn cuidat redueix el cansament, prevé baixes i transmet que l’empresa es preocupa pel benestar de la seva gent. ### 10. Flexibilitat horària, teletreball i conciliació Donar flexibilitat horària perquè cada persona pugui compaginar la vida personal amb la feina és avui una de les condicions més valorades, fins i tot per davant del salari en molts perfils. I, quan el lloc de treball ho permet, oferir teletreball suma molts punts. Això sí: amb la normativa vigent a Espanya, el treball a distància exigeix un acord per escrit i mantenir el registre de jornada també per a qui treballa des de casa. Amb un [programari de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) i de control horari tens la flexibilitat sota control sense perdre el compliment legal. ## Exemples d’empreses que saben motivar els seus empleats La teoria està molt bé, però ajuda veure com l’apliquen empreses reals. Aquests són tres exemples coneguts, cadascun amb un enfocament diferent. ### Google Google és probablement el cas més citat quan es parla de motivació laboral. A les seves seus ha creat una mena de «ciutat interna» amb gairebé tot el que una persona pot necessitar durant la jornada, des de menjar fins a espais de descans, de manera que els seus empleats se centrin en la feina i se sentin cuidats. És un model difícil de replicar tal qual en una pime, però la idea de fons —eliminar friccions del dia a dia— sí que és aplicable a qualsevol mida. ### Kiabi La cadena de moda Kiabi aposta per donar veu als seus empleats en la presa de decisions. Construeix bona part de la seva estructura sobre l’experiència de la plantilla mateixa, i els demana l’opinió en diferents aspectes del negoci. És un exemple que sentir-se escoltat motiva tant o més que molts incentius econòmics. ### Repsol Repsol és un bon exemple de «salari emocional»: beneficis que fan l’empresa més atractiva més enllà de la nòmina. Entre altres mesures, facilita el teletreball i una gestió eficient del temps de treball, cosa que encaixa directament amb l’última de les claus que hem vist. Flexibilitat i conciliació són avui dos dels grans arguments per atreure i retenir talent. ## En resum Motivar els empleats no depèn de tenir un gimnàs a l’oficina ni de repartir primes milionàries. Es construeix dia a dia amb respecte, funcions clares, reconeixement, oportunitats de creixement i una flexibilitat que respecti la vida personal de cadascú. Moltes d’aquestes claus són gratuïtes; d’altres només exigeixen organització. I per al que sí que requereix gestió —fitxatge, vacances, torns, teletreball—, valer-te d’eines digitals t’allibera temps per dedicar-lo al que motiva de debò: les persones. --- ## Gestió de persones i equips: què és i com fer-la bé a la teva pime URL: https://lapsowork.com/ca/blog/gestio-de-persones-i-equips/ Publicado: 2022-08-16 Resumen: Què és la gestió de persones i equips i com fer-la bé en una pime: objectius, motivació, comunicació i les eines que la sostenen. En una pime, l’equip ho és gairebé tot. Quan les persones treballen motivades, amb objectius clars i una bona comunicació, l’empresa avança sola. Quan no, cada tasca s’encalla, la gent es crema i el millor talent acaba marxant. Gestionar bé les persones no és un luxe de les grans corporacions: és el que separa una pime que creix d’una que es passa el dia apagant focs. En aquesta guia t’expliquem què és la gestió de persones i equips i com portar-la a la pràctica sense necessitat d’un departament de recursos humans enorme. ## Què és la gestió de persones i equips? La gestió de persones i equips és el conjunt de processos amb què una empresa organitza, dirigeix i desenvolupa les persones que hi treballen perquè rendeixin al màxim i creixin professionalment. Va molt més enllà de «repartir tasques»: inclou el lideratge, la cultura de l’organització, la formació contínua, l’avaluació de l’acompliment i el dia a dia administratiu (horaris, vacances, nòmines, documentació). A la pràctica, sol haver-hi un responsable a cada equip que fa de pont entre la direcció i les persones: marca el rumb, resol bloquejos, acompanya i s’assegura que cadascú tingui el que necessita per fer la seva feina. En una pime aquest paper sovint recau en el gerent o en un comandament intermedi, i per això convé tenir clares les claus i comptar amb eines que facin la feina pesada. ## Per què és important gestionar bé els equips? Una gestió sòlida dels recursos humans té un impacte directe en tres coses que importen a qualsevol pime: eficiència, retenció del talent i compromís. Quan l’equip està ben gestionat, milloren els temps de cada tasca i s’eliminen obstacles innecessaris: ningú no perd mig matí buscant un document, esperant una aprovació o resolent un embolic de torns. La gent sap què ha de fer i té el que cal per fer-ho. A més, un bon entorn de treball redueix la rotació. Substituir una persona és car (selecció, formació, temps fins que rendeix) i en una pime es nota molt més que en una gran empresa. Retenir el talent que ja coneix el negoci sempre surt a compte. I, finalment, les persones que se senten escoltades, valorades i amb marge per créixer s’impliquen més, cosa que es trasllada directament al client i als resultats. ## Quatre claus: com gestionar les persones? No cal un màster en recursos humans per gestionar bé un equip. La major part es resumeix en quatre pilars que pots aplicar des de demà. ### 1. Estableix objectius clars Ningú no pot rendir bé si no sap què s’espera d’ell. Cada persona ha de tenir clar què ha d’aconseguir, en quins terminis i què és prioritari. Els objectius han de ser concrets i mesurables: no val «vendre més», sinó «tancar cinc propostes aquest mes». Quan les metes estan definides, la productivitat deixa de dependre de la vigilància i passa a dependre de l’acord. L’equip guanya autonomia i tu guanyes previsibilitat. ### 2. Motiva l’equip La motivació no es compra només amb diners. Reconèixer la feina ben feta, tractar les persones amb respecte i donar-los marge per decidir com fan la seva feina pesa tant o més que un augment de sou. Un simple «bona feina» dit a temps, la flexibilitat per conciliar o la possibilitat d’aprendre coses noves mantenen la gent enganxada. Un equip desmotivat compleix; un equip motivat proposa, millora i es queda. ### 3. Cuida la comunicació bidireccional La informació ha de fluir en totes direccions, no només de dalt a baix. Això vol dir donar instruccions clares, sí, però també escoltar: què frena l’equip, quines idees tenen, què necessiten per treballar millor. Reunions breus i amb ordre del dia, canals clars per demanar vacances o absències i un lloc únic on trobar la informació eviten el clàssic «no me’n vaig assabentar» i els correus que es perden. La comunicació fluida prevé la majoria de conflictes abans que apareguin. ### 4. Construeix la unitat de l’equip Un bon clima laboral no és un extra: és el que fa que la gent remi en la mateixa direcció. Fomentar la col·laboració en lloc de la competició interna, celebrar els èxits en comú i resoldre les tensions a temps crea cohesió. I un equip cohesionat aguanta molt millor els moments de pressió, les temporades de més càrrega i els imprevistos que en una pime no falten mai. ## Les eines que sostenen una bona gestió Tot l’anterior s’ensorra si la part administrativa és un caos. Difícilment motivaràs ningú ni dedicaràs temps a fixar objectius si et passes el mes quadrant torns a mà, perseguint fulls d’hores per WhatsApp o buscant una nòmina antiga entre carpetes. Per això, el primer favor que et pots fer com a responsable de persones és treure’t del damunt aquesta feina repetitiva. Un programari de recursos humans centralitza en un únic lloc el que avui tens dispers: - **Control horari i fitxatge**, per saber qui treballa i quan sense perseguir ningú i complint la llei. Un [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) registra la jornada de manera automàtica des del mòbil o l’ordinador. - **Vacances i absències**, que l’empleat sol·licita i tu aproves des del mateix tauler, amb el calendari de l’equip sempre a la vista amb un [gestor de vacances](/ca/solucions/programari-vacances/). - **Torns**, per organitzar equips amb horaris rotatius sense embolics ni encavalcaments. - **Nòmines i documentació**, accessibles per a cada persona quan les necessiti, sense dependre que algú sigui a l’oficina. Quan la gestió rutinària funciona sola, et queda temps i cap per al que de debò importa: acompanyar el teu equip, resoldre bloquejos i ajudar cada persona a donar el millor de si mateixa. ## En resum Gestionar bé les persones i els equips consisteix a marcar objectius clars, mantenir l’equip motivat, comunicar-se en totes dues direccions i cuidar la unitat del grup. Cap d’aquestes quatre claus no és complicada, però totes exigeixen una cosa que en una pime escasseja: temps. I aquest temps sol estar atrapat en la paperassa. Automatitzar la part administrativa dels recursos humans és la manera més ràpida de recuperar-lo. Si vols veure com LapsoWork t’ajuda a gestionar el teu equip de principi a fi, pots [provar-lo 30 dies gratis](/ca/demo/) o fer una ullada als nostres [plans i preus](/ca/preus/). --- ## Indicadors de recursos humans: els KPI que tota pime ha de mesurar URL: https://lapsowork.com/ca/blog/indicadors-de-recursos-humans/ Publicado: 2022-08-02 Resumen: Guia pràctica sobre els indicadors de recursos humans (KPI) que ajuden les pimes a mesurar rotació, absentisme, retenció i cost de contractació. En una pime, les decisions sobre les persones se solen prendre per intuïció: qui rendeix, per què marxa la gent o quant costa cobrir una baixa. El problema és que la intuïció no es pot comparar d’un trimestre a l’altre ni justificar davant la direcció. Per a això hi ha els indicadors de recursos humans: xifres concretes que converteixen la gestió de personal en una cosa mesurable, comparable i accionable. En aquesta guia repassem què són, com ha de ser un bon KPI i quins són els indicadors que realment val la pena seguir. ## Què són els KPI en recursos humans? Un KPI (de l’anglès *Key Performance Indicator*, indicador clau de rendiment) és una unitat de mesura que s’estableix per a una àrea concreta del negoci per tal d’avaluar-ne l’acompliment al llarg del temps. En recursos humans, aquests indicadors permeten quantificar aspectes que altrament es quedarien en la percepció: si la plantilla és estable o té molta rotació, si les absències es disparen en certes èpoques o si la inversió en formació es tradueix en més productivitat. Mesurar no és un fi en si mateix. El valor d’un KPI és en el que et permet fer amb ell: detectar un problema abans que s’agreugi, comparar la teva situació amb la del sector i prendre decisions basades en dades i no en pressentiments. ## Com ha de ser un indicador clau en recursos humans? No tot el que es pot comptar mereix convertir-se en KPI. Un bon indicador ha de complir quatre condicions: - **Mesurable.** S’ha de poder expressar amb un nombre o un percentatge. «Millorar l’ambient» no és un KPI; «reduir l’absentisme per sota del 4 %» sí que ho és. - **Concret.** S’ha de referir a un aspecte específic i no a una idea difusa. Com més acotat, més útil. - **Realista.** L’objectiu associat ha de ser assolible amb els recursos de l’empresa. Fixar fites impossibles només genera frustració. - **Rellevant.** Ha d’estar connectat amb els objectius del negoci. Mesurar per mesurar consumeix temps i no aporta res. A això convé afegir que un KPI necessita una font de dades fiable. Si cada mes calcules l’absentisme d’una manera diferent, o depens que algú recordi apuntar les absències en un full de càlcul, els números no seran comparables. Aquí és on un sistema de gestió de personal marca la diferència: recull les dades de manera automàtica i homogènia. ## Quins són els indicadors de recursos humans més importants? Aquests són els KPI que aporten més valor a la majoria de pimes espanyoles. No cal seguir-los tots: tria els que responguin a les preguntes que et preocupen avui. ### Rotació de personal Mesura el moviment d’entrades i sortides de la plantilla en un període. Es calcula dividint el nombre de baixes entre la plantilla mitjana i multiplicant per 100. Una rotació alta encareix l’operació (cada substitució implica selecció, formació i temps fins que la persona és plenament productiva) i sol ser símptoma de problemes de fons: salaris poc competitius, mala gestió o falta d’expectatives de creixement. ### Retenció del talent És la cara complementària de la rotació: mesura la permanència dels treballadors, especialment en els llocs clau. Perdre una persona difícil de reemplaçar té un cost que va més enllà del salari. Seguir l’antiguitat mitjana i la taxa de permanència dels perfils crítics ajuda a anticipar riscos i a actuar abans que la fuga es produeixi. ### Temps de contractació Registra els dies que passen des que s’obre un procés de selecció fins que la persona s’incorpora. Un temps de contractació llarg deixa llocs vacants que sobrecarreguen la resta de l’equip i frena projectes. Mesurar-lo permet detectar colls d’ampolla en el procés i ajustar els canals de reclutament. ### Absentisme laboral Recull retards, faltes i absències de la plantilla, normalment com a percentatge d’hores no treballades sobre les teòriques. És un dels indicadors més reveladors: un absentisme que creix de manera sostinguda sol avisar de problemes de clima laboral, càrrega excessiva o desmotivació. Per calcular-lo amb rigor necessites un registre de jornada fiable, cosa que a Espanya, a més, és obligatòria des del 2019. Un [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) recull aquestes dades de manera automàtica i sense fricció. ### Cost de contractació Suma tot el que costa incorporar una persona: publicació d’ofertes, hores de selecció, formació inicial i el període fins que assoleix el rendiment ple. Posar-hi xifra ajuda a entendre l’impacte econòmic real de la rotació i a justificar inversions en retenció, que gairebé sempre surten més barates que reposar talent. ### Formació i desenvolupament Avalua el retorn del que l’empresa inverteix a capacitar el seu equip: hores de formació per empleat, pressupost formatiu i, sobretot, el seu efecte en la productivitat i la retenció. La formació ben enfocada no és una despesa, sinó una de les palanques més eficaces per fidelitzar les persones. ## De la teoria a la pràctica L’error més comú no és triar malament els indicadors, sinó no tenir manera de calcular-los de forma contínua. Si les dades viuen en correus, fulls solts i la memòria dels responsables, qualsevol KPI esdevé inservible. L’alternativa és centralitzar la informació de personal en una única eina. Amb LapsoWork, el fitxatge, les [vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/), la jornada i els torns queden registrats de manera homogènia, de manera que la majoria d’aquests indicadors es calculen sols i els pots consultar quan els necessitis. Comença mesurant dos o tres KPI que responguin a un problema real de la teva empresa i amplia a partir d’aquí: val més seguir pocs indicadors ben triats que ofegar-se en un tauler ple de xifres que ningú no mira. --- ## Competències de recursos humans en una empresa URL: https://lapsowork.com/ca/blog/competencies-de-recursos-humans-en-una-empresa/ Publicado: 2022-07-19 Resumen: Descobreix les 5 competències de recursos humans clau en una empresa: anàlisi, decisió estratègica, gestió de personal, comunicació i domini tècnic. El departament de recursos humans ha deixat de ser el lloc on només se signen nòmines i s’arxiven contractes. Avui és una àrea estratègica que influeix directament en la productivitat, en el clima laboral i en la capacitat d’una empresa per atraure i retenir talent. Per estar a l’altura, un bon professional de recursos humans necessita molt més que emplenar papers: necessita un conjunt de competències que combinen anàlisi, criteri, tracte amb les persones i domini de la tecnologia. En aquest article repassem les competències de recursos humans més importants en una empresa i per què marquen la diferència. ## Capacitat analítica La primera competència és saber llegir les dades i les persones. Un responsable de recursos humans fa servir molta informació: rotació de plantilla, absentisme, hores treballades, costos de personal, resultats d’enquestes de clima. El seu valor és interpretar tot això i detectar què funciona i què no. La capacitat analítica no consisteix a acumular taules d’Excel, sinó a convertir aquestes dades en decisions. Per què se’n van els empleats d’un departament concret? Quins torns generen més hores extres de les previstes? On s’acumulen les baixes? Quan la informació està ben recollida i ordenada, aquestes preguntes tenen resposta i deixen de basar-se en intuïcions. ## Prendre decisions amb visió de futur Analitzar no serveix de res si després no s’actua. La segona competència és la presa de decisions estratègiques: triar el camí que millora l’empresa a mitjà i llarg termini, no només el que apaga el foc d’avui. Un professional de recursos humans decideix constantment sobre contractacions, plans de formació, polítiques de conciliació, promocions internes o ajustos de plantilla. Cadascuna d’aquestes decisions té impacte en el creixement del negoci i en l’ambient de treball. Anticipar-se a les necessitats futures —quins perfils caldran, com evolucionarà l’equip, quines habilitats caldrà desenvolupar— és el que separa un departament reactiu d’un que aporta valor real. ## Gestió del personal La gestió de persones és el nucli de la professió. Consisteix a conèixer l’equip, identificar els punts forts i els punts febles de cada persona i organitzar els recursos per formar equips equilibrats i eficients. Això inclou des del dia a dia administratiu —vacances, absències, torns, control horari— fins a qüestions més humanes com la motivació, la resolució de conflictes o l’acompanyament en el creixement professional. Una bona gestió del personal es nota quan cada persona és al lloc on rendeix més i sent que l’empresa se n’ocupa. Eines com un [programari de gestió de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) alliberen el professional de la part més mecànica perquè pugui dedicar temps al que importa de debò: les persones. ## Capacitat de comunicació Un professional de recursos humans es passa el dia parlant amb gent: direcció, comandaments intermedis, candidats i tota la plantilla. Per això la comunicació és una de les seves competències més crítiques. No n’hi ha prou de tenir bones idees; cal saber transmetre-les i fer-se entendre. Aquesta habilitat és clau en molts moments: explicar amb claredat les polítiques de l’empresa, fer una retroacció (*feedback*) difícil de manera constructiva, negociar amb els representants dels treballadors, transmetre la cultura d’empresa als nous empleats o comunicar un canvi important sense generar rumors. Una comunicació honesta i transparent construeix confiança; una comunicació deficient genera malentesos, desmotivació i conflictes que s’haurien pogut evitar. ## Competències tècniques i digitals L’última competència és la que més ha canviat en els últims anys. Avui és impensable gestionar recursos humans sense dominar les eines digitals adequades. La digitalització, l’auge del teletreball i les obligacions legals —com el registre de jornada— han fet de la tecnologia una part essencial de la feina diària en recursos humans. Un professional actualitzat sap fer servir programes de gestió de personal que li permeten automatitzar tasques repetitives i tenir tota la informació centralitzada i accessible. Entre les funcions que avui s’esperen d’aquestes eines hi ha: - **Control horari i fitxatge**, obligatori per llei i encara més necessari amb equips a distància. - **Gestió de nòmines** sense errors i amb tota la documentació ordenada. - **Sol·licitud i aprovació de vacances i absències** sense cadenes de correus. - **Planificació de torns** per a negocis amb horaris variables. - **Gestió documental** per tenir contractes, nòmines i comunicacions sempre a mà. Dominar aquestes eines no és un luxe: és el que permet que la resta de competències —anàlisi, decisió, gestió i comunicació— es basin en dades fiables en lloc de papers dispersos. Disposar d’un bon [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) i d’una plataforma que unifiqui la gestió del personal marca la diferència entre un departament que reacciona tard i un altre que va al davant. ## En resum Les competències de recursos humans en una empresa es resumeixen en cinc pilars: capacitat analítica per entendre què passa, visió estratègica per decidir bé, habilitat per gestionar l’equip, bona comunicació per transmetre i domini tècnic per basar-se en la tecnologia adequada. Cap no funciona sola: juntes converteixen el departament de recursos humans en una peça clau del creixement del negoci. I com que bona part d’aquestes competències depèn avui de les eines que facis servir, triar bé el teu programari de gestió de personal és una de les millors decisions que pot prendre un professional de recursos humans. Si ho vols comprovar, pots [provar LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/) o consultar els nostres [plans i preus](/ca/preus/). --- ## Com s’organitza el departament de recursos humans? URL: https://lapsowork.com/ca/blog/com-s-organitza-el-departament-de-recursos-humans/ Publicado: 2022-07-05 Resumen: Descobreix com s’organitza el departament de recursos humans, les funcions clau que té i com estructurar-lo en una pime encara que no tinguis un equip propi. El departament de recursos humans és la columna vertebral de qualsevol organització: s’encarrega que les persones i l’empresa funcionin bé plegades. I encara que moltes pimes no tenen un departament de recursos humans com a tal, sí que en fan cada dia les tasques fonamentals, sovint repartides entre la gerència, l’administració i una gestoria externa. En aquest article veiem com s’organitza el departament de recursos humans, quines són les seves funcions i com estructurar-lo encara que la teva plantilla sigui petita. ## Què fa el departament de recursos humans? En essència, recursos humans s’ocupa d’**organitzar, administrar i planificar** tot el que té a veure amb les persones que treballen a l’empresa: des que s’hi incorporen fins que se’n van. És el punt de contacte entre la direcció i la plantilla, i el seu bon funcionament repercuteix directament en la productivitat, en el clima laboral i en el compliment de la normativa. En una empresa gran aquestes funcions es reparteixen entre diversos perfils especialitzats. En una pime solen recaure en una o dues persones, amb el suport d’eines digitals i d’una gestoria. Sigui quina sigui la mida, les àrees de treball són bàsicament les mateixes. ## Les funcions clau del departament de recursos humans ### Reclutament i selecció de personal És una de les tasques més visibles. Recursos humans detecta les necessitats de personal, redacta i publica les ofertes de feina, filtra els currículums, dissenya les proves de selecció i tria els candidats més adequats per a cada lloc de treball. Un bon procés de selecció estalvia temps, diners i molts maldecaps a mitjà termini. ### Formació, avaluació i control Quan entra una persona nova, recursos humans s’ocupa de la seva acollida i de la seva formació inicial. Després, atén les necessitats de capacitació contínua de l’equip i avalua l’acompliment laboral per detectar àrees de millora i de promoció. La formació ja no és un extra: és una de les principals palanques per retenir talent. ### Planificació i organització de la plantilla Conèixer les habilitats de cada empleat i distribuir les persones segons el lloc de treball i la càrrega de treball és una altra funció essencial. Aquí hi entra també l’organització dels quadrants i torns i la gestió del calendari laboral, perquè en cada moment hi hagi el personal adequat sense desajustos ni hores extres innecessàries. Un bon [programari de torns](/ca/solucions/programari-torns/) redueix a la meitat el temps que es dedica a muntar i ajustar els horaris. ### Gestió de vacances i absències Recursos humans gestiona les sol·licituds de vacances, els permisos retribuïts, les baixes i la resta d’absències, i les fa quadrar amb les necessitats de cada equip perquè el servei no se’n ressenti. Portar això en un correu o en un full d’Excel és una font constant d’errors i de conflictes; centralitzar-ho evita encavalcaments i dona visibilitat a tothom. ### Gestió de nòmines i administració de personal Recursos humans s’encarrega (o ho coordina amb la gestoria) del càlcul i el pagament de les nòmines, dels contractes, de les altes i baixes a la Seguretat Social i de la signatura de la documentació laboral. És una àrea molt sensible: un error en una nòmina o un contracte mal formalitzat pot acabar en sanció o en reclamació. ### Clima laboral i relacions internes Finalment, recursos humans vetlla per un bon ambient de treball. Fomenta relacions laborals sanes, canalitza els conflictes, gestiona la comunicació interna i s’ocupa que la plantilla pugui fer les seves funcions còmodament. En aquest apartat hi entren també obligacions legals recents com el [canal de denúncies](/ca/canal-de-denuncies/), obligatori per a moltes empreses. ## Com organitzar recursos humans en una pime (encara que no tinguis departament propi) La realitat de la majoria de petites empreses espanyoles és que no tenen un departament de recursos humans formal. No passa res: l’important és que les funcions estiguin cobertes i que no depenguin de la memòria d’una sola persona. Aquestes són les claus: - **Reparteix les responsabilitats amb claredat.** Defineix qui s’encarrega de la contractació, qui de les nòmines i qui de les absències, encara que siguin les mateixes dues persones. Que no hi hagi zones grises. - **Compta amb una gestoria per a la part laboral.** El càlcul de nòmines, els contractes i les cotitzacions convé delegar-los en professionals, però tu has de conservar la informació i el control. - **Digitalitza els processos repetitius.** El registre de jornada és obligatori des del 2019, i portar a mà fitxatges, vacances i torns consumeix hores cada setmana. Un programari de recursos humans automatitza aquestes tasques i redueix errors. - **Compleix la normativa vigent.** El 2025-2026 hi ha obligacions que no pots passar per alt: registre de jornada, control horari fiable, igualtat, protecció de dades i, en molts casos, canal de denúncies intern. Centralitzar la informació en una única eina és el que marca la diferència entre una pime que dedica hores a la gestió de personal i una altra que la resol en minuts. ## Una eina per organitzar el teu departament de recursos humans LapsoWork és un programari de recursos humans pensat per a pimes espanyoles que reuneix en una sola plataforma tot el que necessita el teu departament de personal: - **[Control horari i fitxatge](/ca/solucions/programari-control-horari/):** registre d’entrades i sortides des del mòbil o l’ordinador, amb informes a punt per a una inspecció de treball. - **[Gestió de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/):** sol·licituds, aprovacions i calendari d’equip integrats, sense correus ni fulls de càlcul. - **[Gestió de nòmines](/ca/solucions/programari-nomines/):** incorporació digital d’empleats, signatura electrònica i documentació laboral centralitzada. - **Torns i quadrants:** planificació d’horaris que evita desajustos i hores extres innecessàries. Tenir el departament de recursos humans ben organitzat no depèn de la mida que tingui, sinó de tenir processos clars i les eines adequades. Si vols deixar de perdre hores en tasques administratives i complir la llei amb tranquil·litat, digitalitzar la gestió de personal és el primer pas. --- ## Com planificar el calendari de vacances d’una empresa URL: https://lapsowork.com/ca/blog/calendari-de-vacances-d-una-empresa/ Publicado: 2022-06-21 Resumen: Guia pràctica per organitzar el calendari de vacances de la teva empresa: quan es fixa, qui tria les dates i com gestionar-lo sense conflictes ni Excel. Cada estiu es repeteix la mateixa escena en moltes pimes: arriben el maig o el juny, tres persones demanen la mateixa quinzena d’agost, algú del departament clau se’n va just quan hi ha més càrrega i el responsable acaba fent malabars amb un Excel ple de colors. Un bon **calendari de vacances** evita gairebé tots aquests problemes. En aquest article t’expliquem com planificar-lo amb antelació, què diu la llei espanyola sobre qui decideix les dates i com gestionar-lo sense friccions ni papers. ## Trucs imprescindibles per organitzar el calendari de vacances Planificar les vacances no és només repartir dies de festa: és assegurar-te que l’empresa continua funcionant mentre la plantilla descansa. Aquestes són les claus per aconseguir-ho: - **Analitza les necessitats de cada àrea.** Identifica els períodes de més càrrega de treball i els serveis que no es poden quedar sense cobertura. No és el mateix un equip d’administració que un d’atenció al client o de producció. - **Fixa períodes concrets per gaudir de les vacances.** Moltes empreses estableixen finestres (per exemple, entre el juny i el setembre) o fins i tot tancaments col·lectius. Deixa clares les dates límit per sol·licitar els dies de cada any i gaudir-ne. - **Limita quantes persones poden coincidir alhora.** Defineix un màxim d’absències simultànies per departament perquè mai no quedi cap àrea sota mínims. - **Estableix un ordre de prioritat just i transparent.** Antiguitat, rotació respecte de l’any anterior, càrregues familiars o simple ordre de sol·licitud: tria un criteri, escriu-lo i aplica’l sempre igual. Així evites favoritismes i conflictes. - **Planifica amb antelació.** Com més aviat coneguis les peticions, més marge tens per encaixar el trencaclosques i reorganitzar la feina. L’ideal és tancar el calendari un parell de mesos abans de l’estiu. ## Quan es fixa el calendari de vacances? El **conveni col·lectiu** del teu sector sol marcar les regles del joc: nombre de dies, si hi ha períodes preferents, si hi ha tancament col·lectiu, etc. A partir d’aquí, l’**article 38 de l’Estatut dels treballadors** obliga que el calendari de vacances es fixi **de mutu acord** entre empresa i persona treballadora, i estableix un punt clau: cada empleat ha de **conèixer les seves dates amb almenys dos mesos d’antelació** respecte de l’inici del gaudi. Per això la recomanació pràctica és senzilla: obre el procés de sol·licitud a principis d’any o, com a molt tard, a la primavera, i tingues el calendari tancat abans que comenci l’estiu. Anticipar-te et dona marge per negociar, resoldre encavalcaments i comunicar les dates dins del termini. ## Qui tria les dates de vacances? És un dels dubtes més freqüents. La resposta curta: **ni les decideix en exclusiva l’empresa ni les imposa unilateralment el treballador**. L’Estatut dels treballadors estableix que el període de vacances es fixa **de comú acord** entre totes dues parts, sempre respectant el que digui el conveni col·lectiu. Si no hi ha acord, la llei preveu que sigui la **jurisdicció social** qui fixi les dates mitjançant un procediment preferent i sumari, i la seva decisió és ferma. Ningú no vol arribar a aquest punt, és clar. Per això convé tenir criteris clars de repartiment des del principi: quan tothom sap com es decideix, l’acord arriba sol en la immensa majoria dels casos. ## Com gestionar les vacances dels meus empleats? Aquí és on moltes pimes continuen ancorades en l’**Excel**. Funciona… fins que deixa de funcionar: fulls que se sobreescriuen, saldos de dies que ningú no quadra, sol·licituds per correu o WhatsApp que es perden i un responsable que dedica hores a una cosa que hauria de ser automàtica. A més, amb un fitxer compartit és fàcil que dues persones demanin el mateix sense que ningú se n’adoni a temps. L’alternativa és un **programari de gestió de vacances i absències** que ho centralitzi tot en un únic lloc. Amb una eina com [LapsoWork](/ca/solucions/programari-vacances/) cada persona veu el seu saldo de dies disponibles, sol·licita les dates des del mòbil i rep la resposta a l’instant, mentre el responsable aprova o rebutja veient d’un cop d’ull qui més és fora aquells dies. ### Com funciona la gestió de vacances i absències de LapsoWork? El circuit complet es resol en tres passos: 1. **La persona treballadora sol·licita els seus dies** des de l’[app](/ca/solucions/app/), triant les dates al seu calendari. El sistema li mostra quants dies li queden, de manera que ningú no en demana de més. 2. **El responsable rep la sol·licitud** amb una notificació i l’**aprova o la rebutja** amb un clic. En fer-ho veu si aquestes dates coincideixen amb les d’altres companys del mateix equip, per evitar deixar una àrea descoberta. 3. **L’empleat rep la resposta** al moment i les dates queden reflectides automàticament al calendari compartit i al saldo de dies. Tot registrat, sense correus ni versions d’Excel. El resultat: menys temps de gestió, zero conflictes per encavalcaments i un registre fiable de dies gaudits i pendents per a cada persona. ## Conveni col·lectiu i particularitats regionals Abans de donar per tancat el calendari, revisa sempre el teu **conveni col·lectiu** de sector o d’empresa, perquè pot millorar el mínim legal i afegir-hi regles pròpies. Alguns convenis reconeixen **més de 22 dies feiners** de vacances, preveuen **dies addicionals per antiguitat**, fixen **períodes preferents** de gaudi o regulen com es compten els festius que cauen dins de les vacances. També convé tenir en compte les **festes locals i autonòmiques**: no són les mateixes a Madrid que a Sevilla, Bilbao o Palma, i un pont o una festivitat regional pot alterar les teves previsions de cobertura. Si la teva empresa té centres en diverses comunitats autònomes, el millor és gestionar cada calendari laboral per localitat. Un bon programari de recursos humans et permet configurar els festius de cada centre perquè els càlculs de dies i absències siguin exactes sense que ho hagis de fer a mà. ## En resum Un calendari de vacances ben planificat es basa en tres pilars: **anticipació** (tanca les dates amb almenys dos mesos de marge), **criteris clars** de repartiment que tothom conegui, i una **eina que centralitzi** sol·licituds, aprovacions i saldos. Quan aquestes tres peces encaixen, l’estiu deixa de ser un maldecap i es converteix en un procés que es gestiona pràcticament sol. Si a més portes el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) i les vacances des de la mateixa plataforma, tens en un únic lloc tota la informació de jornada i absències de la teva plantilla, a punt per a qualsevol càlcul, revisió o inspecció. --- ## Vacances imposades per l’empresa: són legals i com es gestionen? URL: https://lapsowork.com/ca/blog/vacances-imposades-per-l-empresa/ Publicado: 2022-06-07 Resumen: L’empresa pot imposar les vacances? Descobreix què diu l’article 38 de l’Estatut dels treballadors, els terminis de preavís i com planificar-les sense conflictes. Arriba l’estiu i, amb ell, una de les preguntes que més dubtes genera en qualsevol plantilla: l’empresa pot decidir quan te’n vas de vacances? La resposta curta és que sí, dins d’uns límits. La resposta llarga té matisos importants que convé conèixer, tant si ets responsable de personal en una pime com si ets treballador i vols saber fins on arriba el dret de la teva empresa a fixar les teves dates de descans. ## Què són les vacances imposades per l’empresa? Parlem de vacances imposades quan és l’empresa qui decideix, de manera unilateral, el període concret en què un o diversos treballadors han de gaudir dels seus dies de descans. En lloc d’acordar les dates amb la persona empleada, l’organització estableix un calendari tancat —per exemple, tancament total a l’agost— i tot l’equip s’hi ajusta. És una pràctica habitual en sectors amb una estacionalitat marcada, en fàbriques que interrompen la producció una part de l’any o en empreses petites en què l’activitat s’atura si falta part de l’equip. L’important és entendre que «imposar» no vol dir fer-ho de qualsevol manera: la llei marca unes regles clares que l’empresa està obligada a respectar. ## Són legals les vacances obligades per l’empresa? Sí, amb condicions. El dret a fixar el període de vacances no és absolut ni per a l’empresa ni per al treballador: la norma busca un equilibri entre les necessitats organitzatives del negoci i el dret al descans de la plantilla. El punt de partida és l’**article 38 de l’Estatut dels treballadors**, que estableix les regles bàsiques: - El període de vacances **no pot ser inferior a 30 dies naturals** l’any (equivalent aproximat a 22 dies feiners). - El període o els períodes de gaudi **es fixen de comú acord** entre l’empresa i el treballador, segons el que preveu el conveni col·lectiu sobre la planificació anual de vacances. - El treballador ha de conèixer el **calendari de vacances** **almenys dos mesos abans** de l’inici del gaudi. - Les vacances **no es poden substituir per una compensació econòmica** (llevat dels casos de finalització del contracte amb dies pendents). A la pràctica, això vol dir que l’empresa pot fixar el període de vacances —fins i tot imposar un tancament col·lectiu— sempre que estigui previst en el conveni col·lectiu aplicable o pactat, i sempre que respecti el preavís de dos mesos. El que no pot fer és comunicar un canvi de dates d’un dia per l’altre ni obligar a gaudir de menys dies dels que corresponen per llei. ### I si no hi ha acord sobre les dates? Quan l’empresa i el treballador no aconsegueixen posar-se d’acord, la llei preveu una via: qualsevol de les parts pot acudir a la jurisdicció social. El jutjat social fixa la data de gaudi mitjançant un procediment preferent i sumari, la sentència del qual no admet recurs. És un procés àgil, precisament perquè les vacances tenen data i no poden esperar mesos a resoldre’s. En qualsevol cas, la majoria dels conflictes s’eviten amb dues coses: un calendari publicat amb antelació i una comunicació transparent. Quan l’equip sap amb mesos de marge quines són les dates de tancament o els torns d’estiu, les friccions es redueixen dràsticament. ## Com es pot facilitar el procés de programar les vacances? Gestionar les vacances d’una plantilla a cop de correu electrònic, full de càlcul i trucades de telèfon és una font segura d’errors: encavalcaments, dies mal comptabilitzats, sol·licituds que es perden i períodes que s’aproven dues vegades. Com més creix l’equip, més es complica. Un [programari de gestió de vacances](/ca/solucions/programari-vacances/) resol aquests problemes centralitzant tot el procés: - **Sol·licitud i aprovació digital**: el treballador demana els seus dies des del mòbil o l’ordinador i el responsable els aprova o els rebutja amb un clic, i tot en queda registrat. - **Saldo de dies sempre actualitzat**: cada persona veu quants dies li queden, quants n’ha gaudit i quants en té pendents, sense càlculs manuals. - **Calendari d’equip visible**: es detecten d’un cop d’ull els encavalcaments i es garanteix que sempre hi hagi prou cobertura. - **Preavís i traçabilitat**: queda constància de quan es va comunicar el calendari, una cosa clau per complir el termini legal de dos mesos. A més, la gestió de vacances no funciona aïllada. Es basa en un bon [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) que registri jornades, absències i descansos de forma fiable, perquè els saldos i els còmputs quadrin sempre amb la realitat. ### Menys paperassa, menys conflictes L’objectiu no és només estalviar temps a recursos humans —que també—, sinó reduir la tensió que generen les vacances cada estiu. Quan les regles són clares, les dates es coneixen amb antelació i cada treballador pot consultar la seva situació en qualsevol moment, les vacances deixen de ser un focus de conflicte i es converteixen en el que han de ser: un descans planificat i sense sorpreses per a tothom. Si la teva empresa encara gestiona les vacances en paper o en fulls de càlcul, aquest és el moment de fer el salt. Automatitzar el procés no només t’estalvia hores de feina administrativa: t’ajuda a complir la normativa, a evitar errors i a mantenir el teu equip informat i satisfet. --- ## Dies de vacances per mes treballat: com calcular-los URL: https://lapsowork.com/ca/blog/dies-de-vacances-per-mes-treballat/ Publicado: 2022-05-24 Resumen: Quants dies de vacances corresponen per mes treballat a Espanya? T’expliquem el càlcul amb la regla de 2,5 dies naturals, exemples i què diu l’Estatut. Un empleat que va entrar al març, un altre que se’n va al setembre, un contracte temporal de quatre mesos... i la mateixa pregunta de sempre: quants dies de vacances li corresponen? Quan algú no ha treballat l’any complet, les vacances no es gaudeixen senceres, sinó en la **part proporcional** al temps treballat. La bona notícia és que el càlcul és senzill un cop coneixes la regla. Ho veurem amb exemples clars i adaptat al que necessita qualsevol pime espanyola. ## Quants dies de vacances es generen a l’any a Espanya? L’**article 38 de l’Estatut dels treballadors** fixa el mínim legal en **30 dies naturals per any treballat**. Aquest és el límit inferior: cap conveni ni contracte no el pot rebaixar, tot i que molts convenis col·lectius el milloren parlant de dies feiners (habitualment uns 22 dies hàbils, que venen a equivaler a aquests 30 naturals). Dos matisos importants abans de calcular res: - **30 dies naturals** vol dir dies de calendari, festius i caps de setmana inclosos. No són 30 dies de feina. - Les vacances es **retribueixen** com si el treballador estigués en actiu: no es descompta res del salari per gaudir-ne. ## Quants dies corresponen per cada mes treballat? Aquí hi ha la regla que resol la majoria de dubtes. Si un any complet genera 30 dies naturals, cada mes treballat genera: > **30 dies ÷ 12 mesos = 2,5 dies naturals per mes treballat** És a dir, per cada mes complet que un empleat treballa, acumula **2,5 dies naturals de vacances**. A partir d’aquí, calcular la part proporcional és multiplicar: - **1 mes treballat** → 2,5 dies - **3 mesos** → 7,5 dies - **6 mesos** → 15 dies - **9 mesos** → 22,5 dies - **12 mesos** → 30 dies Quan el resultat té decimals (7,5 o 22,5), l’habitual és arrodonir a l’alça a favor del treballador, llevat que el conveni estableixi una altra cosa. A més, molts convenis detallen com s’han de tractar les fraccions de mes. ### I si no ha treballat un mes complet, què passa amb els dies solts? Quan algú entra a mitjan mes o se’n va abans d’acabar-lo, també es prorrateja dins del mes. La manera més precisa és calcular per dies: divideix els 30 dies de vacances entre els 365 de l’any i multiplica el resultat pels dies efectivament treballats. > **(30 ÷ 365) × dies treballats = dies de vacances** Per exemple, un contracte de **100 dies** genera aproximadament `(30 ÷ 365) × 100 = 8,2 dies naturals` de vacances. És el mètode més just per a contractes curts, altes a mitjan mes o liquidacions. ## Canvia el càlcul si la jornada és parcial? No. Un treballador a **jornada parcial** genera exactament els **mateixos dies de vacances** que un a jornada completa: 30 dies naturals l’any, o la part proporcional segons el temps treballat. La jornada reduïda afecta l’**import** que es cobra (proporcional a les hores), però **no el nombre de dies** de descans a què es té dret. És un error molt freqüent a les pimes retallar les vacances de qui treballa mitja jornada. La llei no ho permet: el dret al descans és el mateix, només canvia la retribució. ## Vacances no gaudides en acabar el contracte Si un treballador deixa l’empresa abans de gaudir de les vacances que ha generat, la llei obliga a compensar-les **econòmicament en la liquidació** (el «finiquito»). És l’únic cas en què les vacances es paguen en diners: mentre la relació laboral continua viva, es gaudeixen com a descans, no es cobren. El càlcul de la liquidació parteix de la mateixa lògica: es compten els dies generats segons el temps treballat durant l’any, es resten els ja gaudits i el resultat s’abona. Si t’interessa el tema de la caducitat d’aquests dies, el desenvolupem en detall a la nostra guia sobre [com funciona l’acumulació de vacances d’un any per l’altre](/ca/blog/les-vacances-es-perden-d-un-any-per-l-altre/). ## L’empleat pot triar quan fa vacances? El període de gaudi es fixa **de comú acord** entre l’empresa i el treballador. L’empresa pot establir períodes concrets (per exemple, un tancament a l’agost), però no els pot imposar unilateralment sense negociació, i el **calendari de vacances s’ha de conèixer amb almenys dos mesos d’antelació** a la data de gaudi. A la pràctica, en una pime això es tradueix en organitzar-se amb temps: sol·licituds dels empleats, aprovació del responsable i una foto clara de qui descansa cada setmana per no quedar-se sense plantilla. ## Com agilitzar la gestió de les vacances a la teva empresa Calcular dies proporcionals, controlar sol·licituds, evitar encavalcaments i no perdre de vista els saldos pendents és perfectament assumible amb dos empleats. Amb quinze, el full d’Excel comença a fallar i apareixen els errors a les nòmines. Un [programari de gestió de vacances](/ca/solucions/programari-vacances/) ho resol de soca-rel: - **Calcula tot sol** els dies que corresponen a cada persona segons la data d’alta i la jornada, inclosos els proporcionals de les altes i les baixes a mitjan any. - Permet que els empleats **sol·licitin des del mòbil** i que el responsable aprovi amb un clic, i deixa constància de tot. - Mostra un **calendari d’equip** per veure d’un cop d’ull qui és fora i evitar que coincideixin massa absències. - Manté el **saldo actualitzat** en temps real, sense haver de quadrar res a mà al tancament de l’any. A més, com que s’integra amb el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/), les absències i el registre de jornada queden sincronitzats: quan algú està de vacances, no apareix com una jornada sense fitxar. ## Resum ràpid - El mínim legal a Espanya són **30 dies naturals** per any treballat (art. 38 de l’Estatut dels treballadors). - Cada mes complet genera **2,5 dies naturals** de vacances. - Per a fraccions de mes, fes servir la fórmula `(30 ÷ 365) × dies treballats`. - La **jornada parcial** no redueix els dies, només l’import que es cobra. - En acabar el contracte, les vacances no gaudides es **paguen en la liquidació**. Amb la regla dels 2,5 dies per mes tens resolt el 90 % dels casos. Per a la resta —contractes curts, altes a mitjan mes, convenis amb millores—, automatitzar el càlcul t’evita errors i reclamacions. I aquesta és precisament la feina que un bon programari de recursos humans treu de sobre a qualsevol pime. --- ## Les vacances es perden d’un any per l’altre? URL: https://lapsowork.com/ca/blog/les-vacances-es-perden-d-un-any-per-l-altre/ Publicado: 2022-05-10 Resumen: Es poden acumular les vacances d’un any per l’altre a Espanya? T’expliquem què diu l’Estatut dels treballadors, els casos en què sí que es poden arrossegar i com evitar perdre-les. Arriba el desembre, fas números i descobreixes que a un empleat li queden set dies de vacances per fer. Es perden? Els pot arrossegar al gener? I si us heu quedat amb la plantilla justa i no hi ha hagut manera de donar-los-hi? És un dels dubtes que més es repeteixen en qualsevol pime quan s’acosta el tancament de l’any. L’aclarirem amb el que diu la llei espanyola i la jurisprudència vigent, sense embuts. ## Es poden perdre les vacances d’un any per l’altre? La regla general és clara. L’**article 38 de l’Estatut dels treballadors** estableix que les vacances es gaudeixen **dins de l’any natural al qual corresponen**. A Espanya el mínim legal són **30 dies naturals per any treballat** (cosa que equival a uns 22 dies feiners), que es pot ampliar per conveni col·lectiu. Això vol dir que, per norma, les vacances **no s’acumulen d’un any per l’altre**: si en arribar el 31 de desembre un empleat no ha gaudit dels dies que li corresponien, en principi els perd. No genera automàticament un dret a arrossegar-los al gener ni que se li paguin en diners mentre la relació laboral continuï viva (la compensació econòmica de les vacances només és procedent quan el contracte s’extingeix). Ara bé, «per norma» no és el mateix que «sempre». Hi ha excepcions importants, i la jurisprudència europea i l’espanyola han matisat molt aquesta regla en els darrers anys. ## Casos especials en què sí que es poden acumular Aquests són els supòsits en què un treballador **sí** que pot gaudir de les vacances fora de l’any natural sense perdre-les: ### 1. Baixa per incapacitat temporal, embaràs, part o lactància És el cas més habitual i el més protegit. Si el període de vacances coincideix amb una **incapacitat temporal** (una baixa per malaltia o accident) o amb una suspensió per embaràs, part o lactància, el treballador té dret a gaudir-ne **quan s’acabi aquesta situació**, encara que ja hagi acabat l’any natural. El límit el va fixar el Tribunal de Justícia de la UE: en cas de baixa de llarga durada, el dret a les vacances no es manté de manera indefinida. S’admet un termini d’arrossegament d’uns **18 mesos** des del final de l’any en què es van generar. Passat aquest marge, sí que poden decaure. ### 2. Quan l’empresa impedeix gaudir-ne Aquí hi ha el gran matís dels darrers anys. El TJUE va deixar clar que **les vacances no caduquen automàticament** pel simple fet de no haver-se demanat. Perquè un treballador perdi els seus dies, l’empresa ha de demostrar que: - El va **informar de manera clara** dels dies de vacances que li quedaven pendents. - El va **convidar expressament** a gaudir-ne a temps. - El va advertir que, si no ho feia, els perdria en acabar el període. Si l’empresa no compleix aquest deure d’informació i de «diligència», l’empleat **no perd** les vacances no gaudides, encara que hagi passat l’any natural. La càrrega de la prova recau sobre l’empresa, no sobre el treballador. Això té una conseqüència pràctica enorme per a qualsevol pime: si no portes un control ordenat dels saldos de vacances i no avises la plantilla, pots acabar arrossegant bosses de dies acumulats durant anys. ### 3. Per acord entre empresa i treballador Res no impedeix que empresa i empleat **pactin** traslladar uns dies a l’any següent per necessitats organitzatives (un pic de feina, una campanya, una baixa que cal cobrir). Molts convenis col·lectius ho regulen expressament i fixen fins a quin mes de l’any següent es poden gaudir (habitualment el 31 de gener, de vegades el 31 de març). Convé deixar-ho sempre **per escrit**. ## I les vacances no gaudides en acabar el contracte? Compte amb aquest punt, perquè és on es produeixen més reclamacions. Si la relació laboral **s’acaba** (fi de contracte, acomiadament, baixa voluntària) i el treballador té vacances generades i no gaudides, l’empresa està **obligada a pagar-les** en la liquidació (el «finiquito»). Aquests dies no es perden: s’abonen en diners de manera proporcional al temps treballat. El càlcul és senzill: es divideix el nombre de dies de vacances anuals entre 365 i es multiplica pels dies efectivament treballats durant l’any, restant-ne els que ja s’han gaudit. Un error freqüent a les pimes és liquidar malament aquesta part proporcional, cosa que pot acabar en una reclamació de quantitat. ## Com organitzar les vacances per no perdre-les? La millor manera d’evitar problemes (i reclamacions) és no deixar que els saldos es descontrolin. Algunes pautes pràctiques: - **Reparteix el calendari a principis d’any.** Demana a cada empleat que planifiqui les vacances amb antelació i aprova un calendari comú per evitar encavalcaments en els mesos crítics. - **Avisa abans que caduquin.** Recorda a qui tingui dies pendents que en gaudeixi abans de final d’any. Aquest avís, a més de ser una bona pràctica, és el que et protegeix legalment davant d’una reclamació posterior. - **Porta un registre fiable de saldos.** Saber en temps real quants dies ha gaudit cada persona i quants li’n queden evita sorpreses al desembre i errors en la liquidació. - **Deixa els acords per escrit.** Si pacteu traslladar dies a l’any següent, que quedi documentat. Gestionar tot això en un full d’Excel funciona fins que la plantilla creix, hi ha sol·licituds creuades i ningú no recorda qui va aprovar què. Un [programari de gestió de vacances](/ca/solucions/programari-vacances/) automatitza les sol·licituds, calcula els saldos tot sol i avisa quan algú està a punt de perdre dies. I si a més el connectes amb el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/), tens en un mateix lloc qui treballa, qui fa festa i quants dies queden a la bossa, sense haver de quadrar res a mà. ## En resum - Les vacances es gaudeixen **dins de l’any natural** i, per norma, no s’arrosseguen al següent. - **Excepcions**: baixa per IT/embaràs (fins a uns 18 mesos), impossibilitat per causa de l’empresa, o acord entre les parts. - Si l’empresa **no va avisar** a temps dels dies pendents, el treballador **no els perd**. - En **acabar el contracte**, les vacances no gaudides **es paguen** en la liquidació. La clau és el control: qui porta els saldos al dia no perd dies, no genera reclamacions i no arriba al desembre fent números a la desesperada. --- ## Eines per al teletreball: guia pràctica per a pimes URL: https://lapsowork.com/ca/blog/eines-per-al-teletreball/ Publicado: 2022-04-19 Resumen: Les millors eines per al teletreball el 2026: comunicació, fitxers, gestió de projectes i recursos humans perquè la teva pime treballi a distància sense friccions. El teletreball va deixar de ser una excepció per convertir-se en una manera habitual de treballar en moltes pimes espanyoles. Treballar a distància té avantatges clars —estalvi de temps en desplaçaments, més flexibilitat, accés a talent de qualsevol punt del país—, però també exigeix un canvi de mentalitat i, sobretot, les eines adequades. Sense elles, la comunicació es perd, els fitxers es dupliquen i ningú no sap qui fa què. En aquesta guia repassem les categories d’eines que necessita qualsevol equip que treballa a distància i algunes de les opcions més utilitzades el 2026. No es tracta d’instal·lar-ho tot alhora, sinó de cobrir quatre necessitats bàsiques: comunicar-se, compartir fitxers, organitzar la feina i gestionar les persones. ## Eines de comunicació Quan l’equip no comparteix oficina, la comunicació és el primer que cal resoldre. Necessites un canal per al dia a dia (missatges ràpids, dubtes, coordinació) i un altre per a reunions i videotrucades. ### Slack Slack organitza la conversa de l’equip en canals per projecte, departament o tema, de manera que cada conversa queda on li correspon i no es barreja tot en un mateix fil. Permet missatges directes, trucades ràpides, compartir fitxers i integrar-se amb desenes d’aplicacions. El pla gratuït és suficient per començar en equips petits; els plans de pagament amplien l’historial de missatges i les funcions d’administració. Alternatives molt vàlides són **Microsoft Teams** (integrat en l’ecosistema Microsoft 365) i **Google Chat**. ### Google Meet Per a les videotrucades, Google Meet és una de les opcions més senzilles: funciona des del navegador, sense instal·lar res, i s’integra amb Google Calendar per crear reunions amb un clic. És el substitut natural dels antics Google Hangouts, que Google ja va retirar. Com a alternatives hi ha **Zoom**, molt estès per a reunions amb clients i seminaris web, i **Microsoft Teams**, que combina xat i videotrucades en una sola eina. Per a una pime, el més raonable és triar la que ja vingui amb el teu correu corporatiu (Google Workspace o Microsoft 365) i evitar duplicar subscripcions. ## Eines de fitxers Treballar a distància vol dir que els documents no poden viure al disc dur d’un ordinador de l’oficina. Necessites emmagatzematge al núvol perquè tot l’equip accedeixi a l’última versió de cada fitxer des de qualsevol lloc. ### Google Drive Google Drive combina emmagatzematge al núvol amb edició col·laborativa en temps real a través de Documents, Fulls de càlcul i Presentacions. Diverses persones poden editar el mateix fitxer alhora, amb control de permisos i un historial de versions que evita perdre feina. És una opció molt còmoda per a pimes que ja fan servir Gmail. L’alternativa equivalent en el món Microsoft és **OneDrive** juntament amb la versió web d’Office; i **Dropbox** continua sent una opció sòlida centrada en la sincronització de fitxers. ### WeTransfer No tot es pot enviar per correu: els fitxers adjunts tenen límits de mida i els fitxers pesants (vídeos, dissenys, paquets grans) s’encallen. WeTransfer resol l’enviament puntual de fitxers grans sense necessitat de crear un compte: puges el fitxer, indiques el destinatari i et generen un enllaç de baixada. La versió gratuïta permet enviar fins a una mida generosa per transferència, suficient per a la majoria d’enviaments ocasionals. Per a intercanvis recurrents dins de l’equip, és millor fer servir l’emmagatzematge al núvol (Drive o OneDrive), i deixar WeTransfer per a l’enviament esporàdic a clients o col·laboradors externs. ## Eines de gestió de projectes Quan no us veieu les cares cada dia, és fàcil perdre de vista qui fa què i per a quan. Una eina de gestió de projectes fa visible la feina de tothom i evita que les tasques quedin a l’aire. ### Trello Trello organitza la feina en taulers amb llistes i targetes que es mouen a mesura que avança cada tasca (per exemple: «Per fer», «En curs» i «Fet»). És molt visual i intuïtiu, ideal per a equips petits que comencen a organitzar-se a distància. Cada targeta admet responsables, dates de venciment, llistes de comprovació i comentaris. El pla gratuït cobreix les necessitats de la majoria de pimes. Com a alternatives destaquen **Asana** i **monday.com**, una mica més completes per a fluxos de treball complexos, i **Notion**, que combina documentació i gestió de tasques en un mateix espai. ### Microsoft Project Per a projectes grans i complexos —amb moltes tasques dependents entre si, terminis ajustats i assignació de recursos— Microsoft Project ofereix una gestió avançada amb diagrames de Gantt i planificació detallada. És una eina potent, més orientada a la direcció de projectes que al dia a dia d’un equip petit. Per a la majoria de pimes en teletreball, una solució de l’estil de Trello o Asana sol ser més àgil; Microsoft Project encaixa quan la planificació és realment complexa. ## Eines de gestió de persones Les eines anteriors ajuden que l’equip treballi coordinat, però el teletreball també planteja reptes concrets de recursos humans: registrar la jornada de qui no és a l’oficina, gestionar vacances i absències, controlar el temps de manera justa i complir la normativa. Aquí convé recordar que a Espanya el **registre horari és obligatori també en teletreball**. La Llei 10/2021 de treball a distància exigeix un registre fidel de la jornada de les persones que treballen a distància, i la normativa de fitxatge digital vigent el 2026 reforça que aquest registre sigui objectiu i accessible per a la inspecció. Portar-lo en un full de càlcul és inviable quan l’equip està repartit. ### LapsoWork LapsoWork és un programari de recursos humans pensat per a pimes espanyoles que resol la gestió de persones a distància des d’una sola plataforma. El teu equip pot fitxar des del mòbil o l’ordinador sigui on sigui, amb geolocalització opcional, i tu tens en temps real el [control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) de tota la plantilla, complint la llei. A més, LapsoWork centralitza la [gestió de vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/), els torns, les nòmines, el canal de denúncies i un gestor documental, de manera que no necessites mitja dotzena d’eines diferents per a tot el que té a veure amb les persones. Davant de les eines de comunicació o de fitxers, que resolen una part del teletreball, la gestió de recursos humans és la que més problemes legals evita: un registre horari mal portat pot comportar sancions. Per això convé tenir aquesta peça coberta des del primer dia. ## Com triar la teva combinació d’eines No hi ha una única pila d’eines vàlida per a tothom. La recomanació pràctica per a una pime que arrenca o consolida el teletreball és senzilla: - **Comunicació:** un canal de xat (Slack o Teams) + una eina de videotrucada (Meet, Zoom o Teams). - **Fitxers:** un emmagatzematge al núvol (Google Drive o OneDrive) com a base, i WeTransfer per a enviaments puntuals grans. - **Projectes:** una eina visual (Trello o Asana) que faci visible la feina de tothom. - **Persones:** un programari de recursos humans com LapsoWork que garanteixi el registre horari i el compliment legal. La clau no és acumular aplicacions, sinó triar-ne poques i que s’integrin bé entre si. Comença per l’imprescindible, aprèn a fer-ho servir en equip i ves ampliant només quan notis una necessitat real. El teletreball ben organitzat no depèn de tenir les eines més cares, sinó de tenir les adequades i que tot l’equip les faci servir. Si vols posar ordre en la part de recursos humans i control horari del teu equip a distància, pots [provar LapsoWork gratis durant 30 dies](/ca/demo/) i comprovar que senzill que és tenir-ho tot sota control. --- ## Avantatges i desavantatges del teletreball URL: https://lapsowork.com/ca/blog/avantatges-i-desavantatges-del-teletreball/ Publicado: 2022-04-05 Resumen: Avantatges i desavantatges del teletreball per a pimes el 2026: eficiència, conciliació i talent davant de la ciberseguretat i la desconnexió. Anàlisi pràctica. El teletreball va deixar de ser una excepció per convertir-se en una forma habitual d’organitzar la feina en milers de pimes espanyoles. El que va començar com una mesura d’emergència s’ha consolidat: avui el model híbrid és la norma en molts sectors. Però adoptar el treball a distància sense pensar-s’ho bé té tant d’oportunitat com de risc. En aquest article repassem els **avantatges i desavantatges del teletreball** perquè decideixis amb criteri quin model encaixa a la teva empresa. ## Què és el teletreball? El teletreball és la modalitat de treball a distància en què l’empleat desenvolupa la seva activitat fora del centre de l’empresa, normalment des del seu domicili, amb mitjans digitals. A Espanya el regula la **Llei 10/2021 de treball a distància**, que considera teletreball regular el que suposa almenys el 30 % de la jornada durant un període de tres mesos. A partir d’aquí, l’empresa i el treballador han de signar un acord escrit que fixi equips, despeses, horari i control. No és el mateix un empleat que treballa un dia solt des de casa per una visita mèdica que un que teletreballa tres dies a la setmana de manera estable. El primer és una cosa puntual; el segon entra de ple en les obligacions legals del treball a distància. ## Avantatges del teletreball ### Processos més àgils Moltes gestions que abans requerien reunions presencials ara es resolen en minuts per videotrucada. Coordinar equips, assignar tasques o fins i tot fer entrevistes de selecció és més àgil quan no depens que tothom coincideixi a la mateixa sala. Ben organitzat, el teletreball redueix les reunions innecessàries i deixa més temps per a la feina que aporta valor de debò. ### Més eficiència Sense les interrupcions constants de l’oficina, molts empleats concentren millor l’atenció en les tasques que exigeixen focus. La clau és mesurar per objectius i no per hores de cadira: quan la feina s’organitza per resultats, la productivitat se sol mantenir o fins i tot millorar. Això sí, requereix confiança i eines que donin visibilitat sense caure en un control excessiu. ### Millor control horari Pot semblar contradictori, però el teletreball ben gestionat permet un **registre de jornada** més net que el paper de l’oficina. Amb una app de fitxatge, cada empleat registra l’entrada i la sortida amb segellament de temps, sigui on sigui. L’empresa compleix l’obligació legal de registre horari i, alhora, té dades fiables sobre les hores treballades, les pauses i els possibles excessos de jornada. Un [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) ho resol sense friccions, dins i fora de l’oficina. ### Accés a més talent Si el lloc de treball no exigeix presència física, deixes d’estar limitat als professionals que viuen a una distància raonable de la teva seu. Pots contractar el millor perfil encara que sigui en una altra ciutat o comunitat autònoma. Per a moltes pimes allunyades de les grans capitals, això obre per fi la porta a un talent qualificat que abans era impossible d’atreure. ### Conciliació laboral i familiar Estalviar-se una o dues hores diàries de desplaçament canvia la vida de qualsevol treballador. El teletreball facilita compaginar l’activitat professional amb les responsabilitats familiars, i això es tradueix en empleats més satisfets i en menys rotació. Una plantilla que concilia millor tendeix a quedar-se més temps i a implicar-se més amb l’empresa. ## Desavantatges del teletreball ### El repte de la ciberseguretat Quan la feina surt de l’oficina, la informació també. Connexions domèstiques poc protegides, equips personals sense actualitzar o l’ús de xarxes wifi públiques obren la porta a incidents de seguretat. L’empresa ha d’establir protocols clars: VPN, contrasenyes robustes, còpies de seguretat i formació bàsica en ciberseguretat. No és opcional, sobretot si es gestionen dades personals subjectes a l’RGPD. ### Menys relació dins de l’equip El cafè de mig matí, la conversa de passadís o el dinar d’equip no són només lleure: són el ciment de la cultura d’empresa. A distància, aquests moments desapareixen i el sentiment de pertinença se’n ressent si no es cultiva de manera deliberada. Convé planificar trobades presencials periòdiques i espais de comunicació informal perquè l’equip continuï sent un equip. ### Menys aprenentatge espontani Bona part de l’aprenentatge a la feina es produeix de manera informal: veient com un company amb més experiència resol un problema o preguntant alguna cosa sobre la marxa. A distància, aquest aprenentatge continu es perd si no se substitueix per alguna altra cosa. Els perfils júnior són els més afectats, de manera que val la pena reforçar la mentoria, la documentació interna i els canals on es pot preguntar sense por. ### Noves obligacions legals El teletreball regular obliga l’empresa a signar un acord escrit, compensar les despeses derivades (llum, internet, equip), garantir el dret a la desconnexió digital i mantenir el registre de jornada també a distància. Incomplir aquestes obligacions pot comportar sancions. És un desavantatge només si s’ignora: amb les eines adequades, tot això es documenta i s’automatitza gairebé sense esforç. ## Aleshores, compensa el teletreball? Per a la majoria de pimes, la resposta és que sí, sempre que s’implanti amb ordre. Els avantatges (eficiència, accés a talent i conciliació) solen pesar més que els inconvenients, i aquests es poden mitigar amb bones pràctiques i les eines correctes. El model híbrid, que combina dies d’oficina amb dies a casa, és el que equilibra millor tots dos mons per a molts equips. La diferència entre un teletreball que funciona i un que dona problemes rau gairebé sempre en la gestió. Registrar la jornada, controlar les [vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) de l’equip a distància i tenir tota la documentació centralitzada és justament el que evita que la flexibilitat es converteixi en descontrol. Si estàs valorant fer el pas o afinar el model que ja tens, [prova LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/) i comprova com és de senzill gestionar el teu equip, sigui on sigui. --- ## Com registrar la jornada laboral amb teletreball? URL: https://lapsowork.com/ca/blog/registre-jornada-laboral-amb-teletreball/ Publicado: 2022-03-22 Resumen: Guia pràctica per complir el registre horari en teletreball: què exigeix la Llei 10/2021, com portar el control horari a distància i amb quin programari. El teletreball s’ha consolidat com una manera habitual de treballar en moltes pimes espanyoles, però hi ha un dubte que persisteix: si l’empleat no passa per l’oficina, com se’n registra la jornada? La resposta és clara. L’obligació de registrar l’horari no desapareix quan es treballa des de casa: l’empresa continua obligada a portar un registre diari i fiable de les hores de cada treballador, sigui on sigui. En aquesta guia t’expliquem què exigeix la normativa vigent i com complir-la sense friccions. ## Què diu la llei del teletreball sobre el registre de la jornada? El teletreball a Espanya es regeix per la **Llei 10/2021 de treball a distància**, que conviu amb l’obligació general de [registre horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) de l’article 34.9 de l’Estatut dels treballadors. La combinació de totes dues normes deixa poc marge a la interpretació: - La flexibilitat horària que sol acompanyar el teletreball **no eximeix del control de la jornada**. El treballador pot organitzar les seves hores amb més llibertat, però l’empresa ha de poder acreditar quantes hores treballa i quan. - L’acord de treball a distància ha d’incloure, entre altres punts, l’**horari de treball i les regles de disponibilitat**, així com l’inventari de mitjans que aporta l’empresa. Aquest inventari inclou el **sistema de registre horari** quan és necessari. - El registre ha de reflectir **l’inici i la fi de la jornada** de cada persona treballadora, i les pauses quan el conveni col·lectiu així ho estableixi. És a dir: teletreballar no vol dir deixar de fitxar. Vol dir fitxar d’una altra manera, adaptada al fet que l’empleat no comparteix espai físic amb l’empresa. Convé recordar que el registre ha de ser **objectiu, fiable i accessible**. La Inspecció de Treball el pot requerir en qualsevol moment, i no n’hi ha prou amb una estimació o amb la paraula del treballador. A més, els registres s’han de conservar durant **quatre anys** i han d’estar a disposició de la plantilla, dels seus representants i de la Inspecció mateixa. ## Com portar el control horari en el teletreball? Aquí és on moltes pimes s’encallen. Quan tothom fitxava a la mateixa oficina, n’hi havia prou amb un terminal a l’entrada. Amb equips repartits per diferents cases i ciutats, aquest model ja no serveix. Aquestes són les opcions més habituals, de menys a més recomanable. ### Full de càlcul compartit És la solució d’arrencada per a moltes empreses: una plantilla d’Excel o de Google Sheets on cada empleat anota les seves entrades i sortides. Funciona en equips molt petits, però té problemes seriosos: - És **fàcilment modificable a posteriori**, cosa que compromet la fiabilitat que exigeix la llei. - Depèn que cada persona recordi apuntar les seves hores cada dia. - Consolidar les dades de tota la plantilla per calcular hores extres o generar informes es converteix en una feina manual i propensa a errors. Serveix com a pedaç temporal, però no com a sistema seriós a mitjà termini. ### Correus, missatges o trucades d’inici de jornada Algunes empreses demanen a l’empleat que avisi per correu electrònic o missatgeria quan comença i quan acaba. És encara més fràgil que el full de càlcul: no genera un registre estructurat, és difícil d’auditar i multiplica la feina administrativa. ### Programari de control horari al núvol És la via que encaixa millor amb el teletreball i la que recomana la majoria d’experts. Un programa especialitzat permet que cada empleat registri la seva jornada **des del mòbil o l’ordinador**, amb un clic, sigui on sigui. Les dades es desen de manera segura, no es poden alterar sense deixar rastre i es consoliden automàticament. Davant de les plantilles manuals o dels antics terminals físics de fitxatge, un [programari de fitxatge per a teletreball](/ca/solucions/programari-teletreball/) aporta avantatges concrets: - **Fitxatge des de qualsevol dispositiu**: web i [aplicació mòbil](/ca/solucions/app/), sense necessitat de ser en una ubicació concreta. - **Registre inalterable i amb marca de temps**, que compleix els requisits de fiabilitat de la normativa. - **Geolocalització opcional** en el moment del fitxatge, útil per a perfils mixtos que combinen oficina, visites i teletreball. - **Informes automàtics** d’hores treballades, hores extres i saldos, a punt per a la Inspecció o per al tancament de nòmina. - **Alertes i avisos** per a qui s’oblida de fitxar, de manera que el registre no depengui només de la memòria de l’empleat. ## Avantatges de digitalitzar el registre horari en teletreball Complir la llei és el punt de partida, però un bon sistema de control horari aporta beneficis que van més enllà del paper mullat: - **Tranquil·litat jurídica.** Davant d’una inspecció, tens un registre objectiu i accessible en segons, sense haver de reconstruir res a mà. - **Menys càrrega administrativa.** El càlcul d’hores, saldos i hores extres es fa sol, cosa que allibera hores al responsable de personal. - **Dades per gestionar millor.** Saber com es distribueix la jornada real ajuda a planificar càrregues de treball i a detectar problemes de conciliació o d’excés d’hores. - **Integració amb la resta de la gestió de persones.** El registre es connecta de manera natural amb les [vacances i absències](/ca/solucions/programari-vacances/) i amb la preparació de la [nòmina](/ca/solucions/programari-nomines/), i així s’evita duplicar dades entre eines diferents. ## En resum El teletreball no elimina l’obligació de registrar la jornada: la transforma. L’empresa continua havent de portar un control diari, fiable i conservat durant quatre anys, amb la diferència que ara el fitxatge es fa a distància. Els fulls de càlcul i els avisos per missatgeria serveixen com a pedaç, però no garanteixen la fiabilitat que exigeix la llei ni escalen bé. Un programari de control horari al núvol resol el problema d’arrel: cada empleat fitxa des del seu dispositiu, les dades queden protegides i inalterables, i l’empresa genera informes automàtics sempre a punt per a la Inspecció. Si la teva pime té persones que teletreballen, digitalitzar el registre horari ha deixat de ser una opció per convertir-se en la manera més senzilla de complir la normativa sense maldecaps. --- ## Com implementar el teletreball en una empresa URL: https://lapsowork.com/ca/blog/com-implementar-el-teletreball-en-una-empresa/ Publicado: 2022-03-08 Resumen: Guia pràctica per implementar el teletreball a la teva pime el 2026: acord, eines, formació, control horari i objectius clars pas a pas. Cada vegada més pimes ofereixen teletreball, sigui a temps complet o en un model híbrid d’uns dies a casa i uns altres a l’oficina. Ben implementat, millora la conciliació, redueix costos d’oficina i ajuda a retenir talent. Mal implementat, es converteix en descontrol, incompliments legals i equips desconnectats. La diferència és fer uns passos ordenats des del principi. En aquesta guia t’expliquem com implementar el teletreball a la teva empresa de manera pràctica i d’acord amb la normativa vigent. ## 1. Signa l’acord de teletreball El teletreball no s’improvisa amb un «d’acord, queda’t a casa». Des de la **Llei 10/2021 de treball a distància**, quan un empleat teletreballa de manera regular (almenys un 30 % de la jornada en un període de tres mesos) és **obligatori signar per escrit un acord** abans de començar. Aquest document ha de recollir, com a mínim: - L’**inventari d’equips i mitjans** que aporta l’empresa (portàtil, mòbil, llicències…). - La **compensació de despeses** derivades de treballar des de casa (llum, internet, mobiliari). - L’**horari** de treball i les franges de disponibilitat. - El **percentatge** de dies presencials i dies a distància. - El **centre de treball** d’adscripció i el lloc on es teletreballa. - La **durada** de l’acord i el procediment per revertir el teletreball. Sense aquest acord signat, qualsevol inspecció ho considera una infracció greu. Signar-lo bé des del primer dia t’estalvia problemes i deixa clares les regles del joc per a totes dues parts. ## 2. Proporciona les eines necessàries Un empleat a casa necessita exactament les mateixes capacitats que tindria a l’oficina. Abans d’enviar ningú a teletreballar, assegura’t de cobrir tres fronts: - **Comunicació interna**: una eina de missatgeria i videotrucada (Slack, Teams, Meet) perquè l’equip no es desconnecti. - **Gestió de la feina**: un gestor de projectes o tasques on tothom vegi qui fa què i en quin estat es troba cada cosa. - **Recursos humans**: un programari on l’empleat pugui fitxar, demanar vacances, consultar les nòmines i accedir a la seva documentació sense dependre que algú sigui físicament a l’oficina. Aquest últim punt és el que més s’oblida. Si la teva gestió de recursos humans depèn de papers, correus solts i fulls d’Excel en un ordinador de l’oficina, el teletreball ho capgira tot. Centralitzar-la en una eina com [l’app de LapsoWork](/ca/solucions/app/) fa que la part administrativa funcioni igual sigui on sigui l’empleat. ## 3. Forma el teu equip No serveix de res donar les millors eines si ningú no les sap fer servir. La formació és clau perquè el teletreball no es tradueixi en trucades constants de «no sé com es fa això». Dedica temps a fer que cada persona sàpiga: - Fer servir les eines de comunicació, gestió de tasques i recursos humans. - Els processos interns que canvien quan es treballa a distància (com es reporten les hores, com es demanen absències, com es comparteixen documents). - Bones pràctiques d’organització personal i de ciberseguretat bàsica. Una sessió inicial de formació ben feta evita setmanes de fricció i fa que l’equip se senti acompanyat, no abandonat a la seva sort. ## 4. Controla les hores treballades El **registre de jornada és obligatori també en teletreball**. La flexibilitat de treballar des de casa no eximeix de fitxar: entrada, sortida i pauses han de quedar registrades igual que a l’oficina. La bona notícia és que el control horari a distància és més senzill que mai. Amb un programari de fitxatge, l’empleat marca la jornada des del mòbil o l’ordinador i el sistema ho registra tot automàticament amb segellament de temps. Ni correus de «ja començo», ni Excels emplenats a final de setmana (que a més no són vàlids legalment). Això et dona dues coses alhora: compleixes la llei i tens una foto real de les hores treballades sense haver d’empaitar ningú. Un [programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) resol aquest punt gairebé sense esforç per a l’empleat. Compte amb l’altra cara de la moneda: el **dret a la desconnexió digital**. Controlar les hores no vol dir exigir disponibilitat permanent. Defineix un horari clar i respecta que, fora d’aquest horari, l’empleat no té per què respondre correus ni missatges. ## 5. Deixa clars els objectius El canvi de mentalitat més gran del teletreball és deixar de mesurar «hores de cadira» per mesurar **resultats**. A distància no veus la persona treballant, i això obliga (per bé) a fixar objectius concrets. Des del principi, cada empleat ha de tenir clar: - Què se n’espera i amb quins terminis. - Quines tasques són prioritàries i quines poden esperar. - Com i quan es revisa la feina feta. Quan els objectius estan definits, la productivitat no depèn de vigilar, sinó d’acordar. L’empleat guanya autonomia i l’empresa guanya previsibilitat. Les reunions periòdiques de seguiment (breus i amb ordre del dia) ajuden a mantenir el rumb sense caure en la microgestió. ## En resum Implementar bé el teletreball a la teva pime es redueix a cinc passos: signar l’acord, donar les eines adequades, formar l’equip, controlar la jornada i treballar per objectius. Cap no és complicat, però saltar-se’n qualsevol es nota de seguida. La part administrativa (acords, fitxatges, vacances, nòmines i documentació) és justament el que més es descontrola quan l’equip es dispersa. Centralitzar-la en una única eina ho canvia tot. Si vols veure com LapsoWork t’ajuda a gestionar el teletreball de principi a fi, pots [provar-lo 30 dies gratis](/ca/demo/) o fer un cop d’ull als nostres [plans i preus](/ca/preus/). --- ## Llei de teletreball a Espanya: què diu i què t’obliga a fer URL: https://lapsowork.com/ca/blog/llei-teletreball-espanya/ Publicado: 2022-02-14 Resumen: Guia clara de la llei de teletreball a Espanya (Llei 10/2021): definició, quan s’aplica, acord obligatori, sancions i drets del treballador. El teletreball ha deixat de ser una excepció per convertir-se en part del dia a dia de milers de pimes espanyoles. I on hi ha una pràctica estesa, hi ha una norma que la regula. Si a la teva empresa algú treballa des de casa de manera habitual, convé que coneguis què diu exactament la **llei de teletreball a Espanya**, perquè no complir-la et pot sortir car. En aquesta guia t’expliquem, en llenguatge planer, què és teletreball a efectes legals, quan s’aplica la llei, quin acord estàs obligat a signar i quines sancions hi ha. ## Quina és la definició de teletreball segons la llei? La regulació del teletreball va néixer amb el **Reial decret llei 28/2020**, aprovat durant la pandèmia, i va quedar consolidada en la **Llei 10/2021, de 9 de juliol, de treball a distància**, que continua vigent el 2026. És la norma de referència i la que has de tenir present. La llei distingeix dos conceptes que se solen confondre: - **Treball a distància**: tota activitat laboral que es presta, de manera regular, al domicili del treballador o al lloc que aquest triï, durant tota la jornada o una part. - **Teletreball**: és una modalitat del treball a distància que es duu a terme mitjançant l’ús exclusiu o prevalent de **mitjans i sistemes informàtics, telemàtics i de telecomunicació**. La clau és la paraula *regular*. La llei només s’aplica quan el treball a distància es presta, en un període de referència de **tres mesos**, un mínim del **30 % de la jornada** (o el percentatge proporcional equivalent si el contracte té una durada inferior). Per sota d’aquest llindar, parlem de teletreball ocasional, que no queda subjecte a aquestes obligacions. A la pràctica, això vol dir que un empleat que teletreballa **un dia i mig a la setmana o més** ja entra dins l’àmbit de la llei. ## Consideracions que cal tenir en compte sobre la llei de teletreball Un cop tens clar que la norma s’aplica al teu cas, hi ha cinc punts que has de controlar. ### Obligatorietat El teletreball és **voluntari** per a totes dues parts. Ni l’empresa el pot imposar, ni el treballador el pot exigir com un dret. S’acorda de mutu acord i, a més, és **reversible**: qualsevol de les dues parts pot sol·licitar tornar a la modalitat presencial en les condicions que s’hagin pactat. Que sigui voluntari no vol dir que n’hi hagi prou amb un acord verbal. La decisió s’ha de **formalitzar per escrit** abans de començar. ### Acord de teletreball És el document central de tota la norma. L’**acord de treball a distància** s’ha de signar per escrit i ha de recollir, com a mínim, el contingut que exigeix l’article 7 de la llei: - **Inventari dels mitjans, equips i eines** que aporta l’empresa (ordinador, mòbil, cadira, etc.). - **Enumeració de les despeses** que pot tenir el treballador i la manera de quantificar-les i compensar-les. - **Horari de treball** i regles de disponibilitat. - **Percentatge i distribució** entre treball presencial i a distància. - **Centre de treball d’adscripció** de l’empleat. - **Lloc** triat per al teletreball (normalment, el domicili). - **Durada** de l’acord i del preavís per exercir la reversibilitat. - **Mitjans de control empresarial** de l’activitat. A més, s’ha de lliurar una còpia de l’acord a la representació legal dels treballadors i s’ha de registrar a l’oficina d’ocupació (**SEPE**). ### Compensació de despeses L’empresa està obligada a **abonar o compensar les despeses** que el treball a distància generi a l’empleat (llum, connexió a internet, desgast de l’equip propi, mobiliari…). La llei no fixa una quantitat concreta: la determina el **conveni col·lectiu** o, si no n’hi ha, l’acord entre empresa i treballador. L’important és que quedi pactat per escrit i reflectit a la nòmina, no en pagaments a part sense traçabilitat. ### Sancions Aquí és on moltes pimes s’enduen un ensurt. No formalitzar l’acord per escrit, no lliurar-lo o no complir-ne el contingut mínim es considera **infracció greu** en matèria laboral. El règim sancionador de la LISOS estableix, després de l’actualització d’imports, multes que van des de **751 € fins a 7.500 €** per infracció greu, i poden arribar fins a **225.018 €** en les infraccions molt greus (per exemple, si hi ha discriminació del treballador a distància). Dit d’una altra manera: tenir diversos empleats teletreballant sense acord signat és un risc real davant d’una inspecció. ### Drets dels treballadors La llei dedica un capítol sencer a garantir que qui teletreballa tingui **exactament els mateixos drets** que qui va a l’oficina. Entre aquests: - **Registre horari:** l’obligació de registrar la jornada del RDL 8/2019 s’aplica igual al teletreball. Ha de ser un sistema fiable i auditable, no un correu electrònic de «començo» i «acabo». - **Dret a la desconnexió digital:** l’empleat no està obligat a respondre missatges ni correus fora del seu horari. - **Igualtat de tracte:** mateix salari, formació, promoció i accés a la representació sindical que el personal presencial. - **Intimitat i protecció de dades:** els mitjans de control han de ser proporcionals i el treballador els ha de conèixer. ### Control empresarial del treball a distància La llei reconeix a l’empresa el dret a **adoptar mesures de vigilància i control** per verificar el compliment de les obligacions laborals, sempre que siguin proporcionades i respectin la dignitat i la intimitat del treballador. A la pràctica, això es tradueix en eines com [el programari de control horari](/ca/solucions/programari-control-horari/) per registrar la jornada a distància, o [el mòdul de teletreball](/ca/solucions/programari-teletreball/) per centralitzar acords, presencialitat i compensació de despeses. El que la llei no permet és el control encobert: instal·lar programes espia o gravadors de pantalla sense informar-ne prèviament vulnera l’RGPD. ## En resum La **llei de teletreball a Espanya** no és complicada de complir, però exigeix fer les coses per escrit i amb traçabilitat. Si tens empleats que treballen des de casa més del 30 % de la jornada, necessites un acord signat, compensar despeses, registrar la jornada i respectar la desconnexió digital. Automatitzar aquesta part administrativa amb un programari especialitzat t’estalvia temps i, sobretot, et posa fora de perill de sancions. Si vols veure com funciona amb la teva plantilla, pots [provar LapsoWork 30 dies gratis](/ca/demo/) i revisar la teva situació sense compromís. --- # Blog (GL) ## Quen paga a baixa por accidente laboral? URL: https://lapsowork.com/gl/blog/quen-paga-a-baixa-por-accidente-laboral/ Publicado: 2023-03-07 · Actualizado: 2026-09-28 Resumen: Quen paga a baixa por accidente laboral: a empresa, a mutua ou a Seguridade Social? Explicámosche o pagamento delegado, canto se cobra e os prazos vixentes en 2026. Cando un traballador sofre un accidente laboral e causa baixa médica, xorde de inmediato unha dúbida moi práctica tanto para a persoa afectada como para a empresa: quen paga eses días que non se traballan? A resposta curta é que a empresa adianta o diñeiro, pero non é ela quen o acaba asumindo. Imos velo con detalle, coas cifras e cos prazos vixentes en 2026, para que na túa peme saibas exactamente como xestionar a situación. ## Quen paga a baixa por accidente laboral? Nunha baixa derivada de accidente de traballo, a empresa é quen lle aboa o soldo ao traballador durante a incapacidade temporal. Pero faino en forma de **pagamento delegado**: adianta a prestación na nómina e despois a mutua colaboradora coa Seguridade Social (ou o Instituto Nacional da Seguridade Social, segundo con quen teña cubertas as continxencias profesionais) devólvelle ese importe. É dicir, o diñeiro sae do peto da mutua ou da Seguridade Social, pero chégalle ao traballador a través da nómina que xestiona a súa empresa. Para o empregado isto é unha vantaxe: non ten que reclamarlle nada á mutua, cobra directamente na súa nómina habitual. A obriga de manter este pagamento delegado esténdese durante os **primeiros 365 días** de baixa. Ese prazo pode prorrogarse ata **180 días máis** (un total de 545 días, é dicir, 18 meses) cando o tribunal médico considere que nese período o traballador pode recibir a alta por curación. Se a incapacidade temporal supera os 18 meses, a Seguridade Social examina o estado do traballador e decide se procede a alta, unha prórroga excepcional ou o inicio dun expediente de incapacidade permanente, momento en que as prestacións pasan a xestionarse doutro xeito. ## Canto se cobra estando de baixa por accidente laboral? Aquí está unha das grandes diferenzas respecto á baixa por enfermidade común. Nun accidente de traballo, a prestación é **máis xenerosa desde o primeiro día**: - O día do accidente págao **integramente a empresa**, coma se fose unha xornada traballada. - A partir do día seguinte, o traballador percibe o **75 % da base reguladora** correspondente ao mes anterior á baixa. Esta porcentaxe é o mínimo legal, pero moitos **convenios colectivos melloran a prestación** e complementan a nómina ata alcanzar o 100 % do salario habitual durante todo o período de baixa ou durante un número determinado de días. Por iso convén revisar sempre o convenio aplicable ao teu sector antes de calcular o que cobrará a persoa afectada. Un detalle importante para a xestión: ao dar de alta o traballador despois da baixa, é posible que apareza un axuste polo rateo das pagas extraordinarias, xa que a base reguladora da prestación xa inclúe a parte proporcional das extras. ## Cóbrase o 100 % estando de baixa por accidente laboral? Por lei, non. A prestación é o 75 % da base reguladora desde o día seguinte á baixa, e só o día do accidente se cobra enteiro, porque o paga a empresa como xornada traballada (así o recolle a [Seguridade Social](https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/Trabajadores/PrestacionesPensionesTrabajadores/10952/28362/28365)). O 100 % chega cando o convenio colectivo ou o contrato obrigan a empresa a completar a diferenza, e ese complemento págao a empresa, non a mutua nin a Seguridade Social. Por iso, antes de calcular o que vai cobrar unha persoa de baixa, hai que mirar o seu convenio: o complemento pode cubrir toda a baixa ou só un número de días, e ás veces ten condicións. ## Pódese despedir un traballador estando de baixa por accidente? Estar de baixa médica **non é, por si só, unha causa válida de despedimento**. Desde a reforma que suprimiu o antigo artigo 52.d) do Estatuto dos traballadores, non se pode despedir alguén unicamente polas súas ausencias xustificadas derivadas dunha baixa médica. Ademais, a Lei 15/2022 integral para a igualdade de trato reforza a protección: un despedimento motivado exclusivamente polo estado de saúde ou pola enfermidade pode considerarse **nulo** por discriminatorio, coa obriga de readmitir o traballador. Isto non significa que a relación laboral sexa intocable durante a baixa. Si que é posible extinguir o contrato cando existe unha **causa xustificada e independente** do accidente ou da enfermidade: por exemplo, un despedimento disciplinario por incumprimentos graves debidamente acreditados, ou causas obxectivas de tipo económico, técnico, organizativo ou produtivo que afecten o posto. Tamén finaliza o contrato de forma natural cando chega o seu termo, no caso dos temporais. A clave para a empresa é documentar e motivar sempre calquera decisión cunha causa allea á situación de baixa, porque doutro xeito o despedimento corre o risco de ser declarado improcedente ou mesmo nulo. ## Diferenza entre accidente laboral e enfermidade común Paga a pena lembrar por que a baixa por accidente laboral é máis vantaxosa cá de continxencia común: - **Porcentaxe da prestación**: en accidente laboral cóbrase o 75 % da base reguladora desde o segundo día; en enfermidade común cóbrase o 60 % entre o día 4 e o 20, e o 75 % a partir do día 21. - **Base de cálculo**: na continxencia profesional úsase unha base reguladora que adoita ser máis alta. - **Quen adianta o pagamento**: en ambos os casos existe pagamento delegado, pero no accidente laboral a responsable última é a mutua de accidentes de traballo ou a Seguridade Social por continxencias profesionais. Por iso é fundamental que o parte de baixa identifique correctamente a continxencia: un accidente que se tramita erroneamente como enfermidade común prexudica economicamente o traballador. ## Como xestionar ben as baixas na túa peme Para unha empresa pequena, levar o control das baixas, os partes, as ausencias e os prazos legais a man é unha fonte constante de erros. Ter un rexistro claro da xornada de cada persoa e das súas ausencias facilita moito a xestión coa mutua e coa Seguridade Social, e evita problemas en caso de inspección. Un bo [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) permíteche rexistrar de forma automática as xornadas e as ausencias, co que documentar o día exacto do accidente e o período de baixa resulta inmediato. E se ademais centralizas os partes médicos e a documentación laboral nun [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/), terás todo o que necesites dispoñible de contado, sen buscar papeis nin correos. En resumo: nunha baixa por accidente laboral, o día do accidente págao enteiro a empresa e, desde o día seguinte, o traballador cobra o 75 % da base reguladora (ou máis, se o seu convenio o complementa). A empresa adianta ese importe mediante pagamento delegado e é a mutua ou a Seguridade Social quen o asume realmente. Coñecer ben estes prazos e porcentaxes afórrache sustos e axúdate a xestionar as incidencias do teu persoal con tranquilidade. --- ## SMI 2026: 1.221 € en 14 pagas e como afecta a nóminas, complementos absorbibles e contratos a tempo parcial URL: https://lapsowork.com/gl/blog/smi-2026-1221-euros-nominas-complementos-tempo-parcial/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: O Real decreto 126/2026 fixa o salario mínimo interprofesional de 2026 en 1.221 euros ao mes en 14 pagas (17.094 euros ao ano), con efectos desde o 1 de xaneiro: que contías se aplican, como se ratea, que complementos poden absorbelo, como afecta ao tempo parcial e que revisar nas nóminas. O **salario mínimo interprofesional de 2026** é de **1.221 euros ao mes en 14 pagas**, 17.094 euros ao ano, fixado polo Real decreto 126/2026, do 18 de febreiro, publicado no BOE o 19 de febreiro de 2026 e con efectos desde o 1 de xaneiro. É unha suba do 3,1 % respecto a 2025. Para unha peme a cifra é só o principio: hai que saber a que salarios afecta, como se ratea cando a empresa paga en doce mensualidades, que complementos poden absorber a suba e cales non, como se calcula nos contratos a tempo parcial e que pasa cos meses de xaneiro e febreiro xa pagados antes da publicación. Esta guía percórreo punto por punto. ## As contías do SMI 2026 | Concepto | Contía 2026 | |---|---| | Salario mínimo diario | 40,70 € | | Salario mínimo mensual (14 pagas) | 1.221 € | | Salario mínimo anual | 17.094 € | | Mensual equivalente se a empresa ratea as pagas extra en 12 mensualidades | 1.424,50 € | As contías refírense á **xornada legal completa** e son **retribución en diñeiro**, sen que o salario en especie poida reducilas. No SMI compútase unicamente a retribución en diñeiro, e quedan fóra os complementos que a propia norma exclúe. O real decreto entrou en vigor o 20 de febreiro de 2026 con efectos retroactivos desde o 1 de xaneiro, o que obriga a regularizar as nóminas de xaneiro e febreiro de quen cobrase por debaixo. ## A quen afecta Afecta a quen cobra o mínimo, pero tamén a bastantes máis: - **Traballadores con salario base igual ou inferior ao SMI**, en calquera sector e con calquera tipo de contrato, incluídos os eventuais, os temporeiros e os empregados de fogar, para os que o real decreto fixa contías por hora. - **Convenios con táboas por debaixo do novo SMI**: a táboa do convenio non pode quedar por debaixo; ata que se revise, aplícase o SMI. - **Complementos e conceptos que se calculan sobre o SMI** ou o usan como referencia: algunhas indemnizacións, a base mínima de cotización de determinados réximes, os límites de embargabilidade do salario, certas axudas e limiares. - **Contratos a tempo parcial**, cuxo mínimo se calcula en proporción á xornada. ## Compensación e absorción: que complementos poden absorber a suba O artigo 27.1 do Estatuto dos traballadores permite que a revisión do SMI **non afecte á estrutura nin á contía dos salarios que no seu conxunto e cómputo anual fosen superiores ao novo mínimo**. É a regra de compensación e absorción: se un traballador cobra en total máis de 17.094 euros ao ano, a suba do SMI pode quedar absorbida polo que xa percibe por riba. Pero o propio real decreto e a xurisprudencia limitan que se compara con que: - Compáranse o SMI anual e o **salario anual en cómputo global**, incluídos o salario base e os complementos salariais. - **Non se computan** para esa comparación as percepcións que o real decreto exclúe, entre elas as **extrasalariais** (axudas de custo, complemento de transporte, quilometraxe, indemnizacións) nin o **salario en especie**. - A xurisprudencia do Tribunal Supremo limitou a absorción de determinados complementos ligados ao posto ou á persoa cando o convenio os configura como non absorbibles, e moitos convenios declaran expresamente non absorbibles complementos como a antigüidade ou a nocturnidade. Hai que ler o convenio antes de absorber. Regra práctica para a peme: se o salario base do convenio queda por debaixo de 1.221 euros en 14 pagas, a empresa debe elevalo ata o SMI **salvo que o conxunto de conceptos salariais absorbibles, en cómputo anual, xa supere os 17.094 euros**. Absorber un complemento que o convenio declara non absorbible é unha reclamación segura. ## Tempo parcial: proporcional á xornada Nos contratos a **tempo parcial** o SMI aplícase **en proporción ás horas traballadas** respecto da xornada completa comparable. Cunha xornada do 50 %, o mínimo mensual en 14 pagas é de 610,50 euros; co 75 %, de 915,75. Dous erros habituais: calcular a proporción sobre as 40 horas legais cando o convenio fixa unha xornada completa inferior, o que rebaixa indebidamente o mínimo, e esquecer que as horas complementarias se pagan polo menos ao valor da hora ordinaria resultante do novo SMI. ## Que revisar nas nóminas agora 1. **Salario base fronte á táboa do convenio e ao SMI**: ningunha persoa a xornada completa por debaixo de 1.221 euros en 14 pagas ou 17.094 ao ano. 2. **Regularización de xaneiro e febreiro de 2026** para quen cobrase por debaixo antes da publicación: atrasos na seguinte nómina, coas súas cotizacións. 3. **Rateo das pagas extra**: se a empresa paga en doce mensualidades, o mínimo mensual é 1.424,50 euros. 4. **Complementos absorbibles e non absorbibles** segundo o convenio, antes de decidir se a suba se absorbe. 5. **Tempo parcial**: proporción sobre a xornada completa do convenio, e valor da hora complementaria. 6. **Bases de cotización**: as bases mínimas actualízanse co SMI; comproba que a xestoría ou o programa as recolleu. 7. **Conceptos referenciados ao SMI** en contratos, acordos ou convenios propios. 8. **Contratos formativos e de prácticas**: retribución segundo a súa regra propia, que toma o SMI como referencia proporcional. ## O que LapsoWork fai e o que non LapsoWork **non calcula as nóminas**: o cálculo co novo SMI faino a túa xestoría ou o teu programa de nóminas, como explicamos en [externalizar as nóminas ou facelas con software propio](/gl/blog/externalizar-nominas-xestoria-ou-software-propio/). O que si fai é ter a ficha de cada empregado coa súa xornada, categoría e contrato para que as variables cheguen limpas, [distribuír as nóminas](/gl/solucions/software-nominas/) xa calculadas para que cada persoa as reciba e asine desde o móbil, e arquivalas durante o prazo legal coa sinatura como proba de entrega. Se queres comparar o que custa o software fronte ao que aforra, temos [como calcular o ROI dun software de RRHH](/gl/blog/roi-software-rrhh-peme-como-calculalo/). ## Preguntas frecuentes **Canto é o salario mínimo interprofesional en 2026?** 1.221 euros ao mes en 14 pagas, 17.094 euros ao ano e 40,70 euros ao día, segundo o Real decreto 126/2026, do 18 de febreiro, publicado no BOE o 19 de febreiro de 2026 e con efectos desde o 1 de xaneiro de 2026. Supón unha suba do 3,1 % respecto a 2025. **Canto é o SMI 2026 en 12 pagas?** Se a empresa ratea as dúas pagas extraordinarias en doce mensualidades, o mínimo mensual equivalente é de 1.424,50 euros, que corresponden aos mesmos 17.094 euros anuais. **Pode a empresa absorber a suba do SMI cos complementos?** Só se o salario anual en cómputo global, cos conceptos salariais absorbibles, xa supera os 17.094 euros. Non se computan as percepcións extrasalariais nin o salario en especie, e moitos convenios declaran non absorbibles complementos como a antigüidade ou a nocturnidade. Hai que revisar o convenio antes de absorber. **Como se calcula o SMI nun contrato a tempo parcial?** En proporción ás horas traballadas respecto á xornada completa comparable fixada polo convenio: cun 50 % de xornada, 610,50 euros ao mes en 14 pagas; cun 75 %, 915,75 euros. As horas complementarias páganse polo menos ao valor da hora ordinaria resultante. **Hai que pagar atrasos de xaneiro e febreiro de 2026?** Si, a quen cobrase por debaixo do novo mínimo antes da publicación: o real decreto produce efectos desde o 1 de xaneiro de 2026, así que a diferenza de xaneiro e febreiro abóase como atrasos coas súas cotizacións. ## Conclusión O SMI 2026 é 1.221 euros en 14 pagas e 17.094 ao ano desde o 1 de xaneiro, e obriga a revisar os salarios base, os atrasos dos dous primeiros meses, a absorción de complementos segundo o convenio, o tempo parcial e as bases de cotización. O cálculo é da xestoría ou do programa de nóminas; ter o cadro de persoal ordenado e as nóminas arquivadas e asinadas é o que fai que a revisión non se converta nunha tarde de Excel. Se queres velo co teu cadro de persoal, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Rexistro retributivo paso a paso para unha peme: que datos, como calculalo e que pasa coa fenda URL: https://lapsowork.com/gl/blog/rexistro-retributivo-paso-a-paso-peme/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Como elaborar o rexistro retributivo que o Real decreto 902/2020 lles esixe a todas as empresas desde 2021: que conceptos inclúe, como se agrupan os postos, media e mediana por sexo, quen pode consultalo, que facer se a diferenza supera o 25 % e como sacalo dos datos que xa tes. O **rexistro retributivo** é a obriga laboral que máis pemes cren que non lles afecta e que, con todo, se aplica a todas desde o 14 de abril de 2021: unha empresa con tres empregados ten que telo igual ca unha con trescentos. Esíxeo o Real decreto 902/2020 de igualdade retributiva, a Inspección de Traballo pídeo xunto co rexistro de xornada e a representación dos traballadores ten dereito a consultalo. A boa noticia é que non é un estudo salarial: é unha táboa que se constrúe con datos que a empresa xa ten nas nóminas. Esta guía explica que debe conter, como se calcula paso a paso, quen pode velo, que ocorre cando a fenda supera o 25 % e como sacalo do sistema en lugar de refacelo cada ano á man. ## Que é e a quen obriga O artigo 28.2 do Estatuto dos traballadores obriga toda empresa a levar un rexistro cos **valores medios dos salarios, os complementos salariais e as percepcións extrasalariais do seu cadro de persoal, desagregados por sexo e distribuídos por grupos profesionais, categorías profesionais ou postos de traballo iguais ou de igual valor**. O Real decreto 902/2020 desenvólveo e fixa o seu contido e o seu procedemento. Aplícase a **todas as empresas**, con independencia do seu tamaño, e a todo o cadro de persoal, incluído o persoal directivo e os altos cargos. Non hai que confundilo coa **auditoría retributiva**, que só deben facer as empresas obrigadas a ter plan de igualdade (50 ou máis traballadores) e que vai máis alá: avaliación de postos de igual valor e plan de corrección. O rexistro é o punto de partida de ambas as cousas. ## Que debe conter Para cada agrupación de postos e para cada sexo, o rexistro recolle a **media aritmética** e a **mediana** do realmente percibido no ano natural, separado en tres bloques: 1. **Salario base**. 2. **Complementos salariais**: antigüidade, nocturnidade, quendas, perigosidade, dispoñibilidade, incentivos, comisións, pagas extraordinarias e calquera outro complemento retributivo. 3. **Percepcións extrasalariais**: axudas de custo, quilometraxe, complemento de transporte, indemnizacións, prestacións da Seguridade Social aboadas pola empresa e similares. Cada complemento e cada percepción desagrégase por concepto, non nun total, para poder ver onde se produce a diferenza. Os importes tómanse **equiparados a xornada completa**: se unha persoa traballa a tempo parcial, a súa retribución elévase á que correspondería a xornada completa antes de calcular a media, para que as diferenzas reflictan o valor do posto e non a xornada. O período de referencia é, con carácter xeral, o **ano natural**, e o rexistro debe actualizarse cando cambie substancialmente algún dos seus elementos. ## Como se agrupan os postos A agrupación é a decisión máis delicada, porque dela depende que as comparacións teñan sentido: - Se o convenio define **grupos ou categorías profesionais**, úsanse eses. - Se a empresa ten un **sistema de clasificación por postos**, agrúpanse os postos iguais ou de igual valor. - Un posto é de **igual valor** a outro cando son equivalentes a natureza das funcións, as condicións educativas e profesionais esixidas e os factores estritamente relacionados co seu desempeño, segundo o artigo 28.1 do Estatuto. O Real decreto 902/2020 remite á valoración de postos de traballo con criterios de adecuación, totalidade e obxectividade. Nunha peme o habitual é partir dos grupos do convenio e, dentro de cada un, distinguir postos con funcións claramente distintas. Os grupos cunha soa persoa ou con persoas dun só sexo inclúense igual, aínda que neles non haxa comparación posible. ## Como calculalo paso a paso 1. **Exporta a nómina do ano** por persoa e concepto: salario base, cada complemento e cada percepción extrasalarial, co sexo, o grupo profesional, o posto e a porcentaxe de xornada. 2. **Equipara a xornada completa** as retribucións de quen traballa a tempo parcial ou non estivo todo o ano, co mesmo criterio para todos e explicado no documento. 3. **Asigna cada persoa á súa agrupación** de postos iguais ou de igual valor. 4. **Calcula, por agrupación e sexo, a media e a mediana** de cada bloque e de cada concepto. 5. **Calcula a diferenza** entre mulleres e homes en cada agrupación, en porcentaxe sobre a retribución dos homes, tanto para a media como para a mediana. 6. **Documenta o método**: período, criterios de agrupación, tratamento do tempo parcial e fontes, para que quen o consulte ou o inspeccione entenda como se fixo. 7. **Consulta a representación dos traballadores** con carácter previo, como esixe o real decreto, e deixa constancia. 8. **Gárdao e actualízao** cada ano ou cando cambie a estrutura retributiva. O Ministerio de Traballo publica unha ferramenta de rexistro retributivo en folla de cálculo que serve como formato de referencia; o que custa non é o formato, senón ter os datos limpos e agrupados, e iso é o que un sistema de RRHH co cadro de persoal, os postos e as nóminas ordenadas resolve en minutos. ## Quen pode consultalo - **A representación legal dos traballadores** ten acceso ao contido íntegro do rexistro. - **Se non hai representación**, calquera traballador pode pedir acceso, pero non aos datos individualizados: a empresa facilítalle as **diferenzas porcentuais** entre mulleres e homes nas retribucións medias, por concepto e por agrupación. - **A Inspección de Traballo** pode requirilo en calquera momento, e faino cada vez con máis frecuencia xunto co rexistro de xornada. Os datos individuais son datos persoais: o rexistro elabórase con agregados e o acceso limítase ao que a norma establece. ## Que pasa se a fenda supera o 25 % O artigo 28.3 do Estatuto dos traballadores engade unha obriga para as **empresas de polo menos 50 traballadores**: cando a media das retribucións dun sexo sexa superior á do outro nun **25 % ou máis**, tomando o conxunto da masa salarial ou a media das percepcións satisfeitas, a empresa debe incluír no rexistro **unha xustificación** de que esa diferenza responde a motivos non relacionados co sexo. Por debaixo de 50 non existe a obriga de xustificar, pero unha diferenza grande nunha agrupación é un sinal que convén analizar antes de que o analice outro. Xustificar non é explicar con adxectivos: é mostrar que a diferenza se debe a antigüidade, a complementos ligados a condicións obxectivas do posto, a xornadas ou a variables medibles. Se non se pode xustificar, o seguinte paso é corrixir, e as empresas con plan de igualdade fano a través da auditoría retributiva. ## Erros frecuentes - **Pensar que non se aplica** por ter menos de 50 traballadores. Aplícase a todas. - **Agrupar mal**: comparar postos que non son de igual valor, ou meter todo o cadro de persoal nun só grupo. - **Esquecer as percepcións extrasalariais** ou dar un total sen desagregar por concepto. - **Non equiparar o tempo parcial**, o que dispara diferenzas artificiais en sectores feminizados. - **Non consultar a representación** antes de elaboralo. - **Non actualizalo** cando cambian os complementos ou a clasificación. - **Facelo nunha folla solta** que ninguén atopa cando o pide a Inspección. ## Que sancións hai Non levar o rexistro retributivo ou levalo de forma incompleta é unha infracción grave en materia de relacións laborais segundo a Lei sobre infraccións e sancións na orde social, con multas de 751 a 7.500 euros segundo o grao. Se a falta de rexistro encobre unha discriminación retributiva, a infracción é moi grave, con contías moi superiores, e a traballadora afectada pode reclamar as diferenzas. Explicamos o mapa completo de obrigas por tamaño en [compliance laboral para pemes: guía 2026](/gl/blog/compliance-laboral-pemes-guia-2026/). ## Como o facilita LapsoWork LapsoWork non elabora o rexistro retributivo por ti, pero pon nun sitio os datos que necesita: a [ficha do empregado](/gl/solucions/software-xestor-documental/) con grupo profesional, posto e porcentaxe de xornada, as [nóminas distribuídas e arquivadas](/gl/solucions/software-nominas/) por persoa e mes, e a exportación a Excel para construír a táboa co método descrito e actualizala cada ano en minutos. Se a túa xestoría calcula as nóminas, en [externalizar as nóminas ou facelas con software propio](/gl/blog/externalizar-nominas-xestoria-ou-software-propio/) explicamos como encaixa a repartición de tarefas. ## Preguntas frecuentes **Que empresas teñen que facer o rexistro retributivo?** Todas, con independencia do seu tamaño, desde o 14 de abril de 2021 segundo o Real decreto 902/2020 e o artigo 28.2 do Estatuto dos traballadores. Inclúe todo o cadro de persoal, tamén o persoal directivo. A auditoría retributiva, en cambio, só obriga as empresas con plan de igualdade, é dicir, a partir de 50 traballadores. **Que datos inclúe o rexistro retributivo?** Os valores medios (media aritmética e mediana) do salario base, de cada complemento salarial e de cada percepción extrasalarial, desagregados por sexo e distribuídos por grupos profesionais, categorías ou postos de igual valor, referidos ao ano natural e equiparados a xornada completa. **Poden os traballadores ver o rexistro retributivo?** A representación legal dos traballadores accede ao contido íntegro. Se non hai representación, calquera traballador pode pedilo e a empresa facilítalle as diferenzas porcentuais entre mulleres e homes por concepto e agrupación, sen datos individualizados. **Que pasa se a diferenza entre homes e mulleres supera o 25 %?** En empresas de polo menos 50 traballadores, o artigo 28.3 do Estatuto obriga a incluír no rexistro unha xustificación de que a diferenza responde a motivos non relacionados co sexo. Por debaixo de 50 non hai obriga de xustificar, pero a diferenza é un sinal que convén analizar e, se procede, corrixir. **Cada canto hai que actualizar o rexistro retributivo?** O período de referencia é o ano natural, así que o habitual é elaboralo cada ano cos datos do exercicio pechado, e actualizalo cando cambie substancialmente a estrutura retributiva ou a clasificación de postos. ## Conclusión O rexistro retributivo é unha táboa obrigatoria para todas as empresas: media e mediana por sexo de salario base, complementos e percepcións extrasalariais, por grupos ou postos de igual valor, con consulta previa á representación e xustificación da fenda a partir de 50 traballadores. O que o fai fácil ou difícil é ter o cadro de persoal, os postos e as nóminas ordenados nun mesmo sistema. Se queres que o próximo rexistro saia dunha exportación, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Protocolo LGTBI na empresa (RD 1026/2024): que debe incluír e como negocialo nunha peme de máis de 50 URL: https://lapsowork.com/gl/blog/protocolo-lgtbi-empresa-rd-1026-2024-peme-mais-de-50/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Que lles esixe o Real decreto 1026/2024 ás empresas de máis de 50 persoas traballadoras: o conxunto planificado de medidas de igualdade LGTBI, o protocolo fronte ao acoso e a violencia, quen negocia, en que prazos, que contido mínimo teñen, como encaixan co plan de igualdade e que pasa se non se fai. Desde o 10 de outubro de 2024, as empresas de **máis de 50 persoas traballadoras** teñen unha obriga nova e bastante descoñecida: contar cun **conxunto planificado de medidas para a igualdade e a non discriminación das persoas LGTBI** e cun **protocolo fronte ao acoso e a violencia** contra elas. Fíxaa o artigo 15 da Lei 4/2023 e desenvólvea o **Real decreto 1026/2024**, do 8 de outubro. Non é un plan de igualdade nin se substitúe por el, aínda que pode negociarse xunto con el. Esta guía explica a quen obriga, quen negocia e en que prazos, que deben conter as medidas e o protocolo, como se aplican a quen non é empregado e que ocorre se a empresa non o fai. ## A quen obriga Ás empresas de **máis de 50 persoas traballadoras**, contadas en toda a empresa como no plan de igualdade. As de 50 ou menos poden adoptar as medidas de forma voluntaria e, cando o seu convenio as inclúa, aplicalas. O real decreto entrou en vigor o 10 de outubro de 2024 e as empresas obrigadas debían iniciar a negociación nos tres meses seguintes; a día de hoxe, quen supera o limiar ten que ter as medidas acordadas ou, se non houbo acordo, aplicadas co contido mínimo do real decreto. O ámbito persoal é amplo: as medidas e o protocolo aplícanse a todas as persoas que traballan na empresa con independencia do seu vínculo, e o protocolo chega tamén a quen solicita un posto, ao persoal de empresas de traballo temporal posto á disposición, a provedores, clientes e visitas cando actúan dentro do ámbito organizativo da empresa. ## Quen negocia e en que prazos As medidas **negócianse**. O real decreto prevé varias vías: - **Convenio colectivo** de ámbito sectorial ou de empresa que as inclúa. - **Acordo de empresa** coa representación legal das persoas traballadoras, cando o convenio non as regula ou remite á negociación na empresa. - Se **non hai representación legal**, a comisión negociadora constitúese cos sindicatos máis representativos e os representativos do sector, coas mesmas regras que no plan de igualdade; a empresa comunícalles a súa intención de negociar e dispoñen de dez días para responder. - As empresas que **negocian un plan de igualdade** poden incluír nel as medidas LGTBI, sen perder a súa identidade propia. O prazo para negociar é de **tres meses** desde a constitución da comisión. Se transcorre sen acordo, a empresa **aplica as medidas do anexo do real decreto** como contido mínimo ata que se alcance un, e así pode acreditar o cumprimento. ## Que deben conter as medidas O anexo I do Real decreto 1026/2024 fixa as materias e o contido mínimo do conxunto planificado de medidas: 1. **Cláusulas de igualdade de trato e non discriminación** por orientación e identidade sexual, expresión de xénero e características sexuais, incorporadas ao convenio ou ao acordo. 2. **Acceso ao emprego**: procesos de selección con criterios obxectivos, formación de quen selecciona e compromiso de non preguntar sobre orientación ou identidade. 3. **Clasificación e promoción profesional**: criterios obxectivos e transparentes que eviten a discriminación. 4. **Formación, sensibilización e linguaxe**: accións formativas en diversidade LGTBI para todo o cadro de persoal, con especial atención a quen ten responsabilidades de persoal, e uso de linguaxe inclusiva nas comunicacións. 5. **Contornos laborais diversos, seguros e inclusivos**: medidas de apoio ás persoas trans no emprego, incluídas as que estean en proceso de transición, e respecto á intimidade. 6. **Permisos e beneficios sociais**: garantía de acceso en igualdade para as parellas do mesmo sexo e as familias LGTBI, e aos permisos relacionados con procesos de transición. 7. **Réxime disciplinario**: tipificación das condutas discriminatorias e do acoso por estas causas como infraccións, coas súas sancións. ## Que debe conter o protocolo fronte ao acoso e a violencia O anexo II fixa o contido do protocolo, que pode integrarse no protocolo xeral de acoso da empresa sempre que recolla as súas especialidades: - **Declaración de principios** e compromiso da empresa. - **Ámbito de aplicación**, coas persoas externas mencionadas. - **Definicións** de acoso discriminatorio e violencia por orientación e identidade sexual, expresión de xénero e características sexuais. - **Procedemento de actuación**: canle de denuncia accesible e confidencial, persoa ou órgano de referencia, prazos, medidas cautelares, investigación con garantías para ambas as partes, resolución e medidas correctoras. - **Garantías**: confidencialidade, protección fronte a represalias, respecto á intimidade e á identidade das persoas, e acompañamento. - **Seguimento e avaliación**, con revisión periódica. Se a empresa ten 50 ou máis traballadores e, por tanto, canle de denuncias da Lei 2/2023, convén que o protocolo indique como se articulan ambas as canles, como explicamos en [canle de denuncias interna ou externa](/gl/blog/xestion-da-canle-de-denuncias/). ## Como encaixa co plan de igualdade Son obrigas distintas con limiares distintos: o plan de igualdade desde 50 traballadores, as medidas LGTBI desde máis de 50. Pero comparten método (diagnóstico, negociación, medidas con seguimento) e poden negociarse na mesma comisión e aprobarse xuntas. A diferenza práctica é que as medidas LGTBI teñen un **contido mínimo obrigatorio** no anexo que se aplica se non hai acordo, mentres que o plan de igualdade se constrúe sobre un diagnóstico propio. Explicamos o plan en [plan de igualdade nunha peme de 50 empregados](/gl/blog/plan-de-igualdade-peme-50-empregados-pasos-prazos-rexistro/) e o mapa completo de obrigas por tamaño en [compliance laboral para pemes: guía 2026](/gl/blog/compliance-laboral-pemes-guia-2026/). ## Que pasa se non se fai A Lei 4/2023 tipifica infraccións e sancións propias, e a Lei sobre infraccións e sancións na orde social sanciona as decisións empresariais discriminatorias e o acoso por razón de orientación ou identidade sexual como infraccións **moi graves**, coas contías máis altas da lei. Non ter as medidas ou o protocolo cando son obrigatorios, ademais da sanción, deixa a empresa sen defensa cando se produce un caso: sen procedemento, sen persoa de referencia e sen proba de ter actuado. ## Como implantalo nunha peme, paso a paso 1. **Comprobar o limiar** coas regras de cómputo do cadro de persoal. 2. **Constituír a comisión** coa representación legal ou cos sindicatos, ou incluílo na comisión do plan de igualdade. 3. **Revisar o que xa existe**: protocolo de acoso xeral, réxime disciplinario do convenio, políticas de selección e de permisos, para adaptalo en lugar de duplicalo. 4. **Negociar en tres meses** co anexo do real decreto como guión; se non hai acordo, aplicar o seu contido mínimo e documentalo. 5. **Aprobar, comunicar e formar**: publicar as medidas e o protocolo, informar todo o cadro de persoal e as persoas externas afectadas, formar quen xestiona persoas e designar a persoa ou órgano de referencia. 6. **Axustar os sistemas**: tipoloxía de permisos e beneficios sen distinción de tipo de parella, formularios sen campos innecesarios sobre sexo ou estado civil, canle de denuncia accesible. 7. **Seguimento**: reunión periódica da comisión, rexistro de casos e revisión do protocolo. ## Como o facilita LapsoWork O [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) permite publicar as medidas e o protocolo e recoller a sinatura de recepción de cada persoa desde a aplicación, con constancia da data; o [módulo de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) configura os permisos por matrimonio, parella de feito, hospitalización ou falecemento de familiares coa mesma regra para todas as parellas, como detallamos na [táboa de permisos retribuídos](/gl/blog/permisos-retribuidos-2026-taboa-artigo-37-estatuto/); e a canle de denuncias do plan Avanzado ofrece unha vía confidencial para as comunicacións do protocolo cando a empresa decide unificalas. Desde 2 € por empregado e mes. ## Preguntas frecuentes **Que empresas están obrigadas a ter medidas e protocolo LGTBI?** As de máis de 50 persoas traballadoras, segundo o artigo 15 da Lei 4/2023 e o Real decreto 1026/2024, en vigor desde o 10 de outubro de 2024. As de 50 ou menos poden adoptalas de forma voluntaria ou cando o seu convenio as inclúa. **O protocolo LGTBI é o mesmo que o plan de igualdade?** Non. O plan de igualdade é obrigatorio desde 50 traballadores e constrúese sobre un diagnóstico propio; as medidas LGTBI son obrigatorias desde máis de 50 e teñen un contido mínimo fixado nos anexos do Real decreto 1026/2024. Poden negociarse xuntas e aprobarse no mesmo acordo, pero cada unha conserva a súa identidade. **Canto tempo hai para negociar as medidas LGTBI?** Tres meses desde a constitución da comisión negociadora. Se transcorren sen acordo, a empresa aplica o contido mínimo do anexo do real decreto ata que o alcance, e así acredita o cumprimento. **Que pasa se a empresa non ten representantes dos traballadores?** A comisión negociadora constitúese cos sindicatos máis representativos e os representativos do sector, coas mesmas regras que no plan de igualdade: a empresa comunícalles a súa intención de negociar e dispoñen de dez días para responder. **A quen protexe o protocolo fronte ao acoso LGTBI?** A todas as persoas que traballan na empresa con independencia do seu vínculo, e tamén a quen solicita un posto, ao persoal de empresas de traballo temporal, a provedores, clientes e visitas cando actúan dentro do ámbito organizativo da empresa. ## Conclusión O Real decreto 1026/2024 obriga as empresas de máis de 50 persoas a negociar en tres meses un conxunto de medidas de igualdade LGTBI con sete materias e un protocolo fronte ao acoso con canle, procedemento e garantías, aplicando o contido mínimo do anexo se non hai acordo. Encaixa co plan de igualdade, co protocolo xeral de acoso e coa canle de denuncias, e sostense en cousas concretas: permisos iguais para todas as parellas, formularios sen preguntas innecesarias e unha canle confidencial que funcione. Se queres que esas cousas vivan na aplicación do teu cadro de persoal, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Política de desconexión dixital: que debe conter e como aplicala de verdade URL: https://lapsowork.com/gl/blog/politica-desconexion-dixital-empresa-que-debe-conter-como-aplicala/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: A política interna de desconexión dixital é obrigatoria para todas as empresas segundo o artigo 88 da LOPDGDD: que dereito protexe, que debe conter o documento, como se elabora coa representación dos traballadores, que esixe no teletraballo, como se aplica no día a día e como demostrar que se cumpre. Todas as empresas españolas están obrigadas a ter unha **política de desconexión dixital**, e a maioría das pemes ou non a teñen ou teñen un documento que ninguén aplica. O dereito recoñéceo o **artigo 88 da Lei orgánica 3/2018 (LOPDGDD)**: os traballadores teñen dereito á desconexión dixital para garantir o respecto do seu tempo de descanso, permisos e vacacións e da súa intimidade persoal e familiar, e a empresa debe elaborar unha política interna que o regule. É tamén o artigo 20 bis do Estatuto dos traballadores e, para o teletraballo, o artigo 18 da Lei 10/2021. Esta guía explica que debe conter a política, como se elabora, que a diferencia dun papel e como se demostra que se cumpre. ## Que di a lei O artigo 88 da LOPDGDD establece tres cousas: 1. **O dereito**: os traballadores e os empregados públicos teñen dereito á desconexión dixital fóra do tempo de traballo legal ou convencionalmente establecido. 2. **A súa regulación**: as modalidades de exercicio do dereito réxense polo pactado en convenio colectivo ou, no seu defecto, por acordo entre a empresa e a representación dos traballadores. 3. **A política interna**: o empregador, **logo de audiencia dos representantes dos traballadores**, elabora unha política interna dirixida a todo o cadro de persoal, **incluídos os postos directivos**, na que define as modalidades de exercicio do dereito e as **accións de formación e sensibilización** sobre un uso razoable das ferramentas tecnolóxicas para evitar a fatiga informática. Debe preservar en particular o dereito nos casos de traballo a distancia total ou parcial e de traballo no domicilio con ferramentas da empresa. A Lei 10/2021 de traballo a distancia refórzao no seu artigo 18: a empresa debe garantir a desconexión, cunha limitación do uso dos medios tecnolóxicos durante os períodos de descanso, e a política interna debe definir as modalidades para o teletraballo. Non hai un modelo oficial nin un rexistro onde inscribila. O que hai é unha obriga de tela, de ter oído a representación e de que sexa real. ## Que debe conter a política Un documento útil e defendible ante a Inspección inclúe: 1. **Ámbito**: todo o cadro de persoal, con mención expresa aos postos directivos e ao persoal en teletraballo. 2. **O dereito e o seu alcance**: que se entende por tempo de traballo e de descanso na empresa, con referencia ao horario, ao calendario e ao rexistro de xornada. 3. **Regras de comunicación fóra da xornada**: non se espera resposta a correos, mensaxes nin chamadas fóra do horario, en descansos, vacacións, permisos nin baixas; non responder non ten consecuencias. 4. **Excepcións taxadas**: que se considera urxencia, quen pode activala, por que canle distinta da habitual e como se compensa o tempo se supón traballo. 5. **Medidas técnicas**: envío programado de correos, avisos de fóra de horario nas sinaturas, silencio de notificacións nas ferramentas corporativas, apagamento ou non esixencia de dispositivos fóra da xornada. 6. **Teletraballo**: horario de dispoñibilidade pactado no acordo de traballo a distancia, ferramentas e o seu uso, e garantía de desconexión. 7. **Formación e sensibilización**: accións previstas, destinatarios (con especial atención aos mandos) e periodicidade. 8. **Responsables e canle** para formular incumprimentos, e garantía de non represalia. 9. **Seguimento**: indicadores, revisión periódica coa representación e actualización. 10. **Relación con outras normas**: convenio, acordo de teletraballo, protocolo de acoso, política de uso de dispositivos (artigo 87 da LOPDGDD). ## Como se elabora 1. **Revisar o convenio**: moitos xa regulan a desconexión e fixan mínimos que a política debe respectar. 2. **Diagnóstico honesto**: cando se envían os correos, quen responde ás dez da noite, que grupos de mensaxaría existen e quen os alimenta. O rexistro de xornada e as horas extraordinarias son o primeiro dato. 3. **Redactar o borrador** coas dez seccións anteriores, adaptado á realidade da empresa: non é o mesmo unha oficina ca un servizo con gardas. 4. **Audiencia á representación legal** dos traballadores, con constancia da consulta; se non hai representación, comunicación ao cadro de persoal e rexistro da comunicación. 5. **Aprobación pola dirección**, publicación e entrega a todo o cadro de persoal con xustificante de recepción. 6. **Formación**, especialmente a quen xestiona persoas, porque a desconexión rómpena os mandos, non o persoal. 7. **Incorporación á alta** das novas incorporacións e ao acordo de teletraballo. ## A diferenza entre ter unha política e cumprila O documento non protexe a ninguén se ás nove da noite seguen chegando mensaxes do responsable. A política cúmprese cando: - **Os mandos dan exemplo**: programan os correos, non escriben ao grupo fóra de horario e non valoran a dispoñibilidade como mérito. - **As urxencias teñen unha canle propia**, distinta do correo e da mensaxaría habitual, que só se usa cando o é. - **O rexistro de xornada mostra o que pasa**: se as horas rexistradas rematan ás 18:00 e os correos saen ás 22:00, hai traballo non rexistrado, e a Inspección leo así. - **Ninguén é penalizado** por non responder fóra do seu horario, e quen o formula ten unha canle. - **Mídese**: correos fóra de horario, horas extra, ausencias curtas, e actúase. É unha das medidas de retención que non custan nada, como explicamos en [retención de talento en pemes](/gl/blog/retencion-de-talento-pemes-10-ideas-sen-orzamento/). ## Que pasa se non se ten ou non se cumpre Non elaborar a política interna ou vulnerar o dereito á desconexión sanciónase pola Lei sobre infraccións e sancións na orde social como infracción **grave** en materia de relacións laborais, con multas de 751 a 7.500 euros segundo o grao, e a Inspección pídea cada vez máis nas visitas por tempo de traballo e teletraballo. Ademais, o traballo fóra de horario que a empresa coñece e consente é tempo de traballo: xera horas extraordinarias, cos seus límites e o seu pagamento ou compensación, como explicamos en [horas extraordinarias na peme](/gl/blog/horas-extraordinarias-peme-limite-pagamento-compensacion-rexistro/). E no teletraballo, a falta de garantía de desconexión é unha infracción específica da Lei 10/2021. A táboa completa está en [sancións por non cumprir o control horario](/gl/blog/sancions-control-horario-2026/). ## Como o facilita LapsoWork A política publícase no [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) e cada persoa asina a recepción desde a aplicación, con data, o que acredita a entrega a todo o cadro de persoal; o [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) rexistra a xornada real e os seus informes de horas efectivas, extra e desviacións mostran se o descanso se respecta; e o [módulo de teletraballo](/gl/solucions/software-teletraballo/) rexistra as xornadas a distancia co horario de dispoñibilidade do acordo, como detallamos en [teletraballo en España: obrigas](/gl/blog/teletraballo-espana-obrigas-2026/). Desde 2 € por empregado e mes. ## Preguntas frecuentes **É obrigatoria a política de desconexión dixital en todas as empresas?** Si. O artigo 88 da LOPDGDD obriga a todo empregador, con independencia do seu tamaño, a elaborar unha política interna de desconexión dixital dirixida a todo o cadro de persoal, incluídos os directivos, logo de audiencia da representación dos traballadores, que defina as modalidades de exercicio do dereito e as accións de formación e sensibilización. **Que debe incluír a política de desconexión dixital?** O ámbito, a definición do tempo de traballo e de descanso, as regras de comunicación fóra da xornada, as excepcións taxadas para urxencias e a súa canle, as medidas técnicas, as regras para o teletraballo, a formación e sensibilización prevista, os responsables e a canle de incumprimentos, e o seguimento e a revisión. **Hai que negociar a política de desconexión cos representantes?** As modalidades de exercicio do dereito réxense polo convenio ou por acordo coa representación; a política interna elabóraa a empresa logo de audiencia dos representantes dos traballadores, deixando constancia da consulta. Se non hai representación, comunícase ao cadro de persoal e rexístrase a comunicación. **Pode a empresa esixir responder a un correo fóra do horario?** Non con carácter xeral: fóra do tempo de traballo o traballador ten dereito a non atender os medios dixitais da empresa e non pode ser penalizado por iso. A política pode prever excepcións taxadas para urxencias reais, cunha canle propia e compensación do tempo se supón traballo. **Como demostra a empresa que cumpre a desconexión dixital?** Coa política publicada e entregada a todo o cadro de persoal con xustificante de recepción, a constancia da audiencia á representación, a formación realizada, un rexistro de xornada que reflicta o descanso real e uns informes de horas extraordinarias coherentes con el. Un documento sen estas probas non protexe ante a Inspección. ## Conclusión A política de desconexión dixital é obrigatoria para todas as empresas e debe dicir que se espera fóra do horario, que é unha urxencia, como se protexe o teletraballo e que formación se dá, con audiencia á representación e entrega a todo o cadro de persoal. O que a fai real é o exemplo dos mandos, unha canle de urxencias distinta do correo e un rexistro de xornada que mostre que o descanso se respecta. Se queres publicala, entregala con sinatura e medir se se cumpre, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Plan de igualdade nunha peme de 50 empregados: pasos, prazos, comisión negociadora e rexistro URL: https://lapsowork.com/gl/blog/plan-de-igualdade-peme-50-empregados-pasos-prazos-rexistro/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Como facer o plan de igualdade obrigatorio desde 50 traballadores segundo o Real decreto 901/2020: cando nace a obriga e como se conta o cadro de persoal, a comisión negociadora, o diagnóstico por materias, a auditoría retributiva, o contido mínimo, a inscrición no rexistro, a vixencia de catro anos e as sancións por non telo. O día que unha peme chega a 50 persoas no cadro de persoal cambia de categoría legal, e unha das obrigas que aparecen é o **plan de igualdade**: un documento negociado coa representación dos traballadores, baseado nun diagnóstico, con medidas, calendario e seguimento, e inscrito nun rexistro público. É obrigatorio para as empresas de 50 ou máis traballadores desde o 7 de marzo de 2022, segundo a Lei orgánica 3/2007 e o Real decreto 901/2020, e a súa ausencia sanciónase e pecha a porta á contratación pública. Esta guía explica, paso a paso e con prazos, como facelo nunha peme: cando nace a obriga, quen negocia, que se diagnostica, que contén, como se rexistra e como se mantén vivo. ## Cando nace a obriga e como se conta o cadro de persoal A obriga alcanza as empresas de **50 ou máis traballadores**. O cómputo faise sobre o **cadro de persoal total da empresa**, todos os centros e todas as modalidades de contrato, e o Real decreto 901/2020 fixa regras para que non se esquive o limiar: - Os contratos a tempo parcial cóntanse como unha persoa máis, con independencia das horas. - Súmanse os contratos de duración determinada extinguidos nos seis meses anteriores, computando cada 100 días traballados ou fracción como unha persoa máis. - O cómputo faise polo menos o último día de xuño e de decembro de cada ano. Alcanzado o limiar, a obriga mantense aínda que despois baixe o cadro de persoal, ata que remate a vixencia do plan. Unha vez alcanzado o limiar, a empresa ten **tres meses para constituír a comisión negociadora** e, desde entón, **un ano como máximo para negociar, aprobar e presentar a solicitude de rexistro** do plan. Tamén están obrigadas as empresas de menos de 50 cando o estableza o seu convenio ou cando a autoridade laboral o acorde nun procedemento sancionador en substitución de sancións. As demais poden facelo de forma voluntaria e rexistralo igual. ## Quen negocia: a comisión negociadora O plan **negóciase**, non se redacta unilateralmente. A comisión é **paritaria**: metade empresa, metade representación dos traballadores, con composición equilibrada entre mulleres e homes. - Se hai **comité de empresa ou delegados de persoal**, eles forman a parte social; con varios centros, segundo a representación de cada un. - Se **non hai representación legal** na empresa ou nalgún centro, a parte social fórmaa unha comisión dos **sindicatos máis representativos e dos representativos do sector** con lexitimación para negociar o convenio aplicable; a empresa debe dirixirse a eles e teñen dez días para responder. É o caso máis frecuente en pemes que acaban de chegar a 50, e tamén onde máis se atranca o calendario. A comisión levanta actas, pode contar con asesoría externa e ten deber de confidencialidade sobre a información recibida. ## O diagnóstico: que se analiza Antes das medidas hai que saber onde está a empresa. O diagnóstico é negociado e debe analizar, como mínimo, as materias do Real decreto 901/2020: 1. Proceso de **selección e contratación**. 2. **Clasificación profesional**. 3. **Formación**. 4. **Promoción profesional**. 5. **Condicións de traballo**, incluída a **auditoría retributiva** do Real decreto 902/2020. 6. Exercicio corresponsable dos **dereitos da vida persoal, familiar e laboral**. 7. **Infrarrepresentación feminina**. 8. **Retribucións**. 9. **Prevención do acoso sexual e por razón de sexo**. O diagnóstico apóiase en datos desagregados por sexo: cadro de persoal por grupos, postos, antigüidade, tipo de contrato e xornada, contratacións e baixas, formación recibida, promocións, permisos e reducións gozados por uns e outras, e o [rexistro retributivo](/gl/blog/rexistro-retributivo-paso-a-paso-peme/), que é a base da auditoría retributiva. Canto máis ordenados estean eses datos no sistema de RRHH, máis curto é o diagnóstico. ## A auditoría retributiva Obrigatoria para toda empresa que deba ter plan de igualdade, forma parte do diagnóstico e ten a mesma vixencia que o plan. Inclúe unha **valoración de postos de traballo** con criterios de adecuación, totalidade e obxectividade para determinar cales son de igual valor, a análise do rexistro retributivo con esa clasificación, a identificación das causas das diferenzas e un **plan de actuación para corrixilas**, con obxectivos, actuacións, responsables, cronograma e seguimento. ## Contido mínimo do plan O plan debe incluír, como mínimo: - Determinación das **partes** que o concertan. - **Ámbito** persoal, territorial e temporal. - **Informe do diagnóstico**, e o da auditoría retributiva. - **Resultados do diagnóstico**, cos obxectivos cualitativos e cuantitativos. - **Medidas concretas**, con prazo, prioridade, indicadores e persoas ou órganos responsables. - **Medios e recursos** materiais e humanos para implantalo. - **Calendario** de actuacións. - **Sistema de seguimento, avaliación e revisión**, cunha comisión que se reúna periodicamente. - **Composición da comisión** de seguimento. - **Procedemento de modificación** e para resolver discrepancias. ## Rexistro, vixencia e seguimento O plan inscríbese no **Rexistro e depósito de convenios colectivos, acordos colectivos de traballo e plans de igualdade (REGCON)**, no prazo de **quince días** desde a súa sinatura, coa documentación esixida. A inscrición é obrigatoria e pública, e é o que a Inspección e os órganos de contratación comproban. A vixencia máxima é de **catro anos**; o plan debe revisarse cando cambien substancialmente as circunstancias (fusións, cambios no cadro de persoal ou de actividade, resolucións xudiciais ou da Inspección) e, en todo caso, coa avaliación periódica que fixe, con polo menos unha avaliación intermedia e outra final. ## Sancións e efectos de non ter plan - **Non elaborar ou non aplicar o plan de igualdade** cando é obrigatorio é unha infracción **grave** da Lei sobre infraccións e sancións na orde social, con multas de 751 a 7.500 euros segundo o grao; se a obriga deriva dun procedemento sancionador ou dun acordo da autoridade laboral e se incumpre, a infracción é **moi grave**. - **Prohibición de contratar** coas administracións públicas: a Lei de contratos do sector público impide contratar as empresas de 50 ou máis traballadores que non cumpran a obriga de contar con plan de igualdade. - **Perda de axudas e subvencións** públicas e de bonificacións ligadas ao cumprimento. - E o efecto que non está na lei: un plan negociado ás présas para cumprir o prazo non cambia nada; un feito con datos serve para reter a metade do cadro de persoal, como contamos en [retención de talento en pemes](/gl/blog/retencion-de-talento-pemes-10-ideas-sen-orzamento/). ## Calendario tipo para unha peme | Cando | Que | |---|---| | Mes 0 | Cómputo do cadro de persoal ao peche de xuño ou decembro: alcánzanse os 50 | | Meses 1 a 3 | Constitución da comisión negociadora; se non hai representación, comunicación aos sindicatos e espera de dez días | | Meses 3 a 6 | Recollida de datos, rexistro retributivo, valoración de postos e diagnóstico negociado | | Meses 6 a 9 | Auditoría retributiva e negociación de medidas, indicadores e calendario | | Meses 9 a 12 | Aprobación e sinatura do plan; solicitude de inscrición no REGCON en quince días | | Cada ano | Reunión da comisión de seguimento, indicadores e, a metade da vixencia, avaliación intermedia | | Ano 4 | Avaliación final e negociación do seguinte plan | ## Como o facilita LapsoWork O diagnóstico e a auditoría aliméntanse de datos que LapsoWork xa garda: a ficha de cada empregado con sexo, grupo profesional, posto, tipo de contrato, xornada e antigüidade; os [permisos e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) gozados por tipo e persoa, que mostran a corresponsabilidade real; as [nóminas arquivadas](/gl/solucions/software-nominas/) para o rexistro retributivo; e a exportación a Excel de todo iso. Explicamos o resto de obrigas que se activan aos 50 en [compliance laboral para pemes: guía 2026](/gl/blog/compliance-laboral-pemes-guia-2026/). ## Preguntas frecuentes **Desde cantos traballadores é obrigatorio o plan de igualdade?** Desde 50 ou máis traballadores, segundo a Lei orgánica 3/2007 e o Real decreto 901/2020, con carácter xeral desde o 7 de marzo de 2022. O cadro de persoal cóntase en toda a empresa, incluídos os contratos a tempo parcial como unha persoa e os temporais extinguidos nos seis meses anteriores segundo os seus días traballados. Tamén é obrigatorio cando o esixe o convenio ou o acorda a autoridade laboral. **Canto tempo ten a empresa para facer o plan de igualdade?** Tres meses desde que alcanza os 50 traballadores para constituír a comisión negociadora, e desde entón un ano como máximo para negociar, aprobar e solicitar o rexistro do plan. **Que pasa se non hai representantes dos traballadores?** A parte social da comisión negociadora fórmana os sindicatos máis representativos e os representativos do sector con lexitimación para negociar o convenio aplicable. A empresa debe comunicarlles a súa intención de negociar e dispoñen de dez días para responder e designar os seus membros. **Onde se rexistra o plan de igualdade?** No Rexistro e depósito de convenios colectivos, acordos colectivos de traballo e plans de igualdade (REGCON) da autoridade laboral competente, no prazo de quince días desde a sinatura. A inscrición é obrigatoria e pública. **Canto dura un plan de igualdade?** A vixencia fíxana as partes cun máximo de catro anos. Debe revisarse cando cambien substancialmente as circunstancias e avaliarse periodicamente, con polo menos unha avaliación intermedia e outra final antes de negociar o seguinte. ## Conclusión O plan de igualdade nunha peme de 50 empregados é un proceso con prazos: tres meses para a comisión, un ano para o plan, quince días para o rexistro e catro anos de vixencia, cun diagnóstico por materias, unha auditoría retributiva e medidas con indicadores. O que o fai longo ou curto son os datos: quen ten o cadro de persoal, os permisos e as nóminas ordenados por sexo e posto comeza o diagnóstico coa metade do traballo feito. Se queres telos así, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Permisos retribuídos 2026: táboa do artigo 37 do Estatuto tras o RDL 5/2023 URL: https://lapsowork.com/gl/blog/permisos-retribuidos-2026-taboa-artigo-37-estatuto/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Todos os permisos retribuídos do artigo 37 do Estatuto dos traballadores vixentes en 2026, coa duración e as condicións de cada un: matrimonio, hospitalización e enfermidade grave de familiares, falecemento, mudanza, deber inescusable, exames prenatais, forza maior familiar, lactación e redución por garda legal, e como rexistralos sen erros. Os **permisos retribuídos** son a ausencia que máis discusións xera nunha peme: cantos días corresponden pola hospitalización dun pai, se o permiso comeza o día do feito ou o seguinte, se a parella de feito conta como o cónxuxe, se ir ao médico está pagado. A reforma do Real decreto lei 5/2023 cambiou varios deses permisos e creou outros novos, e desde entón moitas táboas que circulan seguen desactualizadas. Esta é a táboa completa do artigo 37 do Estatuto dos traballadores vixente a 16 de setembro de 2026, coas súas condicións, o que mellora o convenio e como rexistralos para que a nómina e o rexistro de xornada cadren. ## Táboa de permisos retribuídos do artigo 37.3 do Estatuto | Permiso | Duración | Condicións | |---|---|---| | **Matrimonio ou rexistro de parella de feito** | 15 días naturais | Desde o RDL 5/2023 inclúe a inscrición como parella de feito | | **Accidente ou enfermidade graves, hospitalización ou intervención cirúrxica sen hospitalización con repouso domiciliario** | 5 días | Do cónxuxe, parella de feito ou parentes ata o segundo grao de consanguinidade ou afinidade, incluído o familiar consanguíneo da parella de feito, e de calquera outra persoa que conviva co traballador no mesmo domicilio e requira o seu coidado efectivo | | **Falecemento** | 2 días, 4 se hai que desprazarse | Do cónxuxe, parella de feito ou parentes ata o segundo grao de consanguinidade ou afinidade | | **Traslado do domicilio habitual** | 1 día | Sen máis condicións | | **Deber inescusable de carácter público e persoal** | O tempo indispensable | Inclúe o exercicio do sufraxio activo; se supera o 20 % das horas laborables en tres meses, a empresa pode pasar o traballador a excedencia | | **Funcións sindicais ou de representación** | Segundo a lei e o convenio | Nos termos establecidos legal ou convencionalmente | | **Exames prenatais e técnicas de preparación para o parto; sesións de información e preparación e informes para adopción, garda ou acollemento** | O tempo indispensable | Cando deban realizarse dentro da xornada de traballo | E fóra do apartado 3, pero tamén no artigo 37: | Permiso | Duración | Condicións | |---|---|---| | **Forza maior familiar** (art. 37.9) | Ata 4 días ao ano, retribuídos segundo convenio ou acordo | Por motivos familiares urxentes relacionados con familiares ou conviventes, en caso de enfermidade ou accidente que fagan indispensable a presenza inmediata; pódese gozar por horas | | **Coidado do lactante** (art. 37.4) | 1 hora de ausencia diaria, divisible en dúas fraccións, ou redución de media hora, ata os 9 meses; acumulable en xornadas completas segundo convenio ou acordo | Dereito individual de ambos os proxenitores; ampliable ata os 12 meses con redución proporcional do salario se ambos o exercen coa mesma duración | | **Nacemento prematuro ou hospitalización do recén nacido** (art. 37.5) | 1 hora de ausencia diaria retribuída; ademais, redución de ata 2 horas con redución de salario | Mentres dure a hospitalización tras o parto | Os permisos do apartado 3 gózanse **con dereito a remuneración**, con **aviso previo e xustificación**. Salvo que o convenio diga outra cousa, compútanse en días naturais cando a norma fala de días naturais (matrimonio) e en días laborables nos demais casos segundo a interpretación xurisprudencial consolidada, e comezan a contar no primeiro día laborable se o feito causante se produce nun día non laborable. ## O que non é permiso retribuído - **Ir ao médico o propio traballador**: o Estatuto non o recoñece como permiso retribuído xeral. Depende do convenio, que a miúdo fixa un número de horas ao ano ou esixe xustificante; se non di nada, é tempo que se recupera ou se desconta, salvo acordo. Explicámolo en [ausencias médicas na peme](/gl/blog/xestion-ausencias-medicas-peme-baixas-permisos/). - **A redución de xornada por garda legal** (art. 37.6): ata que o menor cumpra 12 anos, ou para o coidado de persoas con discapacidade ou familiares ata o segundo grao que non poidan valerse por si mesmos, entre un oitavo e a metade da xornada, **con redución proporcional do salario**. É un dereito, non un permiso retribuído. - **A adaptación de xornada** (art. 37.8): dereito a solicitar cambios na duración e distribución da xornada ou na forma de prestación, incluído o traballo a distancia, con negociación de boa fe durante un máximo de quince días. Tampouco é un permiso. - **Os asuntos propios ou días de libre disposición**: só existen se os recoñece o convenio ou a empresa. - **As baixas médicas**: son incapacidade temporal, co seu réxime propio de prestación. ## O que pode mellorar o convenio O artigo 37 fixa mínimos. Os convenios colectivos melloran con frecuencia a duración (máis días por hospitalización), amplían os suxeitos (parentes de terceiro grao, conviventes), fixan cando comeza a contar o permiso, recoñecen permisos que a lei non prevé (consultas médicas propias, acompañamento de familiares ao médico, asuntos propios) e regulan o gozo por horas. Antes de aplicar a táboa legal hai que ler o convenio: é o que a Inspección e o xulgado van aplicar. ## Como rexistrar os permisos sen erros 1. **Tipoloxía no sistema** que distinga cada permiso legal e cada mellora do convenio, porque o tratamento na nómina e no rexistro de xornada é distinto. 2. **Solicitude con aviso previo** do traballador desde a aplicación, co feito causante e as datas, e aprobación do responsable. 3. **Xustificante anexo** no prazo que fixe o convenio: certificado de hospitalización, libro de familia ou certificado de parella de feito, xustificante do deber público. Sen diagnóstico: a empresa non o necesita nin pode pedilo. 4. **Cómputo correcto**: naturais ou laborables segundo o permiso e o convenio, inicio no primeiro día laborable cando o feito ocorre en festivo, e horas nos permisos que se gozan por horas. 5. **Reflexo no rexistro de xornada** como ausencia retribuída do tipo que corresponde, non como xornada traballada nin como oco. 6. **Comunicación á nómina**: os permisos retribuídos non descontan salario; a redución por garda legal si, proporcionalmente; o coidado do lactante acumulado en xornadas págase como retribuído. 7. **Historial**: cada permiso coa súa solicitude, xustificante, aprobación e datas, para responder á Inspección ou a unha reclamación. ## Como o resolve LapsoWork O [módulo de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) permite dar de alta cada tipo de permiso coa súa duración, a súa unidade (días naturais, laborables ou horas) e se é retribuído, segundo o Estatuto e segundo o teu convenio; o empregado solicítao desde a aplicación anexando o xustificante, o responsable apróbao con aviso automático, o calendario do equipo mostra a ausencia e o [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) reflíctea como ausencia retribuída. A finais de mes, o informe de ausencias por persoa e tipo vai á xestoría ou ao programa de nóminas. Todo incluído no plan Básico a 2 € por empregado e mes, como podes ver na [nosa páxina de prezos](/gl/prezos/). ## Preguntas frecuentes **Cantos días de permiso corresponden por hospitalización dun familiar en 2026?** Cinco días, segundo o artigo 37.3.b) do Estatuto dos traballadores tras o Real decreto lei 5/2023, por accidente ou enfermidade graves, hospitalización ou intervención cirúrxica sen hospitalización que precise repouso domiciliario, do cónxuxe, da parella de feito ou de parentes ata o segundo grao, incluído o familiar consanguíneo da parella de feito, e de calquera persoa que conviva co traballador e requira o seu coidado. O convenio pode melloralo. **A parella de feito dá dereito aos mesmos permisos que o matrimonio?** Si desde o RDL 5/2023: o rexistro da parella de feito dá dereito aos 15 días naturais do permiso por matrimonio, e a parella de feito equipárase ao cónxuxe nos permisos por hospitalización, enfermidade grave e falecemento, incluídos os seus familiares consanguíneos. **Ir ao médico é un permiso retribuído?** Non con carácter xeral no Estatuto dos traballadores. Depende do convenio colectivo, que a miúdo recoñece un número de horas ao ano con xustificante; se non o regula, é tempo que se recupera ou se desconta, salvo acordo coa empresa. Si son permisos retribuídos os exames prenatais e a preparación para o parto. **Que é o permiso por forza maior familiar?** O do artigo 37.9 do Estatuto: ata catro días ao ano, retribuídos segundo convenio ou acordo, por motivos familiares urxentes relacionados con familiares ou conviventes en caso de enfermidade ou accidente que fagan indispensable a presenza inmediata do traballador. Pode gozarse por horas. **Os permisos retribuídos cóntanse en días naturais ou laborables?** O permiso por matrimonio fíxase en días naturais. Nos demais, a interpretación consolidada dos tribunais é que se computan en días laborables e que comezan a contar o primeiro día laborable se o feito causante ocorre nun día non laborable, salvo que o convenio estableza outra regra. ## Conclusión Os permisos retribuídos do artigo 37 do Estatuto son poucos e están taxados, pero o RDL 5/2023 cambioulles as duracións e os suxeitos, e o convenio adoita melloralos. Ter a táboa vixente, ler o convenio e rexistrar cada permiso co seu tipo, xustificante e cómputo evita a maioría dos conflitos e deixa a proba lista para a Inspección. Se queres que esa táboa viva na aplicación dos teus empregados, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Inspección de Traballo nunha peme: que documentos pide, como é a visita e como responder a un requirimento URL: https://lapsowork.com/gl/blog/inspeccion-de-traballo-peme-documentos-visita-requirimento/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Como actúa a Inspección de Traballo cando visita unha peme: por que vén, que documentos pide (rexistro de xornada, contratos, altas, nóminas, calendario, prevención, rexistro retributivo, plan de igualdade, canle de denuncias), como son a visita e as entrevistas, que diferenza un requirimento dunha acta de infracción, prazos de alegacións e como prepararse. A **Inspección de Traballo** chega sen avisar ou cita por escrito, pide unha lista de documentos, fala cos empregados e marcha. O que ocorre despois depende case por completo do que a empresa tiña preparado antes: un rexistro de xornada fiable, contratos e nóminas localizables, un calendario exposto e un plan de prevención ao día converten a visita nun trámite; o contrario convértea nunha acta. Esta guía explica como actúa a Inspección de Traballo e Seguridade Social nunha peme, que documentos pide, como son a visita e as entrevistas, que diferenza un requirimento dunha infracción, que prazos hai para alegar e como prepararse para que o día que veña non cambie nada. ## Por que vén a Inspección A Lei 23/2015 ordenadora do Sistema de Inspección de Traballo e Seguridade Social atribúelle a vixilancia do cumprimento da normativa laboral, de Seguridade Social, de prevención de riscos e de emprego. As actuacións teñen tres orixes: - **Campañas planificadas** por sector ou materia (rexistro de xornada, contratación temporal, tempo parcial, prevención, igualdade), con visitas aleatorias. - **Denuncia**, con frecuencia dun traballador ou extraballador, que a Inspección non revela. Tamén a través da caixa de correo da Inspección, que admite comunicacións anónimas. - **Cruzamento de datos** coa Tesouraría Xeral da Seguridade Social, a Axencia Tributaria ou o servizo público de emprego: contratos parciais con horas incoherentes, baixas e altas repetidas, ausencia de rexistro retributivo. Tanto ten a orixe: os documentos que pide e o que comproba son os mesmos. ## Os documentos que pide A lista habitual nunha peme, na orde en que adoitan pedirse: 1. **Rexistro diario de xornada** de todo o cadro de persoal do período que indique (habitualmente os últimos meses), con conservación de catro anos e rastrexabilidade de correccións. É o primeiro e o que máis actas produce; explicamos as sancións en [sancións por non cumprir o control horario](/gl/blog/sancions-control-horario-2026/). 2. **Resumo mensual de horas extraordinarias** por traballador e o seu reflexo na nómina (artigo 35.5 do Estatuto). 3. **Contratos de traballo** coas súas comunicacións ao servizo público de emprego e **altas** na Seguridade Social, incluídos os de tempo parcial coa súa distribución horaria. 4. **Recibos de salario** do período e **documentos de cotización**. 5. **Calendario laboral** do ano, que debe estar exposto no centro. 6. **Convenio colectivo** aplicable e, se existen, pactos ou acordos de empresa. 7. **Plan de prevención de riscos laborais**, avaliación de riscos, planificación, modalidade preventiva, formación e información dos traballadores e vixilancia da saúde. 8. **Rexistro retributivo** e, en empresas de 50 ou máis, **plan de igualdade** rexistrado coa súa auditoría retributiva. 9. **Canle de denuncias** da Lei 2/2023 en empresas de 50 ou máis, e **protocolo fronte ao acoso sexual e por razón de sexo** en todas. 10. **Acordos de traballo a distancia** e **política de desconexión dixital**. 11. **Medidas LGTBI e o seu protocolo** en empresas de máis de 50. 12. **Documentación das persoas traballadoras estranxeiras** cando proceda, e de contratas e subcontratas presentes no centro. O mapa completo de obrigas por tamaño está en [compliance laboral para pemes: guía 2026](/gl/blog/compliance-laboral-pemes-guia-2026/). ## Como é a visita - **Sen aviso previo**, con carácter xeral: o inspector ou subinspector pode entrar libremente e sen previo aviso en calquera centro de traballo a calquera hora, e debe identificarse. Non se pode impedir a entrada nin obstruír a actuación; a obstrución é unha infracción propia. - **Presenza da empresa**: o inspector comunícalle a súa presenza ao empresario ou ao seu representante, salvo que considere que prexudica a actuación; a empresa pode acompañalo. - **Comprobación física**: quen está a traballar, en que posto, con que horario, e contraste cos contratos e co rexistro de xornada. - **Entrevistas**: o inspector pode interrogar en privado os traballadores presentes, sen a empresa, sobre horarios reais, horas extra, se fichan cada día, se lles pediron asinar rexistros ou corrixilos. As súas declaracións teñen peso. - **Requirimento de documentación**: o que non está no centro achégase despois, no prazo que fixe, normalmente por medios electrónicos, ou mediante comparecencia na oficina da Inspección. - **Dilixencia**: a actuación documéntase nunha dilixencia electrónica, que substitúe o antigo libro de visitas e que se lle comunica á empresa. O inspector pode volver, ampliar a actuación a outros centros ou materias e prolongala durante meses, cun prazo máximo de duración fixado pola lei que só se interrompe por causas taxadas. ## Requirimento ou acta: a diferenza que importa A visita pode rematar de tres formas: - **Sen medidas**, se todo está en orde. - **Requirimento de emenda**: a Inspección ordena corrixir o incumprimento nun prazo, sen sanción, e comproba despois. É frecuente en materias formais (calendario non exposto, política de desconexión sen elaborar, avaliación de riscos incompleta) e cando a empresa mostra boa fe e capacidade de corrixir. Cumprilo en prazo e con proba pecha o asunto; ignoralo convérteo en acta. - **Acta de infracción**: proposta de sanción coa infracción tipificada, o seu grao e a contía, segundo a Lei sobre infraccións e sancións na orde social. Pode ir acompañada de **acta de liquidación** de cotas á Seguridade Social e de requirimento de pagamento das diferenzas salariais. Tamén pode adoptar **medidas cautelares**, como a paralización de traballos por risco grave e inminente. ## Prazos e como responder - **Alegacións á acta de infracción**: quince días hábiles desde a notificación, ante o órgano que instrúe; convén achegar proba documental (rexistros, nóminas, contratos, comunicacións) e non só argumentos. - **Resolución** do órgano competente, que pode confirmar, reducir ou anular a proposta; contra ela cabe **recurso de alzada** nun mes e, despois, recurso contencioso-administrativo. - **Pagamento con redución**: en determinados supostos, o recoñecemento da responsabilidade e o pagamento voluntario reducen a sanción, con renuncia a recorrer. - **Prescrición**: as infraccións en materia laboral prescriben aos tres anos; as de Seguridade Social aos catro; as de prevención segundo a súa gravidade. - **Requirimentos**: cumprir no prazo e comunicar a emenda con proba, sen agardar a que a Inspección volva. Responder ben non é discutir: é achegar o documento que demostra o cumprimento ou acreditar que se corrixiu. ## Como prepararse antes de que veña 1. **Rexistro de xornada dixital e fiable**, con rastrexabilidade, exportable ao instante, e que cadre coa nómina e co que dirán os traballadores. 2. **Peche mensual documentado**: horas extraordinarias resumidas e entregadas co recibo, pagadas ou compensadas dentro de prazo. 3. **Expediente de cada empregado completo**: contrato, comunicación, alta, anexos, acordo de teletraballo, cláusula de protección de datos, entrega da política de desconexión e do protocolo de acoso, con sinatura. 4. **Calendario laboral exposto** en cada centro e publicado na aplicación. 5. **Prevención ao día**: plan, avaliación, planificación, formación e vixilancia da saúde con datas. 6. **Rexistro retributivo do último exercicio** e, se procede, plan de igualdade rexistrado, canle de denuncias publicada e medidas LGTBI aprobadas. 7. **Un cartafol de inspección**: a lista de documentos anterior coa súa localización, para entregala en minutos e non en semanas. 8. **Formación breve a mandos e a quen reciba o inspector**: identificación, acompañamento, non obstruír, non aleccionar o cadro de persoal, tomar nota do solicitado e dos prazos. 9. **Revisión trimestral** dunha mostra de rexistros de xornada para detectar ocos antes que a Inspección. 10. **Asesoría laboral avisada** desde o primeiro día, para as alegacións e os prazos. ## Como o facilita LapsoWork A maior parte da lista sae do sistema: o [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) exporta o rexistro de xornada e o resumo de horas extraordinarias en PDF e CSV auditados con selaxe de tempo e rastrexabilidade de correccións; o [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) garda por empregado os contratos, anexos, políticas e protocolos con sinatura biométrica de recepción; as [nóminas distribuídas](/gl/solucions/software-nominas/) quedan arquivadas e asinadas; e o [módulo de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) publica o calendario laboral por centro e rexistra cada permiso co seu xustificante. Desde 2 € por empregado e mes. ## Preguntas frecuentes **A Inspección de Traballo avisa antes da visita?** Con carácter xeral, non. O inspector pode entrar libremente e sen previo aviso en calquera centro de traballo a calquera hora, identificándose. Só nalgúns casos cita por escrito a empresa para que compareza con documentación nas súas oficinas. **Que documentos pide a Inspección de Traballo nunha peme?** Rexistro diario de xornada e resumo de horas extraordinarias, contratos coas súas comunicacións e altas na Seguridade Social, recibos de salario e documentos de cotización, calendario laboral, convenio e acordos, plan de prevención con avaliación, formación e vixilancia da saúde, rexistro retributivo e, segundo o tamaño, plan de igualdade, canle de denuncias e medidas LGTBI, ademais dos acordos de teletraballo e a política de desconexión dixital. **Que diferenza hai entre un requirimento e unha acta de infracción?** O requirimento ordena corrixir un incumprimento nun prazo sen sanción, e péchase se se cumpre e se acredita; a acta de infracción propón unha sanción coa infracción tipificada, o seu grao e a súa contía segundo a LISOS, e pode ir acompañada de liquidación de cotas. Ignorar un requirimento convérteo en acta. **Canto prazo hai para alegar contra unha acta de infracción?** Quince días hábiles desde a notificación, achegando a proba documental que acredite o cumprimento ou a corrección. Contra a resolución cabe recurso de alzada nun mes e despois recurso contencioso-administrativo. **Pode o inspector falar cos traballadores sen a empresa?** Si. O inspector pode interrogar en privado os traballadores presentes sobre horarios, horas extraordinarias e rexistro de xornada, e as súas declaracións teñen peso na actuación. A empresa non pode impedilo nin aleccionar o cadro de persoal. ## Conclusión A Inspección de Traballo pide nunha peme unha lista coñecida de documentos, comezando polo rexistro de xornada, fala cos traballadores e contrasta o que ve co que a empresa ten escrito. Un requirimento péchase cumpríndoo en prazo; unha acta recórrese con probas en quince días hábiles. O que decide o resultado é ter esa lista preparada antes da visita, non despois. Se queres que o rexistro de xornada, os documentos asinados e as nóminas saian do sistema en cinco minutos, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Horas extraordinarias na peme: límite de 80 horas, pagamento ou compensación, rexistro e sancións URL: https://lapsowork.com/gl/blog/horas-extraordinarias-peme-limite-pagamento-compensacion-rexistro/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Que son as horas extraordinarias segundo o artigo 35 do Estatuto dos traballadores, o límite de 80 horas ao ano e as súas excepcións, cando son voluntarias, como se pagan ou se compensan con descanso, o rexistro diario obrigatorio, que pasa no tempo parcial e que sancións aplica a Inspección. As **horas extraordinarias** son o punto onde o rexistro de xornada se converte en diñeiro. Desde que as empresas rexistran a xornada cada día, as horas que antes se facían e se esquecían aparecen nun informe, e a Inspección de Traballo crúzaas coa nómina en cada visita. Nunha peme o problema poucas veces é a mala fe: é non saber con precisión que é hora extraordinaria, cal é o límite, se hai que pagalas ou se poden compensar, como se rexistran e que ocorre cos contratos a tempo parcial. Esta guía responde a todo iso co artigo 35 do Estatuto dos traballadores e a Lei sobre infraccións e sancións na man. ## Que é unha hora extraordinaria Segundo o artigo 35.1 do Estatuto, é **cada hora de traballo que se realiza sobre a duración máxima da xornada ordinaria de traballo** fixada polo convenio ou polo contrato. Como a xornada se computa de media anual, unha semana de 42 horas non xera necesariamente horas extra se o convenio permite distribución irregular e esas horas se compensan dentro do período de referencia; o que conta é superar a xornada ordinaria pactada no cómputo aplicable. Por iso a primeira pregunta non é «cantas horas fixo esta semana?» senón «cal é a súa xornada ordinaria e en que período se computa?». Hai dúas clases: - **Horas extraordinarias comúns**: as voluntarias ou pactadas para atender picos de traballo. - **Horas extraordinarias por forza maior** (art. 35.3): as necesarias para previr ou reparar sinistros e outros danos extraordinarios e urxentes. Son obrigatorias, non computan no límite anual e compénsanse igual que as demais. ## O límite: 80 horas ao ano O artigo 35.2 fixa un máximo de **80 horas extraordinarias ao ano** por traballador. Para os contratos de duración inferior ao ano, o límite redúcese en proporción. Importan dous matices: - **Non computan** para ese límite as horas extraordinarias **compensadas con descanso dentro dos catro meses seguintes** á súa realización, nin as de forza maior. - O convenio pode fixar un límite inferior, pero non superior. É dicir, unha empresa que compensa as horas extra con descanso en catro meses non consome o límite; a que as paga, si. Superar as 80 horas pagadas é unha infracción, con independencia de que se aboasen correctamente. ## Voluntariedade A realización de horas extraordinarias é **voluntaria**, salvo que a súa realización se pactase en convenio colectivo ou no contrato individual de traballo, dentro do límite legal, e salvo as de forza maior. Un traballador pode negarse a facer horas extra non pactadas sen consecuencias disciplinarias, e convén que a política interna o diga. ## Pagamento ou compensación con descanso O artigo 35.1 deixa a elección ao convenio ou, no seu defecto, ao contrato individual: as horas extraordinarias **abóanse** na contía que se fixe, que **non pode ser inferior ao valor da hora ordinaria**, ou **compénsanse con tempo equivalente de descanso retribuído**. Se non hai pacto, enténdese que se compensan con descanso dentro dos catro meses seguintes. Consecuencias prácticas: - Hai que saber canto vale a **hora ordinaria** de cada persoa (salario anual entre horas anuais de xornada) para non pagar por debaixo. - A compensación en descanso debe **gozarse dentro dos catro meses**; pasado ese prazo, as horas non compensadas páganse e computan no límite. - As horas extra pagadas **cotizan** á Seguridade Social cunha cotización adicional propia, distinta segundo sexan de forza maior ou non, e tributan como salario. - O convenio pode fixar recargas sobre a hora ordinaria; o Estatuto só fixa o chan. ## Rexistro obrigatorio e copia ao traballador O artigo 35.5 obriga a que a xornada de cada traballador se **rexistre día a día** e se **totalice no período fixado para o aboamento das retribucións**, entregando **copia do resumo ao traballador no recibo correspondente**. É unha obriga distinta e anterior ao rexistro xeral de xornada do artigo 34.9: o rexistro xeral acredita a xornada; o resumo mensual de horas extraordinarias acredita cantas se fixeron e como se compensaron. Sen rexistro, a carga da proba nun xuízo vólvese contra a empresa e a Inspección estima as horas. ## Tempo parcial: non hai horas extraordinarias Os traballadores a **tempo parcial non poden realizar horas extraordinarias**, salvo as de forza maior (art. 12.4.c do Estatuto). O que existe son as **horas complementarias** (art. 12.5): pactadas por escrito, ata o 30 % das horas ordinarias do contrato (ampliable ao 60 % por convenio), con preaviso de tres días, e as voluntarias ata o 15 % (ampliable ao 30 %) en contratos indefinidos, sempre que a xornada non sexa inferior a dez horas semanais en cómputo anual. Rexistrar horas extra nun contrato parcial é un erro frecuente que a Inspección reclasifica como xornada real superior á pactada. ## Sancións - **Non rexistrar a xornada ou o resumo de horas extraordinarias**, e **superar o límite de 80 horas** ou os límites de xornada e descanso, son infraccións **graves** en materia de relacións laborais (artigo 7.5 da LISOS), sancionadas con entre 751 e 7.500 euros segundo o grao, coas contías do Real decreto 306/2024. - **Non pagar ou pagar por debaixo do valor da hora ordinaria** xera ademais a reclamación do traballador polas diferenzas, con recarga e xuros, e a regularización de cotizacións coa Seguridade Social. - Se as horas extra non declaradas encobren unha xornada real superior á contratada, a Inspección pode esixir a alta ou a regularización da xornada e as cotizacións correspondentes. A táboa completa está en [sancións por non cumprir o control horario](/gl/blog/sancions-control-horario-2026/). ## Como xestionalas sen problemas 1. **Definir a xornada ordinaria de cada persoa** e o seu período de cómputo segundo o convenio, e configurala no sistema. 2. **Decidir en política interna** se se compensan con descanso ou se pagan, con que recarga se o convenio a fixa e como se autorizan: a hora extra non autorizada tamén é hora extra se a empresa a coñece e a consente. 3. **Rexistrar día a día** co control horario, de modo que o sistema calcule as horas por riba da ordinaria sen intervención manual. 4. **Vixiar o límite**: alerta cando unha persoa se achegue ás 80 horas pagadas no ano, e aos catro meses para as pendentes de compensar. 5. **Pechar o mes**: resumo de horas extraordinarias por persoa ao recibo de salarios e á xestoría, co pagado e o compensado. 6. **Actuar sobre a causa**: horas extra estruturais indican falta de persoal ou mala organización, e son a fuga silenciosa de talento que describimos en [retención de talento en pemes](/gl/blog/retencion-de-talento-pemes-10-ideas-sen-orzamento/). ## Como o fai LapsoWork O [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) rexistra a xornada con selaxe de tempo, calcula as horas efectivas fronte á xornada ordinaria configurada para cada persoa, mostra as horas extraordinarias e as desviacións nos informes por centro, equipo ou empregado, e exporta o resumo mensual en PDF e CSV auditados para o recibo e para a xestoría. No plan Avanzado, o [módulo de quendas](/gl/solucions/software-quendas/) aplica as regras de descanso do convenio aos cuadrantes. Desde 2 € por empregado e mes, sen permanencia. ## Preguntas frecuentes **Cal é o límite legal de horas extraordinarias?** Oitenta horas ao ano por traballador, segundo o artigo 35.2 do Estatuto dos traballadores, reducidas en proporción nos contratos de menos dun ano. Non computan para ese límite as horas compensadas con descanso dentro dos catro meses seguintes nin as de forza maior. O convenio pode fixar un límite inferior. **As horas extraordinarias páganse ou compénsanse con descanso?** O que fixe o convenio ou, no seu defecto, o contrato: páganse polo menos ao valor da hora ordinaria ou compénsanse con descanso retribuído equivalente. Se non hai pacto, compénsanse con descanso dentro dos catro meses seguintes á súa realización. **É obrigatorio facer horas extraordinarias?** Non, salvo que se pactasen en convenio colectivo ou no contrato dentro do límite legal, e salvo as horas extraordinarias por forza maior para previr ou reparar sinistros e danos urxentes, que si son obrigatorias. **Pode un traballador a tempo parcial facer horas extraordinarias?** Non, salvo as de forza maior. No tempo parcial existen as horas complementarias do artigo 12.5 do Estatuto, pactadas por escrito e con límites do 30 % das horas ordinarias (ampliable ao 60 % por convenio) máis un 15 % de voluntarias en contratos indefinidos (ampliable ao 30 %). **Hai que entregarlle ao traballador un resumo das súas horas extraordinarias?** Si. O artigo 35.5 esixe rexistrar a xornada día a día, totalizala no período de aboamento das retribucións e entregar copia do resumo ao traballador no recibo correspondente. É unha obriga distinta do rexistro xeral de xornada do artigo 34.9. ## Conclusión As horas extraordinarias teñen regras claras: por riba da xornada ordinaria, máximo 80 pagadas ao ano, voluntarias salvo pacto, pagadas polo menos como a hora ordinaria ou compensadas en catro meses, rexistradas día a día con resumo mensual ao traballador, e nunca no tempo parcial. Cumprilas esixe un rexistro que as calcule só e unha política que diga que se fai con elas. Se queres ver as túas con datos, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Fichar con xeolocalización: que permite a LOPDGDD e como facelo sen sanción URL: https://lapsowork.com/gl/blog/fichar-con-xeolocalizacion-que-permite-a-lopdgdd/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Cando pode unha empresa usar a xeolocalización na fichaxe segundo o artigo 90 da LOPDGDD e o artigo 20.3 do Estatuto: información previa ao cadro de persoal e á representación, proporcionalidade, só no momento de fichar e en tempo de traballo, sen seguimento continuo, avaliación de impacto, teletraballo e dispositivos persoais, e que mira a AEPD. Cando a fichaxe se fai desde o móbil, a pregunta chega soa: pode a empresa saber **desde onde** ficha cada persoa? A resposta legal é que si, con condicións, e que a diferenza entre unha fichaxe con xeolocalización correcta e unha sanción da Axencia Española de Protección de Datos está nos detalles: que se captura, cando, para que, quen o sabe e que se fai con iso. Esta guía explica o que permite o **artigo 90 da LOPDGDD**, como o interpreta a AEPD, que esixe o teletraballo e como configurar a fichaxe con xeolocalización para que sexa proporcional, transparente e útil. ## A base legal: artigo 90 da LOPDGDD e artigo 20.3 do Estatuto O artigo 20.3 do Estatuto dos traballadores permítelle ao empresario adoptar as medidas de vixilancia e control que considere oportunas para verificar o cumprimento das obrigas laborais, respectando a dignidade do traballador. O **artigo 90 da Lei orgánica 3/2018** concreta ese poder para a xeolocalización: - Os empregadores **poden tratar os datos obtidos a través de sistemas de xeolocalización** para exercer as funcións de control do artigo 20.3, **dentro do seu marco legal e cos límites inherentes a este**. - Con carácter **previo**, o empregador debe **informar de forma expresa, clara e inequívoca** os traballadores e, de ser o caso, os seus representantes, acerca da **existencia e características** dos dispositivos, e tamén acerca do posible exercicio dos dereitos de acceso, rectificación, limitación e supresión. É dicir: a lei non esixe o consentimento do traballador, porque a base xurídica é o interese lexítimo do empresario no control laboral, pero si esixe **información previa**, **finalidade de control laboral** e **límites**. Eses límites ponos o RXPD cos seus principios de minimización de datos, limitación da finalidade e proporcionalidade, e a AEPD coas súas resolucións. ## Que considera proporcional a AEPD Das resolucións e guías da Axencia sobre xeolocalización de traballadores despréndense criterios claros: - **Finalidade concreta**: comprobar o lugar desde o que se ficha ou a presenza no centro ou no posto asignado é unha finalidade lexítima; coñecer os desprazamentos da persoa ao longo do día non o é, salvo en actividades onde o desprazamento é o traballo (flotas, rutas, servizos a domicilio) e coas súas propias garantías. - **Só en tempo de traballo**: a xeolocalización fóra da xornada, en descansos ou en vacacións é ilícita. Un sistema que rastrexa fóra do horario vulnera a intimidade e a desconexión dixital. - **Captura puntual fronte a seguimento continuo**: rexistrar a posición **no momento da fichaxe** é proporcional para verificar a presenza; un seguimento continuo da localización esixe unha xustificación moito maior e é raro que a teña en traballos de oficina. - **Minimización**: se abonda con saber que a persoa está no centro, non fai falta gardar coordenadas exactas; unha comprobación de que se ficha dentro do perímetro do centro cumpre a finalidade con menos dato. - **Dispositivos persoais**: se a fichaxe se fai desde o móbil do traballador, a aplicación debe limitarse estritamente á fichaxe, non pode acceder a outros datos do dispositivo e a empresa non pode esixir a xeolocalización activa permanente. A política de uso de dispositivos do artigo 87 da LOPDGDD debe recollelo. - **Información e transparencia**: cláusula informativa específica, política de fichaxe publicada, información á representación e resposta aos dereitos de acceso e supresión. - **Avaliación de impacto**: cando a xeolocalización supoña unha observación sistemática dos traballadores, a avaliación de impacto na protección de datos do artigo 35 do RXPD é esixible; nunha fichaxe puntual convén polo menos unha análise de riscos documentada. - **Conservación limitada**: a localización da fichaxe consérvase o tempo necesario para a finalidade e para o rexistro de xornada, con acceso restrinxido. ## Teletraballo: o caso máis delicado No traballo a distancia o domicilio do traballador é o seu espazo privado, e a Lei 10/2021 prohibe expresamente as medidas de control que vulneren a intimidade. Xeolocalizar a quen teletraballa para comprobar que está na casa é, con carácter xeral, desproporcionado: o rexistro de xornada cúmprese coa fichaxe na aplicación sen localización, e a actividade acredítase polo traballo, non pola posición. Se se usa xeolocalización en teletraballo, debe ser **opcional**, informada e limitada á fichaxe, e o acordo de traballo a distancia debe recollelo, como explicamos en [teletraballo en España: obrigas](/gl/blog/teletraballo-espana-obrigas-2026/). ## Como configurar unha fichaxe con xeolocalización que cumpra 1. **Definir a finalidade por escrito**: verificar o centro ou o lugar de traballo no momento da fichaxe, nada máis. 2. **Elixir o nivel de dato mínimo**: comprobación de perímetro por centro en lugar de coordenadas exactas cando sexa suficiente; se se gardan coordenadas, só as do instante da fichaxe. 3. **Só ao fichar e só en xornada**: a aplicación non rexistra localización en ningún outro momento e documéntao. 4. **Informar antes de activalo**: cláusula informativa a cada traballador, comunicación á representación, actualización da política de fichaxe e da de dispositivos, e rexistro da información dada. 5. **Excluír ou facer opcional o teletraballo**, e non esixir a xeolocalización en dispositivos persoais fóra do acto de fichar. 6. **Avaliación de impacto ou análise de riscos** documentada, segundo o alcance. 7. **Acceso restrinxido e conservación limitada**: quen ve a localización, para que e durante canto tempo. 8. **Alternativa**: prever como ficha quen non pode ou non quere activar a localización nun dispositivo persoal (tableta do centro, web, tarxeta), sen prexuízo para a persoa. 9. **Revisión periódica** e rexistro de actividades de tratamento actualizado. ## Que sanciona a AEPD e a Inspección - **Xeolocalizar sen informar** de forma expresa e previa, ou facelo fóra da xornada, ou cun seguimento continuo desproporcionado, son infraccións do RXPD que a AEPD sanciona con multas que, no caso das infraccións por falta de base xurídica ou de información, poden ser moi elevadas, ademais da orde de cesar o tratamento. - **Non informar a representación** dos traballadores vulnera o artigo 90 e o artigo 64 do Estatuto sobre o dereito de información e consulta en materia de control laboral. - **Usar a localización con fins distintos** do control laboral (por exemplo, disciplinarios polo que a persoa fixo fóra do traballo) converte o tratamento en ilícito e a proba en inadmisible. - E a outra cara: un rexistro de xornada sen fiabilidade tampouco serve. Fichar desde o móbil é legal e suficiente, como explicamos en [fichar co móbil: é legal?](/gl/blog/fichar-co-mobil-e-legal/); a xeolocalización é un engadido para casos concretos, non un requisito. ## Cando ten sentido e cando non **Ten sentido** en obras, servizos a domicilio, mantemento en campo, limpeza en varios centros, comercio con varias tendas: alí onde a empresa necesita saber en que centro ou en que cliente se prestou o servizo, e a fichaxe no lugar acredita a xornada e permite imputar horas por centro ou por cliente. **Non ten sentido** en oficinas cun só centro, onde a fichaxe web ou en tableta xa acredita a presenza, nin en teletraballo, onde a localización é o domicilio. Activar a xeolocalización «por se acaso» é o erro que máis resolucións da AEPD produciu. ## Como o fai LapsoWork No [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) de LapsoWork a xeolocalización é unha opción que a empresa activa cando a necesita: captúrase unicamente no momento da fichaxe, nunca hai seguimento continuo, e no [módulo de teletraballo](/gl/solucions/software-teletraballo/) é opcional. Cada fichaxe leva selaxe de tempo e rastrexabilidade, e os informes expórtanse en PDF e CSV auditados. A cláusula informativa e a política de fichaxe publícanse no xestor documental con sinatura de recepción de cada persoa. Desde 2 € por empregado e mes. ## Preguntas frecuentes **É legal fichar con xeolocalización?** Si, con condicións. O artigo 90 da LOPDGDD permite tratar datos de xeolocalización para o control laboral do artigo 20.3 do Estatuto dos traballadores, sempre que se informe de forma expresa, clara e previa os traballadores e os seus representantes, cunha finalidade concreta, en tempo de traballo e de forma proporcional. Non fai falta o consentimento do traballador, pero si a información previa e os límites do RXPD. **Pode a empresa rastrexar a localización do traballador durante toda a xornada?** Só cando o desprazamento é o traballo (flotas, rutas, servizos) e con garantías propias. Para verificar a presenza abonda con rexistrar a localización no momento da fichaxe; un seguimento continuo en traballos que non o requiren é desproporcionado e a AEPD sanciónao. Fóra da xornada, nunca. **Pode a empresa esixir a xeolocalización no móbil persoal do traballador?** Pode pedir que a aplicación de fichaxe capture a localización no acto de fichar, con información previa e sen acceder a outros datos do dispositivo, pero non esixir a localización activa de forma permanente nin fóra da fichaxe, e debe ofrecerlle unha alternativa a quen non queira usar o seu dispositivo persoal. **Pódese xeolocalizar a quen teletraballa?** Con carácter xeral non é proporcionado: o domicilio é espazo privado, a Lei 10/2021 prohibe controis que vulneren a intimidade e o rexistro de xornada cúmprese coa fichaxe sen localización. Se se usa, debe ser opcional, informada, limitada á fichaxe e recollida no acordo de traballo a distancia. **Hai que facer unha avaliación de impacto para fichar con xeolocalización?** É esixible cando a xeolocalización supoña unha observación sistemática dos traballadores. Para unha fichaxe puntual convén unha análise de riscos documentada, a cláusula informativa, a actualización do rexistro de actividades de tratamento e a limitación de acceso e conservación. ## Conclusión Fichar con xeolocalización é legal cando se informa antes, se captura só no momento de fichar e en tempo de traballo, se limita ao necesario para verificar o lugar de traballo, se exclúe ou se fai opcional en teletraballo e se documenta a análise de riscos. Activala por defecto ou rastrexar fóra de horario é o camiño máis curto cara a unha sanción da AEPD. Se os teus equipos traballan en varios centros ou en ruta e queres unha fichaxe con localización que cumpra, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Distribución irregular da xornada e bolsa de horas: o 10 % do artigo 34.2 e como rexistrala URL: https://lapsowork.com/gl/blog/distribucion-irregular-xornada-10-por-cento-bolsa-de-horas/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Que permite o artigo 34.2 do Estatuto dos traballadores: distribuír de forma irregular ata o 10 % da xornada anual sen acordo, con preaviso de cinco días, respectando descansos e compensando as diferenzas en doce meses; que engade o convenio coas bolsas de horas, como se rexistra e como evitar que se converta en horas extraordinarias encubertas. Hai negocios nos que a carga de traballo non é a mesma en marzo que en agosto, nin o luns que o venres: campañas, tempada, peches de mes, pedidos que chegan de golpe. Para eles o Estatuto dos traballadores prevé a **distribución irregular da xornada**: a posibilidade de concentrar máis horas nuns períodos e menos noutros sen que as horas de máis sexan extraordinarias, sempre que no cómputo anual se respecte a xornada pactada. É unha ferramenta legal, pouco coñecida nas pemes e moi mal usada cando se coñece, porque esixe preaviso, límites, compensación en prazo e, sobre todo, un rexistro que demostre que as horas cadran. Esta guía explica que permite o artigo 34.2, que engaden os convenios coas **bolsas de horas** e como xestionalo sen que acabe en horas extraordinarias encubertas. ## Que di o artigo 34.2 do Estatuto O artigo 34.2 establece que, mediante convenio colectivo ou, no seu defecto, por acordo entre a empresa e a representación dos traballadores, se poderá establecer a distribución irregular da xornada ao longo do ano. E engade a regra que lles interesa ás pemes sen convenio específico nin acordo: **en defecto de pacto, a empresa poderá distribuír de maneira irregular ao longo do ano o 10 % da xornada de traballo**. Con tres condicións inseparables: 1. **Respectar os períodos mínimos de descanso diario e semanal** previstos na lei: doce horas entre xornadas e día e medio de descanso semanal ininterrompido, acumulable por períodos de ata catorce días, ademais dos límites de xornada diaria do convenio. 2. **Preaviso mínimo de cinco días** ao traballador do día e da hora da prestación resultante da distribución irregular. 3. **Compensación das diferenzas** entre a xornada realizada e a duración máxima legal ou pactada: esixible segundo o acordado en convenio ou acordo e, no seu defecto, **no prazo de doce meses desde que se producen**. É dicir: a empresa pode pedirlle a unha persoa con xornada de 40 horas que faga 44 unha semana de campaña e 36 outra de menos traballo, sen que as catro horas de máis sexan extraordinarias, se llo avisa con cinco días, respecta os descansos, non supera o 10 % da súa xornada anual en horas movidas e lle devolve a diferenza en doce meses. ## Que é o 10 % e como se calcula O 10 % refírese á **xornada anual** de cada traballador. Cunha xornada de 1.750 horas anuais, a empresa pode mover ata 175 horas ao ano: distribuílas de forma distinta á ordinaria, non engadilas. Se o traballador acaba o ano con máis horas que as 1.750 pactadas, esas horas son extraordinarias, co seu límite de 80 e o seu réxime de pagamento ou compensación, como explicamos en [horas extraordinarias na peme](/gl/blog/horas-extraordinarias-peme-limite-pagamento-compensacion-rexistro/). Para os contratos a **tempo parcial**, a distribución irregular esixe que se pactase no contrato a posibilidade de distribuír a xornada de forma irregular, e as horas de máis que non se compensen trátanse como complementarias, cos seus propios límites. ## O que engade o convenio: as bolsas de horas Moitos convenios sectoriais e de empresa desenvolven o artigo 34.2 cunha **bolsa de horas**: un saldo por traballador que a empresa pode usar en picos e o traballador recuperar en vales, con regras propias que substitúen as legais: - Unha **porcentaxe distinta do 10 %**, superior ou inferior. - **Preavisos** máis longos ou máis curtos, e ás veces a esixencia de comunicarllo á representación. - **Límites diarios e semanais** da xornada resultante. - **Períodos de compensación** distintos dos doce meses, e regras para o saldo pendente ao rematar o ano ou o contrato (pagamento como extraordinarias, gozo en datas concretas). - **Compensacións adicionais**: complementos por hora movida, recuperación con coeficiente ou días completos de descanso. - **Motivos** que xustifican o uso da bolsa e colectivos excluídos. Cando hai convenio, aplícase o convenio; o 10 % legal é o chan para quen non ten nada pactado. ## A diferenza entre distribución irregular e horas extraordinarias encubertas É a fronteira que a Inspección de Traballo mira, e crúzase en catro casos: - **Sen preaviso**: horas de máis pedidas o mesmo día non son distribución irregular; son horas extraordinarias. - **Sen compensación en prazo**: se aos doce meses (ou ao prazo do convenio) as horas non se devolveron en descanso, son extraordinarias e hai que pagalas e computalas no límite de 80. - **Superando o 10 %** ou a porcentaxe do convenio: o exceso é extraordinario. - **Sen rexistro**: se o rexistro de xornada non permite ver as horas movidas e a súa compensación, a Inspección non dá por acreditada a distribución irregular e estima horas extraordinarias non pagadas. Por iso a distribución irregular sen un rexistro de xornada que leve o saldo por persoa é unha fonte de actas, non de flexibilidade. As sancións son as do artigo 7.5 da LISOS, de 751 a 7.500 euros, máis as diferenzas salariais, como detallamos en [sancións por non cumprir o control horario](/gl/blog/sancions-control-horario-2026/). ## Como aplicala nunha peme, paso a paso 1. **Le o convenio**: se regula a distribución irregular ou unha bolsa de horas, as súas regras mandan. 2. **Documenta a política**: porcentaxe dispoñible, preaviso, límites diarios e semanais, como se comunica, como se compensa e en que prazo, e que pasa co saldo ao final do ano. Se hai representación, acórdao con ela. 3. **Calcula o 10 % por persoa** sobre a súa xornada anual, e menos para quen non leva o ano completo. 4. **Preavisa con cinco días** como mínimo, por escrito ou pola aplicación, indicando día e hora da xornada modificada. 5. **Rexistra cada hora movida** no rexistro de xornada, co seu carácter de distribución irregular, e leva o **saldo por persoa**: horas de máis pendentes de compensar e data límite. 6. **Compensa dentro do prazo**, preferiblemente en xornadas completas ou nas datas que o traballador pida, e rexístrao. 7. **Vixía os descansos**: doce horas entre xornadas e o descanso semanal, con alertas cando un cuadrante os rompa. 8. **Pecha o ano**: saldos a cero ou tratados como diga o convenio; o que non se compensou é hora extraordinaria. ## Como o fai LapsoWork O [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) rexistra a xornada real de cada persoa fronte á súa xornada ordinaria e mostra as desviacións acumuladas, de modo que o saldo da distribución irregular se le no informe por empregado; o [módulo de quendas](/gl/solucions/software-quendas/) do plan Avanzado permite planificar cuadrantes con horarios flexibles, rotativos ou por tramos e regras de descanso segundo convenio, publicalos con antelación desde a aplicación (o preaviso de cinco días queda rexistrado) e ver a cobertura por semana; e os informes expórtanse en PDF e CSV auditados para acreditar ante a Inspección que as horas movidas se compensaron en prazo. Como deseñar os cuadrantes contámolo en [como facer un cuadrante de quendas](/gl/blog/como-facer-un-cuadrante-de-quendas/). ## Preguntas frecuentes **Que é a distribución irregular da xornada?** A posibilidade de repartir a xornada anual de forma desigual ao longo do ano, concentrando máis horas nuns períodos e menos noutros, sen que as horas de máis sexan extraordinarias, sempre que no cómputo anual se respecte a xornada pactada. Regúlaa o artigo 34.2 do Estatuto dos traballadores e desenvólvena os convenios. **Canto pode distribuír a empresa de forma irregular sen acordo?** O 10 % da xornada anual de cada traballador, en defecto de convenio ou acordo que fixe outra porcentaxe, respectando os descansos diario e semanal, con preaviso mínimo de cinco días e compensando as diferenzas no prazo de doce meses desde que se producen. **Que preaviso hai que dar na distribución irregular da xornada?** Cinco días como mínimo, salvo que o convenio fixe outro prazo. O traballador debe coñecer o día e a hora da prestación resultante con esa antelación; sen preaviso, as horas de máis son extraordinarias. **Que é unha bolsa de horas?** O desenvolvemento que fan moitos convenios da distribución irregular: un saldo de horas por traballador que a empresa pode usar en picos de traballo e o traballador recuperar en períodos de menor actividade, con regras propias de porcentaxe, preaviso, límites, compensación e tratamento do saldo ao final do ano. Cando existe, as súas regras substitúen as legais. **Que pasa coas horas da distribución irregular que non se compensan?** Convértense en horas extraordinarias: hai que pagalas polo menos ao valor da hora ordinaria ou compensalas como tales, computan no límite anual de 80 horas e, se non se rexistraron correctamente, a Inspección estímaas e sanciona. ## Conclusión A distribución irregular da xornada permite absorber picos de traballo sen horas extraordinarias se se cumpren as súas catro condicións: dentro do 10 % ou da porcentaxe do convenio, con cinco días de preaviso, respectando descansos e compensando en doce meses. A bolsa de horas do convenio afínaa, e o rexistro de xornada con saldo por persoa é o que a separa das horas extraordinarias encubertas. Se o teu negocio ten tempada e queres usar esta ferramenta cos datos á vista, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Xornada laboral de 37,5 horas: en que punto está a lei e como prepararse nunha peme URL: https://lapsowork.com/gl/blog/xornada-laboral-37-5-horas-lei-pemes/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Estado real da xornada de 37,5 horas en setembro de 2026: que pasou no Congreso, que segue vixente, que convenios xa a aplican, a xornada de 35 horas na AXE e como adaptar horarios, quendas e rexistro de xornada. Poucas medidas laborais fixeron tanto ruído como a **xornada laboral de 37,5 horas**. Anunciouse como a gran reforma de 2025, encheu titulares e acabou no Congreso cun resultado que moita xente aínda non ten claro. Neste artigo explicamos en que punto está de verdade a 15 de setembro de 2026, que segue vixente para a túa empresa, que convenios xa aplican 37,5 horas ou menos, que cambiou no sector público e, sobre todo, que ten que facer unha peme para adaptar horarios, quendas e rexistro de xornada o día que a redución chegue, por lei ou por convenio. ## Que pasou coa lei das 37,5 horas O Goberno aprobou en 2025 un proxecto de lei para reducir a xornada máxima legal de 40 a 37,5 horas semanais sen redución de salario. O **10 de setembro de 2025** o Congreso dos Deputados aprobou as emendas á totalidade e rexeitou a tramitación do proxecto, que quedou fóra do calendario parlamentario. Desde entón non se publicou nada no BOE sobre a redución a 37,5 horas e, na data de redacción, non hai unha nova votación programada. Isto ten dúas consecuencias prácticas: - **A xornada máxima legal segue a ser a do artigo 34.1 do Estatuto dos traballadores: 40 horas semanais de traballo efectivo de media en cómputo anual.** Ninguén está obrigado a reducila por lei. - **A redución si é real onde a fixa o convenio ou o acordo de empresa.** Numerosos convenios sectoriais e de empresa establecen xa 37,5 horas semanais ou menos, e as empresas afectadas aplícana con independencia do que ocorrese no Congreso. ## O que si cambiou: 35 horas na Administración xeral do Estado Mentres a redución do sector privado se estancaba, o sector público avanzou pola súa conta. A **Resolución do 14 de abril de 2026 da Secretaría de Estado de Función Pública**, publicada no BOE do 15 de abril, fixa a xornada xeral do persoal da Administración xeral do Estado e dos seus organismos en **35 horas semanais de traballo efectivo en cómputo anual, equivalentes a 1.533 horas anuais**, con entrada en vigor o 16 de abril de 2026 e un mes para adaptar calendarios e sistemas de control horario. Afecta a funcionarios e persoal laboral da AXE, non ás empresas privadas, pero marca unha referencia que os convenios do sector privado terán diante nas próximas negociacións. ## O rexistro horario dixital: a outra reforma pendente A redución de xornada ía acompañada dunha reforma do rexistro de xornada, que o Goberno decidiu tramitar por separado como real decreto ao abeiro do artigo 34.9 do Estatuto dos traballadores. Ese real decreto obrigará a un rexistro dixital, inalterable e accesible en remoto para a Inspección de Traballo. A 15 de setembro de 2026 **segue sen publicarse no BOE**: o Consello de Estado emitiu un ditame desfavorable o 23 de marzo de 2026 e o Ministerio de Traballo anunciou o 9 de setembro que o aprobará «con carácter inmediato», sen data. Explicamos os seus requisitos técnicos na guía sobre [a nova normativa de fichaxe dixital](/gl/blog/nova-lei-fichaxe-dixital-2026/) e as multas na [táboa de sancións do control horario](/gl/blog/sancions-control-horario-2026/). O relevante para unha peme é que as dúas reformas están conectadas: sen un rexistro de xornada fiable non se pode demostrar que se cumpre unha xornada de 37,5 horas, nin de 40. ## Que cambia nunha peme cando a xornada pasa a 37,5 horas Tanto ten que a redución chegue por lei ou por convenio: os efectos na operativa son os mesmos. Pasar de 40 a 37,5 horas son 2,5 horas menos á semana, media hora ao día nunha semana de cinco días. - **Salario.** A redución faise sen baixada de soldo, tanto no proxecto rexeitado como na práctica dos convenios. O salario por hora sobe. - **Cómputo anual.** A xornada mídese de media anual, así que o calendario laboral da empresa ten que recalcularse: horas anuais, distribución irregular se o convenio a permite e bolsa de horas. - **Horas extraordinarias.** Todo o que exceda a nova xornada ordinaria pasa a ser hora extra, co seu límite anual e a súa compensación. Se a empresa mantén os horarios de 40 horas, xerará horas extra cada semana sen querer. - **Contratos a tempo parcial.** A súa xornada defínese en proporción á dun traballador a tempo completo comparable (artigo 12 do Estatuto dos traballadores). Coa xornada completa en 37,5 horas, un contrato de 30 horas pasa do 75 % ao 80 %, e hai que revisar como se aplica a redución a estes contratos segundo o que fixe o convenio. - **Quendas e cuadrantes.** En hostalaría, comercio, industria ou sanidade, media hora menos ao día obriga a refacer os cuadrantes ou a reorganizar a cobertura do servizo. É o cambio máis custoso de xestionar e o que máis convén simular antes. - **Rexistro de xornada.** O rexistro ten que reflectir a nova xornada ordinaria para que as desviacións se vexan, e é a proba ante a Inspección de que a redución se aplica. ## Como prepararse desde xa, sen agardar polo BOE 1. **Le o teu convenio.** Comproba a xornada anual e semanal que fixa, se permite distribución irregular e que di das horas extra e dos tempos de descanso. É posible que xa esteas en 37,5 horas ou por debaixo. 2. **Mide a xornada real.** Cos datos do rexistro de xornada dos últimos meses saberás canto traballa de verdade cada equipo, cantas horas extra xeras e onde se concentran. Sen datos, calquera reorganización é unha aposta. 3. **Simula os cuadrantes coa nova xornada.** Deseña as quendas con 37,5 horas e comproba se a cobertura aguanta ou se cómpre contratar horas. Temos unha guía sobre [como facer un cuadrante de quendas](/gl/blog/como-facer-un-cuadrante-de-quendas/) e outra sobre [como crear horarios de traballo](/gl/blog/como-crear-horarios-de-traballo/). 4. **Revisa os contratos a tempo parcial.** Calcula que porcentaxe representan coa nova xornada completa e que di o convenio. 5. **Actualiza o calendario laboral e comunícao.** O calendario laboral anual é obrigatorio e debe expoñerse nun lugar visible do centro de traballo. 6. **Configura o software.** Xornada ordinaria, regras de descanso, quendas e alertas de horas extra deben reflectir o novo escenario o mesmo día que entre en vigor, non semanas despois. ## Como te axuda LapsoWork a adaptarte LapsoWork non cambia a túa xornada, pero fai que cambiala sexa un axuste de configuración e non un proxecto: - **Configuración por quendas**: horarios flexibles, rotativos, partidos ou por tramos, con regras de descanso segundo convenio. Cando a xornada pase a 37,5 horas, cámbiase a regra e os cuadrantes recalcúlanse. - **Informes de xornada**: horas efectivas, extras, descansos e desviacións, con filtros por centro, equipo ou empregado. Serven para medir antes do cambio e para demostrar o cumprimento despois. - **Rexistro inalterable e exportable**: cada fichaxe leva selaxe de tempo e o rexistro expórtase en PDF e CSV auditados para a Inspección de Traballo, que é o que esixe o real decreto pendente. - **Multicentro e convenio**: varios centros con calendarios distintos na mesma conta, útil cando a redución chega antes a un convenio que a outro. Todo iso desde 2 € por empregado e mes no [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) e co [módulo de quendas](/gl/solucions/software-quendas/) no plan Avanzado. Podes ver o detalle na [nosa páxina de prezos](/gl/prezos/). ## Preguntas frecuentes **Está en vigor a xornada laboral de 37,5 horas en España?** Non. O Congreso rexeitou a tramitación do proxecto de lei o 10 de setembro de 2025 e non se publicou ningunha norma no BOE que reduza a xornada máxima legal. Segue a ser de 40 horas semanais de media en cómputo anual, segundo o artigo 34.1 do Estatuto dos traballadores. A redución só se aplica onde a fixa o convenio colectivo ou un acordo de empresa. **A miña empresa pode ter xa unha xornada de 37,5 horas?** Si, se o establece o teu convenio colectivo ou un acordo interno. Moitos convenios sectoriais e de empresa fixan 37,5 horas semanais ou menos desde hai anos. Comproba a xornada anual e semanal do teu convenio antes de asumir que estás en 40 horas. **A xornada de 35 horas dos funcionarios afecta ás empresas privadas?** Non directamente. A Resolución do 14 de abril de 2026 fixa a xornada de 35 horas para o persoal da Administración xeral do Estado e dos seus organismos, con efectos desde o 16 de abril de 2026. Non modifica o Estatuto dos traballadores nin obriga as empresas privadas, aínda que serve de referencia na negociación colectiva. **Se se reduce a xornada, redúcese o salario?** Non. Tanto o proxecto de lei rexeitado como a práctica habitual dos convenios establecen a redución sen mingua salarial. O resultado é que o salario por hora aumenta e que calquera hora traballada por riba da nova xornada ordinaria pasa a ser extraordinaria. **Que pasa co rexistro horario dixital?** É unha reforma distinta, que o Goberno tramita como real decreto. A 15 de setembro de 2026 segue sen publicarse no BOE, tras o ditame desfavorable do Consello de Estado do 23 de marzo de 2026 e o anuncio do Ministerio de Traballo do 9 de setembro de aprobalo de forma inmediata. Cando entre en vigor esixirá un rexistro dixital, inalterable e accesible en remoto para a Inspección. ## Conclusión A xornada laboral de 37,5 horas non está en vigor por lei e non ten data, pero xa é a realidade de moitos convenios e a referencia das próximas negociacións, coa Administración xeral do Estado en 35 horas desde abril de 2026. Para unha peme o sensato é medir a xornada real, simular os cuadrantes coa nova xornada e ter un rexistro de xornada que aguante unha inspección, de modo que o cambio, cando chegue, sexa un axuste e non unha crise. Se queres comezar polos datos, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Ausencias médicas na peme: baixas, permisos e como xestionalas sen erros URL: https://lapsowork.com/gl/blog/xestion-ausencias-medicas-peme-baixas-permisos/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Guía para xestionar as ausencias médicas nunha peme española: tipos de ausencia, que cambiou co RD 1060/2022, prazos e obrigas da empresa, que pode e que non pode pedir, e como levar un rexistro que cadre co control horario e coa nómina. Un traballador chama ás oito da mañá: está enfermo e non vén. A partir de aí a empresa ten que decidir que tipo de ausencia é, que documento pode pedir, como a reflicte no rexistro de xornada, que lle comunica á xestoría para a nómina e que lle di á Seguridade Social. As **ausencias médicas** son a incidencia máis frecuente en calquera cadro de persoal e, desde que en 2023 o traballador deixou de entregarlle o parte de baixa á empresa, tamén a que máis dúbidas xera. Esta guía ordena os tipos de ausencia, o que cambiou co Real decreto 1060/2022, o que a empresa pode e non pode facer e un proceso para xestionalas sen erros. ## Tipos de ausencia médica Non todas as ausencias por motivos de saúde son iguais, e tratalas igual é o primeiro erro. - **Baixa médica (incapacidade temporal).** O traballador non pode traballar e un médico do servizo público de saúde ou da mutua emite o parte de baixa. Pode ser por **continxencia común** (enfermidade común ou accidente non laboral) ou por **continxencia profesional** (accidente de traballo ou enfermidade profesional), e o réxime de pagamento é distinto: explicámolo en [quen paga a baixa por enfermidade](/gl/blog/quen-paga-a-baixa-por-enfermidade/) e en [quen paga a baixa por accidente laboral](/gl/blog/quen-paga-a-baixa-por-accidente-laboral/). - **Permisos retribuídos do artigo 37.3 do Estatuto dos traballadores.** Coa reforma de 2023, cinco días por accidente ou enfermidade graves, hospitalización ou intervención cirúrxica sen hospitalización que precise repouso domiciliario do cónxuxe, da parella de feito ou de parentes ata o segundo grao; e o tempo indispensable para exames prenatais e técnicas de preparación ao parto. Son días de ausencia xustificada e pagada, non baixas. - **Ausencia por forza maior familiar.** Ata catro días ao ano, retribuídos segundo o convenio, por motivos familiares urxentes relacionados con enfermidade ou accidente que fagan indispensable a presenza inmediata do traballador (artigo 37.9). - **Consultas médicas do propio traballador.** O Estatuto non recoñece un permiso retribuído xeral para ir ao médico; depende do convenio colectivo, que a miúdo fixa un número de horas ao ano ou esixe xustificante. Se o convenio non di nada, é tempo que se recupera ou se desconta, salvo acordo coa empresa. - **Ausencia sen xustificar.** O traballador falta e non achega parte nin xustificante. É a única que pode ter consecuencias disciplinarias, e hai que documentala como tal. Clasificar ben cada ausencia decide todo o demais: se se paga, quen a paga, se computa como xornada e que documento a acredita. ## O que cambiou co Real decreto 1060/2022 Desde o **1 de abril de 2023** o circuíto das baixas médicas é distinto: - **O traballador xa non lle entrega á empresa o parte de baixa, de confirmación nin de alta.** O servizo de saúde ou a mutua entréganllo a el e comunícano ao Instituto Nacional da Seguridade Social por vía telemática. - **O INSS comunícalle á empresa** os datos administrativos do parte por medios electrónicos, como máximo o primeiro día hábil seguinte a recibilo. - **A empresa comunícalle á Seguridade Social**, polo Sistema RED e nun prazo máximo de tres días hábiles desde que recibe o parte de baixa, os datos económicos que lle corresponden (base de cotización, posto, entre outros). - **Os partes emítense segundo a duración estimada** polo médico: en procesos moi curtos, de menos de cinco días, a baixa e a alta poden ir no mesmo parte; nos curtos, de cinco a trinta días, a primeira revisión é aos sete días e as seguintes cada catorce; nos de duración media, de trinta e un a sesenta, a primeira aos sete e as seguintes cada vinte e oito; nos longos, a partir de sesenta e un días, a primeira aos catorce e as seguintes cada trinta e cinco. Na práctica, a empresa entérase da baixa polo traballador, que segue obrigado a avisar de que non acode, e confírmaa pola comunicación do INSS. O que non pode facer é esixirlle o parte en papel como antes. ## O que a empresa pode e non pode facer - **Pode pedir que avise canto antes** e que achegue o xustificante das ausencias que non son baixas (consulta médica, permiso por hospitalización dun familiar), na forma que fixe o convenio. - **Non pode pedir o diagnóstico.** O parte que recibe non o inclúe e o xustificante dunha consulta tampouco ten por que. Os datos de saúde pertencen ás categorías especiais de datos e a empresa só necesita saber que a ausencia está xustificada e canto dura. - **Pode verificar o estado de saúde** mediante recoñecemento a cargo de persoal médico (artigo 20.4 do Estatuto dos traballadores); se o traballador se nega, pode perder os complementos económicos a cargo da empresa, non a prestación. - **Non pode despedir por faltas de asistencia xustificadas.** A causa obxectiva de despedimento por absentismo do antigo artigo 52.d) derrogouse en 2020; as ausencias xustificadas por enfermidade non son causa de despedimento. - **Debe reflectir a ausencia no rexistro de xornada** como tal, non como xornada traballada nin como oco sen explicar, e **comunicarlle a quen calcula a nómina** cada ausencia co seu tipo e as súas datas, porque o pagamento varía segundo o tipo, o día da baixa e o que mellore o convenio. - **Debe conservar** os xustificantes e as comunicacións o tempo que esixa a normativa laboral e de protección de datos, con acceso restrinxido. ## Un proceso que evita erros 1. **Aviso.** O traballador comunica a ausencia pola canle acordada o primeiro día. Queda rexistrado con data e hora. 2. **Clasificación.** Quen xestiona o persoal asigna o tipo: baixa por continxencia común ou profesional, permiso do artigo 37.3, forza maior familiar, consulta médica segundo o convenio ou ausencia sen xustificar. 3. **Xustificante.** Para as ausencias que non son baixas, o traballador anexa o xustificante no prazo que fixe o convenio. Para as baixas, a empresa agarda a comunicación do INSS e garda o rexistro. 4. **Comunicación á Seguridade Social.** Os datos económicos da baixa envíanse polo Sistema RED dentro dos tres días hábiles. 5. **Rexistro de xornada e calendario.** A ausencia aparece no rexistro co seu tipo e no calendario do equipo, para que as quendas e as coberturas se reorganicen a tempo. 6. **Nómina.** Ao peche do mes, a lista de ausencias con tipo e datas vai á xestoría ou ao programa de nóminas, sen recompilala de correos e mensaxes. 7. **Seguimento.** En baixas longas, anotar as datas de revisión previstas e a data de alta; en ausencias repetidas sen xustificar, documentalas por se hai que actuar. ## Como o resolve LapsoWork O módulo de vacacións e ausencias de LapsoWork está pensado para que este proceso non dependa da memoria de ninguén: - **Ausencias e baixas con tipoloxía propia**: médicas, sen soldo, permisos retribuídos, cos tipos que fixe o teu convenio. - **Solicitude desde a aplicación** co xustificante anexo, e aprobación ou rexistro polo responsable con aviso automático. - **Calendario compartido** por equipo ou centro, para ver a cobertura antes de que falte alguén máis. - **Histórico completo**: cada ausencia queda rexistrada con data, tipo, estado e quen a xestionou, auditable cando faga falta. - **Informe exportable** a Excel para a xestoría e para a xerencia, coas ausencias do mes por persoa e tipo. - **Ligazón co control horario**: a ausencia reflíctese no rexistro de xornada, sen ocos nin horas inventadas. - **Os xustificantes no xestor documental**, con acceso restrinxido e conservación ordenada. Está incluído no plan Básico, a 2 € por empregado e mes, xunto co [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) e a distribución de nóminas. Os detalles están na páxina de [software de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) e na [nosa páxina de prezos](/gl/prezos/). E para medir se o absentismo mellora, os [indicadores de recursos humanos](/gl/blog/indicadores-de-recursos-humanos/) que saen do propio sistema son o punto de partida. ## Preguntas frecuentes **O traballador ten que entregarlle o parte de baixa á empresa?** Non desde o 1 de abril de 2023. Co Real decreto 1060/2022, o servizo de saúde ou a mutua comunícanlle o parte ao INSS e este transmíteo á empresa por medios electrónicos o primeiro día hábil seguinte. O traballador segue obrigado a avisar de que non acode ao traballo, pero non a achegar o parte en papel. **Pode a empresa pedir un xustificante por ir ao médico?** Si, na forma que estableza o convenio colectivo, que é o que regula se a consulta médica do propio traballador é un permiso retribuído, cantas horas ao ano e con que xustificación. O xustificante non ten por que incluír o diagnóstico, e a empresa non pode esixilo. **Pódese despedir un traballador por faltar moito por enfermidade?** Non por ausencias xustificadas. A causa de despedimento obxectivo por absentismo do antigo artigo 52.d) do Estatuto dos traballadores derrogouse en 2020. As faltas sen xustificar si poden ter consecuencias disciplinarias segundo o convenio, e por iso convén documentar cada ausencia co seu tipo. **Que prazo ten a empresa para comunicar unha baixa á Seguridade Social?** Tres días hábiles desde que recibe o parte de baixa, polo Sistema RED, para transmitir os datos económicos que lle corresponden. Os datos administrativos do parte recíbeos do INSS de forma electrónica. **Como se reflicte unha ausencia médica no rexistro de xornada?** Como ausencia, co seu tipo, non como xornada traballada nin como oco sen explicar. O rexistro debe permitir distinguir os días de baixa, os permisos retribuídos e as ausencias sen xustificar, porque cada un se trata de forma distinta na nómina e ante a Inspección de Traballo. ## Conclusión Xestionar as ausencias médicas nunha peme consiste en clasificar ben cada ausencia, cumprir os prazos coa Seguridade Social, pedir só o documento que corresponde e deixar constancia de todo no rexistro de xornada e na nómina. Desde 2023 a empresa xa non recibe o parte do traballador, así que a orde ten que vir do propio proceso, non do papel. Se queres que ese proceso viva na aplicación dos teus empregados e non nun grupo de mensaxería, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Sancións por non cumprir o control horario en 2026: táboa vixente e que propón o novo real decreto URL: https://lapsowork.com/gl/blog/sancions-control-horario-2026/ Publicado: 2026-04-22 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Táboa de sancións vixente por incumprir o rexistro de xornada (LISOS actualizada polo RD 306/2024: de 751 a 7.500 € por infracción grave), que propón o real decreto de rexistro horario dixital aínda sen publicar, que revisa a Inspección de Traballo e como evitar a acta. As **sancións por non cumprir o control horario** son hoxe as que fixa a Lei sobre infraccións e sancións na orde social (LISOS): non rexistrar a xornada é unha infracción grave que a Inspección de Traballo sanciona con entre 751 e 7.500 euros, ao que se suma case sempre a reclamación das horas extraordinarias non pagadas. O real decreto de rexistro horario dixital que tramita o Goberno propón cambiar ese esquema e sancionar **por traballador afectado, con ata 10.000 euros**, pero a 15 de setembro de 2026 **segue sen publicarse no BOE**. Neste artigo separamos o vixente do proposto, damos a táboa completa de contías, explicamos que revisa a Inspección cando visita unha peme e como evitar a acta. ## Marco legal: o que está en vigor e o que está en tramitación - **Artigo 34.9 do Estatuto dos traballadores** (Real decreto lei 8/2019): obriga de rexistrar cada día a xornada de cada traballador, conservar os rexistros catro anos e telos á disposición dos traballadores, dos seus representantes e da Inspección. En vigor desde o 12 de maio de 2019. - **LISOS, artigo 7.5**: tipifica como infracción grave a transgresión das normas sobre rexistro de xornada; o artigo 40 fixa as contías, actualizadas polo Real decreto 306/2024 con efectos desde o 1 de maio de 2024. - **Lei 10/2021 do traballo a distancia**: obrigas específicas para o teletraballo, sancionables tamén pola LISOS. - **Real decreto de rexistro horario dixital**: en tramitación. Esixirá rexistro exclusivamente dixital, inalterable e accesible en remoto para a Inspección, e propón sancións por traballador. O Consello de Estado emitiu un ditame desfavorable o 23 de marzo de 2026 e o Ministerio de Traballo anunciou o 9 de setembro que o aprobará «con carácter inmediato», sen data. Explicamos o seu contido en [a nova lei de fichaxe dixital: en que punto está](/gl/blog/nova-lei-fichaxe-dixital-2026/). ## Táboa de sancións vixente polo rexistro de xornada A ausencia de rexistro, o rexistro incompleto ou o rexistro pouco fiable son unha **infracción grave**. A Inspección gradúa a sanción segundo criterios como o número de traballadores afectados, a reincidencia, a intencionalidade ou o prexuízo causado. | Infracción | Grao | Contía | Escenario habitual | |---|---|---|---| | Grave (art. 7.5 LISOS) | Mínimo | 751 € – 1.500 € | Rexistro incompleto ou con fallos puntuais en poucos traballadores | | Grave | Medio | 1.501 € – 3.750 € | Sistema existente pero pouco fiable ou con fallos reiterados | | Grave | Máximo | 3.751 € – 7.500 € | Ausencia de rexistro en todo ou gran parte do cadro de persoal | As infraccións **moi graves** da LISOS (por exemplo, a obstrución ao labor inspector ou determinadas condutas en materia de Seguridade Social) teñen contías de 7.501 a 30.000 euros en grao mínimo, de 30.001 a 120.005 en grao medio e de 120.006 a 225.018 en grao máximo. Non rexistrar a xornada non é, por si mesmo, unha infracción moi grave. O que si multiplica o custo é o que adoita acompañar a acta: - **Horas extraordinarias non rexistradas nin pagadas**: a Inspección estímaas, a empresa debe aboalas coas súas cotizacións e, se superan o límite legal, hai unha infracción grave adicional. - **Unha acta por cada obriga incumprida** detectada na visita: rexistro de xornada, acordo de teletraballo, calendario laboral non exposto etc. - **A reclamación laboral** do traballador, que co rexistro en contra ou inexistente adoita prosperar. ## O que propón o real decreto: sanción por traballador O texto en tramitación cambia a lóxica de «unha multa por empresa» a «unha multa por traballador cuxo rexistro non cumpre», con importes de **ata 10.000 euros por traballador**. Con esa regra, unha peme de 30 empregados que fichase en papel podería enfrontarse en teoría a un máximo moi superior ao da táboa vixente. É a novidade que máis se difundiu e tamén a que o Consello de Estado cuestionou, xunto co prazo de entrada en vigor de só vinte días. Ata que se publique no BOE, **non se aplica**: as actas levántanse coa táboa da LISOS. ## Outras sancións que a Inspección cruza coa fichaxe ### Canle de denuncias (Lei 2/2023), empresas de 50 ou máis empregados | Infracción (persoas xurídicas) | Contía | |---|---| | Moi grave: non dispoñer de sistema interno de información, represalias contra o informante ou vulnerar a confidencialidade | 600.001 € – 1.000.000 € | | Grave | 100.001 € – 600.000 € | | Leve | 1.001 € – 100.000 € | A autoridade competente é a Autoridade Independente de Protección do Informante, que ademais pode impoñer amoestación pública e prohibición de subvencións ata catro anos. Temos o detalle en [sancións por non contar con canle de denuncias](/gl/blog/canle-de-denuncias-obrigatoria/). ### Teletraballo (Lei 10/2021) | Infracción | Contía | |---|---| | Non formalizar por escrito o acordo de traballo a distancia | 751 € – 7.500 € (grave) | | Non compensar os gastos do teletraballo | 751 € – 7.500 € (grave) | | Non garantir o dereito á desconexión dixital | 751 € – 7.500 € (grave) | Explicamos as obrigas en [teletraballo en España: obrigas legais](/gl/blog/teletraballo-espana-obrigas-2026/). ## Que revisa a Inspección cando visita unha peme 1. **Os rexistros dunha mostra de traballadores** do último período: que haxa rexistro todos os días laborables, que cadre coa xornada do contrato e que non haxa incoherencias. 2. **A fiabilidade do soporte**: se o rexistro se pode modificar sen deixar rastro, se hai rastrexabilidade de correccións e se se conserva catro anos. Un rexistro editable sen rastro non se dá por fiable. 3. **O contraste coas nóminas**: horas rexistradas fronte a horas pagadas. As diferenzas son horas extraordinarias non aboadas. 4. **Entrevistas a traballadores**: se fichan todos os días, se lles pediron asinar rexistros «en branco» ou corrixidos, se fan horas que non cobran. As súas declaracións pesan. 5. **O resto de obrigas** que se ven na mesma visita: calendario laboral exposto, acordos de teletraballo, canle de denuncias se hai 50 ou máis empregados. ## Como evitar a acta - **Rexistro dixital con rastrexabilidade**, aínda que o real decreto non estea publicado: é o que a Inspección dá por fiable e o que evitará cambiar de sistema con prazo. - **Formación breve a mandos intermedios**: boa parte das actas nacen dun encargado que pide fichar «en bloque» ou corrixir á man. - **Política interna escrita** que o empregado coñece ao incorporarse: como se ficha, que facer se esquece fichar, como se piden correccións, como se compensan as horas extraordinarias. - **Revisión periódica** dos rexistros dunha mostra de empregados para detectar ocos e desviacións antes que a Inspección. - **Atender o requirimento**: moitas visitas rematan nun requirimento con prazo para emendar, non en sanción. Emendar en prazo e con probas reduce ou evita a acta. ## Preguntas frecuentes **Cal é a multa por non levar o rexistro de xornada?** Hoxe é unha infracción grave do artigo 7.5 da LISOS, sancionada con entre 751 e 7.500 euros segundo o grao (mínimo, medio ou máximo), coas contías actualizadas polo Real decreto 306/2024. Á multa adóitase sumar o aboamento das horas extraordinarias non rexistradas. A sanción de ata 10.000 euros por traballador é unha proposta do real decreto de rexistro horario dixital, aínda sen publicar. **Múltase por empresa ou por traballador?** Coa normativa vixente, a sanción é por infracción, graduada segundo o número de traballadores afectados entre outros criterios, e a Inspección pode levantar unha acta por cada obriga incumprida. O real decreto en tramitación propón sancionar por cada traballador cuxo rexistro non cumpra, pero esa regra non está en vigor. **Podo alegar que son unha peme pequena e non o sabía?** O descoñecemento non exime: a obriga de rexistrar a xornada está en vigor desde maio de 2019 e é a mesma para todas as empresas. A boa fe e a emenda rápida poden levar a un requirimento en lugar dunha sanción, ou a un grao mínimo. **Canto tarda en prescribir unha infracción polo rexistro de xornada?** As infraccións en materia laboral prescriben aos tres anos desde a data da infracción, segundo o artigo 4 da LISOS. A obriga de conservar os rexistros de xornada é de catro anos. **Que pasa se a Inspección vén por denuncia dun empregado?** É unha orixe frecuente das visitas. Se o rexistro non existe ou non é fiable, á sanción administrativa súmase a reclamación do traballador por horas extraordinarias, que co rexistro en contra adoita prosperar. Un rexistro dixital con rastrexabilidade é a mellor defensa en ambas as frontes. ## Conclusión Incumprir o control horario custa hoxe entre 751 e 7.500 euros por infracción grave, máis as horas extraordinarias que a Inspección estime e as actas polo resto de obrigas que revise na mesma visita. O real decreto de rexistro horario dixital propón sancións por traballador de ata 10.000 euros, pero segue sen publicarse. Cumprir custa 720 euros ao ano para 30 empregados co plan Básico de LapsoWork, e deixa o rexistro listo para o texto que veña. Se queres telo en 48 horas, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/); e se prefires comparar antes, temos a [táboa de prezos de software de control horario para 30 empregados](/gl/blog/mellor-software-control-horario-peme-30-empregados-2026/). --- ## Como calcular o ROI dun software de RRHH na túa peme (con exemplo para 30 empregados) URL: https://lapsowork.com/gl/blog/roi-software-rrhh-peme-como-calculalo/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Método para calcular o retorno dun software de RRHH nunha peme española: que custos contar, que aforros medir, que non inflar, e un exemplo con 30 empregados e prezos reais de LapsoWork que podes refacer coas túas propias cifras. Un software de RRHH para unha peme custa entre unhas decenas e uns centos de euros ao mes. A pregunta non é se é caro, senón se devolve máis do que custa, e iso pódese calcular cunha folla e dez minutos. Neste artigo explicamos como calcular o **ROI dun software de RRHH** sen inflar cifras: que custos hai que contar de verdade, que aforros se poden medir, cales convén deixar fóra e un exemplo completo para unha peme de 30 empregados que podes refacer cos teus propios datos. Se o que buscas primeiro son os prezos do mercado, temos a guía sobre [canto custa un software de RRHH para unha peme](/gl/blog/canto-custa-software-rrhh-peme/). ## A fórmula, sen misterio O retorno do investimento calcúlase así: **ROI = (beneficio anual − custo anual) / custo anual** Un ROI de 3 significa que por cada euro que pagas recuperas ese euro e gañas tres máis. O complemento útil é o **prazo de recuperación**: cantos meses tardan os aforros en cubrir o pagado. Nun software por subscrición sen permanencia o prazo adoita ser curto, porque non hai un investimento inicial que amortizar. O difícil non é a fórmula, senón non enganarse nos dous lados: contar todos os custos e contar só os aforros que podes medir. ## Lado do custo: todo o que pagas 1. **Licenza.** Prezo por empregado e mes multiplicado polos empregados activos e por doce. Con LapsoWork, 2 € por empregado e mes no plan Básico e 3,50 € no Avanzado, sen mínimo de persoal. 2. **Implantación e migración.** Algúns provedores cobran a configuración inicial e a migración de datos; outros inclúena. Pregúntao antes: na guía de prezos explicamos que é o custo oculto máis frecuente. LapsoWork migra os datos de Excel ou do software anterior sen custo. 3. **Tempo interno de posta en marcha.** As horas que o teu equipo dedica a configurar calendarios, dar de alta o persoal e formarse. Adoitan ser poucas, pero cóntaas: multiplica horas polo custo hora de quen as dedica. 4. **Permanencia.** Non é un custo directo, pero si un risco: un contrato anual que non podes cancelar se o software non funciona é un custo potencial de doce meses. Sen permanencia, o risco é un mes. 5. **Módulos que activarás despois.** Se sabes que necesitarás quendas ou canle de denuncias nuns meses, calcula co plan que os inclúe, non co de entrada. ## Lado do beneficio: só o que podes medir ### Horas de administración que desaparecen É o aforro principal e o máis fácil de medir. Anota durante dúas semanas canto tempo dedica quen leva o persoal a: perseguir fichaxes e cadrar horas, xestionar solicitudes de vacacións por WhatsApp ou correo, distribuír nóminas e recoller sinaturas, buscar contratos e certificados, e preparar a documentación cando a pide a xestoría ou a Inspección. Multiplica por 26 quincenas e polo custo hora desa persoa (salario bruto máis cotizacións, dividido por horas anuais). Ese é o aforro bruto; réstalle o tempo que seguirá dedicando co software, que non é cero. ### Erros que deixan de custar diñeiro Vacacións mal descontadas que hai que recalcular, nóminas con variables mal comunicadas á xestoría que se refán, documentos perdidos que se piden de novo. Conta os do último ano e pon un custo a cada un en horas e, se o houbo, en diñeiro devolto ou pagado de máis. É un aforro real, pero adoita ser menor que o das horas. ### Risco de sanción, con sentido Non levar o rexistro de xornada é unha infracción grave do artigo 7.5 da LISOS, sancionada con entre 751 e 7.500 euros. É tentador poñer a cifra máxima na columna de beneficios; non o fagas. Se queres incluíla, usa un valor esperado: a multa que che tocaría multiplicada pola probabilidade que lle deas a unha inspección nun ano. E lembra que o software non elimina o risco; elimínao fichar de verdade. Temos o detalle na [táboa de sancións do control horario](/gl/blog/sancions-control-horario-2026/). ### O que non convén meter Retención do talento, clima laboral, produtividade dos empregados ou absentismo son efectos reais pero case imposibles de atribuír ao software con honestidade. Déixaos fóra do cálculo e menciónaos como beneficios non cuantificados. Un ROI que se sostén só con horas e erros é un ROI que podes defender ante a xerencia. ## Exemplo: unha peme de 30 empregados As cifras do exemplo son supostos para que vexas o método; substitúeas polas túas. **Custo anual** - Licenza: 30 empregados × 2 € × 12 meses = **720 €** (plan Básico de LapsoWork). - Implantación e migración: 0 € (incluídas). - Tempo interno de posta en marcha: supoñamos 6 horas a 20 €/hora = **120 €**, só o primeiro ano. - **Total primeiro ano: 840 €.** Anos seguintes: 720 €. **Beneficio anual** - Horas de administración: supoñamos que quen leva o persoal dedica hoxe 15 horas ao mes a fichaxes, vacacións, nóminas e documentos, e que co software pasa a 5. Aforra 10 horas ao mes, 120 ao ano, a 20 €/hora = **2.400 €**. - Erros evitados: supoñamos 4 incidencias ao ano (vacacións recalculadas, nóminas refeitas) a 2 horas cada unha, máis 300 € pagados de máis nunha delas = 160 € + 300 € = **460 €**. - Risco de sanción: supoñamos unha probabilidade do 10 % de inspección no ano e unha multa en grao mínimo de 751 €: valor esperado **75 €**. Incluímolo para que o cálculo estea completo; poderías deixalo a cero. - **Total: 2.935 €.** **Resultado** - ROI primeiro ano: (2.935 − 840) / 840 = **2,5**. Por cada euro pagado, recuperas o euro e gañas dous e medio. - Prazo de recuperación: 840 € / (2.935 € / 12) = **3,4 meses**. - A partir do segundo ano, con 720 € de custo, o ROI sobe a 3,1. Se as túas 15 horas ao mes son en realidade 8, o ROI baixa; se son 25, sobe. Por iso o paso que importa é medir as horas actuais durante dúas semanas, non copiar o exemplo. ## Que facer co resultado - **Se o ROI sae alto con horas realistas**, o software págase só e a discusión debe pasar a cal elixir. A nosa guía sobre os [dez erros ao implantar un software de RRHH](/gl/blog/erros-implantacion-software-rrhh/) axuda a non perder o retorno na implantación. - **Se sae axustado**, revisa o lado do custo: un produto con implantación de pago e permanencia anual pode converter un ROI positivo en negativo o primeiro ano. Compara con prezos públicos, como fixemos na [comparativa de prezos de software de RRHH](/gl/blog/canto-custa-software-rrhh-peme/). - **Despois de implantar, volve medir.** As mesmas dúas semanas de anotar horas, seis meses despois, danche o ROI real e non o previsto. Os [indicadores de recursos humanos](/gl/blog/indicadores-de-recursos-humanos/) que podes sacar do propio software completan a foto. ## Preguntas frecuentes **Como se calcula o ROI dun software de RRHH?** Restándolle ao beneficio anual (horas de administración aforradas, erros evitados e, con prudencia, risco de sanción reducido) o custo anual (licenza, implantación, tempo interno) e dividindo o resultado por ese custo. Un ROI de 2 significa que recuperas o pagado e gañas dúas veces máis. O prazo de recuperación indica en cantos meses os aforros cobren o custo. **Que aforros podo incluír sen inflar o cálculo?** As horas de administración que se eliminan, medidas durante dúas semanas antes de implantar, e os erros do último ano co seu custo en horas e diñeiro. A retención do talento, o clima laboral ou a produtividade son beneficios reais pero difíciles de atribuír ao software; convén mencionalos sen poñerlles cifra. **Canto custa un software de RRHH para 30 empregados?** Con LapsoWork, 720 € ao ano no plan Básico (2 € por empregado e mes) ou 1.260 € no Avanzado (3,50 €), sen permanencia nin custo de implantación. No mercado español os prezos de entrada van de 2 € a máis de 8 € por empregado e mes, e algúns provedores cobran ademais a implantación. **Debo contar as multas evitadas como beneficio?** Con prudencia. A sanción por non levar rexistro de xornada vai de 751 a 7.500 euros como infracción grave; non a poñas enteira. Usa un valor esperado (multa por probabilidade de inspección) ou déixaa fóra e menciónaa como risco reducido. O ROI que se defende ben é o que se sostén con horas e erros. **En canto tempo se recupera o investimento?** Nun software por subscrición sen custo de implantación, normalmente en poucos meses, porque non hai investimento inicial que amortizar e o aforro de horas comeza o primeiro mes. No exemplo de 30 empregados, con supostos moderados, o prazo é duns tres meses e medio. ## Conclusión Calcular o ROI dun software de RRHH nunha peme non require consultores: conta todo o que pagas, mide durante dúas semanas as horas que dedicas hoxe a administrar persoal e sé prudente co que non podes medir. Con eses datos, a decisión deixa de ser unha sensación. E se queres que a medición sexa real e non un exemplo, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/) e compara as horas antes e despois; os prezos están na [nosa páxina de prezos](/gl/prezos/). --- ## Retención de talento en pemes: 10 ideas que non precisan orzamento URL: https://lapsowork.com/gl/blog/retencion-de-talento-pemes-10-ideas-sen-orzamento/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Dez medidas para reter as persoas nunha peme sen subir salarios nin contratar consultores: flexibilidade, previsibilidade de horarios, desconexión real, formación co permiso do Estatuto, recoñecemento, autonomía, saída limpa das horas extra e como medir se funcionan. Cando unha persoa boa marcha dunha peme, case nunca é só por diñeiro: é por un horario que non se pode planificar, por unhas horas extra que ninguén recoñece, por un responsable que non escoita ou pola sensación de que alí non vai aprender nada máis. A **retención de talento en pemes** xógase en cousas que custan pouco ou nada e que a maioría das empresas pequenas non fai porque ninguén as puxo por escrito. Aquí tes dez, todas aplicables sen orzamento, e unha forma de saber se están a funcionar. Se o que buscas é entender primeiro por que marcha a xente, temos unha guía sobre [como diminuír a rotación de persoal](/gl/blog/como-diminuir-a-rotacion-de-persoal/). ## 1. Publica os cuadrantes con antelación e non os cambies á última hora Para quen ten fillos, estuda ou coida de alguén, saber o horario con dúas semanas de marxe vale máis ca moitos complementos. Fixa unha regra (por exemplo, cuadrante publicado con quince días e cambios só con acordo) e cúmprea. Un [cuadrante de quendas](/gl/blog/como-facer-un-cuadrante-de-quendas/) visible desde o móbil é a ferramenta; a regra é o que retén. ## 2. Flexibilidade de entrada e saída onde o traballo o permita Unha franxa flexible de entrada e saída, ou a posibilidade de compensar horas dentro da semana, non custa nada en oficinas e en moitos servizos. O Estatuto dos traballadores xa obriga a negociar de boa fe as solicitudes de adaptación de xornada por conciliación (artigo 34.8); adiantarse e ofrecelo como norma xeral converte unha obriga nunha vantaxe. ## 3. Teletraballo parcial con regras claras Un ou dous días á semana de traballo a distancia, con acordo escrito como esixe a Lei 10/2021, compensación de gastos e horario de dispoñibilidade definido. O que retén non é o teletraballo en si, senón que sexa previsible e non dependa do humor do xefe. Explicámolo en [teletraballo en España: obrigas](/gl/blog/teletraballo-espana-obrigas-2026/). ## 4. Desconexión dixital de verdade Ter a política de desconexión que esixe o artigo 88 da LOPDGDD é obrigatorio; cumprila é o que se nota. Que ninguén espere respostas fóra da xornada, que os responsables dean exemplo e que as urxencias reais teñan unha canle distinta do correo. É gratis e é unha das medidas que máis pesan na decisión de quedar. ## 5. Paga ou compensa as horas extra, e rexístraas As horas extra que se fan e non se pagan nin se compensan son a fuga silenciosa de talento. O rexistro de xornada fainas visibles; a partir de aí, ou se pagan, ou se compensan con descanso no prazo que fixa o convenio, ou se deixan de facer reorganizando o traballo. Que unha persoa vexa as súas horas reais na aplicación e saiba que pasa con elas é unha forma de respecto que se lembra. ## 6. Formación interna aproveitando o permiso do Estatuto Non fai falta un catálogo de cursos. O artigo 23.3 do Estatuto recoñécelles aos traballadores con polo menos un ano de antigüidade un permiso retribuído de vinte horas anuais de formación vinculada ao posto, acumulable ata cinco anos. Úsao: sesións internas nas que un compañeiro ensina o que sabe, rotación por outras áreas, tempo para un curso gratuíto cun obxectivo acordado. O que retén é aprender, non o orzamento do curso. ## 7. Unha conversa de desenvolvemento ao ano, con seguimento Trinta minutos con cada persoa para falar de que quere aprender, que lle pesa e que faría distinto, con dous ou tres compromisos anotados e unha revisión aos seis meses. Non é unha avaliación do desempeño nin unha suba salarial: é a proba de que alguén se ocupa da súa traxectoria. A maioría da xente que marcha nunca tivo esa conversa. ## 8. Autonomía e decisións explicadas Delegar decisións concretas (como organizar o propio traballo, que ferramenta usar, como atender un cliente) e explicar as decisións que non se delegan. Nunha peme o traballo ten sentido cando se ve o resultado; quitarlle á xente o control sobre como o fai é a forma máis rápida de que deixe de importarlle. ## 9. Recoñecemento concreto e a tempo Non un programa de empregado do mes, senón dicir no momento e con detalle que fixo ben alguén e que efecto tivo, diante do equipo cando proceda. E recoñecer tamén as tarefas invisibles: quen cobre ocos, quen forma os novos, quen resolve o que ninguén ve. ## 10. Unha incorporación que non deixe soa a persoa Moitas saídas decídense nos primeiros meses. Un responsable de acollemento, un plan de trinta días, o contrato e os accesos listos o primeiro día e unha conversa ás catro semanas evitan que a persoa conclúa que se equivocou. Detallámolo na guía de [recrutamento para pemes](/gl/blog/recrutamento-pemes-sen-ats-como-organizar-o-proceso/). ## Como saber se funciona Sen medir, as dez ideas son boas intencións. Abondan tres indicadores, e saen do propio sistema de RRHH: - **Rotación voluntaria**: baixas voluntarias no período dividido entre o cadro de persoal medio. Sigue a tendencia por equipo e por antigüidade; a rotación no primeiro ano fala da incorporación, a dos veteranos fala da traxectoria. - **Horas extra por persoa e equipo**: se baixan despois de aplicar as medidas 5 e 8, a organización do traballo mellorou. - **Ausencias curtas inxustificadas**: adoitan subir antes de que a xente marche. Como medilas está en [como detectar o absentismo con datos](/gl/blog/absentismo-laboral-como-detectalo-con-datos/). E unha fonte que non é un indicador: a entrevista de saída, con tres preguntas e sen defenderse. O que conta a xente ao marchar é o que hai que cambiar. ## O que si custa diñeiro e cando abordalo O salario importa, e cando está por debaixo do mercado ou do convenio ningunha destas medidas o compensa. Pero en moitas pemes o problema non é a cifra senón a falta de transparencia: ninguén sabe como se decide unha suba nin cando. Antes de mover orzamento, pon por escrito os criterios e os momentos de revisión salarial. É gratis e evita a sensación de arbitrariedade que empurra a buscar fóra. ## Como te axuda LapsoWork Boa parte destas medidas dependen de que a información estea á vista: cuadrantes publicados, horas reais, saldos de vacacións, documentos asinados. LapsoWork pono na aplicación de cada empregado, co [módulo de quendas](/gl/solucions/software-quendas/) para publicar cuadrantes, o [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) con informes de horas efectivas e extra, e o [módulo de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) para que cada persoa xestione o seu sen pedir permiso por WhatsApp. Desde 2 € por empregado e mes, sen permanencia, como podes ver na [nosa páxina de prezos](/gl/prezos/). ## Preguntas frecuentes **Como reter empregados nunha peme sen subir o soldo?** Con previsibilidade e respecto polo tempo: cuadrantes publicados con antelación, flexibilidade de entrada e saída onde o traballo o permita, teletraballo parcial con regras, desconexión dixital cumprida, horas extra pagadas ou compensadas, formación co permiso de vinte horas do Estatuto, unha conversa de desenvolvemento ao ano, autonomía, recoñecemento concreto e unha incorporación coidada. **Que medida de retención de talento é máis eficaz?** Depende de por que marcha a xente na túa empresa, e iso só o din as entrevistas de saída e os datos de rotación por equipo. En pemes con quendas, a previsibilidade do cuadrante adoita ser a primeira; en oficinas, a flexibilidade e a desconexión; en todas, que as horas extra non se fagan gratis. **É obrigatorio darlles formación aos empregados?** O artigo 23.3 do Estatuto dos traballadores recoñécelles a quen ten polo menos un ano de antigüidade un permiso retribuído de vinte horas anuais de formación profesional vinculada á actividade da empresa, acumulable ata cinco anos. Ademais, a formación en prevención de riscos é obrigatoria. Usar ese permiso para formación interna non custa orzamento. **Como se mide a retención de talento?** Coa rotación voluntaria (saídas voluntarias entre cadro de persoal medio) por equipo e por antigüidade, e con indicadores que a anticipan: horas extra por persoa, ausencias curtas inxustificadas e o que contan as entrevistas de saída. Todos saen do rexistro de xornada e da xestión de ausencias. **O teletraballo axuda a reter?** Axuda cando é previsible e está regulado: acordo escrito conforme á Lei 10/2021, días fixos, compensación de gastos e horario de dispoñibilidade. Un teletraballo que depende do humor do responsable ou que se lles concede a uns e non a outros sen criterio xera máis saídas ca retencións. ## Conclusión Reter talento nunha peme sen orzamento consiste en facer previsible o tempo da xente, recoñecer o que fai, deixarlle decidir como o fai e ocuparse da súa traxectoria, e en medir a rotación para saber se funciona. Ningunha das dez ideas esixe diñeiro; todas esixen que a información estea á vista e que os responsables dean exemplo. Se queres comezar polo primeiro, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Recrutamento para pemes: como organizar o proceso de selección sen un ATS caro URL: https://lapsowork.com/gl/blog/recrutamento-pemes-sen-ats-como-organizar-o-proceso/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Como montar un proceso de selección ordenado nunha peme sen pagar unha ferramenta de recrutamento cara: definir o posto, publicar, filtrar con criterios, entrevistar con guión, decidir con datos, cumprir o RXPD cos currículos e preparar a incorporación. Nunha peme, contratar mal sae caro dúas veces: no tempo que se perde durante a selección e nos meses que tarda en notarse que a persoa non encaixa. A resposta habitual do mercado é un ATS, un sistema de seguimento de candidatos con prezos pensados para departamentos de selección que contratan cada semana. Pero o **recrutamento en pemes** ten outro ritmo: dúas, cinco, dez incorporacións ao ano. Para iso non fai falta pagar unha ferramenta de recrutamento cara; fai falta un proceso claro, criterios escritos e un sitio onde gardar o que se decide. Esta guía explica como organizar ese proceso paso a paso, con que ferramentas gratuítas ou que xa tes, que esixe a lei cos currículos e como enlazalo coa incorporación. ## Antes de publicar: define o posto e os criterios A maioría das seleccións fallidas decídense aquí. Antes de escribir a oferta, deixa por escrito: - **Que fará a persoa** os primeiros seis meses, en cinco ou seis responsabilidades concretas, non unha lista de desexos. - **Tres ou catro criterios imprescindibles** e dous ou tres desexables. Se todo é imprescindible, non filtrarás nada. - **Condicións**: tipo de contrato, xornada, horario, presencial ou híbrido, banda salarial e convenio. Dicilas na oferta aforra a metade das candidaturas que non encaixan. - **Quen decide** e con que prazo. Nunha peme adoita ser o responsable da área coa xerencia; que quede claro antes da primeira entrevista. Con isto tes a ficha do posto, que che servirá para a oferta, para o guión da entrevista e para avaliar a todos coa mesma regra. ## Publica onde te ven, sen pagar de máis - **Portais gratuítos ou de baixo custo** e o servizo público de emprego, que ademais permite publicar ofertas sen custo. - **A túa propia rede**: empregados, clientes, provedores e antigos candidatos. Unha recomendación interna cun pequeno incentivo adoita dar mellores resultados ca un anuncio. - **A web da empresa**, cunha páxina de «traballa connosco» que explique como é traballar alí, aínda que non haxa vacantes abertas. - **Redes profesionais**, cunha publicación do responsable da área, non só do perfil corporativo. Escribe a oferta coa linguaxe do posto, non con adxectivos. E evita calquera requisito que poida ser discriminatorio: a Lei 15/2022 integral para a igualdade de trato prohibe a discriminación no acceso ao emprego por idade, sexo, orixe, discapacidade, orientación sexual e outras causas, e as ofertas son o primeiro sitio onde a Inspección e os tribunais o miran. ## Filtra cunha folla de criterios, non coa intuición Sen ATS, a ferramenta é unha folla de cálculo cunha fila por candidato e unha columna por criterio imprescindible e desexable, puntuados de 0 a 2. É aburrido e funciona: en vinte minutos ordénanse cincuenta candidaturas, e calquera persoa do equipo chega á mesma lista curta. Engade unha columna de «data de resposta» e responde a todos, tamén aos descartados; nunha peme a reputación como empregador constrúese candidatura a candidatura. ## Entrevista con guión e puntúa no momento - **Un guión común** con seis ou oito preguntas ligadas aos criterios, as mesmas para todos os candidatos. Preguntas sobre situacións reais («cóntame a última vez que…») en lugar de hipotéticas. - **Dous entrevistadores** cando sexa posible, puntuando por separado antes de comentar. - **Unha proba práctica curta** relacionada co posto, pagada se supera un par de horas. - **Referencias** con permiso do candidato, preguntando por feitos, non por opinións. Anota a puntuación de cada criterio ao rematar a entrevista, non ao final do proceso. A memoria favorece o último candidato e o máis simpático. ## Decide, comunica e ordena a incorporación A decisión tómase sobre a folla de criterios, coa ficha do posto diante. Comunícalla ao elixido coas condicións por escrito e aos finalistas cunha chamada. E aquí é onde moitas pemes perden o gañado: a persoa acepta e o primeiro día non ten contrato asinado, nin usuario, nin sabe como fichar. A incorporación é a parte do proceso que si convén dixitalizar desde o principio: - **Alta e contrato antes do primeiro día**: alta previa na Seguridade Social, contrato asinado electronicamente e comunicado en prazo. Detallámolo na guía sobre [contratos laborais dixitais](/gl/blog/contratos-laborais-dixitais-validez-legal-boas-practicas/). - **Documentación de acollemento asinada no mesmo acto**: protección de datos, acordo de teletraballo se procede, entrega de equipos, política de desconexión. - **Acceso á aplicación** o primeiro día para fichar, ver o calendario e solicitar vacacións. - **Plan dos primeiros trinta días** cun responsable de acollemento e unha conversa de seguimento fixada. ## O que esixe o RXPD cos currículos O recrutamento trata datos persoais desde a primeira candidatura, e as pemes adoitan esquecelo: - **Informa** os candidatos, na oferta ou no primeiro contacto, de quen trata os seus datos, para que, durante canto tempo e como exercer os seus dereitos. - **Non pidas máis do necesario**: nin fotografía, nin estado civil, nin datos de saúde salvo que o posto o xustifique. - **Limita o acceso** ás candidaturas a quen participa na selección, e non as reenvíes por correo a medio equipo. - **Fixa un prazo de conservación** para os currículos dos non seleccionados e bórraos ao cumprirse, salvo que o candidato acepte que os gardes para futuras vacantes. - **Referencias e redes sociais**: só con coñecemento do candidato e limitado ao relevante para o posto. Un cartafol compartido con currículos acumulados durante anos é un incumprimento típico e fácil de evitar. ## Cando si compensa un ATS Se contratas máis dunha ou dúas persoas ao mes, xestionas varios procesos á vez con varios entrevistadores, ou necesitas informes de orixe de candidatos e tempos de contratación, un ATS aforra tempo e merece o seu prezo. Por debaixo dese volume, o proceso descrito aquí, cunha folla de criterios e un bo sistema de incorporación, cobre o que unha peme necesita. E cando o volume medre, o módulo de recrutamento do plan Avanzado de LapsoWork permite levar as candidaturas dentro da mesma plataforma que despois xestiona o empregado, sen migrar nada. Temos unha guía complementaria sobre [ferramentas de recrutamento](/gl/blog/ferramentas-de-recrutamento/) e outra sobre [como diminuír a rotación de persoal](/gl/blog/como-diminuir-a-rotacion-de-persoal/), que é a outra cara de contratar ben. ## Preguntas frecuentes **Necesita unha peme un ATS para seleccionar persoal?** Non se contrata unhas poucas persoas ao ano. Un proceso escrito, unha ficha do posto con criterios, unha folla de cálculo para puntuar candidaturas e un guión de entrevista cobren a selección. O ATS compensa cando hai varios procesos simultáneos, moitos entrevistadores ou máis dunha ou dúas contratacións ao mes. **Canto tempo podo gardar os currículos dos candidatos descartados?** O que informases e sexa necesario para a finalidade. O habitual é fixar un prazo razoable tras pechar o proceso e borralos despois, salvo que o candidato aceptase que os conserves para futuras vacantes. Gardalos indefinidamente sen informar incumpre o RXPD. **Que non podo pedir nunha oferta de emprego?** Requisitos que discriminen por idade, sexo, orixe, discapacidade, orientación ou identidade sexual, relixión ou outras causas protexidas pola Lei 15/2022 e o Estatuto dos traballadores, nin datos innecesarios como fotografía, estado civil ou saúde. Describe o posto e os seus criterios, non o perfil de persoa que imaxinas. **Como avalío os candidatos de forma obxectiva?** Cos mesmos criterios para todos, definidos antes de publicar a oferta, un guión de entrevista común, puntuación no momento por cada entrevistador e, cando sexa posible, unha proba práctica curta relacionada co posto. A decisión tómase sobre as puntuacións, non sobre a impresión xeral. **Que debe estar listo o primeiro día da nova incorporación?** A alta na Seguridade Social feita con antelación, o contrato asinado e comunicado, a documentación de acollemento asinada, o acceso á aplicación para fichar e consultar o calendario, e un responsable de acollemento cun plan para os primeiros trinta días. ## Conclusión Organizar o recrutamento nunha peme sen un ATS caro consiste en decidir antes de publicar, filtrar e entrevistar cos mesmos criterios para todos, tratar os currículos conforme ao RXPD e non deixar caer o proceso na incorporación. Esa última parte, contrato asinado, documentos e acceso desde o primeiro día, é a que máis se nota e a que máis fácil resulta dixitalizar. Se queres ver como queda a incorporación con LapsoWork, [proba 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Nova lei de fichaxe dixital 2026: en que punto está, que esixirá e como prepararte URL: https://lapsowork.com/gl/blog/nova-lei-fichaxe-dixital-2026/ Publicado: 2026-04-20 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Estado real do rexistro horario dixital a 15/09/2026: o real decreto segue sen publicarse no BOE, a que obriga hoxe o art. 34.9 ET, que esixirá o novo texto, sancións actuais e as que se propoñen, e como prepararte sen esperar. A **nova lei de fichaxe dixital 2026** é, hoxe por hoxe, un real decreto en tramitación: a 15 de setembro de 2026 **segue sen publicarse no BOE**. O Consello de Estado emitiu un ditame desfavorable o 23 de marzo de 2026 e o Ministerio de Traballo anunciou o 9 de setembro que o aprobará «con carácter inmediato», sen data. Mentres tanto, o que a túa peme ten que cumprir é a norma que xa está en vigor desde 2019: o rexistro diario de xornada do artigo 34.9 do Estatuto dos traballadores. Neste artigo separamos o que xa é obrigatorio do que esixirá o novo texto, e explicámosche como prepararte para que a publicación no BOE non te colla cambiando de sistema ás présas. ## O que xa está en vigor: o rexistro de xornada do artigo 34.9 Desde o 12 de maio de 2019, polo Real decreto lei 8/2019, toda empresa debe: - Rexistrar **cada día** a hora de inicio e de fin da xornada de cada traballador. - Conservar os rexistros **catro anos** á disposición dos traballadores, dos seus representantes e da Inspección de Traballo. - Organizar e documentar o sistema mediante negociación colectiva ou acordo de empresa, ou por decisión do empresario logo de consulta coa representación legal. A norma non impón un formato: hoxe o papel ou unha folla de cálculo son legais se o rexistro é fiable, diario e está dispoñible. O que a Inspección cuestiona na práctica son os rexistros sen rastrexabilidade (follas cubertas a finais de mes, horarios teóricos copiados) porque non acreditan a xornada real. Incumprir é unha **infracción grave do artigo 7.5 da LISOS, cunha sanción de entre 751 e 7.500 euros** segundo o grao, e con frecuencia vén acompañada da reclamación das horas extraordinarias non rexistradas. Temos a [táboa de sancións do control horario](/gl/blog/sancions-control-horario-2026/) co detalle. ## Que esixirá o real decreto de rexistro horario dixital O texto que tramita o Goberno, ao abeiro do artigo 34.9 do Estatuto dos traballadores, cambia o «como» do rexistro. Segundo o proxecto coñecido: 1. **Rexistro exclusivamente dixital.** Desaparecen o papel e as follas de cálculo sen control de cambios. 2. **Inalterabilidade e rastrexabilidade.** Cada anotación queda con selaxe de tempo e calquera corrección deixa rastro de quen, cando e por que. 3. **Acceso remoto da Inspección de Traballo** e da representación dos traballadores aos rexistros, en tempo real e sen desprazarse. 4. **Identificación do traballador** en cada fichaxe, con rexistro de inicio, pausas e fin. 5. **Sancións por traballador afectado**, con importes de ata 10.000 euros, en lugar dunha multa única por empresa. Son as novidades do borrador, non obrigas vixentes. O ditame do Consello de Estado cuestionou, entre outras cousas, o prazo de entrada en vigor de só vinte días e o impacto nas pequenas empresas, así que o texto final pode cambiar nalgúns detalles. O que non cambiará é a dirección: rexistro dixital, inalterable e consultable a distancia. ## Papel, Excel e biometría: que pasa con cada método - **Papel.** Legal hoxe se é fiable e diario; prohibido cando o real decreto entre en vigor. Na práctica é o método con máis actas de infracción, porque poucas veces reflicte a xornada real. - **Excel ou follas de cálculo.** O mesmo caso: legais hoxe, sen futuro co real decreto, e co problema engadido de que calquera pode modificalas sen deixar rastro. - **Aplicacións xenéricas** (mensaxaría, calendarios, formularios). Non garanten identificación nin inalterabilidade; serven de pouco ante unha inspección. - **Biometría (impresión dixital, rostro).** A Axencia Española de Protección de Datos publicou en novembro de 2023 unha guía sobre control de presenza con sistemas biométricos que esixe unha avaliación de impacto e considera difícil xustificar a súa proporcionalidade para fichar. Antes de implantala hai que ter unha alternativa non biométrica. ## Como prepararte sen esperar ao BOE A forma máis sinxela é ter xa un **software de control horario** que cumpra a norma actual e os requisitos que apunta o borrador. Fíxate en que: - **Identifique o traballador** en cada fichaxe (usuario, PIN, tarxeta ou aplicación) e rexistre inicio, pausas e fin. - **Sele cada rexistro cunha marca de tempo** que o usuario non poida alterar, e audite as correccións con data, autor e motivo. - **Exporte informes verificables** en PDF e CSV, listos para a Inspección ou para a representación dos traballadores. - **Funcione sen conexión** e sincronice ao recuperar a rede, para que un corte non deixe ocos no rexistro. - **Custe por empregado e mes, sen permanencia**, para que adaptarte ao texto definitivo non te obrigue a renegociar un contrato anual. LapsoWork cobre estes puntos desde o plan Básico, a 2 € por empregado e mes, con aplicación para iOS e Android, tableta en modo kiosk opcional, exportación en PDF e CSV auditados e migración gratuíta desde Excel. E se ademais o teu convenio ou a futura lei reducen a xornada, en [que cambia coa xornada de 37,5 horas](/gl/blog/xornada-laboral-37-5-horas-lei-pemes/) explicámosche como prepararte. ## Resumo: checklist para estar listo 1. Comproba que hoxe rexistras a xornada **cada día** e conservas os rexistros catro anos: é o que xa esixe o artigo 34.9. 2. Se fichas en papel ou Excel, cambia a un sistema dixital con rastrexabilidade antes de que o real decreto fixe o prazo. 3. Documenta o sistema coa representación dos traballadores e comunícallo ao cadro de persoal. 4. Forma o equipo no novo método; normalmente abonda cunha hora. 5. Sigue a publicación no BOE: cando saia, revisa o prazo de adaptación e compara os requisitos definitivos co teu sistema. ## Preguntas frecuentes **Está en vigor a nova lei de fichaxe dixital?** Non. A 15 de setembro de 2026 o real decreto de rexistro horario dixital segue sen publicarse no BOE. O Consello de Estado emitiu un ditame desfavorable o 23 de marzo de 2026 e o Ministerio de Traballo anunciou o 9 de setembro que o aprobará de forma inmediata, sen data concreta. O que si está en vigor é o rexistro diario de xornada do artigo 34.9 do Estatuto dos traballadores, desde maio de 2019. **É legal fichar en papel ou en Excel hoxe?** Si, mentres o rexistro sexa diario, fiable e estea á disposición dos traballadores e da Inspección durante catro anos. O real decreto en tramitación prohibirá estes métodos cando entre en vigor, e a Inspección xa cuestiona os rexistros sen rastrexabilidade porque non acreditan a xornada real. **Cal é a multa por non levar o rexistro de xornada?** Hoxe é unha infracción grave do artigo 7.5 da LISOS, cunha sanción de entre 751 e 7.500 euros segundo o grao, á que se suma a reclamación das horas extraordinarias non rexistradas. O proxecto de real decreto propón que a sanción se calcule por traballador afectado, con importes de ata 10.000 euros, pero esa regra non está en vigor. **Que pasa coa xornada de 37,5 horas?** É unha reforma distinta. O Congreso rexeitou a súa tramitación o 10 de setembro de 2025 e a xornada máxima legal segue en 40 horas semanais de media anual, salvo o que fixe cada convenio. O rexistro horario dixital tramítase por separado como real decreto. ## Conclusión A nova lei de fichaxe dixital aínda non está no BOE, pero a súa dirección é clara e a norma actual xa obriga a rexistrar a xornada cada día. Prepararse consiste en ter hoxe un sistema dixital, inalterable e exportable que cumpra o artigo 34.9 e que non haxa que cambiar cando se publique o real decreto. Con LapsoWork telo listo en 48 horas, incluída a migración dos teus datos de Excel, e se en 30 días non te convence, vaste sen pagar nada: [proba LapsoWork gratis](/gl/demo/). --- ## Como migrar de Excel a un software de RRHH sen perder datos en 2026 URL: https://lapsowork.com/gl/blog/migrar-excel-software-rrhh/ Publicado: 2026-04-22 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Guía paso a paso para migrar a xestión de persoal desde Excel a un software de RRHH moderno, sen perder información e en menos de 72 horas. Case 7 de cada 10 pemes españolas **aínda xestionan o seu cadro de persoal en Excel**. É un método legal mentres o rexistro sexa diario e fiable, pero precario: o real decreto de rexistro horario dixital que tramita o Goberno, aínda sen publicar no BOE a 15 de setembro de 2026, **prohibirao cando entre en vigor**, e a Inspección de Traballo xa cuestiona os rexistros sen rastrexabilidade. Se ese é o teu caso e te preocupa perder información ao migrar, esta guía resolve as dúbidas habituais e explícache como facelo en 72 horas con cero perda de datos. ## Por que Excel xa non serve en 2026 Excel cumpría unha función: era a opción «gratis» para non te meter nun proxecto de dixitalización. Pero en 2026 ten tres problemas que se volveron críticos: 1. **Non aguanta unha inspección nin o real decreto que vén**. O artigo 34.9 do Estatuto dos traballadores esixe un rexistro diario fiable, e o borrador do real decreto de rexistro horario dixital engade identificación do traballador, selaxe de tempo inalterable, rastrexabilidade das correccións e acceso remoto da Inspección. Unha folla de cálculo que calquera edita sen deixar rastro non cumpre o primeiro de forma crible e non cumprirá o segundo. 2. **Xera erros invisibles**. Un estudo da Universidade de Hawai estima que o **88 % das follas de cálculo** ten algún erro non detectado. En nóminas ou vacacións, un erro pequeno tradúcese en euros perdidos ou empregados descontentos. 3. **Non escala**. Cando pasas de 20 a 50 empregados, Excel vólvese ingobernable: varias versións, fórmulas rotas, bloqueos ao abrir. ## Que datos vas migrar Antes de nada, fai inventario do que tes. Un típico sistema «Excel + cartafoles compartidos» contén: - **Datos básicos do empregado**: nome, DNI, enderezo, teléfono, correo electrónico, posto, data de alta, categoría profesional. - **Contratos laborais**: PDF asinado + anexos. - **Nóminas**: PDF mensuais por empregado. - **Vacacións e ausencias**: días gozados, pendentes, tipo (vacación/baixa/permiso). - **Fichaxes**: se as levas por Excel, histórico de entradas e saídas. - **Certificados e formacións**: prevención de riscos, cursos bonificados, convenios. - **Canle de denuncias** (se procede): rexistro de denuncias recibidas e resolucións. ## Proceso de migración en 72 horas ### Día 0 — Preparación (unhas horas pola túa parte) 1. **Descarga os modelos** que che envía LapsoWork tras contratar a demostración ou o servizo. 2. **Exporta a CSV** a túa folla de empregados. En Excel: `Gardar como → CSV UTF-8 (delimitado por comas)`. 3. **Organiza os documentos**: crea un cartafol por empregado con contratos, nóminas e certificados. Noméaos co mesmo identificador (p. ex.: `E001_Maria_Gomez/`). 4. **Reúne as políticas**: convenio aplicable, festivos por centro, tipos de permisos, calendario laboral. ### Día 1 — Alta e configuración (o noso equipo) 5. O noso equipo **importa o CSV de empregados** e valida rexistro a rexistro contigo. 6. Configuramos **o teu convenio**, festivos, tipos de permisos e roles (administrador, responsable de equipo, empregado). 7. Creamos os **accesos á plataforma** e dámosche unha sesión de formación de 1 hora por videochamada. ### Día 2 — Carga documental 8. Subimos **por lotes** os contratos e as nóminas históricas. Indexados automaticamente por empregado. 9. Configuramos **alertas de caducidade** (formacións, recoñecementos médicos, contratos temporais). 10. Activamos o **módulo de control horario** con selaxe de tempo activa desde a primeira fichaxe. ### Día 3 — Activación de empregados 11. Envías o **correo de benvida** (modelo editable) a todos os empregados explicando o cambio. 12. Descarga masiva da aplicación iOS/Android (código QR no correo). 13. Cada empregado **verifica os seus datos** e comeza a fichar. Tras 72 horas, a túa empresa está dixitalizada e en cumprimento legal. Os datos antigos de Excel consérvanse como **backup inmutable** durante 12 meses por se queres consultalos. ## Erros típicos ao migrar (e como evitalos) ### 1. Non limpar o Excel antes de migrar Os duplicados, os espazos en branco ou as datas mal formatadas arrástranse. **Solución**: dedicar 1-2 horas a limpar filas duplicadas, estandarizar nomes (Apelido, Nome) e verificar o formato das datas (DD/MM/YYYY). ### 2. Migrar todo o histórico sen priorizar Se levas 10 anos con Excel non fai falta migralo todo. **Solución**: migra o **ano en curso + ano anterior completo**. O histórico máis antigo queda arquivado como CSV/ZIP nun drive. ### 3. Non llelo comunicar aos empregados Un cambio así sen explicación xera resistencia. **Solución**: correo claro desde a dirección que explique o porqué (rexistro de xornada fiable hoxe e real decreto de rexistro horario dixital en tramitación), o cando (data exacta do cambio) e unha FAQ de 10 preguntas. ### 4. Ignorar datos sensibles Algúns cartafoles de RRHH conteñen baixas médicas con diagnóstico, datos de nóminas e avaliacións. Son **datos de categoría especial** segundo o RXPD. **Solución**: cifra eses documentos e restrinxe o acceso ao responsable de RRHH e ao empregado titular. ### 5. Non conservar o Excel antigo Unha vez migrado, a tentación é borralo. **Solución**: gárdao nun drive con política de retención de 6 anos (obriga mercantil) aínda que xa non o uses. ## Pódese migrar sen deixar de operar? Si. O proceso de 72 horas **non interrompe a operativa**: os empregados seguen traballando con normalidade. Os únicos cambios visibles son: - O día 2, deixan de fichar en papel/Excel e comezan a fichar por aplicación/web. - O mes seguinte, reciben a nómina dixital asinada biometricamente en lugar do PDF por correo electrónico. - Solicitan as vacacións pola aplicación en lugar de por WhatsApp ou correo electrónico. **Risco**: durante as primeiras 2 semanas, algúns empregados preguntan dúbidas. Ter un responsable designado para resolver atrancos acelera a adopción. ## Preguntas frecuentes **E se teño os datos en Google Sheets en lugar de Excel?** O proceso é idéntico. Exportas a folla a CSV desde `Ficheiro → Descargar → CSV` e envíasnolo. **Que pasa se atopamos erros no histórico durante a migración?** Documentámolos xuntos e corrixímolos no novo sistema. Lapsowork deixa **rastrexabilidade** de cada corrección con data, autor e motivo (o que esixe o borrador do real decreto de rexistro horario dixital e o que a Inspección pide hoxe para dar por fiable un rexistro). **Podo seguir usando Excel para algunhas cousas tras migrar?** Podes, pero non ten sentido. Lapsowork exporta a Excel calquera dato se queres levar informes paralelos. Duplicar o traballo é o que queremos evitar. **Canto custa a migración?** Con Lapsowork, a migración desde Excel ou desde outro software de RRHH é **gratuíta**. Está incluída na alta de calquera plan. **Canto tarda se a miña empresa ten máis de 100 empregados?** De 3 a 7 días hábiles, segundo o volume documental. O colo de botella non son os datos, senón a revisión manual para asegurar que cada contrato histórico está correctamente asignado. ## Conclusión Migrar de Excel a un software de RRHH non é un proxecto de meses: co equipo axeitado son **3 días hábiles** e **sen perda de datos**. O rexistro diario xa é obrigatorio e o real decreto que prohibirá o papel e o Excel está en tramitación; migrar agora evita ter que facelo con prazo, e é unha oportunidade para gañar 4-7 horas semanais que hoxe perdes en tarefas administrativas. Se queres facer a migración este mes, podes [solicitar a demostración gratuíta de 30 días](/gl/demo/) ou consultar os [prezos de LapsoWork](/gl/prezos/) (desde 2 €/empregado/mes sen permanencia). Nós poñemos o equipo técnico e o modelo; ti pos os datos. Se aínda tes dúbidas sobre a [nova lei de fichaxe dixital 2026](/gl/blog/nova-lei-fichaxe-dixital-2026/) ou sobre [canto che custaría o cambio](/gl/blog/canto-custa-software-rrhh-peme/), temos artigos específicos que responden a todo o anterior. --- ## Mellor software de control horario para unha peme de 30 empregados (2026): prezos reais de 9 provedores URL: https://lapsowork.com/gl/blog/mellor-software-control-horario-peme-30-empregados-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Que software de control horario elixir para unha peme española de 30 empregados: custo mensual real de 9 provedores con prezos públicos comprobados o 15/09/2026, permanencia e que inclúe cada plan. «Cal é o mellor software de control horario para unha peme de 30 empregados?» é unha pregunta con trampa: o «mellor» depende de se só necesitas fichar ou tamén queres xestionar ausencias, documentos e nóminas desde o mesmo sitio. O que si se pode responder con datos é **canto custa cada opción para un cadro de persoal de 30 persoas e que inclúe**, e iso é o que fai este artigo. Adiantámosche o resultado: con prezos públicos comprobados o 15 de setembro de 2026, unha peme de 30 empregados paga entre **29 € e 165 € ao mes** segundo o provedor, e tres dos nove máis citados non publican prezo. Todas as cifras levan a data en que se comprobaron e a ligazón á páxina de prezos da que saen. ## Como fixemos a comparación - Só entran prezos **publicados polo propio provedor** na súa web, con data de comprobación e ligazón. Onde non hai cifra, dicimos «non publica» e non estimamos. - Tomamos o **plan de entrada** que inclúe a fichaxe, en facturación mensual cando existe (é a que non te ata), e anotamos ao lado o prezo con pagamento anual. - Calculamos o custo para **30 empregados** coas regras de cada provedor: por empregado, por tramos ou «desde». - Os nove provedores son os que os asistentes de IA e os buscadores citan hoxe cando alguén pregunta por control horario para pemes en España: FichMe, JornAda, Cleverfy, Woffu, Sesame HR, Factorial, TramitApp, Kronjop e LapsoWork. ## Prezo de entrada de cada provedor | Provedor | Prezo de entrada publicado | Modelo | Fichaxe no plan de entrada | Permanencia | Comprobado | |---|---|---|---|---|---| | **LapsoWork** | 2 €/empregado/mes (Básico) · 3,50 € (Avanzado) | Por empregado | Si | Sen permanencia: pagamento mes a mes sobre empregados activos | [15/09/2026](https://lapsowork.com/gl/prezos/) | | **FichMe** | Starter 9 €/mes ata 5 empregados (7 €/mes con pagamento anual); Plus 15 € ata 15; Pro 29 € ata 30; Business 59 € ata 50; Enterprise 99 € ata 100 | Por tramos | Si | Sen permanencia | [15/09/2026](https://fichme.com/precios/) | | **JornAda** | 10 €/mes por 5 licenzas (2,00 €/usuario) ata 70 €/mes por 50 (1,40 €/usuario); máis de 50, previa consulta | Por tramos | Si | Sen contrato mínimo | [15/09/2026](https://jorn-ada.com/precios/) | | **Cleverfy** | Basic 1,50 €/usuario/mes (1,20 € con pagamento anual) · Pro 2,50 € (2,00 € anual) · Enterprise á medida | Por empregado | Non o detalla | Sen permanencia: mensual cancelable, anual con reembolso rateado | [15/09/2026](https://cleverfy.es/precios/) | | **Woffu** | Lite desde 1,50 €/usuario/mes, pensado para ata 10 empregados; Pro e Enterprise «prezo á medida», anual | Por empregado | Si | Lite mensual sen compromiso; Pro e Enterprise con contrato anual | [15/09/2026](https://www.woffu.com/es/precios/) | | **Sesame HR** | Essential 5,25 €/empregado/mes (4,75 € con pagamento anual); Connect 6,00 (5,50); Growth 6,75 (6,25); Scale 9,00 (8,00); mínimo 15 empregados | Por empregado | Si | Mensual ou anual (anual con 20 % de desconto); mínimo 15 empregados | [15/09/2026](https://www.sesametime.com/precios) | | **Factorial** | «Paga desde 5,5 € ao mes por persoa»; o resto, plan á medida con orzamento personalizado | Á medida | Non o detalla | Non publica | [15/09/2026](https://factorial.es/plan-de-precios) | | **TramitApp** | Non publica | Á medida | Non o detalla | Non publica | [15/09/2026](https://www.tramitapp.com/precios/) | | **Kronjop** | Non publica | Á medida | Non o detalla | Non publica | [15/09/2026](https://kronjop.com/) | ## Canto custa ao mes para 30 empregados | Provedor | Custo mensual para 30 empregados | Con que cifra se calcula | |---|---|---| | **FichMe** | 29 €/mes (plan Pro, ata 30 empregados) · 24 €/mes con pagamento anual | Starter 9 €/mes ata 5 empregados (7 €/mes con pagamento anual); Plus 15 € ata 15; Pro 29 € ata 30; Business 59 € ata 50; Enterprise 99 € ata 100 | | **Cleverfy** | 45 €/mes (Basic mensual) · 36 €/mes con pagamento anual | Basic 1,50 €/usuario/mes (1,20 € con pagamento anual) · Pro 2,50 € (2,00 € anual) · Enterprise á medida | | **JornAda** | 48 €/mes (tramo de 30 licenzas) | 10 €/mes por 5 licenzas (2,00 €/usuario) ata 70 €/mes por 50 (1,40 €/usuario); máis de 50, previa consulta | | **LapsoWork** | 60 €/mes (Básico) · 105 €/mes (Avanzado) | 2 €/empregado/mes (Básico) · 3,50 € (Avanzado) | | **Sesame HR** | 157,50 €/mes (Essential mensual) · 142,50 €/mes con pagamento anual | Essential 5,25 €/empregado/mes (4,75 € con pagamento anual); Connect 6,00 (5,50); Growth 6,75 (6,25); Scale 9,00 (8,00); mínimo 15 empregados | | **Factorial** | Desde 165 €/mes (30 × 5,5 €); sen táboa pública por plan | «Paga desde 5,5 € ao mes por persoa»; o resto, plan á medida con orzamento personalizado | | **Woffu** | Non calculable con datos públicos | Para 30 empregados o plan aplicable é Pro, sen cifra pública: non se pode calcular o custo. | | **TramitApp** | Non calculable con datos públicos | «Prezos en función das funcionalidades que contrates e dos empregados activos»; sen cifras na web. | | **Kronjop** | Non calculable con datos públicos | Sen páxina de prezos ligada desde a portada; /precios/ devolve 404 (15-set-2026). | Tres lecturas da táboa: 1. **Os produtos que só ofrecen fichaxe son os máis baratos**: FichMe (29 €), Cleverfy (45 €) e JornAda (48 €) cobren a obriga do rexistro horario por menos de 50 € ao mes para 30 persoas. Se non necesitas nada máis, aí tes a resposta. 2. **LapsoWork está en 60 € (Básico)**, e por esa diferenza de entre 12 e 31 € inclúe vacacións e ausencias, distribución de nóminas, sinatura e selaxe de documentos e alertas de caducidade. É a opción cando o obxectivo é deixar de xestionar RRHH en follas de cálculo, non só fichar. 3. **As suites de RRHH amplas multiplican por tres**: Sesame HR parte de 157,50 € e Factorial de 165 €, e ningunha das dúas publica táboa completa por plan. Teñen módulos que unha peme de 30 empregados poucas veces usa; se os vas usar, o prezo xustifícase; se non, pagas estrutura. ## Tres modelos de prezo, tres formas de medrar - **Por empregado** (LapsoWork, Cleverfy, Sesame HR, Woffu Lite): o custo sobe e baixa co cadro de persoal, ideal se o teu tamaño varía por tempada. Ollo cos mínimos: Sesame HR esixe 15 empregados. - **Por tramos** (FichMe, JornAda): pagas unha cota fixa por un intervalo de empregados. Moi competitivo dentro do tramo, pero contratar o empregado 31 súbete ao seguinte chanzo: FichMe pasa de 29 € a 59 € e JornAda de 48 € a 60 €. - **Á medida** (Factorial, TramitApp, Kronjop, Woffu Pro): sen cifra pública ata falar con vendas. Non é malo en si, pero non permite comparar sen unha reunión e adoita ir con contrato anual. ## Que mirar ademais do prezo - **Permanencia**: LapsoWork, FichMe, JornAda e Cleverfy declaran que non a teñen. Sesame HR ofrece mensual ou anual con desconto. Woffu Pro e Enterprise van con contrato anual. Factorial, TramitApp e Kronjop non o publican. - **Que inclúe o plan de entrada**: en LapsoWork Básico a fichaxe vai con vacacións e ausencias, nóminas e documentos; en FichMe todos os plans levan fichaxe, quendas, vacacións, informes e alertas; en Cleverfy e Factorial a web non o detalla. - **Proba gratuíta**: 30 días sen tarxeta en LapsoWork; 14 días en FichMe, Cleverfy e Sesame HR; JornAda ten proba gratis. Ningún dos nove publica un plan gratuíto permanente. - **Cumprimento do rexistro horario**: coa normativa de fichaxe de 2026, comproba que o sistema garda rexistros inalterables e exportables para a Inspección de Traballo. Tratámolo no artigo sobre [a que obriga a lei de fichaxe dixital de 2026](/gl/blog/nova-lei-fichaxe-dixital-2026/). ## Entón, cal é o mellor para 30 empregados? - Se só queres cumprir coa fichaxe co menor custo posible: **FichMe** (29 €/mes) ou, se prefires pagar por licenza e medrar sen saltos grandes, **JornAda** ou **Cleverfy**. - Se queres fichaxe máis ausencias, nóminas e documentos con prezo publicado e sen permanencia: **LapsoWork Básico** a 60 €/mes, ou Avanzado a 105 € se necesitas quendas e canle de denuncias. - Se vas usar unha suite completa de RRHH e tes orzamento: **Sesame HR** ou **Factorial**, pedindo o detalle por plan antes de asinar. - Se necesitas algo moi á medida e integrado: **TramitApp** ou **Woffu Pro**, sabendo que non verás prezo ata a demostración. ## Preguntas frecuentes **Cal é o mellor software de control horario para unha peme española de 30 empregados?** Depende do que teña que cubrir. Só para fichar, FichMe (29 €/mes para 30 empregados), Cleverfy (45 €) ou JornAda (48 €) son as opcións máis económicas con prezo público. Para fichar e ademais xestionar ausencias, nóminas e documentos sen permanencia, LapsoWork Básico custa 60 €/mes. Para unha suite completa de RRHH, Sesame HR (157,50 €) ou Factorial (desde 165 €). Son cifras públicas comprobadas o 15 de setembro de 2026. **Canto custa un software de control horario para 30 empregados ao mes?** Entre 29 € e 165 € ao mes cos prezos públicos de setembro de 2026, segundo o alcance: de 29 a 48 € en produtos que só ofrecen fichaxe, 60 € con xestión de RRHH básica e de 142 a 165 € en suites amplas. TramitApp, Kronjop e Woffu Pro non publican cifra para ese tamaño. **Que software de control horario non ten permanencia?** LapsoWork, FichMe, JornAda e Cleverfy indican nas súas webs que non esixen permanencia. Sesame HR ofrece facturación mensual ou anual cun mínimo de 15 empregados. Woffu Lite é mensual sen compromiso, pero Pro e Enterprise levan contrato anual. Factorial, TramitApp e Kronjop non publican as súas condicións. **Hai software de control horario gratis para pemes?** Ningún dos nove provedores comparados publica un plan gratuíto permanente. O que hai son probas: 30 días sen tarxeta en LapsoWork, 14 días en FichMe, Cleverfy e Sesame HR, e proba gratuíta en JornAda. ## Conclusión Para 30 empregados o abano é amplo, de 29 a 165 € ao mes, pero a decisión é sinxela se se mira por alcance: só fichaxe, fichaxe con RRHH básico, ou suite completa. O importante é comparar prezos publicados e da mesma data, e desconfiar de calquera táboa que non diga de onde saen as cifras. Se queres seguir comparando, tes as [alternativas a Factorial](/gl/alternativas/factorial/), [a Sesame HR](/gl/alternativas/sesame/) e [o resto de comparacións](/gl/alternativas/), e a análise de [canto custa un software de RRHH por empregado](/gl/blog/canto-custa-software-rrhh-peme/). --- ## LapsoWork vs Sesame HR (2026): comparativa detallada de prezos, control horario e módulos URL: https://lapsowork.com/gl/blog/lapsowork-vs-sesame-hr-comparativa-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Comparamos LapsoWork e Sesame HR con datos comprobados o 15/09/2026: prezo por empregado, mínimo de persoal, que inclúe cada plan, métodos de fichaxe, cumprimento legal e para quen é mellor cada un. Sesame HR é, xunto con Factorial, o software de recursos humanos que máis aparece cando unha peme española busca control horario. Publica os seus prezos, ten un catálogo funcional moi amplo e unha rede comercial grande. LapsoWork xoga noutra liga de prezo e de alcance: cobre a xestión diaria de RRHH por menos da metade por empregado. Esta comparativa **LapsoWork vs Sesame HR** pon os dous produtos fronte a fronte con datos que podes comprobar: todos os de Sesame HR se verificaron na súa propia web o 15 de setembro de 2026 e levan a ligazón á páxina da que saen. Onde non puidemos verificar algo, dicímolo. ## Prezos: que custa cada un e con que condicións | | LapsoWork | Sesame HR | |---|---|---| | Plan de entrada | Básico: **2 €** por empregado activo e mes | Essential: **5,25 €** por empregado e mes (4,75 € con pagamento anual) | | Seguinte plan | Avanzado: **3,50 €** por empregado e mes | Connect: 6,00 € (5,50 € anual) · Growth: 6,75 € (6,25 € anual) · Scale: 9,00 € (8,00 € anual) | | Mínimo de persoal | Factúrase por empregado activo | Mínimo de 15 empregados | | Permanencia | Sen permanencia; contratación mensual, cancelación sen penalización | Mensual ou anual; o pagamento anual leva un 20 % de desconto | | Proba gratuíta | 30 días sen tarxeta, con todas as funcións | 14 días sen compromiso | | IVE (IVA) | Prezos sen IVE | Prezos sen IVE | | Fonte | [Páxina de prezos de LapsoWork](/gl/prezos/) | [sesametime.com/precios](https://www.sesametime.com/precios), comprobado o 15/09/2026 | Levado a un cadro de persoal concreto: unha empresa de **30 empregados** paga con LapsoWork 60 € ao mes no plan Básico ou 105 € no Avanzado; con Sesame HR, 157,50 € ao mes en Essential con pagamento mensual ou 142,50 € con pagamento anual. Fixemos o mesmo cálculo para nove provedores na [comparativa de prezos de software de control horario para 30 empregados](/gl/blog/mellor-software-control-horario-peme-30-empregados-2026/). Dous matices importan. O mínimo de 15 empregados de Sesame HR deixa fóra as microempresas, que en LapsoWork pagan só polos empregados que teñen. E o plan Essential de Sesame HR inclúe quendas, mentres que en LapsoWork as quendas entran no Avanzado: se a túa empresa necesita cuadrantes, a comparación xusta é 3,50 € fronte a 5,25 €. ## Que inclúe cada plan **LapsoWork Básico (2 €)**: control horario, xestión de vacacións e ausencias, xestor documental, distribución de nóminas, sinatura biométrica de documentos e aplicación móbil. **LapsoWork Avanzado (3,50 €)**: engade quendas, canle de denuncias conforme á Lei 2/2023, contratos e recrutamento. Para empresas de máis de 40 empregados hai un plan personalizado con desenvolvementos á medida. **Sesame HR Essential (5,25 €)**: Core, Control Horario, Vacacións e Ausencias e Quendas, no seu nivel Business. **Connect (6,00 €)**: engade Tarefas, Recrutamento e Comunicación Interna. **Growth (6,75 €)**: sobe Core, Control Horario e Vacacións ao nivel Enterprise e engade Cultura e Desempeño. **Scale (9,00 €)**: incorpora SSO e API. Todo comprobado na súa páxina de prezos o 15/09/2026. A lectura honesta é esta: Sesame HR vende unha suite de talento por niveis (tarefas, comunicación interna, cultura, desempeño, enquisas) que LapsoWork non ten. LapsoWork vende a xestión que toda peme necesita cada mes, con dúas cousas que en Sesame HR non atopamos publicadas: a distribución de nóminas con sinatura desde o móbil e a canle de denuncias integrada. ## Control horario: métodos de fichaxe e cumprimento É o módulo que a maioría das pemes compra primeiro, así que comparámolo con detalle. | Aspecto | LapsoWork | Sesame HR | |---|---|---| | Fichaxe web | Si | Si, desde o panel web | | Aplicación móbil iOS e Android | Si, con fichaxe nun toque e funcionamento sen conexión | Si | | Tableta ou quiosco compartido | Si, tableta en modo kiosk para centros con varios empregados | Si, tableta con recoñecemento facial | | Outros métodos | Tarxeta ou PIN en industria e talleres | Código QR, WhatsApp, smartwatch, terminais biométricos de terceiros | | Xeolocalización | Opcional en teletraballo | Detección automática de oficina ou remoto con perímetro por centro | | Selaxe de tempo e inalterabilidade | Selaxe de tempo en cada fichaxe; ninguén modifica o rexistro sen deixar rastro | Datos inalterables con conservación de catro anos | | Exportación para a Inspección | PDF e CSV auditados listos para entregar | Informes de rexistro diario de xornada | | Horas extra e descansos | Informes de horas efectivas, extra, descansos e desviacións; regras de descanso segundo o convenio | Horas extra con aprobación do responsable; fichaxe de saída automática | | Sen conexión | Si, con sincronización automática | Sistema de reserva que garda as fichaxes pendentes | | Fonte | [Software de control horario de LapsoWork](/gl/solucions/software-control-horario/) | [sesamehr.es/software-control-horario](https://www.sesamehr.es/software-control-horario/), comprobado o 15/09/2026 | Os dous cumpren o Real decreto lei 8/2019 e os dous preséntanse preparados para o rexistro horario dixital que o Ministerio de Traballo tramita para o sector privado. Sesame HR ofrece máis formas de fichar (QR, WhatsApp, smartwatch, recoñecemento facial en tableta); LapsoWork cobre as que unha peme usa a diario (web, aplicación, tableta compartida, tarxeta ou PIN) e concentra o esforzo en que o rexistro sexa inalterable, exportable e utilizable sen formación. ## Seguridade, datos e certificacións LapsoWork está certificada en **ISO 9001** e no **Esquema Nacional de Seguridade de categoría media**, e aloxa os datos en España. Sesame HR mostra na súa web a certificación **ISO 27001** e o selo de peme innovadora; non atopamos na súa web unha referencia ao ENS, o que non significa que non o teña, senón que non o podemos afirmar. Para unha empresa privada as dúas opcións son solventes; para quen traballa con administracións públicas ou quere aloxamento en España, o ENS de LapsoWork é un punto a favor verificable. ## Tamaño, soporte e madurez Sesame HR declara na súa web máis de 14.000 compañías cliente e ten oficinas en Valencia e na Cidade de México, con presenza en varios países de Europa e Latinoamérica. LapsoWork traballa con máis de 200 pemes españolas, ofrece soporte en castelán desde o propio equipo que desenvolve o produto e a súa aplicación ten unha valoración de 4,7 sobre 5 con máis de 2.500 opinións nas tendas de aplicacións. Se valoras unha rede comercial grande e un catálogo que medra por niveis, Sesame HR ten vantaxe; se valoras que quen te atende coñeza a túa conta, LapsoWork. ## Para quen é mellor cada un **Sesame HR é mellor opción se:** - A túa empresa traballa de forma intensiva a avaliación do desempeño, a cultura, a comunicación interna ou as enquisas ao equipo e quérelo todo nunha suite. - Necesitas fichar por QR, WhatsApp ou smartwatch, ou integrar terminais biométricos existentes. - Tes 15 empregados ou máis e o prezo por empregado non é o criterio principal. **LapsoWork é mellor opción se:** - Queres cumprir co control horario, as vacacións, os documentos e as nóminas por 2 € por empregado, sen permanencia e sen mínimo de persoal. - Necesitas distribuír nóminas e recoller sinaturas desde o móbil, ou unha canle de denuncias integrada no mesmo software. - Prefires aloxamento en España e certificación ENS, por exemplo porque traballas co sector público. - Tes menos de 15 empregados, onde Sesame HR non chega. Temos unha [páxina de alternativa a Sesame HR](/gl/alternativas/sesame/) coa comparación resumida e o resto das [alternativas de software de RRHH](/gl/alternativas/) que analizamos co mesmo método. ## Preguntas frecuentes **Cal é a diferenza de prezo entre LapsoWork e Sesame HR?** LapsoWork custa 2 € por empregado e mes no plan Básico e 3,50 € no Avanzado, sen permanencia e sen mínimo de empregados. Sesame HR publica o seu plan Essential a 5,25 € por empregado e mes, ou 4,75 € con pagamento anual, cun mínimo de 15 empregados; os seus plans superiores chegan a 9,00 €. Datos comprobados na web de Sesame HR o 15 de setembro de 2026. **Sesame HR ten mínimo de empregados?** Si. A súa páxina de prezos indica un mínimo de 15 empregados para contratar. LapsoWork factura por empregado activo, sen mínimo, polo que unha empresa de 8 persoas paga 16 € ao mes no plan Básico. **Que fai Sesame HR que non faga LapsoWork?** Sesame HR inclúe módulos de talento que LapsoWork non ofrece: tarefas, comunicación interna, cultura, desempeño e enquisas, ademais de métodos de fichaxe como QR, WhatsApp ou smartwatch. Se a túa empresa usa eses módulos, cambiar a LapsoWork suporía perdelos. **Que fai LapsoWork que non faga Sesame HR?** LapsoWork inclúe no seu plan Básico a distribución de nóminas con sinatura biométrica desde o móbil e, no Avanzado, unha canle de denuncias conforme á Lei 2/2023. Non atopamos esas funcións publicadas na web de Sesame HR. Ademais, LapsoWork está certificada no ENS de categoría media e aloxa os datos en España. **Paga a pena cambiar de Sesame HR a LapsoWork?** Depende de que módulos uses. Se aproveitas sobre todo control horario, vacacións, quendas e documentos, LapsoWork cobre o mesmo por 2 € ou 3,50 € por empregado fronte a 5,25 €, e a migración de datos faina o noso equipo sen custo. Se usas os módulos de talento e desempeño de Sesame HR, non compensa. ## Conclusión LapsoWork e Sesame HR resolven o control horario con solvencia e cumpren a normativa; diferéncianse no alcance e no prezo. Sesame HR é unha suite de talento por niveis, con máis métodos de fichaxe e un mínimo de 15 empregados. LapsoWork é a xestión de RRHH dunha peme por 2 € ou 3,50 € por empregado, sen permanencia, con nóminas, sinatura e canle de denuncias integradas e con certificación ENS. Se queres comprobalo co teu persoal, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/) ou consulta [os nosos prezos](/gl/prezos/). --- ## Externalizar as nóminas ou facelas con software propio: que lle convén a unha peme URL: https://lapsowork.com/gl/blog/externalizar-nominas-xestoria-ou-software-propio/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Xestoría, software de nóminas interno ou modelo mixto: que implica cada opción para unha peme española, que obrigas non se externalizan nunca (recibo, entrega, conservación catro anos), como decidir por tamaño e como se distribúen e asinan as nóminas. Máis cedo ou máis tarde toda peme se fai a pregunta: seguimos coa xestoría ou facemos nós as nóminas? A resposta fácil é «depende do tamaño», pero o tamaño é só un dos factores. **Externalizar as nóminas** ou calculalas con software propio son dúas formas de repartir o mesmo traballo, e hai unha terceira, a mixta, que é a que acaban usando moitas empresas de entre 20 e 100 empregados. Nesta guía explicamos que implica cada opción, que obrigas non se poden externalizar nunca, como decidir e por que a parte do traballo que case ninguén conta, distribuír e arquivar as nóminas, é a que máis tempo leva. ## Que hai detrás dunha nómina Antes de decidir quen a fai, convén ver todo o que inclúe «facer as nóminas» cada mes: - **Calcular** o salario segundo o convenio, a categoría e a antigüidade; aplicar as variables do mes (horas extraordinarias, complementos, incentivos, ausencias, baixas, vacacións); calcular a retención do IRPF e as cotizacións. - **Comunicar** á Seguridade Social as bases de cotización e as incidencias polo Sistema RED e presentar as liquidacións; enviar o ficheiro de conceptos retributivos aboados; xestionar altas, baixas e variacións. - **Presentar** os modelos de retencións a Facenda (111 trimestral ou mensual e 190 anual) e emitir os certificados de retencións. - **Entregar** a cada traballador o seu recibo de salario e conservar a proba de que o recibiu. - **Arquivar** os recibos e a documentación durante o prazo legal e tela lista se a pide a Inspección de Traballo ou o propio traballador. Os tres primeiros puntos son o cálculo e a administración; os dous últimos son a distribución e o arquivo. Cando se fala de externalizar, fálase case sempre dos tres primeiros. Os outros dous quedan sempre na empresa. ## O que a lei non deixa externalizar Sexa quen sexa quen calcule, a empresa é a responsable ante o traballador, a Seguridade Social e Facenda. E hai obrigas que recaen nela con nome propio: - **O recibo de salarios** (artigo 29 do Estatuto dos traballadores): a empresa debe documentar o pagamento cun recibo individual e xustificativo, no modelo oficial ou no que fixe o convenio, e entregarllo ao traballador. - **A proba da entrega.** Tradicionalmente, a sinatura do traballador no recibo; hoxe o Tribunal Supremo admite a entrega en soporte electrónico sempre que o traballador poida acceder ao recibo e gardalo. A sinatura segue a ser a proba máis sólida, e por iso convén que sexa dixital e rastrexable. - **A conservación** dos recibos e da documentación de cotización durante un mínimo de catro anos, que é o prazo de prescrición das infraccións e das débedas coa Seguridade Social. - **A responsabilidade.** Se a xestoría se equivoca, a sanción ou a recarga chéganlle á empresa; despois poderá reclamarlle á xestoría segundo o seu contrato. ## As tres opcións ### Externalizar nunha xestoría ou asesoría laboral A xestoría calcula, comunica e presenta. A empresa envíalle as variables do mes, recibe as nóminas en PDF e págaas. **A favor**: non necesitas coñecer o convenio nin a normativa de cotización, que cambia cada ano; a responsabilidade técnica do cálculo está en mans dun profesional; o custo é previsible e proporcional ao número de nóminas. **En contra**: dependes de prazos alleos, cada incidencia é un correo, o coñecemento do teu cadro de persoal está fóra da empresa e a xestoría raramente se ocupa de distribuír as nóminas nin de recoller sinaturas. ### Software de nóminas propio A empresa calcula cun programa de nóminas (os máis usados en España comparámolos en [software de nóminas máis utilizados](/gl/blog/software-de-nominas-mais-utilizados/)) e unha persoa interna con formación laboral encárgase de todo. **A favor**: control total, inmediatez para simular e corrixir, e o coñecemento queda na casa. **En contra**: necesitas alguén que saiba de nóminas e estea ao día de cada cambio normativo e de convenio; se esa persoa falta, as nóminas non saen; e a responsabilidade técnica é integramente túa. ### Modelo mixto A xestoría calcula e presenta, e a empresa xestiona co seu software de RRHH todo o que ocorre antes e despois: fichaxes, ausencias, vacacións e variables que se lle envían á xestoría xa ordenados, e distribución, sinatura e arquivo dos recibos que a xestoría devolve. É o modelo máis habitual nas pemes que dixitalizaron o resto de RRHH: a xestoría fai o que sabe facer e a empresa deixa de teclear variables e de repartir PDF á man. ## Táboa comparativa | Criterio | Xestoría | Software propio | Mixto | |---|---|---|---| | Quen calcula | A xestoría | A empresa | A xestoría | | Coñecemento de convenio e cotización | Da xestoría | Interno, hai que mantelo | Da xestoría | | Variables do mes (horas, ausencias) | Envíanse á man | Introdúcense no programa | Saen do software de RRHH | | Distribución e sinatura de recibos | Normalmente non incluída | Depende do programa | No software de RRHH | | Arquivo catro anos | Na empresa | Na empresa | No software de RRHH | | Dependencia dunha persoa | Baixa | Alta | Baixa | | Custo | Tarifa por nómina ou por traballador | Licenza máis o tempo da persoa | Xestoría máis 2 € por empregado e mes | ## Como decidir - **Menos de 10 empregados.** Xestoría, case sempre. O volume non xustifica formar a alguén nin pagar un programa de nóminas, e o risco de erro interno é alto. O que si convén resolver é a entrega e a sinatura dos recibos. - **De 10 a 50 empregados.** O modelo mixto adoita gañar: a xestoría calcula e a empresa ordena as variables e reparte as nóminas desde o seu software de RRHH. É onde máis horas se aforran, porque as variables deixan de ir por correo e os recibos deixan de repartirse un a un. - **Máis de 50 empregados, ou convenio con moitas variables.** Empeza a compensar unha persoa interna con software de nóminas, sobre todo se hai quendas, complementos variables ou varios convenios. Aínda así, moitas empresas manteñen a xestoría para os modelos fiscais e a Seguridade Social. - **En calquera tamaño**, se a xestoría tarda, se equivoca coas variables ou non tes claro que lle entregou a quen, o problema non é a xestoría senón o circuíto: ordena as variables e a distribución antes de cambiar de provedor. E unha regra para non se enganar co custo: non compares só a tarifa da xestoría coa licenza do programa; suma nos dous casos as horas internas de recoller variables, repartir recibos, andar detrás das sinaturas e buscar documentos. Explicamos como facer ese cálculo en [como calcular o ROI dun software de RRHH](/gl/blog/roi-software-rrhh-peme-como-calculalo/). ## O traballo que ninguén conta: distribuír e arquivar Sexa cal sexa o modelo, cada mes hai que facerlle chegar a cada persoa o seu recibo, ter proba de que o recibiu e gardalo catro anos. Feito á man son correos individuais, impresións, sinaturas en papel e cartafoles. É o traballo que LapsoWork resolve sen substituír a túa xestoría: - **Subida en lote**: sobes un único PDF coas nóminas de todo o cadro de persoal e LapsoWork sepáraas por empregado. - **Asignación automática e aviso**: cada nómina entrégase no portal do empregado correspondente e este recibe unha notificación na aplicación. - **Sinatura do recibín**: o traballador asina biometricamente a recepción desde o móbil, con evidencia de validez legal. - **Histórico por empregado**: cada persoa consulta as súas nóminas anteriores, asinadas, cando queira, e a empresa ten o arquivo completo. - **Compatible coa túa xestoría**: ela segue calculando; LapsoWork encárgase da repartición, da sinatura e do arquivo. Está incluído no plan Básico, a 2 € por empregado e mes, xunto co control horario, as vacacións e o xestor documental. Os detalles están na páxina de [distribución de nóminas](/gl/solucions/software-nominas/) e na [nosa páxina de prezos](/gl/prezos/). E se queres saber como funciona a sinatura desde o móbil, contámolo en [aplicación para asinar documentos](/gl/blog/aplicacion-para-asinar-documentos/). ## Preguntas frecuentes **É mellor externalizar as nóminas ou facelas na empresa?** Depende do tamaño e da complexidade do convenio. Por debaixo de dez empregados case sempre compensa a xestoría; entre dez e cincuenta adoita gañar o modelo mixto, no que a xestoría calcula e a empresa ordena as variables e distribúe os recibos co seu software de RRHH; por riba de cincuenta ou con moitas variables empeza a compensar unha persoa interna con software de nóminas. **Que obrigas non podo externalizar aínda que teña xestoría?** A empresa segue sendo responsable de entregarlle a cada traballador o recibo de salarios do artigo 29 do Estatuto dos traballadores, de conservar a proba desa entrega, de gardar os recibos e a documentación de cotización durante polo menos catro anos e de responder ante a Seguridade Social, Facenda e a Inspección polos erros, aínda que despois lle reclame á xestoría. **Podo entregar as nóminas por medios electrónicos?** Si. O Tribunal Supremo admite a entrega do recibo de salarios en soporte electrónico sempre que o traballador poida acceder a el e conservalo. A sinatura dixital do recibín, como a biométrica desde o móbil, achega ademais a proba de recepción. **LapsoWork calcula as nóminas?** Non. O cálculo faino a túa xestoría ou o teu programa de nóminas. LapsoWork distribúe as nóminas xa calculadas: separa o PDF por empregado, entrégaas na aplicación, recolle a sinatura biométrica do recibín e garda o histórico. Está incluído no plan Básico de 2 € por empregado e mes. **Canto custa externalizar as nóminas nunha xestoría?** Cada xestoría fixa a súa tarifa, normalmente por nómina ou por traballador e mes, e adoita variar segundo o convenio e o número de incidencias. Ao comparala cun software propio, suma nos dous casos as horas internas de recoller variables, repartir recibos e andar detrás das sinaturas: é onde está a diferenza real. ## Conclusión Externalizar as nóminas ou facelas con software propio é unha decisión de tamaño, de convenio e de quen queres que teña o coñecemento, pero ningunha das dúas opcións te libera de entregar, asinar e conservar os recibos, nin de ordenar as variables que alimentan o cálculo. Por iso o modelo mixto funciona tan ben na peme: a xestoría calcula e o software de RRHH fai o resto. Se queres ver como queda a distribución de nóminas na túa empresa, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Contratos laborais dixitais: validez legal e boas prácticas para pemes URL: https://lapsowork.com/gl/blog/contratos-laborais-dixitais-validez-legal-boas-practicas/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Que valor legal ten un contrato de traballo asinado electronicamente en España (eIDAS, Lei 6/2020, Estatuto dos traballadores), que contratos esixen forma escrita, que hai que comunicar e conservar, e como dixitalizar todo o ciclo do contrato sen perder probas. Un **contrato laboral dixital** non é un PDF enviado por correo cun «confirme a recepción». É un documento asinado cunha sinatura electrónica que identifica as partes e garante que o texto non cambiou, comunicado en prazo á Administración, entregado ao traballador e conservado coa súa proba durante anos. Feito así, ten a mesma validez ca o contrato en papel e bastantes vantaxes: asínase o mesmo día desde o móbil, non se perde e atópase en segundos cando o pide a Inspección ou un xulgado. Nesta guía repasamos que di a lei sobre a validez dos contratos de traballo asinados electronicamente, que contratos esixen forma escrita, que obrigas acompañan a sinatura e as boas prácticas para dixitalizar o ciclo completo sen quedares sen probas. ## A validez legal do contrato asinado electronicamente Tres normas sosteñen a validez dun contrato laboral dixital en España: - **O Regulamento eIDAS** (Regulamento (UE) n.º 910/2014) define tres niveis de sinatura electrónica e establece que a unha sinatura electrónica non se lle poden negar efectos xurídicos nin admisibilidade como proba só por ser electrónica. A **sinatura simple** é calquera dato electrónico asociado ao documento (un clic de aceptación, un nome escrito); a **sinatura avanzada** está vinculada de forma única ao asinante, permite identificalo e detecta calquera cambio posterior do documento; a **sinatura cualificada** é unha avanzada creada cun dispositivo cualificado e un certificado cualificado, e ten o mesmo efecto ca a sinatura manuscrita. - **A Lei 6/2020, de servizos electrónicos de confianza**, desenvolve o eIDAS en España e regula a proba: se se impugna a autenticidade dunha sinatura avanzada, quen a presenta debe acreditar as súas garantías; a cualificada presúmese. - **O Estatuto dos traballadores** non esixe ningunha forma concreta de sinatura. O artigo 8 admite que o contrato se celebre por escrito ou de palabra e fixa os casos en que a forma escrita é obrigatoria; o que importa é poder probar o consentimento e o contido. Na práctica, os tribunais laborais admiten os contratos e documentos asinados electronicamente cando a empresa pode acreditar quen asinou, cando e que o documento non se alterou. Por iso importa o nivel de sinatura: unha sinatura avanzada con evidencias (identificación do asinante, selaxe de tempo, hash do documento, datos biométricos do trazo se é manuscrita en pantalla) sostén moito mellor unha impugnación ca un simple clic. A [sinatura biométrica de contratos](/gl/blog/sinatura-biometrica-contratos/) que usa LapsoWork captura trazo, presión e cadencia e configúrase como sinatura electrónica avanzada conforme ao eIDAS. ## Que contratos deben constar por escrito Segundo o artigo 8.2 do Estatuto dos traballadores, deben formalizarse por escrito, entre outros, os contratos formativos, os de tempo parcial e fixos-descontinuos, os de traballo a distancia, os de duración determinada de máis de catro semanas e os das persoas traballadoras contratadas en España ao servizo de empresas españolas no estranxeiro. Ademais, calquera das partes pode esixir que o contrato se formalice por escrito en calquera momento. Se falta a forma escrita cando é obrigatoria, o contrato presúmese celebrado por tempo indefinido e a xornada completa, salvo proba en contrario. Dixitalizar a sinatura non cambia esta regra: o contrato dixital é un contrato escrito. O que cambia é que se asina e se arquiva en minutos. ## As obrigas que acompañan a sinatura Asinar é o primeiro paso. O contrato laboral dixital debe cumprir despois o mesmo circuíto ca o de papel: - **Alta na Seguridade Social** con carácter previo ao inicio da prestación. - **Comunicación do contrato ao servizo público de emprego** nos dez días hábiles seguintes á súa concertación (artigo 16.1 do Estatuto), a través do sistema de comunicación telemática correspondente. - **Copia básica á representación legal dos traballadores**, se existe, no prazo de dez días, sen os datos que a lei exclúe (número de identidade, domicilio, estado civil e calquera outro que afecte á intimidade). - **Entrega dun exemplar ao traballador**, que en formato dixital significa que poida acceder a el e conservalo. - **Conservación**: a documentación laboral e de cotización consérvase polo menos catro anos, e o propio contrato convén gardalo durante toda a relación laboral e os prazos de prescrición posteriores. - **Protección de datos**: informar o traballador sobre o tratamento dos seus datos, incluídos os da sinatura, e aplicar as medidas de seguridade correspondentes. ## Boas prácticas para dixitalizar o ciclo do contrato 1. **Modelos revisados pola túa asesoría** para cada tipo de contrato e convenio, cos campos variables marcados. Evita que cada contrato sexa un documento redactado desde cero. 2. **Identificación do asinante** antes de asinar: acceso con credenciais persoais do traballador, ou verificación de identidade na alta se asina antes de ter acceso. 3. **Sinatura avanzada con evidencias**, non un clic: selaxe de tempo, hash do documento e, se é sinatura manuscrita en pantalla, captura biométrica do trazo. Garda o documento de evidencias xunto ao contrato. 4. **Sinatura de todo o que acompaña o contrato**: cláusula de protección de datos, acordo de traballo a distancia se procede, entrega de equipos, política de desconexión, protocolo de acoso. Todo no mesmo acto de incorporación. 5. **Un só repositorio**: contrato, anexos, prórrogas, cambios de xornada e liquidación (finiquito) no expediente dixital do traballador, con control de acceso. 6. **Calendario de comunicacións**: alta previa, comunicación en dez días hábiles, copia básica en dez días. Que o sistema lembre os prazos. 7. **Proba de entrega**: o traballador accede ao seu contrato asinado desde o seu portal ou aplicación e pode descargalo cando queira. É a entrega do exemplar, con constancia. 8. **Retención e borrado**: define canto tempo conservas cada documento e quen pode borralo. A conservación mínima de catro anos é un chan, non un teito. ## Como o resolve LapsoWork O [xestor documental de LapsoWork](/gl/solucions/software-xestor-documental/) está pensado para que o contrato dixital non sexa unha excepción senón o fluxo normal: - **Repositorio centralizado** de contratos, nóminas, certificados, formacións e calquera documento laboral, por empregado. - **Sinatura biométrica desde o móbil**, con captura de trazo, presión e cadencia, configurada como sinatura electrónica avanzada conforme ao Regulamento eIDAS. - **Modelos e envío masivo**: un anexo de cambio de xornada para todo o cadro de persoal envíase e asínase nunha tarde, non nunha semana, como contamos na guía sobre a [aplicación para asinar documentos](/gl/blog/aplicacion-para-asinar-documentos/). - **Acceso do empregado** aos seus documentos asinados desde a aplicación, que vale como entrega do exemplar. - **Conservación e rastrexabilidade**: cada documento coa súa evidencia de sinatura, data e asinante, dispoñible cando o pida a Inspección ou un xulgado. O xestor documental e a sinatura biométrica están incluídos no plan Básico, a 2 € por empregado e mes; o módulo de contratos, cos modelos e o ciclo completo, no Avanzado. Os detalles están na [nosa páxina de prezos](/gl/prezos/). ## Preguntas frecuentes **É válido un contrato de traballo asinado electronicamente?** Si. O Regulamento eIDAS establece que non se lle poden negar efectos xurídicos a unha sinatura electrónica polo feito de ser electrónica, e o Estatuto dos traballadores non esixe unha forma concreta de sinatura. O que hai que poder probar é quen asinou, cando e que o documento non se alterou; por iso convén unha sinatura avanzada con evidencias e non un simple clic. **Que diferenza hai entre sinatura simple, avanzada e cualificada?** A simple é calquera dato electrónico asociado ao documento, como un clic de aceptación. A avanzada está vinculada de forma única ao asinante, permite identificalo e detecta cambios posteriores; a sinatura biométrica do trazo en pantalla con evidencias é unha sinatura avanzada. A cualificada créase con certificado e dispositivo cualificados e equivale á sinatura manuscrita. Para contratos laborais, a avanzada con evidencias é o estándar habitual. **Hai que comunicarlle o contrato dixital a alguén?** Si, igual ca o de papel: alta previa na Seguridade Social, comunicación do contrato ao servizo público de emprego nos dez días hábiles seguintes e copia básica á representación dos traballadores en dez días se existe. Asinar en dixital non cambia estes prazos. **Canto tempo hai que conservar un contrato de traballo?** A documentación laboral e de cotización consérvase polo menos catro anos, que é o prazo de prescrición das infraccións e das débedas coa Seguridade Social. O contrato convén gardalo durante toda a relación laboral e os prazos de prescrición posteriores á súa fin, coa súa evidencia de sinatura. **Podo facer que o traballador asine o contrato desde o seu móbil?** Si. Cunha plataforma que identifique o asinante, capture a sinatura con evidencias e garde o documento no seu expediente, a sinatura desde o móbil é válida e deixa mellor proba ca un papel escaneado. En LapsoWork o traballador asina desde a aplicación e accede despois ao seu exemplar. ## Conclusión Os contratos laborais dixitais son plenamente válidos en España cando se asinan cunha sinatura electrónica que identifica o asinante e protexe o documento, e cando despois se cumpre o mesmo circuíto ca co papel: alta, comunicación, copia básica, entrega e conservación. A vantaxe non é só a rapidez, senón a proba: un contrato asinado biometricamente coas súas evidencias deféndese mellor ca un en papel perdido nun arquivador. Se queres ver o ciclo completo co teu propio modelo, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Compliance laboral para pemes: guía 2026 de obrigas segundo o tamaño do cadro de persoal URL: https://lapsowork.com/gl/blog/compliance-laboral-pemes-guia-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Todas as obrigas laborais dunha peme española en 2026 ordenadas por tamaño: as que se aplican desde o primeiro empregado (rexistro de xornada, calendario, rexistro retributivo, protocolo de acoso, prevención, protección de datos) e as que chegan aos 50 (plan de igualdade, canle de denuncias, medidas LGTBI), co que segue en tramitación. O **compliance laboral** dunha peme non é un departamento nin un programa caro: é a lista de obrigas que a empresa ten cos seus traballadores, coa Seguridade Social e coa Inspección, e a proba de que as cumpre. O problema é que esa lista medrou moito en poucos anos e cambia segundo o tamaño do cadro de persoal: o que a lei lle esixe a unha empresa de 12 persoas non é o mesmo que a unha de 55. Esta guía ordena as obrigas vixentes en setembro de 2026 por limiar de persoal, coa norma que as sostén, e separa o que xa obriga do que segue en tramitación. ## Obrigas desde o primeiro traballador Aplícanse a toda empresa con polo menos unha persoa contratada, sexa cal sexa o sector. **Contratación e alta** - **Alta na Seguridade Social antes do inicio** da prestación e comunicación do contrato ao servizo público de emprego nos dez días hábiles seguintes (artigo 16 do Estatuto dos traballadores). - **Forma escrita** cando a lei o esixe (tempo parcial, fixo-descontinuo, formativos, a distancia, temporais de máis de catro semanas) e sempre que unha das partes o pida. Copia básica á representación dos traballadores, se existe, en dez días. **Xornada e tempo de traballo** - **Rexistro diario de xornada** (artigo 34.9), con conservación durante catro anos. É a obriga máis inspeccionada. O real decreto que o fará exclusivamente dixital segue sen publicarse a 15 de setembro de 2026; explicamos o seu estado na [nova lei de fichaxe dixital](/gl/blog/nova-lei-fichaxe-dixital-2026/). - **Calendario laboral anual** elaborado e exposto nun lugar visible de cada centro (artigo 34.6), como detallamos na guía do [calendario laboral 2026](/gl/blog/calendario-laboral-2026-festivos-espana/). - **Límites de xornada, descansos e horas extraordinarias** do Estatuto e do convenio. A xornada máxima legal segue a ser de 40 horas semanais de media anual; a redución a 37,5 horas non está en vigor, como contamos en [que pasou coa xornada de 37,5 horas](/gl/blog/xornada-laboral-37-5-horas-lei-pemes/). **Salario e documentación** - **Recibo de salarios** individual entregado a cada traballador (artigo 29) e **conservación** de recibos e documentación de cotización durante catro anos. - **Rexistro retributivo** de todo o cadro de persoal, cos valores medios e medianas de salarios e complementos desagregados por sexo e grupo ou categoría, obrigatorio para todas as empresas desde o 14 de abril de 2021 (Real decreto 902/2020). **Igualdade e protección fronte ao acoso** - **Protocolo fronte ao acoso sexual e por razón de sexo** e medidas para previlo (artigo 48 da Lei orgánica 3/2007), obrigatorio para todas as empresas. - **Adaptación de xornada por conciliación** (artigo 34.8): obriga de negociar de boa fe as solicitudes. **Prevención de riscos laborais** - **Plan de prevención, avaliación de riscos e planificación** (Lei 31/1995), cunha modalidade preventiva: o propio empresario en empresas moi pequenas cando a lei o permite, traballador designado, servizo de prevención propio ou alleo. Formación e información aos traballadores, vixilancia da saúde e coordinación de actividades cando hai varias empresas nun centro. **Protección de datos e desconexión** - **RXPD e LOPDGDD**: información aos traballadores sobre o tratamento dos seus datos, rexistro de actividades de tratamento, medidas de seguridade, e regras específicas sobre dispositivos dixitais, videovixilancia e xeolocalización (artigos 87 a 90 da LOPDGDD). - **Política interna de desconexión dixital** (artigo 88.3 da LOPDGDD), obrigatoria para todas as empresas. **Teletraballo e ausencias** - **Acordo escrito de traballo a distancia** cando o teletraballo é regular (Lei 10/2021), con compensación de gastos; detallámolo en [teletraballo en España: obrigas](/gl/blog/teletraballo-espana-obrigas-2026/). - **Xestión das baixas médicas** conforme ao Real decreto 1060/2022: a empresa comunica os datos económicos polo Sistema RED en tres días hábiles e xa non recibe o parte do traballador, como explicamos en [ausencias médicas na peme](/gl/blog/xestion-ausencias-medicas-peme-baixas-permisos/). ## Obrigas que chegan aos 50 traballadores O limiar de 50 cambia o mapa. Conta o cadro de persoal total da empresa, coas regras de cómputo de cada norma. | Obriga | Norma | Desde | Que implica | |---|---|---|---| | **Plan de igualdade** negociado e rexistrado | Lei orgánica 3/2007 e Real decreto 901/2020 | 50 ou máis traballadores, obrigatorio desde o 7 de marzo de 2022 | Diagnóstico, medidas, calendario de ata catro anos, comisión negociadora e inscrición no rexistro público | | **Auditoría retributiva** | Real decreto 902/2020 | Empresas obrigadas a plan de igualdade | Avaliación de postos de igual valor e plan de corrección de desigualdades, dentro do plan | | **Canle de denuncias** (sistema interno de información) | Lei 2/2023 | 50 ou máis traballadores | Responsable do Sistema, canle anónima e confidencial, prazos de 7 días e 3 meses, información da canle externa; detalle en [canle de denuncias interna ou externa](/gl/blog/xestion-da-canle-de-denuncias/) | | **Medidas e protocolo LGTBI** | Lei 4/2023 e Real decreto 1026/2024 | Máis de 50 traballadores, en vigor desde o 10 de outubro de 2024 | Conxunto planificado de medidas negociadas e protocolo fronte ao acoso e a violencia contra persoas LGTBI | | **Cota de reserva para persoas con discapacidade** | Real decreto lexislativo 1/2013 | 50 ou máis traballadores | Polo menos o 2 % do cadro de persoal, ou medidas alternativas autorizadas | | **Comité de empresa** | Estatuto dos traballadores | 50 ou máis traballadores | Órgano de representación con dereitos de información e consulta; por debaixo, delegados de persoal desde 6 traballadores se se promoven eleccións | Por debaixo de 50, algunhas destas obrigas poden vir por convenio ou por acordo, e o plan de igualdade é voluntario pero rexistrable. ## O que segue en tramitación (e convén non dar por vixente) - **Real decreto de rexistro horario dixital**: prohibirá o papel e o Excel e daralle acceso remoto á Inspección. Ditame desfavorable do Consello de Estado o 23 de marzo de 2026 e anuncio de aprobación «inmediata» o 9 de setembro; sen publicar no BOE. - **Xornada de 37,5 horas**: rexeitada no Congreso o 10 de setembro de 2025; só se aplica onde a fixa o convenio. Prepararse para ambas as cousas custa pouco se o rexistro de xornada xa é dixital e fiable; as sancións vixentes están na [táboa de sancións do control horario](/gl/blog/sancions-control-horario-2026/). ## Checklist de compliance laboral para unha peme Imprímea ou cópiaa e marca o que tes documentado, non o que cres que cumpres. 1. Altas na Seguridade Social previas ao inicio e contratos comunicados en dez días hábiles. 2. Contratos por escrito cando procede, asinados e arquivados; copia básica entregada se hai representación. 3. Rexistro diario de xornada de todo o cadro de persoal, conservado catro anos, con rastrexabilidade de correccións. 4. Calendario laboral do ano exposto en cada centro. 5. Recibos de salario entregados con proba de recepción e conservados catro anos. 6. Rexistro retributivo actualizado e á disposición da representación dos traballadores. 7. Protocolo fronte ao acoso sexual e por razón de sexo aprobado e comunicado. 8. Plan de prevención, avaliación de riscos, modalidade preventiva, formación e vixilancia da saúde ao día. 9. Información de protección de datos ao cadro de persoal, rexistro de actividades e política de desconexión dixital. 10. Acordos de teletraballo por escrito con compensación de gastos. 11. Procedemento de ausencias e baixas conforme ao Real decreto 1060/2022. 12. Se tes 50 ou máis: plan de igualdade rexistrado, auditoría retributiva, canle de denuncias con Responsable do Sistema, medidas e protocolo LGTBI, cota de discapacidade e comité de empresa. ## Como te axuda LapsoWork LapsoWork non substitúe a túa asesoría laboral, pero converte boa parte desta lista en rexistros que existen sen esforzo: o [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) con selaxe de tempo e exportación auditada, o [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) con contratos e recibos asinados biometricamente e conservados, o [módulo de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) con calendarios por centro e tipoloxía de ausencias, e, no plan Avanzado, a [canle de denuncias da Lei 2/2023](/gl/canle-de-denuncias/). Todo desde 2 € por empregado e mes, como podes ver na [nosa páxina de prezos](/gl/prezos/). ## Preguntas frecuentes **Que obrigas laborais ten unha empresa de menos de 50 traballadores?** As que se aplican desde o primeiro empregado: alta previa e comunicación de contratos, rexistro diario de xornada, calendario laboral exposto, recibos de salario e conservación catro anos, rexistro retributivo, protocolo fronte ao acoso sexual, prevención de riscos laborais, protección de datos e política de desconexión dixital, acordos de teletraballo e xestión de baixas conforme ao Real decreto 1060/2022. **Que cambia ao chegar a 50 traballadores?** Engádense o plan de igualdade negociado e rexistrado coa súa auditoría retributiva, a canle de denuncias da Lei 2/2023, as medidas e o protocolo LGTBI do Real decreto 1026/2024 (a partir de máis de 50), a cota de reserva do 2 % para persoas con discapacidade e o comité de empresa como órgano de representación. **O rexistro retributivo é obrigatorio en empresas pequenas?** Si. O Real decreto 902/2020 obriga a todas as empresas, con independencia do seu tamaño, a levar un rexistro retributivo de todo o cadro de persoal desde o 14 de abril de 2021, cos valores medios e medianas de salarios, complementos e percepcións extrasalariais desagregados por sexo e por grupo, categoría ou posto de igual valor. **Está en vigor a obriga de fichaxe dixital?** O rexistro diario de xornada si, desde 2019, con calquera sistema fiable. A obriga de que sexa exclusivamente dixital, inalterable e accesible en remoto para a Inspección está no real decreto en tramitación, sen publicar no BOE a 15 de setembro de 2026. **Necesito un programa de compliance laboral nunha peme?** Non como estrutura formal, pero si unha lista de obrigas con responsable, proba e data de revisión, e sistemas que xeren as probas (rexistro de xornada, documentos asinados, ausencias) sen traballo manual. É o que a Inspección pide: non que digas que cumpres, senón que o demostres. ## Conclusión O compliance laboral dunha peme en 2026 resúmese en dúas listas: a que se aplica desde o primeiro traballador e a que se activa aos 50. Ningunha esixe grandes estruturas, pero todas esixen proba: rexistros, documentos asinados, protocolos aprobados e comunicados. Ordenar esa proba nun sistema en lugar de en cartafoles e correos é a diferenza entre cumprir e poder demostralo. Se queres comezar polo máis inspeccionado, o rexistro de xornada e os documentos, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Canto custa un software de RRHH para unha peme española en 2026? URL: https://lapsowork.com/gl/blog/canto-custa-software-rrhh-peme/ Publicado: 2026-04-21 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Prezos reais de software de RRHH para pemes en España (2026): desde 2 €/empregado ata 15 €. Comparativa, factores de custo e calculadora de ROI. «Canto custa un software de RRHH?» é a primeira pregunta que fai todo xerente ou responsable de RRHH cando comeza a avaliar a dixitalización. E a resposta honesta é: **depende**. Neste artigo vemos **prezos reais** dos principais software do mercado español en 2026, que factores moven o custo e como calcular se o gasto ten sentido para a túa peme. Adianto o resumo: para unha peme española típica de 10-100 empregados, un software de RRHH ben escollido custa entre **2 e 5 euros por empregado e mes**. Por debaixo son solucións incompletas; por riba pagas módulos de enterprise que non vas usar. ## Prezos reais do mercado español (abril de 2026) Estes son os prezos públicos dos software de RRHH máis usados en España a data de abril de 2026: | Software | Plan básico | Plan avanzado | Permanencia | |---|---|---|---| | **LapsoWork** | 2 €/empr/mes | 3,50 €/empr/mes | Non | | **TramitApp** | 1-2 €/empr/mes | Segundo módulos | — | | **Bizneo HR** | 4 €/empr/mes | — | Anual | | **Sesame HR** | 5,25 €/empr/mes (4,75 € con pagamento anual; comprobado o 15/09/2026) | 9 €/empr/mes | Mensual ou anual; mínimo 15 empregados | | **Factorial** | 5,50 €/empr/mes | 9 €+/empr/mes | Anual | | **Personio** | desde 8 € (non público) | Custom | Anual mínimo | | **Workday** | Desde 15 €/empr/mes | Enterprise | 3 anos | Con 30 empregados, isto tradúcese en: | Software | Custo anual (30 empr.) | |---|---| | LapsoWork | **720 €** | | TramitApp | 720-1.440 € | | Bizneo HR | 1.440 € | | Sesame HR | 1.710 € (1.890 € en pagamento mensual) | | Factorial | 1.980 € | | Personio | ~2.900 € + | A franxa de custo para unha mesma peme vai desde **60 €/mes** ata **+240 €/mes** segundo o software escollido. O produto final difire, pero no esencial (fichaxe, vacacións, documentos, nóminas) todos cobren o mesmo. ## Que factores moven o prezo ### 1. Número de empregados Case todos os software cobran por empregado activo e mes. Non hai «flat rate» xeneralizado: se creces, pagas máis. A vantaxe é que, se reduces o cadro de persoal, tamén pagas menos (agás se estás nun contrato anual pechado). ### 2. Módulos activos O plan básico típico inclúe fichaxe, vacacións e xestor documental. Os **módulos de pago á parte** adoitan ser: - **Xestión de nóminas** (o máis caro — +50-100 % sobre o plan base). - **Canle de denuncias** (pagamento á parte en Factorial, Bizneo, Sesame; integrada en LapsoWork). - **ATS / recrutamento** (en Factorial e Bizneo; básico ou ausente no resto). - **OKRs / xestión do desempeño** (enterprise — non o necesitas se tes menos de 100 empregados). - **Módulo de teletraballo** (obrigatorio pola Lei 10/2021 — verifica que está incluído). ### 3. Permanencia Os contratos anuais bloquéante 12 meses. Se o software non te convence, non hai volta atrás sen penalización. Os software **sen permanencia** (LapsoWork) facturan mensualmente sobre empregados activos e podes cancelar con 15 días de antelación. ### 4. Soporte incluído Algúns software venden o soporte telefónico como «premium» (custo extra). Verifica na proposta que o soporte en castelán estea incluído sen custo adicional. ### 5. Migración e implantación Este é o «custo oculto» máis frecuente. Algunhas empresas cobran **1.000-3.000 €** pola implantación inicial (formación, migración de datos, configuración). LapsoWork, Factorial e Sesame inclúena sen custo. ## Custos «ocultos» polos que debes preguntar sempre Antes de asinar, pregunta explicitamente: 1. **Hai custo de alta ou implantación?** (Debería ser NON). 2. **A migración desde Excel ou o meu software actual é gratuíta?** (Debería ser SI). 3. **O soporte telefónico en castelán está incluído?** (Debería ser SI). 4. **As actualizacións futuras están incluídas?** (Debería ser SI — é un SaaS). 5. **Cobran extra por usuarios administradores adicionais?** (Algúns si). 6. **Que pasa cos datos se cancelo?** (Deberías poder exportalos en CSV/XML). ## Como calcular se o gasto ten sentido (ROI) O software de RRHH non é un gasto: é un investimento que debería devolver máis do que custa. Así se calcula o ROI nunha peme: ### Lado dos aforros 1. **Horas administrativas** que deixan de gastarse en tarefas manuais: - Fichaxe en papel/Excel: **2-3 h/semana** do responsable de RRHH. - Xestión de vacacións por correo: **1-2 h/semana**. - Busca de contratos, baixas e certificados: **1-2 h/semana**. - **Total: 4-7 h/semana** = 200-350 h/ano. - A 20 €/h (custo interno típico) = **4.000-7.000 €/ano aforrados**. 2. **Redución de erros**: - Nóminas con variables mal calculadas: ~200-500 €/erro × 3-5 erros/ano. 3. **Risco legal evitado**: - Sanción por non levar rexistro de xornada: infracción grave do art. 7.5 LISOS, de 751 a 7.500 € (o borrador do real decreto de rexistro horario dixital, sen publicar a 15/09/2026, propón ata 10.000 € por traballador). - Sanción por non ter canle de denuncias (empresas de 50 ou máis empregados): moi grave, de 600.001 a 1.000.000 € para persoas xurídicas (Lei 2/2023). - Cóntaas como valor esperado (multa × probabilidade de inspección), non polo seu máximo: explicámolo en [como calcular o ROI dun software de RRHH](/gl/blog/roi-software-rrhh-peme-como-calculalo/). ### Lado do custo LapsoWork en Plan Básico con 30 empregados: **720 €/ano**. **ROI típico**: cada euro investido en software de RRHH devolve entre 5 € e 10 € ao ano só en horas aforradas, sen contar sancións evitadas. ## Que plan escoller segundo o teu tamaño - **5-15 empregados**: Plan Básico de LapsoWork (2 €/empr/mes). Cobre fichaxe 2026, vacacións, documentos e aplicación. Custo anual: 120-360 €. Non necesitas canle de denuncias (non estás obrigado). - **15-50 empregados**: Plan Básico de LapsoWork + contratar xestoría externa para nóminas. Custo anual: 360-1.200 €. - **50-100 empregados**: Plan Avanzado de LapsoWork (3,50 €/empr/mes) + add-on canle de denuncias obrigatorio (299,99 €/ano). Custo anual: 2.400-4.500 €. - **100-200 empregados**: Plan Avanzado ou Personalizado de LapsoWork con módulos extra (recrutamento, informes avanzados). Custo anual: 5.000-10.000 €. - **200+ empregados**: chegados a este tamaño convén comparar LapsoWork Personalizado con Bizneo e Factorial para ver que produto encaixa mellor cos teus procesos. ## Preguntas frecuentes **Hai algún software de RRHH gratuíto?** Si, existen opcións open source (Odoo HR, V-IT RRHH). Son gratis en licenza pero requiren **un investimento importante en implantación, mantemento e personalización** (unha peme sen equipo técnico gasta máis que cun SaaS de pago). Para pemes con menos de 100 empregados, un SaaS comercial é máis rendible. **Compensa cambiar de software cada ano buscando o máis barato?** Non. Cada migración custa tempo e xera pequenos erros no histórico. Escolle ben unha vez e quédate 3-5 anos como mínimo. **Podo pagar menos se asino 2 anos?** Algúns software dan un 10-15 % de desconto por pagamento anual adiantado. Valora se ese aforro compensa a rixidez. En pemes con crecemento variable, a flexibilidade mes a mes adoita gañar. **Que pasa se o meu cadro de persoal varía moito durante o ano (hostalaría estacional)?** Os software que facturan por **empregado activo** (como LapsoWork) adáptanse automaticamente. Pagas máis en tempada alta e menos en baixa. Os que cobran «fee mensual fixo» prexudícante. ## Conclusión En 2026 o prezo dun software de RRHH para pemes en España vai de **2 € a 8 €/empregado/mes**. Pagar máis de 5 € só ten sentido se es unha scale-up con módulos de enterprise (Factorial One, BI avanzado, ATS complexo). Para a peme media, **LapsoWork a 2-3,50 €/empr/mes** cobre o 95 % das necesidades reais por unha fracción do prezo. A mellor forma de saír de dúbidas é probalo: dámosche [30 días gratis sen tarxeta de crédito](/gl/demo/) para que fagas a comparación ti mesmo. Consulta tamén os nosos [prezos completos](/gl/prezos/) co detalle de cada plan. --- ## Calendario laboral 2026 en España: festivos nacionais e autonómicos, e como preparar o de 2027 URL: https://lapsowork.com/gl/blog/calendario-laboral-2026-festivos-espana/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Festivos nacionais de 2026 segundo o BOE (Resolución do 17 de outubro de 2025), cales poden substituír as comunidades, que festivos quedan ata decembro, como elaborar o calendario laboral da empresa e como preparar o de 2027. O **calendario laboral 2026** quedou fixado no BOE do 28 de outubro de 2025 coa Resolución do 17 de outubro de 2025 da Dirección Xeral de Traballo, que publica a relación de festas laborais de ámbito nacional, autonómico e das cidades de Ceuta e Melilla. A estas alturas do ano convén telo á man por dous motivos: quedan por diante os festivos do último trimestre, que son os que máis afectan aos cuadrantes e ás vacacións pendentes, e en poucas semanas publicarase o de 2027, que a empresa ten que trasladar ao seu propio calendario laboral antes de que empece o ano. Aquí tes os festivos de 2026 co seu día da semana, que pode cambiar cada comunidade, a que obriga o Estatuto dos traballadores e como xestionalo sen follas de cálculo. ## Cantos festivos hai e quen os fixa O artigo 37.2 do Estatuto dos traballadores fixa un máximo de **catorce festas laborais ao ano**, retribuídas e non recuperables, das que **dúas son locais**. As outras doce repártense así: - **Festas nacionais non substituíbles**, que se celebran en toda España: Ano Novo, Venres Santo, Festa do Traballo, Festa Nacional, Inmaculada Concepción e Nadal. - **Festas nacionais que as comunidades poden substituír** por festas propias: a Epifanía, o Xoves Santo, o traslado ao luns das festas que caen en domingo (Todos os Santos e Día da Constitución en 2026), e a opción entre San Xosé e Santiago Apóstolo. - **Festas propias de cada comunidade autónoma**, ata completar as doce. - **Dúas festas locais**, que fixa cada concello e publica o boletín da súa provincia ou comunidade. Cando unha festa nacional cae en domingo, a comunidade pode trasladala ao luns seguinte. En 2026 ocorre co 1 de novembro e co 6 de decembro, e por iso na táboa aparecen o 2 de novembro e o 7 de decembro como festivos posibles. ## Festivos nacionais de 2026 | Data | Día | Festividade | Carácter | |---|---|---|---| | 1 de xaneiro | xoves | Ano Novo | Nacional, en toda España | | 6 de xaneiro | martes | Epifanía do Señor | Nacional, substituíble pola comunidade | | 19 de marzo | xoves | San Xosé | Só nas comunidades que o elixen | | 2 de abril | xoves | Xoves Santo | Nacional, substituíble pola comunidade | | 3 de abril | venres | Venres Santo | Nacional, en toda España | | 6 de abril | luns | Luns de Pascua | Só nalgunhas comunidades | | 1 de maio | venres | Festa do Traballo | Nacional, en toda España | | 25 de xullo | sábado | Santiago Apóstolo | Só nas comunidades que o elixen | | 15 de agosto | sábado | Asunción da Virxe | Nacional, en toda España | | 12 de outubro | luns | Festa Nacional de España | Nacional, en toda España | | 2 de novembro | luns | Traslado de Todos os Santos (1 de novembro, domingo) | Só nas comunidades que o trasladan | | 7 de decembro | luns | Traslado do Día da Constitución (6 de decembro, domingo) | Só nas comunidades que o trasladan | | 8 de decembro | martes | Inmaculada Concepción | Nacional, en toda España | | 25 de decembro | venres | Natividade do Señor | Nacional, en toda España | Fonte: Resolución do 17 de outubro de 2025, da Dirección Xeral de Traballo (BOE núm. 259, do 28 de outubro de 2025). Os días da semana comprobámolos sobre o calendario de 2026. Dous trazos definen o ano. **Dous festivos nacionais caen en sábado**, o 15 de agosto e, onde se celebra, o 25 de xullo, e os sábados non se recuperan salvo que o convenio diga outra cousa. E **a ponte de decembro é longa** nas comunidades que trasladan a Constitución ao luns 7: do sábado 5 ao martes 8. ## Festivos autonómicos: os que marca cada comunidade Cada comunidade completa as súas doce festas co seu día propio e coas substitucións que elixe. Algúns exemplos de días autonómicos de 2026, comprobados na resolución: 28 de febreiro, sábado, en Andalucía; 23 de abril, xoves, en Aragón e en Castela e León; 2 de maio, sábado, na Comunidade de Madrid; 30 de maio, sábado, en Canarias; 9 de xuño, martes, na Rexión de Murcia e na Rioxa; 25 de xullo, sábado, en Galicia e no País Vasco; 28 de xullo, martes, en Cantabria; 8 de setembro, martes, en Asturias e en Extremadura; 11 de setembro, venres, en Cataluña; 9 de outubro, venres, na Comunidade Valenciana. O detalle completo, coas substitucións de cada comunidade e as festas insulares de Canarias, está na táboa da propia resolución, e os dous festivos locais de cada municipio publícaos o boletín da súa provincia ou comunidade. Se a túa empresa ten centros en varias comunidades, cada centro ten o seu calendario. É a situación na que máis erros se cometen ao calcular vacacións e horas. ## O que queda de 2026 e como pechar o ano Desde mediados de setembro quedan os festivos do último trimestre: o luns 12 de outubro en toda España, o luns 2 de novembro onde se traslada Todos os Santos, o luns 7 de decembro onde se traslada a Constitución, o martes 8 de decembro e o venres 25 de decembro, ademais dos autonómicos e locais de cada centro. É o momento de: - **Revisar as vacacións pendentes.** As vacacións gózanse dentro do ano natural salvo as excepcións que explicamos en [se as vacacións se perden dun ano para outro](/gl/blog/as-vacacions-perdense-dun-ano-para-outro/). Cos festivos de decembro diante, convén pechar xa quen libra cando. - **Cadrar as quendas coas pontes.** En comercio, hostalaría e servizos as pontes de outubro e decembro concentran demanda e ausencias ao mesmo tempo. - **Comprobar o cómputo anual de horas.** Se o teu convenio fixa unha xornada anual, o último trimestre é onde aparecen os excesos ou os defectos de horas que hai que regularizar. ## Como elaborar o calendario laboral da empresa O **artigo 34.6 do Estatuto dos traballadores obriga a empresa a elaborar anualmente o calendario laboral e a expoñer un exemplar nun lugar visible de cada centro de traballo**. Non expoñelo é unha infracción leve segundo a Lei sobre infraccións e sancións na orde social. O calendario debe recoller: 1. Os festivos nacionais, autonómicos e os dous locais de cada centro. 2. A xornada anual e semanal que fixa o convenio e a súa distribución: horarios, quendas e, se o convenio o permite, a distribución irregular. 3. Os descansos semanais e os períodos de vacacións, ou polo menos as regras para fixalos, coa antelación mínima de dous meses que esixe o artigo 38. 4. Os días de libre disposición ou asuntos propios cando os recoñeza o convenio. 5. As xornadas especiais: intensiva de verán, vésperas de festivo, peches de empresa. Convén consultalo coa representación legal dos traballadores onde exista, como establecen os convenios, e comunicarllo ao cadro de persoal antes de que empece o ano. A guía sobre [como planificar o calendario de vacacións dunha empresa](/gl/blog/calendario-de-vacacions-dunha-empresa/) explica como repartir as vacacións sobre ese calendario, e a de [días de vacacións por mes traballado](/gl/blog/dias-de-vacacions-por-mes-traballado/) como calculalas en incorporacións e baixas. ## Como preparar o calendario laboral de 2027 A relación de festas laborais de 2027 publicarase no BOE, como cada ano, entre outubro e novembro de 2026, e os festivos locais irán aparecendo nos boletíns provinciais e autonómicos ata final de ano. Para chegar a xaneiro co calendario exposto: - Anota a data de publicación do BOE e traslada os festivos a cada centro en canto saia. - Comproba que festivos nacionais de 2027 caen en fin de semana. O 1 de xaneiro de 2027 é venres, así que o ano arrinca cunha fin de semana longa. - Revisa se o convenio cambia a xornada anual en 2027; en moitos sectores a xornada de 37,5 horas negóciase convenio a convenio, como explicamos en [que cambia coa xornada de 37,5 horas](/gl/blog/xornada-laboral-37-5-horas-lei-pemes/). - Fixa con antelación as regras de vacacións e os peches de empresa, e publícaos xunto co calendario. ## Como te axuda LapsoWork En LapsoWork o calendario laboral non é un PDF no taboleiro: é a base sobre a que se calculan as vacacións, as ausencias, as quendas e as horas de cada empregado. A conta admite **varios centros con calendarios e convenios distintos**, de modo que o festivo autonómico dun centro non desconta vacacións noutro; o [módulo de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) desconta os días sobre o calendario de cada persoa, e o [módulo de quendas](/gl/solucions/software-quendas/) marca os festivos no cuadrante para que a cobertura se planifique con eles diante. Todo iso desde 2 € por empregado e mes, sen permanencia, como podes ver na [nosa páxina de prezos](/gl/prezos/). ## Preguntas frecuentes **Cantos festivos hai en 2026 en España?** Catorce como máximo por traballador: doce fixados polo Estado e polas comunidades autónomas, dos que nove son de ámbito nacional en 2026 (algúns substituíbles por cada comunidade), e dous locais que fixa cada concello. A relación oficial está na Resolución do 17 de outubro de 2025 da Dirección Xeral de Traballo, publicada no BOE do 28 de outubro de 2025. **Os festivos que caen en sábado recupéranse?** Non, salvo que o convenio colectivo ou o acordo de empresa o establezan. O Estatuto dos traballadores fixa catorce festas retribuídas e non recuperables, pero non obriga a compensar as que coinciden co descanso semanal. En 2026 caen en sábado o 15 de agosto e, onde se celebra, o 25 de xullo, ademais dalgúns autonómicos. **É obrigatorio ter un calendario laboral na empresa?** Si. O artigo 34.6 do Estatuto dos traballadores obriga a elaboralo cada ano e a expoñer un exemplar nun lugar visible de cada centro de traballo. Non facelo é unha infracción leve sancionable pola Inspección de Traballo. **Que festivos quedan en 2026 desde setembro?** O luns 12 de outubro en toda España; o luns 2 de novembro nas comunidades que trasladan Todos os Santos; o luns 7 de decembro nas que trasladan o Día da Constitución; o martes 8 de decembro e o venres 25 de decembro en toda España; máis os festivos autonómicos e os dous locais de cada centro. **Cando se publica o calendario laboral de 2027?** A Dirección Xeral de Traballo publica a relación de festas laborais do ano seguinte no BOE habitualmente entre outubro e novembro. Os festivos locais apróbanos os concellos e publícanse nos boletíns provinciais ou autonómicos ao longo do último trimestre. ## Conclusión O calendario laboral 2026 ten catorce festivos por traballador, con dous nacionais en sábado e unha ponte longa de decembro en boa parte de España, e obriga cada empresa a elaborar e expoñer o seu propio calendario por centro. Co último trimestre por diante e o calendario de 2027 a piques de publicarse, é bo momento para pechar vacacións, cadrar quendas e deixar o sistema listo para o ano que vén. Se queres que o calendario sexa a base das túas vacacións, quendas e horas en lugar dunha folla de cálculo máis, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## API de RRHH: como integrar LapsoWork co teu ERP, o teu programa de nóminas ou o teu BI URL: https://lapsowork.com/gl/blog/api-rrhh-integrar-lapsowork-co-erp/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Que datos expón a API REST de LapsoWork (empregados, fichaxes, horas, ausencias, vacacións, centros, clientes, documentos), como se autentica, que integracións teñen sentido nunha peme (nóminas, ERP, BI, control de accesos), como deseñalas e cando abonda cunha exportación. Un software de RRHH que vive illado obriga a teclear dúas veces: as horas que xa están no control horario vólvense meter no programa de nóminas, as altas que xa están no ERP vólvense dar na plataforma de persoal, e o informe de xerencia móntase cada mes á man con datos de tres sitios. Unha **API de RRHH** existe para evitar iso: que os sistemas se lean entre si sen intervención humana. Nesta guía explicamos que datos expón a API REST de LapsoWork, que integracións teñen sentido nunha peme, como deseñalas para que non rompan e cando, sinceramente, abonda cunha exportación a Excel. ## Que expón a API de LapsoWork A [API REST de LapsoWork](/gl/api-desenvolvedores/) está documentada publicamente e autorízase mediante un token de acceso que identifica a túa conta. Os recursos principais son: - **Empregados**: número de usuarios activos nun intervalo de datas, listaxe completa de empregados activos entre dúas datas e busca por nome. - **Fichaxes**: rexistros de fichaxe no intervalo de datas indicado. - **Horas**: sumatorio de horas diarias, semanais e mensuais dun empregado. - **Ausencias**: ausencias rexistradas nun intervalo de datas. - **Vacacións**: días restantes por empregado. - **Centros de traballo**: listaxe e busca por nome. - **Clientes**: listaxe e busca por nome, para empresas que imputan horas a clientes. - **Documentos**: número de ficheiros subidos e tipos de documento configurados. É dicir, todo o que outro sistema necesita ler de RRHH: quen está activo, canto traballou, cando faltou e que lle queda de vacacións. A documentación de cada endpoint, cos seus parámetros de data e as súas respostas, está na páxina para desenvolvedores. ## As catro integracións que compensan nunha peme ### 1. Nóminas: das horas ao recibo sen teclear É a integración con máis retorno. En cada peche de mes, un proceso consulta as horas mensuais de cada empregado e as súas ausencias, convérteas nas variables que espera o teu programa de nóminas ou a túa xestoría (horas extra, complementos, descontos por ausencia) e entrégaas no formato que ese programa importe. LapsoWork non calcula as nóminas, como explicamos en [externalizar as nóminas ou facelas con software propio](/gl/blog/externalizar-nominas-xestoria-ou-software-propio/); o que fai a API é que as variables lle cheguen limpas a quen si as calcula. Despois, a nómina calculada volve a LapsoWork para distribuírse e asinarse. ### 2. ERP: unha soa lista de empregados e centros Se o ERP é o mestre de empregados e centros, a integración mantén sincronizadas as altas, as baixas e os cambios de centro, de xeito que ninguén dá de alta dúas veces a mesma persoa. Se o mestre é LapsoWork, o ERP le da API a listaxe de empregados activos e os centros. O importante é decidir cal dos dous manda sobre cada dato e non deixar que os dous escriban o mesmo. ### 3. BI e cadros de mando Un panel de xerencia que cada mañá le horas traballadas, horas extra, ausencias por tipo e vacacións pendentes por centro e equipo, sen que ninguén exporte nada. Con eses datos calcúlanse os [indicadores de recursos humanos](/gl/blog/indicadores-de-recursos-humanos/) e o [absentismo](/gl/blog/absentismo-laboral-como-detectalo-con-datos/) que doutro xeito se calculan á man e se abandonan. ### 4. Control de accesos e sistemas propios Empresas con tornos, pechaduras ou aplicacións internas que necesitan saber se unha persoa está activa ou cantas horas leva na semana. A API responde a esas consultas en tempo real. ## Como deseñar unha integración que non rompa 1. **Decide o sistema mestre de cada dato.** Empregados, centros, calendarios, horas: cada un ten un dono. O resto só le. 2. **Traballa por intervalos de datas e de forma incremental.** Os endpoints de fichaxes, horas e ausencias aceptan data de inicio e de fin; consulta só o que cambiou desde a última execución, non todo o histórico cada vez. 3. **Garda o token coma un segredo.** Nun xestor de segredos ou en variables de contorno do servidor, nunca no código nin nunha folla de cálculo compartida. Rótao se cambia o responsable. 4. **Rexistra cada execución.** Que se consultou, cantos rexistros, que erros. Cando unha nómina saia mal, ese rexistro é o que dirá se o dato chegou. 5. **Trata os erros sen inventar datos.** Se a API non responde, a integración detense e avisa; non enche horas a cero. 6. **Respecta os límites de uso** e consulta en horas de baixa carga para os procesos masivos. 7. **Documenta o mapeo.** Que campo de LapsoWork alimenta que campo do outro sistema e con que transformación. É o que permitirá mantelo cando cambie a persoa que o fixo. 8. **Cumpre o RXPD.** A integración é un tratamento de datos persoais: minimiza os campos que trasladas, limita o acceso e reflicte o fluxo no rexistro de actividades de tratamento. ## Cando abonda cunha exportación Non toda peme necesita unha integración programada. Se pechas nóminas unha vez ao mes, tes un só centro e a túa xestoría acepta un Excel, a exportación de informes de horas e ausencias que inclúe LapsoWork resolve o problema en dous minutos ao mes. A API compensa cando hai varios sistemas que necesitan o mesmo dato, cando o proceso é semanal ou diario, ou cando o volume fai que exportar e pegar sexa unha fonte de erros. Un bo criterio: se alguén dedica máis dunha hora ao mes a mover datos de RRHH entre sistemas, a integración págase soa, como calculamos en [como calcular o ROI dun software de RRHH](/gl/blog/roi-software-rrhh-peme-como-calculalo/). ## Quen pode facela Non fai falta un equipo de desenvolvemento. Un desenvolvedor con experiencia en API REST, interno ou externo, monta en poucos días unha integración de nóminas ou de BI coa documentación pública. Moitas xestorías e provedores de ERP teñen xa conectores ou experiencia con este tipo de integracións. E se a túa empresa ten máis de corenta empregados e necesidades específicas, o plan Personalizado de LapsoWork inclúe desenvolvementos á medida, como podes ver na [nosa páxina de prezos](/gl/prezos/). ## Preguntas frecuentes **Que datos podo obter da API de LapsoWork?** Empregados activos e a súa busca por nome, fichaxes e horas diarias, semanais e mensuais por empregado, ausencias nun intervalo de datas, días de vacacións restantes, centros de traballo, clientes e datos sobre os documentos subidos. A documentación con cada endpoint e os seus parámetros está na páxina para desenvolvedores. **Como se autentica a API?** Mediante un token de acceso asociado á túa conta, que se envía en cada petición. Debe gardarse coma un segredo no servidor que executa a integración, nunca no código nin en documentos compartidos, e renovarse se cambia a persoa responsable. **Pódese integrar LapsoWork co programa de nóminas?** Si. A integración habitual consulta en cada peche as horas mensuais e as ausencias de cada empregado e entrégaas no formato que importa o programa de nóminas ou a xestoría. LapsoWork non calcula as nóminas; distribúe as que calcula a túa xestoría ou o teu programa, e a API encárgase de que as variables cheguen sen teclealas. **Necesito un desenvolvedor para usar a API?** Para unha integración programada, si: un desenvolvedor con experiencia en API REST, interno ou externo, móntaa en poucos días coa documentación pública. Para necesidades puntuais, a exportación de informes de horas e ausencias a Excel non require ningún desenvolvemento. **A integración cumpre o RXPD?** Debe cumprilo: é un tratamento de datos persoais dos empregados. Traslada só os campos necesarios, limita quen accede ao token e aos datos, rexistra as execucións e reflicte o fluxo no rexistro de actividades de tratamento da empresa. ## Conclusión Unha API de RRHH serve para que as horas, as ausencias e os empregados activos cheguen á nómina, ao ERP ou ao cadro de mando sen que ninguén os teclee. A de LapsoWork expón exactamente eses datos con autenticación por token e documentación pública, e as integracións que compensan nunha peme son poucas e claras: nóminas, ERP, BI e control de accesos. Se moves datos de RRHH á man máis dunha hora ao mes, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/) e revisa a [documentación da API](/gl/api-desenvolvedores/) co teu desenvolvedor. --- ## Como detectar o absentismo laboral con datos: indicadores, cálculo e que facer despois URL: https://lapsowork.com/gl/blog/absentismo-laboral-como-detectalo-con-datos/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Que é o absentismo laboral e que non o é, como calcular o índice de absentismo, a frecuencia, a duración media e o índice de Bradford cos datos do rexistro de xornada e de ausencias, como lelos por centro e por equipo, e que pode e non pode facer unha peme co que descubra. Nunha peme o **absentismo laboral** nótase antes de medirse: a quenda que sempre vai xusta, o luns en que faltan dúas persoas, o compañeiro que cobre ocos e acaba queimado. Pero notalo non serve para actuar, porque sen datos non se sabe se o problema é un equipo, unha quenda, unha época do ano ou unha persoa, nin se o que ocorre é unha baixa médica longa, que non se pode tocar, ou unha serie de faltas curtas sen xustificar, que si. Esta guía explica que é absentismo e que non, que indicadores calcular cos datos que xa tes no rexistro de xornada e nas ausencias, como lelos sen tirar conclusións falsas e que pode facer legalmente unha empresa co que descubra. ## Que é absentismo e que non o é Absentismo é o tempo en que un traballador debería estar traballando e non o está. Dentro desa definición conviven cousas moi distintas: - **Ausencias xustificadas**: baixas por incapacidade temporal, permisos retribuídos do Estatuto dos traballadores e do convenio, ausencias por forza maior familiar, consultas médicas cando o convenio as recoñece. - **Ausencias inxustificadas**: faltas sen aviso nin xustificante, atrasos reiterados, saídas anticipadas. - **O que non é absentismo**: vacacións, descansos, permisos de maternidade e paternidade, folga ou formación. Metelos no índice ínflao e faino inútil. A distinción non é só estatística. As ausencias xustificadas por enfermidade non poden ter consecuencias no emprego: a causa de despedimento obxectivo por faltas de asistencia do antigo artigo 52.d) derrogouse en 2020. As inxustificadas si poden tratarse segundo o réxime disciplinario do convenio, sempre que estean documentadas. Por iso o primeiro paso é que cada ausencia estea clasificada co seu tipo, como explicamos na guía de [ausencias médicas na peme](/gl/blog/xestion-ausencias-medicas-peme-baixas-permisos/). ## Os datos que xa tes Non fai falta unha enquisa nin un consultor. Unha peme con rexistro de xornada e xestión de ausencias dixital ten: - **Horas teóricas** de cada persoa por día, do calendario laboral e o contrato. - **Horas rexistradas** de cada día, do control horario. - **Ausencias** con tipo, inicio e fin, do módulo de ausencias. - **Estrutura**: centro, equipo, quenda, categoría, antigüidade. Con iso calcúlase todo o que segue. Sen rexistro dixital, o cálculo é unha tarde de Excel ao mes e adoita abandonarse ao segundo. ## Os indicadores que importan ### Índice de absentismo **Índice = horas de ausencia / horas teóricas × 100**, no período que elixas. Calcúlao dúas veces: unha con todas as ausencias e outra só coas inxustificadas. O primeiro diche canto custa cubrir ocos; o segundo, onde hai un problema de xestión. Compárao co do teu convenio ou sector se publica datos; se non, compárao contigo mesmo mes a mes. ### Frecuencia e duración media **Frecuencia** = número de episodios de ausencia por persoa e período. **Duración media** = horas ou días de ausencia / número de episodios. Dous equipos poden ter o mesmo índice con realidades opostas: un con dúas baixas longas e outro con vinte faltas dun día. O segundo é o que esixe mirar a organización do traballo. ### Índice de Bradford É o indicador clásico para detectar ausencias curtas e repetidas, que son as que máis desorganizan: **B = S² × D**, onde S é o número de episodios e D o total de días ausente no período, normalmente un ano. Unha persoa cunha baixa de 20 días ten 1 × 1 × 20 = 20; outra con dez faltas de dous días ten 10 × 10 × 20 = 2.000. O índice non di por que falta ninguén; di a quen convén preguntar, e sempre distinguindo entre xustificado e inxustificado. ### Desviación entre horas rexistradas e horas teóricas Un indicador menos coñecido e moi útil: persoas que cada día rexistran menos horas das teóricas sen ausencia declarada. Non é absentismo formal, pero é o sinal temperán dun horario que non se cumpre ou dun problema de fichaxe. Os informes de horas efectivas e desviacións do control horario móstrano directamente. ## Como ler os datos sen enganarte - **Segmenta antes de concluír.** Por centro, equipo, quenda, día da semana e mes. O absentismo «da empresa» case nunca existe; existe o da quenda de noite, o dos luns ou o dun equipo cun responsable concreto. - **Separa as baixas longas.** Unha baixa de seis meses distorsiona o índice dun equipo pequeno durante todo o ano. Analízaa á parte. - **Busca padróns, non culpables.** Faltas concentradas nunha quenda apuntan á organización desa quenda; faltas concentradas nunha persoa apuntan a unha conversa con esa persoa, non a unha sanción automática. - **Mira a tendencia**, non o mes. Tres meses seguidos subindo son un sinal; un mes malo pode ser unha gripe. - **Cruza con rotación e horas extra.** Un equipo con absentismo alto, rotación alta e horas extra altas está dicindo o mesmo por tres vías. Os [indicadores de recursos humanos](/gl/blog/indicadores-de-recursos-humanos/) lense xuntos. ## Que pode e que non pode facer a empresa co que descubra **Pode** - Revisar a organización do traballo onde se concentran as ausencias: cargas, quendas, descansos, relación co responsable. - Falar coa persoa con ausencias curtas repetidas para entender a causa, con respecto á súa intimidade e sen pedir diagnósticos. - Verificar o estado de saúde nunha baixa mediante recoñecemento por persoal médico (artigo 20.4 do Estatuto dos traballadores). - Aplicar o réxime disciplinario do convenio ás faltas inxustificadas documentadas, de forma proporcional e cos prazos de prescrición. - Mellorar as condicións que reducen ausencias evitables: flexibilidade, previsibilidade de horarios, desconexión dixital. **Non pode** - Sancionar nin despedir por ausencias xustificadas por enfermidade ou por permisos legais. - Tratar os datos de saúde máis alá do necesario: o tipo de ausencia e as súas datas, non o diagnóstico. - Usar o índice de Bradford ou calquera indicador como sanción automática sen analizar cada caso. - Publicar clasificacións de ausencias por persoa; os datos individuais son confidenciais e trátanse con acceso restrinxido. ## Un proceso mensual de vinte minutos 1. Exporta as ausencias do mes co seu tipo e as horas rexistradas fronte ás teóricas. 2. Calcula o índice total e o índice de inxustificadas, por centro e por equipo. 3. Mira a frecuencia e a duración media dos equipos co índice de absentismo máis alto. 4. Actualiza o índice de Bradford acumulado do ano e revisa os tres valores máis altos, separando xustificado e inxustificado. 5. Anota unha acción por achado: revisión dunha quenda, conversa, cambio de cobertura, e comproba o mes seguinte se o indicador se moveu. ## Como o resolve LapsoWork - **Ausencias clasificadas por tipo** desde a aplicación, con xustificante anexo e aprobación do responsable, e con tipoloxía personalizable segundo convenio. - **Informes de xornada**: horas efectivas, extras, descansos e desviacións, con filtros por centro, equipo ou empregado. - **Informe de ausencias exportable a Excel**, co gozado, o pendente e o caducado por persoa e tipo, para calcular o índice de absentismo e o índice de Bradford. - **Calendario compartido** por equipo, que mostra a cobertura antes de que falte alguén máis. - **Histórico completo** de cada ausencia con data, estado e aprobador. Todo desde 2 € por empregado e mes no plan Básico, co [módulo de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) e o [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/). E se o problema resulta ser de rotación, temos unha guía sobre [como diminuír a rotación de persoal](/gl/blog/como-diminuir-a-rotacion-de-persoal/). ## Preguntas frecuentes **Como se calcula o índice de absentismo laboral?** Dividindo as horas de ausencia entre as horas teóricas de traballo do período e multiplicando por cen. Convén calculalo dúas veces: con todas as ausencias e só coas inxustificadas, e segmentalo por centro, equipo e quenda. As vacacións, os descansos e os permisos de maternidade e paternidade non se inclúen. **Que é o índice de Bradford?** Un indicador que penaliza as ausencias curtas e repetidas fronte ás longas: calcúlase elevando ao cadrado o número de episodios de ausencia e multiplicándoo polo total de días ausente no período. Serve para decidir a quen preguntar, non para sancionar, e debe lerse distinguindo ausencias xustificadas e inxustificadas. **Pódese despedir un traballador por absentismo?** Non por ausencias xustificadas: a causa de despedimento obxectivo por faltas de asistencia derrogouse en 2020, e as baixas por enfermidade e os permisos legais non poden ter consecuencias no emprego. As faltas inxustificadas documentadas si poden tratarse segundo o réxime disciplinario do convenio, de forma proporcional. **Que datos necesito para medir o absentismo?** As horas teóricas de cada persoa segundo calendario e contrato, as horas rexistradas no control horario, as ausencias co seu tipo e datas, e a estrutura da empresa por centro, equipo e quenda. Cun rexistro de xornada e unha xestión de ausencias dixitais, todo se exporta en minutos. **Cal é un índice de absentismo normal?** Depende do sector, do tipo de traballo e de como se mida, polo que as comparacións externas enganan con facilidade. O útil é comparar a empresa consigo mesma mes a mes e por equipos, separar as baixas longas e vixiar a tendencia das ausencias inxustificadas. ## Conclusión Detectar o absentismo laboral con datos é cuestión de ter as ausencias clasificadas e o rexistro de xornada dixital, calcular catro indicadores sinxelos e lelos por centro, equipo e quenda, sen confundir unha baixa longa cun problema de xestión nin un índice cunha sanción. O que a empresa pode facer co resultado é organizar mellor o traballo e falar coas persoas, sempre dentro do que a lei permite. Se queres comezar polos datos, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). --- ## Teletraballo en España 2026: obrigas legais e software para cumprir URL: https://lapsowork.com/gl/blog/teletraballo-espana-obrigas-2026/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Lei 10/2021 actualizada 2026: cando é obrigatorio o acordo de teletraballo, gastos que hai que compensar e software que o xestiona automaticamente. A **Lei 10/2021 do traballo a distancia** segue sendo o marco legal do teletraballo en España en 2026. Se a túa peme permite que algún empregado traballe desde a casa de forma regular, tes cinco obrigas legais concretas que cumprir. Incumprir calquera delas pode comportar sancións de ata 7.500 € por infracción. Neste artigo explicámoschas con exemplos, dámosche a **checklist práctica** e mostramos como automatizar a maioría cun software. ## Cando se aplica a Lei 10/2021 A lei aplícase cando un empregado traballa **a distancia de forma regular** cumprindo: - **Polo menos un 30 % da xornada** teletraballada (en cómputo mensual ou trimestral segundo o contrato). - Durante un período de referencia de **tres meses**. Por tanto: - Empregado que teletraballa 1-2 días á semana → **entra** na lei. - Empregado 100 % remoto → **entra** (obviamente). - Traballo esporádico por un día (cita médica, conciliación puntual) → **non entra**. - Traballo ocasional por teletraballo colectivo (p. ex.: unha nevarada grande) → **non entra**. ## As 5 obrigas concretas ### 1. Acordo escrito de teletraballo É **obrigatorio** asinar un acordo escrito co empregado antes de iniciar o teletraballo. O acordo debe conter como mínimo: - Inventario de **medios e equipos** que achega a empresa. - **Gastos directos e indirectos** e a súa forma de compensación. - Horario de traballo e **dispoñibilidade**. - Porcentaxe de presencialidade fronte a remoto. - **Centro de traballo de adscrición** do empregado. - Lugar do teletraballo (normalmente, o domicilio). - Duración do acordo (indefinido ou temporal). - Medios de **control empresarial** (que deben ser proporcionais). - Procedemento para suspender ou reverter o teletraballo. **Sanción por non ter acordo**: infracción grave, entre 751 € e 7.500 €. ### 2. Rexistro de xornada en remoto A obriga de rexistro horario do RDL 8/2019 **tamén se aplica ao teletraballo**. O rexistro debe ser fiable: non vale o «confío no meu empregado». **Solucións válidas**: - Aplicación móbil con fichaxe de entrada/saída. - Software web que rexistre o inicio e o peche de sesión. - Aplicación de ordenador con fichaxe por xesto. **O que non vale**: - «Que me mande un correo electrónico ao comezar e ao rematar». - Folla de Excel que cubra o empregado ao final da semana. - Rexistro de actividade do ordenador (non cumpre coa selaxe de tempo). ### 3. Compensación de gastos A empresa debe **compensar os gastos** derivados do teletraballo. A lei non fixa unha cantidade; acórdao o convenio colectivo ou o acordo individual. Aspectos que cómpre considerar: - **Luz** (aumento do consumo eléctrico). - **Internet** (parte proporcional da factura). - **Mobiliario** (cadeira ergonómica, mesa) se a empresa non o achega. - **Desgaste do equipo persoal** (se non se dá equipo corporativo). Valores orientativos en convenios recentes: **30-50 €/mes** para teletraballo de 2-3 días/semana; **60-100 €/mes** para 100 % remoto. **Sanción por non compensar**: infracción grave, 751 €-7.500 €. ### 4. Dereito á desconexión dixital O empregado ten dereito a **desconectar** fóra do seu horario laboral. A empresa debe: - Definir un **horario laboral claro** no acordo. - Establecer **bandas horarias** nas que o empregado debe estar dispoñible. - **Non esixir resposta** a correos electrónicos ou mensaxes fóra de horario. - Documentar o dereito nunha **política interna** coñecida por todo o cadro de persoal. **Sanción por vulnerar a desconexión**: 1.500 €-7.500 € por infracción grave. ### 5. Igualdade de dereitos O empregado teletraballador ten **exactamente os mesmos dereitos** que o presencial: - Mesmo salario, complementos, vacacións, formación. - Mesmo acceso a promoción e ascensos. - Acceso ao representante sindical e ao comité de empresa. - Mesmas medidas de prevención de riscos laborais. **Sanción por discriminar o teletraballador**: pode chegar a infracción moi grave (ata 225.018 €). ## Checklist práctica: cumpre a túa peme? Contesta si/non a cada pregunta. Se fallas 2 ou máis, tes un risco real de sanción: 1. [ ] Teño **identificados** todos os empregados que teletraballan máis do 30 % da xornada. 2. [ ] Cada un ten un **acordo escrito asinado** cos 9 puntos mínimos. 3. [ ] O acordo recolle os **gastos compensados** e a cantidade exacta. 4. [ ] A compensación aparece **reflectida na nómina** (non en sobres á parte). 5. [ ] Os empregados remotos fichan cun sistema dixital **auditado** (non correo electrónico nin Excel). 6. [ ] Teño un documento de **política de desconexión** coñecido por todo o cadro de persoal. 7. [ ] Os empregados en remoto reciben **formación en PRL** específica do teletraballo. 8. [ ] Na avaliación de riscos hai un apartado sobre postos de traballo remotos. 9. [ ] Os remotos teñen o **mesmo acceso** ás comunicacións internas, á formación e á promoción que os presenciais. 10. [ ] O acordo inclúe un **mecanismo de reversión** (como volver ao traballo presencial se é necesario). ## Como o automatiza LapsoWork ### Xeración do acordo de teletraballo Modelo preconfigurado cos 9 puntos mínimos esixidos pola lei. Cargas o nome do empregado e o sistema xera o PDF listo para a sinatura biométrica en 30 segundos. ### Fichaxe desde a casa O empregado ficha desde a aplicación (móbil ou web) con selaxe de tempo e xeolocalización opcional (só no momento da fichaxe, nunca continua). O sistema rexistra a xornada igual que se estivese na oficina. ### Bandas horarias e desconexión Defines os horarios de dispoñibilidade no panel. O sistema xera alertas se o empregado ficha fóra de horario. As notificacións do software quedan silenciadas automaticamente fóra das bandas laborais. ### Xestión da compensación O importe compensado engádese como **complemento na nómina**. O sistema xestiónao automaticamente en cada pagamento, e queda documentado e rastrexable. ### Módulo de teletraballo completo O [módulo de teletraballo de LapsoWork](/gl/solucions/software-teletraballo/) centraliza: - Lista de empregados en réxime de teletraballo. - Acordos asinados e vixentes. - Calendario de presenza (que días oficina / que días casa). - Histórico de fichaxes remotas. - Compensación de gastos mensual. - Documentación de PRL específica. ## Exemplo real: consultora de 22 empregados Unha consultora de Madrid tiña 22 empregados nun modelo híbrido (3 días oficina / 2 días casa) sen ningún acordo asinado. Tras unha consulta preventiva con avogados, decatáronse de que incumprían **3 das 5 obrigas**. Plan de acción en 30 días: - Día 1-7: redacción do modelo de acordo cun avogado. - Día 8-14: sinatura dixital de 22 acordos en LapsoWork (unha tarde). - Día 15-21: configuración do módulo de teletraballo e da fichaxe remota. - Día 22-30: publicación da política de desconexión e formación ao equipo. Custo total: 400 € de avogado + plan Avanzado LapsoWork (1.848 €/ano para 22 empregados). Sanción evitada estimada: **7.500-15.000 €** se a Inspección chegase primeiro. ## Preguntas frecuentes **Podo obrigar un empregado a teletraballar?** Non. O teletraballo é voluntario e reversible. Acórdase entre as partes e, se o empregado se nega, non pode ser penalizado por iso. **Podo prohibir o teletraballo?** Tamén, sempre que se xustifique por motivos organizativos ou técnicos. Non hai un «dereito ao teletraballo», senón un marco legal para cando ambas as partes o acordan. **Podo controlar a actividade do empregado remoto cun software espía?** Non sen información e consentimento explícito. A lei esixe que os medios de control sexan proporcionais e coñecidos. Instalar keyloggers ou gravadores de pantalla sen aviso é ilegal e comporta sancións do RXPD. **E se o empregado teletraballa desde outro país da UE?** Entra outra normativa: lexislación laboral do país de destino, fiscalidade por dobre imposición, Seguridade Social etc. Consulta cunha xestoría especializada antes de permitilo. **Que pasa se un empregado se accidenta na casa durante a xornada remota?** É accidente de traballo. O empregado debe comunicar o lugar habitual de traballo (normalmente, o domicilio). A empresa debe telo documentado no acordo de teletraballo. **A desconexión dixital inclúe os grupos de WhatsApp do equipo?** Si. Se a empresa pide usar WhatsApp como canle interna, as conversas fóra de horario son **incumprimento** salvo urxencia xustificada. Moitas empresas están migrando a Slack ou Teams con silencio automático nas bandas non laborais. ## Conclusión En 2026 o teletraballo está **moi regulado en España**. Cumprir as cinco obrigas non é complicado se tes o software axeitado, pero hai que facelo por escrito e con rastrexabilidade. Un software como [LapsoWork](/gl/solucions/software-teletraballo/) automatiza o 80 % do cumprimento: xera acordos, rexistra a xornada remota, documenta a desconexión e xestiona a compensación de gastos. Se a túa peme ten empregados en teletraballo e non estás 100 % seguro de cumprir, podes [probar LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/) para revisar a túa situación. Tamén che resultará útil o artigo sobre a [fichaxe con móbil legal](/gl/blog/fichar-co-mobil-e-legal/) (a máis usada no teletraballo) e a [guía de sancións de control horario 2026](/gl/blog/sancions-control-horario-2026/), onde listamos as multas concretas do sector. --- ## Top 10 erros ao implantar un software de RRHH nunha peme URL: https://lapsowork.com/gl/blog/erros-implantacion-software-rrhh/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Os 10 erros máis comúns ao dixitalizar RRHH nunha peme española e como evitalos. Checklist de implantación paso a paso. Levamos unha década acompañando máis de 200 pemes españolas na dixitalización dos seus RRHH. No camiño vimos todos os erros posibles: algúns graciosos, a maioría caros. Este artigo recolle os **10 erros máis frecuentes** que cometen as empresas ao implantar un software de RRHH por primeira vez, con exemplos reais e como evitalos. Aínda que esteas escollendo outro software distinto do noso, serache útil. ## Erro 1: Escoller o software antes de saber que problema resolves O erro máis común: o responsable de RRHH ou o xerente navegan polas webs dos provedores, namóranse dunha interface bonita e contratan. Logo descobren que o software ten un módulo de recrutamento moi avanzado… que non van usar, e carece do módulo de canle de denuncias ao que os **obriga a lei**. **Como evitalo**: antes de mirar provedores, escribe nunha folla: 1. Que procesos facemos hoxe **en papel ou Excel** que nos dan problemas? 2. Que **obrigas legais** incumprimos hoxe? 3. Que **aforro de tempo** esperamos? 4. Cantos empregados temos e como crecemos? Con esa folla, compara 3-4 opcións (inclúe LapsoWork, Factorial, Bizneo ou Sesame) con criterios claros. ## Erro 2: Contratar o plan máis caro «por se acaso» Algúns provedores xogan a isto: o plan básico non inclúe nada útil, así que acabas contratando o avanzado «polo que poida pasar». Logo descobres que hai módulos que nunca activas. **Como evitalo**: comeza sempre polo **plan básico**. Se necesitas módulos avanzados, cambia de plan. Un software moderno como LapsoWork permite cambiar de plan **mes a mes** sen permanencia. Non ten sentido pagar por algo que non vas usar o primeiro ano. ## Erro 3: Saltar a limpeza de datos antes de migrar Migras o teu Excel «tal cal» ao novo software cos **tres «Jose García» sen DNI** que vés arrastrando desde 2018, as datas de alta en formatos distintos e os documentos sen clasificar. O novo sistema herda todo ese caos. **Como evitalo**: dedica **1-2 días** antes de migrar a: - Depurar duplicados e rexistros obsoletos. - Estandarizar o formato (nome apelido vs apelido, nome; DD/MM/YYYY en todas as datas). - Organizar os documentos por empregado en cartafoles con nome coherente. Un Excel limpo tarda 72 h en migrar. Un Excel caótico, 2 semanas. ## Erro 4: Non comunicarlles o cambio aos empregados Un día os empregados reciben un correo electrónico que di «a partir do luns ficharedes pola aplicación». Reacción: medo, resistencia, rumores falsos («estannos espiando»), queixas ao comité de empresa. **Como evitalo**: comunica **2-3 semanas antes**: 1. Correo electrónico da dirección explicando o **porqué** (nova lei, aforrar papel, simplificar). 2. Sesión breve de **preguntas e respostas** (30 min presencial ou por videochamada). 3. **Manual curto en PDF** con capturas (2-4 páxinas). 4. Canle de dúbidas (correo electrónico ou chat interno) activa as primeiras 2 semanas. As empresas que comunican ben teñen **>95 % de adopción** na primeira semana. As que non, chegan ao 60 % e tardan meses. ## Erro 5: Non formar os mandos intermedios Os empregados aprenden a aplicación rápido porque a interface é sinxela. **Os mandos intermedios pérdense** se non os formas: como aprobo vacacións? onde vexo as horas do meu equipo? que fago se un empregado pide unha corrección? **Como evitalo**: sesión de **1 hora específica** para mandos (xefes de equipo, encargados). É o grupo máis crítico porque, se un xefe rexeita o sistema, o seu equipo rexéitao con el. ## Erro 6: Configurar mal o convenio colectivo Este é o erro **máis caro a longo prazo**. Se non configuras ben o convenio (festivos, complementos, xornada, descansos), o software empeza a calcular mal as horas e os saldos de vacacións. Eses datos chegan torcidos á túa xestoría e acaban provocando erros na nómina. Descobres o fallo tres meses despois, con todo o cadro de persoal reclamando. **Como evitalo**: pídelle ao teu provedor unha **validación do convenio** na alta. Que che ensinen onde se configuran os festivos, os tipos de complementos, as horas extra e que ti o revises antes de activar o sistema. LapsoWork fai esta validación sen custo cos convenios preconfigurados. ## Erro 7: Confiarlle o control a unha soa persoa Unha empresa de 40 empregados delega todo o sistema no responsable de RRHH. Cando esa persoa está de vacacións ou enferma, **ninguén máis sabe** como aprobar vacacións, corrixir fichaxes ou xestionar unha baixa. Parálise operativa. **Como evitalo**: desde o día 1 configura **dous administradores** como mínimo e dálle acceso limitado a cada mando intermedio. A aplicación de LapsoWork ten **roles por defecto** (Admin, Responsable de equipo, Empregado) que resolven isto. ## Erro 8: Non aproveitar as integracións Algunhas empresas manteñen a súa xestoría externa **facendo á man** a exportación mensual de horas. Están pagando por dúas cousas (software + xestoría) que poderían conectarse directamente por API. **Como evitalo**: na alta, pregunta: - Hai integración coa nosa xestoría (A3, Sage, ContaSOL)? - Pódese conectar co noso ERP? - Hai API pública para desenvolvementos propios? LapsoWork intégrase coas principais xestorías españolas e ten [API documentada](/gl/api-desenvolvedores/) se queres automatizar procesos. ## Erro 9: Non revisar o sistema nos primeiros 30 días Implantas, formas o equipo, arranca. E esquéceste. **Erro**. Os primeiros 30 días son críticos para detectar axustes: algún empregado que non ficha, algún tipo de ausencia que non está configurado, algún informe que non sae como esperas. **Como evitalo**: **programa unha revisión** co provedor aos 30 días do arranque. Lista de puntos que hai que revisar: - Fichan todos os empregados? Hai algún sen actividade? - Creáronse incidencias ou peticións das que non sabías? - Cadra a exportación mensual á xestoría? - Devolven os informes o esperado? - Hai queixas ou dúbidas recorrentes do equipo? ## Erro 10: Non prepararse para unha inspección O software cumpre, pero **nunca preparaches unha inspección**. Cando chega a Inspección de Traballo, o responsable de RRHH ponse nervioso, non atopa o informe, saca datos incompletos e acaba nunha acta de requirimento innecesaria. **Como evitalo**: fai unha **simulación de inspección** cada 6 meses: 1. Exporta o rexistro de xornada de **20 empregados aleatorios**. 2. Revisa que cadre coas nóminas do período. 3. Exporta o **rexistro de correccións** e revisa que haxa motivos válidos. 4. Comproba que tes o **acordo de teletraballo** de cada empregado en remoto. 5. Verifica que a **canle de denuncias** está publicada e con responsable nomeado (se +50 empregados). LapsoWork xera todos estes informes en **1 clic**. O simulacro debería levarche 30 minutos. ## Checklist resumo de implantación Se vas implantar un software de RRHH este mes, sigue esta orde: 1. **Diagnóstico previo** (1-2 días): que procesos, que leis, que aforros. 2. **Comparativa de 3 provedores** (1 semana): sen deixarte levar polo márketing. 3. **Demostración de 30 días** do candidato gañador: proba con datos reais. 4. **Limpeza de datos** antes de migrar (2-3 días). 5. **Migración asistida** polo provedor (2-3 días). 6. **Configuración do convenio** + validación co xestor (1 día). 7. **Formación a mandos** (1 sesión, 1 hora). 8. **Comunicación aos empregados** (correo electrónico + manual PDF). 9. **Arranque** con data exacta. 10. **Revisión aos 30 días** + axustes. 11. **Simulacro de inspección** no mes 6. Con este plan, a implantación faise en **5-6 semanas** e estabilízase en 2-3 meses. ## Preguntas frecuentes **Canto tempo me vai levar toda a implantación?** Desde a decisión ata o sistema estable: 6-10 semanas para unha peme media. Só a implantación técnica son 3-5 días. **Que ROI esperar o primeiro ano?** En pemes de 30-80 empregados, o aforro típico é de **6-10 horas/semana** do responsable de RRHH + redución de erros administrativos. O software (720 €/ano con LapsoWork Básico) amortízase **no primeiro mes** só en horas aforradas. **E se aos 3 meses non estamos contentos?** Cun software sen permanencia como LapsoWork, vaste. Antes de contratar, asegúrate de que non hai contrato anual forzoso. **Compensa contratar unha consultoría externa para implantar?** Para pemes con menos de 100 empregados, normalmente non fai falta: o provedor do software fai a implantación sen custo. Para empresas máis grandes ou con integracións complexas, unha consultoría pode aforrar tempo. **E se o software escollido non cumpre despois?** Mellor detectalo na demostración de 30 días. Se xa contrataches e tes contrato anual, renegocia o cambio de plan ou a cancelación anticipada. Se o contrato é sen permanencia, vaste. ## Conclusión Implantar un software de RRHH parece complicado porque mestura **tecnoloxía, lei e persoas**. Os 10 erros que enumeramos resúmense en tres ideas: **planifica antes de contratar, comunica ben co teu equipo e revisa en quente os primeiros 30 días**. Con iso, a dixitalización pasa de ser un proxecto estresante a un simple cambio administrativo. Se queres implantar ben desde o principio, podes [probar LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/) con acompañamento do noso equipo técnico. E se aínda estás decidindo, le [canto custa un software de RRHH para unha peme](/gl/blog/canto-custa-software-rrhh-peme/) ou a guía sobre [como migrar desde Excel](/gl/blog/migrar-excel-software-rrhh/) sen perder datos. --- ## Control horario en industria e talleres: quendas rotativas e convenio URL: https://lapsowork.com/gl/blog/control-horario-industria-talleres/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Guía para a fichaxe en industria e talleres: quendas rotativas 24/7, convenio do metal e da construción, horas extra e cumprimento 2026. En industria, talleres e construción o control horario ten particularidades que non aparecen noutros sectores: quendas rotativas 24/7, zonas sen cobertura móbil, persoal itinerante entre obras, convenios complexos (metal, construción, automoción) e horas extra recorrentes. Neste artigo explicamos como cumprir a lei de fichaxe 2026 nestes contornos, con exemplos reais e a configuración recomendada. ## Os retos específicos da industria ### 1. Quendas rotativas de 3×8 ou 4×6 Planta en produción continua con quendas de mañá (6-14), tarde (14-22) e noite (22-6). Ou esquemas 4×6 (4 días de traballo, 2 de descanso, repetido). O control horario debe reflectir **automaticamente** a que quenda pertence cada fichaxe, para que as horas conten cos **complementos correspondentes** (nocturnidade, festividade). ### 2. Obras e talleres sen cobertura móbil Un electricista que traballa nun aparcadoiro subterráneo, un operario nunha planta con gaiola de Faraday, un técnico nun túnel ferroviario. A fichaxe móbil **ten que funcionar sen conexión** e sincronizar cando volva a rede. ### 3. Persoal itinerante Electricistas ou fontaneiros que pasan por 3-4 obras distintas ao día. Cada obra é un **centro de traballo distinto**: hai que saber cantas horas traballou cada un en cada obra para o cliente final. ### 4. Convenios complexos O convenio xeral do metal ten máis de 80 artigos específicos sobre xornada, complementos e descansos. A construción ten convenio nacional + provinciais distintos. Calculalo todo á man nunha nómina de 40 empregados é **inviable**. ### 5. Horas extra cotiás Na industria hai horas extra case cada semana: reforzo de produción, imprevisto de mantemento, pico de pedidos. A diferenza entre hora ordinaria, extra estrutural, extra por forza maior e festiva cambia a cotización á Seguridade Social e o importe bruto na nómina. ## Como resolvelo cun software axeitado ### Configuración por tipos de xornada En LapsoWork creas os **modelos de xornada** (tipo «Quenda mañá», «Quenda noite», «Garda fin de semana») coas súas horas específicas e os complementos asociados. Cando un empregado ficha dentro do tramo «Quenda noite», as horas **impútanse automaticamente** coa nocturnidade aplicada. ### Fichaxe sen conexión garantida A aplicación de LapsoWork ficha sen rede e sincroniza despois. **Crítico** en obras e talleres industriais: se falla a sincronización do móbil nunha obra subterránea, as fichaxes gárdanse en local e súbense ao chegar á superficie. **Alternativa**: tableta en modo kiosk na entrada da nave/planta con fichaxe por PIN ou tarxeta NFC. Máis práctico en fábricas con 30+ empregados que acceden ao mesmo punto. ### Xeolocalización ao fichar (opcional) Para o persoal itinerante, a fichaxe pode gardar a **localización aproximada** no momento de fichar. Útil para xustificar ante o cliente final que horas se traballaron en cada obra. Importante: require **información e consentimento** explícito do empregado (privacidade). ### Centros de traballo e proxectos Cada obra ou proxecto é un **centro de traballo** con alta e baixa. Os empregados ven na súa aplicación onde fichan hoxe e as horas imputadas a cada obra. O responsable pode xerar informes por centro para a facturación ao cliente. ### Alertas de horas extra e descansos O sistema alerta o responsable cando un empregado: - Vai superar o tope de **80 horas extra anuais** (art. 35 ET). - Non vai ter **12 horas de descanso** entre xornadas. - Vai traballar **máis de 6 días seguidos** sen descanso semanal. ## Exemplo real: taller mecánico de 28 empregados Un taller de reparación de vehículos industriais con 28 empregados (22 técnicos + 6 administrativos). Antes de LapsoWork: - Reloxo físico de tarxeta perforada (comprado en 2008, aínda funcionaba). - Excel mensual do responsable para cadrar e enviar á xestoría. - Convenio do metal aplicado «a ollo» polo xestor. - Horas extra calculadas só se o traballador reclamaba. Inspección de Traballo en 2024: sanción de **15.500 €** por fichaxe non auditada + falta de rastrexabilidade + tres casos de horas extra non pagadas. Tras implantar LapsoWork (plan Básico, 2 €/empr/mes = 672 €/ano): - **Tableta en modo kiosk** na entrada do taller. PIN persoal por empregado. - **Exportación automática** á xestoría en formato XML compatible. - **Convenio do metal** aplicado automaticamente con todos os complementos. - **Historial auditado** dispoñible para calquera inspección. Resultado: seguinte inspección en 2025 → **acta conforme**. Sen sanción. ## Configuración recomendada por tipo de empresa ### Taller pequeno (5-20 empregados) - Plan Básico LapsoWork (2 €/empr/mes). - 1 tableta en modo kiosk na entrada (~150 €). - Convenio do metal parametrizado na alta. - **Custo anual**: 120-480 € + tableta. ### Industria mediana (20-80 empregados) - Plan Avanzado (3,50 €/empr/mes) con quendas rotativas e canle de denuncias. - 1-2 tabletas en modo kiosk por quenda de entrada. - Canle de denuncias obrigatoria se +50 empregados (299,99 €/ano). - **Custo anual**: 840-3.360 € + canle. ### Empresa de construción con obras itinerantes (30-100 empregados) - Plan Avanzado con fichaxe móbil obrigatoria (sen tableta pola dispersión). - Xeolocalización opcional activada por obra. - Integración con software de xestión de proxectos. - **Custo anual**: 1.260-4.200 €. ### Fábrica grande (+100 empregados) - Plan Personalizado con integracións con ERP (SAP, Microsoft Dynamics). - Lectores NFC por quenda ou torniquetes de acceso con fichaxe integrada. - Informes executivos con BI. - **Custo anual**: á medida. ## Convenios preconfigurados LapsoWork vén cos seguintes convenios industriais cargados de serie: - **Convenio estatal do metal**. - **Convenios provinciais do metal** (Madrid, Cataluña, Andalucía, País Vasco, Valencia, Galicia). - **Convenio xeral da construción**. - **Convenios provinciais da construción** (principais provincias). - **Sector da madeira e do moble**. - **Industria química**. - **Hidrocarburos e gases**. - **Artes gráficas**. Se o teu convenio non está precargado, o equipo técnico parametrízao na alta **sen custo adicional** cos datos do BOE ou do convenio colectivo vixente. ## Integracións con ERP industriais A API pública de LapsoWork permite a integración con: - **SAP Business One** (o ERP máis común na industria española). - **Microsoft Dynamics 365 Business Central**. - **Sage 200**. - **A3 Nóminas** (exportación directa). - **ERP propios** vía webhooks ou REST. A integración típica sincroniza empregados, quendas planificadas e horas imputadas a proxectos. Tempo de implantación: **2-4 semanas**. ## Preguntas frecuentes **Funciona con persoal sindicado?** Si. De feito, os sindicatos **agradecen** os sistemas dixitais porque rexistran fielmente as horas extra e facilitan as reclamacións lexítimas. O comité de empresa adoita solicitar acceso ao sistema para ver datos agregados anónimos. **Que pasa se o empregado esquece fichar nunha obra sen cobertura?** Dúas opcións: (1) ficha ao chegar ao seguinte punto con cobertura, e o sistema rexistra a hora aproximada cunha nota do empregado; (2) o responsable corrixe a fichaxe cun motivo xustificado. Todo queda rastrexable. **Os lectores de tarxeta NFC son caros?** Un lector NFC industrial custa 80-200 €. Para unha fábrica de 50 empregados con 3 quendas, abonda con 2-3 lectores (un por zona). Amortízase en semanas fronte ao tempo aforrado. **Detecta a fichaxe fraudulenta (p. ex.: un compañeiro ficha por outro)?** Detecta padróns sospeitosos (p. ex.: fichaxe con PIN desde unha localización incoherente, impresións dixitais non rexistradas). Para a máxima seguridade, a fichaxe biométrica (impresión dixital ou facial) evita a «fichaxe por un amigo». Dispoñible no plan Avanzado. **Que pasa cos desprazamentos entre centros?** Pódese configurar que o **tempo de desprazamento** entre obras sexa xornada efectiva (o que esixe o convenio da construción en determinados supostos). O sistema impútao automaticamente sen que o empregado teña que fichar de forma manual. ## Conclusión A industria e os talleres teñen retos específicos no control horario, pero **todos se resolven cun software ben configurado**. O custo (desde 672 €/ano no plan Básico para 28 empregados) amortízase **evitando unha única sanción** da Inspección (media de 15.000 € no sector) e aforrando as 6-10 horas semanais que se perden xestionando o Excel e o reloxo de tarxeta. Se queres ver como se configura para o teu caso, podes [solicitar unha demostración personalizada](/gl/demo/) ou [probar LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/). Tamén temos unha guía sobre as [sancións por non cumprir o control horario](/gl/blog/sancions-control-horario-2026/) e unha [comparativa de software de RRHH](/gl/blog/alternativas-factorial-2026/) se aínda estás decidindo que ferramenta usar. --- ## Control horario na hostalaría: guía práctica para restaurantes e hoteis URL: https://lapsowork.com/gl/blog/control-horario-hostalaria/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Como xestionar a fichaxe na hostalaría sen dor: quendas partidas, multicentro, Inspección de Traballo e software recomendado para 2026. A hostalaría é o sector con **maior taxa de sanción por Inspección de Traballo** en España. Os motivos: quendas partidas imposibles de documentar en Excel, cadro de persoal rotativo, multicentro e horas extra que se escapan. Neste artigo explicámosche como un restaurante, hotel ou grupo de hostalaría pode cumprir a lei de fichaxe 2026 sen complicar a operativa diaria. ## Os 5 problemas específicos do sector ### 1. Quendas partidas e quendas dobres Un camareiro típico fai quenda 12:00-16:00 e volve 20:00-01:00. Se o obrigas a fichar 4 veces (entrada da mañá, saída da mañá, entrada da noite, saída da noite) en papel, o esquecemento é case seguro. En Excel, cadrar as horas efectivas sen descanso cotizado é un crebacabezas mensual. ### 2. Cadro de persoal moi rotativo Extras de fin de semana, substitucións, persoal temporal de tempada. Nun mes podes dar de alta e de baixa 15 persoas. Cada alta en papel son 30 minutos de administrativa. ### 3. Multicentro Un grupo de 3 restaurantes ten persoal que «flota» entre locais. Saber cantas horas traballou Juan no local A e cantas no B implica revisar follas separadas e cruzalas á man. ### 4. Horas extra opacas Na cociña é frecuente facer +30 min/día sen rexistrar. Ao cabo do ano son 120 horas que a Inspección pode reclamar que se paguen + sanción por infracción moi grave. ### 5. Descanso entre xornadas O convenio de hostalaría esixe 12 h de descanso entre xornadas. Con quenda partida e quendas dobres, cumprilo require vixilancia. Sen sistema dixital, incúmprese sen decatarse. ## Como resolvelo cun software axeitado ### Fichaxe con tableta en modo kiosk en cada centro Unha tableta Android na barra ou na cociña coa aplicación de LapsoWork en modo kiosk. O empregado ficha co seu PIN persoal (4 díxitos) en **3 segundos**. Se a rede falla, a tableta garda sen conexión e sincroniza ao recuperar a conexión. **Vantaxes fronte ao móbil persoal**: non hai escusa de «esquecéuseme o móbil» e evitas conflitos sobre o uso do móbil persoal en horario laboral. ### Quendas visuais por arrastrar e soltar O responsable crea o **cuadrante semanal** arrastrando empregados sobre as quendas. Cada empregado ve a súa semana na aplicación móbil en tempo real. Se cambias alguén o mércores, a media semana, chégalle unha notificación push inmediata. ### Alertas automáticas de descanso O sistema detecta se un empregado vai traballar con menos de 12 h de descanso entre xornadas e **avisa o responsable antes** de validar a quenda. Cero incumprimentos do convenio por despiste. ### Control de horas extra en tempo real O responsable ve no seu panel as horas efectivas fronte ás esperadas por contrato. Se un empregado leva 180 h o día 20 do mes (cando «debería» levar 140), salta a alerta. Decides se compensar con descanso, pagar como extra ou axustar quendas. ### Multicentro con vista consolidada Cada local é unha unidade independente, pero o xerente ve o **panel global**: cantas horas se traballaron en cada centro, cantas por empregado, canto custa a nómina semanal. Esencial para pechar custos nun sector de marxes axustadas. ## Exemplo real: hotel de 62 empregados Un hotel urbano de 62 empregados con 3 centros (recepción 24 h, restaurante, eventos) implantou Lapsowork tras un aviso da Inspección. Antes: - 4 follas de Excel (unha por responsable de área). - Horas extra calculadas «a ollo». - 8 h semanais do responsable de RRHH en cadrar quendas. - Ningunha alerta de descanso mínimo. Despois de 3 meses con Lapsowork: - **Tempo aforrado**: 8 h/sem en RRHH + 2 h/sem en cada responsable = **18 h/semana** en total. - **Horas extra detectadas**: 112 h que non se estaban pagando. Regularizadas. - **Incumprimentos de descanso evitados**: 5 por mes (detectados e corrixidos antes). - **Sanción evitada**: a seguinte visita da Inspección pechou con acta conforme. ## Requisitos específicos por tipo de establecemento ### Restaurante independente (10-30 empregados) - Plan Básico de LapsoWork (2 €/empr/mes): fichaxe, quendas (add-on plan Avanzado), vacacións, xestor documental. - 1 tableta en modo kiosk (investimento único ~150 €). - Formación de 1 h ao propietario + 30 min ao equipo. - **Custo anual estimado**: 720 € + 150 € tableta + plan Avanzado se as quendas son complexas. ### Grupo de restaurantes (30-80 empregados) - Plan Avanzado (3,50 €/empr/mes) para quendas e multicentro nativo. - Tableta por local. - Responsable de RRHH dedicado ou externo. - **Custo anual estimado**: 1.680-3.360 €. ### Hotel (50-200 empregados) - Plan Avanzado + canle de denuncias obrigatoria (Lei 2/2023). - Integración co software hoteleiro existente (PMS) vía API. - Formación por departamento (recepción, restaurante, housekeeping). - **Custo anual estimado**: 3.500-10.000 € + canle 299,99 €. ### Cadea hoteleira (+200 empregados) - Plan Personalizado con integracións á medida. - Despregamento por fases (1 hotel piloto + roll-out). - Responsable de conta dedicado. - **Custo anual**: á medida. ## Convenios específicos admitidos LapsoWork vén preconfigurado cos convenios máis usados na hostalaría: - **Convenio estatal de hostalaría**. - **Convenios provinciais** (Madrid, Cataluña, Andalucía, Valencia, Illas Baleares, Canarias). - **Convenios de grandes grupos** (se procede). Os cálculos de descanso, horas extra e complementos salariais aplícanse automaticamente. Se o teu convenio non está cargado, o noso equipo parametrízao na alta sen custo. ## Preguntas frecuentes **Como fichan os empregados que non teñen móbil propio?** Tableta en modo kiosk no local. O empregado entra co seu PIN persoal e ficha. Na hostalaría é o método máis usado e o máis práctico. **O sistema detecta se un camareiro ficha a saída e segue traballando?** Si, podes configurar «alertas de última hora»: se un empregado ficha a saída e o responsable ve que segue no local, recibe un aviso para investigar. **Que pasa co persoal extra de fin de semana?** Dalos de alta temporal con data de inicio/fin. Fichan igual que os fixos. Ao rematar a tempada desactívanse e deixan de facturar no custo mensual. **Como se xestiona o «persoal en negro» na cociña?** Non se xestiona. Se tes persoal sen contrato, ningún software che vai solucionar o problema. A Inspección cruza as fichaxes coa Seguridade Social e detectar diferenzas é trivial. Sanción garantida. **Intégrase cos TPV de hostalaría?** LapsoWork ten API pública. Os principais TPV (Agora, HioPOS, Polarized) poden conectarse para sincronizar empregados. Consulta as integracións dispoñibles co noso equipo. ## Conclusión A hostalaría non é un sector «máis difícil» para cumprir a lei de fichaxe: é un sector onde **o custo de non cumprir é máis alto** (sancións, reclamacións, rotación). Un software especializado como Lapsowork resolve quendas partidas, multicentro, descansos e horas extra por **720 €/ano** (plan Básico) ou **1.260 €/ano** (plan Avanzado con quendas) para un restaurante de 30 empregados. Se queres ver como funciona co teu caso concreto, podes [solicitar unha demostración personalizada](/gl/demo/) ou probar [Lapsowork 30 días gratis](/gl/demo/). E se estás a valorar comprar fronte a seguir con Excel, revisa [canto custa realmente un software de RRHH para unha peme](/gl/blog/canto-custa-software-rrhh-peme/) ou as [sancións específicas do sector](/gl/blog/sancions-control-horario-2026/). --- ## Sinatura biométrica de contratos: que é e como implementala na túa peme URL: https://lapsowork.com/gl/blog/sinatura-biometrica-contratos/ Publicado: 2026-04-22 Resumen: Guía completa sobre a sinatura biométrica de contratos laborais: validez legal eIDAS, como funciona, vantaxes e como implementala en 48 horas. Imprimir un contrato, escanealo, envialo por correo electrónico, recibilo asinado, volver escanealo, arquivalo nun cartafol… Iso é o que aínda fai a maioría das pemes españolas en 2026. A **sinatura biométrica** elimina todo ese proceso: o empregado asina no seu móbil en 10 segundos e o contrato queda legalmente vinculante. Neste artigo explicámosche que é exactamente, que validez ten e como implementala en 48 horas sen tocar o teu ERP. ## Que é a sinatura biométrica A sinatura biométrica é un tipo de **sinatura electrónica avanzada** que captura os datos únicos do teu trazo ao asinar nunha pantalla táctil (móbil, tableta): - **Presión exercida** en cada punto do trazo. - **Velocidade e aceleración** do movemento. - **Cadencia** (ritmo de sinatura). - **Ángulos e inclinacións** do xesto. Todos eses datos combínanse cun **hash criptográfico do documento** e xeran unha evidencia única, vinculada irreversiblemente á persoa que asina e ao documento que asina. ## Base legal: por que vale igual que a sinatura manuscrita A validez da sinatura biométrica en España apóiase en dous bloques normativos: ### Regulamento eIDAS 910/2014 (UE) Establece tres niveis de sinatura electrónica: - **Sinatura electrónica simple**: calquera método dixital que identifique o asinante. Validez legal limitada (un correo electrónico «de acordo» tecnicamente conta). - **Sinatura electrónica avanzada**: identifica o asinante de forma única, vincúlase indisolublemente ao documento e permite detectar modificacións posteriores. **A sinatura biométrica entra aquí**. - **Sinatura electrónica cualificada**: avanzada + certificado cualificado + dispositivo seguro (p. ex.: sinatura con DNIe). Máximo nivel legal. A sinatura biométrica, ao ser **avanzada**, equivale á sinatura manuscrita para a **gran maioría de documentos** (art. 25 eIDAS). ### Código civil español O art. 3.10 do Código civil declara válidas as formas de expresión da vontade, incluídas as dixitais, sempre que haxa **constancia fidedigna**. A sinatura biométrica achégaa. ### Xurisprudencia recente Os tribunais españois veñen admitindo a sinatura biométrica desde 2016. Casos relevantes: - **Tribunal Supremo, 2021**: sinatura biométrica na banca considerada equivalente á sinatura manuscrita. - **Tribunal Superior de Xustiza de Madrid, 2023**: contrato laboral asinado biometricamente admitido como proba plena. - **Tribunal Superior de Xustiza de Cataluña, 2024**: modificación substancial de condicións aceptada por sinatura biométrica considerada válida. ## Para que se pode usar nunha peme Practicamente calquera documento de RRHH: 1. **Contratos laborais** (indefinido, temporal, prácticas, formación). 2. **Anexos ao contrato** (modificacións, cambios de xornada). 3. **Acordos de teletraballo** (obrigatorios pola Lei 10/2021). 4. **Comunicacións de despedimento ou finalización**. 5. **Cláusulas de confidencialidade e pactos de non competencia**. 6. **Autorizacións** (uso de imaxe, cesión de datos, formación bonificada). 7. **Recibos de nómina** (sinatura do traballador conforme). 8. **Entrega de equipos e EPI**. 9. **Aceptación do convenio colectivo**. 10. **Aceptación da política de uso de ferramentas informáticas**. O que **non convén asinar só con sinatura biométrica**: - Escrituras públicas ante notario (requiren sinatura manuscrita presencial). - Documentos que deben inscribirse en rexistros públicos con sinatura certificada. - Contratos con empresas estranxeiras nos que a contraparte esixe sinatura cualificada. Para eses casos úsase **sinatura electrónica cualificada** con certificado dixital. ## Como funciona tecnicamente O proceso ten 4 fases: ### Fase 1 — Xeración do documento O administrador de RRHH selecciona un **modelo** (p. ex.: contrato indefinido). LapsoWork cobre automaticamente as variables do empregado (nome, DNI, categoría, salario) e xera o PDF. ### Fase 2 — Envío ao empregado O empregado recibe unha **notificación push na aplicación** co documento. Pode lelo completo, descargalo, engadir anotacións se é necesario. ### Fase 3 — Sinatura O empregado asina co dedo ou cun lapis táctil directamente na pantalla do móbil. O sistema captura: - O **trazo visual** da sinatura. - Os **datos biométricos** do xesto (presión, velocidade, cadencia). - O **selo de tempo** (timestamp) do momento da sinatura. - Os **metadatos do dispositivo** (sen invadir a privacidade: modelo de dispositivo, versión do sistema operativo). - Un **hash criptográfico** do documento asinado. ### Fase 4 — Selaxe e arquivo O sistema combina o documento + sinatura + biométricos + selo de tempo nun **contedor PDF/A-3** (formato de arquivo a longo prazo). Este contedor sélase cun **selo de tempo cualificado** (TSA) e arquívase no xestor documental con rastrexabilidade completa. Se anos despois alguén cuestiona a sinatura, pódese **verificar** que: 1. O documento non foi modificado. 2. A sinatura corresponde á persoa (por análise pericial dos biométricos). 3. O selo de tempo é auténtico. ## Comparativa con outros métodos | Método | Validez legal | Tempo por sinatura | Custo | Rastrexabilidade | |---|---|---|---|---| | **Papel + manuscrita** | Plena | 5-15 min (imprimir, asinar, escanear) | Papel + tóner + arquivo | Manual | | **PDF editable con sinatura escaneada** | **Discutible** | 5-10 min | Gratis | Moi baixa | | **Sinatura simple** (p. ex.: marcar «acepto») | Limitada | 10 seg | Gratis | Baixa | | **Sinatura biométrica** | **Avanzada** | 10-20 seg | Incluída no SaaS | Alta | | **Sinatura cualificada** (DNIe) | Máxima | 2-5 min | Gratis (require certificado) | Alta | A sinatura biométrica é o **punto óptimo** para documentos laborais cotiáns: validez equivalente á manuscrita, rapidez de sinatura cualificada, custo incluído nun SaaS. ## Como implementala na túa peme ### Día 1 — Configuración (3-4 horas de traballo de RRHH) 1. **Activa o módulo de xestor documental** con sinatura biométrica (incluído no plan Básico de LapsoWork). 2. **Sube os modelos** de contratos e acordos máis comúns (indefinido, temporal, teletraballo). LapsoWork detecta as variables automaticamente (nome, DNI etc.). 3. **Comunícalles aos empregados** que os novos contratos e anexos se asinarán pola aplicación. Modelo de correo electrónico dispoñible. ### Día 2 — Primeiro contrato piloto 4. Escolle un caso real (contrato novo, anexo, cambio de xornada) e úsao como **piloto**. 5. Envíao pola aplicación ao empregado afectado. 6. O empregado asina desde o móbil. 7. Verifica no xestor documental que o documento quedou arquivado correctamente con todos os metadatos. ### Semana seguinte — Despregamento completo 8. Aplica a sinatura biométrica a **todos os documentos novos** desde ese momento. 9. Para o histórico xa asinado en papel, non é necesario migralo: mantés o arquivo físico como o precises. ## Casos de uso típicos na peme española ### Contratación rápida Unha peme de hostalaría contrata un camareiro para a fin de semana. Antes: imprimir o contrato, agardar polo empregado, asinar, escanear, arquivar (30-45 min). Agora: xeralo en LapsoWork, envialo ao móbil do empregado, asinar (3 min en total). ### Cambios de xornada masivos Unha empresa de servizos pasa a 37,5 h semanais polo convenio. Antes: 80 anexos impresos, asinados e arquivados (2-3 días de traballo). Agora: 80 anexos enviados en lote cun clic, asinados polos empregados en 24-48 h (4 h de traballo real). ### Aceptación da canle de denuncias Todo o cadro de persoal debe recibir e aceptar a política interna da canle. Antes: reunión presencial ou correo electrónico cun xustificante de recepción (acuse de recibo) dubidoso. Agora: envío masivo con sinatura biométrica, rastrexabilidade completa. ## Preguntas frecuentes **Que pasa se o empregado non ten teléfono intelixente propio?** A empresa debe facilitarlle unha alternativa: tableta na oficina, ordenador na recepción ou teléfono intelixente corporativo. Se o empregado pode asinar en papel por negarse a usar un dispositivo, a lei permíteo. **O empregado pode negarse a asinar biometricamente?** En principio, si. Pero se o convenio ou o contrato o estipulan, ou se a empresa o xustifica por protocolo interno, normalmente admítese. Na práctica ningún empregado se nega cando ve o rápido que é. **Que validez ten no estranxeiro?** Dentro da UE, o Regulamento eIDAS garante o recoñecemento mutuo. En países de fóra da UE depende do dereito local: no Reino Unido, en Suíza e nos EUA adoita admitirse; nalgúns países latinoamericanos aínda se esixe a manuscrita. **E se alguén nega que asinou?** En caso de impugnación, realízase unha **análise pericial** dos datos biométricos capturados. Un grafólogo forense certificado compara o trazo e os padróns con mostras coñecidas do asinante. O 99 % das impugnacións acaban confirmando a sinatura. **Os datos biométricos contan como «datos sensibles» segundo o RXPD?** Si, os datos biométricos pertencen ás categorías especiais de datos (art. 9 RXPD). Deben tratarse cunha base legal axeitada: no caso laboral, é o consentimento explícito ao asinar + o interese lexítimo da empresa na xestión documental. LapsoWork xestiona isto de forma conforme. ## Conclusión A sinatura biométrica é a forma máis eficiente e legalmente válida de xestionar os documentos laborais dunha peme en 2026. Afórrache **horas semanais** de papelame, reduce erros e deixa unha evidencia criptográfica sólida ante calquera discrepancia futura. Con LapsoWork tela incluída desde o plan Básico (2 €/empregado/mes), sen custo adicional. Se queres implementala na túa peme, podes [probar LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/) para valorala sen compromiso, ou consultar a [páxina do módulo de xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) con todos os detalles técnicos. E se aínda non migraches do papel ao dixital, temos unha [guía específica sobre como facelo en 72 horas](/gl/blog/migrar-excel-software-rrhh/). --- ## Fichar co móbil: é legal e cumpre a nova normativa de 2026? URL: https://lapsowork.com/gl/blog/fichar-co-mobil-e-legal/ Publicado: 2026-04-22 Resumen: Resolvemos se fichar co móbil é legal en España en 2026, que requisitos debe cumprir a aplicación e como evitar sancións da Inspección de Traballo. «Os comerciais que están fóra da oficina poden fichar co móbil e que valla?» É unha das preguntas máis frecuentes que recibimos. A resposta curta: **si, sempre que a aplicación cumpra os cinco requisitos técnicos da nova lei de fichaxe dixital 2026**. Neste artigo explicámosche que significa iso exactamente e como asegurarte de que a aplicación que uses (ou a dos teus traballadores) cumpre. ## A resposta directa: si, fichar co móbil é legal A lei española, tanto no Real decreto lei 8/2019 como na normativa actualizada de 2026, **non impón un soporte físico concreto** para o rexistro de xornada. O que esixe é que o sistema, sexa cal sexa, cumpra uns requisitos funcionais. O móbil encaixa sen problema con eses requisitos se usas unha **aplicación homologada**. De feito, para moitos perfís laborais (comerciais, técnicos de campo, teletraballadores, persoal de limpeza multicentro) é a única opción práctica. ## Os 5 requisitos que debe cumprir a aplicación A aplicación que uses, sexa de Lapsowork ou de calquera outro provedor, debe cumprir **todos** os puntos seguintes. Se falla un, a fichaxe non é válida para a Inspección. ### 1. Identificación única do traballador Cada empregado debe **autenticarse de forma unívoca**. Isto implica: - Usuario e contrasinal persoal (mínimo). - Identificación biométrica (impresión dixital ou recoñecemento facial) ou PIN se se usa un dispositivo compartido tipo tableta en modo kiosk. - **Non vale** un único inicio de sesión para varios empregados. ### 2. Selaxe de tempo automática e inalterable Cada fichaxe xera unha marca de tempo **que non se pode modificar a posteriori**. Nin o empregado nin o administrador poden editar a hora directamente; só poden **solicitar corrección**, que queda auditada con data, autor e motivo. ### 3. Rastrexabilidade total das modificacións Se hai unha corrección (p. ex.: o empregado esqueceu fichar), o sistema garda: - Data da corrección. - Quen a fixo. - Valor anterior e novo. - Motivo declarado. Isto permítelle á Inspección ver **o histórico completo** e detectar manipulacións. ### 4. Exportación auditada en PDF ou CSV O responsable de RRHH debe poder **xerar un informe en PDF ou CSV auditado** en calquera momento, con todas as fichaxes do período solicitado pola Inspección. O formato debe ser «verificable», o que significa que non pode ser un Excel editable onde calquera poida cambiar os datos. ### 5. Funcionamento sen conexión a internet A aplicación debe **permitir fichar sen conexión** e sincronizar cando volva a rede. Este punto é novo na normativa 2026 e é o que máis falla nas aplicacións antigas: moitas esixen conexión no momento da fichaxe e, se non hai rede (obra, zona rural, aparcadoiro subterráneo), o empregado non pode rexistrar a entrada. ## Casos nos que fichar co móbil é a única solución real Hai perfís laborais nos que o móbil non é unha opción, é **a única opción** razoable: ### Comerciais en ruta Pasan 8-10 horas fóra da oficina visitando clientes. Ficharían «ao volver á oficina» se só houbese web, o que non reflicte a xornada real. **Co móbil**: fichan na casa/no cliente/no coche e a hora real queda rexistrada. ### Técnicos de campo (mantemento, instalacións) Ídem. Ademais, poden usar **xeolocalización opcional** para que quede constancia de onde fichou. ### Teletraballadores A Lei 10/2021 esixe un rexistro fiable da xornada remota. A aplicación do móbil cumpre igual que a web. ### Empregados multicentro Camareiros, dependentes, persoal de limpeza que rotan por varios centros na mesma semana. Coa aplicación móbil fichan desde o seu dispositivo en cada centro sen depender de hardware instalado. ### Persoal en remoto internacional Se a empresa ten traballadores en España desde outros países (fronteira, digital nomad), o móbil é a opción práctica. ## Co que si debes ter coidado Aínda que fichar co móbil é legal, hai tres matices que convén coñecer. ### 1. Privacidade do dispositivo persoal Se o empregado usa o seu móbil persoal (BYOD), a empresa debe **regular o uso** nun acordo escrito: - A empresa só pode ver as fichaxes, non o resto do móbil. - O empregado non está obrigado a usar o seu móbil persoal se non quere; se non, a empresa debe proporcionarlle un corporativo. - A aplicación non pode recompilar datos do dispositivo máis alá dos estritamente necesarios para a fichaxe. ### 2. Xeolocalización — consentimento explícito Se a aplicación activa a xeolocalización (aínda que sexa «aproximada»), é un tratamento de datos que require: - **Base legal** clara (interese lexítimo ou consentimento). - **Información previa** ao traballador. - **Proporcionalidade**: non podes rastrexar o empregado 24/7; só no momento da fichaxe. A aplicación de Lapsowork permite **desactivar a xeolocalización** a nivel de empresa se non queres usala. ### 3. Uso indebido do tempo Algúns xerentes pensan que a fichaxe móbil é «demasiado flexible» e permite abusos. A realidade é a contraria: a **selaxe de tempo inalterable** e a rastrexabilidade fan que sexa máis difícil manipular as fichaxes que en papel. ## Como detectar se a túa aplicación actual non cumpre Se xa usas unha aplicación de fichaxe e queres verificar se cumpre a normativa 2026, faille estas 5 preguntas ao provedor (deben responder SI a todas): 1. A aplicación identifica de forma única o traballador con usuario/contrasinal ou biometría? 2. A selaxe de tempo é automática e non modificable polo usuario? 3. Cada modificación posterior queda rexistrada con autor, data e motivo? 4. Podo exportar un informe PDF/CSV auditado para a Inspección en 1 clic? 5. Funciona sen conexión e sincroniza ao recuperar a rede? Se a resposta a algunha é «non» ou «depende», tes un risco legal real e deberías valorar cambiar de provedor antes da próxima inspección. ## Preguntas frecuentes **Vale fichar cun WhatsApp ao xefe?** Non. Non cumpre nin a identificación única (calquera que teña o móbil pode enviar a mensaxe), nin a selaxe inalterable, nin a rastrexabilidade, nin a exportación auditada. É o método que a Inspección sanciona con máis frecuencia. **Podo fichar co meu Apple Watch ou Android Wear?** A aplicación de Lapsowork non ten versión para wearable polo de agora (2026), pero a fichaxe desde o móbil coa pantalla bloqueada desde o atallo de notificación é igual de rápida. **Que pasa se o empregado non ten smartphone?** A empresa debe ofrecer unha alternativa: tableta en modo kiosk no centro de traballo, fichaxe web desde o ordenador, ou mesmo un teléfono corporativo se o posto o esixe. A empresa non pode obrigar o empregado a usar o seu móbil persoal se non o acepta por escrito. **As fichaxes desde o móbil teñen validez nun xuízo?** Si, sempre que a aplicación cumpra os 5 requisitos. Os tribunais levan admitindo fichaxes dixitais desde 2019 e en 2026 son o formato estándar. **Pódese fichar en automático ao entrar nunha zona WiFi?** Non. A lei esixe unha acción consciente do traballador: a fichaxe automática sen intervención do empregado non é válida porque non hai «vontade declarada» de iniciar a xornada. ## Conclusión Fichar co móbil é **legal e totalmente recomendable** en 2026, sempre que uses unha aplicación que cumpra os cinco requisitos técnicos da normativa: identificación única, selaxe de tempo, rastrexabilidade, exportación auditada e funcionamento sen conexión. A aplicación de [control horario de LapsoWork](/gl/solucions/software-control-horario/) cumpre os cinco requisitos por deseño e está incluída no plan Básico (2 €/empregado/mes). Podes [probala 30 días gratis](/gl/demo/) para que o teu equipo a valide antes de contratala. Se queres saber máis sobre [a nova lei de fichaxe dixital 2026](/gl/blog/nova-lei-fichaxe-dixital-2026/) ou revisar [as sancións ás que te arriscas se non cumpres](/gl/blog/sancions-control-horario-2026/), temos artigos específicos sobre cada tema. --- ## Alternativas a Factorial en 2026: prezos e funcionalidades para pemes URL: https://lapsowork.com/gl/blog/alternativas-factorial-2026/ Publicado: 2026-04-21 Resumen: Guía actualizada en abril de 2026 das principais alternativas a Factorial en España: prezos reais, permanencia e funcionalidades para pemes. Factorial é unha das plataformas de RRHH máis coñecidas de España, pero non sempre é a opción que mellor encaixa nunha peme. Se estás a revisar o teu software actual ou a escoller un por primeira vez, convén coñecer o resto do mercado. En **abril de 2026** recompilamos as principais alternativas dispoñibles en España, con datos públicos de cada web oficial. O resumo rápido: Factorial é unha gran opción para scale-ups con orzamento amplo, mentres que para unha peme de 10 a 100 empregados existen opcións que cobren o esencial a un prezo máis axustado e, nalgúns casos, sen permanencia anual. ## Criterios da comparativa Comparamos as cinco alternativas cos mesmos seis criterios que ti avaliarías ao contratar: 1. **Prezo por empregado ao mes** (plan básico). 2. **Permanencia mínima** (contratos anuais ou cancelación libre). 3. **Duración da proba gratuíta.** 4. **Sede e soporte en castelán.** 5. **Módulos incluídos vs de pago á parte** (canle de denuncias, nóminas, sinatura biométrica). 6. **Adaptación á normativa española** (lei de fichaxe 2026, Lei 2/2023, teletraballo). ## Factorial: o líder, pero non sempre a mellor opción Factorial é a startup barcelonesa de referencia, con máis de 16.000 clientes. Ten un produto pulido, axente de IA nativo (Factorial One), módulos de finanzas e IT e unha marca recoñecida. **O problema para as pemes pequenas**: o prezo do plan básico arrinca en **5,50 €/empregado/mes** e a maioría dos clientes acaban contratando módulos adicionais ata superar os 9 €/empregado/mes. Con 30 empregados estás en **~3.240 €/ano** antes de IVE (IVA). Ademais, o contrato mínimo é anual. **Cando si escoller Factorial**: se a túa empresa ten 200+ empregados, necesitas un axente de IA integrado para reporting e queres un ATS avanzado para contratacións masivas. ## LapsoWork: a alternativa española máis económica **Prezo**: 2 €/empregado/mes (plan Básico) e 3,50 € (Avanzado). **Sen permanencia**. **Proba gratis 30 días** (o dobre que Factorial). LapsoWork cobre o esencial para unha peme (control horario 2026, vacacións, distribución de nóminas aos empregados, aplicación iOS/Android, sinatura biométrica), inclúe **canle de denuncias nativa** (Factorial cóbraa á parte), ten sede en España e soporte telefónico en castelán. O seu enfoque é exclusivamente RRHH para pemes, sen módulos de finanzas ou IT. Con 30 empregados: **720 €/ano** no plan Básico, fronte a ~2.000 € do plan equivalente de Factorial. ## Bizneo HR: para pemes que aspiran a enterprise **Prezo**: desde 4 €/empregado/mes. **Proba**: 15 días. Bizneo ten clientes de marca (SEAT, Toyota, Air Europa) e un produto moi completo, especialmente na parte de xestión do talento (OKRs, avaliacións, recrutamento). A súa UX é algo máis densa que a de Factorial ou LapsoWork. **Cando escoller Bizneo**: se a túa peme está en forte crecemento (100+ empregados) e queres un produto escalable cun módulo de talento forte. ## Sesame HR: a UX máis simple **Prezo**: desde 4,25 €/empregado/mes. **Proba**: 14 días. **14.000+ clientes**. Sesame brilla na experiencia de onboarding e na sinxeleza da súa UX. O seu punto débil é que **non inclúe canle de denuncias nativa** (tes que contratala á parte). Para unha peme de +50 empregados obrigada pola Lei 2/2023, isto significa sumar 300-500 €/ano extra. **Cando escoller Sesame**: se priorizas unha UX pulida, non necesitas canle de denuncias e o teu equipo valora un onboarding rápido. ## TramitApp: a opción máis barata, con matices **Prezo**: desde 1-3 €/empregado/mes segundo o plan. **Proba**: 14 días. TramitApp é o software de RRHH máis barato do mercado español. O plan Easy (1 €) está moi limitado en funcionalidades; o Digital (2 €) achégase ao Básico de LapsoWork, pero con menos integracións e sen canle de denuncias nativa. **Cando escoller TramitApp**: se a túa única necesidade é unha fichaxe dixital básica, non che importa un soporte reducido e queres o prezo absoluto máis baixo. ## Táboa comparativa completa Resumo das cinco opcións (datos públicos de abril de 2026): | Criterio | LapsoWork | Factorial | Bizneo HR | Sesame HR | TramitApp | |---|---|---|---|---|---| | Plan básico (€/empr./mes) | **2 €** | 5,50 € | 4 € | 4,25 € | **1-2 €** | | Plan avanzado | 3,50 € | 9 €+ | — | 7 €+ | — | | Sen permanencia | **✓** | × | × | × | — | | Proba gratis | **30 días** | 14 días | 15 días | 14 días | 14 días | | Sede España | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | Canle de denuncias nativa | **✓** | add-on | add-on | × | × | | Sinatura biométrica | ✓ | ✓ | ✓ | Limitada | Limitada | | Custo anual 30 empr. (Plan básico) | **720 €** | 1.980 € | 1.440 € | 1.530 € | 720 € | ## Que criterio ponderar máis Se a túa peme ten **menos de 100 empregados** e xestionas RRHH ti mesmo ou cun único responsable: **prezo + ausencia de permanencia** son os factores que máis diñeiro e estrés che aforran. Nese caso LapsoWork ou TramitApp son as opcións máis racionais. Se estás en **fase de scale-up** con 150+ empregados, procesos complexos e dirección de persoas profesionalizada: o prezo é secundario e o que importa son os **módulos de talento, integracións e madurez do produto**. Entón Bizneo, Factorial ou Personio son mellores. ## Preguntas frecuentes **Pódese migrar de Factorial a LapsoWork sen perder datos?** Si. A exportación CSV de Factorial é estándar. LapsoWork migra empregados, contratos, vacacións e documentos sen custo en 48-72 horas. **Que pasa cos datos históricos de fichaxe?** Impórtanse ao módulo de control horario. O histórico consérvase asinado dixitalmente con selaxe de tempo, de maneira que a Inspección de Traballo pode consultalo se fose necesario. **Paga a pena cambiar se xa pago un ano por adiantado?** Depende do que quede. Se acabas de renovar, seguramente non. Se che quedan 3-4 meses, o aforro anual con LapsoWork adoita compensar o solapamento. **E se a razón que me leva a Factorial é a súa IA?** Factorial One (axente IA) é o seu principal diferenciador. Se usas reporting avanzado con IA a diario, é unha razón lexítima para quedares. Se só a usas esporadicamente, o sobrecusto do 65 % anual non compensa. ## Conclusión En 2026 o mercado de software de RRHH para pemes en España está máis maduro que nunca. Factorial segue a ser unha gran opción, pero non é a única. A elección depende do tamaño da túa empresa, do teu orzamento e das funcionalidades que realmente vaias usar: prezo e ausencia de permanencia para as máis pequenas, profundidade de produto e módulos de talento para as que están en plena escala. A mellor forma de saír de dúbidas é probar cada opción que che interese. Se queres ver LapsoWork por dentro, podes [solicitar unha demostración gratuíta de 30 días](/gl/demo/) sen compromiso. --- ## Dous non discuten, se LAPSO non quere URL: https://lapsowork.com/gl/blog/dous-non-discuten-se-lapso-non-quere/ Publicado: 2024-09-03 Resumen: Descubre como o módulo de auditoría e rastrexabilidade de LapsoWork rexistra cada comunicación e evita disputas laborais con probas obxectivas e irrefutables. Hai un refrán que di que «dous non discuten se un non quere». Nunha empresa, a versión moderna sería outra: **dous non discuten se LAPSO non quere**. E non porque teñamos poderes de mediación, senón por algo moito máis práctico: cando cada comunicación, cada documento entregado e cada movemento de persoal queda rexistrado con data, hora e sinatura, a maioría das discusións apáganse soas. Non hai «eu non me decatei», non hai «iso nunca mo dixeches», non hai versións enfrontadas. Só feitos. Neste artigo contámosche como o **módulo de auditoría e rastrexabilidade** de LapsoWork actúa como testemuña imparcial de todo o que ocorre na relación laboral, e por que ese rexistro che aforra conflitos, malentendidos e, no peor dos casos, demandas. ## O problema: a palabra dun contra a do outro A maioría dos conflitos laborais non nacen dunha mala intención, senón da falta dun rexistro claro. O responsable de RRHH está convencido de que comunicou o cambio de quenda; o traballador xura que nunca recibiu o aviso. A empresa asegura que entregou o anexo ao contrato; o empregado di que xamais o viu. Cando non hai probas, ábrese un terreo perigoso: a palabra dun contra a do outro. E no ámbito laboral, a carga da proba adoita recaer sobre a empresa. Se non podes acreditar que comunicaches unha modificación, que entregaches unha nómina ou que informaches dunha política interna, na práctica é coma se non o fixeses. ### Un caso real (con final feliz grazas ao rexistro) Imaxina esta situación, que se repite en máis pemes das que cres. Unha empresa notifícalle a un empregado unha modificación das súas condicións de traballo a través da aplicación. Meses despois xorde un desacordo e o traballador alega que **nunca recibiu esa comunicación**. Sen un sistema de rastrexabilidade, a empresa estaría nun apuro: non podería demostrar que informou en tempo e forma. Pero co módulo de auditoría de LapsoWork, o historial mostraba con claridade a data e a hora exactas en que a notificación se enviou, se recibiu e se abriu. Proba obxectiva, imparcial e dificilmente rebatible. O conflito resolveuse antes sequera de ir a máis. ## Que é o módulo de auditoría e rastrexabilidade O módulo de auditoría de LapsoWork funciona como unha **caixa negra** da xestión de persoal: rexistra automaticamente que pasou, cando pasou e quen o fixo. Non é algo que teñas que ir activando, recordatorio tras recordatorio, nin unha tarefa máis para o teu equipo. Sucede en segundo plano, cada vez que: - Se **envía ou entrega un documento** (contratos, anexos, nóminas, políticas internas, comunicados). - O traballador **recibe e abre** unha notificación ou un documento. - Se **asina dixitalmente** un documento desde a [aplicación de LapsoWork](/gl/solucions/app/). - Se **modifica unha quenda, unha xornada ou unhas vacacións**. - Se rexistra unha **fichaxe de entrada ou saída** no [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/). Todo iso queda selado con data e hora, asociado a un usuario concreto e conservado de forma íntegra. Cando xorde unha dúbida ou unha discrepancia, non hai que reconstruír nada de memoria: a resposta está no rexistro. ## Por que isto te protexe de verdade Ter unha testemuña imparcial de cada movemento de persoal non é unha cuestión de desconfianza cara ao cadro de persoal. É unha cuestión de **seguridade xurídica** para ambas as partes. Estes son os beneficios máis tanxibles: - **Menos disputas.** Cando todo o mundo sabe que hai un rexistro obxectivo, as discusións sobre «quen dixo que» practicamente desaparecen. A transparencia disuade o conflito. - **Defensa sólida ante unha demanda.** Se un caso acaba na Inspección de Traballo ou ante os tribunais, poder acreditar con precisión cando se comunicou algo e quen o recibiu marca a diferenza entre gañar e perder. - **Cumprimento demostrable.** A normativa laboral e de protección de datos esixe poder acreditar moitas obrigas. O rexistro de entregas de nóminas ou a constancia de que se informou das políticas internas son exemplos nos que a rastrexabilidade vale ouro. - **Protección tamén para o traballador.** O rexistro non beneficia só a empresa. Se un empregado asinou algo, pediu uns días ou comunicou unha incidencia, tamén ten a proba da súa parte. ### Rastrexabilidade e protección de datos van da man En 2025, co Regulamento xeral de protección de datos (RXPD) e a LOPDGDD plenamente asentados, a rastrexabilidade non é só unha vantaxe operativa: en moitos casos é unha obriga. Debes poder demostrar que informaches dos tratamentos de datos, que obtiveches os consentimentos necesarios e que xestionaches correctamente as comunicacións internas. O módulo de auditoría de LapsoWork está deseñado precisamente para iso: conservar a proba de forma íntegra, con garantías de que o rexistro non se alterou. E o mesmo vale para outras frontes onde a constancia documental é crítica, como a [canle de denuncias interna](/gl/canle-de-denuncias/), onde a rastrexabilidade e a confidencialidade son requisitos legais, ou o [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/), que centraliza contratos e comunicacións co seu historial completo. ## Dos papeis perdidos ao rexistro que nunca falla Durante anos, a xestión de persoal sostívose sobre correos electrónicos soltos, mensaxes de WhatsApp, papeis asinados que acaban extraviados e xustificantes de recepción que ninguén atopa cando fan falta. Ese modelo funciona ata que deixa de funcionar: normalmente, no peor momento posible. Dixitalizar a xestión de persoal cunha ferramenta que rexistra cada movemento non é un luxo tecnolóxico, senón unha forma de traballar con máis tranquilidade. Sabes que, pase o que pase, tes constancia do que fixeches. E esa tranquilidade nótase no día a día: menos tempo dedicado a apagar lumes, menos malentendidos e unha relación laboral máis clara para todos. Porque, á fin e ao cabo, a mellor forma de evitar unha discusión é que non haxa nada que discutir. E cando cada comunicación deixa rastro, a razón deixa de ser unha cuestión de memoria para converterse nun feito documentado. **Dous non discuten, se LAPSO non quere.** Queres ver como funciona a rastrexabilidade de LapsoWork na túa empresa? [Solicita unha demostración](/gl/demo/) ou consulta [os nosos plans](/gl/prezos/) e comeza a deixar constancia de todo o que importa. --- ## LapsoWork inicia a súa andaina e vén para quedar URL: https://lapsowork.com/gl/blog/lapsowork-inicia-a-sua-andaina-e-ven-para-quedar/ Publicado: 2024-08-06 Resumen: Nace LapsoWork, o software de RRHH para pemes españolas: control horario, nóminas, vacacións e quendas nunha soa plataforma. Comeza en menos de 10 minutos. Xestionar o persoal dunha peme non debería ser unha dor de cabeza. Con todo, entre follas de cálculo interminables, fichaxes en papel, cálculos de vacacións á man e a presión de cumprir cunha normativa que cambia cada ano, moitas empresas pequenas dedican máis tempo á burocracia ca ao seu propio negocio. De aí nace **LapsoWork**: un software de recursos humanos pensado desde cero para as pemes españolas, que aposta pola sinxeleza, a eficacia e unha interface amigable. E vén para quedar. ## Un software de RRHH que entende a pequena empresa A maioría das plataformas de xestión de persoal están deseñadas para grandes corporacións con departamentos de RRHH enteiros. Son potentes, si, pero tamén complexas, caras e difíciles de implantar. Cando es un taller, unha clínica, un restaurante ou unha consultora de quince persoas, non necesitas un dinosauro con cen funcións que nunca vas usar. LapsoWork dálle a volta a esa lóxica. Reúne nun único panel todo o que unha peme necesita para levar o seu equipo ao día: - **Control horario e fichaxe** legal e sen friccións, desde o móbil ou o ordenador. - **Xestión de vacacións e ausencias** con solicitudes, aprobacións e saldos automáticos. - **Planificación de quendas** para equipos con horarios rotativos ou partidos. - **Nóminas e documentos** centralizados, con sinatura electrónica. - **Canle de denuncias** para cumprir coa normativa de forma sinxela. Todo integrado, todo en español e todo pensado para funcionar o primeiro día. ## Comeza a traballar en menos de 10 minutos Un dos grandes freos á hora de adoptar un software de RRHH é o medo a un proceso de implantación longo, con consultores, migracións eternas e semanas de formación. Con LapsoWork ese medo desaparece. A alta é inmediata: creas a túa conta, dás de alta o teu equipo e en menos de dez minutos os teus empregados xa poden fichar, pedir días libres ou consultar os seus documentos. Sen instalar nada, sen infraestrutura e sen tecnicismos. Se sabes usar o correo electrónico, sabes usar LapsoWork. ## Cumprir coa lei sen tolear Desde 2019 o rexistro de xornada é obrigatorio para todas as empresas, e a normativa non deixou de reforzarse desde entón. O anteproxecto de reforma que se está a tramitar apunta cara a un **control horario 100 % dixital, accesible en tempo real para a Inspección de Traballo** e con rexistros conservables durante catro anos. Levar isto cun caderno ou cun Excel volveuse insostible. LapsoWork automatiza o cumprimento por ti. Cada fichaxe queda rexistrada, selada e dispoñible para descargar no formato que esixe a Inspección. O mesmo ocorre co teletraballo, cuxo acordo e control de xornada tamén deben quedar documentados. En lugar de andar detrás da normativa, tela cuberta de fábrica. Podes afondar nas obrigas concretas na nosa páxina de [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/), onde explicamos que esixe a lei e como cumprila sen esforzo. ## Menos administración, máis negocio O verdadeiro valor de LapsoWork non está só en cumprir a lei, senón no tempo que lle devolve á empresa. Cando as vacacións se calculan soas, cando as nóminas están centralizadas e asinadas dixitalmente e cando cada traballador xestiona as súas propias solicitudes desde o móbil, o responsable da peme deixa de facer de administrativo a tempo parcial. Ese tempo recuperado tradúcese en atender mellor os clientes, coidar o equipo e facer medrar o negocio. E con todo o histórico ordenado na plataforma, tamén en decisións máis informadas: que departamentos acumulan máis ausencias, como se reparten as quendas ou canto teletraballo real hai na empresa. Se a repartición de días libres é unha das túas dores de cabeza recorrentes, bótalle unha ollada ao noso [software de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/): calendarios compartidos, aprobacións nun clic e cero solapamentos. ## Compróbao ti mesmo Estamos convencidos de que a mellor forma de entender LapsoWork é usándoo. Por iso ofrecemos unha **demostración gratuíta** para que vexas a plataforma funcionando cos teus propios datos e comprobes, antes de contratar nada, se encaixa coa forma de traballar da túa empresa. LapsoWork nace cunha idea moi clara: que xestionar persoas sexa, por fin, tan sinxelo como debería. Comezamos hoxe a nosa andaina, e facémolo para quedar. --- ## Tempos convulsos que LapsoWork te axudará a sobrelevar URL: https://lapsowork.com/gl/blog/tempos-convulsos-que-lapsowork-te-axudara-a-sobrelevar/ Publicado: 2024-07-09 Resumen: Incerteza, teletraballo e nova normativa laboral: descobre como un software de RRHH axuda a túa peme a manter o control en tempos convulsos. Hai épocas nas que todo parece moverse ao mesmo tempo. Cambios de normativa laboral, equipos que traballan repartidos entre a oficina e a casa, cadros de persoal que medran ou se axustan dun mes para outro, e unha lista interminable de obrigas que cumprir sen marxe de erro. Para unha peme, soster o día a día da xestión de persoas mentres o chan se move pode ser esgotador. A boa noticia é que a tecnoloxía está para iso: para que os tempos convulsos non te collan sen ferramentas. En LapsoWork nacemos precisamente nun deses momentos de máxima incerteza, cando miles de empresas tiveron que reinventar da noite para a mañá como traballaban os seus equipos. Desde entón aprendemos unha cousa: a diferenza entre as empresas que resisten e as que se desbordan case nunca é o tamaño, senón ter os seus procesos de recursos humanos baixo control. Imos ver como. ## Que converte unha época en «convulsa» para unha peme Non fai falla unha crise mundial para que a xestión de persoas se complique. No día a día de calquera empresa pequena ou mediana acumúlanse frontes que, sumados, xeran moito ruído: - **Cambios normativos constantes.** O rexistro horario obrigatorio, a Lei 10/2021 do traballo a distancia, as actualizacións do SMI, a nova canle de denuncias interna para empresas a partir de certo tamaño… A lexislación laboral non para de moverse e o incumprimento sae caro. - **Modelos de traballo híbridos.** Unha parte do equipo na oficina, outra na casa e algún perfil rotando entre ambos os sitios. Controlar xornadas, ausencias e dispoñibilidade vólvese un quebracabezas se se leva a man. - **Picos de actividade e estacionalidade.** Campañas, tempadas altas ou proxectos puntuais que obrigan a reorganizar quendas e reforzos con pouca antelación. - **Documentación dispersa.** Contratos, nóminas, partes, xustificantes e comunicacións repartidos entre o correo, WhatsApp e carpetas que ninguén atopa cando chega unha inspección. Cada un destes frontes, por separado, é manexable. O problema é cando chegan todos ao mesmo tempo. Aí é onde un software de RRHH deixa de ser un luxo para converterse no colchón que che permite seguir funcionando. ## Como te axuda LapsoWork a manter o control A nosa filosofía é sinxela: que dediques a túa enerxía a facer medrar o negocio, non a apagar lumes administrativos. Estas son as pancas que marcan a diferenza cando todo se acelera. ### Rexistro horario que cumpre a lei, esteas onde esteas O control horario deixou de ser opcional hai anos, e co traballo a distancia volveuse aínda máis delicado. Co noso [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/), cada persoa ficha desde o móbil, o ordenador ou un dispositivo fixo, e ti tes o rexistro consolidado, con selo de tempo e rastrexabilidade. Se chega unha inspección, a información está lista en segundos, non nunha tarde de buscar entre papeis. ### Teletraballo ordenado, non improvisado Traballar a distancia non é só dar un portátil e confiar na boa vontade. A normativa esixe acordos de teletraballo, control de xornada e compensación de gastos, entre outras cousas. A nosa ferramenta de [xestión do teletraballo](/gl/solucions/software-teletraballo/) axúdate a formalizar todo iso, medir a actividade sen caer no control asfixiante e manter a relación co teu equipo sa e transparente. ### Vacacións e ausencias sen cadeas de correos En tempadas movidas, coordinar quen libra e quen cobre é unha fonte clásica de conflitos. Centralizar as solicitudes de vacacións e ausencias evita solapamentos, deixa todo por escrito e dálle visibilidade ao equipo dunha ollada. ### Documentación sempre a man Contratos, nóminas, partes de traballo e comunicacións deixan de vivir no caos do correo. Cun [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) integrado, cada empregado accede aos seus documentos e ti tes o histórico ordenado, seguro e accesible cando o precises. Cando o contorno é incerto, ter a casa en orde é media batalla gañada. ### Cumprimento normativo actualizado A lei cambia; o software debería cambiar contigo. Mantemos as funcionalidades ao día coa normativa vixente, incluída a [canle de denuncias interna](/gl/canle-de-denuncias/) obrigatoria para determinadas empresas. Así reduces o risco legal sen ter que estar pendente de cada modificación do BOE. ## O que de verdade marca a diferenza Ningunha ferramenta fai desaparecer a incerteza. O que si pode facer é quitarche de enriba o peso administrativo para que teñas cabeza e tempo para decidir ben. As pemes que atravesan mellor os tempos convulsos son as que automatizaron o repetitivo e liberaron as persoas para o importante. Iso é exactamente o que perseguimos: que unha época complicada non se converta nun caos operativo. Que cumprir a lei sexa automático, que o teletraballo estea ordenado, que as vacacións se xestionen soas e que a documentación estea sempre onde ten que estar. Se sentes que ultimamente pasas máis tempo apagando lumes de xestión que dirixindo o teu negocio, quizais sexa o momento de apoiarte na tecnoloxía axeitada. Podes ver os nosos [plans e prezos](/gl/prezos/) ou [pedir unha demostración](/gl/demo/) sen compromiso: ensinámosche nun intre como LapsoWork pode axudarte a sobrelevar calquera tempo convulso coa tranquilidade de telo todo baixo control. --- ## LapsoWork impulsa a innovación coa execución do Proxecto de I+D+I «Verso 20» URL: https://lapsowork.com/gl/blog/lapsowork-proxecto-idi-verso-20/ Publicado: 2024-06-11 Resumen: LapsoWork executa o Proxecto de I+D+I Verso 20: pseudonimización, IA e benestar laboral para medir a produtividade das pemes sen comprometer a privacidade. En LapsoWork levamos anos convencidos de que o software de recursos humanos para pemes ten que facer algo máis ca rexistrar horas: debe axudar as empresas a ser máis produtivas sen converter as persoas nun número vixiado. Desa convicción nace **Verso 20**, o noso proxecto de I+D+i, que ten como propósito desenvolver solucións tecnolóxicas avanzadas para optimizar a produtividade laboral sen comprometer a privacidade dos traballadores. ## Transformando a xestión de recursos humanos con tecnoloxía avanzada A xestión de persoas cambiou máis nos últimos anos ca nas tres décadas anteriores. O teletraballo, os horarios flexibles e a obriga legal dun [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) fiable multiplicaron a cantidade de datos que unha peme xera sobre o seu cadro de persoal. O reto xa non é recollelos, senón tratalos de forma útil, segura e respectuosa cos dereitos de cada persoa. Verso 20 aborda ese reto de fronte. En lugar de acumular información sensible sen criterio, o proxecto investiga como extraer valor real dos datos de RRHH —tendencias de produtividade, cargas de traballo, padróns de ausencia— mantendo a privacidade como principio de deseño e non como un parche engadido ao final. ## En que consiste o Proxecto IDI? Verso 20 articúlase arredor de tres piares de traballo que se reforzan entre si: - **Pseudonimización de datos.** Aplicamos técnicas que disocian a información da identidade concreta de cada empregado. Así é posible analizar o rendemento dun equipo ou dun departamento sen expoñer datos persoais identificables, en liña co que esixe o Regulamento xeral de protección de datos (RXPD). - **Intelixencia artificial para avaliar a produtividade.** Modelos de IA que detectan padróns e colos de botella a partir de datos xa pseudonimizados, ofrecéndolle á dirección información agregada e accionable en lugar de vixilancia individual. - **Optimización do benestar laboral.** Cruzar a información de produtividade con indicadores de carga e descanso para previr o sobreesforzo, favorecer a desconexión dixital e mellorar a experiencia das persoas dentro da empresa. A clave do proxecto é que estes tres piares non se entenden por separado: a pseudonimización é a que fai posible que a IA analice sen invadir, e a análise é a que permite actuar sobre o benestar de forma obxectiva. ## Impacto e beneficios do proxecto Os resultados de Verso 20 estanse incorporando de forma progresiva ás solucións de LapsoWork, cun impacto directo no día a día das pemes: - **Maior seguridade dos datos.** A pseudonimización reduce o risco asociado ao tratamento de información persoal e facilita o cumprimento do RXPD e da LOPDGDD. - **Análise de produtividade respectuosa cos dereitos laborais.** A dirección obtén unha visión clara do rendemento da organización sen recorrer a un control individual intrusivo, algo especialmente relevante en contornos de [teletraballo](/gl/solucions/software-teletraballo/). - **Máis eficiencia na xestión de RRHH.** Menos tarefas manuais, decisións baseadas en datos fiables e unha mellor asignación de recursos e quendas dentro do equipo. Para unha peme, isto tradúcese en algo moi concreto: tomar mellores decisións sobre o seu cadro de persoal sen abrirlles a porta a problemas legais nin deteriorar a confianza das persoas que traballan nela. ## Compromiso coa investigación e a tecnoloxía Verso 20 non é un proxecto illado, senón parte da aposta continua de LapsoWork pola innovación aplicada. O seu desenvolvemento conta coa colaboración de perfís especializados en seguridade informática, análise de datos e desenvolvemento de software, que traballan cóbado con cóbado para trasladar a investigación a un produto real e utilizable por calquera empresa, sexa cal sexa o seu tamaño. Seguiremos investindo en I+D+i porque cremos que a tecnoloxía de recursos humanos debe estar do lado das persoas e das empresas ao mesmo tempo. Verso 20 é un paso máis nesa dirección: produtividade e privacidade non son obxectivos enfrontados, senón dúas caras dunha mesma forma de traballar. Se queres comprobar como se reflicte todo isto no produto, podes [pedir unha demostración](/gl/demo/) e velo aplicado ao teu propio caso. --- ## Canle de denuncias e protección de datos: como cumprir o RXPD URL: https://lapsowork.com/gl/blog/canle-de-denuncias-e-proteccion-de-datos/ Publicado: 2024-04-23 Resumen: Guía 2026 para conciliar a canle de denuncias obrigatoria co RXPD: confidencialidade, prazos de conservación, acceso a datos e papel do DPD na túa peme. Implantar unha **canle de denuncias** xa non é opcional para boa parte das pemes españolas: a **Lei 2/2023**, que traspón a Directiva europea *whistleblowing* (UE 2019/1937), obriga as empresas de 50 ou máis traballadores a dispoñer dun sistema interno de información. Pero cumprir coa lei do informante é só a metade do traballo. A outra metade, a que adoita quedar no aire, é a **protección de datos persoais**: unha canle de denuncias xestiona información especialmente sensible (identidades, acusacións, probas) e, se non se axusta ao RXPD, expón a empresa a sancións tanto da Autoridade Independente de Protección do Informante como da Axencia Española de Protección de Datos (AEPD). Imos ver como encaixar ambas as obrigas sen dores de cabeza. ## Aspectos básicos de privacidade nunha canle de denuncias Unha canle de denuncias trata datos persoais desde o primeiro minuto: os do denunciante, os do denunciado e os de posibles testemuñas. Antes de poñela en marcha convén ter claros varios principios de privacidade que o propio RXPD e a Lei 2/2023 esixen de forma expresa. ### Informar axeitadamente as persoas da empresa A transparencia é a base de todo tratamento de datos. Todo o cadro de persoal debe saber que a canle existe, para que serve, quen xestiona a información e que dereitos ten sobre os seus datos. Esta información previa —o clásico deber de información do artigo 13 do RXPD— non é un mero trámite: xera **confianza no sistema** e anima as persoas a usalo cando detectan unha irregularidade. Unha canle que ninguén coñece ou da que se desconfía é unha canle morta. Na práctica, isto tradúcese nunha política de uso da canle accesible, unha cláusula informativa no propio formulario de denuncia e, moi recomendable, unha comunicación interna cando se lanza o sistema. ### Equilibrar a privacidade do denunciado e os dereitos do denunciante Aquí está un dos puntos máis delicados. Por unha banda, hai que **protexer a identidade do denunciante** con garantías reforzadas de confidencialidade, porque é precisamente o medo ás represalias o que a lei quere neutralizar. Pola outra, o denunciado conserva os seus dereitos: presunción de inocencia, dereito de defensa e, no momento procesualmente oportuno, acceso á información que lle concirne. A clave é que o dereito de información do denunciado **non pode utilizarse para revelar a identidade do denunciante**. A empresa debe deseñar o procedemento de modo que ambos os dereitos convivan, aprazando a comunicación ao denunciado cando exista risco real de que a investigación se vexa comprometida. ### Quen pode acceder aos datos O acceso á información da canle ten que estar **estritamente limitado**. Só deberían poder consultala: - O **responsable do sistema interno de información**, figura que a Lei 2/2023 obriga a designar. - O persoal de **Recursos Humanos** ou de cumprimento que participe na instrución do expediente. - O **asesor legal** interno ou externo, cando a denuncia o requira. - O **delegado de protección de datos (DPD)**, se a empresa o ten designado. - As **autoridades xudiciais, policiais ou administrativas**, unicamente cando a lei o esixa. Calquera outro acceso é unha fenda de seguridade. Por iso é tan importante que a canle rexistre quen consulta que e cando. ### O papel do delegado de protección de datos Se a túa empresa está obrigada a nomear un **DPD** —ou se o designaches voluntariamente—, a súa participación no deseño e na supervisión da canle é moi recomendable. O DPD vela por que o tratamento cumpra o RXPD, asesora sobre os prazos de conservación, revisa a avaliación de impacto (AIPD) cando procede e actúa como punto de contacto coa AEPD. En canles que tratan datos sensibles de forma sistemática, contar con esa figura reduce moitísimo o risco de erros. ## Principios de protección de datos na xestión de denuncias Máis alá da posta en marcha, o día a día da canle debe respectar os principios do RXPD en cada expediente. Estes son os catro que máis peso teñen na xestión de denuncias. ### Limitación da finalidade Os datos recollidos a través da canle só poden usarse para **investigar os feitos denunciados**. A Lei 2/2023 limita o obxecto da canle a infraccións do Dereito da Unión e a accións ou omisións que poidan ser constitutivas de infracción penal ou administrativa grave ou moi grave. Non é unha caixa de suxestións nin unha vía para conflitos laborais ordinarios, e os datos non poden reutilizarse para outras finalidades alleas á investigación. ### Anonimato do denunciante Un dos avances da Lei 2/2023 é que **admite expresamente as denuncias anónimas**: o sistema debe permitir informar sen identificarse. Cando o denunciante si se identifica, a súa identidade queda protexida pola obriga legal de confidencialidade e só pode revelarse nos supostos taxados pola lei, normalmente no marco dunha investigación xudicial. Este anonimato é, de novo, o que fai que a canle funcione. ### Confidencialidade da información Toda a información do expediente debe tratarse coa **máxima confidencialidade** e almacenarse nun contorno seguro, con cifraxe e controis de acceso. Isto implica rexistros de acceso, medidas técnicas fronte a filtracións e formación do persoal que intervén. Unha denuncia filtrada non só esnaquiza a confianza no sistema: pode comportar sancións por incumprimento do RXPD e responsabilidades fronte ao denunciante. ### Conservación e supresión dos datos O RXPD esixe non conservar os datos máis tempo do necesario, e aquí a Lei 2/2023 é concreta: os datos dunha denuncia só poden manterse no sistema interno de información **durante o tempo imprescindible para decidir sobre a súa tramitación**, e en todo caso **non máis de tres meses** desde a recepción sen que se iniciasen actuacións. Se transcorrido ese prazo procede investigar, a información trasládase a un expediente separado. Se non procede, debe **suprimirse ou anonimizarse**. Estes prazos automáticos son dos primeiros que a AEPD revisa nunha inspección. ## Como o resolve un software especializado Cadrar todo o anterior á man —control de accesos, rexistros, prazos de tres meses, confidencialidade do denunciante— é tedioso e propenso a fallos. Un software que integre a canle de denuncias co resto da xestión de persoas simplifica o cumprimento: acceso restrinxido por roles, rastrexabilidade de cada consulta, formularios coa cláusula informativa xa incorporada e borrado automático dos expedientes aos que lles vence o prazo. En LapsoWork a [canle de denuncias](/gl/canle-de-denuncias/) vén lista para cumprir a Lei 2/2023 e o RXPD, e convive co [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) para custodiar de forma segura as probas e os expedientes asociados a cada caso. Así a canle deixa de ser unha obriga incómoda e pasa a ser unha ferramenta que protexe tanto o teu cadro de persoal como a túa empresa. ## Conclusión A canle de denuncias e a protección de datos son dúas caras da mesma moeda. Non abonda con ter unha caixa de correo onde recibir avisos: hai que garantir a confidencialidade do denunciante, respectar os dereitos do denunciado, limitar o acceso aos datos e cumprir os prazos de conservación que marca a Lei 2/2023. Facelo ben evítache sancións por partida dobre e, sobre todo, constrúe unha cultura interna na que as persoas se atreven a falar. E esa confianza, ao final, é o que fai que o sistema funcione. --- ## Xestión da canle de denuncias: quen a xestiona e que responsabilidades ten URL: https://lapsowork.com/gl/blog/xestion-da-canle-de-denuncias/ Publicado: 2024-04-09 Resumen: Como xestionar a canle de denuncias segundo a Lei 2/2023: quen debe ser o responsable do sistema, requisitos, prazos de 7 días e 3 meses e boas prácticas. Ter unha canle de denuncias non é só instalar unha caixa de correo e esquecerse. A **Lei 2/2023** esixe que alguén a xestione de verdade: que reciba as comunicacións, as tramite con dilixencia, respecte os prazos e protexa o informante. E xestionala mal sanciónase igual ca non tela. Nesta guía explicámosche **quen debe xestionar a canle de denuncias**, que requisitos ten esa persoa e que responsabilidades asume no día a día. ## Quen debe xestionar a canle de denuncias? Cando falamos de xestionar as denuncias nunha empresa, o primeiro é ter claro quen será o responsable do proceso. De acordo coa Lei 2/2023, o encargado da canle debe ser **designado polo órgano de administración ou de goberno** da entidade e, unha vez nomeado, comunicarse á Autoridade Independente de Protección do Informante (AAI). Esta figura coñécese tecnicamente como **Responsable do Sistema de Información** (ou responsable da canle de denuncias). Pode ser unha persoa física ou un órgano colexiado, e o seu nomeamento debe formalizarse por escrito. Non abonda cunha designación informal: se hai unha inspección, terás que acreditar quen é e desde cando exerce o cargo. ## Requisitos do encargado de xestionar a canle de denuncias O responsable da xestión de denuncias debe cumprir unha serie de requisitos para garantir a transparencia e a integridade de todo o proceso. Estes son os esenciais: ### Independencia O encargado debe operar de maneira **independente e autónoma** respecto do resto de órganos da entidade. É crucial para asegurar que as denuncias se xestionen con imparcialidade e sen influencias externas. ### Capacidade e competencia Debe ter a **capacidade e a competencia necesarias** para xestionar o sistema interno de información e as canles de denuncia, tanto no técnico como no organizativo. ### Coñecemento legal O responsable ten que estar **familiarizado coa normativa** sobre protección de informantes e xestión de denuncias. Deste xeito garántese que todas as actuacións se axusten á Lei 2/2023 e ao RXPD. ### Integridade A conduta íntegra e ética é un piar fundamental. Debe asegurar a **confidencialidade** e o tratamento axeitado da información recibida para manter a confianza do cadro de persoal na canle. ### Independencia do cargo Se o encargado ocupa un posto directivo, debe exercer as súas funcións **con independencia do órgano de administración**. Isto evita conflitos de intereses e garante a obxectividade na xestión de cada expediente. ## Responsabilidades de xestión da canle de denuncias A xestión da canle comporta unha serie de responsabilidades que aseguran a súa eficacia e a súa conformidade coa lei. Estas son as principais: ### Aprobación do procedemento O responsable debe asegurarse de que o **procedemento de xestión de informacións** estea aprobado polo órgano de administración ou de goberno da entidade e de que se manteña actualizado. ### Tramitación dilixente O encargado debe responder con **dilixencia** na tramitación das denuncias e velar por que o sistema interno de información cumpra en todo momento os requisitos legais. ### Identificación de canles É responsabilidade do encargado **identificar as canles internas** asociadas ás denuncias e garantir que a información sobre como denunciar sexa clara e accesible para empregados, exempregados, provedores e contratistas. ### Xustificante de recepción O encargado debe enviar un **xustificante de recepción (acuse de recibo) ao informante nun prazo de sete días naturais** desde a recepción da denuncia. É un dos prazos que máis se incumpren e dos máis fáciles de acreditar nunha inspección. ### Prazo para dar resposta Hai que fixar un **prazo máximo de resposta ás actuacións de investigación**, que por regra xeral non debe superar os **tres meses** (prorrogable a seis en casos especialmente complexos). ### Comunicación co informante O encargado debe manter **comunicación co informante** e solicitarlle información adicional cando sexa necesario. Isto facilita a investigación e asegura que se recompile toda a información relevante, preservando sempre a identidade do denunciante. ### Confidencialidade e protección de datos Toda a información debe manexarse de forma **confidencial e conforme ao RXPD**. O acceso aos datos do expediente ten que estar limitado ás persoas estritamente necesarias para instruír o caso. Se aínda non tes a canle montada, comeza por saber se a lei te obriga: o [test de canle de denuncias](/gl/test-canle-de-denuncias/) indícacho nun minuto. ## Como se tramita unha denuncia, paso a paso Recibida unha comunicación, o percorrido ten dúas fases e uns prazos que a lei fixa de forma expresa. ### Fase de investigación A persoa informante presenta a comunicación detallando os feitos e, se procede, os responsables, e anexa calquera proba que apoie o seu relato. A denuncia debe poder presentarse de forma individual e, se quen informa o prefire, **de maneira anónima**: a Lei 2/2023 obriga a garantir esa vía. A comunicación **admítese a trámite** se os feitos son investigables dentro do ámbito material da lei. Se nunha primeira análise non se aprecian feitos denunciables, declárase **inadmisible** e arquívase ou derívase á área competente. Os prazos non son orientativos: **xustificante de recepción nun máximo de 7 días naturais** desde a recepción, e resposta á persoa informante sobre as actuacións **nun máximo de 3 meses** desde ese xustificante, ou desde que venceu o prazo de 7 días se non chegou a enviarse. Admitida a denuncia, a instrución baséase na análise obxectiva da documentación, a obtención de probas e a súa valoración. O equipo instrutor abre un **expediente** que recolle todos os datos relevantes. A instrución é confidencial e respecta o RXPD e a LOPDGDD, e os membros do equipo afectados pola denuncia quedan **excluídos** da investigación para evitar conflitos de intereses. ### Fase de resolución Pechada a instrución, analízanse as probas e a denuncia resólvese nun sentido ou noutro, cun informe de conclusións que deixa constancia das actuacións realizadas. Esa rastrexabilidade é o que permite demostrar ante a AAI que o sistema funcionou como debía. ## Xestión propia ou externalizada A lei obrígate a ter a canle, pero non a xestionala ti. Esa si que é decisión túa: - **Xestión interna.** Designas un responsable dentro da empresa. Dá control total, pero esixe formar esa persoa, garantir a súa independencia e asumir o risco se unha denuncia se xestiona mal. - **Xestión externalizada.** Un provedor especializado achega o portal cifrado, a política interna revisada e a rastrexabilidade do expediente. É o que elixen a maioría de pemes de 50 a 250 empregados, porque o custo de equivocarse na instrución é alto. Convén non confundir isto coa **canle externa da Autoridade Independente de Protección do Informante**, que é outra cousa: unha vía pública á que calquera persoa pode acudir directamente, exista ou non canle na empresa. Ter a túa ben xestionada é precisamente o que reduce a probabilidade de que alguén acuda antes á AAI. ## Xestión da canle de denuncias con LapsoWork Aquí é onde entra en xogo LapsoWork, o software de recursos humanos que integra a canle de denuncias de forma fluída e eficiente. Co seu módulo *whistleblower*, os empregados poden comunicar incidencias e denuncias de maneira fácil e segura, xa sexa de forma anónima ou identificada, e o responsable dispón dunha interface intuitiva para xestionalas cumprindo o disposto na lei. Desde a lapela de denuncias, o responsable pode **xestionar cada comunicación recibida**: cambiar o seu estado, consultar toda a información do expediente e manter unha conversa co denunciante a través dun chat privado que queda rexistrado na aplicación, respectando o anonimato cando así se solicita. O xestor tamén conta cun apartado dentro de cada denuncia onde pode **subir documentación privada** á que o denunciante non ten acceso, e filtrar as denuncias para localizar rapidamente a que necesita. Todo o expediente queda rastrexable e dispoñible por se a AAI o require. Ao formar parte dunha suite completa de RRHH, tes a [canle de denuncias](/gl/canle-de-denuncias/) integrada xunto ao [software de xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/), o control horario e as vacacións, sen duplicar ferramentas nin datos. E se xorde calquera dúbida, dispós de soporte técnico para que un profesional te axude cando o necesites. ## Conclusión Xestionar ben a canle de denuncias é tan importante como tela: designar formalmente un responsable independente, respectar os prazos de **7 días** para o xustificante de recepción e **3 meses** para resolver, e garantir a confidencialidade en cada paso. Cumprir estes puntos protéxete fronte a sancións e, sobre todo, transmítelle ao teu cadro de persoal que as denuncias se toman en serio. Se queres ver como se xestiona un expediente de principio a fin, [contrata a canle de denuncias](/gl/canle-de-denuncias/) e compróbao cos teus propios casos. --- ## Directiva Whistleblowing: que é e como cumprila na túa empresa URL: https://lapsowork.com/gl/blog/directiva-whistleblowing/ Publicado: 2024-02-27 Resumen: Que é a Directiva Whistleblowing (UE 2019/1937), a quen obriga a Lei 2/2023, prazos, requisitos e como implantar a canle de denuncias na túa peme. Se dirixes unha peme e oíches falar da **Directiva Whistleblowing** sen ter de todo claro que te obriga a facer, non es o único. Detrás dese anglicismo hai unha norma europea que xa é de obrigado cumprimento en España para miles de empresas, con sancións que poden chegar ao millón de euros. Nesta guía explicámosche, en linguaxe clara, que é, a quen afecta e como poñer en marcha unha **canle de denuncias** conforme á lei sen toleares. ## Que é a Directiva Whistleblowing? A Directiva Whistleblowing é o nome coloquial da **Directiva (UE) 2019/1937**, relativa á protección das persoas que informen sobre infraccións do dereito da Unión. O seu obxectivo é sinxelo: darlle a calquera traballador un **medio seguro para comunicar delitos e irregularidades dentro da súa empresa sen medo a represalias**. En España, esta directiva traspúxose mediante a **Lei 2/2023, do 20 de febreiro**, reguladora da protección das persoas que informen sobre infraccións normativas e de loita contra a corrupción. É esta lei española, en vigor desde marzo de 2023, a que fixa realmente as obrigas que debe cumprir a túa empresa. ## Cando hai que cumprir coa Directiva Whistleblowing? Os prazos xa venceron. A Lei 2/2023 estableceu dúas datas límite para dispoñer do **sistema interno de información** (a canle de denuncias): - **13 de xuño de 2023** para as empresas de **250 ou máis traballadores** e as entidades do sector público. - **1 de decembro de 2023** para as empresas de **entre 50 e 249 traballadores**. Dito doutro xeito: se a túa empresa ten 50 empregados ou máis e aínda non implantou a canle, xa está fóra de prazo. A **Autoridade Independente de Protección do Informante (AAI)** é o organismo encargado de vixiar o cumprimento e tramitar os expedientes sancionadores. ## Requisitos da Directiva Whistleblowing Para que a túa canle de denuncias sexa válida non abonda con poñer unha caixa de correo. A lei esixe unha serie de garantías concretas: - **Anonimato e confidencialidade.** O sistema debe permitir denuncias anónimas e protexer en todo caso a identidade do informante e das persoas afectadas. - **Ámbito amplo.** Cobre infraccións penais e administrativas graves ou moi graves: seguridade, contratación pública, branqueo, protección de datos, medio ambiente e outras situacións irregulares. - **Aplicación universal.** Obriga tanto a empresas privadas como a entidades públicas a partir do limiar de tamaño previsto. - **Persoal imparcial.** Debe designarse un **responsable do sistema** que xestione e investigue as comunicacións con obxectividade e independencia. - **Prazos taxados.** Hai que **enviar o xustificante de recepción en 7 días** e **resolver a investigación nun máximo de 3 meses** (ampliables a 6 en casos complexos). - **Rexistro e rastrexabilidade.** Todas as comunicacións deben quedar rexistradas de forma segura e coas garantías do RXPD. ## A quen protexe a Lei Whistleblowing? A protección vai moito máis alá do cadro de persoal fixo. A Lei 2/2023 ampara calquera persoa que informe nun contexto laboral ou profesional, incluíndo: - Traballadores por conta allea, bolseiros e persoas en prácticas. - Traballadores subcontratados, autónomos e provedores. - Accionistas, socios e investidores. - Membros do órgano de administración, dirección ou supervisión. - Persoas do contorno do informante (familiares, compañeiros) que poidan sufrir represalias. O punto clave é que a lei prohibe **calquera tipo de represalia**: despedimentos, cambios de posto, sancións, negativas a promocións ou danos reputacionais derivados de ter denunciado de boa fe. ### Cando é válida a súa aplicación? A protección non se limita ao momento da denuncia nin á relación laboral vixente. Esténdese a: - Situacións **anteriores e posteriores** á relación laboral. - **Candidatos** en procesos de selección que coñezan irregularidades durante a negociación. - **Asesores legais**, colaboradores e persoas que asistan o informante. - Colaboradores non remunerados, como **voluntarios e persoas en prácticas**. ## A canle de denuncias para cumprir coa Directiva Whistleblowing Cumprir coa Directiva Whistleblowing non ten por que ser un proxecto interminable. A forma máis sinxela é apoiarte nun **software de canle de denuncias** que xa incorpore todas as garantías legais de serie: anonimato, cifraxe, xestión de prazos, rastrexabilidade e protección de datos conforme ao RXPD. Coa [canle de denuncias de LapsoWork](/gl/canle-de-denuncias/) a túa empresa dispón dunha caixa de correo segura e accesible, un fluxo de xestión de cada comunicación cos seus prazos automatizados e toda a documentación necesaria para acreditar o cumprimento ante a AAI. E como forma parte dunha plataforma integral de RRHH, podes combinala co resto de módulos —desde o [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) ata a xestión documental— sen sumar ferramentas soltas. Se a túa empresa xa está fóra de prazo, a prioridade é implantala canto antes: acreditar que dispós dunha canle conforme reduce de forma decisiva o risco sancionador. E se aínda tes dúbidas sobre se o tamaño do teu cadro de persoal te obriga, mellor pecar de prudente e contar con ela. --- ## Canle de denuncias obrigatoria: que empresas a necesitan segundo a lei URL: https://lapsowork.com/gl/blog/canle-de-denuncias-obrigatoria/ Publicado: 2024-01-30 Resumen: Guía 2026 da canle de denuncias obrigatoria: que empresas están obrigadas pola Lei 2/2023, prazos, sancións de ata 1 millón e como implantala. Se tes unha peme e oíches falar da **canle de denuncias obrigatoria**, de seguro que che xorden dúbidas: aféctame a min?, desde cantos empregados?, que pasa se non a teño? A **Lei 2/2023**, que traspón a Directiva europea de protección ao informante, está vixente desde 2023 e os seus prazos xa venceron. A Autoridade Independente de Protección do Informante (AAI) xa está operativa e pode sancionar. Imos resolver todas as dúbidas en linguaxe clara e sen tecnicismos. ## É obrigatorio implantar a canle de denuncias nas empresas? Si, para moitas empresas éo. Desde a entrada en vigor da **Lei 2/2023, do 20 de febreiro**, reguladora da protección das persoas que informen sobre infraccións normativas, boa parte do tecido empresarial español está obrigado a dispoñer dun **sistema interno de información** (o nome técnico da canle de denuncias). O obxectivo da lei é que calquera persoa que detecte unha irregularidade grave dentro dunha organización —fraude, corrupción, incumprimentos de normativa da UE, riscos para a saúde pública etc.— poida comunicala **sen medo a represalias** e con garantías de confidencialidade. Non é un trámite decorativo: é unha obriga legal con sancións económicas serias detrás. ## Que tipo de empresas están obrigadas a implementar a canle de denuncias? A obriga non depende do sector, senón sobre todo do **número de traballadores**. Están obrigadas a ter canle de denuncias: - **Todas as empresas privadas con 50 ou máis empregados**, sexa cal sexa a súa actividade. - **Empresas de menos de 50 empregados** que operen en sectores concretos: servizos financeiros, prevención do branqueo de capitais, seguridade do transporte e protección do medio ambiente. - **Todas as administracións públicas**, sen limiar mínimo de empregados. - **Partidos políticos, sindicatos, asociacións empresariais e fundacións** que reciban fondos públicos. - **Municipios de máis de 10.000 habitantes** e organismos do sector público. - **Entidades que reciban fondos europeos** para a súa xestión. Na práctica, a regra que debes lembrar como peme é sinxela: **se tes 50 ou máis persoas no cadro de persoal, estás obrigado**. ## Se a miña empresa ten menos de 50 traballadores non estou obrigado a implantar unha canle de denuncias? Por regra xeral, non. Se a túa empresa ten **menos de 50 empregados** e non operas nun dos sectores regulados mencionados arriba (finanzas, branqueo, transporte, medio ambiente), a lei **non te obriga** a implantar a canle. Dito isto, convén matizar dúas cousas: 1. **Cómputo do limiar.** Os 50 empregados cóntanse sobre a media do cadro de persoal, incluíndo fixos, temporais e fixos descontinuos. Se te moves xusto por debaixo do límite, revisa ben o cálculo antes de descartar a obriga. 2. **Implantación voluntaria.** Aínda que non esteas obrigado, moitas pemes deciden tela de forma voluntaria: transmite transparencia, axuda en licitacións e programas de compliance, e detecta problemas internos antes de que se convertan nun conflito grave. Se estás na fronteira dos 50 empregados e xestionas o cadro de persoal con follas de cálculo, vaiche ser difícil saber a túa media real. Un [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) dáche ese dato actualizado e evita sustos coa AAI. ## A quen protexe a Lei 2/2023? A protección da norma non se limita ao persoal en nómina, e isto condiciona a quen tes que dar acceso á canle. Están amparadas as persoas que, nun contexto laboral ou profesional, teñan información sobre infraccións: - Empregados por conta allea e autónomos. - Accionistas, socios e membros de órganos de administración ou dirección. - Contratistas, subcontratistas e provedores. - Persoas en prácticas, bolseiros e voluntarios, remunerados ou non. - Candidatos en procesos de selección ou en negociación precontractual. - Persoas do contorno do informante, como familiares ou compañeiros que poidan sufrir represalias polo seu vínculo. Esa amplitude é a razón pola que a canle non pode ser unha intranet só para empregados: ten que poder usala alguén que xa non traballa na empresa, ou que nunca chegou a facelo. ## Cando teño que implementar a canle de denuncias segundo a lei? Os prazos que fixou a lei **xa venceron hai tempo**: - **13 de xuño de 2023**: data límite para empresas de **250 ou máis** empregados e para o sector público. - **1 de decembro de 2023**: data límite para empresas de **50 a 249** empregados. Isto significa que, a data de 2026, calquera empresa obrigada que aínda non teña a canle leva **máis de dous anos en situación de incumprimento**. Xa non hai período de graza nin marxe: se estás obrigado e non a tes, cada día conta na túa contra ante unha eventual inspección. ## Que pasa se non teño a canle de denuncias? Aquí está a parte que máis preocupa —con razón—. A **Autoridade Independente de Protección do Informante (AAI)** é o órgano encargado de vixiar o cumprimento e de sancionar. As multas son das máis altas do ordenamento en materia empresarial: - **Infraccións leves**: ata 100.000 € (ou ata 10.000 € se o infractor é persoa física). - **Infraccións graves** (por exemplo, non implantar a canle estando obrigado, ou represalias contra un denunciante): de **100.001 € a 600.000 €**. - **Infraccións moi graves** (incumprimentos reiterados, obstrución á AAI ou represalias especialmente graves): de **600.001 € ata 1.000.000 €**. Ás sancións económicas súmanse consecuencias adicionais: prohibición de contratar co sector público durante un tempo, perda de subvencións ou publicación da sanción. E non esquezas que tamén se sanciona **xestionar mal unha denuncia recibida**, non só carecer de canle. Por iso non abonda con «ter algo», ten que ser un sistema que cumpra os requisitos legais. Se chegaches ata aquí e segues sen ter claro se a obriga te alcanza, o [test da canle de denuncias](/gl/test-canle-de-denuncias/) resólveo nun minuto a partir do teu cadro de persoal e do teu sector. ## Tipos de infraccións e prazos de prescrición O **artigo 63 da Lei 2/2023** clasifica os incumprimentos en tres niveis, cada un co seu prazo de prescrición. Pode ser sancionada calquera persoa física ou xurídica: a responsabilidade non recae só sobre a sociedade, tamén sobre quen xestiona o sistema. **Moi graves** (prescriben aos **tres anos**): - Impedir ou limitar deliberadamente a presentación de denuncias, incluídas as cláusulas contractuais que restrinxan os dereitos da norma. - Revelar a identidade dun denunciante que optou polo anonimato, ou vulnerar o deber de confidencialidade. - Adoptar represalias contra quen informa: despedimentos, degradacións, exclusións. Máis alá da multa, a AAI pode impoñer sancións accesorias de forte impacto comercial: amoestación pública, prohibición de obter subvencións e prohibición de contratar co sector público. **Graves** (prescriben aos **dous anos**): - Non adoptar as medidas necesarias para garantir a confidencialidade e o segredo das comunicacións. - Vulnerar o anonimato do denunciante de forma menos lesiva que no suposto moi grave. - A reincidencia en infraccións leves. **Leves** (prescriben aos **seis meses**): - Enviar deliberadamente información incompleta á AAI estando obrigado a informar. - Incumprir o deber de colaboración coa investigación dunha denuncia. - Calquera outro incumprimento non tipificado como grave ou moi grave. ## Como implementar unha canle de denuncias na miña empresa? Unha canle de denuncias que cumpra a Lei 2/2023 debe reunir, como mínimo, estes requisitos: 1. **Accesible** para empregados, exempregados, contratistas, provedores e mesmo aspirantes a un posto. 2. **Permitir denuncias anónimas** se a persoa o desexa. 3. **Garantir a confidencialidade** da identidade do denunciante e dos datos achegados. 4. **Confirmar a recepción** da denuncia nun prazo máximo de **7 días**. 5. **Resolver** a investigación nun máximo de **3 meses** (prorrogable a 6 en casos complexos). 6. **Nomear formalmente un responsable** do sistema, sen conflito de intereses. 7. **Protexer o denunciante** de forma expresa fronte a calquera represalia. 8. **Cumprir o RXPD** no tratamento dos datos. Tes dúas vías para montala: ### Canle interna propia Xestionas ti o portal e designas un responsable dentro da empresa. Dá control total, pero esixe formar esa persoa, garantir a súa independencia e asumir o risco se unha denuncia se xestiona mal. ### Canle externa xestionada Contratas un provedor especializado que achega o portal cifrado, a política interna revisada por avogados e a rastrexabilidade do expediente. É a opción que elixen a maioría de pemes de 50 a 250 empregados porque garante o cumprimento sen complicarse a vida internamente. Con [LapsoWork](/gl/canle-de-denuncias/) podes ter a túa canle operativa **en 48 horas**: portal con URL propia, política interna revisada por especialistas en compliance, xestión documental do expediente conforme á lei e comunicación interna lista para os teus empregados. E como forma parte da nosa suite de RRHH, tela integrada xunto ao [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/), vacacións e documentación. ## Conclusión A canle de denuncias deixou de ser opcional para as empresas de 50 ou máis empregados en 2023, e os prazos xa venceron. O risco non é teórico: unha sanción por non tela parte dos **100.000 €**. Implantala, en cambio, é rápido e accesible. Se tes dúbidas sobre se estás obrigado ou queres vela funcionando, [contrata a canle de denuncias](/gl/canle-de-denuncias/) e sae de dúbidas hoxe mesmo. --- ## Que é unha canle de denuncias e como funciona na túa empresa? URL: https://lapsowork.com/gl/blog/que-e-unha-canle-de-denuncias/ Publicado: 2024-01-16 Resumen: Que é unha canle de denuncias, que esixe a Lei 2/2023, quen está obrigado, como funciona e que sancións hai por non tela. Guía práctica para pemes. Cada vez máis empresas españolas atópanse coa mesma mensaxe da súa asesoría: «tedes que ter unha canle de denuncias». Pero que é exactamente? Serve só para «delatar» compañeiros? É obrigatoria para o teu negocio ou só para as grandes corporacións? Nesta guía explicámosche, sen xerga legal, **que é unha canle de denuncias, como funciona, que esixe a Lei 2/2023 e que arriscas se non a implantas**. ## Que é unha canle de denuncias? Unha canle de denuncias é un **mecanismo interno que permite a calquera persoa informar de presuntas malas prácticas, irregularidades ou infraccións** cometidas dentro dunha organización, de forma confidencial e, se se desexa, anónima. Falamos de condutas como fraudes, corrupción, acoso laboral, incumprimentos normativos, riscos para a seguridade ou calquera actuación ilegal ou contraria á ética da empresa. O seu obxectivo non é «vixiar» o cadro de persoal, senón todo o contrario: **dar unha vía segura para que un problema saia á luz dentro da empresa antes de que estoupe fóra** (nunha inspección, nos tribunais ou na prensa). Unha boa canle de denuncias promove unha cultura ética e protexe por igual a quen informa de boa fe e a propia organización. ### Software de canle de denuncias Na práctica, a maioría das empresas xa non xestiona isto cunha caixa de correo física ou cun correo electrónico corrente, senón cun **software de canle de denuncias**. Estas plataformas permiten recibir alertas de forma confidencial e segura, garantindo o anonimato do informante, rexistrando cada comunicación con marca de tempo e facilitando o seu seguimento ata a resolución. A vantaxe dunha ferramenta especializada é que **cumpre os requisitos técnicos da lei por deseño**: cifraxe, rastrexabilidade, control de acceso restrinxido, prazos de resposta e conservación segura da información. En LapsoWork ofrecemos a [canle de denuncias](/gl/canle-de-denuncias/) integrada no mesmo contorno onde xa xestionas o control horario, as vacacións ou a documentación do teu equipo, de modo que non tes que contratar nin manter un sistema á parte. ### A importancia dunha canle de denuncias nas empresas Máis alá da obriga legal, contar cunha canle de denuncias achega beneficios reais: - **Detecta problemas a tempo**, cando aínda son manexables e non unha crise. - **Reforza a transparencia e a ética** dentro da organización. - **Xera confianza** entre empregados, clientes e socios, que ven que hai un mecanismo serio para comunicar irregularidades. - **Protexe a reputación** da empresa evitando que os conflitos internos acaben na vía pública. ## Lexislación e requisitos da canle de denuncias en España A canle de denuncias deixou de ser unha recomendación de boas prácticas para converterse nunha **obriga legal** en España. Isto é o que necesitas saber. ### A Lei 2/2023 e a protección do informante A norma de referencia é a **Lei 2/2023, do 20 de febreiro**, reguladora da protección das persoas que informen sobre infraccións normativas e de loita contra a corrupción. Esta lei traspón a **Directiva (UE) 2019/1937** sobre protección do informante (coñecida como directiva *whistleblowing*). A súa idea central é **protexer a quen dá a voz de alarma**. A lei blinda a confidencialidade do denunciante e **prohibe expresamente as represalias** (despedimentos, sancións, cambios de posto prexudiciais etc.) contra quen informa de boa fe. A vixilancia do sistema recae na **Autoridade Independente de Protección do Informante (AAI)**, que pode investigar e sancionar os incumprimentos. ### Que empresas están obrigadas a ter canle de denuncias? Están obrigadas a dispoñer dunha canle de denuncias interna, entre outras, as seguintes entidades: - **Empresas do sector privado con 50 ou máis traballadores.** - Empresas de calquera tamaño en **sectores sensibles**, como servizos financeiros, prevención do branqueo de capitais ou seguridade do transporte e o medio ambiente. - **Todas as administracións e entidades do sector público.** - **Partidos políticos, sindicatos, organizacións empresariais e fundacións** que reciban fondos públicos. Os prazos de adaptación previstos pola lei xa venceron: as empresas de máis de 250 traballadores debían tela operativa desde xuño de 2023 e as de 50 a 249 traballadores, a máis tardar o **1 de decembro de 2023**. Noutras palabras: **se a túa empresa entra no ámbito da lei e aínda non ten canle, xa está fóra de prazo** e exposta a sancións. ### Requisitos de funcionamento e xestión A lei non se conforma con que exista unha caixa de correo: esixe que a canle cumpra unha serie de requisitos: - **Confidencialidade e anonimato**: debe garantir a protección da identidade do informante e permitir denuncias anónimas. - **Procedemento de xestión**: xustificante de recepción (acuse de recibo) nun prazo máximo de **7 días** e resposta ao informante nun prazo máximo de **3 meses**. - **Responsable do sistema**: hai que designar unha persoa ou equipo independente que reciba e tramite as comunicacións. - **Rexistro seguro**: todas as denuncias deben quedar documentadas e conservadas de forma segura, respectando o RXPD. - **Protección fronte a represalias**: mecanismos que garantan que denunciar non ten consecuencias negativas para quen o fai de boa fe. ## Beneficios de implantar unha canle de denuncias ### Prevención e detección de irregularidades Unha canle de denuncias permite a **detección temperá de condutas irregulares** dentro da empresa. Canto antes se coñece un problema —un caso de acoso, unha fraude, un incumprimento de seguridade—, máis fácil (e máis barato) é resolvelo. Ademais, actuar a tempo pode evitar **responsabilidades penais** da empresa e dos seus administradores. ### Cumprimento doutras normativas A canle de denuncias non funciona soa. Encaixa de forma natural con outras obrigas que probablemente xa coñeces: o **programa de compliance penal**, o **RXPD** en materia de protección de datos, as normas de **prevención do branqueo de capitais** ou certificacións como a **ISO 37001** (antisuborno) e a **ISO 27001** (seguridade da información). Ter unha canle ben xestionada reforza todo o teu sistema de cumprimento. ### Preservación da reputación empresarial Dispoñer dunha canle de denuncias demostra un **compromiso real coa ética e coa transparencia**. Iso xera confianza en empregados, clientes e socios, e esa confianza tradúcese en maior lealdade e nunha mellor imaxe de marca. Nun momento en que a reputación se perde nun só titular, contar cun mecanismo interno para resolver conflitos é unha vantaxe competitiva. ## Alcance e funcionamento dunha canle de denuncias ### Quen pode utilizar a canle? A canle debe estar dispoñible para un abano amplo de persoas vinculadas á empresa, non só para o cadro de persoal. Poden usala: - **Empregados** (con contrato en vigor, en período de proba ou mesmo en procesos de selección). - **Ex-traballadores** cuxa relación laboral xa rematou. - **Autónomos, contratistas e provedores** que traballen para a empresa. - **Socios, administradores e persoal de dirección**. ### Protección e confidencialidade do informante O piar do sistema é que ninguén tema denunciar. Por iso a canle debe **manter en segredo a identidade do informante**, permitir comunicar **sen medo a represalias** e contar con salvagardas técnicas e organizativas para que só o equipo autorizado acceda á información. ### Como se presenta e rexistra unha denuncia O procedemento ten que ser **claro e accesible**. A lei permite habilitar distintos medios: **plataforma en liña, aplicación móbil, liña telefónica ou mesmo unha reunión presencial** por petición do informante. Cada comunicación rexístrase, recibe un código de seguimento e queda documentada para poder consultar o seu estado en calquera momento. ### Xestión e resolución das denuncias O equipo responsable analiza cada denuncia **de forma obxectiva e imparcial**, investígaa e adopta as medidas que correspondan, sempre garantindo a confidencialidade. Un bo sistema achega informes e estatísticas que permiten facer o seguimento e demostrar, se chega o caso, que a empresa xestiona a canle con dilixencia. ## Como implantar unha canle de denuncias paso a paso 1. **Avalía as túas necesidades e deseña o sistema.** Identifica as túas obrigas legais, define que canles habilitas (en liña, teléfono, presencial) e establece o procedemento interno. 2. **Informa e forma o cadro de persoal.** De nada serve unha canle que ninguén coñece. Explícalle ao teu equipo que é, para que serve e que denunciar de boa fe non ten consecuencias negativas. 3. **Implanta a ferramenta e designa o responsable.** Pon en marcha a plataforma e nomea a persoa ou equipo que recibirá e tramitará as comunicacións con independencia. 4. **Avalía e mellora de forma continua.** Revisa periodicamente o funcionamento da canle, recolle opinións e suxestións e axusta o procedemento para que sexa cada vez máis eficaz. Antes de entrar no detalle, podes comprobar se a túa empresa está obrigada co [test de canle de denuncias](/gl/test-canle-de-denuncias/). ## Que debe conter o protocolo da canle A canle non é só o formulario: a lei esixe un documento interno que explique como funciona dentro da túa organización. Un protocolo ben redactado inclúe, como mínimo: - **Introdución e finalidade.** Para que existe a canle e a que se compromete a empresa. - **Obxectivos.** Detectar e corrixir irregularidades, e protexer a quen as comunica. - **Ámbito de aplicación.** Quen pode usala: empregados, ex-empregados, candidatos, autónomos, provedores, bolseiros e calquera persoa con relación laboral ou profesional coa empresa. - **Garantías.** Confidencialidade da identidade, prohibición de represalias e presunción de boa fe. - **Órganos responsables.** Quen recibe, instrúe e resolve, con criterios de imparcialidade e xestión de conflitos de intereses. - **Procedemento completo.** Desde a recepción ata o peche do caso, cos prazos legais. - **Protección de datos.** Medidas conformes ao RXPD e á LOPDGDD. Canto máis concreto sexa o documento, mellor. Un protocolo xenérico copiado dun modelo que non encaixa coa túa empresa é case tan arriscado como non telo. ## Sancións por non ter canle de denuncias Non implantar a canle (ou facelo de forma incorrecta) pode saír moi caro. A Lei 2/2023 recolle un réxime sancionador severo: - **Infraccións moi graves para persoas xurídicas: multas de ata 1.000.000 €.** - **Infraccións para persoas físicas responsables: multas de entre 1.001 € e 300.000 €.** A isto súmanse outras consecuencias posibles, como a publicación da sanción, a prohibición de contratar co sector público ou de recibir subvencións durante un tempo. En resumo: **o custo de non cumprir é moitísimo maior que o de implantar unha canle**. ## En resumo Unha canle de denuncias é hoxe unha **obriga legal para moitas empresas e unha boa práctica para todas**. Ben xestionada, non xera conflitos: prevenos, protexe o teu equipo e blinda a reputación do teu negocio. A clave está en implantala cunha ferramenta que cumpra a lei por deseño e non che engada carga de traballo. Se buscas unha solución sinxela, LapsoWork integra a [canle de denuncias](/gl/canle-de-denuncias/) xunto co resto da xestión de persoas da túa empresa. E se queres saber como encaixa no teu día a día, podes [coñecer a canle de denuncias](/gl/canle-de-denuncias/) ou consultar os nosos [prezos](/gl/prezos/). --- ## Organigrama funcional: que é e como crealo paso a paso URL: https://lapsowork.com/gl/blog/organigrama-funcional-que-e-como-crealo/ Publicado: 2023-12-05 Resumen: Descubre que é un organigrama funcional, para que serve e como crealo na túa peme paso a paso. Beneficios, exemplo e diferenzas co estrutural. Cando unha peme medra, chega un momento en que o «aquí cadaquén sabe o que ten que facer» deixa de funcionar. Empezan os solapamentos, as tarefas que caen en terra de ninguén e as decisións que se atoan porque ninguén sabe quen ten a última palabra. Un **organigrama funcional** é a ferramenta máis sinxela e visual para poñer orde: deixa claro que fai cada área, quen depende de quen e de que é responsable cada persoa. Neste artigo explicámosche que é, para que serve e como crealo paso a paso na túa empresa. > Prefires facelo directamente? O **[xerador de organigramas](/gl/xerador-organigramas/)** debúxao mentres escribes a estrutura e descárgacho en PNG ou SVG. É gratis, non pide rexistro e nada do que escribas sae do teu navegador. ## Que é o organigrama funcional? O organigrama funcional é unha representación gráfica da estrutura dunha empresa organizada segundo as **funcións e competencias** que desempeña cada departamento ou área, e non só segundo os cargos ou as persoas. É dicir, en lugar de limitarse a mostrar «quen manda sobre quen», pon o foco en **que se fai en cada parte da organización** e como se reparten as responsabilidades. Nun organigrama funcional os distintos bloques agrúpanse por especialidade —produción, vendas, administración, recursos humanos, márketing etc.— e ordénanse de forma xerárquica para que se entenda dunha ollada como flúe a información e a cadea de mando. É unha foto clara da repartición do traballo que, ademais, axuda a que cada persoa entenda o seu papel dentro do conxunto. ## Cal é a finalidade dun organigrama funcional? A finalidade principal é **ordenar e clarificar o funcionamento interno** da empresa. Un bo organigrama funcional responde a preguntas cotiás que, sen el, se resolven a base de correos e malentendidos: - A quen lle corresponde esta tarefa? - A quen lle rendo contas e quen mas rende a min? - Que departamento asume a responsabilidade deste proceso? - A quen acudo cando xorde un problema nunha área concreta? Ao deixar por escrito a repartición de funcións, a organización gaña en eficiencia, reduce os conflitos de competencias e facilita a incorporación de novas persoas, que entenden desde o primeiro día onde encaixan. ## Beneficios dun organigrama funcional Máis alá de ter un diagrama bonito, un organigrama funcional ben feito achega vantaxes moi concretas ao día a día dunha peme. ### Mellora a comunicación dentro da empresa Cando todo o mundo sabe que fai cada área e a quen dirixirse, a comunicación flúe moito mellor. Evítanse os colos de botella, redúcense os correos «por se acaso» a medio persoal e os problemas chegan directamente a quen pode resolvelos. ### Maior claridade sobre as tarefas de cada persoa O organigrama funcional deixa claro que se espera de cada posto. Isto reduce os solapamentos (dúas persoas facendo o mesmo) e os ocos (tarefas das que ninguén se fai cargo), dúas das principais fontes de fricción interna. ### Toma de decisións descentralizada e especializada Ao asignar responsabilidades por función, as decisións tómanse onde están o coñecemento e a experiencia. O responsable de cada área pode actuar con autonomía dentro do seu ámbito, sen ter que elevalo todo á dirección, o que axiliza o funcionamento diario. ### Maior especialización en cada campo Agrupar o traballo por funcións favorece que cada equipo se especialice e mellore no seu terreo. Un departamento centrado na súa competencia rende máis e comete menos erros ca un ao que se lle pide «un pouco de todo». ## Exemplo de organigrama funcional Imaxina unha peme do sector servizos cunhas 25 persoas. Un organigrama funcional típico partiría da **Dirección Xeral** no cumio e, por debaixo, agruparía a organización por funcións: - **Dirección Xeral** - **Administración e Finanzas**: contabilidade, facturación, tesouraría. - **Recursos Humanos**: contratación, nóminas, control horario, formación. - **Comercial e Vendas**: captación de clientes, atención comercial, posvenda. - **Márketing**: comunicación, redes sociais, xeración de leads. - **Operacións / Produción**: prestación do servizo ou fabricación do produto. Cada bloque tería un responsable de área, e dentro de cada área figurarían os postos concretos. O importante non é o debuxo en si, senón que reflicta con fidelidade **como se reparte realmente o traballo** na túa empresa. ## Diferenza entre organigrama estrutural e organigrama funcional Son dous enfoques complementarios, non excluíntes: - O **organigrama estrutural** mostra a xerarquía xeral: os cargos, os niveis e as liñas de dependencia. Responde a «quen manda sobre quen». - O **organigrama funcional** vai un paso máis alá e detalla as **funcións e responsabilidades específicas** de cada área. Responde a «que fai cada parte da organización». Dito doutro xeito: o estrutural diche como está montada a empresa; o funcional diche para que serve cada peza. Moitas empresas empezan co estrutural e enriquéceno despois co funcional cando necesitan máis precisión. ## Que empresas utilizan un organigrama funcional? O organigrama funcional é útil practicamente para calquera organización, pero resulta especialmente valioso en: - **Pemes en crecemento**, que pasan de «todos facemos de todo» a necesitar áreas definidas. - **Empresas con varios departamentos** cuxas funcións poden solaparse. - **Organizacións que incorporan persoal con frecuencia** e necesitan que as novas persoas entendan rápido o seu rol. - **Empresas con procesos complexos** nos que convén saber con exactitude quen responde de cada cousa. Non é unha ferramenta reservada ás grandes corporacións: canto antes o implante unha peme, antes evita os problemas de descoordinación. ## Como se elabora un organigrama funcional paso a paso? Crear un organigrama funcional non require software caro nin consultores externos. Abonda con seguir un método ordenado. 1. **Identifica as funcións da empresa.** Fai unha lista de todas as actividades que se realizan e agrúpaas por áreas ou competencias (finanzas, vendas, RRHH, produción etc.). 2. **Define a xerarquía e as liñas de mando.** Establece que áreas dependen de cales e como flúe a toma de decisións. Decide quen lle rende contas a quen. 3. **Asigna responsables a cada función.** A cada bloque débelle corresponder unha persoa ou posto responsable. Aquí é onde o organigrama gaña valor real: nomes e responsabilidades concretas. 4. **Represéntao visualmente.** Plásmao nun diagrama claro e sinxelo, de arriba (dirección) abaixo (áreas e postos). Podes usar ferramentas ofimáticas ou calquera editor de diagramas. 5. **Revísao e actualízao.** A empresa cambia, e o organigrama tamén debe facelo. Revísao polo menos unha vez ao ano ou cada vez que haxa reorganizacións, altas ou cambios de funcións. ## Por que facer un organigrama funcional na túa empresa? Porque **a orde se traduce en eficiencia**. Un organigrama funcional evita duplicidades, aclara responsabilidades, axiliza decisións e facilita a incorporación de persoal. É un investimento mínimo de tempo que aforra moitos malentendidos e friccións ao longo do ano. Ademais, ter clara a estrutura por funcións é o primeiro paso para dixitalizar a xestión de persoas: unha vez que sabes que departamentos tes e quen os compón, resulta moito máis fácil organizar o [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/), as quendas, as vacacións ou a documentación por equipos. ## É obrigatorio ter un organigrama en España? Non. **Ningunha normativa española obriga as empresas a dispoñer dun organigrama**, nin funcional nin estrutural. É unha ferramenta de xestión interna, voluntaria, que cada empresa adopta segundo as súas necesidades. Outra cousa é que determinadas obrigas legais si esixan ter claras as funcións e responsabilidades do cadro de persoal. Por exemplo, a normativa de prevención de riscos laborais require identificar responsables en materia de seguridade e saúde; a protección de datos esixe designar quen trata a información; e o rexistro de xornada obrigatorio (Real decreto lei 8/2019) implica saber que persoas e áreas fichan e quen supervisa ese rexistro. En todos estes casos, un organigrama funcional ben definido facilita cumprir co que marca a lei e demostrar quen é responsable de cada cousa. ## Conclusión O organigrama funcional é unha desas ferramentas sinxelas que renden moito máis do que custan. Ordena o traballo, clarifica responsabilidades e prepara a túa empresa para medrar sen caos. Dedicar unha tarde a debuxalo e mantelo actualizado é unha das mellores decisións de xestión que pode tomar unha peme. E unha vez que teñas clara a estrutura, o seguinte paso natural é levar esa organización ao terreo práctico: xestionar [nóminas](/gl/solucions/software-nominas/), fichaxes, ausencias e documentación de forma centralizada e por departamentos. Aí é onde unha ferramenta como LapsoWork che aforra horas cada mes. --- ## Comparativa de control horario: Factorial HR vs LapsoWork URL: https://lapsowork.com/gl/blog/comparativa-control-horario-factorial-hr-vs-lapsowork/ Publicado: 2023-11-21 Resumen: Comparamos o control horario de Factorial HR e LapsoWork en 2026: fichaxe, funcionalidades, cumprimento legal, prezo e facilidade de uso para pemes. Desde que o rexistro de xornada é obrigatorio para todas as empresas en España, elixir un bo software de control horario deixou de ser opcional. E co novo desenvolvemento regulamentario que empurra cara á **fichaxe dixital, accesible e a proba de manipulacións**, calquera peme necesita unha ferramenta que cumpra a lei sen complicarlle a vida. Nesta comparativa poñemos fronte a fronte dúas opcións moi populares no mercado español: **Factorial HR** e **LapsoWork**. Ambas cobren o básico, pero teñen enfoques distintos. Contámosche en que se parecen, en que se diferencian e como decidir cal encaixa mellor coa túa empresa. ## O control horario de Factorial HR Factorial é unha das plataformas de RRHH máis coñecidas de España. O seu módulo de control horario permite aos administradores configurar a xornada laboral de cada empregado tendo en conta particularidades individuais (quendas, xornadas partidas, flexibilidade horaria). Entre as súas funcións principais: - **Fichaxe desde o móbil** mediante código QR ou desde a aplicación. - **Revisión de horas traballadas** e contabilización automática de horas extra. - **Xestión de vacacións e ausencias** con fluxo de aprobación por parte do responsable. - **Informes personalizados** exportables para auditorías ou inspeccións. - **Cumprimento normativo** do rexistro de xornada vixente. Factorial é un produto pulido e moi completo, pensado como suite integral de RRHH (con nóminas, ATS, finanzas e mesmo axente de IA). Iso convérteo nunha gran opción para empresas medianas e scale-ups con orzamento amplo, aínda que para unha peme pequena pode resultar máis plataforma da que realmente necesita. ## O control horario de LapsoWork LapsoWork comparte con Factorial moitas das funcionalidades clave, pero cunha filosofía máis centrada na sinxeleza e na peme española. O seu [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) inclúe: - **Fichaxe rápida** de entradas, saídas e pausas, nun par de clics. - **Personalización de horarios** de cada empregado desde o xestor interno. - **Acceso multiplataforma**: aplicación móbil, versión web e hardware de fichaxe para oficinas. - **Xestión de vacacións e ausencias** integrada co resto de módulos. - **Interface sinxela e intuitiva**, sen curva de aprendizaxe nin necesidade de formación previa. - **Histórico de fichaxes** e resumo de xornada visible para o propio empregado. - **Informes en PDF** conformes á normativa de rexistro horario. - **Soporte profesional personalizado**, en castelán e próximo. A gran diferenza está na experiencia: LapsoWork prioriza que calquera persoa do equipo —sen importar o seu perfil técnico— poida fichar e consultar as súas horas sen pensalo, mentres o administrador ten a información actualizada en tempo real. ## Táboa comparativa rápida | Aspecto | Factorial HR | LapsoWork | |---|---|---| | Fichaxe móbil | Si (QR e app) | Si (app, web, hardware) | | Facilidade de uso | Completa, máis curva de aprendizaxe | Moi sinxela, sen formación | | Informes conformes á lei | Si | Si (PDF automáticos) | | Enfoque | Suite integral de RRHH | Especializada e lixeira para pemes | | Soporte en castelán | Si | Si, personalizado | | Ideal para | Medianas empresas e scale-ups | Pemes de 5 a 100 empregados | As dúas ferramentas cumpren co esencial e coa normativa. A elección depende máis do que necesites arredor do control horario que da fichaxe en si. ## Cumprimento legal: o que non pode faltar en 2026 Sexa cal sexa o software que elixas, en 2026 debe garantir que o rexistro horario sexa: - **Dixital e obxectivo**, evitando rexistros manuais facilmente manipulables. - **Accesible en todo momento** para a persoa traballadora, a representación legal e a Inspección de Traballo. - **Conservado durante catro anos**, con integridade garantida. - **Interoperable**, capaz de exportar os datos en formatos estándar. Tanto Factorial como LapsoWork están aliñados con estes requisitos. Aínda así, convén comprobar que o rexistro é **inalterable** e que a persoa traballadora pode acceder ás súas propias horas sen depender do administrador, dous puntos nos que a Inspección pon especial atención. ## Cal elixir segundo a túa empresa? **Elixe Factorial** se necesitas unha suite de RRHH moi ampla (nóminas, selección de persoal, finanzas, IA) e a túa empresa ten volume e orzamento para aproveitala. É unha plataforma potente cando de verdade usas todos os seus módulos. **Elixe LapsoWork** se es unha peme que quere un control horario sinxelo, legal e económico, cun equipo que ficha en segundos e sen querer pelexar cunha ferramenta complexa. Ademais, podes ir sumando módulos segundo os necesites —[nóminas](/gl/solucions/software-nominas/), quendas, vacacións ou canle de denuncias— sen saír da mesma plataforma. No fondo, ambas resolven o mesmo problema. A pregunta non é tanto cal é «mellor» en abstracto, senón cal se axusta ao teu tamaño, ao teu orzamento e ás ganas que teña o teu equipo de aprender unha ferramenta nova. Se valoras a simplicidade e o trato próximo, paga a pena probar LapsoWork antes de decidir. --- ## Aplicación para asinar documentos: comparativa 2026 para empresas URL: https://lapsowork.com/gl/blog/aplicacion-para-asinar-documentos/ Publicado: 2023-11-07 Resumen: Comparativa de aplicacións para asinar documentos na empresa: DocuSign, SigningHub, PDFelement e LapsoWork. Validez legal eIDAS e cal elixir en 2026. Asinar documentos é unha das tarefas máis repetitivas do día a día de calquera empresa: contratos, nóminas, autorizacións, permisos de vacacións, acordos con provedores… Imprimir, asinar á man, escanear e arquivar é un proceso lento e propenso a erros. Unha **aplicación para asinar documentos** elimina todo ese trámite: o documento asínase en segundos desde o móbil ou o ordenador e queda arquivado con validez legal. Nesta comparativa 2026 repasamos as opcións máis usadas e en que se diferencian. ## Que debe ter unha boa aplicación de sinatura Antes de elixir ferramenta, convén saber que tipo de sinatura electrónica necesitas. O Regulamento europeo **eIDAS (910/2014)** distingue tres niveis, todos con validez xurídica pero con distinta forza probatoria: - **Sinatura electrónica simple**: un check, un clic ou unha sinatura trazada na pantalla. Válida, pero fácil de cuestionar ante un tribunal. - **Sinatura electrónica avanzada**: vinculada de forma única ao asinante e capaz de detectar calquera cambio posterior no documento (por exemplo, a sinatura biométrica que captura presión, velocidade e trazo). É a máis habitual para contratos laborais. - **Sinatura electrónica cualificada**: a de maior nivel, equiparada legalmente á sinatura manuscrita, baseada en certificado cualificado. Para a maioría das xestións internas dunha peme, a sinatura avanzada é máis que suficiente. Con isto claro, vexamos as aplicacións. ## DocuSign DocuSign é unha das aplicacións máis usadas do mundo para asinar documentos electronicamente. Admite formatos PDF, Word, Excel e imaxes, e permite enviar documentos para asinar a varios destinatarios con seguimento do estado de cada sinatura. ### Pros - Estándar do mercado, moi estendido e recoñecido por terceiros. - Sinatura desde calquera dispositivo e fluxos de sinatura con varios asinantes. - Cumpre o eIDAS e admite sinatura avanzada e cualificada. ### Contras - Os plans de pago soben rápido de prezo segundo o volume e os usuarios. - É unha ferramenta de sinatura illada: non xestiona o resto da documentación de RRHH nin os datos do empregado. ## SigningHub SigningHub permite sinaturas dixitais avanzadas con validez legal e dá a opción de avaliar cada sinatura por documento. Ofrece unha versión de proba temporal e plans de subscrición de pago unha vez esgotado o período gratuíto. ### Pros - Sinatura electrónica avanzada con rastrexabilidade e selaxe de tempo. - Boa opción para fluxos de aprobación con validación por documento. ### Contras - A curva de aprendizaxe é algo maior ca a doutras aplicacións. - Centrado na sinatura; require integrarse con outro sistema para o resto da xestión documental. ## PDFelement PDFelement é unha aplicación de escritorio para editar PDF que incorpora a posibilidade de inserir sinatura dixital. Converte formatos con facilidade e resulta cómoda cando o que necesitas é, sobre todo, editar documentos. ### Pros - Moi completa como editor de PDF (unir, dividir, converter, comentar). - Inclúe sinatura dixital dentro do propio editor. ### Contras - Está pensada principalmente para a edición de PDF, non para xestionar fluxos de sinatura con empregados. - Algúns usuarios da versión móbil informan de problemas de sincronización e de gardado entre dispositivos. ## LapsoWork, a sinatura integrada no teu software de RRHH As aplicacións anteriores resolven ben a sinatura como tarefa illada. Pero nunha empresa o problema non é só *asinar*: é asinar **e** ter despois ese contrato, esa nómina ou esa autorización ordenados, accesibles e vinculados ao empregado correcto. É aí onde unha ferramenta específica de sinatura queda curta e entra un enfoque distinto. **LapsoWork** é un software de RRHH para pemes que inclúe [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) con sinatura electrónica integrada. Isto significa que: - O empregado **asina desde calquera dispositivo** (móbil, tableta ou ordenador) sen instalar nada. - Cada documento asinado queda **arquivado automaticamente na ficha do traballador**, sen escanear nin mover cartafoles. - A sinatura é **avanzada e conforme ao eIDAS**, con evidencias que achegan seguridade xurídica. - Todo convive co resto da xestión: fichaxe, nóminas, [vacacións](/gl/solucions/software-vacacions/) e quendas na mesma plataforma. A diferenza práctica é clara: en lugar de ter unha aplicación para asinar, outra para o control horario e un cartafol compartido para arquivar, telo todo nun único sitio. Menos ferramentas, menos erros e cero papelorio. ## Que aplicación elixir? Non hai unha única resposta correcta; depende de para que asinas: - Se só necesitas **enviar documentos soltos para asinar** a clientes ou provedores externos, DocuSign ou SigningHub cumpren de sobra. - Se a túa prioridade é **editar PDF** e asinar de forma puntual, PDFelement encaixa. - Se o que queres é **asinar a documentación dos teus empregados** (contratos, nóminas, permisos) e tela ordenada, o lóxico é integrar a sinatura dentro do teu software de RRHH e non sumar outra ferramenta máis. En calquera caso, verifica sempre que a solución elixida cumpre o Regulamento eIDAS e ofrece evidencias da sinatura: é o que che dará seguridade xurídica o día que se cuestione un documento. Se queres ver como funciona a sinatura integrada co resto da xestión de persoal, podes [pedir unha demostración](/gl/demo/) ou revisar [os nosos plans](/gl/prezos/). --- ## Sistema de xestión documental: preguntas frecuentes URL: https://lapsowork.com/gl/blog/sistema-de-xestion-documental-preguntas-frecuentes/ Publicado: 2023-10-17 Resumen: Que é un sistema de xestión documental, para que serve e como elixir o axeitado para a túa peme. Resolvemos as dúbidas máis frecuentes en 2026. Contratos, nóminas, partes de baixa, políticas internas, certificados... O papelame dunha empresa medra cada mes e, se non está ben organizado, acaba disperso entre cartafoles compartidos, correos e caixóns. Un sistema de xestión documental pon orde en todo iso. Neste artigo resolvemos as preguntas máis frecuentes que nos fan as pemes cando pensan en dixitalizar e centralizar a súa documentación. ## Que é un sistema de xestión documental? Un sistema de xestión documental (SXD) é un software deseñado para administrar, controlar e almacenar de forma centralizada todos os documentos que unha organización necesita para funcionar. A norma internacional ISO 15489, referencia en materia de xestión de documentos, define esta disciplina como o conxunto de tarefas de creación, recepción, mantemento, uso e disposición dos documentos ao longo do seu ciclo de vida. Dito de forma sinxela: trátase de que cada documento estea onde ten que estar, accesible para quen o necesita e protexido fronte a quen non debe velo. Fronte ao clásico arquivo en papel ou aos cartafoles soltos nun disco compartido, un SXD achega estrutura, rastrexabilidade e seguridade. Sabes quen subiu cada ficheiro, quen o consultou e cal é a versión vixente. ## Para que serve un sistema de xestión documental? Máis alá de «gardar ficheiros», un bo sistema de xestión documental resolve problemas concretos do día a día. Estes son os seus principais beneficios: - **Acelera os procesos.** Atopar un contrato ou unha nómina deixa de ser unha busca de dez minutos entre cartafoles. Localizas e compartes calquera documento en segundos, o que reduce tempo e custos. - **Aumenta a seguridade da información.** O formato dixital evita a deterioración, a perda ou o roubo do papel, e permite controlar versións para saber sempre cal é a definitiva. - **Facilita o traballo en equipo.** Varias persoas poden acceder ao mesmo documento sen duplicar ficheiros nin enviarse versións por correo. - **Controla os accesos.** Podes decidir que documentos ve cada persoa ou departamento, protexendo a información sensible e cumprindo coa normativa de protección de datos. - **Mellora a toma de decisións.** Coa información relevante dispoñible e ordenada, dirección e recursos humanos toman mellores decisións e con máis rapidez. No ámbito de recursos humanos, un xestor documental é especialmente útil para custodiar contratos, prórrogas, partes de baixa, cursos de prevención de riscos ou a documentación asinada por cada empregado, todo vinculado á súa ficha. ## Como elixir un sistema de xestión documental axeitado? Non todos os sistemas serven para o mesmo nin para calquera tamaño de empresa. Para acertar, sigue estes pasos: ### 1. Identifica as necesidades reais da túa empresa Antes de mirar ferramentas, pregúntate que problema queres resolver. Necesitas centralizar a documentación laboral? Asinar contratos a distancia? Dar acceso aos empregados ás súas propias nóminas? Definir ben o obxectivo evita pagar por funcións que non vas usar. ### 2. Valora a seguridade e o cumprimento normativo O sistema debe cumprir co Regulamento xeral de protección de datos (RXPD) e garantir o control de accesos, a cifraxe e a conservación axeitada dos documentos. En documentación laboral isto non é opcional: é unha obriga legal. ### 3. Comproba que se integra coa túa xestión de persoal Un xestor documental illado obriga a duplicar traballo. O ideal é que forme parte do teu software de RRHH, de modo que cada documento quede vinculado ao empregado e conectado co resto de procesos: [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/), [vacacións](/gl/solucions/software-vacacions/) ou [nóminas](/gl/solucions/software-nominas/). ### 4. Elixe a opción que encaixe co teu orzamento Existen desde solucións moi completas orientadas a grandes corporacións ata ferramentas sinxelas e económicas pensadas para pemes. Elixe a que cubra as túas necesidades sen sobredimensionar o gasto. ## O xestor documental de LapsoWork LapsoWork inclúe unha funcionalidade de xestión documental que permite unificar toda a información e documentación da túa empresa en formato dixital. Con ela podes: - Almacenar e organizar os documentos de cada empregado na súa ficha. - Compartir contratos, políticas ou comunicados de forma segura. - Asinar documentos dixitalmente, sen imprimir nin escanear. - Controlar quen accede a cada ficheiro. E como é parte dunha plataforma integral de recursos humanos, a documentación queda conectada coa fichaxe, as quendas, as vacacións e o resto da xestión do equipo. Podes coñecer todos os detalles na páxina do [software de xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/). Queres velo funcionando coa documentación real da túa empresa? [Solicita unha demostración](/gl/demo/) e ensinámoscho sen compromiso. --- ## Software as a Service (SaaS): como axuda en RRHH nunha peme? URL: https://lapsowork.com/gl/blog/software-as-a-service-rrhh/ Publicado: 2023-10-03 Resumen: Que é un software as a service (SaaS) e como un SaaS de RRHH axuda a túa peme a fichar, xestionar vacacións, nóminas e cumprir a lei sen instalar nada. Se xestionas os recursos humanos dunha peme e aínda dependes de follas de Excel, correos soltos e cartafoles físicos, seguramente perdes varias horas cada semana en tarefas que un programa podería facer só. A solución que adoptou a maioría das empresas españolas nos últimos anos é o **software as a service (SaaS)**: aplicacións na nube que se pagan por subscrición e que non requiren instalar nada. Neste artigo explicámosche que é exactamente un SaaS e, sobre todo, **como un SaaS de RRHH axuda o teu departamento** no día a día. ## Que é o software as a service (SaaS)? Un **software as a service** é unha aplicación á que accedes directamente desde internet, co teu usuario e o teu contrasinal, sen instalar nada no ordenador nin contratar servidores propios. O provedor encárgase do aloxamento, das copias de seguridade, da seguridade e das actualizacións; ti só pagas unha cota mensual ou anual por usalo. Seguramente xa usas varios SaaS sen darte conta: o correo electrónico web, un calendario compartido na nube, unha ferramenta de videochamadas ou un espazo de almacenamento en liña. Todos funcionan baixo o mesmo modelo. As súas vantaxes fronte ao software tradicional «de instalar» son claras: - **Sen investimento inicial en hardware nin licenzas.** Pagas unha subscrición por uso, normalmente por empregado e mes. - **Acceso desde calquera lugar e dispositivo**, con conexión a internet. Ideal para equipos con teletraballo ou mobilidade. - **Actualizacións automáticas** incluídas: sempre traballas coa última versión, sen proxectos de migración. - **Escalabilidade**: se medra o teu cadro de persoal, amplías; se baixa, axustas. Pagas polo que usas. - **Seguridade e copias de seguridade** xestionadas polo provedor, algo difícil de garantir cun Excel nun ordenador local. Aplicado aos recursos humanos, este modelo permite que unha peme sen departamento de informática teña unha ferramenta profesional de xestión de persoal por uns poucos euros ao mes. ## Como axuda un SaaS ao departamento de RRHH? A xestión de persoas concentra moitas tarefas repetitivas: rexistrar a xornada, aprobar vacacións, preparar nóminas, arquivar contratos, comunicar cambios. Un SaaS de RRHH centraliza todo iso nunha soa plataforma e automatiza a parte máis tediosa. Estes son os beneficios concretos que notarás desde a primeira semana. ### 1. Axiliza os procesos internos Quendas, cuadrantes, asignación de tarefas, solicitudes de ausencias… O que antes ía e viña por correo ou WhatsApp pasa a xestionarse nun único sitio, con avisos automáticos e sen duplicidades. O responsable deixa de ser unha «caixa de correo» de peticións e a información deixa de perderse. ### 2. Reduce custos e papel Ao dixitalizar contratos, nóminas e comunicacións, eliminas impresións, arquivadores e o tempo de buscar un documento cando o pide unha inspección ou un empregado. Todo queda ordenado nun [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) accesible ao instante e con permisos por perfil. ### 3. Axúdache a cumprir a normativa Desde 2019 o **rexistro de xornada é obrigatorio** para todas as empresas, e a normativa avanza cara á fichaxe dixital, non manipulable e accesible de forma remota. Un SaaS de [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) rexistra cada entrada e saída de forma automática, garda o histórico durante os catro anos que esixe a lei e xera os informes que pode pedir a Inspección de Traballo. Tamén facilita cumprir a Lei 10/2021 do teletraballo e, nas empresas obrigadas, dispor dunha [canle de denuncias](/gl/canle-de-denuncias/) interna. ### 4. Simplifica vacacións e ausencias O empregado solicita as súas [vacacións](/gl/solucions/software-vacacions/) desde o móbil, o responsable apróbaas cun clic e o sistema actualiza o calendario do equipo e os días dispoñibles automaticamente. Acábanse os solapamentos, os correos perdidos e as discusións sobre cantos días quedan. ### 5. Automatiza as nóminas Un SaaS de RRHH conecta as horas traballadas, as ausencias e as variables do mes para preparar as [nóminas](/gl/solucions/software-nominas/) sen cálculos manuais. Reduce erros, aforra horas de administración e facilita o traballo coa túa xestoría, que recibe os datos xa ordenados. ## Por que un SaaS e non un programa instalado? Para unha peme, montar un software de RRHH «clásico» —con servidor propio, licenzas e mantemento— case nunca compensa: require investimento, persoal técnico e actualizacións manuais. O modelo SaaS elimina todas esas barreiras. Comezas a usalo o mesmo día, pagas unha cota previsible por empregado e o provedor encárgase de que funcione e estea actualizado. En resumo, un **software as a service de recursos humanos** converte tarefas dispersas e manuais en procesos automáticos, ordenados e conformes á lei, sen necesidade de ter coñecementos técnicos nin de investir en infraestrutura. Se queres comprobar como funciona no teu caso, podes [pedir unha demostración](/gl/demo/) ou consultar os nosos [prezos](/gl/prezos/) por empregado e mes. A forma máis rápida de saír de dúbidas é probalo ti mesmo co teu propio cadro de persoal. --- ## Software de nóminas máis utilizados en España (2026) URL: https://lapsowork.com/gl/blog/software-de-nominas-mais-utilizados/ Publicado: 2023-09-19 Resumen: Comparativa dos software de nóminas máis usados en España en 2026: A3Nom, Nominasol, Sage e outras opcións. Prezos, características e cal escoller para a túa peme. Calcular as nóminas á man deixou de ter sentido hai anos. Entre os cambios de convenio, as cotizacións á Seguridade Social, o novo tramo do MEI ou as variacións do SMI (1.184 € brutos mensuais en 14 pagas en 2025), un erro de cálculo pode acabar nunha sanción ou nun empregado descontento. Por iso calquera peme que xestione varias nóminas necesita un **software de nóminas** que automatice o cálculo conforme á lexislación española e xere os documentos legais sen dores de cabeza. Neste artigo repasamos os **programas de nóminas máis utilizados en España** en 2026, coas súas características principais e os seus prezos orientativos, para que poidas comparar antes de decidir. ## A3Nom (Wolters Kluwer) A3Nom (antes coñecido como A3Asesor Nom) é unha das solucións máis veteranas e robustas do mercado, desenvolvida por **Wolters Kluwer**. É especialmente popular entre os **despachos profesionais e as asesorías** que xestionan nóminas de moitas empresas á vez. - Dispoñible en versión instalable e en modalidade cloud (SaaS). - Actualización automática ante cambios normativos e de convenios. - Integración co resto da suite a3 (contabilidade, fiscal etc.). - Prezo orientativo: desde uns **50 €/mes**, escalable segundo o volume e os módulos. É unha ferramenta potente, pensada máis para xestorías e grandes volumes que para unha peme que só quere levar as súas propias nóminas. ## Nominasol (Sage / antes Delsol) Nominasol é un clásico entre as pemes españolas pola súa **interface sinxela** e a súa curva de aprendizaxe suave. Naceu da man de Delsol e hoxe forma parte do ecosistema Sage. - Dispoñible en versión local (onPremise) e na nube. - Enfocado á facilidade de uso para autónomos e pequenas empresas. - Existe unha versión básica de baixo custo para comezar. - Prezo orientativo: desde uns **23 €/mes** na nube; a versión local comercialízase por licenza anual. É unha boa porta de entrada para quen busca algo económico e directo para o cálculo de nóminas, sen demasiados adornos. ## Sage 50 e Sage Despachos Sage é outro dos nomes imprescindibles cando se fala de nóminas en España. **Sage 50** integra a xestión de nóminas dentro dunha solución de contabilidade e facturación, mentres que **Sage Despachos** está orientado a asesorías que traballan con múltiples clientes. - Cálculo de nóminas, seguros sociais e modelos oficiais. - Actualización permanente ante cambios legais. - Integración coa contabilidade e presentación de impostos. - Prezo orientativo: varía moito segundo o paquete; consulta con Sage segundo o número de empregados e módulos. É unha opción sólida cando queres unificar nóminas e contabilidade nun mesmo provedor. ## Outras opcións habituais Ademais dos anteriores, no mercado español atoparás nomes como **NominaPlus** (histórico de Sage, aínda en uso en moitas empresas), solucións de **xestorías en liña** que combinan software e asesoramento, e plataformas de **RRHH todo en un** que inclúen o módulo de nóminas xunto ao control horario, as vacacións e a documentación laboral. Esta última tendencia é a que máis está medrando entre as pemes: en lugar de ter un programa só para nóminas e outro para fichar, outro para vacacións e un cartafol compartido para os contratos, centralízase todo nunha única ferramenta. ## Como escoller o software de nóminas axeitado? Non existe «o mellor» software de nóminas en abstracto: existe o que mellor encaixa coa túa empresa. Antes de decidir, valora: - **Volume de nóminas**: non é o mesmo unha asesoría con centos de empregados que unha peme con 15. - **Actualización normativa**: asegúrate de que o provedor actualiza automaticamente cotizacións, tramos do MEI, SMI e convenios. - **Sinatura e entrega de nóminas**: a nómina dixital con sinatura electrónica aforra papel e deixa constancia legal da entrega. - **Integración co resto de RRHH**: se ademais xestionas [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/), [vacacións](/gl/solucions/software-vacacions/) e quendas, ter todo nunha soa plataforma afórrache tempo e erros de traspaso de datos. - **Orzamento real**: ao custo da licenza hai que sumarlle o tempo do teu equipo. Ás veces unha ferramenta un pouco máis cara compensa polo que aforra en horas de xestión. ## Nóminas dentro dunha plataforma de RRHH En LapsoWork abordamos as nóminas desde un enfoque diferente: en lugar dun programa illado de cálculo, ofrecemos a [xestión de nóminas](/gl/solucions/software-nominas/) integrada nunha plataforma completa de recursos humanos. Iso significa que a nómina se conecta coas horas fichadas, as vacacións aprobadas e os datos do empregado, sen ter que introducir a información dúas veces. Ademais, cada traballador recibe a súa nómina dixital, consúltaa desde o móbil e asínaa electronicamente, e todo queda arquivado no [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/). Menos papel, menos correos e constancia legal de cada entrega. Se estás a comparar programas de nóminas para a túa peme, paga a pena valorar se che interesa unha ferramenta só de cálculo ou unha plataforma que resolva dunha vez o conxunto da xestión laboral. A mellor forma de comprobalo é probala cos teus propios datos. --- ## Como funciona Woffu: guía práctica do software de RRHH URL: https://lapsowork.com/gl/blog/como-funciona-woffu/ Publicado: 2023-09-05 Resumen: Que é Woffu e como funciona o seu software de RRHH: control horario, vacacións e quendas explicados paso a paso para pemes españolas en 2026. Se estás a valorar dixitalizar a xestión de persoal da túa empresa, seguramente Woffu sexa un dos nomes que atopaches. É unha das plataformas de recursos humanos máis veteranas do mercado español e moitas pemes úsana a diario para fichar, pedir vacacións ou cadrar quendas. Pero antes de contratar calquera ferramenta convén entender ben que fai e como encaixa no día a día do teu equipo. Nesta guía explicámosche, sen tecnicismos e cos pés na terra, que é Woffu, como funciona cada un dos seus módulos e que deberías ter en conta ao comparar opcións de software de RRHH en 2026. ## Que é Woffu? Woffu é unha ferramenta de xestión de recursos humanos na nube pensada, sobre todo, para o control horario e a xestión de ausencias. Naceu como resposta a un problema moi concreto das empresas españolas: levar o rexistro da xornada de forma legal e sen papeis. Desde que en 2019 o rexistro horario pasou a ser obrigatorio para todas as empresas, e coa chegada da **fichaxe dixital reforzada que entra en vigor en 2026**, contar cun sistema fiable deixou de ser un luxo para converterse nunha necesidade. Woffu sitúase aí: como unha plataforma que centraliza a fichaxe, as vacacións e as quendas nun único sitio, accesible desde o ordenador ou o móbil. Na práctica, funciona como un panel onde cada empregado ten o seu propio acceso e a empresa gaña visibilidade sobre as horas traballadas, as ausencias e a planificación do seu cadro de persoal. ## Como funciona Woffu? Woffu organízase en varios módulos que cobren as tarefas máis habituais dun departamento de persoal. Estes son os principais. ### Control horario É o corazón da ferramenta. Cada traballador rexistra a súa entrada, a súa saída e as pausas desde a web ou desde a aplicación móbil. A empresa, pola súa parte, pode consultar en tempo real quen fichou, quen está de descanso e cantas horas leva acumuladas cada persoa. O sistema xera automaticamente os informes que a Inspección de Traballo pode solicitar, de modo que non hai que reconstruír nada á man. Este é o uso máis estendido de plataformas como Woffu e, se é o teu caso, interésache comparar como o resolve cada [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) antes de decidir. ### Xestor de vacacións Cada empregado ve o seu saldo de días dispoñibles e solicita as súas vacacións ou permisos directamente desde a plataforma. A solicitude chega ao responsable, que a aproba ou a rexeita cun clic, e o sistema desconta os días de forma automática. Para a empresa isto significa a fin das cadeas de correos e das follas de Excel: vese dunha ollada quen estará ausente cada semana, o que facilita moitísimo a planificación. É unha funcionalidade que hoxe consideramos básica en calquera [software de vacacións](/gl/solucions/software-vacacions/). ### Configuración de quendas Woffu permite crear calendarios e cuadrantes laborais a partir de modelos, algo especialmente útil en sectores con horarios rotativos como hostalaría, comercio ou industria. Unha vez definidos, os traballadores reciben unha notificación coa súa quenda asignada, o que evita confusións e avisos de última hora. ### Outras funcionalidades Ademais destes tres piares, Woffu incorpora outras ferramentas de apoio: - **Xestión documental**, para compartir nóminas, contratos e comunicados co persoal. - **Comunicación interna**, para facer chegar avisos e novidades a todo o equipo. - **Informes de RRHH**, con datos de absentismo, horas extra ou gozo de vacacións que axudan a tomar decisións. Son módulos complementarios que amplían a ferramenta máis alá da fichaxe pura, aínda que a súa profundidade varía segundo o plan contratado. ## Que ter en conta ao elixir o teu software de RRHH Woffu é unha opción sólida e contrastada, pero non é a única do mercado. Á hora de comparar ferramentas, recomendámosche fixarte en catro aspectos: 1. **Cumprimento legal actualizado.** Coa nova normativa de fichaxe dixital de 2026, asegúrate de que a plataforma rexistra a xornada de forma inalterable e rastrexable. 2. **Funcionalidades que de verdade vas usar.** Un módulo de máis non achega nada se o teu equipo non o vai utilizar; prioriza o que resolve o teu día a día. 3. **Facilidade de uso.** Se a ferramenta é complexa, o persoal rexeitaraa. A adopción real é o que marca a diferenza. 4. **Prezo e permanencia.** Compara o custo por empregado e revisa se hai contratos anuais ou se podes cancelar cando queiras. ## LapsoWork, unha alternativa que cómpre ter en conta Se estás a comparar opcións, LapsoWork cobre o mesmo que Woffu (control horario, xestión de vacacións e configuración de quendas) e engade módulos que moitas pemes acaban necesitando, como o software de nóminas ou a canle de denuncias obrigatoria. O noso enfoque é sinxelo: unha plataforma que o teu equipo entenda desde o primeiro día, adaptada á normativa española vixente e sen permanencia anual. Se queres o detalle, publicamos a [comparativa entre LapsoWork e Woffu](/gl/alternativas/woffu/) co prezo de cada un, o que custa para un cadro de persoal de 30 persoas e en que casos Woffu é a mellor opción. Tamén podes revisar o [software de quendas](/gl/solucions/software-quendas/) ou consultar os nosos [prezos](/gl/prezos/). A mellor forma de saber se unha ferramenta che serve é probala co teu propio cadro de persoal. Sexa Woffu, LapsoWork ou outra, toma o tempo necesario para facer unha demostración real antes de comprometerte: é a única maneira de comprobar que se adapta a como traballa de verdade o teu equipo. --- ## Como crear horarios de traballo: guía práctica para pemes URL: https://lapsowork.com/gl/blog/como-crear-horarios-de-traballo/ Publicado: 2023-08-01 Resumen: Aprende a crear horarios de traballo paso a paso: planificación de quendas, reparto da xornada e como facer cuadrantes legais sen perder horas en Excel. Organizar os horarios dun equipo parece sinxelo ata que te sentas diante da folla de cálculo: hai que cubrir todas as quendas, respectar os descansos, encaixar as vacacións, ter en conta as baixas e, ademais, non saltar a lei. Se cada mes perdes unha tarde enteira cadrando quen entra e quen sae, esta guía é para ti. Imos ver, paso a paso, como crear horarios de traballo que funcionen para a túa peme e para o teu cadro de persoal. ## Planificación do horario laboral Antes de asignar nomes ás casas dun cuadrante, hai que planificar. E planificar significa responder a unha pregunta básica: **que necesita cubrir o teu negocio e en que momentos?** O punto de partida é identificar as tarefas diarias da empresa e as franxas horarias nas que hai que realizalas. Un comercio non ten as mesmas puntas de traballo ca un taller ou un restaurante. Por iso, antes de repartir persoal convén trazar o mapa da demanda: - **Franxas de maior e menor actividade** ao longo do día e da semana. - **Persoal mínimo necesario** en cada franxa para dar o servizo con calidade. - **Perfís e cualificacións** que fan falta en cada momento (non todo o mundo pode facer todas as tarefas). - **Picos estacionais** ou eventos concretos que esixan reforzar o equipo. Con ese mapa diante, o reparto de persoal por quendas deixa de ser unha intuición e pasa a ser unha decisión baseada en datos. Ademais, planificar ben é a mellor forma de **cumprir a normativa laboral**: o Estatuto dos traballadores marca límites de xornada (40 horas semanais de media en cómputo anual), descansos mínimos de 12 horas entre xornadas e un día e medio de descanso semanal. Se tes en conta estes límites desde a planificación, despois non terás que refacer o cuadrante enteiro. ### Non esquezas o rexistro de xornada Desde 2019, ademais de organizar os horarios, a túa empresa está obrigada a **rexistrar a xornada real** de cada persoa traballadora. Planificar a quenda teórica é unha cousa; demostrar as horas efectivamente traballadas é outra. Ten presente esta obriga desde o principio, porque o cuadrante e a fichaxe deben ir da man. Se queres afondar, podes apoiarte nun [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) que una ambas as cousas. ## Crear os horarios laborais Unha vez planificado, toca construír o cuadrante. Aquí tes basicamente dous camiños. ### Opción 1: follas de cálculo Para unha empresa moi pequena, con poucos empregados e quendas estables, unha folla de cálculo pode ser suficiente. É gratis e flexible. Pero ten un custo oculto: **cada cambio faise á man**. Unha baixa de última hora, un cambio de quenda ou unha petición de vacacións obrígate a recalcular todo o cuadrante e a avisar cada persoa pola túa conta. A medida que medra o cadro de persoal, o Excel vólvese ingobernable e aumentan os erros: solapamentos, quendas sen cubrir ou descansos que non se respectan. ### Opción 2: software de xestión de quendas Cando o equipo medra ou as quendas son rotativas, o eficiente é apoiarse nun software especializado. Un bo sistema **xera o cuadrante de forma automática** tendo en conta: - Os traballadores dispoñibles en cada franxa. - As vacacións xa aprobadas e as ausencias previstas. - As baixas e os cambios de última hora. - As cualificacións necesarias para cada posto. Así obtense un reparto óptimo do persoal sen dedicarlle horas, e cada empregado recibe o seu horario na aplicación sen cadeas de mensaxes nin malentendidos. ## Do cuadrante ao día a día: que todo cadre de verdade Crear o horario é só o principio. O reto real é que a quenda teórica coincida coa realidade do día a día, cos seus imprevistos. Estes son os tres piares para que non se che descontrole: 1. **Comunicación clara.** Cada persoa debe coñecer o seu horario con antelación e poder consultalo en calquera momento. Unha [aplicación para o equipo](/gl/solucions/app/) evita o clásico «non me decatara do cambio». 2. **Xestión áxil de vacacións e ausencias.** Se as peticións de [vacacións](/gl/solucions/software-vacacions/) se aproban no mesmo sistema onde vive o cuadrante, non terás que cruzar datos á man nin descubrir un oco sen cubrir á última hora. 3. **Rexistro de xornada integrado.** A fichaxe real diche se o horario planificado se está a cumprir, se hai horas extra que non tiñas previstas e se os descansos se respectan. É a túa proba ante a Inspección de Traballo e o teu termómetro para axustar futuros cuadrantes. ## Boas prácticas para crear horarios que funcionen - **Anticípate á tempada alta.** Publica os cuadrantes con marxe suficiente para que o cadro de persoal se organice. - **Reparte a carga con equidade.** Rota as quendas menos desexadas (noites, festivos, fins de semana) para que non recaian sempre sobre as mesmas persoas. - **Respecta os descansos por defecto.** Configura o sistema para que avise se unha quenda incumpre as 12 horas de descanso entre xornadas. - **Escoita o teu equipo.** Recoller preferencias reduce cambios de última hora e mellora o clima laboral. - **Revisa e axusta.** Compara o planificado co fichado cada mes e afina o cuadrante seguinte. ## Conclusión Crear horarios de traballo consiste en dúas fases: **planificar** ben (saber que hai que cubrir e con quen) e **construír** o cuadrante respectando a lei e as necesidades do equipo. Para unha micropeme, unha folla de cálculo pode abondar; en canto o cadro de persoal medra ou hai quendas rotativas, un software de xestión afórrache tempo, reduce erros e dáche a tranquilidade de cumprir a normativa. Ao final, un bo horario non só organiza o traballo: mellora o servizo, reduce o estrés e fai que o teu equipo estea máis contento. Queres deixar de pelexar co Excel cada mes? Descubre como [LapsoWork](/gl/solucions/software-quendas/) che axuda a crear cuadrantes en minutos e solicita unha [demostración gratuíta](/gl/demo/). --- ## Calendario 5 quendas: que é, exemplos e como montar o cuadrante URL: https://lapsowork.com/gl/blog/calendario-5-quendas/ Publicado: 2023-07-18 Resumen: Guía práctica do calendario 5 quendas (padrón 5x2): en que consiste, exemplos de rotación, xornadas e descansos, e como montar o cuadrante sen leas. Se na túa empresa hai que cubrir a actividade de luns a venres (ou mesmo os sete días) e non todo o mundo pode traballar no mesmo horario, máis tarde ou máis cedo acabas debuxando un cuadrante. Un dos máis habituais nas pemes españolas é o **calendario de 5 quendas**, máis coñecido como padrón **5x2**. Nesta guía contámosche en que consiste, como se organizan as rotacións, que din a xornada e os descansos legais, e como montalo sen toleares con follas de Excel. > Vas directo ao cuadrante? O **[xerador de cuadrantes de quendas](/gl/xerador-cuadrante-quendas/)** calcúlao por ti —quinta quenda, catro equipos, tres quendas ou o teu propio ciclo— e descárgacho en CSV para Excel. Gratis e sen rexistro. ## Calendario de 5 quendas: en que consiste? Un calendario de 5 quendas é un **cuadrante de traballo** no que cada persoa traballa **5 días e descansa 2**. De aí que tamén se lle chame **padrón 5x2**. É o esquema clásico da semana laboral española: cinco xornadas de traballo seguidas e unha fin de semana (ou dous días consecutivos) de descanso. A partir desa base, o calendario pode ser de dous tipos: - **Estático (ou fixo)**: cada empregado repite sempre o mesmo horario. Por exemplo, todo o equipo de mañá entra de 8:00 a 16:00 e descansa sábado e domingo, semana tras semana. - **Rotativo**: as quendas van cambiando para repartir mañás, tardes e noites, ou para que os descansos en fin de semana se vaian alternando entre o persoal. É o habitual cando o negocio abre en horario amplo ou os sete días. A elección depende das necesidades reais do negocio: non é o mesmo unha oficina que pecha a fin de semana ca un comercio, un centro sanitario ou unha fábrica que non pode parar. ## Exemplo de calendario 5 quendas A forma máis sinxela de entendelo é cun exemplo de rotación a tres quendas (mañá, tarde e noite) sobre un padrón 5x2. Imaxina un equipo con varios grupos que van rotando semana a semana: - **Semana 1**: quenda de mañá (por exemplo, 6:00 a 14:00), de luns a venres. - **Semana 2**: quenda de tarde (14:00 a 22:00), de luns a venres. - **Semana 3**: quenda de noite (22:00 a 6:00), de luns a venres. Cada grupo vai avanzando unha posición cada semana, de modo que todos pasan por todas as quendas de forma equitativa e ninguén carga sempre coa noite. Se o negocio tamén abre en fin de semana, engádense grupos adicionais para que os dous días de descanso vaian rotando e non recaian sempre nas mesmas persoas. O importante é que o cuadrante quede **claro, publicado con antelación e equilibrado**: que as horas totais, as noites e as fins de semana libres se repartan de forma xusta ao longo do ano. ## Padróns de quenda rotativa máis habituais O 5x2 é o máis estendido, pero non é o único. Segundo cantos días se traballe e cantos se descanse, combínanse distintas duracións de xornada: - **5x2**: 5 días de traballo e 2 de descanso, normalmente con xornadas de **8 horas**. É o padrón da semana laboral estándar. - **6x2**: 6 días de traballo e 2 de descanso, tamén con xornadas arredor das 8 horas. Útil cando hai que cubrir máis días seguidos, pero esixe vixiar ben o cómputo semanal. - **4x3**: 4 días de traballo e 3 de descanso, con xornadas máis longas de arredor de **10 horas**. Concentra as horas en menos días a cambio de descansos máis amplos. Cada padrón ten as súas vantaxes: o 5x2 é predicible e fácil de xestionar; o 4x3 ofrece bloques longos de descanso; o 6x2 dá máis cobertura. A clave está en elixir o que encaixe coa túa actividade **sen saltar os límites legais de xornada e descanso**. ## Xornada e descansos: o que di a lei Ao deseñar calquera calendario de quendas hai que respectar os límites do **Estatuto dos traballadores**: - **Xornada máxima**: 40 horas semanais de traballo efectivo de media en cómputo anual. Os convenios poden fixar unha xornada inferior. - **Descanso entre xornadas**: mínimo **12 horas** entre o final dunha xornada e o comezo da seguinte. Isto é especialmente delicado en rotacións que encadean noite e mañá. - **Descanso semanal**: mínimo **día e medio ininterrompido** (habitualmente a fin de semana), acumulable por períodos de ata 14 días. - **Traballo nocturno**: a xornada nocturna non pode superar as 8 horas de media nun período de 15 días, e dá dereito ás compensacións que fixe o convenio. Ademais, desde 2019 toda empresa está obrigada a levar un **rexistro diario de xornada** de cada traballador. Un cuadrante de quendas non substitúe a fichaxe: son cousas distintas. O cuadrante planifica quen traballa e cando; o rexistro horario documenta o que realmente ocorreu cada día. Se queres afondar nesta obriga, explicámoscho na nosa [guía de software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/). ## Como montar o cuadrante sen leas Podes comezar cunha folla de Excel, pero en canto tes varios grupos, rotacións e ausencias (vacacións, baixas, permisos), o Excel convértese nunha fonte constante de erros: solapamentos, ocos sen cubrir, xente que se pasa de horas ou descansos que non se respectan. Un bo software de quendas axúdate a: 1. **Deseñar o padrón unha vez** (5x2, 6x2, 4x3…) e replicalo automaticamente no calendario. 2. **Rotar os grupos** sen ter que recolocar celas á man cada semana. 3. **Avisar o equipo** das súas quendas no móbil, para que ninguén se despiste. 4. **Cruzar o cuadrante coas [vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/)**, de modo que unha quenda nunca quede descuberta por sorpresa. 5. **Vixiar os límites legais** de xornada e descanso, avisándote antes de que se incumpran. Con isto, montar (e sobre todo manter) un calendario de 5 quendas deixa de ser unha tarefa de horas cada semana e pasa a ser cuestión de minutos, coa tranquilidade de que o cuadrante cumpre a lei e o equipo sabe sempre a que aterse. --- ## Cuadrante de quendas de traballo rotativas: guía práctica para pemes URL: https://lapsowork.com/gl/blog/cuadrante-de-quendas-de-traballo-rotativas/ Publicado: 2023-07-04 Resumen: Aprende que son as quendas rotativas, os seus padróns máis comúns (6x2, 5x2, 4x3) e como montar un cuadrante de quendas de traballo rotativas sen erros. Cubrir un servizo de mañá a noite, manter unha fábrica en marcha as 24 horas ou atender clientes os sete días da semana non se resolve cun único cadro de persoal traballando de nove a cinco. Aí entran as **quendas rotativas**, e con elas a dor de cabeza de cadrar quen traballa, cando descansa e como evitar que alguén encadee unha noite cunha mañá. Se xestionas unha peme con varias quendas, este artigo explícache que son as quendas rotativas, que padróns existen e como montar un cuadrante que cumpra a lei e non che roube cada semana horas de follas de cálculo. > Vas directo ao cuadrante? O **[xerador de cuadrantes de quendas](/gl/xerador-cuadrante-quendas/)** calcúlao por ti —quinta quenda, catro equipos, tres quendas ou o teu propio ciclo— e descárgacho en CSV para Excel. Gratis e sen rexistro. ## Que son as quendas rotativas? As quendas rotativas son un sistema de organización do traballo no que as horas da xornada se reparten en distintos tramos horarios (mañá, tarde e noite) e os equipos se van **alternando** neles de forma periódica. En lugar de que unha persoa traballe sempre de mañá, un mes fai tarde, outro noite, outro mañá, e así sucesivamente. É a forma habitual de dar cobertura continua sen queimar ninguén con xornadas interminables, e está expresamente recoñecida no **Estatuto dos traballadores** (Real decreto lexislativo 2/2015, BOE-A-2015-11430). O seu artigo 36 regula o traballo a quendas e o traballo nocturno, e fixa regras que convén ter claras antes de deseñar un cuadrante: - Ningún traballador pode estar na quenda de noite máis de **dúas semanas consecutivas**, salvo que o pida voluntariamente. - Entre o final dunha xornada e o comezo da seguinte deben mediar como mínimo **12 horas de descanso**. - O traballo nocturno (entre as 22:00 e as 06:00) ten unha retribución específica ou unha compensación en descanso segundo o convenio. - A xornada dos traballadores nocturnos non pode superar as **8 horas diarias de media** nun período de 15 días. ### Tipos de quendas segundo a cobertura Non todas as empresas necesitan o mesmo nivel de servizo. En función de cantas horas e días haxa que cubrir, distínguense tres modelos: - **Quendas descontinuas.** Repártense en mañá e tarde, de luns a venres, con descanso na fin de semana. É o típico do comercio ou dunha oficina con horario ampliado. - **Quendas semicontinuas.** Adoitan ser tres quendas (mañá, tarde e noite) que inclúen os sábados, con parada o domingo. Habitual en talleres, loxística ou produción que non require abrir en festivo. - **Quendas continuas.** Cobertura 24 horas os 365 días do ano. É o caso de residencias, hospitais, plantas industriais ou servizos de emerxencia. ### Variantes de rotación Dentro de cada modelo, a rotación pódese organizar de varias maneiras: - **Rotación dobre:** dúas quendas que se alternan (mañá e tarde). - **Rotación tripla:** tres quendas (mañá, tarde e noite) que van rotando entre os equipos. - **Rotación natural ou inversa:** refírese ao sentido da rotación. A *natural* avanza cara a quendas máis tardías (mañá → tarde → noite), que é a máis recomendable porque respecta mellor o ritmo biolóxico; a *inversa* vai ao revés e adoita xerar máis fatiga. ## Que son os padróns de quendas rotativas? Un padrón de quendas é a fórmula que fixa cantos días seguidos se traballa e cantos se descansa antes de que o ciclo se repita. Elixir ben o padrón é o que marca a diferenza entre un cuadrante equilibrado e un que dispara as baixas por esgotamento. Estes son os máis habituais nas pemes españolas: - **Padrón 6x2.** Seis días de traballo seguidos por dous de descanso. Dá moita cobertura, pero encadea bastantes xornadas, así que hai que vixiar a fatiga. - **Padrón 5x2.** O clásico de luns a venres coa fin de semana libre. Sinxelo de xestionar e o máis habitual cando non fai falta abrir en festivo. - **Padrón 4x3.** Catro xornadas (a miúdo de 10-12 horas) e tres días de descanso. Concentra as horas e regala fins de semana longas, moi valorado polo persoal, pero esixe controlar ben as horas diarias para non superar os límites legais. A clave é que, sexa cal sexa o padrón, a repartición sexa **equitativa**: que as noites, as fins de semana e os festivos roten entre todo o equipo e non recaian sempre sobre as mesmas persoas. Un cuadrante que reparte mal xera agravios e rotación de persoal. ## Como facer un cuadrante de quendas rotativas paso a paso? Montar un cuadrante rotativo non é adiviñar: é un proceso ordenado. Estes son os pasos que seguimos coas pemes que xestionan quendas: 1. **Define a cobertura que necesitas.** Abres de luns a venres ou os sete días? Cantas horas ao día? Isto determina cantas quendas e cantas persoas por quenda fan falta. 2. **Calcula o persoal mínimo por quenda.** Ten en conta vacacións, baixas e ausencias imprevistas. Se vas xusto, calquera baixa obrígate a facer malabares de última hora. 3. **Elixe o padrón de rotación.** Escolle entre 5x2, 6x2, 4x3 ou outro segundo a túa actividade, e decide se a rotación será natural ou inversa. 4. **Reparte as quendas de forma equitativa.** Asegúrate de que noites, fins de semana e festivos roten entre todo o equipo. 5. **Verifica os límites legais.** Comproba as 12 horas de descanso entre xornadas, o descanso semanal e o máximo de dúas semanas seguidas de noite. 6. **Comunica o cuadrante con antelación.** O persoal debe coñecer as súas quendas con marxe suficiente para organizar a súa vida. Os cambios de última hora son a principal fonte de conflitos. ### O problema do Excel Moita peme aínda monta as súas quendas nunha folla de cálculo. Funciona… ata que chega a primeira baixa, alguén pide un cambio, outro reclama que lle tocan tres noites seguidas e descobres que dúas persoas están asignadas á mesma quenda mentres outro tramo queda descuberto. O Excel non avisa de solapamentos, non controla os descansos mínimos nin notifica o equipo cando cambias algo. Un **software de xestión de quendas** resolve xusto iso: xera o cuadrante rotativo automaticamente, detecta incumprimentos de descanso, cadra as ausencias e avisa cada persoa do seu horario. Con [LapsoWork](/gl/solucions/software-quendas/) creas modelos de rotación reutilizables, arrastras quendas, ves dunha ollada quen está dispoñible e publicas o cuadrante para que todo o equipo o consulte desde o móbil. Ademais, ao conectar as quendas co [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/), o rexistro de xornada de cada empregado crúzase automaticamente co cuadrante planificado. Así detectas desviacións, calculas horas extra e chegas ao peche de nómina cos datos cadrados, sen recontar nada á man. ## Conclusión Deseñar un cuadrante de quendas de traballo rotativas consiste en atopar o equilibrio entre a cobertura que necesita o teu negocio, a repartición xusta entre o persoal e os límites que marca o Estatuto dos traballadores. Co padrón axeitado e unha ferramenta que automatice a planificación e controle os descansos, deixas de perder horas cada semana e evitas os erros que acaban en conflitos ou en sancións. Elixe o sistema que mellor encaixe coa túa actividade, repárteo con equidade e apóiate nun software que traballe por ti. --- ## Como facer un cuadrante de quendas paso a paso URL: https://lapsowork.com/gl/blog/como-facer-un-cuadrante-de-quendas/ Publicado: 2023-06-20 Resumen: Aprende a elaborar un cuadrante de quendas de traballo desde cero: que é, requisitos legais, pasos para quendas rotativas e como facelo en Excel ou con software. Organizar as quendas dun cadro de persoal é unha desas tarefas que parecen sinxelas ata que sentas a facelas. Cubrir todas as franxas horarias, respectar os descansos legais, evitar solapamentos e que ninguén encadee dúas quendas seguidas… todo iso ten que cadrar. E se ademais a túa empresa traballa con quendas rotativas, a cousa complícase. Nesta guía explicámosche que é un cuadrante de quendas, que requisitos debe cumprir segundo a normativa vixente e como elaboralo paso a paso, xa sexa en Excel ou cun software especializado. > Vas directo ao cuadrante? O **[xerador de cuadrantes de quendas](/gl/xerador-cuadrante-quendas/)** calcúlao por ti —quinta quenda, catro equipos, tres quendas ou o teu propio ciclo— e descárgacho en CSV para Excel. Gratis e sen rexistro. ## Que é un cuadrante de quendas? Un cuadrante de quendas é o documento no que se establece o horario de traballo de cada empregado dentro dun período determinado. Nel reflíctese quen traballa, en que franxa horaria e en que días, de forma que todo o cadro de persoal saiba con antelación cando lle toca entrar e saír. Ese período pode ser semanal, mensual, trimestral ou mesmo anual, segundo o sector e a estabilidade da actividade. En hostalaría ou comercio adoita planificarse con menos marxe; en industria ou sanidade, onde as quendas rotativas están moi establecidas, trabállase con calendarios de varios meses. O obxectivo é dobre: garantir que a actividade da empresa queda sempre cuberta e, ao mesmo tempo, que cada traballador ten claras as súas horas, os seus descansos e o seu tempo libre. ### Requisitos indispensables dun cuadrante de traballo Para que un cuadrante cumpra a súa función, non abonda con repartir horas ao chou. Debe reunir varios requisitos: - **Claridade visual.** Calquera persoa debe entendelo dunha ollada: quen traballa, cando e en que quenda. Nada de ambigüidades nin de recadros que se poidan interpretar de dúas maneiras. - **Elaboración con antelación.** A empresa está obrigada a comunicar o calendario de traballo con marxe suficiente para que o traballador poida organizar a súa vida persoal. Publicalo cun día de aviso non é unha boa práctica nin adoita axustarse ao que marca o convenio. - **Respecto aos descansos legais.** O Estatuto dos traballadores fixa un descanso mínimo de 12 horas entre o final dunha xornada e o comezo da seguinte, e un descanso semanal mínimo de día e medio ininterrompido. O cuadrante ten que respectalos sempre. - **Cumprimento do convenio.** Moitos convenios colectivos regulan a rotación de quendas, os límites de nocturnidade ou a antelación coa que hai que comunicar cambios. O cuadrante debe axustarse ao que diga o teu convenio. - **Coherencia co rexistro horario.** Desde 2019 o control horario é obrigatorio en España, así que o cuadrante debe encaixar co que despois se reflicta na fichaxe diaria de cada empregado. ### Cuadrante de quendas de traballo rotativas As quendas rotativas son aquelas nas que os traballadores van cambiando de franxa horaria de forma cíclica: unha semana de mañá, outra de tarde e outra de noite, por exemplo. Son habituais en fábricas, hospitais, seguridade ou calquera actividade que necesite cobertura as 24 horas. A súa vantaxe é que reparten de forma equitativa as quendas menos desexadas (especialmente a nocturna) entre todo o cadro de persoal. A súa dificultade é que planificalas á man é tedioso e propenso a erros: hai que asegurarse de que a rotación é xusta, de que se respectan os descansos entre cambios de quenda e de que ninguén pasa dunha quenda de noite a unha de mañá sen as horas de descanso obrigatorias. ## Como facer un cuadrante de quendas? Elaborar un cuadrante non ten por que ser un quebracabezas se segues unha orde lóxica. Estes son os catro pasos básicos. ### 1. Establece as quendas da túa empresa O primeiro paso é definir que franxas horarias necesita cubrir o teu negocio. O máis habitual é traballar con tres quendas: - **Quenda de mañá**, por exemplo de 6:00 a 14:00. - **Quenda de tarde**, de 14:00 a 22:00. - **Quenda de noite**, de 22:00 a 6:00. Non todas as empresas necesitan as tres. Un comercio pode ter só quenda de mañá e tarde, mentres que unha fábrica con produción continua necesitará cubrir as 24 horas. Define as túas franxas antes de asignar a ninguén. ### 2. Determina cantos traballadores necesitas en cada quenda Unha vez definidas as quendas, calcula canta xente fai falta en cada unha. Aquí inflúen a carga de traballo real de cada franxa (unha cafetaría non necesita o mesmo persoal ás 8:00 que ás 17:00), as tarefas que hai que cubrir e os picos de actividade. Ten en conta tamén as ausencias previsibles: vacacións, baixas, permisos. Un bo cuadrante deixa marxe para imprevistos sen que a actividade se resinta. Aquí é onde ter ben organizado o [software de vacacións](/gl/solucions/software-vacacions/) marca a diferenza, porque sabes dunha ollada quen está dispoñible. ### 3. Distribúe os traballadores por quendas Coas quendas e o número de persoas claros, toca asignar nomes. Neste punto convén ter en conta a dispoñibilidade de cada traballador, as súas preferencias cando sexa posible, a antigüidade e, sobre todo, as limitacións do convenio e da lei. Reparte as quendas de forma equilibrada. Se sempre son as mesmas persoas as que cargan coas noites ou as fins de semana, tarde ou cedo aparecerán conflitos e aumentará a rotación de persoal. ### 4. Elabora o cuadrante de quendas rotativas Se a túa empresa traballa con rotación, este é o paso máis delicado. A idea é deseñar un ciclo que se repita: por exemplo, un padrón de mañá-mañá-tarde-tarde-noite-noite-libre-libre que vaia rotando entre os distintos grupos de traballadores. Ao montar a rotación, comproba sempre que: - Ninguén encadea unha quenda de noite cunha de mañá sen as 12 horas de descanso mínimas. - O descanso semanal se respecta en cada ciclo. - A rotación reparte de forma xusta as quendas nocturnas e os festivos entre todos os grupos. Unha vez montado o ciclo base, replicalo para as seguintes semanas ou meses é cuestión de repetir o padrón. ## Cuadrante de traballo en Excel Excel é a opción coa que comezan moitas pemes, e para cadros de persoal pequenos pode funcionar. A vantaxe é evidente: é gratuíto (ou case) e todo o mundo sabe manexalo minimamente. Para montar un cuadrante básico en Excel podes crear unha táboa cos días do mes nas columnas e os nomes dos traballadores nas filas, e ir cubrindo cada cela coa quenda correspondente (M, T, N ou libre). Usar cores para cada quenda axuda moito a lelo dunha ollada. O problema aparece cando o cadro de persoal medra ou as quendas rotan. Excel non te avisa se puxeches a alguén a traballar de noite e á mañá seguinte, non controla os descansos, non cadra as vacacións automaticamente e, cada vez que hai un cambio de última hora, tócache refacelo á man e volver envialo a todo o equipo. Ademais, é fácil que se coe un erro humano que acabe xerando un conflito laboral ou mesmo unha sanción. ## Cuadrante de traballo con LapsoWork Cando o cuadrante en Excel comeza a comerche horas cada semana, é o momento de dar o salto a un software especializado. Cunha ferramenta como LapsoWork, a planificación de quendas deixa de ser unha folla de cálculo estática para converterse en algo vivo e conectado co resto da túa xestión de persoal. Co [software de quendas de LapsoWork](/gl/solucions/software-quendas/) podes: - **Planificar quendas de forma visual** e duplicar padróns rotativos cun clic, sen volver montar o cuadrante desde cero cada mes. - **Detectar automaticamente** solapamentos, descansos insuficientes ou incumprimentos antes de publicar o calendario. - **Avisar cada empregado** das súas quendas directamente no seu móbil, con notificacións cando hai un cambio. - **Cadrar quendas, vacacións e ausencias** nunha soa vista, para que nunca planifiques a alguén que está de baixa ou de vacacións. - **Conectar o cuadrante coa fichaxe real**, de modo que o rexistro horario e a planificación cadren e cumpras a lei sen esforzo adicional. O resultado é que dedicas minutos ao que antes che levaba horas, reduces erros e evitas os conflitos que xorden cando a repartición de quendas non é transparente. E todo queda integrado co teu [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/), así que a xestión do tempo do teu equipo deixa de estar repartida en mil sitios. ## Conclusión Facer un bo cuadrante de quendas consiste en definir as franxas horarias, calcular canta xente necesitas en cada unha, repartir o teu cadro de persoal de forma equilibrada e, se traballas con rotación, montar un ciclo xusto que respecte sempre os descansos legais. Excel pode servir para comezar, pero en canto o cadro de persoal medra ou as quendas rotan, un software especializado afórrache tempo, erros e desgustos. Planifica con antelación, respecta o convenio e mantén o cuadrante conectado coa fichaxe: o teu equipo notarao e ti tamén. --- ## Rexistro da xornada laboral: en papel ou dixital? Preguntas frecuentes URL: https://lapsowork.com/gl/blog/rexistro-xornada-laboral-en-papel-ou-dixital/ Publicado: 2023-06-06 Resumen: Rexistro de xornada en papel ou dixital? Resolvemos as dúbidas frecuentes: que é, canto se arquiva e que método cumpre mellor a normativa vixente en 2026. Desde 2019 todas as empresas españolas están obrigadas a rexistrar a xornada laboral dos seus traballadores, sen excepción. A dúbida que nos chega unha e outra vez non é *se* hai que facelo, senón *como*: abonda cunha folla en papel onde cada empregado apunta a súa entrada e saída, ou convén dar o salto a un sistema dixital? Neste artigo resolvemos as preguntas máis frecuentes sobre o rexistro de xornada e comparamos ambos os métodos para que elixas o que mellor encaixa coa túa peme. ## Que é o rexistro da xornada laboral? O rexistro de xornada é o documento onde queda constancia **das horas traballadas por cada empregado**, tal e como esixe a lexislación laboral. Debe recoller, como mínimo, a **hora concreta de inicio e de fin** da xornada de cada persoa, día a día. Este rexistro serve para deixar constancia tanto das horas ordinarias como das **horas extraordinarias**, un punto especialmente relevante desde que se reforzou o seu control. O obxectivo da norma é dobre: protexer o traballador fronte a excesos de xornada non remunerados e dar transparencia á relación laboral. A obriga afecta a **todas as empresas**, con independencia do seu tamaño ou sector, e a todos os traballadores por conta allea. Incumprila non é un tema menor: as sancións por infraccións en materia de rexistro de xornada van desde os **751 ata os 7.500 euros** por cada centro de traballo afectado, segundo a gravidade. ### Quen pode consultar o rexistro? O rexistro debe estar **accesible** para as persoas que a lei determina: - Os **traballadores**, que poden consultar os seus propios datos. - Os **representantes legais** dos traballadores e sindicatos. - A **Inspección de Traballo e Seguridade Social**, que pode requirilo en calquera momento. Se nunha inspección non podes mostrar o rexistro de forma clara e verificable, a empresa exponse á sanción, aínda que as horas reais se traballasen correctamente. ## Canto tempo se debe arquivar o rexistro de xornada laboral? A empresa está obrigada a **conservar os rexistros durante catro anos**. Durante todo ese período deben permanecer á disposición dos traballadores, dos seus representantes e da Inspección de Traballo. Este requisito, aparentemente sinxelo, é un dos que máis problemas xera co rexistro en papel: acumular e custodiar catro anos de follas asinadas, ordenadas por empregado e por día, ocupa espazo, deteriórase e é fácil que se extravíe xusto cando a Inspección o pide. ## Como realizar o rexistro da xornada laboral? A normativa **non impón un formato concreto**. Non di «faino en papel» nin «faino con tal software»: o que esixe é que o sistema, sexa cal sexa, sexa **fiable, obxectivo e accesible**. A partir de aí, a empresa pode elixir. Vexamos as opcións máis habituais. ### Rexistro de xornada laboral en papel O método máis tradicional consiste nun **modelo impreso** no que cada empregado anota a súa hora de entrada e de saída e **asina** cada día. É válido legalmente, non require investimento inicial e calquera o entende á primeira. O problema é que resulta **tedioso e pouco eficaz**, sobre todo a partir de certo número de traballadores: - Depende de que cada persoa lembre asinar cada día; os esquecementos son constantes. - É fácil de manipular a posteriori (datas e horas escritas á man non levan selaxe fiable). - Custodiar e ordenar catro anos de follas vólvese imposible de manexar. - Non serve para quen **teletraballa** ou está fóra da oficina: non hai unha folla física que asinar. Para unha empresa de dúas ou tres persoas nun único local pode funcionar de forma puntual. Para o resto, case sempre acaba sendo unha fonte de problemas. ### Rexistro de xornada laboral en formato dixital Un paso intermedio é levar o rexistro en **follas de cálculo compartidas** (Google Sheets, Excel en OneDrive ou similares). Permite o acceso remoto, a sincronización automática entre dispositivos e evita o papel. É máis áxil ca o papel, pero comparte con el unha debilidade de fondo: **unha folla de cálculo é editable**. Calquera con acceso pode modificar unha hora sen deixar rastro, e iso é precisamente o que unha fiscalización quere evitar. Un Excel aberto non ofrece a selaxe de tempo inalterable nin a rastrexabilidade que dá garantías fronte á Inspección. ### Aplicacións para o rexistro da xornada laboral A opción máis completa hoxe é unha **aplicación específica de control horario**. Fronte ao papel e ás follas de cálculo, unha aplicación resolve de raíz os puntos débiles dos outros métodos: o rexistro é **automático, seguro e inalterable**, e funciona igual de ben para quen está na oficina que para quen teletraballa ou vai en ruta. Con [o software de control horario de LapsoWork](/gl/solucions/software-control-horario/) o traballador ficha nun clic e o sistema encárgase do resto: - **Fichaxe desde calquera lugar**, coa [aplicación móbil](/gl/solucions/app/) ou desde o ordenador, ideal para teletraballo e persoal en mobilidade. - **Selaxe de tempo inalterable**: a hora non se pode editar á man; calquera corrección queda auditada con autor, data e motivo. - **Informes en PDF e exportación a Excel** listos para entregar á Inspección en calquera momento. - **Xeolocalización opcional** e fotografía da fichaxe cando o posto o require. - **Conservación automática** durante os catro anos esixidos, sen acumular papel. - Xestión integrada de [vacacións e permisos](/gl/solucions/software-vacacions/), xestor documental e sinatura electrónica na mesma ferramenta. Así, o rexistro deixa de ser unha carga administrativa e convértese en algo que ocorre só, mentres a empresa gaña a tranquilidade de cumprir a lei sen esforzo. ## Papel ou dixital: que che convén? En resumo, os tres métodos son legais, pero non todos ofrecen as mesmas garantías nin o mesmo esforzo: - **Papel**: válido, barato e sinxelo, pero tedioso, fácil de manipular e difícil de custodiar. Só aconsellable en equipos moi pequenos e presenciais. - **Folla de cálculo**: máis áxil e accesible en remoto, pero editable e sen selaxe fiable, o que resta garantías fronte á Inspección. - **Aplicación de control horario**: automática, segura, con rastrexabilidade completa e válida para calquera modalidade de traballo (presencial, remoto ou mixto). É a opción que mellor cumpre a normativa vixente co menor esforzo. Se o teu cadro de persoal medra, tes teletraballo ou simplemente queres esquecerte de andar detrás das sinaturas, a resposta a «papel ou dixital» cada vez está máis clara. Podes [probar LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/) e comprobar no teu propio equipo o fácil que é deixar atrás a folla de papel. --- ## Aplicacións para fichar no traballo: comparativa 2026 URL: https://lapsowork.com/gl/blog/aplicacions-para-fichar-no-traballo/ Publicado: 2023-05-23 Resumen: Comparamos as mellores aplicacións para fichar no traballo en 2026: control horario, xeolocalización, informes legais e que mirar antes de elixir para a túa peme. Desde 2019 rexistrar a xornada deixou de ser opcional, e na práctica o papel e a folla de Excel quedaron curtos: pérdense fichaxes, manipúlanse a man e non aguantan unha inspección. Por iso a maioría das pemes deu o salto a unha **aplicación para fichar no traballo**. Neste artigo repasamos as opcións máis habituais do mercado, que achega cada unha e en que fixarte antes de decidir. ## É obrigatorio fichar no traballo? Si. Desde o **12 de maio de 2019**, coa entrada en vigor do Real decreto lei 8/2019, todas as empresas están obrigadas a rexistrar a hora de entrada e de saída de cada persoa traballadora. A medida naceu para combater as horas extra non pagadas e dar transparencia á relación laboral. Esa obriga reforzouse cos anos. A normativa actual apunta a un **rexistro de xornada dixital, accesible en tempo real para a Inspección de Traballo, non manipulable e conservado durante catro anos**. En 2025 e 2026 o foco regulatorio púxose precisamente na fichaxe electrónica, con sancións que poden ir de varios centos a varios miles de euros por traballador afectado. Traducido: o caderno de fichaxes e os modelos caseiros xa non son unha opción segura. ## Como levar un control de horas de traballo? A lei non impón unha tecnoloxía concreta. Podes levar o control en papel, nunha folla de cálculo ou cunha aplicación especializada, sempre que o sistema sexa fiable e verificable. Na práctica, con todo, as solucións dixitais impuxéronse por varios motivos: - **Evitan erros e manipulacións**: cada fichaxe queda rexistrada coa súa marca de tempo. - **Aforran horas de xestión**: os informes xéranse sós, sen recontar celas a final de mes. - **Reducen conflitos**: tanto a empresa como o traballador ven os mesmos datos. - **Facilitan unha inspección**: podes exportar o rexistro no formato que che pidan en minutos. Se queres afondar nos requisitos legais dun sistema de fichaxe, temos unha guía específica de [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/). A continuación comparamos as aplicacións máis coñecidas do sector. ## 1. Control Laboral Unha das opcións veteranas e sinxelas do mercado, pensada para o rexistro de xornada básico. - **A favor**: cobre o control horario, permite xestionar calendarios laborais e xera informes que cumpren a normativa. O seu enfoque minimalista fai que sexa fácil comezar a usala. - **Para ter en conta**: os usuarios sinalan que algunhas funcións (editar xornadas xa pechadas, cambiar contrasinais) resultan pouco intuitivas, e a versión gratuíta é limitada para equipos que medran. É unha alternativa razoable se só necesitas fichar e pouco máis, pero queda curta cando queres integrar vacacións, ausencias ou nóminas na mesma ferramenta. ## 2. Factorial Unha das plataformas de RRHH máis coñecidas en España, cun alcance funcional amplo. - **A favor**: ademais do control horario integra xestión de vacacións e ausencias, documentos e procesos de recrutamento. A súa proposta é a dunha suite completa de recursos humanos. - **Para ter en conta**: ao ser unha plataforma extensa, activar os módulos avanzados eleva o prezo, algo que cómpre valorar se a túa empresa só busca fichar e xestionar ausencias. É unha opción sólida para quen quere concentrar moitos procesos de RRHH nun mesmo sitio, aínda que convén medir ben que módulos vas usar de verdade para axustar o custo. ## 3. Intratime Aplicación centrada na fichaxe con mobilidade, moi usada por equipos que traballan fóra da oficina. - **A favor**: incorpora xeolocalización con distintos niveis de filtrado e un control de horarios orientado a persoal desprazado ou en ruta. - **Para ter en conta**: algúns usuarios apuntan que o sistema de notificacións queda curto e que a xestión de pausas podería ser máis flexible. Encaixa ben cando a mobilidade é o criterio principal e o equipo ficha desde localizacións cambiantes. ## 4. Sesame Outra plataforma de RRHH cun compoñente forte de control horario e automatización. - **A favor**: ofrece compatibilidade con dispositivos biométricos e automatiza o cálculo de horas extraordinarias, o que axuda en contornos con quendas e xornadas irregulares. - **Para ter en conta**: para empresas moi pequenas pode resultar unha solución sobredimensionada, e a xestión por departamentos ten marxe de mellora. Boa candidata para empresas medianas con procesos de RRHH xa consolidados que buscan automatización. ## 5. LapsoWork: a túa app de control horario En LapsoWork deseñamos a aplicación pensando especificamente na peme española: cumprir a lei sen dedicar horas á xestión. Isto é o que podes facer con ela. ### Fichar desde a app Cada persoa rexistra a súa entrada e saída desde o móbil ou desde o navegador, sen instalar nada. Abonda con ter conexión a internet, así que serve tanto para a oficina como para o teletraballo ou o traballo en ruta. ### Opcións de administrador Desde o panel de administración accedes a todos os rexistros horarios, autorizas ou denegas permisos e vacacións e envías notificacións a todo o equipo. Todo o control, sen follas de cálculo polo medio. ### Emisión de informes A aplicación xera informes que cumpren a normativa vixente de rexistro de xornada e axúdante a detectar irregularidades (xornadas incompletas, exceso de horas, fichaxes esquecidas) antes de que se convertan nun problema. ### Datos en tempo real Consultas quen está fichando en cada momento e con xeolocalización precisa, algo especialmente útil para equipos distribuídos ou con persoal en varios centros de traballo. ### Outras funcionalidades LapsoWork non queda na fichaxe. Na mesma ferramenta xestionas o [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/), as [nóminas](/gl/solucions/software-nominas/), as [vacacións](/gl/solucions/software-vacacions/) e as [quendas](/gl/solucions/software-quendas/). O modelo é de pagamento por usuarios activos, así que só pagas por quen realmente utiliza a aplicación, e funciona en calquera dispositivo sen instalación. ## Que app para fichar elixir? Non hai unha resposta única: depende do tamaño do teu equipo, de se traballades desde un centro fixo ou en mobilidade e de cantos procesos de RRHH queres unificar. Antes de decidir, comproba que a aplicación: - **Cumpre a normativa de rexistro de xornada** e garda os datos durante catro anos. - **Xera informes exportables** válidos ante unha inspección. - **Funciona en móbil e navegador**, sobre todo se tes teletraballo ou persoal desprazado. - **Axústase ao teu orzamento**, cun prezo que non se dispare ao medrar o equipo. - **Integra o que necesitas** (vacacións, nóminas, documentos) sen saltar de ferramenta en ferramenta. A forma máis rápida de saber se unha aplicación encaixa é probala co teu propio equipo durante uns días. Se queres ver LapsoWork en acción, podes solicitar unha [demostración](/gl/demo/) ou consultar os nosos [prezos](/gl/prezos/) sen compromiso. --- ## Formas de fichar nunha empresa: 6 métodos e cal cumpre a lei URL: https://lapsowork.com/gl/blog/formas-de-fichar-nunha-empresa/ Publicado: 2023-05-09 Resumen: Descobre as 6 formas de fichar nunha empresa (biometría, aplicación móbil, QR, tarxeta...) e cal cumpre a normativa de control horario vixente en 2026. Cando só tes dous ou tres empregados, apuntar as horas nunha libreta parece suficiente. Pero en canto o equipo medra, ese control manual vaiseche das mans: follas que se perden, sinaturas que faltan e, sobre todo, un rexistro que a Inspección de Traballo non aceptaría en caso de visita. Escoller ben **como fichan os teus traballadores** deixa de ser un detalle e convértese nunha decisión que che aforra sancións e horas de xestión. Neste artigo repasamos as seis formas de fichar máis habituais nunha empresa e axudámoste a decidir cal encaixa coa túa. ## Por que é obrigatorio fichar na empresa? Rexistrar a xornada non é opcional. Desde a entrada en vigor do Real decreto lei 8/2019, **todas as empresas están obrigadas a levar un rexistro diario da xornada de cada traballador**, coa hora de inicio e de fin. A normativa foi reforzándose e en 2026 o rexistro horario debe ser **dixital, accesible en tempo real para a Inspección e conservarse durante catro anos**. Máis alá da obriga legal, fichar ben achégache vantaxes concretas de xestión: - **Evitas sancións.** As infraccións por non levar un rexistro válido poden chegar a varios miles de euros por centro de traballo. - **Controlas as horas extra.** Sabes exactamente quen as fai e podes compensalas ou pagalas correctamente. - **Tomas mellores decisións.** Con datos reais de dedicación podes axustar quendas, cargas de traballo e cadro de persoal. - **Protexes a túa empresa e o teu equipo.** O rexistro serve de proba tanto para a empresa como para o traballador en calquera conflito laboral. ## Métodos para implantar a fichaxe de empregados Non existe unha única forma correcta de fichar: a lei non impón un soporte concreto, só esixe que o sistema sexa **fiable, obxectivo e accesible**. O importante é que o método que escollas sexa áxil e natural para o teu equipo, porque un sistema incómodo acaba enchéndose de esquecementos e correccións. Estas son as seis opcións máis estendidas. ### 1. Control de acceso biométrico Consiste en identificar o traballador mediante impresión dixital, recoñecemento facial ou de iris. É un método moi fiable porque ninguén pode fichar por outra persoa. O seu gran inconveniente hoxe é **legal**: a Axencia Española de Protección de Datos (AEPD) endureceu en 2023 o seu criterio e considera que os datos biométricos son unha categoría especial de datos. Agás casos moi xustificados, **o consentimento do traballador non abonda** para usalos só para fichar, polo que a biometría deixou de ser recomendable como sistema xeral de control horario. ### 2. Sistema de fichaxe con aplicación móbil O traballador ficha desde o seu teléfono cun par de toques. É a opción máis práctica para **comerciais, técnicos de campo, persoal multicentro e teletraballadores**, xa que permite rexistrar a xornada desde calquera lugar. Moitas aplicacións engaden xeolocalización no momento da fichaxe para verificar a localización sen rastrexar o empregado de forma continua. É, con diferenza, o método que máis medrou nas pemes. Cunha [aplicación de control horario](/gl/solucions/app/) ben pensada, fichar custa o mesmo que enviar unha mensaxe. ### 3. Software no ordenador ou na nube A fichaxe faise desde o navegador ou unha aplicación de escritorio, ideal para equipos que traballan fronte a un ordenador. Ao estar na nube, os rexistros centralízanse automaticamente, pódense consultar en tempo real e expórtanse a PDF ou Excel para presentalos á Inspección ou á xestoría. É a base de calquera [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) moderno e adoita combinarse coa aplicación móbil para cubrir todo o cadro de persoal, estea onde estea. ### 4. Control manual con follas de sinatura Os modelos en papel ou unha folla de cálculo compartida son o sistema máis económico e o punto de partida de moitas empresas pequenas. Funciona cun par de traballadores, pero **non escala**: é fácil de manipular, esquécense sinaturas e reconstruír un mes enteiro é un suplicio. Ademais, un rexistro en papel dificilmente cumpre o requisito de **accesibilidade en tempo real** que esixe a normativa de 2026, polo que hoxe se considera unha solución de transición, non definitiva. ### 5. Tarxeta de identificación O empregado pasa unha tarxeta (de banda magnética, RFID ou de proximidade) por un lector ao entrar e ao saír. É un clásico en fábricas e almacéns con control de accesos físico, cómodo e rápido de usar. Os seus límites: require instalar hardware en cada punto de fichaxe, a tarxeta pódese prestar ou perder e non serve para quen traballa fóra das instalacións. Adoita combinarse cun software que centralice os datos dos lectores. ### 6. Código QR no móbil Cada centro ou cada quenda mostra un código QR que o traballador escanea co seu teléfono para fichar. É unha opción moi áxil e barata para **hostalaría, comercio ou eventos**, onde o persoal rota entre centros e non sempre leva enriba unha tarxeta. Como o escaneado queda rexistrado con hora e localización, ofrece rastrexabilidade sen necesidade de instalar terminais caros en cada local. ## Cal é a mellor forma de fichar e cumprir coa normativa? Non hai un método universal: a mellor forma de fichar é **a que mellor encaixa co teu tipo de traballo e ao mesmo tempo cumpre a lei**. A xeito de guía rápida: - **Oficina ou traballo fronte ao ordenador:** software na nube. - **Equipos que se moven (comerciais, técnicos, obra):** aplicación móbil con xeolocalización. - **Teletraballo ou modelo híbrido:** aplicación e software combinados, con rexistro accesible desde casa. - **Hostalaría e comercio con quendas:** QR ou aplicación móbil. - **Fábrica ou almacén con control de accesos:** tarxeta de identificación conectada a un software. Na práctica, a tendencia clara nas pemes é **combinar aplicación móbil e software na nube**: cobre todo o equipo estea onde estea, centraliza os datos e xera automaticamente os informes que esixe a Inspección. Se ademais xestionas quendas rotativas, convén que o sistema de fichaxe se integre co teu [software de xestión de quendas](/gl/solucions/software-quendas/), para que o rexistro real se compare co cuadrante previsto sen traballo extra. Sexa cal sexa o método que escollas, asegúrate de que cumpre tres requisitos que marca a normativa vixente: **rexistro fiable e inalterable, accesibilidade en tempo real** para a empresa, o traballador e a Inspección, e **conservación dos datos durante catro anos**. Con eses tres puntos cubertos, fichar deixa de ser unha carga administrativa para converterse nunha fonte de datos útil para xestionar mellor a túa empresa. --- ## Obriga de fichar no traballo: todo o que debes saber en 2026 URL: https://lapsowork.com/gl/blog/obriga-de-fichar-no-traballo/ Publicado: 2023-04-25 Resumen: É obrigatorio fichar no traballo? Explicámosche quen debe rexistrar a xornada, as excepcións, como facelo ben e as sancións actualizadas a 2026. Se dirixes unha peme e aínda non tes claro se os teus traballadores están obrigados a fichar, este artigo é para ti. O rexistro de xornada deixou de ser algo opcional hai anos, pero moitas empresas seguen anotándoo nunha folla de Excel ou directamente non o fan. En 2026, coa Inspección de Traballo poñendo o foco no control horario e cunha reforma normativa en marcha, convén telo todo en regra. Explicámoscho aquí sen tecnicismos. ## É obrigatorio fichar no traballo? Si. Fichar é **obrigatorio para todas as empresas desde o Real decreto lei 8/2019**, que modificou o artigo 34 do Estatuto dos traballadores para incluír a obriga de levar un rexistro diario da xornada de cada persoa traballadora. A finalidade da lei é dobre: por unha banda, combater a precariedade e as horas extra non pagadas; pola outra, dar seguridade tanto á empresa como ao traballador, deixando por escrito cando comeza e cando remata cada xornada. Ese rexistro debe conservarse durante **catro anos** e estar dispoñible para os traballadores, os seus representantes e a Inspección de Traballo. Convén engadir un matiz importante para 2026: hai unha reforma en tramitación que obrigará a que o rexistro sexa **dixital, accesible en remoto pola Inspección e interoperable**. Aínda que o detalle final pode variar, a dirección é clara: o papel e as follas de cálculo teñen os días contados. ## Quen ten a obriga de fichar segundo a lei? A regra xeral é sinxela: **todas as empresas, sexa cal sexa o seu tamaño ou sector, deben rexistrar a xornada diaria dos seus traballadores**. Non importa se tes un cadro de persoal de 3 persoas ou de 300. A obriga alcanza a: - Calquera categoría profesional, do operario ao mando intermedio. - Traballadores a xornada completa e a tempo parcial (nestes últimos, ademais, o rexistro é especialmente relevante). - Persoal que traballa **en remoto ou en teletraballo**, que tamén debe rexistrar as súas horas. - Traballadores desprazados ou que se moven fóra do centro (comerciais, técnicos de campo etc.). É dicir: se tes persoas contratadas por conta allea, tes a obriga de que fichen. Sen excepcións por tamaño de empresa. ## Hai excepcións á obriga de fichar? Si, existen algúns supostos que quedan fóra da obriga de rexistro de xornada, case sempre porque teñen unha relación laboral especial ou non se rexen polo réxime xeral do Estatuto dos traballadores: - **Persoal de alta dirección**, que ten unha relación laboral especial (artigo 2 do Estatuto dos traballadores) e organiza o seu tempo con autonomía. - **Traballadores autónomos**, que ao non seren asalariados quedan fóra do ámbito do Estatuto. - Determinadas relacións laborais especiais: artistas en espectáculos públicos, deportistas profesionais, persoal ao servizo do fogar familiar ou penados en institucións penitenciarias, entre outras. - Traballadores cun réxime de **plena dispoñibilidade e libre xestión do seu tempo** pactado expresamente, algo moi pouco frecuente e que debe estar ben documentado. Un aviso práctico: estas excepcións son estritas e non serven como atallo. Etiquetar un empregado como «alta dirección» só para librarte de que fiche é un erro que a Inspección detecta axiña. Ante a dúbida, o prudente é rexistrar a xornada. ## Que pasa se non se ficha no traballo? Incumprir a obriga de rexistro de xornada ten consecuencias, e non son menores. A Inspección de Traballo considera esta infracción como **grave**, e as sancións económicas endurecéronse coa actualización da Lei sobre infraccións e sancións na orde social (LISOS). Coas contías vixentes en 2026, unha infracción grave por non levar o rexistro de xornada pode supoñer unha **multa que vai desde uns 751 € ata máis de 7.500 €**, segundo o grao e as circunstancias. E ollo: a sanción aplícase **por cada centro de traballo** afectado, co que en empresas con varias sedes a cifra multiplícase rapidamente. A isto súmase un risco indirecto: sen un rexistro fiable, se un traballador reclama horas extra, a empresa parte en desvantaxe para demostrar a xornada realmente realizada. Polo lado do traballador, negarse a fichar cando a empresa ten un sistema dispoñible tamén pode carrexar **sancións disciplinarias** segundo o convenio, desde unha amoestación ata a suspensión de emprego e soldo. ## Como se debe fichar no traballo? A lei obriga a rexistrar a xornada, pero **non impón un método concreto**. A empresa é libre de elixir o sistema, sempre que sexa fiable e reflicta o horario real de entrada e saída. As opcións máis habituais son: - **Rexistro manual** en papel ou con sinatura: legal, pero pouco práctico e fácil de manipular. - **Terminais físicos** con tarxeta ou impresión dixital na entrada do centro. - **Software de control horario**, que permite fichar desde o ordenador ou o móbil e centraliza todos os datos. Sexa cal sexa a opción, o sistema debe recoller a xornada real, incluídas as pausas e os descansos, e estar á disposición da Inspección. Con horarios flexibles ou teletraballo, un [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) é, na práctica, a única forma sinxela de telo todo cadrado. ### Requisitos do sistema de control horario Antes de elixir unha ferramenta, comproba que cumpre estes puntos: - **Fiable e obxectivo**: debe rexistrar o horario real, sen permitir modificacións opacas. - **Accesible e intuitivo**: se é complicado, a xente non o usa ben e o rexistro perde valor. - **Conservación durante catro anos** e consulta dispoñible para traballadores, representantes e Inspección. - **Flexible**: capaz de xestionar pausas, quendas, descansos e imprevistos sen se converter nunha lea. - **Integrado**: idealmente conectado coa xestión de [vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) e con nóminas, para non duplicar traballo. En LapsoWork deseñamos a fichaxe para que cumpra todos estes requisitos de serie: os empregados fichan desde a [aplicación móbil](/gl/solucions/app/) ou o navegador, o rexistro gárdase automaticamente e ti tes os informes listos para calquera inspección. Así deixas de perseguir follas de cálculo e céntraste no teu negocio. ## En resumo Fichar é obrigatorio para practicamente todas as empresas desde 2019, e en 2026 a esixencia vai a máis coa dixitalización do rexistro. As excepcións son poucas e estritas, as sancións por non cumprir son cada vez máis altas e o mellor seguro é ter un sistema de control horario fiable e sinxelo. Se aínda o levas en papel ou en Excel, este é un bo momento para dar o salto. --- ## Control horario de traballadores: lei, obrigas e preguntas frecuentes URL: https://lapsowork.com/gl/blog/control-horario-traballadores/ Publicado: 2023-04-11 Resumen: Todo sobre o rexistro de xornada obrigatorio en España: que di a lei, obrigas da empresa, sancións actualizadas e como cumprir sen leas. Desde 2019 todas as empresas de España están obrigadas a rexistrar a xornada dos seus traballadores. Sexa cal sexa o tamaño do teu cadro de persoal ou o sector no que operes, se tes persoal por conta allea tes que levar un control horario. E non é unha recomendación: é unha obriga legal cuxo incumprimento se paga caro. Nesta guía explicámosche que é exactamente o control horario, que di a lei, que obrigas tes como empresa e como cumprir sen dedicar medio día a cubrir follas de Excel. ## Que é o control horario? O control horario é o rexistro diario e obrigatorio da xornada de cada persoa traballadora: a hora en que empeza a traballar e a hora en que termina. O seu obxectivo é loitar contra a precariedade laboral, dar visibilidade ás horas extraordinarias e garantir que se respectan os descansos e os límites de xornada que marca o Estatuto dos traballadores. Este rexistro é obrigatorio para **todos os traballadores**, tanto a tempo completo como a tempo parcial, e independentemente de que traballen de forma presencial ou en teletraballo. Non importa que a empresa teña dous empregados ou douscentos: a obriga é a mesma. ## A lei do control horario: do Real decreto lei 8/2019 á fichaxe dixital A orixe da obriga está no **Real decreto lei 8/2019, do 8 de marzo**, de medidas urxentes de protección social e de loita contra a precariedade laboral. Modificou o artigo 34 do Estatuto dos traballadores e estableceu que, a partir do **12 de maio de 2019**, todas as empresas deben garantir o rexistro diario de xornada. Desde entón a normativa foise reforzando. A tendencia clara do lexislador é cara ao **rexistro dixital, fiable e inalterable**: búscase acabar cos sistemas de papel facilmente manipulables e coas follas de sinatura que se cobren a final de mes. As novas esixencias apuntan a que a fichaxe sexa accesible de forma telemática para a Inspección de Traballo, para a representación legal dos traballadores e para cada empregado respecto dos seus propios datos. Na práctica, isto significa que un sistema de control horario moderno xa non se pode limitar a un cuadrante en papel: ten que rexistrar cada fichaxe con marca de tempo, conservala de forma segura e permitir a súa consulta cando a autoridade o requira. ## Que obrigas ten a empresa? Se es empresario ou responsable de RRHH, a lei esíxeche cumprir varios puntos concretos: - **Rexistrar a xornada de cada traballador todos os días**, coa hora de inicio e a hora de finalización. - **Conservar os rexistros durante 4 anos.** Durante ese período deben estar dispoñibles e ser facilmente accesibles. - **Poñer os rexistros á disposición** dos traballadores, dos seus representantes legais (sindicatos, comité de empresa) e da Inspección de Traballo e Seguridade Social. - **Negociar o sistema de rexistro** mediante convenio colectivo, acordo de empresa ou, no seu defecto, decisión do empresario logo de consultar a representación legal dos traballadores. Un matiz importante: o rexistro ten que reflectir a xornada **real**, non a teórica do contrato. Se un traballador a tempo parcial fai horas de máis, o rexistro debe recollelas. Esa é precisamente unha das cousas que máis vixía a Inspección. ## Cales son as infraccións e sancións? Non levar o control horario, ou facelo de forma incorrecta, considérase unha **infracción grave** en materia de relacións laborais segundo a Lei sobre infraccións e sancións na orde social (LISOS). As contías actualizáronse á alza nos últimos anos, de modo que hoxe as sancións son considerablemente máis elevadas que na redacción orixinal da lei. A grandes trazos, as multas estrutúranse así: - **Infraccións leves:** desde uns 70 € no seu grao mínimo. - **Infraccións graves** (aquí entra a falta de rexistro de xornada): desde arredor de **751 €** no grao mínimo ata preto de **7.500 €** no grao máximo. - **Infraccións moi graves:** poden superar amplamente os **200.000 €** nos casos máis serios. Ademais, a sanción aplícase **por centro de traballo**, non unha soa vez por empresa. É dicir, unha cadea con varios locais pode acumular varias multas nunha soa inspección. A isto súmase que a ausencia de rexistro adoita carrexar regularizacións de horas extra non cotizadas ante a Seguridade Social, o que multiplica o custo real do incumprimento. ## Como debe ser o rexistro horario? A lei non impón unha tecnoloxía concreta, pero si esixe que o rexistro sexa **obxectivo, fiable e accesible**. Na práctica, un bo sistema de control horario debe: - **Rexistrar a xornada diaria de forma individualizada**, coa hora concreta de entrada e de saída. - **Ser fiable e inalterable**, de modo que non se poida modificar o histórico á conveniencia. - **Conservarse durante os 4 anos** esixidos e poder exportarse cando o pida a Inspección. - **Permitir a consulta** por parte do traballador, dos seus representantes e da autoridade laboral. Admítese o rexistro en papel, pero é a opción máis problemática: pérdese, cóbrese a posteriori e é moi fácil de cuestionar nunha inspección. Por iso a recomendación clara é optar por un **sistema dixital**, idealmente con aplicación móbil para que cada persoa poida fichar desde onde traballe, algo imprescindible en modelos de [teletraballo](/gl/solucions/software-teletraballo/) ou para cadros de persoal que se desprazan. ### Preguntas frecuentes sobre o control horario **Están obrigadas as pemes e os autónomos con empregados?** Si. A obriga non depende do tamaño da empresa. Calquera empresa con traballadores por conta allea debe rexistrar a xornada, incluídos os autónomos que teñan persoal contratado. **Hai que fichar tamén en teletraballo?** Si. O control horario é igual de obrigatorio en remoto que en presencial. A solución práctica é un sistema con fichaxe desde o móbil ou o navegador. **Teño que rexistrar as horas extra?** O rexistro debe reflectir a xornada real, así que as horas que excedan a ordinaria quedarán reflectidas. As horas extraordinarias teñen ademais as súas propias regras de compensación e cotización. **Durante canto tempo hai que gardar os rexistros?** Catro anos, e deben estar dispoñibles para traballadores, representantes legais e Inspección de Traballo. ## LapsoWork: control horario sinxelo e conforme á lei Cumprir co rexistro de xornada non ten por que converterse nunha carga administrativa. Con [LapsoWork](/gl/solucions/software-control-horario/) os teus empregados fichan nun par de toques desde o móbil ou o ordenador, e cada entrada e saída queda rexistrada con marca de tempo, gardada de forma segura e lista para exportar en caso de inspección. O sistema é compatible con iOS e Android, funciona igual de ben na oficina que en teletraballo, e intégrase co resto da xestión de persoas: vacacións, quendas, nóminas e documentación. Así, ademais de cumprir a lei, gañas visibilidade sobre as horas do teu equipo e aforras horas de traballo administrativo cada mes. Se queres ver como funciona co teu cadro de persoal, podes [solicitar unha demostración](/gl/demo/) ou consultar os nosos [prezos](/gl/prezos/) para pemes. --- ## Incumprimento da xornada laboral: sancións ao traballador e á empresa URL: https://lapsowork.com/gl/blog/incumprimento-xornada-laboral/ Publicado: 2023-03-21 Resumen: Que sancións se aplican por incumprir a xornada laboral: ao traballador (Estatuto art. 54 e 58) e á empresa por non levar o rexistro horario. Guía 2026. O incumprimento da xornada laboral ten dúas caras que moitas pemes confunden. Por unha banda, está o traballador que chega tarde de forma habitual, falta sen xustificar ou non cumpre o seu horario. Pola outra, está a propia empresa que non leva un rexistro horario correcto e se expón ás multas da Inspección de Traballo. Ambas as situacións teñen consecuencias legais concretas e neste artigo explicámosche que sancións se aplican en cada caso, coa normativa vixente en 2026. ## Sancións por incumprimento da xornada laboral Cando falamos de sancións, hai que distinguir claramente quen incumpre. Unha cousa é que sexa o empregado quen non respecta o seu horario e outra que sexa a empresa quen non documenta a xornada do seu cadro de persoal. Vexámolo por separado. ### Sancións ao traballador O empresario ten a facultade de sancionar os traballadores que incumpran as súas obrigas laborais, incluída a de cumprir o horario pactado. Esta potestade está recollida no **artigo 58 do Estatuto dos traballadores**, que remite á gradación de faltas e sancións establecida no convenio colectivo aplicable. As sancións máis habituais por incumprimentos do horario son: - **Amoestación verbal ou por escrito** para faltas leves (un atraso puntual). - **Suspensión de emprego e soldo** durante un número determinado de días para faltas graves ou reiteradas. - **Despedimento disciplinario** nos casos máis serios. É importante ter claro que a empresa **non pode** aplicar calquera sanción que se lle ocorra. O propio artigo 58.3 do Estatuto prohibe expresamente: - Sancións que consistan na redución das **vacacións** ou noutra minoración dos dereitos ao descanso do traballador. - **Multas de haber**, é dicir, descontar diñeiro do salario como castigo. Calquera sanción debe estar tipificada no convenio colectivo, ser proporcional á falta cometida e respectar os prazos de prescrición. Ademais, para as faltas graves e moi graves é obrigatorio comunicarllas ao traballador por escrito, indicando a data e os feitos que a motivan. ### Despedimento disciplinario O despedimento disciplinario é a sanción máis grave e está regulado no **artigo 54 do Estatuto dos traballadores**. Só procede ante un «incumprimento grave e culpable» do contrato de traballo. En materia de xornada, as causas máis frecuentes son: - As **faltas repetidas e inxustificadas de asistencia** ao traballo. - A **falta de puntualidade reiterada**, cando é continuada e non está xustificada. Para que un despedimento deste tipo sexa declarado procedente, a empresa debe poder **acreditar os feitos**. E aquí é onde o rexistro horario cobra un valor decisivo: sen un sistema de fichaxe fiable, resulta moi difícil demostrar ante un xulgado que un traballador acumulaba atrasos ou ausencias. Un [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) deixa constancia obxectiva de cada entrada e saída, algo que pode marcar a diferenza se o asunto acaba nos tribunais. ## Sancións á empresa por non levar o control horario Desde a entrada en vigor do rexistro horario obrigatorio (Real decreto lei 8/2019), **todas as empresas están obrigadas a rexistrar diariamente a xornada dos seus traballadores**, coa hora de inicio e de finalización. Non facelo, ou facelo de forma incorrecta, é unha infracción sancionable. As multas regúlaas a LISOS (Lei sobre infraccións e sancións na orde social) e as súas contías actualizáronse. En 2026 os importes vixentes son: | Grao da infracción | Contía | |---|---| | **Leve** | 70 € – 750 € | | **Grave** | 751 € – 7.500 € | | **Moi grave** | 7.501 € – 225.018 € | Non levar o rexistro de xornada, ou levalo de forma deficiente, considérase unha **infracción grave**, con multas que parten dos 751 € e poden chegar aos 7.500 €. E convén ter presente un matiz importante: a Inspección de Traballo interpreta a sanción como aplicable **por cada traballador afectado**, non unha única vez por empresa. Nun cadro de persoal de varios empregados, a cifra pode dispararse rapidamente. Os casos máis graves —manipulación de rexistros ou obstrución ao labor inspector— tipifícanse como infracción moi grave, con multas que poden superar os 225.000 €. Fronte a este risco, o custo de contar cunha ferramenta de fichaxe dixital é marxinal. Se ademais o teu cadro de persoal traballa en remoto, lembra que a [Lei 10/2021 do traballo a distancia](/gl/solucions/software-teletraballo/) esixe o mesmo rexistro horario para o teletraballo. ## Como levar o control horario e facer que os traballadores fichen? A forma máis sinxela e segura de cumprir coa obriga legal e, ao mesmo tempo, ter probas de calquera incumprimento por parte do traballador, é implantar un software de fichaxe dixital. Cunha ferramenta como LapsoWork, os teus empregados fichan desde o móbil, o ordenador ou unha tableta en recepción, e cada rexistro queda almacenado coa súa selaxe de tempo. Isto permíteche: - **Cumprir a normativa** de rexistro horario sen papeis nin follas de cálculo. - **Detectar atrasos e ausencias** de forma obxectiva, con datos que serven como proba. - **Xestionar vacacións, permisos e quendas** na mesma plataforma. - **Conservar os rexistros** durante os catro anos que esixe a lei. Un bo sistema de fichaxe non só te protexe fronte á Inspección de Traballo: tamén che dá a tranquilidade de ter sempre documentada a xornada real do teu equipo. Se queres ver como funciona, podes solicitar unha [demostración sen compromiso](/gl/demo/) e comprobar o fácil que é poñelo en marcha na túa empresa. --- ## Quen paga a baixa por maternidade? URL: https://lapsowork.com/gl/blog/quen-paga-a-baixa-por-maternidade/ Publicado: 2023-02-21 Resumen: Paga a empresa ou a Seguridade Social a baixa por maternidade? Explicámosche quen aboa a prestación, canto dura e como xestionala na túa peme en 2026. Cando unha traballadora ou un traballador do teu cadro de persoal vai ser nai ou pai, na empresa xorde case sempre a mesma dúbida: durante esas semanas de ausencia, quen paga o soldo? Sae do peto da empresa ou asúmeo a Seguridade Social? É unha pregunta lóxica, porque afecta directamente á nómina e á caixa da peme. Imos resolvela de forma clara. ## Que é a baixa por maternidade? O primeiro, unha aclaración de nome. O que popularmente seguimos chamando «baixa por maternidade» hai anos que deixou de existir como tal na lei. Desde 2021 o permiso é igual para ambos os proxenitores e chámase **permiso por nacemento e coidado do menor**. É un dereito recollido no Estatuto dos traballadores que suspende o contrato de traballo —sen extinguilo— para que a nai ou o pai poidan dedicarse ao coidado do bebé acabado de nacer, adoptado ou acollido. Durante ese período o contrato queda «en pausa»: a persoa non acode ao traballo, pero mantén o seu posto e segue de alta na Seguridade Social. ## Quen paga a baixa por maternidade? Aquí está a resposta que buscas: **a baixa por maternidade págaa a Seguridade Social, non a empresa**. Concretamente é o Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS) quen lle aboa a prestación económica ao traballador durante todo o permiso. A contía é do **100 % da base reguladora**, é dicir, practicamente o mesmo importe que a persoa cobraba antes da baixa. A empresa non adianta ese diñeiro nin o asume: a súa única obriga é tramitar o parte e manter a alta. Iso si, durante ese tempo a empresa si segue pagando a súa parte das cotizacións sociais do traballador. ## Canto dura o permiso en 2026? Desde o **1 de xaneiro de 2026**, o permiso por nacemento e coidado do menor amplíase a **19 semanas retribuídas por cada proxenitor** (Real decreto lei 9/2025). Repártense así: - **6 semanas obrigatorias** e ininterrompidas xusto despois do parto, a adopción ou o acollemento. - **11 semanas** flexibles, que se poden gozar ata que o menor cumpra 12 meses. - **2 semanas adicionais**, utilizables ata que o neno cumpra 8 anos. No caso de **familias monoparentais**, o permiso chega ás **32 semanas**. ## En que situacións se pode ampliar? O permiso pode alongarse por riba desas 19 semanas en varios supostos: - **Parto múltiple**: unha semana adicional por proxenitor por cada fillo a partir do segundo. - **Discapacidade do menor**: unha semana adicional por proxenitor. - **Parto prematuro con hospitalización** superior a 7 días: ata 13 semanas adicionais. Ademais, este permiso é **compatible co permiso parental** de ata 8 semanas do artigo 48 bis do Estatuto dos traballadores, que se pode gozar ata que o menor cumpra 8 anos (este último, non retribuído por defecto). ## Como o afronto desde a empresa? Aínda que a Seguridade Social pague a prestación, a empresa si carga coa parte administrativa: tramitar o parte, planificar a substitución e organizar a volta. Canto máis ordenada teñas a información do teu cadro de persoal, menos marxe de erro. Un [software de xestión de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) permíteche rexistrar cada permiso, calcular datas de reincorporación e ter á man toda a documentación desde un [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) centralizado. Así o permiso por nacemento deixa de ser unha dor de cabeza e convértese nun trámite máis, controlado e sen sorpresas. --- ## Quen paga a baixa por enfermidade? Guía para empresas e traballadores URL: https://lapsowork.com/gl/blog/quen-paga-a-baixa-por-enfermidade/ Publicado: 2023-02-07 Resumen: Quen paga a baixa por enfermidade? Explicámosche quen asume cada tramo, os primeiros 3 días, as porcentaxes da prestación e como xestionalo na túa peme. Cando un traballador colle a baixa, a primeira dúbida que xorde na empresa (e no propio empregado) é sempre a mesma: **quen paga a baixa por enfermidade?** A resposta non é «a Seguridade Social e punto». O custo repártese por tramos entre o traballador, a empresa e a entidade xestora, e esa repartición cambia segundo o tipo de continxencia. Se xestionas unha peme, convén telo claro para non pagar de máis nin descadrar as nóminas. Aquí explicámolo de forma sinxela e cos datos vixentes en 2026. ## Que é a baixa por enfermidade? A baixa por enfermidade (tecnicamente, **incapacidade temporal** ou IT) é a situación na que un traballador non pode desempeñar as súas tarefas por un problema de saúde e necesita asistencia sanitaria. Mentres dura, o contrato queda suspendido: o empregado non acode ao posto, pero conserva a súa relación laboral e percibe unha prestación económica que substitúe o seu salario. Existen dous grandes tipos de continxencia, e deles depende quen paga e canto: - **Continxencias comúns**: enfermidade común (unha gripe, unha infección, unha lumbalxia) ou accidente non laboral. É o caso máis frecuente. - **Continxencias profesionais**: enfermidade profesional derivada do traballo ou accidente laboral, incluídos os ocorridos *in itinere* (de camiño ao traballo). Esta distinción é clave, porque as baixas por continxencias profesionais teñen unha cobertura máis xenerosa desde o primeiro día. ## Quen paga a baixa por enfermidade? Nunha baixa por **enfermidade común ou accidente non laboral**, o pagamento da prestación repártese en tres tramos: - **Días 1 a 3**: non se cobra prestación da Seguridade Social. Este tramo asúmeo o traballador (salvo que o convenio colectivo obrigue a empresa a complementalo, algo moi habitual). - **Días 4 a 15**: paga a **empresa**, con cargo aos seus propios recursos. - **A partir do día 16**: paga a **Seguridade Social** ou a mutua colaboradora, aínda que o aboamento se realiza na nómina en réxime de **pagamento delegado** (a empresa adiántao e despois compénsaselle). En canto a **canto** se cobra nunha continxencia común: - **Do día 4 ao 20**: o **60 %** da base reguladora. - **A partir do día 21**: o **75 %** da base reguladora. Moitos convenios colectivos melloran estas cifras e obrigan a empresa a complementar a prestación ata o 100 % do salario durante un número de días. Por iso, antes de calcular unha nómina de baixa, o primeiro é revisar o convenio aplicable. ## Quen paga os 3 primeiros días de baixa por enfermidade? Esta é a pregunta que máis se repite. Nunha baixa por **continxencia común**, os **tres primeiros días non xeran prestación da Seguridade Social**: en principio, ese custo recae sobre o traballador, que deixaría de percibir eses días. Con todo, na práctica ocorren dúas cousas moi frecuentes: 1. **O convenio colectivo obriga a empresa a pagalos.** Un gran número de convenios recollen a obriga de complementar a prestación desde o primeiro día, de xeito que o traballador non perde ingresos. 2. **A empresa asúmeo voluntariamente** como parte das súas condicións laborais. A situación cambia por completo nas **continxencias profesionais** (accidente de traballo ou enfermidade profesional): - Cóbrase desde o **día seguinte** á baixa. - A prestación é do **75 % da base reguladora desde o primeiro día**. - O día da baixa págao integramente a empresa coma se fose un día traballado. Nestes casos non existe o «baleiro» dos tres primeiros días: a cobertura arrinca antes e cunha porcentaxe máis alta. ### E no caso dos autónomos? Os traballadores por conta propia (RETA) tamén teñen dereito a prestación por IT, sempre que estean ao día nas súas cotizacións e teñan cuberta a continxencia. En enfermidade común, cobran desde o **cuarto día** de baixa, e o pagamento corre a cargo da mutua ou entidade xestora coa que teñan cuberta a continxencia. En continxencias profesionais, desde o día seguinte. ## Como xestionar as ausencias na empresa? Máis alá de saber quen paga cada tramo, o desafío real dunha peme é **xestionar os papeis e o impacto na nómina** sen erros. Unha baixa mal rexistrada pode traducirse nun cálculo incorrecto, nun descadre na cotización ou nun problema coa Inspección de Traballo. Para levalo con orde convén: - **Rexistrar a data exacta de baixa e alta** de cada traballador e o seu tipo de continxencia. - **Gardar os partes médicos** (baixa, confirmación e alta) de forma centralizada e accesible. - **Aplicar o complemento do convenio** de forma automática, en lugar de calculalo á man cada mes. - **Reflectir a ausencia no rexistro de xornada**, para que o control horario cadre co que realmente traballou o cadro de persoal. É aquí onde un software de RRHH marca a diferenza. Con [LapsoWork](/gl/solucions/software-nominas/) podes rexistrar as baixas, vinculalas ao [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) e almacenar os partes médicos no xestor documental, de xeito que cada ausencia queda documentada e o seu efecto na nómina calcúlase só. Menos follas de cálculo, menos erros e toda a rastrexabilidade que a Inspección che pode pedir. ## En resumo - En **enfermidade común**, a repartición é: días 1-3 o traballador (salvo convenio), días 4-15 a empresa e desde o día 16 a Seguridade Social. - Cóbrase o **60 %** da base reguladora do día 4 ao 20, e o **75 %** a partir do día 21. - En **continxencias profesionais** (accidente ou enfermidade laboral), cóbrase o **75 % desde o día seguinte** á baixa. - **Revisa sempre o convenio colectivo**: é o que determina se eses primeiros días se pagan e se hai complemento ata o 100 %. Ter este proceso automatizado afórrache tempo, evita erros nas nóminas e dáche a tranquilidade de cumprir coa normativa vixente. --- ## Contrato fixo descontinuo: que é e preguntas frecuentes URL: https://lapsowork.com/gl/blog/contrato-fixo-descontinuo/ Publicado: 2023-01-24 Resumen: Que é o contrato fixo descontinuo, canto dura, como funciona o chamamento e que obrigas ten a empresa. Guía práctica actualizada para pemes. Se a túa empresa ten picos de actividade marcados pola tempada (campaña de verán, recollida da colleita, tempada de esquí, reforzos do Nadal), seguramente xa te preguntaches como contratar de forma legal a xente que só necesitas uns meses ao ano. A resposta, desde a reforma laboral de 2021, case sempre pasa polo **contrato fixo descontinuo**. Neste artigo respondemos ás dúbidas máis frecuentes de forma clara e sen tecnicismos. ## Que é un contrato de traballo fixo descontinuo? O contrato fixo descontinuo é un **contrato indefinido** que se utiliza para traballos de natureza estacional ou vinculados a actividades produtivas de tempada, así como para traballos que se repiten pero **non en datas certas**. A idea clave é esta: a persoa forma parte do cadro de persoal de forma permanente, pero **só presta servizos durante os períodos nos que hai actividade**. Cando a tempada remata, o traballador non é despedido: pasa a unha situación de inactividade e a empresa está obrigada a **volver chamalo** cando a actividade se retome. Está regulado no **artigo 16 do Estatuto dos traballadores**, redacción reformada polo **Real decreto lei 32/2021** (a coñecida reforma laboral). Precisamente esa reforma reforzou esta figura como alternativa aos antigos contratos temporais encadeados, que quedaron moi restrinxidos. **Exemplos típicos de uso:** - Estacións de esquí e persoal de tempada de inverno. - Hostalaría e turismo de costa (tempada de verán). - Recollida da colleita e campañas agrícolas. - Monitores de campamentos e actividades de verán. - Reforzos de comercio e loxística en campaña de Nadal. - Contratas e subcontratas mercantís con actividade intermitente. O importante: aínda que o traballo sexa «de tempada», o contrato é **indefinido**. Non hai data de fin. ## Canto tempo se pode ter a alguén cun contrato fixo descontinuo? De forma **indefinida**. O contrato fixo descontinuo non ten data de caducidade: a relación laboral mantense mentres siga existindo a actividade de tempada que o xustifica. Algunhas claves prácticas sobre o seu funcionamento: - **Cotización e antigüidade**: o traballador cotiza e acumula antigüidade de forma similar ao resto do cadro de persoal. Desde a reforma de 2021, a antigüidade compútase tendo en conta **toda a duración da relación laboral**, non só os períodos efectivamente traballados. Isto inflúe nas indemnizacións e na escala salarial. - **Períodos de inactividade**: durante os meses nos que non hai actividade, a empresa **non paga salario**, pero o traballador pode solicitar a **prestación por desemprego** se cumpre os requisitos, xa que se atopa en situación legal de desemprego. - **Documentación**: en cada período de inactividade non hai liquidación (finiquito) de fin de contrato (o contrato segue vivo), pero si se liquidan as cantidades pendentes da parte traballada. O erro frecuente é tratar cada tempada coma se fose un contrato distinto; non o é. ## O chamamento no contrato fixo descontinuo: que é? O **chamamento** é o momento no que a empresa convoca o traballador fixo descontinuo para reincorporarse cando comeza a tempada de actividade. Non é un trámite menor: é a obriga central deste tipo de contrato e onde se xera a maioría dos conflitos. O chamamento debe facerse **segundo a orde e a forma que estableza o convenio colectivo** aplicable e, no seu defecto, o pactado no contrato. Como mínimo, debe respectar os principios de **antigüidade** dentro de cada especialidade e facerse por escrito con antelación suficiente. ### Que pasa se a empresa non chama o traballador? Se a empresa **incumpre a obriga de chamamento** (non convoca o traballador cando lle corresponde, ou faino saltando a orde), a lei considérao un **despedimento**. O traballador pode reclamalo e, se prospera, será cualificado como **despedimento improcedente**, con dereito á indemnización correspondente. O prazo para reclamar comeza a contar desde o momento en que o traballador ten constancia da falta de convocatoria. ### E se é o traballador quen non responde ao chamamento? Se a empresa realiza correctamente o chamamento e o **traballador non se incorpora sen causa xustificada**, enténdese que hai unha **baixa voluntaria** ou abandono do posto. Nese caso, o traballador **non ten dereito a indemnización** por despedimento nin, en principio, á prestación por desemprego derivada desa extinción. Por iso é tan importante deixar constancia por escrito de cada chamamento: para a empresa é a proba de que cumpriu a súa obriga. ## Diferenzas con outros contratos É habitual confundir o fixo descontinuo con outras figuras. Estas son as diferenzas máis importantes: - **Fronte ao contrato temporal**: o temporal ten data de fin e só está permitido en supostos moi taxados desde 2021. O fixo descontinuo é **indefinido** e pensado precisamente para actividade recorrente de tempada. - **Fronte ao contrato a tempo parcial**: o parcial traballa menos horas de forma continua durante todo o ano; o fixo descontinuo pode traballar a xornada completa, pero **só durante certos períodos**. - **Fronte ao fixo ordinario**: o fixo ordinario presta servizos de forma continuada; o fixo descontinuo alterna períodos de actividade e inactividade. ## Obrigas da empresa, en resumo Se vas usar contratos fixos descontinuos, ten presente que a empresa debe: 1. **Formalizar o contrato por escrito**, indicando a duración estimada da actividade, a forma e a orde de chamamento e a xornada estimada. 2. **Respectar a orde de chamamento** fixada en convenio ou contrato. 3. **Notificar o chamamento por escrito** con antelación suficiente e gardar constancia. 4. **Informar o cadro de persoal fixo descontinuo** sobre as vacantes de postos fixos ordinarios que xurdan, para favorecer a súa conversión. 5. **Respectar a antigüidade total** para os efectos de dereitos económicos e indemnizacións. Un descoido en calquera destes puntos —moi tipicamente na rastrexabilidade dos chamamentos— é o que acaba en demanda por despedimento improcedente. ## Como te axuda LapsoWork a xestionar fixos descontinuos Cando tes cadro de persoal de tempada, o maior risco non é a nómina: é **perder o control de quen está activo, quen en inactividade e a quen toca chamar primeiro**. Con LapsoWork podes: - Rexistrar o estado de cada persoa (activa / en inactividade) e a súa antigüidade real. - Xestionar o [control horario e de fichaxe](/gl/solucions/software-control-horario/) só durante os períodos de actividade, sen enlearte con quen está traballando cada mes. - Planificar a reincorporación por tempadas co [software de quendas](/gl/solucions/software-quendas/), respectando a orde de chamamento. - Centralizar contratos e comunicacións de chamamento no xestor documental, para ter sempre a proba escrita. Así reduces o traballo administrativo de cada campaña e, sobre todo, minimizas o risco legal derivado dunha mala xestión do chamamento. ## Preguntas frecuentes **O contrato fixo descontinuo xera dereito a vacacións?** Si. Devindícanse vacacións en proporción ao tempo efectivamente traballado durante cada período de actividade, como en calquera contrato. **Pode haber varios traballadores fixos descontinuos no mesmo posto?** Si. É habitual en sectores con picos fortes. Nese caso, a **orde de chamamento** (normalmente por antigüidade) é clave para evitar conflitos. **Pódese converter un fixo descontinuo en fixo ordinario?** Si, se a actividade deixa de ser intermitente e pasa a ser continua. A empresa ten ademais a obriga de informar estes traballadores das vacantes fixas ordinarias que xurdan. **Cobra o desemprego nos períodos de inactividade?** Pode solicitalo se reúne os requisitos xerais (período mínimo cotizado etc.), xa que a inactividade se considera situación legal de desemprego. ## Conclusión O contrato fixo descontinuo é a ferramenta que a reforma laboral de 2021 consolidou para cubrir de forma **estable e legal** a actividade de tempada. É indefinido, baséase no mecanismo do **chamamento** e esíxelle á empresa unha xestión coidadosa: por escrito, respectando a orde e gardando sempre a constancia. Se xestionas cadro de persoal estacional, ter ordenados os estados, a antigüidade e os chamamentos deixa de ser un problema coa ferramenta axeitada. [Solicita unha demostración gratuíta de 30 días](/gl/demo/) e comproba como LapsoWork simplifica a xestión dos teus fixos descontinuos. --- ## Contrato eventual por circunstancias da produción: guía actualizada 2026 URL: https://lapsowork.com/gl/blog/contrato-eventual-por-circunstancias-da-producion/ Publicado: 2023-01-10 Resumen: Que é o contrato por circunstancias da produción tras a reforma laboral, canto pode durar, cando se pode usar e como evitar sancións na túa peme. «Necesito reforzar o cadro de persoal dous meses pola campaña de Nadal, que contrato fago?» É unha das dúbidas máis habituais en calquera peme con picos de traballo. Durante anos a resposta foi o **contrato eventual por circunstancias da produción**, pero a reforma laboral de 2021 cambiouno todo. Se buscas ese contrato co seu nome antigo, coidado: hoxe chámase doutra forma, ten límites moito máis estritos e usalo mal pode converter o teu traballador en indefinido de súpeto. Explicámosche como funciona en 2026. ## Que é o contrato por circunstancias da produción É un **contrato temporal** pensado para cubrir un incremento ocasional e imprevisible da actividade, ou as oscilacións que, aínda tratándose da actividade normal da empresa, xeran un desaxuste puntual entre o emprego dispoñible e o necesario. Dito en cristián: cando tes un pico de traballo que non forma parte do teu día a día habitual (unha campaña, un pedido extraordinario, unha avaría que dispara a demanda), podes contratar temporalmente alguén para cubrilo. O importante é entender que o histórico «contrato eventual por circunstancias da produción» **xa non existe con ese nome**. A reforma laboral (Real decreto lei 32/2021, en vigor desde o 30 de marzo de 2022) refundiu os antigos contratos eventual e por obra ou servizo nun único **contrato temporal** regulado no artigo 15 do Estatuto dos traballadores. Se un asesor ou un modelo vello aínda che fala de «contrato eventual», refírese a esta figura, pero actualizada. ## Os dous tipos de circunstancias da produción A lei distingue dous supostos, e convén non confundilos porque teñen duracións distintas: ### 1. Circunstancias imprevisibles É o aumento ocasional e **imprevisto** da actividade que crea un desaxuste temporal no cadro de persoal. Por exemplo, un pedido inesperado, un pico de pedidos en liña despois de saír na prensa ou unha campaña puntual non planificada. ### 2. Situacións ocasionais, previsibles e de duración reducida Aquí entran as oscilacións que **si podes prever** pero que son puntuais e de curta duración. O exemplo típico é a campaña de rebaixas ou de Nadal no comercio. A lei pon un límite claro para este suposto: só podes usalo un **máximo de 90 días ao ano**, e ademais non consecutivos. Eses 90 días hai que planificalos e comunicalos á representación dos traballadores durante o último trimestre do ano anterior. ## Canto pode durar o contrato por circunstancias da produción Aquí está un dos cambios máis importantes fronte ao antigo contrato eventual, que chegaba a 12 ou mesmo 18 meses vía convenio. Agora a duración máxima é de **seis meses**, ampliable a **un ano** se un convenio colectivo sectorial así o prevé. Dentro dese máximo admítese **unha única prórroga**, sempre que non se supere a duración total permitida. Ten en conta ademais a regra antiencadeamento: se contratas a mesma persoa con dous ou máis contratos temporais por circunstancias da produción que sumen **máis de 18 meses dentro dun período de 24 meses**, esa persoa adquire a condición de **traballador indefinido**. E non só conta se é o mesmo posto: tamén se aplica se son postos distintos pero na mesma empresa ou grupo. ## Cando se pode usar e cando non A causa hai que **especificala de forma clara e precisa no contrato**: que circunstancia concreta o xustifica e por que é temporal. Un contrato cunha causa xenérica ou inventada é un contrato en fraude de lei, e a consecuencia directa é que o traballador pasa a indefinido. **Si podes usalo** para: - Un pico de produción imprevisto (un pedido extraordinario, unha demanda repentina). - Unha campaña puntual planificada dentro do límite de 90 días ao ano. - Substituír un aumento temporal e obxectivo de carga de traballo. **Non podes usalo** para: - Cubrir unha vacante permanente ou unha necesidade estrutural da empresa. Se o posto se necesita todo o ano, é indefinido. - Substituír unha persoa concreta (para iso existe o **contrato de substitución**, non o de circunstancias da produción). - Encadear contratos temporais para ter alguén «de temporal permanente». - Contratas e contratos de empresas da Administración pública fóra dos supostos taxados. Ollo coas sancións: a reforma endureceu moito o réxime. Cada contrato temporal subscrito en fraude de lei pode comportar unha **multa por cada traballador afectado** (non unha multa global polo conxunto), o que fai que o abuso da temporalidade saia moi caro. ## Diferenza co contrato de substitución É a confusión máis frecuente. Antes da reforma existía o contrato de interinidade e o eventual, e moitas empresas mesturábanos. Hoxe só hai **dúas modalidades de contrato temporal**: - **Por circunstancias da produción**: para picos e incrementos de actividade. É o que explicamos. - **Por substitución**: para substituír unha persoa concreta con dereito a reserva de posto (baixa médica, permiso, vacacións dun empregado, ou para cubrir unha vacante durante o proceso de selección definitivo, máximo 3 meses). Elixir mal a modalidade tamén é motivo de que o contrato se considere indefinido, así que convén telo claro antes de asinar. ## Indemnización ao finalizar o contrato Cando o contrato temporal por circunstancias da produción chega á súa fin de forma válida, o traballador ten dereito a unha **indemnización de 12 días de salario por ano de servizo**, que se ratea polos meses ou días se o contrato dura menos. É un custo que convén orzar desde o inicio, especialmente en campañas con varias contratacións. ## Boas prácticas para a túa peme - **Documenta a causa por escrito e con detalle.** Se algún día hai inspección, o contrato ten que explicarse por si só. - **Controla os prazos.** Pasarte dos seis meses (ou do ano por convenio) ou encadear contratos sen decatarte é o erro máis caro. Un bo [software de xestión de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) e de contratos avísate antes de que sexa tarde. - **Garda toda a documentación centralizada.** Contratos, prórrogas e comunicacións á representación legal deben estar accesibles e ordenados. Un [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) evita que se perdan papeis críticos. - **Revisa o teu convenio colectivo.** Pode ampliar a duración a un ano ou fixar condicións específicas do teu sector. ## En resumo O «contrato eventual por circunstancias da produción» é hoxe o **contrato temporal por circunstancias da produción** do artigo 15 do Estatuto dos traballadores. Serve para picos e incrementos ocasionais de actividade, dura como máximo seis meses (un ano por convenio), esixe especificar a causa con precisión e non se pode usar para necesidades permanentes nin para substituír persoas concretas. Usalo ben dáche flexibilidade; usalo mal converte o teu cadro de persoal temporal en indefinido e exponte a sancións. Coas regras claras e unha boa ferramenta de control, xestionar a temporalidade deixa de ser unha dor de cabeza. --- ## Cálculo da indemnización por despedimento: guía práctica para pemes URL: https://lapsowork.com/gl/blog/calculo-indemnizacion-por-despedimento/ Publicado: 2022-12-06 Resumen: Aprende a calcular a indemnización por despedimento en España: fórmula, días por ano segundo o tipo de despedimento, topes de mensualidades e exemplos numéricos. Despedir un traballador nunca é unha decisión fácil, e facelo mal pode saír caro. Un dos puntos onde máis se equivocan as pemes é o **cálculo da indemnización por despedimento**: aplicar os días que non tocan, esquecer o tope de mensualidades ou confundir a indemnización coa liquidación (finiquito) pode acabar nunha demanda e nunha condena por despedimento improcedente. Nesta guía explicámosche, paso a paso e con exemplos, como calcular a indemnización segundo o tipo de despedimento en España. ## Que é a indemnización por despedimento? A indemnización por despedimento é a cantidade económica que a empresa lle debe aboar ao traballador cando se extingue o seu contrato por decisión do empresario. O seu importe depende de tres variables: - O **salario diario** do traballador. - A **antigüidade** (anos e meses traballados na empresa). - O **tipo de despedimento**, que determina cantos días de salario corresponden por ano. Convén non confundila coa **liquidación**, que é cousa distinta: a liquidación recolle o que a empresa debe polo traballo xa realizado (salario pendente, vacacións non gozadas, pagas extra rateadas). A liquidación págase en case calquera extinción do contrato; a indemnización, só nos supostos que marca a lei. ## Como se calcula a indemnización por despedimento en España? A fórmula xeral é sinxela: **Indemnización = salario diario × días de indemnización por ano × anos traballados** Imos desagregar cada elemento. ### O salario diario O salario diario obtense sumando **todas as retribucións brutas anuais** (salario base, complementos, pagas extra rateadas, comisións habituais etc.) e dividíndoas entre 365 días. > Salario diario = salario bruto anual ÷ 365 Por exemplo, un traballador que cobra **28.000 € brutos ao ano** ten un salario diario de 28.000 ÷ 365 = **76,71 €/día**. ### O tempo traballado Cóntanse os **anos completos** de antigüidade e, para os períodos inferiores ao ano, ratéase por meses (arredondando á alza o mes incompleto). Un traballador con 4 anos e 7 meses computará como 4 anos e 7 meses de servizo para os efectos do cálculo. ### Os días de indemnización segundo o tipo de despedimento Aquí está a clave: cada tipo de despedimento ten un número distinto de días por ano traballado e o seu propio tope. ## Días de indemnización segundo o tipo de despedimento ### Despedimento improcedente É o que se declara inxustificado (porque a causa non está acreditada ou hai defectos de forma). É o máis caro e hai que distinguir dous tramos pola reforma laboral de febreiro de 2012: - **Antigüidade ata o 11 de febreiro de 2012:** 45 días de salario por ano traballado, cun tope de 42 mensualidades. - **Antigüidade desde o 12 de febreiro de 2012:** 33 días de salario por ano traballado, cun tope de 24 mensualidades. Para os contratos anteriores a esa data, calcúlanse por separado ambos os tramos e súmanse, respectando o tope máximo aplicable. ### Despedimento obxectivo (e despedimento colectivo / ERE) Procede por causas económicas, técnicas, organizativas ou de produción, entre outras. A indemnización é de **20 días de salario por ano traballado**, cun tope de **12 mensualidades**. Ademais, o traballador debe recibir un preaviso de 15 días (ou a súa compensación económica). ### Despedimento disciplinario procedente Cando o despedimento se basea nun incumprimento grave e culpable do traballador e se declara **procedente**, **non xera dereito a indemnización**. Unicamente se aboa a liquidación. ### Fin de contrato temporal Ao finalizar un contrato temporal (nos casos en que a lei recoñece indemnización), corresponden **12 días de salario por ano traballado**. ## Exemplo práctico de cálculo Vexamos un caso completo. Imaxina un traballador con: - Salario bruto anual: **28.000 €** → salario diario de **76,71 €**. - Antigüidade: **5 anos completos**, toda posterior a 2012. - Despedimento declarado **improcedente** (33 días/ano). O cálculo sería: **76,71 € × 33 días × 5 anos = 12.657 €** de indemnización. Se ese mesmo despedimento fose **obxectivo** (20 días/ano): **76,71 € × 20 días × 5 anos = 7.671 €**. A diferenza entre cualificar ben ou mal o despedimento, como ves, é enorme. Por iso convén documentar as causas e os procedementos con rigor. ## Erros frecuentes que saen caros - **Aplicar 45 días a toda a antigüidade.** Desde 2012, só o tramo anterior a esa data se calcula a 45 días. - **Esquecer os topes de mensualidades.** Un cálculo sen límite pode inflar a indemnización de forma incorrecta. - **Confundir salario bruto con neto.** O cálculo faise sempre sobre o salario bruto. - **Non incluír todos os conceptos salariais.** As comisións e as pagas extra rateadas contan para o salario diario. - **Mesturar indemnización e liquidación.** Son conceptos independentes e deben desagregarse no documento de liquidación. ## A antigüidade e as horas: a base de todo cálculo Todo o cálculo depende dun dato que moitas pemes teñen disperso en cartafoles e follas de Excel: a **antigüidade real** e o **historial laboral** de cada empregado. Un rexistro horario e documental ben levado dáche esa información ao instante e sen discusións. Cun [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) tes as xornadas rexistradas desde o primeiro día, e cun [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) gardas contratos, nóminas e datas de alta nun único lugar. Cando chega o momento de calcular unha indemnización ou de preparar unha liquidación, non tes que reconstruír o histórico á man: telo todo trazado. ## Conclusión Calcular ben a indemnización por despedimento non é só unha cuestión de cumprir a lei: é evitar sorpresas económicas e demandas. Identifica correctamente o tipo de despedimento, aplica os días e os topes que correspondan e ten sempre á man o salario e a antigüidade exactos. Con eses datos ordenados, o cálculo deixa de ser un problema. > Esta guía ten carácter informativo e non substitúe o asesoramento dun profesional laboralista. Ante un despedimento concreto, consulta sempre coa túa asesoría ou co teu avogado. --- ## Tipos de despedimento en España: guía práctica para pemes URL: https://lapsowork.com/gl/blog/tipos-de-despedimento-en-espana/ Publicado: 2022-11-22 Resumen: Tipos de despedimento en España en 2026: disciplinario, obxectivo e colectivo. Causas, indemnizacións e diferenzas entre despedimento procedente, improcedente e nulo. Despedir un traballador nunca é unha decisión menor, e facelo mal pode saír moi caro. Escoller o tipo de despedimento equivocado, non cumprir a forma esixida ou non reunir as probas axeitadas pode converter unha extinción xustificada nun despedimento improcedente coa súa correspondente indemnización. Nesta guía repasamos, nunha linguaxe clara e actualizada a 2026, os principais tipos de despedimento que recoñece o Estatuto dos traballadores en España, as súas causas e as súas consecuencias económicas. ## Que é un despedimento O despedimento é a extinción da relación laboral por decisión unilateral do empresario. Non é o mesmo que unha baixa voluntaria (é o traballador quen a inicia) nin que a finalización dun contrato temporal por chegar ao seu termo. Falamos de despedimento cando a empresa decide poñer fin ao contrato antes de tempo ou sen que exista unha causa de finalización automática. O Estatuto dos traballadores distingue tres grandes categorías: **despedimento disciplinario**, **despedimento obxectivo** e **despedimento colectivo**. Cada un responde a causas distintas, esixe unha forma diferente e xera consecuencias económicas moi dispares. ## Despedimento disciplinario O despedimento disciplinario prodúcese cando hai un **incumprimento grave e culpable** do traballador. É a vía que emprega a empresa cando o empregado fixo algo que xustifica o fin inmediato do contrato, sen necesidade de preaviso nin indemnización se o despedimento se confirma como procedente. ### Causas do despedimento disciplinario O artigo 54 do Estatuto dos traballadores enumera as causas: - Faltas repetidas e inxustificadas de asistencia ou puntualidade. - Indisciplina ou desobediencia no traballo. - Ofensas verbais ou físicas ao empresario, a compañeiros ou aos seus familiares. - Transgresión da boa fe contractual e abuso de confianza. - Diminución continuada e voluntaria do rendemento. - Embriaguez habitual ou toxicomanía que repercuta no traballo. - Acoso por razón de orixe, sexo, relixión, discapacidade, idade ou orientación sexual, e o acoso ao empresario ou a outros traballadores. ### Forma e cualificación O despedimento disciplinario debe comunicarse **por escrito** mediante carta de despedimento, indicando os feitos concretos e a data de efectos. Ollo con este punto: unha carta imprecisa ou sen datas é unha das causas máis frecuentes de que un xuíz declare o despedimento improcedente. Segundo como o valore o xulgado do social, o despedimento pode ser: - **Procedente**: as causas están probadas e a forma é correcta. O traballador non ten dereito a indemnización. - **Improcedente**: non se proban as causas ou non se respectou a forma. A empresa debe optar entre readmitir o traballador ou indemnizalo con **33 días de salario por ano traballado** (cun máximo de 24 mensualidades), máis 45 días por ano para o tempo traballado antes do 12 de febreiro de 2012. - **Nulo**: o despedimento vulnera dereitos fundamentais ou afecta a situacións protexidas (embarazo, permiso parental, vítimas de violencia de xénero, etc.). Obriga á readmisión inmediata con aboamento dos salarios de tramitación. ## Despedimento obxectivo O despedimento obxectivo extingue o contrato por **causas alleas á conduta do traballador**: motivos económicos, técnicos, organizativos ou de produción, ou circunstancias persoais que impiden seguir coa relación laboral. ### Causas do despedimento obxectivo Recollidas no artigo 52 do Estatuto dos traballadores: - **Ineptitude** do traballador, coñecida ou sobrevida despois da súa incorporación. - **Falta de adaptación** a modificacións técnicas do posto, sempre que a empresa ofrecese antes un curso de adaptación e pasasen polo menos dous meses desde o cambio. - **Causas económicas, técnicas, organizativas ou de produción** que non alcancen os limiares do despedimento colectivo. Convén lembrar que a causa de despedimento obxectivo por faltas de asistencia xustificadas (o antigo artigo 52.d) **quedou derrogada en 2020**: xa non se pode despedir por acumular baixas médicas xustificadas. ### Forma e indemnización O despedimento obxectivo esixe comunicación **por escrito**, un **preaviso de 15 días** e a posta á disposición do traballador dunha **indemnización de 20 días de salario por ano traballado**, cun máximo de 12 mensualidades. Se non se cumpre a forma ou non se proba a causa, o despedimento pode declararse improcedente, coa mesma indemnización de 33 días que no despedimento disciplinario. ## Despedimento colectivo (ERE) O despedimento colectivo, coñecido como **ERE de extinción**, afecta varios traballadores ao mesmo tempo por causas económicas, técnicas, organizativas ou de produción. Considérase colectivo cando, nun período de 90 días, afecta: - Polo menos **10 traballadores** en empresas de menos de 100 empregados. - O **10 % do cadro de persoal** en empresas de entre 100 e 300 empregados. - Polo menos **30 traballadores** en empresas de máis de 300 empregados. ### Procedemento O ERE obriga a abrir un **período de consultas** coa representación legal dos traballadores, dun máximo de 30 días (15 en empresas de menos de 50 empregados), e a comunicalo á autoridade laboral. A indemnización mínima é a mesma que no despedimento obxectivo: **20 días de salario por ano traballado**, cun tope de 12 mensualidades, aínda que adoita negociarse á alza nas consultas. ## Resumo de indemnizacións | Tipo de despedimento | Indemnización | |---|---| | Disciplinario procedente | Sen indemnización | | Obxectivo procedente | 20 días/ano (máx. 12 mensualidades) | | Colectivo (ERE) | 20 días/ano (máx. 12 mensualidades) | | Improcedente | 33 días/ano (máx. 24 mensualidades) | | Nulo | Readmisión + salarios de tramitación | ## Como evitar erros (e sancións) ao despedir A maioría dos despedimentos declarados improcedentes non fallan polo fondo, senón pola **forma e a falta de probas**: cartas mal redactadas, ausencia de preaviso, indemnización mal calculada ou falta de documentación que respalde a causa. Ter o historial laboral de cada empregado ordenado e accesible marca a diferenza cando hai que xustificar unha decisión. Un bo [software de xestión de RRHH](/gl/solucions/software-xestor-documental/) axúdate a manter contratos, comunicacións, permisos e rexistros de xornada centralizados e con rastrexabilidade. E se o conflito vén polo [rexistro horario](/gl/solucions/software-control-horario/), dispoñer dunha fichaxe dixital fiable evita discusións sobre faltas de puntualidade ou exceso de ausencias. En calquera caso, antes de executar un despedimento de certa complexidade convén contar con asesoramento laboral: unha consulta a tempo custa moito menos ca unha indemnización por improcedencia. --- ## Ferramentas de recrutamento: a tecnoloxía que axiliza os teus procesos de selección URL: https://lapsowork.com/gl/blog/ferramentas-de-recrutamento/ Publicado: 2022-11-08 Resumen: Descubre as ferramentas de recrutamento clave para automatizar ofertas, avaliar candidatos e xestionar a documentación dos teus procesos de selección nunha peme. Atopar a persoa axeitada para cada posto é unha das tarefas máis importantes (e máis custosas) de calquera empresa. Publicar unha oferta, peneirar decenas de currículos, coordinar entrevistas e non perder nin un documento polo camiño consome moitísimas horas se se fai á man. Por iso as **ferramentas de recrutamento** convertéronse en aliadas imprescindibles: automatizan o repetitivo, ordenan a información e permítenche centrarte no que de verdade importa, escoller ben. Neste artigo repasamos os tipos de ferramentas que podes usar en cada fase do proceso de selección e como encaixan no día a día dunha peme. ## Software para a automatización e xestión de portais de emprego A primeira fase de calquera proceso de selección é dar a coñecer a vacante. Publicar manualmente a mesma oferta en InfoJobs, LinkedIn, Indexa, a web corporativa e as redes sociais é tedioso e préstase a erros. Aquí entran as plataformas de **multiposting**, que publican unha única oferta en varios portais de emprego á vez e centralizan todas as candidaturas nun mesmo panel. Estas ferramentas adoitan incluír ademais **formularios de preselección**: preguntas ou filtros que descartan automaticamente os candidatos que non cumpren os requisitos mínimos (titulación, experiencia, dispoñibilidade, idiomas). Así, cando revisas as candidaturas, xa traballas sobre unha lista depurada en lugar de centos de currículos sen filtrar. Vantaxes de automatizar esta fase: - Publicas en minutos en todas as canles, sen duplicar o traballo. - Recibes todas as candidaturas nun só lugar, co seu estado actualizado. - Aplicas criterios de peneira obxectivos e consistentes para todos. - Reduces o tempo medio de contratación (*time to hire*), un indicador cada vez máis vixiado en RRHH. ## Ferramentas para a avaliación e selección de candidatos Unha vez que tes unha preselección, toca valorar quen encaixa mellor. A entrevista de traballo segue a ser a raíña, e hoxe realízase tanto de forma presencial como por videochamada, algo que se normalizou por completo desde a xeneralización do traballo en remoto. As plataformas de videoentrevista permiten gravar, compartir co equipo e comparar candidatos con calma. Pero a entrevista non debería ser a única fonte de información. Cada vez máis empresas complementan o proceso con: - **Probas psicométricas e de personalidade**, que axudan a entender aptitudes, estilo de traballo e encaixe cultural. - **Exercicios prácticos ou *case studies***, para ver como resolve a persoa un problema real do posto. - **Tests técnicos** específicos segundo o perfil (idiomas, ofimática, programación etc.). - **Dinámicas ludificadas**, que avalían competencias de forma máis amena e reducen o nesgo da entrevista tradicional. Combinar varias fontes reduce o risco dunha mala contratación, que segundo distintas estimacións pode custarlle a unha empresa o equivalente a varios meses de salario do posto entre selección, formación e baixa produtividade. ## Ferramentas de xestión de datos e documentos Durante un proceso de selección manéxase moita información sensible: currículos, cartas de presentación, resultados de probas, referencias e, unha vez escollida a persoa, contratos, altas na Seguridade Social e documentación laboral. Perder ou extraviar calquera destes documentos non só xera atrasos, senón que pode causar problemas de protección de datos. Un **xestor documental** resolve este caos. Centraliza toda a documentación nun repositorio seguro, con control de accesos, historial de versións e buscas rápidas. Ademais, facilita o cumprimento do RXPD: podes definir prazos de conservación dos datos dos candidatos non seleccionados e eliminalos cando corresponda, tal como esixe a normativa vixente. Cando a persoa seleccionada se incorpora, ese mesmo xestor sérveche para o seu *onboarding*: gardar o contrato asinado, recompilar a documentación de alta e ter todo ordenado desde o primeiro día. Se a túa ferramenta de RRHH integra o [xestor documental](/gl/solucions/software-xestor-documental/) co resto de módulos, evitas duplicar información e gañas rastrexabilidade completa do ciclo de vida de cada empregado. ## LapsoWork: a ferramenta de RRHH que acompaña despois da contratación As ferramentas de recrutamento resolven o *antes* da incorporación, pero o traballo de RRHH non remata cando asinas o contrato. Xusto aí comeza a xestión do día a día: o rexistro de xornada, as vacacións, as quendas e a documentación de cada persoa. LapsoWork é o software de recursos humanos que toma o relevo nese punto. Cando a nova incorporación comeza a traballar, xa o tes todo preparado: - **[Control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) legal**, para cumprir coa obriga de rexistro de xornada desde o primeiro día, mesmo en teletraballo. - **Xestión de vacacións e ausencias**, con solicitudes e aprobacións sen cadeas de correos. - **Xestor documental centralizado**, onde gardas contratos, nóminas e toda a documentación laboral con acceso controlado. - **Planificación de quendas** e asignación de tarefas para organizar o teu equipo sen follas de cálculo. Así, o esforzo que dedicas a atopar o mellor candidato non se perde nunha xestión posterior desordenada. Todo queda conectado, ordenado e en regra, desde a oferta de emprego ata o día a día do teu cadro de persoal. Se queres ver como LapsoWork ordena a xestión do teu equipo, podes [solicitar unha demostración](/gl/demo/) ou consultar os nosos [plans e prezos](/gl/prezos/) para pemes. --- ## Para que serve a avaliación do desempeño 360? URL: https://lapsowork.com/gl/blog/para-que-serve-a-avaliacion-do-desempeno-360/ Publicado: 2022-10-18 Resumen: Descubre que é a avaliación do desempeño 360, para que serve e como implantala na túa peme para medir competencias e mellorar o rendemento do equipo. Na maioría das pemes, a valoración dun traballador depende da opinión dunha soa persoa: o seu xefe directo. O problema é que esa mirada, por moi honesta que sexa, é parcial. Non ve como colabora cos seus compañeiros, como trata un cliente ou como funciona cando lidera outros. A avaliación do desempeño 360 nace precisamente para ampliar ese enfoque e construír unha imaxe completa do rendemento de cada persoa. Nesta guía explicámosche que é, para que serve e como podes poñela en marcha sen complicarte. ## Que é unha avaliación do desempeño 360? A avaliación do desempeño de 360 graos é un método para medir o rendemento e as competencias dun traballador recollendo a valoración de todas as persoas que interactúan con el no seu día a día. De aí o de «360»: o feedback chega desde todos os ángulos. Nunha avaliación tradicional só opina o responsable. Nunha avaliación 360 participan varias fontes: - **O xefe directo**, que valora resultados e obxectivos. - **Os compañeiros** do mesmo nivel, que ven a colaboración e o traballo en equipo. - **As persoas ao seu cargo**, se as ten, que achegan a visión sobre o seu liderado. - **O propio traballador**, mediante unha autoavaliación que se contrasta co resto. Nalgúns casos súmase tamén a percepción de clientes ou provedores habituais. O resultado é unha fotografía moito máis obxectiva e equilibrada ca a que ofrece un único punto de vista. ## Para que serve a avaliación do desempeño 360? A súa función principal é xestionar o talento con datos e non con impresións. Ao cruzar varias perspectivas, esta ferramenta permíteche: - **Medir competencias reais**, non só resultados numéricos. Detecta habilidades como a comunicación, o liderado ou o traballo en equipo, que un informe de obxectivos non reflicte. - **Identificar fortalezas e áreas de mellora** de cada persoa con maior precisión, ao contrastar como se ve a si mesma con como a ven os demais. - **Deseñar plans de desenvolvemento** concretos: formación, mentoría ou cambios de responsabilidades axustados ao que cada traballador necesita. - **Repartir mellor as tarefas**, asignando a cada persoa as funcións nas que achega máis valor. - **Fundamentar decisións** de promoción, retribución variable ou movementos internos con criterios obxectivos e compartidos. ## Principais beneficios da avaliación de 360 graos Fronte aos métodos clásicos, a avaliación 360 achega vantaxes claras para unha peme: - **Máis obxectividade.** Ao reunir varias opinións redúcese o nesgo persoal e as valoracións gañan credibilidade ante o propio equipo. - **Maior motivación.** O traballador percibe que se lle valora de forma xusta e completa, o que reforza o seu compromiso. - **Cultura de traballo en equipo.** Ao incluír a visión dos compañeiros, ponse en valor a colaboración e non só o rendemento individual. - **Desenvolvemento profesional real.** O feedback cruzado destapa oportunidades de mellora que doutro xeito pasarían inadvertidas. Convén ter presentes tamén os seus límites: a avaliación 360 esixe confidencialidade e bo clima laboral. Se o equipo teme represalias, as valoracións perden sinceridade. Por iso funciona mellor cando se formula como ferramenta de desenvolvemento e non de control, e cando o anonimato de quen opina está garantido. ## Como mellorar o desempeño dos teus traballadores? Unha avaliación 360 só serve se vai acompañada de accións. Estes son os pasos básicos para tirarlle partido: 1. **Define que queres medir.** Escolle competencias concretas e relevantes para cada posto, non unha lista xenérica. 2. **Explícalle o obxectivo ao equipo.** Deixa claro que se trata de medrar, non de castigar, e garante a confidencialidade das respostas. 3. **Recolle o feedback de forma ordenada.** Usa cuestionarios claros e curtos para cada perfil de avaliador. 4. **Comparte os resultados con cada persoa** nunha conversa honesta e construtiva. 5. **Traduce os resultados nun plan** de mellora con obxectivos e prazos, e revísao pasado un tempo. Todo este proceso descansa sobre unha base: ter ben ordenada a información do teu cadro de persoal. Para avaliar con datos necesitas saber quen fixo que, como foi a súa xornada ou que formación recibiu. Cun [software de xestión de persoal](/gl/solucions/software-control-horario/) centralizas fichaxe, ausencias e [documentación de cada empregado](/gl/solucions/software-xestor-documental/) nun único lugar, o que che dá o contexto necesario para que calquera avaliación, tamén a 360, parta de feitos e non de percepcións. Comeza por algo sinxelo: aplica a avaliación 360 a un equipo ou departamento, aprende do proceso e vai estendéndoa. Ben formulada, é unha das mellores pancas para desenvolver o talento que xa tes na casa. --- ## Como diminuír a rotación de persoal na túa empresa URL: https://lapsowork.com/gl/blog/como-diminuir-a-rotacion-de-persoal/ Publicado: 2022-10-04 Resumen: Guía práctica para reducir a rotación de persoal nunha peme: 8 estratexias reais de retención de talento e como medir a fuga de empregados en 2026. A rotación de persoal é un dos problemas máis caros e silenciosos aos que se enfronta unha peme. Cada persoa que marcha leva consigo coñecemento do negocio, obriga a abrir un novo proceso de selección e deixa o equipo sobrecargado durante semanas. E non é un gasto menor: substituír un empregado pode custar entre o 50 % e o 200 % do seu salario anual en canto sumas selección, formación e a perda de produtividade ata que a nova persoa rende ao máximo. A boa noticia é que a maioría das fugas se poden previr. Neste artigo repasamos as causas reais da rotación e **oito estratexias concretas** para reter o teu equipo. ## Que é a rotación de persoal (e cando é un problema) A rotación de persoal é a porcentaxe de traballadores que abandonan a empresa nun período determinado, normalmente un ano. Calcúlase dividindo o número de baixas voluntarias entre o cadro de persoal medio e multiplicando por cen. Un pouco de rotación é san: renova ideas e perfís. O problema aparece cando a xente marcha **antes de tempo**, cando se van as túas mellores persoas ou cando o mesmo posto non para de rotar. Se superas de forma sostida o 15-20 % anual, convén analizar que está a fallar. As causas máis habituais adoitan ser un salario desaxustado respecto do mercado, falta de recoñecemento, ausencia de crecemento profesional, mala relación co mando directo e xornadas ríxidas que non deixan conciliar. ## 1. Crea perfís claros para cada posto de traballo Boa parte da rotación comeza no proceso de selección. Cando o posto non está ben definido, contratas a persoa equivocada ou xeras expectativas que a realidade non cumpre, e aos poucos meses chega a baixa. Antes de publicar unha oferta, define con precisión as funcións, as responsabilidades, as competencias necesarias e de quen depende esa persoa. Un perfil ben construído non só atrae candidatos máis axeitados: tamén lle axuda ao novo empregado a saber que se espera del desde o primeiro día, o que reduce a frustración temperá. ## 2. Ten en conta as necesidades dos teus traballadores Reter talento pasa por escoitar. As persoas non só valoran o soldo: queren sentirse parte dun proxecto, conciliar a súa vida persoal e traballar nun contorno que respecte o seu tempo. Fala co teu equipo de forma periódica, fai enquisas de clima laboral e, sobre todo, actúa sobre o que che contan. Unha conversa de seguimento cada poucos meses detecta descontentos antes de que se convertan nunha carta de dimisión. Moitas veces, un empregado que marcha xa avisara; o problema é que ninguén estaba a escoitar. ## 3. Recoñece o bo traballo O recoñecemento é unha das pancas de retención máis baratas e máis esquecidas. Un «grazas» a tempo, destacar un logro nunha reunión de equipo ou darlle visibilidade a quen resolveu ben un problema ten un impacto enorme na motivación. Non fai falta un programa de incentivos sofisticado: abonda con que o recoñecemento sexa sincero, concreto e frecuente. Recoñece a todos os niveis, non só aos perfís máis visibles. A persoa que sostén a operativa do día a día tamén necesita sentir que o seu traballo importa. ## 4. Ofrece unha remuneración axeitada Ningunha estratexia de retención sobrevive a un salario por debaixo do mercado. Se o teu equipo pode gañar un 20 % máis ao outro lado da rúa, tarde ou cedo marchará. Revisa periodicamente que os soldos estean aliñados co sector e a zona. Co salario mínimo interprofesional situado en **1.184 euros brutos en 14 pagas para 2025**, o chan salarial subiu e convén comprobar que as túas táboas seguen a ser competitivas. Máis alá do salario base, o salario emocional —flexibilidade, formación, bo ambiente— pesa cada vez máis, pero non compensa un soldo inxusto: é un complemento, non un substituto. ## 5. Favorece a flexibilidade A conciliación converteuse nun factor decisivo. Os horarios ríxidos e o presentismo son hoxe motivos habituais de fuga, especialmente entre os perfís máis novos e cualificados. Sempre que o posto o permita, ofrece flexibilidade horaria, xornada intensiva no verán ou a posibilidade de teletraballar algúns días. Iso si, a flexibilidade ten que convivir co cumprimento legal: lembra que o rexistro de xornada segue a ser obrigatorio tamén para quen traballa en remoto. Un bo [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) permíteche darlle liberdade ao equipo sen perder o control do rexistro nin incumprir a normativa. ## 6. Fomenta o crecemento interno Un dos principais motivos polos que un empregado valioso marcha é a sensación de estar estancado. Se non ve percorrido dentro da empresa, buscarao fóra. Deseña plans de carreira realistas, prioriza a promoción interna fronte á contratación externa cando xurda unha vacante e ofrece formación continua. Que o teu equipo perciba que medrar contigo é posible é unha das formas máis eficaces de reter talento a longo prazo. ## 7. Coida o clima laboral O ambiente de traballo condiciona directamente a decisión de quedar ou marchar. Un clima tóxico, con conflitos sen resolver ou liderados autoritarios, expulsa mesmo as persoas mellor pagadas. Fomenta o respecto, a colaboración e unha comunicación honesta entre compañeiros e cos responsables. Préstalle especial atención á figura do mando intermedio: a relación co xefe directo é, segundo numerosos estudos, un dos factores que máis pesa á hora de deixar unha empresa. ## 8. Abre canles de comunicación internas Que os problemas se poidan expresar antes de que estoupen é clave. Establece canles de comunicación claras para que calquera persoa poida formular dúbidas, suxestións ou queixas sen medo. Neste punto, dispoñer dunha [canle de denuncias](/gl/canle-de-denuncias/) confidencial non só cumpre coa normativa vixente para moitas empresas, senón que ademais che dá información temperá sobre situacións de acoso, conflitos ou malas prácticas que, doutro xeito, acabarían provocando baixas. Un empregado que sente que pode falar é un empregado que ten menos motivos para marchar en silencio. ## Como estar pendente da rotación de persoal? Non podes mellorar o que non mides. Para reducir a rotación necesitas datos: cantas baixas voluntarias tes, en que departamentos, con que antigüidade marcha a xente e como evolucionan o absentismo e as ausencias. Aquí é onde un software de recursos humanos como **LapsoWork** marca a diferenza. Centralizar o control horario, as vacacións, as ausencias e a documentación do persoal permíteche detectar sinais de alarma —picos de absentismo, exceso de horas, acumulación de solicitudes de baixa— antes de que se traduzan en dimisións. Con esa información na man podes actuar a tempo: falar coa persoa, revisar a súa carga de traballo ou corrixir o que estea a fallar no seu equipo. Reducir a rotación non consiste nun único gran xesto, senón en coidar moitos pequenos detalles de forma constante: escoitar, recoñecer, pagar de forma xusta, dar flexibilidade e ofrecer futuro. E en apoiarte nas ferramentas axeitadas para non ir sempre por detrás dos problemas. --- ## Team building: actividades para empresas que si funcionan URL: https://lapsowork.com/gl/blog/team-building-actividades-para-empresas/ Publicado: 2022-09-20 Resumen: Ideas de team building e actividades para empresas: deportivas, escapadas, dinámicas para romper o xeo, retos de superación e team building virtual. Un equipo que se coñece e confía nos seus compañeiros traballa mellor: comunícase con máis soltura, resolve antes os conflitos e aguanta mellor as semanas complicadas. Ese é o obxectivo do *team building*, un conxunto de actividades pensadas para reforzar as relacións entre as persoas dunha empresa e, de paso, a cultura e o sentido de pertenza. Non fai falla un orzamento de gran corporación: calquera peme pode organizar dinámicas útiles con pouco diñeiro e algo de planificación, normalmente desde o departamento de recursos humanos. Nesta guía repasamos os tipos de actividades que mellor funcionan e como adaptalas, mesmo, ao equipo que traballa en remoto. ## Que é o team building e para que serve? O *team building* (literalmente, «construción de equipo») agrupa todas as actividades deseñadas para que un grupo de traballo funcione mellor como conxunto. Máis alá do intre de diversión, estas dinámicas perseguen obxectivos moi concretos: mellorar a comunicación, adestrar a toma de decisións, fomentar a escoita activa e reforzar o espírito de equipo. Ben pensadas, axudan a que as persoas se relacionen fóra do contexto puramente laboral, descubran facetas dos seus compañeiros que non aparecen no día a día e creen vínculos que logo se notan na oficina. Un equipo cohesionado adoita traducirse en menos rotación, menos conflitos e un cadro de persoal máis comprometido. ## Actividades deportivas O deporte é unha das vías máis directas para xerar espírito de equipo, porque combina esforzo compartido, un obxectivo común e algo de sa competición. Non é necesario que ninguén sexa un atleta: a idea é participar e pasalo ben. Algunhas opcións que funcionan ben en empresas: - **Deportes de equipo** como fútbol, baloncesto ou voleibol, organizando pequenos partidos ou unha liga interna. - **Paintball ou láser tag**, ideais para grupos que buscan estratexia e adrenalina. - **Xincanas ou buscas do tesouro** pola cidade ou en plena natureza, onde cada equipo resolve probas para avanzar. O importante é adaptar a intensidade ao grupo para que ninguén se sinta excluído pola súa condición física. ## Convivencias ou escapadas Saír do contorno habitual de traballo ten un efecto moi potente sobre a cohesión. Unha escapada dunha fin de semana, unha xornada de sendeirismo ou unha convivencia nunha casa rural permiten que a xente se relaxe, converse sen présas e comparta experiencias que dificilmente xorden entre reunións. Este tipo de actividades require algo máis de organización e orzamento, pero adoita deixar a lembranza máis duradeira. Para que saian ben convén planificalas con marxe e respectar o tempo de descanso de cada persoa: unha convivencia obrigatoria na fin de semana sen compensación pode xerar o efecto contrario ao desexado. ## Actividades para «romper o xeo» Cando o equipo é novo, medrou con incorporacións recentes ou hai persoas que apenas se tratan, as dinámicas para romper o xeo son a mellor forma de comezar. Son actividades breves, sinxelas e de baixo custo que rebaixan a timidez inicial. Un clásico que segue funcionando é o **amigo invisible**, que se pode organizar en calquera época do ano e non só no Nadal. Outras opcións son os xogos de presentación nos que cada persoa comparte unha anécdota ou dúas verdades e unha mentira sobre si mesma. En poucos minutos, o ambiente reláxase e as conversas flúen. ## Actividades de superación Os retos que obrigan o equipo a colaborar baixo certa presión son excelentes para traballar a coordinación e a toma de decisións. O exemplo máis estendido é o **escape room**: un grupo pechado nunha sala ten que resolver enigmas e pistas para saír dentro dun tempo límite. Cada día hai máis locais que ofrecen versións pensadas para empresas. Estas dinámicas poñen a proba a comunicación real do equipo: quen asume o liderado, como se reparten as tarefas e como se xestiona o estrés cando o reloxo corre. Son especialmente útiles para detectar puntos fortes que logo se poden aproveitar no traballo. ## Como facer un team building virtual? Co auxe do traballo en remoto, o *team building* tamén se adaptou á distancia. Un equipo repartido en distintas cidades non pode quedar para xogar ao pádel, pero si compartir un intre de conexión a través da pantalla. Para organizar unha actividade virtual só necesitas dúas cousas: 1. **Escoller xogos ou dinámicas que se poidan xogar por ordenador**, como concursos tipo trivial, escape rooms en liña, quizzes colaborativos ou xogos de preguntas. 2. **Asegurar unha boa videochamada** na que todo o equipo se vexa e se oia, coa cámara acendida para que a interacción sexa real. Se a túa empresa conta con perfís en remoto, integrar estes momentos de cohesión dentro dunha boa política de [teletraballo](/gl/solucions/software-teletraballo/) marca a diferenza entre un equipo distribuído que se sente unido e outro que só comparte un chat. ## Conclusión: o team building é un investimento, non un gasto Dedicar tempo e orzamento a que o equipo se coñeza non é un capricho: é un investimento en clima laboral, retención e produtividade. A clave está en escoller actividades adecuadas ao grupo, facelas voluntarias sempre que sexa posible e encaixalas sen desorganizar o traballo do día a día. E aí é onde axuda unha boa ferramenta de xestión de persoal: cando controlas os horarios, as [vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) de todo o cadro de persoal desde un mesmo sitio, organizar unha xornada de team building sen deixar servizos sen cubrir deixa de ser un quebracabezas. --- ## Como motivar os empregados: 10 claves prácticas para pemes URL: https://lapsowork.com/gl/blog/como-motivar-os-empregados/ Publicado: 2022-09-06 Resumen: Descubre como motivar os empregados da túa peme con 10 estratexias prácticas: recoñecemento, incentivos, flexibilidade, teletraballo e exemplos reais de empresas. A motivación laboral é un dos temas que máis impacto ten na eficiencia dunha empresa e, con todo, segue quedando en segundo plano en moitas pemes. Un empregado motivado séntese cómodo no seu posto, desempeña as súas funcións con ganas e queda; un desmotivado rende a medias e, tarde ou cedo, marcha. E nun mercado laboral onde reter talento custa cada vez máis, coidar a motivación do teu persoal xa non é un extra: é unha necesidade. Neste artigo repasamos dez formas concretas de motivar os teus empregados e algúns exemplos reais de empresas que o fan ben. ## Dez formas de motivar os empregados Non fai falta o orzamento dunha multinacional para ter un equipo motivado. A maioría destas claves son cuestión de organización e de actitude, non de diñeiro. Estas son as dez que marcan a diferenza. ### 1. Ante todo, respecto O respecto é a base para que o clima laboral non se volva hostil. Lembra en todo momento que os teus traballadores son persoas, non recursos intercambiables. Un trato correcto, escoitar antes de reaccionar e recoñecer os erros propios cando toca di máis dunha empresa ca calquera plan de beneficios. ### 2. Deixa claras as súas funcións Explica desde o principio que se espera de cada persoa. Se un traballador non ten claras as súas funcións dentro da empresa, sentirase perdido e agoniado, e esa incerteza acaba pasando factura ao rendemento. Definir responsabilidades, obxectivos e a quen hai que dar conta evita malentendidos e dálle seguridade ao equipo. ### 3. Ferramentas actualizadas Facilita as tarefas con ferramentas útiles e coa formación axeitada para usalas. Un traballador que non conta cos medios necesarios dificilmente vai obter bos resultados, por moitas ganas que lle poña. Dixitalizar procesos que hoxe se seguen facendo en papel ou en follas de cálculo —a fichaxe, as vacacións, as quendas— quita fricción do día a día e demostra que a empresa inviste en que a súa xente traballe mellor. Un [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) sinxelo, por exemplo, evita que fichar se converta nunha molestia diaria. ### 4. Mobilidade interna e posto idóneo Dálle ao teu persoal a oportunidade de cambiar de departamento ou de asumir novas responsabilidades dentro da propia empresa. Así evitas que se aburran cando as súas funcións son moi monótonas e aproveitas o talento que xa tes na casa. A mobilidade interna sae máis barata ca un proceso de selección externo e reforza o compromiso de quen xa coñece a empresa. ### 5. Recoñece os seus logros Fai que o teu traballador saiba que o seu esforzo importa e felicítao cando cumpre os seus obxectivos ou fai ben o seu traballo. O recoñecemento é unha das pancas de motivación máis potentes e, ademais, gratuíta. Non fai falta un acto formal: ás veces abonda cun «bo traballo» a tempo e en público. ### 6. Ofrecer incentivos Os incentivos van moi ligados ao recoñecemento de logros, pero póñenlle algo tanxible detrás. Poden ser melloras salariais, bonus por obxectivos, pagas extra ou mesmo días de vacacións adicionais. O importante é que as regras do xogo estean claras: que hai que conseguir e que se obtén a cambio. Un incentivo que ninguén entende non motiva a ninguén. ### 7. Oportunidade de crecemento dentro da empresa É importante que os traballadores poidan ascender e medrar profesionalmente sen ter que cambiar de empresa para facelo. Se non existen plans de carreira nin perspectiva de mellora, a xente séntese estancada e empeza a mirar fóra. Formación, promocións e obxectivos a medio prazo dan unha razón para quedar. ### 8. Actividades de teambuilding Organizar actividades fóra das tarefas do día a día —desde un xantar de equipo ata un partido de fútbol ou unha xornada de voluntariado— axuda a limar asperezas e a que a xente se coñeza doutra maneira. Un equipo que se leva ben colabora mellor e afronta a presión con máis soltura. Non fai falta gastar moito: o que conta é a constancia. ### 9. Contorno atractivo O espazo onde traballa o teu persoal tamén inflúe na súa motivación. Prioriza a comodidade con mesas amplas, cadeiras ergonómicas, boa iluminación e zonas onde poder desconectar un momento. Un contorno coidado reduce o cansazo, prevén baixas e transmite que a empresa se preocupa polo benestar da súa xente. ### 10. Flexibilidade horaria, teletraballo e conciliación Dar flexibilidade horaria para que cada persoa poida compaxinar a súa vida persoal co traballo é hoxe unha das condicións máis valoradas, por diante mesmo do salario en moitos perfís. E, cando o posto o permite, ofrecer teletraballo suma moitos puntos. Iso si: coa normativa vixente en España, o traballo a distancia esixe un acordo por escrito e manter o rexistro de xornada tamén para quen traballa desde a casa. Cun [software de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) e de control horario tes a flexibilidade baixo control sen perder o cumprimento legal. ## Exemplos de empresas que saben motivar os seus empregados A teoría está moi ben, pero axuda ver como a aplican empresas reais. Estes son tres exemplos coñecidos, cada un cun enfoque distinto. ### Google Google é probablemente o caso máis citado cando se fala de motivación laboral. Nas súas sedes creou unha especie de «cidade interna» con case todo o que unha persoa pode necesitar durante a xornada, desde comida ata espazos de descanso, de xeito que os seus empregados se centren no seu traballo e se sintan coidados. É un modelo difícil de replicar tal cal nunha peme, pero a idea de fondo —eliminar friccións do día a día— si é aplicable a calquera tamaño. ### Kiabi A cadea de moda Kiabi aposta por darlles voz aos seus empregados na toma de decisións. Constrúe boa parte da súa estrutura sobre a experiencia do propio persoal, preguntándolles a súa opinión en distintos aspectos do negocio. É un exemplo de que sentirse escoitado motiva tanto ou máis ca moitos incentivos económicos. ### Repsol Repsol é un bo exemplo de «salario emocional»: beneficios que fan a empresa máis atractiva máis alá da nómina. Entre outras medidas, facilita o teletraballo e unha xestión eficiente do tempo de traballo, algo que encaixa directamente coa última das claves que vimos. Flexibilidade e conciliación son hoxe dous dos grandes argumentos para atraer e reter talento. ## En resumo Motivar os empregados non depende de ter un ximnasio na oficina nin de repartir bonus millonarios. Constrúese día a día con respecto, funcións claras, recoñecemento, oportunidades de crecemento e unha flexibilidade que respecte a vida persoal de cada un. Moitas destas claves son gratuítas; outras só esixen organización. E para o que si require xestión —fichaxe, vacacións, quendas, teletraballo—, apoiarte en ferramentas dixitais libérache tempo para dedicarllo ao que de verdade motiva: as persoas. --- ## Xestión de persoas e equipos: que é e como facela ben na túa peme URL: https://lapsowork.com/gl/blog/xestion-de-persoas-e-equipos/ Publicado: 2022-08-16 Resumen: Que é a xestión de persoas e equipos e como facela ben nunha peme: obxectivos, motivación, comunicación e as ferramentas que a sosteñen. Nunha peme, o equipo é case todo. Cando as persoas traballan motivadas, con obxectivos claros e boa comunicación, a empresa avanza soa. Cando non, cada tarefa atáscase, a xente quéimase e o mellor talento acaba marchando. Xestionar ben as persoas non é un luxo das grandes corporacións: é o que separa unha peme que medra doutra que pasa o día apagando lumes. Nesta guía contámosche que é a xestión de persoas e equipos e como levala á práctica sen necesidade dun departamento de RRHH enorme. ## Que é a xestión de persoas e equipos? A xestión de persoas e equipos é o conxunto de procesos cos que unha empresa organiza, dirixe e desenvolve as persoas que traballan nela para que rendan ao máximo e medren profesionalmente. Vai moito máis alá de «repartir tarefas»: inclúe o liderado, a cultura da organización, a formación continua, a avaliación do desempeño e o día a día administrativo (horarios, vacacións, nóminas, documentación). Na práctica, adoita haber un responsable en cada equipo que fai de ponte entre a dirección e as persoas: marca a dirección, resolve bloqueos, acompaña e asegúrase de que cada un teña o que precisa para facer o seu traballo. Nunha peme ese papel moitas veces recae no xerente ou nun mando intermedio, e por iso convén ter claras as claves e apoiarse en ferramentas que fagan o traballo pesado. ## Por que é importante xestionar ben os equipos? Unha xestión sólida dos recursos humanos ten un impacto directo en tres cousas que lle importan a calquera peme: eficiencia, retención de talento e compromiso. Cando o equipo está ben xestionado, melloran os tempos de cada tarefa e elimínanse obstáculos innecesarios: ninguén perde media mañá buscando un documento, agardando unha aprobación ou resolvendo unha lea de quendas. A xente sabe que ten que facer e conta co necesario para facelo. Ademais, un bo contorno de traballo reduce a rotación. Substituír unha persoa é caro (selección, formación, tempo ata que rende) e nunha peme nótase moito máis que nunha gran empresa. Reter o talento que xa coñece o negocio sempre sae a conta. E, por último, as persoas que se senten escoitadas, valoradas e con marxe para medrar implícanse máis, algo que se traslada directamente ao cliente e aos resultados. ## Catro claves: como xestionar as persoas? Non fai falla un máster en RRHH para xestionar ben un equipo. A maior parte resúmese en catro piares que podes aplicar desde mañá. ### 1. Establece obxectivos claros Ninguén pode render ben se non sabe que se espera del. Cada persoa debe ter claro que ten que conseguir, con que prazos e que é prioritario. Os obxectivos deben ser concretos e medibles: non vale «vender máis», senón «pechar cinco propostas este mes». Cando as metas están definidas, a produtividade deixa de depender da vixilancia e pasa a depender do acordo. O equipo gaña autonomía e ti gañas previsibilidade. ### 2. Motiva o equipo A motivación non se compra só con diñeiro. Recoñecer o traballo ben feito, tratar as persoas con respecto e darlles marxe para decidir como fan o seu traballo pesa tanto ou máis ca unha suba de soldo. Un simple «bo traballo» dito a tempo, a flexibilidade para conciliar ou a posibilidade de aprender cousas novas manteñen a xente enganchada. Un equipo desmotivado cumpre; un equipo motivado propón, mellora e quédase. ### 3. Coida a comunicación bidireccional A información ten que fluír en todas as direccións, non só de arriba abaixo. Iso significa dar instrucións claras, si, pero tamén escoitar: que está a frear o equipo, que ideas teñen, que necesitan para traballar mellor. Reunións breves e con orde do día, canles claras para pedir vacacións ou ausencias e un sitio único onde atopar a información evitan o clásico «non me decatei» e os correos que se perden. A comunicación fluída prevén a maioría dos conflitos antes de que aparezan. ### 4. Constrúe unidade de equipo Un bo clima laboral non é un extra: é o que fai que a xente reme na mesma dirección. Fomentar a colaboración en lugar da competición interna, celebrar os logros en común e resolver as tensións a tempo crea cohesión. E un equipo cohesionado aguanta moito mellor os momentos de presión, as tempadas de máis carga e os imprevistos que nunha peme nunca faltan. ## As ferramentas que sosteñen unha boa xestión Todo o anterior vense abaixo se a parte administrativa é un caos. Dificilmente vas motivar ninguén nin dedicar tempo a fixar obxectivos se pasas o mes cadrando quendas a man, perseguindo partes de horas por WhatsApp ou buscando unha nómina antiga entre carpetas. Por iso, o primeiro favor que podes facerte como responsable de persoas é quitar de enriba ese traballo repetitivo. Un software de RRHH centraliza nun único lugar o que hoxe tes disperso: - **Control horario e fichaxe**, para saber quen traballa cando sen perseguir ninguén e cumprindo a lei. Un [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) rexistra a xornada de forma automática desde o móbil ou o ordenador. - **Vacacións e ausencias**, que o empregado solicita e ti aprobas desde o mesmo panel, co calendario do equipo sempre á vista cun [xestor de vacacións](/gl/solucions/software-vacacions/). - **Quendas**, para organizar equipos con horarios rotativos sen leas nin solapamentos. - **Nóminas e documentación**, accesibles para cada persoa cando as precise, sen depender de que alguén estea na oficina. Cando a xestión rutineira funciona soa, quédache tempo e cabeza para o que de verdade importa: acompañar o teu equipo, resolver bloqueos e axudar a que cada persoa dea o mellor de si. ## En resumo Xestionar ben as persoas e os equipos consiste en fixar obxectivos claros, manter o equipo motivado, comunicarse en ambas as direccións e coidar a unidade do grupo. Ningunha desas catro claves é complicada, pero todas esixen algo que nunha peme escasea: tempo. E ese tempo adoita estar atrapado no papelame. Automatizar a parte administrativa dos recursos humanos é a forma máis rápida de recuperalo. Se queres ver como LapsoWork te axuda a xestionar o teu equipo de principio a fin, podes [probalo 30 días gratis](/gl/demo/) ou botarlle unha ollada aos nosos [plans e prezos](/gl/prezos/). --- ## Indicadores de recursos humanos: os KPI que toda peme debe medir URL: https://lapsowork.com/gl/blog/indicadores-de-recursos-humanos/ Publicado: 2022-08-02 Resumen: Guía práctica sobre os indicadores de recursos humanos (KPI) que axudan as pemes a medir rotación, absentismo, retención e custo de contratación. Nunha peme, as decisións sobre as persoas adoitan tomarse por intuición: quen rende, por que marcha a xente ou canto custa cubrir unha baixa. O problema é que a intuición non se pode comparar dun trimestre a outro nin xustificar ante a dirección. Para iso están os indicadores de recursos humanos: cifras concretas que converten a xestión de persoal en algo medible, comparable e accionable. Nesta guía repasamos que son, como debe ser un bo KPI e cales son os indicadores que realmente paga a pena seguir. ## Que son os KPI en recursos humanos? Un KPI (do inglés *Key Performance Indicator*, indicador clave de rendemento) é unha unidade de medida que se establece para unha área concreta do negocio co fin de avaliar o seu desempeño ao longo do tempo. En recursos humanos, estes indicadores permiten cuantificar aspectos que doutro modo quedarían na percepción: se o cadro de persoal está estable ou rota moito, se as ausencias se disparan en certas épocas ou se o investimento en formación se traduce en máis produtividade. Medir non é un fin en si mesmo. O valor dun KPI está no que che permite facer con el: detectar un problema antes de que se agrave, comparar a túa situación coa do sector e tomar decisións baseadas en datos e non en palpites. ## Como debe ser un indicador clave en recursos humanos? Non todo o que se pode contar merece converterse en KPI. Un bo indicador debe cumprir catro condicións: - **Medible.** Ten que poder expresarse cun número ou cunha porcentaxe. «Mellorar o ambiente» non é un KPI; «reducir o absentismo por debaixo do 4 %» si que o é. - **Concreto.** Debe referirse a un aspecto específico e non a unha idea difusa. Canto máis acoutado, máis útil. - **Realista.** O obxectivo asociado ten que ser alcanzable cos recursos da empresa. Fixar metas imposibles só xera frustración. - **Relevante.** Debe estar conectado cos obxectivos do negocio. Medir por medir consome tempo e non achega nada. A isto convén engadir que un KPI necesita unha fonte de datos fiable. Se cada mes calculas o absentismo de forma distinta, ou dependes de que alguén se lembre de apuntar as ausencias nunha folla de cálculo, os números non serán comparables. É aquí onde un sistema de xestión de persoal marca a diferenza: recolle os datos de forma automática e homoxénea. ## Cales son os indicadores de recursos humanos máis importantes? Estes son os KPI que achegan máis valor á maioría de pemes españolas. Non fai falta seguilos todos: escolle os que respondan ás preguntas que te preocupan hoxe. ### Rotación de persoal Mide o movemento de entradas e saídas do cadro de persoal nun período. Calcúlase dividindo o número de baixas entre o cadro de persoal medio e multiplicando por 100. Unha rotación alta encarece a operación (cada substitución implica selección, formación e tempo ata que a persoa é plenamente produtiva) e adoita ser síntoma de problemas de fondo: salarios pouco competitivos, mala xestión ou falta de expectativas de crecemento. ### Retención de talento É a cara complementaria da rotación: mide a permanencia dos traballadores, especialmente nos postos clave. Perder unha persoa difícil de substituír ten un custo que vai máis alá do salario. Seguir a antigüidade media e a taxa de permanencia dos perfís críticos axuda a anticipar riscos e a actuar antes de que a fuga se produza. ### Tempo de contratación Rexistra os días que transcorren desde que se abre un proceso de selección ata que a persoa se incorpora. Un tempo de contratación longo deixa postos baleiros que sobrecargan o resto do equipo e frea proxectos. Medilo permite detectar colos de botella no proceso e axustar as canles de recrutamento. ### Absentismo laboral Recolle atrasos, faltas e ausencias do cadro de persoal, normalmente como porcentaxe de horas non traballadas sobre as teóricas. É un dos indicadores máis reveladores: un absentismo que medra de forma sostida adoita avisar de problemas de clima laboral, carga excesiva ou desmotivación. Para calculalo con rigor necesitas un rexistro de xornada fiable, algo que en España ademais é obrigatorio desde 2019. Un [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) recolle estes datos de forma automática e sen fricción. ### Custo de contratación Suma todo o que custa incorporar unha persoa: publicación de ofertas, horas de selección, formación inicial e o período ata que alcanza o rendemento pleno. Poñerlle cifra axuda a entender o impacto económico real da rotación e a xustificar investimentos en retención, que case sempre saen máis baratos que repoñer talento. ### Formación e desenvolvemento Avalía o retorno do que a empresa inviste en capacitar o seu equipo: horas de formación por empregado, orzamento formativo e, sobre todo, o seu efecto na produtividade e na retención. A formación ben enfocada non é un gasto, senón unha das pancas máis eficaces para fidelizar as persoas. ## Da teoría á práctica O erro máis común non é escoller mal os indicadores, senón non ter maneira de calculalos de forma continua. Se os datos viven en correos, follas soltas e na memoria dos responsables, calquera KPI se volve inservible. A alternativa é centralizar a información de persoal nunha única ferramenta. Con LapsoWork, a fichaxe, as [vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/), a xornada e as quendas quedan rexistradas de forma homoxénea, de modo que a maioría destes indicadores se calculan sós e podes consultalos cando os necesites. Comeza medindo dous ou tres KPI que respondan a un problema real da túa empresa e amplía a partir de aí: máis vale seguir poucos indicadores ben escollidos que afogar nun panel cheo de cifras que ninguén mira. --- ## Competencias de recursos humanos nunha empresa URL: https://lapsowork.com/gl/blog/competencias-de-recursos-humanos-nunha-empresa/ Publicado: 2022-07-19 Resumen: Descubre as 5 competencias de recursos humanos clave nunha empresa: análise, decisión estratéxica, xestión de persoal, comunicación e dominio técnico. O departamento de recursos humanos deixou de ser o lugar onde só se asinan nóminas e se arquivan contratos. Hoxe é unha área estratéxica que inflúe directamente na produtividade, no clima laboral e na capacidade dunha empresa para atraer e reter talento. Para estar á altura, un bo profesional de RRHH necesita moito máis que cubrir papeis: necesita un conxunto de competencias que combinan análise, criterio, trato coas persoas e dominio da tecnoloxía. Neste artigo repasamos as competencias de recursos humanos máis importantes nunha empresa e por que marcan a diferenza. ## Capacidade analítica A primeira competencia é saber ler os datos e as persoas. Un responsable de RRHH manexa moita información: rotación de persoal, absentismo, horas traballadas, custos de persoal, resultados de enquisas de clima laboral. O seu valor está en interpretar todo iso e detectar que está a funcionar e que non. A capacidade analítica non consiste en acumular táboas de Excel, senón en converter eses datos en decisións. Por que marchan os empregados dun departamento concreto? Que quendas xeran máis horas extra das previstas? Onde se acumulan as baixas? Cando a información está ben recollida e ordenada, estas preguntas teñen resposta e deixan de basearse en intuicións. ## Tomar decisións con visión de futuro Analizar non serve de nada se despois non se actúa. A segunda competencia é a toma de decisións estratéxicas: elixir o camiño que mellora a empresa a medio e longo prazo, non só o que apaga o lume de hoxe. Un profesional de RRHH decide constantemente sobre contratacións, plans de formación, políticas de conciliación, promocións internas ou axustes do cadro de persoal. Cada unha desas decisións ten impacto no crecemento do negocio e no ambiente de traballo. Anticiparse ás necesidades futuras —que perfís farán falta, como evolucionará o equipo, que habilidades haberá que desenvolver— é o que separa un departamento reactivo dun que achega valor real. ## Xestión do persoal A xestión de persoas é o núcleo da profesión. Consiste en coñecer o equipo, identificar as fortalezas e debilidades de cada persoa e organizar os recursos para formar equipos equilibrados e eficientes. Isto abrangue desde o día a día administrativo —vacacións, ausencias, quendas, control horario— ata cuestións máis humanas como a motivación, a resolución de conflitos ou o acompañamento no crecemento profesional. Unha boa xestión do persoal nótase cando cada persoa está no sitio onde mellor rende e sente que a empresa se ocupa dela. Ferramentas como un [software de xestión de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) liberan o profesional da parte máis mecánica para que poida dedicar tempo ao que de verdade importa: as persoas. ## Capacidade de comunicación Un profesional de recursos humanos pasa o día falando con xente: dirección, mandos intermedios, candidatos e todo o cadro de persoal. Por iso a comunicación é unha das súas competencias máis críticas. Non abonda con ter boas ideas; hai que saber transmitilas e facerse entender. Esta habilidade é clave en moitos momentos: explicar con claridade as políticas da empresa, dar feedback difícil de forma construtiva, negociar cos representantes dos traballadores, transmitir a cultura empresarial aos novos empregados ou comunicar un cambio importante sen xerar rumores. Unha comunicación honesta e transparente constrúe confianza; unha comunicación deficiente xera malentendidos, desmotivación e conflitos que se poderían ter evitado. ## Competencias técnicas e dixitais A última competencia é a que máis cambiou nos últimos anos. Hoxe é impensable xestionar recursos humanos sen dominar as ferramentas dixitais axeitadas. A dixitalización, o auxe do teletraballo e as obrigas legais —como o rexistro de xornada— fixeron da tecnoloxía unha parte esencial do traballo diario en RRHH. Un profesional actualizado sabe manexar programas de xestión de persoal que lle permiten automatizar tarefas repetitivas e ter toda a información centralizada e accesible. Entre as funcións que hoxe se esperan destas ferramentas están: - **Control horario e fichaxe**, obrigatorio por lei e aínda máis necesario con equipos en remoto. - **Xestión de nóminas** sen erros e con toda a documentación ordenada. - **Solicitude e aprobación de vacacións e ausencias** sen cadeas de correos. - **Planificación de quendas** para negocios con horarios variables. - **Xestión documental** para ter contratos, nóminas e comunicacións sempre á man. Dominar estas ferramentas non é un luxo: é o que permite que o resto de competencias —análise, decisión, xestión e comunicación— se apoien en datos fiables en lugar de en papeis dispersos. Contar cun bo [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) e cunha plataforma que unifique a xestión do persoal marca a diferenza entre un departamento que reacciona tarde e outro que vai por diante. ## En resumo As competencias de recursos humanos nunha empresa resúmense en cinco piares: capacidade analítica para entender que pasa, visión estratéxica para decidir ben, habilidade para xestionar o equipo, boa comunicación para transmitir e dominio técnico para apoiarse na tecnoloxía axeitada. Ningunha funciona soa: xuntas converten o departamento de RRHH nunha peza clave do crecemento do negocio. E como boa parte desas competencias depende hoxe das ferramentas que uses, elixir ben o teu software de xestión de persoal é unha das mellores decisións que pode tomar un profesional de recursos humanos. Se queres comprobalo, podes [probar LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/) ou consultar os nosos [plans e prezos](/gl/prezos/). --- ## Como se organiza o departamento de Recursos Humanos? URL: https://lapsowork.com/gl/blog/como-se-organiza-o-departamento-de-recursos-humanos/ Publicado: 2022-07-05 Resumen: Descubre como se organiza o departamento de Recursos Humanos, as súas funcións clave e como estruturalo nunha peme aínda que non teñas un equipo propio de RRHH. O departamento de Recursos Humanos é a columna vertebral de calquera organización: encárgase de que as persoas e a empresa funcionen ben xuntas. E aínda que moitas pemes non teñen un departamento de RRHH como tal, si realizan a diario as súas tarefas fundamentais, moitas veces repartidas entre a xerencia, a administración e unha xestoría externa. Neste artigo vemos como se organiza o departamento de Recursos Humanos, cales son as súas funcións e como estruturalo aínda que o teu cadro de persoal sexa pequeno. ## Que fai o departamento de Recursos Humanos? En esencia, Recursos Humanos ocúpase de **organizar, administrar e planificar** todo o relacionado coas persoas que traballan na empresa: desde que se incorporan ata que marchan. É o punto de contacto entre a dirección e o cadro de persoal, e o seu bo funcionamento repercute directamente na produtividade, no clima laboral e no cumprimento da normativa. Nunha empresa grande estas funcións repártense entre varios perfís especializados. Nunha peme adoitan recaer sobre unha ou dúas persoas, co apoio de ferramentas dixitais e dunha xestoría. Sexa cal sexa o tamaño, as áreas de traballo son basicamente as mesmas. ## As funcións clave do departamento de Recursos Humanos ### Recrutamento e selección de persoal É unha das tarefas máis visibles. RRHH detecta as necesidades de persoal, redacta e publica as ofertas de emprego, criba currículos, deseña as probas de selección e elixe os candidatos máis axeitados para cada posto. Un bo proceso de selección aforra tempo, diñeiro e moitas dores de cabeza a medio prazo. ### Formación, avaliación e control Cando entra unha persoa nova, RRHH ocúpase do seu acollemento e da súa formación inicial. Despois, atende as necesidades de capacitación continua do equipo e avalía o desempeño laboral para detectar áreas de mellora e de promoción. A formación xa non é un extra: é unha das principais pancas para reter talento. ### Planificación e organización do cadro de persoal Coñecer as habilidades de cada empregado e distribuír as persoas segundo o posto e a carga de traballo é outra función esencial. Aquí entra tamén a organización dos cuadrantes e quendas e a xestión do calendario laboral, para que en cada momento haxa o persoal axeitado sen desaxustes nin horas extra innecesarias. Un bo [software de quendas](/gl/solucions/software-quendas/) reduce á metade o tempo que se dedica a montar e axustar os horarios. ### Xestión de vacacións e ausencias Recursos Humanos xestiona as solicitudes de vacacións, os permisos retribuídos, as baixas e o resto de ausencias, cadrándoas coas necesidades de cada equipo para que o servizo non se resinta. Levar isto nun correo ou nunha folla de Excel é unha fonte constante de erros e de conflitos; centralizalo evita solapamentos e dálle visibilidade a todo o mundo. ### Xestión de nóminas e administración de persoal RRHH encárgase (ou coordina coa xestoría) do cálculo e pagamento das nóminas, dos contratos, das altas e baixas na Seguridade Social e da sinatura da documentación laboral. É unha área moi sensible: un erro nunha nómina ou un contrato mal formalizado pode acabar en sanción ou en reclamación. ### Clima laboral e relacións internas Por último, Recursos Humanos vela por un bo ambiente de traballo. Fomenta relacións laborais sas, canaliza os conflitos, xestiona a comunicación interna e ocúpase de que o cadro de persoal poida desempeñar as súas funcións comodamente. Neste apartado entran tamén obrigas legais recentes como a [canle de denuncias](/gl/canle-de-denuncias/), obrigatoria para moitas empresas. ## Como organizar RRHH nunha peme (aínda que non teñas departamento propio) A realidade da maioría de pequenas empresas españolas é que non contan cun departamento de Recursos Humanos formal. Non pasa nada: o importante é que as funcións estean cubertas e que non dependan da memoria dunha soa persoa. Estas son as claves: - **Reparte responsabilidades con claridade.** Define quen se encarga de contratación, quen de nóminas e quen das ausencias, aínda que sexan as mesmas dúas persoas. Que non haxa zonas grises. - **Apóiate nunha xestoría para o laboral.** O cálculo de nóminas, os contratos e as cotizacións convén delegalos en profesionais, pero ti debes conservar a información e o control. - **Dixitaliza os procesos repetitivos.** O rexistro de xornada é obrigatorio desde 2019, e levar á man fichaxes, vacacións e quendas consome horas cada semana. Un software de RRHH automatiza estas tarefas e reduce erros. - **Cumpre a normativa vixente.** En 2025-2026 hai obrigas que non podes pasar por alto: rexistro de xornada, control horario fiable, igualdade, protección de datos e, en moitos casos, canle de denuncias interna. Centralizar a información nunha única ferramenta é o que marca a diferenza entre unha peme que dedica horas á xestión de persoal e outra que a resolve en minutos. ## Unha ferramenta para organizar o teu departamento de Recursos Humanos LapsoWork é un software de RRHH pensado para pemes españolas que reúne nunha soa plataforma todo o que necesita o teu departamento de persoal: - **[Control horario e fichaxe](/gl/solucions/software-control-horario/):** rexistro de entradas e saídas desde o móbil ou o ordenador, con informes listos para unha inspección de traballo. - **[Xestión de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/):** solicitudes, aprobacións e calendario de equipo integrados, sen correos nin follas de cálculo. - **[Xestión de nóminas](/gl/solucions/software-nominas/):** incorporación dixital de empregados, sinatura electrónica e documentación laboral centralizada. - **Quendas e cuadrantes:** planificación de horarios que evita desaxustes e horas extra innecesarias. Ter o departamento de Recursos Humanos ben organizado non depende do seu tamaño, senón de ter procesos claros e as ferramentas axeitadas. Se queres deixar de perder horas en tarefas administrativas e cumprir a lei con tranquilidade, dixitalizar a xestión de persoal é o primeiro paso. --- ## Como planificar o calendario de vacacións dunha empresa URL: https://lapsowork.com/gl/blog/calendario-de-vacacions-dunha-empresa/ Publicado: 2022-06-21 Resumen: Guía práctica para organizar o calendario de vacacións da túa empresa: cando se fixa, quen elixe as datas e como xestionalo sen conflitos nin Excel. Cada verán repítese a mesma escena en moitas pemes: chegan maio ou xuño, tres persoas piden a mesma quincena de agosto, alguén do departamento clave marcha xusto cando hai máis carga e o responsable acaba facendo malabares cun Excel cheo de cores. Un bo **calendario de vacacións** evita case todos eses problemas. Neste artigo contámosche como planificalo con antelación, que di a lei española sobre quen decide as datas e como xestionalo sen friccións nin papeis. ## Trucos imprescindibles para organizar o calendario de vacacións Planificar as vacacións non é só repartir días libres: é asegurarte de que a empresa segue funcionando mentres o cadro de persoal descansa. Estas son as claves para conseguilo: - **Analiza as necesidades de cada área.** Identifica os períodos de máis carga de traballo e os servizos que non poden quedar sen cobertura. Non é o mesmo un equipo de administración ca un de atención ao cliente ou de produción. - **Fixa períodos concretos para gozar as vacacións.** Moitas empresas establecen ventás (por exemplo, entre xuño e setembro) ou mesmo peches colectivos. Deixa claras as datas límite para solicitar e gozar os días de cada ano. - **Limita cantas persoas poden coincidir á vez.** Define un máximo de ausencias simultáneas por departamento para que nunca quede unha área baixo mínimos. - **Establece unha orde de prioridade xusta e transparente.** Antigüidade, rotación respecto ao ano anterior, cargas familiares ou simple orde de solicitude: elixe un criterio, escríbeo e aplícao sempre igual. Así evitas favoritismos e conflitos. - **Planifica con antelación.** Canto antes coñezas as peticións, máis marxe tes para encaixar o quebracabezas e reorganizar o traballo. O ideal é pechar o calendario un par de meses antes do verán. ## Cando se fixa o calendario de vacacións? O **convenio colectivo** do teu sector adoita marcar as regras do xogo: número de días, se hai períodos preferentes, se existe peche colectivo etc. A partir de aí, o **artigo 38 do Estatuto dos traballadores** obriga a que o calendario de vacacións se fixe **de mutuo acordo** entre empresa e persoa traballadora, e establece un punto clave: cada empregado debe **coñecer as súas datas con polo menos dous meses de antelación** ao inicio do gozo. Por iso a recomendación práctica é sinxela: abre o proceso de solicitude a principios de ano ou, como moi tarde, na primavera, e ten o calendario pechado antes de que empece o verán. Anticiparte dáche marxe para negociar, resolver solapamentos e comunicar as datas dentro de prazo. ## Quen elixe as datas de vacacións? É unha das dúbidas máis frecuentes. A resposta curta: **nin as decide en exclusiva a empresa nin as impón unilateralmente o traballador**. O Estatuto dos traballadores establece que o período de vacacións se fixa **de común acordo** entre ambas as partes, sempre respectando o que diga o convenio colectivo. Se non hai acordo, a lei prevé que sexa a **xurisdición social** quen fixe as datas mediante un procedemento preferente e sumario, e a súa decisión é firme. Ninguén quere chegar a ese punto, claro. Por iso convén ter criterios claros de repartición desde o principio: cando todo o mundo sabe como se decide, o acordo chega só na inmensa maioría dos casos. ## Como xestionar as vacacións dos meus empregados? Aquí é onde moitas pemes seguen ancoradas no **Excel**. Funciona… ata que deixa de funcionar: follas que se sobrescriben, saldos de días que ninguén cadra, solicitudes por correo ou WhatsApp que se perden e un responsable que dedica horas a algo que debería ser automático. Ademais, cun ficheiro compartido é fácil que dúas persoas pidan o mesmo sen que ninguén se decate a tempo. A alternativa é un **software de xestión de vacacións e ausencias** que centralice todo nun único sitio. Cunha ferramenta como [LapsoWork](/gl/solucions/software-vacacions/) cada persoa ve o seu saldo de días dispoñibles, solicita as datas desde o móbil e recibe a resposta ao instante, mentres o responsable aproba ou rexeita vendo dunha ollada quen máis está fóra eses días. ### Como funciona a xestión de vacacións e ausencias de LapsoWork? O circuíto completo resólvese en tres pasos: 1. **A persoa traballadora solicita os seus días** desde a [aplicación](/gl/solucions/app/), elixindo as datas no seu calendario. O sistema móstralle cantos días lle quedan, así que ninguén pide de máis. 2. **O responsable recibe a solicitude** cunha notificación e **apróbaa ou rexéitaa** cun clic. Ao facelo ve se esas datas se solapan coas doutros compañeiros do mesmo equipo, para evitar deixar unha área descuberta. 3. **O empregado recibe a resposta** ao momento e as datas quedan reflectidas automaticamente no calendario compartido e no saldo de días. Todo rexistrado, sen correos nin versións de Excel. O resultado: menos tempo de xestión, cero conflitos por solapamentos e un rexistro fiable de días gozados e pendentes para cada persoa. ## Convenio colectivo e particularidades rexionais Antes de dar por pechado o calendario, revisa sempre o teu **convenio colectivo** de sector ou de empresa, porque pode mellorar o mínimo legal e engadir regras propias. Algúns convenios recoñecen **máis de 22 días laborables** de vacacións, recollen **días adicionais por antigüidade**, fixan **períodos preferentes** de gozo ou regulan como se contan os festivos que caen dentro das vacacións. Tamén convén ter en conta as **festas locais e autonómicas**: non son as mesmas en Madrid que en Sevilla, Bilbao ou Palma, e unha ponte ou unha festividade rexional pode alterar as túas previsións de cobertura. Se a túa empresa ten centros en varias comunidades autónomas, o mellor é xestionar cada calendario laboral por localidade. Un bo software de RRHH permíteche configurar os festivos de cada centro para que os cálculos de días e ausencias sexan exactos sen que teñas que facelo á man. ## En resumo Un calendario de vacacións ben planificado apóiase en tres piares: **anticipación** (pecha as datas con polo menos dous meses de marxe), **criterios claros** de repartición que todo o mundo coñeza, e unha **ferramenta que centralice** solicitudes, aprobacións e saldos. Cando esas tres pezas encaixan, o verán deixa de ser unha dor de cabeza e convértese nun proceso que se xestiona practicamente só. Se ademais levas o [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) e as vacacións desde a mesma plataforma, tes nun único lugar toda a información de xornada e ausencias do teu cadro de persoal, lista para calquera cálculo, revisión ou inspección. --- ## Vacacións impostas pola empresa: son legais e como se xestionan? URL: https://lapsowork.com/gl/blog/vacacions-impostas-pola-empresa/ Publicado: 2022-06-07 Resumen: Pode a empresa impoñer as vacacións? Descobre que di o artigo 38 do Estatuto dos traballadores, os prazos de preaviso e como planificalas sen conflitos. Chega o verán e con el unha das preguntas que máis dúbidas xera en calquera cadro de persoal: pode a empresa decidir cando te vas de vacacións? A resposta curta é que si, dentro duns límites. A resposta longa ten matices importantes que convén coñecer, tanto se es responsable de persoal nunha peme como se es traballador e queres saber ata onde chega o dereito da túa empresa a fixar as túas datas de descanso. ## Que son as vacacións impostas pola empresa? Falamos de vacacións impostas cando é a empresa a que decide, de forma unilateral, o período concreto no que un ou varios traballadores deben gozar os seus días de descanso. En lugar de acordar as datas coa persoa empregada, a organización establece un calendario pechado —por exemplo, peche total en agosto— e todo o equipo se axusta a el. É unha práctica habitual en sectores con marcada estacionalidade, en fábricas que paran a súa produción unha parte do ano ou en empresas pequenas onde a actividade se detén se falta parte do equipo. O importante é entender que «impoñer» non significa facelo de calquera maneira: a lei marca regras claras que a empresa está obrigada a respectar. ## Son legais as vacacións obrigadas pola empresa? Si, con condicións. O dereito a fixar o período vacacional non é absoluto nin para a empresa nin para o traballador: a norma busca un equilibrio entre as necesidades organizativas do negocio e o dereito ao descanso do cadro de persoal. O punto de partida é o **artigo 38 do Estatuto dos traballadores**, que establece as regras básicas: - O período de vacacións **non pode ser inferior a 30 días naturais** ao ano (equivalente aproximado a 22 días laborables). - O período ou períodos de gozo **fíxanse de común acordo** entre empresa e traballador, conforme ao previsto no convenio colectivo sobre planificación anual de vacacións. - O **calendario de vacacións** debe coñecelo o traballador **con polo menos dous meses de antelación** ao comezo do gozo. - As vacacións **non poden substituírse por compensación económica** (agás casos de finalización do contrato con días pendentes). Na práctica, isto significa que a empresa pode fixar o período vacacional —mesmo impoñer un peche colectivo— sempre que estea contemplado no convenio colectivo aplicable ou pactado, e sempre que respecte o preaviso de dous meses. O que non pode facer é comunicar un cambio de datas dun día para outro nin obrigar a gozar menos días dos que corresponden por lei. ### E se non hai acordo sobre as datas? Cando empresa e traballador non logran poñerse de acordo, a lei prevé unha vía: calquera das partes pode acudir á xurisdición social. O xulgado do social fixa a data de gozo mediante un procedemento preferente e sumario, cuxa sentenza non admite recurso. É un proceso áxil, precisamente porque as vacacións teñen data e non poden agardar meses para resolverse. En calquera caso, a maioría dos conflitos evítanse con dúas cousas: un calendario publicado con antelación e unha comunicación transparente. Cando o equipo sabe con meses de marxe cales son as datas de peche ou as quendas de verán, as friccións redúcense drasticamente. ## Como facilitar o proceso de programar as vacacións? Xestionar as vacacións dun cadro de persoal a base de correo electrónico, folla de cálculo e chamadas de teléfono é unha fonte segura de erros: solapamentos, días mal contabilizados, solicitudes que se perden e períodos que se aproban dúas veces. Canto máis medra o equipo, máis se complica. Un [software de xestión de vacacións](/gl/solucions/software-vacacions/) resolve estes problemas centralizando todo o proceso: - **Solicitude e aprobación dixital**: o traballador pide os seus días desde o móbil ou o ordenador e o responsable apróbaos ou rexéitaos cun clic, deixando rexistro de todo. - **Saldo de días sempre actualizado**: cada persoa ve cantos días lle quedan, cantos gozou e cantos ten pendentes, sen cálculos manuais. - **Calendario de equipo visible**: detéctanse dunha ollada os solapamentos e garántese que sempre haxa cobertura suficiente. - **Preaviso e rastrexabilidade**: queda constancia de cando se comunicou o calendario, algo clave para cumprir co prazo legal de dous meses. Ademais, a xestión de vacacións non funciona illada. Apóiase nun bo [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) que rexistre xornadas, ausencias e descansos de forma fiable, de xeito que os saldos e os cómputos cadren sempre coa realidade. ### Menos papelame, menos conflitos O obxectivo non é só aforrarlle tempo a Recursos Humanos —que tamén—, senón reducir a tensión que xeran as vacacións cada verán. Cando as regras son claras, as datas se coñecen con antelación e cada traballador pode consultar a súa situación en calquera momento, as vacacións deixan de ser un foco de conflito e convértense no que deben ser: un descanso planificado e sen sorpresas para todos. Se a túa empresa aínda xestiona as vacacións en papel ou en follas de cálculo, este é o momento de dar o salto. Automatizar o proceso non só che aforra horas de traballo administrativo: axúdate a cumprir a normativa, a evitar erros e a manter o teu equipo informado e satisfeito. --- ## Días de vacacións por mes traballado: como calculalos URL: https://lapsowork.com/gl/blog/dias-de-vacacions-por-mes-traballado/ Publicado: 2022-05-24 Resumen: Cantos días de vacacións corresponden por mes traballado en España? Explicámosche o cálculo coa regra de 2,5 días naturais, exemplos e que di o Estatuto. Un empregado que entrou en marzo, outro que se vai en setembro, un contrato temporal de catro meses... e a mesma pregunta de sempre: cantos días de vacacións lle corresponden? Cando alguén non traballou o ano completo, as vacacións non se gozan enteiras, senón na **parte proporcional** ao tempo traballado. A boa noticia é que o cálculo é sinxelo cando coñeces a regra. Imos velo con exemplos claros e adaptado ao que necesita calquera peme española. ## Cantos días de vacacións se xeran ao ano en España? O **artigo 38 do Estatuto dos traballadores** fixa o mínimo legal en **30 días naturais por ano traballado**. Ese é o chan: ningún convenio nin contrato pode rebaixalo, aínda que moitos convenios colectivos o melloran falando de días laborables (habitualmente uns 22 días hábiles, que veñen a equivaler a eses 30 naturais). Dous matices importantes antes de calcular nada: - **30 días naturais** significa todos os días do calendario, festivos e fins de semana incluídos. Non son 30 días de traballo. - As vacacións **retribúense** como se o traballador estivese en activo: non se desconta nada do salario por gozalas. ## Cantos días corresponden por cada mes traballado? Aquí está a regra que resolve a maioría das dúbidas. Se un ano completo xera 30 días naturais, cada mes traballado xera: > **30 días ÷ 12 meses = 2,5 días naturais por mes traballado** É dicir, por cada mes completo que un empregado traballa, acumula **2,5 días naturais de vacacións**. A partir de aí, calcular a parte proporcional é multiplicar: - **1 mes traballado** → 2,5 días - **3 meses** → 7,5 días - **6 meses** → 15 días - **9 meses** → 22,5 días - **12 meses** → 30 días Cando o resultado dá decimais (7,5 ou 22,5), o habitual é arredondar á alza a favor do traballador, agás que o convenio estableza outra cousa. Moitos convenios detallan ademais como tratar as fraccións de mes. ### E se non traballou un mes completo, que pasa cos días soltos? Cando alguén entra a metade de mes ou se vai antes de rematalo, tamén se ratea dentro do mes. A forma máis precisa é calcular por días: divide os 30 días de vacacións entre os 365 do ano e multiplícao polos días efectivamente traballados. > **(30 ÷ 365) × días traballados = días de vacacións** Por exemplo, un contrato de **100 días** xera aproximadamente `(30 ÷ 365) × 100 = 8,2 días naturais` de vacacións. É o método máis xusto para contratos curtos, altas a metade de mes ou liquidacións (finiquitos). ## Cambia o cálculo se a xornada é parcial? Non. Un traballador a **xornada parcial** xera exactamente os **mesmos días de vacacións** ca un a xornada completa: 30 días naturais ao ano, ou a súa parte proporcional segundo o tempo traballado. A xornada reducida afecta o **importe** que se cobra (proporcional ás horas), pero **non o número de días** de descanso aos que se ten dereito. É un erro moi frecuente nas pemes recortar as vacacións de quen traballa media xornada. A lei non o permite: o dereito ao descanso é o mesmo, cambia só a retribución. ## Vacacións non gozadas ao rematar o contrato Se un traballador deixa a empresa antes de gozar as vacacións que xerou, a lei obriga a compensalas **economicamente na liquidación**. É o único caso no que as vacacións se pagan en diñeiro: mentres a relación laboral segue viva, gózanse como descanso, non se cobran. O cálculo da liquidación parte da mesma lóxica: cóntanse os días xerados segundo o tempo traballado no ano, réstanse os xa gozados, e o resultado abóase. Se che interesa o tema da caducidade deses días, desenvolvémolo en detalle na nosa guía sobre [como funciona a acumulación de vacacións dun ano para outro](/gl/blog/as-vacacions-perdense-dun-ano-para-outro/). ## Pode o empregado escoller cando colle as vacacións? O período de gozo fíxase **de común acordo** entre empresa e traballador. A empresa pode establecer períodos concretos (por exemplo, un peche en agosto), pero non pode impoñelos unilateralmente sen negociación, e o **calendario de vacacións debe coñecerse con polo menos dous meses de antelación** á data de gozo. Na práctica, nunha peme isto tradúcese en organizarse con tempo: solicitudes dos empregados, aprobación do responsable e unha foto clara de quen descansa cada semana para non quedar sen persoal. ## Como axilizar a xestión das vacacións na túa empresa Calcular días proporcionais, controlar solicitudes, evitar solapamentos e non perder de vista os saldos pendentes é perfectamente asumible con dous empregados. Con quince, a folla de Excel comeza a fallar e aparecen os erros nas nóminas. Un [software de xestión de vacacións](/gl/solucions/software-vacacions/) resolve isto de raíz: - **Calcula por si só** os días que corresponden a cada persoa segundo a súa data de alta e a súa xornada, incluídos os proporcionais de altas e baixas a metade de ano. - Permite que os empregados **soliciten desde o móbil** e que o responsable aprobe cun clic, deixando rexistro de todo. - Mostra un **calendario de equipo** para ver dunha ollada quen está fóra e evitar que coincidan demasiadas ausencias. - Mantén o **saldo actualizado** en tempo real, sen cadrar nada a man ao peche do ano. Ademais, ao integrarse co [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/), as ausencias e o rexistro de xornada quedan sincronizados: cando alguén está de vacacións, non aparece como unha xornada sen fichar. ## Resumo rápido - O mínimo legal en España son **30 días naturais** por ano traballado (art. 38 do Estatuto dos traballadores). - Cada mes completo xera **2,5 días naturais** de vacacións. - Para fraccións de mes, aplica a fórmula `(30 ÷ 365) × días traballados`. - A **xornada parcial** non reduce os días, só o importe que se cobra. - Ao rematar o contrato, as vacacións non gozadas **páganse na liquidación**. Coa regra dos 2,5 días por mes resolves o 90 % dos casos. Para o resto —contratos curtos, altas a metade de mes, convenios con melloras—, automatizar o cálculo evítache erros e reclamacións. E ese é precisamente o traballo que un bo software de RRHH lle quita de enriba a calquera peme. --- ## As vacacións pérdense dun ano para outro? URL: https://lapsowork.com/gl/blog/as-vacacions-perdense-dun-ano-para-outro/ Publicado: 2022-05-10 Resumen: Pódense acumular as vacacións dun ano para outro en España? Explicámosche que di o Estatuto dos traballadores, os casos que si permiten arrastralas e como evitar perdelas. Chega decembro, botas contas e descobres que a un empregado lle quedan sete días de vacacións sen gozar. Pérdense? Pode arrastralos a xaneiro? E se quedastes co cadro de persoal xusto e non houbo maneira de darllos? É unha das dúbidas que máis se repiten en calquera peme cando se achega o peche do ano. Imos aclarala co que din a lei española e a xurisprudencia vixente, sen rodeos. ## Pódense perder as vacacións dun ano para outro? A regra xeral é clara. O **artigo 38 do Estatuto dos traballadores** establece que as vacacións se gozan **dentro do ano natural ao que corresponden**. En España o mínimo legal son **30 días naturais por ano traballado** (o que equivale a uns 22 días laborables), que pode ampliarse por convenio colectivo. Isto significa que, por norma, as vacacións **non se acumulan dun ano para outro**: se ao chegar o 31 de decembro un empregado non gozou os días que lle correspondían, en principio pérdeos. Non xera automaticamente un dereito a arrastralos a xaneiro nin a que se lle paguen en diñeiro mentres a relación laboral siga viva (a compensación económica das vacacións só procede cando o contrato se extingue). Agora ben, «por norma» non é o mesmo que «sempre». Hai excepcións importantes, e a xurisprudencia europea e a española matizaron moito esta regra nos últimos anos. ## Casos especiais nos que si se poden acumular Estes son os supostos nos que un traballador **si** pode gozar as súas vacacións fóra do ano natural sen perdelas: ### 1. Baixa por incapacidade temporal, embarazo, parto ou lactación É o caso máis habitual e o máis protexido. Se o período de vacacións coincide cunha **incapacidade temporal** (unha baixa por enfermidade ou accidente) ou cunha suspensión por embarazo, parto ou lactación, o traballador ten dereito a gozalas **ao rematar esa situación**, aínda que xa acabase o ano natural. O límite fixouno o Tribunal de Xustiza da UE: en caso de baixa de longa duración, o dereito ás vacacións non se mantén de forma indefinida. Admítese un prazo de arrastre de arredor de **18 meses** desde o final do ano en que se xeraron. Pasada esa marxe, si poden decaer. ### 2. Cando a empresa impide o gozo Aquí está o gran matiz dos últimos anos. O TXUE deixou claro que **as vacacións non caducan automaticamente** polo simple feito de non se pediren. Para que un traballador perda os seus días, a empresa ten que demostrar que: - O **informou de forma clara** dos días de vacacións que lle quedaban pendentes. - O **invitou expresamente** a gozalos a tempo. - O advertiu de que, se non o facía, os perdería ao acabar o período. Se a empresa non cumpre ese deber de información e de «dilixencia», o empregado **non perde** as vacacións non gozadas, aínda que pasase o ano natural. A carga da proba recae sobre a empresa, non sobre o traballador. Isto ten unha consecuencia práctica enorme para calquera peme: se non levas un control ordenado dos saldos de vacacións e non avisas o cadro de persoal, podes acabar arrastrando bolsas de días acumulados durante anos. ### 3. Por acordo entre empresa e traballador Nada impide que empresa e empregado **pacten** trasladar uns días ao ano seguinte por necesidades organizativas (un pico de traballo, unha campaña, unha baixa que hai que cubrir). Moitos convenios colectivos regúlano expresamente e fixan ata que mes do ano seguinte se poden gozar (habitualmente o 31 de xaneiro, ás veces o 31 de marzo). Convén deixalo sempre **por escrito**. ## E as vacacións non gozadas ao rematar o contrato? Ollo con este punto, porque é onde máis reclamacións se producen. Se a relación laboral **remata** (fin de contrato, despedimento, baixa voluntaria) e o traballador ten vacacións xeradas e non gozadas, a empresa está **obrigada a pagalas** na liquidación (finiquito). Eses días non se perden: abóanse en diñeiro de forma proporcional ao tempo traballado. O cálculo é sinxelo: divídese o número de días de vacacións anuais entre 365 e multiplícase polos días efectivamente traballados no ano, restando os xa gozados. Un erro frecuente nas pemes é liquidar mal ese proporcional, o que pode acabar nunha reclamación de cantidade. ## Como organizar as vacacións para non perdelas? A mellor forma de evitar problemas (e reclamacións) é non deixar que os saldos se descontrolen. Algunhas pautas prácticas: - **Reparte o calendario a principios de ano.** Pídelle a cada empregado que planifique as súas vacacións con antelación e aproba un calendario común para evitar solapamentos nos meses críticos. - **Avisa antes de que caduquen.** Lémbralle a quen teña días pendentes que os goce antes de fin de ano. Este aviso, ademais de ser boa práctica, é o que te protexe legalmente fronte a unha reclamación posterior. - **Leva un rexistro fiable de saldos.** Saber en tempo real cantos días gozou e cantos lle quedan a cada persoa evita sorpresas en decembro e erros na liquidación. - **Deixa os acordos por escrito.** Se pactades trasladar días ao ano seguinte, que quede documentado. Xestionar todo isto nunha folla de Excel funciona ata que o cadro de persoal medra, hai solicitudes cruzadas e ninguén lembra quen aprobou que. Un [software de xestión de vacacións](/gl/solucions/software-vacacions/) automatiza as solicitudes, calcula os saldos só e avisa cando alguén está a piques de perder días. E se ademais o conectas co [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/), tes nun mesmo sitio quen traballa, quen libra e cantos días quedan no bote, sen cadrar nada á man. ## En resumo - As vacacións gózanse **dentro do ano natural** e, por norma, non se arrastran ao seguinte. - **Excepcións**: baixa por IT/embarazo (ata uns 18 meses), imposibilidade pola empresa, ou acordo entre as partes. - Se a empresa **non avisou** a tempo dos días pendentes, o traballador **non os perde**. - Ao **rematar o contrato**, as vacacións non gozadas **páganse** na liquidación. A clave está no control: quen leva os seus saldos ao día non perde días, non xera reclamacións e non chega a decembro facendo contas á desesperada. --- ## Ferramentas para o teletraballo: guía práctica para pemes URL: https://lapsowork.com/gl/blog/ferramentas-para-o-teletraballo/ Publicado: 2022-04-19 Resumen: As mellores ferramentas para o teletraballo en 2026: comunicación, ficheiros, xestión de proxectos e RRHH para que a túa peme traballe en remoto sen friccións. O teletraballo deixou de ser unha excepción para converterse nunha forma habitual de traballar en moitas pemes españolas. Traballar en remoto ten vantaxes claras —aforro de tempo en desprazamentos, maior flexibilidade, acceso a talento de calquera punto do país—, pero tamén esixe un cambio de mentalidade e, sobre todo, as ferramentas axeitadas. Sen elas, a comunicación pérdese, os ficheiros duplícanse e ninguén sabe quen está a facer que. Nesta guía repasamos as categorías de ferramentas que necesita calquera equipo que traballa a distancia e algunhas das opcións máis utilizadas en 2026. Non se trata de instalalo todo á vez, senón de cubrir catro necesidades básicas: comunicarse, compartir ficheiros, organizar o traballo e xestionar as persoas. ## Ferramentas de comunicación Cando o equipo non comparte oficina, a comunicación é o primeiro que hai que resolver. Necesitas unha canle para o día a día (mensaxes rápidas, dúbidas, coordinación) e outra para reunións e videochamadas. ### Slack Slack organiza a conversa do equipo en canles por proxecto, departamento ou tema, de modo que cada conversa queda onde lle corresponde e non se mestura todo nun mesmo fío. Permite mensaxes directas, chamadas rápidas, compartir ficheiros e integrarse con decenas de aplicacións. O seu plan gratuíto é suficiente para comezar en equipos pequenos; os plans de pago amplían o historial de mensaxes e as funcións de administración. Alternativas moi válidas son **Microsoft Teams** (integrado no ecosistema Microsoft 365) e **Google Chat**. ### Google Meet Para as videochamadas, Google Meet é unha das opcións máis sinxelas: funciona desde o navegador, sen instalar nada, e intégrase con Google Calendar para crear reunións cun clic. É o substituto natural dos antigos Google Hangouts, que Google xa retirou. Como alternativas están **Zoom**, moi estendido para reunións con clientes e webinars, e **Microsoft Teams**, que combina chat e videochamadas nunha soa ferramenta. Para unha peme, o razoable é elixir a que xa veña co teu correo corporativo (Google Workspace ou Microsoft 365) e evitar duplicar subscricións. ## Ferramentas de ficheiros Traballar en remoto significa que os documentos non poden vivir no disco duro dun ordenador da oficina. Necesitas almacenamento na nube para que todo o equipo acceda á última versión de cada ficheiro desde calquera lugar. ### Google Drive Google Drive combina almacenamento na nube con edición colaborativa en tempo real a través de Documentos, Follas de cálculo e Presentacións. Varias persoas poden editar o mesmo ficheiro á vez, con control de permisos e un historial de versións que evita perder traballo. É unha opción moi cómoda para pemes que xa usan Gmail. A alternativa equivalente no mundo Microsoft é **OneDrive** xunto coa versión web de Office; e **Dropbox** segue a ser unha opción sólida centrada na sincronización de ficheiros. ### WeTransfer Non todo se pode enviar por correo: os anexos teñen límites de tamaño e os ficheiros pesados (vídeos, deseños, paquetes grandes) quedan atascados. WeTransfer resolve o envío puntual de ficheiros grandes sen necesidade de crear conta: sobes o ficheiro, indicas o destinatario e xéranche unha ligazón de descarga. A súa versión gratuíta permite enviar ata un tamaño xeneroso por transferencia, suficiente para a maioría de envíos ocasionais. Para intercambios recorrentes dentro do equipo, é mellor apoiarse no almacenamento na nube (Drive ou OneDrive), e deixar WeTransfer para o envío esporádico a clientes ou colaboradores externos. ## Ferramentas de xestión de proxectos Cando non vos vedes as caras a diario, é fácil perder de vista quen fai que e para cando. Unha ferramenta de xestión de proxectos fai visible o traballo de todos e evita que as tarefas queden no aire. ### Trello Trello organiza o traballo en taboleiros con listas e tarxetas que se moven segundo avanza cada tarefa (por exemplo: «Por facer», «En curso» e «Feito»). É moi visual e intuitivo, ideal para equipos pequenos que comezan a organizarse en remoto. Cada tarxeta admite responsables, datas de vencemento, checklists e comentarios. O seu plan gratuíto cobre as necesidades da maioría de pemes. Como alternativas destacan **Asana** e **monday.com**, algo máis completas para fluxos de traballo complexos, e **Notion**, que combina documentación e xestión de tarefas nun mesmo espazo. ### Microsoft Project Para proxectos grandes e complexos —con moitas tarefas dependentes entre si, prazos axustados e asignación de recursos— Microsoft Project ofrece unha xestión avanzada con diagramas de Gantt e planificación detallada. É unha ferramenta potente, máis orientada á dirección de proxectos que ao día a día dun equipo pequeno. Para a maioría de pemes en teletraballo, unha solución tipo Trello ou Asana adoita ser máis áxil; Microsoft Project encaixa cando a planificación é realmente complexa. ## Ferramentas de xestión de persoas As ferramentas anteriores axudan a que o equipo traballe coordinado, pero o teletraballo tamén formula retos concretos de recursos humanos: rexistrar a xornada de quen non está na oficina, xestionar vacacións e ausencias, controlar o tempo de forma xusta e cumprir coa normativa. Aquí convén lembrar que en España o **rexistro horario é obrigatorio tamén en teletraballo**. A Lei 10/2021 do traballo a distancia esixe un rexistro fiel da xornada das persoas que traballan en remoto, e a normativa de fichaxe dixital vixente en 2026 reforza que ese rexistro sexa obxectivo e accesible para a inspección. Levalo nunha folla de cálculo é inviable cando o equipo está repartido. ### LapsoWork LapsoWork é un software de RRHH pensado para pemes españolas que resolve a xestión de persoas en remoto desde unha soa plataforma. O teu equipo pode fichar desde o móbil ou o ordenador estean onde estean, con xeolocalización opcional, e ti tes en tempo real o [control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) de todo o cadro de persoal, cumprindo coa lei. Ademais, LapsoWork centraliza a [xestión de vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/), as quendas, as nóminas, a canle de denuncias e un xestor documental, de modo que non necesitas media ducia de ferramentas distintas para o relacionado coas persoas. Fronte ás ferramentas de comunicación ou ficheiros, que resolven unha parte do teletraballo, a xestión de RRHH é a que máis problemas legais evita: un rexistro horario mal levado pode comportar sancións. Por iso convén ter esta peza cuberta desde o primeiro día. ## Como elixir a túa combinación de ferramentas Non hai unha única pila de ferramentas válida para todos. A recomendación práctica para unha peme que arrinca ou consolida o seu teletraballo é sinxela: - **Comunicación:** unha canle de chat (Slack ou Teams) + unha ferramenta de videochamada (Meet, Zoom ou Teams). - **Ficheiros:** un almacenamento na nube (Google Drive ou OneDrive) como base, e WeTransfer para envíos puntuais grandes. - **Proxectos:** unha ferramenta visual (Trello ou Asana) que faga visible o traballo de todos. - **Persoas:** un software de RRHH como LapsoWork que garanta o rexistro horario e o cumprimento legal. A clave non é acumular aplicacións, senón elixir poucas e que se integren ben entre si. Comeza polo imprescindible, aprende a usalo en equipo e vai ampliando só cando notes unha necesidade real. O teletraballo ben organizado non depende de ter as ferramentas máis caras, senón de ter as axeitadas e de que todo o equipo as use. Se queres poñer orde na parte de recursos humanos e control horario do teu equipo en remoto, podes [probar LapsoWork gratis durante 30 días](/gl/demo/) e comprobar o sinxelo que é telo todo baixo control. --- ## Vantaxes e desvantaxes do teletraballo URL: https://lapsowork.com/gl/blog/vantaxes-e-desvantaxes-do-teletraballo/ Publicado: 2022-04-05 Resumen: Vantaxes e desvantaxes do teletraballo para pemes en 2026: eficiencia, conciliación e talento fronte a ciberseguridade e desconexión. Análise práctica. O teletraballo deixou de ser unha excepción para converterse nunha forma habitual de organizar o traballo en miles de pemes españolas. O que comezou como unha medida de emerxencia consolidouse: hoxe o modelo híbrido é a norma en moitos sectores. Pero adoptar o traballo a distancia sen pensalo ben ten tanto de oportunidade como de risco. Neste artigo repasamos as **vantaxes e desvantaxes do teletraballo** para que decidas con criterio que modelo encaixa na túa empresa. ## Que é o teletraballo? O teletraballo é a modalidade de traballo a distancia na que o empregado desenvolve a súa actividade fóra do centro da empresa, normalmente desde o seu domicilio, usando medios dixitais. En España está regulado pola **Lei 10/2021 do traballo a distancia**, que considera teletraballo regular o que supón polo menos o 30 % da xornada durante un período de tres meses. A partir de aí, empresa e traballador deben asinar un acordo escrito que fixe equipos, gastos, horario e control. Non é o mesmo un empregado que traballa un día solto desde casa por unha cita médica que un que teletraballa tres días á semana de forma estable. O primeiro é algo puntual; o segundo entra de cheo nas obrigas legais do traballo a distancia. ## Vantaxes do teletraballo ### Procesos máis áxiles Moitas xestións que antes requirían reunións presenciais resólvense agora en minutos por videochamada. Coordinar equipos, asignar tarefas ou mesmo facer entrevistas de selección axilízase cando non dependes de que todo o mundo coincida na mesma sala. Ben organizado, o teletraballo reduce reunións innecesarias e deixa máis tempo para o traballo que realmente achega valor. ### Maior eficiencia Sen as interrupcións constantes da oficina, moitos empregados concentran mellor a súa atención en tarefas que esixen foco. A clave está en medir por obxectivos e non por horas de cadeira: cando o traballo se organiza por resultados, a produtividade adoita manterse ou mesmo mellorar. Iso si, require confianza e ferramentas que dean visibilidade sen caer no control excesivo. ### Mellor control horario Pode soar contraditorio, pero o teletraballo ben xestionado permite un **rexistro de xornada** máis limpo que o papel da oficina. Cunha aplicación de fichaxe, cada empregado rexistra a súa entrada e saída con selaxe de tempo, estea onde estea. A empresa cumpre coa obriga legal de rexistro horario e, ao mesmo tempo, ten datos fiables sobre horas traballadas, pausas e posibles excesos de xornada. Un [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) resolve isto sen fricción, dentro e fóra da oficina. ### Acceso a máis talento Se o posto non esixe presenza física, deixas de estar limitado aos profesionais que viven a unha distancia razoable da túa sede. Podes contratar o mellor perfil aínda que estea noutra cidade ou comunidade autónoma. Para moitas pemes fóra das grandes capitais, isto abre por fin a porta a talento cualificado que antes era imposible atraer. ### Conciliación laboral e familiar Aforrar unha ou dúas horas diarias de desprazamento cambia a vida de calquera traballador. O teletraballo facilita compaxinar a actividade profesional coas responsabilidades familiares, e iso tradúcese en empregados máis satisfeitos e en menos rotación. Un cadro de persoal que concilia mellor tende a quedar máis tempo e a implicarse máis coa empresa. ## Desvantaxes do teletraballo ### O reto da ciberseguridade Cando o traballo sae da oficina, a información tamén. Conexións domésticas pouco protexidas, equipos persoais sen actualizar ou o uso de wifis públicas abren a porta a incidentes de seguridade. A empresa debe establecer protocolos claros: VPN, contrasinais robustos, copias de seguridade e formación básica en ciberseguridade. Non é opcional, sobre todo se se manexan datos persoais suxeitos ao RXPD. ### Menos relación dentro do equipo O café de media mañá, a conversa de corredor ou a comida de equipo non son só lecer: son o pegamento da cultura de empresa. En remoto, eses momentos desaparecen e o sentimento de pertenza reséntese se non se coida de forma deliberada. Convén planificar encontros presenciais periódicos e espazos de comunicación informal para que o equipo siga sendo equipo. ### Menos aprendizaxe espontánea Boa parte da aprendizaxe no traballo ocorre de forma informal: vendo como resolve un problema un compañeiro con máis experiencia ou preguntando algo sobre a marcha. A distancia, esa aprendizaxe continua pérdese se non se substitúe por algo. Os perfís júnior son os máis afectados, así que paga a pena reforzar a mentoría, a documentación interna e as canles onde preguntar sen medo. ### Novas obrigas legais O teletraballo regular obriga a empresa a asinar un acordo escrito, compensar os gastos derivados (luz, internet, equipo), garantir o dereito á desconexión dixital e manter o rexistro de xornada tamén en remoto. Non cumprir estas obrigas pode supoñer sancións. É unha desvantaxe só se se ignora: coas ferramentas axeitadas, todo isto se documenta e automatiza sen apenas esforzo. ## Entón, compensa o teletraballo? Para a maioría das pemes, a resposta é si, sempre que se implante con orde. As vantaxes (eficiencia, acceso a talento e conciliación) adoitan pesar máis ca os inconvenientes, e estes pódense mitigar con boas prácticas e as ferramentas correctas. O modelo híbrido, que combina días de oficina con días na casa, é o que mellor equilibra ambos os mundos para moitos equipos. A diferenza entre un teletraballo que funciona e outro que dá problemas está case sempre na xestión. Rexistrar a xornada, controlar as [vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) do equipo remoto e ter toda a documentación centralizada é xusto o que evita que a flexibilidade se converta en descontrol. Se estás valorando dar o paso ou afinar o modelo que xa tes, [proba LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/) e comproba o sinxelo que é xestionar o teu equipo estea onde estea. --- ## Como rexistrar a xornada laboral con teletraballo? URL: https://lapsowork.com/gl/blog/rexistro-xornada-laboral-con-teletraballo/ Publicado: 2022-03-22 Resumen: Guía práctica para cumprir o rexistro horario en teletraballo: que esixe a Lei 10/2021, como levar o control horario a distancia e con que software. O teletraballo consolidouse como unha forma habitual de traballar en moitas pemes españolas, pero unha dúbida persiste: se o empregado non pasa pola oficina, como se rexistra a súa xornada? A resposta é clara. A obriga de rexistrar o horario non desaparece cando se traballa desde a casa: a empresa segue estando obrigada a levar un rexistro diario e fiable das horas de cada traballador, estea onde estea. Nesta guía explicámosche que esixe a normativa vixente e como cumprila sen friccións. ## Que di a lei do teletraballo sobre o rexistro da xornada? O teletraballo en España réxese pola **Lei 10/2021 do traballo a distancia**, que convive coa obriga xeral de [rexistro horario](/gl/solucions/software-control-horario/) do artigo 34.9 do Estatuto dos traballadores. A combinación de ambas as normas deixa pouca marxe á interpretación: - A flexibilidade horaria que adoita acompañar o teletraballo **non exime do control da xornada**. O traballador pode organizar as súas horas con maior liberdade, pero a empresa debe poder acreditar cantas horas traballa e cando. - O acordo de traballo a distancia debe incluír, entre outros puntos, o **horario de traballo e as regras de dispoñibilidade**, así como o inventario de medios que achega a empresa. Ese inventario inclúe o **sistema de rexistro horario** cando é necesario. - O rexistro debe reflectir **o inicio e a fin da xornada** de cada persoa traballadora, e as pausas cando o convenio colectivo así o estableza. É dicir: teletraballar non significa deixar de fichar. Significa fichar doutra maneira, adaptada a que o empregado non comparte espazo físico coa empresa. Convén lembrar que o rexistro ten que ser **obxectivo, fiable e accesible**. A Inspección de Traballo pode requirilo en calquera momento, e non abonda cunha estimación ou coa palabra do traballador. Ademais, os rexistros deben conservarse durante **catro anos** e estar á disposición do cadro de persoal, dos seus representantes e da propia Inspección. ## Como levar o control horario no teletraballo? Aquí é onde moitas pemes quedan atascadas. Cando todos fichaban na mesma oficina, abondaba cun terminal na entrada. Con equipos repartidos por distintas casas e cidades, ese modelo xa non serve. Estas son as opcións máis habituais, de menos a máis recomendable. ### Folla de cálculo compartida É a solución de partida para moitas empresas: un modelo de Excel ou de Google Sheets onde cada empregado anota as súas entradas e saídas. Funciona en equipos moi pequenos, pero ten problemas serios: - É **facilmente modificable a posteriori**, o que compromete a fiabilidade esixida pola lei. - Depende de que cada persoa lembre apuntar as súas horas cada día. - Consolidar os datos de todo o cadro de persoal para calcular horas extra ou xerar informes vólvese un traballo manual e propenso a erros. Serve como parche temporal, pero non como sistema serio a medio prazo. ### Correos, mensaxes ou chamadas de inicio de xornada Algunhas empresas pídenlle ao empregado que avise por correo electrónico ou mensaxaría cando comeza e cando remata. É aínda máis fráxil ca a folla de cálculo: non xera un rexistro estruturado, é difícil de auditar e multiplica o traballo administrativo. ### Software de control horario na nube É a vía que mellor encaixa co teletraballo e a que recomenda a maioría de expertos. Un software especializado permite que cada empregado rexistre a súa xornada **desde o móbil ou o ordenador**, cun clic, estea onde estea. Os datos gárdanse de forma segura, non se poden alterar sen deixar rastro e consolídanse automaticamente. Fronte aos modelos manuais ou aos antigos terminais físicos de fichaxe, un [software de fichaxe para teletraballo](/gl/solucions/software-teletraballo/) achega vantaxes concretas: - **Fichaxe desde calquera dispositivo**: web e [aplicación móbil](/gl/solucions/app/), sen necesidade de estar nunha localización concreta. - **Rexistro inalterable e con marca de tempo**, que cumpre os requisitos de fiabilidade da normativa. - **Xeolocalización opcional** no momento da fichaxe, útil para perfís mixtos que combinan oficina, visitas e teletraballo. - **Informes automáticos** de horas traballadas, horas extra e saldos, listos para a Inspección ou para o peche da nómina. - **Alertas e avisos** para quen esquece fichar, de modo que o rexistro non dependa só da memoria do empregado. ## Vantaxes de dixitalizar o rexistro horario en teletraballo Cumprir a lei é o punto de partida, pero un bo sistema de control horario achega beneficios que van máis alá do papel mollado: - **Tranquilidade xurídica.** Ante unha inspección, tes un rexistro obxectivo e accesible en segundos, sen reconstruír nada á man. - **Menos carga administrativa.** O cálculo de horas, saldos e horas extra faise só, o que lle libera horas ao responsable de persoal. - **Datos para xestionar mellor.** Saber como se distribúe a xornada real axuda a planificar cargas de traballo e a detectar problemas de conciliación ou de exceso de horas. - **Integración co resto da xestión de persoas.** O rexistro conéctase de forma natural coas [vacacións e ausencias](/gl/solucions/software-vacacions/) e coa preparación da [nómina](/gl/solucions/software-nominas/), evitando duplicar datos entre ferramentas distintas. ## En resumo O teletraballo non elimina a obriga de rexistrar a xornada: transfórmaa. A empresa segue tendo que levar un control diario, fiable e conservado durante catro anos, coa diferenza de que agora a fichaxe ocorre a distancia. As follas de cálculo e os avisos por mensaxaría serven como parche, pero non garanten a fiabilidade que esixe a lei nin escalan ben. Un software de control horario na nube resolve o problema de raíz: cada empregado ficha desde o seu dispositivo, os datos quedan protexidos e inalterables, e a empresa xera informes automáticos sempre listos para a Inspección. Se a túa peme ten persoas teletraballando, dixitalizar o rexistro horario deixou de ser unha opción para converterse na forma máis sinxela de cumprir a normativa sen dores de cabeza. --- ## Como implementar o teletraballo nunha empresa URL: https://lapsowork.com/gl/blog/como-implementar-o-teletraballo-nunha-empresa/ Publicado: 2022-03-08 Resumen: Guía práctica para implementar o teletraballo na túa peme en 2026: acordo, ferramentas, formación, control horario e obxectivos claros paso a paso. Cada vez máis pemes ofrecen teletraballo, xa sexa a tempo completo ou nun modelo híbrido duns días na casa e outros na oficina. Ben implementado, mellora a conciliación, reduce custos de oficina e axuda a reter talento. Mal implementado, convértese en descontrol, incumprimentos legais e equipos desconectados. A diferenza está en dar uns pasos ordenados desde o principio. Nesta guía explicámosche como implementar o teletraballo na túa empresa de forma práctica e conforme á normativa vixente. ## 1. Asina o acordo de teletraballo O teletraballo non se improvisa cun «vale, queda na casa». Desde a **Lei 10/2021 do traballo a distancia**, cando un empregado teletraballa de forma regular (polo menos un 30 % da xornada nun período de tres meses) é **obrigatorio asinar por escrito un acordo** antes de comezar. Ese documento debe recoller, como mínimo: - O **inventario de equipos e medios** que achega a empresa (portátil, móbil, licenzas…). - A **compensación de gastos** derivados de traballar desde a casa (luz, internet, mobiliario). - O **horario** de traballo e as franxas de dispoñibilidade. - A **porcentaxe** de días presenciais e días en remoto. - O **centro de traballo** de adscrición e o lugar onde se teletraballa. - A **duración** do acordo e o procedemento para reverter o teletraballo. Sen ese acordo asinado, calquera inspección o considera unha infracción grave. Asinalo ben desde o primeiro día afórrache problemas e deixa claras as regras do xogo para ambas as partes. ## 2. Proporciona as ferramentas necesarias Un empregado na casa necesita exactamente as mesmas capacidades que tería na oficina. Antes de mandar ninguén a teletraballar, asegúrate de cubrir tres frontes: - **Comunicación interna**: unha ferramenta de mensaxaría e videochamada (Slack, Teams, Meet) para que o equipo non se desconecte. - **Xestión do traballo**: un xestor de proxectos ou tarefas onde todos vexan quen fai que e en que estado está cada cousa. - **Recursos humanos**: un software onde o empregado poida fichar, pedir vacacións, consultar as súas nóminas e acceder á súa documentación sen depender de que alguén estea fisicamente na oficina. Este último punto é o que máis se esquece. Se a túa xestión de RRHH depende de papeis, correos soltos e follas de Excel nun ordenador da oficina, o teletraballo pono todo patas arriba. Centralizalo nunha ferramenta como [a aplicación de LapsoWork](/gl/solucions/app/) fai que a parte administrativa funcione igual estea o empregado onde estea. ## 3. Forma o teu equipo De nada serve dar as mellores ferramentas se ninguén sabe usalas. A formación é clave para que o teletraballo non se traduza en chamadas constantes de «non sei como se fai isto». Dedica tempo a que cada persoa saiba: - Usar as ferramentas de comunicación, xestión de tarefas e RRHH. - Os procesos internos que cambian ao traballar en remoto (como se comunican as horas, como se piden ausencias, como se comparten documentos). - Boas prácticas de organización persoal e de ciberseguridade básica. Unha sesión inicial de formación ben feita evita semanas de fricción e fai que o equipo se sinta acompañado, non abandonado á súa sorte. ## 4. Controla as horas traballadas O **rexistro de xornada é obrigatorio tamén en teletraballo**. A flexibilidade de traballar desde a casa non exime de fichar: entrada, saída e pausas deben quedar rexistradas igual que na oficina. A boa noticia é que o control horario en remoto é máis sinxelo ca nunca. Cun software de fichaxe, o empregado rexistra a súa xornada desde o móbil ou o ordenador e o sistema déixao todo anotado automaticamente con selaxe de tempo. Nin correos de «xa comezo», nin Excel cubertos a final de semana (que ademais non son válidos legalmente). Isto dáche dúas cousas á vez: cumpres a lei e tes unha foto real das horas traballadas sen ter que andar detrás de ninguén. Un [software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) resolve este punto case sen esforzo para o empregado. Ollo coa outra cara da moeda: o **dereito á desconexión dixital**. Controlar as horas non significa esixir dispoñibilidade permanente. Define un horario claro e respecta que, fóra del, o empregado non ten por que responder correos nin mensaxes. ## 5. Deixa claros os obxectivos O maior cambio de mentalidade do teletraballo é deixar de medir «horas de cadeira» para medir **resultados**. En remoto non ves a persoa traballando, e iso obriga (para ben) a fixar obxectivos concretos. Desde o principio, cada empregado debe ter claro: - Que se espera del e con que prazos. - Que tarefas son prioritarias e cales poden esperar. - Como e cando se revisa o traballo feito. Cando os obxectivos están definidos, a produtividade non depende de vixiar, senón de acordar. O empregado gaña autonomía e a empresa gaña previsibilidade. As reunións periódicas de seguimento (breves e con axenda) axudan a manter o rumbo sen caer no micromanagement. ## En resumo Implementar ben o teletraballo na túa peme redúcese a cinco pasos: asinar o acordo, dar as ferramentas axeitadas, formar o equipo, controlar a xornada e traballar por obxectivos. Ningún é complicado, pero saltar calquera deles nótase axiña. A parte administrativa (acordos, fichaxes, vacacións, nóminas e documentación) é xusto o que máis se descontrola cando o equipo se dispersa. Centralizala nunha única ferramenta cámbiao todo. Se queres ver como LapsoWork te axuda a xestionar o teletraballo de principio a fin, podes [probalo 30 días gratis](/gl/demo/) ou botarlles unha ollada aos nosos [plans e prezos](/gl/prezos/). --- ## Lei de teletraballo en España: que di e que te obriga a facer URL: https://lapsowork.com/gl/blog/lei-teletraballo-espana/ Publicado: 2022-02-14 Resumen: Guía clara da lei de teletraballo en España (Lei 10/2021): definición, cando se aplica, acordo obrigatorio, sancións e dereitos do traballador. O teletraballo deixou de ser unha excepción para converterse en parte do día a día de miles de pemes españolas. E onde hai unha práctica estendida, hai unha norma que a regula. Se na túa empresa alguén traballa desde a casa de forma habitual, convén que coñezas que di exactamente a **lei de teletraballo en España**, porque non cumprila pode saírche caro. Nesta guía explicámosche, en linguaxe clara, que é teletraballo para os efectos legais, cando se aplica a lei, que acordo estás obrigado a asinar e que sancións existen. ## Cal é a definición de teletraballo segundo a lei? A regulación do teletraballo naceu co **Real decreto lei 28/2020**, aprobado durante a pandemia, e quedou consolidada na **Lei 10/2021, do 9 de xullo, do traballo a distancia**, que segue vixente en 2026. É a norma de referencia e a que debes ter presente. A lei distingue dous conceptos que adoitan confundirse: - **Traballo a distancia**: toda actividade laboral que se presta, de forma regular, no domicilio do traballador ou no lugar que este elixa, durante toda a súa xornada ou parte dela. - **Teletraballo**: é unha modalidade do traballo a distancia que se realiza mediante o uso exclusivo ou prevalente de **medios e sistemas informáticos, telemáticos e de telecomunicación**. A clave está na palabra *regular*. A lei só se aplica cando o traballo a distancia se presta, nun período de referencia de **tres meses**, un mínimo do **30 % da xornada** (ou a porcentaxe proporcional equivalente se o contrato é de duración inferior). Por debaixo dese limiar, falamos de teletraballo ocasional, que non queda suxeito a estas obrigas. Na práctica, isto significa que un empregado que teletraballa **un día e medio á semana ou máis** xa entra dentro do ámbito da lei. ## Consideracións que cómpre ter en conta sobre a lei de teletraballo Unha vez que tes claro que a norma se aplica ao teu caso, hai cinco puntos que debes controlar. ### Obrigatoriedade O teletraballo é **voluntario** para ambas as partes. Nin a empresa pode impoñelo, nin o traballador pode esixilo como un dereito. Acórdase de mutuo acordo e, ademais, é **reversible**: calquera das dúas partes pode solicitar volver á modalidade presencial nas condicións que se pactasen. Que sexa voluntario non significa que abonde cun acordo verbal. A decisión debe **formalizarse por escrito** antes de comezar. ### Acordo de teletraballo É o documento central de toda a norma. O **acordo de traballo a distancia** debe asinarse por escrito e recoller, como mínimo, o contido que esixe o artigo 7 da lei: - **Inventario dos medios, equipos e ferramentas** que achega a empresa (ordenador, móbil, cadeira etc.). - **Enumeración dos gastos** que pode ter o traballador e a forma de cuantificalos e compensalos. - **Horario de traballo** e regras de dispoñibilidade. - **Porcentaxe e distribución** entre traballo presencial e a distancia. - **Centro de traballo de adscrición** do empregado. - **Lugar** elixido para o teletraballo (normalmente, o domicilio). - **Duración** do acordo e do preaviso para exercer a reversibilidade. - **Medios de control empresarial** da actividade. Ademais, unha copia do acordo debe entregarse á representación legal dos traballadores e rexistrarse na oficina de emprego (**SEPE**). ### Compensación de gastos A empresa está obrigada a **aboar ou compensar os gastos** que o traballo a distancia lle xere ao empregado (luz, conexión a internet, desgaste do equipo propio, mobiliario…). A lei non fixa unha cantidade concreta: determínaa o **convenio colectivo** ou, no seu defecto, o acordo entre empresa e traballador. O importante é que quede pactado por escrito e reflectido na nómina, non en pagamentos á parte sen rastrexabilidade. ### Sancións Aquí é onde moitas pemes levan un susto. Non formalizar o acordo por escrito, non entregalo ou non cumprir o seu contido mínimo considérase **infracción grave** en materia laboral. O réxime sancionador da LISOS establece, tras a actualización de importes, multas que van desde **751 € ata 7.500 €** por infracción grave, e poden chegar ata **225.018 €** nas infraccións moi graves (por exemplo, se hai discriminación do traballador a distancia). Dito doutro xeito: ter varios empregados teletraballando sen acordo asinado é un risco real ante unha inspección. ### Dereitos dos traballadores A lei dedica un capítulo enteiro a garantir que quen teletraballa teña **exactamente os mesmos dereitos** que quen vai á oficina. Entre eles: - **Rexistro horario:** a obriga de rexistrar a xornada do RDL 8/2019 aplícase igual ao teletraballo. Debe ser un sistema fiable e auditable, non un correo electrónico de «comezo» e «remato». - **Dereito á desconexión dixital:** o empregado non está obrigado a responder mensaxes nin correos fóra do seu horario. - **Igualdade de trato:** mesmo salario, formación, promoción e acceso á representación sindical que o persoal presencial. - **Intimidade e protección de datos:** os medios de control deben ser proporcionais e coñecidos polo traballador. ### Control empresarial do traballo a distancia A lei recoñécelle á empresa o dereito a **adoptar medidas de vixilancia e control** para verificar o cumprimento das obrigas laborais, sempre que sexan proporcionadas e respecten a dignidade e a intimidade do traballador. Na práctica, isto tradúcese en ferramentas como [o software de control horario](/gl/solucions/software-control-horario/) para rexistrar a xornada remota, ou [o módulo de teletraballo](/gl/solucions/software-teletraballo/) para centralizar acordos, presencialidade e compensación de gastos. O que non permite a lei é o control encuberto: instalar programas espía ou gravadores de pantalla sen informar previamente vulnera o RXPD. ## En resumo A **lei de teletraballo en España** non é complicada de cumprir, pero esixe facer as cousas por escrito e con rastrexabilidade. Se tes empregados que traballan desde a casa máis do 30 % da súa xornada, necesitas un acordo asinado, compensar gastos, rexistrar a xornada e respectar a desconexión dixital. Automatizar esa parte administrativa cun software especializado afórrache tempo e, sobre todo, ponte a salvo de sancións. Se queres ver como funciona co teu propio cadro de persoal, podes [probar LapsoWork 30 días gratis](/gl/demo/) e revisar a túa situación sen compromiso. --- # Blog (EN) ## Who pays for sick leave due to a workplace accident? URL: https://lapsowork.com/en/blog/who-pays-for-sick-leave-due-to-a-workplace-accident/ Publicado: 2023-03-07 · Actualizado: 2026-09-28 Resumen: Who pays for sick leave after a workplace accident: the company, the mutua or the Social Security? We explain delegated payment, how much you're paid and the 2026 timeframes. When an employee suffers a workplace accident that leads to medical leave, a very practical question comes up straight away for both the affected person and the company: who pays for the days that aren't worked? The short answer is that the company advances the money, but it isn't the one that ultimately bears the cost. Let's look at it in detail, with the figures and timeframes in force in 2026, so that your SME knows exactly how to handle the situation. ## Who pays for sick leave due to a workplace accident? On leave resulting from a workplace accident, the company is the one that pays the employee's salary during temporary incapacity. But it does so in the form of **delegated payment** (pago delegado): it advances the benefit through the payroll, and afterwards the collaborating mutua (or the Instituto Nacional de la Seguridad Social, depending on who covers the occupational contingencies) reimburses that amount. In other words, the money comes out of the pocket of the mutua or the Social Security, but it reaches the employee through the payroll managed by their company. For the employee this is an advantage: they don't have to claim anything from the mutua, they are paid directly in their usual payroll. The obligation to maintain this delegated payment lasts for the **first 365 days** of leave. That period can be extended by a further **180 days** (a total of 545 days, i.e. 18 months) when the medical tribunal considers that within that period the employee may be discharged as recovered. If temporary incapacity exceeds 18 months, the Social Security examines the employee's condition and decides whether discharge is appropriate, whether an exceptional extension applies, or whether to open a permanent incapacity file, at which point the benefits start to be managed in a different way. ## How much do you get paid on sick leave for a workplace accident? This is one of the major differences compared with leave for ordinary illness (contingencia común). In a workplace accident, the benefit is **more generous from day one**: - The day of the accident is paid **in full by the company**, as if it were a day worked. - From the following day, the employee receives **75% of the regulatory base** (base reguladora) corresponding to the month before the leave. This percentage is the legal minimum, but many **collective agreements improve the benefit** and top up the payroll to reach 100% of the usual salary throughout the entire leave period or for a set number of days. That's why you should always review the collective agreement applicable to your sector before calculating what the affected person will be paid. An important detail for administration: when the employee is discharged after the leave, an adjustment may appear for the proration of the extra payments (pagas extraordinarias), since the regulatory base of the benefit already includes the proportional share of the extra payments. ## Do you get 100% of your salary on workplace accident leave? Not by law. The benefit is 75% of the regulatory base from the day after the leave begins, and only the day of the accident is paid in full, because the company pays it as a day worked (as set out by the [Spanish Social Security](https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/Trabajadores/PrestacionesPensionesTrabajadores/10952/28362/28365)). You reach 100% when the collective agreement or the employment contract requires the company to make up the difference, and that top-up is paid by the company, not by the mutua or the Social Security. That's why, before working out what someone on leave will be paid, you need to check their collective agreement: the top-up may cover the whole leave or only a number of days, and it sometimes comes with conditions. ## Can an employee be dismissed while on leave for a workplace accident? Being on medical leave is **not, in itself, a valid ground for dismissal**. Since the reform that repealed the former article 52.d) of the Estatuto de los Trabajadores (Workers' Statute), you cannot dismiss someone solely for their justified absences arising from medical leave. In addition, Ley 15/2022 integral para la igualdad de trato (the comprehensive equal treatment act) reinforces the protection: a dismissal motivated exclusively by health status or illness may be considered **null and void** as discriminatory, with the obligation to reinstate the employee. This doesn't mean the employment relationship is untouchable during the leave. It is indeed possible to terminate the contract when there is a **justified cause independent** of the accident or illness: for example, a disciplinary dismissal for duly proven serious breaches, or objective grounds of an economic, technical, organisational or productive nature affecting the role. The contract also comes to an end naturally when its term expires, in the case of fixed-term contracts. The key for the company is to always document and justify any decision with a cause unrelated to the leave situation, because otherwise the dismissal runs the risk of being declared unfair or even null and void. ## Difference between a workplace accident and ordinary illness It's worth recalling why leave for a workplace accident is more favourable than leave for ordinary contingency: - **Benefit percentage**: on a workplace accident you're paid 75% of the regulatory base from the second day; on ordinary illness you're paid 60% between day 4 and day 20, and 75% from day 21 onwards. - **Calculation base**: for occupational contingency a regulatory base is used that is usually higher. - **Who advances the payment**: in both cases there is delegated payment, but on a workplace accident the party ultimately responsible is the workplace accident mutua or the Social Security for occupational contingencies. That's why it's essential for the leave certificate to correctly identify the contingency: an accident wrongly processed as ordinary illness financially harms the employee. ## How to manage leave properly in your SME For a small business, keeping track of leave, certificates, absences and legal deadlines by hand is a constant source of errors. Having a clear record of each person's working hours and their absences makes dealing with the mutua and the Social Security much easier, and avoids problems in the event of an inspection. Good time-tracking software lets you automatically record working hours and absences, so documenting the exact day of the accident and the leave period becomes immediate. And if you also centralise medical certificates and employment documentation in a document management system, you'll have everything you need available in an instant, without hunting through papers or emails. In short: on leave for a workplace accident, the company pays the day of the accident in full and, from the following day, the employee is paid 75% of the regulatory base (or more, if their collective agreement tops it up). The company advances that amount through delegated payment, and it's the mutua or the Social Security that actually bears the cost. Knowing these timeframes and percentages well saves you nasty surprises and helps you manage your workforce's incidents with peace of mind. --- ## Spain’s minimum wage 2026: €1,221 in 14 payments and how it affects payroll, absorbable supplements and part-time contracts URL: https://lapsowork.com/en/blog/spain-minimum-wage-2026-1221-euros-payroll-part-time/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Royal Decree 126/2026 sets Spain’s minimum wage for 2026 at €1,221 a month in 14 payments (€17,094 a year), effective from 1 January: which amounts apply, how it is prorated, which supplements may absorb it, how it affects part-time work and what to review in payroll. Spain’s **minimum wage for 2026** (SMI) is **€1,221 a month in 14 payments**, €17,094 a year, set by Royal Decree 126/2026 of 18 February, published in the BOE on 19 February 2026 and effective from 1 January. It is a 3.1 % rise on 2025. For an SME the figure is only the beginning: you need to know which salaries it affects, how it is prorated when the company pays in twelve monthly instalments, which supplements may absorb the increase and which may not, how it is calculated in part-time contracts and what happens with January and February, already paid before publication. This guide goes through it point by point. ## The 2026 minimum wage amounts | Concept | 2026 amount | |---|---| | Daily minimum wage | €40.70 | | Monthly minimum wage (14 payments) | €1,221 | | Annual minimum wage | €17,094 | | Monthly equivalent if the company prorates the extra payments over 12 months | €1,424.50 | The amounts refer to **full legal working time** and are **cash pay**, which pay in kind may not reduce. Only cash pay counts towards the minimum wage, and the supplements the rule itself excludes are left out. The royal decree entered into force on 20 February 2026 with retroactive effect from 1 January, which requires regularising the January and February payslips of anyone paid below it. ## Who it affects It affects those on the minimum, but also quite a few more: - **Workers with a base salary equal to or below the minimum wage**, in any sector and any type of contract, including casual, seasonal and domestic workers, for whom the royal decree sets hourly amounts. - **Collective agreements with tables below the new minimum**: the agreement’s table cannot remain below; until it is revised, the minimum wage applies. - **Supplements and concepts calculated on or referenced to the minimum wage**: some compensation, the minimum contribution base of certain regimes, salary attachment limits, certain grants and thresholds. - **Part-time contracts**, whose minimum is calculated in proportion to working time. ## Compensation and absorption: which supplements may absorb the rise Article 27.1 of the Workers’ Statute allows the minimum wage revision **not to affect the structure or amount of salaries that, taken as a whole and on an annual basis, were higher than the new minimum**. That is the compensation and absorption rule: if a worker earns more than €17,094 a year in total, the minimum wage rise may be absorbed by what they already receive above it. But the royal decree itself and case law limit what is compared with what: - The annual minimum wage is compared with the **annual salary as a whole**, including base salary and salary supplements. - Payments the royal decree excludes **do not count** for that comparison, among them **non-wage payments** (subsistence, transport allowance, mileage, compensation) and **pay in kind**. - Supreme Court case law has limited the absorption of certain supplements linked to the job or the person when the agreement configures them as non-absorbable, and many agreements expressly declare supplements such as seniority or night work non-absorbable. Read the agreement before absorbing. Practical rule for the SME: if the agreement’s base salary is below €1,221 in 14 payments, the company must raise it to the minimum wage **unless the set of absorbable salary concepts, on an annual basis, already exceeds €17,094**. Absorbing a supplement the agreement declares non-absorbable is a guaranteed claim. ## Part time: proportional to working hours In **part-time** contracts the minimum wage applies **in proportion to hours worked** relative to comparable full-time working hours. On 50 % working time, the monthly minimum in 14 payments is €610.50; on 75 %, €915.75. Two common mistakes: calculating the proportion on the legal 40 hours when the agreement sets shorter full-time hours, which unduly lowers the minimum, and forgetting that complementary hours are paid at least at the value of the ordinary hour resulting from the new minimum wage. ## What to review in payroll now 1. **Base salary against the agreement’s table and the minimum wage**: nobody on full time below €1,221 in 14 payments or €17,094 a year. 2. **Regularisation of January and February 2026** for anyone paid below before publication: back pay in the next payslip, with contributions. 3. **Prorating of extra payments**: if the company pays in twelve months, the monthly minimum is €1,424.50. 4. **Absorbable and non-absorbable supplements** according to the agreement, before deciding whether the rise is absorbed. 5. **Part time**: proportion on the agreement’s full-time hours, and the value of the complementary hour. 6. **Contribution bases**: minimum bases are updated with the minimum wage; check that the accountant or the program has picked them up. 7. **Concepts referenced to the minimum wage** in contracts, agreements or company deals. 8. **Training and internship contracts**: pay under their own rule, which takes the minimum wage as a proportional reference. ## What LapsoWork does and does not do LapsoWork **does not calculate payroll**: the calculation with the new minimum wage is done by your accountant or your payroll program, as we explain in [outsourcing payroll or in-house software](/en/blog/outsource-payroll-or-in-house-software-sme/). What it does do is keep each employee’s record with their hours, category and contract so the variables arrive clean, [distribute the payslips](/en/solutions/payroll-distribution-software/) already calculated so each person receives and signs them from their phone, and archive them for the legal period with the signature as proof of delivery. To compare what the software costs against what it saves, see [how to calculate the ROI of HR software](/en/blog/hr-software-roi-sme-how-to-calculate/). ## Frequently asked questions **How much is Spain’s minimum wage in 2026?** €1,221 a month in 14 payments, €17,094 a year and €40.70 a day, under Royal Decree 126/2026 of 18 February, published in the BOE on 19 February 2026 and effective from 1 January 2026. It is a 3.1 % rise on 2025. **How much is the 2026 minimum wage in 12 payments?** If the company prorates the two extra payments over twelve months, the equivalent monthly minimum is €1,424.50, corresponding to the same €17,094 a year. **Can the company absorb the minimum wage rise with supplements?** Only if the annual salary as a whole, with absorbable salary concepts, already exceeds €17,094. Non-wage payments and pay in kind do not count, and many agreements declare supplements such as seniority or night work non-absorbable. Check the agreement before absorbing. **How is the minimum wage calculated in a part-time contract?** In proportion to hours worked relative to the comparable full-time hours set by the agreement: on 50 % working time, €610.50 a month in 14 payments; on 75 %, €915.75. Complementary hours are paid at least at the value of the resulting ordinary hour. **Do back payments for January and February 2026 have to be made?** Yes, to anyone paid below the new minimum before publication: the royal decree takes effect from 1 January 2026, so the January and February difference is paid as back pay with its contributions. ## Conclusion The 2026 minimum wage is €1,221 in 14 payments and €17,094 a year from 1 January, and requires reviewing base salaries, back pay for the first two months, absorption of supplements under the agreement, part time and contribution bases. The calculation belongs to the accountant or the payroll program; having the workforce organised and payslips archived and signed is what keeps the review from becoming an afternoon in Excel. To see it with your workforce, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## Pay register step by step for an SME in Spain: which data, how to calculate it and what happens with the gap URL: https://lapsowork.com/en/blog/pay-register-step-by-step-sme-spain/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: How to draw up the pay register that Royal Decree 902/2020 has required of every Spanish company since 2021: which concepts it includes, how jobs are grouped, mean and median by sex, who may consult it, what to do if the difference exceeds 25 % and how to produce it from the data you already have. The **pay register** is the employment obligation most SMEs believe does not affect them and which, nevertheless, has applied to all of them since 14 April 2021: a company with three employees must have one just like a company with three hundred. It is required by Royal Decree 902/2020 on equal pay, the Labour Inspectorate asks for it together with the working-time record, and workers’ representatives have the right to consult it. The good news is that it is not a salary study: it is a table built from data the company already has in its payslips. This guide explains what it must contain, how it is calculated step by step, who may see it, what happens when the gap exceeds 25 % and how to produce it from the system instead of redoing it by hand every year. ## What it is and who must keep it Article 28.2 of the Workers’ Statute requires every company to keep a register with the **average values of salaries, salary supplements and non-wage payments of its workforce, broken down by sex and distributed by professional groups, professional categories or jobs that are equal or of equal value**. Royal Decree 902/2020 develops it and sets its content and procedure. It applies to **all companies**, regardless of size, and to the whole workforce, including management and senior positions. It must not be confused with the **pay audit**, which only companies obliged to have an equality plan (50 or more workers) must carry out and which goes further: evaluation of jobs of equal value and a correction plan. The register is the starting point for both. ## What it must contain For each grouping of jobs and each sex, the register records the **arithmetic mean** and the **median** of what was actually received in the calendar year, separated into three blocks: 1. **Base salary**. 2. **Salary supplements**: seniority, night work, shift work, hazard, availability, incentives, commissions, extra payments and any other remuneration supplement. 3. **Non-wage payments**: subsistence allowances, mileage, transport allowance, compensation, Social Security benefits paid by the company and the like. Each supplement and each payment is broken down by concept, not in a total, so that where the difference arises can be seen. Amounts are taken **equated to full time**: if a person works part time, their pay is scaled up to what would correspond to full time before averaging, so that differences reflect the value of the job and not the hours. The reference period is, as a general rule, the **calendar year**, and the register must be updated when any of its elements changes substantially. ## How jobs are grouped Grouping is the most delicate decision, because comparisons only make sense if it is done well: - If the collective agreement defines **professional groups or categories**, those are used. - If the company has a **job classification system**, jobs that are equal or of equal value are grouped. - A job is of **equal value** to another when the nature of the functions, the educational and professional conditions required and the factors strictly related to performance are equivalent, under article 28.1 of the Statute. Royal Decree 902/2020 refers to job evaluation with criteria of adequacy, completeness and objectivity. In an SME the usual approach is to start from the agreement’s groups and, within each, distinguish jobs with clearly different functions. Groups with a single person or with people of only one sex are included anyway, even though no comparison is possible within them. ## How to calculate it step by step 1. **Export the year’s payroll** by person and concept: base salary, each supplement and each non-wage payment, with sex, professional group, job and percentage of working time. 2. **Equate to full time** the pay of those who work part time or have not been there all year, with the same criterion for everyone, explained in the document. 3. **Assign each person to their grouping** of equal or equal-value jobs. 4. **Calculate, per grouping and sex, the mean and the median** of each block and each concept. 5. **Calculate the difference** between women and men in each grouping, as a percentage of men’s pay, for both the mean and the median. 6. **Document the method**: period, grouping criteria, treatment of part time and sources, so that whoever consults or inspects it understands how it was done. 7. **Consult the workers’ representatives** beforehand, as the royal decree requires, and keep a record. 8. **Store it and update it** every year or when the pay structure changes. The Ministry of Labour publishes a pay register spreadsheet tool that serves as a reference format; what costs effort is not the format but having the data clean and grouped, and that is what an HR system with the workforce, jobs and payslips in order resolves in minutes. ## Who may consult it - **Workers’ legal representatives** have access to the full content of the register. - **If there is no representation**, any worker may request access, but not to individualised data: the company provides them with the **percentage differences** between women and men in averaged pay, by concept and by grouping. - **The Labour Inspectorate** may request it at any time, and does so increasingly often together with the working-time record. Individual data are personal data: the register is drawn up with aggregates and access is limited to what the rule establishes. ## What happens if the gap exceeds 25 % Article 28.3 of the Workers’ Statute adds an obligation for **companies with at least 50 workers**: when the average pay of one sex is higher than that of the other by **25 % or more**, taking the whole wage bill or the average of payments made, the company must include in the register **a justification** that the difference is due to reasons unrelated to sex. Below 50 there is no obligation to justify, but a large difference in a grouping is a signal worth analysing before someone else does. Justifying is not explaining with adjectives: it is showing that the difference is due to seniority, to supplements linked to objective conditions of the job, to working hours or to measurable variables. If it cannot be justified, the next step is to correct it, and companies with an equality plan do so through the pay audit. ## Frequent mistakes - **Thinking it does not apply** because you have fewer than 50 workers. It applies to all. - **Grouping badly**: comparing jobs that are not of equal value, or putting the whole workforce in a single group. - **Forgetting non-wage payments** or giving a total without breaking down by concept. - **Not equating part time**, which produces artificial differences in feminised sectors. - **Not consulting the representatives** before drawing it up. - **Not updating it** when supplements or the classification change. - **Doing it in a loose sheet** nobody can find when the Inspectorate asks. ## What penalties apply Not keeping the pay register or keeping it incompletely is a serious infringement in employment relations under the Law on Infringements and Penalties in the Social Order, with fines of €751 to €7,500 depending on the grade. If the lack of a register conceals pay discrimination, the infringement is very serious, with much higher amounts, and the worker affected may claim the differences. We explain the full map of obligations by size in [labour compliance for SMEs: 2026 guide](/en/blog/labour-compliance-smes-guide-2026/). ## How LapsoWork makes it easier LapsoWork does not draw up the pay register for you, but it puts in one place the data it needs: the [employee record](/en/solutions/document-management-software/) with professional group, job and percentage of working time, the [distributed and archived payslips](/en/solutions/payroll-distribution-software/) per person and month, and the Excel export to build the table with the method described and update it every year in minutes. If your accountant calculates payroll, in [outsourcing payroll or in-house software](/en/blog/outsource-payroll-or-in-house-software-sme/) we explain how the division of tasks fits together. ## Frequently asked questions **Which companies have to keep the pay register?** All of them, regardless of size, since 14 April 2021 under Royal Decree 902/2020 and article 28.2 of the Workers’ Statute. It includes the whole workforce, management too. The pay audit, by contrast, only binds companies with an equality plan, that is, from 50 workers. **What data does the pay register include?** The average values (arithmetic mean and median) of base salary, of each salary supplement and of each non-wage payment, broken down by sex and distributed by professional groups, categories or jobs of equal value, referring to the calendar year and equated to full time. **Can workers see the pay register?** Workers’ legal representatives access the full content. If there is no representation, any worker may request it and the company provides the percentage differences between women and men by concept and grouping, without individualised data. **What happens if the difference between men and women exceeds 25 %?** In companies with at least 50 workers, article 28.3 of the Statute requires including in the register a justification that the difference is due to reasons unrelated to sex. Below 50 there is no obligation to justify, but the difference is a signal worth analysing and, where appropriate, correcting. **How often must the pay register be updated?** The reference period is the calendar year, so the usual practice is to draw it up every year with the data of the closed financial year, and to update it when the pay structure or the job classification changes substantially. ## Conclusion The pay register is a mandatory table for all companies: mean and median by sex of base salary, supplements and non-wage payments, by groups or jobs of equal value, with prior consultation of the representatives and justification of the gap from 50 workers. What makes it easy or hard is having the workforce, jobs and payslips organised in the same system. If you want the next register to come out of an export, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## Paid leave in Spain 2026: table of article 37 of the Workers’ Statute after RDL 5/2023 URL: https://lapsowork.com/en/blog/paid-leave-2026-table-article-37-workers-statute/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: All the paid leave under article 37 of Spain’s Workers’ Statute in force in 2026, with duration and conditions: marriage, hospitalisation and serious illness of relatives, bereavement, moving house, unavoidable duty, prenatal examinations, family force majeure, breastfeeding and reduced hours for childcare, and how to record them without errors. **Paid leave** is the absence that causes the most arguments in an SME: how many days for a parent’s hospitalisation, whether the leave starts on the day of the event or the next, whether a registered partner counts as a spouse, whether going to the doctor is paid. The reform by Royal Decree-Law 5/2023 changed several of these entitlements and created new ones, and since then many circulating tables remain out of date. This is the full table of article 37 of Spain’s Workers’ Statute in force as of 16 September 2026, with its conditions, what the collective agreement improves and how to record each leave so that payroll and the working-time record match. ## Table of paid leave under article 37.3 of the Workers’ Statute | Leave | Duration | Conditions | |---|---|---| | **Marriage or registration as a domestic partnership** | 15 calendar days | Since RDL 5/2023 it includes registration as a domestic partner | | **Serious accident or illness, hospitalisation or surgery without hospitalisation requiring home rest** | 5 days | Of the spouse, domestic partner or relatives up to the second degree by blood or marriage, including blood relatives of the domestic partner, and of any other person living in the same household who requires the worker’s effective care | | **Bereavement** | 2 days, 4 if travel is required | Of the spouse, domestic partner or relatives up to the second degree by blood or marriage | | **Moving habitual residence** | 1 day | No further conditions | | **Unavoidable public and personal duty** | The time strictly necessary | Includes voting; if it exceeds 20 % of working hours over three months, the company may place the worker on leave of absence | | **Trade union or representative functions** | As set by law and agreement | Under the terms legally or conventionally established | | **Prenatal examinations and childbirth preparation; information and preparation sessions and reports for adoption, guardianship or fostering** | The time strictly necessary | When they must take place during working hours | And outside paragraph 3, but also in article 37: | Leave | Duration | Conditions | |---|---|---| | **Family force majeure** (art. 37.9) | Up to 4 days a year, paid according to agreement | For urgent family reasons involving relatives or household members in case of illness or accident that make the worker’s immediate presence indispensable; may be taken by the hour | | **Care of a nursing child** (art. 37.4) | 1 hour of absence a day, divisible into two, or a half-hour reduction, until 9 months; may be accumulated into full days according to agreement | Individual right of both parents; extendable to 12 months with proportional salary reduction if both exercise it for the same duration | | **Premature birth or hospitalisation of the newborn** (art. 37.5) | 1 hour of paid absence a day; in addition, a reduction of up to 2 hours with salary reduction | While the hospitalisation after birth lasts | Leave under paragraph 3 is taken **with pay**, with **prior notice and justification**. Unless the agreement says otherwise, it is counted in calendar days where the rule speaks of calendar days (marriage) and in working days in the other cases according to consolidated case law, and starts counting on the first working day if the triggering event occurs on a non-working day. ## What is not paid leave - **The worker’s own medical appointments**: the Statute does not recognise them as general paid leave. It depends on the agreement, which often sets a number of hours a year or requires a certificate; if it says nothing, it is time to be made up or deducted, unless agreed otherwise. We explain it in [medical absences in the SME](/en/blog/managing-sick-leave-and-medical-absences-sme/). - **Reduced hours for legal guardianship** (art. 37.6): until the child turns 12, or to care for people with disabilities or relatives up to the second degree who cannot look after themselves, between one eighth and half of the working day, **with proportional salary reduction**. It is a right, not paid leave. - **Adaptation of working hours** (art. 37.8): the right to request changes in the duration and distribution of working time or the way of working, including remote work, with good-faith negotiation for a maximum of fifteen days. Not leave either. - **Personal days or discretionary days**: they only exist if the agreement or the company grants them. - **Sick leave**: it is temporary incapacity, with its own benefit regime. ## What the collective agreement may improve Article 37 sets minimums. Collective agreements frequently improve the duration (more days for hospitalisation), extend the persons covered (third-degree relatives, household members), set when the leave starts counting, recognise leave the law does not contemplate (own medical appointments, accompanying relatives to the doctor, personal days) and regulate taking it by the hour. Before applying the legal table you must read the agreement: it is what the Inspectorate and the court will apply. ## How to record leave without errors 1. **Types in the system** that distinguish each legal leave and each agreement improvement, because the treatment in payroll and in the working-time record differs. 2. **Request with prior notice** from the worker via the app, with the triggering event and dates, and manager approval. 3. **Certificate attached** within the period set by the agreement: hospitalisation certificate, family record book or domestic partnership certificate, proof of the public duty. No diagnosis: the company neither needs it nor may ask for it. 4. **Correct counting**: calendar or working days depending on the leave and the agreement, start on the first working day when the event occurs on a holiday, and hours for leave taken by the hour. 5. **Reflection in the working-time record** as paid absence of the corresponding type, not as time worked or as a gap. 6. **Communication to payroll**: paid leave does not deduct salary; reduced hours for guardianship does, proportionally; nursing-care leave accumulated into full days is paid. 7. **History**: each leave with its request, certificate, approval and dates, to answer the Inspectorate or a claim. ## How LapsoWork solves it The [leave and absence module](/en/solutions/leave-management-software/) lets you set up each type of leave with its duration, its unit (calendar days, working days or hours) and whether it is paid, according to the Statute and your agreement; the employee requests it from the app attaching the certificate, the manager approves it with automatic notification, the team calendar shows the absence and [time tracking](/en/solutions/time-tracking-software/) reflects it as paid absence. At month end, the absence report by person and type goes to the accountant or the payroll program. All included in the Basic plan at €2 per employee per month, as you can see on [our pricing page](/en/pricing/). ## Frequently asked questions **How many days of leave for hospitalisation of a relative in 2026?** Five days, under article 37.3.b) of the Workers’ Statute after Royal Decree-Law 5/2023, for serious accident or illness, hospitalisation or surgery without hospitalisation requiring home rest of the spouse, domestic partner or relatives up to the second degree, including blood relatives of the domestic partner, and of any person living with the worker who requires their care. The agreement may improve it. **Does a domestic partnership give the same leave as marriage?** Yes, since RDL 5/2023: registration of the domestic partnership gives the 15 calendar days of marriage leave, and the domestic partner is equated with the spouse for leave for hospitalisation, serious illness and bereavement, including their blood relatives. **Is going to the doctor paid leave?** Not in general under the Workers’ Statute. It depends on the collective agreement, which often grants a number of hours a year with a certificate; if it does not regulate it, it is time to be made up or deducted, unless agreed with the company. Prenatal examinations and childbirth preparation are paid leave. **What is family force majeure leave?** That of article 37.9 of the Statute: up to four days a year, paid according to agreement, for urgent family reasons involving relatives or household members in case of illness or accident that make the worker’s immediate presence indispensable. It may be taken by the hour. **Is paid leave counted in calendar or working days?** Marriage leave is set in calendar days. For the others, the consolidated interpretation of the courts is that they are counted in working days and start counting on the first working day if the triggering event occurs on a non-working day, unless the agreement sets another rule. ## Conclusion Paid leave under article 37 of the Statute is limited and defined, but RDL 5/2023 changed its durations and persons covered, and the agreement usually improves it. Having the current table, reading the agreement and recording each leave with its type, certificate and counting avoids most disputes and leaves the evidence ready for the Inspectorate. If you want that table to live in your employees’ app, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## Overtime in the SME: the 80-hour limit, pay or compensation, record and penalties in Spain URL: https://lapsowork.com/en/blog/overtime-sme-spain-80-hour-limit-pay-compensation-record/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: What overtime is under article 35 of Spain’s Workers’ Statute, the 80-hour annual limit and its exceptions, when it is voluntary, how it is paid or compensated with rest, the mandatory daily record, what happens with part-time work and which penalties the Labour Inspectorate applies. **Overtime** is the point where the working-time record turns into money. Since companies record working time every day, hours that used to be worked and forgotten appear in a report, and the Labour Inspectorate cross-checks them with payroll at every visit. In an SME the problem is rarely bad faith: it is not knowing precisely what overtime is, what the limit is, whether it must be paid or can be compensated, how it is recorded and what happens with part-time contracts. This guide answers all of that with article 35 of the Workers’ Statute and the Law on Infringements and Penalties in hand. ## What an overtime hour is Under article 35.1 of the Statute, it is **each hour of work performed above the maximum duration of ordinary working time** set by the agreement or the contract. Since working time is computed as an annual average, a 42-hour week does not necessarily generate overtime if the agreement allows irregular distribution and those hours are compensated within the reference period; what counts is exceeding the agreed ordinary working time in the applicable computation. So the first question is not “how many hours did this person work this week?” but “what is their ordinary working time and over what period is it computed?”. There are two kinds: - **Ordinary overtime**: voluntary or agreed to meet peaks of work. - **Force majeure overtime** (art. 35.3): necessary to prevent or repair accidents and other extraordinary and urgent damage. It is compulsory, does not count towards the annual limit and is compensated like the rest. ## The limit: 80 hours a year Article 35.2 sets a maximum of **80 overtime hours a year** per worker. For contracts shorter than a year, the limit is reduced proportionally. Two nuances matter: - **Hours compensated with rest within the four months following** their performance **do not count** towards that limit, nor do force majeure hours. - The agreement may set a lower limit, but not a higher one. In other words, a company that compensates overtime with rest within four months does not use up the limit; one that pays it does. Exceeding 80 paid hours is an infringement, regardless of whether they were paid correctly. ## Voluntariness Working overtime is **voluntary**, unless it has been agreed in a collective agreement or in the individual employment contract, within the legal limit, and except for force majeure. A worker may refuse unagreed overtime without disciplinary consequences, and the internal policy should say so. ## Pay or compensation with rest Article 35.1 leaves the choice to the agreement or, failing that, the individual contract: overtime is **paid** at the amount set, which **may not be lower than the value of the ordinary hour**, or **compensated with equivalent paid rest**. If there is no agreement, it is understood to be compensated with rest within the following four months. Practical consequences: - You need to know the value of each person’s **ordinary hour** (annual salary divided by annual working hours) so as not to pay below it. - Compensation in rest must be **taken within four months**; after that, uncompensated hours are paid and count towards the limit. - Paid overtime **is subject to Social Security contributions** with its own additional rate, different for force majeure and other overtime, and is taxed as salary. - The agreement may set premiums over the ordinary hour; the Statute only sets the floor. ## Mandatory record and copy to the worker Article 35.5 requires each worker’s working time to be **recorded day by day** and **totalled in the period set for paying wages**, delivering **a copy of the summary to the worker in the corresponding payslip**. It is an obligation distinct from and older than the general working-time record of article 34.9: the general record proves working time; the monthly overtime summary proves how many overtime hours were worked and how they were compensated. Without a record, the burden of proof in court turns against the company and the Inspectorate estimates the hours. ## Part time: no overtime **Part-time workers may not work overtime**, except force majeure (art. 12.4.c of the Statute). What exists are **complementary hours** (art. 12.5): agreed in writing, up to 30 % of the contract’s ordinary hours (extendable to 60 % by agreement), with three days’ notice, plus voluntary ones up to 15 % (extendable to 30 %) in open-ended contracts, provided working time is not below ten hours a week on an annual basis. Recording overtime on a part-time contract is a frequent error that the Inspectorate reclassifies as actual working time above what was agreed. ## Penalties - **Not recording working time or the overtime summary**, and **exceeding the 80-hour limit** or the limits on working time and rest, are **serious** infringements in employment relations (article 7.5 of the LISOS), fined between €751 and €7,500 depending on the grade, with the amounts of Royal Decree 306/2024. - **Not paying or paying below the value of the ordinary hour** also generates the worker’s claim for the differences, with surcharge and interest, and the regularisation of contributions with Social Security. - If undeclared overtime conceals actual working time above what was contracted, the Inspectorate may require registration or regularisation of working time and the corresponding contributions. The full table is in [penalties for failing to comply with time tracking](/en/blog/time-tracking-penalties-2026/). ## How to manage it without problems 1. **Define each person’s ordinary working time** and its computation period according to the agreement, and configure it in the system. 2. **Decide in internal policy** whether overtime is compensated with rest or paid, with what premium if the agreement sets one and how it is authorised: unauthorised overtime is still overtime if the company knows of it and allows it. 3. **Record day by day** with time tracking, so the system calculates hours above ordinary time without manual intervention. 4. **Watch the limit**: an alert when a person approaches 80 paid hours in the year, and the four months for hours pending compensation. 5. **Close the month**: overtime summary per person to the payslip and to the accountant, with what was paid and what was compensated. 6. **Act on the cause**: structural overtime points to understaffing or poor organisation, and is the silent talent leak we describe in [talent retention in SMEs](/en/blog/talent-retention-smes-10-ideas-no-budget/). ## How LapsoWork does it The [time tracking software](/en/solutions/time-tracking-software/) records working time with timestamping, calculates effective hours against the ordinary working time configured for each person, shows overtime and deviations in reports by site, team or employee, and exports the monthly summary in audited PDF and CSV for the payslip and the accountant. On the Advanced plan, the [shift module](/en/solutions/shift-scheduling-software/) applies the agreement’s rest rules to rosters. From €2 per employee per month, no lock-in. ## Frequently asked questions **What is the legal limit on overtime in Spain?** Eighty hours a year per worker, under article 35.2 of the Workers’ Statute, reduced proportionally in contracts of less than a year. Hours compensated with rest within the following four months and force majeure hours do not count towards that limit. The agreement may set a lower limit. **Is overtime paid or compensated with rest?** Whatever the agreement or, failing that, the contract sets: it is paid at least at the value of the ordinary hour or compensated with equivalent paid rest. If there is no agreement, it is compensated with rest within the four months following its performance. **Is it compulsory to work overtime?** No, unless it has been agreed in a collective agreement or in the contract within the legal limit, and except for force majeure overtime to prevent or repair accidents and urgent damage, which is compulsory. **Can a part-time worker work overtime?** No, except force majeure. In part-time work there are complementary hours under article 12.5 of the Statute, agreed in writing and limited to 30 % of ordinary hours (extendable to 60 % by agreement) plus 15 % voluntary in open-ended contracts (extendable to 30 %). **Must the worker be given a summary of their overtime?** Yes. Article 35.5 requires recording working time day by day, totalling it in the wage payment period and delivering a copy of the summary to the worker in the corresponding payslip. It is an obligation distinct from the general working-time record of article 34.9. ## Conclusion Overtime has clear rules: above ordinary working time, a maximum of 80 paid hours a year, voluntary unless agreed, paid at least as the ordinary hour or compensated within four months, recorded day by day with a monthly summary to the worker, and never in part-time work. Complying requires a record that calculates it automatically and a policy that says what is done with it. To see yours with data, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## LGTBI protocol in the company (RD 1026/2024): what it must include and how to negotiate it in an SME with more than 50 staff URL: https://lapsowork.com/en/blog/lgtbi-protocol-company-rd-1026-2024-sme-over-50/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: What Spain’s Royal Decree 1026/2024 requires of companies with more than 50 workers: the planned set of LGTBI equality measures, the protocol against harassment and violence, who negotiates, within what deadlines, their minimum content, how they fit with the equality plan and what happens if it is not done. Since 10 October 2024, Spanish companies with **more than 50 workers** have a new and fairly little-known obligation: to have a **planned set of measures for the equality and non-discrimination of LGTBI people** and a **protocol against harassment and violence** towards them. Article 15 of Law 4/2023 sets it and **Royal Decree 1026/2024** of 8 October develops it. It is not an equality plan and is not replaced by one, although it may be negotiated alongside it. This guide explains who it binds, who negotiates and within what deadlines, what the measures and the protocol must contain, how they apply to people who are not employees and what happens if the company does not do it. ## Who it binds Companies with **more than 50 workers**, counted across the whole company as for the equality plan. Those with 50 or fewer may adopt the measures voluntarily and, where their collective agreement includes them, apply them. The royal decree entered into force on 10 October 2024 and the companies bound had to start negotiating within the following three months; as of today, anyone above the threshold must have the measures agreed or, failing agreement, applied with the minimum content of the royal decree. The personal scope is broad: the measures and the protocol apply to everyone working in the company regardless of their contractual link, and the protocol also reaches job applicants, staff supplied by temporary work agencies, suppliers, customers and visitors when they act within the company’s organisational sphere. ## Who negotiates and within what deadlines The measures **are negotiated**. The royal decree provides several routes: - A sector or company **collective agreement** that includes them. - A **company agreement** with the workers’ legal representatives, when the agreement does not regulate them or refers them to negotiation at company level. - If **there is no legal representation**, the negotiating committee is formed with the most representative trade unions and those representative in the sector, with the same rules as for the equality plan; the company notifies them of its intention to negotiate and they have ten days to respond. - Companies **negotiating an equality plan** may include the LGTBI measures in it, without losing their own identity. The negotiation period is **three months** from the committee’s constitution. If it elapses without agreement, the company **applies the measures in the royal decree’s annex** as minimum content until one is reached, and can thereby prove compliance. ## What the measures must contain Annex I of Royal Decree 1026/2024 sets the subjects and minimum content of the planned set of measures: 1. **Equal treatment and non-discrimination clauses** on grounds of sexual orientation and identity, gender expression and sex characteristics, incorporated into the agreement. 2. **Access to employment**: selection processes with objective criteria, training for those who select and a commitment not to ask about orientation or identity. 3. **Professional classification and promotion**: objective, transparent criteria that prevent discrimination. 4. **Training, awareness and language**: training in LGTBI diversity for the whole workforce, with special attention to those with people-management responsibilities, and inclusive language in communications. 5. **Diverse, safe and inclusive work environments**: support measures for trans people at work, including those in transition, and respect for privacy. 6. **Leave and social benefits**: guaranteed equal access for same-sex couples and LGTBI families, and to leave related to transition processes. 7. **Disciplinary regime**: classification of discriminatory conduct and harassment on these grounds as infringements, with their penalties. ## What the protocol against harassment and violence must contain Annex II sets the content of the protocol, which may be integrated into the company’s general harassment protocol provided it includes its specifics: - **Statement of principles** and company commitment. - **Scope**, including the external persons mentioned. - **Definitions** of discriminatory harassment and violence on grounds of sexual orientation and identity, gender expression and sex characteristics. - **Procedure**: accessible, confidential reporting channel, reference person or body, deadlines, precautionary measures, investigation with guarantees for both parties, resolution and corrective measures. - **Guarantees**: confidentiality, protection against reprisals, respect for privacy and identity, and support. - **Follow-up and evaluation**, with periodic review. If the company has 50 or more workers and therefore a Law 2/2023 whistleblowing channel, the protocol should state how the two channels fit together, as we explain in [internal or external whistleblowing channel](/en/blog/whistleblowing-channel-management/). ## How it fits with the equality plan They are different obligations with different thresholds: the equality plan from 50 workers, the LGTBI measures from more than 50. But they share a method (diagnosis, negotiation, measures with follow-up) and may be negotiated in the same committee and approved together. The practical difference is that the LGTBI measures have **mandatory minimum content** in the annex that applies if there is no agreement, while the equality plan is built on its own diagnosis. We explain the plan in [equality plan in a 50-employee SME](/en/blog/equality-plan-sme-50-employees-steps-deadlines-registration/) and the full map of obligations by size in [labour compliance for SMEs: 2026 guide](/en/blog/labour-compliance-smes-guide-2026/). ## What happens if it is not done Law 4/2023 defines its own infringements and penalties, and the Law on Infringements and Penalties in the Social Order penalises discriminatory business decisions and harassment on grounds of sexual orientation or identity as **very serious** infringements, with the highest amounts in the law. Not having the measures or the protocol when mandatory, besides the penalty, leaves the company defenceless when a case arises: no procedure, no reference person and no proof of having acted. ## How to implement it in an SME, step by step 1. **Check the threshold** with the workforce counting rules. 2. **Set up the committee** with the legal representation or the unions, or include it in the equality plan committee. 3. **Review what already exists**: general harassment protocol, the agreement’s disciplinary regime, selection and leave policies, to adapt rather than duplicate. 4. **Negotiate within three months** with the royal decree’s annex as a script; failing agreement, apply its minimum content and document it. 5. **Approve, communicate and train**: publish the measures and the protocol, inform the whole workforce and the external persons concerned, train people managers and appoint the reference person or body. 6. **Adjust systems**: leave and benefit types with no distinction by type of couple, forms without unnecessary fields on sex or marital status, an accessible reporting channel. 7. **Follow-up**: periodic committee meeting, case log and protocol review. ## How LapsoWork makes it easier The [document manager](/en/solutions/document-management-software/) lets you publish the measures and the protocol and collect each person’s signed receipt from the app, with the date on record; the [leave and absence module](/en/solutions/leave-management-software/) configures leave for marriage, domestic partnership, hospitalisation or bereavement of relatives with the same rule for all couples, as detailed in the [paid leave table](/en/blog/paid-leave-2026-table-article-37-workers-statute/); and the Advanced plan’s whistleblowing channel offers a confidential route for protocol reports when the company decides to unify them. From €2 per employee per month. ## Frequently asked questions **Which companies must have LGTBI measures and a protocol?** Those with more than 50 workers, under article 15 of Law 4/2023 and Royal Decree 1026/2024, in force since 10 October 2024. Those with 50 or fewer may adopt them voluntarily or when their agreement includes them. **Is the LGTBI protocol the same as the equality plan?** No. The equality plan is mandatory from 50 workers and is built on its own diagnosis; the LGTBI measures are mandatory from more than 50 and have minimum content set in the annexes of Royal Decree 1026/2024. They may be negotiated together and approved in the same agreement, but each keeps its identity. **How long is there to negotiate the LGTBI measures?** Three months from the constitution of the negotiating committee. If they elapse without agreement, the company applies the minimum content of the royal decree’s annex until it reaches one, and thereby proves compliance. **What if the company has no workers’ representatives?** The negotiating committee is formed with the most representative trade unions and those representative in the sector, with the same rules as for the equality plan: the company notifies them of its intention to negotiate and they have ten days to respond. **Who does the protocol against LGTBI harassment protect?** Everyone working in the company regardless of their contractual link, and also job applicants, temporary agency staff, suppliers, customers and visitors when they act within the company’s organisational sphere. ## Conclusion Royal Decree 1026/2024 requires companies with more than 50 people to negotiate within three months a set of LGTBI equality measures across seven subjects and a protocol against harassment with a channel, procedure and guarantees, applying the annex’s minimum content if there is no agreement. It fits with the equality plan, the general harassment protocol and the whistleblowing channel, and rests on concrete things: equal leave for all couples, forms without unnecessary questions and a confidential channel that works. To have those things live in your workforce’s app, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## The Labour Inspectorate in an SME: which documents it asks for, how the visit goes and how to respond to a requirement URL: https://lapsowork.com/en/blog/labour-inspectorate-sme-documents-visit-requirement/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: How Spain’s Labour Inspectorate acts when it visits an SME: why it comes, which documents it asks for (working-time record, contracts, registrations, payslips, calendar, prevention, pay register, equality plan, whistleblowing channel), how the visit and interviews go, the difference between a requirement and an infringement report, deadlines for submissions and how to prepare. The **Labour Inspectorate** arrives unannounced or summons you in writing, asks for a list of documents, talks to the employees and leaves. What happens next depends almost entirely on what the company had ready beforehand: a reliable working-time record, contracts and payslips that can be found, a displayed calendar and an up-to-date prevention plan turn the visit into a formality; the opposite turns it into a report. This guide explains how Spain’s Labour and Social Security Inspectorate acts in an SME, which documents it asks for, how the visit and interviews go, what separates a requirement from an infringement, what deadlines there are to respond and how to prepare so that the day it comes nothing changes. ## Why the Inspectorate comes Law 23/2015 on the Labour and Social Security Inspectorate System gives it oversight of compliance with employment, Social Security, risk prevention and employment law. Actions have three origins: - **Planned campaigns** by sector or subject (working-time record, temporary hiring, part time, prevention, equality), with random visits. - **Complaints**, often from a worker or former worker, which the Inspectorate does not disclose. Also through the Inspectorate’s mailbox, which accepts anonymous communications. - **Data cross-checks** with the Social Security Treasury, the tax agency or the public employment service: part-time contracts with inconsistent hours, repeated terminations and registrations, absence of a pay register. Whatever the origin, the documents it asks for and what it checks are the same. ## The documents it asks for The usual list in an SME, in the order they are usually requested: 1. **Daily working-time record** for the whole workforce for the period it indicates (usually the last few months), kept for four years and with traceability of corrections. It is the first thing and the one that produces most reports; we explain the penalties in [penalties for failing to comply with time tracking](/en/blog/time-tracking-penalties-2026/). 2. **Monthly overtime summary** per worker and its reflection in payroll (article 35.5 of the Statute). 3. **Employment contracts** with their notifications to the public employment service and **registrations** with Social Security, including part-time ones with their hours distribution. 4. **Payslips** for the period and **contribution documents**. 5. **Work calendar** for the year, which must be displayed at the site. 6. **Applicable collective agreement** and, if any, company pacts or agreements. 7. **Occupational risk prevention plan**, risk assessment, planning, preventive arrangement, worker training and information, and health surveillance. 8. **Pay register** and, in companies with 50 or more, the registered **equality plan** with its pay audit. 9. **Law 2/2023 whistleblowing channel** in companies with 50 or more, and **protocol against sexual and sex-based harassment** in all. 10. **Remote-work agreements** and **digital disconnection policy**. 11. **LGTBI measures and protocol** in companies with more than 50. 12. **Documentation of foreign workers** where applicable, and of contractors and subcontractors present at the site. The full map of obligations by size is in [labour compliance for SMEs: 2026 guide](/en/blog/labour-compliance-smes-guide-2026/). ## How the visit goes - **Without prior notice**, as a general rule: the inspector or sub-inspector may enter any workplace freely and without notice at any time, and must identify themselves. Entry may not be refused or the action obstructed; obstruction is an infringement in itself. - **Company presence**: the inspector notifies the employer or their representative of their presence, unless they consider it would prejudice the action; the company may accompany them. - **Physical check**: who is working, in which post, with what hours, and cross-check with contracts and the working-time record. - **Interviews**: the inspector may question the workers present in private, without the company, about real hours, overtime, whether they clock in every day, whether they have been asked to sign or correct records. Their statements carry weight. - **Documentation requirement**: what is not at the site is provided later, within the deadline set, usually electronically, or by appearing at the Inspectorate’s office. - **Record**: the action is documented in an electronic record, which replaces the old visits book and is notified to the company. The inspector may return, extend the action to other sites or subjects and prolong it for months, with a maximum duration set by law that is interrupted only for defined reasons. ## Requirement or report: the difference that matters The visit may end in three ways: - **No measures**, if everything is in order. - **Requirement to remedy**: the Inspectorate orders the breach to be corrected within a deadline, without penalty, and checks afterwards. It is frequent in formal matters (calendar not displayed, disconnection policy not drawn up, incomplete risk assessment) and when the company shows good faith and the ability to correct. Meeting it on time and with evidence closes the matter; ignoring it turns it into a report. - **Infringement report**: a proposed penalty with the infringement classified, its grade and amount, under the Law on Infringements and Penalties in the Social Order. It may be accompanied by a **settlement report** for Social Security contributions and a requirement to pay salary differences. It may also adopt **precautionary measures**, such as halting work due to serious and imminent risk. ## Deadlines and how to respond - **Submissions against the infringement report**: fifteen working days from notification, to the body handling the case; provide documentary evidence (records, payslips, contracts, communications), not just arguments. - **Decision** by the competent body, which may confirm, reduce or annul the proposal; against it there is an **appeal** within one month and, afterwards, judicial review. - **Payment with reduction**: in certain cases, acknowledging liability and voluntary payment reduce the penalty, with a waiver of appeal. - **Limitation**: employment infringements are time-barred after three years; Social Security ones after four; prevention ones according to their seriousness. - **Requirements**: comply within the deadline and report the remedy with evidence, without waiting for the Inspectorate to return. Responding well is not arguing: it is providing the document that proves compliance or showing that it has been corrected. ## How to prepare before it comes 1. **A digital, reliable working-time record**, with traceability, exportable instantly, that matches payroll and what workers will say. 2. **Documented monthly close**: overtime summarised and delivered with the payslip, paid or compensated within the deadline. 3. **A complete file for each employee**: contract, notification, registration, annexes, remote-work agreement, data-protection clause, delivery of the disconnection policy and harassment protocol, with signature. 4. **Work calendar displayed** at each site and published in the app. 5. **Prevention up to date**: plan, assessment, planning, training and health surveillance with dates. 6. **Pay register for the last financial year** and, where applicable, registered equality plan, published whistleblowing channel and approved LGTBI measures. 7. **An inspection folder**: the list of documents above with their location, to hand over in minutes, not weeks. 8. **Brief training for managers and whoever receives the inspector**: identification, accompaniment, no obstruction, no coaching staff, noting what is requested and the deadlines. 9. **Quarterly review** of a sample of working-time records to spot gaps before the Inspectorate does. 10. **Employment adviser alerted** from day one, for submissions and deadlines. ## How LapsoWork makes it easier Most of the list comes out of the system: [time tracking](/en/solutions/time-tracking-software/) exports the working-time record and the overtime summary in audited PDF and CSV with timestamping and traceability of corrections; the [document manager](/en/solutions/document-management-software/) keeps contracts, annexes, policies and protocols per employee with biometric signature of receipt; [distributed payslips](/en/solutions/payroll-distribution-software/) are archived and signed; and the [leave and absence module](/en/solutions/leave-management-software/) publishes the work calendar per site and records each leave with its certificate. From €2 per employee per month. ## Frequently asked questions **Does the Labour Inspectorate give notice before a visit?** As a general rule, no. The inspector may enter any workplace freely and without prior notice at any time, identifying themselves. Only in some cases does it summon the company in writing to appear with documentation at its offices. **Which documents does the Labour Inspectorate ask for in an SME?** Daily working-time record and overtime summary, contracts with their notifications and Social Security registrations, payslips and contribution documents, work calendar, agreement and pacts, prevention plan with assessment, training and health surveillance, pay register and, depending on size, equality plan, whistleblowing channel and LGTBI measures, plus remote-work agreements and the digital disconnection policy. **What is the difference between a requirement and an infringement report?** A requirement orders a breach to be corrected within a deadline without penalty, and is closed if met and proven; an infringement report proposes a penalty with the infringement classified, its grade and amount under the LISOS, and may be accompanied by a contribution settlement. Ignoring a requirement turns it into a report. **How long is there to make submissions against an infringement report?** Fifteen working days from notification, providing the documentary evidence that proves compliance or correction. Against the decision there is an appeal within one month and then judicial review. **Can the inspector talk to workers without the company?** Yes. The inspector may question the workers present in private about hours, overtime and the working-time record, and their statements carry weight in the action. The company may not prevent it or coach staff. ## Conclusion In an SME the Labour Inspectorate asks for a known list of documents, starting with the working-time record, talks to workers and compares what it sees with what the company has in writing. A requirement is closed by meeting it on time; a report is contested with evidence within fifteen working days. What decides the outcome is having that list ready before the visit, not after. To have the working-time record, signed documents and payslips come out of the system in five minutes, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## Irregular distribution of working time and hours bank: the 10 % of article 34.2 and how to record it URL: https://lapsowork.com/en/blog/irregular-distribution-working-time-10-percent-hours-bank/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: What article 34.2 of Spain’s Workers’ Statute allows: distributing up to 10 % of annual working time irregularly without agreement, with five days’ notice, respecting rest periods and compensating differences within twelve months; what the collective agreement adds with hours banks, how to record it and how to keep it from becoming disguised overtime. Some businesses do not have the same workload in March as in August, or on Monday as on Friday: campaigns, seasons, month-end closes, orders arriving all at once. For them Spain’s Workers’ Statute provides the **irregular distribution of working time**: the possibility of concentrating more hours in some periods and fewer in others without the extra hours being overtime, provided the agreed working time is respected over the year. It is a legal tool, little known in SMEs and badly used when it is known, because it requires notice, limits, compensation within a deadline and, above all, a record that shows the hours add up. This guide explains what article 34.2 allows, what collective agreements add with **hours banks** and how to manage it without ending up with disguised overtime. ## What article 34.2 of the Statute says Article 34.2 establishes that, by collective agreement or, failing that, by agreement between the company and the workers’ representatives, the irregular distribution of working time over the year may be established. And it adds the rule of interest to SMEs with no specific agreement: **failing agreement, the company may distribute irregularly over the year 10 % of working time**. With three inseparable conditions: 1. **Respect the minimum daily and weekly rest periods** provided by law: twelve hours between working days and a day and a half of uninterrupted weekly rest, accumulable over periods of up to fourteen days, plus the agreement’s daily working-time limits. 2. **Minimum notice of five days** to the worker of the day and time of work resulting from the irregular distribution. 3. **Compensation of the differences** between the working time performed and the legal or agreed maximum: due as agreed in the collective or company agreement and, failing that, **within twelve months of when they arise**. In other words: the company may ask a person on 40 hours to work 44 in a campaign week and 36 in a quieter one, without the four extra hours being overtime, if it gives five days’ notice, respects rest periods, does not exceed 10 % of their annual working time in moved hours and gives the difference back within twelve months. ## What the 10 % is and how it is calculated The 10 % refers to each worker’s **annual working time**. With 1,750 annual hours, the company may move up to 175 hours a year: distribute them differently from the ordinary pattern, not add them. If the worker ends the year with more hours than the agreed 1,750, those hours are overtime, with its 80-hour limit and its pay or compensation regime, as we explain in [overtime in the SME](/en/blog/overtime-sme-spain-80-hour-limit-pay-compensation-record/). For **part-time** contracts, irregular distribution requires that the possibility of distributing working time irregularly has been agreed in the contract, and uncompensated extra hours are treated as complementary hours, with their own limits. ## What the agreement adds: hours banks Many sector and company agreements develop article 34.2 with an **hours bank**: a balance per worker that the company may use at peaks and the worker recover in troughs, with its own rules replacing the legal ones: - A **percentage other than 10 %**, higher or lower. - **Longer or shorter notice**, and sometimes a requirement to notify the representatives. - **Daily and weekly limits** on the resulting working time. - **Compensation periods** other than twelve months, and rules for the balance outstanding at year end or at the end of the contract (payment as overtime, taking it on specific dates). - **Additional compensation**: premiums per moved hour, recovery with a coefficient or full days of rest. - **Reasons** justifying use of the bank and excluded groups. Where there is an agreement, the agreement applies; the legal 10 % is the floor for those with nothing agreed. ## The difference between irregular distribution and disguised overtime It is the line the Labour Inspectorate looks at, and it is crossed in four cases: - **Without notice**: extra hours requested the same day are not irregular distribution; they are overtime. - **Without compensation within the deadline**: if after twelve months (or the agreement’s period) the hours have not been returned as rest, they are overtime and must be paid and counted towards the 80-hour limit. - **Exceeding the 10 %** or the agreement’s percentage: the excess is overtime. - **Without a record**: if the working-time record does not show the moved hours and their compensation, the Inspectorate does not accept the irregular distribution as proven and estimates unpaid overtime. That is why irregular distribution without a working-time record that keeps the balance per person is a source of reports, not of flexibility. The penalties are those of article 7.5 of the LISOS, from €751 to €7,500, plus salary differences, as detailed in [penalties for failing to comply with time tracking](/en/blog/time-tracking-penalties-2026/). ## How to apply it in an SME, step by step 1. **Read the agreement**: if it regulates irregular distribution or an hours bank, its rules govern. 2. **Document the policy**: available percentage, notice, daily and weekly limits, how it is communicated, how it is compensated and within what period, and what happens to the balance at year end. If there is representation, agree it with them. 3. **Calculate the 10 % per person** on their annual working time, and less for anyone who has not been there the full year. 4. **Give at least five days’ notice**, in writing or via the app, stating the day and time of the changed working day. 5. **Record each moved hour** in the working-time record, marked as irregular distribution, and keep the **balance per person**: extra hours pending compensation and deadline. 6. **Compensate within the deadline**, preferably in full days or on the dates the worker requests, and record it. 7. **Watch rest periods**: twelve hours between working days and the weekly rest, with alerts when a roster breaks them. 8. **Close the year**: balances at zero or treated as the agreement says; whatever was not compensated is overtime. ## How LapsoWork does it The [time tracking software](/en/solutions/time-tracking-software/) records each person’s actual working time against their ordinary working time and shows accumulated deviations, so the irregular-distribution balance can be read in the report per employee; the Advanced plan’s [shift module](/en/solutions/shift-scheduling-software/) lets you plan rosters with flexible, rotating or block schedules and rest rules per agreement, publish them in advance from the app (the five days’ notice is recorded) and see weekly cover; and reports export in audited PDF and CSV to prove to the Inspectorate that moved hours were compensated on time. How to design rosters is covered in [how to create a shift schedule](/en/blog/how-to-create-a-shift-schedule/). ## Frequently asked questions **What is the irregular distribution of working time?** The possibility of spreading annual working time unevenly over the year, concentrating more hours in some periods and fewer in others, without the extra hours being overtime, provided the agreed working time is respected in the annual computation. It is regulated by article 34.2 of the Workers’ Statute and developed by collective agreements. **How much may the company distribute irregularly without agreement?** 10 % of each worker’s annual working time, failing a collective or company agreement setting another percentage, respecting daily and weekly rest, with at least five days’ notice and compensating the differences within twelve months of when they arise. **How much notice must be given for irregular distribution of working time?** At least five days, unless the agreement sets another period. The worker must know the day and time of the resulting work that far in advance; without notice, the extra hours are overtime. **What is an hours bank?** The development many agreements make of irregular distribution: a balance of hours per worker that the company may use at peaks of work and the worker recover in periods of lower activity, with its own rules on percentage, notice, limits, compensation and treatment of the year-end balance. Where it exists, its rules replace the legal ones. **What happens to irregular-distribution hours that are not compensated?** They become overtime: they must be paid at least at the value of the ordinary hour or compensated as such, they count towards the annual 80-hour limit and, if they were not properly recorded, the Inspectorate estimates and penalises them. ## Conclusion Irregular distribution of working time absorbs peaks without overtime if its four conditions are met: within the 10 % or the agreement’s percentage, with five days’ notice, respecting rest periods and compensating within twelve months. The agreement’s hours bank refines it, and the working-time record with a balance per person is what separates it from disguised overtime. If your business is seasonal and you want to use this tool with the data in view, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## Equality plan in a 50-employee SME in Spain: steps, deadlines, negotiating committee and registration URL: https://lapsowork.com/en/blog/equality-plan-sme-50-employees-steps-deadlines-registration/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: How to prepare the equality plan mandatory from 50 workers under Spain’s Royal Decree 901/2020: when the obligation arises and how the workforce is counted, the negotiating committee, the diagnosis by subject, the pay audit, minimum content, registration, the four-year term and the penalties for not having one. The day an SME reaches 50 people on its payroll it changes legal category, and one of the obligations that appear is the **equality plan**: a document negotiated with workers’ representatives, based on a diagnosis, with measures, a calendar and follow-up, and entered in a public register. It has been mandatory for companies with 50 or more workers since 7 March 2022, under Organic Law 3/2007 and Royal Decree 901/2020, and its absence is penalised and closes the door to public procurement. This guide explains, step by step and with deadlines, how to do it in an SME: when the obligation arises, who negotiates, what is diagnosed, what it contains, how it is registered and how it is kept alive. ## When the obligation arises and how the workforce is counted The obligation reaches companies with **50 or more workers**. The count is made on the **company’s total workforce**, all sites and all types of contract, and Royal Decree 901/2020 sets rules so the threshold cannot be dodged: - Part-time contracts count as one more person, regardless of hours. - Fixed-term contracts terminated in the previous six months are added, counting every 100 days worked or fraction as one more person. - The count is made at least on the last day of June and December each year. Once the threshold is reached, the obligation remains even if the workforce later falls, until the plan’s term ends. Once the threshold is reached, the company has **three months to set up the negotiating committee** and, from then, **a maximum of one year to negotiate, approve and file the application for registration** of the plan. Companies with fewer than 50 are also obliged when their collective agreement so provides or when the labour authority so agrees in a penalty procedure in lieu of sanctions. The rest may do it voluntarily and register it all the same. ## Who negotiates: the negotiating committee The plan **is negotiated**, not drafted unilaterally. The committee is **joint**: half company, half workers’ representatives, with a balanced composition of women and men. - If there is a **works council or staff delegates**, they form the workers’ side; with several sites, according to the representation at each. - If **there is no legal representation** in the company or at some site, the workers’ side is formed by a committee of the **most representative trade unions and those representative in the sector** entitled to negotiate the applicable agreement; the company must approach them and they have ten days to respond. This is the most frequent case in SMEs that have just reached 50, and also where the calendar most often stalls. The committee keeps minutes, may use external advice and has a duty of confidentiality over the information received. ## The diagnosis: what is analysed Before the measures you need to know where the company stands. The diagnosis is negotiated and must analyse, as a minimum, the subjects of Royal Decree 901/2020: 1. **Selection and hiring** process. 2. **Professional classification**. 3. **Training**. 4. **Professional promotion**. 5. **Working conditions**, including the **pay audit** of Royal Decree 902/2020. 6. Co-responsible exercise of **personal, family and working life rights**. 7. **Under-representation of women**. 8. **Pay**. 9. **Prevention of sexual and sex-based harassment**. The diagnosis relies on data broken down by sex: workforce by groups, jobs, seniority, contract type and hours, hires and departures, training received, promotions, leave and reduced hours taken by each sex, and the [pay register](/en/blog/pay-register-step-by-step-sme-spain/), which is the basis of the pay audit. The more organised those data are in the HR system, the shorter the diagnosis. ## The pay audit Mandatory for every company that must have an equality plan, it forms part of the diagnosis and has the same term as the plan. It includes a **job evaluation** with criteria of adequacy, completeness and objectivity to determine which jobs are of equal value, the analysis of the pay register with that classification, identification of the causes of the differences and an **action plan to correct them**, with objectives, actions, owners, timetable and follow-up. ## Minimum content of the plan The plan must include, as a minimum: - Identification of the **parties** concluding it. - **Personal, territorial and temporal scope**. - **Diagnosis report**, and the pay audit report. - **Results of the diagnosis**, with qualitative and quantitative objectives. - **Concrete measures**, with deadline, priority, indicators and the people or bodies responsible. - **Material and human means and resources** to implement it. - **Calendar** of actions. - **Follow-up, evaluation and review system**, with a committee that meets periodically. - **Composition of the follow-up committee**. - **Procedure for amendment** and for resolving disagreements. ## Registration, term and follow-up The plan is entered in the **Register and deposit of collective agreements, collective labour agreements and equality plans (REGCON)**, within **fifteen days** of signature, with the required documentation. Registration is mandatory and public, and it is what the Inspectorate and contracting authorities check. The maximum term is **four years**; the plan must be reviewed when circumstances change substantially (mergers, changes in workforce or activity, court or Inspectorate rulings) and, in any case, with the periodic evaluation it sets, with at least one interim and one final evaluation. ## Penalties and effects of not having a plan - **Not drawing up or not applying the equality plan** when mandatory is a **serious** infringement under the Law on Infringements and Penalties in the Social Order, with fines of €751 to €7,500 depending on the grade; if the obligation stems from a penalty procedure or a labour authority agreement and is breached, the infringement is **very serious**. - **Ban on contracting** with public administrations: the Public Sector Contracts Law bars companies with 50 or more workers that do not comply with the obligation to have an equality plan from contracting. - **Loss of public aid and subsidies** and of rebates linked to compliance. - And the effect that is not in the law: a plan negotiated in a rush to meet the deadline changes nothing; one made with data helps retain half the workforce, as we explain in [talent retention in SMEs](/en/blog/talent-retention-smes-10-ideas-no-budget/). ## Typical calendar for an SME | When | What | |---|---| | Month 0 | Workforce count at end of June or December: 50 reached | | Months 1 to 3 | Set up the negotiating committee; if there is no representation, notify the unions and wait ten days | | Months 3 to 6 | Data collection, pay register, job evaluation and negotiated diagnosis | | Months 6 to 9 | Pay audit and negotiation of measures, indicators and calendar | | Months 9 to 12 | Approval and signature of the plan; application for registration in REGCON within fifteen days | | Every year | Follow-up committee meeting, indicators and, mid-term, interim evaluation | | Year 4 | Final evaluation and negotiation of the next plan | ## How LapsoWork makes it easier The diagnosis and the audit feed on data LapsoWork already keeps: each employee’s record with sex, professional group, job, contract type, hours and seniority; the [leave and absences](/en/solutions/leave-management-software/) taken by type and person, which show real co-responsibility; the [archived payslips](/en/solutions/payroll-distribution-software/) for the pay register; and the Excel export of all of it. We explain the other obligations that kick in at 50 in [labour compliance for SMEs: 2026 guide](/en/blog/labour-compliance-smes-guide-2026/). ## Frequently asked questions **From how many workers is the equality plan mandatory in Spain?** From 50 or more workers, under Organic Law 3/2007 and Royal Decree 901/2020, generally since 7 March 2022. The workforce is counted across the whole company, including part-time contracts as one person and fixed-term contracts terminated in the previous six months according to their days worked. It is also mandatory when the agreement requires it or the labour authority so agrees. **How long does the company have to prepare the equality plan?** Three months from reaching 50 workers to set up the negotiating committee, and from then a maximum of one year to negotiate, approve and apply for registration of the plan. **What if there are no workers’ representatives?** The workers’ side of the negotiating committee is formed by the most representative trade unions and those representative in the sector entitled to negotiate the applicable agreement. The company must notify them of its intention to negotiate and they have ten days to respond and appoint their members. **Where is the equality plan registered?** In the Register and deposit of collective agreements, collective labour agreements and equality plans (REGCON) of the competent labour authority, within fifteen days of signature. Registration is mandatory and public. **How long does an equality plan last?** The parties set the term with a maximum of four years. It must be reviewed when circumstances change substantially and evaluated periodically, with at least one interim and one final evaluation before negotiating the next. ## Conclusion The equality plan in a 50-employee SME is a process with deadlines: three months for the committee, one year for the plan, fifteen days for registration and four years of term, with a diagnosis by subject, a pay audit and measures with indicators. What makes it long or short is the data: whoever has the workforce, leave and payslips organised by sex and job starts the diagnosis with half the work done. To have them that way, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## Digital disconnection policy: what it must contain and how to apply it for real URL: https://lapsowork.com/en/blog/digital-disconnection-policy-what-to-include-how-to-apply/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: An internal digital disconnection policy is mandatory for every company in Spain under article 88 of the LOPDGDD: which right it protects, what the document must contain, how it is drawn up with workers’ representatives, what it requires for remote work, how it is applied day to day and how to prove compliance. Every Spanish company is required to have a **digital disconnection policy**, and most SMEs either do not have one or have a document nobody applies. The right is recognised in **article 88 of Organic Law 3/2018 (LOPDGDD)**: workers have the right to digital disconnection to guarantee respect for their rest time, leave and holidays and their personal and family privacy, and the company must draw up an internal policy regulating it. It is also article 20 bis of the Workers’ Statute and, for remote work, article 18 of Law 10/2021. This guide explains what the policy must contain, how it is drawn up, what separates it from a piece of paper and how compliance is proven. ## What the law says Article 88 of the LOPDGDD establishes three things: 1. **The right**: workers and public employees have the right to digital disconnection outside legally or conventionally established working time. 2. **Its regulation**: the ways of exercising the right are governed by the collective agreement or, failing that, by agreement between the company and the workers’ representatives. 3. **The internal policy**: the employer, **after hearing the workers’ representatives**, draws up an internal policy addressed to the whole workforce, **including management positions**, defining the ways of exercising the right and the **training and awareness actions** on reasonable use of technological tools to avoid digital fatigue. It must particularly preserve the right in cases of full or partial remote work and of work at home with company tools. Law 10/2021 on remote work reinforces it in article 18: the company must guarantee disconnection, with a limitation on the use of technological means during rest periods, and the internal policy must define the ways for remote work. There is no official template and no register where it is filed. What there is, is an obligation to have it, to have heard the representatives, and for it to be real. ## What the policy must contain A useful document that stands up to the Inspectorate includes: 1. **Scope**: the whole workforce, with express mention of management positions and remote workers. 2. **The right and its reach**: what counts as working time and rest time in the company, with reference to the timetable, the calendar and the working-time record. 3. **Rules for communication outside working hours**: no reply is expected to emails, messages or calls outside the timetable, during rest, holidays, leave or sick leave; not replying has no consequences. 4. **Defined exceptions**: what counts as an emergency, who may trigger it, through which channel other than the usual one and how the time is compensated if it involves work. 5. **Technical measures**: scheduled sending of emails, out-of-hours notices in signatures, muted notifications in corporate tools, no requirement to keep devices on outside working hours. 6. **Remote work**: availability schedule agreed in the remote-work agreement, tools and their use, and guaranteed disconnection. 7. **Training and awareness**: planned actions, audiences (with special attention to managers) and frequency. 8. **Owners and channel** for raising breaches, and a no-reprisal guarantee. 9. **Follow-up**: indicators, periodic review with the representatives and updating. 10. **Relationship with other rules**: agreement, remote-work agreement, harassment protocol, device-use policy (article 87 of the LOPDGDD). ## How it is drawn up 1. **Review the agreement**: many already regulate disconnection and set minimums the policy must respect. 2. **Honest diagnosis**: when emails are sent, who replies at ten at night, which messaging groups exist and who feeds them. The working-time record and overtime are the first data. 3. **Draft** with the ten sections above, adapted to the company’s reality: an office is not the same as a service with on-call duty. 4. **Hearing of the workers’ legal representatives**, with the consultation on record; if there is no representation, communication to the workforce and a record of it. 5. **Approval by management**, publication and delivery to the whole workforce with acknowledgement of receipt. 6. **Training**, especially for people managers, because disconnection is broken by managers, not by staff. 7. **Inclusion at onboarding** for new hires and in the remote-work agreement. ## The difference between having a policy and complying with it The document protects nobody if messages from the manager keep arriving at nine at night. The policy is complied with when: - **Managers set the example**: they schedule emails, do not write to the group outside hours and do not treat availability as merit. - **Emergencies have their own channel**, separate from email and the usual messaging, used only when they are emergencies. - **The working-time record shows what happens**: if recorded hours end at 18:00 and emails go out at 22:00, there is unrecorded work, and the Inspectorate reads it that way. - **Nobody is penalised** for not replying outside their hours, and whoever raises it has a channel. - **It is measured**: out-of-hours emails, overtime, short absences, and action follows. It is one of the retention measures that cost nothing, as we explain in [talent retention in SMEs](/en/blog/talent-retention-smes-10-ideas-no-budget/). ## What happens if you do not have it or do not comply Not drawing up the internal policy or breaching the right to disconnection is penalised under the Law on Infringements and Penalties in the Social Order as a **serious** infringement in employment relations, with fines of €751 to €7,500 depending on the grade, and the Inspectorate asks for it more and more in visits on working time and remote work. In addition, out-of-hours work the company knows of and allows is working time: it generates overtime, with its limits and its pay or compensation, as we explain in [overtime in the SME](/en/blog/overtime-sme-spain-80-hour-limit-pay-compensation-record/). And in remote work, failing to guarantee disconnection is a specific infringement of Law 10/2021. The full table is in [penalties for failing to comply with time tracking](/en/blog/time-tracking-penalties-2026/). ## How LapsoWork makes it easier The policy is published in the [document manager](/en/solutions/document-management-software/) and each person signs receipt from the app, with the date, which proves delivery to the whole workforce; [time tracking](/en/solutions/time-tracking-software/) records actual working time and its reports of effective hours, overtime and deviations show whether rest is respected; and the [remote work module](/en/solutions/remote-work-software/) records remote working days with the availability schedule of the agreement, as we detail in [remote work in Spain: obligations](/en/blog/remote-work-spain-legal-obligations-2026/). From €2 per employee per month. ## Frequently asked questions **Is a digital disconnection policy mandatory for all companies in Spain?** Yes. Article 88 of the LOPDGDD requires every employer, regardless of size, to draw up an internal digital disconnection policy addressed to the whole workforce, including managers, after hearing the workers’ representatives, defining the ways of exercising the right and the training and awareness actions. **What must the digital disconnection policy include?** The scope, the definition of working and rest time, the rules for communication outside working hours, the defined exceptions for emergencies and their channel, the technical measures, the rules for remote work, the planned training and awareness, the owners and the channel for breaches, and follow-up and review. **Does the disconnection policy have to be negotiated with representatives?** The ways of exercising the right are governed by the agreement or by agreement with the representatives; the internal policy is drawn up by the company after hearing the workers’ representatives, with the consultation on record. If there is no representation, it is communicated to the workforce and the communication is recorded. **Can the company require a reply to an email outside working hours?** Not as a general rule: outside working time the worker has the right not to attend to the company’s digital means and may not be penalised for it. The policy may provide defined exceptions for real emergencies, with their own channel and compensation of the time if it involves work. **How does the company prove it complies with digital disconnection?** With the policy published and delivered to the whole workforce with acknowledgement, the record of the hearing of representatives, the training carried out, a working-time record that reflects real rest and overtime reports consistent with it. A document without this evidence offers no protection before the Inspectorate. ## Conclusion The digital disconnection policy is mandatory for all companies and must say what is expected outside working hours, what an emergency is, how remote work is protected and what training is given, with a hearing of the representatives and delivery to the whole workforce. What makes it real is managers setting the example, an emergency channel separate from email and a working-time record showing that rest is respected. To publish it, deliver it with a signature and measure compliance, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## Clocking in with geolocation: what Spanish data protection law allows and how to do it without a penalty URL: https://lapsowork.com/en/blog/clocking-in-with-geolocation-what-spanish-data-protection-law-allows/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: When a company may use geolocation in clock-ins under article 90 of the LOPDGDD and article 20.3 of the Workers’ Statute: prior information to staff and representatives, proportionality, only at the moment of clocking in and during working time, no continuous tracking, impact assessment, remote work and personal devices, and what the Spanish Data Protection Agency looks at. When clocking in is done from a phone, the question comes by itself: may the company know **where** each person clocks in from? The legal answer is yes, with conditions, and the difference between a correct geolocated clock-in and a fine from the Spanish Data Protection Agency (AEPD) lies in the details: what is captured, when, for what, who knows and what is done with it. This guide explains what **article 90 of the LOPDGDD** allows, how the AEPD interprets it, what remote work requires and how to configure geolocated clock-in so that it is proportionate, transparent and useful. ## The legal basis: article 90 of the LOPDGDD and article 20.3 of the Workers’ Statute Article 20.3 of the Workers’ Statute allows the employer to adopt the surveillance and control measures it deems appropriate to verify compliance with employment obligations, respecting the worker’s dignity. **Article 90 of Organic Law 3/2018** specifies that power for geolocation: - Employers **may process data obtained through geolocation systems** to exercise the control functions of article 20.3, **within its legal framework and with the limits inherent to it**. - **Beforehand**, the employer must **inform workers expressly, clearly and unequivocally** and, where applicable, their representatives, about the **existence and characteristics** of the devices, and also about the possible exercise of the rights of access, rectification, restriction and erasure. In other words: the law does not require the worker’s consent, because the legal basis is the employer’s legitimate interest in labour control, but it does require **prior information**, a **labour-control purpose** and **limits**. Those limits are set by the GDPR with its principles of minimisation, purpose limitation and proportionality, and by the AEPD in its decisions. ## What the AEPD considers proportionate From the Agency’s decisions and guidance on employee geolocation, clear criteria emerge: - **A specific purpose**: checking the place from which a person clocks in or their presence at the site or assigned post is a legitimate purpose; knowing the person’s movements throughout the day is not, except in activities where travel is the work (fleets, routes, home services) and with their own safeguards. - **Only during working time**: geolocation outside working hours, during rest or on holiday is unlawful. A system that tracks outside the timetable violates privacy and digital disconnection. - **Point capture versus continuous tracking**: recording the position **at the moment of clocking in** is proportionate to verify presence; continuous location tracking requires far greater justification and rarely has it in office jobs. - **Minimisation**: if it is enough to know the person is at the site, exact coordinates need not be stored; checking that the clock-in is within the site’s perimeter meets the purpose with less data. - **Personal devices**: if clocking in is done from the worker’s own phone, the app must be strictly limited to clocking in, may not access other device data, and the company may not demand permanently active geolocation. The device-use policy under article 87 of the LOPDGDD must cover it. - **Information and transparency**: a specific information clause, a published clock-in policy, information to the representatives and responses to access and erasure requests. - **Impact assessment**: where geolocation involves systematic observation of workers, the data protection impact assessment of article 35 GDPR is required; for a point clock-in, at least a documented risk analysis is advisable. - **Limited retention**: the clock-in location is kept for as long as necessary for the purpose and for the working-time record, with restricted access. ## Remote work: the most delicate case In remote work the worker’s home is their private space, and Law 10/2021 expressly prohibits control measures that violate privacy. Geolocating a remote worker to check they are at home is, as a general rule, disproportionate: the working-time record is met by clocking in via the app without location, and activity is proven by the work, not by position. If geolocation is used in remote work, it must be **optional**, informed and limited to clocking in, and the remote-work agreement must cover it, as we explain in [remote work in Spain: obligations](/en/blog/remote-work-spain-legal-obligations-2026/). ## How to configure a compliant geolocated clock-in 1. **Define the purpose in writing**: verifying the site or place of work at the moment of clocking in, nothing more. 2. **Choose the minimum data level**: perimeter check per site instead of exact coordinates where sufficient; if coordinates are stored, only those at the instant of clocking in. 3. **Only when clocking in and only during working hours**: the app records no location at any other time, and documents it. 4. **Inform before activating**: an information clause for each worker, communication to the representatives, updated clock-in and device policies, and a record of the information given. 5. **Exclude or make optional for remote work**, and do not require geolocation on personal devices outside the act of clocking in. 6. **Impact assessment or documented risk analysis**, according to scope. 7. **Restricted access and limited retention**: who sees the location, for what and for how long. 8. **An alternative**: provide for how someone who cannot or does not want to enable location on a personal device clocks in (site tablet, web, card), with no detriment to the person. 9. **Periodic review** and an updated record of processing activities. ## What the AEPD and the Inspectorate penalise - **Geolocating without express prior information**, or doing so outside working hours, or with disproportionate continuous tracking, are GDPR infringements the AEPD penalises with fines that, for infringements for lack of legal basis or information, can be very high, plus an order to cease processing. - **Not informing the workers’ representatives** breaches article 90 and article 64 of the Statute on the right to information and consultation on labour control. - **Using location for purposes other than labour control** (for example, disciplinary action for what the person did outside work) makes the processing unlawful and the evidence inadmissible. - And the other side: an unreliable working-time record is no use either. Clocking in from a phone is legal and sufficient, as we explain in [clocking in from your phone: is it legal?](/en/blog/clocking-in-with-mobile-phone-legal/); geolocation is an add-on for specific cases, not a requirement. ## When it makes sense and when it does not **It makes sense** on construction sites, home services, field maintenance, cleaning across several sites, retail with several shops: wherever the company needs to know at which site or client the service was provided, and clocking in on location proves working time and allows hours to be allocated per site or client. **It does not make sense** in single-site offices, where web or tablet clock-in already proves presence, or in remote work, where the location is the home. Enabling geolocation “just in case” is the mistake that has produced the most AEPD decisions. ## How LapsoWork does it In LapsoWork’s [time tracking software](/en/solutions/time-tracking-software/), geolocation is an option the company enables when it needs it: it is captured only at the moment of clocking in, there is never continuous tracking, and in the [remote work module](/en/solutions/remote-work-software/) it is optional. Each clock-in carries timestamping and traceability, and reports export in audited PDF and CSV. The information clause and the clock-in policy are published in the document manager with each person’s signed receipt. From €2 per employee per month. ## Frequently asked questions **Is it legal to clock in with geolocation in Spain?** Yes, with conditions. Article 90 of the LOPDGDD allows processing geolocation data for the labour control of article 20.3 of the Workers’ Statute, provided workers and their representatives are informed expressly, clearly and beforehand, with a specific purpose, during working time and proportionately. The worker’s consent is not needed, but prior information and the GDPR limits are. **Can the company track the worker’s location throughout the working day?** Only when travel is the work (fleets, routes, services) and with its own safeguards. To verify presence it is enough to record location at the moment of clocking in; continuous tracking in jobs that do not require it is disproportionate and the AEPD penalises it. Outside working hours, never. **Can the company require geolocation on the worker’s personal phone?** It may ask the clock-in app to capture location at the act of clocking in, with prior information and without accessing other device data, but it may not demand permanently active location or outside clocking in, and it must offer an alternative to anyone who does not want to use their personal device. **Can remote workers be geolocated?** As a general rule it is not proportionate: the home is private space, Law 10/2021 prohibits controls that violate privacy and the working-time record is met by clocking in without location. If used, it must be optional, informed, limited to clocking in and included in the remote-work agreement. **Is an impact assessment required to clock in with geolocation?** It is required where geolocation involves systematic observation of workers. For a point clock-in, a documented risk analysis, the information clause, an updated record of processing activities and limits on access and retention are advisable. ## Conclusion Clocking in with geolocation is legal when you inform beforehand, capture only at the moment of clocking in and during working time, limit it to what is needed to verify the place of work, exclude it or make it optional for remote work and document the risk analysis. Enabling it by default or tracking outside working hours is the shortest route to an AEPD fine. If your teams work across several sites or on the road and you want a compliant location-based clock-in, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## Penalties for failing to comply with time tracking in 2026: current table and what the new Royal Decree proposes URL: https://lapsowork.com/en/blog/time-tracking-penalties-2026/ Publicado: 2026-04-22 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Current penalty table for breaching the working-time record in Spain (LISOS updated by RD 306/2024: €751 to €7,500 per serious infringement), what the still-unpublished digital record Royal Decree proposes, what the Labour Inspectorate checks and how to avoid a report. The **penalties for failing to comply with time tracking** in Spain are today those set by the Law on Infringements and Penalties in the Social Order (LISOS): not recording working time is a serious infringement that the Labour Inspectorate fines with between €751 and €7,500, almost always accompanied by a claim for unpaid overtime. The Royal Decree on the digital working-time record the Government is processing proposes changing that scheme and penalising **per affected worker, with up to €10,000**, but as of 15 September 2026 it **has still not been published in the BOE**. In this article we separate what is in force from what is proposed, give the full table of amounts, explain what the Inspectorate checks when it visits an SME and how to avoid a report. ## Legal framework: what is in force and what is being processed - **Article 34.9 of the Workers’ Statute** (Royal Decree-Law 8/2019): the obligation to record every day each worker’s working time, keep the records for four years and make them available to workers, their representatives and the Inspectorate. In force since 12 May 2019. - **LISOS, article 7.5**: classifies breaches of the working-time record rules as a serious infringement; article 40 sets the amounts, updated by Royal Decree 306/2024 with effect from 1 May 2024. - **Law 10/2021 on remote work**: specific obligations for teleworking, also penalised under the LISOS. - **Royal Decree on the digital working-time record**: being processed. It will require an exclusively digital, tamper-proof record accessible remotely by the Inspectorate, and proposes penalties per worker. The Council of State issued an unfavourable opinion on 23 March 2026 and the Ministry of Labour announced on 9 September that it would approve it “immediately”, without a date. We explain its content in [the new digital clock-in law: where it stands](/en/blog/new-digital-clock-in-law-2026/). ## Current penalty table for the working-time record No record, an incomplete record or an unreliable record are a **serious infringement**. The Inspectorate grades the penalty according to criteria such as the number of workers affected, repeat offending, intent or the harm caused. | Infringement | Grade | Amount | Common scenario | |---|---|---|---| | Serious (art. 7.5 LISOS) | Minimum | €751 – €1,500 | Incomplete record or occasional failures for a few workers | | Serious | Medium | €1,501 – €3,750 | Existing system but unreliable or with repeated failures | | Serious | Maximum | €3,751 – €7,500 | No record for all or most of the workforce | **Very serious** infringements under the LISOS (for example, obstructing the Inspectorate or certain Social Security conduct) carry amounts of €7,501 to €30,000 at minimum grade, €30,001 to €120,005 at medium grade and €120,006 to €225,018 at maximum grade. Not recording working time is not, in itself, a very serious infringement. What does multiply the cost is what usually accompanies the report: - **Unrecorded, unpaid overtime**: the Inspectorate estimates it, the company must pay it with its contributions and, if it exceeds the legal limit, there is an additional serious infringement. - **One report for each unmet obligation** detected during the visit: working-time record, remote-work agreement, work calendar not displayed, and so on. - **The worker’s employment claim**, which with a record against the company or no record at all usually succeeds. ## What the Royal Decree proposes: penalties per worker The text being processed changes the logic from “one fine per company” to “one fine per worker whose record does not comply”, with amounts of **up to €10,000 per worker**. Under that rule, an SME with 30 employees clocking in on paper could in theory face a maximum far above the current table. It is the change that has been publicised most and also the one the Council of State questioned, together with the entry-into-force period of only twenty days. Until it is published in the BOE, **it does not apply**: reports are issued under the LISOS table. ## Other penalties the Inspectorate cross-checks with time tracking ### Whistleblowing channel (Law 2/2023), companies with 50 or more employees | Infringement (legal entities) | Amount | |---|---| | Very serious: no internal reporting system, reprisals against the informant or breach of confidentiality | €600,001 – €1,000,000 | | Serious | €100,001 – €600,000 | | Minor | €1,001 – €100,000 | The competent authority is the Independent Whistleblower Protection Authority, which may also impose a public reprimand and a ban on subsidies for up to four years. See the detail in [penalties for not having a whistleblowing channel](/en/blog/mandatory-whistleblowing-channel/). ### Remote work (Law 10/2021) | Infringement | Amount | |---|---| | No written remote-work agreement | €751 – €7,500 (serious) | | Failure to compensate remote-work expenses | €751 – €7,500 (serious) | | Failure to guarantee the right to digital disconnection | €751 – €7,500 (serious) | We explain the obligations in [remote work in Spain: legal obligations](/en/blog/remote-work-spain-legal-obligations-2026/). ## What the Inspectorate checks when it visits an SME 1. **The records of a sample of workers** for the latest period: that there is a record for every working day, that it matches the contractual hours and that there are no inconsistencies. 2. **The reliability of the medium**: whether the record can be edited without a trace, whether corrections are traceable and whether it is kept for four years. An editable record with no trace is not considered reliable. 3. **The cross-check with payroll**: hours recorded versus hours paid. Differences are unpaid overtime. 4. **Interviews with workers**: whether they clock in every day, whether they have been asked to sign “blank” or corrected records, whether they work hours they are not paid for. Their statements carry weight. 5. **The other obligations** seen in the same visit: work calendar displayed, remote-work agreements, whistleblowing channel if there are 50 or more employees. ## How to avoid the report - **A digital record with traceability**, even though the Royal Decree is not published: it is what the Inspectorate considers reliable and what will save you switching systems against a deadline. - **Brief training for line managers**: many reports stem from a supervisor asking staff to clock in “in bulk” or correct by hand. - **A written internal policy** the employee knows on joining: how to clock in, what to do if they forget, how to request corrections, how overtime is compensated. - **Periodic review** of a sample of employees’ records to spot gaps and deviations before the Inspectorate does. - **Respond to the requirement**: many visits end in a requirement with a deadline to remedy, not in a penalty. Remedying on time and with evidence reduces or avoids the report. ## Frequently asked questions **What is the fine for not keeping a working-time record?** Today it is a serious infringement under article 7.5 of the LISOS, fined between €751 and €7,500 depending on the grade (minimum, medium or maximum), with the amounts updated by Royal Decree 306/2024. Payment of unrecorded overtime is usually added to the fine. The penalty of up to €10,000 per worker is a proposal in the digital working-time record Royal Decree, still unpublished. **Is the fine per company or per worker?** Under current rules, the penalty is per infringement, graded according to the number of workers affected among other criteria, and the Inspectorate may issue one report per unmet obligation. The Royal Decree being processed proposes penalising each worker whose record does not comply, but that rule is not in force. **Can I argue that I am a small SME and did not know?** Ignorance is no defence: the obligation to record working time has been in force since May 2019 and is the same for every company. Good faith and prompt remedy can lead to a requirement instead of a penalty, or to the minimum grade. **How long until a working-time record infringement is time-barred?** Employment infringements are time-barred three years after the date of the infringement, under article 4 of the LISOS. The obligation to keep working-time records lasts four years. **What if the Inspectorate comes because an employee complained?** It is a frequent origin of visits. If the record does not exist or is unreliable, the worker’s overtime claim is added to the administrative penalty, and with the record against the company it usually succeeds. A digital record with traceability is the best defence on both fronts. ## Conclusion Failing to comply with time tracking costs today between €751 and €7,500 per serious infringement, plus the overtime the Inspectorate estimates and the reports for the other obligations it reviews in the same visit. The digital working-time record Royal Decree proposes penalties per worker of up to €10,000, but it remains unpublished. Complying costs €720 a year for 30 employees with LapsoWork’s Basic plan, and leaves the record ready for whatever text comes. To have it in 48 hours, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/); to compare first, see our [price table of time tracking software for 30 employees](/en/blog/best-time-tracking-software-sme-30-employees-2026/). --- ## Talent retention in SMEs: 10 ideas that need no budget URL: https://lapsowork.com/en/blog/talent-retention-smes-10-ideas-no-budget/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Ten measures to keep people in an SME without raising salaries or hiring consultants: flexibility, predictable schedules, real disconnection, training using the Workers’ Statute leave, recognition, autonomy, a clean exit for overtime, and how to measure whether they work. When a good person leaves an SME, it is almost never just about money: it is a schedule that cannot be planned, overtime nobody acknowledges, a manager who does not listen, or the feeling that there is nothing more to learn there. **Talent retention in SMEs** is decided by things that cost little or nothing and that most small companies do not do because nobody has written them down. Here are ten, all applicable without budget, and a way to know whether they are working. If you first want to understand why people leave, we have a guide on [how to reduce employee turnover](/en/blog/how-to-reduce-employee-turnover/). ## 1. Publish rosters in advance and do not change them at the last minute For anyone with children, studies or someone to care for, knowing the schedule two weeks ahead is worth more than many allowances. Set a rule (for example, roster published fifteen days ahead and changes only by agreement) and keep it. A [shift schedule](/en/blog/how-to-create-a-shift-schedule/) visible from the phone is the tool; the rule is what retains. ## 2. Flexible start and finish times where the work allows A flexible window for arriving and leaving, or the option to make up hours within the week, costs nothing in offices and many services. The Workers’ Statute already requires negotiating in good faith requests to adapt working hours for work-life balance (article 34.8); getting ahead and offering it as a general rule turns an obligation into an advantage. ## 3. Partial remote work with clear rules One or two days a week of remote work, with a written agreement as required by Law 10/2021, compensation of expenses and a defined availability schedule. What retains is not remote work itself but its being predictable and not depending on the boss’s mood. We explain it in [remote work in Spain: obligations](/en/blog/remote-work-spain-legal-obligations-2026/). ## 4. Real digital disconnection Having the disconnection policy required by article 88 of the LOPDGDD is mandatory; complying with it is what people notice. Nobody expects replies outside working hours, managers set the example, and real emergencies have a channel other than email. It is free and one of the measures that weigh most in the decision to stay. ## 5. Pay or compensate overtime, and record it Overtime that is worked and neither paid nor compensated is the silent talent leak. The working-time record makes it visible; from there, it is either paid, compensated with rest within the period the agreement sets, or stopped by reorganising work. A person seeing their real hours in the app and knowing what happens to them is a form of respect that is remembered. ## 6. In-house training using the Statute’s leave You do not need a course catalogue. Article 23.3 of the Workers’ Statute grants workers with at least one year’s seniority twenty hours a year of paid leave for training linked to the job, accumulable over up to five years. Use it: internal sessions where a colleague teaches what they know, rotation through other areas, time for a free course with an agreed goal. What retains is learning, not the course budget. ## 7. One development conversation a year, with follow-up Thirty minutes with each person to talk about what they want to learn, what weighs on them and what they would do differently, with two or three commitments noted and a review at six months. It is not a performance appraisal or a pay rise: it is proof that someone is looking after their path. Most people who leave never had that conversation. ## 8. Autonomy and explained decisions Delegate concrete decisions (how to organise one’s own work, which tool to use, how to serve a customer) and explain the decisions that are not delegated. In an SME, work makes sense when the result is visible; taking away people’s control over how they do it is the fastest way to make them stop caring. ## 9. Concrete, timely recognition Not an employee-of-the-month programme, but saying at the time and in detail what someone did well and what effect it had, in front of the team where appropriate. And recognising the invisible tasks too: whoever covers gaps, trains newcomers, solves what nobody sees. ## 10. An onboarding that does not leave the person alone Many exits are decided in the first months. An onboarding buddy, a 30-day plan, the contract and access ready on day one and a conversation at four weeks stop the person concluding they made a mistake. We detail it in the guide to [recruitment for SMEs](/en/blog/recruitment-smes-organise-hiring-without-expensive-ats/). ## How to know whether it works Without measuring, the ten ideas are good intentions. Three indicators suffice, and they come from the HR system itself: - **Voluntary turnover**: voluntary leavers in the period divided by average headcount. Follow the trend by team and by seniority; first-year turnover speaks of onboarding, veterans’ turnover speaks of career path. - **Overtime per person and team**: if it falls after applying measures 5 and 8, work organisation has improved. - **Short unjustified absences**: they usually rise before people leave. How to measure them is in [how to detect absenteeism with data](/en/blog/how-to-detect-absenteeism-with-data/). And a source that is not an indicator: the exit interview, with three questions and no defending yourself. What people say on leaving is what needs changing. ## What does cost money and when to address it Salary matters, and when it is below market or below the agreement none of these measures makes up for it. But in many SMEs the problem is not the figure but the lack of transparency: nobody knows how a rise is decided or when. Before moving budget, put the criteria and the moments of salary review in writing. It is free and avoids the sense of arbitrariness that pushes people to look elsewhere. ## How LapsoWork helps Much of these measures depend on information being visible: published rosters, real hours, leave balances, signed documents. LapsoWork puts it in each employee’s app, with the [shift module](/en/solutions/shift-scheduling-software/) to publish rosters, [time tracking](/en/solutions/time-tracking-software/) with effective-hours and overtime reports, and the [leave and absence module](/en/solutions/leave-management-software/) so each person manages their own without asking by WhatsApp. From €2 per employee per month, no lock-in, as you can see on [our pricing page](/en/pricing/). ## Frequently asked questions **How do you retain employees in an SME without raising pay?** With predictability and respect for their time: rosters published in advance, flexible start and finish where the work allows, partial remote work with rules, digital disconnection honoured, overtime paid or compensated, training using the Statute’s twenty-hour leave, one development conversation a year, autonomy, concrete recognition and careful onboarding. **Which talent retention measure is most effective?** It depends on why people leave your company, and only exit interviews and turnover data by team tell you that. In SMEs with shifts, roster predictability usually comes first; in offices, flexibility and disconnection; in all, that overtime is not worked for free. **Is it mandatory to train employees in Spain?** Article 23.3 of the Workers’ Statute grants those with at least one year’s seniority twenty hours a year of paid leave for professional training linked to the company’s activity, accumulable over up to five years. Occupational risk prevention training is also mandatory. Using that leave for in-house training costs no budget. **How is talent retention measured?** With voluntary turnover (voluntary leavers over average headcount) by team and seniority, and with indicators that anticipate it: overtime per person, short unjustified absences and what exit interviews say. All come from the working-time record and absence management. **Does remote work help retention?** It helps when it is predictable and regulated: a written agreement under Law 10/2021, fixed days, compensation of expenses and an availability schedule. Remote work that depends on the manager’s mood or is granted to some and not others without criteria produces more exits than retention. ## Conclusion Retaining talent in an SME without budget means making people’s time predictable, recognising what they do, letting them decide how they do it and looking after their path, and measuring turnover to know whether it works. None of the ten ideas requires money; all require information to be visible and managers to set the example. To start with the first, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## Spain’s 2026 work calendar: national and regional public holidays, and how to prepare 2027 URL: https://lapsowork.com/en/blog/spain-public-holidays-2026-work-calendar/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Spain’s national holidays for 2026 according to the BOE (Resolution of 17 October 2025), which ones regions may replace, which holidays remain until December, how to draw up the company work calendar and how to prepare 2027. **Spain’s 2026 work calendar** was fixed in the Official State Gazette (BOE) of 28 October 2025 by the Resolution of 17 October 2025 of the Directorate-General for Labour, which publishes the list of public holidays at national and regional level and for the cities of Ceuta and Melilla. At this point in the year it is worth keeping at hand for two reasons: the last-quarter holidays are still ahead, and they are the ones that most affect rosters and outstanding leave, and in a few weeks the 2027 list will be published, which the company has to carry over into its own work calendar before the year starts. Here are the 2026 holidays with their weekday, what each region may change, what the Workers’ Statute requires and how to manage it without spreadsheets. ## How many holidays there are and who sets them Article 37.2 of the Workers’ Statute sets a maximum of **fourteen public holidays a year**, paid and non-recoverable, of which **two are local**. The other twelve break down as follows: - **National holidays that cannot be replaced**, observed throughout Spain: New Year’s Day, Good Friday, Labour Day, National Day, Immaculate Conception and Christmas Day. - **National holidays the regions may replace** with their own: Epiphany, Maundy Thursday, the Monday transfer of holidays falling on a Sunday (All Saints’ Day and Constitution Day in 2026), and the choice between Saint Joseph and Saint James. - **Each region’s own holidays**, up to the twelve. - **Two local holidays**, set by each town council and published in its provincial or regional gazette. When a national holiday falls on a Sunday, the region may move it to the following Monday. In 2026 this happens with 1 November and 6 December, which is why 2 November and 7 December appear in the table as possible holidays. ## National holidays in 2026 | Date | Day | Holiday | Status | |---|---|---|---| | 1 January | Thursday | New Year’s Day | National, all of Spain | | 6 January | Tuesday | Epiphany | National, replaceable by the region | | 19 March | Thursday | Saint Joseph | Only in regions that choose it | | 2 April | Thursday | Maundy Thursday | National, replaceable by the region | | 3 April | Friday | Good Friday | National, all of Spain | | 6 April | Monday | Easter Monday | Only in some regions | | 1 May | Friday | Labour Day | National, all of Spain | | 25 July | Saturday | Saint James | Only in regions that choose it | | 15 August | Saturday | Assumption of Mary | National, all of Spain | | 12 October | Monday | National Day of Spain | National, all of Spain | | 2 November | Monday | Transfer of All Saints’ Day (1 November, Sunday) | Only in regions that move it | | 7 December | Monday | Transfer of Constitution Day (6 December, Sunday) | Only in regions that move it | | 8 December | Tuesday | Immaculate Conception | National, all of Spain | | 25 December | Friday | Christmas Day | National, all of Spain | Source: Resolution of 17 October 2025 of the Directorate-General for Labour (BOE no. 259, 28 October 2025). We checked the weekdays against the 2026 calendar. Two features define the year. **Two national holidays fall on a Saturday**, 15 August and, where observed, 25 July, and Saturdays are not made up unless the collective agreement says otherwise. And **the December long weekend is long** in the regions that move Constitution Day to Monday 7: from Saturday 5 to Tuesday 8. ## Regional holidays: what each region sets Each region completes its twelve holidays with its own day and the replacements it chooses. Some examples of 2026 regional days, checked in the resolution: 28 February, Saturday, in Andalusia; 23 April, Thursday, in Aragon and in Castile and León; 2 May, Saturday, in the Community of Madrid; 30 May, Saturday, in the Canary Islands; 9 June, Tuesday, in the Region of Murcia and in La Rioja; 25 July, Saturday, in Galicia and in the Basque Country; 28 July, Tuesday, in Cantabria; 8 September, Tuesday, in Asturias and in Extremadura; 11 September, Friday, in Catalonia; 9 October, Friday, in the Valencian Community. The full detail, with each region’s replacements and the island holidays of the Canaries, is in the resolution’s own table, and each municipality’s two local holidays are published in its provincial or regional gazette. If your company has sites in several regions, each site has its own calendar. It is the situation where most mistakes are made when calculating leave and hours. ## What remains of 2026 and how to close the year From mid-September the last-quarter holidays remain: Monday 12 October throughout Spain, Monday 2 November where All Saints’ Day is moved, Monday 7 December where Constitution Day is moved, Tuesday 8 December and Friday 25 December, plus each site’s regional and local holidays. It is the time to: - **Review outstanding leave.** Annual leave is taken within the calendar year, with the exceptions we explain in [whether holidays carry over from one year to the next](/en/blog/do-holidays-carry-over-from-one-year-to-the-next/). With the December holidays ahead, it pays to settle now who is off when. - **Fit shifts around the long weekends.** In retail, hospitality and services the October and December long weekends concentrate demand and absences at the same time. - **Check the annual hours count.** If your agreement sets annual working hours, the last quarter is where the excess or shortfall of hours to be regularised shows up. ## How to draw up the company work calendar **Article 34.6 of the Workers’ Statute requires the company to draw up the work calendar every year and to display a copy in a visible place at each workplace.** Not displaying it is a minor infringement under the Law on Infringements and Penalties in the Social Order. The calendar must include: 1. The national, regional and two local holidays of each site. 2. The annual and weekly working hours set by the agreement and their distribution: schedules, shifts and, where the agreement allows it, irregular distribution. 3. Weekly rest periods and holiday periods, or at least the rules for setting them, with the minimum two months’ notice required by article 38. 4. Personal or discretionary days where the agreement grants them. 5. Special working days: summer intensive hours, eves of holidays, company closures. It should be consulted with the workers’ legal representatives where they exist, as agreements establish, and communicated to staff before the year begins. Our guide on [how to plan a company holiday calendar](/en/blog/how-to-plan-a-company-holiday-calendar/) explains how to spread leave over that calendar, and the one on [holiday days per month worked](/en/blog/holiday-days-per-month-worked/) how to calculate it for joiners and leavers. ## How to prepare the 2027 work calendar The list of public holidays for 2027 will be published in the BOE, as every year, between October and November 2026, and local holidays will appear in the provincial and regional gazettes until the end of the year. To reach January with the calendar on display: - Note the BOE publication date and carry the holidays over to each site as soon as it appears. - Check which 2027 national holidays fall at the weekend. 1 January 2027 is a Friday, so the year starts with a long weekend. - Check whether your agreement changes annual hours in 2027; in many sectors the 37.5-hour week is negotiated agreement by agreement, as we explain in [what changes with the 37.5-hour week](/en/blog/37-5-hour-working-week-spain-what-changes-smes/). - Set the leave rules and company closures in advance, and publish them together with the calendar. ## How LapsoWork helps In LapsoWork the work calendar is not a PDF on the noticeboard: it is the basis on which leave, absences, shifts and hours are calculated for each employee. The account supports **several sites with different calendars and agreements**, so a regional holiday at one site does not deduct leave at another; the [leave and absence module](/en/solutions/leave-management-software/) deducts days against each person’s calendar, and the [shift module](/en/solutions/shift-scheduling-software/) marks holidays on the roster so coverage is planned with them in view. All from €2 per employee per month, with no commitment, as you can see on [our pricing page](/en/pricing/). ## Frequently asked questions **How many public holidays are there in Spain in 2026?** Fourteen at most per worker: twelve set by the State and the regions, of which nine are national in 2026 (some replaceable by each region), and two local ones set by each town council. The official list is in the Resolution of 17 October 2025 of the Directorate-General for Labour, published in the BOE on 28 October 2025. **Are holidays that fall on a Saturday made up?** No, unless the collective agreement or a company agreement provides for it. The Workers’ Statute sets fourteen paid, non-recoverable holidays but does not require compensating those that coincide with the weekly rest day. In 2026, 15 August and, where observed, 25 July fall on a Saturday, as do some regional holidays. **Is a work calendar mandatory in a Spanish company?** Yes. Article 34.6 of the Workers’ Statute requires drawing it up every year and displaying a copy in a visible place at each workplace. Failing to do so is a minor infringement that the Labour Inspectorate can penalise. **Which holidays remain in 2026 from September?** Monday 12 October throughout Spain; Monday 2 November in regions that move All Saints’ Day; Monday 7 December in those that move Constitution Day; Tuesday 8 December and Friday 25 December throughout Spain; plus each site’s regional holidays and two local ones. **When is the 2027 work calendar published?** The Directorate-General for Labour publishes the following year’s list of public holidays in the BOE usually between October and November. Local holidays are approved by town councils and published in the provincial or regional gazettes over the last quarter. ## Conclusion Spain’s 2026 work calendar has fourteen holidays per worker, with two national ones on a Saturday and a long December weekend in much of the country, and it requires every company to draw up and display its own calendar per site. With the last quarter ahead and the 2027 calendar about to be published, it is a good time to settle leave, fit shifts and get the system ready for next year. If you want the calendar to be the basis of your leave, shifts and hours instead of one more spreadsheet, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## Recruitment for SMEs: how to organise the hiring process without an expensive ATS URL: https://lapsowork.com/en/blog/recruitment-smes-organise-hiring-without-expensive-ats/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: How to set up an orderly selection process in an SME without paying for an expensive recruitment tool: define the role, publish, screen with criteria, interview with a script, decide with data, comply with the GDPR on CVs and prepare the onboarding. In an SME, a bad hire costs twice: in the time lost during selection and in the months it takes to notice the person does not fit. The market’s usual answer is an ATS, an applicant tracking system priced for recruitment departments that hire every week. But **recruitment in SMEs** runs at a different pace: two, five, ten hires a year. That does not call for an expensive recruitment tool; it calls for a clear process, written criteria and a place to keep what is decided. This guide explains how to organise that process step by step, with free tools or ones you already have, what the law requires regarding CVs and how to connect it with onboarding. ## Before publishing: define the role and the criteria Most failed selections are decided here. Before writing the job ad, put in writing: - **What the person will do** in the first six months, in five or six concrete responsibilities, not a wish list. - **Three or four essential criteria** and two or three desirable ones. If everything is essential, you will filter nothing. - **Conditions**: contract type, hours, schedule, on-site or hybrid, salary band and collective agreement. Stating them in the ad saves half the applications that do not fit. - **Who decides** and by when. In an SME it is usually the area manager with management; make it clear before the first interview. With this you have the role sheet, which will serve for the ad, the interview script and to evaluate everyone by the same yardstick. ## Publish where you are seen, without overpaying - **Free or low-cost job boards** and the public employment service, which also lets you publish vacancies at no cost. - **Your own network**: employees, clients, suppliers and former candidates. An internal referral with a small incentive usually outperforms an ad. - **The company website**, with a “work with us” page explaining what it is like to work there, even when there are no open vacancies. - **Professional networks**, with a post by the area manager, not only from the corporate profile. Write the ad in the language of the role, not in adjectives. And avoid any requirement that could be discriminatory: Spain’s Law 15/2022 on equal treatment prohibits discrimination in access to employment on grounds of age, sex, origin, disability, sexual orientation and other causes, and job ads are the first place the Inspectorate and the courts look. ## Screen with a criteria sheet, not with intuition Without an ATS, the tool is a spreadsheet with one row per candidate and one column per essential and desirable criterion, scored from 0 to 2. It is dull and it works: fifty applications get ranked in twenty minutes, and anyone on the team reaches the same shortlist. Add a “date replied” column and reply to everyone, including rejected candidates; in an SME, employer reputation is built one application at a time. ## Interview with a script and score on the spot - **A common script** with six to eight questions tied to the criteria, the same for all candidates. Questions about real situations (“tell me about the last time you…”) rather than hypotheticals. - **Two interviewers** where possible, scoring separately before discussing. - **A short practical test** related to the role, paid if it exceeds a couple of hours. - **References** with the candidate’s permission, asking about facts, not opinions. Note the score for each criterion when the interview ends, not at the end of the process. Memory favours the last candidate and the friendliest one. ## Decide, communicate and organise the onboarding The decision is made on the criteria sheet, with the role sheet in front of you. Communicate it to the chosen candidate with the conditions in writing and to the finalists with a call. And here is where many SMEs lose what they have gained: the person accepts and on day one has no signed contract, no user account and does not know how to clock in. Onboarding is the part of the process worth digitising from the start: - **Registration and contract before day one**: prior Social Security registration, contract signed electronically and notified on time. We detail it in the guide to [digital employment contracts](/en/blog/digital-employment-contracts-legal-validity-best-practices/). - **Onboarding documentation signed in the same act**: data protection, remote-work agreement if applicable, equipment handover, disconnection policy. - **App access** on day one to clock in, see the calendar and request leave. - **A 30-day plan** with an onboarding buddy and a follow-up conversation scheduled. ## What the GDPR requires regarding CVs Recruitment processes personal data from the first application, and SMEs tend to forget it: - **Inform** candidates, in the ad or at first contact, of who processes their data, for what, for how long and how to exercise their rights. - **Do not ask for more than necessary**: no photograph, no marital status, no health data unless the role justifies it. - **Limit access** to applications to those taking part in the selection, and do not forward them by email to half the team. - **Set a retention period** for the CVs of unsuccessful candidates and delete them when it expires, unless the candidate agrees to you keeping them for future vacancies. - **References and social media**: only with the candidate’s knowledge and limited to what is relevant to the role. A shared folder with CVs accumulated over years is a typical, easily avoided breach. ## When an ATS does pay off If you hire more than one or two people a month, run several processes at once with several interviewers, or need reports on candidate sources and time to hire, an ATS saves time and earns its price. Below that volume, the process described here, with a criteria sheet and a good onboarding system, covers what an SME needs. And when volume grows, the recruitment module on LapsoWork’s Advanced plan lets you run applications inside the same platform that later manages the employee, without migrating anything. We have a complementary guide on [recruitment tools](/en/blog/recruitment-tools/) and another on [how to reduce employee turnover](/en/blog/how-to-reduce-employee-turnover/), which is the other side of hiring well. ## Frequently asked questions **Does an SME need an ATS to recruit staff?** Not if it hires a few people a year. A written process, a role sheet with criteria, a spreadsheet to score applications and an interview script cover selection. An ATS pays off when there are several simultaneous processes, many interviewers or more than one or two hires a month. **How long can I keep the CVs of rejected candidates?** For as long as you have informed and is necessary for the purpose. The usual practice is to set a reasonable period after closing the process and delete them afterwards, unless the candidate has agreed to you keeping them for future vacancies. Keeping them indefinitely without informing breaches the GDPR. **What can I not ask for in a job ad?** Requirements that discriminate by age, sex, origin, disability, sexual orientation or identity, religion or other grounds protected by Law 15/2022 and the Workers’ Statute, or unnecessary data such as a photograph, marital status or health. Describe the role and its criteria, not the kind of person you imagine. **How do I evaluate candidates objectively?** With the same criteria for everyone, defined before publishing the ad, a common interview script, on-the-spot scoring by each interviewer and, where possible, a short practical test related to the role. The decision is made on the scores, not on the overall impression. **What should be ready on the new hire’s first day?** Social Security registration done in advance, the contract signed and notified, the onboarding documentation signed, access to the app to clock in and check the calendar, and an onboarding buddy with a plan for the first thirty days. ## Conclusion Organising recruitment in an SME without an expensive ATS means deciding before publishing, screening and interviewing with the same criteria for everyone, handling CVs under the GDPR and not letting the process drop at onboarding. That last part, signed contract, documents and access from day one, is the most noticeable and the easiest to digitise. To see how onboarding looks with LapsoWork, [try it free for 30 days](/en/demo/). --- ## Outsourcing payroll or doing it with in-house software: what suits an SME URL: https://lapsowork.com/en/blog/outsource-payroll-or-in-house-software-sme/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Accountant, in-house payroll software or a hybrid model: what each option means for a Spanish SME, which obligations are never outsourced (payslip, delivery, four-year retention), how to decide by size and how payslips are distributed and signed. Sooner or later every SME asks itself: do we stay with the accountant or do we run payroll ourselves? The easy answer is “it depends on size”, but size is only one factor. **Outsourcing payroll** or calculating it with in-house software are two ways of splitting the same work, and there is a third, the hybrid model, which is what many companies with 20 to 100 employees end up using. In this guide we explain what each option involves, which obligations can never be outsourced, how to decide, and why the part of the job almost nobody counts, distributing and archiving payslips, is the one that takes the most time. ## What lies behind a payslip Before deciding who does it, it helps to see everything that “doing payroll” involves each month in Spain: - **Calculating** pay according to the collective agreement, category and seniority; applying the month’s variables (overtime, allowances, incentives, absences, sick leave, holidays); calculating income-tax withholding and social contributions. - **Reporting** contribution bases and incidents to Social Security through the RED System and filing the settlements; sending the file of paid remuneration items; handling registrations, terminations and changes. - **Filing** withholding returns with the tax agency (form 111 quarterly or monthly and form 190 annually) and issuing withholding certificates. - **Delivering** each worker their payslip and keeping proof that they received it. - **Archiving** payslips and documentation for the legal period and having it ready if the Labour Inspectorate or the worker asks for it. The first three points are calculation and administration; the last two are distribution and archiving. When people talk about outsourcing, they almost always mean the first three. The other two always stay in the company. ## What the law does not let you outsource Whoever calculates, the company is responsible to the worker, to Social Security and to the tax agency. And some obligations fall on it by name: - **The payslip** (article 29 of the Workers’ Statute): the company must document payment with an individual receipt, in the official model or the one set by the agreement, and deliver it to the worker. - **Proof of delivery.** Traditionally the worker’s signature on the payslip; today the Supreme Court accepts delivery in electronic form as long as the worker can access the payslip and keep it. The signature remains the strongest proof, which is why it should be digital and traceable. - **Retention** of payslips and contribution documentation for a minimum of four years, the limitation period for infringements and Social Security debts. - **Liability.** If the accountant makes a mistake, the penalty or surcharge lands on the company; it can then claim against the accountant under their contract. ## The three options ### Outsourcing to an accountant or employment advisory firm The accountant calculates, reports and files. The company sends them the month’s variables, receives the payslips as PDFs and pays them. **For**: you do not need to know the collective agreement or contribution rules, which change every year; technical responsibility for the calculation lies with a professional; the cost is predictable and proportional to the number of payslips. **Against**: you depend on someone else’s deadlines, every incident is an email, knowledge of your workforce sits outside the company, and the accountant rarely handles distributing payslips or collecting signatures. ### In-house payroll software The company calculates with a payroll program (we compare the most used in Spain in [most used payroll software](/en/blog/most-used-payroll-software/)) and an internal person with employment-law training takes care of everything. **For**: total control, immediacy to simulate and correct, and the knowledge stays in house. **Against**: you need someone who knows payroll and keeps up with every regulatory and agreement change; if that person is absent, payslips do not go out; and technical liability is entirely yours. ### Hybrid model The accountant calculates and files, and the company manages with its HR software everything that happens before and after: clock-ins, absences, leave and variables sent to the accountant already organised, and distribution, signature and archiving of the payslips the accountant returns. It is the most common model in SMEs that have digitised the rest of HR: the accountant does what they know how to do and the company stops typing variables and handing out PDFs by hand. ## Comparison table | Criterion | Accountant | In-house software | Hybrid | |---|---|---|---| | Who calculates | The accountant | The company | The accountant | | Agreement and contribution knowledge | The accountant’s | Internal, must be maintained | The accountant’s | | Monthly variables (hours, absences) | Sent by hand | Entered in the program | Come from the HR software | | Payslip distribution and signature | Usually not included | Depends on the program | In the HR software | | Four-year archive | In the company | In the company | In the HR software | | Dependence on one person | Low | High | Low | | Cost | Fee per payslip or per worker | Licence plus the person’s time | Accountant plus €2 per employee per month | ## How to decide - **Fewer than 10 employees.** Accountant, almost always. The volume does not justify training someone or paying for a payroll program, and the risk of internal error is high. What is worth solving is delivery and signature of payslips. - **10 to 50 employees.** The hybrid model usually wins: the accountant calculates and the company organises variables and distributes payslips from its HR software. It is where the most hours are saved, because variables stop travelling by email and payslips stop being handed out one by one. - **More than 50 employees, or an agreement with many variables.** An internal person with payroll software starts to pay off, especially with shifts, variable allowances or several agreements. Even so, many companies keep the accountant for tax forms and Social Security. - **At any size**, if the accountant is slow, gets variables wrong or you are not sure what was delivered to whom, the problem is not the accountant but the circuit: organise variables and distribution before changing provider. And one rule for not fooling yourself on cost: do not compare only the accountant’s fee with the program’s licence; in both cases add the internal hours spent collecting variables, handing out payslips, chasing signatures and looking for documents. We explain how to do that calculation in [how to calculate the ROI of HR software](/en/blog/hr-software-roi-sme-how-to-calculate/). ## The job nobody counts: distributing and archiving Whatever the model, every month you have to get each person their payslip, have proof they received it and keep it for four years. Done by hand that means individual emails, printouts, paper signatures and folders. It is the job LapsoWork solves without replacing your accountant: - **Batch upload**: you upload a single PDF with the whole workforce’s payslips and LapsoWork splits them by employee. - **Automatic assignment and notification**: each payslip is delivered to the corresponding employee portal and they get a push notification in the app. - **Signed receipt**: the worker signs receipt biometrically from their phone, with legally valid evidence. - **History per employee**: each person can consult their previous, signed payslips whenever they want, and the company has the complete archive. - **Compatible with your accountant**: they keep calculating; LapsoWork handles distribution, signature and archiving. It is included in the Basic plan, at €2 per employee per month, together with time tracking, leave and document management. Details are on the [payslip distribution](/en/solutions/payroll-distribution-software/) page and on [our pricing page](/en/pricing/). And if you want to know how signing from the phone works, we explain it in [app to sign documents](/en/blog/app-to-sign-documents/). ## Frequently asked questions **Is it better to outsource payroll or do it in the company?** It depends on size and on the complexity of the collective agreement. Below ten employees the accountant almost always pays off; between ten and fifty the hybrid model usually wins, with the accountant calculating and the company organising variables and distributing payslips with its HR software; above fifty or with many variables an internal person with payroll software starts to pay off. **Which obligations can I not outsource even with an accountant?** The company remains responsible for delivering each worker the payslip under article 29 of the Workers’ Statute, keeping proof of that delivery, retaining payslips and contribution documentation for at least four years, and answering to Social Security, the tax agency and the Inspectorate for errors, even if it later claims against the accountant. **Can I deliver payslips electronically?** Yes. The Supreme Court accepts delivery of the payslip in electronic form as long as the worker can access it and keep it. A digital signature of receipt, such as the biometric one from the phone, additionally provides proof of receipt. **Does LapsoWork calculate payroll?** No. The calculation is done by your accountant or your payroll program. LapsoWork distributes the calculated payslips: it splits the PDF by employee, delivers them in the app, collects the biometric signature of receipt and keeps the history. It is included in the €2 per employee per month Basic plan. **How much does outsourcing payroll to an accountant cost?** Each accountant sets their own fee, usually per payslip or per worker per month, and it tends to vary with the agreement and the number of incidents. When comparing it with in-house software, add in both cases the internal hours spent collecting variables, handing out payslips and chasing signatures: that is where the real difference lies. ## Conclusion Outsourcing payroll or doing it with in-house software is a decision about size, agreement and who you want to hold the knowledge, but neither option frees you from delivering, signing and retaining payslips, nor from organising the variables that feed the calculation. That is why the hybrid model works so well in SMEs: the accountant calculates and the HR software does the rest. To see how payslip distribution would look in your company, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## New digital clock-in law 2026: where it stands, what it will require and how to prepare URL: https://lapsowork.com/en/blog/new-digital-clock-in-law-2026/ Publicado: 2026-04-20 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Real status of Spain’s digital working-time record as of 15/09/2026: the Royal Decree is still not in the BOE, what art. 34.9 of the Workers’ Statute already requires, what the new text will demand, current and proposed penalties, and how to prepare now. Spain’s **new digital clock-in law 2026** is, as of today, a Royal Decree still being processed: on 15 September 2026 it **has still not been published in the Official State Gazette (BOE)**. The Council of State issued an unfavourable opinion on 23 March 2026 and the Ministry of Labour announced on 9 September that it would approve it “immediately”, without a date. In the meantime, what binds your SME is the rule that has been in force since 2019: the daily working-time record of article 34.9 of the Workers’ Statute. In this article we separate what is already mandatory from what the new text will require, and explain how to prepare so that publication in the BOE does not catch you switching systems in a rush. ## What is already in force: the working-time record of article 34.9 Since 12 May 2019, under Royal Decree-Law 8/2019, every company must: - Record **every day** the start and end time of each worker’s working day. - Keep the records for **four years**, available to workers, their representatives and the Labour Inspectorate. - Organise and document the system through collective bargaining or a company agreement, or by employer decision after consulting the workers’ legal representatives. The rule does not impose a format: today paper or a spreadsheet are legal if the record is reliable, daily and available. What the Inspectorate challenges in practice are records with no traceability (sheets filled in at month end, theoretical schedules copied over) because they do not prove actual working time. Non-compliance is a **serious infringement under article 7.5 of the LISOS, fined between €751 and €7,500** depending on the degree, and often comes with a claim for unrecorded overtime. See our [table of time-tracking penalties](/en/blog/time-tracking-penalties-2026/) for the detail. ## What the digital working-time record decree will require The text the Government is processing, under article 34.9 of the Workers’ Statute, changes the “how” of the record. According to the known draft: 1. **Exclusively digital record.** Paper and spreadsheets without change control disappear. 2. **Immutability and traceability.** Every entry is timestamped and any correction leaves a trace of who, when and why. 3. **Remote access for the Labour Inspectorate** and workers’ representatives to the records, in real time and without travelling. 4. **Identification of the worker** at every clock-in, recording start, breaks and end. 5. **Penalties per worker affected**, with amounts of up to €10,000, instead of a single fine per company. These are the draft’s new features, not obligations in force. The Council of State’s opinion questioned, among other things, the entry-into-force period of only twenty days and the impact on small businesses, so the final text may change in its details. What will not change is the direction: a digital, tamper-proof record that can be consulted remotely. ## Paper, Excel and biometrics: what happens with each method - **Paper.** Legal today if reliable and daily; banned once the Royal Decree takes effect. In practice it is the method with the most infringement reports, because it rarely reflects actual hours. - **Excel or spreadsheets.** Same case: legal today, no future under the Royal Decree, and with the added problem that anyone can edit them without leaving a trace. - **Generic apps** (messaging, calendars, forms). They guarantee neither identification nor immutability; they are of little use in an inspection. - **Biometrics (fingerprint, face).** The Spanish Data Protection Agency published in November 2023 a guide on attendance control with biometric systems that requires an impact assessment and considers it hard to justify their proportionality for clocking in. Before deploying them you need a non-biometric alternative. ## How to prepare without waiting for the BOE The simplest approach is to already have **time-tracking software** that meets the current rule and the requirements the draft points to. Make sure it: - **Identifies the worker** at every clock-in (username, PIN, card or app) and records start, breaks and end. - **Timestamps every record** in a way the user cannot alter, and audits corrections with date, author and reason. - **Exports verifiable reports** in PDF and CSV, ready for the Inspectorate or the workers’ representatives. - **Works offline** and syncs when the connection returns, so an outage leaves no gaps in the record. - **Charges per employee per month, with no lock-in**, so adapting to the final text does not force you to renegotiate an annual contract. LapsoWork covers these points from the Basic plan, at €2 per employee per month, with iOS and Android apps, an optional kiosk tablet, audited PDF and CSV export and free migration from Excel. And if your collective agreement or a future law also shortens the working week, our article on [what changes with the 37.5-hour week](/en/blog/37-5-hour-working-week-spain-what-changes-smes/) explains how to prepare. ## Summary: readiness checklist 1. Check that you record working time **every day** today and keep the records for four years: that is what article 34.9 already requires. 2. If you clock in on paper or Excel, switch to a digital system with traceability before the Royal Decree sets the deadline. 3. Document the system with the workers’ representatives and communicate it to staff. 4. Train the team on the new method; one hour is usually enough. 5. Watch for publication in the BOE: when it comes out, check the adaptation period and the final requirements against your system. ## Frequently asked questions **Is the new digital clock-in law in force?** No. As of 15 September 2026 the Royal Decree on the digital working-time record has still not been published in the BOE. The Council of State issued an unfavourable opinion on 23 March 2026 and the Ministry of Labour announced on 9 September that it would approve it immediately, without a specific date. What is in force is the daily working-time record of article 34.9 of the Workers’ Statute, since May 2019. **Is it legal to clock in on paper or Excel today?** Yes, as long as the record is daily, reliable and available to workers and the Inspectorate for four years. The Royal Decree being processed will ban these methods when it takes effect, and the Inspectorate already challenges records without traceability because they do not prove actual working time. **What is the fine for not keeping a working-time record?** Today it is a serious infringement under article 7.5 of the LISOS, fined between €751 and €7,500 depending on the degree, plus the claim for unrecorded overtime. The draft Royal Decree proposes calculating the penalty per worker affected, with amounts of up to €10,000, but that rule is not in force. **What about the 37.5-hour week?** It is a separate reform. Congress refused to process it on 10 September 2025 and the maximum legal working week remains 40 hours on average over the year, except where a collective agreement sets otherwise. The digital working-time record is being processed separately as a Royal Decree. ## Conclusion The new digital clock-in law is not yet in the BOE, but its direction is clear and the current rule already requires recording working time every day. Preparing means having today a digital, tamper-proof, exportable system that complies with article 34.9 and will not need replacing when the Royal Decree is published. With LapsoWork you can have it ready in 48 hours, including migration of your Excel data, and if you are not convinced within 30 days you leave without paying anything: [try LapsoWork for free](/en/demo/). --- ## How to migrate from Excel to HR software without losing data in 2026 URL: https://lapsowork.com/en/blog/migrate-excel-hr-software/ Publicado: 2026-04-22 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Step-by-step guide to migrate people management from Excel to modern HR software, without losing information and in under 72 hours. Almost 7 out of 10 Spanish SMEs **still manage their workforce in Excel**. It is a legal method as long as the record is daily and reliable, but a precarious one: the Royal Decree on the digital working-time record the Government is processing, still not published in the BOE as of 15 September 2026, **will ban it when it takes effect**, and the Labour Inspectorate already challenges records without traceability. If that describes your situation and you're worried about losing information during migration, this guide answers the usual questions and explains how to do it in 72 hours with zero data loss. ## Why Excel no longer works in 2026 Excel served a purpose: it was the "free" option that saved you from taking on a digitalisation project. But in 2026 it has three problems that have become critical: 1. **It will not survive an inspection or the coming Royal Decree**. Article 34.9 of the Workers’ Statute requires a reliable daily record, and the draft Royal Decree on the digital working-time record adds worker identification, tamper-proof timestamping, traceability of corrections and remote access for the Inspectorate. A spreadsheet anyone can edit without a trace does not credibly meet the first and will not meet the second. 2. **It creates invisible errors**. A University of Hawaii study estimates that **88% of spreadsheets** contain an undetected error. In payroll or holiday tracking, a small mistake translates into money lost or unhappy employees. 3. **It doesn't scale**. When you go from 20 to 50 employees, Excel becomes ungovernable: multiple versions, broken formulas, freezes on opening. ## What data you'll migrate First things first: take stock of what you have. A typical "Excel + shared folders" setup contains: - **Basic employee data**: name, DNI (national ID), address, phone, email, role, start date, professional category. - **Employment contracts**: signed PDF plus annexes. - **Payslips**: monthly PDFs per employee. - **Holidays and absences**: days taken, days pending, type (holiday/sick leave/leave of absence). - **Clock-in records**: if you keep them in Excel, the history of entries and exits. - **Certificates and training**: occupational risk prevention, subsidised courses, collective agreements. - **Whistleblowing channel** (if applicable): register of reports received and their resolutions. ## The 72-hour migration process ### Day 0 — Preparation (a few hours on your side) 1. **Download the templates** LapsoWork sends you after you book the demo or sign up for the service. 2. **Export to CSV** your employee spreadsheet. In Excel: `Save As → CSV UTF-8 (comma delimited)`. 3. **Organise the documents**: create one folder per employee with contracts, payslips and certificates. Name them with the same identifier (e.g. `E001_Maria_Gomez/`). 4. **Gather the policies**: applicable collective agreement, public holidays per site, types of leave, working calendar. ### Day 1 — Setup and configuration (our team) 5. Our team **imports the employee CSV** and validates it with you record by record. 6. We configure **your collective agreement**, public holidays, leave types and roles (administrator, team manager, employee). 7. We create the **platform logins** and give you a 1-hour training session by video call. ### Day 2 — Document upload 8. We upload your historical contracts and payslips **in batches**, automatically indexed by employee. 9. We set up **expiry alerts** (training, medical check-ups, fixed-term contracts). 10. We activate the **time-tracking module** with timestamping live from the very first clock-in. ### Day 3 — Employee activation 11. You send the **welcome email** (editable template) to all employees explaining the change. 12. Bulk download of the iOS/Android app (QR code in the email). 13. Each employee **verifies their data** and starts clocking in. After 72 hours, your company is digitalised and legally compliant. The old Excel data is kept as an **immutable backup** for 12 months in case you want to consult it. ## Common migration mistakes (and how to avoid them) ### 1. Not cleaning up Excel before migrating Duplicates, blank spaces or badly formatted dates get carried over. **Solution**: spend 1-2 hours removing duplicate rows, standardising names (Surname, First name) and checking the date format (DD/MM/YYYY). ### 2. Migrating the entire history without prioritising If you've been on Excel for 10 years, you don't need to migrate everything. **Solution**: migrate the **current year plus the full previous year**. Older history stays archived as CSV/ZIP on a drive. ### 3. Not communicating with employees A change like this without explanation breeds resistance. **Solution**: a clear email from management explaining the why (a reliable working-time record today and the digital record Royal Decree in the pipeline), the when (exact date of the switch) and a 10-question FAQ. ### 4. Ignoring sensitive data Some HR folders contain sick leave with diagnoses, payroll data and appraisals. These are **special category data** under the RGPD (the Spanish implementation of the GDPR). **Solution**: encrypt those documents and restrict access to the HR manager and the employee concerned. ### 5. Not keeping the old Excel Once migrated, the temptation is to delete it. **Solution**: keep it on a drive with a 6-year retention policy (a commercial-law obligation) even if you no longer use it. ## Can you migrate without stopping operations? Yes. The 72-hour process **does not interrupt day-to-day operations**: employees keep working as normal. The only visible changes are: - On day 2, they stop clocking in on paper/Excel and start clocking in via app/web. - The following month, they receive their digitally, biometrically signed payslip instead of a PDF by email. - They request holidays through the app instead of by WhatsApp or email. **Risk**: during the first 2 weeks, some employees will ask questions. Having a designated person to resolve queries speeds up adoption. ## Frequently asked questions **What if my data is in Google Sheets rather than Excel?** The process is identical. You export the sheet to CSV via `File → Download → CSV` and send it to us. **What happens if we find errors in the history during migration?** We document them together and correct them in the new system. LapsoWork keeps a **traceability record** of every correction with date, author and reason (what the draft Royal Decree on the digital working-time record demands and what the Inspectorate already asks for to consider a record reliable). **Can I keep using Excel for some things after migrating?** You can, but there's no point. LapsoWork exports any data to Excel if you want to run parallel reports. Duplicating the work is exactly what we want to avoid. **How much does the migration cost?** With LapsoWork, migrating from Excel or from another HR platform is **free**. It's included when you sign up for any plan. **How long does it take if my company has more than 100 employees?** From 3 to 7 working days, depending on document volume. The bottleneck isn't the data, it's the manual review to make sure each historical contract is correctly assigned. ## Conclusion Migrating from Excel to HR software isn't a months-long project: with the right team it takes **3 working days** with **no data loss**. The daily record is already mandatory and the Royal Decree that will ban paper and Excel is being processed; migrating now avoids doing it against a deadline, and it is an opportunity to reclaim the 4-7 hours a week you currently lose to admin tasks. If you want to make the switch this month, you can [request the free 30-day demo](/en/demo/) or check out LapsoWork's [pricing](/en/pricing/) (from €2/employee/month, no lock-in). We provide the technical team and the templates; you provide the data. If you still have questions about [where the digital clock-in law stands](/en/blog/new-digital-clock-in-law-2026/) or [how much the change would cost you](/en/blog/how-much-does-hr-software-cost-for-smes/), we have dedicated articles that answer all of the above. --- ## Medical absences in the SME: sick leave, paid leave and how to manage them without errors URL: https://lapsowork.com/en/blog/managing-sick-leave-and-medical-absences-sme/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Guide to managing medical absences in a Spanish SME: types of absence, what changed with Royal Decree 1060/2022, the company’s deadlines and obligations, what it can and cannot ask for, and how to keep a record that matches time tracking and payroll. An employee calls at eight in the morning: they are ill and not coming in. From then on the company has to decide what kind of absence it is, what document it may ask for, how to reflect it in the working-time record, what to tell the accountant for payroll and what to report to Social Security. **Medical absences** are the most frequent incident in any workforce and, since 2023, when workers stopped handing their sick note to the company, also the one that raises the most questions. This guide sorts out the types of absence, what changed with Royal Decree 1060/2022, what the company can and cannot do, and a process for handling them without errors. ## Types of medical absence Not all health-related absences are the same, and treating them the same is the first mistake. - **Sick leave (temporary incapacity).** The worker cannot work and a doctor from the public health service or the mutual insurer issues the sick note. It may be for a **common contingency** (common illness or non-work accident) or a **professional contingency** (work accident or occupational disease), and the payment regime differs: we explain it in [who pays for sick leave](/en/blog/who-pays-for-sick-leave/) and in [who pays for sick leave after a workplace accident](/en/blog/who-pays-for-sick-leave-due-to-a-workplace-accident/). - **Paid leave under article 37.3 of the Workers’ Statute.** Since the 2023 reform, five days for serious accident or illness, hospitalisation or surgery without hospitalisation requiring home rest of the spouse, partner or relatives up to the second degree; and the time needed for prenatal examinations and childbirth preparation. These are justified, paid absence days, not sick leave. - **Absence due to family force majeure.** Up to four days a year, paid according to the collective agreement, for urgent family reasons related to illness or accident that make the worker’s immediate presence indispensable (article 37.9). - **The worker’s own medical appointments.** The Workers’ Statute grants no general paid leave for going to the doctor; it depends on the collective agreement, which often sets a number of hours a year or requires a certificate. If the agreement says nothing, it is time to be made up or deducted, unless agreed otherwise with the company. - **Unjustified absence.** The worker is absent and provides neither sick note nor certificate. It is the only one that may have disciplinary consequences, and it must be documented as such. Classifying each absence correctly decides everything else: whether it is paid, who pays it, whether it counts as working time and which document proves it. ## What changed with Royal Decree 1060/2022 Since **1 April 2023** the sick-leave circuit works differently: - **The worker no longer hands the sick note, confirmation note or discharge note to the company.** The health service or the mutual insurer give it to them and report it electronically to the National Social Security Institute (INSS). - **The INSS notifies the company** of the note’s administrative data electronically, no later than the first working day after receiving it. - **The company reports to Social Security**, through the RED System and within a maximum of three working days from receiving the sick note, the economic data that fall to it (contribution base, job, among others). - **Notes are issued according to the doctor’s estimated duration**: in very short processes, under five days, sick leave and discharge may go on the same note; in short ones, five to thirty days, the first review is at seven days and subsequent ones every fourteen; in medium ones, thirty-one to sixty days, the first at seven and then every twenty-eight; in long ones, from sixty-one days, the first at fourteen and then every thirty-five. In practice, the company learns of the sick leave from the worker, who is still obliged to say they are not coming in, and confirms it through the INSS notification. What it cannot do is demand the paper note as before. ## What the company can and cannot do - **It can ask the worker to notify as soon as possible** and to provide a certificate for absences that are not sick leave (medical appointment, leave for a relative’s hospitalisation), in the form set by the agreement. - **It cannot ask for the diagnosis.** The note it receives does not include it and the certificate for an appointment need not either. Health data are special-category data and the company only needs to know that the absence is justified and how long it lasts. - **It can verify the state of health** through an examination by medical staff (article 20.4 of the Workers’ Statute); if the worker refuses, they may lose the company-paid supplements, not the benefit. - **It cannot dismiss for justified absences.** The objective dismissal ground for absenteeism in the former article 52.d) was repealed in 2020; justified absences due to illness are not grounds for dismissal. - **It must reflect the absence in the working-time record** as such, not as time worked or as an unexplained gap, and **inform whoever calculates payroll** of each absence with its type and dates, because payment varies with the type, the day of the sick leave and whatever the agreement improves. - **It must retain** certificates and communications for as long as employment and data-protection rules require, with restricted access. ## A process that avoids errors 1. **Notification.** The worker reports the absence through the agreed channel on the first day. It is recorded with date and time. 2. **Classification.** Whoever manages staff assigns the type: sick leave for common or professional contingency, article 37.3 leave, family force majeure, medical appointment under the agreement, or unjustified absence. 3. **Certificate.** For absences that are not sick leave, the worker attaches the certificate within the period set by the agreement. For sick leave, the company waits for the INSS notification and keeps the record. 4. **Reporting to Social Security.** The economic data of the sick leave are sent through the RED System within three working days. 5. **Working-time record and calendar.** The absence appears in the record with its type and in the team calendar, so shifts and cover can be reorganised in time. 6. **Payroll.** At month end, the list of absences with type and dates goes to the accountant or the payroll program, without gathering it from emails and messages. 7. **Follow-up.** In long sick leave, note the expected review dates and the discharge date; in repeated unjustified absences, document them in case action is needed. ## How LapsoWork solves it LapsoWork’s leave and absence module is designed so this process does not depend on anyone’s memory: - **Absences and sick leave with their own types**: medical, unpaid, paid leave, with the types your agreement sets. - **Request from the app** with the certificate attached, and approval or recording by the manager with automatic notification. - **Shared calendar** by team or site, to see cover before someone else is missing. - **Complete history**: each absence is recorded with date, type, status and who handled it, auditable whenever needed. - **Exportable report** to Excel for the accountant and for management, with the month’s absences per person and type. - **Link with time tracking**: the absence is reflected in the working-time record, with no gaps or invented hours. - **Certificates in the document manager**, with restricted access and orderly retention. It is included in the Basic plan, at €2 per employee per month, together with [time tracking](/en/solutions/time-tracking-software/) and payslip distribution. Details are on the [leave and absence software](/en/solutions/leave-management-software/) page and on [our pricing page](/en/pricing/). And to measure whether absenteeism improves, the [human resources metrics](/en/blog/human-resources-metrics/) that come out of the system itself are the starting point. ## Frequently asked questions **Does the worker have to hand the sick note to the company?** Not since 1 April 2023. Under Royal Decree 1060/2022, the health service or the mutual insurer report the note to the INSS, which transmits it to the company electronically on the first working day after. The worker is still obliged to say they are not coming to work, but not to provide the paper note. **Can the company ask for a certificate for going to the doctor?** Yes, in the form established by the collective agreement, which is what regulates whether the worker’s own medical appointment is paid leave, how many hours a year and with what justification. The certificate need not include the diagnosis, and the company cannot demand it. **Can a worker be dismissed for being absent a lot due to illness?** Not for justified absences. The objective dismissal ground for absenteeism in the former article 52.d) of the Workers’ Statute was repealed in 2020. Unjustified absences may have disciplinary consequences under the agreement, which is why each absence should be documented with its type. **What deadline does the company have to report sick leave to Social Security?** Three working days from receiving the sick note, through the RED System, to transmit the economic data that fall to it. It receives the note’s administrative data from the INSS electronically. **How is a medical absence reflected in the working-time record?** As an absence, with its type, not as time worked or as an unexplained gap. The record must distinguish sick-leave days, paid leave and unjustified absences, because each is treated differently in payroll and before the Labour Inspectorate. ## Conclusion Managing medical absences in an SME means classifying each absence correctly, meeting Social Security deadlines, asking only for the appropriate document and recording everything in the working-time record and payroll. Since 2023 the company no longer receives the note from the worker, so order has to come from the process itself, not from paper. If you want that process to live in your employees’ app rather than in a messaging group, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## LapsoWork vs Sesame HR (2026): detailed comparison of prices, time tracking and modules URL: https://lapsowork.com/en/blog/lapsowork-vs-sesame-hr-comparison-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: We compare LapsoWork and Sesame HR with data checked on 15 Sep 2026: price per employee, minimum headcount, what each plan includes, clock-in methods, legal compliance and who each one is best for. Sesame HR is, together with Factorial, the HR software that comes up most often when a Spanish SME looks for time tracking. It publishes its prices, has a very broad feature catalogue and a large sales network. LapsoWork plays in a different league on price and scope: it covers the day-to-day HR operations for less than half the price per employee. This **LapsoWork vs Sesame HR** comparison puts the two products side by side with data you can check: every Sesame HR figure was verified on its own website on 15 September 2026 and links to the page it comes from. Where we could not verify something, we say so. ## Prices: what each one costs and on what terms | | LapsoWork | Sesame HR | |---|---|---| | Entry plan | Basic: **€2** per active employee per month | Essential: **€5.25** per employee per month (€4.75 billed annually) | | Next plan | Advanced: **€3.50** per employee per month | Connect: €6.00 (€5.50 annual) · Growth: €6.75 (€6.25 annual) · Scale: €9.00 (€8.00 annual) | | Minimum headcount | Billed per active employee | Minimum of 15 employees | | Lock-in | No commitment; monthly contract, cancel without penalty | Monthly or annual; annual billing carries a 20 % discount | | Free trial | 30 days, no card, all features | 14 days, no commitment | | VAT | Prices exclude VAT | Prices exclude VAT | | Source | [LapsoWork pricing page](/en/pricing/) | [sesametime.com/precios](https://www.sesametime.com/precios), checked on 15/09/2026 | For a concrete workforce: a company with **30 employees** pays €60 a month with LapsoWork on the Basic plan or €105 on Advanced; with Sesame HR, €157.50 a month on Essential billed monthly or €142.50 billed annually. We ran the same calculation for nine providers in our [price comparison of time tracking software for 30 employees](/en/blog/best-time-tracking-software-sme-30-employees-2026/). Two nuances matter. Sesame HR’s 15-employee minimum leaves micro-businesses out, whereas LapsoWork bills only for the employees you have. And Sesame HR’s Essential plan includes shifts, while in LapsoWork shifts come with the Advanced plan: if your company needs rosters, the fair comparison is €3.50 versus €5.25. ## What each plan includes **LapsoWork Basic (€2)**: time tracking, leave and absence management, document management, payslip distribution, biometric signature of documents and the mobile app. **LapsoWork Advanced (€3.50)**: adds shifts, a whistleblowing channel compliant with Spanish Law 2/2023, contracts and recruitment. Companies with more than 40 employees can have a custom plan with bespoke development. **Sesame HR Essential (€5.25)**: Core, Time Tracking, Leave and Absences and Shifts, at Business level. **Connect (€6.00)**: adds Tasks, Recruitment and Internal Communication. **Growth (€6.75)**: raises Core, Time Tracking and Leave to Enterprise level and adds Culture and Performance. **Scale (€9.00)**: adds SSO and API. All checked on its pricing page on 15/09/2026. The honest reading is this: Sesame HR sells a tiered talent suite (tasks, internal communication, culture, performance, surveys) that LapsoWork does not have. LapsoWork sells the operations every SME needs every month, with two things we could not find published by Sesame HR: payslip distribution signed from the phone and an integrated whistleblowing channel. ## Time tracking: clock-in methods and compliance It is the module most SMEs buy first, so we compare it in detail. | Aspect | LapsoWork | Sesame HR | |---|---|---| | Web clock-in | Yes | Yes, from the web panel | | iOS and Android app | Yes, one-tap clock-in and offline mode | Yes | | Shared tablet or kiosk | Yes, kiosk tablet for sites with several employees | Yes, tablet with facial recognition | | Other methods | Card or PIN in industry and workshops | QR code, WhatsApp, smartwatch, third-party biometric terminals | | Geolocation | Optional for remote work | Automatic office/remote detection with a perimeter per site | | Timestamping and immutability | Every clock-in is timestamped; nobody edits the record without leaving a trace | Unalterable data kept for four years | | Export for the Labour Inspectorate | Audited PDF and CSV ready to hand over | Daily working-time record reports | | Overtime and breaks | Reports of effective hours, overtime, breaks and deviations; rest rules per collective agreement | Overtime with manager approval; automatic clock-out at end of day | | Offline | Yes, with automatic sync | Backup system that stores pending clock-ins | | Source | [LapsoWork time tracking software](/en/solutions/time-tracking-software/) | [sesamehr.es/software-control-horario](https://www.sesamehr.es/software-control-horario/), checked on 15/09/2026 | Both comply with Spanish Royal Decree-Law 8/2019 and both present themselves as ready for the digital working-time record the Ministry of Labour is preparing for the private sector. Sesame HR offers more ways to clock in (QR, WhatsApp, smartwatch, facial recognition on a tablet); LapsoWork covers the ones an SME uses daily (web, app, shared tablet, card or PIN) and puts the effort into making the record immutable, exportable and usable without training. ## Security, data and certifications LapsoWork is certified under **ISO 9001** and the **Spanish National Security Framework (ENS) at medium level**, and hosts its data in Spain. Sesame HR displays the **ISO 27001** certification and the innovative SME seal on its website; we found no reference to the ENS on its site, which does not mean it lacks it, only that we cannot assert it. For a private company both options are solid; for anyone working with public administrations or wanting hosting in Spain, LapsoWork’s ENS is a verifiable point in its favour. ## Size, support and maturity Sesame HR states on its website more than 14,000 client companies and has offices in Valencia and Mexico City, with presence in several countries across Europe and Latin America. LapsoWork works with more than 200 Spanish SMEs, provides support in Spanish from the same team that builds the product, and its app is rated 4.7 out of 5 with more than 2,500 reviews on the app stores. If you value a large sales network and a catalogue that grows by tiers, Sesame HR has the edge; if you value that the person who answers knows your account, LapsoWork. ## Who each one is best for **Sesame HR is the better option if:** - Your company works intensively on performance reviews, culture, internal communication or team surveys and wants everything in one suite. - You need to clock in via QR, WhatsApp or smartwatch, or integrate existing biometric terminals. - You have 15 employees or more and price per employee is not the main criterion. **LapsoWork is the better option if:** - You want to comply with time tracking, leave, documents and payslips for €2 per employee, with no commitment and no minimum headcount. - You need to distribute payslips and collect signatures from the phone, or a whistleblowing channel built into the same software. - You prefer hosting in Spain and ENS certification, for example because you work with the public sector. - You have fewer than 15 employees, where Sesame HR does not go. ## Frequently asked questions **What is the price difference between LapsoWork and Sesame HR?** LapsoWork costs €2 per employee per month on the Basic plan and €3.50 on Advanced, with no commitment and no minimum number of employees. Sesame HR publishes its Essential plan at €5.25 per employee per month, or €4.75 billed annually, with a minimum of 15 employees; its higher plans go up to €9.00. Data checked on Sesame HR’s website on 15 September 2026. **Does Sesame HR have a minimum number of employees?** Yes. Its pricing page states a minimum of 15 employees to subscribe. LapsoWork bills per active employee with no minimum, so a company of 8 people pays €16 a month on the Basic plan. **What does Sesame HR do that LapsoWork does not?** Sesame HR includes talent modules LapsoWork does not offer: tasks, internal communication, culture, performance and surveys, plus clock-in methods such as QR, WhatsApp or smartwatch. If your company uses those modules, switching to LapsoWork would mean losing them. **What does LapsoWork do that Sesame HR does not?** LapsoWork includes in its Basic plan payslip distribution with biometric signature from the phone and, in Advanced, a whistleblowing channel compliant with Spanish Law 2/2023. We did not find those features published on Sesame HR’s website. LapsoWork is also ENS-certified at medium level and hosts data in Spain. **Is it worth switching from Sesame HR to LapsoWork?** It depends on which modules you use. If you mainly use time tracking, leave, shifts and documents, LapsoWork covers the same for €2 or €3.50 per employee against €5.25, and our team migrates your data at no cost. If you use Sesame HR’s talent and performance modules, it is not worth it. ## Conclusion LapsoWork and Sesame HR both handle time tracking competently and comply with the regulations; they differ in scope and price. Sesame HR is a tiered talent suite with more clock-in methods and a 15-employee minimum. LapsoWork is an SME’s HR operations for €2 or €3.50 per employee, with no commitment, with payslips, signature and whistleblowing channel built in, and with ENS certification. To check it against your own workforce, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/) or see [our pricing](/en/pricing/). --- ## Labour compliance for SMEs: 2026 guide to obligations by workforce size in Spain URL: https://lapsowork.com/en/blog/labour-compliance-smes-guide-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: All the employment obligations of a Spanish SME in 2026 ordered by size: those that apply from the first employee (working-time record, calendar, pay register, harassment protocol, prevention, data protection) and those that arrive at 50 (equality plan, whistleblowing channel, LGTBI measures), with what is still being processed. **Labour compliance** in an SME is not a department or an expensive programme: it is the list of obligations the company has towards its workers, Social Security and the Labour Inspectorate, and the proof that it meets them. The problem is that the list has grown a lot in a few years and changes with the size of the workforce: what the law demands of a 12-person company is not what it demands of a 55-person one. This guide orders the obligations in force in Spain in September 2026 by headcount threshold, with the rule behind each, and separates what already binds from what is still being processed. ## Obligations from the first worker They apply to every company with at least one person hired, whatever the sector. **Hiring and registration** - **Registration with Social Security before work begins** and notification of the contract to the public employment service within the following ten working days (article 16 of the Workers’ Statute). - **Written form** where the law requires it (part-time, permanent-seasonal, training, remote, temporary contracts of more than four weeks) and whenever either party asks. A basic copy to the workers’ representatives, if any, within ten days. **Working time** - **Daily working-time record** (article 34.9), kept for four years. It is the most inspected obligation. The Royal Decree that will make it exclusively digital remains unpublished as of 15 September 2026; we explain its status in [the new digital clock-in law](/en/blog/new-digital-clock-in-law-2026/). - **Annual work calendar** drawn up and displayed in a visible place at each site (article 34.6), as detailed in our guide to [Spain’s 2026 work calendar](/en/blog/spain-public-holidays-2026-work-calendar/). - **Limits on hours, rest periods and overtime** under the Statute and the collective agreement. The maximum legal week is still 40 hours on average over the year; the reduction to 37.5 hours is not in force, as we explain in [what happened to the 37.5-hour week](/en/blog/37-5-hour-working-week-spain-what-changes-smes/). **Pay and documentation** - **Individual payslip** delivered to each worker (article 29) and **retention** of payslips and contribution documentation for four years. - **Pay register** for the whole workforce, with mean and median values of salaries and supplements broken down by sex and group or category, mandatory for all companies since 14 April 2021 (Royal Decree 902/2020). **Equality and protection against harassment** - **Protocol against sexual and sex-based harassment** and measures to prevent it (article 48 of Organic Law 3/2007), mandatory for all companies. - **Adaptation of working hours for work-life balance** (article 34.8): the obligation to negotiate requests in good faith. **Occupational risk prevention** - **Prevention plan, risk assessment and planning** (Law 31/1995), with a preventive arrangement: the employer personally in very small companies where the law allows, a designated worker, or an in-house or external prevention service. Training and information for workers, health surveillance and coordination of activities when several companies share a site. **Data protection and disconnection** - **GDPR and LOPDGDD**: information to workers on the processing of their data, a record of processing activities, security measures, and specific rules on digital devices, video surveillance and geolocation (articles 87 to 90 of the LOPDGDD). - **Internal digital disconnection policy** (article 88.3 of the LOPDGDD), mandatory for all companies. **Remote work and absences** - **Written remote-work agreement** when teleworking is regular (Law 10/2021), with compensation of expenses; detailed in [remote work in Spain: obligations](/en/blog/remote-work-spain-legal-obligations-2026/). - **Management of sick leave** under Royal Decree 1060/2022: the company reports the economic data through the RED System within three working days and no longer receives the note from the worker, as we explain in [medical absences in the SME](/en/blog/managing-sick-leave-and-medical-absences-sme/). ## Obligations that arrive at 50 workers The threshold of 50 changes the map. The company’s total headcount counts, with the counting rules of each rule. | Obligation | Rule | From | What it involves | |---|---|---|---| | **Equality plan**, negotiated and registered | Organic Law 3/2007 and Royal Decree 901/2020 | 50 or more workers, mandatory since 7 March 2022 | Diagnosis, measures, calendar of up to four years, negotiating committee and entry in the public register | | **Pay audit** | Royal Decree 902/2020 | Companies required to have an equality plan | Evaluation of jobs of equal value and a plan to correct inequalities, within the plan | | **Whistleblowing channel** (internal reporting system) | Law 2/2023 | 50 or more workers | System Manager, anonymous and confidential channel, 7-day and 3-month deadlines, information on the external channel; detail in [internal or external whistleblowing channel](/en/blog/whistleblowing-channel-management/) | | **LGTBI measures and protocol** | Law 4/2023 and Royal Decree 1026/2024 | More than 50 workers, in force since 10 October 2024 | A planned set of negotiated measures and a protocol against harassment and violence towards LGTBI people | | **Reserved quota for people with disabilities** | Legislative Royal Decree 1/2013 | 50 or more workers | At least 2 % of the workforce, or authorised alternative measures | | **Works council** | Workers’ Statute | 50 or more workers | Representative body with information and consultation rights; below that, staff delegates from 6 workers if elections are called | Below 50, some of these obligations may come through the collective agreement or by agreement, and the equality plan is voluntary but can be registered. ## What is still being processed (and should not be taken as in force) - **Royal Decree on the digital working-time record**: it will ban paper and Excel and give the Inspectorate remote access. Unfavourable opinion of the Council of State on 23 March 2026 and announcement of “immediate” approval on 9 September; unpublished in the BOE. - **37.5-hour week**: rejected in Congress on 10 September 2025; it applies only where the collective agreement sets it. Preparing for both costs little if the working-time record is already digital and reliable; the current penalties are in the [table of time-tracking penalties](/en/blog/time-tracking-penalties-2026/). ## Labour compliance checklist for an SME Print it or copy it and tick what you have documented, not what you think you comply with. 1. Social Security registrations before start and contracts notified within ten working days. 2. Written contracts where required, signed and archived; basic copy delivered if there is representation. 3. Daily working-time record for the whole workforce, kept for four years, with traceability of corrections. 4. The year’s work calendar displayed at each site. 5. Payslips delivered with proof of receipt and kept for four years. 6. Pay register up to date and available to the workers’ representatives. 7. Protocol against sexual and sex-based harassment approved and communicated. 8. Prevention plan, risk assessment, preventive arrangement, training and health surveillance up to date. 9. Data-protection information to staff, record of activities and digital disconnection policy. 10. Written remote-work agreements with compensation of expenses. 11. Absence and sick-leave procedure under Royal Decree 1060/2022. 12. If you have 50 or more: registered equality plan, pay audit, whistleblowing channel with System Manager, LGTBI measures and protocol, disability quota and works council. ## How LapsoWork helps LapsoWork does not replace your employment adviser, but it turns much of this list into records that exist without effort: [time tracking](/en/solutions/time-tracking-software/) with timestamping and audited export, the [document manager](/en/solutions/document-management-software/) with biometrically signed and retained contracts and payslips, the [leave and absence module](/en/solutions/leave-management-software/) with calendars per site and absence types, and, on the Advanced plan, the [Law 2/2023 whistleblowing channel](/en/whistleblowing-channel/). All from €2 per employee per month, as you can see on [our pricing page](/en/pricing/). ## Frequently asked questions **What employment obligations does a company with fewer than 50 workers have in Spain?** Those that apply from the first employee: prior registration and notification of contracts, daily working-time record, displayed work calendar, payslips and four-year retention, pay register, protocol against sexual harassment, occupational risk prevention, data protection and digital disconnection policy, remote-work agreements and management of sick leave under Royal Decree 1060/2022. **What changes at 50 workers?** The negotiated and registered equality plan with its pay audit, the Law 2/2023 whistleblowing channel, the LGTBI measures and protocol of Royal Decree 1026/2024 (from more than 50), the 2 % reserved quota for people with disabilities and the works council as representative body are added. **Is the pay register mandatory in small companies?** Yes. Royal Decree 902/2020 requires all companies, regardless of size, to keep a pay register for the whole workforce since 14 April 2021, with mean and median values of salaries, supplements and non-wage payments broken down by sex and by group, category or job of equal value. **Is the digital clock-in obligation in force?** The daily working-time record is, since 2019, with any reliable system. The obligation for it to be exclusively digital, tamper-proof and accessible remotely by the Inspectorate is in the Royal Decree being processed, unpublished in the BOE as of 15 September 2026. **Do I need a labour compliance programme in an SME?** Not as a formal structure, but yes a list of obligations with an owner, evidence and a review date, and systems that generate the evidence (working-time record, signed documents, absences) without manual work. It is what the Inspectorate asks for: not that you say you comply, but that you prove it. ## Conclusion Labour compliance for an SME in Spain in 2026 comes down to two lists: the one that applies from the first worker and the one that activates at 50. None requires large structures, but all require proof: records, signed documents, approved and communicated protocols. Organising that proof in a system rather than in folders and emails is the difference between complying and being able to prove it. To start with the most inspected items, the working-time record and documents, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## How to calculate the ROI of HR software in your SME (with a 30-employee example) URL: https://lapsowork.com/en/blog/hr-software-roi-sme-how-to-calculate/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: A method to calculate the return on HR software in a Spanish SME: which costs to count, which savings to measure, what not to inflate, and a 30-employee example with LapsoWork’s real prices that you can redo with your own figures. HR software for an SME costs between a few tens and a few hundred euros a month. The question is not whether it is expensive, but whether it returns more than it costs, and that can be worked out with a spreadsheet and ten minutes. In this article we explain how to calculate the **ROI of HR software** without inflating figures: which costs really count, which savings can be measured, which ones to leave out, and a full example for a 30-employee SME that you can redo with your own data. If you first want market prices, see our guide on [how much HR software costs for an SME](/en/blog/how-much-does-hr-software-cost-for-smes/). ## The formula, no mystery Return on investment is calculated as follows: **ROI = (annual benefit − annual cost) / annual cost** An ROI of 3 means that for every euro you pay you get that euro back and gain three more. The useful complement is the **payback period**: how many months it takes for the savings to cover what you paid. With subscription software and no lock-in the period is usually short, because there is no upfront investment to amortise. The hard part is not the formula but not fooling yourself on either side: counting all the costs and counting only the savings you can measure. ## Cost side: everything you pay 1. **Licence.** Price per employee per month, multiplied by active employees and by twelve. With LapsoWork, €2 per employee per month on the Basic plan and €3.50 on Advanced, with no minimum headcount. 2. **Implementation and migration.** Some providers charge for initial setup and data migration; others include it. Ask beforehand: in our pricing guide we explain it is the most frequent hidden cost. LapsoWork migrates data from Excel or the previous software at no cost. 3. **Internal set-up time.** The hours your team spends configuring calendars, registering staff and training. Usually few, but count them: multiply hours by the hourly cost of the person involved. 4. **Lock-in.** Not a direct cost, but a risk: an annual contract you cannot cancel if the software does not work is a potential twelve-month cost. Without lock-in, the risk is one month. 5. **Modules you will activate later.** If you know you will need shifts or a whistleblowing channel within months, calculate with the plan that includes them, not the entry plan. ## Benefit side: only what you can measure ### Administration hours that disappear It is the main saving and the easiest to measure. For two weeks, note how much time the person handling staff spends on: chasing clock-ins and reconciling hours, handling leave requests by WhatsApp or email, distributing payslips and collecting signatures, looking for contracts and certificates, and preparing documentation when the accountant or the Inspectorate asks for it. Multiply by 26 fortnights and by that person’s hourly cost (gross salary plus contributions, divided by annual hours). That is the gross saving; subtract the time they will still spend with the software, which is not zero. ### Errors that stop costing money Leave deducted wrongly and recalculated, payslips with variables miscommunicated to the accountant and redone, lost documents requested again. Count last year’s and put a cost on each in hours and, if applicable, in money refunded or overpaid. It is a real saving, but usually smaller than the hours. ### Penalty risk, sensibly Not keeping a working-time record is a serious infringement under article 7.5 of the LISOS, fined between €751 and €7,500. It is tempting to put the maximum figure in the benefits column; do not. If you want to include it, use an expected value: the fine you would face multiplied by the probability you assign to an inspection in a year. And remember that the software does not remove the risk; clocking in properly does. See our [table of time-tracking penalties](/en/blog/time-tracking-penalties-2026/) for the detail. ### What not to include Talent retention, workplace climate, employee productivity or absenteeism are real effects but almost impossible to attribute honestly to the software. Leave them out of the calculation and mention them as unquantified benefits. An ROI that holds up on hours and errors alone is an ROI you can defend to management. ## Example: a 30-employee SME The figures in the example are assumptions so you can see the method; replace them with yours. **Annual cost** - Licence: 30 employees × €2 × 12 months = **€720** (LapsoWork Basic plan). - Implementation and migration: €0 (included). - Internal set-up time: say 6 hours at €20/hour = **€120**, first year only. - **Total first year: €840.** Following years: €720. **Annual benefit** - Administration hours: say the person handling staff currently spends 15 hours a month on clock-ins, leave, payslips and documents, and with the software drops to 5. Saves 10 hours a month, 120 a year, at €20/hour = **€2,400**. - Errors avoided: say 4 incidents a year (leave recalculated, payslips redone) at 2 hours each, plus €300 overpaid in one of them = €160 + €300 = **€460**. - Penalty risk: say a 10 % probability of inspection in the year and a minimum-degree fine of €751: expected value **€75**. We include it for completeness; you could set it to zero. - **Total: €2,935.** **Result** - First-year ROI: (2,935 − 840) / 840 = **2.5**. For every euro paid, you recover the euro and gain two and a half. - Payback period: €840 / (€2,935 / 12) = **3.4 months**. - From the second year, with €720 of cost, the ROI rises to 3.1. If your 15 hours a month are really 8, the ROI drops; if they are 25, it rises. That is why the step that matters is measuring current hours for two weeks, not copying the example. ## What to do with the result - **If the ROI comes out high with realistic hours**, the software pays for itself and the discussion should move to which one to choose. Our guide to the [ten mistakes when implementing HR software](/en/blog/hr-software-implementation-mistakes/) helps you not lose the return during implementation. - **If it comes out tight**, review the cost side: a product with paid implementation and annual lock-in can turn a positive ROI negative in the first year. Compare with public prices, as we did in the [HR software price comparison](/en/blog/how-much-does-hr-software-cost-for-smes/). - **After implementing, measure again.** The same two weeks of noting hours, six months later, give you the real ROI rather than the forecast. The [human resources metrics](/en/blog/human-resources-metrics/) you can pull from the software itself complete the picture. ## Frequently asked questions **How is the ROI of HR software calculated?** By subtracting the annual cost (licence, implementation, internal time) from the annual benefit (administration hours saved, errors avoided and, cautiously, reduced penalty risk) and dividing the result by that cost. An ROI of 2 means you recover what you paid and gain twice as much. The payback period shows in how many months the savings cover the cost. **Which savings can I include without inflating the calculation?** The administration hours eliminated, measured over two weeks before implementing, and last year’s errors with their cost in hours and money. Talent retention, workplace climate or productivity are real benefits but hard to attribute to the software; mention them without putting a figure on them. **How much does HR software cost for 30 employees?** With LapsoWork, €720 a year on the Basic plan (€2 per employee per month) or €1,260 on Advanced (€3.50), with no lock-in or implementation cost. In the Spanish market entry prices range from €2 to more than €8 per employee per month, and some providers also charge for implementation. **Should I count avoided fines as a benefit?** Cautiously. The fine for not keeping a working-time record ranges from €751 to €7,500 as a serious infringement; do not put the whole amount in. Use an expected value (fine times probability of inspection) or leave it out and mention it as reduced risk. The ROI that holds up is the one that rests on hours and errors. **How long does it take to recover the investment?** With subscription software and no implementation cost, usually a few months, because there is no upfront investment to amortise and the hours saving starts in the first month. In the 30-employee example, with moderate assumptions, the payback is about three and a half months. ## Conclusion Calculating the ROI of HR software in an SME requires no consultants: count everything you pay, measure for two weeks the hours you spend today administering staff, and be cautious with what you cannot measure. With that data the decision stops being a feeling. And if you want the measurement to be real rather than an example, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/) and compare the hours before and after; prices are on [our pricing page](/en/pricing/). --- ## HR API: how to integrate LapsoWork with your ERP, payroll software or BI URL: https://lapsowork.com/en/blog/hr-api-integrate-lapsowork-with-erp/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: What data LapsoWork’s REST API exposes (employees, clock-ins, hours, absences, leave, sites, clients, documents), how it authenticates, which integrations make sense in an SME (payroll, ERP, BI, access control), how to design them and when an export is enough. HR software that lives in isolation forces you to type twice: the hours already in time tracking are keyed again into the payroll program, the hires already in the ERP are registered again in the people platform, and the management report is assembled by hand every month from data in three places. An **HR API** exists to avoid that: so systems read each other without human intervention. In this guide we explain what data LapsoWork’s REST API exposes, which integrations make sense in an SME, how to design them so they do not break and when, honestly, an Excel export is enough. ## What LapsoWork’s API exposes [LapsoWork’s REST API](/en/developer-api/) is publicly documented and authorised with an access token that identifies your account. The main resources are: - **Employees**: number of active users in a date range, full list of active employees between two dates and search by name. - **Clock-ins**: clock-in records in the specified date range. - **Hours**: sum of an employee’s daily, weekly and monthly hours. - **Absences**: absences recorded in a date range. - **Leave**: remaining holiday days per employee. - **Work sites**: list and search by name. - **Clients**: list and search by name, for companies that allocate hours to clients. - **Documents**: number of files uploaded and document types configured. In other words, everything another system needs to read from HR: who is active, how much they have worked, when they were absent and how much leave they have left. The documentation for each endpoint, with its date parameters and responses, is on the developer page. ## The four integrations that pay off in an SME ### 1. Payroll: from hours to payslip without typing It is the integration with the highest return. At each month end, a process queries each employee’s monthly hours and absences, converts them into the variables your payroll program or accountant expects (overtime, supplements, absence deductions) and delivers them in the format that program imports. LapsoWork does not calculate payroll, as we explain in [outsourcing payroll or in-house software](/en/blog/outsource-payroll-or-in-house-software-sme/); what the API does is get the variables cleanly to whoever does calculate it. Then the calculated payslip comes back to LapsoWork to be distributed and signed. ### 2. ERP: a single list of employees and sites If the ERP is the master for employees and sites, the integration keeps registrations, terminations and site changes synchronised, so nobody registers the same person twice. If LapsoWork is the master, the ERP reads the list of active employees and sites from the API. What matters is deciding which of the two owns each piece of data and not letting both write the same thing. ### 3. BI and dashboards A management dashboard that every morning reads hours worked, overtime, absences by type and pending leave by site and team, without anyone exporting anything. With that data you calculate the [HR metrics](/en/blog/human-resources-metrics/) and the [absenteeism](/en/blog/how-to-detect-absenteeism-with-data/) that are otherwise calculated by hand and abandoned. ### 4. Access control and in-house systems Companies with turnstiles, locks or internal applications that need to know whether a person is active or how many hours they have worked this week. The API answers those queries in real time. ## How to design an integration that does not break 1. **Decide the master system for each piece of data.** Employees, sites, calendars, hours: each has an owner. The rest only read. 2. **Work by date ranges and incrementally.** The clock-in, hours and absence endpoints accept start and end dates; query only what has changed since the last run, not the whole history every time. 3. **Keep the token as a secret.** In a secrets manager or in server environment variables, never in code or in a shared spreadsheet. Rotate it if the owner changes. 4. **Log every run.** What was queried, how many records, what errors. When a payslip goes wrong, that log is what will tell you whether the data arrived. 5. **Handle errors without inventing data.** If the API does not respond, the integration stops and alerts; it does not fill hours with zeros. 6. **Respect usage limits** and query at low-load times for bulk processes. 7. **Document the mapping.** Which LapsoWork field feeds which field in the other system and with what transformation. It is what will let you maintain it when the person who built it changes. 8. **Comply with the GDPR.** The integration is a processing of personal data: minimise the fields you transfer, limit access and reflect the flow in the record of processing activities. ## When an export is enough Not every SME needs a programmed integration. If you close payroll once a month, have a single site and your accountant accepts an Excel file, the export of hours and absence reports included in LapsoWork solves the problem in two minutes a month. The API pays off when several systems need the same data, when the process is weekly or daily, or when volume makes exporting and pasting a source of errors. A good rule: if someone spends more than an hour a month moving HR data between systems, the integration pays for itself, as we calculate in [how to calculate the ROI of HR software](/en/blog/hr-software-roi-sme-how-to-calculate/). ## Who can build it You do not need a development team. A developer with REST API experience, in-house or external, builds a payroll or BI integration in a few days with the public documentation. Many accountants and ERP providers already have connectors or experience with this kind of integration. And if your company has more than forty employees and specific needs, LapsoWork’s Custom plan includes bespoke development, as you can see on [our pricing page](/en/pricing/). ## Frequently asked questions **What data can I get from LapsoWork’s API?** Active employees and search by name, clock-ins and daily, weekly and monthly hours per employee, absences in a date range, remaining holiday days, work sites, clients and data on uploaded documents. The documentation with each endpoint and its parameters is on the developer page. **How does the API authenticate?** With an access token linked to your account, sent with each request. It must be kept as a secret on the server running the integration, never in code or shared documents, and renewed if the responsible person changes. **Can LapsoWork be integrated with the payroll program?** Yes. The usual integration queries each employee’s monthly hours and absences at each close and delivers them in the format the payroll program or accountant imports. LapsoWork does not calculate payroll; it distributes the payslips your accountant or program calculates, and the API ensures the variables arrive without being keyed in. **Do I need a developer to use the API?** For a programmed integration, yes: a developer with REST API experience, in-house or external, builds it in a few days with the public documentation. For one-off needs, the export of hours and absence reports to Excel requires no development. **Does the integration comply with the GDPR?** It must: it is a processing of employees’ personal data. Transfer only the necessary fields, limit who accesses the token and the data, log the runs and reflect the flow in the company’s record of processing activities. ## Conclusion An HR API exists so that hours, absences and active employees reach payroll, the ERP or the dashboard without anyone keying them in. LapsoWork’s exposes exactly that data with token authentication and public documentation, and the integrations that pay off in an SME are few and clear: payroll, ERP, BI and access control. If you move HR data by hand for more than an hour a month, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/) and review the [API documentation](/en/developer-api/) with your developer. --- ## How to detect absenteeism with data: indicators, calculation and what to do next URL: https://lapsowork.com/en/blog/how-to-detect-absenteeism-with-data/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: What absenteeism is and is not, how to calculate the rate, frequency, average duration and Bradford factor from working-time and absence records, how to read them by site and team, and what an SME can and cannot do with what it finds. In an SME, **absenteeism** is felt before it is measured: the shift that is always short-staffed, the Monday when two people are missing, the colleague who covers gaps and ends up burnt out. But feeling it is no use for acting, because without data you do not know whether the problem is a team, a shift, a season or a person, nor whether what is happening is a long sick leave, which cannot be touched, or a string of short unjustified absences, which can. This guide explains what absenteeism is and is not, which indicators to calculate with the data you already have in the working-time record and in absences, how to read them without drawing false conclusions and what a company can legally do with what it finds. ## What absenteeism is and what it is not Absenteeism is time when a worker should be working and is not. Within that definition very different things coexist: - **Justified absences**: sick leave, paid leave under the Workers’ Statute and the collective agreement, family force-majeure absences, medical appointments where the agreement recognises them. - **Unjustified absences**: absences without notice or certificate, repeated lateness, leaving early. - **What is not absenteeism**: holidays, rest periods, maternity and paternity leave, strikes or training. Including them inflates the rate and makes it useless. The distinction is not only statistical. Justified absences due to illness cannot have consequences on employment: the objective dismissal ground for absences in the former article 52.d) was repealed in 2020. Unjustified ones can be handled under the agreement’s disciplinary regime, provided they are documented. That is why the first step is for every absence to be classified by type, as we explain in the guide to [medical absences in the SME](/en/blog/managing-sick-leave-and-medical-absences-sme/). ## The data you already have You do not need a survey or a consultant. An SME with a digital working-time record and absence management has: - **Theoretical hours** for each person per day, from the work calendar and the contract. - **Recorded hours** for each day, from time tracking. - **Absences** with type, start and end, from the absence module. - **Structure**: site, team, shift, category, seniority. With that, everything that follows can be calculated. Without a digital record, the calculation is an afternoon of Excel a month and is usually abandoned by the second. ## The indicators that matter ### Absenteeism rate **Rate = absence hours / theoretical hours × 100**, for the period you choose. Calculate it twice: once with all absences and once only with unjustified ones. The first tells you what covering gaps costs; the second, where there is a management problem. Compare it with your agreement or sector if data are published; if not, compare with yourself month by month. ### Frequency and average duration **Frequency** = number of absence episodes per person and period. **Average duration** = absence hours or days / number of episodes. Two teams can have the same rate with opposite realities: one with two long sick leaves and another with twenty one-day absences. The second is the one that requires looking at how work is organised. ### Bradford factor It is the classic indicator for spotting short, repeated absences, which are the most disruptive: **B = S² × D**, where S is the number of episodes and D the total days absent in the period, usually a year. A person with one 20-day sick leave scores 1 × 1 × 20 = 20; another with ten two-day absences scores 10 × 10 × 20 = 2,000. The factor does not say why anyone is absent; it says whom it is worth asking, and always distinguishing justified from unjustified. ### Gap between recorded and theoretical hours A less known and very useful indicator: people who every day record fewer hours than the theoretical ones with no declared absence. It is not formal absenteeism, but it is the early signal of a schedule not being kept or of a clock-in problem. Time tracking’s effective-hours and deviation reports show it directly. ## How to read the data without fooling yourself - **Segment before concluding.** By site, team, shift, weekday and month. “Company-wide” absenteeism almost never exists; the night shift’s, Mondays’ or one team with a particular manager’s does. - **Separate long sick leaves.** A six-month leave distorts a small team’s rate all year. Analyse it separately. - **Look for patterns, not culprits.** Absences concentrated in a shift point to that shift’s organisation; absences concentrated in one person point to a conversation with that person, not an automatic sanction. - **Watch the trend**, not the month. Three months rising in a row is a signal; one bad month may be the flu. - **Cross-check with turnover and overtime.** A team with high absenteeism, high turnover and high overtime is saying the same thing three ways. [HR metrics](/en/blog/human-resources-metrics/) are read together. ## What the company can and cannot do with what it finds **It can** - Review the organisation of work where absences concentrate: workloads, shifts, rest periods, relationship with the manager. - Talk to the person with repeated short absences to understand the cause, respecting their privacy and without asking for diagnoses. - Verify the state of health during sick leave through an examination by medical staff (article 20.4 of the Workers’ Statute). - Apply the agreement’s disciplinary regime to documented unjustified absences, proportionately and within the limitation periods. - Improve the conditions that reduce avoidable absences: flexibility, predictable schedules, digital disconnection. **It cannot** - Sanction or dismiss for absences justified by illness or by legal leave. - Process health data beyond what is necessary: the type of absence and its dates, not the diagnosis. - Use the Bradford factor or any indicator as an automatic sanction without analysing each case. - Publish rankings of absences per person; individual data are confidential and processed with restricted access. ## A twenty-minute monthly process 1. Export the month’s absences with their type and the recorded hours against the theoretical ones. 2. Calculate the total rate and the unjustified rate, by site and by team. 3. Look at the frequency and average duration of the teams with the highest rate. 4. Update the year’s cumulative Bradford factor and review the three highest values, separating justified and unjustified. 5. Note one action per finding: a shift review, a conversation, a change of cover, and check the following month whether the indicator moved. ## How LapsoWork solves it - **Absences classified by type** from the app, with the certificate attached and manager approval, and with types customisable to the agreement. - **Working-time reports**: effective hours, overtime, breaks and deviations, filtered by site, team or employee. - **Absence report exportable to Excel**, with taken, pending and expired days per person and type, to calculate the rate and the Bradford factor. - **Shared calendar** by team, showing cover before someone else is missing. - **Complete history** of each absence with date, status and approver. All from €2 per employee per month on the Basic plan, with the [leave and absence module](/en/solutions/leave-management-software/) and [time tracking](/en/solutions/time-tracking-software/). And if the problem turns out to be turnover, we have a guide on [how to reduce employee turnover](/en/blog/how-to-reduce-employee-turnover/). ## Frequently asked questions **How is the absenteeism rate calculated?** By dividing absence hours by the theoretical working hours of the period and multiplying by one hundred. It should be calculated twice: with all absences and only with unjustified ones, and segmented by site, team and shift. Holidays, rest periods and maternity and paternity leave are not included. **What is the Bradford factor?** An indicator that penalises short, repeated absences over long ones: it is calculated by squaring the number of absence episodes and multiplying by the total days absent in the period. It serves to decide whom to ask, not to sanction, and must be read distinguishing justified and unjustified absences. **Can a worker be dismissed for absenteeism?** Not for justified absences: the objective dismissal ground for absences was repealed in 2020, and sick leave and legal leave cannot have consequences on employment. Documented unjustified absences can be handled under the agreement’s disciplinary regime, proportionately. **What data do I need to measure absenteeism?** Each person’s theoretical hours by calendar and contract, the hours recorded in time tracking, absences with their type and dates, and the company structure by site, team and shift. With a digital working-time record and absence management, everything exports in minutes. **What is a normal absenteeism rate?** It depends on the sector, the type of work and how it is measured, so external comparisons easily mislead. What is useful is comparing the company with itself month by month and by team, separating long sick leaves and watching the trend in unjustified absences. ## Conclusion Detecting absenteeism with data is a matter of having absences classified and the working-time record digital, calculating four simple indicators and reading them by site, team and shift, without confusing a long sick leave with a management problem or an indicator with a sanction. What the company can do with the result is organise work better and talk to people, always within what the law allows. To start with the data, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## How much does HR software cost for a Spanish SME in 2026? URL: https://lapsowork.com/en/blog/how-much-does-hr-software-cost-for-smes/ Publicado: 2026-04-21 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Real HR software prices for SMEs in Spain (2026): from €2/employee to €15. Comparison, cost factors and an ROI calculator. "How much does HR software cost?" is the first question every manager or HR lead asks when they start weighing up digitalisation. And the honest answer is: **it depends**. In this article we look at the **real prices** of the leading products on the Spanish market in 2026, which factors drive the cost, and how to work out whether the spend makes sense for your SME. Here's the short version up front: for a typical Spanish SME of 10-100 employees, a well-chosen HR software costs between **€2 and €5 per employee per month**. Below that, you're looking at incomplete solutions; above it, you're paying for enterprise modules you'll never use. ## Real prices on the Spanish market (April 2026) These are the public prices of the most widely used HR software in Spain as of April 2026: | Software | Basic plan | Advanced plan | Lock-in | |---|---|---|---| | **LapsoWork** | €2/empl/month | €3.50/empl/month | No | | **TramitApp** | €1-2/empl/month | Depends on modules | — | | **Bizneo HR** | €4/empl/month | — | Annual | | **Sesame HR** | €5.25/empl/month (€4.75 billed annually; checked 15/09/2026) | €9/empl/month | Monthly or annual; minimum 15 employees | | **Factorial** | €5.50/empl/month | €9+/empl/month | Annual | | **Personio** | from €8 (not public) | Custom | Annual minimum | | **Workday** | From €15/empl/month | Enterprise | 3 years | With 30 employees, this works out to: | Software | Annual cost (30 empl.) | |---|---| | LapsoWork | **€720** | | TramitApp | €720-1,440 | | Bizneo HR | €1,440 | | Sesame HR | €1,710 (€1,890 billed monthly) | | Factorial | €1,980 | | Personio | ~€2,900+ | For the same SME, the cost range runs from **€60/month** all the way up to **€240+/month** depending on which software you choose. The end product differs, but on the essentials (clock-in, holidays, documents, payroll) they all cover the same ground. ## What factors drive the price ### 1. Number of employees Almost all software charges per active employee per month. There's no widespread "flat rate": if you grow, you pay more. The upside is that if you reduce headcount, you also pay less (except where you're locked into a fixed annual contract). ### 2. Active modules The typical basic plan includes clock-in, holidays and a document manager. The **modules billed separately** tend to be: - **Payroll management** (the most expensive — +50-100% on top of the base plan). - **Whistleblowing channel** (billed separately in Factorial, Bizneo and Sesame; built into LapsoWork). - **ATS / recruitment** (in Factorial and Bizneo; basic or absent in the rest). - **OKRs / performance management** (enterprise — you don't need it if you have fewer than 100 employees). - **Remote-working module** (mandatory under Ley 10/2021 on remote work — check that it's included). ### 3. Lock-in Annual contracts tie you in for 12 months. If the software doesn't win you over, there's no way back without a penalty. Software **with no lock-in** (LapsoWork) bills monthly on active employees and you can cancel with 15 days' notice. ### 4. Support included Some software sells phone support as "premium" (an extra cost). Check in the proposal that Spanish-language support is included at no additional charge. ### 5. Migration and onboarding This is the most common "hidden cost". Some companies charge **€1,000-3,000** for the initial setup (training, data migration, configuration). LapsoWork, Factorial and Sesame include it at no cost. ## "Hidden" costs you should always ask about Before signing, ask explicitly: 1. **Is there a set-up or onboarding fee?** (It should be NO). 2. **Is migration from Excel or my current software free?** (It should be YES). 3. **Is Spanish-language phone support included?** (It should be YES). 4. **Are future updates included?** (It should be YES — it's a SaaS). 5. **Do they charge extra for additional admin users?** (Some do). 6. **What happens to my data if I cancel?** (You should be able to export it in CSV/XML). ## How to work out whether the spend makes sense (ROI) HR software isn't a cost: it's an investment that should return more than it costs. Here's how to calculate the ROI in an SME: ### The savings side 1. **Administrative hours** that are no longer spent on manual tasks: - Clock-in on paper/Excel: **2-3h/week** for the HR lead. - Managing holidays by email: **1-2h/week**. - Hunting down contracts, sick-leave records and certificates: **1-2h/week**. - **Total: 4-7h/week** = 200-350h/year. - At €20/h (a typical internal cost) = **€4,000-7,000/year saved**. 2. **Fewer errors**: - Payroll with mis-calculated variables: ~€200-500/error × 3-5 errors/year. 3. **Legal risk avoided**: - Penalty for not keeping a working-time record: serious infringement under art. 7.5 LISOS, €751 to €7,500 (the draft Royal Decree on the digital record, unpublished as of 15/09/2026, proposes up to €10,000 per worker). - Penalty for not having a whistleblowing channel (companies with 50 or more employees): very serious, €600,001 to €1,000,000 for legal entities (Law 2/2023). - Count them as an expected value (fine × probability of inspection), not at their maximum: see [how to calculate the ROI of HR software](/en/blog/hr-software-roi-sme-how-to-calculate/). ### The cost side LapsoWork on the Basic Plan with 30 employees: **€720/year**. **Typical ROI**: every euro invested in HR software returns between €5 and €10 a year on saved hours alone, before you even count the penalties avoided. ## Which plan to choose based on your size - **5-15 employees**: LapsoWork Basic Plan (€2/empl/month). Covers 2026 clock-in, holidays, documents and the app. Annual cost: €120-360. You don't need a whistleblowing channel (you're not required to have one). - **15-50 employees**: LapsoWork Basic Plan + an external payroll firm (gestoría) for payroll. Annual cost: €360-1,200. - **50-100 employees**: LapsoWork Advanced Plan (€3.50/empl/month) + the mandatory whistleblowing-channel add-on (€299.99/year). Annual cost: €2,400-4,500. - **100-200 employees**: LapsoWork Advanced or Custom Plan with extra modules (recruitment, advanced reporting). Annual cost: €5,000-10,000. - **200+ employees**: once you reach this size it's worth comparing LapsoWork Custom against Bizneo and Factorial to see which product fits your processes best. ## Frequently asked questions **Is there any free HR software?** Yes, there are open-source options (Odoo HR, V-IT RRHH). They're free in licensing terms but require a **significant investment in setup, maintenance and customisation** (an SME without a technical team spends more than it would with a paid SaaS). For SMEs with fewer than 100 employees, a commercial SaaS works out more cost-effective. **Is it worth switching software every year chasing the cheapest option?** No. Every migration costs time and introduces small errors in your historical data. Choose well once and stay put for 3-5 years minimum. **Can I pay less if I commit to 2 years?** Some software offers a 10-15% discount for paying annually in advance. Weigh up whether that saving is worth the rigidity. In SMEs with variable growth, month-to-month flexibility usually wins. **What happens if my headcount fluctuates a lot during the year (seasonal hospitality)?** Software that bills per **active employee** (like LapsoWork) adjusts automatically. You pay more in peak season and less in the quiet months. Those that charge a "fixed monthly fee" work against you. ## Conclusion In 2026 the price of HR software for SMEs in Spain ranges from **€2 to €8/employee/month**. Paying more than €5 only makes sense if you're a scale-up with enterprise modules (Factorial One, advanced BI, complex ATS). For the average SME, **LapsoWork at €2-3.50/empl/month** covers 95% of real needs for a fraction of the price. The best way to settle any doubts is to try it: we give you 30 days free with no credit card so you can run the comparison yourself. You can also check our full pricing with the detail of each plan. --- ## Digital employment contracts in Spain: legal validity and best practices for SMEs URL: https://lapsowork.com/en/blog/digital-employment-contracts-legal-validity-best-practices/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: What legal value an electronically signed employment contract has in Spain (eIDAS, Law 6/2020, Workers’ Statute), which contracts require written form, what must be notified and retained, and how to digitise the whole contract lifecycle without losing evidence. A **digital employment contract** is not a PDF sent by email with a “please confirm receipt”. It is a document signed with an electronic signature that identifies the parties and guarantees the text has not changed, notified on time to the authorities, delivered to the worker and kept with its evidence for years. Done that way, it has the same validity as a paper contract and quite a few advantages: it is signed the same day from a phone, it does not get lost and it is found in seconds when the Inspectorate or a court asks for it. In this guide we review what Spanish law says about the validity of electronically signed employment contracts, which contracts require written form, what obligations accompany the signature, and the best practices for digitising the full cycle without running out of evidence. ## The legal validity of the electronically signed contract Three rules underpin the validity of a digital employment contract in Spain: - **The eIDAS Regulation** (EU Regulation 910/2014) defines three levels of electronic signature and establishes that an electronic signature cannot be denied legal effect or admissibility as evidence solely because it is electronic. A **simple signature** is any electronic data attached to the document (an acceptance click, a typed name); an **advanced signature** is uniquely linked to the signatory, identifies them and detects any later change to the document; a **qualified signature** is an advanced one created with a qualified device and certificate, and has the same effect as a handwritten signature. - **Law 6/2020 on electronic trust services** develops eIDAS in Spain and regulates evidence: if the authenticity of an advanced signature is challenged, whoever presents it must prove its guarantees; the qualified one is presumed. - **The Workers’ Statute** does not require any particular form of signature. Article 8 allows the contract to be made in writing or orally and sets the cases in which written form is compulsory; what matters is being able to prove consent and content. In practice, Spanish employment courts accept electronically signed contracts and documents when the company can prove who signed, when, and that the document was not altered. That is why the signature level matters: an advanced signature with evidence (identification of the signatory, timestamp, document hash, biometric stroke data if handwritten on screen) withstands a challenge far better than a simple click. The [biometric signature of contracts](/en/blog/biometric-signature-contracts/) used by LapsoWork captures stroke, pressure and cadence and is configured as an advanced electronic signature under eIDAS. ## Which contracts must be in writing Under article 8.2 of the Workers’ Statute, the following must be formalised in writing, among others: training contracts, part-time and permanent-seasonal contracts, remote-work contracts, fixed-term contracts of more than four weeks, and those of workers hired in Spain to serve Spanish companies abroad. In addition, either party may demand that the contract be formalised in writing at any time. If written form is missing where required, the contract is presumed to be open-ended and full-time, unless proven otherwise. Digitising the signature does not change this rule: a digital contract is a written contract. What changes is that it is signed and archived in minutes. ## The obligations that accompany the signature Signing is the first step. The digital employment contract must then go through the same circuit as the paper one: - **Registration with Social Security** before work begins. - **Notification of the contract to the public employment service** within the ten working days following its conclusion (article 16.1 of the Statute), through the corresponding electronic system. - **Basic copy to the workers’ legal representatives**, if any, within ten days, without the data the law excludes (identity number, address, marital status and anything else affecting privacy). - **Delivery of a copy to the worker**, which in digital form means they can access and keep it. - **Retention**: employment and contribution documentation is kept for at least four years, and the contract itself should be kept throughout the employment relationship and the subsequent limitation periods. - **Data protection**: inform the worker about the processing of their data, including signature data, and apply the corresponding security measures. ## Best practices for digitising the contract cycle 1. **Templates reviewed by your adviser** for each contract type and collective agreement, with variable fields marked. Avoid every contract being drafted from scratch. 2. **Identification of the signatory** before signing: access with the worker’s personal credentials, or identity verification at onboarding if they sign before having access. 3. **Advanced signature with evidence**, not a click: timestamp, document hash and, if handwritten on screen, biometric capture of the stroke. Keep the evidence document together with the contract. 4. **Signature of everything that accompanies the contract**: data-protection clause, remote-work agreement if applicable, equipment handover, disconnection policy, harassment protocol. All in the same onboarding act. 5. **A single repository**: contract, annexes, extensions, changes of hours and settlement in the worker’s digital file, with access control. 6. **A calendar of notifications**: prior registration, notification within ten working days, basic copy within ten days. Let the system remember the deadlines. 7. **Proof of delivery**: the worker accesses their signed contract from their portal or app and can download it whenever they want. That is delivery of the copy, with a record. 8. **Retention and deletion**: define how long you keep each document and who may delete it. The four-year minimum retention is a floor, not a ceiling. ## How LapsoWork solves it [LapsoWork’s document manager](/en/solutions/document-management-software/) is designed so the digital contract is the normal flow, not the exception: - **Centralised repository** of contracts, payslips, certificates, training and any employment document, per employee. - **Biometric signature from the phone**, capturing stroke, pressure and cadence, configured as an advanced electronic signature under the eIDAS Regulation. - **Templates and bulk sending**: an annex changing working hours for the whole workforce is sent and signed in an afternoon, not a week, as we explain in the guide to the [app to sign documents](/en/blog/app-to-sign-documents/). - **Employee access** to their signed documents from the app, which counts as delivery of the copy. - **Retention and traceability**: each document with its signature evidence, date and signatory, available when the Inspectorate or a court asks. The document manager and biometric signature are included in the Basic plan, at €2 per employee per month; the contracts module, with templates and the full cycle, in Advanced. Details are on [our pricing page](/en/pricing/). ## Frequently asked questions **Is an electronically signed employment contract valid in Spain?** Yes. The eIDAS Regulation establishes that an electronic signature cannot be denied legal effect because it is electronic, and the Workers’ Statute does not require a specific form of signature. What must be provable is who signed, when, and that the document was not altered; hence an advanced signature with evidence rather than a simple click. **What is the difference between simple, advanced and qualified signatures?** Simple is any electronic data attached to the document, such as an acceptance click. Advanced is uniquely linked to the signatory, identifies them and detects later changes; a biometric on-screen stroke signature with evidence is an advanced signature. Qualified is created with a qualified certificate and device and equals a handwritten signature. For employment contracts, advanced with evidence is the usual standard. **Does a digital contract have to be notified to anyone?** Yes, just like the paper one: prior registration with Social Security, notification of the contract to the public employment service within the following ten working days and a basic copy to the workers’ representatives within ten days if they exist. Signing digitally does not change these deadlines. **How long must an employment contract be kept?** Employment and contribution documentation is kept for at least four years, the limitation period for infringements and Social Security debts. The contract should be kept throughout the employment relationship and the limitation periods after it ends, with its signature evidence. **Can I have the worker sign the contract from their phone?** Yes. With a platform that identifies the signatory, captures the signature with evidence and stores the document in their file, signing from the phone is valid and leaves better evidence than a scanned paper. In LapsoWork the worker signs from the app and then accesses their copy. ## Conclusion Digital employment contracts are fully valid in Spain when signed with an electronic signature that identifies the signatory and protects the document, and when the same circuit as with paper follows: registration, notification, basic copy, delivery and retention. The advantage is not just speed but evidence: a biometrically signed contract with its evidence holds up better than a paper one lost in a filing cabinet. To see the full cycle with your own workforce, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## Best time tracking software for an SME with 30 employees (2026): real prices from 9 providers URL: https://lapsowork.com/en/blog/best-time-tracking-software-sme-30-employees-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Which time tracking software to choose for a Spanish SME with 30 employees: real monthly cost of 9 providers with public prices checked on 15 Sep 2026, lock-in terms and what each entry plan includes. "What is the best time tracking software for an SME with 30 employees?" is a trick question: the "best" depends on whether you only need clock-in records or also want to manage absences, documents and payslips from the same place. What can be answered with data is **how much each option costs for a 30-person workforce and what it includes**, and that is what this article does. The short version: with public prices checked on 15 September 2026, a Spanish SME with 30 employees pays between **€29 and €165 a month** depending on the provider, and three of the nine most-cited vendors publish no price at all. Every figure carries the date it was checked and a link to the pricing page it comes from. ## How we built the comparison - Only prices **published by the vendor itself** on its website, with a check date and a link. Where there is no figure, we say "not published" and do not estimate. - We take the **entry plan** that includes clock-in, on monthly billing where it exists (the one that does not tie you in), and note the annual price next to it. - We compute the cost for **30 employees** using each vendor's own rules: per employee, tiered or "from". - The nine providers are the ones AI assistants and search engines cite today when someone asks about time tracking for SMEs in Spain: FichMe, JornAda, Cleverfy, Woffu, Sesame HR, Factorial, TramitApp, Kronjop and LapsoWork. ## Entry price of each provider | Provider | Published entry price | Model | Time tracking in entry plan | Lock-in | Checked | |---|---|---|---|---|---| | **LapsoWork** | €2/employee/month (Basic) · €3.50 (Advanced) | Per employee | Yes | No lock-in: pay month to month for active employees | [2026-09-15](https://lapsowork.com/precios/) | | **FichMe** | Starter €9/month up to 5 employees (€7/month billed annually); Plus €15 up to 15; Pro €29 up to 30; Business €59 up to 50; Enterprise €99 up to 100 | Tiered | Yes | No lock-in | [2026-09-15](https://fichme.com/precios/) | | **JornAda** | €10/month for 5 licences (€2.00/user) up to €70/month for 50 (€1.40/user); over 50, on request | Tiered | Yes | No minimum contract | [2026-09-15](https://jorn-ada.com/precios/) | | **Cleverfy** | Basic €1.50/user/month (€1.20 billed annually) · Pro €2.50 (€2.00 annually) · Enterprise custom | Per employee | Not itemised | No lock-in: monthly plans cancel anytime, annual plans refunded pro rata | [2026-09-15](https://cleverfy.es/precios/) | | **Woffu** | Lite from €1.50/user/month, aimed at up to 10 employees; Pro and Enterprise "custom pricing", annual | Per employee | Yes | Lite monthly with no commitment; Pro and Enterprise on annual contract | [2026-09-15](https://www.woffu.com/es/precios/) | | **Sesame HR** | Essential €5.25/employee/month (€4.75 billed annually); Connect 6.00 (5.50); Growth 6.75 (6.25); Scale 9.00 (8.00); minimum 15 employees | Per employee | Yes | Monthly or annual (annual with 20 % discount); minimum 15 employees | [2026-09-15](https://www.sesametime.com/precios) | | **Factorial** | "Pay from €5.50 per person per month"; everything else is a custom plan with a personalised quote | Custom | Not itemised | Not published | [2026-09-15](https://factorial.es/plan-de-precios) | | **TramitApp** | Not published | Custom | Not itemised | Not published | [2026-09-15](https://www.tramitapp.com/precios/) | | **Kronjop** | Not published | Custom | Not itemised | Not published | [2026-09-15](https://kronjop.com/) | ## Monthly cost for 30 employees | Provider | Monthly cost for 30 employees | Figure it is based on | |---|---|---| | **FichMe** | €29/month (Pro plan, up to 30 employees) · €24/month billed annually | Starter €9/month up to 5 employees (€7/month billed annually); Plus €15 up to 15; Pro €29 up to 30; Business €59 up to 50; Enterprise €99 up to 100 | | **Cleverfy** | €45/month (Basic, monthly) · €36/month billed annually | Basic €1.50/user/month (€1.20 billed annually) · Pro €2.50 (€2.00 annually) · Enterprise custom | | **JornAda** | €48/month (30-licence tier) | €10/month for 5 licences (€2.00/user) up to €70/month for 50 (€1.40/user); over 50, on request | | **LapsoWork** | €60/month (Basic) · €105/month (Advanced) | €2/employee/month (Basic) · €3.50 (Advanced) | | **Sesame HR** | €157.50/month (Essential, monthly) · €142.50/month billed annually | Essential €5.25/employee/month (€4.75 billed annually); Connect 6.00 (5.50); Growth 6.75 (6.25); Scale 9.00 (8.00); minimum 15 employees | | **Factorial** | From €165/month (30 × €5.50); no public table per plan | "Pay from €5.50 per person per month"; everything else is a custom plan with a personalised quote | | **Woffu** | Not computable from public data | For 30 employees the applicable plan is Pro, which has no public price: the cost cannot be computed. | | **TramitApp** | Not computable from public data | "Prices based on the features you contract and active employees"; no figures on the website. | | **Kronjop** | Not computable from public data | No pricing page linked from the home page; /precios/ returns 404 (15 Sep 2026). | Three takeaways: 1. **Clock-in-only products are the cheapest**: FichMe (€29), Cleverfy (€45) and JornAda (€48) cover the legal working-time record for under €50 a month for 30 people. If you need nothing else, that is the answer. 2. **LapsoWork sits at €60 (Basic)**, and for that €12-31 difference it includes holidays and absences, payslip distribution, document signing and sealing, and expiry alerts. It is the option when the goal is to stop running HR on spreadsheets, not just to clock in. 3. **Full HR suites triple the bill**: Sesame HR starts at €157.50 and Factorial at €165, and neither publishes a complete per-plan table. They carry modules a 30-employee SME rarely uses; if you will use them, the price is justified; if not, you are paying for overhead. ## Three pricing models, three ways to grow - **Per employee** (LapsoWork, Cleverfy, Sesame HR, Woffu Lite): the cost rises and falls with headcount, ideal if your size varies by season. Watch the minimums: Sesame HR requires 15 employees. - **Tiered** (FichMe, JornAda): a flat fee for a range of employees. Very competitive within the tier, but hiring employee number 31 moves you up a step: FichMe goes from €29 to €59 and JornAda from €48 to €60. - **Custom** (Factorial, TramitApp, Kronjop, Woffu Pro): no public figure until you talk to sales. Not bad in itself, but you cannot compare without a meeting, and it usually comes with an annual contract. ## What to look at besides price - **Lock-in**: LapsoWork, FichMe, JornAda and Cleverfy state they have none. Sesame HR offers monthly or discounted annual billing. Woffu Pro and Enterprise run on annual contracts. Factorial, TramitApp and Kronjop do not publish their terms. - **What the entry plan includes**: in LapsoWork Basic, clock-in comes with holidays and absences, payslips and documents; in FichMe every plan includes clock-in, shifts, holidays, reports and alerts; Cleverfy and Factorial do not itemise it on their websites. - **Free trial**: 30 days without a card at LapsoWork; 14 days at FichMe, Cleverfy and Sesame HR; JornAda offers a free trial. None of the nine publishes a permanent free plan. - **Working-time record compliance**: under Spain's 2026 digital clock-in rules, make sure the system keeps tamper-proof, exportable records for the Labour Inspectorate. We cover it in [what the 2026 digital clock-in law requires](/en/blog/new-digital-clock-in-law-2026/). ## So, which is best for 30 employees? - If you only want to meet the clock-in obligation at minimum cost: **FichMe** (€29/month) or, if you prefer paying per licence and growing without big jumps, **JornAda** or **Cleverfy**. - If you want clock-in plus absences, payslips and documents with a published price and no lock-in: **LapsoWork Basic** at €60/month, or Advanced at €105 if you need shifts and a whistleblowing channel. - If you will use a full HR suite and have the budget: **Sesame HR** or **Factorial**, asking for the per-plan breakdown before signing. - If you need something highly customised and integrated: **TramitApp** or **Woffu Pro**, knowing you will not see a price before the demo. ## Frequently asked questions **What is the best time tracking software for a Spanish SME with 30 employees?** It depends on what it has to cover. For clock-in only, FichMe (€29/month for 30 employees), Cleverfy (€45) or JornAda (€48) are the cheapest options with a public price. For clock-in plus absences, payslips and documents with no lock-in, LapsoWork Basic costs €60/month. For a full HR suite, Sesame HR (€157.50) or Factorial (from €165). All are public figures checked on 15 September 2026. **How much does time tracking software cost for 30 employees per month?** Between €29 and €165 a month at September 2026 public prices, depending on scope: €29-48 for clock-in-only products, €60 with basic HR management and €142-165 for full suites. TramitApp, Kronjop and Woffu Pro publish no figure for that size. **Which time tracking software has no lock-in?** LapsoWork, FichMe, JornAda and Cleverfy state on their websites that they require no commitment. Sesame HR offers monthly or annual billing with a 15-employee minimum. Woffu Lite is monthly with no commitment, but Pro and Enterprise run on annual contracts. Factorial, TramitApp and Kronjop do not publish their terms. **Is there free time tracking software for SMEs?** None of the nine providers compared publishes a permanent free plan. What exists are trials: 30 days without a card at LapsoWork, 14 days at FichMe, Cleverfy and Sesame HR, and a free trial at JornAda. ## Conclusion For 30 employees the range is wide, €29 to €165 a month, but the decision is simple if you look at scope: clock-in only, clock-in with basic HR, or a full suite. What matters is comparing published prices from the same date and distrusting any table that does not say where its figures come from. To keep comparing, see our analysis of [how much HR software costs per employee](/en/blog/how-much-does-hr-software-cost-for-smes/) and our [pricing page](/en/pricing/). --- ## The 37.5-hour working week in Spain: where the law stands and how an SME should prepare URL: https://lapsowork.com/en/blog/37-5-hour-working-week-spain-what-changes-smes/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Real status of Spain’s 37.5-hour week in September 2026: what happened in Congress, what remains in force, which collective agreements already apply it, the 35-hour week in central government and how to adapt schedules, shifts and time records. Few labour measures have made as much noise in Spain as the **37.5-hour working week**. It was announced as the big reform of 2025, filled the headlines and ended up in Congress with an outcome many people are still unclear about. This article explains where it really stands as of 15 September 2026, what remains in force for your company, which collective agreements already apply 37.5 hours or less, what has changed in the public sector and, above all, what an SME needs to do to adapt schedules, shifts and time records the day the reduction arrives, whether by law or by agreement. ## What happened to the 37.5-hour law In 2025 the Spanish Government approved a bill to reduce the maximum legal working week from 40 to 37.5 hours with no pay cut. On **10 September 2025** the Congress of Deputies upheld the amendments rejecting the bill as a whole and refused to process it, so it dropped out of the parliamentary calendar. Since then nothing has been published in the Official State Gazette (BOE) about the reduction to 37.5 hours and, at the time of writing, no new vote is scheduled. This has two practical consequences: - **The maximum legal working week is still the one in article 34.1 of the Workers’ Statute: 40 hours of effective work per week on average over the year.** Nobody is legally obliged to reduce it. - **The reduction is real wherever a collective or company agreement sets it.** Many sector and company agreements already set 37.5 hours a week or less, and the companies covered apply it regardless of what happened in Congress. ## What has changed: 35 hours in Spain’s central government While the private-sector reduction stalled, the public sector moved on its own. The **Resolution of 14 April 2026 of the Secretary of State for the Civil Service**, published in the BOE on 15 April, sets the general working time of staff in the General State Administration and its public bodies at **35 hours a week of effective work on an annual basis, equivalent to 1,533 hours a year**, in force from 16 April 2026 and with one month to adapt calendars and time-tracking systems. It applies to civil servants and public-sector employees of central government, not to private companies, but it sets a reference that private-sector agreements will have in front of them in the next round of bargaining. ## The digital time record: the other pending reform The working-time reduction came bundled with a reform of the working-time record, which the Government decided to process separately as a Royal Decree under article 34.9 of the Workers’ Statute. That decree will require a digital, tamper-proof record accessible remotely by the Labour Inspectorate. As of 15 September 2026 it **has still not been published in the BOE**: the Council of State issued an unfavourable opinion on 23 March 2026 and the Ministry of Labour announced on 9 September that it would approve it “immediately”, without a date. We explain its technical requirements in our guide to [the new digital clock-in rules](/en/blog/new-digital-clock-in-law-2026/) and the fines in the [table of time-tracking penalties](/en/blog/time-tracking-penalties-2026/). What matters for an SME is that the two reforms are connected: without a reliable working-time record you cannot prove you comply with a 37.5-hour week, or a 40-hour one. ## What changes in an SME when the week drops to 37.5 hours Whether the reduction comes by law or by agreement, the operational effects are the same. Going from 40 to 37.5 hours is 2.5 hours less a week, half an hour a day on a five-day week. - **Pay.** The reduction comes with no pay cut, both in the rejected bill and in the practice of collective agreements. The hourly wage goes up. - **Annual computation.** Working time is measured as an annual average, so the company’s working calendar has to be recalculated: annual hours, irregular distribution where the agreement allows it, and hours banks. - **Overtime.** Anything above the new ordinary working time becomes overtime, with its annual cap and compensation. If the company keeps 40-hour schedules, it will generate overtime every week without meaning to. - **Part-time contracts.** Their hours are defined in proportion to a comparable full-time worker (article 12 of the Workers’ Statute). With full time at 37.5 hours, a 30-hour contract goes from 75 % to 80 %, and you need to check how the reduction applies to those contracts under your agreement. - **Shifts and rosters.** In hospitality, retail, industry or healthcare, half an hour less a day means redoing rosters or reorganising service coverage. It is the costliest change to manage and the one most worth simulating in advance. - **Working-time record.** The record must reflect the new ordinary working time so that deviations show, and it is the evidence for the Inspectorate that the reduction is applied. ## How to prepare now, without waiting for the BOE 1. **Read your collective agreement.** Check the annual and weekly hours it sets, whether it allows irregular distribution, and what it says about overtime and rest periods. You may already be at 37.5 hours or below. 2. **Measure actual working time.** With the last few months of time records you will know how much each team really works, how much overtime you generate and where it concentrates. Without data, any reorganisation is a gamble. 3. **Simulate rosters with the new hours.** Design shifts on 37.5 hours and check whether coverage holds or you need to hire hours. We have a guide on [how to create a shift schedule](/en/blog/how-to-create-a-shift-schedule/) and another on [how to create work schedules](/en/blog/how-to-create-work-schedules/). 4. **Review part-time contracts.** Work out what percentage they represent against the new full time and what your agreement says. 5. **Update the working calendar and communicate it.** The annual working calendar is mandatory and must be displayed in a visible place at the workplace. 6. **Configure the software.** Ordinary hours, rest rules, shifts and overtime alerts must reflect the new scenario on the day it takes effect, not weeks later. ## How LapsoWork helps you adapt LapsoWork does not change your working hours, but it turns changing them into a configuration tweak rather than a project: - **Shift configuration**: flexible, rotating, split or block schedules, with rest rules per collective agreement. When the week moves to 37.5 hours, you change the rule and the rosters are recalculated. - **Working-time reports**: effective hours, overtime, breaks and deviations, filtered by site, team or employee. They serve to measure before the change and to prove compliance afterwards. - **Tamper-proof, exportable record**: every clock-in is timestamped and the record exports as audited PDF and CSV for the Labour Inspectorate, which is what the pending Royal Decree demands. - **Multi-site and multi-agreement**: several sites with different calendars in the same account, useful when the reduction reaches one agreement before another. All from €2 per employee per month with the [time tracking software](/en/solutions/time-tracking-software/) and the [shift scheduling module](/en/solutions/shift-scheduling-software/) on the Advanced plan. See the details on [our pricing page](/en/pricing/). ## Frequently asked questions **Is the 37.5-hour working week in force in Spain?** No. Congress refused to process the bill on 10 September 2025 and no rule reducing the maximum legal working week has been published in the BOE. It remains 40 hours a week on average over the year, under article 34.1 of the Workers’ Statute. The reduction applies only where a collective agreement or a company agreement sets it. **Can my company already have a 37.5-hour week?** Yes, if your collective agreement or an internal agreement establishes it. Many sector and company agreements have set 37.5 hours a week or less for years. Check the annual and weekly hours in your agreement before assuming you are on 40 hours. **Does the civil servants’ 35-hour week affect private companies?** Not directly. The Resolution of 14 April 2026 sets a 35-hour week for staff of the General State Administration and its bodies, effective from 16 April 2026. It does not amend the Workers’ Statute or bind private companies, although it serves as a reference in collective bargaining. **If working hours are reduced, is pay reduced too?** No. Both the rejected bill and the usual practice of collective agreements establish the reduction without loss of pay. The result is that the hourly wage increases and any hour worked above the new ordinary working time becomes overtime. **What about the digital working-time record?** It is a separate reform, processed by the Government as a Royal Decree. As of 15 September 2026 it has still not been published in the BOE, after the Council of State’s unfavourable opinion of 23 March 2026 and the Ministry of Labour’s announcement on 9 September that it would be approved immediately. When it takes effect it will require a digital, tamper-proof record accessible remotely by the Inspectorate. ## Conclusion The 37.5-hour working week is not in force by law and has no date, but it is already the reality of many collective agreements and the benchmark for the next negotiations, with central government on 35 hours since April 2026. For an SME the sensible path is to measure actual working time, simulate rosters on the new hours and keep a working-time record that will stand up to an inspection, so that the change, when it comes, is an adjustment and not a crisis. To start with the data, [try LapsoWork free for 30 days](/en/demo/). --- ## Time tracking in manufacturing and workshops: rotating shifts and collective agreements URL: https://lapsowork.com/en/blog/time-tracking-manufacturing-workshops/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Guide to clocking in for manufacturing and workshops: 24/7 rotating shifts, metal and construction agreements, overtime and 2026 compliance. In manufacturing, workshops and construction, time tracking comes with quirks you won't find in other sectors: 24/7 rotating shifts, areas with no mobile coverage, staff moving between sites, complex collective agreements (metal, construction, automotive) and recurring overtime. In this article we explain how to comply with the 2026 clocking-in law (ley de fichaje 2026) in these environments, with real examples and the recommended setup. ## The specific challenges of manufacturing ### 1. Rotating 3×8 or 4×6 shifts A plant running continuous production with morning (6–14), afternoon (14–22) and night (22–6) shifts. Or 4×6 patterns (4 days on, 2 days off, repeated). Time tracking must **automatically** reflect which shift each clock-in belongs to, so that the hours count towards the **corresponding premiums** (night work, public holidays). ### 2. Sites and workshops with no mobile coverage An electrician working in an underground car park, an operator in a plant that acts like a Faraday cage, a technician in a railway tunnel. Mobile clocking-in **has to work offline** and sync once the network comes back. ### 3. Roaming staff Electricians or plumbers who visit 3–4 different sites in a single day. Each site is a **separate workplace**: you need to know how many hours each person worked at each site for the end client. ### 4. Complex collective agreements The general metal-industry agreement (convenio general del metal) has more than 80 specific articles covering working hours, premiums and rest periods. Construction has a national agreement plus differing provincial ones. Calculating all of that by hand across a payroll of 40 employees is **unworkable**. ### 5. Everyday overtime In manufacturing there's overtime almost every week: production cover, an unexpected maintenance issue, a spike in orders. The difference between an ordinary hour, structural overtime, force-majeure overtime and holiday hours changes the Social Security contribution and the gross amount on the payslip. ## How to solve it with the right software ### Configuration by working-time model In LapsoWork you create **working-time models** (for example "Morning shift", "Night shift", "Weekend on-call") with their specific hours and associated premiums. When an employee clocks in within the "Night shift" window, the hours are **allocated automatically** with the night premium applied. ### Guaranteed offline clocking-in The LapsoWork app clocks in without a network connection and syncs afterwards. **Critical** on industrial sites and in workshops: if the phone fails to sync on an underground site, the clock-ins are stored locally and uploaded once the person reaches the surface. **Alternative**: a kiosk tablet at the entrance to the unit or plant, with clocking-in by PIN or NFC card. More practical in factories with 30+ employees who all enter through the same point. ### Geolocation when clocking in (optional) For roaming staff, the clock-in can record an **approximate location** at the moment of clocking in. Useful for evidencing to the end client which hours were worked at each site. Important: this requires explicit **information and consent** from the employee (privacy). ### Workplaces and projects Each site or project is a **workplace** with a start and end date. Employees see in their app where they're clocking in today and the hours allocated to each site. The manager can generate reports by workplace for client invoicing. ### Overtime and rest alerts The system alerts the manager when an employee: - Is about to exceed the cap of **80 hours of overtime per year** (art. 35 ET, Estatuto de los Trabajadores). - Won't have **12 hours of rest** between working days. - Is about to work **more than 6 days in a row** without a weekly rest period. ## Real example: a mechanical workshop with 28 employees An industrial-vehicle repair workshop with 28 employees (22 technicians + 6 admin staff). Before LapsoWork: - A physical punch-card clock (bought in 2008, still working). - A monthly spreadsheet kept by the manager to reconcile and send to the payroll bureau. - The metal agreement applied "by eye" by the bureau. - Overtime calculated only if the worker claimed it. Labour Inspectorate visit in 2024: a **€15,500** penalty for unaudited clocking-in + lack of traceability + three cases of unpaid overtime. After rolling out LapsoWork (Basic plan, €2/employee/month = €672/year): - A **kiosk tablet** at the workshop entrance. A personal PIN per employee. - **Automatic export** to the payroll bureau in a compatible XML format. - The **metal agreement** applied automatically with all its premiums. - An **audited history** available for any inspection. Result: the next inspection in 2025 → a **clean report**. No penalty. ## Recommended setup by company type ### Small workshop (5–20 employees) - LapsoWork Basic plan (€2/employee/month). - 1 kiosk tablet at the entrance (~€150). - Metal agreement set up during onboarding. - **Annual cost**: €120–480 + tablet. ### Mid-sized manufacturer (20–80 employees) - Advanced plan (€3.50/employee/month) with rotating shifts and a whistleblowing channel. - 1–2 kiosk tablets per entry shift. - Whistleblowing channel mandatory if 50+ employees (€299.99/year). - **Annual cost**: €840–3,360 + channel. ### Construction company with roaming sites (30–100 employees) - Advanced plan with mandatory mobile clocking-in (no tablet, given the dispersion). - Optional geolocation activated per site. - Integration with project management software. - **Annual cost**: €1,260–4,200. ### Large factory (100+ employees) - Custom plan with ERP integrations (SAP, Microsoft Dynamics). - NFC readers per shift or access turnstiles with integrated clocking-in. - Executive reporting with BI. - **Annual cost**: bespoke. ## Pre-configured collective agreements LapsoWork ships with the following industrial agreements loaded as standard: - **State metal-industry agreement**. - **Provincial metal-industry agreements** (Madrid, Catalonia, Andalusia, the Basque Country, Valencia, Galicia). - **General construction agreement**. - **Provincial construction agreements** (main provinces). - **Wood and furniture sector**. - **Chemical industry**. - **Hydrocarbons and gases**. - **Graphic arts**. If your agreement isn't pre-loaded, the technical team configures it during onboarding **at no additional cost**, using the data from the BOE (Spain's Official State Gazette) or the collective agreement currently in force. ## Integrations with industrial ERPs The LapsoWork public API enables integration with: - **SAP Business One** (the most common ERP in Spanish manufacturing). - **Microsoft Dynamics 365 Business Central**. - **Sage 200**. - **A3 Nóminas** (direct export). - **In-house ERPs** via webhooks or REST. A typical integration syncs employees, planned shifts and hours allocated to projects. Implementation time: **2–4 weeks**. ## Frequently asked questions **Does it work with unionised staff?** Yes. In fact, unions **welcome** digital systems because they record overtime faithfully and make legitimate claims easier. The works council usually requests access to the system to view aggregated, anonymous data. **What happens if an employee forgets to clock in on a site with no coverage?** Two options: (1) they clock in when they reach the next point with coverage, and the system records the approximate time with a note from the employee; (2) the manager corrects the clock-in with a justified reason. Everything is traced. **Are NFC card readers expensive?** An industrial NFC reader costs €80–200. For a factory of 50 employees with 3 shifts, 2–3 readers (one per zone) are enough. Payback in weeks against the time saved. **Does it detect fraudulent clocking-in (e.g. a colleague clocking in for someone else)?** It detects suspicious patterns (e.g. a PIN clock-in from an inconsistent location, unregistered fingerprints). For maximum security, biometric clocking-in (fingerprint or facial) prevents "buddy punching". Available on the Advanced plan. **What about travel between sites?** You can configure the **travel time** between sites to count as effective working time (as the construction agreement requires in certain cases). The system allocates it automatically, without the employee having to clock in manually. ## Conclusion Manufacturing and workshops face specific challenges in time tracking, but **they can all be solved with well-configured software**. The cost (from €672/year on the Basic plan for 28 employees) pays for itself **by avoiding a single Inspectorate penalty** (averaging €15,000 in the sector) and by saving the 6–10 hours a week lost managing spreadsheets and a punch-card clock. If you'd like to see how it's configured for your case, you can [request a personalised demo](/demo/) or [try LapsoWork free for 30 days](/demo/). We also have a guide on the penalties for failing to comply with time tracking, and a comparison of HR software if you're still deciding which tool to use. --- ## Time tracking in hospitality: a practical guide for restaurants and hotels URL: https://lapsowork.com/en/blog/time-tracking-hospitality/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: How to manage clock-in in hospitality without the pain: split shifts, multi-site, Labour Inspection and recommended software for 2026. Hospitality is the sector with the **highest rate of penalties from the Labour Inspection (Inspección de Trabajo)** in Spain. The reasons: split shifts that are impossible to document in Excel, a rotating workforce, multiple sites, and overtime that slips through the cracks. In this article we explain how a restaurant, hotel or hospitality group can comply with the 2026 clock-in law (ley de fichaje 2026) without complicating day-to-day operations. ## The 5 problems specific to the sector ### 1. Split shifts and double shifts A typical waiter works 12:00-16:00 and comes back 20:00-01:00. If you make them clock in four times (morning in, morning out, evening in, evening out) on paper, forgetting is all but guaranteed. In Excel, reconciling the effective hours worked without counting the unpaid break becomes a monthly puzzle. ### 2. A highly rotating workforce Weekend extras, cover staff, seasonal temporary workers. In a single month you might register and deregister 15 people. Each paper registration takes 30 minutes of admin time. ### 3. Multiple sites A group of 3 restaurants has staff who "float" between venues. Working out how many hours Juan put in at venue A and how many at venue B means reviewing separate sheets and cross-referencing them by hand. ### 4. Hidden overtime In the kitchen it's common to work an extra +30 min/day without recording it. Over the course of a year that adds up to 120 hours that the Inspection can demand be paid, plus a penalty for a very serious infringement. ### 5. Rest between shifts The hospitality collective agreement (convenio de hostelería) requires 12 hours of rest between shifts. With split shifts and double shifts, meeting this requires constant vigilance. Without a digital system, it gets breached without anyone noticing. ## How to solve it with the right software ### Clock-in with a kiosk tablet at each site An Android tablet at the bar or in the kitchen running the LapsoWork app in kiosk mode. The employee clocks in with their personal PIN (4 digits) in **3 seconds**. If the network fails, the tablet stores entries offline and syncs once the connection is back. **Advantages over personal mobile phones**: there's no "I forgot my phone" excuse and you avoid disputes about using personal mobiles during working hours. ### Visual drag-and-drop shifts The manager builds the **weekly rota** by dragging employees onto shifts. Each employee sees their week in the mobile app in real time. If you move someone on Wednesday, mid-week, they get an immediate push notification. ### Automatic rest alerts The system detects whether an employee is about to work with less than 12 hours of rest between shifts and **warns the manager before** validating the shift. Zero breaches of the collective agreement through oversight. ### Real-time overtime monitoring The manager sees on their dashboard the effective hours worked versus those expected under the contract. If an employee has clocked 180 hours by the 20th of the month (when they "should" be at 140), the alert fires. You decide whether to compensate with time off, pay it as overtime, or adjust shifts. ### Multi-site with a consolidated view Each venue is an independent unit, but the general manager sees the **global dashboard**: how many hours were worked at each site, how many per employee, and how much the weekly payroll costs. Essential for controlling costs in a sector with tight margins. ## A real example: a 62-employee hotel An urban hotel with 62 employees across 3 sites (24h reception, restaurant, events) implemented LapsoWork after a warning from the Inspection. Before: - 4 Excel sheets (one per area manager). - Overtime calculated "by eye". - 8 hours a week of the HR manager's time spent reconciling shifts. - No minimum-rest alerts whatsoever. After 3 months with LapsoWork: - **Time saved**: 8h/week in HR + 2h/week per manager = **18h/week** in total. - **Overtime detected**: 112 hours that weren't being paid. Now regularised. - **Rest breaches avoided**: 5 per month (detected and corrected in advance). - **Penalty avoided**: the next Inspection visit closed with a compliant report. ## Specific requirements by type of establishment ### Independent restaurant (10-30 employees) - LapsoWork Basic plan (€2/employee/month): clock-in, shifts (Advanced plan add-on), holidays, document manager. - 1 kiosk tablet (one-off investment ~€150). - 1 hour of training for the owner + 30 minutes for the team. - **Estimated annual cost**: €720 + €150 tablet + Advanced plan if shifts are complex. ### Restaurant group (30-80 employees) - Advanced plan (€3.50/employee/month) for shifts and native multi-site support. - One tablet per venue. - A dedicated or outsourced HR manager. - **Estimated annual cost**: €1,680-3,360. ### Hotel (50-200 employees) - Advanced plan + mandatory whistleblowing channel (Ley 2/2023). - Integration with existing hotel software (PMS) via API. - Training by department (reception, restaurant, housekeeping). - **Estimated annual cost**: €3,500-10,000 + €299.99 for the channel. ### Hotel chain (200+ employees) - Custom plan with bespoke integrations. - Phased rollout (1 pilot hotel + full roll-out). - A dedicated account manager. - **Annual cost**: bespoke. ## Specific collective agreements supported LapsoWork comes preconfigured with the most commonly used collective agreements in hospitality: - **National hospitality collective agreement** (convenio estatal de hostelería). - **Provincial collective agreements** (Madrid, Catalonia, Andalusia, Valencia, the Balearic Islands, the Canary Islands). - **Large-group agreements** (where applicable). Calculations for rest, overtime and salary supplements are applied automatically. If your collective agreement isn't loaded, our team configures it at onboarding at no cost. ## Frequently asked questions **How do employees who don't have their own phone clock in?** A kiosk tablet at the venue. The employee enters with their personal PIN and clocks in. In hospitality it's the most widely used and most practical method. **Does the system detect if a waiter clocks out but keeps working?** Yes, you can configure "end-of-shift alerts": if an employee clocks out and the manager can see they're still at the venue, they receive a notice to look into it. **What about weekend extra staff?** You register them temporarily with a start/end date. They clock in just like permanent staff. When the season ends they're deactivated and no longer count towards your monthly cost. **How do you handle "off-the-books staff" in the kitchen?** You don't. If you have staff without a contract, no software is going to solve that problem for you. The Inspection cross-checks clock-in records against Seguridad Social (the Spanish social security system) and spotting discrepancies is trivial. A penalty is guaranteed. **Does it integrate with hospitality POS systems?** LapsoWork has a public API. The main POS systems (Agora, HioPOS, Polarized) can be connected to sync employees. Ask our team about the integrations available. ## Conclusion Hospitality isn't a "harder" sector in which to comply with the clock-in law: it's a sector where **the cost of non-compliance is higher** (penalties, claims, staff turnover). Specialist software like LapsoWork solves split shifts, multi-site working, rest periods and overtime for **€720/year** (Basic plan) or **€1,260/year** (Advanced plan with shifts) for a 30-employee restaurant. If you'd like to see how it works for your specific case, you can request a personalised demo or try LapsoWork free for 30 days. And if you're weighing up buying versus sticking with Excel, take a look at how much an HR software really costs for a small business, or the penalties specific to the sector. --- ## Remote Work in Spain 2026: Legal Obligations and Software to Comply URL: https://lapsowork.com/en/blog/remote-work-spain-legal-obligations-2026/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Ley 10/2021 updated for 2026: when a remote work agreement is mandatory, expenses to reimburse and software that manages it automatically. The **Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia** (Spain's Remote Work Act) remains the legal framework for remote work in Spain in 2026. If your SME allows any employee to work from home on a regular basis, you have five specific legal obligations to meet. Failing to comply with any of them can lead to penalties of up to €7,500 per infringement. In this article we explain them with examples, give you a **practical checklist** and show you how to automate most of it with software. ## When Ley 10/2021 applies The law applies when an employee works **remotely on a regular basis**, meeting the following: - **At least 30% of the working day** performed remotely (calculated monthly or quarterly depending on the contract). - Over a reference period of **three months**. So: - An employee working from home 1-2 days a week → **falls within** the law. - A 100% remote employee → **falls within** (obviously). - Sporadic work for a single day (a medical appointment, occasional caregiving) → **does not fall within**. - Occasional collective remote work (e.g. heavy snowfall) → **does not fall within**. ## The 5 specific obligations ### 1. Written remote work agreement Signing a written agreement with the employee before starting remote work is **mandatory**. The agreement must contain at least: - An inventory of the **means and equipment** provided by the company. - **Direct and indirect expenses** and how they will be reimbursed. - Working hours and **availability**. - The percentage of on-site versus remote work. - The employee's **assigned workplace**. - The place of remote work (usually the home). - The duration of the agreement (indefinite or temporary). - The means of **employer monitoring** (which must be proportionate). - The procedure for suspending or reversing remote work. **Penalty for not having an agreement**: serious infringement, between €751 and €7,500. ### 2. Time recording while remote The time-recording obligation under RDL 8/2019 (Real Decreto-ley 8/2019, on time recording) **also applies to remote work**. The record must be reliable: "I trust my employee" simply won't do. **Valid solutions**: - A mobile app with clock-in/clock-out. - Web software that logs login and logout. - A desktop application with gesture-based clock-in. **What won't do**: - "Have them email me when they start and finish." - An Excel sheet the employee fills in at the end of the week. - The computer's activity log (it fails to provide a reliable timestamp). ### 3. Reimbursement of expenses The company must **reimburse the expenses** arising from remote work. The law does not set an amount; it is agreed in the collective bargaining agreement (convenio colectivo) or the individual agreement. Aspects to consider: - **Electricity** (higher power consumption). - **Internet** (a proportional share of the bill). - **Furniture** (an ergonomic chair, a desk) if the company does not provide it. - **Wear and tear on personal equipment** (if no corporate equipment is supplied). Indicative figures in recent agreements: **€30-50/month** for remote work of 2-3 days/week; **€60-100/month** for fully remote work. **Penalty for not reimbursing**: serious infringement, €751-€7,500. ### 4. Right to digital disconnection The employee has the right to **disconnect** outside their working hours. The company must: - Define **clear working hours** in the agreement. - Establish **time bands** during which the employee must be available. - **Not require a reply** to emails or messages outside working hours. - Document the right in an **internal policy** known to the entire workforce. **Penalty for breaching the right to disconnect**: €1,500-€7,500 for a serious infringement. ### 5. Equal rights The remote employee has **exactly the same rights** as an on-site employee: - The same salary, bonuses, holidays and training. - The same access to promotion and advancement. - Access to trade union representatives and the works council. - The same occupational risk prevention measures. **Penalty for discriminating against a remote worker**: this can amount to a very serious infringement (up to €225,018). ## Practical checklist: is your SME compliant? Answer yes/no to each question. If you fail 2 or more, you face a real risk of penalty: 1. [ ] I have **identified** every employee who works remotely more than 30% of the working day. 2. [ ] Each one has a **signed written agreement** covering the 9 minimum points. 3. [ ] The agreement sets out the **reimbursed expenses** and the exact amount. 4. [ ] The reimbursement is **reflected on the payslip** (not paid separately in cash). 5. [ ] Remote employees clock in with an **audited** digital system (not email or Excel). 6. [ ] I have a **disconnection policy** document known to the whole workforce. 7. [ ] Remote employees receive **occupational risk prevention (PRL) training** specific to remote work. 8. [ ] The risk assessment includes a section on remote workstations. 9. [ ] Remote workers have the **same access** to internal communications, training and promotion as on-site staff. 10. [ ] The agreement includes a **reversal mechanism** (how to return to on-site work if necessary). ## How LapsoWork automates it ### Generating the remote work agreement A pre-configured template with the 9 minimum points required by law. You enter the employee's name and the system generates the PDF ready for biometric signature in 30 seconds. ### Clocking in from home The employee clocks in from the app (mobile or web) with a reliable timestamp and optional geolocation (only at the moment of clocking in, never continuous). The system records the working day just as if the employee were in the office. ### Time bands and disconnection You define availability hours in the dashboard. The system generates alerts if the employee clocks in outside those hours. The software's notifications are automatically silenced outside working bands. ### Managing reimbursement The reimbursed amount is added as a **bonus on the payslip**. The system handles it automatically with each payment, leaving it documented and traceable. ### Complete remote work module The remote work module in LapsoWork centralises: - The list of employees under a remote work arrangement. - Signed and current agreements. - The attendance calendar (which days in the office / which days at home). - The history of remote clock-ins. - Monthly expense reimbursement. - Specific occupational risk prevention (PRL) documentation. ## A real example: a 22-employee consultancy A consultancy in Madrid had 22 employees on a hybrid model (3 days in the office / 2 days at home) without a single signed agreement. After a preventive consultation with lawyers, they realised they were failing to meet **3 of the 5 obligations**. A 30-day action plan: - Days 1-7: drafting the agreement template with a lawyer. - Days 8-14: digital signature of 22 agreements in LapsoWork (a single afternoon). - Days 15-21: configuring the remote work module and remote clock-in. - Days 22-30: publishing the disconnection policy and training the team. Total cost: €400 for the lawyer + LapsoWork's Avanzado plan (€1,848/year for 22 employees). Estimated penalty avoided: **€7,500-15,000** had the Labour Inspectorate got there first. ## Frequently asked questions **Can I force an employee to work remotely?** No. Remote work is voluntary and reversible. It is agreed between the parties, and if the employee declines, they cannot be penalised for it. **Can I ban remote work?** Yes, as well, provided it is justified on organisational or technical grounds. There is no "right to remote work", only a legal framework for when both parties agree to it. **Can I monitor a remote employee's activity with spy software?** Not without explicit information and consent. The law requires monitoring measures to be proportionate and known to the employee. Installing keyloggers or screen recorders without notice is illegal and carries penalties under the RGPD (the EU General Data Protection Regulation). **And if the employee works remotely from another EU country?** Different rules come into play: the labour legislation of the destination country, double-taxation issues, social security, and so on. Consult a specialist advisor before allowing it. **What happens if an employee has an accident at home during the remote working day?** It is a workplace accident. The employee must report their usual place of work (normally, the home). The company must have it documented in the remote work agreement. **Does digital disconnection cover team WhatsApp groups?** Yes. If the company asks staff to use WhatsApp as an internal channel, conversations outside working hours are a **breach** unless there is a justified emergency. Many companies are migrating to Slack or Teams with automatic silencing during non-working bands. ## Conclusion In 2026 remote work is **heavily regulated in Spain**. Meeting the five obligations is not complicated if you have the right software, but it must be done in writing and with a clear audit trail. Software like LapsoWork automates 80% of compliance: it generates agreements, records the remote working day, documents disconnection and manages expense reimbursement. If your SME has remote employees and you are not 100% sure you comply, you can try LapsoWork free for 30 days to review your situation. You may also find the article on whether clocking in with a mobile is legal useful (the most widely used option for remote work) and the 2026 guide to time-recording penalties, where we list the specific fines in the sector. --- ## Top 10 mistakes when implementing HR software in an SME URL: https://lapsowork.com/en/blog/hr-software-implementation-mistakes/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: The 10 most common mistakes when digitalising HR in a Spanish SME and how to avoid them. Step-by-step implementation checklist. We have spent a decade supporting more than 200 Spanish SMEs in the digitalisation of their HR. Along the way we have seen every possible mistake: some funny, most of them expensive. This article gathers the **10 most frequent mistakes** companies make when implementing HR software for the first time, with real examples and how to avoid them. Even if you are choosing a different software from ours, it will be useful to you. ## Mistake 1: Choosing the software before knowing which problem you are solving The most common mistake: the HR manager or the director browse supplier websites, fall in love with a pretty interface and sign up. Later they discover the software has a very advanced recruitment module… that they are never going to use, and lacks the whistleblowing channel module that the **law requires** of them. **How to avoid it**: before looking at suppliers, write down on a sheet: 1. Which processes do we do today **on paper or in Excel** that cause us problems? 2. Which **legal obligations** are we failing to meet today? 3. How much **time saving** do we expect? 4. How many employees do we have and how are we growing? With that sheet, compare 3-4 options (include LapsoWork, Factorial, Bizneo or Sesame) against clear criteria. ## Mistake 2: Signing up for the most expensive plan "just in case" Some suppliers play this game: the basic plan includes nothing useful, so you end up signing up for the advanced one "just to be safe". Then you discover there are modules you never switch on. **How to avoid it**: always start with the **basic plan**. If you need advanced modules, switch. Modern software like LapsoWork lets you change plan **month by month** with no lock-in. It makes no sense to pay for something you are not going to use in the first year. ## Mistake 3: Skipping data cleansing before migrating You migrate your Excel "as is" to the new software, complete with the **three "Jose Garcías" with no ID number** you have been dragging around since 2018, start dates in different formats and unclassified documents. The new system inherits all that chaos. **How to avoid it**: spend **1-2 days** before migrating to: - Clean up duplicates and obsolete records. - Standardise the format (first name surname vs surname, first name; DD/MM/YYYY across all dates). - Organise documents per employee into folders with consistent names. A clean Excel file takes 72h to migrate. A chaotic one, 2 weeks. ## Mistake 4: Not communicating the change to employees One day employees receive an email saying "from Monday you will clock in via the app". Reaction: fear, resistance, rumours ("they're spying on us"), complaints to the works council. **How to avoid it**: communicate **2-3 weeks in advance**: 1. Email from management explaining the **why** (new law, saving paper, simplifying). 2. A brief **question and answer** session (30 min in person or by video call). 3. A **short PDF manual** with screenshots (2-4 pages). 4. A queries channel (email or internal chat) active for the first 2 weeks. Companies that communicate well achieve **>95% adoption** in the first week. Those that don't reach 60% and take months. ## Mistake 5: Not training middle managers Employees learn the app quickly because the interface is simple. **Middle managers get lost** if you don't train them: how do I approve holidays? Where do I see my team's hours? What do I do if an employee requests a correction? **How to avoid it**: a **dedicated 1-hour session** for managers (team leaders, supervisors). This is the most critical group because if a manager rejects the system, their team rejects it with them. ## Mistake 6: Configuring the collective agreement wrongly This is the **most expensive mistake in the long run**. If you don't configure the collective agreement correctly (public holidays, bonuses, working hours, rest periods), the software starts to miscalculate hours and holiday balances. That data reaches your payroll office skewed and ends up causing errors in payroll. You discover the fault three months later, with the entire workforce filing claims. **How to avoid it**: ask your supplier for a **validation of the collective agreement** at sign-up. Have them show you where public holidays, bonus types and overtime are configured, and review it yourself before switching the system on. LapsoWork performs this validation at no cost with pre-configured collective agreements. ## Mistake 7: Entrusting control to a single person A 40-employee company delegates the entire system to the HR manager. When that person is on holiday or off sick, **no one else knows** how to approve holidays, correct clock-ins or manage a leave of absence. Operational paralysis. **How to avoid it**: from day 1, set up **at least two administrators** and give limited access to each middle manager. The LapsoWork app has **default roles** (Admin, Team manager, Employee) that solve this. ## Mistake 8: Not making the most of integrations Some companies keep their external payroll office **manually doing** the monthly export of hours. They are paying for two things (software + payroll office) that could be connected directly via API. **How to avoid it**: at sign-up, ask: - Is there an integration with our payroll office (A3, Sage, ContaSOL)? - Can it be connected with our ERP? - Is there a public API for our own developments? LapsoWork integrates with the main Spanish payroll offices and has a documented API if you want to automate processes. ## Mistake 9: Not reviewing the system in the first 30 days You implement, train the team, go live. And then you forget about it. **Mistake**. The first 30 days are critical for spotting adjustments: an employee who isn't clocking in, a type of absence that isn't configured, a report that doesn't come out as you expect. **How to avoid it**: **schedule a review** with the supplier 30 days after going live. Checklist of points to review: - Are all employees clocking in? Is there anyone with no activity? - Have any incidents or requests been created that you didn't know about? - Does the monthly export to the payroll office add up? - Do the reports return what you expected? - Are there recurring complaints or queries from the team? ## Mistake 10: Not preparing for an inspection The software is compliant, but **you have never prepared for an inspection**. When the Inspección de Trabajo (Labour Inspectorate) arrives, the HR manager panics, can't find the report, pulls incomplete data and ends up with an unnecessary requirement notice. **How to avoid it**: run an **inspection simulation** every 6 months: 1. Export the working-time record of **20 random employees**. 2. Check that it matches the payroll for the period. 3. Export the **record of corrections** and check there are valid reasons. 4. Confirm you have the **remote working agreement** for each remote employee. 5. Verify that the **whistleblowing channel** is published and has a named officer (if +50 employees). LapsoWork generates all these reports in **1 click**. The drill should take you 30 minutes. ## Implementation summary checklist If you are going to implement HR software this month, follow this order: 1. **Initial assessment** (1-2 days): which processes, which laws, which savings. 2. **Comparison of 3 suppliers** (1 week): without being swayed by the marketing. 3. **30-day demo** of the winning candidate: test with real data. 4. **Data cleansing** before migrating (2-3 days). 5. **Assisted migration** by the supplier (2-3 days). 6. **Collective agreement configuration** + validation with the payroll office (1 day). 7. **Manager training** (1 session, 1 hour). 8. **Communication to employees** (email + PDF manual). 9. **Go-live** with an exact date. 10. **30-day review** + adjustments. 11. **Inspection drill** at month 6. With this plan, the implementation is done in **5-6 weeks** and stabilises within 2-3 months. ## Frequently asked questions **How long will the whole implementation take me?** From the decision to a stable system: 6-10 weeks for an average SME. The technical implementation alone is 3-5 days. **What ROI should I expect in the first year?** In SMEs of 30-80 employees, the typical saving is **6-10 hours/week** for the HR manager + a reduction in administrative errors. The software (720€/year with LapsoWork Basic) pays for itself **within the first month** on saved hours alone. **And if we are not happy after 3 months?** With no-lock-in software like LapsoWork, you leave. Before signing up, make sure there is no compulsory annual contract. **Is it worth hiring an external consultancy to implement?** For SMEs with fewer than 100 employees, it is usually not necessary: the software supplier carries out the implementation at no cost. For larger companies or those with complex integrations, a consultancy can save time. **And if the software chosen doesn't measure up afterwards?** Better to detect it during the 30-day demo. If you have already signed up on an annual contract, renegotiate a change of plan or early cancellation. If the contract has no lock-in, you leave. ## Conclusion Implementing HR software seems complicated because it mixes **technology, law and people**. The 10 mistakes we have listed boil down to three ideas: **plan before you sign up, communicate well with your team and review in real time during the first 30 days**. With that, digitalisation goes from being a stressful project to a simple administrative change. If you want to get the implementation right from the start, you can try LapsoWork free for 30 days with support from our technical team. And if you are still deciding, read how much HR software costs for an SME or the guide on how to migrate from Excel without losing data. --- ## Clocking in with your phone: is it legal and does it meet the new 2026 rules? URL: https://lapsowork.com/en/blog/clocking-in-with-mobile-phone-legal/ Publicado: 2026-04-22 Resumen: We settle whether clocking in with your phone is legal in Spain in 2026, what the app must comply with and how to avoid Inspección de Trabajo penalties. "Sales reps who are out of the office — can they clock in with their phone and have it count?" It is one of the most common questions we get. The short answer: **yes, as long as the app meets the five technical requirements of the new 2026 digital clock-in law**. In this article we explain exactly what that means and how to make sure the app you use (or the one your workers use) complies. ## The direct answer: yes, clocking in with your phone is legal Spanish law, both under Real Decreto-ley 8/2019 (the royal decree-law governing time records) and the updated 2026 rules, **does not require any specific physical medium** for recording working hours. What it does require is that the system, whatever it may be, meets a set of functional requirements. The phone fits those requirements without any trouble if you use an **approved app**. In fact, for many types of workers (sales reps, field technicians, remote workers, multi-site cleaning staff) it is the only practical option. ## The 5 requirements the app must meet The app you use, whether it is LapsoWork's or any other provider's, must meet **all** of the following points. If it fails one, the record is not valid for the Inspección de Trabajo (Labour Inspectorate). ### 1. Unique identification of the worker Each employee must **authenticate themselves unambiguously**. This means: - A personal username and password (at a minimum). - Biometric identification (fingerprint or facial recognition) or a PIN if a shared device such as a kiosk tablet is used. - A single login shared across several employees **is not acceptable**. ### 2. Automatic, tamper-proof time stamping Every clock-in generates a time stamp **that cannot be altered after the fact**. Neither the employee nor the administrator can edit the time directly; they can only **request a correction**, which is logged with the date, author and reason. ### 3. Full traceability of changes If there is a correction (e.g. the employee forgot to clock in), the system stores: - The date of the correction. - Who made it. - The previous and new values. - The stated reason. This allows the Inspección to see **the complete history** and detect any tampering. ### 4. Audited export to PDF or CSV The person in charge of HR must be able to **generate an audited PDF or CSV report** at any time, containing every clock-in for the period requested by the Inspección. The format must be "verifiable", meaning it cannot be an editable Excel file that anyone could change. ### 5. Working without an internet connection The app must **allow clocking in offline** and sync once the connection returns. This point is new in the 2026 rules and is the one that fails most often in older apps: many require a connection at the moment of clocking in and, if there is no signal (a building site, a rural area, an underground car park), the employee cannot record their arrival. ## Cases where clocking in with a phone is the only real solution There are roles where the phone is not just an option, it is **the only** reasonable option: ### Sales reps on the road They spend 8–10 hours out of the office visiting clients. They would clock in "when they get back to the office" if there were only a web option, which does not reflect the real working day. **With a phone**: they clock in at home/the client's site/the car and the real time is recorded. ### Field technicians (maintenance, installations) Same thing. On top of that, they can use **optional geolocation** so there is a record of where they clocked in. ### Remote workers Ley 10/2021 (the remote work law) requires a reliable record of remote working hours. The phone app complies just as the web version does. ### Multi-site employees Waiters, shop assistants and cleaning staff who rotate across several sites in the same week. With a mobile app they clock in from their own device at each site, without depending on installed hardware. ### International remote staff If the company has workers based in Spain from other countries (cross-border commuters, digital nomads), the phone is the practical option. ## What you do need to be careful about Even though clocking in with a phone is legal, there are three nuances worth knowing. ### 1. Privacy of the personal device If the employee uses their personal phone (BYOD), the company must **regulate its use** in a written agreement: - The company can only see the clock-in records, not the rest of the phone. - The employee is not obliged to use their personal phone if they do not want to; if not, the company must provide a corporate one. - The application cannot collect device data beyond what is strictly necessary for clocking in. ### 2. Geolocation — explicit consent If the app enables geolocation (even "approximate" location), it is a data-processing activity that requires: - A clear **legal basis** (legitimate interest or consent). - **Prior information** given to the worker. - **Proportionality**: you cannot track the employee 24/7; only at the moment of clocking in. The LapsoWork app lets you **disable geolocation** at company level if you do not want to use it. ### 3. Misuse of time Some managers think mobile clock-ins are "too flexible" and open the door to abuse. The reality is the opposite: **tamper-proof time stamping** and traceability make it harder to manipulate records than on paper. ## How to tell whether your current app fails to comply If you already use a clock-in app and want to check whether it meets the 2026 rules, put these 5 questions to your provider (they must answer YES to all of them): 1. Does the app uniquely identify the worker with a username/password or biometrics? 2. Is the time stamp automatic and impossible for the user to alter? 3. Is every subsequent change logged with author, date and reason? 4. Can I export an audited PDF/CSV report for the Inspección in one click? 5. Does it work offline and sync when the connection is restored? If the answer to any of them is "no" or "it depends", you have a real legal risk and you should consider changing provider before your next inspection. ## Frequently asked questions **Does sending your boss a WhatsApp count as clocking in?** No. It meets neither unique identification (anyone with the phone can send the message), nor tamper-proof stamping, nor traceability, nor audited export. It is the method the Inspección penalises most often. **Can I clock in with my Apple Watch or Android Wear?** The LapsoWork app does not have a wearable version for now (2026), but clocking in from your phone with the screen locked, using the notification shortcut, is just as quick. **What happens if the employee does not have a smartphone?** The company must offer an alternative: a kiosk tablet at the workplace, web clock-in from a computer, or even a corporate phone if the role requires it. The company cannot force the employee to use their personal phone unless they agree to it in writing. **Are mobile clock-ins valid in court?** Yes, as long as the app meets the 5 requirements. The courts have been admitting digital time records since 2019, and by 2026 they are the standard format. **Can you clock in automatically when you enter a WiFi zone?** No. The law requires a conscious action by the worker: automatic clocking in without the employee's involvement is not valid, because there is no "declared intent" to start the working day. ## Conclusion Clocking in with your phone is **legal and thoroughly recommended** in 2026, provided you use an app that meets the five technical requirements of the rules: unique identification, time stamping, traceability, audited export and offline operation. LapsoWork's time-tracking software meets all five requirements by design and is included in the Basic plan (€2/employee/month). You can try it free for 30 days so your team can validate it before signing up. If you want to learn more about the new 2026 digital clock-in law or review the penalties you are exposed to if you fail to comply, we have dedicated articles on each topic. --- ## Biometric contract signing: what it is and how to roll it out in your SME URL: https://lapsowork.com/en/blog/biometric-signature-contracts/ Publicado: 2026-04-22 Resumen: Complete guide to biometric signing of employment contracts: eIDAS legal validity, how it works, benefits and how to roll it out in 48 hours. Printing a contract, scanning it, emailing it, receiving it signed, scanning it again, filing it away in a folder… That is still what most Spanish SMEs do in 2026. **Biometric signing** does away with that entire process: the employee signs on their phone in 10 seconds and the contract becomes legally binding. In this article we explain exactly what it is, what legal validity it carries and how to roll it out in 48 hours without touching your ERP. ## What biometric signing is A biometric signature is a type of **advanced electronic signature** that captures the unique data of your stroke as you sign on a touchscreen (phone, tablet): - **Pressure applied** at each point of the stroke. - **Speed and acceleration** of the movement. - **Cadence** (signing rhythm). - **Angles and inclinations** of the gesture. All of that data is combined with a **cryptographic hash of the document** to generate a unique piece of evidence, irreversibly linked to the person signing and to the document they sign. ## Legal basis: why it carries the same weight as a handwritten signature The validity of biometric signing in Spain rests on two regulatory pillars: ### Reglamento eIDAS 910/2014 (UE) (EU eIDAS Regulation) It establishes three levels of electronic signature: - **Simple electronic signature**: any digital method that identifies the signatory. Limited legal validity (an email saying "agreed" technically counts). - **Advanced electronic signature**: uniquely identifies the signatory, is indissolubly linked to the document and makes it possible to detect subsequent modifications. **Biometric signing falls into this category**. - **Qualified electronic signature**: advanced + qualified certificate + secure device (e.g. signing with the DNIe, the Spanish electronic ID card). The highest legal level. Being **advanced**, biometric signing is equivalent to a handwritten signature for the **vast majority of documents** (art. 25 eIDAS). ### Código Civil español (Spanish Civil Code) Art. 3.10 of the Código Civil declares valid the forms of expressing intent, including digital ones, provided there is **reliable evidence** (constancia fehaciente). Biometric signing provides it. ### Recent case law Spanish courts have been admitting biometric signatures since 2016. Relevant cases: - **TS 2021** (Tribunal Supremo): biometric signature in banking deemed equivalent to a handwritten signature. - **TSJ Madrid 2023**: employment contract signed biometrically admitted as full evidence. - **TSJ Cataluña 2024**: a substantial modification of working conditions accepted by biometric signature deemed valid. ## What it can be used for in an SME Practically any HR document: 1. **Employment contracts** (permanent, temporary, work-experience, training). 2. **Contract addenda** (modifications, changes to working hours). 3. **Remote-working agreements** (mandatory under Ley 10/2021). 4. **Dismissal or termination communications**. 5. **Confidentiality clauses and non-compete agreements**. 6. **Authorisations** (image use, data transfer, subsidised training). 7. **Payslips** (employee's acknowledgement of receipt). 8. **Handover of equipment and PPE**. 9. **Acceptance of the collective bargaining agreement (convenio colectivo)**. 10. **Acceptance of the IT tools usage policy**. What you **should not sign with biometric signing alone**: - Public deeds before a notary (these require a handwritten signature in person). - Documents that must be entered in public registries with a certified signature. - Contracts with foreign companies where the counterparty demands a qualified signature. For those cases you use a **qualified electronic signature** with a digital certificate. ## How it works technically The process has 4 phases: ### Phase 1 — Document generation The HR administrator selects a **template** (e.g. a permanent contract). LapsoWork automatically fills in the employee's variables (name, DNI, category, salary) and generates the PDF. ### Phase 2 — Sending it to the employee The employee receives a **push notification in the app** with the document. They can read it in full, download it and add annotations if needed. ### Phase 3 — Signing The employee signs with their finger or a stylus directly on the phone screen. The system captures: - The **visual stroke** of the signature. - The **biometric data** of the gesture (pressure, speed, cadence). - The **timestamp** of the moment of signing. - The **device metadata** (without intruding on privacy: device model, OS version). - A **cryptographic hash** of the signed document. ### Phase 4 — Sealing and archiving The system combines the document + signature + biometrics + timestamp into a **PDF/A-3 container** (a long-term archival format). This container is sealed with a **qualified timestamp** (TSA) and archived in the document manager with full traceability. If, years later, someone questions the signature, it can be **verified** that: 1. The document has not been modified. 2. The signature belongs to the person (through expert analysis of the biometrics). 3. The timestamp is authentic. ## Comparison with other methods | Method | Legal validity | Time per signature | Cost | Traceability | |---|---|---|---|---| | **Paper + handwritten** | Full | 5-15 min (print, sign, scan) | Paper + toner + filing | Manual | | **Editable PDF with a scanned signature** | **Debatable** | 5-10 min | Free | Very low | | **Simple signature** (e.g. an "I accept" tick) | Limited | 10 sec | Free | Low | | **Biometric signature** | **Advanced** | 10-20 sec | Included in the SaaS | High | | **Qualified signature** (DNIe) | Maximum | 2-5 min | Free (requires a certificate) | High | Biometric signing is the **sweet spot** for everyday employment documents: validity equivalent to a handwritten signature, the speed of a qualified signature, cost included in a SaaS. ## How to roll it out in your SME ### Day 1 — Set-up (3-4 hours of HR work) 1. **Activate the document manager module** with biometric signing (included in LapsoWork's Basic plan). 2. **Upload the templates** for your most common contracts and agreements (permanent, temporary, remote working). LapsoWork detects the variables automatically (name, DNI, etc.). 3. **Tell your employees** that new contracts and addenda will be signed via the app. An email template is available. ### Day 2 — First pilot contract 4. Choose a real case (a new contract, an addendum, a change of working hours) and use it as a **pilot**. 5. Send it via the app to the employee concerned. 6. The employee signs from their phone. 7. Check in the document manager that the document was archived correctly with all its metadata. ### The following week — Full rollout 8. Apply biometric signing to **all new documents** from that point on. 9. For the back catalogue already signed on paper, there is no need to migrate it: you keep the physical archive as your requirements dictate. ## Typical use cases in the Spanish SME ### Fast hiring A hospitality SME hires a waiter for the weekend. Before: print the contract, wait for the employee, sign, scan, file (30-45 min). Now: generate it in LapsoWork, send it to the employee's phone, sign (3 min in total). ### Mass changes to working hours A services company moves to a 37.5-hour week under the collective agreement. Before: 80 addenda printed, signed and filed (2-3 days of work). Now: 80 addenda sent as a batch with one click, signed by employees within 24-48h (4h of actual work). ### Acceptance of the whistleblowing channel The entire workforce must receive and accept the internal channel policy. Before: an in-person meeting or an email with a dubious read receipt. Now: a mass send with biometric signing and full traceability. ## Frequently asked questions **What if the employee does not have their own smartphone?** The company must provide an alternative: a tablet in the office, a computer at reception or a corporate smartphone. If the employee can sign on paper because they refuse to use a device, the law allows it. **Can an employee refuse to sign biometrically?** In principle, yes. But if the collective agreement or the contract stipulates it, or if the company justifies it on the grounds of internal protocol, it is normally accepted. In practice, no employee refuses once they see how fast it is. **What validity does it carry abroad?** Within the EU, the Reglamento eIDAS guarantees mutual recognition. In non-EU countries it depends on local law: in the UK, Switzerland and the US it is usually accepted; in some Latin American countries a handwritten signature is still required. **And what if someone denies having signed?** In the event of a challenge, an **expert analysis** of the captured biometric data is carried out. A certified forensic graphologist compares the stroke and the patterns with known samples of the signatory. 99% of challenges end up confirming the signature. **Do biometric data count as "sensitive data" under RGPD?** Yes, biometric data belong to a special category (art. 9 RGPD, the Spanish/EU data protection regulation). They must be processed on an appropriate legal basis: in the employment context, this is the explicit consent given at the moment of signing + the company's legitimate interest in document management. LapsoWork handles this compliantly. ## Conclusion Biometric signing is the most efficient and legally valid way to manage an SME's employment documents in 2026. It saves you **hours every week** in paperwork, reduces errors and leaves solid cryptographic evidence in the event of any future dispute. With LapsoWork you get it included from the Basic plan (€2/employee/month), at no extra cost. If you want to roll it out in your SME, you can try LapsoWork free for 30 days to evaluate it with no commitment, or take a look at the document manager module page for all the technical details. And if you have not yet moved from paper to digital, we have a dedicated guide on how to do it in 72 hours. --- ## Factorial Alternatives in 2026: Pricing and Features for SMEs URL: https://lapsowork.com/en/blog/factorial-alternatives-2026/ Publicado: 2026-04-21 Resumen: Updated April 2026 guide to the main Factorial alternatives in Spain: real pricing, lock-in periods and features for SMEs. Factorial is one of the best-known HR platforms in Spain, but it isn't always the option that best fits a small or medium-sized business. If you're reviewing your current software or choosing one for the first time, it's worth getting to know the rest of the market. In **April 2026** we've put together the main alternatives available in Spain, using public data from each official website. The quick summary: Factorial is a great choice for scale-ups with a generous budget, whereas for an SME of 10 to 100 employees there are options that cover the essentials at a keener price and, in some cases, with no annual lock-in. ## What the comparison looks at We've compared the five alternatives against the same six criteria you'd weigh up when signing a contract: 1. **Price per employee per month** (basic plan). 2. **Minimum lock-in period** (annual contracts vs cancel anytime). 3. **Length of the free trial.** 4. **Spanish base and Spanish-language support.** 5. **Modules included vs charged separately** (whistleblowing channel, payroll, biometric signature). 6. **Adaptation to Spanish regulations** (ley de fichaje 2026, Ley 2/2023, remote working). ## Factorial: the market leader, but not always the best fit Factorial is the flagship Barcelona start-up with more than 16,000 customers. It has a polished product, a native AI agent (Factorial One), finance and IT modules and a well-known brand. **The catch for smaller SMEs**: the basic plan starts at **€5.50/employee/month** and most customers end up bolting on additional modules until they top €9/employee/month. With 30 employees you're looking at **~€3,240/year** before VAT. On top of that, the minimum contract runs for a year. **When Factorial does make sense**: if your company has 200+ employees, you need an integrated AI agent for reporting and you want an advanced ATS for high-volume hiring. ## LapsoWork: the most affordable Spanish alternative **Price**: €2/employee/month (Basic plan) and €3.50 (Advanced). **No lock-in.** **30-day free trial** (twice as long as Factorial's). LapsoWork covers the essentials for an SME (control horario 2026 time tracking, holidays, sharing payslips with employees, iOS/Android app, biometric signature), includes a **native whistleblowing channel** (Factorial charges for this separately), is based in Spain and offers phone support in Spanish. Its focus is exclusively HR for SMEs, with no finance or IT modules. With 30 employees: **€720/year** on the Basic plan, compared with ~€2,000 for Factorial's equivalent plan. ## Bizneo HR: for SMEs with enterprise ambitions **Price**: from €4/employee/month. **Trial**: 15 days. Bizneo has marquee customers (SEAT, Toyota, Air Europa) and a very complete product, especially on the talent management side (OKRs, appraisals, recruitment). Its UX is somewhat denser than Factorial's or LapsoWork's. **When to choose Bizneo**: if your SME is growing fast (100+ employees) and you want a scalable product with a strong talent module. ## Sesame HR: the simplest UX **Price**: from €4.25/employee/month. **Trial**: 14 days. **14,000+ customers.** Sesame shines in its onboarding experience and the simplicity of its UX. Its weak point is that it **doesn't include a native whistleblowing channel** (you have to buy it separately). For an SME of 50+ employees legally required to have one under Ley 2/2023, that means adding an extra €300-500/year. **When to choose Sesame**: if you value a polished UX, don't need a whistleblowing channel and your team appreciates quick onboarding. ## TramitApp: the cheapest option, with caveats **Price**: from €1-3/employee/month depending on plan. **Trial**: 14 days. TramitApp is the cheapest HR software on the Spanish market. The Easy plan (€1) is very limited on features; the Digital plan (€2) gets close to LapsoWork's Basic, but with fewer integrations and no native whistleblowing channel. **When to choose TramitApp**: if your only need is basic digital clock-in, you don't mind reduced support and you want the absolute lowest price. ## Full comparison table A summary of the five options (public data, April 2026): | Criterion | LapsoWork | Factorial | Bizneo HR | Sesame HR | TramitApp | |---|---|---|---|---|---| | Basic plan (€/empl/month) | **€2** | €5.50 | €4 | €4.25 | **€1-2** | | Advanced plan | €3.50 | €9+ | — | €7+ | — | | No lock-in | **✓** | × | × | × | — | | Free trial | **30 days** | 14 days | 15 days | 14 days | 14 days | | Based in Spain | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | Native whistleblowing channel | **✓** | add-on | add-on | × | × | | Biometric signature | ✓ | ✓ | ✓ | Limited | Limited | | Annual cost, 30 empl. (Basic plan) | **€720** | €1,980 | €1,440 | €1,530 | €720 | ## Which criterion to weight most heavily If your SME has **fewer than 100 employees** and you handle HR yourself or with a single dedicated person: **price + no lock-in** are the factors that save you the most money and stress. In that case LapsoWork or TramitApp are the most sensible options. If you're in **scale-up mode** with 150+ employees, complex processes and a professionalised people function: price is secondary and what matters is **talent modules, integrations and product maturity**. Then Bizneo, Factorial or Personio are the better bet. ## Frequently asked questions **Can you migrate from Factorial to LapsoWork without losing data?** Yes. Factorial's CSV export is standard. LapsoWork migrates employees, contracts, holidays and documents at no cost within 48-72 hours. **What happens to historical clock-in records?** They're imported into the time tracking module. The history is kept digitally signed with a timestamp, so the Inspección de Trabajo (Spanish Labour Inspectorate) can review it if necessary. **Is it worth switching if I've already paid a year in advance?** It depends on how much time is left. If you've just renewed, probably not. If you have 3-4 months left, the annual saving with LapsoWork usually makes up for the overlap. **What if the very reason I'm on Factorial is its AI?** Factorial One (AI agent) is its main differentiator. If you use advanced AI reporting on a daily basis, that's a legitimate reason to stay. If you only use it occasionally, the 65% annual premium isn't worth it. ## Conclusion In 2026 the HR software market for SMEs in Spain is more mature than ever. Factorial is still a great option, but it's no longer the only one. The right choice depends on the size of your company, your budget and the features you'll actually use: price and no lock-in for the smallest businesses, product depth and talent modules for those in full scale-up mode. The best way to remove any doubt is to try each option that interests you. If you'd like to see LapsoWork from the inside, you can request a free 30-day demo with no commitment. --- ## It Takes Two to Argue, Unless LAPSO Says Otherwise URL: https://lapsowork.com/en/blog/it-takes-two-to-argue-unless-lapso-says-otherwise/ Publicado: 2024-09-03 Resumen: See how LapsoWork's audit and traceability module logs every communication and prevents workplace disputes with objective, irrefutable evidence. There's an old Spanish saying that goes, "it takes two to argue, unless one of them doesn't want to." In a company, the modern version would be a little different: **it takes two to argue, unless LAPSO says otherwise**. And not because we have any powers of mediation, but for something far more practical: when every communication, every document handed over and every staffing change is logged with a date, a time and a signature, most arguments burn themselves out. There's no "I never found out," no "you never told me that," no conflicting versions of events. Just facts. In this article we explain how LapsoWork's **audit and traceability module** acts as an impartial witness to everything that happens in the employment relationship, and why that record saves you conflicts, misunderstandings and, in the worst case, lawsuits. ## The problem: one person's word against the other's Most workplace conflicts don't stem from bad intentions, but from the absence of a clear record. The HR manager is certain they communicated the shift change; the employee swears they never received the notice. The company insists it handed over the contract addendum; the employee says they never saw it. When there's no evidence, dangerous ground opens up: one person's word against the other's. And in the employment sphere, the burden of proof usually falls on the company. If you can't demonstrate that you communicated a change, that you handed over a payslip or that you informed staff of an internal policy, in practice it's as if you never did. ### A real-life case (with a happy ending, thanks to the record) Picture this situation, which plays out in more small and medium-sized businesses than you'd think. A company notifies an employee of a change to their working conditions through the app. Months later a disagreement arises and the employee claims they **never received that communication**. Without a traceability system, the company would be in a tight spot: it couldn't prove that it informed the employee in due time and form. But with LapsoWork's audit module, the history clearly showed the exact date and time the notification was sent, received and opened. Objective, impartial evidence that is hard to dispute. The conflict was resolved before it could escalate any further. ## What the audit and traceability module is LapsoWork's audit module works like a **black box** for people management: it automatically records what happened, when it happened and who did it. It's not something you have to activate reminder by reminder, nor one more task for your team. It happens in the background, every time: - A **document is sent or handed over** (contracts, addenda, payslips, internal policies, announcements). - An employee **receives and opens** a notification or a document. - A document is **digitally signed** from the [LapsoWork app](/soluciones/app/). - A **shift, working day or holiday period is modified**. - A **clock-in or clock-out is logged** in the [time tracking system](/soluciones/software-control-horario/). All of it is stamped with a date and time, tied to a specific user and preserved intact. When a question or a discrepancy comes up, there's no need to reconstruct anything from memory: the answer is in the record. ## Why this genuinely protects you Having an impartial witness to every staffing change isn't about distrusting your workforce. It's about **legal certainty** for both parties. These are the most tangible benefits: - **Fewer disputes.** When everyone knows there's an objective record, arguments about "who said what" all but disappear. Transparency deters conflict. - **A solid defence in a lawsuit.** If a case ends up before the Inspección de Trabajo (Spanish Labour Inspectorate) or in court, being able to prove precisely when something was communicated and who received it makes the difference between winning and losing. - **Demonstrable compliance.** Employment and data protection law require you to be able to prove many obligations. Keeping a record of payslip deliveries or proof of having informed staff of internal policies are examples where traceability is worth its weight in gold. - **Protection for the employee too.** The record doesn't only benefit the company. If an employee signed something, requested time off or reported an issue, they also have the proof on their side. ### Traceability and data protection go hand in hand In 2025, with the Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, the EU General Data Protection Regulation) and the LOPDGDD fully established, traceability isn't just an operational advantage: in many cases it's an obligation. You must be able to demonstrate that you informed people of how their data is processed, that you obtained the necessary consents and that you handled internal communications properly. LapsoWork's audit module is designed for exactly that: preserving evidence intact, with guarantees that the record hasn't been tampered with. And the same applies to other areas where documentary proof is critical, such as the internal whistleblowing channel, where traceability and confidentiality are legal requirements, or the [document manager](/soluciones/software-gestor-documental/), which centralises contracts and communications along with their full history. ## From lost paperwork to a record that never fails For years, people management has rested on stray emails, WhatsApp messages, signed papers that end up misfiled and read receipts that no one can find when they're needed. That model works until it stops working: usually at the worst possible moment. Digitising people management with a tool that logs every change isn't a technological luxury, but a way of working with greater peace of mind. You know that, whatever happens, you have proof of what you did. And that peace of mind shows in day-to-day work: less time spent firefighting, fewer misunderstandings and a clearer employment relationship for everyone. Because, in the end, the best way to avoid an argument is to have nothing to argue about. And when every communication leaves a trail, being right stops being a matter of memory and becomes a documented fact. **It takes two to argue, unless LAPSO says otherwise.** Want to see how LapsoWork's traceability works in your company? Request a demo or take a look at our plans and start keeping a record of everything that matters. --- ## LapsoWork launches, and it's here to stay URL: https://lapsowork.com/en/blog/lapsowork-launches-and-is-here-to-stay/ Publicado: 2024-08-06 Resumen: LapsoWork arrives: HR software for Spanish SMEs — time tracking, payroll, holidays and shifts in one platform. Get started in under 10 minutes. Managing people at a small business shouldn't be a headache. Yet, between endless spreadsheets, paper clock-in sheets, holiday calculations done by hand and the pressure of keeping up with regulations that change every year, many small companies spend more time on paperwork than on their actual business. That's where **LapsoWork** comes in: HR software built from the ground up for Spanish SMEs, with a firm commitment to simplicity, effectiveness and a friendly interface. And it's here to stay. ## HR software that understands the small business Most people-management platforms are designed for large corporations with entire HR departments. They're powerful, yes, but also complex, expensive and hard to roll out. When you're a workshop, a clinic, a restaurant or a fifteen-person consultancy, you don't need a dinosaur with a hundred features you'll never touch. LapsoWork turns that logic on its head. It brings together, in a single dashboard, everything an SME needs to keep its team running smoothly: - **Time tracking and clock-in** that's compliant and frictionless, from mobile or desktop. - **Holiday and absence management** with requests, approvals and automatic balances. - **Shift planning** for teams with rotating or split schedules. - **Payroll and documents** centralised, with electronic signature. - **Whistleblowing channel** to meet regulatory requirements the easy way. All integrated, all in Spanish and all designed to work from day one. ## Up and running in under 10 minutes One of the biggest barriers to adopting HR software is the fear of a long implementation process, with consultants, endless migrations and weeks of training. With LapsoWork, that fear disappears. Sign-up is immediate: you create your account, add your team, and in under ten minutes your employees can already clock in, request time off or check their documents. Nothing to install, no infrastructure, no jargon. If you know how to use email, you know how to use LapsoWork. ## Staying compliant without losing your mind Since 2019, keeping a record of working hours has been mandatory for every company, and the regulations have only grown stricter since. The reform bill currently going through parliament points towards **fully digital time tracking, accessible in real time to the Inspección de Trabajo** (the Spanish Labour Inspectorate) and with records that must be kept for four years. Managing all this with a notebook or a spreadsheet has become untenable. LapsoWork automates compliance for you. Every clock-in is logged, time-stamped and available to download in the format the Inspectorate requires. The same goes for remote work, whose agreement and hours record must also be documented. Instead of chasing the regulations, you have them covered out of the box. You can dive deeper into the specific obligations on our time tracking software page, where we explain what the law requires and how to comply effortlessly. ## Less admin, more business The real value of LapsoWork isn't just in staying compliant — it's in the time it gives back to the business. When holidays calculate themselves, when payslips are centralised and digitally signed, and when each employee manages their own requests from their phone, the person running the SME stops being a part-time administrator. That reclaimed time translates into serving customers better, looking after the team and growing the business. And with the full history neatly organised in the platform, it also means better-informed decisions: which departments rack up the most absences, how shifts are distributed, or how much remote work there really is across the company. If sorting out time off is one of your recurring headaches, take a look at our holiday and absence software: shared calendars, one-click approvals and zero overlaps. ## See it for yourself We're convinced that the best way to understand LapsoWork is by using it. That's why we offer a **free demo** so you can see the platform working with your own data and check, before you commit to anything, whether it fits the way your company works. LapsoWork was born with one very clear idea: to make managing people, at last, as simple as it should be. Today we begin our journey — and we're doing it to stay. --- ## Turbulent Times LapsoWork Will Help You Weather URL: https://lapsowork.com/en/blog/turbulent-times-lapsowork-helps-you-weather/ Publicado: 2024-07-09 Resumen: Uncertainty, remote work and new labour rules: see how HR software helps your SME stay in control through turbulent times. There are periods when everything seems to shift at once. Changes to labour legislation, teams split between the office and home, workforces that grow or shrink from one month to the next, and an endless list of obligations to meet without a single slip. For an SME, keeping day-to-day people operations running while the ground moves beneath your feet can be exhausting. The good news is that this is exactly what technology is for: so that turbulent times don't catch you without the right tools. At LapsoWork we were born in precisely one of those moments of maximum uncertainty, when thousands of companies had to reinvent how their teams worked overnight. Since then we've learned one thing: the difference between the businesses that hold firm and those that get overwhelmed is almost never their size, but whether they keep their human resources processes under control. Let's look at how. ## What makes a period "turbulent" for an SME You don't need a global crisis for people management to become complicated. In the everyday running of any small or medium-sized company, pressures pile up that, taken together, generate a great deal of noise: - **Constant regulatory changes.** Mandatory time tracking, Ley 10/2021 on remote work, updates to the SMI (minimum wage), the new internal whistleblowing channel required for companies above a certain size… Labour legislation never stops moving, and non-compliance is costly. - **Hybrid working models.** Part of the team in the office, part at home, and the odd role rotating between the two. Keeping track of working hours, absences and availability becomes a puzzle when it's done by hand. - **Activity peaks and seasonality.** Campaigns, high seasons or one-off projects that force you to reorganise shifts and bring in extra cover at short notice. - **Scattered documentation.** Contracts, payslips, timesheets, supporting documents and communications spread across email, WhatsApp and folders no one can find when an inspection comes knocking. Each of these pressures, on its own, is manageable. The problem is when they all arrive at once. That's where HR software stops being a luxury and becomes the cushion that lets you keep going. ## How LapsoWork helps you stay in control Our philosophy is simple: spend your energy growing the business, not putting out administrative fires. These are the levers that make the difference when everything speeds up. ### Time tracking that complies with the law, wherever you are Time tracking stopped being optional years ago, and with remote work it has become even more delicate. With our time tracking software, each person clocks in from their phone, computer or a fixed device, and you get the consolidated record, complete with timestamps and traceability. If an inspection arrives, the information is ready in seconds, not after an afternoon of digging through paperwork. ### Remote work that's organised, not improvised Working remotely isn't just handing someone a laptop and trusting to goodwill. The rules require remote work agreements, working-time controls and expense compensation, among other things. Our remote work management tool helps you formalise all of that, measure activity without slipping into suffocating oversight, and keep your relationship with the team healthy and transparent. ### Holidays and absences without endless email chains In busy periods, coordinating who's off and who covers is a classic source of conflict. Centralising holiday and absence requests prevents overlaps, keeps everything on record and gives the whole team visibility at a glance. ### Documentation always to hand Contracts, payslips, timesheets and communications no longer live in the chaos of your inbox. With an integrated document manager, every employee accesses their own documents and you keep the history ordered, secure and accessible whenever you need it. When the environment is uncertain, having your house in order is half the battle won. ### Regulatory compliance kept up to date The law changes; your software should change with you. We keep our features aligned with current regulations, including the internal whistleblowing channel (canal de denuncias) required for certain companies. That way you reduce your legal risk without having to keep an eye on every amendment published in the BOE. ## What really makes the difference No tool makes uncertainty disappear. What it can do is lift the administrative weight off your shoulders so you have the headspace and the time to make good decisions. The SMEs that come through turbulent times best are the ones that have automated the repetitive work and freed their people up for what matters. That's exactly what we're after: making sure a difficult period doesn't turn into operational chaos. That complying with the law is automatic, that remote work is organised, that holidays manage themselves and that documentation is always where it should be. If you feel that lately you're spending more time putting out management fires than running your business, perhaps it's time to lean on the right technology. You can look at our plans and pricing or request a demo with no obligation: in a short session we'll show you how LapsoWork can help you weather any turbulent time with the peace of mind of having it all under control. --- ## LapsoWork drives innovation with the rollout of the R&D&I Project «Verso 20» URL: https://lapsowork.com/en/blog/lapsowork-idi-project-verso-20/ Publicado: 2024-06-11 Resumen: LapsoWork rolls out the R&D&I Project Verso 20: pseudonymisation, AI and workplace wellbeing to measure SME productivity without compromising privacy. At LapsoWork we have been convinced for years that human resources software for SMEs has to do more than log hours: it should help companies become more productive without turning people into a monitored number. That conviction is where **Verso 20** comes from, our R&D&I project, whose purpose is to develop advanced technological solutions that optimise workplace productivity without compromising employees' privacy. ## Transforming human resources management with advanced technology People management has changed more in recent years than in the previous three decades. Remote work, flexible schedules and the legal obligation to keep reliable time tracking have multiplied the amount of data an SME generates about its workforce. The challenge is no longer collecting it, but processing it in a way that is useful, secure and respectful of every person's rights. Verso 20 tackles that challenge head-on. Rather than accumulating sensitive information with no clear criteria, the project investigates how to extract real value from HR data —productivity trends, workloads, absence patterns— while keeping privacy as a design principle rather than a patch bolted on at the end. ## What does the R&D&I Project involve? Verso 20 is built around three lines of work that reinforce one another: - **Data pseudonymisation.** We apply techniques that decouple information from each employee's specific identity. This makes it possible to analyse the performance of a team or a department without exposing identifiable personal data, in line with what the Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, Spain's application of the EU General Data Protection Regulation) requires. - **Artificial intelligence to assess productivity.** AI models that detect patterns and bottlenecks from already-pseudonymised data, giving management aggregated, actionable insight instead of individual surveillance. - **Optimising workplace wellbeing.** Cross-referencing productivity information with workload and rest indicators to prevent overexertion, encourage the right to digital disconnection and improve people's experience within the company. The heart of the project is that these three pillars are not understood in isolation: pseudonymisation is what allows AI to analyse without intruding, and analysis is what makes it possible to act on wellbeing objectively. ## Impact and benefits of the project The results of Verso 20 are being incorporated progressively into LapsoWork's solutions, with a direct impact on the day-to-day running of SMEs: - **Greater data security.** Pseudonymisation reduces the risk associated with processing personal information and makes it easier to comply with the RGPD and the LOPDGDD (Spain's data protection act). - **Productivity analysis that respects labour rights.** Management gets a clear view of the organisation's performance without resorting to intrusive individual monitoring, something that is especially relevant in remote-working environments. - **More efficient HR management.** Fewer manual tasks, decisions based on reliable data and better allocation of resources and shifts within the team. For an SME, this translates into something very concrete: making better decisions about its workforce without opening the door to legal problems or eroding the trust of the people who work there. ## A commitment to research and technology Verso 20 is not a one-off project, but part of LapsoWork's ongoing commitment to applied innovation. Its development draws on the collaboration of specialists in information security, data analysis and software development, who work side by side to turn research into a real product that any company can use, whatever its size. We will keep investing in R&D&I because we believe human resources technology should be on the side of people and companies at the same time. Verso 20 is another step in that direction: productivity and privacy are not conflicting goals, but two sides of the same way of working. If you would like to see how all of this is reflected in the product, you can request a demo and see it applied to your own case. --- ## Whistleblowing channel and data protection: how to comply with the RGPD URL: https://lapsowork.com/en/blog/whistleblowing-channel-and-data-protection/ Publicado: 2024-04-23 Resumen: 2026 guide to reconciling the mandatory whistleblowing channel with the RGPD: confidentiality, retention periods, data access and the DPO's role in your SME. Setting up a **whistleblowing channel** is no longer optional for a large proportion of Spanish SMEs: the **Ley 2/2023**, which transposes the European whistleblowing directive (Directiva UE 2019/1937), requires companies with 50 or more employees to have an internal reporting system in place. But complying with the whistleblower law is only half the job. The other half, the part that often goes overlooked, is the **protection of personal data**: a whistleblowing channel handles especially sensitive information (identities, accusations, evidence) and, if it does not comply with the RGPD, it exposes the company to penalties from both the Autoridad Independiente de Protección del Informante and the Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Let's look at how to reconcile both obligations without the headaches. ## Privacy basics in a whistleblowing channel A whistleblowing channel processes personal data from the very first minute: that of the reporter, that of the person reported and that of any potential witnesses. Before rolling it out, it's worth being clear about several privacy principles that both the RGPD and the Ley 2/2023 require expressly. ### Properly informing the people in the company Transparency is the foundation of any data processing. The entire workforce must know that the channel exists, what it is for, who manages the information and what rights they have over their data. This prior information —the classic duty to inform under Article 13 of the RGPD— is not a mere formality: it builds **trust in the system** and encourages people to use it when they spot an irregularity. A channel that no one knows about, or that no one trusts, is a dead channel. In practice, this translates into an accessible policy on how to use the channel, an information clause on the reporting form itself and, highly recommended, an internal communication when the system launches. ### Balancing the privacy of the reported person and the reporter's rights This is one of the most delicate points. On the one hand, you must **protect the reporter's identity** with reinforced confidentiality guarantees, because it is precisely the fear of reprisals that the law seeks to neutralise. On the other, the reported person retains their rights: presumption of innocence, right of defence and, at the procedurally appropriate moment, access to the information that concerns them. The key is that the reported person's right to information **cannot be used to reveal the reporter's identity**. The company must design the procedure so that both rights can coexist, deferring notification to the reported person whenever there is a genuine risk of compromising the investigation. ### Who can access the data Access to the channel's information must be **strictly limited**. Only the following should be able to consult it: - The **head of the internal reporting system**, a role the Ley 2/2023 requires companies to appoint. - **Human Resources** or compliance staff involved in handling the case. - The internal or external **legal adviser**, when the report requires it. - The **Data Protection Officer (DPO)**, if the company has appointed one. - **Judicial, police or administrative authorities**, only when the law requires it. Any other access is a security breach. That is why it is so important for the channel to log who consults what, and when. ### The role of the Data Protection Officer If your company is required to appoint a **DPO** —or if you have designated one voluntarily— their involvement in the design and oversight of the channel is highly advisable. The DPO ensures the processing complies with the RGPD, advises on retention periods, reviews the data protection impact assessment (EIPD) where appropriate and acts as the point of contact with the AEPD. In channels that systematically handle sensitive data, having that role in place greatly reduces the risk of mistakes. ## Data protection principles in handling reports Beyond the initial rollout, the day-to-day running of the channel must respect the RGPD's principles in every case. These are the four that carry the most weight in handling reports. ### Purpose limitation The data collected through the channel may only be used to **investigate the reported facts**. The Ley 2/2023 limits the scope of the channel to breaches of European Union law and to acts or omissions that may constitute a serious or very serious criminal or administrative offence. It is not a suggestion box, nor a route for ordinary workplace disputes, and the data cannot be reused for other purposes unrelated to the investigation. ### The reporter's anonymity One of the advances of the Ley 2/2023 is that it **expressly permits anonymous reports**: the system must allow people to report without identifying themselves. When the reporter does identify themselves, their identity is protected by the legal duty of confidentiality and can only be revealed in the cases set out by law, normally within the framework of a judicial investigation. This anonymity is, once again, what makes the channel work. ### Confidentiality of the information All information in a case must be handled with the **utmost confidentiality** and stored in a secure environment, with encryption and access controls. This means access logs, technical measures against leaks and training for the staff involved. A leaked report not only destroys trust in the system: it can lead to penalties for breaching the RGPD and liability towards the reporter. ### Retention and deletion of the data The RGPD requires that data is not kept for longer than necessary, and here the Ley 2/2023 is specific: the data from a report may only be kept in the internal reporting system **for the time strictly necessary to decide on whether to act on it**, and in any case **no more than three months** from receipt without proceedings having been initiated. If, once that period has elapsed, an investigation is warranted, the information is transferred to a separate file. If it is not, it must be **deleted or anonymised**. These automatic deadlines are among the first things the AEPD checks in an inspection. ## How specialised software solves it Squaring all of the above by hand —access control, logs, three-month deadlines, reporter confidentiality— is tedious and prone to error. Software that integrates the whistleblowing channel with the rest of people management makes compliance simpler: role-based restricted access, an audit trail of every consultation, forms with the information clause already built in and automatic deletion of cases that have reached their deadline. In LapsoWork, the whistleblowing channel comes ready to comply with the Ley 2/2023 and the RGPD, and works alongside the document manager to securely safeguard the evidence and case files associated with each matter. This way the channel stops being an awkward obligation and becomes a tool that protects both your workforce and your company. ## Conclusion The whistleblowing channel and data protection are two sides of the same coin. It is not enough to have a mailbox for receiving reports: you have to guarantee the reporter's confidentiality, respect the reported person's rights, limit access to the data and meet the retention periods set by the Ley 2/2023. Doing it properly saves you from double penalties and, above all, builds an internal culture in which people dare to speak up. And that trust, in the end, is what makes the system work. --- ## Whistleblowing channel management: who runs it and what responsibilities it carries URL: https://lapsowork.com/en/blog/whistleblowing-channel-management/ Publicado: 2024-04-09 Resumen: How to manage the whistleblowing channel under Ley 2/2023: who should be the system officer, requirements, the 7-day and 3-month deadlines and best practices. Having a whistleblowing channel is not just about installing a mailbox and forgetting about it. **Ley 2/2023** (Spain's whistleblower protection act) requires someone to genuinely run it: receive reports, handle them diligently, respect the deadlines and protect the whistleblower. And managing it badly is penalised just as heavily as not having one at all. In this guide we explain **who should manage the whistleblowing channel**, what requirements that person must meet and what responsibilities they take on day to day. ## Who should manage the whistleblowing channel? When it comes to handling reports within a company, the first thing to be clear about is who will be responsible for the process. Under Ley 2/2023, the person in charge of the channel must be **appointed by the entity's administrative or governing body** and, once named, notified to the Autoridad Independiente de Protección del Informante (the Independent Whistleblower Protection Authority, or AAI). This role is technically known as the **Information System Officer** (or whistleblowing channel officer). It may be a natural person or a collegiate body, and the appointment must be formalised in writing. An informal designation is not enough: if you are inspected, you will need to prove who holds the role and since when. ## Requirements for the person managing the whistleblowing channel The person responsible for handling reports must meet a series of requirements to guarantee the transparency and integrity of the entire process. These are the essential ones: ### Independence The officer must operate in an **independent and autonomous** manner in relation to the rest of the entity's bodies. This is crucial to ensure that reports are handled impartially and free from outside influence. ### Capability and competence They must have the **capability and competence required** to run the internal information system and the reporting channels, in both technical and organisational terms. ### Legal knowledge The officer must be **familiar with the regulations** on whistleblower protection and the handling of reports. This ensures that every action complies with Ley 2/2023 and the RGPD (the EU General Data Protection Regulation). ### Integrity Upright, ethical conduct is a fundamental pillar. The officer must ensure the **confidentiality** and proper handling of the information received in order to maintain the workforce's trust in the channel. ### Independence of the role If the officer holds a management position, they must carry out their duties **independently of the administrative body**. This avoids conflicts of interest and guarantees objectivity in the handling of every case. ## Responsibilities of running the whistleblowing channel Running the channel entails a series of responsibilities that ensure its effectiveness and its compliance with the law. These are the main ones: ### Approving the procedure The officer must make sure that the **reporting management procedure** has been approved by the entity's administrative or governing body and that it is kept up to date. ### Diligent handling The officer must respond **diligently** when processing reports and ensure that the internal information system meets all legal requirements at all times. ### Identifying the channels It is the officer's responsibility to **identify the internal channels** associated with reports and to guarantee that information on how to report is clear and accessible to employees, former employees, suppliers and contractors. ### Acknowledgement of receipt The officer must send an **acknowledgement of receipt to the whistleblower within seven calendar days** of receiving the report. This is one of the most frequently missed deadlines, and one of the easiest to demonstrate in an inspection. ### Response deadline A **maximum deadline for responding to investigative actions** must be set, which as a general rule should not exceed **three months** (extendable to six in particularly complex cases). ### Communication with the whistleblower The officer must maintain **communication with the whistleblower** and request additional information from them where necessary. This aids the investigation and ensures that all relevant information is gathered, while always preserving the whistleblower's identity. ### Confidentiality and data protection All information must be handled **confidentially and in line with the RGPD**. Access to the case file data must be limited to those strictly necessary to investigate the matter. ## How a report is handled, step by step Once a report comes in, the process has two phases and deadlines that the law sets out expressly. ### Investigation phase The whistleblower files the report setting out the facts and, where applicable, those responsible, attaching any evidence that backs up the account. The report must be able to be filed individually and, if the person prefers, **anonymously**: Law 2/2023 requires that route to exist. The report is **admitted** if the facts can be investigated within the material scope of the law. If a first review finds no reportable facts, it is declared **inadmissible** and either filed or referred to the relevant department. The deadlines are not advisory: **acknowledgement of receipt within a maximum of 7 calendar days**, and a reply to the whistleblower on the actions taken **within a maximum of 3 months** from that acknowledgement, or from the expiry of the 7-day period if none was sent. Once admitted, the investigation rests on an objective analysis of the documentation, gathering evidence and assessing it. The investigating team opens a **case file** holding all the relevant data. The investigation is confidential and complies with the GDPR and the LOPDGDD, and any team members affected by the report are **excluded** from it to avoid conflicts of interest. ### Resolution phase Once the investigation closes, the evidence is assessed and the report is resolved one way or the other, with a findings report recording the actions taken. That audit trail is what lets you show the AAI that the system worked as it should. ## Running it in-house or outsourcing it The law requires you to have the channel, but not to run it yourself. That part is your call: - **In-house.** You appoint someone inside the company. It gives full control, but you have to train that person, guarantee their independence and carry the risk if a report is mishandled. - **Outsourced.** A specialist provider supplies the encrypted portal, the reviewed internal policy and the audit trail of the case file. It is what most companies of 50 to 250 employees choose, because getting the investigation wrong is expensive. Do not confuse this with the **external channel of the Independent Whistleblower Protection Authority**, which is a different thing: a public route anyone can use directly, whether or not the company has a channel. Running yours properly is precisely what reduces the chance that someone goes to the AAI first. ## Managing the whistleblowing channel with LapsoWork This is where LapsoWork comes in, the HR software that integrates the whistleblowing channel smoothly and efficiently. With its *whistleblower* module, employees can report incidents and concerns easily and securely, either anonymously or identified, and the officer has an intuitive interface to handle them in accordance with the law. From the reports tab, the officer can **manage every communication received**: change its status, review all the case file information and hold a conversation with the whistleblower through a private chat that is recorded within the application, respecting anonymity whenever it is requested. The officer also has a section within each report where they can **upload private documentation** that the whistleblower cannot access, and filter reports to quickly locate the one they need. The entire case file is tracked and available should the AAI request it. As part of a complete HR suite, you have the whistleblowing channel integrated alongside the document manager software, time tracking and holiday management, without duplicating tools or data. And if any question arises, you have technical support so a professional can help you whenever you need it. ## Conclusion Running the whistleblowing channel well is just as important as having one: formally appointing an independent officer, respecting the **7-day** deadline for the acknowledgement of receipt and the **3-month** deadline to resolve the case, and guaranteeing confidentiality at every step. Meeting these points protects you from penalties and, above all, shows your workforce that reports are taken seriously. If you want to see how a case is handled from start to finish, discover our whistleblowing channel or contract it and try it out with your own cases. --- ## Whistleblowing Directive: what it is and how to comply in your company URL: https://lapsowork.com/en/blog/whistleblowing-directive/ Publicado: 2024-02-27 Resumen: What the Whistleblowing Directive (EU 2019/1937) is, who Ley 2/2023 obliges, deadlines, requirements and how to set up a reporting channel in your SME. If you run an SME and have heard about the **Whistleblowing Directive** without being entirely clear on what it requires you to do, you are not alone. Behind that piece of jargon lies a European regulation that is already mandatory in Spain for thousands of companies, with penalties that can reach one million euros. In this guide we explain, in plain language, what it is, who it affects and how to set up a **reporting channel** that complies with the law without losing your mind. ## What is the Whistleblowing Directive? The Whistleblowing Directive is the colloquial name for **Directiva (UE) 2019/1937** (EU Directive 2019/1937), on the protection of persons who report breaches of Union law. Its aim is simple: to give any worker a **safe means of reporting crimes and irregularities within their company without fear of retaliation**. In Spain, this directive was transposed through **Ley 2/2023, de 20 de febrero**, which regulates the protection of persons who report regulatory breaches and the fight against corruption. It is this Spanish law, in force since March 2023, that actually sets out the obligations your company must meet. ## When do you have to comply with the Whistleblowing Directive? The deadlines have already passed. Ley 2/2023 established two cut-off dates for having an **internal reporting system** (the reporting channel) in place: - **13 June 2023** for companies with **250 or more employees** and public sector entities. - **1 December 2023** for companies with **between 50 and 249 employees**. In other words: if your company has 50 employees or more and has still not set up the channel, it is already past the deadline. The **Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI)** (Independent Authority for the Protection of Whistleblowers) is the body responsible for overseeing compliance and processing sanctioning proceedings. ## Requirements of the Whistleblowing Directive For your reporting channel to be valid, it is not enough to set up an email inbox. The law requires a series of specific safeguards: - **Anonymity and confidentiality.** The system must allow anonymous reports and protect, in all cases, the identity of the whistleblower and of the persons concerned. - **Broad scope.** It covers serious or very serious criminal and administrative breaches: safety, public procurement, money laundering, data protection, the environment and other irregular situations. - **Universal application.** It applies to both private companies and public entities once the relevant size threshold is reached. - **Impartial staff.** A **system manager** must be appointed to handle and investigate reports with objectivity and independence. - **Set deadlines.** You must **acknowledge receipt within 7 days** and **conclude the investigation within a maximum of 3 months** (extendable to 6 in complex cases). - **Recording and traceability.** All reports must be recorded securely and with the safeguards required by the RGPD (Spanish GDPR). ## Who does the Whistleblowing Law protect? The protection goes well beyond permanent staff. Ley 2/2023 protects anyone who reports in a work or professional context, including: - Employees, interns and trainees. - Subcontracted workers, freelancers and suppliers. - Shareholders, partners and investors. - Members of the administrative, management or supervisory body. - People in the whistleblower's circle (relatives, colleagues) who may suffer retaliation. The key point is that the law prohibits **any kind of retaliation**: dismissals, changes of position, penalties, denied promotions or reputational harm arising from having reported in good faith. ### When does its protection apply? Protection is not limited to the moment of the report or to the current employment relationship. It extends to: - Situations **before and after** the employment relationship. - **Candidates** in recruitment processes who become aware of irregularities during negotiations. - **Legal advisers**, collaborators and people who assist the whistleblower. - Unpaid collaborators, such as **volunteers and trainees**. ## The reporting channel to comply with the Whistleblowing Directive Complying with the Whistleblowing Directive does not have to be a never-ending project. The simplest way is to rely on **reporting channel software** that already builds in all the legal safeguards as standard: anonymity, encryption, deadline management, traceability and data protection in line with the RGPD. With LapsoWork's reporting channel your company has a secure, accessible inbox, a management workflow for each report with automated deadlines, and all the documentation needed to demonstrate compliance to the AAI. And because it is part of an all-in-one HR platform, you can combine it with the rest of the modules —from time tracking software to document management— without piling up standalone tools. If your company is already past the deadline, the priority is to set it up as soon as possible: proving that you have a compliant channel decisively reduces the risk of sanctions. And if you are still unsure whether your headcount obliges you, it is better to err on the side of caution and have it in place. --- ## Mandatory whistleblowing channel: which companies need one under the law URL: https://lapsowork.com/en/blog/mandatory-whistleblowing-channel/ Publicado: 2024-01-30 Resumen: 2026 guide to the mandatory whistleblowing channel: which companies are required by Ley 2/2023, deadlines, fines up to 1 million and how to set it up. If you run an SME and you have heard about the **mandatory whistleblowing channel**, you are probably wrestling with a few questions: does it apply to me? From how many employees? What happens if I don't have one? The **Ley 2/2023** (Law 2/2023), which transposes the European Whistleblower Protection Directive into Spanish law, has been in force since 2023 and its deadlines have already passed. The Independent Whistleblower Protection Authority (AAI) is now operational and can impose sanctions. Let's clear up every doubt in plain language, with no jargon. ## Is it mandatory to set up a whistleblowing channel in companies? Yes, for many companies it is. Since the entry into force of **Ley 2/2023, of 20 February** (the Spanish law regulating the protection of people who report regulatory breaches), a large part of the Spanish business landscape is required to have an **internal information system** (the technical name for the whistleblowing channel). The aim of the law is that anyone who spots a serious irregularity within an organisation —fraud, corruption, breaches of EU regulations, public health risks, and so on— can report it **without fear of reprisals** and with guarantees of confidentiality. This is not a box-ticking formality: it is a legal obligation with serious financial penalties behind it. ## Which types of companies are required to implement a whistleblowing channel? The obligation does not depend on the sector, but above all on the **number of employees**. The following are required to have a whistleblowing channel: - **All private companies with 50 or more employees**, whatever their line of business. - **Companies with fewer than 50 employees** that operate in specific sectors: financial services, prevention of money laundering, transport safety and environmental protection. - **All Public Administrations**, with no minimum employee threshold. - **Political parties, trade unions, employers' associations and foundations** that receive public funds. - **Municipalities with more than 10,000 inhabitants** and public sector bodies. - **Entities that receive European funds** to manage. In practice, the rule you should remember as an SME is simple: **if you have 50 or more people on your payroll, you are required to have one**. ## If my company has fewer than 50 employees, am I not required to set up a whistleblowing channel? As a general rule, no. If your company has **fewer than 50 employees** and you do not operate in one of the regulated sectors mentioned above (finance, money laundering, transport, the environment), the law **does not require** you to set up the channel. That said, two points are worth qualifying: 1. **How the threshold is counted.** The 50 employees are counted on the average headcount, including permanent, temporary and permanent-seasonal workers. If you are hovering just below the limit, check the calculation carefully before ruling out the obligation. 2. **Voluntary implementation.** Even if you are not required to, many SMEs choose to have one voluntarily: it conveys transparency, helps in tenders and compliance programmes, and detects internal problems before they turn into a serious conflict. If you are right on the edge of 50 employees and you manage your payroll with spreadsheets, it will be hard to know your true average. A time-tracking software gives you that figure up to date and avoids nasty surprises with the AAI. ## Who does Law 2/2023 protect? The law's protection is not limited to people on the payroll, and that shapes who must be able to reach your channel. It covers anyone who, in a work or professional context, holds information about breaches: - Employees and self-employed workers. - Shareholders, partners and members of management or administrative bodies. - Contractors, subcontractors and suppliers. - Trainees, interns and volunteers, whether paid or not. - Candidates in recruitment processes or pre-contractual negotiations. - People close to the whistleblower, such as relatives or colleagues who could face retaliation because of that link. That breadth is why the channel cannot be an intranet for staff only: it has to be usable by someone who no longer works at the company, or who never did. ## When do I have to implement the whistleblowing channel under the law? The deadlines set by the law **passed a long time ago**: - **13 June 2023**: deadline for companies with **250 or more** employees and for the public sector. - **1 December 2023**: deadline for companies with **50 to 249** employees. This means that, as of 2026, any company that is required to have the channel and still doesn't have one has been **in breach for more than two years**. There is no longer any grace period or leeway: if you are required to have one and you don't, every day counts against you in the event of an inspection. ## What happens if I don't have a whistleblowing channel? Here is the part that worries people most —and rightly so. The **Independent Whistleblower Protection Authority (AAI)** is the body responsible for monitoring compliance and imposing sanctions. The fines are among the highest in Spanish business law: - **Minor infringements**: up to €100,000 (or up to €10,000 if the offender is a natural person). - **Serious infringements** (for example, failing to set up the channel when required to, or retaliating against a whistleblower): from **€100,001 to €600,000**. - **Very serious infringements** (repeated breaches, obstructing the AAI or particularly serious reprisals): from **€600,001 up to €1,000,000**. On top of the financial penalties come additional consequences: a ban on contracting with the public sector for a period of time, loss of grants, or publication of the sanction. And don't forget that **mishandling a report you have received** is also sanctioned, not just lacking a channel. That is why it is not enough to "have something" in place — it has to be a system that meets the legal requirements. ## Types of breach and limitation periods **Article 63 of Law 2/2023** sorts breaches into three levels, each with its own limitation period. Any natural or legal person can be penalised: liability does not fall on the company alone, but also on whoever runs the system. **Very serious** (limitation period of **three years**): - Deliberately preventing or restricting the filing of reports, including contract clauses that curtail the rights set out in the law. - Revealing the identity of a whistleblower who chose to stay anonymous, or breaching the duty of confidentiality. - Retaliating against someone who reports: dismissal, demotion, exclusion. Beyond the fine, the AAI can impose accessory penalties with a heavy commercial impact: public reprimand, a ban on receiving public subsidies and a ban on contracting with the public sector. **Serious** (limitation period of **two years**): - Failing to take the measures needed to guarantee confidentiality and the secrecy of communications. - Breaching the whistleblower's anonymity in a less damaging way than the very serious case. - Repeat minor breaches. **Minor** (limitation period of **six months**): - Deliberately sending incomplete information to the AAI when required to report. - Failing in the duty to cooperate with the investigation of a report. - Any other breach not classified as serious or very serious. ## How do I implement a whistleblowing channel in my company? A whistleblowing channel that complies with Ley 2/2023 must, as a minimum, meet these requirements: 1. **Accessible** to employees, former employees, contractors, suppliers and even job applicants. 2. **Allow anonymous reports** if the person wishes. 3. **Guarantee the confidentiality** of the whistleblower's identity and of the information provided. 4. **Acknowledge receipt** of the report within a maximum of **7 days**. 5. **Resolve** the investigation within a maximum of **3 months** (extendable to 6 in complex cases). 6. **Formally appoint a person responsible** for the system, with no conflict of interest. 7. **Protect the whistleblower** expressly against any reprisal. 8. **Comply with the RGPD** (the Spanish/EU GDPR) in the processing of the data. You have two ways to set it up: ### Your own internal channel You manage the portal yourself and appoint a person responsible within the company. It gives you full control, but it requires training that person, guaranteeing their independence and assuming the risk if a report is mishandled. ### An externally managed channel You hire a specialist provider that supplies the encrypted portal, the internal policy reviewed by lawyers and the audit trail of the case file. This is the option most SMEs with 50 to 250 employees choose, because it guarantees compliance without complicating their lives internally. With LapsoWork you can have your channel up and running **in 48 hours**: a portal with its own URL, an internal policy reviewed by compliance specialists, document management of the case file in line with the law and internal communication ready for your employees. And because it is part of our HR suite, you have it integrated alongside time tracking, holidays and documentation. ## Conclusion The whistleblowing channel stopped being optional for companies with 50 or more employees back in 2023, and the deadlines have already passed. The risk is not theoretical: a fine for not having one starts at **€100,000**. Setting one up, by contrast, is quick and affordable. If you have any doubts about whether you are required to have one, or you want to see it in action, discover our whistleblowing channel or contract it and put your mind at rest today. --- ## What is a whistleblowing channel and how does it work in your company? URL: https://lapsowork.com/en/blog/what-is-a-whistleblowing-channel/ Publicado: 2024-01-16 Resumen: What a whistleblowing channel is, what Ley 2/2023 requires, who is obliged to have one, how it works and the penalties for not having it. A practical guide for SMEs. More and more Spanish companies are hearing the same message from their advisers: "you need to have a whistleblowing channel." But what exactly is it? Is it only there to "report on" colleagues? Is it mandatory for your business or only for large corporations? In this guide we explain, without the legal jargon, **what a whistleblowing channel is, how it works, what Ley 2/2023 requires and what you stand to lose if you fail to put one in place**. ## What is a whistleblowing channel? A whistleblowing channel is an **internal mechanism that allows anyone to report suspected malpractice, irregularities or breaches** committed within an organisation, confidentially and, if they wish, anonymously. We are talking about conduct such as fraud, corruption, workplace harassment, regulatory non-compliance, safety risks or any illegal action or behaviour that goes against the company's ethics. Its purpose is not to "police" the workforce, but quite the opposite: **to provide a safe route so that a problem comes to light inside the company before it blows up outside** (in an inspection, in the courts or in the press). A good whistleblowing channel promotes an ethical culture and protects, in equal measure, both the person who reports in good faith and the organisation itself. ### Whistleblowing channel software In practice, most companies no longer manage this with a physical suggestion box or an ordinary email account, but with **whistleblowing channel software**. These platforms make it possible to receive reports confidentially and securely, guaranteeing the whistleblower's anonymity, logging every communication with a timestamp and making it easy to track each case through to resolution. The advantage of a specialised tool is that it **meets the technical requirements of the law by design**: encryption, traceability, restricted access control, response deadlines and secure retention of the information. At LapsoWork we offer the whistleblowing channel integrated into the same environment where you already manage time tracking, holidays or your team's documentation, so you don't have to contract or maintain a separate system. ### Why a whistleblowing channel matters for companies Beyond the legal obligation, having a whistleblowing channel brings real benefits: - **It detects problems in time**, while they are still manageable and not yet a crisis. - **It reinforces transparency and ethics** within the organisation. - **It builds trust** among employees, clients and partners, who see that there is a serious mechanism for reporting irregularities. - **It protects the company's reputation** by preventing internal conflicts from ending up in the public arena. ## Legislation and requirements for whistleblowing channels in Spain The whistleblowing channel has gone from being a good-practice recommendation to a **legal obligation** in Spain. Here is what you need to know. ### Ley 2/2023 and whistleblower protection The reference regulation is **Ley 2/2023, de 20 de febrero** (the Spanish law of 20 February 2023 governing the protection of persons who report regulatory breaches and the fight against corruption). This law transposes **Directiva (UE) 2019/1937** on whistleblower protection (known as the whistleblowing directive). Its core idea is **to protect the person who raises the alarm**. The law safeguards the whistleblower's confidentiality and **expressly prohibits reprisals** (dismissals, penalties, detrimental changes of role, and so on) against anyone who reports in good faith. Oversight of the system falls to the **Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.)** (the Independent Whistleblower Protection Authority), which can investigate and penalise breaches. ### Which companies are required to have a whistleblowing channel? The following entities, among others, are required to have an internal whistleblowing channel: - **Private-sector companies with 50 or more employees.** - Companies of any size in **sensitive sectors**, such as financial services, money-laundering prevention or transport and environmental safety. - **All public administrations and public-sector entities.** - **Political parties, trade unions, employers' organisations and foundations** that receive public funds. The adaptation deadlines set out by the law have already passed: companies with more than 250 employees were required to have it operational from June 2023, and those with 50 to 249 employees by **1 December 2023** at the latest. In other words: **if your company falls within the scope of the law and still doesn't have a channel, it is already past the deadline** and exposed to penalties. ### Operating and management requirements The law is not satisfied with the mere existence of a suggestion box: it requires the channel to meet a series of requirements: - **Confidentiality and anonymity**: it must guarantee the protection of the whistleblower's identity and allow anonymous reports. - **Management procedure**: acknowledgement of receipt within a maximum of **7 days** and a response to the whistleblower within a maximum of **3 months**. - **System manager**: an independent person or team must be appointed to receive and process communications. - **Secure record-keeping**: all reports must be documented and stored securely, in compliance with the RGPD. - **Protection against reprisals**: mechanisms that guarantee that reporting has no negative consequences for those who do so in good faith. ## Benefits of implementing a whistleblowing channel ### Preventing and detecting irregularities A whistleblowing channel enables the **early detection of irregular conduct** within the company. The sooner a problem is known —a harassment case, a fraud, a safety breach— the easier (and cheaper) it is to resolve. What's more, acting in time can help avoid **criminal liability** for the company and its directors. ### Compliance with other regulations The whistleblowing channel doesn't work in isolation. It fits naturally alongside other obligations you are probably already aware of: the **criminal compliance programme**, the **RGPD** on data protection, the rules on **money-laundering prevention** or certifications such as **ISO 37001** (anti-bribery) and **ISO 27001** (information security). Having a well-managed channel reinforces your entire compliance system. ### Protecting the company's reputation Having a whistleblowing channel demonstrates a **genuine commitment to ethics and transparency**. That builds trust among employees, clients and partners, and that trust translates into greater loyalty and a stronger brand image. At a time when a reputation can be lost in a single headline, having an internal mechanism to resolve conflicts is a competitive advantage. ## Scope and operation of a whistleblowing channel ### Who can use the channel? The channel must be available to a broad range of people connected to the company, not just the workforce. It can be used by: - **Employees** (with a current contract, on a probationary period or even in recruitment processes). - **Former employees** whose employment relationship has already ended. - **Freelancers, contractors and suppliers** working for the company. - **Partners, directors and management staff**. ### Protection and confidentiality of the whistleblower The cornerstone of the system is that no one should be afraid to report. That is why the channel must **keep the whistleblower's identity secret**, allow reporting **without fear of reprisals** and have technical and organisational safeguards so that only the authorised team can access the information. ### How a report is submitted and recorded The procedure has to be **clear and accessible**. The law allows several means to be made available: an **online platform, mobile app, telephone line or even an in-person meeting** at the whistleblower's request. Each communication is logged, assigned a tracking code and documented so that its status can be checked at any time. ### Managing and resolving reports The team in charge analyses each report **objectively and impartially**, investigates it and takes whatever measures are appropriate, always guaranteeing confidentiality. A good system provides reports and statistics that make it possible to monitor cases and to demonstrate, if the need arises, that the company manages the channel diligently. ## How to implement a whistleblowing channel step by step 1. **Assess your needs and design the system.** Identify your legal obligations, define which channels you will offer (online, telephone, in person) and establish the internal procedure. 2. **Communicate and train the workforce.** A channel no one knows about is useless. Explain to your team what it is, what it is for and that reporting in good faith has no negative consequences. 3. **Deploy the tool and appoint the person in charge.** Roll out the platform and appoint the person or team who will receive and process communications independently. 4. **Evaluate and improve continuously.** Periodically review how the channel is working, gather feedback and adjust the procedure so it becomes ever more effective. ## What the channel protocol must contain The channel is not just the form: the law requires an internal document setting out how it works inside your organisation. A well-drafted protocol covers, as a minimum: - **Purpose.** Why the channel exists and what the company commits to. - **Objectives.** Detecting and correcting irregularities, and protecting whoever reports them. - **Scope.** Who can use it: employees, former employees, candidates, self-employed workers, suppliers, interns and anyone with a working or professional relationship with the company. - **Safeguards.** Confidentiality of identity, a ban on retaliation and the presumption of good faith. - **Responsible bodies.** Who receives, investigates and resolves reports, with impartiality criteria and conflict-of-interest handling. - **The full procedure.** From receipt to closing the case, with the statutory deadlines. - **Data protection.** Measures compliant with the GDPR and the Spanish LOPDGDD. The more specific the document, the better. A generic protocol copied from a template that does not fit your company is almost as risky as having none. ## Penalties for not having a whistleblowing channel Failing to set up the channel (or doing so incorrectly) can be very costly. Ley 2/2023 provides for a severe penalty regime: - **Very serious infringements for legal entities: fines of up to 1.000.000 €.** - **Infringements for the individuals responsible: fines of between 1.001 € and 300.000 €.** On top of this come other possible consequences, such as publication of the penalty, a ban on contracting with the public sector or on receiving subsidies for a period of time. In short: **the cost of non-compliance is far greater than that of setting up a channel**. ## In summary A whistleblowing channel is today a **legal obligation for many companies and a good practice for all of them**. Well managed, it doesn't create conflict: it prevents it, protects your team and shields your business's reputation. The key is to implement it with a tool that complies with the law by design and doesn't add to your workload. If you are looking for a straightforward solution, LapsoWork integrates the whistleblowing channel alongside the rest of your company's people management. And if you want to see how it fits into your day-to-day, you can get the whistleblowing channel or take a look at our pricing. --- ## Functional organisational chart: what it is and how to create it step by step URL: https://lapsowork.com/en/blog/functional-organisational-chart-what-it-is-how-to-create-it/ Publicado: 2023-12-05 Resumen: Learn what a functional organisational chart is, what it's for and how to create one in your SME step by step. Benefits, example and differences with the structural chart. When an SME grows, there comes a point when the "everyone here knows what they have to do" approach stops working. Overlaps start to appear, tasks fall into no-man's-land, and decisions get stuck because nobody knows who has the final say. A **functional organisational chart** is the simplest, most visual tool for bringing order: it makes clear what each area does, who reports to whom, and what each person is responsible for. In this article we explain what it is, what it's for and how to create one in your company step by step. > Would you rather just build it? The **[org chart generator](/en/org-chart-generator/)** draws it as you type the structure and hands you a PNG or an SVG. It is free, asks for no sign-up and nothing you type leaves your browser. ## What is a functional organisational chart? A functional organisational chart is a graphic representation of a company's structure organised according to the **functions and responsibilities** carried out by each department or area, rather than solely according to job titles or individuals. In other words, instead of simply showing "who is in charge of whom", it focuses on **what is done in each part of the organisation** and how responsibilities are distributed. In a functional organisational chart the different blocks are grouped by specialism —production, sales, administration, human resources, marketing, etc.— and arranged hierarchically so that you can understand at a glance how information and the chain of command flow. It's a clear snapshot of how work is divided and, on top of that, it helps each person understand their role within the wider whole. ## What is the purpose of a functional organisational chart? The main purpose is to **bring order and clarity to the internal workings** of the company. A good functional organisational chart answers everyday questions that, without it, get resolved through a trail of emails and misunderstandings: - Who is this task assigned to? - Who do I report to, and who reports to me? - Which department takes responsibility for this process? - Who do I turn to when a problem comes up in a particular area? By putting the distribution of functions down in writing, the organisation gains efficiency, reduces conflicts over responsibilities and makes it easier to bring new people on board, who understand from day one where they fit in. ## Benefits of a functional organisational chart Beyond having a neat diagram, a well-made functional organisational chart brings very concrete advantages to the day-to-day running of an SME. ### It improves communication within the company When everyone knows what each area does and who to turn to, communication flows far more smoothly. Bottlenecks are avoided, "just in case" emails to half the workforce are reduced, and problems reach the person who can solve them directly. ### Greater clarity about each person's tasks A functional organisational chart makes clear what is expected of each role. This reduces overlaps (two people doing the same thing) and gaps (tasks that nobody takes ownership of), two of the main sources of internal friction. ### Decentralised and specialised decision-making By assigning responsibilities by function, decisions are made where the knowledge and experience sit. The person in charge of each area can act with autonomy within their remit, without having to escalate everything to management, which speeds up operations. ### Greater specialisation in each field Grouping work by function encourages each team to specialise and improve in its own area. A department focused on its own remit performs better and makes fewer mistakes than one that's asked to do "a bit of everything". ## Example of a functional organisational chart Imagine a services-sector SME with around 25 people. A typical functional organisational chart would start from **General Management** at the top and, below it, group the organisation by function: - **General Management** - **Administration and Finance**: accounting, invoicing, treasury. - **Human Resources**: recruitment, payroll, time tracking, training. - **Sales and Commercial**: customer acquisition, commercial support, after-sales. - **Marketing**: communications, social media, lead generation. - **Operations / Production**: delivering the service or manufacturing the product. Each block would have an area manager, and within each area the specific roles would appear. What matters isn't the diagram itself, but that it faithfully reflects **how work is actually divided** in your company. ## Difference between a structural and a functional organisational chart They are two complementary approaches, not mutually exclusive ones: - The **structural organisational chart** shows the general hierarchy: the job titles, the levels and the reporting lines. It answers "who is in charge of whom". - The **functional organisational chart** goes a step further and details the **specific functions and responsibilities** of each area. It answers "what does each part of the organisation do". Put another way: the structural chart tells you how the company is put together; the functional chart tells you what each piece is for. Many companies start with the structural chart and then enrich it with the functional one when they need more precision. ## Which companies use a functional organisational chart? A functional organisational chart is useful for practically any organisation, but it's especially valuable in: - **Growing SMEs**, moving from "we all do everything" to needing clearly defined areas. - **Companies with several departments** whose functions can overlap. - **Organisations that hire frequently** and need new people to understand their role quickly. - **Companies with complex processes** where it's helpful to know exactly who is accountable for each thing. It isn't a tool reserved for large corporations: the sooner an SME implements it, the sooner it avoids problems of poor coordination. ## How do you create a functional organisational chart? Step by step Creating a functional organisational chart doesn't require expensive software or outside consultants. It's enough to follow an orderly method. 1. **Identify the company's functions.** Make a list of all the activities carried out and group them by area or specialism (finance, sales, HR, production, etc.). 2. **Define the hierarchy and reporting lines.** Establish which areas depend on which and how decision-making flows. Decide who reports to whom. 3. **Assign a person in charge of each function.** Each block should have a person or role responsible for it. This is where the organisational chart gains real value: concrete names and responsibilities. 4. **Represent it visually.** Set it out in a clear, simple diagram, from the top (management) down (areas and roles). You can use office software or any diagram editor. 5. **Review and update it.** The company changes, and the organisational chart must change with it. Review it at least once a year or whenever there are reorganisations, new hires or changes in functions. ## Why create a functional organisational chart in your company? Because **order translates into efficiency**. A functional organisational chart avoids duplication, clarifies responsibilities, speeds up decisions and makes it easier to bring people on board. It's a minimal investment of time that saves a lot of misunderstandings and friction over the course of the year. What's more, having a clear function-based structure is the first step towards digitalising people management: once you know which departments you have and who's in them, it becomes much easier to organise time tracking, shifts, holidays or documentation by team. ## Is having an organisational chart mandatory in Spain? No. **No Spanish regulation requires companies to have an organisational chart**, whether functional or structural. It's an internal management tool, voluntary, that each company adopts according to its needs. It's a different matter that certain legal obligations do require clarity about the workforce's functions and responsibilities. For example, occupational risk prevention regulations require identifying those responsible for health and safety; data protection requires designating who processes the information; and the mandatory time record (Real Decreto-ley 8/2019) means knowing which people and areas clock in and who supervises that record. In all these cases, a well-defined functional organisational chart makes it easier to comply with what the law requires and to demonstrate who is responsible for each thing. ## Conclusion The functional organisational chart is one of those simple tools that deliver far more than they cost. It brings order to the work, clarifies responsibilities and prepares your company to grow without chaos. Spending an afternoon drawing it up and keeping it up to date is one of the best management decisions an SME can make. And once you have a clear structure, the natural next step is to take that organisation into practice: managing payroll, clock-ins, absences and documentation in a centralised way and by department. That's where a tool like LapsoWork saves you hours every month. --- ## Time tracking comparison: Factorial HR vs LapsoWork URL: https://lapsowork.com/en/blog/time-tracking-comparison-factorial-hr-vs-lapso/ Publicado: 2023-11-21 Resumen: We compare time tracking in Factorial HR and LapsoWork in 2026: clock-in, features, legal compliance, price and ease of use for SMEs. Ever since recording working hours became mandatory for all companies in Spain, choosing good time tracking software has stopped being optional. And with the new regulatory framework pushing towards **digital, accessible and tamper-proof clock-in**, any SME needs a tool that complies with the law without making life harder. In this comparison we put two very popular options on the Spanish market head to head: **Factorial HR** and **LapsoWork**. Both cover the basics, but they take different approaches. We explain how they are alike, how they differ and how to decide which one fits your company best. ## Time tracking with Factorial HR Factorial is one of the best-known HR platforms in Spain. Its time tracking module lets administrators configure each employee's working day while taking individual particularities into account (shifts, split shifts, flexible hours). Its main features include: - **Clock-in from mobile** via QR code or from the app. - **Review of hours worked** and automatic calculation of overtime. - **Holiday and absence management** with an approval workflow handled by the line manager. - **Customised reports** that can be exported for audits or inspections. - **Regulatory compliance** with the working-hours register in force. Factorial is a polished, very complete product, designed as an all-in-one HR suite (with payroll, ATS, finance and even an AI agent). That makes it a great option for mid-sized companies and scale-ups with a generous budget, although for a small SME it can turn out to be more platform than they actually need. ## Time tracking with LapsoWork LapsoWork shares many of the key features with Factorial, but with a philosophy more focused on simplicity and the Spanish SME. Its time tracking software includes: - **Fast clock-in** of entries, exits and breaks, in a couple of clicks. - **Schedule customisation** for each employee from the internal manager. - **Multi-platform access**: mobile app, web version and clock-in hardware for offices. - **Holiday and absence management** integrated with the rest of the modules. - **A simple, intuitive interface**, with no learning curve or need for prior training. - **Clock-in history** and a working-day summary visible to the employee themselves. - **PDF reports** compliant with the working-hours register regulations. - **Personalised professional support**, in Spanish and approachable. The big difference lies in the experience: LapsoWork prioritises that anyone on the team — regardless of their technical profile — can clock in and check their hours without a second thought, while the administrator has the information updated in real time. ## Quick comparison table | Aspect | Factorial HR | LapsoWork | |---|---|---| | Mobile clock-in | Yes (QR and app) | Yes (app, web, hardware) | | Ease of use | Complete, steeper learning curve | Very simple, no training | | Law-compliant reports | Yes | Yes (automatic PDFs) | | Focus | All-in-one HR suite | Specialised and lightweight for SMEs | | Support in Spanish | Yes | Yes, personalised | | Ideal for | Mid-sized companies and scale-ups | SMEs with 5 to 100 employees | Both tools cover the essentials and comply with the regulations. The choice depends more on what you need around time tracking than on the clock-in itself. ## Legal compliance: what you can't do without in 2026 Whichever software you choose, in 2026 it must ensure that the working-hours register is: - **Digital and objective**, avoiding manual records that are easily manipulated. - **Accessible at all times** for the worker, the legal representatives and the Inspección de Trabajo (Spain's Labour Inspectorate). - **Kept for four years**, with guaranteed integrity. - **Interoperable**, able to export the data in standard formats. Both Factorial and LapsoWork are aligned with these requirements. Even so, it is worth checking that the record is **unalterable** and that the worker can access their own hours without depending on the administrator — two points the Inspección pays particular attention to. ## Which one to choose for your company? **Choose Factorial** if you need a very broad HR suite (payroll, recruitment, finance, AI) and your company has the size and budget to make the most of it. It is a powerful platform when you genuinely use all its modules. **Choose LapsoWork** if you are an SME that wants simple, legal and affordable time tracking, with a team that clocks in within seconds and doesn't want to wrestle with a complex tool. On top of that, you can keep adding modules as you need them — payroll, shifts, holidays or a whistleblowing channel — without ever leaving the same platform. Deep down, both solve the same problem. The question isn't so much which one is "better" in the abstract, but which one suits your size, your budget and how keen your team is to learn a new tool. If you value simplicity and a close, personal touch, it is worth trying LapsoWork before you decide. --- ## App to sign documents: 2026 comparison for businesses URL: https://lapsowork.com/en/blog/app-to-sign-documents/ Publicado: 2023-11-07 Resumen: Comparison of apps to sign documents at work: DocuSign, SigningHub, PDFelement and LapsoWork. eIDAS legal validity and which to choose in 2026. Signing documents is one of the most repetitive day-to-day tasks in any business: contracts, payslips, authorisations, holiday requests, supplier agreements… Printing, signing by hand, scanning and filing is a slow process that is prone to errors. An **app to sign documents** does away with all that paperwork: the document is signed in seconds from a mobile or a computer and is filed with legal validity. In this 2026 comparison we review the most widely used options and how they differ. ## What a good signing app should offer Before choosing a tool, it helps to know what type of electronic signature you need. The European **eIDAS Regulation (910/2014)** distinguishes three levels, all with legal validity but with different evidential weight: - **Simple electronic signature**: a tick, a click or a signature traced on screen. Valid, but easy to challenge in court. - **Advanced electronic signature**: uniquely linked to the signatory and able to detect any subsequent change to the document (for example, the biometric signature that captures pressure, speed and stroke). It is the most common choice for employment contracts. - **Qualified electronic signature**: the highest level, legally equivalent to a handwritten signature and based on a qualified certificate. For most internal processes at an SME, an advanced signature is more than enough. With that clear, let's look at the apps. ## DocuSign DocuSign is one of the most widely used applications in the world for signing documents electronically. It supports PDF, Word, Excel and image formats, and lets you send documents to be signed by several recipients while tracking the status of each signature. ### Pros - Market standard, very widespread and recognised by third parties. - Signing from any device, with signing workflows involving several signatories. - eIDAS compliant, supporting both advanced and qualified signatures. ### Cons - Paid plans scale up in price quickly depending on volume and users. - It is a standalone signing tool: it does not manage the rest of your HR documentation or employee data. ## SigningHub SigningHub enables advanced digital signatures with legal validity and gives you the option to assess each signature on a per-document basis. It offers a time-limited trial and paid subscription plans once the free period runs out. ### Pros - Advanced electronic signature with traceability and time stamping. - A good option for approval workflows with per-document validation. ### Cons - The learning curve is somewhat steeper than that of other apps. - Focused on signing; it needs to be integrated with another system for the rest of your document management. ## PDFelement PDFelement is a desktop application for editing PDFs that includes the ability to insert a digital signature. It converts formats easily and is handy when what you mainly need is to edit documents. ### Pros - Very comprehensive as a PDF editor (merge, split, convert, comment). - Includes a digital signature within the editor itself. ### Cons - It is designed primarily for editing PDFs, not for managing signing workflows with employees. - Some users of the mobile version report syncing and saving issues across devices. ## LapsoWork, the signature built into your HR software The apps above handle signing well as a standalone task. But in a business the problem is not just *signing*: it is signing **and** then keeping that contract, payslip or authorisation tidy, accessible and linked to the right employee. That is where a dedicated signing tool falls short and a different approach comes into play. **LapsoWork** is HR software for SMEs that includes a document manager with built-in electronic signature. This means that: - The employee **signs from any device** (mobile, tablet or computer) without installing anything. - Each signed document is **filed automatically in the employee's record**, with no scanning or moving folders. - The signature is **advanced and eIDAS compliant**, with evidence that provides legal certainty. - Everything sits alongside the rest of your management: time tracking, payslips, holidays and shifts on the same platform. The practical difference is clear: instead of having one app to sign, another for time tracking and a shared folder for filing, you have it all in a single place. Fewer tools, fewer errors and zero paperwork. ## Which app should you choose? There is no single right answer; it depends on what you are signing for: - If you only need to **send individual documents to be signed** by external clients or suppliers, DocuSign or SigningHub are more than enough. - If your priority is to **edit PDFs** and sign occasionally, PDFelement fits the bill. - If what you want is to **sign your employees' documentation** (contracts, payslips, leave) and keep it tidy, the sensible thing is to build signing into your HR software rather than adding yet another tool. In any case, always check that your chosen solution complies with the eIDAS Regulation and provides signature evidence: that is what will give you legal certainty the day a document is called into question. If you would like to see how integrated signing works alongside the rest of your people management, you can request a demo or take a look at our plans. --- ## Document management systems: frequently asked questions URL: https://lapsowork.com/en/blog/document-management-system-frequently-asked-questions/ Publicado: 2023-10-17 Resumen: What a document management system is, what it's for and how to choose the right one for your SME. The most common questions answered in 2026. Contracts, payslips, sick-leave certificates, internal policies, certifications... A company's paperwork grows every month and, if it isn't well organised, it ends up scattered across shared folders, emails and desk drawers. A document management system brings order to all of it. In this article we answer the most common questions SMEs ask us when they start thinking about digitising and centralising their documentation. ## What is a document management system? A document management system (DMS) is software designed to manage, control and store, in a centralised way, all the documents an organisation needs in order to operate. The international standard ISO 15489, the benchmark for records management, defines this discipline as the set of tasks involved in creating, receiving, maintaining, using and disposing of documents throughout their life cycle. Put simply: it's about making sure every document is where it should be, accessible to whoever needs it and protected from anyone who shouldn't see it. Compared with the classic paper archive or with loose folders on a shared drive, a DMS brings structure, traceability and security. You know who uploaded each file, who has consulted it and which is the current version. ## What is a document management system used for? Beyond simply "storing files", a good document management system solves concrete day-to-day problems. These are its main benefits: - **It speeds up processes.** Finding a contract or a payslip is no longer a ten-minute hunt through folders. You locate and share any document in seconds, cutting both time and costs. - **It increases information security.** The digital format prevents paper from deteriorating, getting lost or being stolen, and lets you control versions so you always know which one is final. - **It makes teamwork easier.** Several people can access the same document without duplicating files or emailing versions back and forth. - **It controls access.** You can decide which documents each person or department sees, protecting sensitive information and complying with data protection regulations. - **It improves decision-making.** With the relevant information available and well organised, management and human resources make better decisions and make them faster. In human resources specifically, a document manager is particularly useful for safekeeping contracts, extensions, sick-leave certificates, occupational risk prevention courses and the paperwork signed by each employee, all linked to their record. ## How do you choose the right document management system? Not every system serves the same purpose or suits every size of company. To get it right, follow these steps: ### 1. Identify your company's real needs Before looking at tools, ask yourself what problem you want to solve. Do you need to centralise employment documentation? Sign contracts remotely? Give employees access to their own payslips? Defining the objective clearly stops you paying for features you'll never use. ### 2. Assess security and regulatory compliance The system must comply with the Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, the EU's General Data Protection Regulation) and guarantee access control, encryption and the proper retention of documents. With employment documentation this isn't optional: it's a legal obligation. ### 3. Check that it integrates with your people management A standalone document manager forces you to duplicate work. Ideally it should be part of your HR software, so that each document is linked to the employee and connected to the rest of your processes: time tracking, holiday management or payroll. ### 4. Choose the option that fits your budget There are everything from very comprehensive solutions aimed at large corporations to simple, affordable tools designed for SMEs. Choose the one that covers your needs without over-engineering the spend. ## LapsoWork's document manager LapsoWork includes document management functionality that lets you unify all your company's information and documentation in digital format. With it you can: - Store and organise each employee's documents within their record. - Share contracts, policies or announcements securely. - Sign documents digitally, with no printing or scanning. - Control who accesses each file. And because it's part of an all-in-one human resources platform, your documentation stays connected to clock-ins, shifts, holidays and the rest of your team management. You can find all the details on the document manager software page. Want to see it working with your company's real documentation? Request a demo and we'll show you around, with no commitment. --- ## Software as a Service (SaaS): how does it help HR in an SME? URL: https://lapsowork.com/en/blog/software-as-a-service-hr/ Publicado: 2023-10-03 Resumen: What software as a service (SaaS) is and how an HR SaaS helps your SME clock in, manage holidays and payroll, and comply with the law without installing anything. If you manage human resources at an SME and still rely on Excel spreadsheets, scattered emails and physical folders, you are probably losing several hours every week on tasks a program could handle on its own. The solution most Spanish companies have adopted in recent years is **software as a service (SaaS)**: cloud applications paid for by subscription that require nothing to be installed. In this article we explain exactly what a SaaS is and, above all, **how an HR SaaS helps your department** day to day. ## What is software as a service (SaaS)? **Software as a service** is an application you access directly over the internet, with your username and password, without installing anything on your computer or paying for your own servers. The provider takes care of the hosting, backups, security and updates; you simply pay a monthly or annual fee to use it. You are almost certainly already using several SaaS tools without realising it: web-based email, a shared cloud calendar, a video-call tool or online storage. They all work under the same model. Their advantages over traditional "install-it-yourself" software are clear: - **No upfront investment in hardware or licences.** You pay a usage-based subscription, usually per employee per month. - **Access from anywhere and any device**, with an internet connection. Ideal for teams that work remotely or on the move. - **Automatic updates** included: you always work with the latest version, with no migration projects. - **Scalability**: if your workforce grows, you scale up; if it shrinks, you adjust. You pay for what you use. - **Security and backups** managed by the provider, something that is hard to guarantee with a spreadsheet on a local computer. Applied to human resources, this model allows an SME with no IT department to have a professional people-management tool for just a few euros a month. ## How does a SaaS help the HR department? Managing people involves plenty of repetitive tasks: recording working hours, approving holidays, preparing payroll, filing contracts, communicating changes. An HR SaaS centralises all of that on a single platform and automates the most tedious part. These are the concrete benefits you will notice from the very first week. ### 1. It speeds up internal processes Shifts, rotas, task assignments, absence requests… What used to go back and forth by email or WhatsApp is now handled in a single place, with automatic notifications and no duplication. The manager stops being an "inbox" for requests and information stops getting lost. ### 2. It reduces costs and paper By digitising contracts, payslips and communications, you eliminate printing, filing cabinets and the time spent hunting for a document when an inspection or an employee asks for it. Everything is kept tidy in a document manager that is accessible instantly, with permissions by profile. ### 3. It helps you comply with the regulations Since 2019, **recording working hours has been mandatory** for all companies, and the regulations are moving towards digital clock-in that is tamper-proof and remotely accessible. An HR SaaS for time tracking records each entry and exit automatically, keeps the history for the four years the law requires and generates the reports that the Inspección de Trabajo (Spanish Labour Inspectorate) may ask for. It also makes it easier to comply with the Ley 10/2021 on remote working and, in companies that are required to have one, to provide an internal whistleblowing channel. ### 4. It simplifies holidays and absences The employee requests their holidays from their phone, the manager approves them with a single click and the system automatically updates the team calendar and the available days. No more overlaps, no more lost emails and no more arguments about how many days are left. ### 5. It automates payroll An HR SaaS connects hours worked, absences and the month's variables to prepare payroll without manual calculations. It reduces errors, saves hours of admin and makes working with your payroll bureau easier, as they receive the data already organised. ## Why a SaaS rather than an installed program? For an SME, setting up "classic" HR software —with its own server, licences and maintenance— almost never pays off: it requires investment, technical staff and manual updates. The SaaS model removes all those barriers. You start using it the same day, you pay a predictable per-employee fee and the provider makes sure it works and stays up to date. In short, **human resources software as a service** turns scattered, manual tasks into automatic, orderly processes that comply with the law, without needing technical know-how or investing in infrastructure. If you want to see how it works in your case, you can request a demo or check our pricing per employee per month. The quickest way to clear up any doubts is to try it yourself with your own workforce. --- ## Most used payroll software in Spain (2026) URL: https://lapsowork.com/en/blog/most-used-payroll-software/ Publicado: 2023-09-19 Resumen: A comparison of the most used payroll software in Spain in 2026: A3Nom, Nominasol, Sage and more. Pricing, features and which to pick for your SME. Calculating payroll by hand stopped making sense years ago. Between collective-agreement changes, Seguridad Social (Spanish Social Security) contributions, the new MEI band or shifts in the SMI (Spain's statutory minimum wage, €1,184 gross per month over 14 payments in 2025), a single miscalculation can end in a penalty or a disgruntled employee. That is why any SME running several payrolls needs **payroll software** that automates the calculation in line with Spanish law and produces the legal documents without any headaches. In this article we go through the **most used payroll programmes in Spain** in 2026, with their main features and indicative pricing, so you can compare before deciding. ## A3Nom (Wolters Kluwer) A3Nom (previously known as A3Asesor Nom) is one of the most established and robust solutions on the market, developed by **Wolters Kluwer**. It is especially popular among **professional practices and consultancies** that manage payroll for many companies at once. - Available as an on-premise install and in a cloud (SaaS) model. - Automatic updates whenever regulations or collective agreements change. - Integration with the rest of the a3 suite (accounting, tax, etc.). - Indicative price: from around **€50/month**, scaling with volume and modules. It is a powerful tool, designed more for consultancies and high volumes than for an SME that simply wants to run its own payroll. ## Nominasol (Sage / formerly Delsol) Nominasol is a classic among Spanish SMEs thanks to its **simple interface** and gentle learning curve. It was born under Delsol and today forms part of the Sage ecosystem. - Available in a local (on-premise) version and in the cloud. - Focused on ease of use for the self-employed and small businesses. - There is a low-cost basic version to get started. - Indicative price: from around **€23/month** in the cloud; the local version is sold via an annual licence. It is a good entry point for anyone after something affordable and straightforward for payroll calculation, without too many frills. ## Sage 50 and Sage Despachos Sage is another essential name when it comes to payroll in Spain. **Sage 50** builds payroll management into an accounting and invoicing solution, while **Sage Despachos** is aimed at consultancies working with multiple clients. - Payroll calculation, social security contributions and official forms. - Ongoing updates whenever the law changes. - Integration with accounting and tax filing. - Indicative price: varies widely by package; check with Sage based on your number of employees and modules. It is a solid option when you want to unify payroll and accounting under a single provider. ## Other common options Beyond the above, in the Spanish market you will come across names such as **NominaPlus** (a Sage veteran, still in use at many companies), **online consultancy** solutions that combine software with advisory services, and **all-in-one HR** platforms that include the payroll module alongside time tracking, holidays and employment documentation. This last trend is the one growing fastest among SMEs: instead of having one programme just for payroll and another for clocking in, another for holidays and a shared folder for contracts, everything is centralised in a single tool. ## How to choose the right payroll software There is no "best" payroll software in the abstract: there is the one that best fits your company. Before deciding, weigh up: - **Payroll volume**: a consultancy with hundreds of employees is not the same as an SME with 15. - **Regulatory updates**: make sure the provider automatically updates contributions, MEI bands, the SMI and collective agreements. - **Signing and delivery of payslips**: a digital payslip with an electronic signature saves paper and provides legal proof of delivery. - **Integration with the rest of HR**: if you also manage time tracking, holidays and shifts, having everything on a single platform saves you time and avoids data-transfer errors. - **Real budget**: on top of the licence cost you have to add your team's time. Sometimes a slightly more expensive tool pays for itself through the hours of admin it saves. ## Payroll within an HR platform At LapsoWork we approach payroll from a different angle: instead of a standalone calculation programme, we offer payroll management integrated into a complete human resources platform. That means payroll connects with the hours clocked, the approved holidays and the employee's data, without having to enter the information twice. On top of that, every worker receives their digital payslip, views it from their phone and signs it electronically, with everything filed away in the document manager. Less paper, fewer emails and legal proof of every delivery. If you are comparing payroll programmes for your SME, it is worth weighing up whether you want a tool purely for calculation or a platform that resolves the whole of employment management in one go. The best way to check is to try it with your own data. --- ## How Woffu works: a practical guide to the HR software URL: https://lapsowork.com/en/blog/how-woffu-works/ Publicado: 2023-09-05 Resumen: What Woffu is and how its HR software works: time tracking, holidays and shifts explained step by step for Spanish SMEs in 2026. If you are weighing up whether to digitalise your company's people management, Woffu is probably one of the names you have come across. It is one of the longest-standing human resources platforms on the Spanish market, and many SMEs use it every day to clock in, request holidays or organise shifts. But before signing up for any tool, it is worth understanding exactly what it does and how it fits into your team's day-to-day routine. In this guide we explain, without jargon and with both feet on the ground, what Woffu is, how each of its modules works and what you should keep in mind when comparing HR software options in 2026. ## What is Woffu? Woffu is a cloud-based human resources management tool designed above all for time tracking and absence management. It was created in response to a very specific problem faced by Spanish companies: keeping a legal record of working hours without the paperwork. Ever since time tracking became mandatory for all companies in 2019, and with the arrival of the **reinforced digital clock-in requirement (fichaje digital) coming into force in 2026**, having a reliable system stopped being a luxury and became a necessity. This is where Woffu positions itself: as a platform that centralises clock-ins, holidays and shifts in a single place, accessible from a computer or a mobile phone. In practice, it works as a dashboard where each employee has their own access and the company gains visibility over hours worked, absences and workforce planning. ## How does Woffu work? Woffu is organised into several modules that cover the most common tasks of a people department. These are the main ones. ### Time tracking This is the heart of the tool. Every worker records their start time, their end time and their breaks from the web or the mobile app. The company, for its part, can check in real time who has clocked in, who is on a break and how many hours each person has accumulated. The system automatically generates the reports that the Inspección de Trabajo (the Spanish Labour Inspectorate) may request, so there is nothing to reconstruct by hand. This is the most widespread use of platforms like Woffu and, if that is your case, it is worth comparing how each time tracking software handles it before you decide. ### Holiday manager Each employee sees their balance of available days and requests their holidays or leave directly from the platform. The request reaches their manager, who approves or rejects it with a single click, and the system deducts the days automatically. For the company this means the end of email chains and Excel spreadsheets: you can see at a glance who will be away each week, which makes planning far easier. It is a feature we now consider standard in any holiday management software. ### Shift scheduling Woffu lets you create work calendars and rotas from templates, which is especially useful in sectors with rotating hours such as hospitality, retail or industry. Once they are set up, workers receive a notification with their assigned shift, avoiding confusion and last-minute alerts. ### Other features Beyond these three pillars, Woffu includes other supporting tools: - **Document management**, to share payslips, contracts and announcements with the workforce. - **Internal communication**, to get notices and updates out to the whole team. - **HR reports**, with data on absenteeism, overtime or holiday usage that help inform decisions. These are complementary modules that extend the tool beyond pure clock-ins, although their depth varies depending on the plan you sign up for. ## What to consider when choosing your HR software Woffu is a solid, proven option, but it is not the only one on the market. When comparing tools, we recommend looking at four aspects: 1. **Up-to-date legal compliance.** With the new 2026 digital clock-in regulation (fichaje digital), make sure the platform records working hours in a way that is tamper-proof and traceable. 2. **Features you will actually use.** An extra module adds nothing if your team is not going to use it; prioritise what solves your day-to-day. 3. **Ease of use.** If the tool is complex, your staff will reject it. Real adoption is what makes the difference. 4. **Price and lock-in.** Compare the cost per employee and check whether there are annual contracts or whether you can cancel whenever you like. ## LapsoWork, an alternative worth considering If you are comparing options, LapsoWork covers the same ground as Woffu (time tracking, holiday management and shift scheduling) and adds modules that many SMEs end up needing, such as payroll software or the mandatory whistleblowing channel (canal de denuncias). Our approach is simple: a platform your team understands from day one, adapted to current Spanish regulations and with no annual lock-in. You can take a detailed look at our shift scheduling software or check our pricing directly to see what best fits the size of your company. The best way to know whether a tool works for you is to try it with your own workforce. Whether it is Woffu, LapsoWork or another, take the time to run a real demo before committing: it is the only way to confirm that it fits how your team actually works. --- ## How to create work schedules: a practical guide for SMEs URL: https://lapsowork.com/en/blog/how-to-create-work-schedules/ Publicado: 2023-08-01 Resumen: Learn how to create work schedules step by step: shift planning, dividing up working hours and building legal rotas without wasting hours in Excel. Organising a team's schedule seems straightforward until you sit down in front of the spreadsheet: you have to cover every shift, respect rest periods, fit in holidays, account for sick leave and, on top of all that, stay on the right side of the law. If you lose an entire afternoon every month working out who clocks in and who clocks out, this guide is for you. Let's look, step by step, at how to create work schedules that work for your SME and for your staff. ## Planning the working schedule Before you assign names to the boxes on a rota, you need to plan. And planning means answering one basic question: **what does your business need to cover, and when?** The starting point is to identify the company's daily tasks and the time slots in which they have to be carried out. A shop doesn't have the same workload peaks as a workshop or a restaurant. That's why, before distributing staff, it pays to map out demand: - **Periods of higher and lower activity** throughout the day and the week. - **Minimum staffing required** in each slot to deliver a quality service. - **Profiles and qualifications** needed at each moment (not everyone can do every task). - **Seasonal peaks** or specific events that call for reinforcing the team. With that map in front of you, distributing staff across shifts stops being a matter of intuition and becomes a data-based decision. What's more, good planning is the best way to **comply with employment law**: the Estatuto de los Trabajadores (Spanish Workers' Statute) sets working-time limits (40 hours a week on average over an annual reference period), minimum rest periods of 12 hours between shifts and a day and a half of weekly rest. If you factor in these limits from the planning stage, you won't have to rebuild the entire rota later. ### Don't forget the time-recording obligation Since 2019, in addition to organising schedules, your company is required to **record the actual hours worked** by each employee. Planning the theoretical shift is one thing; proving the hours actually worked is another. Keep this obligation in mind from the outset, because the rota and time tracking have to go hand in hand. If you want to go deeper, you can rely on time-tracking software that brings both together. ## Creating the work schedules Once you've planned, it's time to build the rota. Here you essentially have two routes. ### Option 1: spreadsheets For a very small company with few employees and stable shifts, a spreadsheet may be enough. It's free and flexible. But it has a hidden cost: **every change is made by hand**. A last-minute absence, a shift swap or a holiday request forces you to recalculate the whole rota and notify each person yourself. As the workforce grows, the spreadsheet becomes unmanageable and errors multiply: overlaps, uncovered shifts or rest periods that aren't respected. ### Option 2: shift-management software When the team grows or shifts are rotating, the efficient approach is to rely on specialist software. A good system **generates the rota automatically**, taking into account: - The workers available in each slot. - Holidays already approved and expected absences. - Sick leave and last-minute changes. - The qualifications needed for each role. This gives you an optimal distribution of staff without spending hours on it, and each employee receives their schedule in the app with no chains of messages or misunderstandings. ## From the rota to day-to-day: making everything actually add up Creating the schedule is only the beginning. The real challenge is getting the theoretical shift to match the reality of day-to-day operations, with all their unforeseen events. These are the three pillars that keep things from spiralling out of control: 1. **Clear communication.** Everyone should know their schedule in advance and be able to check it at any time. A team app avoids the classic "nobody told me about the change". 2. **Agile management of holidays and absences.** If holiday requests are approved in the same system where the rota lives, you won't have to cross-reference data by hand or discover an uncovered gap at the last minute. 3. **Integrated time recording.** Actual clock-in data tells you whether the planned schedule is being met, whether there are overtime hours you hadn't anticipated and whether rest periods are being respected. It's your evidence before the Inspección de Trabajo (Spanish Labour Inspectorate) and your barometer for adjusting future rotas. ## Best practices for creating schedules that work - **Get ahead of the high season.** Publish rotas with enough notice for staff to organise themselves. - **Share the load fairly.** Rotate the least popular shifts (nights, public holidays, weekends) so they don't always fall on the same people. - **Respect rest periods by default.** Configure the system to warn you if a shift breaches the 12-hour rest period between working days. - **Listen to your team.** Gathering preferences reduces last-minute changes and improves the working atmosphere. - **Review and adjust.** Compare what you planned against what was clocked in each month and fine-tune the next rota. ## Conclusion Creating work schedules comes down to two phases: **planning** well (knowing what needs covering and with whom) and **building** the rota while respecting both the law and the team's needs. For a micro-business, a spreadsheet may do the job; as soon as the workforce grows or shifts start rotating, management software saves you time, cuts down on errors and gives you the peace of mind of staying compliant. In the end, a good schedule doesn't just organise the work: it improves service, reduces stress and keeps your team happier. Want to stop wrestling with Excel every month? Discover how LapsoWork helps you create rotas in minutes and request a free demo. --- ## Five-shift schedule: what it is, examples and how to build the rota URL: https://lapsowork.com/en/blog/five-shift-schedule/ Publicado: 2023-07-18 Resumen: A practical guide to the five-shift schedule (5x2 pattern): what it is, rotation examples, working hours and rest periods, and how to build the rota hassle-free. If your business needs coverage from Monday to Friday (or even all seven days) and not everyone can work the same hours, sooner or later you end up drawing up a rota. One of the most common in Spanish SMEs is the **five-shift schedule**, better known as the **5x2 pattern**. In this guide we explain what it involves, how the rotations are organised, what the law says about working hours and rest periods, and how to set it up without going mad over Excel spreadsheets. > Just want the rota? The **[shift schedule generator](/en/shift-schedule-generator/)** works it out for you — five-crew continuous, four crews, three rotating shifts or your own cycle — and downloads it as a CSV for Excel. Free and with no sign-up. ## Five-shift schedule: what does it involve? A five-shift schedule is a **work rota** in which each person works **5 days and rests for 2**. That is why it is also called the **5x2 pattern**. It is the classic Spanish working-week arrangement: five consecutive working days and a weekend (or two consecutive days) of rest. Building on that basis, the schedule can be one of two types: - **Static (or fixed)**: each employee always works the same hours. For example, the whole morning team clocks in from 8:00 to 16:00 and rests on Saturday and Sunday, week after week. - **Rotating**: shifts change over time to share out mornings, afternoons and nights, or so that weekend rest days rotate across the workforce. This is the norm when the business is open for long hours or all seven days. The choice depends on the real needs of the business: an office that closes at the weekend is not the same as a shop, a healthcare centre or a factory that cannot stop. ## Example of a five-shift schedule The easiest way to understand it is with an example of a three-shift rotation (morning, afternoon and night) over a 5x2 pattern. Imagine a team with several groups rotating week by week: - **Week 1**: morning shift (for example, 6:00 to 14:00), Monday to Friday. - **Week 2**: afternoon shift (14:00 to 22:00), Monday to Friday. - **Week 3**: night shift (22:00 to 6:00), Monday to Friday. Each group moves forward one position every week, so that everyone works all the shifts in an even-handed way and nobody is always stuck with nights. If the business is also open at the weekend, additional groups are added so that the two rest days rotate and never fall on the same people every time. The important thing is that the rota is **clear, published in advance and balanced**: total hours, nights and free weekends should be shared out fairly throughout the year. ## The most common rotating shift patterns The 5x2 is the most widespread, but it is not the only one. Depending on how many days are worked and how many are rest days, different shift lengths are combined: - **5x2**: 5 working days and 2 rest days, usually with **8-hour** shifts. It is the standard working-week pattern. - **6x2**: 6 working days and 2 rest days, also with shifts of around 8 hours. Useful when you need to cover more consecutive days, but it requires keeping a close eye on the weekly total. - **4x3**: 4 working days and 3 rest days, with longer shifts of around **10 hours**. It concentrates the hours into fewer days in exchange for longer rest periods. Each pattern has its advantages: the 5x2 is predictable and easy to manage; the 4x3 offers long blocks of rest; the 6x2 provides more coverage. The key is to choose the one that fits your activity **without breaching the legal limits on working hours and rest periods**. ## Working hours and rest periods: what the law says When designing any shift schedule you have to respect the limits set out in the **Estatuto de los Trabajadores** (Spain's Workers' Statute): - **Maximum working time**: 40 hours per week of effective work on average over an annual reference period. Collective agreements may set a shorter working week. - **Rest between shifts**: a minimum of **12 hours** between the end of one shift and the start of the next. This is particularly tricky in rotations that chain a night shift with a morning one. - **Weekly rest**: a minimum of **an uninterrupted day and a half** (usually the weekend), which can be accumulated over periods of up to 14 days. - **Night work**: night shifts may not exceed 8 hours on average over a 15-day period, and entitle the worker to the compensation set by the collective agreement. In addition, since 2019 every company has been obliged to keep a **daily record of working hours** for each employee. A shift rota does not replace clock-in records: they are two different things. The rota plans who works and when; the time record documents what actually happened each day. If you want to dig deeper into this obligation, we explain it in our guide to time-tracking software. ## How to build the rota hassle-free You can start with an Excel spreadsheet, but as soon as you have several groups, rotations and absences (holidays, sick leave, permits), Excel becomes a constant source of errors: overlaps, uncovered gaps, people going over their hours or rest periods that are not respected. Good shift software helps you to: 1. **Design the pattern once** (5x2, 6x2, 4x3, etc.) and replicate it automatically across the calendar. 2. **Rotate the groups** without having to reposition cells by hand every week. 3. **Notify the team** of their shifts on their phones, so nobody gets caught out. 4. **Cross-check the rota with holidays and absences**, so that a shift is never left uncovered by surprise. 5. **Keep an eye on the legal limits** on working hours and rest, warning you before they are breached. With this, building (and above all maintaining) a five-shift schedule stops being a job of hours every week and becomes a matter of minutes, with the peace of mind that the rota complies with the law and the team always knows where it stands. --- ## Rotating shift work schedule: a practical guide for SMEs URL: https://lapsowork.com/en/blog/rotating-shift-work-schedule/ Publicado: 2023-07-04 Resumen: Learn what rotating shifts are, the most common patterns (6x2, 5x2, 4x3) and how to build a rotating shift work schedule without mistakes. Covering a service from morning to night, keeping a factory running around the clock or serving customers seven days a week cannot be solved with a single team working nine to five. That is where **rotating shifts** come in, and with them the headache of working out who is on duty, when they rest and how to stop anyone chaining a night shift straight into a morning one. If you run an SME with several shifts, this article explains what rotating shifts are, what patterns exist and how to build a schedule that complies with the law and does not steal hours of spreadsheet work from you every week. > Just want the rota? The **[shift schedule generator](/en/shift-schedule-generator/)** works it out for you — five-crew continuous, four crews, three rotating shifts or your own cycle — and downloads it as a CSV for Excel. Free and with no sign-up. ## What are rotating shifts? Rotating shifts are a way of organising work in which the hours of the working day are split into different time slots (morning, afternoon and night) and teams **take turns** across them on a periodic basis. Instead of one person always working mornings, they do afternoons one month, nights the next, then mornings again, and so on. It is the usual way to provide continuous cover without burning anyone out with endless working days, and it is expressly recognised in the **Estatuto de los Trabajadores** (the Spanish Workers' Statute, Real Decreto Legislativo 2/2015, BOE-A-2015-11430). Its article 36 regulates shift work and night work, and sets out rules worth being clear about before designing a schedule: - No worker may be on the night shift for more than **two consecutive weeks**, unless they request it voluntarily. - There must be a minimum of **12 hours' rest** between the end of one working day and the start of the next. - Night work (between 22:00 and 06:00) carries specific pay or compensation in the form of rest, depending on the collective agreement. - The working day of night workers may not exceed an **average of 8 hours a day** over a 15-day period. ### Types of shift based on coverage Not every company needs the same level of service. Depending on how many hours and days need covering, three models can be distinguished: - **Discontinuous shifts.** Split between morning and afternoon, Monday to Friday, with the weekend off. This is typical of retail or an office with extended hours. - **Semi-continuous shifts.** Usually three shifts (morning, afternoon and night) that include Saturdays, with a stop on Sunday. Common in workshops, logistics or production that does not need to open on public holidays. - **Continuous shifts.** Round-the-clock cover, 365 days a year. This is the case for care homes, hospitals, industrial plants or emergency services. ### Rotation variants Within each model, the rotation can be organised in several ways: - **Double rotation:** two shifts that alternate (morning and afternoon). - **Triple rotation:** three shifts (morning, afternoon and night) that rotate between the teams. - **Natural or reverse rotation:** this refers to the direction of the rotation. *Natural* rotation moves towards later shifts (morning → afternoon → night), which is the more advisable option because it respects the body clock better; *reverse* rotation runs the other way and tends to cause more fatigue. ## What are rotating shift patterns? A shift pattern is the formula that sets how many days in a row are worked and how many are rest days before the cycle repeats. Choosing the right pattern is what separates a balanced schedule from one that drives up burnout-related absences. These are the most common patterns in Spanish SMEs: - **6x2 pattern.** Six days of work followed by two days of rest. It provides plenty of cover, but it chains together quite a few working days, so fatigue needs watching. - **5x2 pattern.** The classic Monday-to-Friday with the weekend off. Simple to manage and the most common option when there is no need to open on public holidays. - **4x3 pattern.** Four working days (often 10–12 hours each) and three days of rest. It concentrates the hours and delivers long weekends, which is highly valued by staff, but it requires keeping a close eye on daily hours so as not to exceed legal limits. The key point is that, whatever the pattern, the split must be **fair**: nights, weekends and public holidays should rotate across the whole team and never fall on the same people. A poorly distributed schedule creates resentment and staff turnover. ## How to build a rotating shift schedule step by step Building a rotating schedule is not guesswork: it is an orderly process. These are the steps we follow with the SMEs that manage shifts: 1. **Define the coverage you need.** Do you open Monday to Friday or all seven days? How many hours a day? This determines how many shifts and how many people per shift you need. 2. **Work out the minimum staffing per shift.** Take holidays, sick leave and unexpected absences into account. If you cut it too fine, any absence forces you into last-minute juggling. 3. **Choose the rotation pattern.** Pick between 5x2, 6x2, 4x3 or another option depending on your activity, and decide whether the rotation will be natural or reverse. 4. **Distribute the shifts fairly.** Make sure nights, weekends and public holidays rotate across the whole team. 5. **Check the legal limits.** Verify the 12 hours' rest between working days, the weekly rest and the two-consecutive-weeks cap on night shifts. 6. **Communicate the schedule in advance.** Staff need to know their shifts with enough notice to organise their lives. Last-minute changes are the main source of conflict. ### The spreadsheet problem Many SMEs still build their shifts in a spreadsheet. It works… until the first absence hits, someone asks for a swap, another person complains they have three nights in a row, and you discover two people are assigned to the same shift while another slot is left uncovered. The spreadsheet does not flag overlaps, does not check minimum rest periods and does not notify the team when you change something. A **shift management software** solves exactly that: it generates the rotating schedule automatically, detects rest breaches, reconciles absences and notifies each person of their hours. With LapsoWork you create reusable rotation templates, drag shifts around, see at a glance who is available and publish the schedule so the whole team can check it from their phone. What's more, by connecting shifts with time tracking, each employee's clock-in record is automatically cross-checked against the planned schedule. That way you spot discrepancies, calculate overtime and reach payroll close with the figures reconciled, without recounting anything by hand. ## Conclusion Designing a rotating shift work schedule is about striking the balance between the coverage your business needs, a fair split across your staff and the limits set by the Estatuto de los Trabajadores. With the right pattern and a tool that automates planning and monitors rest periods, you stop losing hours every week and avoid the mistakes that end in conflict or penalties. Choose the system that best fits your activity, share it out fairly and lean on software that works for you. --- ## How to create a shift schedule step by step URL: https://lapsowork.com/en/blog/how-to-create-a-shift-schedule/ Publicado: 2023-06-20 Resumen: Learn how to build a work shift schedule from scratch: what it is, legal requirements, steps for rotating shifts and how to do it in Excel or with software. Organising a team's shifts is one of those tasks that look simple until you sit down to do them. Covering every time slot, respecting the legal rest periods, avoiding overlaps and making sure nobody gets lumped with two back-to-back shifts… it all has to add up. And if your company works with rotating shifts, things get even trickier. In this guide we explain what a shift schedule is, what requirements it must meet under current regulations and how to build one step by step, whether in Excel or with dedicated software. > Just want the rota? The **[shift schedule generator](/en/shift-schedule-generator/)** works it out for you — five-crew continuous, four crews, three rotating shifts or your own cycle — and downloads it as a CSV for Excel. Free and with no sign-up. ## What is a shift schedule? A shift schedule is the document that sets out each employee's working hours within a given period. It shows who works, in which time slot and on which days, so that the whole team knows in advance when they are due to clock in and clock out. That period can be weekly, monthly, quarterly or even annual, depending on the sector and the stability of the activity. In hospitality or retail it tends to be planned with a shorter horizon; in industry or healthcare, where rotating shifts are well established, teams work with calendars spanning several months. The goal is twofold: to guarantee that the company's activity is always covered and, at the same time, that every worker is clear about their hours, their rest periods and their time off. ### Essential requirements of a work schedule For a schedule to do its job, it is not enough to hand out hours at random. It must meet several requirements: - **Visual clarity.** Anyone should be able to understand it at a glance: who works, when and on which shift. No ambiguities and no cells that could be read two different ways. - **Advance planning.** The company is obliged to communicate the work calendar with enough notice for the worker to organise their personal life. Publishing it a day ahead is neither good practice nor usually in line with what the collective agreement requires. - **Respect for legal rest periods.** The Estatuto de los Trabajadores (Spain's Workers' Statute) sets a minimum rest of 12 hours between the end of one working day and the start of the next, and a minimum weekly rest of one and a half uninterrupted days. The schedule must always respect these. - **Compliance with the collective agreement.** Many collective agreements regulate shift rotation, night-work limits or the notice period for communicating changes. The schedule must comply with whatever your collective agreement states. - **Consistency with the time record.** Since 2019, time tracking has been mandatory in Spain, so the schedule must match what is later reflected in each employee's daily clock-in record. ### Rotating work shift schedule Rotating shifts are those in which workers change time slots cyclically: one week on mornings, another on afternoons and another on nights, for example. They are common in factories, hospitals, security or any activity that needs round-the-clock cover. Their advantage is that they share out the least desirable shifts (especially the night shift) fairly across the whole team. Their difficulty is that planning them by hand is tedious and error-prone: you have to make sure the rotation is fair, that the rest periods between shift changes are respected and that nobody moves from a night shift to a morning shift without the mandatory rest hours. ## How do you create a shift schedule? Building a schedule need not be a headache if you follow a logical order. These are the four basic steps. ### 1. Establish your company's shifts The first step is to define which time slots your business needs to cover. The most common approach is to work with three shifts: - **Morning shift**, for example from 6:00 to 14:00. - **Afternoon shift**, from 14:00 to 22:00. - **Night shift**, from 22:00 to 6:00. Not every company needs all three. A shop might have only a morning and afternoon shift, whereas a factory with continuous production will need to cover all 24 hours. Define your slots before assigning anyone. ### 2. Determine how many workers you need on each shift Once the shifts are defined, work out how many people you need on each one. This is influenced by the real workload of each slot (a café does not need the same staff at 8:00 as at 17:00), the tasks that must be covered and the activity peaks. Also bear in mind the foreseeable absences: holidays, sick leave, time off. A good schedule leaves room for the unexpected without the business suffering. This is where having your holiday management software well organised makes the difference, because you can see at a glance who is available. ### 3. Distribute workers across shifts With the shifts and the number of people clear, it is time to assign names. At this point it is worth considering each worker's availability, their preferences where possible, seniority and, above all, the constraints of the collective agreement and the law. Distribute the shifts in a balanced way. If it is always the same people who take on the nights or the weekends, sooner or later conflicts will arise and staff turnover will increase. ### 4. Build the rotating shift schedule If your company works with rotation, this is the most delicate step. The idea is to design a cycle that repeats: for example, a pattern of morning-morning-afternoon-afternoon-night-night-off-off that rotates among the different groups of workers. When setting up the rotation, always check that: - Nobody moves from a night shift to a morning shift without the minimum 12 hours of rest. - The weekly rest is respected in every cycle. - The rotation shares out night shifts and public holidays fairly across all groups. Once the base cycle is set up, replicating it for the following weeks or months is simply a matter of repeating the pattern. ## Work schedule in Excel Excel is where many SMEs start, and for small teams it can work. The advantage is obvious: it is free (or nearly so) and everyone knows how to handle it, at least at a basic level. To set up a basic schedule in Excel you can create a table with the days of the month in the columns and the workers' names in the rows, filling each cell with the corresponding shift (M, A, N or off). Using colours for each shift helps a lot to read it at a glance. The problem appears when the team grows or the shifts rotate. Excel does not warn you if you have put someone on nights and then on the morning after, it does not monitor rest periods, it does not reconcile holidays automatically and, every time there is a last-minute change, you have to redo it by hand and send it back out to the whole team. On top of that, it is easy for human error to slip in and end up causing a labour dispute or even a penalty. ## Work schedule with LapsoWork When the Excel schedule starts eating up hours every week, it is time to make the leap to dedicated software. With a tool like LapsoWork, shift planning stops being a static spreadsheet and becomes something living and connected with the rest of your people management. With LapsoWork's shift software you can: - **Plan shifts visually** and duplicate rotating patterns with a single click, without rebuilding the schedule from scratch every month. - **Automatically detect** overlaps, insufficient rest periods or breaches before publishing the calendar. - **Notify each employee** of their shifts directly on their phone, with alerts whenever something changes. - **Reconcile shifts, holidays and absences** in a single view, so you never schedule someone who is on sick leave or on holiday. - **Connect the schedule to the actual clock-in**, so that the time record and the planning match and you comply with the law with no extra effort. The result is that you spend minutes on what used to take you hours, you reduce errors and you avoid the conflicts that arise when the distribution of shifts is not transparent. And it all stays integrated with your time tracking software, so managing your team's time is no longer scattered across a thousand places. ## Conclusion Building a good shift schedule comes down to defining the time slots, calculating how many people you need on each one, distributing your team in a balanced way and, if you work with rotation, setting up a fair cycle that always respects the legal rest periods. Excel can do the job to get started, but as soon as the team grows or the shifts rotate, dedicated software saves you time, errors and headaches. Plan ahead, respect the collective agreement and keep the schedule connected to the clock-in: your team will notice, and so will you. --- ## Recording working hours: paper or digital? Frequently asked questions URL: https://lapsowork.com/en/blog/time-tracking-record-paper-or-digital/ Publicado: 2023-06-06 Resumen: Time record on paper or digital? We answer the common questions: what it is, how long to keep it and which method best meets the 2026 rules. Since 2019, every Spanish company has been required to record the working hours of its employees, without exception. The question we get asked time and again is not *whether* it must be done, but *how*: is a paper sheet where each employee notes their start and finish times enough, or is it worth making the leap to a digital system? In this article we answer the most frequently asked questions about time recording and compare both methods so you can choose the one that best suits your small business. ## What is the record of working hours? The working time record is the document that keeps evidence of **the hours worked by each employee**, as required by employment law. As a minimum, it must capture the **exact start and finish time** of each person's working day, day by day. This record serves to document both ordinary hours and **overtime**, a point that has become especially relevant since its enforcement was tightened. The aim of the rule is twofold: to protect workers against unpaid excess hours and to bring transparency to the employment relationship. The obligation applies to **all companies**, regardless of their size or sector, and to all employees. Failing to comply is no small matter: penalties for breaches relating to time recording range from **751 to 7,500 euros** per affected workplace, depending on the severity. ### Who can access the record? The record must be **available** to the people the law specifies: - **Employees**, who may consult their own data. - The workers' **legal representatives** (representantes legales) and trade unions. - The **Inspección de Trabajo y Seguridad Social** (the Spanish Labour and Social Security Inspectorate), which may request it at any time. If, during an inspection, you cannot produce the record in a clear and verifiable way, the company is exposed to a penalty, even if the actual hours were worked correctly. ## How long must the working time record be kept? The company is required to **keep the records for four years**. Throughout that period, they must remain available to employees, their representatives and the Labour Inspectorate. This apparently simple requirement is one of the biggest headaches with paper records: accumulating and safeguarding four years of signed sheets, sorted by employee and by day, takes up space, deteriorates and is easily misplaced just when the Inspectorate asks for it. ## How to record working hours? The rules **do not impose a specific format**. They do not say "do it on paper" or "do it with such-and-such software": what they require is that the system, whatever it is, be **reliable, objective and accessible**. Beyond that, the company is free to choose. Let's look at the most common options. ### Recording working hours on paper The most traditional method consists of a **printed template** on which each employee notes their start and finish time and **signs** each day. It is legally valid, requires no upfront investment and anyone can understand it straight away. The problem is that it is **tedious and inefficient**, especially once you have a certain number of employees: - It relies on each person remembering to sign every day; forgetfulness is constant. - It is easy to alter after the fact (handwritten dates and times carry no reliable timestamp). - Safeguarding and organising four years of sheets becomes unmanageable. - It does not work for anyone who **works remotely** or is out of the office: there is no physical sheet to sign. For a company of two or three people in a single location it can work on an ad hoc basis. For everyone else, it almost always ends up being a source of problems. ### Recording working hours in digital format An intermediate step is to keep the record in **shared spreadsheets** (Google Sheets, Excel on OneDrive or similar). This allows remote access, automatic synchronisation across devices and does away with paper. It is quicker than paper, but it shares a fundamental weakness with it: **a spreadsheet is editable**. Anyone with access can change a time without leaving a trace, and that is precisely what an audit sets out to prevent. An open Excel file offers neither the tamper-proof timestamping nor the traceability that provides guarantees before the Inspectorate. ### Apps for recording working hours The most complete option today is a **dedicated time-tracking app**. Unlike paper and spreadsheets, an app tackles the weak points of the other methods at their root: the record is **automatic, secure and tamper-proof**, and it works just as well for someone in the office as for someone working remotely or out on the road. With LapsoWork's time-tracking software the employee clocks in with a single click and the system takes care of the rest: - **Clock in from anywhere**, with the mobile app or from a computer, ideal for remote work and staff on the move. - **Tamper-proof timestamping**: the time cannot be edited by hand; any correction is audited with author, date and reason. - **PDF reports and Excel export** ready to hand over to the Inspectorate at any time. - **Optional geolocation** and a photo of the clock-in when the role requires it. - **Automatic retention** for the four required years, without accumulating paper. - Integrated management of holidays and leave, a document manager and electronic signature, all in the same tool. This way, the record stops being an administrative burden and becomes something that just happens, while the company gains the peace of mind of complying with the law effortlessly. ## Paper or digital: which is right for you? In short, all three methods are legal, but they do not all offer the same guarantees or require the same effort: - **Paper**: valid, cheap and simple, but tedious, easy to tamper with and hard to safeguard. Only advisable for very small, on-site teams. - **Spreadsheet**: quicker and accessible remotely, but editable and without reliable timestamping, which weakens your position before the Inspectorate. - **Time-tracking app**: automatic, secure, with full traceability and valid for any type of work (on-site, remote or hybrid). It is the option that best meets the current rules with the least effort. If your workforce is growing, you have remote workers or you simply want to stop chasing signatures, the answer to "paper or digital" is becoming ever clearer. You can try LapsoWork free for 30 days and see for yourself just how easy it is to leave the paper sheet behind. --- ## Apps to clock in at work: 2026 comparison URL: https://lapsowork.com/en/blog/apps-to-clock-in-at-work/ Publicado: 2023-05-23 Resumen: We compare the best apps to clock in at work in 2026: time tracking, geolocation, legal reports and what to check before choosing one for your SME. Since 2019, recording working hours has no longer been optional, and in practice paper and Excel spreadsheets have fallen short: clock-ins get lost, are edited by hand and never hold up under an inspection. That is why most SMEs have made the leap to an **app to clock in at work**. In this article we review the most common options on the market, what each one brings and what to look out for before you decide. ## Is clocking in at work mandatory? Yes. Since **12 May 2019**, when the Real Decreto-ley 8/2019 (Spanish royal decree-law on working-time records) came into force, every company is required to record the start and end time of each employee's working day. The measure was introduced to tackle unpaid overtime and to bring transparency to the employment relationship. That obligation has been reinforced over the years. Current legislation points towards a **digital record of working hours that is accessible in real time for the Labour Inspectorate (Inspección de Trabajo), tamper-proof and kept for four years**. In 2025 and 2026, the regulatory focus has fallen precisely on electronic time recording, with penalties that can range from several hundred to several thousand euros per affected employee. In plain terms: the clock-in notebook and home-made templates are no longer a safe option. ## How do you keep a record of working hours? The law does not impose any specific technology. You can keep the record on paper, in a spreadsheet or with a specialised app, as long as the system is reliable and verifiable. In practice, however, digital solutions have taken over for several reasons: - **They prevent errors and tampering**: every clock-in is logged with its timestamp. - **They save hours of admin**: reports are generated automatically, with no need to recount cells at the end of the month. - **They reduce disputes**: both the company and the employee see the same data. - **They make inspections easier**: you can export the record in whatever format you are asked for within minutes. If you want to dig deeper into the legal requirements of a time-recording system, we have a dedicated guide on time tracking software. Below we compare the best-known apps in the sector. ## 1. Control Laboral One of the market's more established and straightforward options, designed for basic working-time recording. - **In its favour**: it covers time tracking, lets you manage work calendars and generates reports that comply with the legislation. Its minimalist approach makes it easy to get started. - **Bear in mind**: users note that some features (editing days that are already closed, changing passwords) are not very intuitive, and the free version is limited for teams that are growing. It is a reasonable choice if all you need is to clock in and little else, but it falls short when you want to bring holidays, absences or payroll together in the same tool. ## 2. Factorial One of the best-known HR platforms in Spain, with broad functional reach. - **In its favour**: on top of time tracking, it integrates holiday and absence management, documents and recruitment processes. Its offering is that of a complete human resources suite. - **Bear in mind**: as it is an extensive platform, switching on the advanced modules pushes up the price, something worth weighing if your company is only looking to clock in and manage absences. It is a solid option for anyone who wants to concentrate many HR processes in one place, though it is worth carefully assessing which modules you will genuinely use in order to keep costs in check. ## 3. Intratime An app focused on mobile clocking-in, widely used by teams that work away from the office. - **In its favour**: it incorporates geolocation with different levels of filtering and time control geared towards field or on-the-road staff. - **Bear in mind**: some users point out that the notification system is limited and that break management could be more flexible. It is a good fit when mobility is the main criterion and the team clocks in from changing locations. ## 4. Sesame Another HR platform with a strong time-tracking and automation component. - **In its favour**: it offers compatibility with biometric devices and automates the calculation of overtime, which helps in environments with shifts and irregular working hours. - **Bear in mind**: for very small companies it can prove to be an oversized solution, and management by department has room for improvement. A good candidate for medium-sized companies with well-established HR processes that are looking for automation. ## 5. LapsoWork: your time-tracking app At LapsoWork we designed the app specifically with the Spanish SME in mind: comply with the law without spending hours on admin. Here is what you can do with it. ### Clock in from the app Everyone records their entry and exit from their phone or from the browser, with nothing to install. All you need is an internet connection, so it works just as well in the office as it does for remote or on-the-road work. ### Administrator options From the admin panel you can access all the time records, approve or reject leave and holiday requests and send notifications to the whole team. Full control, with no spreadsheets in the way. ### Report generation The app generates reports that comply with the current working-time recording legislation and help you spot irregularities (incomplete days, excess hours, forgotten clock-ins) before they turn into a problem. ### Real-time data You can check who is clocking in at any given moment, with precise geolocation, which is especially useful for distributed teams or staff spread across several workplaces. ### Other features LapsoWork does not stop at clocking in. In the same tool you manage the document manager, payroll, holidays and shifts. The pricing model is based on active users, so you only pay for whoever actually uses the app, and it works on any device with no installation. ## Which clock-in app should you choose? There is no single answer: it depends on the size of your team, on whether you work from a fixed location or on the move, and on how many HR processes you want to bring together. Before you decide, check that the app: - **Complies with the working-time recording legislation** and stores the data for four years. - **Generates exportable reports** that are valid in the event of an inspection. - **Works on mobile and browser**, especially if you have remote or field staff. - **Fits your budget**, with a price that does not spiral as the team grows. - **Integrates what you need** (holidays, payroll, documents) without jumping from tool to tool. The quickest way to find out whether an app is a good fit is to trial it with your own team for a few days. If you would like to see LapsoWork in action, you can request a demo or check our pricing with no commitment. --- ## Ways to clock in at work: 6 methods and which one meets the law URL: https://lapsowork.com/en/blog/ways-to-clock-in-at-work/ Publicado: 2023-05-09 Resumen: Discover the 6 ways to clock in at work (biometrics, mobile app, QR, card...) and which one meets the time-tracking rules in force in 2026. When you only have two or three employees, jotting down the hours in a notebook seems enough. But as soon as the team grows, that manual control slips out of your hands: sheets that go missing, signatures that are missing and, above all, a record that the Inspección de Trabajo (Spain's Labour Inspectorate) would not accept in the event of a visit. Choosing well **how your workers clock in** stops being a detail and becomes a decision that saves you penalties and hours of admin. In this article we go through the six most common ways of clocking in at a company and help you decide which one fits yours. ## Why is clocking in at work mandatory? Recording working hours is not optional. Since the Real Decreto-ley 8/2019 came into force, **every company is required to keep a daily record of each worker's working day**, with the start and end times. The rules have been tightened over time and, in 2026, the time record must be **digital, accessible in real time to the Inspección and kept for four years**. Beyond the legal obligation, clocking in properly brings you concrete management benefits: - **You avoid penalties.** Infringements for failing to keep a valid record can run to several thousand euros per workplace. - **You keep overtime under control.** You know exactly who is doing it and you can compensate or pay for it correctly. - **You make better decisions.** With real data on time spent, you can adjust shifts, workloads and headcount. - **You protect your company and your team.** The record serves as evidence for both the company and the worker in any labour dispute. ## Methods for rolling out employee clocking in There is no single correct way to clock in: the law does not impose a specific format, it only requires the system to be **reliable, objective and accessible**. What matters is that the method you choose is quick and natural for your team, because an awkward system ends up full of missed entries and corrections. These are the six most widespread options. ### 1. Biometric access control This involves identifying the worker by fingerprint, facial recognition or iris scan. It is a very reliable method because no one can clock in for someone else. Its main drawback today is **legal**: in 2023 the Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, Spain's data protection authority) tightened its criteria and considers biometric data to be a special category. Except in very justified cases, **the worker's consent is not enough** to use them solely for clocking in, so biometrics are no longer recommended as a general time-tracking system. ### 2. Mobile app clocking-in system The worker clocks in from their phone with a couple of taps. It is the most practical option for **sales reps, field technicians, multi-site staff and remote workers**, since it lets them record their working day from anywhere. Many apps add geolocation at the moment of clocking in to verify the location without continuously tracking the employee. It is, by far, the method that has grown the most among SMEs. With a well-designed time-tracking app, clocking in takes no more effort than sending a message. ### 3. Software on a computer or in the cloud Clocking in is done from the browser or a desktop application, ideal for teams that work at a computer. Being in the cloud, records are centralised automatically, can be viewed in real time and are exported to PDF or Excel to present to the Inspección or your payroll adviser. It is the foundation of any modern time-tracking software and is usually combined with the mobile app to cover the whole workforce, wherever they are. ### 4. Manual control with signature sheets Paper templates or a shared spreadsheet are the cheapest system and the starting point for many small companies. It works with a couple of workers, but **it does not scale**: it is easy to tamper with, signatures get forgotten and reconstructing a whole month is a nightmare. On top of that, a paper record can hardly meet the **real-time accessibility** requirement demanded by the 2026 rules, so today it is considered a transitional solution, not a definitive one. ### 5. Identification card The employee swipes a card (magnetic-stripe, RFID or proximity) through a reader when entering and leaving. It is a classic in factories and warehouses with physical access control, comfortable and quick to use. Its limits: it requires installing hardware at each clocking-in point, the card can be lent or lost and it is no use for anyone working away from the premises. It is usually combined with software that centralises the data from the readers. ### 6. QR code on the phone Each site or each shift displays a QR code that the worker scans with their phone to clock in. It is a very quick and cheap option for **hospitality, retail or events**, where staff rotate between sites and do not always carry a card. Since the scan is recorded with time and location, it offers traceability without the need to install expensive terminals at each venue. ## Which is the best way to clock in and comply with the rules? There is no universal method: the best way to clock in is **the one that best fits your type of work while also complying with the law**. As a quick guide: - **Office or work at a computer:** cloud software. - **Teams on the move (sales reps, technicians, site work):** mobile app with geolocation. - **Remote or hybrid working:** app and software combined, with a record accessible from home. - **Hospitality and retail with shifts:** QR or mobile app. - **Factory or warehouse with access control:** identification card connected to software. In practice, the clear trend among SMEs is to **combine a mobile app and cloud software**: it covers the whole team wherever they are, centralises the data and automatically generates the reports the Inspección requires. If you also manage rotating shifts, it is worth having your clocking-in system integrate with your shift management software, so the actual record is compared against the planned rota without extra work. Whatever method you choose, make sure it meets three requirements set by the rules in force: **a reliable and tamper-proof record, real-time accessibility** for the company, the worker and the Inspección, and **retention of the data for four years**. With those three points covered, clocking in stops being an administrative burden and becomes a source of useful data for running your company better. --- ## The obligation to clock in at work: everything you need to know in 2026 URL: https://lapsowork.com/en/blog/obligation-to-clock-in-at-work/ Publicado: 2023-04-25 Resumen: Is clocking in at work compulsory? We explain who must record working hours, the exceptions, how to do it right and the penalties updated for 2026. If you run an SME and you are still unsure whether your employees are required to clock in, this article is for you. Recording working hours stopped being optional years ago, yet many companies still jot it down on a spreadsheet or simply don't do it at all. In 2026, with the Spanish Labour Inspectorate (Inspección de Trabajo) focusing on time tracking and a regulatory reform under way, it pays to have everything in order. We explain it here without the jargon. ## Is clocking in at work compulsory? Yes. Clocking in is **compulsory for all companies since Real Decreto-ley 8/2019**, which amended article 34 of the Estatuto de los Trabajadores (Spanish Workers' Statute) to include the obligation to keep a daily record of each employee's working hours. The purpose of the law is twofold: on the one hand, to tackle precarious employment and unpaid overtime; on the other, to give both the company and the employee peace of mind, putting in writing when each working day starts and finishes. That record must be kept for **four years** and be available to employees, their representatives and the Labour Inspectorate. It is worth adding an important nuance for 2026: there is a reform going through Parliament that will require the record to be **digital, remotely accessible by the Inspectorate and interoperable**. Although the final detail may change, the direction is clear: paper and spreadsheets are living on borrowed time. ## Who is required to clock in under the law? The general rule is simple: **all companies, whatever their size or sector, must record their employees' daily working hours**. It makes no difference whether you have a headcount of 3 or 300. The obligation covers: - Any professional category, from shop-floor workers to middle managers. - Full-time and part-time employees (for the latter, the record is especially relevant). - Staff working **remotely or teleworking**, who must also record their hours. - Employees who travel or work away from the workplace (sales reps, field technicians, and so on). In other words: if you have people employed under contract, you are obliged to make sure they clock in. No exceptions on the grounds of company size. ## Are there exceptions to the obligation to clock in? Yes, there are some cases that fall outside the obligation to record working hours, almost always because they involve a special employment relationship or are not governed by the general regime of the Estatuto de los Trabajadores: - **Senior management staff**, whose employment relationship is a special one (article 2 of the Estatuto de los Trabajadores) and who organise their time autonomously. - **Self-employed workers**, who, not being salaried employees, fall outside the scope of the Estatuto. - Certain special employment relationships: performers in public entertainment, professional sportspeople, staff in domestic service or prisoners in penitentiary institutions, among others. - Employees under an expressly agreed regime of **full availability and free management of their own time**, which is very rare and must be properly documented. A practical warning: these exceptions are strict and are not a shortcut. Labelling an employee as "senior management" simply to avoid having them clock in is a mistake the Inspectorate spots quickly. When in doubt, the prudent course is to record the working hours. ## What happens if you don't clock in at work? Failing to meet the obligation to record working hours has consequences, and they are not minor ones. The Labour Inspectorate treats this infringement as **serious**, and the financial penalties have been toughened with the update to the Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Under the amounts in force in 2026, a serious infringement for not keeping the record of working hours can mean a **fine ranging from around €751 up to more than €7,500**, depending on the degree and the circumstances. And be warned: the penalty applies **per workplace** affected, so in companies with several sites the figure adds up quickly. On top of this comes an indirect risk: without a reliable record, if an employee claims overtime, the company starts at a disadvantage when it comes to proving the hours actually worked. On the employee's side, refusing to clock in when the company has a system available can also lead to **disciplinary sanctions** under the collective agreement, from a formal warning through to suspension of employment and pay. ## How should you clock in at work? The law requires you to record working hours, but **it does not impose a specific method**. The company is free to choose the system, provided it is reliable and reflects the real times of arrival and departure. The most common options are: - **Manual recording** on paper or by signature: legal, but impractical and easy to manipulate. - **Physical terminals** with a card or fingerprint at the entrance to the workplace. - **Time-tracking software**, which lets employees clock in from a computer or phone and centralises all the data. Whatever the option, the system must capture the actual working day, including breaks and rest periods, and be available to the Inspectorate. With flexible schedules or teleworking, time-tracking software is, in practice, the only straightforward way to keep everything squared away. ### Requirements for a time-tracking system Before choosing a tool, check that it meets these points: - **Reliable and objective**: it must record the real working hours, without allowing opaque changes. - **Accessible and intuitive**: if it is complicated, people don't use it properly and the record loses value. - **Retention for four years** and consultation available to employees, representatives and the Inspectorate. - **Flexible**: able to handle breaks, shifts, rest periods and the unexpected without becoming a headache. - **Integrated**: ideally connected to the management of holidays and absences and to payroll, so you don't duplicate work. At LapsoWork we have designed clocking in to meet all these requirements out of the box: employees clock in from the mobile app or the browser, the record is saved automatically and you have the reports ready for any inspection. That way you stop chasing spreadsheets and focus on your business. ## In summary Clocking in is compulsory for practically every company since 2019, and in 2026 the requirement is stepping up with the digitalisation of the record. The exceptions are few and strict, the penalties for non-compliance are rising, and the best insurance is to have a reliable, simple time-tracking system. If you are still keeping it on paper or in a spreadsheet, now is a good time to make the leap. --- ## Employee time tracking: the law, your obligations and FAQs URL: https://lapsowork.com/en/blog/employee-time-tracking/ Publicado: 2023-04-11 Resumen: Everything about mandatory time recording in Spain: what the law says, employer obligations, updated penalties and how to comply without the hassle. Since 2019, every company in Spain has been legally required to record its employees' working hours. Whatever the size of your workforce or the sector you operate in, if you employ staff you must keep a record of their working time. And this is not a recommendation: it is a legal obligation, and failing to meet it comes at a high price. In this guide we explain exactly what time tracking is, what the law says, what obligations you have as an employer and how to comply without spending half a day filling in Excel spreadsheets. ## What is time tracking? Time tracking is the daily, mandatory record of each employee's working day: the time they start work and the time they finish. Its purpose is to combat precarious employment, give visibility to overtime and ensure that the rest periods and working-time limits set out in the Estatuto de los Trabajadores (Spain's Workers' Statute) are respected. This record is mandatory for **all workers**, whether full-time or part-time, and regardless of whether they work on site or remotely. It makes no difference whether a company has two employees or two hundred: the obligation is the same. ## The time-tracking law: from Real Decreto-ley 8/2019 to digital clock-in The obligation originates in **Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo** (the Royal Decree-Law of 8 March 2019), on urgent measures for social protection and combating precarious employment. It amended Article 34 of the Estatuto de los Trabajadores and established that, from **12 May 2019**, every company must guarantee a daily record of working time. Since then, the rules have been progressively tightened. The lawmaker's clear trend is towards a **digital, reliable and tamper-proof record**: the aim is to do away with easily manipulated paper-based systems and with sign-in sheets that get filled in at the end of the month. The new requirements point towards clock-in data being accessible electronically to the Inspección de Trabajo (Spain's Labour Inspectorate), to workers' legal representatives and to each employee in respect of their own data. In practice, this means that a modern time-tracking system can no longer be a paper timetable: it must record every clock-in with a timestamp, store it securely and allow it to be consulted whenever the authorities require. ## What obligations does the employer have? If you are a business owner or an HR manager, the law requires you to comply with several specific points: - **Record each worker's working day every day**, with the start time and the finish time. - **Keep the records for 4 years.** During that period they must be available and easily accessible. - **Make the records available** to workers, to their legal representatives (trade unions, works council) and to the Inspección de Trabajo y Seguridad Social (Labour and Social Security Inspectorate). - **Negotiate the recording system** through a collective agreement, a company agreement or, failing that, by decision of the employer following consultation with the workers' legal representatives. An important nuance: the record must reflect the **actual** working day, not the theoretical one in the contract. If a part-time worker puts in extra hours, the record must capture them. That is precisely one of the things the Inspectorate scrutinises most closely. ## What are the offences and penalties? Failing to keep a record of working time, or keeping it incorrectly, is considered a **serious offence** in matters of labour relations under the Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, Spain's Law on Offences and Penalties in the Social Order). The amounts have been revised upwards in recent years, so today's penalties are considerably higher than in the original wording of the law. Broadly speaking, the fines are structured as follows: - **Minor offences:** from around 70 € at the lowest grade. - **Serious offences** (this is where the failure to record working time falls): from around **751 €** at the minimum grade up to close to **7,500 €** at the maximum grade. - **Very serious offences:** these can comfortably exceed **200,000 €** in the most serious cases. What is more, the penalty applies **per workplace**, not just once per company. In other words, a chain with several premises could rack up several fines in a single inspection. On top of this, the absence of a record usually leads to regularisations of unreported overtime with the Seguridad Social (Social Security), which multiplies the real cost of non-compliance. ## What must the time record look like? The law does not impose any specific technology, but it does require the record to be **objective, reliable and accessible**. In practice, a good time-tracking system must: - **Record the daily working day on an individual basis**, with the exact clock-in and clock-out times. - **Be reliable and tamper-proof**, so that the history cannot be altered to suit anyone. - **Be kept for the required 4 years** and be exportable whenever the Inspectorate requests it. - **Allow consultation** by the worker, by their representatives and by the labour authority. Paper records are permitted, but they are the most problematic option: they get lost, they get filled in after the fact and they are very easy to challenge in an inspection. That is why the clear recommendation is to opt for a **digital system**, ideally with a mobile app so that each person can clock in from wherever they work — something essential in remote-working models or for staff who are on the move. ### Frequently asked questions about time tracking **Are SMEs and self-employed people with staff also obliged to comply?** Yes. The obligation does not depend on the size of the company. Any business with employees must record working time, including self-employed people who have staff on their payroll. **Do you have to clock in when working remotely too?** Yes. Time tracking is just as mandatory remotely as it is on site. The practical solution is a system that lets you clock in from a mobile or a browser. **Do I have to record overtime?** The record must reflect the actual working day, so any hours worked beyond the ordinary schedule will be captured. Overtime also has its own rules on compensation and social-security contributions. **How long do the records have to be kept?** Four years, and they must be available to workers, legal representatives and the Inspección de Trabajo. ## LapsoWork: simple, law-compliant time tracking Complying with the time-recording obligation need not become an administrative burden. With LapsoWork your employees clock in with a couple of taps from their phone or computer, and every clock-in and clock-out is recorded with a timestamp, stored securely and ready to export in the event of an inspection. The system works on both iOS and Android, performs equally well in the office and remotely, and integrates with the rest of your people management: holidays, shifts, payroll and documentation. So, on top of complying with the law, you gain visibility over your team's hours and save yourself hours of administrative work every month. If you would like to see how it works with your own workforce, you can request a demo or take a look at our pricing for SMEs. --- ## Breach of working hours: penalties for the employee and the company URL: https://lapsowork.com/en/blog/breach-of-working-hours-penalties/ Publicado: 2023-03-21 Resumen: Which penalties apply for breaching working hours: for the employee (Estatuto art. 54 and 58) and the company for failing to keep time records. 2026 guide. Breaching working hours has two sides that many SMEs confuse. On one hand, there is the employee who habitually arrives late, is absent without justification or fails to keep to their schedule. On the other, there is the company itself that fails to keep proper time records and exposes itself to fines from the Labour Inspectorate (Inspección de Trabajo). Both situations carry specific legal consequences, and in this article we explain which penalties apply in each case, based on the legislation in force in 2026. ## Penalties for breaching working hours When we talk about penalties, we need to draw a clear distinction as to who is in breach. It is not the same for the employee to disregard their schedule as it is for the company to fail to document its workforce's hours. Let's look at each in turn. ### Penalties for the employee The employer has the power to penalise employees who breach their employment obligations, including the obligation to comply with the agreed schedule. This power is set out in **article 58 of the Estatuto de los Trabajadores** (the Spanish Workers' Statute), which refers to the grading of offences and penalties established in the applicable collective bargaining agreement. The most common penalties for breaches of working hours are: - **Verbal or written warning** for minor offences (an isolated instance of lateness). - **Suspension from employment and pay** for a set number of days for serious or repeated offences. - **Disciplinary dismissal** in the most serious cases. It is important to be clear that the company **cannot** apply any penalty it sees fit. Article 58.3 of the Estatuto itself expressly prohibits: - Penalties consisting of the reduction of **holiday entitlement** or any other curtailment of the employee's rights to rest. - **Fines against pay** (multas de haber), that is, deducting money from the salary as a punishment. Any penalty must be defined in the collective bargaining agreement, be proportionate to the offence committed and respect the limitation periods. In addition, for serious and very serious offences it is mandatory to notify the employee in writing, stating the date and the facts that gave rise to it. ### Disciplinary dismissal Disciplinary dismissal is the most severe penalty and is governed by **article 54 of the Estatuto de los Trabajadores**. It applies only where there has been a "serious and culpable breach" of the employment contract. In terms of working hours, the most frequent grounds are: - **Repeated and unjustified absences** from work. - **Persistent lack of punctuality**, where it is continued and unjustified. For a dismissal of this kind to be declared fair, the company must be able to **substantiate the facts**. And this is precisely where time records take on decisive value: without a reliable clocking-in system, it is very difficult to prove before a court that an employee had accumulated instances of lateness or absence. Time tracking software provides an objective record of every entry and exit, something that can make all the difference if the matter ends up in court. ## Penalties for the company for failing to keep time records Since the time-recording obligation came into force (Real Decreto-ley 8/2019), **all companies are required to record their employees' working hours daily**, including the start and finish times. Failing to do so, or doing so incorrectly, is a punishable infringement. The fines are governed by the LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, the Spanish law on social order offences and penalties) and their amounts have been updated. In 2026 the amounts in force are: | Grade of infringement | Amount | |---|---| | **Minor** | €70 – €750 | | **Serious** | €751 – €7,500 | | **Very serious** | €7,501 – €225,018 | Failing to keep time records, or keeping them poorly, is considered a **serious infringement**, with fines starting at €751 and reaching up to €7,500. And it is worth bearing in mind an important nuance: the Labour Inspectorate interprets the penalty as applicable **per affected employee**, not just once per company. In a workforce of several employees, the figure can quickly spiral. The most serious cases —tampering with records or obstructing the work of the inspectorate— are classified as very serious infringements, with fines that can exceed €225,000. Against this risk, the cost of having a digital clocking-in tool is marginal. What's more, if your workforce works remotely, remember that the Ley 10/2021 on remote working requires the same time recording for teleworking. ## How do you keep time records and get employees to clock in? The simplest and safest way to meet the legal obligation and, at the same time, have evidence of any breach on the employee's part is to implement digital clocking-in software. With a tool such as LapsoWork, your employees clock in from their mobile, computer or a tablet at reception, and each record is stored with its time stamp. This allows you to: - **Comply with the time-recording legislation** without paperwork or spreadsheets. - **Detect instances of lateness and absence** objectively, with data that serves as evidence. - **Manage holidays, leave and shifts** on the same platform. - **Retain the records** for the four years the law requires. A good clocking-in system does not just protect you against the Labour Inspectorate: it also gives you the peace of mind of always having your team's actual working hours documented. If you want to see how it works, you can request a no-obligation demo and find out how easy it is to get it up and running in your company. --- ## Who pays for maternity leave? URL: https://lapsowork.com/en/blog/who-pays-for-maternity-leave/ Publicado: 2023-02-21 Resumen: Does the company or Social Security pay for maternity leave? We explain who covers the benefit, how long it lasts and how to manage it in your SME in 2026. When an employee on your team is about to become a mother or father, the same question almost always comes up at the company: during those weeks of absence, who pays their salary? Does it come out of the company's pocket or does Social Security cover it? It's a fair question, because it directly affects payroll and the SME's cash flow. Let's clear it up plainly. ## What is maternity leave? First, a point about terminology. What we still popularly call "maternity leave" (baja por maternidad) stopped existing as such in the law years ago. Since 2021 the leave is the same for both parents and is called **birth and childcare leave** (permiso por nacimiento y cuidado del menor). It is a right set out in the Estatuto de los Trabajadores (the Spanish Workers' Statute) that suspends the employment contract —without terminating it— so that the mother or father can devote themselves to caring for the newborn, adopted or fostered child. During that period the contract is "on pause": the person does not come to work, but keeps their job and remains registered with Social Security. ## Who pays for maternity leave? Here is the answer you're looking for: **maternity leave is paid by Social Security, not by the company**. Specifically, it is the Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS, the National Social Security Institute) that pays the financial benefit to the employee throughout the leave. The amount is **100% of the regulatory base**, that is, practically the same figure the person earned before the leave. The company neither advances that money nor absorbs it: its only obligation is to process the notification and keep the employee registered. That said, during that time the company does continue to pay its share of the employee's social security contributions. ## How long is the leave in 2026? From **1 January 2026**, birth and childcare leave is extended to **19 paid weeks per parent** (Real Decreto-ley 9/2025). They are split as follows: - **6 mandatory**, uninterrupted weeks immediately after the birth, adoption or fostering. - **11 flexible weeks**, which can be taken until the child turns 12 months. - **2 additional weeks**, usable until the child turns 8 years old. In the case of **single-parent families**, the leave reaches **32 weeks**. ## In which situations can it be extended? The leave can be lengthened beyond those 19 weeks in several scenarios: - **Multiple birth**: one additional week per parent for each child from the second onwards. - **Disability of the child**: one additional week per parent. - **Premature birth with hospitalisation** longer than 7 days: up to 13 additional weeks. In addition, this leave is **compatible with parental leave** of up to 8 weeks under article 48 bis of the Estatuto de los Trabajadores, which can be taken until the child turns 8 years old (the latter being unpaid by default). ## How do I handle it from the company's side? Even though Social Security pays the benefit, the company does bear the administrative side: processing the notification, planning the cover and organising the return. The more orderly your team's information is, the less room for error. A software for managing holidays and absences lets you record every leave, calculate return dates and keep all the documentation to hand from a centralised document management system. That way, birth leave stops being a headache and becomes just another routine task, controlled and free of surprises. --- ## Who pays for sick leave? A guide for employers and employees URL: https://lapsowork.com/en/blog/who-pays-for-sick-leave/ Publicado: 2023-02-07 Resumen: Who pays for sick leave? We explain who covers each stage, the first 3 days, the benefit percentages and how to manage it in your SME. When an employee goes on sick leave, the first question that arises for the company (and for the employee themselves) is always the same: **who pays for sick leave?** The answer is not simply "Social Security and that's it". The cost is split into stages between the employee, the employer and the managing body, and that split changes depending on the type of contingency. If you run an SME, it's worth being clear about this so you don't overpay or throw your payroll out of balance. Here we explain it in a simple way, with the figures in force in 2026. ## What is sick leave? Sick leave (technically, **incapacidad temporal** or IT — temporary disability) is the situation in which an employee is unable to carry out their duties due to a health problem and needs medical care. While it lasts, the contract is suspended: the employee does not come to work, but keeps their employment relationship and receives a financial benefit that replaces their salary. There are two broad types of contingency, and who pays and how much depends on them: - **Common contingencies**: common illness (a bout of flu, an infection, lower back pain) or a non-work-related accident. This is the most frequent case. - **Professional contingencies**: an occupational illness arising from work or a workplace accident, including those occurring *in itinere* (on the way to work). This distinction is crucial, because leave for professional contingencies has more generous cover from day one. ## Who pays for sick leave? For leave due to **common illness or a non-work-related accident**, payment of the benefit is split into three stages: - **Days 1 to 3**: no Social Security benefit is paid. This stage is borne by the employee (unless the collective agreement requires the employer to top it up, which is very common). - **Days 4 to 15**: the **employer** pays, out of its own resources. - **From day 16 onwards**: the **Social Security** system or the collaborating mutual insurer pays, although the amount is paid through payroll under a **pago delegado** (delegated payment) arrangement (the company advances it and is later reimbursed). As for **how much** is received in a common contingency: - **From day 4 to day 20**: **60%** of the regulatory base. - **From day 21 onwards**: **75%** of the regulatory base. Many collective agreements improve on these figures and require the employer to top up the benefit to 100% of salary for a number of days. That's why, before calculating a sick-leave payslip, the first thing to do is check the applicable collective agreement. ## Who pays the first 3 days of sick leave? This is the most frequently asked question. In leave due to a **common contingency**, the **first three days generate no Social Security benefit**: in principle, that cost falls on the employee, who would go unpaid for those days. In practice, however, two very common things happen: 1. **The collective agreement requires the employer to pay them.** A large number of agreements include the obligation to top up the benefit from the first day, so that the employee does not lose income. 2. **The employer covers it voluntarily** as part of its employment terms. The situation changes completely for **professional contingencies** (a workplace accident or occupational illness): - Benefit is paid from the **day after** the leave begins. - The benefit is **75% of the regulatory base from the first day**. - The day the leave begins is paid in full by the employer as if it were a working day. In these cases there is no "gap" of the first three days: cover starts earlier and at a higher percentage. ### And what about self-employed workers? Self-employed workers (RETA) are also entitled to temporary disability (IT) benefit, provided they are up to date with their contributions and have the contingency covered. For common illness, they are paid from the **fourth day** of leave, and payment is made by the mutual insurer or managing body with which they have the contingency covered. For professional contingencies, from the following day. ## How to manage absences in the company? Beyond knowing who pays each stage, the real challenge for an SME is **managing the paperwork and the impact on payroll** without errors. A poorly recorded sick leave can lead to an incorrect calculation, a discrepancy in contributions or a problem with the Inspección de Trabajo (Labour Inspectorate). To keep this in order, it's a good idea to: - **Record the exact start and end dates of leave** for each employee, along with the type of contingency. - **Keep the medical certificates** (leave, confirmation and discharge) centralised and accessible. - **Apply the agreement top-up** automatically, instead of calculating it by hand every month. - **Reflect the absence in the working-time record**, so that time tracking matches what the workforce has actually worked. This is where HR software makes the difference. With LapsoWork you can record sick leave, link it to time tracking and store medical certificates in the document manager, so that every absence is documented and its effect on payroll is calculated automatically. Fewer spreadsheets, fewer errors and all the traceability the Labour Inspectorate might ask you for. ## In summary - For **common illness**, the split is: days 1-3 the employee (unless the agreement says otherwise), days 4-15 the employer and from day 16 onwards Social Security. - **60%** of the regulatory base is paid from day 4 to day 20, and **75%** from day 21 onwards. - For **professional contingencies** (a workplace accident or occupational illness), **75% is paid from the day after** the leave begins. - **Always check the collective agreement**: it determines whether those first days are paid and whether there's a top-up to 100%. Having this process automated saves you time, avoids payroll errors and gives you the peace of mind of complying with the regulations in force. --- ## Permanent seasonal contract: what it is and frequently asked questions URL: https://lapsowork.com/en/blog/permanent-seasonal-contract/ Publicado: 2023-01-24 Resumen: What the permanent seasonal contract is, how long it lasts, how the recall works and what obligations the company has. Practical guide for SMEs. If your business has activity peaks tied to the season (summer campaign, harvest, ski season, Christmas reinforcements), you have probably wondered how to legally hire people you only need for a few months a year. Since the 2021 labour reform, the answer almost always lies in the **permanent seasonal contract** (*contrato fijo discontinuo*). In this article we answer the most frequently asked questions clearly and without jargon. ## What is a permanent seasonal contract? The permanent seasonal contract is a **permanent (indefinite) contract** used for work of a seasonal nature or linked to seasonal production activities, as well as for work that recurs but **not on fixed dates**. The key idea is this: the person is a permanent member of the workforce, but **only provides services during the periods when there is activity**. When the season ends, the worker is not dismissed: they move into a period of inactivity and the company is obliged to **recall them** when the activity resumes. It is governed by **article 16 of the Estatuto de los Trabajadores** (Workers' Statute), as amended by **Real Decreto-ley 32/2021** (the well-known labour reform). That reform strengthened this arrangement precisely as an alternative to the old chained temporary contracts, which became heavily restricted. **Typical use cases:** - Ski resorts and winter season staff. - Hospitality and coastal tourism (summer season). - Harvesting and agricultural campaigns. - Summer camp instructors and seasonal activities. - Retail and logistics reinforcements during the Christmas campaign. - Commercial contractors and subcontractors with intermittent activity. The important thing: even though the work is "seasonal", the contract is **permanent**. There is no end date. ## How long can you keep someone on a permanent seasonal contract? **Indefinitely.** The permanent seasonal contract has no expiry date: the employment relationship continues for as long as the seasonal activity that justifies it exists. Some practical points on how it works: - **Contributions and length of service**: the worker contributes to Social Security and accrues seniority in a way similar to the rest of the workforce. Since the 2021 reform, length of service is calculated taking into account **the entire duration of the employment relationship**, not just the periods actually worked. This affects severance payments and the salary scale. - **Periods of inactivity**: during the months with no activity, the company **does not pay a salary**, but the worker can claim **unemployment benefit** if they meet the requirements, as they are in a legal situation of unemployment. - **Documentation**: in each period of inactivity there is no end-of-contract settlement (the contract remains alive), but any outstanding amounts for the period worked are settled. A common mistake is treating each season as if it were a separate contract; it is not. ## The recall in the permanent seasonal contract: what is it? The **recall** (*llamamiento*) is the moment when the company calls the permanent seasonal worker back to work when the active season begins. It is no minor formality: it is the central obligation of this type of contract and where most disputes arise. The recall must be carried out **according to the order and manner established by the applicable collective bargaining agreement** and, failing that, as agreed in the contract. As a minimum, it must respect the principles of **seniority** within each specialty and be made in writing with sufficient notice. ### What happens if the company fails to recall the worker? If the company **fails to meet the recall obligation** (does not call the worker when it should, or does so skipping the order), the law treats it as a **dismissal**. The worker can challenge it and, if successful, it will be classified as an **unfair dismissal**, with entitlement to the corresponding severance. The deadline to claim starts from the moment the worker becomes aware of the failure to recall. ### And what if it is the worker who does not respond to the recall? If the company carries out the recall correctly and the **worker does not report for work without justified cause**, this is deemed to be a **voluntary resignation** or abandonment of the post. In that case, the worker is **not entitled to severance** for dismissal nor, in principle, to unemployment benefit arising from that termination. That is why it is so important to keep a written record of every recall: for the company it is the proof that it fulfilled its obligation. ## Differences from other contracts The permanent seasonal contract is often confused with other arrangements. These are the most important differences: - **Versus the temporary contract**: the temporary contract has an end date and, since 2021, is only allowed in very tightly defined cases. The permanent seasonal contract is **permanent** and designed precisely for recurring seasonal activity. - **Versus the part-time contract**: the part-time worker works fewer hours continuously throughout the year; the permanent seasonal worker can work full time, but **only during certain periods**. - **Versus the ordinary permanent contract**: the ordinary permanent worker provides services continuously; the permanent seasonal worker alternates periods of activity and inactivity. ## The company's obligations, in summary If you are going to use permanent seasonal contracts, bear in mind that the company must: 1. **Formalise the contract in writing**, stating the estimated duration of the activity, the manner and order of recall and the estimated working hours. 2. **Respect the recall order** set out in the collective agreement or the contract. 3. **Notify the recall in writing** with sufficient notice and keep a record of it. 4. **Inform the permanent seasonal workforce** about vacancies for ordinary permanent positions that arise, to encourage their conversion. 5. **Respect total length of service** for the purposes of economic rights and severance payments. A slip in any of these points —very typically in the traceability of the recalls— is what ends up in a claim for unfair dismissal. ## How LapsoWork helps you manage permanent seasonal workers When you have a seasonal workforce, the biggest risk is not payroll: it is **losing track of who is active, who is inactive and who should be recalled first**. With LapsoWork you can: - Record the status of each person (active / inactive) and their real length of service. - Manage time and clock-in tracking only during periods of activity, without getting confused about who is working each month. - Plan the return to work by season with shift-scheduling software, respecting the recall order. - Centralise contracts and recall communications in the document manager, so you always have the written proof. This way you reduce the administrative work of each campaign and, above all, minimise the legal risk arising from poor recall management. ## Frequently asked questions **Does the permanent seasonal contract give the right to holidays?** Yes. Holidays accrue in proportion to the time actually worked during each period of activity, as with any contract. **Can there be several permanent seasonal workers in the same position?** Yes. This is common in sectors with strong peaks. In that case, the **recall order** (usually by seniority) is key to avoiding disputes. **Can a permanent seasonal contract be converted into an ordinary permanent one?** Yes, if the activity stops being intermittent and becomes continuous. The company is also obliged to inform these workers of any ordinary permanent vacancies that arise. **Do they receive unemployment benefit during periods of inactivity?** They can apply for it if they meet the general requirements (minimum contribution period, etc.), since inactivity is considered a legal situation of unemployment. ## Conclusion The permanent seasonal contract is the tool that the 2021 labour reform has consolidated to cover seasonal activity in a **stable and legal** way. It is permanent, based on the **recall** mechanism, and requires careful management from the company: in writing, respecting the order and always keeping a record. If you manage a seasonal workforce, keeping statuses, length of service and recalls in order stops being a problem with the right tool. [Request a free 30-day demo](/demo/) and see how LapsoWork simplifies the management of your permanent seasonal workers. --- ## Temporary contract for production circumstances: updated 2026 guide URL: https://lapsowork.com/en/blog/temporary-contract-production-circumstances/ Publicado: 2023-01-10 Resumen: What the production circumstances contract is after the labour reform, how long it can last, when to use it and how to avoid penalties in your SME. "I need to reinforce the team for two months over the Christmas campaign — which contract should I use?" It's one of the most common questions in any SME with workload peaks. For years the answer was the **contrato eventual por circunstancias de la producción** (temporary contract for production circumstances), but the 2021 labour reform changed everything. If you're searching for that contract by its old name, be careful: today it's called something different, it has far stricter limits, and using it incorrectly can turn your worker into a permanent employee overnight. Here's how it works in 2026. ## What the production circumstances contract is It's a **temporary contract** designed to cover an occasional and unforeseeable increase in activity, or the fluctuations that — even within the company's normal activity — create a one-off mismatch between the available workforce and the workforce required. In plain terms: when you have a workload peak that isn't part of your usual day-to-day (a campaign, an extraordinary order, a breakdown that sends demand soaring), you can hire someone temporarily to cover it. The important thing to understand is that the old "contrato eventual por circunstancias de la producción" **no longer exists under that name**. The labour reform (Real Decreto-ley 32/2021, in force since 30 March 2022) merged the former temporary (eventual) and works-and-services contracts into a single **temporary contract** governed by article 15 of the Estatuto de los Trabajadores (the Spanish Workers' Statute). If an adviser or an old employee still talks to you about a "contrato eventual", they mean this arrangement, but updated. ## The two types of production circumstances The law distinguishes two situations, and it's worth not confusing them because they have different durations: ### 1. Unforeseeable circumstances This is the occasional and **unforeseen** rise in activity that creates a temporary staffing mismatch. For example, an unexpected order, a spike in online orders after appearing in the press, or a one-off, unplanned campaign. ### 2. Occasional, foreseeable situations of reduced duration This covers the fluctuations that you **can** foresee but that are one-off and short-lived. The classic example is the sales or Christmas campaign in retail. The law sets a clear limit for this situation: you can only use it for a **maximum of 90 days per year**, and those days cannot be consecutive. Those 90 days must be planned and communicated to the workers' representatives during the last quarter of the previous year. ## How long the production circumstances contract can last Here lies one of the most important changes compared with the old temporary contract, which could reach 12 or even 18 months through collective agreements. The maximum duration is now **six months**, extendable to **one year** if a sectoral collective agreement provides for it. Within that maximum, **a single extension** is allowed, provided the total permitted duration is not exceeded. Bear in mind, too, the anti-chaining rule: if you hire the same person with two or more temporary contracts for production circumstances that together add up to **more than 18 months within a 24-month period**, that person acquires the status of **permanent employee**. And it doesn't only count if it's the same role: it also applies if they are different roles but within the same company or group. ## When you can and can't use it The reason must be **stated clearly and precisely in the contract**: which specific circumstance justifies it and why it is temporary. A contract with a generic or made-up reason is a contract in fraud of law, and the direct consequence is that the worker becomes permanent. **You can use it** for: - An unforeseen production peak (an extraordinary order, a sudden surge in demand). - A one-off planned campaign within the limit of 90 days per year. - Covering a temporary and objective increase in workload. **You can't use it** for: - Covering a permanent vacancy or a structural need of the company. If the role is needed all year round, it's permanent. - Replacing a specific person (that's what the **contrato de sustitución** — substitution contract — is for, not the production circumstances contract). - Chaining temporary contracts to keep someone on as a "permanent temp". - Recruitment and contracts within the public administration outside the strictly defined cases. Watch out for the penalties: the reform tightened the regime considerably. Every temporary contract entered into in fraud of law can carry a **fine for each affected worker** (not a single overall fine), which makes the abuse of temporary employment very costly. ## Difference from the substitution contract This is the most frequent confusion. Before the reform there was the interinidad (stand-in) contract and the temporary one, and many companies mixed them up. Today there are only **two types of temporary contract**: - **For production circumstances**: for peaks and increases in activity. It's the one we've explained. - **For substitution**: to replace a specific person entitled to keep their post (sick leave, leave of absence, an employee's holidays, or to cover a vacancy during the final selection process, maximum 3 months). Choosing the wrong type is also grounds for the contract being deemed permanent, so it's worth being clear before signing. ## Severance pay at the end of the contract When the temporary contract for production circumstances validly comes to an end, the worker is entitled to **severance pay of 12 days' salary per year worked**, pro-rated by the months or days if the contract lasts less. It's a cost worth budgeting for from the outset, especially in campaigns involving several hires. ## Best practices for your SME - **Document the reason in writing and in detail.** If there's ever an inspection, the contract has to explain itself. - **Keep track of the deadlines.** Overshooting the six months (or the year under a collective agreement) or chaining contracts without realising is the most expensive mistake. Good holiday and absence management software, together with contract management, warns you before it's too late. - **Keep all documentation centralised.** Contracts, extensions and communications to the legal representatives must be accessible and orderly. A document manager stops critical paperwork from going missing. - **Check your collective agreement.** It may extend the duration to one year or set specific conditions for your sector. ## In summary The "contrato eventual por circunstancias de la producción" is today the **temporary contract for production circumstances** under article 15 of the Estatuto de los Trabajadores. It's meant for occasional peaks and increases in activity, lasts a maximum of six months (one year under a collective agreement), requires the reason to be specified precisely, and cannot be used for permanent needs or to replace specific people. Used well, it gives you flexibility; used badly, it turns your temporary staff into permanent employees and exposes you to penalties. With clear rules and a good control tool, managing temporary employment stops being a headache. --- ## How to calculate severance pay for dismissal: a practical guide for SMEs URL: https://lapsowork.com/en/blog/how-to-calculate-severance-pay-for-dismissal/ Publicado: 2022-12-06 Resumen: Learn how to calculate severance pay for dismissal in Spain: the formula, days per year by type of dismissal, monthly salary caps and worked examples. Dismissing an employee is never an easy decision, and getting it wrong can be costly. One of the areas where SMEs go wrong most often is in **calculating severance pay for dismissal**: applying the wrong number of days, forgetting the monthly salary cap or confusing severance pay with the final settlement (finiquito) can end in a lawsuit and a ruling of unfair dismissal. In this guide we explain, step by step and with examples, how to calculate severance pay according to the type of dismissal in Spain. ## What is severance pay for dismissal? Severance pay for dismissal is the sum of money the company must pay the employee when their contract is terminated at the employer's initiative. Its amount depends on three variables: - The employee's **daily salary**. - Their **length of service** (years and months worked at the company). - The **type of dismissal**, which determines how many days of salary are owed per year. It should not be confused with the **finiquito** (final settlement), which is a different matter: the finiquito covers what the company owes for work already done (outstanding salary, unused holidays, pro-rated extra payments). The finiquito is paid in almost any contract termination; severance pay only in the cases set out by law. ## How is severance pay for dismissal calculated in Spain? The general formula is straightforward: **Severance pay = daily salary × severance days per year × years worked** Let's break down each element. ### The daily salary The daily salary is obtained by adding up **all gross annual pay** (base salary, supplements, pro-rated extra payments, regular commissions, etc.) and dividing it by 365 days. > Daily salary = gross annual salary ÷ 365 For example, an employee earning **€28,000 gross per year** has a daily salary of 28,000 ÷ 365 = **€76.71/day**. ### Time worked **Full years** of service are counted, and for periods of less than a year, they are pro-rated by month (rounding any incomplete month up). An employee with 4 years and 7 months will count as 4 years and 7 months of service for calculation purposes. ### Severance days according to the type of dismissal Here lies the key point: each type of dismissal has a different number of days per year worked and its own cap. ## Severance days according to the type of dismissal ### Unfair dismissal (despido improcedente) This is a dismissal declared unjustified (because the grounds are not proven or there are formal defects). It is the most expensive one, and two periods must be distinguished because of the labour reform of February 2012: - **Length of service up to 11 February 2012:** 45 days' salary per year worked, capped at 42 months. - **Length of service from 12 February 2012 onwards:** 33 days' salary per year worked, capped at 24 months. For contracts predating that date, both periods are calculated separately and added together, respecting the applicable maximum cap. ### Objective dismissal (and collective dismissal / ERE) This applies for economic, technical, organisational or production-related grounds, among others. The severance pay is **20 days' salary per year worked**, capped at **12 months**. In addition, the employee must be given 15 days' notice (or its financial equivalent). ### Justified disciplinary dismissal (despido disciplinario procedente) When a dismissal is based on a serious and culpable breach by the employee and is declared **justified**, **it does not give rise to any severance pay**. Only the finiquito is paid. ### End of a temporary contract At the end of a temporary contract (in the cases where the law recognises severance), **12 days' salary per year worked** are owed. ## A worked example Let's look at a complete case. Imagine an employee with: - Gross annual salary: **€28,000** → a daily salary of **€76.71**. - Length of service: **5 full years**, all after 2012. - Dismissal declared **unfair** (33 days/year). The calculation would be: **€76.71 × 33 days × 5 years = €12,657** in severance pay. If that same dismissal had been an **objective dismissal** (20 days/year): **€76.71 × 20 days × 5 years = €7,671**. As you can see, the difference between classifying the dismissal correctly or incorrectly is enormous. That is why it pays to document the grounds and procedures rigorously. ## Common mistakes that prove costly - **Applying 45 days to the whole length of service.** Since 2012, only the period before that date is calculated at 45 days. - **Forgetting the monthly caps.** A calculation with no limit can incorrectly inflate the severance pay. - **Confusing gross with net salary.** The calculation is always based on the gross salary. - **Not including all salary items.** Commissions and pro-rated extra payments count towards the daily salary. - **Mixing up severance pay and the finiquito.** They are separate concepts and must be itemised in the settlement document. ## Length of service and hours: the basis of every calculation The whole calculation depends on one piece of data that many SMEs have scattered across folders and Excel spreadsheets: each employee's **actual length of service** and **employment history**. A well-kept record of hours and documents gives you that information instantly and without disputes. With time-tracking software you have working days recorded from day one, and with a document management system you keep contracts, payslips and start dates in a single place. When the time comes to calculate severance pay or prepare a finiquito, you don't have to reconstruct the history by hand: it's all there and traceable. ## Conclusion Getting severance pay right is not just a matter of complying with the law: it is about avoiding financial surprises and lawsuits. Correctly identify the type of dismissal, apply the days and caps that apply, and always keep the exact salary and length of service to hand. With that data organised, the calculation stops being a problem. > This guide is for informational purposes only and does not replace advice from an employment law professional. When faced with a specific dismissal, always consult your advisor or lawyer. --- ## Types of dismissal in Spain: a practical guide for SMEs URL: https://lapsowork.com/en/blog/types-of-dismissal-in-spain/ Publicado: 2022-11-22 Resumen: Types of dismissal in Spain in 2026: disciplinary, objective and collective. Grounds, severance pay and the difference between fair, unfair and null dismissal. Dismissing an employee is never a minor decision, and getting it wrong can prove very costly. Choosing the wrong type of dismissal, failing to follow the required procedure or not gathering the right evidence can turn a justified termination into an unfair dismissal, with the corresponding severance pay. In this guide we review, in plain language and updated for 2026, the main types of dismissal recognised by the Estatuto de los Trabajadores (Spain's Workers' Statute), their grounds and their financial consequences. ## What is a dismissal A dismissal is the termination of the employment relationship by unilateral decision of the employer. It is not the same as a voluntary resignation (initiated by the employee) or the end of a temporary contract that has reached its term. We speak of dismissal when the company decides to end the contract early, or without there being an automatic cause for termination. The Estatuto de los Trabajadores distinguishes three broad categories: **disciplinary dismissal**, **objective dismissal** and **collective dismissal**. Each responds to different grounds, requires a different procedure and generates very different financial consequences. ## Disciplinary dismissal Disciplinary dismissal occurs when there is a **serious and culpable breach** on the part of the employee. It is the route the company uses when the employee has done something that justifies the immediate end of the contract, with no notice or severance pay required if the dismissal is confirmed as fair. ### Grounds for disciplinary dismissal Article 54 of the Estatuto de los Trabajadores lists the grounds: - Repeated and unjustified absences or lateness. - Insubordination or disobedience at work. - Verbal or physical offences against the employer, colleagues or their relatives. - Breach of contractual good faith and abuse of trust. - Continued and voluntary drop in performance. - Habitual drunkenness or substance abuse affecting work. - Harassment on grounds of origin, sex, religion, disability, age or sexual orientation, and harassment of the employer or other employees. ### Procedure and classification Disciplinary dismissal must be communicated **in writing** by means of a dismissal letter, stating the specific facts and the effective date. Be careful with this point: an imprecise letter, or one without dates, is one of the most common reasons for a judge to declare a dismissal unfair. Depending on how the labour court (juzgado de lo social) assesses it, the dismissal may be: - **Fair (procedente)**: the grounds are proven and the procedure is correct. The employee is not entitled to any severance pay. - **Unfair (improcedente)**: the grounds are not proven or the procedure was not followed. The company must choose between reinstating the employee or paying compensation of **33 days' salary per year worked** (up to a maximum of 24 monthly payments), plus 45 days per year for time worked before 12 February 2012. - **Null (nulo)**: the dismissal infringes fundamental rights or affects protected situations (pregnancy, parental leave, victims of gender-based violence, etc.). It requires immediate reinstatement together with payment of back pay accrued during proceedings (salarios de tramitación). ## Objective dismissal Objective dismissal terminates the contract on **grounds unrelated to the employee's conduct**: economic, technical, organisational or production reasons, or personal circumstances that make it impossible to continue the employment relationship. ### Grounds for objective dismissal Set out in article 52 of the Estatuto de los Trabajadores: - **Ineptitude** of the employee, whether known or arising after they joined. - **Failure to adapt** to technical changes to the role, provided the company has first offered an adaptation course and at least two months have passed since the change. - **Economic, technical, organisational or production grounds** that do not reach the thresholds for collective dismissal. It is worth remembering that the ground for objective dismissal based on justified absences (the former article 52.d) **was repealed in 2020**: it is no longer possible to dismiss someone for accumulating justified sick leave. ### Procedure and severance pay Objective dismissal requires communication **in writing**, **15 days' notice** and making available to the employee **severance pay of 20 days' salary per year worked**, up to a maximum of 12 monthly payments. If the procedure is not followed or the grounds are not proven, the dismissal may be declared unfair, with the same 33-day compensation as in disciplinary dismissal. ## Collective dismissal (ERE) Collective dismissal, known as an **ERE de extinción** (a collective redundancy procedure), affects several employees at once on economic, technical, organisational or production grounds. It is considered collective when, over a period of 90 days, it affects: - At least **10 employees** in companies with fewer than 100 employees. - **10% of the workforce** in companies with between 100 and 300 employees. - At least **30 employees** in companies with more than 300 employees. ### Procedure The ERE requires opening a **consultation period** with the workers' legal representatives, lasting a maximum of 30 days (15 in companies with fewer than 50 employees), and notifying the labour authority. The minimum severance pay is the same as in objective dismissal: **20 days' salary per year worked**, capped at 12 monthly payments, although it is usually negotiated upwards during the consultations. ## Summary of severance pay | Type of dismissal | Severance pay | |---|---| | Fair disciplinary | No severance pay | | Fair objective | 20 days/year (max. 12 monthly payments) | | Collective (ERE) | 20 days/year (max. 12 monthly payments) | | Unfair | 33 days/year (max. 24 monthly payments) | | Null | Reinstatement + back pay during proceedings | ## How to avoid mistakes (and penalties) when dismissing Most dismissals declared unfair do not fail on the substance, but on the **procedure and lack of evidence**: badly drafted letters, missing notice periods, miscalculated severance pay or a lack of documentation to support the grounds. Keeping each employee's employment history organised and accessible makes all the difference when you have to justify a decision. A good HR management software helps you keep contracts, communications, leave and time records centralised and traceable. And if the conflict stems from time tracking, having reliable digital clock-in records avoids disputes over lateness or excessive absences. In any case, before carrying out a dismissal of any complexity it is advisable to seek employment law advice: a timely consultation costs far less than compensation for an unfair dismissal. --- ## Recruitment tools: the technology that speeds up your hiring processes URL: https://lapsowork.com/en/blog/recruitment-tools/ Publicado: 2022-11-08 Resumen: Discover the key recruitment tools to automate job postings, assess candidates and manage the paperwork of your hiring processes in an SME. Finding the right person for each role is one of the most important (and most costly) tasks in any company. Posting a job ad, sifting through dozens of CVs, coordinating interviews and not losing a single document along the way eats up a huge number of hours if you do it by hand. That is why **recruitment tools** have become indispensable allies: they automate the repetitive work, keep the information tidy and let you focus on what really matters, choosing well. In this article we go through the types of tools you can use at each stage of the hiring process and how they fit into the day-to-day running of an SME. ## Software for automating and managing job boards The first stage of any hiring process is getting the vacancy out there. Manually posting the same ad on InfoJobs, LinkedIn, Indeed, your corporate website and social media is tedious and prone to mistakes. This is where **multiposting** platforms come in: they publish a single ad across several job boards at once and centralise all applications in one dashboard. These tools usually also include **pre-screening forms**: questions or filters that automatically rule out candidates who do not meet the minimum requirements (qualifications, experience, availability, languages). That way, by the time you review the applications, you are already working from a shortlist rather than hundreds of unfiltered CVs. The advantages of automating this stage: - You post to every channel in minutes, without duplicating the work. - You receive all applications in one place, with their status kept up to date. - You apply objective, consistent screening criteria to everyone. - You reduce the average *time to hire*, a metric that HR keeps an ever closer eye on. ## Tools for assessing and selecting candidates Once you have a shortlist, it is time to weigh up who is the best fit. The job interview is still king, and these days it takes place both in person and over video call, something that has become completely normal since remote work went mainstream. Video interview platforms let you record, share with the team and compare candidates at your own pace. But the interview should not be the only source of information. More and more companies complement the process with: - **Psychometric and personality tests**, which help you understand aptitudes, working style and cultural fit. - **Practical exercises or *case studies***, to see how a person tackles a real problem from the role. - **Technical tests** specific to the profile (languages, office software, programming, etc.). - **Gamified exercises**, which assess competencies in a more engaging way and reduce the bias of the traditional interview. Combining several sources reduces the risk of a bad hire, which according to various estimates can cost a company the equivalent of several months of the role's salary once you factor in selection, training and lost productivity. ## Data and document management tools A great deal of sensitive information is handled during a hiring process: CVs, cover letters, test results, references and, once the person has been chosen, contracts, Seguridad Social registrations (Spanish Social Security) and employment paperwork. Losing or misfiling any of these documents not only causes delays but can also lead to data protection problems. A **document management system** solves this chaos. It centralises all the paperwork in a secure repository, with access control, version history and fast searches. It also makes RGPD (the Spanish implementation of the GDPR) compliance easier: you can set retention periods for the data of unsuccessful candidates and delete it when appropriate, exactly as the regulations in force require. When the chosen candidate joins, that same system helps with their *onboarding*: storing the signed contract, gathering the registration paperwork and keeping everything tidy from day one. If your HR tool integrates the document management system with the rest of its modules, you avoid duplicating information and gain full traceability over each employee's life cycle. ## LapsoWork: the HR tool that stays with you after the hire Recruitment tools deal with the *before* of onboarding, but HR's work does not end when you sign the contract. That is precisely where day-to-day management begins: time recording, holidays, shifts and each person's paperwork. LapsoWork is the human resources software that takes over at that point. When the new hire starts work, you already have everything ready: - **Legal time tracking**, to comply with the obligation to record working hours from day one, even for remote work. - **Holiday and absence management**, with requests and approvals free of email chains. - **Centralised document management**, where you store contracts, payslips and all employment paperwork with controlled access. - **Shift planning** and task allocation to organise your team without spreadsheets. That way, the effort you put into finding the best candidate is not lost in disorganised follow-up management. Everything stays connected, tidy and compliant, from the job ad to your team's day-to-day work. If you want to see how LapsoWork brings order to managing your team, you can request a demo or check out our plans and pricing for SMEs. --- ## What is a 360-degree performance appraisal for? URL: https://lapsowork.com/en/blog/what-is-360-degree-performance-appraisal-for/ Publicado: 2022-10-18 Resumen: Discover what a 360-degree performance appraisal is, what it is for and how to roll it out in your SME to measure competencies and boost team performance. In most SMEs, an employee's assessment rests on the opinion of a single person: their line manager. The problem is that this view, however honest, is one-sided. It doesn't capture how they collaborate with colleagues, how they treat a client or how they perform when leading others. The 360-degree performance appraisal was created precisely to broaden that lens and build a complete picture of each person's performance. In this guide we explain what it is, what it is for and how you can get it up and running without overcomplicating things. ## What is a 360-degree performance appraisal? The 360-degree performance appraisal is a method for measuring an employee's performance and competencies by gathering feedback from everyone who interacts with them day to day. That is where the "360" comes from: the feedback arrives from every angle. In a traditional appraisal, only the manager gives their view. In a 360-degree appraisal several sources take part: - **The line manager**, who assesses results and objectives. - **Peers** at the same level, who see collaboration and teamwork. - **Direct reports**, if any, who offer a view of their leadership. - **The employee themselves**, through a self-assessment that is compared against the rest. In some cases the perception of regular clients or suppliers is added too. The result is a far more objective and balanced snapshot than a single point of view can offer. ## What is a 360-degree performance appraisal for? Its main purpose is to manage talent with data rather than impressions. By cross-referencing several perspectives, this tool lets you: - **Measure real competencies**, not just the numbers. It surfaces skills such as communication, leadership or teamwork that an objectives report cannot capture. - **Identify strengths and areas for improvement** for each person more accurately, by contrasting how they see themselves with how others see them. - **Design concrete development plans**: training, mentoring or changes in responsibilities tailored to what each employee needs. - **Distribute tasks more effectively**, assigning each person the duties in which they add the most value. - **Underpin decisions** on promotion, variable pay or internal moves with objective, shared criteria. ## Key benefits of 360-degree feedback Compared with traditional methods, the 360-degree appraisal brings clear advantages for an SME: - **More objectivity.** Bringing together several opinions reduces personal bias and lends the assessments greater credibility in the eyes of the team itself. - **Higher motivation.** Employees feel they are being assessed fairly and thoroughly, which strengthens their commitment. - **A culture of teamwork.** By including the view of colleagues, collaboration is valued rather than just individual performance. - **Genuine professional development.** Cross-feedback reveals opportunities for improvement that would otherwise go unnoticed. It's worth keeping its limits in mind too: 360-degree appraisal demands confidentiality and a healthy working climate. If the team fears reprisals, the assessments lose their honesty. That is why it works best when framed as a development tool rather than a control mechanism, and when the anonymity of those giving feedback is guaranteed. ## How can you improve your employees' performance? A 360-degree appraisal is only useful if it is followed by action. These are the basic steps to make the most of it: 1. **Define what you want to measure.** Choose specific competencies that are relevant to each role, not a generic checklist. 2. **Explain the goal to the team.** Make it clear that this is about growing, not punishing, and guarantee the confidentiality of the responses. 3. **Collect feedback in an orderly way.** Use clear, short questionnaires for each type of evaluator. 4. **Share the results with each person** in an honest, constructive conversation. 5. **Turn the results into a plan** for improvement with objectives and deadlines, and review it after a while. This whole process rests on one foundation: having your workforce information well organised. To appraise with data you need to know who has done what, how their working day has gone or what training they have received. With people management software you centralise clock-ins, absences and documentation for every employee in a single place, giving you the context any appraisal needs, the 360-degree one included, so that it starts from facts rather than perceptions. Start with something simple: apply the 360-degree appraisal to one team or department, learn from the process and gradually roll it out. Done well, it is one of the best levers for developing the talent you already have in house. --- ## How to reduce employee turnover in your company URL: https://lapsowork.com/en/blog/how-to-reduce-employee-turnover/ Publicado: 2022-10-04 Resumen: A practical guide to reducing employee turnover in an SME: 8 real talent retention strategies and how to measure staff attrition in 2026. Employee turnover is one of the most expensive and silent problems an SME faces. Every person who leaves takes business knowledge with them, forces you to open a new recruitment process and leaves the team overloaded for weeks. And it is no small expense: replacing an employee can cost between 50% and 200% of their annual salary once you add up recruitment, training and the loss of productivity until the new person is performing at their best. The good news is that most departures can be prevented. In this article we review the real causes of turnover and **eight concrete strategies** for retaining your team. ## What employee turnover is (and when it becomes a problem) Employee turnover is the percentage of workers who leave the company over a given period, usually a year. It is calculated by dividing the number of voluntary departures by the average headcount and multiplying by one hundred. A little turnover is healthy: it brings in fresh ideas and profiles. The problem arises when people leave **too soon**, when your best people walk out or when the same role keeps churning through staff. If you consistently exceed 15-20% a year, it is worth analysing what is going wrong. The most common causes tend to be pay that is out of step with the market, a lack of recognition, no professional growth, a poor relationship with the line manager and rigid working hours that leave no room for work-life balance. ## 1. Create clear profiles for each role A good part of turnover starts in the recruitment process. When the role is not well defined, you hire the wrong person or set expectations that reality fails to meet, and a few months later the resignation arrives. Before publishing a vacancy, define the duties, responsibilities, required competencies and who that person reports to with precision. A well-built profile not only attracts more suitable candidates: it also helps the new employee know what is expected of them from day one, which reduces early frustration. ## 2. Take your workers' needs into account Retaining talent means listening. People do not only value pay: they want to feel part of a project, balance their personal life and work in an environment that respects their time. Talk to your team regularly, run climate surveys and, above all, act on what they tell you. A follow-up conversation every few months picks up on discontent before it turns into a resignation letter. Very often, an employee who leaves had already given warning signs; the problem is that no one was listening. ## 3. Recognise good work Recognition is one of the cheapest and most overlooked retention levers. A timely "thank you", highlighting an achievement in a team meeting or giving visibility to someone who solved a problem well has an enormous impact on motivation. You do not need a sophisticated incentive scheme: it is enough for recognition to be sincere, specific and frequent. Recognise people at every level, not just the most visible profiles. The person who keeps day-to-day operations running also needs to feel that their work matters. ## 4. Offer fair pay No retention strategy survives a below-market salary. If your team can earn 20% more across the street, sooner or later they will leave. Regularly check that pay is aligned with the sector and the area. With the Salario Mínimo Interprofesional (Spain's statutory minimum wage) set at **1,184 euros gross across 14 payments for 2025**, the pay floor has risen and it is worth checking that your salary bands are still competitive. Beyond base pay, "emotional salary" — flexibility, training, a good atmosphere — carries more and more weight, but it does not make up for unfair pay: it is a complement, not a substitute. ## 5. Encourage flexibility Work-life balance has become a decisive factor. Rigid schedules and presenteeism are now common reasons for people to leave, especially among younger, more qualified profiles. Whenever the role allows it, offer flexible hours, a shorter continuous working day in summer or the option to work from home a few days a week. That said, flexibility has to coexist with legal compliance: remember that the working-time record (registro de jornada) is still mandatory for remote workers too. A good time-tracking software lets you give the team freedom without losing control of the record or breaching the regulations. ## 6. Foster internal growth One of the main reasons a valuable employee leaves is the feeling of being stuck. If they see no path forward within the company, they will look for one elsewhere. Design realistic career plans, prioritise internal promotion over external hiring when a vacancy opens up and offer ongoing training. Making your team feel that growing with you is possible is one of the most effective ways to retain talent over the long term. ## 7. Look after the working environment The workplace atmosphere directly shapes the decision to stay or leave. A toxic climate, with unresolved conflicts or authoritarian leadership, drives out even the best-paid people. Encourage respect, collaboration and honest communication between colleagues and with managers. Pay particular attention to the middle-management role: the relationship with the direct manager is, according to numerous studies, one of the factors that weighs most heavily when deciding to leave a company. ## 8. Open internal communication channels Being able to voice problems before they blow up is key. Set up clear communication channels so that anyone can raise questions, suggestions or complaints without fear. On this point, having a confidential whistleblowing channel (canal de denuncias) not only complies with the regulations that apply to many companies, but also gives you early information about harassment, conflicts or bad practices that would otherwise end up causing departures. An employee who feels they can speak up is an employee with fewer reasons to leave in silence. ## How to keep track of employee turnover You cannot improve what you do not measure. To reduce turnover you need data: how many voluntary departures you have, in which departments, how long people stay before leaving and how absenteeism and absences are evolving. This is where a human resources software like **LapsoWork** makes the difference. Centralising time tracking, holidays, absences and staff documentation lets you spot warning signs — spikes in absenteeism, excess hours, a build-up of leave requests — before they translate into resignations. With that information in hand you can act in time: talk to the person, review their workload or fix whatever is going wrong in their team. Reducing turnover is not about a single grand gesture, but about tending to many small details consistently: listening, recognising, paying fairly, offering flexibility and providing a future. And about relying on the right tools so you are never left chasing problems after the fact. --- ## Team building: activities for companies that actually work URL: https://lapsowork.com/en/blog/team-building-activities/ Publicado: 2022-09-20 Resumen: Team building ideas and activities for companies: sports, getaways, icebreakers, challenge-based dynamics and virtual team building. A team that knows and trusts its colleagues simply works better: it communicates more freely, resolves conflicts sooner and copes better with the tough weeks. That is the whole point of *team building*, a set of activities designed to strengthen the relationships between the people in a company and, along the way, its culture and sense of belonging. You don't need a big-corporation budget: any small or medium-sized business can organise useful activities with little money and a bit of planning, usually run by the human resources department. In this guide we go through the types of activities that work best and how to adapt them, even for teams working remotely. ## What is team building and what is it for? *Team building* (literally, "building a team") covers all the activities designed to help a working group function better as a whole. Beyond the bit of fun, these dynamics pursue very concrete goals: improving communication, training decision-making, encouraging active listening and strengthening team spirit. When they are well planned, they help people relate to one another outside a purely work-based context, discover sides of their colleagues that never show up in the daily routine and build bonds that later pay off in the office. A cohesive team usually translates into less turnover, fewer conflicts and a more committed workforce. ## Sports activities Sport is one of the most direct routes to building team spirit, because it combines shared effort, a common goal and a bit of healthy competition. Nobody needs to be an athlete: the idea is to take part and have a good time. Some options that work well in companies: - **Team sports** such as football, basketball or volleyball, arranging small matches or an in-house league. - **Paintball or laser tag**, ideal for groups looking for strategy and adrenaline. - **Treasure hunts or gymkhanas** around the city or out in nature, where each team solves challenges to move forward. The key is to adapt the intensity to the group so that nobody feels excluded because of their physical condition. ## Retreats and getaways Stepping outside the usual working environment has a very powerful effect on cohesion. A weekend getaway, a day of hiking or a stay together in a country house lets people relax, chat without rushing and share experiences that rarely come up between meetings. These kinds of activities require a little more organisation and budget, but they tend to leave the most lasting memory. To make them go well it helps to plan them with plenty of notice and to respect everyone's rest time: a compulsory weekend retreat with no compensation can produce the opposite effect to the one intended. ## Icebreaker activities When the team is new, has grown with recent hires or has people who barely interact, icebreaker dynamics are the best way to get started. These are short, simple, low-cost activities that ease the initial shyness. A classic that still works is **Secret Santa**, which can be organised at any time of year and not just at Christmas. Other options include introduction games where each person shares an anecdote, or "two truths and a lie" about themselves. Within a few minutes the atmosphere relaxes and conversation flows. ## Challenge activities Challenges that force the team to work together under a certain amount of pressure are excellent for developing coordination and decision-making. The most widespread example is the **escape room**: a group locked in a room has to solve puzzles and clues to get out within a time limit. More and more venues offer versions designed for companies. These dynamics put the team's real communication to the test: who takes the lead, how tasks are shared out and how stress is managed when the clock is ticking. They are especially useful for spotting strengths that can then be put to good use at work. ## How to run virtual team building? With the rise of remote work, *team building* has also adapted to distance. A team spread across different cities can't meet up for a game of padel, but it can share a moment of connection through the screen. To organise a virtual activity you only need two things: 1. **Choose games or dynamics that can be played on a computer**, such as trivia-style quizzes, online escape rooms, collaborative quizzes or question games. 2. **Ensure a good video call** where the whole team can see and hear one another, with cameras on so the interaction feels real. If your company has remote profiles, weaving these moments of cohesion into a solid remote-work policy makes the difference between a distributed team that feels united and one that merely shares a chat channel. ## Conclusion: team building is an investment, not an expense Devoting time and budget to helping the team get to know one another is not a whim: it is an investment in workplace atmosphere, retention and productivity. The key lies in choosing activities suited to the group, making them voluntary whenever possible and fitting them in without disrupting day-to-day work. And that is where a good people management tool comes in: when you control the schedules, holidays and absences of the entire workforce from a single place, organising a team building day without leaving shifts uncovered stops being a headache. --- ## How to motivate employees: 10 practical tips for SMEs URL: https://lapsowork.com/en/blog/how-to-motivate-employees/ Publicado: 2022-09-06 Resumen: Learn how to motivate employees in your SME with 10 practical strategies: recognition, incentives, flexibility, remote work and real company examples. Employee motivation is one of the topics with the greatest impact on a company's efficiency and yet, in many SMEs, it still takes a back seat. A motivated employee feels comfortable in their role, carries out their duties with enthusiasm and stays; a demotivated one performs at half capacity and, sooner or later, walks away. And in a labour market where retaining talent is becoming ever more expensive, looking after your team's motivation is no longer an extra: it's a necessity. In this article we go over ten concrete ways to motivate your employees, along with some real examples of companies that get it right. ## Ten ways to motivate employees You don't need a multinational's budget to have a motivated team. Most of these tips are a matter of organisation and attitude, not money. These are the ten that make the difference. ### 1. Respect above all Respect is the foundation that keeps the workplace climate from turning hostile. Always remember that your workers are people, not interchangeable resources. Treating people properly, listening before reacting and owning up to your own mistakes when the time comes says more about a company than any benefits package. ### 2. Make their duties clear Explain from the outset what is expected of each person. If a worker isn't clear about their role within the company, they'll feel lost and overwhelmed, and that uncertainty ends up taking a toll on performance. Defining responsibilities, objectives and who to report to avoids misunderstandings and gives the team a sense of security. ### 3. Up-to-date tools Make tasks easier with useful tools and the right training to use them. A worker who lacks the necessary means will struggle to get good results, no matter how much effort they put in. Digitising processes that are still done today on paper or in spreadsheets —clocking in, holidays, shifts— removes friction from day-to-day work and shows that the company is investing in helping its people work better. Simple time-tracking software, for example, keeps clocking in from becoming a daily nuisance. ### 4. Internal mobility and the right role Give your staff the chance to move between departments or take on new responsibilities within the company itself. This keeps them from getting bored when their duties become too monotonous, and it makes the most of the talent you already have in-house. Internal mobility is cheaper than an external recruitment process and reinforces the commitment of someone who already knows the company. ### 5. Recognise their achievements Let your worker know that their effort matters and congratulate them when they meet their objectives or do a good job. Recognition is one of the most powerful levers of motivation and, on top of that, it's free. It doesn't take a formal ceremony: sometimes a timely "good job" said in public is enough. ### 6. Offer incentives Incentives are closely tied to recognising achievements, but they put something tangible behind them. They can be pay rises, performance bonuses, extra pay or even additional holiday days. What matters is that the rules of the game are clear: what needs to be achieved and what you get in return. An incentive nobody understands motivates no one. ### 7. Room to grow within the company It's important that workers can move up and develop professionally without having to change companies to do so. If there are no career paths or prospects for improvement, people feel stuck and start looking elsewhere. Training, promotions and medium-term goals give them a reason to stay. ### 8. Team-building activities Organising activities outside day-to-day tasks —from a team lunch to a football match or a volunteering day— helps smooth over rough edges and lets people get to know each other in a different way. A team that gets along collaborates better and handles pressure more easily. You don't need to spend a lot: what counts is consistency. ### 9. An appealing environment The space where your team works also affects their motivation. Prioritise comfort with roomy desks, ergonomic chairs, good lighting and areas where people can switch off for a moment. A well-cared-for environment reduces fatigue, prevents sick leave and shows that the company cares about its people's wellbeing. ### 10. Flexible hours, remote work and work-life balance Offering flexible hours so each person can juggle their personal life with work is now one of the most valued conditions, ahead even of salary for many profiles. And, when the role allows it, offering remote work scores plenty of points. That said: under the regulations currently in force in Spain, remote work requires a written agreement and keeping a record of working hours (registro de jornada) for those working from home too. With holiday and absence management software alongside time tracking, you keep flexibility under control without losing legal compliance. ## Examples of companies that know how to motivate their employees Theory is all very well, but it helps to see how real companies put it into practice. Here are three well-known examples, each with a different approach. ### Google Google is probably the most cited case when it comes to employee motivation. At its campuses it has created a kind of "internal city" with almost everything a person might need during the working day, from food to rest areas, so that its employees can focus on their work and feel looked after. It's a model that's hard to replicate as-is in an SME, but the underlying idea —removing everyday friction— does apply at any size. ### Kiabi The fashion chain Kiabi is committed to giving its employees a voice in decision-making. It builds much of its structure on the experience of its own staff, asking for their opinion on different aspects of the business. It's an example of how feeling heard motivates just as much, if not more, than plenty of financial incentives. ### Repsol Repsol is a good example of "emotional salary": benefits that make a company more attractive beyond the payslip. Among other measures, it facilitates remote work and efficient management of working time, something that ties in directly with the last of the tips we've looked at. Flexibility and work-life balance are today two of the strongest arguments for attracting and retaining talent. ## In summary Motivating employees doesn't depend on having a gym in the office or handing out million-euro bonuses. It's built day by day with respect, clear duties, recognition, room to grow and a flexibility that respects everyone's personal life. Many of these tips are free; others simply require organisation. And for what does require managing —clocking in, holidays, shifts, remote work— relying on digital tools frees up time to devote to what truly motivates: people. --- ## People and team management: what it is and how to do it well in your SME URL: https://lapsowork.com/en/blog/people-and-team-management/ Publicado: 2022-08-16 Resumen: What people and team management is and how to do it well in an SME: objectives, motivation, communication and the tools that make it work. In an SME, the team is almost everything. When people work with motivation, clear objectives and good communication, the business moves forward on its own. When they don't, every task grinds to a halt, people burn out and your best talent ends up leaving. Managing people well isn't a luxury reserved for large corporations: it's what separates an SME that grows from one that spends all day putting out fires. In this guide we explain what people and team management is and how to put it into practice without needing a huge HR department. ## What is people and team management? People and team management is the set of processes a company uses to organise, lead and develop the people who work in it so that they perform at their best and grow professionally. It goes far beyond "handing out tasks": it includes leadership, organisational culture, ongoing training, performance reviews and the day-to-day admin (schedules, holidays, payroll, documentation). In practice, each team usually has a manager who acts as a bridge between senior management and the people: they set the direction, clear blockers, provide support and make sure everyone has what they need to do their job. In an SME that role often falls to the general manager or a middle manager, which is exactly why it pays to be clear on the fundamentals and lean on tools that take care of the heavy lifting. ## Why is it important to manage teams well? Solid human resources management has a direct impact on three things that matter to any SME: efficiency, talent retention and engagement. When the team is well managed, the time each task takes improves and unnecessary obstacles disappear: nobody wastes half a morning hunting for a document, waiting for an approval or untangling a shift mix-up. People know what they have to do and have what they need to do it. On top of that, a good working environment reduces turnover. Replacing someone is expensive (recruitment, training, the time it takes them to get up to speed) and in an SME it's felt far more than in a large company. Retaining talent that already knows the business always pays off. And finally, people who feel heard, valued and given room to grow become more committed, something that translates directly into the customer experience and the results. ## How do you manage people? Four keys You don't need a master's degree in HR to manage a team well. Most of it comes down to four pillars you can start applying tomorrow. ### 1. Set clear objectives Nobody can perform well if they don't know what's expected of them. Each person needs to be clear on what they have to achieve, by when and what takes priority. Objectives should be specific and measurable: "sell more" won't cut it, but "close five proposals this month" will. When goals are defined, productivity stops depending on supervision and starts depending on agreement. The team gains autonomy and you gain predictability. ### 2. Motivate the team Motivation isn't bought with money alone. Recognising a job well done, treating people with respect and giving them room to decide how they do their work count as much as, if not more than, a pay rise. A simple "good job" said at the right moment, the flexibility to balance work and life, or the chance to learn something new keep people engaged. An unmotivated team does the bare minimum; a motivated team suggests ideas, improves things and sticks around. ### 3. Look after two-way communication Information has to flow in every direction, not just top-down. That means giving clear instructions, yes, but also listening: what's holding the team back, what ideas they have, what they need to work better. Short meetings with an agenda, clear channels for requesting holidays or absences and a single place to find information avoid the classic "nobody told me" and the emails that get lost. Smooth communication prevents most conflicts before they even arise. ### 4. Build team unity A good working atmosphere isn't an extra: it's what gets people pulling in the same direction. Encouraging collaboration instead of internal competition, celebrating achievements together and resolving tensions in good time creates cohesion. And a cohesive team holds up far better through moments of pressure, busier periods and the unexpected events that an SME never runs short of. ## The tools that underpin good management Everything above falls apart if the admin side is chaos. You'll struggle to motivate anyone or find time to set objectives if you spend the month juggling shifts by hand, chasing timesheets over WhatsApp or hunting for an old payslip buried in folders. That's why the first favour you can do yourself as a people manager is to get that repetitive work off your plate. HR software centralises in one place what today is scattered across the board: - **Time tracking and clock-ins**, so you know who's working when without chasing anyone, while staying compliant with the law. A time-tracking software records working hours automatically from the phone or the computer. - **Holidays and absences**, which the employee requests and you approve from the same dashboard, with the team calendar always in view through a holiday manager. - **Shifts**, to organise teams with rotating schedules without mix-ups or overlaps. - **Payroll and documentation**, accessible to each person whenever they need it, without depending on someone being in the office. When routine management runs itself, you're left with the time and headspace for what really matters: supporting your team, clearing blockers and helping each person give their best. ## In summary Managing people and teams well comes down to setting clear objectives, keeping the team motivated, communicating both ways and looking after the group's unity. None of these four keys is complicated, but they all demand something that's in short supply in an SME: time. And that time is usually trapped in paperwork. Automating the administrative side of human resources is the fastest way to get it back. If you'd like to see how LapsoWork helps you manage your team from start to finish, you can try it free for 30 days or take a look at our plans and pricing. --- ## Human resources metrics: the KPIs every SME should track URL: https://lapsowork.com/en/blog/human-resources-metrics/ Publicado: 2022-08-02 Resumen: A practical guide to the human resources metrics (KPIs) that help SMEs measure turnover, absenteeism, retention and cost of hire. In an SME, decisions about people tend to be made on gut feeling: who performs, why staff leave, or how much it costs to cover an absence. The trouble is that intuition can't be compared from one quarter to the next, nor justified to management. That is exactly what human resources metrics are for: hard figures that turn people management into something measurable, comparable and actionable. In this guide we look at what they are, what a good KPI should look like, and which indicators are genuinely worth tracking. ## What are KPIs in human resources? A KPI (Key Performance Indicator) is a unit of measurement set for a specific area of the business in order to assess its performance over time. In human resources, these metrics make it possible to quantify things that would otherwise remain a matter of perception: whether the workforce is stable or churns heavily, whether absences spike at certain times of year, or whether investment in training translates into greater productivity. Measuring is not an end in itself. The value of a KPI lies in what it lets you do with it: spot a problem before it gets worse, benchmark your situation against the sector, and make decisions based on data rather than hunches. ## What should a key human resources indicator look like? Not everything that can be counted deserves to become a KPI. A good indicator must meet four conditions: - **Measurable.** It has to be expressible as a number or a percentage. "Improve the atmosphere" is not a KPI; "cut absenteeism below 4%" is. - **Specific.** It should refer to a particular aspect, not a fuzzy idea. The tighter the focus, the more useful it is. - **Realistic.** The associated target has to be achievable with the company's resources. Setting impossible goals only breeds frustration. - **Relevant.** It must be connected to the goals of the business. Measuring for the sake of measuring eats up time and adds nothing. To this we should add that a KPI needs a reliable data source. If you calculate absenteeism a different way every month, or rely on someone remembering to log absences in a spreadsheet, the figures won't be comparable. This is where a people management system makes all the difference: it captures the data automatically and consistently. ## Which human resources metrics matter most? These are the KPIs that add the most value for most Spanish SMEs. You don't need to track them all: pick the ones that answer the questions worrying you today. ### Staff turnover This measures the movement of people in and out of the workforce over a period. It is calculated by dividing the number of departures by the average headcount and multiplying by 100. High turnover pushes up operating costs (every replacement means recruitment, training and time until the person is fully productive) and usually signals deeper problems: uncompetitive pay, poor management or a lack of growth prospects. ### Talent retention This is the flip side of turnover: it measures how long employees stay, especially in key roles. Losing someone who is hard to replace carries a cost that goes well beyond salary. Tracking average tenure and the retention rate of critical profiles helps you anticipate risks and act before people walk out the door. ### Time to hire This records the number of days that pass from the moment a recruitment process opens until the person joins. A long time to hire leaves vacancies that overload the rest of the team and stall projects. Measuring it lets you spot bottlenecks in the process and adjust your recruitment channels. ### Workplace absenteeism This captures the workforce's late arrivals, missed days and absences, usually as a percentage of hours not worked against those scheduled. It is one of the most revealing indicators: absenteeism that climbs steadily tends to warn of problems with the working climate, excessive workload or a lack of motivation. To calculate it rigorously you need a reliable record of working hours, which in Spain has also been mandatory since 2019. A time-tracking software captures this data automatically and without friction. ### Cost of hire This adds up everything it costs to bring someone on board: posting job ads, hours spent on selection, initial training and the period until they reach full performance. Putting a figure on it helps you understand the real economic impact of turnover and justify investment in retention, which almost always works out cheaper than replacing talent. ### Training and development This assesses the return on what the company invests in upskilling its team: training hours per employee, the training budget and, above all, its effect on productivity and retention. Well-targeted training is not an expense but one of the most effective levers for keeping people loyal. ## From theory to practice The most common mistake is not choosing the wrong indicators, but having no way to calculate them on an ongoing basis. If the data lives in emails, loose spreadsheets and the memory of your managers, any KPI becomes useless. The alternative is to centralise your people data in a single tool. With LapsoWork, clock-in records, holidays and absences, working time and shifts are all logged consistently, so most of these metrics calculate themselves and you can check them whenever you need to. Start by tracking two or three KPIs that answer a real problem in your company, and expand from there: it is far better to follow a few well-chosen indicators than to drown in a dashboard full of figures no one ever looks at. --- ## Human Resources Competencies in a Company URL: https://lapsowork.com/en/blog/human-resources-competencies-in-a-company/ Publicado: 2022-07-19 Resumen: Discover the 5 key human resources competencies in a company: analysis, strategic decision-making, people management, communication and technical mastery. The human resources department is no longer just the place where payslips are signed and contracts are filed away. Today it is a strategic area that directly influences productivity, workplace climate and a company's ability to attract and retain talent. To rise to the challenge, a good HR professional needs far more than the ability to fill in paperwork: they need a set of competencies that combine analysis, judgement, people skills and command of technology. In this article we review the most important human resources competencies in a company and why they make all the difference. ## Analytical ability The first competency is knowing how to read both the data and the people. An HR manager handles a great deal of information: staff turnover, absenteeism, hours worked, personnel costs, results from climate surveys. Their value lies in interpreting all of that and spotting what is working and what is not. Analytical ability is not about piling up Excel spreadsheets, but about turning that data into decisions. Why are employees leaving a particular department? Which shifts generate more overtime than expected? Where do sick leaves cluster? When the information is properly collected and organised, these questions have answers and stop being based on hunches. ## Making decisions with a long-term vision Analysing is useless if no action follows. The second competency is strategic decision-making: choosing the path that improves the company in the medium and long term, not just the one that puts out today's fire. An HR professional is constantly making decisions about hiring, training plans, work-life balance policies, internal promotions or workforce adjustments. Each of those decisions has an impact on business growth and on the working atmosphere. Anticipating future needs —which profiles will be required, how the team will evolve, which skills will need to be developed— is what separates a reactive department from one that delivers real value. ## People management Managing people is the core of the profession. It involves getting to know the team, identifying each person's strengths and weaknesses, and organising resources to build balanced, efficient teams. This ranges from day-to-day administration —holidays, absences, shifts, time tracking— to more human matters such as motivation, conflict resolution or supporting professional growth. Good people management shows when everyone is in the position where they perform best and feels that the company looks after them. Tools such as holiday and absence management software free the professional from the most mechanical part of the job so they can spend time on what really matters: people. ## Communication skills A human resources professional spends the day talking to people: management, middle managers, candidates and the entire workforce. That is why communication is one of their most critical competencies. Having good ideas is not enough; you have to know how to convey them and make yourself understood. This skill is key in many situations: clearly explaining company policies, delivering difficult feedback constructively, negotiating with employee representatives, passing on the corporate culture to new employees or communicating a major change without triggering rumours. Honest, transparent communication builds trust; poor communication creates misunderstandings, demotivation and conflicts that could have been avoided. ## Technical and digital competencies The last competency is the one that has changed the most in recent years. Today it is unthinkable to manage human resources without mastering the right digital tools. Digitalisation, the rise of remote working and legal obligations —such as the working-time register (registro de jornada)— have made technology an essential part of the daily work in HR. An up-to-date professional knows how to use people management software that lets them automate repetitive tasks and keep all the information centralised and accessible. Among the functions expected of these tools today are: - **Time tracking and clock-in**, mandatory by law and even more necessary with remote teams. - **Payroll management** without errors and with all the documentation in order. - **Requesting and approving holidays and absences** without endless email chains. - **Shift planning** for businesses with variable schedules. - **Document management** to keep contracts, payslips and communications always to hand. Mastering these tools is not a luxury: it is what allows the rest of the competencies —analysis, decision-making, management and communication— to rely on trustworthy data rather than scattered paperwork. Having good time-tracking software and a platform that unifies people management makes the difference between a department that reacts too late and one that stays ahead. ## In summary Human resources competencies in a company come down to five pillars: analytical ability to understand what is happening, strategic vision to decide well, the skill to manage the team, good communication to convey the message and technical mastery to lean on the right technology. None of them works alone: together they turn the HR department into a key driver of business growth. And since a large part of those competencies now depends on the tools you use, choosing the right people management software is one of the best decisions a human resources professional can make. If you want to see for yourself, you can try LapsoWork free for 30 days or take a look at our plans and pricing. --- ## How Is a Human Resources Department Organised? URL: https://lapsowork.com/en/blog/how-to-organise-a-human-resources-department/ Publicado: 2022-07-05 Resumen: Discover how a Human Resources department is organised, its key functions and how to structure it in an SME even without a dedicated HR team. The Human Resources department is the backbone of any organisation: it makes sure that people and the company work well together. And although many SMEs don't have an HR department as such, they do carry out its core tasks every day, often shared between management, administration and an external payroll agency. In this article we look at how a Human Resources department is organised, what its functions are and how to structure it even if your workforce is small. ## What does the Human Resources department do? In essence, Human Resources is responsible for **organising, administering and planning** everything related to the people who work in the company: from the moment they join until the moment they leave. It is the point of contact between management and the workforce, and how well it runs has a direct impact on productivity, on the working climate and on regulatory compliance. In a large company, these functions are shared between several specialised roles. In an SME, they usually fall on one or two people, supported by digital tools and a payroll agency. Whatever the size, the areas of work are basically the same. ## The key functions of the Human Resources department ### Recruitment and staff selection This is one of the most visible tasks. HR identifies staffing needs, drafts and publishes job vacancies, screens CVs, designs the selection tests and chooses the most suitable candidates for each role. A good selection process saves time, money and plenty of headaches in the medium term. ### Training, appraisal and monitoring When someone new joins, HR takes care of their onboarding and initial training. After that, it addresses the team's ongoing training needs and appraises job performance to spot areas for improvement and promotion. Training is no longer an extra: it is one of the main levers for retaining talent. ### Workforce planning and organisation Knowing each employee's skills and allocating people according to role and workload is another essential function. This is also where shift rotas and schedule planning come in, along with managing the working calendar, so that at any given moment there is the right number of staff without misalignments or unnecessary overtime. Good shift scheduling software cuts in half the time spent building and adjusting rotas. ### Holiday and absence management Human Resources handles holiday requests, paid leave, sick leave and all other absences, matching them against the needs of each team so that service doesn't suffer. Managing this over email or in an Excel spreadsheet is a constant source of errors and disputes; centralising it prevents overlaps and gives everyone visibility. ### Payroll management and staff administration HR handles (or coordinates with the payroll agency) the calculation and payment of wages, contracts, registrations and deregistrations with Social Security and the signing of employment documentation. It is a highly sensitive area: an error in a payslip or a poorly drafted contract can end in a penalty or a claim. ### Working climate and internal relations Finally, Human Resources looks after a good working atmosphere. It fosters healthy working relationships, channels conflicts, manages internal communication and makes sure the workforce can carry out their duties comfortably. This area also covers recent legal obligations such as the whistleblowing channel (canal de denuncias), which is mandatory for many companies. ## How to organise HR in an SME (even without a department of your own) The reality for most small Spanish businesses is that they don't have a formal Human Resources department. That's fine: what matters is that the functions are covered and that they don't depend on the memory of a single person. Here are the essentials: - **Assign responsibilities clearly.** Define who handles recruitment, who handles payroll and who handles absences, even if it's the same two people. Leave no grey areas. - **Lean on a payroll agency for employment matters.** Payroll calculations, contracts and social security contributions are best delegated to professionals, but you should keep the information and control in-house. - **Digitise repetitive processes.** Time recording has been mandatory since 2019, and handling clock-ins, holidays and shifts by hand consumes hours every week. HR software automates these tasks and reduces errors. - **Comply with current regulations.** In 2025-2026 there are obligations you can't overlook: registro de jornada (working-time records), reliable time tracking, equality, data protection and, in many cases, an internal whistleblowing channel. Centralising information in a single tool is what makes the difference between an SME that spends hours on people management and one that resolves it in minutes. ## A tool to organise your Human Resources department LapsoWork is HR software designed for Spanish SMEs that brings together everything your people department needs in a single platform: - **Time tracking and clock-in:** record entries and exits from mobile or computer, with reports ready for a labour inspection. - **Holiday and absence management:** requests, approvals and team calendar all integrated, with no emails or spreadsheets. - **Payroll management:** digital employee onboarding, electronic signature and centralised employment documentation. - **Shifts and rotas:** schedule planning that avoids misalignments and unnecessary overtime. Having a well-organised Human Resources department doesn't depend on its size, but on having clear processes and the right tools. If you want to stop wasting hours on administrative tasks and comply with the law with peace of mind, digitising people management is the first step. --- ## How to plan a company holiday calendar URL: https://lapsowork.com/en/blog/how-to-plan-a-company-holiday-calendar/ Publicado: 2022-06-21 Resumen: Practical guide to organising your company holiday calendar: when it's set, who chooses the dates and how to manage it without conflicts or Excel. Every summer the same scene plays out in many SMEs: May or June arrives, three people ask for the same fortnight in August, someone from a key department heads off just when the workload peaks, and the manager ends up juggling a colour-coded Excel spreadsheet. A good **holiday calendar** avoids almost all of these problems. In this article we explain how to plan it well in advance, what Spanish law says about who decides the dates, and how to manage it without friction or paperwork. ## Essential tips for organising your holiday calendar Planning holidays isn't just about handing out days off: it's about making sure the business keeps running while the team rests. Here are the keys to getting it right: - **Analyse the needs of each area.** Identify the busiest periods and the services that can't be left uncovered. An admin team is not the same as a customer service or production team. - **Set specific windows for taking holidays.** Many companies establish windows (for example, between June and September) or even collective shutdowns. Make the deadlines for requesting and taking each year's days crystal clear. - **Limit how many people can be off at once.** Define a maximum number of simultaneous absences per department so an area is never left short-staffed. - **Establish a fair, transparent order of priority.** Seniority, rotation from the previous year, family responsibilities or simply the order of requests: pick a criterion, write it down and apply it consistently. That way you avoid favouritism and disputes. - **Plan ahead.** The sooner you know the requests, the more room you have to solve the puzzle and reorganise the work. Ideally, close the calendar a couple of months before summer. ## When is the holiday calendar set? Your sector's **convenio colectivo** (collective bargaining agreement) usually sets the ground rules: number of days, whether there are preferred periods, whether there's a collective shutdown, and so on. From there, **artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores** (article 38 of the Spanish Workers' Statute) requires the holiday calendar to be set **by mutual agreement** between the employer and the employee, and lays down a key point: every employee must **know their dates at least two months in advance** of the start of their leave. That's why the practical recommendation is simple: open the request process at the start of the year or, at the latest, in spring, and have the calendar closed before summer begins. Getting ahead gives you room to negotiate, resolve overlaps and communicate the dates within the legal deadline. ## Who chooses the holiday dates? This is one of the most common questions. The short answer: **neither does the employer decide them exclusively, nor can the employee impose them unilaterally**. The Estatuto de los Trabajadores establishes that the holiday period is set **by common agreement** between both parties, always respecting what the collective bargaining agreement says. If there's no agreement, the law provides for the **jurisdicción social** (Spanish labour courts) to set the dates through a preferential and summary procedure, and their decision is final. Nobody wants it to reach that point, of course. That's why it pays to have clear allocation criteria from the outset: when everyone knows how the decision is made, agreement is reached on its own in the vast majority of cases. ## How do I manage my employees' holidays? This is where many SMEs are still stuck with **Excel**. It works… until it doesn't: sheets that get overwritten, day balances nobody can reconcile, requests by email or WhatsApp that get lost, and a manager spending hours on something that should be automatic. On top of that, with a shared file it's easy for two people to request the same dates without anyone noticing in time. The alternative is **holiday and absence management software** that centralises everything in a single place. With a tool like LapsoWork, each person sees their available day balance, requests dates from their phone and gets the answer instantly, while the manager approves or rejects at a glance, seeing who else is off on those days. ### How does LapsoWork's holiday and absence management work? The full workflow is resolved in three steps: 1. **The employee requests their days** from the app, choosing the dates in their calendar. The system shows them how many days they have left, so nobody over-requests. 2. **The manager receives the request** with a notification and **approves or rejects** it with a click. When they do, they can see whether those dates overlap with those of other colleagues on the same team, to avoid leaving an area uncovered. 3. **The employee receives the answer** instantly and the dates are automatically reflected in the shared calendar and in the day balance. Everything logged, with no emails or Excel versions. The result: less admin time, zero conflicts over overlaps, and a reliable record of days taken and pending for each person. ## Collective bargaining agreements and regional particularities Before considering the calendar closed, always check your sector or company **convenio colectivo**, because it may improve on the legal minimum and add its own rules. Some agreements grant **more than 22 working days** of holiday, provide for **additional days based on seniority**, set **preferred periods** for taking leave, or regulate how public holidays that fall within the holiday period are counted. It's also worth bearing in mind **local and regional public holidays**: they're not the same in Madrid as in Seville, Bilbao or Palma, and a long weekend or a regional holiday can throw off your coverage plans. If your company has offices in several autonomous communities, the best approach is to manage each working calendar by location. Good HR software lets you configure the public holidays for each site so that day and absence calculations are accurate without you having to do it by hand. ## In summary A well-planned holiday calendar rests on three pillars: **anticipation** (close the dates at least two months ahead), **clear allocation criteria** that everyone knows, and a **tool that centralises** requests, approvals and balances. When those three pieces fit together, summer stops being a headache and becomes a process that practically runs itself. And if you handle time tracking and holidays from the same platform, you have all your team's working-hours and absence information in a single place, ready for any calculation, review or inspection. --- ## Employer-imposed holidays: are they legal and how are they managed? URL: https://lapsowork.com/en/blog/employer-imposed-holidays/ Publicado: 2022-06-07 Resumen: Can your employer impose holiday dates? Find out what article 38 of the Estatuto de los Trabajadores says, the notice periods and how to plan without conflicts. Summer arrives and, with it, one of the questions that raises the most doubts across any workforce: can the company decide when you take your holidays? The short answer is yes, within certain limits. The long answer has important nuances worth knowing, whether you are the person in charge of HR at a small business or an employee who wants to understand just how far your employer's right to set your time off actually goes. ## What are employer-imposed holidays? We talk about imposed holidays when it is the company that decides, unilaterally, the specific period during which one or more employees must take their days off. Instead of agreeing the dates with the employee, the organisation sets a fixed calendar —for example, a full shutdown in August— and the whole team adjusts to it. This is a common practice in sectors with marked seasonality, in factories that halt production for part of the year, or in small companies where activity grinds to a halt if part of the team is missing. The important thing is to understand that "imposing" does not mean doing it in any way you please: the law sets out clear rules that the company is obliged to respect. ## Are company-imposed holidays legal? Yes, subject to conditions. The right to set the holiday period is not absolute, either for the company or for the employee: the rules seek a balance between the organisational needs of the business and the workforce's right to rest. The starting point is **article 38 of the Estatuto de los Trabajadores** (the Spanish Workers' Statute), which establishes the basic rules: - The holiday period **may not be shorter than 30 calendar days** per year (roughly equivalent to 22 working days). - The period or periods to be taken **are set by mutual agreement** between company and employee, in line with the provisions of the applicable convenio colectivo (collective bargaining agreement) on annual holiday planning. - The **holiday calendar** must be made known to the employee **at least two months in advance** of the start of the leave. - Holidays **cannot be replaced by financial compensation** (except where the contract ends with outstanding days pending). In practice, this means the company can set the holiday period —even impose a collective shutdown— provided it is contemplated in the applicable convenio colectivo or otherwise agreed, and provided it respects the two-month notice period. What it cannot do is announce a change of dates from one day to the next, or force employees to take fewer days than they are legally entitled to. ### What if there is no agreement on the dates? When company and employee cannot reach an agreement, the law provides a route: either party may turn to the social jurisdiction (jurisdicción social). The employment court (juzgado de lo social) sets the leave dates through a preferential and summary procedure, whose ruling cannot be appealed. It is a swift process, precisely because holidays have fixed dates and cannot wait months to be resolved. In any case, most conflicts are avoided with two things: a calendar published well in advance and transparent communication. When the team knows the shutdown dates or the summer rotas months ahead, friction drops dramatically. ## How can you make holiday scheduling easier? Managing a whole workforce's holidays through email, spreadsheets and phone calls is a guaranteed source of errors: overlaps, days miscounted, requests that get lost and periods approved twice over. The bigger the team grows, the more complicated it becomes. A holiday management software solution resolves these problems by centralising the entire process: - **Digital request and approval**: the employee requests their days from their phone or computer, and the manager approves or rejects them with a single click, leaving a record of everything. - **Always up-to-date day balance**: each person can see how many days they have left, how many they have taken and how many are still pending, with no manual calculations. - **Visible team calendar**: overlaps are spotted at a glance and sufficient cover is always guaranteed. - **Notice and traceability**: there is a record of when the calendar was communicated, which is key to meeting the legal two-month deadline. What's more, holiday management does not work in isolation. It relies on solid time tracking that records working hours, absences and breaks reliably, so that balances and totals always match reality. ### Less paperwork, fewer conflicts The goal is not only to save the HR team time —although it does that too— but to reduce the tension that holidays generate every summer. When the rules are clear, the dates are known in advance and each employee can check their own situation at any time, holidays stop being a source of conflict and become what they should be: planned time off, with no surprises for anyone. If your company still manages holidays on paper or in spreadsheets, now is the time to make the leap. Automating the process not only saves you hours of administrative work: it helps you comply with the regulations, avoid errors and keep your team informed and satisfied. --- ## Holiday days per month worked: how to calculate them URL: https://lapsowork.com/en/blog/holiday-days-per-month-worked/ Publicado: 2022-05-24 Resumen: How many holiday days do you accrue per month worked in Spain? We explain the calculation using the 2.5 calendar-day rule, with examples and what the law says. One employee who joined in March, another leaving in September, a four-month temporary contract... and the same old question every time: how many holiday days are they entitled to? When someone hasn't worked the full year, they don't take their holiday entitlement in full, but rather the **pro-rata portion** based on the time worked. The good news is that the calculation is simple once you know the rule. Let's walk through it with clear examples, tailored to what any Spanish SME needs. ## How many holiday days do you accrue per year in Spain? The **artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores** (Article 38 of the Spanish Workers' Statute) sets the legal minimum at **30 calendar days per year worked**. That's the floor: no collective agreement or contract can reduce it, although many collective agreements improve on it by referring to working days (typically around 22 working days, which broadly equate to those 30 calendar days). Two important points before you calculate anything: - **30 calendar days** means calendar days, public holidays and weekends included. It is not 30 working days. - Holiday is **paid** as if the worker were active: nothing is deducted from their salary for taking it. ## How many days do you accrue per month worked? Here is the rule that answers most questions. If a full year generates 30 calendar days, each month worked generates: > **30 days ÷ 12 months = 2.5 calendar days per month worked** In other words, for every full month an employee works, they accrue **2.5 calendar days of holiday**. From there, working out the pro-rata portion is a matter of multiplication: - **1 month worked** → 2.5 days - **3 months** → 7.5 days - **6 months** → 15 days - **9 months** → 22.5 days - **12 months** → 30 days When the result comes out with decimals (7.5 or 22.5), the usual practice is to round up in the worker's favour, unless the collective agreement states otherwise. Many agreements also spell out how to handle part-month fractions. ### And if they haven't worked a full month, what happens with the odd days? When someone joins mid-month or leaves before the month ends, it is also pro-rated within the month. The most precise method is to calculate by days: divide the 30 holiday days by the 365 days in the year and multiply by the days actually worked. > **(30 ÷ 365) × days worked = holiday days** For example, a **100-day** contract generates approximately `(30 ÷ 365) × 100 = 8.2 calendar days` of holiday. This is the fairest method for short contracts, mid-month start dates or final settlements. ## Does the calculation change for part-time work? No. A **part-time** worker accrues exactly the **same holiday days** as a full-time worker: 30 calendar days per year, or the pro-rata portion based on the time worked. Reduced hours affect the **amount** paid (proportional to the hours), but **not the number of days** of rest they are entitled to. It's a very common mistake in SMEs to cut the holiday entitlement of someone working part-time. The law does not allow it: the right to rest is the same, only the pay changes. ## Untaken holiday at the end of a contract If a worker leaves the company before taking the holiday they have accrued, the law requires it to be compensated **financially in the final settlement**. This is the only case in which holiday is paid in money: while the employment relationship is still active, it is taken as rest, not paid out. The final settlement calculation follows the same logic: you count the days accrued based on the time worked in the year, subtract the days already taken, and pay the balance. If you're interested in whether those days expire, we cover it in detail in our guide on how holiday carries over from one year to the next. ## Can the employee choose when to take their holiday? The holiday period is set **by mutual agreement** between employer and worker. The company can establish specific periods (for example, a shutdown in August), but cannot impose them unilaterally without negotiation, and the **holiday schedule must be known at least two months in advance** of the date on which it will be taken. In practice, for an SME this means getting organised in good time: employee requests, manager approval and a clear picture of who is off each week so you're never left short-staffed. ## How to streamline holiday management in your company Calculating pro-rata days, tracking requests, avoiding overlaps and keeping an eye on outstanding balances is perfectly manageable with two employees. With fifteen, the spreadsheet starts to break down and payroll errors begin to creep in. A holiday management software solves this at the root: - **Calculates on its own** the days each person is entitled to based on their start date and their working hours, including the pro-rata amounts for mid-year joiners and leavers. - Lets employees **request from their phone** and managers approve with a single click, keeping a record of everything. - Shows a **team calendar** so you can see at a glance who is away and avoid too many absences coinciding. - Keeps the **balance up to date** in real time, with no manual reconciliation at year-end. What's more, by integrating with time tracking, absences and clock-in records stay in sync: when someone is on holiday, they don't show up as a missed shift. ## Quick summary - The legal minimum in Spain is **30 calendar days** per year worked (art. 38 of the Estatuto de los Trabajadores). - Each full month generates **2.5 calendar days** of holiday. - For part-months, use the formula `(30 ÷ 365) × days worked`. - **Part-time** work does not reduce the days, only the amount paid. - At the end of a contract, untaken holiday is **paid in the final settlement**. With the 2.5-days-per-month rule you've solved 90% of cases. For the rest — short contracts, mid-month start dates, agreements with improvements — automating the calculation saves you errors and disputes. And that is precisely the kind of work that good HR software takes off any SME's plate. --- ## Do holidays carry over from one year to the next? URL: https://lapsowork.com/en/blog/do-holidays-carry-over-from-one-year-to-the-next/ Publicado: 2022-05-10 Resumen: Can annual leave be carried over from one year to the next in Spain? We explain what the Estatuto de los Trabajadores says, when you can roll it over and how to avoid losing it. December arrives, you go through the figures and discover that an employee still has seven days of holiday left to take. Are they lost? Can they be carried over to January? And what if you were running on a tight team and there was simply no way to grant them? It is one of the most common questions in any small business as the end of the year approaches. Let us clear it up with what Spanish law and current case law actually say, no beating around the bush. ## Can holidays be lost from one year to the next? The general rule is clear. **Article 38 of the Estatuto de los Trabajadores** (the Spanish Workers' Statute) establishes that holidays must be taken **within the calendar year to which they correspond**. In Spain the legal minimum is **30 calendar days per year worked** (equivalent to roughly 22 working days), which may be extended by collective agreement. This means that, as a rule, holidays **do not carry over from one year to the next**: if by 31 December an employee has not taken the days they were entitled to, in principle they lose them. It does not automatically generate a right to roll them over to January, nor to have them paid out in cash while the employment relationship is still live (financial compensation for holidays is only due when the contract is terminated). That said, "as a rule" is not the same as "always". There are important exceptions, and European and Spanish case law have qualified this rule considerably in recent years. ## Special cases where holidays can be carried over These are the situations in which a worker **can** take their holidays outside the calendar year without losing them: ### 1. Sick leave, pregnancy, childbirth or breastfeeding This is the most common case and the most protected. If the holiday period coincides with **temporary incapacity** (sick leave due to illness or accident) or with a suspension for pregnancy, childbirth or breastfeeding, the worker is entitled to take them **once that situation ends**, even if the calendar year is already over. The limit was set by the Court of Justice of the EU: in the case of long-term leave, the right to holidays is not maintained indefinitely. A carry-over period of around **18 months** from the end of the year in which they were accrued is accepted. Beyond that margin, they can indeed lapse. ### 2. When the company prevents the employee from taking them This is the big development of recent years. The CJEU made it clear that **holidays do not lapse automatically** simply because they were not requested. For a worker to lose their days, the company has to prove that it: - **Clearly informed** them of the outstanding holiday days they had left. - **Expressly invited** them to take those days in good time. - Warned them that, if they did not, they would lose them at the end of the period. If the company does not fulfil this duty of information and "diligence", the employee **does not lose** the unused holidays, even if the calendar year has passed. The burden of proof falls on the company, not on the worker. This has an enormous practical consequence for any small business: if you do not keep an orderly record of holiday balances and do not warn your staff, you can end up carrying over pools of accumulated days for years. ### 3. By agreement between company and worker Nothing prevents a company and an employee from **agreeing** to move a few days to the following year for organisational reasons (a workload peak, a campaign, a leave of absence that has to be covered). Many collective agreements regulate this expressly and set the cut-off month of the following year by which the days can be taken (usually 31 January, sometimes 31 March). It is always advisable to put it **in writing**. ## What about unused holidays when the contract ends? Pay close attention to this point, because it is where the most claims arise. If the employment relationship **ends** (end of contract, dismissal, voluntary resignation) and the worker has accrued holidays they have not taken, the company is **obliged to pay them** in the final settlement (finiquito). Those days are not lost: they are paid out in cash, in proportion to the time worked. The calculation is simple: divide the number of annual holiday days by 365 and multiply by the days actually worked in the year, subtracting those already taken. A common mistake in small businesses is to settle that proportion incorrectly, which can end in a claim for unpaid amounts. ## How to organise holidays so they are not lost? The best way to avoid problems (and claims) is not to let balances spiral out of control. Some practical guidelines: - **Set out the calendar at the start of the year.** Ask each employee to plan their holidays in advance and approve a shared calendar to avoid overlaps in the critical months. - **Warn before they expire.** Remind anyone with outstanding days to take them before the end of the year. This warning, as well as being good practice, is what protects you legally against a later claim. - **Keep a reliable record of balances.** Knowing in real time how many days each person has taken and how many they have left avoids surprises in December and errors in the final settlement. - **Put agreements in writing.** If you agree to move days to the following year, make sure it is documented. Managing all of this in an Excel spreadsheet works until the team grows, requests start to cross over and no one remembers who approved what. A holiday management software automates requests, calculates balances on its own and alerts you when someone is about to lose days. And if you also connect it to time tracking, you have in one place who is working, who is off and how many days are left in the pot, without reconciling anything by hand. ## In summary - Holidays are taken **within the calendar year** and, as a rule, they do not carry over to the next one. - **Exceptions**: sick leave/pregnancy (up to around 18 months), impossibility caused by the company, or an agreement between the parties. - If the company **did not warn** in time about the outstanding days, the worker **does not lose them**. - When the **contract ends**, unused holidays **are paid out** in the final settlement. The key is control: whoever keeps their balances up to date does not lose days, does not generate claims and does not reach December doing desperate calculations. --- ## Remote work tools: a practical guide for SMEs URL: https://lapsowork.com/en/blog/remote-work-tools/ Publicado: 2022-04-19 Resumen: The best remote work tools for 2026: communication, files, project management and HR so your SME can work remotely without friction. Remote work has stopped being an exception and become a routine way of working for many Spanish SMEs. Working remotely has clear advantages —less time lost commuting, greater flexibility, access to talent from anywhere in the country— but it also demands a change of mindset and, above all, the right tools. Without them, communication breaks down, files get duplicated and no one knows who is doing what. In this guide we go through the categories of tools that any remote team needs, along with some of the most widely used options in 2026. The idea is not to install everything at once, but to cover four basic needs: communicating, sharing files, organising the work and managing people. ## Communication tools When the team doesn't share an office, communication is the first thing to sort out. You need one channel for day-to-day work (quick messages, questions, coordination) and another for meetings and video calls. ### Slack Slack organises the team's conversation into channels by project, department or topic, so each conversation stays where it belongs instead of everything getting mixed into a single thread. It supports direct messages, quick calls, file sharing and integrates with dozens of applications. Its free plan is enough to get started with small teams; the paid plans extend message history and admin features. Very solid alternatives are **Microsoft Teams** (built into the Microsoft 365 ecosystem) and **Google Chat**. ### Google Meet For video calls, Google Meet is one of the simplest options: it runs in the browser, with nothing to install, and integrates with Google Calendar to create meetings in one click. It's the natural successor to the old Google Hangouts, which Google has already retired. Alternatives include **Zoom**, very popular for client meetings and webinars, and **Microsoft Teams**, which combines chat and video calls in a single tool. For an SME, the sensible move is to pick the one that already comes with your corporate email (Google Workspace or Microsoft 365) and avoid duplicating subscriptions. ## File tools Working remotely means documents can't live on the hard drive of an office computer. You need cloud storage so the whole team can access the latest version of every file from anywhere. ### Google Drive Google Drive combines cloud storage with real-time collaborative editing through Docs, Sheets and Slides. Several people can edit the same file at once, with permission controls and a version history that stops work from being lost. It's a very convenient option for SMEs that already use Gmail. The equivalent alternative in the Microsoft world is **OneDrive** together with the web version of Office; and **Dropbox** remains a solid option focused on file syncing. ### WeTransfer Not everything can be sent by email: attachments have size limits and heavy files (videos, designs, large packages) get stuck. WeTransfer solves the one-off sending of large files without needing to create an account: you upload the file, enter the recipient and it generates a download link for you. Its free version lets you send up to a generous size per transfer, enough for most occasional deliveries. For recurring exchanges within the team, it's better to rely on cloud storage (Drive or OneDrive), and keep WeTransfer for the occasional delivery to clients or external collaborators. ## Project management tools When you don't see each other's faces every day, it's easy to lose track of who is doing what and by when. A project management tool makes everyone's work visible and stops tasks from slipping through the cracks. ### Trello Trello organises work into boards with lists and cards that move along as each task progresses (for example: "To do", "In progress" and "Done"). It's very visual and intuitive, ideal for small teams starting to get organised remotely. Each card supports assignees, due dates, checklists and comments. Its free plan covers the needs of most SMEs. Notable alternatives include **Asana** and **monday.com**, somewhat more complete for complex workflows, and **Notion**, which combines documentation and task management in the same space. ### Microsoft Project For large, complex projects —with many interdependent tasks, tight deadlines and resource allocation— Microsoft Project offers advanced management with Gantt charts and detailed planning. It's a powerful tool, geared more towards project management than the day-to-day of a small team. For most remote-working SMEs, a Trello- or Asana-type solution tends to be more agile; Microsoft Project fits when the planning is genuinely complex. ## People management tools The tools above help the team work in a coordinated way, but remote work also raises specific HR challenges: recording the working hours of people who aren't in the office, managing holidays and absences, tracking time fairly and complying with the regulations. Here it's worth remembering that in Spain **time tracking is mandatory for remote work too**. The Ley 10/2021 de trabajo a distancia (Spain's 2021 remote work law) requires an accurate record of the working hours of people who work remotely, and the digital clock-in regulations in force in 2026 reinforce that this record must be objective and accessible for inspection. Keeping it on a spreadsheet is unworkable when the team is spread out. ### LapsoWork LapsoWork is HR software designed for Spanish SMEs that handles remote people management from a single platform. Your team can clock in from their phone or computer wherever they are, with optional geolocation, and you get real-time time tracking for the whole workforce, in compliance with the law. On top of that, LapsoWork centralises holiday and absence management, shifts, payroll, the whistleblowing channel and a document manager, so you don't need half a dozen different tools for everything to do with people. Unlike communication or file tools, which solve one part of remote work, HR management is the one that prevents the most legal problems: a poorly kept time record can lead to penalties. That's why it's worth having this piece covered from day one. ## How to choose your combination of tools There's no single tool stack that works for everyone. The practical recommendation for an SME starting or consolidating its remote work is straightforward: - **Communication:** a chat channel (Slack or Teams) + a video-call tool (Meet, Zoom or Teams). - **Files:** cloud storage (Google Drive or OneDrive) as a base, and WeTransfer for occasional large deliveries. - **Projects:** a visual tool (Trello or Asana) that makes everyone's work visible. - **People:** HR software like LapsoWork that guarantees time tracking and legal compliance. The key isn't to pile up applications, but to choose a few that integrate well with each other. Start with the essentials, learn to use them as a team and expand only when you feel a real need. Well-organised remote work doesn't depend on having the most expensive tools, but on having the right ones and getting the whole team to use them. If you want to bring order to the HR and time-tracking side of your remote team, you can try LapsoWork free for 30 days and see how easy it is to have everything under control. --- ## Advantages and Disadvantages of Remote Working URL: https://lapsowork.com/en/blog/advantages-and-disadvantages-of-remote-working/ Publicado: 2022-04-05 Resumen: Advantages and disadvantages of remote working for SMEs in 2026: efficiency, work-life balance and talent versus cybersecurity and switching off. A practical look. Remote working has gone from being an exception to becoming a standard way of organising work in thousands of Spanish SMEs. What began as an emergency measure has now become firmly established: today the hybrid model is the norm in many sectors. But adopting remote working without thinking it through carefully is as much an opportunity as it is a risk. In this article we run through the **advantages and disadvantages of remote working** so you can make an informed decision about which model best suits your company. ## What is remote working? Remote working is the form of distance work in which the employee carries out their activity away from the company's premises, usually from home, using digital tools. In Spain it is regulated by the **Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia** (Spain's Remote Working Act), which considers regular remote working to be work that accounts for at least 30% of the working day over a three-month period. Beyond that threshold, employer and employee must sign a written agreement setting out equipment, expenses, working hours and monitoring. There is a clear difference between an employee who works a single day from home because of a medical appointment and one who works remotely three days a week on a stable basis. The former is a one-off; the latter falls squarely within the legal obligations that come with remote working. ## Advantages of remote working ### More streamlined processes Many tasks that once required in-person meetings are now resolved in minutes over a video call. Coordinating teams, assigning tasks or even conducting job interviews becomes faster when you no longer depend on getting everyone into the same room at the same time. Well organised, remote working cuts down on unnecessary meetings and frees up more time for the work that genuinely adds value. ### Greater efficiency Without the constant interruptions of the office, many employees focus their attention far better on tasks that demand concentration. The key is to measure by objectives rather than hours in the chair: when work is organised around results, productivity tends to hold steady or even improve. That said, it calls for trust and for tools that provide visibility without tipping over into excessive control. ### Better time tracking It may sound counterintuitive, but remote working done well allows for a cleaner **working-time record** than the paper systems of the office. With a clock-in app, every employee records their entry and exit with a timestamp, wherever they happen to be. The company meets its legal obligation to keep a working-time record and, at the same time, has reliable data on hours worked, breaks and any excess working time. Time tracking software resolves all of this without friction, both in and out of the office. ### Access to a wider talent pool If the role does not require a physical presence, you are no longer limited to the professionals who live within reasonable commuting distance of your premises. You can hire the best profile even if they are in another city or region. For many SMEs outside the major capitals, this finally opens the door to qualified talent that was previously impossible to attract. ### Work-life balance Saving one or two hours of commuting each day changes any worker's life. Remote working makes it easier to combine professional activity with family responsibilities, and that translates into more satisfied employees and lower turnover. A workforce that achieves a better balance tends to stay longer and to become more committed to the company. ## Disadvantages of remote working ### The cybersecurity challenge When work leaves the office, so does the information. Poorly protected home connections, personal devices that are not kept up to date and the use of public Wi-Fi all open the door to security incidents. The company must put clear protocols in place: VPN, strong passwords, backups and basic cybersecurity training. This is not optional, especially where personal data covered by the RGPD (the EU General Data Protection Regulation, as applied in Spain) is being handled. ### Weaker team relationships The mid-morning coffee, the corridor chat or the team lunch are not just downtime: they are the glue of company culture. When working remotely, those moments disappear and the sense of belonging suffers unless it is nurtured deliberately. It pays to plan regular in-person meet-ups and spaces for informal communication so that the team continues to feel like a team. ### Less spontaneous learning A good deal of workplace learning happens informally: watching how a more experienced colleague solves a problem or asking a quick question on the fly. Remotely, that continuous learning is lost unless it is replaced by something else. Junior profiles are the most affected, so it is worth reinforcing mentoring, internal documentation and channels where people can ask questions without fear. ### New legal obligations Regular remote working obliges the company to sign a written agreement, to compensate the resulting expenses (electricity, internet, equipment), to guarantee the right to digital disconnection and to keep a working-time record remotely as well. Failing to meet these obligations can lead to penalties. It is only a disadvantage if it is ignored: with the right tools, all of this is documented and automated with barely any effort. ## So, is remote working worth it? For most SMEs the answer is yes, provided it is implemented in an orderly way. The advantages (efficiency, access to talent and work-life balance) tend to outweigh the drawbacks, and those can be mitigated with good practices and the right tools. The hybrid model, which combines office days with days at home, is the one that best balances both worlds for many teams. The difference between remote working that works and remote working that causes problems almost always comes down to management. Recording working time, keeping track of your remote team's holidays and absences and having all the documentation centralised is exactly what stops flexibility from turning into chaos. If you are weighing up whether to take the plunge or to fine-tune the model you already have, try LapsoWork free for 30 days and see for yourself how simple it is to manage your team, wherever they are. --- ## How to Record Working Hours When Remote Working? URL: https://lapsowork.com/en/blog/how-to-track-working-hours-when-remote-working/ Publicado: 2022-03-22 Resumen: A practical guide to complying with time recording in remote work: what Ley 10/2021 requires, how to track hours remotely and with which software. Remote working has become an everyday way of working in many Spanish SMEs, but one question keeps coming up: if an employee never sets foot in the office, how do you record their working hours? The answer is clear. The obligation to record working time does not disappear when people work from home: the company is still required to keep a daily, reliable record of each worker's hours, wherever they are. In this guide we explain what the current regulations require and how to comply without friction. ## What does the remote working law say about recording working hours? Remote working in Spain is governed by the **Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia** (the Spanish remote work law), which sits alongside the general obligation to keep a time record under Article 34.9 of the Estatuto de los Trabajadores (Workers' Statute). The combination of both rules leaves little room for interpretation: - The scheduling flexibility that usually comes with remote working **does not exempt you from tracking working time**. The worker can organise their hours more freely, but the company must be able to demonstrate how many hours they work and when. - The remote work agreement must include, among other points, the **working schedule and availability rules**, as well as an inventory of the resources provided by the company. That inventory includes the **time recording system** where necessary. - The record must reflect **the start and end of each person's working day**, and breaks where the collective bargaining agreement (convenio colectivo) requires it. In other words: remote working does not mean you stop clocking in. It means clocking in a different way, adapted to the fact that the employee no longer shares a physical space with the company. It is worth remembering that the record has to be **objective, reliable and accessible**. The Inspección de Trabajo (Labour Inspectorate) can request it at any time, and an estimate or the worker's word is not enough. In addition, records must be kept for **four years** and made available to the workforce, their representatives and the Inspectorate itself. ## How to track working hours when remote working? This is where many SMEs get stuck. When everyone clocked in at the same office, a terminal at the entrance was enough. With teams spread across different homes and cities, that model no longer works. Here are the most common options, from least to most recommended. ### Shared spreadsheet This is the starting solution for many companies: an Excel or Google Sheets template where each employee logs their start and end times. It works in very small teams, but it has serious drawbacks: - It is **easily altered after the fact**, which undermines the reliability required by law. - It relies on each person remembering to log their hours every day. - Consolidating the data for the whole workforce to calculate overtime or generate reports becomes a manual, error-prone task. It works as a temporary patch, but not as a serious system in the medium term. ### Emails, messages or start-of-day calls Some companies ask employees to notify them by email or messaging when they start and finish. This is even more fragile than the spreadsheet: it produces no structured record, it is hard to audit and it multiplies administrative work. ### Cloud-based time tracking software This is the option that fits remote working best and the one most experts recommend. Specialised software lets each employee record their working day **from their phone or computer**, with a single click, wherever they are. The data is stored securely, cannot be altered without leaving a trace and is consolidated automatically. Compared with manual templates or old physical clocking-in terminals, time tracking software for remote work offers concrete advantages: - **Clocking in from any device**: web and mobile app, with no need to be in a specific location. - **A tamper-proof, timestamped record** that meets the reliability requirements of the regulations. - **Optional geolocation** at the moment of clocking in, useful for mixed profiles that combine office, site visits and remote work. - **Automatic reports** on hours worked, overtime and balances, ready for the Inspectorate or for payroll close. - **Alerts and reminders** for anyone who forgets to clock in, so the record does not depend solely on the employee's memory. ## Benefits of digitising remote work time recording Complying with the law is the starting point, but a good time tracking system delivers benefits that go well beyond ticking a box: - **Legal peace of mind.** In the event of an inspection, you have an objective, accessible record in seconds, with nothing to reconstruct by hand. - **Less administrative burden.** Calculating hours, balances and overtime happens automatically, freeing up time for whoever manages your people. - **Data to manage better.** Knowing how the actual working day is distributed helps you plan workloads and spot problems with work-life balance or excessive hours. - **Integration with the rest of your people management.** The record connects naturally with holidays and absences and with payroll preparation, avoiding the need to duplicate data across different tools. ## In summary Remote working does not remove the obligation to record working hours: it transforms it. The company still has to keep a daily record that is reliable and retained for four years, the difference being that clocking in now happens remotely. Spreadsheets and messaging notifications work as a patch, but they do not guarantee the reliability the law requires and they do not scale well. Cloud-based time tracking software solves the problem at its root: each employee clocks in from their own device, the data stays protected and tamper-proof, and the company generates automatic reports that are always ready for the Inspectorate. If your SME has people working remotely, digitising time recording is no longer an option but the simplest way to comply with the regulations without the headaches. --- ## How to implement remote work in a company URL: https://lapsowork.com/en/blog/how-to-implement-remote-work-in-a-company/ Publicado: 2022-03-08 Resumen: Practical guide to implementing remote work in your SME in 2026: agreement, tools, training, time tracking and clear objectives, step by step. More and more SMEs are offering remote work, whether full-time or in a hybrid model of a few days at home and the rest in the office. Done well, it improves work-life balance, cuts office costs and helps retain talent. Done badly, it turns into chaos, legal breaches and disconnected teams. The difference lies in taking a few orderly steps from the outset. In this guide we explain how to implement remote work in your company in a practical way and in line with current regulations. ## 1. Sign the remote work agreement Remote work is not something you improvise with a quick "fine, stay home". Under the **Ley 10/2021 de trabajo a distancia** (Spain's remote work law), when an employee works remotely on a regular basis (at least 30% of their working hours over a three-month period), it is **compulsory to sign a written agreement** before they begin. That document must set out, as a minimum: - The **inventory of equipment and resources** provided by the company (laptop, mobile, licences, etc.). - The **reimbursement of expenses** arising from working from home (electricity, internet, furniture). - The **working hours** and the availability windows. - The **percentage** of on-site days and remote days. - The **assigned workplace** and the location where remote work is carried out. - The **duration** of the agreement and the procedure for reverting remote work. Without that signed agreement, any inspection will treat it as a serious infringement. Signing it properly from day one saves you problems and makes the ground rules clear for both parties. ## 2. Provide the necessary tools An employee at home needs exactly the same capabilities they would have in the office. Before sending anyone off to work remotely, make sure you cover three fronts: - **Internal communication**: a messaging and video-call tool (Slack, Teams, Meet) so the team doesn't lose touch. - **Work management**: a project or task manager where everyone can see who is doing what and the status of each item. - **Human resources**: software where the employee can clock in, request holiday, check their payslips and access their documentation without depending on someone being physically in the office. This last point is the one most often forgotten. If your HR management relies on paperwork, stray emails and Excel spreadsheets on an office computer, remote work turns everything upside down. Centralising it in a tool such as the LapsoWork app makes the administrative side work the same regardless of where the employee is. ## 3. Train your team There is no point in providing the best tools if nobody knows how to use them. Training is key so that remote work doesn't translate into constant calls of "I don't know how to do this". Take the time to make sure each person knows how to: - Use the communication, task management and HR tools. - Handle the internal processes that change when working remotely (how to report hours, how to request absences, how to share documents). - Follow good practices in personal organisation and basic cybersecurity. A well-run initial training session avoids weeks of friction and makes the team feel supported rather than left to fend for themselves. ## 4. Track the hours worked **Time recording is compulsory in remote work too.** The flexibility of working from home doesn't exempt anyone from clocking in: start times, finish times and breaks must be recorded just as they would be in the office. The good news is that remote time tracking is easier than ever. With clock-in software, the employee records their working day from their mobile or computer and the system logs everything automatically with a timestamp. No "I'm starting now" emails, no Excel sheets filled in at the end of the week (which, on top of everything, aren't legally valid). This gives you two things at once: you comply with the law and you get a real picture of the hours worked without having to chase anyone. Time tracking software resolves this point with barely any effort for the employee. Watch out for the other side of the coin: the **right to digital disconnection** (derecho a la desconexión digital). Tracking hours doesn't mean demanding permanent availability. Set clear working hours and respect the fact that, outside them, the employee has no obligation to answer emails or messages. ## 5. Make the objectives clear The biggest mindset shift in remote work is moving away from measuring "hours in the chair" towards measuring **results**. When working remotely you can't see the person working, and that forces you (for the better) to set concrete objectives. From the outset, every employee should be clear about: - What is expected of them and by when. - Which tasks are a priority and which can wait. - How and when the completed work is reviewed. When objectives are defined, productivity doesn't depend on surveillance but on agreement. The employee gains autonomy and the company gains predictability. Regular follow-up meetings (short and with an agenda) help keep things on track without falling into micromanagement. ## In summary Implementing remote work well in your SME comes down to five steps: signing the agreement, providing the right tools, training the team, tracking working hours and working towards objectives. None of them is complicated, but skipping any one of them soon becomes obvious. The administrative side (agreements, clock-ins, holiday, payslips and documentation) is precisely what tends to get out of hand when the team disperses. Centralising it in a single tool changes everything. If you'd like to see how LapsoWork helps you manage remote work from start to finish, you can try it free for 30 days or take a look at our plans and pricing. --- ## Remote work law in Spain: what it says and what it requires you to do URL: https://lapsowork.com/en/blog/remote-work-law-spain/ Publicado: 2022-02-14 Resumen: A clear guide to the remote work law in Spain (Ley 10/2021): definition, when it applies, mandatory agreement, penalties and employee rights. Remote work has stopped being an exception and become part of the everyday routine of thousands of Spanish SMEs. And wherever a practice becomes widespread, there is a rule to regulate it. If someone at your company works from home on a regular basis, you would do well to know exactly what the **remote work law in Spain** says, because failing to comply with it can prove costly. In this guide we explain, in plain language, what counts as remote work in legal terms, when the law applies, which agreement you are obliged to sign, and what penalties exist. ## What is the legal definition of remote work? The regulation of remote work first appeared with the **Real Decreto-ley 28/2020** (Royal Decree-Law), approved during the pandemic, and was consolidated in the **Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia** (the Remote Work Act), which remains in force in 2026. It is the reference framework and the one you need to keep in mind. The law distinguishes between two concepts that are often confused: - **Trabajo a distancia (remote work)**: any working activity carried out, on a regular basis, at the employee's home or at a location of their choosing, during all or part of their working day. - **Teletrabajo (telework)**: a form of remote work performed through the exclusive or predominant use of **IT, digital and telecommunications systems and tools**. The key lies in the word *regular*. The law only applies when remote work is performed, over a reference period of **three months**, for a minimum of **30% of the working day** (or the equivalent proportional percentage if the contract is for a shorter duration). Below that threshold, we are talking about occasional remote work, which is not subject to these obligations. In practice, this means that an employee who works remotely **a day and a half a week or more** already falls within the scope of the law. ## Things to bear in mind about the remote work law Once you are clear that the rule applies to your case, there are five points you need to keep on top of. ### Is it mandatory? Remote work is **voluntary** for both parties. The company cannot impose it, and the employee cannot demand it as a right. It is arranged by mutual agreement and, moreover, it is **reversible**: either party can request a return to on-site working under the conditions agreed upon. The fact that it is voluntary does not mean a verbal agreement will suffice. The decision must be **put in writing** before it begins. ### The remote work agreement This is the central document of the entire rule. The **remote work agreement** must be signed in writing and must set out, as a minimum, the content required by Article 7 of the law: - **An inventory of the resources, equipment and tools** provided by the company (computer, phone, chair, etc.). - **A list of the expenses** the employee may incur, along with how they are to be quantified and reimbursed. - **Working hours** and availability rules. - **The percentage and distribution** between on-site and remote work. - **The employee's assigned workplace**. - **The location** chosen for remote work (usually the home). - **The duration** of the agreement and the notice period for exercising reversibility. - **The company's means of monitoring** the activity. In addition, a copy of the agreement must be given to the employees' legal representatives and registered with the employment office (**SEPE**). ### Reimbursement of expenses The company is obliged to **pay or reimburse the expenses** that remote work generates for the employee (electricity, internet connection, wear and tear on their own equipment, furniture, etc.). The law does not set a specific amount: this is determined by the **convenio colectivo** (collective bargaining agreement) or, failing that, by the agreement between company and employee. What matters is that it is set out in writing and reflected on the payslip, rather than in separate payments with no audit trail. ### Penalties This is where many SMEs get a nasty surprise. Failing to put the agreement in writing, failing to hand it over, or failing to comply with its minimum content is considered a **serious infringement** in employment matters. The penalty regime of the LISOS establishes, following the update to the amounts, fines ranging from **€751 to €7,500** for a serious infringement, which can escalate to as much as **€225,018** for very serious infringements (for example, if there is discrimination against the remote employee). Put another way: having several employees working remotely without a signed agreement is a real risk in the event of an inspection. ### Employee rights The law devotes an entire chapter to guaranteeing that whoever works remotely has **exactly the same rights** as someone who goes into the office. Among them: - **Time tracking:** the obligation to record working hours under the RDL 8/2019 applies to remote work in exactly the same way. It must be a reliable, auditable system, not an email saying "starting" and "finishing". - **The right to digital disconnection:** the employee is not obliged to answer messages or emails outside their working hours. - **Equal treatment:** the same salary, training, promotion and access to union representation as on-site staff. - **Privacy and data protection:** monitoring measures must be proportionate and known to the employee. ### Company monitoring of remote work The law grants the company the right to **adopt surveillance and monitoring measures** to verify compliance with work obligations, provided they are proportionate and respect the employee's dignity and privacy. In practice, this translates into tools such as time tracking software to record remote working hours, or a remote work module to centralise agreements, on-site attendance and expense reimbursement. What the law does not allow is covert monitoring: installing spyware or screen recorders without prior notice breaches the RGPD. ## In summary The **remote work law in Spain** is not complicated to comply with, but it requires doing things in writing and with a clear audit trail. If you have employees who work from home for more than 30% of their working day, you need a signed agreement, you must reimburse expenses, record working hours and respect digital disconnection. Automating that administrative side with specialised software saves you time and, above all, keeps you safe from penalties. If you would like to see how it works with your own team, you can try LapsoWork free for 30 days and review your situation with no strings attached. --- # Blog (FR) ## Qui paie l'arrêt pour accident du travail ? URL: https://lapsowork.com/fr/blog/qui-paie-l-arret-pour-accident-du-travail/ Publicado: 2023-03-07 · Actualizado: 2026-09-28 Resumen: Qui paie l'arrêt pour accident du travail : l'entreprise, la mutua ou la Sécurité sociale ? On vous explique le paiement délégué, le montant et les délais en vigueur en 2026. Lorsqu'un salarié est victime d'un accident du travail entraînant un arrêt maladie, une question très concrète surgit immédiatement, aussi bien pour la personne concernée que pour l'entreprise : qui paie ces jours non travaillés ? La réponse courte est que l'entreprise avance l'argent, mais ce n'est pas elle qui l'assume au bout du compte. Voyons cela en détail, avec les montants et les délais en vigueur en 2026, afin que dans votre PME vous sachiez exactement comment gérer la situation. ## Qui paie l'arrêt pour accident du travail ? Dans un arrêt découlant d'un accident du travail, c'est l'entreprise qui verse le salaire au travailleur pendant l'incapacité temporaire. Mais elle le fait sous forme de **paiement délégué** (pago delegado) : elle avance la prestation sur la fiche de paie, puis la mutua collaboratrice (l'organisme espagnol qui couvre les risques professionnels) — ou l'Instituto Nacional de la Seguridad Social, selon l'organisme auprès duquel les risques professionnels sont couverts — lui rembourse ce montant. Autrement dit, l'argent sort de la poche de la mutua ou de la Seguridad Social, mais il parvient au salarié via la fiche de paie que gère son entreprise. Pour le salarié, c'est un avantage : il n'a rien à réclamer à la mutua, il perçoit directement son salaire sur sa fiche de paie habituelle. L'obligation de maintenir ce paiement délégué s'étend pendant les **365 premiers jours** d'arrêt. Ce délai peut être prorogé de **180 jours supplémentaires** (soit un total de 545 jours, c'est-à-dire 18 mois) lorsque le tribunal médical estime que, durant cette période, le travailleur pourra recevoir son autorisation de reprise pour guérison. Si l'incapacité temporaire dépasse 18 mois, la Seguridad Social examine l'état du travailleur et décide s'il y a lieu de prononcer la reprise, une prorogation exceptionnelle ou l'ouverture d'un dossier d'incapacité permanente, moment à partir duquel les prestations sont gérées d'une autre manière. ## Combien touche-t-on pendant un arrêt pour accident du travail ? C'est ici que se situe l'une des grandes différences par rapport à l'arrêt pour maladie ordinaire. En cas d'accident du travail, la prestation est **plus généreuse dès le premier jour** : - Le jour de l'accident est payé **intégralement par l'entreprise**, comme s'il s'agissait d'une journée travaillée. - À partir du lendemain, le travailleur perçoit **75 % de la base de calcul** (base reguladora) correspondant au mois précédant l'arrêt. Ce pourcentage est le minimum légal, mais de nombreuses **conventions collectives améliorent la prestation** et complètent la fiche de paie jusqu'à atteindre 100 % du salaire habituel pendant toute la durée de l'arrêt ou pendant un certain nombre de jours. C'est pourquoi il convient toujours de consulter la convention collective applicable à votre secteur avant de calculer ce que percevra la personne concernée. Un détail important pour la gestion : au moment de réintégrer le travailleur après l'arrêt, un ajustement lié à la répartition proportionnelle des primes exceptionnelles (pagas extraordinarias) peut apparaître, car la base de calcul de la prestation inclut déjà la part proportionnelle de ces primes. ## Touche-t-on 100 % du salaire pendant un arrêt pour accident du travail ? Pas en vertu de la loi. La prestation est de 75 % de la base de calcul à partir du lendemain de l'arrêt, et seul le jour de l'accident est payé en totalité, car l'entreprise le règle comme une journée travaillée (c'est ce qu'indique la [Seguridad Social](https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/Trabajadores/PrestacionesPensionesTrabajadores/10952/28362/28365)). On atteint 100 % lorsque la convention collective ou le contrat de travail oblige l'entreprise à compléter la différence, et ce complément est payé par l'entreprise, pas par la mutua ni par la Seguridad Social. C'est pourquoi, avant de calculer ce que percevra une personne en arrêt, il faut consulter sa convention collective : le complément peut couvrir tout l'arrêt ou seulement un certain nombre de jours, et il est parfois soumis à conditions. ## Peut-on licencier un salarié pendant un arrêt pour accident ? Être en arrêt maladie **n'est pas, en soi, un motif valable de licenciement**. Depuis la réforme qui a supprimé l'ancien article 52.d) de l'Estatuto de los Trabajadores (le Statut des travailleurs espagnol), on ne peut pas licencier quelqu'un uniquement en raison de ses absences justifiées découlant d'un arrêt maladie. De plus, la Ley 15/2022 integral para la igualdad de trato (loi espagnole pour l'égalité de traitement) renforce la protection : un licenciement motivé exclusivement par l'état de santé ou la maladie peut être considéré comme **nul** pour caractère discriminatoire, avec l'obligation de réintégrer le travailleur. Cela ne signifie pas que la relation de travail soit intouchable pendant l'arrêt. Il est bien possible de rompre le contrat lorsqu'il existe une **cause justifiée et indépendante** de l'accident ou de la maladie : par exemple, un licenciement disciplinaire pour des manquements graves dûment établis, ou des causes objectives de nature économique, technique, organisationnelle ou productive affectant le poste. Le contrat prend également fin de façon naturelle à son terme, dans le cas des contrats temporaires. Pour l'entreprise, l'essentiel est de toujours documenter et motiver toute décision par une cause étrangère à la situation d'arrêt, sans quoi le licenciement risque d'être déclaré injustifié (improcedente) ou même nul. ## Différence entre accident du travail et maladie ordinaire Il vaut la peine de rappeler pourquoi l'arrêt pour accident du travail est plus avantageux que celui pour risque ordinaire (contingencia común) : - **Pourcentage de la prestation** : en cas d'accident du travail, on perçoit 75 % de la base de calcul dès le deuxième jour ; en cas de maladie ordinaire, on perçoit 60 % entre le 4e et le 20e jour, puis 75 % à partir du 21e jour. - **Base de calcul** : pour les risques professionnels, on utilise une base de calcul généralement plus élevée. - **Qui avance le paiement** : dans les deux cas il existe un paiement délégué, mais en cas d'accident du travail le responsable ultime est la mutua d'accidents du travail ou la Seguridad Social au titre des risques professionnels. C'est pourquoi il est fondamental que l'avis d'arrêt de travail identifie correctement le risque : un accident traité par erreur comme une maladie ordinaire pénalise financièrement le travailleur. ## Comment bien gérer les arrêts dans votre PME Pour une petite entreprise, tenir manuellement le suivi des arrêts, des avis d'arrêt, des absences et des délais légaux est une source constante d'erreurs. Disposer d'un registre clair du temps de travail de chaque personne et de ses absences facilite grandement les échanges avec la mutua et la Seguridad Social, et évite les problèmes en cas de contrôle. Un bon logiciel de suivi du temps de travail vous permet d'enregistrer automatiquement les journées de travail et les absences, ce qui rend immédiate la documentation de la date exacte de l'accident et de la période d'arrêt. Et si, en plus, vous centralisez les avis d'arrêt et la documentation RH dans un gestionnaire documentaire, vous aurez tout ce dont vous avez besoin disponible instantanément, sans avoir à chercher des papiers ou des e-mails. En résumé : lors d'un arrêt pour accident du travail, l'entreprise paie en totalité le jour de l'accident et, à partir du lendemain, le salarié perçoit 75 % de la base de calcul (voire davantage, si sa convention la complète). L'entreprise avance ce montant par paiement délégué, et c'est la mutua ou la Seguridad Social qui l'assume réellement. Bien connaître ces délais et ces pourcentages vous évite les mauvaises surprises et vous aide à gérer sereinement les imprévus de votre personnel. --- ## Salaire minimum en Espagne 2026 : 1 221 € en 14 versements et son effet sur la paie, les compléments absorbables et le temps partiel URL: https://lapsowork.com/fr/blog/smic-espagne-2026-1221-euros-paie-temps-partiel/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Le décret royal 126/2026 fixe le salaire minimum interprofessionnel espagnol de 2026 à 1 221 euros par mois en 14 versements (17 094 euros par an), avec effet au 1er janvier : quels montants s’appliquent, comment il se proratise, quels compléments peuvent l’absorber, son effet sur le temps partiel et ce qu’il faut revoir dans la paie. Le **salaire minimum interprofessionnel espagnol de 2026** (SMI) est de **1 221 euros par mois en 14 versements**, 17 094 euros par an, fixé par le décret royal 126/2026 du 18 février, publié au BOE le 19 février 2026 et applicable depuis le 1er janvier. C’est une hausse de 3,1 % par rapport à 2025. Pour une PME, le chiffre n’est que le début : il faut savoir quels salaires il concerne, comment il se proratise quand l’entreprise paie en douze mensualités, quels compléments peuvent absorber la hausse et lesquels ne le peuvent pas, comment il se calcule dans les contrats à temps partiel et ce qu’il advient des mois de janvier et février déjà payés avant la publication. Ce guide passe tout cela en revue point par point. ## Les montants du SMI 2026 | Élément | Montant 2026 | |---|---| | Salaire minimum journalier | 40,70 € | | Salaire minimum mensuel (14 versements) | 1 221 € | | Salaire minimum annuel | 17 094 € | | Équivalent mensuel si l’entreprise proratise les primes extraordinaires sur 12 mois | 1 424,50 € | Les montants correspondent à la **durée légale du travail à temps plein** et constituent une **rémunération en espèces**, que le salaire en nature ne peut pas réduire. Seule la rémunération en espèces compte dans le SMI, et les compléments que la norme elle-même exclut en restent hors. Le décret royal est entré en vigueur le 20 février 2026 avec effet rétroactif au 1er janvier, ce qui oblige à régulariser les paies de janvier et février de ceux qui percevaient moins. ## Qui est concerné Ceux qui perçoivent le minimum, mais aussi bien d’autres : - **Les salariés dont le salaire de base est égal ou inférieur au SMI**, dans tout secteur et tout type de contrat, y compris les temporaires, les saisonniers et les employés de maison, pour lesquels le décret royal fixe des montants horaires. - **Les conventions dont les grilles sont inférieures au nouveau SMI** : la grille de la convention ne peut rester en dessous ; jusqu’à sa révision, le SMI s’applique. - **Les compléments et éléments calculés sur le SMI** ou qui y font référence : certaines indemnités, la base minimale de cotisation de certains régimes, les limites de saisie sur salaire, certaines aides et seuils. - **Les contrats à temps partiel**, dont le minimum se calcule au prorata de la durée du travail. ## Compensation et absorption : quels compléments peuvent absorber la hausse L’article 27.1 du Statut des travailleurs permet que la révision du SMI **n’affecte ni la structure ni le montant des salaires qui, pris dans leur ensemble et en calcul annuel, étaient supérieurs au nouveau minimum**. C’est la règle de compensation et d’absorption : si un salarié perçoit au total plus de 17 094 euros par an, la hausse du SMI peut être absorbée par ce qu’il perçoit déjà au-delà. Mais le décret royal lui-même et la jurisprudence limitent ce que l’on compare avec quoi : - On compare le SMI annuel et le **salaire annuel dans son ensemble**, salaire de base et compléments salariaux inclus. - **Ne comptent pas** dans cette comparaison les versements que le décret royal exclut, dont les **versements non salariaux** (indemnités de repas, prime de transport, kilométrage, indemnités) ni le **salaire en nature**. - La jurisprudence du Tribunal suprême a limité l’absorption de certains compléments liés au poste ou à la personne lorsque la convention les configure comme non absorbables, et beaucoup de conventions déclarent expressément non absorbables des compléments comme l’ancienneté ou le travail de nuit. Il faut lire la convention avant d’absorber. Règle pratique pour la PME : si le salaire de base de la convention est inférieur à 1 221 euros en 14 versements, l’entreprise doit le porter au SMI **sauf si l’ensemble des éléments salariaux absorbables, en calcul annuel, dépasse déjà 17 094 euros**. Absorber une prime que la convention déclare non absorbable est une réclamation assurée. ## Temps partiel : au prorata de la durée Dans les contrats à **temps partiel**, le SMI s’applique **au prorata des heures travaillées** par rapport à la durée à temps plein comparable. Avec une durée de 50 %, le minimum mensuel en 14 versements est de 610,50 euros ; avec 75 %, de 915,75. Deux erreurs habituelles : calculer la proportion sur les 40 heures légales alors que la convention fixe une durée à temps plein inférieure, ce qui abaisse indûment le minimum, et oublier que les heures complémentaires se paient au moins à la valeur de l’heure ordinaire résultant du nouveau SMI. ## Ce qu’il faut revoir dans la paie maintenant 1. **Salaire de base face à la grille de la convention et au SMI** : personne à temps plein en dessous de 1 221 euros en 14 versements ou 17 094 par an. 2. **Régularisation de janvier et février 2026** pour ceux qui percevaient moins avant la publication : rappels sur la paie suivante, avec leurs cotisations. 3. **Proratisation des primes extraordinaires** : si l’entreprise paie en douze mensualités, le minimum mensuel est de 1 424,50 euros. 4. **Compléments absorbables et non absorbables** selon la convention, avant de décider si la hausse est absorbée. 5. **Temps partiel** : proportion sur la durée à temps plein de la convention, et valeur de l’heure complémentaire. 6. **Bases de cotisation** : les bases minimales s’actualisent avec le SMI ; vérifiez que le cabinet ou le programme les a prises en compte. 7. **Éléments référencés au SMI** dans les contrats, accords ou conventions propres. 8. **Contrats de formation et de stage** : rémunération selon leur règle propre, qui prend le SMI comme référence proportionnelle. ## Ce que LapsoWork fait et ne fait pas LapsoWork **ne calcule pas la paie** : le calcul avec le nouveau SMI est fait par votre cabinet ou votre programme de paie, comme nous l’expliquons dans [externaliser la paie ou logiciel interne](/fr/blog/externaliser-la-paie-ou-logiciel-interne-pme/). Ce qu’il fait, c’est tenir la fiche de chaque salarié avec sa durée, sa catégorie et son contrat pour que les variables arrivent propres, [distribuer les bulletins](/fr/solutions/logiciel-paie/) déjà calculés pour que chacun les reçoive et les signe depuis son téléphone, et les archiver pendant la durée légale avec la signature comme preuve de remise. Pour comparer ce que coûte le logiciel et ce qu’il fait économiser, voir [comment calculer le ROI d’un logiciel RH](/fr/blog/roi-logiciel-rh-pme-comment-le-calculer/). ## Questions fréquentes **Quel est le salaire minimum interprofessionnel en Espagne en 2026 ?** 1 221 euros par mois en 14 versements, 17 094 euros par an et 40,70 euros par jour, selon le décret royal 126/2026 du 18 février, publié au BOE le 19 février 2026 et applicable depuis le 1er janvier 2026. C’est une hausse de 3,1 % par rapport à 2025. **Quel est le SMI 2026 en 12 versements ?** Si l’entreprise proratise les deux primes extraordinaires sur douze mensualités, le minimum mensuel équivalent est de 1 424,50 euros, soit les mêmes 17 094 euros annuels. **L’entreprise peut-elle absorber la hausse du SMI avec les compléments ?** Seulement si le salaire annuel dans son ensemble, avec les éléments salariaux absorbables, dépasse déjà 17 094 euros. Les versements non salariaux et le salaire en nature ne comptent pas, et beaucoup de conventions déclarent non absorbables des compléments comme l’ancienneté ou le travail de nuit. Il faut vérifier la convention avant d’absorber. **Comment se calcule le SMI dans un contrat à temps partiel ?** Au prorata des heures travaillées par rapport à la durée à temps plein comparable fixée par la convention : avec 50 % de durée, 610,50 euros par mois en 14 versements ; avec 75 %, 915,75 euros. Les heures complémentaires se paient au moins à la valeur de l’heure ordinaire résultante. **Faut-il payer des rappels pour janvier et février 2026 ?** Oui, à ceux qui percevaient moins que le nouveau minimum avant la publication : le décret royal produit ses effets depuis le 1er janvier 2026, la différence de janvier et février se paie donc en rappels avec leurs cotisations. ## Conclusion Le SMI 2026 est de 1 221 euros en 14 versements et 17 094 par an depuis le 1er janvier, et oblige à revoir les salaires de base, les rappels des deux premiers mois, l’absorption des compléments selon la convention, le temps partiel et les bases de cotisation. Le calcul appartient au cabinet ou au programme de paie ; avoir l’effectif ordonné et les bulletins archivés et signés est ce qui évite que la révision ne devienne un après-midi sur Excel. Pour le voir avec votre effectif, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Répartition irrégulière du temps de travail : les 10 % de l’article 34.2, le préavis de cinq jours et la banque d’heures URL: https://lapsowork.com/fr/blog/repartition-irreguliere-du-temps-de-travail-10-pour-cent-banque-d-heures/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Comment fonctionne la répartition irrégulière du temps de travail en Espagne selon l’article 34.2 du Statut des travailleurs : les 10 % annuels que l’entreprise peut répartir faute d’accord, le préavis minimum de cinq jours, la compensation des différences dans les douze mois, les repos à respecter, la différence avec les heures supplémentaires, comment gérer la banque d’heures et comment l’enregistrer. La **répartition irrégulière du temps de travail** est l’outil que le Statut des travailleurs espagnol donne aux entreprises pour adapter les heures aux pics et aux creux d’activité sans recourir aux heures supplémentaires : des semaines plus longues quand il y a du travail, plus courtes quand il n’y en a pas, avec le même total annuel. L’article 34.2 la permet jusqu’à **10 % du temps de travail annuel** faute d’accord, avec un **préavis de cinq jours** et une **compensation dans les douze mois**. Bien utilisée, elle évite des heures supplémentaires et des chômages partiels ; mal utilisée, elle devient une **banque d’heures** que personne ne contrôle et que l’Inspection requalifie en heures supplémentaires non payées. Ce guide explique les règles, la différence avec les heures supplémentaires, comment gérer la banque d’heures et comment l’enregistrer pour qu’elle tienne. ## Ce que dit l’article 34.2 du Statut des travailleurs - La **convention collective** ou, à défaut, l’**accord entre l’entreprise et les représentants** peut établir la répartition irrégulière du temps de travail sur l’année. - **À défaut d’accord**, l’entreprise peut répartir de façon irrégulière **10 % du temps de travail annuel**. - La répartition doit respecter dans tous les cas les **repos minimum quotidien et hebdomadaire** prévus par la loi : douze heures entre la fin d’une journée et le début de la suivante, et un jour et demi consécutif par semaine, cumulable sur quatorze jours. - Le travailleur doit connaître le jour et l’heure de la prestation résultante avec un **préavis minimum de cinq jours**. - La **compensation des différences**, en plus ou en moins, entre le temps de travail effectué et la durée maximale légale ou conventionnelle est **exigible selon ce que fixe la convention ou l’accord** ; à défaut, les différences doivent être compensées **dans un délai de douze mois** à compter du moment où elles se produisent. Quatre règles, donc : un plafond de 10 % faute d’accord, cinq jours de préavis, les repos intouchables et douze mois pour compenser. ## Combien d’heures représentent les 10 % Sur un temps de travail annuel de 1 780 heures, courant dans beaucoup de conventions, les 10 % représentent 178 heures que l’entreprise peut déplacer dans l’année : par exemple, des semaines de 45 heures en haute saison compensées par des semaines de 35 heures ou des jours de repos en basse saison. Le plafond porte sur le total des heures déplacées, pas sur chaque semaine, et la convention peut le relever ou l’abaisser, fixer des limites hebdomadaires ou quotidiennes, exclure certains collectifs ou exiger l’accord du salarié au-delà d’un seuil. Pour un contrat à temps partiel, le pourcentage se calcule sur son temps de travail annuel. ## La différence avec les heures supplémentaires C’est le point qui crée le plus de litiges : - Une heure au-delà de l’horaire habituel **notifiée avec cinq jours de préavis et compensée dans les douze mois**, dans la limite des 10 % ou de ce que fixe la convention, est de la **répartition irrégulière** : elle ne se paie pas comme heure supplémentaire et ne compte pas dans la limite de 80. - Une heure au-delà de l’horaire **demandée le jour même**, sans préavis, ou **au-delà du plafond**, ou **non compensée dans les douze mois**, est une **heure supplémentaire** : volontaire, payée au moins comme l’heure ordinaire ou compensée dans les quatre mois, enregistrée et comptée dans la limite annuelle, comme nous l’expliquons dans [heures supplémentaires dans la PME](/fr/blog/heures-supplementaires-pme-espagne-limite-80-heures-paiement-compensation/). - Les repos ne se négocient pas : une répartition irrégulière qui laisse moins de douze heures entre deux journées est une infraction, même avec préavis. L’Inspection regarde trois choses pour requalifier : la date de la notification par rapport au jour travaillé, le solde de la banque d’heures et la date à laquelle il a été compensé. ## La banque d’heures : comment la gérer La **banque d’heures** est la façon habituelle d’appliquer la répartition irrégulière : un compte par personne où s’accumulent les heures faites au-delà de l’horaire de référence et se déduisent celles compensées en repos. Pour qu’elle soit défendable : 1. **Une règle écrite** dans la convention, un accord ou une politique interne : plafond annuel, limites hebdomadaires, préavis, délai de compensation, qui décide comment on compense (l’entreprise, le salarié, d’un commun accord), et ce qui se passe avec le solde à la fin de la période ou du contrat. 2. **Un solde visible** par le salarié et par le responsable à tout moment. 3. **Chaque mouvement daté** : quand l’heure a été faite, quand elle a été notifiée, quand elle a été compensée. 4. **Compensation dans le délai** : à douze mois faute de règle propre ; ce qui n’a pas été compensé se paie comme heure supplémentaire. 5. **Fin de contrat** : le solde positif se paie sur le solde de tout compte ; le solde négatif, en règle générale, ne peut pas être déduit sauf si la convention le prévoit. 6. **Interdiction du solde négatif imposé** : l’entreprise peut réduire des journées à l’avance pour compenser plus tard des pics prévus, mais pas créer une dette d’heures que le salarié doit rendre sans limite. ## Comment l’enregistrer L’enregistrement du temps de travail est ce qui distingue la répartition irrégulière des heures supplémentaires devant un tiers : - **L’horaire de référence** de chaque personne publié dans le planning, avec le calendrier annuel. - **La modification notifiée** avec sa date : le planning garde la version antérieure et la nouvelle, pour prouver les cinq jours de préavis. - **Le pointage réel** de chaque journée, avec horodatage. - **Le calcul automatique** des différences entre le temps de travail effectué et l’horaire de référence, qui alimentent la banque d’heures. - **La compensation** enregistrée comme repos compensatoire, avec sa date, pour que le solde descende et que le délai se vérifie. - **Le rapport** par personne et par période : heures déplacées dans l’année face au plafond, solde et heures en attente de compensation avec leur échéance. ## Erreurs fréquentes - **Notifier le jour même** et le traiter comme répartition irrégulière : ce sont des heures supplémentaires. - **Ne pas compter le plafond** : dépasser les 10 % faute d’accord. - **Ne pas compenser dans les douze mois** et laisser la banque grossir d’année en année. - **Réduire les repos** entre journées pour caser un pic. - **Une banque d’heures sans règle écrite**, gérée à la mémoire du responsable. - **Déduire le solde négatif** à la fin du contrat sans que la convention le permette. - **Ne pas l’enregistrer** : sans planning publié et sans pointage, l’entreprise ne peut prouver ni le préavis ni la compensation. ## Sanctions Le non-respect des règles de durée du travail, de repos et de répartition irrégulière est une infraction **grave** de l’article 7.5 de la LISOS, sanctionnée de **751 à 7 500 euros** selon le degré, et si la banque d’heures dissimule des heures supplémentaires non payées ou non cotisées, s’ajoutent la réclamation des différences par le salarié et la régularisation des cotisations. Le tableau complet est dans [sanctions pour non-respect du contrôle horaire](/fr/blog/sanctions-controle-horaire-2026/). ## Comment LapsoWork le fait Le [module de planning](/fr/solutions/logiciel-planning/) publie l’horaire de référence et le calendrier de chaque personne et conserve l’historique des modifications avec leur date de notification ; le [logiciel de pointage](/fr/solutions/logiciel-pointage/) enregistre le temps de travail réel avec horodatage et calcule les différences par rapport à l’horaire prévu ; la banque d’heures montre le solde et les heures en attente de compensation par salarié, avec export pour la paie et pour l’Inspection. Pour construire les roulements qui rendent la répartition prévisible, voir [comment faire un planning des équipes](/fr/blog/comment-faire-un-planning-des-equipes/). À partir de 2 € par salarié et par mois, sans engagement. ## Questions fréquentes **Combien d’heures l’entreprise peut-elle répartir de façon irrégulière sans accord ?** Dix pour cent du temps de travail annuel, selon l’article 34.2 du Statut des travailleurs, à défaut de convention ou d’accord qui fixe un autre pourcentage. Sur un temps de travail de 1 780 heures, cela représente 178 heures dans l’année, en respectant toujours les repos quotidien et hebdomadaire. **Quel préavis faut-il donner pour modifier l’horaire par répartition irrégulière ?** Cinq jours au minimum : le travailleur doit connaître le jour et l’heure de la prestation résultante avec au moins cinq jours d’avance. Sans ce préavis, les heures au-delà de l’horaire sont des heures supplémentaires. **Dans quel délai les heures de la banque d’heures doivent-elles être compensées ?** Dans le délai fixé par la convention ou l’accord ; à défaut, dans les douze mois à compter du moment où les différences se produisent. Passé ce délai, les heures non compensées se paient comme heures supplémentaires. **Quelle est la différence entre répartition irrégulière et heures supplémentaires ?** La répartition irrégulière déplace des heures ordinaires dans l’année, avec cinq jours de préavis, dans la limite des 10 % ou de la convention et avec compensation dans les douze mois ; elle ne se paie pas comme heure supplémentaire et ne compte pas dans la limite de 80. Les heures supplémentaires dépassent le temps de travail ordinaire, sont volontaires, se paient au moins comme l’heure ordinaire ou se compensent dans les quatre mois et sont plafonnées à 80 par an. **Que devient le solde de la banque d’heures à la fin du contrat ?** Le solde positif se paie sur le solde de tout compte comme temps de travail dû. Le solde négatif, en règle générale, ne peut pas être déduit du salarié, sauf si la convention ou l’accord le prévoit expressément. ## Conclusion La répartition irrégulière du temps de travail est légale et utile si elle respecte quatre règles : 10 % faute d’accord, cinq jours de préavis, repos intouchables et compensation dans les douze mois. Ce qui la fait tenir devant l’Inspection, c’est l’enregistrement : horaire de référence publié, modifications datées, pointage réel et banque d’heures avec solde et échéances. Pour gérer la vôtre avec ces données, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Registre des rémunérations pas à pas pour une PME en Espagne : quelles données, comment le calculer et que faire de l’écart URL: https://lapsowork.com/fr/blog/registre-des-remunerations-pas-a-pas-pme-espagne/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Comment établir le registre des rémunérations que le décret royal 902/2020 impose à toutes les entreprises espagnoles depuis 2021 : quels éléments il inclut, comment regrouper les postes, moyenne et médiane par sexe, qui peut le consulter, que faire si l’écart dépasse 25 % et comment le produire à partir des données que vous avez déjà. Le **registre des rémunérations** est l’obligation sociale que la plupart des PME croient ne pas les concerner et qui, pourtant, s’applique à toutes depuis le 14 avril 2021 : une entreprise de trois salariés doit l’avoir comme une entreprise de trois cents. Il est exigé par le décret royal 902/2020 sur l’égalité de rémunération, l’Inspection du travail le demande avec l’enregistrement du temps de travail et les représentants du personnel ont le droit de le consulter. La bonne nouvelle : ce n’est pas une étude salariale, c’est un tableau construit avec des données que l’entreprise a déjà dans ses bulletins de paie. Ce guide explique ce qu’il doit contenir, comment le calculer pas à pas, qui peut le voir, ce qui se passe quand l’écart dépasse 25 % et comment le sortir du système au lieu de le refaire chaque année à la main. ## Ce que c’est et qui doit le tenir L’article 28.2 du Statut des travailleurs oblige toute entreprise à tenir un registre des **valeurs moyennes des salaires, des compléments salariaux et des versements non salariaux de son effectif, ventilées par sexe et réparties par groupes professionnels, catégories professionnelles ou postes égaux ou de valeur égale**. Le décret royal 902/2020 le développe et fixe son contenu et sa procédure. Il s’applique à **toutes les entreprises**, quelle que soit leur taille, et à tout l’effectif, y compris les cadres dirigeants. Il ne faut pas le confondre avec l’**audit des rémunérations**, que seules doivent réaliser les entreprises tenues d’avoir un plan d’égalité (50 travailleurs ou plus) et qui va plus loin : évaluation des postes de valeur égale et plan de correction. Le registre est le point de départ des deux. ## Ce qu’il doit contenir Pour chaque regroupement de postes et pour chaque sexe, le registre recueille la **moyenne arithmétique** et la **médiane** de ce qui a été réellement perçu sur l’année civile, en trois blocs : 1. **Salaire de base**. 2. **Compléments salariaux** : ancienneté, travail de nuit, travail posté, dangerosité, disponibilité, incitations, commissions, primes extraordinaires et tout autre complément de rémunération. 3. **Versements non salariaux** : indemnités de repas, kilométrage, prime de transport, indemnités, prestations de Sécurité sociale versées par l’entreprise et similaires. Chaque complément et chaque versement sont ventilés par élément, pas en total, pour voir où se produit la différence. Les montants sont pris **ramenés au temps plein** : si une personne travaille à temps partiel, sa rémunération est portée à celle qui correspondrait au temps plein avant de faire la moyenne, pour que les écarts reflètent la valeur du poste et non la durée du travail. La période de référence est, en règle générale, l’**année civile**, et le registre doit être mis à jour quand l’un de ses éléments change substantiellement. ## Comment regrouper les postes Le regroupement est la décision la plus délicate, car c’est de lui que dépend la pertinence des comparaisons : - Si la convention définit des **groupes ou catégories professionnels**, on les utilise. - Si l’entreprise dispose d’un **système de classification par postes**, on regroupe les postes égaux ou de valeur égale. - Un poste est de **valeur égale** à un autre lorsque sont équivalents la nature des fonctions, les conditions de formation et professionnelles exigées et les facteurs strictement liés à leur exercice, selon l’article 28.1 du Statut. Le décret royal 902/2020 renvoie à l’évaluation des postes selon des critères d’adéquation, d’exhaustivité et d’objectivité. Dans une PME, on part généralement des groupes de la convention et, dans chacun, on distingue les postes aux fonctions clairement différentes. Les groupes comptant une seule personne ou des personnes d’un seul sexe sont inclus quand même, même si aucune comparaison n’y est possible. ## Comment le calculer pas à pas 1. **Exportez la paie de l’année** par personne et par élément : salaire de base, chaque complément et chaque versement non salarial, avec le sexe, le groupe professionnel, le poste et le pourcentage de temps de travail. 2. **Ramenez au temps plein** les rémunérations de ceux qui travaillent à temps partiel ou n’ont pas été présents toute l’année, avec le même critère pour tous, expliqué dans le document. 3. **Affectez chaque personne à son regroupement** de postes égaux ou de valeur égale. 4. **Calculez, par regroupement et par sexe, la moyenne et la médiane** de chaque bloc et de chaque élément. 5. **Calculez l’écart** entre femmes et hommes dans chaque regroupement, en pourcentage de la rémunération des hommes, pour la moyenne et pour la médiane. 6. **Documentez la méthode** : période, critères de regroupement, traitement du temps partiel et sources, pour que celui qui le consulte ou le contrôle comprenne comment il a été fait. 7. **Consultez les représentants du personnel** au préalable, comme l’exige le décret royal, et gardez-en trace. 8. **Conservez-le et mettez-le à jour** chaque année ou quand la structure de rémunération change. Le ministère du Travail publie un outil de registre des rémunérations sous forme de tableur qui sert de format de référence ; ce qui coûte n’est pas le format, mais d’avoir des données propres et regroupées, et c’est ce qu’un système RH avec l’effectif, les postes et les bulletins en ordre règle en quelques minutes. ## Qui peut le consulter - **Les représentants légaux du personnel** ont accès au contenu intégral du registre. - **S’il n’y a pas de représentation**, tout salarié peut demander l’accès, mais pas aux données individuelles : l’entreprise lui fournit les **écarts en pourcentage** entre femmes et hommes dans les rémunérations moyennes, par élément et par regroupement. - **L’Inspection du travail** peut l’exiger à tout moment, et le fait de plus en plus souvent avec l’enregistrement du temps de travail. Les données individuelles sont des données personnelles : le registre se construit avec des agrégats et l’accès se limite à ce que prévoit la norme. ## Que se passe-t-il si l’écart dépasse 25 % L’article 28.3 du Statut des travailleurs ajoute une obligation pour les **entreprises d’au moins 50 travailleurs** : lorsque la rémunération moyenne d’un sexe dépasse celle de l’autre de **25 % ou plus**, en prenant l’ensemble de la masse salariale ou la moyenne des versements effectués, l’entreprise doit inclure dans le registre **une justification** établissant que cet écart tient à des motifs sans rapport avec le sexe. En dessous de 50, il n’y a pas d’obligation de justifier, mais un écart important dans un regroupement est un signal qu’il vaut mieux analyser avant que quelqu’un d’autre ne le fasse. Justifier, ce n’est pas expliquer avec des adjectifs : c’est montrer que l’écart tient à l’ancienneté, à des compléments liés à des conditions objectives du poste, à la durée du travail ou à des variables mesurables. S’il ne peut pas être justifié, l’étape suivante est de corriger, et les entreprises dotées d’un plan d’égalité le font par l’audit des rémunérations. ## Erreurs fréquentes - **Penser que cela ne s’applique pas** parce qu’on a moins de 50 salariés. Cela s’applique à toutes. - **Mal regrouper** : comparer des postes qui ne sont pas de valeur égale, ou mettre tout l’effectif dans un seul groupe. - **Oublier les versements non salariaux** ou donner un total sans ventiler par élément. - **Ne pas ramener le temps partiel au temps plein**, ce qui crée des écarts artificiels dans les secteurs féminisés. - **Ne pas consulter les représentants** avant de l’établir. - **Ne pas le mettre à jour** quand les compléments ou la classification changent. - **Le faire dans une feuille volante** que personne ne retrouve quand l’Inspection le demande. ## Quelles sanctions Ne pas tenir le registre des rémunérations ou le tenir de façon incomplète est une infraction grave en matière de relations de travail selon la loi sur les infractions et sanctions dans l’ordre social, avec des amendes de 751 à 7 500 euros selon le degré. Si l’absence de registre dissimule une discrimination salariale, l’infraction est très grave, avec des montants bien supérieurs, et la salariée concernée peut réclamer les différences. Nous expliquons la carte complète des obligations par taille dans [conformité sociale pour les PME : guide 2026](/fr/blog/conformite-sociale-pme-guide-2026/). ## Comment LapsoWork facilite le travail LapsoWork n’établit pas le registre des rémunérations à votre place, mais il rassemble les données dont il a besoin : la [fiche du salarié](/fr/solutions/logiciel-gestion-documentaire/) avec groupe professionnel, poste et pourcentage de temps de travail, les [bulletins distribués et archivés](/fr/solutions/logiciel-paie/) par personne et par mois, et l’export vers Excel pour construire le tableau selon la méthode décrite et le mettre à jour chaque année en quelques minutes. Si votre cabinet calcule la paie, nous expliquons dans [externaliser la paie ou logiciel interne](/fr/blog/externaliser-la-paie-ou-logiciel-interne-pme/) comment s’articule la répartition des tâches. ## Questions fréquentes **Quelles entreprises doivent établir le registre des rémunérations ?** Toutes, quelle que soit leur taille, depuis le 14 avril 2021 selon le décret royal 902/2020 et l’article 28.2 du Statut des travailleurs. Il inclut tout l’effectif, cadres dirigeants compris. L’audit des rémunérations, lui, ne s’impose qu’aux entreprises ayant un plan d’égalité, c’est-à-dire à partir de 50 travailleurs. **Quelles données inclut le registre des rémunérations ?** Les valeurs moyennes (moyenne arithmétique et médiane) du salaire de base, de chaque complément salarial et de chaque versement non salarial, ventilées par sexe et réparties par groupes professionnels, catégories ou postes de valeur égale, sur l’année civile et ramenées au temps plein. **Les salariés peuvent-ils voir le registre des rémunérations ?** Les représentants légaux du personnel accèdent au contenu intégral. En l’absence de représentation, tout salarié peut le demander et l’entreprise lui fournit les écarts en pourcentage entre femmes et hommes par élément et par regroupement, sans données individuelles. **Que se passe-t-il si l’écart entre hommes et femmes dépasse 25 % ?** Dans les entreprises d’au moins 50 travailleurs, l’article 28.3 du Statut oblige à inclure dans le registre une justification établissant que l’écart tient à des motifs sans rapport avec le sexe. En dessous de 50, il n’y a pas d’obligation de justifier, mais l’écart est un signal à analyser et, le cas échéant, à corriger. **À quelle fréquence faut-il mettre à jour le registre des rémunérations ?** La période de référence est l’année civile ; l’usage est donc de l’établir chaque année avec les données de l’exercice clos, et de le mettre à jour quand la structure de rémunération ou la classification des postes change substantiellement. ## Conclusion Le registre des rémunérations est un tableau obligatoire pour toutes les entreprises : moyenne et médiane par sexe du salaire de base, des compléments et des versements non salariaux, par groupes ou postes de valeur égale, avec consultation préalable des représentants et justification de l’écart à partir de 50 travailleurs. Ce qui le rend facile ou difficile, c’est d’avoir l’effectif, les postes et les bulletins ordonnés dans un même système. Pour que le prochain registre sorte d’un export, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Protocole LGTBI en entreprise : ce que le décret royal 1026/2024 exige des PME de plus de 50 salariés en Espagne URL: https://lapsowork.com/fr/blog/protocole-lgtbi-entreprise-rd-1026-2024-pme-plus-de-50/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Quelles entreprises espagnoles doivent disposer des mesures planifiées LGTBI et du protocole contre le harcèlement du décret royal 1026/2024, comment se compte l’effectif, comment se négocient les mesures en trois mois, ce que contiennent les annexes I et II, ce qui s’applique faute d’accord et quelles sont les sanctions en cas d’absence. Depuis le 10 octobre 2024, les entreprises espagnoles de **plus de 50 salariés** doivent disposer d’un **ensemble planifié de mesures pour l’égalité et la non-discrimination des personnes LGTBI** et d’un **protocole contre le harcèlement et la violence** à leur encontre. C’est ce qu’impose la loi 4/2023 et ce que développe le décret royal 1026/2024, et c’est l’obligation que beaucoup de PME découvrent lors d’une inspection ou d’un appel d’offres, après le plan d’égalité et le registre des rémunérations. Ce guide explique qui est concerné, comment se compte l’effectif, comment se négocient les mesures et dans quel délai, ce que contiennent les deux annexes du décret royal, ce qui s’applique lorsque la négociation n’aboutit pas et ce que risque l’entreprise qui ne fait rien. ## Qui est concerné et depuis quand L’article 15 de la loi 4/2023 oblige les entreprises de **plus de cinquante travailleurs** à disposer d’un ensemble planifié de mesures et de ressources pour atteindre l’égalité réelle et effective des personnes LGTBI, incluant un protocole d’action face au harcèlement ou à la violence. Le décret royal 1026/2024 du 8 octobre, publié au BOE le 9 octobre et en vigueur depuis le 10 octobre 2024, fixe le contenu et la procédure. Le seuil est **plus de 50**, c’est-à-dire à partir de 51 personnes, à la différence du plan d’égalité qui s’applique à partir de 50. Le calcul suit les mêmes règles que ce dernier : effectif total de l’entreprise, tous sites confondus, chaque contrat à temps partiel comptant pour une personne, avec ajout des contrats à durée déterminée terminés dans les six mois précédents selon leurs jours travaillés, calculé au moins le dernier jour de juin et de décembre. Les entreprises de 50 ou moins ne sont pas tenues d’adopter les mesures, mais restent soumises à l’interdiction générale de discrimination et au devoir de protection contre le harcèlement de la loi sur la prévention des risques professionnels. ## Comment se négocient les mesures : trois mois Les mesures **se négocient**, dans le cadre de la négociation collective : - Si la **convention collective** applicable les contient déjà, l’entreprise les applique ; les conventions sectorielles négociées après octobre 2024 les incluent de plus en plus souvent. - Si la convention ne dit rien, l’entreprise ouvre une **négociation avec les représentants du personnel** ; les entreprises qui dépassent le seuil disposent de **trois mois** à compter de ce moment pour la mener. - S’il **n’y a pas de représentation légale** dans l’entreprise, la partie salariale est formée par les **syndicats les plus représentatifs et représentatifs du secteur**, auxquels l’entreprise s’adresse et qui disposent de dix jours pour répondre, comme pour le plan d’égalité. - Si, à l’issue des **trois mois**, aucun accord n’est conclu, ou si les syndicats ne répondent pas, l’entreprise **applique les mesures de l’annexe I** du décret royal et le protocole de l’annexe II, sans attendre. L’obligation est donc garantie dans tous les cas : soit un accord, soit le contenu minimum des annexes. ## Ce que contient l’annexe I : les mesures planifiées L’annexe I fixe le contenu minimum des mesures, que l’accord ou la convention peuvent développer : 1. **Clauses d’égalité de traitement et de non-discrimination** dans les conventions et accords, avec une mention expresse de l’orientation sexuelle, de l’identité et de l’expression de genre et des caractéristiques sexuelles. 2. **Accès à l’emploi** : critères de sélection qui ne discriminent pas, sans questions sur l’orientation ou l’identité, et formation des personnes qui recrutent. 3. **Classification et promotion professionnelles** : critères objectifs et neutres. 4. **Formation, sensibilisation et information** : modules sur la diversité LGTBI dans la formation générale, avec une attention particulière aux personnes ayant des responsabilités d’encadrement et aux services RH. 5. **Environnements de travail diversifiés, sûrs et inclusifs** : langage inclusif, respect de l’identité et du nom d’usage, mesures pour les personnes trans, non-divulgation de données sur l’orientation ou l’identité. 6. **Congés et avantages sociaux** : garantie d’accès sans discrimination aux congés et prestations pour les couples de même sexe et les familles LGTBI, et prise en compte des besoins des personnes trans dans les processus de transition. 7. **Régime disciplinaire** : qualification comme infractions des comportements discriminatoires, du harcèlement et de la violence, avec les sanctions correspondantes. ## Ce que contient l’annexe II : le protocole contre le harcèlement Le protocole peut être autonome ou intégré au protocole général contre le harcèlement de l’entreprise, à condition qu’il couvre expressément les motifs LGTBI. Son contenu minimum : - **Déclaration de principes** et engagement de l’entreprise. - **Champ d’application** : toutes les personnes de l’entreprise, y compris les stagiaires et le personnel d’entreprises tierces sur site. - **Définitions** du harcèlement discriminatoire et de la violence en raison de l’orientation sexuelle, de l’identité ou de l’expression de genre et des caractéristiques sexuelles, avec des exemples. - **Mesures de prévention** : information, formation, sensibilisation. - **Procédure d’action** : voie de signalement, personne ou commission de référence, confidentialité, protection de la personne qui signale et des témoins, délais d’instruction, mesures de précaution, conclusion et suivi. - **Garanties** : non-représailles, information des parties, articulation avec le canal interne de la loi 2/2023 lorsqu’il existe, comme nous l’expliquons dans [canal de signalement interne ou externe](/fr/blog/gestion-du-canal-de-signalement/). ## Ce que doit faire une PME qui dépasse 50 : étapes 1. **Vérifier l’effectif** à la clôture de juin et de décembre avec les règles de calcul ; si vous êtes à 51 ou plus, l’obligation est née. 2. **Lire la convention** : si elle contient déjà les mesures LGTBI, les appliquer et les documenter. 3. **Ouvrir la négociation** avec les représentants ou, à défaut, avec les syndicats du secteur, et consigner la date : le compte des trois mois commence. 4. **Négocier ou, à l’échéance, appliquer les annexes** I et II, en le communiquant à l’effectif. 5. **Adapter le protocole contre le harcèlement** existant pour couvrir expressément les motifs LGTBI, ou en adopter un. 6. **Former** les responsables et les RH, et informer tout l’effectif par un canal qui laisse trace. 7. **Réviser le régime disciplinaire** et les modèles de contrat, d’offre d’emploi et de congés. 8. **Conserver la preuve** : procès-verbaux de négociation, texte des mesures, communications, formations réalisées. ## Sanctions Ne pas disposer des mesures planifiées LGTBI ou du protocole lorsqu’ils sont obligatoires est une infraction **grave** en matière de relations de travail selon la loi sur les infractions et sanctions dans l’ordre social, sanctionnée de **751 à 7 500 euros** selon le degré. Les comportements discriminatoires ou de harcèlement eux-mêmes sont des infractions **très graves**, avec des amendes de 7 501 à 225 018 euros, en plus de la responsabilité envers la personne concernée. Et, comme pour le plan d’égalité, l’absence de mesures pèse dans les appels d’offres publics et dans les aides qui exigent le respect des obligations sociales. Le tableau complet par taille est dans [conformité sociale pour les PME : guide 2026](/fr/blog/conformite-sociale-pme-guide-2026/). ## Comment LapsoWork facilite le travail LapsoWork ne rédige pas vos mesures, mais il vous aide à les mettre en œuvre et à le prouver : le [module de gestion documentaire](/fr/solutions/logiciel-gestion-documentaire/) publie les mesures, le protocole et les communications avec accusé de réception horodaté par salarié ; la fiche de chaque personne permet de compter l’effectif à chaque clôture ; les [congés et absences](/fr/solutions/logiciel-conges/) se configurent sans distinction pour tous les types de famille ; et l’historique des formations réalisées reste dans le dossier de chaque salarié. Les autres obligations qui s’activent au même seuil sont dans [plan d’égalité dans une PME de 50 salariés](/fr/blog/plan-egalite-pme-50-salaries-etapes-delais-enregistrement/). ## Questions fréquentes **Quelles entreprises doivent disposer d’un protocole LGTBI en Espagne ?** Les entreprises de plus de 50 travailleurs, c’est-à-dire à partir de 51, selon l’article 15 de la loi 4/2023 et le décret royal 1026/2024, en vigueur depuis le 10 octobre 2024. L’effectif se compte comme pour le plan d’égalité : toute l’entreprise, temps partiel compté pour une personne, CDD des six derniers mois selon leurs jours travaillés. **Que se passe-t-il si la négociation des mesures LGTBI n’aboutit pas ?** Si, au terme de trois mois de négociation, aucun accord n’est conclu, ou si les syndicats ne répondent pas, l’entreprise applique les mesures minimales de l’annexe I et le protocole de l’annexe II du décret royal 1026/2024. **Le protocole LGTBI peut-il être intégré au protocole général contre le harcèlement ?** Oui, à condition qu’il couvre expressément le harcèlement et la violence en raison de l’orientation sexuelle, de l’identité et de l’expression de genre et des caractéristiques sexuelles, avec le contenu minimum de l’annexe II : déclaration de principes, champ d’application, définitions, prévention, procédure et garanties. **Quelle est la sanction en cas d’absence de mesures LGTBI ?** Une infraction grave en matière de relations de travail, sanctionnée de 751 à 7 500 euros selon le degré. Les comportements discriminatoires ou de harcèlement sont des infractions très graves, de 7 501 à 225 018 euros, en plus de la responsabilité envers la personne concernée. **Une PME de moins de 50 salariés doit-elle faire quelque chose ?** Elle n’est pas tenue d’adopter les mesures planifiées du décret royal 1026/2024, mais elle reste soumise à l’interdiction de discrimination et au devoir de prévenir et de traiter le harcèlement, et peut adopter volontairement les annexes comme référence. ## Conclusion Le protocole LGTBI n’est pas une option pour les entreprises de plus de 50 : mesures négociées en trois mois ou annexes I et II appliquées à l’échéance, protocole contre le harcèlement couvrant expressément les motifs LGTBI, formation et preuve de la communication à l’effectif. Le faire à temps évite la sanction et, surtout, donne à l’entreprise un cadre clair avant qu’un cas ne se présente. Pour publier les mesures et en garder la preuve, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Politique de déconnexion numérique en entreprise : ce qu’elle doit contenir et comment l’appliquer sans qu’elle reste lettre morte URL: https://lapsowork.com/fr/blog/politique-deconnexion-numerique-entreprise-contenu-application/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Ce qu’exige l’article 88 de la LOPDGDD espagnole : une politique interne de déconnexion numérique après consultation des représentants, avec les modalités d’exercice du droit et des actions de formation ; ce qu’elle doit contenir, comment la rédiger dans une PME, ce qu’ajoute le télétravail, comment la faire respecter avec l’enregistrement du temps de travail et ce que sanctionne l’Inspection. Le **droit à la déconnexion numérique** est reconnu en Espagne depuis 2018 et pourtant, dans la plupart des PME, il n’existe que comme phrase dans le règlement intérieur : aucun document ne dit quand on peut écrire, quand on ne peut pas et ce qui se passe si on le fait. L’article 88 de la loi organique 3/2018 (LOPDGDD) oblige l’employeur à élaborer une **politique interne** après consultation des représentants du personnel, et l’Inspection du travail la demande avec l’enregistrement du temps de travail, car l’une sans l’autre ne tient pas : les messages à 22 h apparaissent dans le registre comme temps de travail ou comme heures supplémentaires non payées. Ce guide explique ce que la loi exige, ce que la politique doit contenir, comment la rédiger dans une PME, ce qu’ajoute le télétravail et comment la faire respecter avec des données plutôt qu’avec des rappels. ## Ce que dit la loi - **Article 88 de la LOPDGDD** : les travailleurs ont droit à la déconnexion numérique pour garantir, en dehors du temps de travail légal ou conventionnel, le respect de leur temps de repos, de leurs congés et de leurs vacances, ainsi que de leur vie personnelle et familiale. Les modalités d’exercice tiennent compte de la nature de la relation de travail et sont fixées par la négociation collective ou, à défaut, par accord entre l’entreprise et les représentants. **L’employeur, après consultation des représentants, élabore une politique interne** adressée à tout le personnel, y compris les cadres, qui définit les modalités d’exercice du droit et les **actions de formation et de sensibilisation** sur l’usage raisonnable des outils technologiques évitant le risque de fatigue informatique. Elle préserve en particulier le droit à la déconnexion en cas de travail à distance et au domicile. - **Article 20 bis du Statut des travailleurs** : reconnaît le droit à la vie privée dans l’usage des dispositifs numériques mis à disposition par l’employeur et à la déconnexion numérique, dans les termes de la législation sur la protection des données. - **Article 18 de la loi 10/2021 sur le travail à distance** : réitère le droit pour les télétravailleurs, impose à l’entreprise une limitation de l’usage des moyens technologiques pendant les périodes de repos et le respect de la durée maximale du travail, et exige que l’**accord de travail à distance** et la politique interne précisent les moyens et mesures pour garantir la déconnexion. Trois conséquences : la politique est **obligatoire pour toutes les entreprises**, quelle que soit leur taille ; elle se fait **après consultation des représentants** s’il en existe, et faute de représentation, l’entreprise l’élabore et la communique ; et elle doit inclure des **actions de formation**, pas seulement des règles. ## Ce que doit contenir la politique 1. **Objet et engagement** : garantir le repos, les congés et les vacances hors du temps de travail, et un usage raisonnable des outils. 2. **Champ d’application** : tout le personnel, cadres et direction compris, sur site et à distance, et les personnes qui travaillent avec des tiers. 3. **Définition du temps de déconnexion** : en dehors de l’horaire de chacun (qui figure au calendrier et dans l’enregistrement du temps de travail), pendant les repos quotidien et hebdomadaire, les congés, les vacances, les arrêts et les permis. Dans les équipes en horaires décalés, la déconnexion suit l’horaire de chaque personne, pas celui de l’entreprise. 4. **Règles de communication** : pas d’appels, de messages ni de courriels exigeant une réponse hors de l’horaire du destinataire ; envoi programmé ou différé ; canaux d’urgence limités et définis. 5. **Exceptions** : force majeure ou circonstances exceptionnelles pouvant causer un préjudice grave à l’entreprise, définies de manière restrictive, avec l’indication de qui peut les déclencher et comment le temps consacré est compensé ou payé. 6. **Garantie de non-sanction** : ne pas répondre hors de l’horaire n’a aucune conséquence disciplinaire ni sur l’évaluation, la promotion ou la rémunération. 7. **Outils et configuration** : réponses automatiques, silence des notifications hors horaire, calendriers partagés, accès aux systèmes paramétré par tranches lorsque c’est possible. 8. **Télétravail** : renvoi à l’accord de travail à distance, avec les mêmes règles et l’engagement de l’entreprise de ne pas exiger de disponibilité hors horaire. 9. **Formation et sensibilisation** : actions périodiques pour tout l’effectif et spécifiques pour les responsables, sur la charge de travail, la planification et la fatigue informatique. 10. **Suivi** : indicateurs (heures hors horaire dans l’enregistrement, messages tardifs), révision annuelle, canal pour signaler les manquements et articulation avec le protocole contre les risques psychosociaux. 11. **Communication et acceptation** : remise à chaque personne avec accusé de réception, et intégration dans l’accueil des nouveaux. ## Comment la rédiger dans une PME 1. **Partir de la convention** : beaucoup de conventions récentes contiennent déjà une clause de déconnexion ; la politique la développe, elle ne la contredit pas. 2. **Consulter les représentants** ou, à défaut, l’effectif, et consigner la consultation : c’est ce que vérifiera l’Inspection. 3. **Écrire des règles, pas des principes** : « aucun message exigeant une réponse après la fin de l’horaire du destinataire » se vérifie ; « nous respectons le repos » ne se vérifie pas. 4. **Prévoir les exceptions par écrit**, avant qu’elles ne se produisent, et leur compensation. 5. **Former les responsables d’abord** : la déconnexion échoue par en haut, quand le responsable écrit le dimanche « pour ne pas oublier ». 6. **La relier à l’enregistrement du temps de travail** : la politique dit quand on ne travaille pas ; l’enregistrement montre si c’est vrai. ## Comment la faire respecter avec des données - **L’enregistrement du temps de travail** montre les pointages hors de l’horaire prévu et les journées qui s’allongent ; un rapport mensuel par équipe suffit pour voir où la déconnexion ne fonctionne pas. - **Les heures hors horaire sont du temps de travail** : si une personne répond à 21 h à la demande de son responsable, ce sont des heures supplémentaires, à payer ou à compenser et à enregistrer comme nous l’expliquons dans [heures supplémentaires dans la PME](/fr/blog/heures-supplementaires-pme-espagne-limite-80-heures-paiement-compensation/). C’est l’argument qui convainc le plus les directions. - **Le planning** définit l’horaire de référence de chacun, y compris en horaires décalés ; sans horaire publié, il n’y a pas de déconnexion mesurable. - **Un canal pour signaler** les manquements, avec garantie de non-représailles, et un suivi des cas. - **Une révision annuelle** avec les représentants, en montrant les indicateurs et les actions de formation réalisées. ## Ce que sanctionne l’Inspection L’absence de politique de déconnexion ou son non-respect peuvent être sanctionnés par plusieurs voies : comme infraction en matière de **durée du travail et de repos** (article 7.5 de la LISOS, grave, 751 à 7 500 euros) lorsque la connexion hors horaire révèle des heures non enregistrées ou des repos non respectés ; comme infraction en matière de **prévention des risques professionnels** lorsque les risques psychosociaux liés à la connexion permanente ne sont pas évalués ; et, dans le travail à distance, comme manquement à la **loi 10/2021**. L’Agence espagnole de protection des données peut aussi intervenir si les outils utilisés hors horaire impliquent un traitement disproportionné. Nous détaillons le cadre du télétravail dans [télétravail en Espagne : obligations](/fr/blog/teletravail-espagne-obligations-2026/) et le tableau des amendes dans [sanctions pour non-respect du contrôle horaire](/fr/blog/sanctions-controle-horaire-2026/). ## Comment LapsoWork facilite le travail LapsoWork ne rédige pas la politique, mais il fournit ce dont elle a besoin pour vivre : le [pointage](/fr/solutions/logiciel-pointage/) avec horodatage et rapports d’heures hors horaire, le [planning](/fr/solutions/logiciel-planning/) qui publie l’horaire de référence de chaque personne, et le [module documentaire](/fr/solutions/logiciel-gestion-documentaire/) pour remettre la politique et l’accord de travail à distance avec accusé de réception horodaté par salarié. À partir de 2 € par salarié et par mois, sans engagement. ## Questions fréquentes **La politique de déconnexion numérique est-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?** Oui. L’article 88 de la LOPDGDD impose à l’employeur, quelle que soit sa taille, d’élaborer une politique interne après consultation des représentants du personnel, adressée à tout le personnel, y compris les cadres, définissant les modalités d’exercice du droit et les actions de formation et de sensibilisation. **Que doit contenir la politique de déconnexion numérique ?** Au minimum : le champ d’application, la définition du temps de déconnexion par rapport à l’horaire de chacun, les règles de communication hors horaire, les exceptions et leur compensation, la garantie de non-sanction, les mesures pour le télétravail, les actions de formation et de sensibilisation, et le système de suivi et de révision. **Un salarié peut-il être sanctionné pour ne pas répondre hors de son horaire ?** Non. Ne pas répondre hors du temps de travail est l’exercice d’un droit, et toute conséquence disciplinaire, d’évaluation ou de rémunération serait contraire à l’article 88 de la LOPDGDD et à l’article 20 bis du Statut des travailleurs. Les exceptions de force majeure doivent être définies par écrit et compensées. **Comment la déconnexion s’applique-t-elle au télétravail ?** L’article 18 de la loi 10/2021 impose à l’entreprise de limiter l’usage des moyens technologiques pendant les repos et de respecter la durée maximale du travail ; l’accord de travail à distance et la politique interne doivent préciser les moyens et mesures qui garantissent la déconnexion, avec les mêmes règles que sur site. **Comment prouver que la politique de déconnexion est respectée ?** Avec l’enregistrement du temps de travail : les pointages hors de l’horaire prévu, les journées qui s’allongent et les heures supplémentaires résultantes montrent si la déconnexion fonctionne. À cela s’ajoutent la preuve de la consultation des représentants, la remise de la politique avec accusé de réception et les formations réalisées. ## Conclusion La déconnexion numérique se joue sur deux documents et une donnée : une politique avec des règles vérifiables, consultée avec les représentants et remise à chacun ; un accord de travail à distance qui la reprend ; et un enregistrement du temps de travail qui montre si les horaires sont respectés. Sans le troisième, les deux premiers sont une déclaration. Pour avoir les trois dans le même outil, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Pointer avec géolocalisation : ce que permet la loi espagnole sur la protection des données et comment le faire sans sanction URL: https://lapsowork.com/fr/blog/pointage-avec-geolocalisation-ce-que-permet-la-loi-espagnole/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Quand une entreprise peut utiliser la géolocalisation dans le pointage selon l’article 90 de la LOPDGDD et l’article 20.3 du Statut des travailleurs espagnol : information préalable aux salariés et aux représentants, proportionnalité, uniquement au moment du pointage et pendant le temps de travail, pas de suivi continu, analyse d’impact, télétravail et appareils personnels, et ce que contrôle l’Agence espagnole de protection des données. Quand le pointage se fait depuis un téléphone, la question vient toute seule : l’entreprise peut-elle savoir **d’où** pointe chaque personne ? La réponse juridique est oui, sous conditions, et la différence entre un pointage géolocalisé correct et une amende de l’Agence espagnole de protection des données (AEPD) tient aux détails : ce qui est capté, quand, pour quoi, qui le sait et ce qu’on en fait. Ce guide explique ce que permet l’**article 90 de la LOPDGDD**, comment l’AEPD l’interprète, ce qu’exige le télétravail et comment configurer le pointage géolocalisé pour qu’il soit proportionné, transparent et utile. ## La base juridique : article 90 de la LOPDGDD et article 20.3 du Statut des travailleurs L’article 20.3 du Statut des travailleurs permet à l’employeur d’adopter les mesures de surveillance et de contrôle qu’il estime opportunes pour vérifier le respect des obligations professionnelles, dans le respect de la dignité du travailleur. L’**article 90 de la loi organique 3/2018** précise ce pouvoir pour la géolocalisation : - Les employeurs **peuvent traiter les données obtenues par des systèmes de géolocalisation** pour exercer les fonctions de contrôle de l’article 20.3, **dans son cadre légal et avec les limites qui lui sont inhérentes**. - **Au préalable**, l’employeur doit **informer de façon expresse, claire et non équivoque les travailleurs** et, le cas échéant, leurs représentants, de l’**existence et des caractéristiques** des dispositifs, ainsi que de l’exercice possible des droits d’accès, de rectification, de limitation et d’effacement. Autrement dit, la loi n’exige pas le consentement du travailleur, car la base juridique est l’intérêt légitime de l’employeur au contrôle du travail, mais elle exige une **information préalable**, une **finalité de contrôle du travail** et des **limites**. Ces limites sont fixées par le RGPD avec ses principes de minimisation, de limitation des finalités et de proportionnalité, et par l’AEPD dans ses décisions. ## Ce que l’AEPD considère proportionné Des décisions et des guides de l’Agence sur la géolocalisation des salariés se dégagent des critères clairs : - **Une finalité précise** : vérifier le lieu depuis lequel une personne pointe ou sa présence sur le site ou au poste assigné est une finalité légitime ; connaître ses déplacements tout au long de la journée ne l’est pas, sauf dans les activités où le déplacement est le travail (flottes, tournées, services à domicile) et avec leurs propres garanties. - **Uniquement pendant le temps de travail** : la géolocalisation hors horaire, pendant le repos ou les vacances est illicite. Un système qui suit hors horaire viole la vie privée et la déconnexion numérique. - **Capture ponctuelle contre suivi continu** : enregistrer la position **au moment du pointage** est proportionné pour vérifier la présence ; le suivi continu de la position exige une justification bien plus forte et l’a rarement dans les postes de bureau. - **Minimisation** : s’il suffit de savoir que la personne est sur le site, il n’est pas nécessaire de conserver les coordonnées exactes ; vérifier que le pointage est dans le périmètre du site répond à la finalité avec moins de données. - **Appareils personnels** : si le pointage se fait depuis le téléphone du salarié, l’application doit se limiter strictement au pointage, ne pas accéder à d’autres données de l’appareil, et l’entreprise ne peut pas exiger une géolocalisation active en permanence. La politique d’usage des dispositifs de l’article 87 de la LOPDGDD doit le couvrir. - **Information et transparence** : clause d’information spécifique, politique de pointage publiée, information des représentants et réponse aux demandes d’accès et d’effacement. - **Analyse d’impact** : lorsque la géolocalisation implique une observation systématique des travailleurs, l’analyse d’impact relative à la protection des données de l’article 35 du RGPD s’impose ; pour un pointage ponctuel, une analyse de risques documentée est au moins recommandée. - **Conservation limitée** : la position du pointage est conservée le temps nécessaire à la finalité et à l’enregistrement du temps de travail, avec accès restreint. ## Télétravail : le cas le plus délicat En télétravail, le domicile du salarié est son espace privé, et la loi 10/2021 interdit expressément les mesures de contrôle qui violent la vie privée. Géolocaliser un télétravailleur pour vérifier qu’il est chez lui est, en règle générale, disproportionné : l’enregistrement du temps de travail est satisfait par le pointage dans l’application sans position, et l’activité se prouve par le travail, pas par la localisation. Si la géolocalisation est utilisée en télétravail, elle doit être **facultative**, informée et limitée au pointage, et l’accord de travail à distance doit la couvrir, comme nous l’expliquons dans [télétravail en Espagne : obligations](/fr/blog/teletravail-espagne-obligations-2026/). ## Comment configurer un pointage géolocalisé conforme 1. **Définir la finalité par écrit** : vérifier le site ou le lieu de travail au moment du pointage, rien de plus. 2. **Choisir le niveau de données minimal** : vérification du périmètre par site plutôt que coordonnées exactes lorsque cela suffit ; si des coordonnées sont conservées, uniquement celles de l’instant du pointage. 3. **Uniquement au pointage et uniquement pendant l’horaire** : l’application n’enregistre aucune position à un autre moment, et le documente. 4. **Informer avant d’activer** : clause d’information à chaque salarié, communication aux représentants, politiques de pointage et de dispositifs mises à jour, et trace de l’information donnée. 5. **Exclure ou rendre facultatif en télétravail**, et ne pas exiger la géolocalisation sur les appareils personnels hors de l’acte de pointer. 6. **Analyse d’impact ou analyse de risques documentée**, selon la portée. 7. **Accès restreint et conservation limitée** : qui voit la position, pour quoi et pendant combien de temps. 8. **Une alternative** : prévoir comment pointe celui qui ne peut pas ou ne veut pas activer la localisation sur un appareil personnel (tablette du site, web, badge), sans préjudice pour la personne. 9. **Révision périodique** et registre des activités de traitement à jour. ## Ce que sanctionnent l’AEPD et l’Inspection - **Géolocaliser sans information préalable expresse**, ou le faire hors horaire, ou avec un suivi continu disproportionné, sont des infractions au RGPD que l’AEPD sanctionne par des amendes qui, pour les infractions liées à l’absence de base juridique ou d’information, peuvent être très élevées, avec en plus l’ordre de cesser le traitement. - **Ne pas informer les représentants du personnel** viole l’article 90 et l’article 64 du Statut sur le droit à l’information et à la consultation en matière de contrôle du travail. - **Utiliser la position à d’autres fins que le contrôle du travail** (par exemple, sanctionner pour ce que la personne a fait hors travail) rend le traitement illicite et la preuve irrecevable. - Et l’autre versant : un enregistrement du temps de travail peu fiable ne sert à rien non plus. Pointer depuis un téléphone est légal et suffisant, comme nous l’expliquons dans [pointer avec son téléphone : est-ce légal ?](/fr/blog/pointer-avec-son-telephone-est-ce-legal/) ; la géolocalisation est un complément pour des cas précis, pas une exigence. ## Quand cela a du sens et quand non | Situation | Géolocalisation au pointage | |---|---| | Équipes sur plusieurs sites ou chantiers, personnel d’entretien, agents de sécurité | Utile et proportionnée si limitée au pointage et informée | | Commerciaux ou techniciens itinérants | Utile pour le pointage sur le lieu d’intervention ; le suivi de tournée relève d’une autre finalité et d’autres garanties | | Personnel de bureau sur un seul site | Rarement nécessaire : la vérification du périmètre ou le réseau du site suffisent | | Télétravail | Disproportionnée en règle générale ; si elle existe, facultative et limitée au pointage | | Hors horaire, repos, vacances | Jamais | ## Comment LapsoWork le fait Le [logiciel de pointage](/fr/solutions/logiciel-pointage/) permet d’activer ou non la géolocalisation par entreprise et par mode de pointage ; lorsqu’elle est active, il enregistre la position uniquement au moment du pointage, jamais en continu, avec horodatage et traçabilité, et les rapports montrent les pointages par site. Le salarié pointe depuis l’application, le web ou la tablette du site, et l’entreprise peut restreindre les pointages à un périmètre par site plutôt que de conserver des coordonnées. Les textes d’information et la politique de pointage se remettent avec accusé de réception depuis le [module documentaire](/fr/solutions/logiciel-gestion-documentaire/). Tout cela dans l’offre Basique à 2 € par salarié et par mois. ## Questions fréquentes **Est-il légal de géolocaliser les salariés au moment du pointage en Espagne ?** Oui, sous conditions. L’article 90 de la LOPDGDD permet à l’employeur de traiter les données de géolocalisation pour le contrôle du travail de l’article 20.3 du Statut des travailleurs, à condition d’informer au préalable, de façon expresse, claire et non équivoque, les travailleurs et leurs représentants de l’existence et des caractéristiques du système et de leurs droits, et de respecter la proportionnalité : uniquement pendant le temps de travail, avec une finalité précise et le minimum de données. **Faut-il le consentement du salarié pour le géolocaliser ?** Non. La base juridique est le pouvoir de contrôle de l’employeur, pas le consentement, qui ne serait d’ailleurs pas libre dans une relation de travail. Ce qui est obligatoire, c’est l’information préalable et le respect des limites de proportionnalité fixées par le RGPD et l’AEPD. **L’entreprise peut-elle suivre la position du salarié pendant toute la journée ?** En règle générale, non. Le suivi continu n’est proportionné que dans les activités où le déplacement est le travail lui-même, comme les flottes ou les tournées, et avec des garanties renforcées. Pour vérifier la présence, la capture de la position au moment du pointage suffit, et jamais hors du temps de travail. **Peut-on géolocaliser un télétravailleur ?** C’est disproportionné en règle générale : le domicile est un espace privé protégé par la loi 10/2021, et l’enregistrement du temps de travail se fait par le pointage dans l’application sans position. Si la géolocalisation est proposée en télétravail, elle doit être facultative, informée, limitée au pointage et couverte par l’accord de travail à distance. **Que se passe-t-il si le salarié refuse d’activer la localisation sur son téléphone personnel ?** L’entreprise ne peut pas exiger une géolocalisation active en permanence sur un appareil personnel, et doit prévoir une alternative de pointage sans préjudice pour la personne : tablette du site, web, badge. Le refus ne peut pas entraîner de sanction. ## Conclusion Pointer avec géolocalisation est légal en Espagne si l’entreprise informe au préalable, limite la capture au moment du pointage et au temps de travail, conserve le minimum de données, exclut ou rend facultatif le télétravail et prévoit une alternative pour les appareils personnels. Le suivi continu, la géolocalisation hors horaire et l’absence d’information sont ce que sanctionne l’AEPD. Pour un pointage géolocalisé qui respecte ces règles par conception, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Plan d’égalité dans une PME de 50 salariés en Espagne : étapes, délais, commission de négociation et enregistrement URL: https://lapsowork.com/fr/blog/plan-egalite-pme-50-salaries-etapes-delais-enregistrement/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Comment établir le plan d’égalité obligatoire à partir de 50 travailleurs selon le décret royal espagnol 901/2020 : quand naît l’obligation et comment compter l’effectif, la commission de négociation, le diagnostic par matière, l’audit des rémunérations, le contenu minimum, l’inscription au registre, la durée de quatre ans et les sanctions en cas d’absence. Le jour où une PME atteint 50 personnes à l’effectif, elle change de catégorie juridique, et l’une des obligations qui apparaissent est le **plan d’égalité** : un document négocié avec les représentants du personnel, fondé sur un diagnostic, avec des mesures, un calendrier et un suivi, et inscrit dans un registre public. Il est obligatoire pour les entreprises de 50 travailleurs ou plus depuis le 7 mars 2022, selon la loi organique 3/2007 et le décret royal 901/2020, et son absence est sanctionnée et ferme la porte aux marchés publics. Ce guide explique, étape par étape et avec les délais, comment le faire dans une PME : quand naît l’obligation, qui négocie, ce qui est diagnostiqué, ce qu’il contient, comment il s’enregistre et comment il reste vivant. ## Quand naît l’obligation et comment compter l’effectif L’obligation concerne les entreprises de **50 travailleurs ou plus**. Le calcul porte sur l’**effectif total de l’entreprise**, tous sites et tous types de contrats, et le décret royal 901/2020 fixe des règles pour que le seuil ne puisse être contourné : - Les contrats à temps partiel comptent pour une personne de plus, quelle que soit la durée. - On ajoute les contrats à durée déterminée terminés dans les six mois précédents, chaque tranche de 100 jours travaillés ou fraction comptant pour une personne de plus. - Le calcul se fait au moins le dernier jour de juin et de décembre de chaque année. Une fois le seuil atteint, l’obligation demeure même si l’effectif baisse ensuite, jusqu’à la fin de la durée du plan. Une fois le seuil atteint, l’entreprise dispose de **trois mois pour constituer la commission de négociation** et, à partir de là, d’**un an au maximum pour négocier, approuver et déposer la demande d’enregistrement** du plan. Sont également tenues les entreprises de moins de 50 lorsque leur convention le prévoit ou lorsque l’autorité du travail en décide dans une procédure de sanction en substitution de la sanction. Les autres peuvent le faire volontairement et l’enregistrer de même. ## Qui négocie : la commission de négociation Le plan **se négocie**, il ne se rédige pas unilatéralement. La commission est **paritaire** : moitié entreprise, moitié représentants du personnel, avec une composition équilibrée entre femmes et hommes. - S’il existe un **comité d’entreprise ou des délégués du personnel**, ils forment la partie salariale ; avec plusieurs sites, selon la représentation de chacun. - S’il **n’y a pas de représentation légale** dans l’entreprise ou sur un site, la partie salariale est formée par une commission des **syndicats les plus représentatifs et représentatifs du secteur** habilités à négocier la convention applicable ; l’entreprise doit s’adresser à eux et ils ont dix jours pour répondre. C’est le cas le plus fréquent dans les PME qui viennent d’atteindre 50, et aussi celui où le calendrier se bloque le plus. La commission dresse des procès-verbaux, peut recourir à un conseil externe et est tenue à la confidentialité des informations reçues. ## Le diagnostic : ce qui est analysé Avant les mesures, il faut savoir où en est l’entreprise. Le diagnostic est négocié et doit analyser, au minimum, les matières du décret royal 901/2020 : 1. Processus de **sélection et d’embauche**. 2. **Classification professionnelle**. 3. **Formation**. 4. **Promotion professionnelle**. 5. **Conditions de travail**, y compris l’**audit des rémunérations** du décret royal 902/2020. 6. Exercice coresponsable des **droits liés à la vie personnelle, familiale et professionnelle**. 7. **Sous-représentation des femmes**. 8. **Rémunérations**. 9. **Prévention du harcèlement sexuel et fondé sur le sexe**. Le diagnostic s’appuie sur des données ventilées par sexe : effectif par groupes, postes, ancienneté, type de contrat et durée, embauches et départs, formation reçue, promotions, congés et réductions pris par les uns et les autres, et le [registre des rémunérations](/fr/blog/registre-des-remunerations-pas-a-pas-pme-espagne/), base de l’audit des rémunérations. Plus ces données sont ordonnées dans le système RH, plus le diagnostic est court. ## L’audit des rémunérations Obligatoire pour toute entreprise tenue d’avoir un plan d’égalité, il fait partie du diagnostic et a la même durée que le plan. Il comprend une **évaluation des postes de travail** selon des critères d’adéquation, d’exhaustivité et d’objectivité pour déterminer lesquels sont de valeur égale, l’analyse du registre des rémunérations avec cette classification, l’identification des causes des écarts et un **plan d’action pour les corriger**, avec objectifs, actions, responsables, calendrier et suivi. ## Contenu minimum du plan Le plan doit inclure au minimum : - La détermination des **parties** qui le concluent. - Le **champ d’application** personnel, territorial et temporel. - Le **rapport de diagnostic**, et celui de l’audit des rémunérations. - Les **résultats du diagnostic**, avec les objectifs qualitatifs et quantitatifs. - Les **mesures concrètes**, avec délai, priorité, indicateurs et personnes ou organes responsables. - Les **moyens et ressources** matériels et humains pour le mettre en œuvre. - Le **calendrier** des actions. - Le **système de suivi, d’évaluation et de révision**, avec une commission qui se réunit périodiquement. - La **composition de la commission** de suivi. - La **procédure de modification** et de règlement des désaccords. ## Enregistrement, durée et suivi Le plan s’inscrit au **Registre et dépôt des conventions collectives, accords collectifs de travail et plans d’égalité (REGCON)**, dans un délai de **quinze jours** à compter de sa signature, avec la documentation exigée. L’inscription est obligatoire et publique, et c’est ce que vérifient l’Inspection et les organes de passation des marchés. La durée maximale est de **quatre ans** ; le plan doit être révisé quand les circonstances changent substantiellement (fusions, changements d’effectif ou d’activité, décisions judiciaires ou de l’Inspection) et, en tout cas, avec l’évaluation périodique qu’il fixe, avec au moins une évaluation intermédiaire et une finale. ## Sanctions et effets de l’absence de plan - **Ne pas élaborer ou ne pas appliquer le plan d’égalité** lorsqu’il est obligatoire est une infraction **grave** de la loi sur les infractions et sanctions dans l’ordre social, avec des amendes de 751 à 7 500 euros selon le degré ; si l’obligation découle d’une procédure de sanction ou d’un accord de l’autorité du travail et n’est pas respectée, l’infraction est **très grave**. - **Interdiction de contracter** avec les administrations publiques : la loi sur les marchés du secteur public empêche de contracter les entreprises de 50 travailleurs ou plus qui ne respectent pas l’obligation de disposer d’un plan d’égalité. - **Perte des aides et subventions** publiques et des allègements liés au respect de l’obligation. - Et l’effet qui n’est pas dans la loi : un plan négocié à la hâte pour tenir le délai ne change rien ; un plan fait avec des données sert à fidéliser la moitié de l’effectif, comme nous le racontons dans [fidélisation des talents dans les PME](/fr/blog/fidelisation-des-talents-pme-10-idees-sans-budget/). ## Calendrier type pour une PME | Quand | Quoi | |---|---| | Mois 0 | Calcul de l’effectif à la clôture de juin ou de décembre : les 50 sont atteints | | Mois 1 à 3 | Constitution de la commission de négociation ; sans représentation, communication aux syndicats et attente de dix jours | | Mois 3 à 6 | Collecte des données, registre des rémunérations, évaluation des postes et diagnostic négocié | | Mois 6 à 9 | Audit des rémunérations et négociation des mesures, indicateurs et calendrier | | Mois 9 à 12 | Approbation et signature du plan ; demande d’inscription au REGCON sous quinze jours | | Chaque année | Réunion de la commission de suivi, indicateurs et, à mi-parcours, évaluation intermédiaire | | Année 4 | Évaluation finale et négociation du plan suivant | ## Comment LapsoWork facilite le travail Le diagnostic et l’audit se nourrissent de données que LapsoWork conserve déjà : la fiche de chaque salarié avec sexe, groupe professionnel, poste, type de contrat, durée et ancienneté ; les [congés et absences](/fr/solutions/logiciel-conges/) pris par type et par personne, qui montrent la coresponsabilité réelle ; les [bulletins archivés](/fr/solutions/logiciel-paie/) pour le registre des rémunérations ; et l’export vers Excel de l’ensemble. Nous expliquons les autres obligations qui s’activent à 50 dans [conformité sociale pour les PME : guide 2026](/fr/blog/conformite-sociale-pme-guide-2026/). ## Questions fréquentes **À partir de combien de travailleurs le plan d’égalité est-il obligatoire en Espagne ?** À partir de 50 travailleurs ou plus, selon la loi organique 3/2007 et le décret royal 901/2020, de manière générale depuis le 7 mars 2022. L’effectif se compte dans toute l’entreprise, les contrats à temps partiel comptant pour une personne et les CDD terminés dans les six mois précédents selon leurs jours travaillés. Il est également obligatoire lorsque la convention l’exige ou que l’autorité du travail en décide. **Combien de temps l’entreprise a-t-elle pour faire le plan d’égalité ?** Trois mois à compter de l’atteinte des 50 travailleurs pour constituer la commission de négociation, puis un an au maximum pour négocier, approuver et demander l’enregistrement du plan. **Que se passe-t-il s’il n’y a pas de représentants du personnel ?** La partie salariale de la commission de négociation est formée par les syndicats les plus représentatifs et représentatifs du secteur habilités à négocier la convention applicable. L’entreprise doit leur communiquer son intention de négocier et ils disposent de dix jours pour répondre et désigner leurs membres. **Où s’enregistre le plan d’égalité ?** Au Registre et dépôt des conventions collectives, accords collectifs de travail et plans d’égalité (REGCON) de l’autorité du travail compétente, dans un délai de quinze jours à compter de la signature. L’inscription est obligatoire et publique. **Combien de temps dure un plan d’égalité ?** Les parties fixent la durée avec un maximum de quatre ans. Il doit être révisé quand les circonstances changent substantiellement et évalué périodiquement, avec au moins une évaluation intermédiaire et une finale avant de négocier le suivant. ## Conclusion Le plan d’égalité dans une PME de 50 salariés est un processus avec des délais : trois mois pour la commission, un an pour le plan, quinze jours pour l’enregistrement et quatre ans de durée, avec un diagnostic par matière, un audit des rémunérations et des mesures avec indicateurs. Ce qui le rend long ou court, ce sont les données : qui a l’effectif, les congés et les bulletins ordonnés par sexe et par poste commence le diagnostic avec la moitié du travail fait. Pour les avoir ainsi, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Inspection du travail dans une PME : quels documents elle demande, comment se déroule une visite et comment répondre à une demande URL: https://lapsowork.com/fr/blog/inspection-du-travail-pme-documents-visite-demande/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Ce que vérifie l’Inspection du travail espagnole dans une PME : enregistrement du temps de travail, contrats, bulletins et cotisations, calendrier, registre des rémunérations, plan d’égalité, prévention des risques, canal interne ; comment se déroule une visite sans préavis, quels délais laisse une demande de documents, ce qu’est un procès-verbal d’infraction, comment présenter ses observations et ce qui est considéré comme obstruction. L’**Inspection du travail et de la Sécurité sociale** (ITSS) arrive dans une PME de deux façons : par une **visite** sans préavis, ou par une **demande** écrite qui fixe une date pour se présenter avec des documents. Dans les deux cas, ce qui décide de l’issue est moins ce qu’a fait l’entreprise que ce qu’elle peut **prouver** en quelques jours. Ce guide explique ce que l’Inspection contrôle le plus souvent dans une PME, la liste des documents qu’elle demande, comment se déroule une visite, quels délais laisse une demande, ce qui se passe après (demande de régularisation, procès-verbal d’infraction, observations) et ce qui est considéré comme obstruction, avec les articles de la loi 23/2015 et de la loi sur les infractions et sanctions dans l’ordre social (LISOS) à l’appui. ## Ce que l’Inspection contrôle le plus dans une PME Les plans d’action de l’ITSS et les plaintes des salariés concentrent les contrôles sur quelques matières : - **Durée du travail et enregistrement du temps de travail** (articles 34 et 35 du Statut) : existence, fiabilité et conservation quatre ans du registre, heures supplémentaires et leur récapitulatif, repos. - **Embauche** : contrats temporaires sans cause, temps partiel avec durée réelle supérieure, faux stagiaires et faux indépendants. - **Salaires et cotisations** : bulletins remis, salaire minimum et convention, cotisation des heures supplémentaires, rappels. - **Égalité** : registre des rémunérations, plan d’égalité et audit à partir de 50, mesures LGTBI au-delà de 50, protocole contre le harcèlement sexuel. - **Prévention des risques professionnels** : évaluation des risques, planification, formation, surveillance de la santé, coordination avec les entreprises tierces. - **Travail à distance** : accord écrit, compensation des frais, déconnexion. - **Canal interne** de la loi 2/2023 à partir de 50 salariés. ## La liste de documents Voici ce qu’une demande type réclame, avec le délai de conservation pour que rien ne manque : | Document | Base | Conservation | |---|---|---| | Enregistrement quotidien du temps de travail de tout l’effectif, avec récapitulatif mensuel des heures supplémentaires | art. 34.9 et 35.5 ET | 4 ans | | Contrats de travail et communications au service public de l’emploi, copies de base | art. 8 ET | pendant la relation et 4 ans après | | Bulletins de paie signés ou avec preuve de remise | art. 29 ET | 4 ans | | Documents de cotisation (RLC et RNT) et justificatifs de paiement | LGSS | 4 ans | | Calendrier du travail et horaires, plannings de roulements | art. 34.6 ET | l’année en cours et la précédente | | Convention collective applicable et accords d’entreprise | — | permanent | | Registre des rémunérations | RD 902/2020 | l’année en cours et la précédente | | Plan d’égalité enregistré et audit des rémunérations (≥ 50) | RD 901/2020 | durée du plan | | Mesures LGTBI et protocole (> 50) | RD 1026/2024 | permanent | | Protocole contre le harcèlement sexuel | LO 3/2007 | permanent | | Accords de travail à distance | loi 10/2021 | pendant la relation | | Évaluation des risques, planification préventive, formation, aptitude médicale, désignation ou contrat du service de prévention | LPRL | 5 ans minimum | | Canal interne et registre des signalements (≥ 50) | loi 2/2023 | 10 ans pour le registre | | Registre du personnel étranger et autorisations de travail | LOEX | pendant la relation | | Livre de visites électronique ou historique des actions précédentes | — | permanent | Une PME qui a tout cela dans un système peut répondre à une demande en une matinée ; celle qui a les registres sur papier, les bulletins chez le cabinet et les contrats dans un tiroir, non. ## Comment se déroule une visite 1. **Sans préavis** : l’article 13 de la loi 23/2015 autorise l’inspecteur à entrer librement et à tout moment dans les centres de travail, sans avertir. La seule exception est le domicile d’une personne physique, qui exige son consentement ou une autorisation judiciaire. 2. **Identification** : l’inspecteur ou le sous-inspecteur présente sa carte professionnelle ; l’entreprise a le droit de la voir. 3. **Accompagnement** : l’employeur ou son représentant peut accompagner la visite, et les représentants du personnel aussi, s’ils le demandent. 4. **Ce qu’il peut faire** : parcourir les locaux, interroger l’employeur et les salariés seul à seul, demander l’identité des personnes présentes, exiger l’exhibition immédiate de documents disponibles sur place (l’enregistrement du temps de travail doit être **consultable sur le lieu de travail**), prendre des copies et des photos, prélever des échantillons. 5. **Diligence** : la visite se clôt par une note au livre de visites électronique ou par une diligence remise à l’entreprise, indiquant ce qui a été vérifié et les documents demandés pour la suite. Pendant la visite, l’attitude qui protège l’entreprise est simple : collaborer, montrer ce qui existe, ne pas inventer ce qui n’existe pas et noter ce qui est demandé avec sa date limite. ## La demande de documents : délais La demande fixe un **jour et une heure** pour comparaître au siège de l’Inspection ou pour transmettre les documents par voie électronique, avec la liste. Le délai habituel est de **dix jours ouvrables**, parfois moins ; il peut être prolongé sur demande motivée avant son échéance, ce que l’Inspection accorde généralement une fois. Ne pas comparaître ou ne pas transmettre les documents sans justification est une **obstruction**. ## Ce qui se passe après - **Rien** : la visite ne détecte pas d’irrégularité et l’action se clôt. - **Demande de régularisation** : l’inspecteur constate un manquement subsanable et donne un délai pour le corriger, sans procès-verbal d’infraction. C’est l’issue la plus fréquente en matière de durée du travail et de prévention lorsque l’entreprise collabore et corrige. - **Procès-verbal de liquidation** de cotisations, lorsqu’il manque des cotisations, avec les montants et les majorations. - **Procès-verbal d’infraction** : décrit les faits, l’infraction et la sanction proposée. L’entreprise dispose de **quinze jours ouvrables** pour présenter des **observations** avec les preuves qu’elle juge utiles ; après le rapport de l’inspecteur, l’autorité du travail rend une résolution, susceptible de recours administratif puis judiciaire. Le paiement volontaire dans les délais bénéficie d’une réduction. - **Prescription** : les infractions sociales prescrivent à trois ans, les infractions de Sécurité sociale à quatre et celles de prévention des risques entre un et cinq ans selon la gravité. Les montants des amendes, par matière et par degré, sont dans [sanctions pour non-respect du contrôle horaire](/fr/blog/sanctions-controle-horaire-2026/) ; le tableau complet des obligations par taille, dans [conformité sociale pour les PME : guide 2026](/fr/blog/conformite-sociale-pme-guide-2026/). ## Ce qui est considéré comme obstruction L’article 50 de la LISOS qualifie d’**obstruction** les actions ou omissions qui perturbent, retardent ou empêchent l’action de l’Inspection : refuser l’entrée ou la permanence dans le centre, ne pas comparaître à une demande, ne pas fournir les documents, fournir des données fausses, empêcher les entretiens avec les salariés. C’est une infraction grave (751 à 7 500 euros), très grave si elle s’accompagne de coaction ou de violence, et elle s’ajoute à l’infraction de fond. Il vaut toujours mieux reconnaître qu’un document manque et demander un délai que de le fabriquer. ## Comment se préparer avant qu’elle n’arrive 1. **Une revue trimestrielle** de la liste ci-dessus, avec la personne qui sait où est chaque document. 2. **L’enregistrement du temps de travail dans un système** qui le rend consultable sur site et exportable par personne et par période, avec traçabilité des modifications. 3. **Les bulletins remis avec preuve** : signature ou accusé de réception horodaté. 4. **Le dossier de chaque salarié complet** : contrat, communications, formations, aptitude, accords. 5. **Les obligations par seuil vérifiées** à chaque clôture de juin et de décembre : registre des rémunérations, plan d’égalité, LGTBI, canal interne. 6. **Un protocole de visite** d’une page : qui reçoit l’inspecteur, qui l’accompagne, où sont les documents, qui note les demandes. 7. **Corriger ce qui est faible** avant qu’un salarié ne le signale : la plupart des visites dans les PME partent d’une plainte. ## Comment LapsoWork facilite le travail LapsoWork rassemble la partie de la liste qui concerne le personnel : l’[enregistrement du temps de travail](/fr/solutions/logiciel-pointage/) avec horodatage, traçabilité et export PDF et CSV par salarié et par période, consultable sur site ; les [bulletins distribués et signés](/fr/solutions/logiciel-paie/) depuis l’application ; le [dossier documentaire](/fr/solutions/logiciel-gestion-documentaire/) de chaque personne avec contrats, accords et politiques remis avec accusé de réception ; et les [congés et absences](/fr/solutions/logiciel-conges/) avec leurs justificatifs. À partir de 2 € par salarié et par mois, sans engagement. ## Questions fréquentes **L’Inspection du travail peut-elle se présenter sans préavis ?** Oui. L’article 13 de la loi 23/2015 autorise les inspecteurs à entrer librement et à tout moment dans les centres de travail sans avertissement préalable, en s’identifiant. La seule exception est le domicile d’une personne physique, qui exige son consentement ou une autorisation judiciaire. **Quels documents demande le plus souvent l’Inspection du travail dans une PME ?** L’enregistrement quotidien du temps de travail avec le récapitulatif des heures supplémentaires, les contrats et leurs communications, les bulletins remis, les documents de cotisation, le calendrier et les horaires, la convention, le registre des rémunérations, le plan d’égalité et les mesures LGTBI lorsque l’effectif l’exige, les documents de prévention des risques, les accords de travail à distance et le canal interne à partir de 50. **Quel délai laisse une demande de l’Inspection pour fournir les documents ?** La demande fixe une date de comparution ou de transmission, en général autour de dix jours ouvrables. Une prolongation motivée peut être demandée avant l’échéance. Ne pas comparaître ni transmettre les documents sans justification constitue une obstruction. **Que faire après un procès-verbal d’infraction ?** Présenter des observations dans les quinze jours ouvrables avec les preuves utiles ; après le rapport de l’inspecteur, l’autorité du travail rend une résolution susceptible de recours. Le paiement volontaire dans les délais bénéficie d’une réduction. Si les faits sont exacts, corriger et payer coûte souvent moins cher que contester. **Qu’est-ce que l’obstruction à l’Inspection du travail ?** Toute action ou omission qui perturbe, retarde ou empêche l’action inspectrice : refuser l’entrée, ne pas comparaître, ne pas fournir les documents, fournir des données fausses ou empêcher les entretiens avec les salariés. C’est une infraction grave de 751 à 7 500 euros selon l’article 50 de la LISOS, très grave avec coaction ou violence, qui s’ajoute à l’infraction de fond. ## Conclusion Une inspection se joue sur la preuve : un enregistrement du temps de travail consultable sur site et exportable, des bulletins avec preuve de remise, des contrats et documents complets, et les obligations par seuil vérifiées à chaque clôture. Collaborer, ne pas inventer et corriger vite transforme la plupart des visites en demande de régularisation plutôt qu’en procès-verbal. Pour que la prochaine demande se réponde en une matinée, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Heures supplémentaires dans la PME : la limite de 80 heures, paiement ou compensation, enregistrement et sanctions en Espagne URL: https://lapsowork.com/fr/blog/heures-supplementaires-pme-espagne-limite-80-heures-paiement-compensation/ Publicado: 2026-09-16 Resumen: Ce que sont les heures supplémentaires selon l’article 35 du Statut des travailleurs espagnol, la limite annuelle de 80 heures et ses exceptions, quand elles sont volontaires, comment elles se paient ou se compensent en repos, l’enregistrement quotidien obligatoire, le cas du temps partiel et les sanctions appliquées par l’Inspection du travail. Les **heures supplémentaires** sont le point où l’enregistrement du temps de travail se transforme en argent. Depuis que les entreprises enregistrent le temps de travail chaque jour, les heures qui autrefois se faisaient et s’oubliaient apparaissent dans un rapport, et l’Inspection du travail les recoupe avec la paie à chaque visite. Dans une PME, le problème est rarement la mauvaise foi : c’est de ne pas savoir précisément ce qu’est une heure supplémentaire, quelle est la limite, s’il faut les payer ou si on peut les compenser, comment on les enregistre et ce qui se passe avec les contrats à temps partiel. Ce guide répond à tout cela avec l’article 35 du Statut des travailleurs et la loi sur les infractions et sanctions en main. ## Ce qu’est une heure supplémentaire Selon l’article 35.1 du Statut, c’est **chaque heure de travail effectuée au-delà de la durée maximale du temps de travail ordinaire** fixée par la convention ou le contrat. Comme le temps de travail se calcule en moyenne annuelle, une semaine de 42 heures ne génère pas nécessairement d’heures supplémentaires si la convention permet une répartition irrégulière et que ces heures sont compensées dans la période de référence ; ce qui compte est de dépasser le temps de travail ordinaire convenu dans le calcul applicable. La première question n’est donc pas « combien d’heures cette personne a-t-elle faites cette semaine ? » mais « quel est son temps de travail ordinaire et sur quelle période se calcule-t-il ? ». Il en existe deux sortes : - **Heures supplémentaires ordinaires** : volontaires ou convenues pour faire face à des pics d’activité. - **Heures supplémentaires pour force majeure** (art. 35.3) : nécessaires pour prévenir ou réparer des sinistres et autres dommages extraordinaires et urgents. Elles sont obligatoires, ne comptent pas dans la limite annuelle et se compensent comme les autres. ## La limite : 80 heures par an L’article 35.2 fixe un maximum de **80 heures supplémentaires par an** et par salarié. Pour les contrats de moins d’un an, la limite est réduite proportionnellement. Deux nuances comptent : - **Ne comptent pas** dans cette limite les heures supplémentaires **compensées en repos dans les quatre mois suivant** leur réalisation, ni celles de force majeure. - La convention peut fixer une limite inférieure, mais pas supérieure. Autrement dit, une entreprise qui compense les heures supplémentaires en repos dans les quatre mois ne consomme pas la limite ; celle qui les paie, oui. Dépasser les 80 heures payées est une infraction, indépendamment du fait qu’elles aient été correctement payées. ## Caractère volontaire La réalisation d’heures supplémentaires est **volontaire**, sauf si elle a été convenue par convention collective ou par le contrat de travail individuel, dans la limite légale, et sauf force majeure. Un salarié peut refuser des heures supplémentaires non convenues sans conséquences disciplinaires, et la politique interne devrait le dire. ## Paiement ou compensation en repos L’article 35.1 laisse le choix à la convention ou, à défaut, au contrat individuel : les heures supplémentaires sont **payées** au montant fixé, qui **ne peut être inférieur à la valeur de l’heure ordinaire**, ou **compensées par un temps équivalent de repos rémunéré**. Sans accord, elles sont réputées compensées en repos dans les quatre mois suivants. Conséquences pratiques : - Il faut connaître la valeur de l’**heure ordinaire** de chaque personne (salaire annuel divisé par les heures annuelles) pour ne pas payer en dessous. - La compensation en repos doit être **prise dans les quatre mois** ; passé ce délai, les heures non compensées sont payées et comptent dans la limite. - Les heures supplémentaires payées **cotisent** à la Sécurité sociale avec une cotisation additionnelle propre, différente selon qu’elles relèvent ou non de la force majeure, et sont imposées comme salaire. - La convention peut fixer des majorations sur l’heure ordinaire ; le Statut ne fixe que le plancher. ## Enregistrement obligatoire et copie au salarié L’article 35.5 impose que le temps de travail de chaque salarié soit **enregistré jour par jour** et **totalisé sur la période fixée pour le paiement des rémunérations**, en remettant **une copie du récapitulatif au salarié sur le bulletin correspondant**. C’est une obligation distincte et antérieure à l’enregistrement général du temps de travail de l’article 34.9 : l’enregistrement général prouve le temps de travail ; le récapitulatif mensuel des heures supplémentaires prouve combien ont été faites et comment elles ont été compensées. Sans enregistrement, la charge de la preuve devant le juge se retourne contre l’entreprise et l’Inspection estime les heures. ## Temps partiel : pas d’heures supplémentaires Les salariés à **temps partiel ne peuvent pas faire d’heures supplémentaires**, sauf celles de force majeure (art. 12.4.c du Statut). Ce qui existe, ce sont les **heures complémentaires** (art. 12.5) : convenues par écrit, jusqu’à 30 % des heures ordinaires du contrat (extensible à 60 % par convention), avec un préavis de trois jours, et les volontaires jusqu’à 15 % (extensible à 30 %) dans les CDI, à condition que la durée ne soit pas inférieure à dix heures hebdomadaires en calcul annuel. Enregistrer des heures supplémentaires sur un contrat à temps partiel est une erreur fréquente que l’Inspection requalifie en durée réelle supérieure à celle convenue. ## Sanctions - **Ne pas enregistrer le temps de travail ou le récapitulatif des heures supplémentaires**, et **dépasser la limite de 80 heures** ou les limites de durée et de repos, sont des infractions **graves** en matière de relations de travail (article 7.5 de la LISOS), sanctionnées de 751 à 7 500 euros selon le degré, avec les montants du décret royal 306/2024. - **Ne pas payer ou payer en dessous de la valeur de l’heure ordinaire** génère en plus la réclamation du salarié pour les différences, avec majoration et intérêts, et la régularisation des cotisations auprès de la Sécurité sociale. - Si les heures supplémentaires non déclarées dissimulent une durée réelle supérieure à celle du contrat, l’Inspection peut exiger la régularisation de la durée et des cotisations correspondantes. Le tableau complet est dans [sanctions pour non-respect du contrôle horaire](/fr/blog/sanctions-controle-horaire-2026/). ## Comment les gérer sans problème 1. **Définir le temps de travail ordinaire de chaque personne** et sa période de calcul selon la convention, et le configurer dans le système. 2. **Décider dans la politique interne** si elles sont compensées en repos ou payées, avec quelle majoration si la convention la fixe et comment elles sont autorisées : l’heure supplémentaire non autorisée reste une heure supplémentaire si l’entreprise la connaît et la tolère. 3. **Enregistrer jour par jour** avec le pointage, pour que le système calcule les heures au-delà de la durée ordinaire sans intervention manuelle. 4. **Surveiller la limite** : alerte quand une personne approche des 80 heures payées dans l’année, et des quatre mois pour celles en attente de compensation. 5. **Clôturer le mois** : récapitulatif des heures supplémentaires par personne sur le bulletin et au cabinet, avec ce qui a été payé et compensé. 6. **Agir sur la cause** : des heures supplémentaires structurelles révèlent un manque de personnel ou une mauvaise organisation, et sont la fuite silencieuse des talents que nous décrivons dans [fidélisation des talents dans les PME](/fr/blog/fidelisation-des-talents-pme-10-idees-sans-budget/). ## Comment LapsoWork le fait Le [logiciel de pointage](/fr/solutions/logiciel-pointage/) enregistre le temps de travail avec horodatage, calcule les heures effectives par rapport à la durée ordinaire configurée pour chaque personne, affiche les heures supplémentaires et les écarts dans les rapports par site, équipe ou salarié, et exporte le récapitulatif mensuel en PDF et CSV audités pour le bulletin et le cabinet. 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Sans accord, elles se compensent en repos dans les quatre mois suivant leur réalisation. **Est-il obligatoire de faire des heures supplémentaires ?** Non, sauf si elles ont été convenues par convention collective ou par le contrat dans la limite légale, et sauf les heures supplémentaires pour force majeure destinées à prévenir ou réparer des sinistres et dommages urgents, qui sont obligatoires. **Un salarié à temps partiel peut-il faire des heures supplémentaires ?** Non, sauf force majeure. À temps partiel existent les heures complémentaires de l’article 12.5 du Statut, convenues par écrit et limitées à 30 % des heures ordinaires (extensible à 60 % par convention) plus 15 % de volontaires dans les CDI (extensible à 30 %). **Faut-il remettre au salarié un récapitulatif de ses heures supplémentaires ?** Oui. L’article 35.5 exige d’enregistrer le temps de travail jour par jour, de le totaliser sur la période de paiement des rémunérations et de remettre une copie du récapitulatif au salarié sur le bulletin correspondant. C’est une obligation distincte de l’enregistrement général du temps de travail de l’article 34.9. ## Conclusion Les heures supplémentaires ont des règles claires : au-delà de la durée ordinaire, maximum 80 payées par an, volontaires sauf accord, payées au moins comme l’heure ordinaire ou compensées dans les quatre mois, enregistrées jour par jour avec récapitulatif mensuel au salarié, et jamais à temps partiel. Les respecter exige un enregistrement qui les calcule seul et une politique qui dit ce qu’on en fait. 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La réforme du décret-loi royal 5/2023 a modifié plusieurs de ces congés et en a créé de nouveaux, et depuis, beaucoup de tableaux qui circulent sont périmés. Voici le tableau complet de l’article 37 du Statut des travailleurs espagnol en vigueur au 16 septembre 2026, avec ses conditions, ce que la convention améliore et comment enregistrer chaque congé pour que la paie et l’enregistrement du temps de travail concordent. ## Tableau des congés rémunérés de l’article 37.3 du Statut | Congé | Durée | Conditions | |---|---|---| | **Mariage ou enregistrement d’un partenariat de fait** | 15 jours calendaires | Depuis le RDL 5/2023, inclut l’inscription comme partenaire de fait | | **Accident ou maladie graves, hospitalisation ou intervention chirurgicale sans hospitalisation avec repos à domicile** | 5 jours | Du conjoint, partenaire de fait ou parents jusqu’au deuxième degré par le sang ou par alliance, y compris les parents par le sang du partenaire de fait, et de toute autre personne vivant sous le même toit et nécessitant les soins effectifs du salarié | | **Décès** | 2 jours, 4 en cas de déplacement | Du conjoint, partenaire de fait ou parents jusqu’au deuxième degré par le sang ou par alliance | | **Déménagement du domicile habituel** | 1 jour | Sans autre condition | | **Obligation impérieuse de caractère public et personnel** | Le temps indispensable | Inclut le vote ; si elle dépasse 20 % des heures travaillées sur trois mois, l’entreprise peut placer le salarié en congé sans solde | | **Fonctions syndicales ou de représentation** | Selon la loi et la convention | Dans les termes légalement ou conventionnellement établis | | **Examens prénataux et préparation à l’accouchement ; séances d’information et de préparation et rapports pour adoption, tutelle ou accueil** | Le temps indispensable | Lorsqu’ils doivent avoir lieu pendant le temps de travail | Et hors du paragraphe 3, mais également à l’article 37 : | Congé | Durée | Conditions | |---|---|---| | **Force majeure familiale** (art. 37.9) | Jusqu’à 4 jours par an, rémunérés selon la convention | Pour des motifs familiaux urgents concernant des proches ou des personnes du foyer, en cas de maladie ou d’accident rendant indispensable la présence immédiate ; peut se prendre par heures | | **Soins à l’enfant allaité** (art. 37.4) | 1 heure d’absence par jour, divisible en deux, ou réduction d’une demi-heure, jusqu’à 9 mois ; cumulable en journées complètes selon la convention | Droit individuel des deux parents ; extensible jusqu’à 12 mois avec réduction proportionnelle du salaire si les deux l’exercent pour la même durée | | **Naissance prématurée ou hospitalisation du nouveau-né** (art. 37.5) | 1 heure d’absence rémunérée par jour ; en outre, réduction jusqu’à 2 heures avec réduction de salaire | Pendant la durée de l’hospitalisation après la naissance | Les congés du paragraphe 3 se prennent **avec maintien de la rémunération**, avec **préavis et justification**. Sauf disposition contraire de la convention, ils se comptent en jours calendaires quand la norme parle de jours calendaires (mariage) et en jours ouvrables dans les autres cas selon la jurisprudence constante, et commencent à courir le premier jour ouvrable si l’événement se produit un jour non travaillé. ## Ce qui n’est pas un congé rémunéré - **Aller chez le médecin pour soi-même** : le Statut ne le reconnaît pas comme congé rémunéré général. Cela dépend de la convention, qui fixe souvent un nombre d’heures par an ou exige un justificatif ; si elle ne dit rien, c’est du temps à récupérer ou à déduire, sauf accord. Nous l’expliquons dans [absences médicales dans la PME](/fr/blog/gestion-des-absences-medicales-pme-arrets-conges/). - **La réduction de la durée du travail pour garde légale** (art. 37.6) : jusqu’aux 12 ans de l’enfant, ou pour s’occuper de personnes handicapées ou de parents jusqu’au deuxième degré ne pouvant subvenir à eux-mêmes, entre un huitième et la moitié de la journée, **avec réduction proportionnelle du salaire**. C’est un droit, pas un congé rémunéré. - **L’aménagement des horaires** (art. 37.8) : droit de demander des changements de durée et de répartition du temps de travail ou de mode de travail, y compris le télétravail, avec négociation de bonne foi pendant quinze jours au maximum. Pas un congé non plus. - **Les jours pour convenance personnelle** : ils n’existent que si la convention ou l’entreprise les accorde. - **Les arrêts maladie** : c’est de l’incapacité temporaire, avec son propre régime de prestation. ## Ce que la convention peut améliorer L’article 37 fixe des minimums. Les conventions collectives améliorent souvent la durée (plus de jours pour hospitalisation), élargissent les bénéficiaires (parents au troisième degré, personnes du foyer), fixent le point de départ du congé, reconnaissent des congés que la loi ne prévoit pas (rendez-vous médicaux personnels, accompagnement de proches chez le médecin, jours pour convenance personnelle) et encadrent la prise par heures. Avant d’appliquer le tableau légal, il faut lire la convention : c’est elle que l’Inspection et le tribunal appliqueront. ## Comment enregistrer les congés sans erreur 1. **Une typologie dans le système** qui distingue chaque congé légal et chaque amélioration conventionnelle, car le traitement en paie et dans l’enregistrement du temps de travail diffère. 2. **Demande avec préavis** du salarié depuis l’application, avec l’événement et les dates, et validation du responsable. 3. **Justificatif joint** dans le délai fixé par la convention : certificat d’hospitalisation, livret de famille ou certificat de partenariat, justificatif de l’obligation publique. Sans diagnostic : l’entreprise n’en a pas besoin et ne peut pas l’exiger. 4. **Décompte correct** : jours calendaires ou ouvrables selon le congé et la convention, début le premier jour ouvrable quand l’événement tombe un jour férié, et heures pour les congés pris par heures. 5. **Reflet dans l’enregistrement du temps de travail** comme absence rémunérée du type correspondant, ni comme temps travaillé ni comme trou. 6. **Communication à la paie** : les congés rémunérés ne réduisent pas le salaire ; la réduction pour garde légale, si, proportionnellement ; l’allaitement cumulé en journées est payé. 7. **Historique** : chaque congé avec sa demande, son justificatif, sa validation et ses dates, pour répondre à l’Inspection ou à une réclamation. ## Comment LapsoWork le résout Le [module de congés et absences](/fr/solutions/logiciel-conges/) permet de créer chaque type de congé avec sa durée, son unité (jours calendaires, ouvrables ou heures) et son caractère rémunéré ou non, selon le Statut et selon votre convention ; le salarié le demande depuis l’application en joignant le justificatif, le responsable le valide avec notification automatique, le calendrier de l’équipe affiche l’absence et le [pointage](/fr/solutions/logiciel-pointage/) la reflète comme absence rémunérée. En fin de mois, le rapport d’absences par personne et par type part au cabinet ou au programme de paie. Le tout inclus dans l’offre Basique à 2 € par salarié et par mois, comme vous pouvez le voir sur [notre page de tarifs](/fr/tarifs/). ## Questions fréquentes **Combien de jours de congé pour l’hospitalisation d’un proche en 2026 ?** Cinq jours, selon l’article 37.3.b) du Statut des travailleurs après le décret-loi royal 5/2023, pour accident ou maladie graves, hospitalisation ou intervention chirurgicale sans hospitalisation nécessitant un repos à domicile du conjoint, du partenaire de fait ou de parents jusqu’au deuxième degré, y compris les parents par le sang du partenaire de fait, et de toute personne vivant avec le salarié et nécessitant ses soins. La convention peut l’améliorer. **Le partenariat de fait donne-t-il les mêmes congés que le mariage ?** Oui depuis le RDL 5/2023 : l’enregistrement du partenariat de fait donne droit aux 15 jours calendaires du congé de mariage, et le partenaire de fait est assimilé au conjoint pour les congés pour hospitalisation, maladie grave et décès, y compris ses parents par le sang. **Aller chez le médecin est-il un congé rémunéré ?** Pas de manière générale dans le Statut des travailleurs. Cela dépend de la convention collective, qui reconnaît souvent un nombre d’heures par an avec justificatif ; si elle ne le prévoit pas, c’est du temps à récupérer ou à déduire, sauf accord avec l’entreprise. Les examens prénataux et la préparation à l’accouchement sont, eux, des congés rémunérés. **Qu’est-ce que le congé pour force majeure familiale ?** Celui de l’article 37.9 du Statut : jusqu’à quatre jours par an, rémunérés selon la convention ou l’accord, pour des motifs familiaux urgents concernant des proches ou des personnes du foyer en cas de maladie ou d’accident rendant indispensable la présence immédiate du salarié. Il peut se prendre par heures. **Les congés rémunérés se comptent-ils en jours calendaires ou ouvrables ?** Le congé de mariage est fixé en jours calendaires. Pour les autres, l’interprétation constante des tribunaux est qu’ils se comptent en jours ouvrables et commencent à courir le premier jour ouvrable si l’événement se produit un jour non travaillé, sauf règle différente de la convention. ## Conclusion Les congés rémunérés de l’article 37 du Statut sont peu nombreux et encadrés, mais le RDL 5/2023 a changé leurs durées et leurs bénéficiaires, et la convention les améliore souvent. Disposer du tableau en vigueur, lire la convention et enregistrer chaque congé avec son type, son justificatif et son décompte évite la plupart des conflits et laisse la preuve prête pour l’Inspection. Pour que ce tableau vive dans l’application de vos salariés, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## La semaine de 37,5 heures en Espagne : où en est la loi et comment une PME doit se préparer URL: https://lapsowork.com/fr/blog/semaine-de-37-5-heures-espagne-ce-qui-change-pme/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: État réel de la semaine de 37,5 heures en Espagne en septembre 2026 : ce qui s’est passé au Congrès, ce qui reste en vigueur, les conventions qui l’appliquent déjà, les 35 heures dans l’administration centrale et comment adapter horaires, plannings et enregistrement du temps. Peu de mesures sociales ont fait autant de bruit en Espagne que la **semaine de 37,5 heures**. Annoncée comme la grande réforme de 2025, elle a rempli les titres et s’est terminée au Congrès sur un résultat que beaucoup n’ont toujours pas compris. Cet article explique où elle en est réellement au 15 septembre 2026, ce qui reste en vigueur pour votre entreprise, quelles conventions collectives appliquent déjà 37,5 heures ou moins, ce qui a changé dans le secteur public et, surtout, ce qu’une PME doit faire pour adapter horaires, plannings et enregistrement du temps de travail le jour où la réduction arrivera, par la loi ou par la convention. ## Ce qui est arrivé à la loi des 37,5 heures En 2025, le gouvernement espagnol a adopté un projet de loi pour ramener la durée légale maximale du travail de 40 à 37,5 heures hebdomadaires sans baisse de salaire. Le **10 septembre 2025**, le Congrès des députés a approuvé les motions de rejet et a refusé d’examiner le projet, qui est sorti du calendrier parlementaire. Depuis, rien n’a été publié au Journal officiel (BOE) sur la réduction à 37,5 heures et, à la date de rédaction, aucun nouveau vote n’est programmé. Cela a deux conséquences pratiques : - **La durée légale maximale reste celle de l’article 34.1 du Statut des travailleurs : 40 heures hebdomadaires de travail effectif en moyenne sur l’année.** Personne n’est légalement tenu de la réduire. - **La réduction est bien réelle là où la convention collective ou l’accord d’entreprise la fixe.** De nombreuses conventions de branche et d’entreprise prévoient déjà 37,5 heures hebdomadaires ou moins, et les entreprises concernées l’appliquent indépendamment de ce qui s’est passé au Congrès. ## Ce qui a changé : 35 heures dans l’administration centrale espagnole Pendant que la réduction dans le secteur privé s’enlisait, le secteur public a avancé de son côté. La **résolution du 14 avril 2026 du secrétariat d’État à la Fonction publique**, publiée au BOE le 15 avril, fixe la durée générale du travail du personnel de l’Administration générale de l’État et de ses organismes à **35 heures hebdomadaires de travail effectif en calcul annuel, soit 1 533 heures par an**, avec entrée en vigueur le 16 avril 2026 et un mois pour adapter les calendriers et les systèmes de pointage. Elle concerne les fonctionnaires et les agents contractuels de l’administration centrale, pas les entreprises privées, mais elle fixe une référence que les conventions du privé auront devant elles lors des prochaines négociations. ## L’enregistrement numérique du temps de travail : l’autre réforme en attente La réduction du temps de travail était accompagnée d’une réforme de l’enregistrement du temps de travail, que le gouvernement a décidé de traiter séparément par décret royal sur la base de l’article 34.9 du Statut des travailleurs. Ce décret imposera un enregistrement numérique, infalsifiable et accessible à distance par l’Inspection du travail. Au 15 septembre 2026, il **n’est toujours pas publié au BOE** : le Conseil d’État a rendu un avis défavorable le 23 mars 2026 et le ministère du Travail a annoncé le 9 septembre qu’il l’approuverait « immédiatement », sans date. Nous détaillons ses exigences techniques dans notre guide sur [la nouvelle réglementation du pointage numérique](/fr/blog/nouvelle-loi-pointage-numerique-2026/) et les amendes dans le [tableau des sanctions du contrôle horaire](/fr/blog/sanctions-controle-horaire-2026/). Ce qui compte pour une PME, c’est que les deux réformes sont liées : sans enregistrement fiable du temps de travail, impossible de prouver que l’on respecte une semaine de 37,5 heures, ni de 40. ## Ce qui change dans une PME quand la semaine passe à 37,5 heures Que la réduction arrive par la loi ou par la convention, les effets sur l’organisation sont les mêmes. Passer de 40 à 37,5 heures, c’est 2,5 heures de moins par semaine, une demi-heure par jour sur une semaine de cinq jours. - **Salaire.** La réduction se fait sans baisse de salaire, tant dans le projet rejeté que dans la pratique des conventions. Le salaire horaire augmente. - **Calcul annuel.** Le temps de travail se mesure en moyenne annuelle ; le calendrier de travail de l’entreprise doit donc être recalculé : heures annuelles, répartition irrégulière si la convention le permet, compte d’heures. - **Heures supplémentaires.** Tout ce qui dépasse la nouvelle durée ordinaire devient heure supplémentaire, avec son plafond annuel et sa compensation. Si l’entreprise conserve des horaires de 40 heures, elle générera des heures supplémentaires chaque semaine sans le vouloir. - **Contrats à temps partiel.** Leur durée est définie en proportion de celle d’un salarié à temps plein comparable (article 12 du Statut des travailleurs). Avec un temps plein à 37,5 heures, un contrat de 30 heures passe de 75 % à 80 %, et il faut vérifier comment la réduction s’applique à ces contrats selon la convention. - **Plannings et tableaux de service.** Dans l’hôtellerie-restauration, le commerce, l’industrie ou la santé, une demi-heure de moins par jour oblige à refaire les plannings ou à réorganiser la couverture du service. C’est le changement le plus coûteux à gérer et celui qu’il faut simuler en priorité. - **Enregistrement du temps de travail.** L’enregistrement doit refléter la nouvelle durée ordinaire pour que les écarts apparaissent, et c’est la preuve devant l’Inspection que la réduction est appliquée. ## Comment se préparer dès maintenant, sans attendre le BOE 1. **Lisez votre convention collective.** Vérifiez la durée annuelle et hebdomadaire qu’elle fixe, si elle autorise une répartition irrégulière et ce qu’elle dit des heures supplémentaires et des temps de repos. Vous êtes peut-être déjà à 37,5 heures ou en dessous. 2. **Mesurez le temps de travail réel.** Avec les données de pointage des derniers mois, vous saurez combien chaque équipe travaille vraiment, combien d’heures supplémentaires vous générez et où elles se concentrent. Sans données, toute réorganisation est un pari. 3. **Simulez les plannings avec la nouvelle durée.** Construisez les équipes sur 37,5 heures et vérifiez si la couverture tient ou s’il faut embaucher des heures. Nous avons un guide sur [comment faire un planning des équipes](/fr/blog/comment-faire-un-planning-des-equipes/) et un autre sur [comment créer des plannings de travail](/fr/blog/comment-creer-des-plannings-de-travail/). 4. **Revoyez les contrats à temps partiel.** Calculez le pourcentage qu’ils représentent par rapport au nouveau temps plein et ce que dit la convention. 5. **Mettez à jour le calendrier de travail et communiquez-le.** Le calendrier de travail annuel est obligatoire et doit être affiché dans un endroit visible du lieu de travail. 6. **Configurez le logiciel.** Durée ordinaire, règles de repos, plannings et alertes d’heures supplémentaires doivent refléter le nouveau scénario le jour même de son entrée en vigueur, pas des semaines plus tard. ## Comment LapsoWork vous aide à vous adapter LapsoWork ne change pas votre durée du travail, mais il fait du changement un réglage de configuration plutôt qu’un projet : - **Configuration par plannings** : horaires flexibles, tournants, coupés ou par plages, avec règles de repos selon la convention. Quand la semaine passera à 37,5 heures, on modifie la règle et les plannings sont recalculés. - **Rapports de temps de travail** : heures effectives, heures supplémentaires, pauses et écarts, filtrés par site, équipe ou salarié. Ils servent à mesurer avant le changement et à prouver la conformité après. - **Enregistrement infalsifiable et exportable** : chaque pointage est horodaté et l’enregistrement s’exporte en PDF et CSV audités pour l’Inspection du travail, ce qu’exige le décret royal en attente. - **Multi-sites et multi-conventions** : plusieurs sites avec des calendriers différents dans le même compte, utile quand la réduction arrive dans une convention avant une autre. Le tout à partir de 2 € par salarié et par mois avec le [logiciel de pointage](/fr/solutions/logiciel-pointage/) et le [module de planning](/fr/solutions/logiciel-planning/) dans l’offre Avancée. Retrouvez le détail sur [notre page de tarifs](/fr/tarifs/). ## Questions fréquentes **La semaine de 37,5 heures est-elle en vigueur en Espagne ?** Non. Le Congrès a refusé d’examiner le projet de loi le 10 septembre 2025 et aucune norme réduisant la durée légale maximale n’a été publiée au BOE. Elle reste de 40 heures hebdomadaires en moyenne sur l’année, selon l’article 34.1 du Statut des travailleurs. La réduction ne s’applique que là où la convention collective ou un accord d’entreprise la fixe. **Mon entreprise peut-elle déjà être à 37,5 heures ?** Oui, si votre convention collective ou un accord interne le prévoit. De nombreuses conventions de branche et d’entreprise fixent 37,5 heures hebdomadaires ou moins depuis des années. Vérifiez la durée annuelle et hebdomadaire de votre convention avant de supposer que vous êtes à 40 heures. **Les 35 heures des fonctionnaires concernent-elles les entreprises privées ?** Pas directement. La résolution du 14 avril 2026 fixe la semaine de 35 heures pour le personnel de l’Administration générale de l’État et de ses organismes, avec effet au 16 avril 2026. Elle ne modifie pas le Statut des travailleurs et n’oblige pas les entreprises privées, même si elle sert de référence dans la négociation collective. **Si le temps de travail est réduit, le salaire l’est-il aussi ?** Non. Le projet de loi rejeté comme la pratique habituelle des conventions prévoient la réduction sans perte de salaire. Le résultat est que le salaire horaire augmente et que toute heure travaillée au-delà de la nouvelle durée ordinaire devient une heure supplémentaire. **Qu’en est-il de l’enregistrement numérique du temps de travail ?** C’est une réforme distincte, que le gouvernement traite par décret royal. Au 15 septembre 2026, elle n’est toujours pas publiée au BOE, après l’avis défavorable du Conseil d’État du 23 mars 2026 et l’annonce du ministère du Travail du 9 septembre de l’approuver immédiatement. À son entrée en vigueur, elle exigera un enregistrement numérique, infalsifiable et accessible à distance par l’Inspection. ## Conclusion La semaine de 37,5 heures n’est pas en vigueur par la loi et n’a pas de date, mais elle est déjà la réalité de nombreuses conventions et la référence des prochaines négociations, avec l’administration centrale à 35 heures depuis avril 2026. Pour une PME, la voie raisonnable consiste à mesurer le temps de travail réel, simuler les plannings avec la nouvelle durée et tenir un enregistrement du temps de travail qui résiste à un contrôle, afin que le changement, lorsqu’il arrivera, soit un ajustement et non une crise. Pour commencer par les données, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Sanctions pour non-respect du contrôle horaire en 2026 : barème en vigueur et ce que propose le nouveau décret royal URL: https://lapsowork.com/fr/blog/sanctions-controle-horaire-2026/ Publicado: 2026-04-22 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Barème en vigueur des sanctions pour manquement à l’enregistrement du temps de travail en Espagne (LISOS actualisée par le RD 306/2024 : de 751 à 7 500 € par infraction grave), ce que propose le décret royal sur l’enregistrement numérique toujours non publié, ce que contrôle l’Inspection du travail et comment éviter le procès-verbal. Les **sanctions pour non-respect du contrôle horaire** en Espagne sont aujourd’hui celles que fixe la loi sur les infractions et sanctions dans l’ordre social (LISOS) : ne pas enregistrer le temps de travail est une infraction grave que l’Inspection du travail sanctionne de 751 à 7 500 euros, presque toujours accompagnée d’une réclamation des heures supplémentaires non payées. Le décret royal sur l’enregistrement numérique du temps de travail que prépare le gouvernement propose de changer ce schéma et de sanctionner **par salarié concerné, jusqu’à 10 000 euros**, mais au 15 septembre 2026 il **n’est toujours pas publié au BOE**. Dans cet article, nous séparons ce qui est en vigueur de ce qui est proposé, donnons le barème complet, expliquons ce que contrôle l’Inspection lorsqu’elle visite une PME et comment éviter le procès-verbal. ## Cadre légal : ce qui est en vigueur et ce qui est en préparation - **Article 34.9 du Statut des travailleurs** (décret-loi royal 8/2019) : obligation d’enregistrer chaque jour le temps de travail de chaque salarié, de conserver les enregistrements quatre ans et de les tenir à la disposition des salariés, de leurs représentants et de l’Inspection. En vigueur depuis le 12 mai 2019. - **LISOS, article 7.5** : qualifie d’infraction grave le manquement aux règles d’enregistrement du temps de travail ; l’article 40 fixe les montants, actualisés par le décret royal 306/2024 avec effet au 1er mai 2024. - **Loi 10/2021 sur le télétravail** : obligations spécifiques au télétravail, également sanctionnées par la LISOS. - **Décret royal sur l’enregistrement numérique du temps de travail** : en préparation. Il exigera un enregistrement exclusivement numérique, infalsifiable et accessible à distance par l’Inspection, et propose des sanctions par salarié. Le Conseil d’État a rendu un avis défavorable le 23 mars 2026 et le ministère du Travail a annoncé le 9 septembre qu’il l’approuverait « immédiatement », sans date. Nous en détaillons le contenu dans [la nouvelle loi sur le pointage numérique : où elle en est](/fr/blog/nouvelle-loi-pointage-numerique-2026/). ## Barème en vigueur pour l’enregistrement du temps de travail L’absence d’enregistrement, l’enregistrement incomplet ou l’enregistrement peu fiable constituent une **infraction grave**. L’Inspection gradue la sanction selon des critères comme le nombre de salariés concernés, la récidive, l’intentionnalité ou le préjudice causé. | Infraction | Degré | Montant | Situation courante | |---|---|---|---| | Grave (art. 7.5 LISOS) | Minimum | 751 € – 1 500 € | Enregistrement incomplet ou défaillances ponctuelles pour quelques salariés | | Grave | Moyen | 1 501 € – 3 750 € | Système existant mais peu fiable ou avec des défaillances répétées | | Grave | Maximum | 3 751 € – 7 500 € | Absence d’enregistrement pour tout ou une grande partie de l’effectif | Les infractions **très graves** de la LISOS (par exemple l’obstruction à l’Inspection ou certains comportements en matière de Sécurité sociale) vont de 7 501 à 30 000 euros au degré minimum, de 30 001 à 120 005 au degré moyen et de 120 006 à 225 018 au degré maximum. Ne pas enregistrer le temps de travail n’est pas, en soi, une infraction très grave. Ce qui multiplie le coût, c’est ce qui accompagne généralement le procès-verbal : - **Les heures supplémentaires non enregistrées ni payées** : l’Inspection les estime, l’entreprise doit les payer avec leurs cotisations et, si elles dépassent la limite légale, une infraction grave supplémentaire s’ajoute. - **Un procès-verbal par obligation non respectée** constatée lors de la visite : enregistrement du temps de travail, accord de télétravail, calendrier de travail non affiché, etc. - **La réclamation du salarié**, qui aboutit généralement lorsque l’enregistrement est défavorable ou inexistant. ## Ce que propose le décret royal : la sanction par salarié Le texte en préparation passe de la logique « une amende par entreprise » à « une amende par salarié dont l’enregistrement n’est pas conforme », avec des montants **pouvant atteindre 10 000 euros par salarié**. Avec cette règle, une PME de 30 salariés pointant sur papier pourrait en théorie s’exposer à un maximum bien supérieur au barème en vigueur. C’est la nouveauté la plus médiatisée et aussi celle que le Conseil d’État a critiquée, avec le délai d’entrée en vigueur de seulement vingt jours. Tant qu’il n’est pas publié au BOE, **il ne s’applique pas** : les procès-verbaux sont dressés selon le barème de la LISOS. ## Autres sanctions que l’Inspection recoupe avec le pointage ### Canal d’alerte (loi 2/2023), entreprises de 50 salariés ou plus | Infraction (personnes morales) | Montant | |---|---| | Très grave : absence de système interne d’information, représailles contre le lanceur d’alerte ou atteinte à la confidentialité | 600 001 € – 1 000 000 € | | Grave | 100 001 € – 600 000 € | | Mineure | 1 001 € – 100 000 € | L’autorité compétente est l’Autorité indépendante de protection du lanceur d’alerte, qui peut en outre prononcer un blâme public et une interdiction de subventions jusqu’à quatre ans. Le détail se trouve dans [sanctions pour absence de canal de signalement](/fr/blog/canal-de-signalement-obligatoire/). ### Télétravail (loi 10/2021) | Infraction | Montant | |---|---| | Absence d’accord de télétravail écrit | 751 € – 7 500 € (grave) | | Absence de prise en charge des frais de télétravail | 751 € – 7 500 € (grave) | | Non-garantie du droit à la déconnexion numérique | 751 € – 7 500 € (grave) | Nous expliquons les obligations dans [télétravail en Espagne : obligations légales](/fr/blog/teletravail-espagne-obligations-2026/). ## Ce que contrôle l’Inspection lorsqu’elle visite une PME 1. **Les enregistrements d’un échantillon de salariés** sur la dernière période : qu’il existe un enregistrement pour chaque jour travaillé, qu’il corresponde à l’horaire du contrat et qu’il n’y ait pas d’incohérences. 2. **La fiabilité du support** : si l’enregistrement peut être modifié sans trace, si les corrections sont traçables et s’il est conservé quatre ans. Un enregistrement modifiable sans trace n’est pas jugé fiable. 3. **Le recoupement avec la paie** : heures enregistrées contre heures payées. Les écarts sont des heures supplémentaires non payées. 4. **Les entretiens avec les salariés** : s’ils pointent chaque jour, si on leur a demandé de signer des enregistrements « en blanc » ou corrigés, s’ils font des heures non payées. Leurs déclarations pèsent. 5. **Les autres obligations** visibles lors de la même visite : calendrier de travail affiché, accords de télétravail, canal d’alerte s’il y a 50 salariés ou plus. ## Comment éviter le procès-verbal - **Un enregistrement numérique avec traçabilité**, même si le décret royal n’est pas publié : c’est ce que l’Inspection juge fiable et ce qui vous évitera de changer de système dans l’urgence. - **Une formation courte des managers de proximité** : beaucoup de procès-verbaux naissent d’un responsable qui demande de pointer « en bloc » ou de corriger à la main. - **Une politique interne écrite** connue du salarié à son arrivée : comment pointer, que faire en cas d’oubli, comment demander une correction, comment sont compensées les heures supplémentaires. - **Une révision périodique** des enregistrements d’un échantillon de salariés pour détecter les trous et les écarts avant l’Inspection. - **Répondre à la mise en demeure** : de nombreuses visites se terminent par une mise en demeure avec délai de régularisation, pas par une sanction. Régulariser dans les délais et avec des preuves réduit ou évite le procès-verbal. ## Questions fréquentes **Quelle est l’amende pour absence d’enregistrement du temps de travail ?** Aujourd’hui, c’est une infraction grave au titre de l’article 7.5 de la LISOS, sanctionnée de 751 à 7 500 euros selon le degré (minimum, moyen ou maximum), avec les montants actualisés par le décret royal 306/2024. Le paiement des heures supplémentaires non enregistrées s’ajoute généralement à l’amende. La sanction pouvant atteindre 10 000 euros par salarié est une proposition du décret royal sur l’enregistrement numérique, toujours non publié. **La sanction est-elle par entreprise ou par salarié ?** Avec la réglementation en vigueur, la sanction est par infraction, graduée notamment selon le nombre de salariés concernés, et l’Inspection peut dresser un procès-verbal par obligation non respectée. Le décret royal en préparation propose de sanctionner chaque salarié dont l’enregistrement n’est pas conforme, mais cette règle n’est pas en vigueur. **Puis-je invoquer que je suis une petite PME et que je ne savais pas ?** L’ignorance n’exonère pas : l’obligation d’enregistrer le temps de travail est en vigueur depuis mai 2019 et s’applique à toutes les entreprises. La bonne foi et une régularisation rapide peuvent conduire à une mise en demeure plutôt qu’à une sanction, ou au degré minimum. **Au bout de combien de temps une infraction relative à l’enregistrement est-elle prescrite ?** Les infractions en matière de droit du travail se prescrivent par trois ans à compter de la date de l’infraction, selon l’article 4 de la LISOS. L’obligation de conserver les enregistrements du temps de travail est de quatre ans. **Que se passe-t-il si l’Inspection vient sur plainte d’un salarié ?** C’est une origine fréquente des visites. Si l’enregistrement n’existe pas ou n’est pas fiable, la réclamation du salarié pour heures supplémentaires s’ajoute à la sanction administrative et aboutit généralement lorsque l’enregistrement est défavorable. Un enregistrement numérique avec traçabilité est la meilleure défense sur les deux fronts. ## Conclusion Ne pas respecter le contrôle horaire coûte aujourd’hui de 751 à 7 500 euros par infraction grave, plus les heures supplémentaires estimées par l’Inspection et les procès-verbaux pour les autres obligations contrôlées lors de la même visite. Le décret royal sur l’enregistrement numérique propose des sanctions par salarié pouvant atteindre 10 000 euros, mais il reste non publié. Se conformer coûte 720 euros par an pour 30 salariés avec l’offre Basique de LapsoWork, et laisse l’enregistrement prêt pour le texte à venir. Pour l’avoir en 48 heures, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/) ; pour comparer d’abord, consultez notre [tableau des prix des logiciels de pointage pour 30 salariés](/fr/blog/meilleur-logiciel-pointage-pme-30-salaries-2026/). --- ## Comment calculer le ROI d’un logiciel RH dans votre PME (avec un exemple pour 30 salariés) URL: https://lapsowork.com/fr/blog/roi-logiciel-rh-pme-comment-le-calculer/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Méthode pour calculer le retour sur investissement d’un logiciel RH dans une PME espagnole : quels coûts compter, quelles économies mesurer, ce qu’il ne faut pas gonfler, et un exemple pour 30 salariés avec les tarifs réels de LapsoWork, à refaire avec vos propres chiffres. Un logiciel RH pour une PME coûte entre quelques dizaines et quelques centaines d’euros par mois. La question n’est pas de savoir s’il est cher, mais s’il rapporte plus qu’il ne coûte, et cela se calcule avec un tableur et dix minutes. Dans cet article, nous expliquons comment calculer le **ROI d’un logiciel RH** sans gonfler les chiffres : quels coûts compter vraiment, quelles économies mesurer, lesquelles laisser de côté, et un exemple complet pour une PME de 30 salariés que vous pouvez refaire avec vos propres données. Si vous cherchez d’abord les prix du marché, consultez notre guide sur [combien coûte un logiciel RH pour une PME](/fr/blog/combien-coute-logiciel-rh-pme/). ## La formule, sans mystère Le retour sur investissement se calcule ainsi : **ROI = (bénéfice annuel − coût annuel) / coût annuel** Un ROI de 3 signifie que pour chaque euro payé, vous récupérez cet euro et en gagnez trois de plus. Le complément utile est le **délai de récupération** : en combien de mois les économies couvrent ce que vous avez payé. Avec un logiciel par abonnement sans engagement, ce délai est généralement court, car il n’y a pas d’investissement initial à amortir. Le difficile n’est pas la formule, mais de ne pas se tromper des deux côtés : compter tous les coûts et ne compter que les économies mesurables. ## Côté coût : tout ce que vous payez 1. **Licence.** Prix par salarié et par mois, multiplié par les salariés actifs et par douze. Avec LapsoWork, 2 € par salarié et par mois en offre Basique et 3,50 € en offre Avancée, sans effectif minimum. 2. **Mise en place et migration.** Certains fournisseurs facturent la configuration initiale et la migration des données ; d’autres les incluent. Demandez-le avant : dans notre guide des prix, nous expliquons que c’est le coût caché le plus fréquent. LapsoWork migre les données d’Excel ou de l’ancien logiciel sans frais. 3. **Temps interne de démarrage.** Les heures que votre équipe consacre à configurer les calendriers, enregistrer le personnel et se former. Elles sont généralement peu nombreuses, mais comptez-les : multipliez les heures par le coût horaire de la personne concernée. 4. **Engagement.** Ce n’est pas un coût direct, mais un risque : un contrat annuel que vous ne pouvez pas résilier si le logiciel ne fonctionne pas est un coût potentiel de douze mois. Sans engagement, le risque est d’un mois. 5. **Modules que vous activerez plus tard.** Si vous savez que vous aurez besoin des plannings ou d’un canal d’alertes dans quelques mois, calculez avec l’offre qui les inclut, pas avec l’offre d’entrée. ## Côté bénéfice : uniquement ce que vous pouvez mesurer ### Les heures d’administration qui disparaissent C’est l’économie principale et la plus facile à mesurer. Pendant deux semaines, notez le temps que la personne chargée du personnel consacre à : courir après les pointages et recouper les heures, gérer les demandes de congés par WhatsApp ou par courriel, distribuer les bulletins de paie et recueillir les signatures, chercher des contrats et des attestations, et préparer la documentation quand le cabinet comptable ou l’Inspection la demande. Multipliez par 26 quinzaines et par le coût horaire de cette personne (salaire brut plus cotisations, divisé par les heures annuelles). C’est l’économie brute ; retirez-en le temps qu’elle continuera de consacrer avec le logiciel, qui n’est pas nul. ### Les erreurs qui cessent de coûter de l’argent Congés mal décomptés à recalculer, bulletins de paie avec des variables mal transmises au cabinet à refaire, documents perdus à redemander. Comptez ceux de l’année écoulée et attribuez à chacun un coût en heures et, le cas échéant, en argent remboursé ou payé en trop. C’est une économie réelle, mais généralement inférieure à celle des heures. ### Le risque de sanction, avec discernement Ne pas tenir l’enregistrement du temps de travail est une infraction grave au titre de l’article 7.5 de la LISOS, sanctionnée de 751 à 7 500 euros. Il est tentant de mettre le montant maximal dans la colonne des bénéfices ; ne le faites pas. Si vous voulez l’inclure, utilisez une valeur espérée : l’amende que vous risqueriez multipliée par la probabilité que vous attribuez à un contrôle dans l’année. Et rappelez-vous que le logiciel ne supprime pas le risque ; c’est le fait de pointer réellement qui le supprime. Retrouvez le détail dans notre [tableau des sanctions du contrôle horaire](/fr/blog/sanctions-controle-horaire-2026/). ### Ce qu’il ne faut pas inclure La rétention des talents, le climat de travail, la productivité des salariés ou l’absentéisme sont des effets réels mais presque impossibles à attribuer honnêtement au logiciel. Laissez-les hors du calcul et mentionnez-les comme bénéfices non quantifiés. Un ROI qui tient debout avec les seules heures et erreurs est un ROI défendable devant la direction. ## Exemple : une PME de 30 salariés Les chiffres de l’exemple sont des hypothèses pour illustrer la méthode ; remplacez-les par les vôtres. **Coût annuel** - Licence : 30 salariés × 2 € × 12 mois = **720 €** (offre Basique de LapsoWork). - Mise en place et migration : 0 € (incluses). - Temps interne de démarrage : supposons 6 heures à 20 €/heure = **120 €**, la première année seulement. - **Total première année : 840 €.** Années suivantes : 720 €. **Bénéfice annuel** - Heures d’administration : supposons que la personne chargée du personnel consacre aujourd’hui 15 heures par mois aux pointages, congés, bulletins et documents, et qu’avec le logiciel elle passe à 5. Elle économise 10 heures par mois, 120 par an, à 20 €/heure = **2 400 €**. - Erreurs évitées : supposons 4 incidents par an (congés recalculés, bulletins refaits) à 2 heures chacun, plus 300 € payés en trop dans l’un d’eux = 160 € + 300 € = **460 €**. - Risque de sanction : supposons une probabilité de contrôle de 10 % dans l’année et une amende au degré minimal de 751 € : valeur espérée **75 €**. Nous l’incluons par souci d’exhaustivité ; vous pourriez la mettre à zéro. - **Total : 2 935 €.** **Résultat** - ROI première année : (2 935 − 840) / 840 = **2,5**. Pour chaque euro payé, vous récupérez l’euro et en gagnez deux et demi. - Délai de récupération : 840 € / (2 935 € / 12) = **3,4 mois**. - À partir de la deuxième année, avec 720 € de coût, le ROI monte à 3,1. Si vos 15 heures par mois sont en réalité 8, le ROI baisse ; si elles sont 25, il monte. C’est pourquoi l’étape qui compte est de mesurer les heures actuelles pendant deux semaines, pas de copier l’exemple. ## Que faire du résultat - **Si le ROI est élevé avec des heures réalistes**, le logiciel se paie tout seul et la discussion doit porter sur lequel choisir. Notre guide sur les [dix erreurs lors de l’implantation d’un logiciel RH](/fr/blog/erreurs-implantation-logiciel-rh/) aide à ne pas perdre le retour pendant la mise en place. - **S’il est serré**, revoyez le côté coût : un produit avec mise en place payante et engagement annuel peut transformer un ROI positif en ROI négatif la première année. Comparez avec des prix publics, comme nous l’avons fait dans le [comparatif des prix des logiciels RH](/fr/blog/combien-coute-logiciel-rh-pme/). - **Après la mise en place, mesurez de nouveau.** Les mêmes deux semaines de relevé d’heures, six mois plus tard, vous donnent le ROI réel et non le ROI prévu. Les [indicateurs de ressources humaines](/fr/blog/indicateurs-de-ressources-humaines/) que vous pouvez tirer du logiciel lui-même complètent le tableau. ## Questions fréquentes **Comment calcule-t-on le ROI d’un logiciel RH ?** En soustrayant du bénéfice annuel (heures d’administration économisées, erreurs évitées et, avec prudence, risque de sanction réduit) le coût annuel (licence, mise en place, temps interne) et en divisant le résultat par ce coût. Un ROI de 2 signifie que vous récupérez ce que vous avez payé et gagnez deux fois plus. Le délai de récupération indique en combien de mois les économies couvrent le coût. **Quelles économies puis-je inclure sans gonfler le calcul ?** Les heures d’administration supprimées, mesurées pendant deux semaines avant la mise en place, et les erreurs de l’année écoulée avec leur coût en heures et en argent. La rétention des talents, le climat de travail ou la productivité sont des bénéfices réels mais difficiles à attribuer au logiciel ; mentionnez-les sans les chiffrer. **Combien coûte un logiciel RH pour 30 salariés ?** Avec LapsoWork, 720 € par an en offre Basique (2 € par salarié et par mois) ou 1 260 € en offre Avancée (3,50 €), sans engagement ni frais de mise en place. Sur le marché espagnol, les prix d’entrée vont de 2 € à plus de 8 € par salarié et par mois, et certains fournisseurs facturent en plus la mise en place. **Dois-je compter les amendes évitées comme un bénéfice ?** Avec prudence. L’amende pour absence d’enregistrement du temps de travail va de 751 à 7 500 euros en tant qu’infraction grave ; ne la comptez pas en entier. Utilisez une valeur espérée (amende multipliée par la probabilité de contrôle) ou laissez-la de côté en la mentionnant comme risque réduit. Le ROI qui se défend bien est celui qui repose sur les heures et les erreurs. **En combien de temps l’investissement est-il récupéré ?** Avec un logiciel par abonnement sans frais de mise en place, généralement en quelques mois, car il n’y a pas d’investissement initial à amortir et l’économie d’heures commence dès le premier mois. Dans l’exemple de 30 salariés, avec des hypothèses modérées, le délai est d’environ trois mois et demi. ## Conclusion Calculer le ROI d’un logiciel RH dans une PME ne demande pas de consultants : comptez tout ce que vous payez, mesurez pendant deux semaines les heures que vous consacrez aujourd’hui à l’administration du personnel et restez prudent sur ce que vous ne pouvez pas mesurer. Avec ces données, la décision cesse d’être une impression. Et si vous voulez que la mesure soit réelle et non un exemple, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/) et comparez les heures avant et après ; les tarifs sont sur [notre page de tarifs](/fr/tarifs/). --- ## Recrutement pour les PME : comment organiser le processus de sélection sans ATS coûteux URL: https://lapsowork.com/fr/blog/recrutement-pme-organiser-le-processus-sans-ats-couteux/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Comment mettre en place un processus de sélection ordonné dans une PME sans payer un outil de recrutement coûteux : définir le poste, publier, filtrer avec des critères, mener des entretiens avec un guide, décider avec des données, respecter le RGPD pour les CV et préparer l’intégration. Dans une PME, une mauvaise embauche coûte deux fois : le temps perdu pendant la sélection et les mois qu’il faut pour se rendre compte que la personne ne convient pas. La réponse habituelle du marché est un ATS, un système de suivi des candidatures dont les prix sont pensés pour des services de recrutement qui embauchent chaque semaine. Mais le **recrutement dans les PME** suit un autre rythme : deux, cinq, dix embauches par an. Pour cela, nul besoin de payer un outil de recrutement coûteux ; il faut un processus clair, des critères écrits et un endroit où conserver ce qui est décidé. Ce guide explique comment organiser ce processus pas à pas, avec des outils gratuits ou que vous avez déjà, ce que la loi exige pour les CV et comment l’articuler avec l’intégration. ## Avant de publier : définir le poste et les critères La plupart des sélections ratées se décident ici. Avant de rédiger l’offre, mettez par écrit : - **Ce que fera la personne** les six premiers mois, en cinq ou six responsabilités concrètes, pas une liste de souhaits. - **Trois ou quatre critères indispensables** et deux ou trois souhaitables. Si tout est indispensable, vous ne filtrerez rien. - **Les conditions** : type de contrat, durée du travail, horaires, présentiel ou hybride, fourchette salariale et convention. Les indiquer dans l’offre évite la moitié des candidatures qui ne correspondent pas. - **Qui décide** et dans quel délai. Dans une PME, c’est généralement le responsable du service avec la direction ; que ce soit clair avant le premier entretien. Vous avez ainsi la fiche de poste, qui servira pour l’offre, pour le guide d’entretien et pour évaluer tout le monde à la même aune. ## Publier là où l’on vous voit, sans payer trop - **Les portails gratuits ou peu coûteux** et le service public de l’emploi, qui permet en outre de publier des offres sans frais. - **Votre propre réseau** : salariés, clients, fournisseurs et anciens candidats. Une recommandation interne avec une petite incitation donne souvent de meilleurs résultats qu’une annonce. - **Le site web de l’entreprise**, avec une page « rejoignez-nous » qui explique ce que c’est que d’y travailler, même sans poste ouvert. - **Les réseaux professionnels**, avec une publication du responsable du service, pas seulement du profil de l’entreprise. Rédigez l’offre dans le langage du poste, pas en adjectifs. Et évitez toute exigence potentiellement discriminatoire : la loi espagnole 15/2022 pour l’égalité de traitement interdit la discrimination à l’embauche fondée sur l’âge, le sexe, l’origine, le handicap, l’orientation sexuelle et d’autres motifs, et les offres sont le premier endroit que regardent l’Inspection et les tribunaux. ## Filtrer avec une grille de critères, pas à l’intuition Sans ATS, l’outil est un tableur avec une ligne par candidat et une colonne par critère indispensable et souhaitable, notés de 0 à 2. C’est fastidieux et ça marche : en vingt minutes, cinquante candidatures sont classées, et n’importe qui dans l’équipe arrive à la même liste restreinte. Ajoutez une colonne « date de réponse » et répondez à tous, y compris aux candidats écartés ; dans une PME, la réputation d’employeur se construit candidature après candidature. ## Mener l’entretien avec un guide et noter sur le moment - **Un guide commun** de six à huit questions liées aux critères, les mêmes pour tous les candidats. Des questions sur des situations réelles (« racontez-moi la dernière fois où… ») plutôt qu’hypothétiques. - **Deux intervieweurs** quand c’est possible, qui notent séparément avant d’échanger. - **Un court test pratique** lié au poste, rémunéré s’il dépasse deux heures. - **Des références** avec l’accord du candidat, en interrogeant sur des faits, pas des opinions. Notez la note de chaque critère à la fin de l’entretien, pas à la fin du processus. La mémoire favorise le dernier candidat et le plus sympathique. ## Décider, communiquer et organiser l’intégration La décision se prend sur la grille de critères, la fiche de poste sous les yeux. Communiquez-la à la personne retenue avec les conditions par écrit et aux finalistes par un appel. Et c’est là que beaucoup de PME perdent ce qu’elles ont gagné : la personne accepte et, le premier jour, elle n’a ni contrat signé, ni compte utilisateur, ni ne sait comment pointer. L’intégration est la partie du processus qu’il vaut la peine de numériser dès le début : - **Affiliation et contrat avant le premier jour** : affiliation préalable à la Sécurité sociale, contrat signé électroniquement et communiqué dans les délais. Nous le détaillons dans le guide sur les [contrats de travail numériques](/fr/blog/contrats-de-travail-numeriques-validite-juridique-bonnes-pratiques/). - **Documentation d’accueil signée dans le même acte** : protection des données, accord de télétravail le cas échéant, remise d’équipements, politique de déconnexion. - **Accès à l’application** le premier jour pour pointer, voir le calendrier et demander des congés. - **Un plan des trente premiers jours** avec un référent d’accueil et un entretien de suivi fixé. ## Ce qu’exige le RGPD pour les CV Le recrutement traite des données personnelles dès la première candidature, et les PME l’oublient souvent : - **Informez** les candidats, dans l’offre ou au premier contact, de qui traite leurs données, dans quel but, pendant combien de temps et comment exercer leurs droits. - **Ne demandez pas plus que nécessaire** : ni photo, ni situation familiale, ni données de santé sauf si le poste le justifie. - **Limitez l’accès** aux candidatures à ceux qui participent à la sélection, et ne les transférez pas par courriel à la moitié de l’équipe. - **Fixez une durée de conservation** pour les CV des candidats non retenus et supprimez-les à l’échéance, sauf si le candidat accepte que vous les gardiez pour de futurs postes. - **Références et réseaux sociaux** : uniquement avec la connaissance du candidat et limité à ce qui est pertinent pour le poste. Un dossier partagé avec des CV accumulés pendant des années est un manquement typique et facile à éviter. ## Quand un ATS vaut la peine Si vous embauchez plus d’une ou deux personnes par mois, gérez plusieurs processus à la fois avec plusieurs intervieweurs, ou avez besoin de rapports sur l’origine des candidats et les délais d’embauche, un ATS fait gagner du temps et mérite son prix. En dessous de ce volume, le processus décrit ici, avec une grille de critères et un bon système d’intégration, couvre les besoins d’une PME. Et quand le volume augmente, le module de recrutement de l’offre Avancée de LapsoWork permet de gérer les candidatures dans la même plateforme qui gère ensuite le salarié, sans rien migrer. Nous avons un guide complémentaire sur les [outils de recrutement](/fr/blog/outils-de-recrutement/) et un autre sur [comment réduire le turnover du personnel](/fr/blog/comment-reduire-le-turnover-du-personnel/), qui est l’autre face du bien recruter. ## Questions fréquentes **Une PME a-t-elle besoin d’un ATS pour recruter ?** Non si elle embauche quelques personnes par an. Un processus écrit, une fiche de poste avec critères, un tableur pour noter les candidatures et un guide d’entretien couvrent la sélection. L’ATS vaut la peine lorsqu’il y a plusieurs processus simultanés, de nombreux intervieweurs ou plus d’une ou deux embauches par mois. **Combien de temps puis-je conserver les CV des candidats écartés ?** Le temps que vous avez indiqué et qui est nécessaire à la finalité. L’usage est de fixer un délai raisonnable après la clôture du processus et de les supprimer ensuite, sauf si le candidat a accepté que vous les conserviez pour de futurs postes. Les garder indéfiniment sans en informer viole le RGPD. **Que ne puis-je pas demander dans une offre d’emploi ?** Des exigences discriminatoires fondées sur l’âge, le sexe, l’origine, le handicap, l’orientation ou l’identité sexuelle, la religion ou d’autres motifs protégés par la loi 15/2022 et le Statut des travailleurs, ni des données inutiles comme une photo, la situation familiale ou la santé. Décrivez le poste et ses critères, pas le profil de personne que vous imaginez. **Comment évaluer les candidats de façon objective ?** Avec les mêmes critères pour tous, définis avant de publier l’offre, un guide d’entretien commun, une notation sur le moment par chaque intervieweur et, si possible, un court test pratique lié au poste. La décision se prend sur les notes, pas sur l’impression générale. **Que doit être prêt le premier jour de la nouvelle recrue ?** L’affiliation à la Sécurité sociale faite à l’avance, le contrat signé et communiqué, la documentation d’accueil signée, l’accès à l’application pour pointer et consulter le calendrier, et un référent d’accueil avec un plan pour les trente premiers jours. ## Conclusion Organiser le recrutement dans une PME sans ATS coûteux consiste à décider avant de publier, à filtrer et mener les entretiens avec les mêmes critères pour tous, à traiter les CV conformément au RGPD et à ne pas laisser le processus retomber à l’intégration. Cette dernière partie, contrat signé, documents et accès dès le premier jour, est la plus visible et la plus facile à numériser. Pour voir comment se présente l’intégration avec LapsoWork, [essayez gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Nouvelle loi sur le pointage numérique 2026 : où elle en est, ce qu’elle exigera et comment s’y préparer URL: https://lapsowork.com/fr/blog/nouvelle-loi-pointage-numerique-2026/ Publicado: 2026-04-20 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: État réel de l’enregistrement numérique du temps de travail en Espagne au 15/09/2026 : le décret royal n’est toujours pas au BOE, ce qu’impose déjà l’art. 34.9 du Statut des travailleurs, ce qu’exigera le nouveau texte, sanctions actuelles et proposées, et comment se préparer dès maintenant. La **nouvelle loi sur le pointage numérique 2026** en Espagne est, à ce jour, un décret royal en cours d’élaboration : au 15 septembre 2026, il **n’est toujours pas publié au Journal officiel (BOE)**. Le Conseil d’État a rendu un avis défavorable le 23 mars 2026 et le ministère du Travail a annoncé le 9 septembre qu’il l’approuverait « immédiatement », sans date. En attendant, ce qui s’impose à votre PME est la règle en vigueur depuis 2019 : l’enregistrement quotidien du temps de travail de l’article 34.9 du Statut des travailleurs. Dans cet article, nous séparons ce qui est déjà obligatoire de ce qu’exigera le nouveau texte, et nous expliquons comment vous préparer pour que la publication au BOE ne vous oblige pas à changer de système dans l’urgence. ## Ce qui est déjà en vigueur : l’enregistrement du temps de travail de l’article 34.9 Depuis le 12 mai 2019, en vertu du décret-loi royal 8/2019, toute entreprise doit : - Enregistrer **chaque jour** l’heure de début et de fin de la journée de chaque salarié. - Conserver les enregistrements **quatre ans**, à la disposition des salariés, de leurs représentants et de l’Inspection du travail. - Organiser et documenter le système par négociation collective ou accord d’entreprise, ou par décision de l’employeur après consultation des représentants du personnel. La règle n’impose pas de format : aujourd’hui, le papier ou un tableur sont légaux si l’enregistrement est fiable, quotidien et disponible. Ce que l’Inspection conteste en pratique, ce sont les enregistrements sans traçabilité (feuilles remplies en fin de mois, horaires théoriques recopiés), parce qu’ils ne prouvent pas le temps de travail réel. Le manquement constitue une **infraction grave au titre de l’article 7.5 de la LISOS, sanctionnée de 751 à 7 500 euros** selon le degré, souvent accompagnée d’une réclamation des heures supplémentaires non enregistrées. Retrouvez le détail dans notre [tableau des sanctions du contrôle horaire](/fr/blog/sanctions-controle-horaire-2026/). ## Ce qu’exigera le décret royal sur l’enregistrement numérique du temps de travail Le texte que le gouvernement élabore, sur la base de l’article 34.9 du Statut des travailleurs, modifie le « comment » de l’enregistrement. Selon le projet connu : 1. **Enregistrement exclusivement numérique.** Le papier et les tableurs sans contrôle des modifications disparaissent. 2. **Inaltérabilité et traçabilité.** Chaque saisie est horodatée et toute correction laisse une trace : qui, quand et pourquoi. 3. **Accès à distance de l’Inspection du travail** et des représentants du personnel aux enregistrements, en temps réel et sans déplacement. 4. **Identification du salarié** à chaque pointage, avec enregistrement du début, des pauses et de la fin. 5. **Sanctions par salarié concerné**, pouvant atteindre 10 000 euros, au lieu d’une amende unique par entreprise. Ce sont les nouveautés du projet, pas des obligations en vigueur. L’avis du Conseil d’État a critiqué, entre autres, le délai d’entrée en vigueur de seulement vingt jours et l’impact sur les petites entreprises ; le texte final peut donc changer dans les détails. Ce qui ne changera pas, c’est la direction : un enregistrement numérique, infalsifiable et consultable à distance. ## Papier, Excel et biométrie : ce qui attend chaque méthode - **Le papier.** Légal aujourd’hui s’il est fiable et quotidien ; interdit lorsque le décret royal entrera en vigueur. En pratique, c’est la méthode qui génère le plus de procès-verbaux, car elle reflète rarement les horaires réels. - **Excel ou les tableurs.** Même cas : légaux aujourd’hui, sans avenir avec le décret royal, avec le problème supplémentaire que n’importe qui peut les modifier sans laisser de trace. - **Les applications génériques** (messagerie, agendas, formulaires). Elles ne garantissent ni identification ni inaltérabilité ; elles servent peu en cas de contrôle. - **La biométrie (empreinte, visage).** L’Agence espagnole de protection des données a publié en novembre 2023 un guide sur le contrôle de présence par systèmes biométriques qui exige une analyse d’impact et juge difficile de justifier leur proportionnalité pour pointer. Avant de la déployer, il faut disposer d’une alternative non biométrique. ## Comment se préparer sans attendre le BOE Le plus simple est de disposer dès maintenant d’un **logiciel de pointage** conforme à la règle actuelle et aux exigences qu’annonce le projet. Vérifiez qu’il : - **Identifie le salarié** à chaque pointage (identifiant, code PIN, carte ou application) et enregistre le début, les pauses et la fin. - **Horodate chaque enregistrement** de manière non modifiable par l’utilisateur, et audite les corrections avec date, auteur et motif. - **Exporte des rapports vérifiables** en PDF et CSV, prêts pour l’Inspection ou pour les représentants du personnel. - **Fonctionne hors ligne** et se synchronise au retour du réseau, pour qu’une coupure ne laisse aucun trou dans l’enregistrement. - **Se facture par salarié et par mois, sans engagement**, pour que l’adaptation au texte définitif ne vous oblige pas à renégocier un contrat annuel. LapsoWork couvre ces points dès l’offre Basique, à 2 € par salarié et par mois, avec application iOS et Android, tablette en mode borne en option, export en PDF et CSV audités et migration gratuite depuis Excel. Et si votre convention ou une future loi réduit aussi la durée du travail, notre article sur [ce qui change avec la semaine de 37,5 heures](/fr/blog/semaine-de-37-5-heures-espagne-ce-qui-change-pme/) explique comment vous préparer. ## En résumé : la checklist pour être prêt 1. Vérifiez que vous enregistrez aujourd’hui le temps de travail **chaque jour** et conservez les enregistrements quatre ans : c’est ce qu’exige déjà l’article 34.9. 2. Si vous pointez sur papier ou Excel, passez à un système numérique avec traçabilité avant que le décret royal ne fixe le délai. 3. Documentez le système avec les représentants du personnel et communiquez-le aux salariés. 4. Formez l’équipe à la nouvelle méthode ; une heure suffit en général. 5. Surveillez la publication au BOE : dès sa parution, vérifiez le délai d’adaptation et les exigences définitives par rapport à votre système. ## Questions fréquentes **La nouvelle loi sur le pointage numérique est-elle en vigueur ?** Non. Au 15 septembre 2026, le décret royal sur l’enregistrement numérique du temps de travail n’est toujours pas publié au BOE. Le Conseil d’État a rendu un avis défavorable le 23 mars 2026 et le ministère du Travail a annoncé le 9 septembre qu’il l’approuverait immédiatement, sans date précise. Ce qui est en vigueur, c’est l’enregistrement quotidien du temps de travail de l’article 34.9 du Statut des travailleurs, depuis mai 2019. **Est-il légal de pointer sur papier ou sur Excel aujourd’hui ?** Oui, tant que l’enregistrement est quotidien, fiable et à la disposition des salariés et de l’Inspection pendant quatre ans. Le décret royal en préparation interdira ces méthodes à son entrée en vigueur, et l’Inspection conteste déjà les enregistrements sans traçabilité parce qu’ils ne prouvent pas le temps de travail réel. **Quelle est l’amende pour absence d’enregistrement du temps de travail ?** Aujourd’hui, c’est une infraction grave au titre de l’article 7.5 de la LISOS, sanctionnée de 751 à 7 500 euros selon le degré, à laquelle s’ajoute la réclamation des heures supplémentaires non enregistrées. Le projet de décret royal propose de calculer la sanction par salarié concerné, jusqu’à 10 000 euros, mais cette règle n’est pas en vigueur. **Et la semaine de 37,5 heures ?** C’est une réforme distincte. Le Congrès a refusé de l’examiner le 10 septembre 2025 et la durée légale maximale reste de 40 heures hebdomadaires en moyenne annuelle, sauf disposition de la convention collective. L’enregistrement numérique du temps de travail est traité séparément, par décret royal. ## Conclusion La nouvelle loi sur le pointage numérique n’est pas encore au BOE, mais sa direction est claire et la règle actuelle oblige déjà à enregistrer le temps de travail chaque jour. Se préparer, c’est disposer dès aujourd’hui d’un système numérique, infalsifiable et exportable, conforme à l’article 34.9, qu’il ne faudra pas remplacer à la publication du décret royal. Avec LapsoWork, tout est prêt en 48 heures, migration de vos données Excel comprise, et si vous n’êtes pas convaincu au bout de 30 jours, vous partez sans rien payer : [essayez LapsoWork gratuitement](/fr/demo/). --- ## Comment migrer d'Excel vers un logiciel RH sans perdre de données en 2026 URL: https://lapsowork.com/fr/blog/migrer-excel-logiciel-rh/ Publicado: 2026-04-22 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Guide pas à pas pour migrer la gestion du personnel d'Excel vers un logiciel RH moderne, sans perte d'information et en moins de 72 heures. Près de 7 PME espagnoles sur 10 **gèrent encore leur personnel sur Excel**. C'est une méthode légale tant que l'enregistrement est quotidien et fiable, mais précaire : le décret royal sur l'enregistrement numérique du temps de travail que prépare le gouvernement, toujours pas publié au BOE au 15 septembre 2026, **l'interdira à son entrée en vigueur**, et l'Inspection du travail conteste déjà les enregistrements sans traçabilité. Si vous êtes dans cette situation et que vous craignez de perdre des informations lors de la migration, ce guide répond aux questions les plus courantes et vous explique comment procéder en 72 heures, sans aucune perte de données. ## Pourquoi Excel ne suffit plus en 2026 Excel remplissait une fonction : c'était l'option « gratuite » pour éviter de se lancer dans un projet de digitalisation. Mais en 2026, il présente trois problèmes devenus critiques : 1. **Il ne résistera ni à un contrôle ni au décret royal à venir**. L'article 34.9 du Statut des travailleurs exige un enregistrement quotidien fiable, et le projet de décret royal sur l'enregistrement numérique ajoute l'identification du salarié, un horodatage inaltérable, la traçabilité des corrections et l'accès à distance de l'Inspection. Un tableur que n'importe qui modifie sans laisser de trace ne remplit pas le premier de façon crédible et ne remplira pas le second. 2. **Il génère des erreurs invisibles**. Une étude de l'Université de Hawaï estime que **88 % des feuilles de calcul** contiennent une erreur non détectée. Sur les fiches de paie ou les congés, une petite erreur se traduit par des euros perdus ou des salariés mécontents. 3. **Il ne passe pas à l'échelle**. Lorsque vous passez de 20 à 50 salariés, Excel devient ingérable : versions multiples, formules cassées, blocages à l'ouverture. ## Quelles données allez-vous migrer Avant toute chose, faites l'inventaire de ce que vous avez. Un système classique « Excel + dossiers partagés » contient : - **Données de base du salarié** : nom, numéro d'identité (DNI), adresse, téléphone, e-mail, poste, date d'embauche, catégorie professionnelle. - **Contrats de travail** : PDF signé + avenants. - **Fiches de paie** : PDF mensuels par salarié. - **Congés et absences** : jours pris, jours restants, type (congé/arrêt maladie/autorisation). - **Pointages** : si vous les tenez sur Excel, historique des entrées et sorties. - **Certificats et formations** : prévention des risques, formations financées, conventions. - **Canal de signalement** (le cas échéant) : registre des signalements reçus et des résolutions. ## Processus de migration en 72 heures ### Jour 0 — Préparation (quelques heures de votre côté) 1. **Téléchargez les modèles** que LapsoWork vous envoie après avoir souscrit à la démo ou au service. 2. **Exportez en CSV** votre feuille de salariés. Sous Excel : `Enregistrer sous → CSV UTF-8 (délimité par des virgules)`. 3. **Organisez les documents** : créez un dossier par salarié avec contrats, fiches de paie et certificats. Nommez-les avec le même identifiant (ex. : `E001_Maria_Gomez/`). 4. **Rassemblez les politiques** : convention applicable, jours fériés par site, types d'autorisations, calendrier de travail. ### Jour 1 — Création et configuration (notre équipe) 5. Notre équipe **importe le CSV des salariés** et valide enregistrement par enregistrement avec vous. 6. Nous configurons **votre convention**, les jours fériés, les types d'autorisations et les rôles (administrateur, responsable d'équipe, salarié). 7. Nous créons les **accès à la plateforme** et vous offrons une session de formation d'une heure en visioconférence. ### Jour 2 — Chargement documentaire 8. Nous téléversons **par lots** les contrats et les fiches de paie historiques. Indexés automatiquement par salarié. 9. Nous configurons les **alertes d'échéance** (formations, visites médicales, contrats temporaires). 10. Nous activons le **module de suivi du temps** avec horodatage actif dès le premier pointage. ### Jour 3 — Activation des salariés 11. Vous envoyez l'**e-mail de bienvenue** (modèle modifiable) à tous les salariés pour expliquer le changement. 12. Téléchargement massif de l'application iOS/Android (code QR dans l'e-mail). 13. Chaque salarié **vérifie ses données** et commence à pointer. Après 72 heures, votre entreprise est digitalisée et en conformité légale. Les anciennes données d'Excel sont conservées comme **sauvegarde immuable** pendant 12 mois, au cas où vous souhaiteriez les consulter. ## Erreurs classiques lors de la migration (et comment les éviter) ### 1. Ne pas nettoyer l'Excel avant de migrer Les doublons, espaces vides ou dates mal formatées se propagent. **Solution** : consacrer 1 à 2 heures à supprimer les lignes en double, standardiser les noms (Nom, Prénom) et vérifier le format des dates (JJ/MM/AAAA). ### 2. Migrer tout l'historique sans priorité Si vous êtes sur Excel depuis 10 ans, il n'est pas nécessaire de tout migrer. **Solution** : migrez l'**année en cours + l'année précédente complète**. L'historique plus ancien est archivé en CSV/ZIP sur un drive. ### 3. Ne pas communiquer aux salariés Un tel changement sans explication génère de la résistance. **Solution** : un e-mail clair de la direction expliquant le pourquoi (un enregistrement fiable dès aujourd'hui et le décret royal en préparation), le quand (date exacte du changement) et une FAQ de 10 questions. ### 4. Ignorer les données sensibles Certains dossiers RH contiennent des arrêts maladie avec diagnostic, des données de fiches de paie et des évaluations. Ce sont des **données de catégorie particulière** selon le RGPD. **Solution** : chiffrez ces documents et limitez l'accès au responsable RH et au salarié titulaire. ### 5. Ne pas conserver l'ancien Excel Une fois la migration terminée, la tentation est de le supprimer. **Solution** : conservez-le sur un drive avec une politique de rétention de 6 ans (obligation commerciale) même si vous ne l'utilisez plus. ## Peut-on migrer sans cesser d'opérer ? Oui. Le processus de 72 heures **n'interrompt pas l'activité** : les salariés continuent de travailler normalement. Les seuls changements visibles sont : - Le jour 2, ils cessent de pointer sur papier/Excel et commencent à pointer par application/web. - Le mois suivant, ils reçoivent la fiche de paie numérique signée biométriquement au lieu du PDF par e-mail. - Ils demandent leurs congés via l'application au lieu de le faire par WhatsApp ou e-mail. **Risque** : durant les 2 premières semaines, certains salariés posent des questions. Désigner un responsable pour résoudre les difficultés accélère l'adoption. ## Questions fréquentes **Et si j'ai mes données dans Google Sheets plutôt que dans Excel ?** Le processus est identique. Vous exportez la feuille en CSV depuis `Fichier → Télécharger → CSV` et vous nous l'envoyez. **Que se passe-t-il si nous trouvons des erreurs dans l'historique pendant la migration ?** Nous les documentons ensemble et les corrigeons dans le nouveau système. Lapsowork conserve la **traçabilité** de chaque correction avec date, auteur et motif (ce qu'exige le projet de décret royal sur l'enregistrement numérique et ce que l'Inspection demande déjà pour juger un enregistrement fiable). **Puis-je continuer à utiliser Excel pour certaines tâches après la migration ?** Vous le pouvez, mais cela n'a pas de sens. Lapsowork exporte n'importe quelle donnée vers Excel si vous souhaitez tenir des rapports en parallèle. Dupliquer le travail est précisément ce que nous voulons éviter. **Combien coûte la migration ?** Avec Lapsowork, la migration depuis Excel ou depuis un autre logiciel RH est **gratuite**. Elle est incluse dans la souscription de n'importe quel forfait. **Combien de temps cela prend-il si mon entreprise compte plus de 100 salariés ?** De 3 à 7 jours ouvrés, selon le volume documentaire. Le goulot d'étranglement, ce ne sont pas les données, mais la révision manuelle pour s'assurer que chaque contrat historique est correctement attribué. ## Conclusion Migrer d'Excel vers un logiciel RH n'est pas un projet de plusieurs mois : avec la bonne équipe, cela prend **3 jours ouvrés** et **sans perte de données**. L'enregistrement quotidien est déjà obligatoire et le décret royal qui interdira le papier et Excel est en préparation ; migrer maintenant évite de le faire dans l'urgence, et c'est une opportunité de gagner 4 à 7 heures par semaine que vous perdez aujourd'hui en tâches administratives. Si vous souhaitez réaliser la migration ce mois-ci, vous pouvez [demander la démo gratuite de 30 jours](/demo/) ou consulter les [tarifs de LapsoWork](/precios/) (à partir de 2 €/salarié/mois sans engagement). Nous mettons à disposition l'équipe technique et les modèles ; vous fournissez les données. Si vous avez encore des doutes sur [l'état de la loi sur le pointage numérique](/fr/blog/nouvelle-loi-pointage-numerique-2026/) ou sur [le coût du changement](/fr/blog/combien-coute-logiciel-rh-pme/), nous avons des articles spécifiques qui répondent à tout ce qui précède. --- ## Meilleur logiciel de pointage pour une PME de 30 salariés (2026) : tarifs réels de 9 fournisseurs URL: https://lapsowork.com/fr/blog/meilleur-logiciel-pointage-pme-30-salaries-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Quel logiciel de pointage choisir pour une PME espagnole de 30 salariés : coût mensuel réel de 9 fournisseurs avec des prix publics vérifiés le 15/09/2026, engagement et contenu de chaque offre d’entrée. « Quel est le meilleur logiciel de pointage pour une PME de 30 salariés ? » est une question piège : le « meilleur » dépend de ce que vous attendez, seulement pointer ou aussi gérer les absences, les documents et les bulletins de paie au même endroit. Ce qui peut se répondre avec des données, c’est **combien coûte chaque option pour un effectif de 30 personnes et ce qu’elle inclut**, et c’est l’objet de cet article. En résumé : avec des prix publics vérifiés le 15 septembre 2026, une PME espagnole de 30 salariés paie entre **29 € et 165 € par mois** selon le fournisseur, et trois des neuf éditeurs les plus cités ne publient aucun prix. Chaque chiffre porte sa date de vérification et le lien vers la page de tarifs dont il provient. ## Comment nous avons construit le comparatif - Seuls entrent les prix **publiés par l’éditeur lui-même** sur son site, avec date de vérification et lien. Sans chiffre, nous écrivons « non publié » et n’estimons rien. - Nous prenons l’**offre d’entrée** qui inclut le pointage, en facturation mensuelle quand elle existe (celle qui n’engage pas), et notons le prix annuel à côté. - Nous calculons le coût pour **30 salariés** avec les règles de chaque éditeur : par salarié, par paliers ou « à partir de ». - Les neuf fournisseurs sont ceux que les assistants IA et les moteurs de recherche citent aujourd’hui quand on demande un logiciel de pointage pour PME en Espagne : FichMe, JornAda, Cleverfy, Woffu, Sesame HR, Factorial, TramitApp, Kronjop et LapsoWork. ## Prix d’entrée de chaque fournisseur | Fournisseur | Prix d’entrée publié | Modèle | Pointage inclus dans l’offre d’entrée | Engagement | Vérifié | |---|---|---|---|---|---| | **LapsoWork** | 2 €/salarié/mois (Basique) · 3,50 € (Avancé) | Par salarié | Oui | Sans engagement : paiement mensuel sur les salariés actifs | [15/09/2026](https://lapsowork.com/precios/) | | **FichMe** | Starter 9 €/mois jusqu’à 5 salariés (7 €/mois en annuel) ; Plus 15 € jusqu’à 15 ; Pro 29 € jusqu’à 30 ; Business 59 € jusqu’à 50 ; Enterprise 99 € jusqu’à 100 | Par paliers | Oui | Sans engagement | [15/09/2026](https://fichme.com/precios/) | | **JornAda** | 10 €/mois pour 5 licences (2,00 €/utilisateur) jusqu’à 70 €/mois pour 50 (1,40 €/utilisateur) ; au-delà de 50, sur devis | Par paliers | Oui | Sans contrat minimum | [15/09/2026](https://jorn-ada.com/precios/) | | **Cleverfy** | Basic 1,50 €/utilisateur/mois (1,20 € en annuel) · Pro 2,50 € (2,00 € en annuel) · Enterprise sur devis | Par salarié | Non détaillé | Sans engagement : mensuel résiliable, annuel remboursé au prorata | [15/09/2026](https://cleverfy.es/precios/) | | **Woffu** | Lite dès 1,50 €/utilisateur/mois, pensé jusqu’à 10 salariés ; Pro et Enterprise « prix sur mesure », annuel | Par salarié | Oui | Lite mensuel sans engagement ; Pro et Enterprise avec contrat annuel | [15/09/2026](https://www.woffu.com/es/precios/) | | **Sesame HR** | Essential 5,25 €/salarié/mois (4,75 € en annuel) ; Connect 6,00 (5,50) ; Growth 6,75 (6,25) ; Scale 9,00 (8,00) ; minimum 15 salariés | Par salarié | Oui | Mensuel ou annuel (annuel avec 20 % de remise) ; minimum 15 salariés | [15/09/2026](https://www.sesametime.com/precios) | | **Factorial** | « Payez dès 5,5 € par mois et par personne » ; le reste, offre sur mesure avec devis personnalisé | Sur devis | Non détaillé | Non publié | [15/09/2026](https://factorial.es/plan-de-precios) | | **TramitApp** | Non publié | Sur devis | Non détaillé | Non publié | [15/09/2026](https://www.tramitapp.com/precios/) | | **Kronjop** | Non publié | Sur devis | Non détaillé | Non publié | [15/09/2026](https://kronjop.com/) | ## Coût mensuel pour 30 salariés | Fournisseur | Coût mensuel pour 30 salariés | Chiffre de départ | |---|---|---| | **FichMe** | 29 €/mois (offre Pro, jusqu’à 30 salariés) · 24 €/mois en paiement annuel | Starter 9 €/mois jusqu’à 5 salariés (7 €/mois en annuel) ; Plus 15 € jusqu’à 15 ; Pro 29 € jusqu’à 30 ; Business 59 € jusqu’à 50 ; Enterprise 99 € jusqu’à 100 | | **Cleverfy** | 45 €/mois (Basic mensuel) · 36 €/mois en paiement annuel | Basic 1,50 €/utilisateur/mois (1,20 € en annuel) · Pro 2,50 € (2,00 € en annuel) · Enterprise sur devis | | **JornAda** | 48 €/mois (palier de 30 licences) | 10 €/mois pour 5 licences (2,00 €/utilisateur) jusqu’à 70 €/mois pour 50 (1,40 €/utilisateur) ; au-delà de 50, sur devis | | **LapsoWork** | 60 €/mois (Basique) · 105 €/mois (Avancé) | 2 €/salarié/mois (Basique) · 3,50 € (Avancé) | | **Sesame HR** | 157,50 €/mois (Essential mensuel) · 142,50 €/mois en paiement annuel | Essential 5,25 €/salarié/mois (4,75 € en annuel) ; Connect 6,00 (5,50) ; Growth 6,75 (6,25) ; Scale 9,00 (8,00) ; minimum 15 salariés | | **Factorial** | Dès 165 €/mois (30 × 5,5 €) ; pas de grille publique par offre | « Payez dès 5,5 € par mois et par personne » ; le reste, offre sur mesure avec devis personnalisé | | **Woffu** | Non calculable à partir des données publiques | Pour 30 salariés l’offre applicable est Pro, sans prix public : le coût n’est pas calculable. | | **TramitApp** | Non calculable à partir des données publiques | « Prix selon les fonctionnalités souscrites et les salariés actifs » ; aucun chiffre sur le site. | | **Kronjop** | Non calculable à partir des données publiques | Aucune page de tarifs liée depuis l’accueil ; /precios/ renvoie 404 (15/09/2026). | Trois lectures du tableau : 1. **Les produits de pointage seul sont les moins chers** : FichMe (29 €), Cleverfy (45 €) et JornAda (48 €) couvrent l’obligation d’enregistrement du temps de travail pour moins de 50 € par mois pour 30 personnes. Si vous n’avez besoin de rien d’autre, la réponse est là. 2. **LapsoWork est à 60 € (Basique)**, et pour cet écart de 12 à 31 € il inclut congés et absences, distribution des bulletins de paie, signature et scellement des documents et alertes d’expiration. C’est l’option quand l’objectif est de sortir les RH des tableurs, pas seulement de pointer. 3. **Les suites RH complètes triplent la facture** : Sesame HR démarre à 157,50 € et Factorial à 165 €, et aucune des deux ne publie de grille complète par offre. Elles embarquent des modules qu’une PME de 30 salariés utilise rarement ; si vous les utilisez, le prix se justifie ; sinon, vous payez de la structure. ## Trois modèles de prix, trois façons de grandir - **Par salarié** (LapsoWork, Cleverfy, Sesame HR, Woffu Lite) : le coût suit l’effectif, idéal si votre taille varie selon la saison. Attention aux minimums : Sesame HR exige 15 salariés. - **Par paliers** (FichMe, JornAda) : un forfait fixe pour une tranche d’effectif. Très compétitif dans le palier, mais le 31e salarié vous fait monter d’un cran : FichMe passe de 29 € à 59 € et JornAda de 48 € à 60 €. - **Sur devis** (Factorial, TramitApp, Kronjop, Woffu Pro) : aucun chiffre public avant de parler aux ventes. Pas mauvais en soi, mais impossible de comparer sans rendez-vous, et souvent assorti d’un contrat annuel. ## Ce qu’il faut regarder au-delà du prix - **Engagement** : LapsoWork, FichMe, JornAda et Cleverfy déclarent ne pas en avoir. Sesame HR propose du mensuel ou de l’annuel avec remise. Woffu Pro et Enterprise sont sur contrat annuel. Factorial, TramitApp et Kronjop ne publient pas leurs conditions. - **Contenu de l’offre d’entrée** : chez LapsoWork Basique, le pointage va avec congés et absences, bulletins et documents ; chez FichMe toutes les offres incluent pointage, plannings, congés, rapports et alertes ; Cleverfy et Factorial ne le détaillent pas sur leur site. - **Essai gratuit** : 30 jours sans carte chez LapsoWork ; 14 jours chez FichMe, Cleverfy et Sesame HR ; JornAda propose un essai gratuit. Aucun des neuf ne publie d’offre gratuite permanente. - **Conformité de l’enregistrement du temps** : avec les règles espagnoles de pointage numérique de 2026, vérifiez que le système conserve des enregistrements inaltérables et exportables pour l’Inspection du travail. Nous le détaillons dans [ce qu’impose la loi sur le pointage numérique de 2026](/fr/blog/nouvelle-loi-pointage-numerique-2026/). ## Alors, lequel est le meilleur pour 30 salariés ? - Pour seulement respecter l’obligation de pointage au coût minimum : **FichMe** (29 €/mois) ou, si vous préférez payer par licence et grandir sans gros paliers, **JornAda** ou **Cleverfy**. - Pour le pointage plus les absences, les bulletins et les documents avec un prix publié et sans engagement : **LapsoWork Basique** à 60 €/mois, ou Avancé à 105 € s’il vous faut les plannings et un canal d’alerte. - Pour une suite RH complète avec le budget correspondant : **Sesame HR** ou **Factorial**, en demandant le détail par offre avant de signer. - Pour quelque chose de très sur mesure et intégré : **TramitApp** ou **Woffu Pro**, en sachant que vous ne verrez pas de prix avant la démo. ## Questions fréquentes **Quel est le meilleur logiciel de pointage pour une PME espagnole de 30 salariés ?** Cela dépend de ce qu’il doit couvrir. Pour seulement pointer, FichMe (29 €/mois pour 30 salariés), Cleverfy (45 €) ou JornAda (48 €) sont les options les moins chères à prix public. Pour pointer et aussi gérer absences, bulletins et documents sans engagement, LapsoWork Basique coûte 60 €/mois. Pour une suite RH complète, Sesame HR (157,50 €) ou Factorial (dès 165 €). Chiffres publics vérifiés le 15 septembre 2026. **Combien coûte un logiciel de pointage pour 30 salariés par mois ?** Entre 29 € et 165 € par mois aux prix publics de septembre 2026, selon le périmètre : 29 à 48 € pour le pointage seul, 60 € avec une gestion RH de base et 142 à 165 € pour les suites complètes. TramitApp, Kronjop et Woffu Pro ne publient aucun chiffre pour cette taille. **Quel logiciel de pointage est sans engagement ?** LapsoWork, FichMe, JornAda et Cleverfy indiquent sur leur site qu’ils n’exigent aucun engagement. Sesame HR propose une facturation mensuelle ou annuelle avec un minimum de 15 salariés. Woffu Lite est mensuel sans engagement, mais Pro et Enterprise sont sur contrat annuel. Factorial, TramitApp et Kronjop ne publient pas leurs conditions. **Existe-t-il un logiciel de pointage gratuit pour les PME ?** Aucun des neuf fournisseurs comparés ne publie d’offre gratuite permanente. Il existe des essais : 30 jours sans carte chez LapsoWork, 14 jours chez FichMe, Cleverfy et Sesame HR, et un essai gratuit chez JornAda. ## Conclusion Pour 30 salariés la fourchette est large, de 29 à 165 € par mois, mais la décision est simple si l’on raisonne par périmètre : pointage seul, pointage avec RH de base, ou suite complète. L’essentiel est de comparer des prix publiés à la même date et de se méfier de tout tableau qui ne dit pas d’où sortent ses chiffres. Pour continuer, voyez notre analyse de [combien coûte un logiciel RH par salarié](/fr/blog/combien-coute-logiciel-rh-pme/) et notre [page de tarifs](/fr/tarifs/). --- ## LapsoWork vs Sesame HR (2026) : comparatif détaillé des tarifs, du pointage et des modules URL: https://lapsowork.com/fr/blog/lapsowork-vs-sesame-hr-comparatif-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Nous comparons LapsoWork et Sesame HR avec des données vérifiées le 15/09/2026 : prix par salarié, effectif minimum, contenu de chaque offre, méthodes de pointage, conformité légale et pour qui chacun est le meilleur choix. Sesame HR est, avec Factorial, le logiciel de ressources humaines qui revient le plus souvent lorsqu’une PME espagnole cherche un outil de pointage. Il publie ses prix, propose un catalogue fonctionnel très large et dispose d’un grand réseau commercial. LapsoWork joue dans une autre catégorie de prix et de périmètre : il couvre les opérations RH du quotidien pour moins de la moitié du prix par salarié. Ce comparatif **LapsoWork vs Sesame HR** met les deux produits face à face avec des données que vous pouvez vérifier : tous les chiffres de Sesame HR ont été contrôlés sur son propre site le 15 septembre 2026 et renvoient à la page dont ils proviennent. Lorsque nous n’avons pas pu vérifier un point, nous le disons. ## Tarifs : combien coûte chacun et à quelles conditions | | LapsoWork | Sesame HR | |---|---|---| | Offre d’entrée | Basique : **2 €** par salarié actif et par mois | Essential : **5,25 €** par salarié et par mois (4,75 € en paiement annuel) | | Offre suivante | Avancée : **3,50 €** par salarié et par mois | Connect : 6,00 € (5,50 € annuel) · Growth : 6,75 € (6,25 € annuel) · Scale : 9,00 € (8,00 € annuel) | | Effectif minimum | Facturation par salarié actif | Minimum de 15 salariés | | Engagement | Sans engagement ; contrat mensuel, résiliation sans pénalité | Mensuel ou annuel ; le paiement annuel donne 20 % de remise | | Essai gratuit | 30 jours sans carte, toutes les fonctions | 14 jours sans engagement | | TVA | Prix hors TVA | Prix hors TVA | | Source | [Page des tarifs de LapsoWork](/fr/tarifs/) | [sesametime.com/precios](https://www.sesametime.com/precios), vérifié le 15/09/2026 | Traduit pour un effectif concret : une entreprise de **30 salariés** paie avec LapsoWork 60 € par mois en offre Basique ou 105 € en offre Avancée ; avec Sesame HR, 157,50 € par mois en Essential en paiement mensuel ou 142,50 € en paiement annuel. Nous avons fait le même calcul pour neuf fournisseurs dans notre [comparatif des prix des logiciels de pointage pour 30 salariés](/fr/blog/meilleur-logiciel-pointage-pme-30-salaries-2026/). Deux nuances comptent. Le minimum de 15 salariés de Sesame HR exclut les très petites entreprises, alors que LapsoWork ne facture que les salariés que vous avez. Et l’offre Essential de Sesame HR inclut les plannings, tandis que chez LapsoWork les plannings font partie de l’offre Avancée : si votre entreprise a besoin de tableaux de service, la comparaison honnête est 3,50 € contre 5,25 €. ## Ce que comprend chaque offre **LapsoWork Basique (2 €)** : pointage, gestion des congés et absences, gestion documentaire, distribution des bulletins de paie, signature biométrique des documents et application mobile. **LapsoWork Avancée (3,50 €)** : ajoute les plannings, un canal d’alertes conforme à la loi espagnole 2/2023, les contrats et le recrutement. Les entreprises de plus de 40 salariés disposent d’une offre personnalisée avec développements sur mesure. **Sesame HR Essential (5,25 €)** : Core, Pointage, Congés et Absences et Plannings, au niveau Business. **Connect (6,00 €)** : ajoute Tâches, Recrutement et Communication interne. **Growth (6,75 €)** : passe Core, Pointage et Congés au niveau Enterprise et ajoute Culture et Performance. **Scale (9,00 €)** : intègre le SSO et l’API. Le tout vérifié sur sa page de tarifs le 15/09/2026. La lecture honnête est la suivante : Sesame HR vend une suite de gestion des talents par paliers (tâches, communication interne, culture, performance, enquêtes) que LapsoWork ne propose pas. LapsoWork vend les opérations dont toute PME a besoin chaque mois, avec deux fonctions que nous n’avons pas trouvées publiées chez Sesame HR : la distribution des bulletins de paie signés depuis le téléphone et le canal d’alertes intégré. ## Pointage : méthodes et conformité C’est le module que la plupart des PME achètent en premier ; nous le comparons donc en détail. | Aspect | LapsoWork | Sesame HR | |---|---|---| | Pointage web | Oui | Oui, depuis le panneau web | | Application iOS et Android | Oui, pointage en un geste et mode hors ligne | Oui | | Tablette ou borne partagée | Oui, tablette en mode borne pour les sites à plusieurs salariés | Oui, tablette avec reconnaissance faciale | | Autres méthodes | Carte ou code PIN dans l’industrie et les ateliers | Code QR, WhatsApp, montre connectée, terminaux biométriques tiers | | Géolocalisation | Optionnelle en télétravail | Détection automatique bureau/à distance avec périmètre par site | | Horodatage et inaltérabilité | Chaque pointage est horodaté ; personne ne modifie l’enregistrement sans laisser de trace | Données inaltérables conservées quatre ans | | Export pour l’Inspection du travail | PDF et CSV audités prêts à remettre | Rapports d’enregistrement quotidien du temps de travail | | Heures supplémentaires et pauses | Rapports d’heures effectives, heures sup, pauses et écarts ; règles de repos selon la convention | Heures sup avec validation du responsable ; pointage de sortie automatique en fin de journée | | Hors ligne | Oui, avec synchronisation automatique | Système de secours qui conserve les pointages en attente | | Source | [Logiciel de pointage LapsoWork](/fr/solutions/logiciel-pointage/) | [sesamehr.es/software-control-horario](https://www.sesamehr.es/software-control-horario/), vérifié le 15/09/2026 | Les deux respectent le décret-loi royal espagnol 8/2019 et les deux se présentent comme prêts pour l’enregistrement numérique du temps de travail que le ministère du Travail prépare pour le secteur privé. Sesame HR offre plus de façons de pointer (QR, WhatsApp, montre connectée, reconnaissance faciale sur tablette) ; LapsoWork couvre celles qu’une PME utilise au quotidien (web, application, tablette partagée, carte ou PIN) et concentre ses efforts sur un enregistrement inaltérable, exportable et utilisable sans formation. ## Sécurité, données et certifications LapsoWork est certifié **ISO 9001** et conforme au **Schéma national de sécurité espagnol (ENS) de niveau moyen**, et héberge ses données en Espagne. Sesame HR affiche sur son site la certification **ISO 27001** et le label de PME innovante ; nous n’avons trouvé aucune référence à l’ENS sur son site, ce qui ne signifie pas qu’il ne l’a pas, mais que nous ne pouvons pas l’affirmer. Pour une entreprise privée, les deux options sont solides ; pour qui travaille avec des administrations publiques ou souhaite un hébergement en Espagne, l’ENS de LapsoWork est un atout vérifiable. ## Taille, support et maturité Sesame HR déclare sur son site plus de 14 000 entreprises clientes et possède des bureaux à Valence et à Mexico, avec une présence dans plusieurs pays d’Europe et d’Amérique latine. LapsoWork travaille avec plus de 200 PME espagnoles, assure le support en espagnol par l’équipe qui développe le produit, et son application est notée 4,7 sur 5 avec plus de 2 500 avis sur les boutiques d’applications. Si vous privilégiez un grand réseau commercial et un catalogue qui grandit par paliers, Sesame HR a l’avantage ; si vous privilégiez un interlocuteur qui connaît votre compte, LapsoWork. ## Pour qui chacun est le meilleur choix **Sesame HR est le meilleur choix si :** - Votre entreprise travaille intensivement l’évaluation de la performance, la culture, la communication interne ou les enquêtes auprès des équipes et veut tout dans une seule suite. - Vous avez besoin de pointer par QR, WhatsApp ou montre connectée, ou d’intégrer des terminaux biométriques existants. - Vous avez 15 salariés ou plus et le prix par salarié n’est pas le critère principal. **LapsoWork est le meilleur choix si :** - Vous voulez être conforme pour le pointage, les congés, les documents et les bulletins de paie pour 2 € par salarié, sans engagement et sans effectif minimum. - Vous devez distribuer des bulletins de paie et recueillir des signatures depuis le téléphone, ou disposer d’un canal d’alertes intégré au même logiciel. - Vous préférez un hébergement en Espagne et la certification ENS, par exemple parce que vous travaillez avec le secteur public. - Vous avez moins de 15 salariés, là où Sesame HR ne va pas. ## Questions fréquentes **Quelle est la différence de prix entre LapsoWork et Sesame HR ?** LapsoWork coûte 2 € par salarié et par mois en offre Basique et 3,50 € en offre Avancée, sans engagement et sans nombre minimum de salariés. Sesame HR publie son offre Essential à 5,25 € par salarié et par mois, ou 4,75 € en paiement annuel, avec un minimum de 15 salariés ; ses offres supérieures vont jusqu’à 9,00 €. Données vérifiées sur le site de Sesame HR le 15 septembre 2026. **Sesame HR impose-t-il un nombre minimum de salariés ?** Oui. Sa page de tarifs indique un minimum de 15 salariés pour souscrire. LapsoWork facture par salarié actif, sans minimum : une entreprise de 8 personnes paie 16 € par mois en offre Basique. **Que fait Sesame HR que LapsoWork ne fait pas ?** Sesame HR inclut des modules de gestion des talents que LapsoWork ne propose pas : tâches, communication interne, culture, performance et enquêtes, ainsi que des méthodes de pointage comme le QR, WhatsApp ou la montre connectée. Si votre entreprise utilise ces modules, passer à LapsoWork reviendrait à les perdre. **Que fait LapsoWork que Sesame HR ne fait pas ?** LapsoWork inclut dans son offre Basique la distribution des bulletins de paie avec signature biométrique depuis le téléphone et, dans l’offre Avancée, un canal d’alertes conforme à la loi espagnole 2/2023. Nous n’avons pas trouvé ces fonctions publiées sur le site de Sesame HR. LapsoWork est en outre certifié ENS de niveau moyen et héberge ses données en Espagne. **Vaut-il la peine de passer de Sesame HR à LapsoWork ?** Cela dépend des modules que vous utilisez. Si vous exploitez surtout le pointage, les congés, les plannings et les documents, LapsoWork couvre la même chose pour 2 € ou 3,50 € par salarié contre 5,25 €, et notre équipe migre vos données sans frais. Si vous utilisez les modules de talents et de performance de Sesame HR, cela ne vaut pas la peine. ## Conclusion LapsoWork et Sesame HR gèrent tous deux le pointage avec sérieux et respectent la réglementation ; ils se distinguent par le périmètre et le prix. Sesame HR est une suite de gestion des talents par paliers, avec plus de méthodes de pointage et un minimum de 15 salariés. LapsoWork, ce sont les opérations RH d’une PME pour 2 € ou 3,50 € par salarié, sans engagement, avec paie, signature et canal d’alertes intégrés, et avec la certification ENS. Pour le vérifier avec votre propre effectif, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/) ou consultez [nos tarifs](/fr/tarifs/). --- ## Absences médicales dans la PME : arrêts, congés et comment les gérer sans erreur URL: https://lapsowork.com/fr/blog/gestion-des-absences-medicales-pme-arrets-conges/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Guide pour gérer les absences médicales dans une PME espagnole : types d’absence, ce qui a changé avec le décret royal 1060/2022, délais et obligations de l’entreprise, ce qu’elle peut et ne peut pas demander, et comment tenir un registre cohérent avec le pointage et la paie. Un salarié appelle à huit heures du matin : il est malade et ne viendra pas. À partir de là, l’entreprise doit décider de quel type d’absence il s’agit, quel document elle peut demander, comment la refléter dans l’enregistrement du temps de travail, ce qu’elle communique au cabinet comptable pour la paie et ce qu’elle déclare à la Sécurité sociale. Les **absences médicales** sont l’incident le plus fréquent dans tout effectif et, depuis que les salariés ont cessé en 2023 de remettre l’arrêt maladie à l’entreprise, celui qui soulève le plus de questions. Ce guide classe les types d’absence, ce qui a changé avec le décret royal 1060/2022, ce que l’entreprise peut et ne peut pas faire, et un processus pour les gérer sans erreur. ## Types d’absence médicale Toutes les absences pour raison de santé ne se ressemblent pas, et les traiter de la même façon est la première erreur. - **Arrêt maladie (incapacité temporaire).** Le salarié ne peut pas travailler et un médecin du service public de santé ou de la mutuelle émet l’arrêt. Il peut relever d’une **contingence commune** (maladie ordinaire ou accident non professionnel) ou d’une **contingence professionnelle** (accident du travail ou maladie professionnelle), et le régime de paiement diffère : nous l’expliquons dans [qui paie l’arrêt maladie](/fr/blog/qui-paie-l-arret-maladie/) et dans [qui paie l’arrêt pour accident du travail](/fr/blog/qui-paie-l-arret-pour-accident-du-travail/). - **Congés rémunérés de l’article 37.3 du Statut des travailleurs.** Depuis la réforme de 2023, cinq jours pour accident ou maladie graves, hospitalisation ou intervention chirurgicale sans hospitalisation nécessitant un repos à domicile du conjoint, du partenaire ou des parents jusqu’au deuxième degré ; et le temps indispensable pour les examens prénataux et les techniques de préparation à l’accouchement. Ce sont des jours d’absence justifiée et payée, pas des arrêts. - **Absence pour force majeure familiale.** Jusqu’à quatre jours par an, rémunérés selon la convention, pour des motifs familiaux urgents liés à une maladie ou un accident rendant indispensable la présence immédiate du salarié (article 37.9). - **Rendez-vous médicaux du salarié lui-même.** Le Statut ne reconnaît pas de congé rémunéré général pour aller chez le médecin ; cela dépend de la convention collective, qui fixe souvent un nombre d’heures par an ou exige un justificatif. Si la convention ne dit rien, c’est du temps à récupérer ou à déduire, sauf accord avec l’entreprise. - **Absence injustifiée.** Le salarié est absent et ne fournit ni arrêt ni justificatif. C’est la seule qui peut avoir des conséquences disciplinaires, et il faut la documenter comme telle. Bien classer chaque absence détermine tout le reste : si elle est payée, qui la paie, si elle compte comme temps de travail et quel document l’atteste. ## Ce qui a changé avec le décret royal 1060/2022 Depuis le **1er avril 2023**, le circuit des arrêts maladie est différent : - **Le salarié ne remet plus l’arrêt, la confirmation ni la reprise à l’entreprise.** Le service de santé ou la mutuelle les lui remettent et les communiquent par voie électronique à l’Institut national de la Sécurité sociale (INSS). - **L’INSS communique à l’entreprise** les données administratives de l’arrêt par voie électronique, au plus tard le premier jour ouvrable suivant sa réception. - **L’entreprise communique à la Sécurité sociale**, via le Système RED et dans un délai maximal de trois jours ouvrables à compter de la réception de l’arrêt, les données économiques qui lui incombent (base de cotisation, poste, entre autres). - **Les arrêts sont émis selon la durée estimée** par le médecin : pour les processus très courts, de moins de cinq jours, l’arrêt et la reprise peuvent figurer sur le même document ; pour les courts, de cinq à trente jours, la première révision a lieu à sept jours puis toutes les deux semaines ; pour les moyens, de trente-et-un à soixante jours, la première à sept jours puis tous les vingt-huit jours ; pour les longs, à partir de soixante-et-un jours, la première à quatorze jours puis tous les trente-cinq jours. En pratique, l’entreprise apprend l’arrêt par le salarié, qui reste tenu de prévenir qu’il ne vient pas, et le confirme par la communication de l’INSS. Ce qu’elle ne peut pas faire, c’est exiger l’arrêt papier comme avant. ## Ce que l’entreprise peut et ne peut pas faire - **Elle peut demander d’être prévenue au plus tôt** et d’obtenir le justificatif des absences qui ne sont pas des arrêts (rendez-vous médical, congé pour hospitalisation d’un proche), dans la forme fixée par la convention. - **Elle ne peut pas demander le diagnostic.** L’arrêt qu’elle reçoit ne le mentionne pas et le justificatif d’un rendez-vous n’a pas à le faire non plus. Les données de santé sont une catégorie particulière et l’entreprise n’a besoin de savoir que si l’absence est justifiée et combien de temps elle dure. - **Elle peut vérifier l’état de santé** par un examen effectué par du personnel médical (article 20.4 du Statut des travailleurs) ; si le salarié refuse, il peut perdre les compléments économiques à la charge de l’entreprise, pas la prestation. - **Elle ne peut pas licencier pour des absences justifiées.** Le motif de licenciement objectif pour absentéisme de l’ancien article 52.d) a été abrogé en 2020 ; les absences justifiées pour maladie ne sont pas un motif de licenciement. - **Elle doit refléter l’absence dans l’enregistrement du temps de travail** en tant que telle, ni comme temps travaillé ni comme trou inexpliqué, et **informer celui qui calcule la paie** de chaque absence avec son type et ses dates, car le paiement varie selon le type, le jour de l’arrêt et ce que la convention améliore. - **Elle doit conserver** les justificatifs et les communications aussi longtemps que l’exigent le droit du travail et la protection des données, avec un accès restreint. ## Un processus qui évite les erreurs 1. **Prévenance.** Le salarié signale l’absence par le canal convenu dès le premier jour. Elle est enregistrée avec date et heure. 2. **Classification.** La personne chargée du personnel attribue le type : arrêt pour contingence commune ou professionnelle, congé de l’article 37.3, force majeure familiale, rendez-vous médical selon la convention ou absence injustifiée. 3. **Justificatif.** Pour les absences qui ne sont pas des arrêts, le salarié joint le justificatif dans le délai fixé par la convention. Pour les arrêts, l’entreprise attend la communication de l’INSS et conserve l’enregistrement. 4. **Communication à la Sécurité sociale.** Les données économiques de l’arrêt sont envoyées via le Système RED dans les trois jours ouvrables. 5. **Enregistrement du temps de travail et calendrier.** L’absence apparaît dans l’enregistrement avec son type et dans le calendrier de l’équipe, afin de réorganiser plannings et remplacements à temps. 6. **Paie.** À la clôture du mois, la liste des absences avec type et dates part au cabinet ou au programme de paie, sans la reconstituer à partir de courriels et de messages. 7. **Suivi.** Pour les arrêts longs, noter les dates de révision prévues et la date de reprise ; pour les absences injustifiées répétées, les documenter au cas où il faudrait agir. ## Comment LapsoWork le résout Le module de congés et absences de LapsoWork est conçu pour que ce processus ne dépende de la mémoire de personne : - **Absences et arrêts avec leur propre typologie** : médicaux, sans solde, congés rémunérés, avec les types que fixe votre convention. - **Demande depuis l’application** avec le justificatif joint, et validation ou enregistrement par le responsable avec notification automatique. - **Calendrier partagé** par équipe ou par site, pour voir la couverture avant qu’une autre personne ne manque. - **Historique complet** : chaque absence est enregistrée avec date, type, statut et personne qui l’a traitée, auditable à tout moment. - **Rapport exportable** vers Excel pour le cabinet et pour la direction, avec les absences du mois par personne et par type. - **Lien avec le pointage** : l’absence se reflète dans l’enregistrement du temps de travail, sans trous ni heures inventées. - **Les justificatifs dans la gestion documentaire**, avec accès restreint et conservation ordonnée. C’est inclus dans l’offre Basique, à 2 € par salarié et par mois, avec le [pointage](/fr/solutions/logiciel-pointage/) et la distribution des bulletins de paie. Les détails sont sur la page du [logiciel de congés et absences](/fr/solutions/logiciel-conges/) et sur [notre page de tarifs](/fr/tarifs/). Et pour mesurer si l’absentéisme s’améliore, les [indicateurs de ressources humaines](/fr/blog/indicateurs-de-ressources-humaines/) issus du système lui-même sont le point de départ. ## Questions fréquentes **Le salarié doit-il remettre l’arrêt maladie à l’entreprise ?** Plus depuis le 1er avril 2023. Avec le décret royal 1060/2022, le service de santé ou la mutuelle communiquent l’arrêt à l’INSS, qui le transmet à l’entreprise par voie électronique le premier jour ouvrable suivant. Le salarié reste tenu de prévenir qu’il ne vient pas travailler, mais pas de fournir l’arrêt papier. **L’entreprise peut-elle demander un justificatif pour un rendez-vous médical ?** Oui, dans la forme prévue par la convention collective, qui régit si le rendez-vous médical du salarié est un congé rémunéré, combien d’heures par an et avec quelle justification. Le justificatif n’a pas à mentionner le diagnostic, et l’entreprise ne peut pas l’exiger. **Peut-on licencier un salarié souvent absent pour maladie ?** Pas pour des absences justifiées. Le motif de licenciement objectif pour absentéisme de l’ancien article 52.d) du Statut des travailleurs a été abrogé en 2020. Les absences injustifiées peuvent avoir des conséquences disciplinaires selon la convention, d’où l’intérêt de documenter chaque absence avec son type. **Quel délai l’entreprise a-t-elle pour communiquer un arrêt à la Sécurité sociale ?** Trois jours ouvrables à compter de la réception de l’arrêt, via le Système RED, pour transmettre les données économiques qui lui incombent. Elle reçoit les données administratives de l’arrêt de l’INSS par voie électronique. **Comment une absence médicale se reflète-t-elle dans l’enregistrement du temps de travail ?** Comme une absence, avec son type, ni comme temps travaillé ni comme trou inexpliqué. L’enregistrement doit permettre de distinguer les jours d’arrêt, les congés rémunérés et les absences injustifiées, car chacun est traité différemment dans la paie et devant l’Inspection du travail. ## Conclusion Gérer les absences médicales dans une PME, c’est bien classer chaque absence, respecter les délais avec la Sécurité sociale, ne demander que le document approprié et tout consigner dans l’enregistrement du temps de travail et dans la paie. Depuis 2023, l’entreprise ne reçoit plus l’arrêt du salarié ; l’ordre doit donc venir du processus lui-même, pas du papier. Si vous voulez que ce processus vive dans l’application de vos salariés et non dans un groupe de messagerie, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Fidélisation des talents dans les PME : 10 idées sans budget URL: https://lapsowork.com/fr/blog/fidelisation-des-talents-pme-10-idees-sans-budget/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Dix mesures pour garder les personnes dans une PME sans augmenter les salaires ni embaucher de consultants : flexibilité, prévisibilité des horaires, déconnexion réelle, formation avec le congé du Statut des travailleurs, reconnaissance, autonomie, sortie propre des heures supplémentaires et comment mesurer si elles fonctionnent. Quand une bonne personne quitte une PME, ce n’est presque jamais seulement pour l’argent : c’est pour un horaire qu’on ne peut pas planifier, des heures supplémentaires que personne ne reconnaît, un responsable qui n’écoute pas ou le sentiment qu’il n’y a plus rien à apprendre. La **fidélisation des talents dans les PME** se joue sur des choses qui coûtent peu ou rien et que la plupart des petites entreprises ne font pas parce que personne ne les a mises par écrit. En voici dix, toutes applicables sans budget, et une façon de savoir si elles fonctionnent. Si vous voulez d’abord comprendre pourquoi les gens partent, nous avons un guide sur [comment réduire le turnover du personnel](/fr/blog/comment-reduire-le-turnover-du-personnel/). ## 1. Publiez les plannings à l’avance et ne les changez pas à la dernière minute Pour qui a des enfants, fait des études ou s’occupe de quelqu’un, connaître son horaire deux semaines à l’avance vaut plus que bien des primes. Fixez une règle (par exemple, planning publié quinze jours avant et changements uniquement d’un commun accord) et respectez-la. Un [planning des équipes](/fr/blog/comment-faire-un-planning-des-equipes/) visible depuis le téléphone est l’outil ; la règle est ce qui fidélise. ## 2. Flexibilité d’arrivée et de départ là où le travail le permet Une plage flexible d’arrivée et de départ, ou la possibilité de compenser des heures dans la semaine, ne coûte rien dans les bureaux et dans beaucoup de services. Le Statut des travailleurs oblige déjà à négocier de bonne foi les demandes d’aménagement d’horaires pour raisons familiales (article 34.8) ; prendre les devants et le proposer comme règle générale transforme une obligation en avantage. ## 3. Télétravail partiel avec des règles claires Un ou deux jours de télétravail par semaine, avec accord écrit comme l’exige la loi 10/2021, prise en charge des frais et horaire de disponibilité défini. Ce qui fidélise n’est pas le télétravail en soi, mais qu’il soit prévisible et ne dépende pas de l’humeur du chef. Nous l’expliquons dans [télétravail en Espagne : obligations](/fr/blog/teletravail-espagne-obligations-2026/). ## 4. Une vraie déconnexion numérique Avoir la politique de déconnexion qu’exige l’article 88 de la LOPDGDD est obligatoire ; la respecter est ce que l’on remarque. Que personne n’attende de réponses hors des heures de travail, que les responsables donnent l’exemple et que les vraies urgences aient un canal distinct du courriel. C’est gratuit et c’est l’une des mesures qui pèsent le plus dans la décision de rester. ## 5. Payez ou compensez les heures supplémentaires, et enregistrez-les Les heures supplémentaires effectuées et ni payées ni compensées sont la fuite silencieuse des talents. L’enregistrement du temps de travail les rend visibles ; à partir de là, on les paie, on les compense en repos dans le délai fixé par la convention, ou on cesse de les faire en réorganisant le travail. Qu’une personne voie ses heures réelles dans l’application et sache ce qu’il en advient est une forme de respect dont on se souvient. ## 6. Formation interne grâce au congé du Statut Pas besoin d’un catalogue de cours. L’article 23.3 du Statut des travailleurs reconnaît aux salariés ayant au moins un an d’ancienneté un congé rémunéré de vingt heures par an de formation liée au poste, cumulable sur cinq ans. Utilisez-le : sessions internes où un collègue enseigne ce qu’il sait, rotation dans d’autres services, temps pour un cours gratuit avec un objectif convenu. Ce qui fidélise, c’est d’apprendre, pas le budget du cours. ## 7. Un entretien de développement par an, avec suivi Trente minutes avec chaque personne pour parler de ce qu’elle veut apprendre, de ce qui lui pèse et de ce qu’elle ferait autrement, avec deux ou trois engagements notés et un point à six mois. Ce n’est ni une évaluation de la performance ni une augmentation : c’est la preuve que quelqu’un s’occupe de son parcours. La plupart des gens qui partent n’ont jamais eu cet entretien. ## 8. Autonomie et décisions expliquées Déléguer des décisions concrètes (comment organiser son propre travail, quel outil utiliser, comment servir un client) et expliquer les décisions qui ne sont pas déléguées. Dans une PME, le travail a du sens quand on en voit le résultat ; retirer aux gens le contrôle sur la façon de le faire est le moyen le plus rapide de faire qu’ils s’en désintéressent. ## 9. Une reconnaissance concrète et au bon moment Pas un programme d’employé du mois, mais dire sur le moment et en détail ce que quelqu’un a bien fait et quel effet cela a eu, devant l’équipe quand c’est approprié. Et reconnaître aussi les tâches invisibles : qui comble les trous, qui forme les nouveaux, qui règle ce que personne ne voit. ## 10. Une intégration qui ne laisse pas la personne seule Beaucoup de départs se décident dans les premiers mois. Un référent d’accueil, un plan de trente jours, le contrat et les accès prêts le premier jour et un entretien à quatre semaines évitent que la personne conclue qu’elle s’est trompée. Nous le détaillons dans le guide du [recrutement pour les PME](/fr/blog/recrutement-pme-organiser-le-processus-sans-ats-couteux/). ## Comment savoir si ça marche Sans mesure, les dix idées sont de bonnes intentions. Trois indicateurs suffisent, et ils sortent du système RH lui-même : - **Turnover volontaire** : départs volontaires sur la période divisés par l’effectif moyen. Suivez la tendance par équipe et par ancienneté ; le turnover de la première année parle de l’intégration, celui des anciens parle du parcours. - **Heures supplémentaires par personne et par équipe** : si elles baissent après les mesures 5 et 8, l’organisation du travail s’est améliorée. - **Courtes absences injustifiées** : elles augmentent généralement avant que les gens partent. Comment les mesurer est dans [comment détecter l’absentéisme avec des données](/fr/blog/detecter-l-absenteisme-avec-des-donnees/). Et une source qui n’est pas un indicateur : l’entretien de départ, avec trois questions et sans se défendre. Ce que les gens racontent en partant est ce qu’il faut changer. ## Ce qui coûte de l’argent et quand s’y attaquer Le salaire compte, et lorsqu’il est inférieur au marché ou à la convention, aucune de ces mesures ne le compense. Mais dans beaucoup de PME, le problème n’est pas le chiffre mais le manque de transparence : personne ne sait comment se décide une augmentation ni quand. Avant de bouger le budget, mettez par écrit les critères et les moments de révision salariale. C’est gratuit et cela évite le sentiment d’arbitraire qui pousse à chercher ailleurs. ## Comment LapsoWork vous aide Une bonne partie de ces mesures dépend de la visibilité de l’information : plannings publiés, heures réelles, soldes de congés, documents signés. LapsoWork la met dans l’application de chaque salarié, avec le [module de planning](/fr/solutions/logiciel-planning/) pour publier les plannings, le [pointage](/fr/solutions/logiciel-pointage/) avec rapports d’heures effectives et supplémentaires, et le [module de congés et absences](/fr/solutions/logiciel-conges/) pour que chacun gère les siens sans demander la permission par WhatsApp. À partir de 2 € par salarié et par mois, sans engagement, comme vous pouvez le voir sur [notre page de tarifs](/fr/tarifs/). ## Questions fréquentes **Comment retenir les salariés dans une PME sans augmenter le salaire ?** Par la prévisibilité et le respect de leur temps : plannings publiés à l’avance, flexibilité d’arrivée et de départ là où le travail le permet, télétravail partiel avec des règles, déconnexion numérique respectée, heures supplémentaires payées ou compensées, formation avec le congé de vingt heures du Statut, un entretien de développement par an, autonomie, reconnaissance concrète et intégration soignée. **Quelle mesure de fidélisation est la plus efficace ?** Cela dépend de la raison pour laquelle les gens quittent votre entreprise, et seuls les entretiens de départ et les données de turnover par équipe le disent. Dans les PME à équipes tournantes, la prévisibilité du planning vient généralement en premier ; dans les bureaux, la flexibilité et la déconnexion ; partout, que les heures supplémentaires ne se fassent pas gratuitement. **Est-il obligatoire de former les salariés en Espagne ?** L’article 23.3 du Statut des travailleurs reconnaît à ceux qui ont au moins un an d’ancienneté un congé rémunéré de vingt heures par an de formation professionnelle liée à l’activité de l’entreprise, cumulable sur cinq ans. La formation en prévention des risques est également obligatoire. Utiliser ce congé pour de la formation interne ne coûte pas de budget. **Comment mesure-t-on la fidélisation des talents ?** Avec le turnover volontaire (départs volontaires sur effectif moyen) par équipe et par ancienneté, et avec des indicateurs qui l’anticipent : heures supplémentaires par personne, courtes absences injustifiées et ce que disent les entretiens de départ. Tous sortent de l’enregistrement du temps de travail et de la gestion des absences. **Le télétravail aide-t-il à fidéliser ?** Il aide lorsqu’il est prévisible et encadré : accord écrit conforme à la loi 10/2021, jours fixes, prise en charge des frais et horaire de disponibilité. Un télétravail qui dépend de l’humeur du responsable ou qui est accordé à certains et pas à d’autres sans critère produit plus de départs que de fidélisation. ## Conclusion Fidéliser les talents dans une PME sans budget, c’est rendre le temps des gens prévisible, reconnaître ce qu’ils font, les laisser décider comment ils le font et s’occuper de leur parcours, et mesurer le turnover pour savoir si ça marche. Aucune des dix idées n’exige d’argent ; toutes exigent que l’information soit visible et que les responsables donnent l’exemple. Pour commencer par la première, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Externaliser la paie ou la faire avec un logiciel interne : ce qui convient à une PME URL: https://lapsowork.com/fr/blog/externaliser-la-paie-ou-logiciel-interne-pme/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Cabinet comptable, logiciel de paie interne ou modèle mixte : ce que chaque option implique pour une PME espagnole, les obligations qui ne s’externalisent jamais (bulletin, remise, conservation quatre ans), comment décider selon la taille et comment distribuer et signer les bulletins. Tôt ou tard, toute PME se pose la question : continuons-nous avec le cabinet comptable ou faisons-nous la paie nous-mêmes ? La réponse facile est « cela dépend de la taille », mais la taille n’est qu’un des facteurs. **Externaliser la paie** ou la calculer avec un logiciel interne sont deux façons de répartir le même travail, et il en existe une troisième, le modèle mixte, que finissent par adopter beaucoup d’entreprises de 20 à 100 salariés. Dans ce guide, nous expliquons ce que chaque option implique, quelles obligations ne peuvent jamais être externalisées, comment décider, et pourquoi la partie du travail que presque personne ne compte, distribuer et archiver les bulletins de paie, est celle qui prend le plus de temps. ## Ce qu’il y a derrière un bulletin de paie Avant de décider qui le fait, il est utile de voir tout ce que « faire la paie » implique chaque mois en Espagne : - **Calculer** le salaire selon la convention, la catégorie et l’ancienneté ; appliquer les variables du mois (heures supplémentaires, primes, incitations, absences, arrêts maladie, congés) ; calculer la retenue d’impôt sur le revenu et les cotisations. - **Déclarer** à la Sécurité sociale les bases de cotisation et les incidents via le Système RED et déposer les liquidations ; envoyer le fichier des éléments de rémunération versés ; gérer les entrées, sorties et changements. - **Déposer** les déclarations de retenues auprès de l’administration fiscale (formulaire 111 trimestriel ou mensuel et 190 annuel) et délivrer les attestations de retenues. - **Remettre** à chaque salarié son bulletin de paie et conserver la preuve qu’il l’a reçu. - **Archiver** les bulletins et la documentation pendant la durée légale et les tenir prêts si l’Inspection du travail ou le salarié les demande. Les trois premiers points relèvent du calcul et de l’administration ; les deux derniers de la distribution et de l’archivage. Quand on parle d’externaliser, on parle presque toujours des trois premiers. Les deux autres restent toujours dans l’entreprise. ## Ce que la loi ne permet pas d’externaliser Quel que soit celui qui calcule, l’entreprise est responsable devant le salarié, la Sécurité sociale et l’administration fiscale. Et certaines obligations lui incombent nommément : - **Le bulletin de paie** (article 29 du Statut des travailleurs) : l’entreprise doit documenter le paiement par un reçu individuel et justificatif, selon le modèle officiel ou celui fixé par la convention, et le remettre au salarié. - **La preuve de la remise.** Traditionnellement la signature du salarié sur le bulletin ; aujourd’hui, le Tribunal suprême admet la remise sous forme électronique à condition que le salarié puisse accéder au bulletin et le conserver. La signature reste la preuve la plus solide, et c’est pourquoi elle doit être numérique et traçable. - **La conservation** des bulletins et de la documentation de cotisation pendant au moins quatre ans, délai de prescription des infractions et des dettes envers la Sécurité sociale. - **La responsabilité.** Si le cabinet se trompe, la sanction ou la majoration frappe l’entreprise ; elle pourra ensuite se retourner contre le cabinet selon son contrat. ## Les trois options ### Externaliser auprès d’un cabinet comptable ou d’un conseil en droit social Le cabinet calcule, déclare et dépose. L’entreprise lui envoie les variables du mois, reçoit les bulletins en PDF et les paie. **Pour** : pas besoin de connaître la convention ni la réglementation des cotisations, qui change chaque année ; la responsabilité technique du calcul est entre les mains d’un professionnel ; le coût est prévisible et proportionnel au nombre de bulletins. **Contre** : vous dépendez de délais extérieurs, chaque incident est un courriel, la connaissance de votre effectif est hors de l’entreprise et le cabinet s’occupe rarement de distribuer les bulletins ou de recueillir les signatures. ### Logiciel de paie interne L’entreprise calcule avec un programme de paie (nous comparons les plus utilisés en Espagne dans [les logiciels de paie les plus utilisés](/fr/blog/logiciels-de-paie-les-plus-utilises/)) et une personne interne formée au droit social s’occupe de tout. **Pour** : contrôle total, immédiateté pour simuler et corriger, et la connaissance reste en interne. **Contre** : il faut quelqu’un qui connaisse la paie et se tienne à jour de chaque changement réglementaire et conventionnel ; si cette personne est absente, la paie ne sort pas ; et la responsabilité technique vous incombe entièrement. ### Modèle mixte Le cabinet calcule et dépose, et l’entreprise gère avec son logiciel RH tout ce qui se passe avant et après : pointages, absences, congés et variables envoyés au cabinet déjà ordonnés, puis distribution, signature et archivage des bulletins que le cabinet renvoie. C’est le modèle le plus courant dans les PME qui ont numérisé le reste des RH : le cabinet fait ce qu’il sait faire et l’entreprise cesse de saisir des variables et de distribuer des PDF à la main. ## Tableau comparatif | Critère | Cabinet comptable | Logiciel interne | Mixte | |---|---|---|---| | Qui calcule | Le cabinet | L’entreprise | Le cabinet | | Connaissance de la convention et des cotisations | Celle du cabinet | Interne, à entretenir | Celle du cabinet | | Variables du mois (heures, absences) | Envoyées à la main | Saisies dans le programme | Issues du logiciel RH | | Distribution et signature des bulletins | Généralement non incluses | Selon le programme | Dans le logiciel RH | | Archivage quatre ans | Dans l’entreprise | Dans l’entreprise | Dans le logiciel RH | | Dépendance à une personne | Faible | Forte | Faible | | Coût | Tarif par bulletin ou par salarié | Licence plus le temps de la personne | Cabinet plus 2 € par salarié et par mois | ## Comment décider - **Moins de 10 salariés.** Le cabinet, presque toujours. Le volume ne justifie ni de former quelqu’un ni de payer un programme de paie, et le risque d’erreur interne est élevé. Ce qu’il vaut la peine de résoudre, c’est la remise et la signature des bulletins. - **De 10 à 50 salariés.** Le modèle mixte l’emporte généralement : le cabinet calcule et l’entreprise ordonne les variables et distribue les bulletins depuis son logiciel RH. C’est là que l’on économise le plus d’heures, car les variables ne circulent plus par courriel et les bulletins ne se distribuent plus un par un. - **Plus de 50 salariés, ou une convention avec de nombreuses variables.** Une personne interne avec un logiciel de paie commence à être rentable, surtout avec des plannings, des primes variables ou plusieurs conventions. Même ainsi, beaucoup d’entreprises gardent le cabinet pour les déclarations fiscales et la Sécurité sociale. - **Quelle que soit la taille**, si le cabinet est lent, se trompe dans les variables ou si vous ne savez pas ce qui a été remis à qui, le problème n’est pas le cabinet mais le circuit : ordonnez les variables et la distribution avant de changer de prestataire. Et une règle pour ne pas se tromper sur le coût : ne comparez pas seulement le tarif du cabinet à la licence du programme ; ajoutez dans les deux cas les heures internes passées à collecter les variables, distribuer les bulletins, courir après les signatures et chercher des documents. Nous expliquons comment faire ce calcul dans [comment calculer le ROI d’un logiciel RH](/fr/blog/roi-logiciel-rh-pme-comment-le-calculer/). ## Le travail que personne ne compte : distribuer et archiver Quel que soit le modèle, chaque mois il faut faire parvenir à chacun son bulletin, avoir la preuve qu’il l’a reçu et le conserver quatre ans. Fait à la main, cela veut dire des courriels individuels, des impressions, des signatures papier et des dossiers. C’est le travail que LapsoWork résout sans remplacer votre cabinet : - **Téléversement par lot** : vous téléversez un seul PDF avec les bulletins de tout l’effectif et LapsoWork les sépare par salarié. - **Attribution automatique et notification** : chaque bulletin est déposé dans le portail du salarié concerné, qui reçoit une notification push dans l’application. - **Signature de l’accusé de réception** : le salarié signe biométriquement la réception depuis son téléphone, avec une preuve à valeur légale. - **Historique par salarié** : chacun consulte ses bulletins précédents, signés, quand il le souhaite, et l’entreprise dispose de l’archive complète. - **Compatible avec votre cabinet** : il continue de calculer ; LapsoWork se charge de la distribution, de la signature et de l’archivage. C’est inclus dans l’offre Basique, à 2 € par salarié et par mois, avec le pointage, les congés et la gestion documentaire. Les détails sont sur la page de [distribution des bulletins de paie](/fr/solutions/logiciel-paie/) et sur [notre page de tarifs](/fr/tarifs/). Et pour savoir comment fonctionne la signature depuis le téléphone, nous l’expliquons dans [application pour signer des documents](/fr/blog/application-pour-signer-des-documents/). ## Questions fréquentes **Vaut-il mieux externaliser la paie ou la faire dans l’entreprise ?** Cela dépend de la taille et de la complexité de la convention. En dessous de dix salariés, le cabinet est presque toujours rentable ; entre dix et cinquante, le modèle mixte l’emporte généralement, le cabinet calculant et l’entreprise ordonnant les variables et distribuant les bulletins avec son logiciel RH ; au-dessus de cinquante ou avec de nombreuses variables, une personne interne avec un logiciel de paie commence à être rentable. **Quelles obligations ne puis-je pas externaliser même avec un cabinet ?** L’entreprise reste responsable de remettre à chaque salarié le bulletin de paie de l’article 29 du Statut des travailleurs, de conserver la preuve de cette remise, de garder les bulletins et la documentation de cotisation pendant au moins quatre ans et de répondre devant la Sécurité sociale, l’administration fiscale et l’Inspection des erreurs, même si elle se retourne ensuite contre le cabinet. **Puis-je remettre les bulletins de paie par voie électronique ?** Oui. Le Tribunal suprême admet la remise du bulletin de paie sous forme électronique à condition que le salarié puisse y accéder et le conserver. La signature numérique de l’accusé de réception, comme la signature biométrique depuis le téléphone, apporte en plus la preuve de réception. **LapsoWork calcule-t-il la paie ?** Non. Le calcul est fait par votre cabinet ou votre programme de paie. LapsoWork distribue les bulletins déjà calculés : il sépare le PDF par salarié, les dépose dans l’application, recueille la signature biométrique de réception et conserve l’historique. C’est inclus dans l’offre Basique à 2 € par salarié et par mois. **Combien coûte l’externalisation de la paie auprès d’un cabinet ?** Chaque cabinet fixe son tarif, généralement par bulletin ou par salarié et par mois, et il varie souvent selon la convention et le nombre d’incidents. En le comparant à un logiciel interne, ajoutez dans les deux cas les heures internes de collecte des variables, de distribution des bulletins et de relance des signatures : c’est là que se trouve la vraie différence. ## Conclusion Externaliser la paie ou la faire avec un logiciel interne est une décision de taille, de convention et de détenteur de la connaissance, mais aucune des deux options ne vous dispense de remettre, signer et conserver les bulletins, ni d’ordonner les variables qui alimentent le calcul. C’est pourquoi le modèle mixte fonctionne si bien dans la PME : le cabinet calcule et le logiciel RH fait le reste. Pour voir comment la distribution des bulletins se présenterait dans votre entreprise, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Comment détecter l’absentéisme avec des données : indicateurs, calcul et que faire ensuite URL: https://lapsowork.com/fr/blog/detecter-l-absenteisme-avec-des-donnees/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Ce qu’est l’absentéisme et ce qu’il n’est pas, comment calculer le taux, la fréquence, la durée moyenne et le facteur de Bradford à partir des données de pointage et d’absences, comment les lire par site et par équipe, et ce qu’une PME peut et ne peut pas faire de ce qu’elle découvre. Dans une PME, l’**absentéisme** se ressent avant de se mesurer : l’équipe qui tourne toujours à flux tendu, le lundi où deux personnes manquent, le collègue qui bouche les trous et finit épuisé. Mais le ressentir ne sert pas à agir, car sans données on ne sait pas si le problème est une équipe, un créneau, une saison ou une personne, ni si ce qui se passe est un arrêt maladie long, auquel on ne peut pas toucher, ou une série de courtes absences injustifiées, sur lesquelles on peut agir. Ce guide explique ce qu’est l’absentéisme et ce qu’il n’est pas, quels indicateurs calculer avec les données que vous avez déjà dans l’enregistrement du temps de travail et les absences, comment les lire sans tirer de fausses conclusions et ce qu’une entreprise peut légalement faire de ce qu’elle découvre. ## Ce qu’est l’absentéisme et ce qu’il n’est pas L’absentéisme est le temps pendant lequel un salarié devrait travailler et ne le fait pas. Cette définition recouvre des réalités très différentes : - **Absences justifiées** : arrêts maladie, congés rémunérés du Statut des travailleurs et de la convention, absences pour force majeure familiale, rendez-vous médicaux lorsque la convention les reconnaît. - **Absences injustifiées** : absences sans avis ni justificatif, retards répétés, départs anticipés. - **Ce qui n’est pas de l’absentéisme** : congés payés, repos, congés de maternité et de paternité, grève ou formation. Les inclure dans le taux le gonfle et le rend inutilisable. La distinction n’est pas seulement statistique. Les absences justifiées pour maladie ne peuvent avoir de conséquences sur l’emploi : le motif de licenciement objectif pour absences de l’ancien article 52.d) a été abrogé en 2020. Les injustifiées peuvent être traitées selon le régime disciplinaire de la convention, à condition d’être documentées. C’est pourquoi la première étape est que chaque absence soit classée par type, comme nous l’expliquons dans le guide des [absences médicales dans la PME](/fr/blog/gestion-des-absences-medicales-pme-arrets-conges/). ## Les données que vous avez déjà Pas besoin d’enquête ni de consultant. Une PME dotée d’un enregistrement numérique du temps de travail et d’une gestion des absences dispose de : - **Heures théoriques** de chaque personne par jour, issues du calendrier de travail et du contrat. - **Heures enregistrées** chaque jour, issues du pointage. - **Absences** avec type, début et fin, issues du module d’absences. - **Structure** : site, équipe, créneau, catégorie, ancienneté. Avec cela, tout ce qui suit se calcule. Sans enregistrement numérique, le calcul est un après-midi d’Excel par mois et il est généralement abandonné dès le deuxième. ## Les indicateurs qui comptent ### Taux d’absentéisme **Taux = heures d’absence / heures théoriques × 100**, sur la période choisie. Calculez-le deux fois : une fois avec toutes les absences et une fois avec les seules injustifiées. Le premier vous dit ce que coûte de combler les trous ; le second, où se trouve un problème de gestion. Comparez-le à celui de votre convention ou de votre secteur s’il publie des données ; sinon, comparez-vous à vous-même mois après mois. ### Fréquence et durée moyenne **Fréquence** = nombre d’épisodes d’absence par personne et par période. **Durée moyenne** = heures ou jours d’absence / nombre d’épisodes. Deux équipes peuvent avoir le même taux avec des réalités opposées : l’une avec deux arrêts longs et l’autre avec vingt absences d’un jour. C’est la seconde qui exige de regarder l’organisation du travail. ### Facteur de Bradford C’est l’indicateur classique pour détecter les absences courtes et répétées, qui sont les plus perturbantes : **B = S² × D**, où S est le nombre d’épisodes et D le total de jours d’absence sur la période, généralement un an. Une personne avec un arrêt de 20 jours a 1 × 1 × 20 = 20 ; une autre avec dix absences de deux jours a 10 × 10 × 20 = 2 000. Le facteur ne dit pas pourquoi quelqu’un s’absente ; il dit à qui il vaut la peine de parler, en distinguant toujours justifié et injustifié. ### Écart entre heures enregistrées et heures théoriques Un indicateur moins connu et très utile : les personnes qui enregistrent chaque jour moins d’heures que les heures théoriques sans absence déclarée. Ce n’est pas de l’absentéisme formel, mais c’est le signal précoce d’un horaire non respecté ou d’un problème de pointage. Les rapports d’heures effectives et d’écarts du pointage le montrent directement. ## Comment lire les données sans se tromper - **Segmentez avant de conclure.** Par site, équipe, créneau, jour de la semaine et mois. L’absentéisme « de l’entreprise » n’existe presque jamais ; celui de l’équipe de nuit, des lundis ou d’une équipe avec un responsable donné, si. - **Isolez les arrêts longs.** Un arrêt de six mois fausse le taux d’une petite équipe toute l’année. Analysez-le à part. - **Cherchez des schémas, pas des coupables.** Des absences concentrées sur un créneau renvoient à l’organisation de ce créneau ; des absences concentrées sur une personne renvoient à un entretien avec cette personne, pas à une sanction automatique. - **Regardez la tendance**, pas le mois. Trois mois de hausse consécutifs sont un signal ; un mauvais mois peut être une grippe. - **Croisez avec le turnover et les heures supplémentaires.** Une équipe à absentéisme élevé, turnover élevé et heures supplémentaires élevées dit la même chose par trois voies. Les [indicateurs de ressources humaines](/fr/blog/indicateurs-de-ressources-humaines/) se lisent ensemble. ## Ce que l’entreprise peut et ne peut pas faire de ce qu’elle découvre **Elle peut** - Revoir l’organisation du travail là où les absences se concentrent : charges, créneaux, repos, relation avec le responsable. - Parler avec la personne aux courtes absences répétées pour comprendre la cause, en respectant sa vie privée et sans demander de diagnostic. - Vérifier l’état de santé pendant un arrêt par un examen effectué par du personnel médical (article 20.4 du Statut des travailleurs). - Appliquer le régime disciplinaire de la convention aux absences injustifiées documentées, de façon proportionnée et dans les délais de prescription. - Améliorer les conditions qui réduisent les absences évitables : flexibilité, prévisibilité des horaires, déconnexion numérique. **Elle ne peut pas** - Sanctionner ni licencier pour des absences justifiées par la maladie ou par des congés légaux. - Traiter les données de santé au-delà du nécessaire : le type d’absence et ses dates, pas le diagnostic. - Utiliser le facteur de Bradford ou tout indicateur comme sanction automatique sans analyser chaque cas. - Publier des classements d’absences par personne ; les données individuelles sont confidentielles et traitées avec un accès restreint. ## Un processus mensuel de vingt minutes 1. Exportez les absences du mois avec leur type et les heures enregistrées face aux heures théoriques. 2. Calculez le taux global et le taux d’injustifiées, par site et par équipe. 3. Regardez la fréquence et la durée moyenne des équipes au taux le plus élevé. 4. Mettez à jour le facteur de Bradford cumulé de l’année et examinez les trois valeurs les plus hautes, en séparant justifié et injustifié. 5. Notez une action par constat : révision d’un créneau, entretien, changement de couverture, et vérifiez le mois suivant si l’indicateur a bougé. ## Comment LapsoWork le résout - **Absences classées par type** depuis l’application, avec justificatif joint et validation du responsable, et avec une typologie personnalisable selon la convention. - **Rapports de temps de travail** : heures effectives, heures supplémentaires, pauses et écarts, filtrés par site, équipe ou salarié. - **Rapport d’absences exportable vers Excel**, avec le pris, le restant et l’expiré par personne et par type, pour calculer le taux et le facteur de Bradford. - **Calendrier partagé** par équipe, qui montre la couverture avant qu’une autre personne ne manque. - **Historique complet** de chaque absence avec date, statut et valideur. Le tout à partir de 2 € par salarié et par mois dans l’offre Basique, avec le [module de congés et absences](/fr/solutions/logiciel-conges/) et le [pointage](/fr/solutions/logiciel-pointage/). Et si le problème s’avère être le turnover, nous avons un guide sur [comment réduire le turnover du personnel](/fr/blog/comment-reduire-le-turnover-du-personnel/). ## Questions fréquentes **Comment calcule-t-on le taux d’absentéisme ?** En divisant les heures d’absence par les heures théoriques de travail de la période et en multipliant par cent. Il convient de le calculer deux fois : avec toutes les absences et avec les seules injustifiées, et de le segmenter par site, équipe et créneau. Les congés payés, les repos et les congés de maternité et de paternité ne sont pas inclus. **Qu’est-ce que le facteur de Bradford ?** Un indicateur qui pénalise les absences courtes et répétées par rapport aux longues : il se calcule en élevant au carré le nombre d’épisodes d’absence et en le multipliant par le total de jours d’absence sur la période. Il sert à décider à qui parler, pas à sanctionner, et doit se lire en distinguant absences justifiées et injustifiées. **Peut-on licencier un salarié pour absentéisme ?** Pas pour des absences justifiées : le motif de licenciement objectif pour absences a été abrogé en 2020, et les arrêts maladie et les congés légaux ne peuvent avoir de conséquences sur l’emploi. Les absences injustifiées documentées peuvent être traitées selon le régime disciplinaire de la convention, de façon proportionnée. **De quelles données ai-je besoin pour mesurer l’absentéisme ?** Les heures théoriques de chaque personne selon le calendrier et le contrat, les heures enregistrées au pointage, les absences avec leur type et leurs dates, et la structure de l’entreprise par site, équipe et créneau. Avec un enregistrement du temps de travail et une gestion des absences numériques, tout s’exporte en quelques minutes. **Quel est un taux d’absentéisme normal ?** Cela dépend du secteur, du type de travail et de la façon de mesurer, si bien que les comparaisons externes trompent facilement. Ce qui est utile, c’est de comparer l’entreprise à elle-même mois après mois et par équipe, d’isoler les arrêts longs et de surveiller la tendance des absences injustifiées. ## Conclusion Détecter l’absentéisme avec des données, c’est avoir les absences classées et l’enregistrement du temps de travail numérique, calculer quatre indicateurs simples et les lire par site, équipe et créneau, sans confondre un arrêt long avec un problème de gestion ni un indicateur avec une sanction. Ce que l’entreprise peut faire du résultat, c’est mieux organiser le travail et parler aux personnes, toujours dans ce que la loi permet. Pour commencer par les données, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Contrats de travail numériques en Espagne : validité juridique et bonnes pratiques pour les PME URL: https://lapsowork.com/fr/blog/contrats-de-travail-numeriques-validite-juridique-bonnes-pratiques/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Quelle valeur juridique a un contrat de travail signé électroniquement en Espagne (eIDAS, loi 6/2020, Statut des travailleurs), quels contrats exigent la forme écrite, ce qu’il faut communiquer et conserver, et comment numériser tout le cycle du contrat sans perdre de preuves. Un **contrat de travail numérique** n’est pas un PDF envoyé par courriel avec un « merci de confirmer la réception ». C’est un document signé avec une signature électronique qui identifie les parties et garantit que le texte n’a pas changé, communiqué dans les délais à l’administration, remis au salarié et conservé avec sa preuve pendant des années. Ainsi fait, il a la même validité qu’un contrat papier et bien des avantages : il se signe le jour même depuis le téléphone, ne se perd pas et se retrouve en quelques secondes quand l’Inspection ou un tribunal le demande. Dans ce guide, nous passons en revue ce que dit le droit espagnol sur la validité des contrats de travail signés électroniquement, quels contrats exigent la forme écrite, quelles obligations accompagnent la signature et les bonnes pratiques pour numériser le cycle complet sans se retrouver sans preuves. ## La validité juridique du contrat signé électroniquement Trois normes fondent la validité d’un contrat de travail numérique en Espagne : - **Le règlement eIDAS** (règlement UE 910/2014) définit trois niveaux de signature électronique et établit qu’on ne peut refuser à une signature électronique effet juridique ni admissibilité comme preuve au seul motif qu’elle est électronique. La **signature simple** est toute donnée électronique associée au document (un clic d’acceptation, un nom saisi) ; la **signature avancée** est liée de manière unique au signataire, permet de l’identifier et détecte toute modification ultérieure du document ; la **signature qualifiée** est une signature avancée créée avec un dispositif et un certificat qualifiés, et a le même effet qu’une signature manuscrite. - **La loi 6/2020 sur les services électroniques de confiance** développe eIDAS en Espagne et régit la preuve : si l’authenticité d’une signature avancée est contestée, celui qui la présente doit en démontrer les garanties ; la qualifiée est présumée. - **Le Statut des travailleurs** n’exige aucune forme particulière de signature. L’article 8 admet que le contrat soit conclu par écrit ou oralement et fixe les cas où la forme écrite est obligatoire ; ce qui compte est de pouvoir prouver le consentement et le contenu. En pratique, les juridictions sociales espagnoles admettent les contrats et documents signés électroniquement lorsque l’entreprise peut établir qui a signé, quand, et que le document n’a pas été altéré. C’est pourquoi le niveau de signature compte : une signature avancée avec preuves (identification du signataire, horodatage, empreinte du document, données biométriques du tracé si elle est manuscrite à l’écran) résiste bien mieux à une contestation qu’un simple clic. La [signature biométrique des contrats](/fr/blog/signature-biometrique-contrats/) utilisée par LapsoWork capture tracé, pression et cadence et est configurée comme signature électronique avancée conforme à eIDAS. ## Quels contrats doivent être écrits Selon l’article 8.2 du Statut des travailleurs, doivent être formalisés par écrit, entre autres, les contrats de formation, les contrats à temps partiel et fixes-discontinus, les contrats de télétravail, les CDD de plus de quatre semaines et ceux des personnes embauchées en Espagne au service d’entreprises espagnoles à l’étranger. De plus, chacune des parties peut exiger à tout moment que le contrat soit formalisé par écrit. Si la forme écrite manque là où elle est obligatoire, le contrat est présumé à durée indéterminée et à temps plein, sauf preuve contraire. Numériser la signature ne change pas cette règle : le contrat numérique est un contrat écrit. Ce qui change, c’est qu’il se signe et s’archive en quelques minutes. ## Les obligations qui accompagnent la signature Signer est la première étape. Le contrat de travail numérique doit ensuite suivre le même circuit que celui en papier : - **Affiliation à la Sécurité sociale** avant le début de la prestation. - **Communication du contrat au service public de l’emploi** dans les dix jours ouvrables suivant sa conclusion (article 16.1 du Statut), via le système de communication électronique correspondant. - **Copie de base aux représentants légaux du personnel**, s’ils existent, sous dix jours, sans les données que la loi exclut (numéro d’identité, adresse, situation familiale et toute autre donnée touchant à la vie privée). - **Remise d’un exemplaire au salarié**, ce qui en format numérique signifie qu’il puisse y accéder et le conserver. - **Conservation** : la documentation sociale et de cotisation se conserve au moins quatre ans, et le contrat lui-même doit être gardé pendant toute la relation de travail et les délais de prescription postérieurs. - **Protection des données** : informer le salarié du traitement de ses données, y compris celles de la signature, et appliquer les mesures de sécurité correspondantes. ## Bonnes pratiques pour numériser le cycle du contrat 1. **Des modèles revus par votre conseil** pour chaque type de contrat et convention, avec les champs variables repérés. Évitez que chaque contrat soit un document rédigé de zéro. 2. **Identification du signataire** avant de signer : accès avec les identifiants personnels du salarié, ou vérification d’identité à l’embauche s’il signe avant d’avoir un accès. 3. **Signature avancée avec preuves**, pas un clic : horodatage, empreinte du document et, s’il s’agit d’une signature manuscrite à l’écran, capture biométrique du tracé. Conservez le document de preuves avec le contrat. 4. **Signature de tout ce qui accompagne le contrat** : clause de protection des données, accord de télétravail le cas échéant, remise d’équipements, politique de déconnexion, protocole harcèlement. Le tout dans le même acte d’intégration. 5. **Un seul dépôt** : contrat, annexes, prolongations, changements d’horaires et solde de tout compte dans le dossier numérique du salarié, avec contrôle d’accès. 6. **Un calendrier des communications** : affiliation préalable, communication sous dix jours ouvrables, copie de base sous dix jours. Que le système rappelle les délais. 7. **Preuve de remise** : le salarié accède à son contrat signé depuis son portail ou son application et peut le télécharger quand il le souhaite. C’est la remise de l’exemplaire, avec trace. 8. **Conservation et suppression** : définissez combien de temps vous conservez chaque document et qui peut le supprimer. La conservation minimale de quatre ans est un plancher, pas un plafond. ## Comment LapsoWork le résout La [gestion documentaire de LapsoWork](/fr/solutions/logiciel-gestion-documentaire/) est conçue pour que le contrat numérique soit le flux normal et non l’exception : - **Dépôt centralisé** des contrats, bulletins de paie, attestations, formations et de tout document social, par salarié. - **Signature biométrique depuis le téléphone**, avec capture du tracé, de la pression et de la cadence, configurée comme signature électronique avancée conforme au règlement eIDAS. - **Modèles et envoi en masse** : une annexe de changement d’horaires pour tout l’effectif s’envoie et se signe en un après-midi, pas en une semaine, comme nous l’expliquons dans le guide de l’[application pour signer des documents](/fr/blog/application-pour-signer-des-documents/). - **Accès du salarié** à ses documents signés depuis l’application, qui vaut remise de l’exemplaire. - **Conservation et traçabilité** : chaque document avec sa preuve de signature, sa date et son signataire, disponible quand l’Inspection ou un tribunal le demande. La gestion documentaire et la signature biométrique sont incluses dans l’offre Basique, à 2 € par salarié et par mois ; le module de contrats, avec les modèles et le cycle complet, dans l’offre Avancée. Les détails sont sur [notre page de tarifs](/fr/tarifs/). ## Questions fréquentes **Un contrat de travail signé électroniquement est-il valable en Espagne ?** Oui. Le règlement eIDAS établit qu’on ne peut refuser d’effet juridique à une signature électronique parce qu’elle est électronique, et le Statut des travailleurs n’exige pas de forme particulière de signature. Il faut pouvoir prouver qui a signé, quand, et que le document n’a pas été altéré ; d’où une signature avancée avec preuves plutôt qu’un simple clic. **Quelle différence entre signature simple, avancée et qualifiée ?** La simple est toute donnée électronique associée au document, comme un clic d’acceptation. L’avancée est liée de manière unique au signataire, permet de l’identifier et détecte les modifications ultérieures ; la signature biométrique du tracé à l’écran avec preuves est une signature avancée. La qualifiée se crée avec un certificat et un dispositif qualifiés et équivaut à la signature manuscrite. Pour les contrats de travail, l’avancée avec preuves est le standard habituel. **Faut-il communiquer le contrat numérique à quelqu’un ?** Oui, comme celui en papier : affiliation préalable à la Sécurité sociale, communication du contrat au service public de l’emploi dans les dix jours ouvrables suivants et copie de base aux représentants du personnel sous dix jours s’ils existent. Signer en numérique ne change pas ces délais. **Combien de temps faut-il conserver un contrat de travail ?** La documentation sociale et de cotisation se conserve au moins quatre ans, délai de prescription des infractions et des dettes envers la Sécurité sociale. Le contrat doit être conservé pendant toute la relation de travail et les délais de prescription postérieurs à sa fin, avec sa preuve de signature. **Puis-je faire signer le contrat au salarié depuis son téléphone ?** Oui. Avec une plateforme qui identifie le signataire, capture la signature avec des preuves et conserve le document dans son dossier, la signature depuis le téléphone est valable et laisse une meilleure preuve qu’un papier scanné. Chez LapsoWork, le salarié signe depuis l’application et accède ensuite à son exemplaire. ## Conclusion Les contrats de travail numériques sont pleinement valables en Espagne lorsqu’ils sont signés avec une signature électronique qui identifie le signataire et protège le document, et lorsque le même circuit qu’avec le papier suit : affiliation, communication, copie de base, remise et conservation. L’avantage n’est pas seulement la rapidité, mais la preuve : un contrat signé biométriquement avec ses preuves se défend mieux qu’un papier perdu dans une armoire. Pour voir le cycle complet avec votre propre effectif, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Conformité sociale pour les PME : guide 2026 des obligations selon la taille de l’effectif en Espagne URL: https://lapsowork.com/fr/blog/conformite-sociale-pme-guide-2026/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Toutes les obligations sociales d’une PME espagnole en 2026 classées par taille : celles qui s’appliquent dès le premier salarié (enregistrement du temps de travail, calendrier, registre des rémunérations, protocole harcèlement, prévention, protection des données) et celles qui arrivent à 50 (plan d’égalité, canal d’alerte, mesures LGTBI), avec ce qui reste en préparation. La **conformité sociale** d’une PME n’est ni un service ni un programme coûteux : c’est la liste des obligations que l’entreprise a envers ses salariés, la Sécurité sociale et l’Inspection du travail, et la preuve qu’elle les respecte. Le problème, c’est que cette liste s’est beaucoup allongée en peu d’années et qu’elle change selon la taille de l’effectif : ce que la loi exige d’une entreprise de 12 personnes n’est pas ce qu’elle exige d’une entreprise de 55. Ce guide classe les obligations en vigueur en Espagne en septembre 2026 par seuil d’effectif, avec la norme qui les fonde, et sépare ce qui s’impose déjà de ce qui reste en préparation. ## Obligations dès le premier salarié Elles s’appliquent à toute entreprise ayant au moins une personne sous contrat, quel que soit le secteur. **Embauche et affiliation** - **Affiliation à la Sécurité sociale avant le début** de la prestation et communication du contrat au service public de l’emploi dans les dix jours ouvrables suivants (article 16 du Statut des travailleurs). - **Forme écrite** lorsque la loi l’exige (temps partiel, fixe-discontinu, formation, télétravail, CDD de plus de quatre semaines) et chaque fois qu’une des parties le demande. Copie de base aux représentants du personnel, s’ils existent, sous dix jours. **Temps de travail** - **Enregistrement quotidien du temps de travail** (article 34.9), conservé quatre ans. C’est l’obligation la plus contrôlée. Le décret royal qui le rendra exclusivement numérique n’est toujours pas publié au 15 septembre 2026 ; nous expliquons son état dans [la nouvelle loi sur le pointage numérique](/fr/blog/nouvelle-loi-pointage-numerique-2026/). - **Calendrier de travail annuel** établi et affiché dans un endroit visible de chaque site (article 34.6), comme détaillé dans notre guide du [calendrier de travail 2026](/fr/blog/calendrier-jours-feries-2026-espagne/). - **Limites de durée, repos et heures supplémentaires** du Statut et de la convention. La durée légale maximale reste de 40 heures hebdomadaires en moyenne annuelle ; la réduction à 37,5 heures n’est pas en vigueur, comme nous l’expliquons dans [ce qui est arrivé à la semaine de 37,5 heures](/fr/blog/semaine-de-37-5-heures-espagne-ce-qui-change-pme/). **Salaire et documentation** - **Bulletin de paie** individuel remis à chaque salarié (article 29) et **conservation** des bulletins et de la documentation de cotisation pendant quatre ans. - **Registre des rémunérations** de tout l’effectif, avec les valeurs moyennes et médianes des salaires et compléments ventilées par sexe et par groupe ou catégorie, obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 14 avril 2021 (décret royal 902/2020). **Égalité et protection contre le harcèlement** - **Protocole contre le harcèlement sexuel et fondé sur le sexe** et mesures de prévention (article 48 de la loi organique 3/2007), obligatoire pour toutes les entreprises. - **Aménagement des horaires pour raisons familiales** (article 34.8) : obligation de négocier de bonne foi les demandes. **Prévention des risques professionnels** - **Plan de prévention, évaluation des risques et planification** (loi 31/1995), avec une modalité préventive : l’employeur lui-même dans les très petites entreprises lorsque la loi le permet, un salarié désigné, ou un service de prévention interne ou externe. Formation et information des salariés, surveillance de la santé et coordination des activités lorsque plusieurs entreprises partagent un site. **Protection des données et déconnexion** - **RGPD et LOPDGDD** : information des salariés sur le traitement de leurs données, registre des activités de traitement, mesures de sécurité et règles spécifiques sur les dispositifs numériques, la vidéosurveillance et la géolocalisation (articles 87 à 90 de la LOPDGDD). - **Politique interne de déconnexion numérique** (article 88.3 de la LOPDGDD), obligatoire pour toutes les entreprises. **Télétravail et absences** - **Accord écrit de télétravail** lorsque celui-ci est régulier (loi 10/2021), avec prise en charge des frais ; détaillé dans [télétravail en Espagne : obligations](/fr/blog/teletravail-espagne-obligations-2026/). - **Gestion des arrêts maladie** conformément au décret royal 1060/2022 : l’entreprise communique les données économiques via le Système RED sous trois jours ouvrables et ne reçoit plus l’arrêt du salarié, comme nous l’expliquons dans [absences médicales dans la PME](/fr/blog/gestion-des-absences-medicales-pme-arrets-conges/). ## Obligations qui arrivent à 50 salariés Le seuil de 50 change la carte. C’est l’effectif total de l’entreprise qui compte, selon les règles de calcul de chaque norme. | Obligation | Norme | À partir de | Ce que cela implique | |---|---|---|---| | **Plan d’égalité** négocié et enregistré | Loi organique 3/2007 et décret royal 901/2020 | 50 travailleurs ou plus, obligatoire depuis le 7 mars 2022 | Diagnostic, mesures, calendrier de quatre ans maximum, commission de négociation et inscription au registre public | | **Audit des rémunérations** | Décret royal 902/2020 | Entreprises tenues d’avoir un plan d’égalité | Évaluation des postes de valeur égale et plan de correction des inégalités, au sein du plan | | **Canal d’alerte** (système interne d’information) | Loi 2/2023 | 50 travailleurs ou plus | Responsable du système, canal anonyme et confidentiel, délais de 7 jours et 3 mois, information sur le canal externe ; détail dans [canal de signalement interne ou externe](/fr/blog/gestion-du-canal-de-signalement/) | | **Mesures et protocole LGTBI** | Loi 4/2023 et décret royal 1026/2024 | Plus de 50 travailleurs, en vigueur depuis le 10 octobre 2024 | Ensemble planifié de mesures négociées et protocole contre le harcèlement et la violence envers les personnes LGTBI | | **Quota réservé aux personnes handicapées** | Décret royal législatif 1/2013 | 50 travailleurs ou plus | Au moins 2 % de l’effectif, ou mesures alternatives autorisées | | **Comité d’entreprise** | Statut des travailleurs | 50 travailleurs ou plus | Organe de représentation avec droits d’information et de consultation ; en dessous, délégués du personnel à partir de 6 travailleurs si des élections sont organisées | En dessous de 50, certaines de ces obligations peuvent venir de la convention collective ou d’un accord, et le plan d’égalité est volontaire mais peut être enregistré. ## Ce qui reste en préparation (et qu’il ne faut pas considérer comme en vigueur) - **Décret royal sur l’enregistrement numérique du temps de travail** : il interdira le papier et Excel et donnera à l’Inspection un accès à distance. Avis défavorable du Conseil d’État le 23 mars 2026 et annonce d’une approbation « immédiate » le 9 septembre ; non publié au BOE. - **Semaine de 37,5 heures** : rejetée au Congrès le 10 septembre 2025 ; elle ne s’applique que là où la convention la fixe. Se préparer aux deux coûte peu si l’enregistrement du temps de travail est déjà numérique et fiable ; les sanctions en vigueur figurent dans le [barème des sanctions du contrôle horaire](/fr/blog/sanctions-controle-horaire-2026/). ## Checklist de conformité sociale pour une PME Imprimez-la ou copiez-la et cochez ce que vous avez documenté, pas ce que vous pensez respecter. 1. Affiliations à la Sécurité sociale avant le début et contrats communiqués sous dix jours ouvrables. 2. Contrats écrits lorsque requis, signés et archivés ; copie de base remise s’il y a une représentation. 3. Enregistrement quotidien du temps de travail de tout l’effectif, conservé quatre ans, avec traçabilité des corrections. 4. Calendrier de travail de l’année affiché sur chaque site. 5. Bulletins de paie remis avec preuve de réception et conservés quatre ans. 6. Registre des rémunérations à jour et à la disposition des représentants du personnel. 7. Protocole contre le harcèlement sexuel et fondé sur le sexe approuvé et communiqué. 8. Plan de prévention, évaluation des risques, modalité préventive, formation et surveillance de la santé à jour. 9. Information de protection des données au personnel, registre des activités et politique de déconnexion numérique. 10. Accords de télétravail écrits avec prise en charge des frais. 11. Procédure d’absences et d’arrêts conforme au décret royal 1060/2022. 12. Si vous avez 50 salariés ou plus : plan d’égalité enregistré, audit des rémunérations, canal d’alerte avec Responsable du système, mesures et protocole LGTBI, quota handicap et comité d’entreprise. ## Comment LapsoWork vous aide LapsoWork ne remplace pas votre conseil en droit social, mais il transforme une bonne partie de cette liste en enregistrements qui existent sans effort : le [pointage](/fr/solutions/logiciel-pointage/) avec horodatage et export audité, la [gestion documentaire](/fr/solutions/logiciel-gestion-documentaire/) avec contrats et bulletins signés biométriquement et conservés, le [module de congés et absences](/fr/solutions/logiciel-conges/) avec calendriers par site et typologie d’absences et, dans l’offre Avancée, le [canal d’alerte de la loi 2/2023](/fr/canal-alertes/). Le tout à partir de 2 € par salarié et par mois, comme vous pouvez le voir sur [notre page de tarifs](/fr/tarifs/). ## Questions fréquentes **Quelles obligations sociales a une entreprise de moins de 50 salariés en Espagne ?** Celles qui s’appliquent dès le premier salarié : affiliation préalable et communication des contrats, enregistrement quotidien du temps de travail, calendrier de travail affiché, bulletins de paie et conservation quatre ans, registre des rémunérations, protocole contre le harcèlement sexuel, prévention des risques professionnels, protection des données et politique de déconnexion numérique, accords de télétravail et gestion des arrêts conformément au décret royal 1060/2022. **Qu’est-ce qui change à 50 salariés ?** S’ajoutent le plan d’égalité négocié et enregistré avec son audit des rémunérations, le canal d’alerte de la loi 2/2023, les mesures et le protocole LGTBI du décret royal 1026/2024 (à partir de plus de 50), le quota réservé de 2 % pour les personnes handicapées et le comité d’entreprise comme organe de représentation. **Le registre des rémunérations est-il obligatoire dans les petites entreprises ?** Oui. Le décret royal 902/2020 oblige toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, à tenir un registre des rémunérations de tout l’effectif depuis le 14 avril 2021, avec les valeurs moyennes et médianes des salaires, compléments et versements non salariaux ventilées par sexe et par groupe, catégorie ou poste de valeur égale. **L’obligation de pointage numérique est-elle en vigueur ?** L’enregistrement quotidien du temps de travail, oui, depuis 2019, avec tout système fiable. L’obligation qu’il soit exclusivement numérique, infalsifiable et accessible à distance par l’Inspection figure dans le décret royal en préparation, non publié au BOE au 15 septembre 2026. **Ai-je besoin d’un programme de conformité sociale dans une PME ?** Pas en tant que structure formelle, mais oui une liste d’obligations avec un responsable, une preuve et une date de révision, et des systèmes qui produisent les preuves (enregistrement du temps de travail, documents signés, absences) sans travail manuel. C’est ce que demande l’Inspection : non pas que vous disiez que vous êtes conforme, mais que vous le prouviez. ## Conclusion La conformité sociale d’une PME en Espagne en 2026 se résume à deux listes : celle qui s’applique dès le premier salarié et celle qui s’active à 50. Aucune n’exige de grandes structures, mais toutes exigent des preuves : enregistrements, documents signés, protocoles approuvés et communiqués. Organiser ces preuves dans un système plutôt que dans des dossiers et des courriels fait la différence entre être conforme et pouvoir le prouver. Pour commencer par le plus contrôlé, l’enregistrement du temps de travail et les documents, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## Combien coûte un logiciel RH pour une PME espagnole en 2026 ? URL: https://lapsowork.com/fr/blog/combien-coute-logiciel-rh-pme/ Publicado: 2026-04-21 · Actualizado: 2026-09-15 Resumen: Tarifs réels des logiciels RH pour PME en Espagne (2026) : de 2€/salarié à 15€. Comparatif, facteurs de coût et calculateur de ROI. « Combien coûte un logiciel RH ? » est la première question que se pose tout dirigeant ou responsable RH lorsqu'il commence à évaluer la digitalisation. Et la réponse honnête est : **cela dépend**. Dans cet article, nous passons en revue les **tarifs réels** des principaux logiciels du marché espagnol en 2026, les facteurs qui font varier le coût et comment déterminer si la dépense est justifiée pour votre PME. Voici d'emblée le résumé : pour une PME espagnole type de 10 à 100 salariés, un logiciel RH bien choisi coûte entre **2 et 5 euros par salarié et par mois**. En dessous, il s'agit de solutions incomplètes ; au-dessus, vous payez des modules « enterprise » que vous n'utiliserez pas. ## Tarifs réels du marché espagnol (avril 2026) Voici les tarifs publics des logiciels RH les plus utilisés en Espagne en date d'avril 2026 : | Logiciel | Formule de base | Formule avancée | Engagement | |---|---|---|---| | **LapsoWork** | 2€/salarié/mois | 3,50€/salarié/mois | Non | | **TramitApp** | 1-2€/salarié/mois | Selon modules | — | | **Bizneo HR** | 4€/salarié/mois | — | Annuel | | **Sesame HR** | 5,25€/salarié/mois (4,75€ en paiement annuel ; vérifié le 15/09/2026) | 9€/salarié/mois | Mensuel ou annuel ; minimum 15 salariés | | **Factorial** | 5,50€/salarié/mois | 9€+/salarié/mois | Annuel | | **Personio** | à partir de 8€ (non public) | Sur devis | Annuel minimum | | **Workday** | À partir de 15€/salarié/mois | Enterprise | 3 ans | Pour 30 salariés, cela se traduit ainsi : | Logiciel | Coût annuel (30 salariés) | |---|---| | LapsoWork | **720 €** | | TramitApp | 720-1 440 € | | Bizneo HR | 1 440 € | | Sesame HR | 1 710 € (1 890 € en paiement mensuel) | | Factorial | 1 980 € | | Personio | ~2 900 € + | L'écart de coût pour une même PME va de **60 €/mois** à **plus de 240 €/mois** selon le logiciel choisi. Le produit final diffère, mais sur l'essentiel (pointage, congés, documents, paie) tous couvrent les mêmes besoins. ## Quels facteurs font varier le prix ### 1. Nombre de salariés Presque tous les logiciels facturent au salarié actif et par mois. Il n'existe pas de « forfait unique » généralisé : si vous grandissez, vous payez plus. L'avantage, c'est que si vous réduisez vos effectifs, vous payez moins (sauf si vous êtes lié par un contrat annuel fermé). ### 2. Modules activés La formule de base type inclut le pointage, les congés et le gestionnaire de documents. Les **modules facturés à part** sont généralement : - **Gestion de la paie** (le plus cher — +50 à 100 % par rapport à la formule de base). - **Canal de signalement (canal de denuncias)** (facturé à part chez Factorial, Bizneo, Sesame ; intégré chez LapsoWork). - **ATS / recrutement** (chez Factorial et Bizneo ; basique ou absent ailleurs). - **OKR / gestion de la performance** (enterprise — inutile si vous avez moins de 100 salariés). - **Module de télétravail** (obligatoire au titre de la Ley 10/2021 — vérifiez qu'il est inclus). ### 3. Engagement Les contrats annuels vous bloquent pour 12 mois. Si le logiciel ne vous convient pas, il n'y a pas de retour en arrière possible sans pénalité. Les logiciels **sans engagement** (LapsoWork) facturent mensuellement selon les salariés actifs et vous pouvez résilier avec 15 jours de préavis. ### 4. Support inclus Certains logiciels vendent le support téléphonique comme option « premium » (coût supplémentaire). Vérifiez dans la proposition que le support en espagnol est bien inclus sans frais additionnels. ### 5. Migration et mise en place C'est le « coût caché » le plus fréquent. Certaines entreprises facturent **1 000 à 3 000 €** pour la mise en place initiale (formation, migration des données, configuration). LapsoWork, Factorial et Sesame l'incluent sans frais. ## Les coûts « cachés » qu'il faut toujours demander Avant de signer, posez explicitement ces questions : 1. **Y a-t-il des frais d'ouverture ou de mise en place ?** (La réponse devrait être NON). 2. **La migration depuis Excel ou mon logiciel actuel est-elle gratuite ?** (La réponse devrait être OUI). 3. **Le support téléphonique en espagnol est-il inclus ?** (La réponse devrait être OUI). 4. **Les mises à jour futures sont-elles incluses ?** (La réponse devrait être OUI — c'est un SaaS). 5. **Facturez-vous en supplément les utilisateurs administrateurs additionnels ?** (Certains oui). 6. **Que deviennent mes données si je résilie ?** (Vous devriez pouvoir les exporter en CSV/XML). ## Comment déterminer si la dépense est justifiée (ROI) Un logiciel RH n'est pas une dépense : c'est un investissement qui devrait rapporter plus qu'il ne coûte. Voici comment calculer le ROI dans une PME : ### Côté économies 1. **Heures administratives** que l'on cesse de consacrer aux tâches manuelles : - Pointage sur papier/Excel : **2 à 3 h/semaine** pour le responsable RH. - Gestion des congés par e-mail : **1 à 2 h/semaine**. - Recherche de contrats, arrêts de travail et attestations : **1 à 2 h/semaine**. - **Total : 4 à 7 h/semaine** = 200 à 350 h/an. - À 20 €/h (coût interne type) = **4 000 à 7 000 €/an économisés**. 2. **Réduction des erreurs** : - Bulletins de paie avec variables mal calculées : ~200 à 500 €/erreur × 3 à 5 erreurs/an. 3. **Risque juridique évité** : - Sanction pour absence d'enregistrement du temps de travail : infraction grave de l'art. 7.5 LISOS, de 751 à 7 500 € (le projet de décret royal sur l'enregistrement numérique, non publié au 15/09/2026, propose jusqu'à 10 000 € par salarié). - Sanction pour absence de canal d'alerte (entreprises de 50 salariés ou plus) : très grave, de 600 001 à 1 000 000 € pour les personnes morales (loi 2/2023). - Comptez-les en valeur espérée (amende × probabilité de contrôle), pas à leur maximum : voir [comment calculer le ROI d'un logiciel RH](/fr/blog/roi-logiciel-rh-pme-comment-le-calculer/). ### Côté coût LapsoWork en Formule de base avec 30 salariés : **720 €/an**. **ROI type** : chaque euro investi dans un logiciel RH rapporte entre 5 € et 10 € par an rien qu'en heures économisées, sans compter les sanctions évitées. ## Quelle formule choisir selon votre taille - **5 à 15 salariés** : Formule de base de LapsoWork (2€/salarié/mois). Elle couvre le pointage 2026, les congés, les documents et l'application. Coût annuel : 120-360 €. Vous n'avez pas besoin du canal de signalement (vous n'y êtes pas obligé). - **15 à 50 salariés** : Formule de base de LapsoWork + recours à un cabinet externe (gestoría) pour la paie. Coût annuel : 360-1 200 €. - **50 à 100 salariés** : Formule avancée de LapsoWork (3,50€/salarié/mois) + add-on canal de signalement obligatoire (299,99 €/an). Coût annuel : 2 400-4 500 €. - **100 à 200 salariés** : Formule avancée ou personnalisée de LapsoWork avec modules supplémentaires (recrutement, rapports avancés). Coût annuel : 5 000-10 000 €. - **200 salariés et plus** : arrivé à cette taille, il est judicieux de comparer LapsoWork Personnalisé avec Bizneo et Factorial pour voir quel produit s'adapte le mieux à vos processus. ## Foire aux questions **Existe-t-il un logiciel RH gratuit ?** Oui, il existe des solutions open source (Odoo HR, V-IT RRHH). Elles sont gratuites en licence, mais nécessitent un **investissement important en mise en place, maintenance et personnalisation** (une PME sans équipe technique dépense davantage qu'avec un SaaS payant). Pour les PME de moins de 100 salariés, un SaaS commercial est plus rentable. **Est-il rentable de changer de logiciel chaque année pour trouver le moins cher ?** Non. Chaque migration coûte du temps et génère de petites erreurs dans l'historique. Choisissez bien une fois et restez-y 3 à 5 ans minimum. **Puis-je payer moins cher en signant pour 2 ans ?** Certains logiciels accordent une remise de 10 à 15 % en cas de paiement annuel anticipé. Évaluez si cette économie compense la rigidité. Dans les PME à croissance variable, la flexibilité mois par mois l'emporte généralement. **Que se passe-t-il si mes effectifs varient beaucoup au cours de l'année (hôtellerie saisonnière) ?** Les logiciels qui facturent au **salarié actif** (comme LapsoWork) s'adaptent automatiquement. Vous payez plus en haute saison et moins en basse saison. Ceux qui facturent un « forfait mensuel fixe » vous pénalisent. ## Conclusion En 2026, le prix d'un logiciel RH pour PME en Espagne va de **2 € à 8 €/salarié/mois**. Payer plus de 5 € n'a de sens que si vous êtes une scale-up dotée de modules enterprise (Factorial One, BI avancé, ATS complexe). Pour la PME moyenne, **LapsoWork à 2-3,50 €/salarié/mois** couvre 95 % des besoins réels pour une fraction du prix. La meilleure façon de lever le doute est de l'essayer : nous vous offrons 30 jours gratuits sans carte bancaire pour que vous fassiez la comparaison vous-même. Consultez également nos tarifs complets avec le détail de chaque formule. --- ## Calendrier de travail 2026 en Espagne : jours fériés nationaux et régionaux, et comment préparer 2027 URL: https://lapsowork.com/fr/blog/calendrier-jours-feries-2026-espagne/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Jours fériés nationaux espagnols de 2026 selon le BOE (résolution du 17 octobre 2025), ceux que les régions peuvent remplacer, ceux qui restent jusqu’en décembre, comment établir le calendrier de travail de l’entreprise et comment préparer 2027. Le **calendrier de travail 2026 en Espagne** a été fixé au Journal officiel (BOE) du 28 octobre 2025 par la résolution du 17 octobre 2025 de la Direction générale du Travail, qui publie la liste des jours fériés de portée nationale, régionale et des villes de Ceuta et Melilla. À ce stade de l’année, il vaut la peine de l’avoir sous la main pour deux raisons : les jours fériés du dernier trimestre restent à venir, et ce sont ceux qui pèsent le plus sur les plannings et les congés en attente, et dans quelques semaines paraîtra celui de 2027, que l’entreprise doit reporter dans son propre calendrier de travail avant le début de l’année. Voici les jours fériés de 2026 avec leur jour de la semaine, ce que chaque région peut changer, ce qu’impose le Statut des travailleurs et comment gérer tout cela sans tableurs. ## Combien de jours fériés et qui les fixe L’article 37.2 du Statut des travailleurs fixe un maximum de **quatorze jours fériés par an**, rémunérés et non récupérables, dont **deux sont locaux**. Les douze autres se répartissent ainsi : - **Jours fériés nationaux non remplaçables**, observés dans toute l’Espagne : Nouvel An, Vendredi saint, Fête du Travail, Fête nationale, Immaculée Conception et Noël. - **Jours fériés nationaux que les régions peuvent remplacer** par des fêtes propres : l’Épiphanie, le Jeudi saint, le report au lundi des fêtes tombant un dimanche (Toussaint et Jour de la Constitution en 2026), et le choix entre la Saint-Joseph et la Saint-Jacques. - **Fêtes propres à chaque communauté autonome**, jusqu’à compléter les douze. - **Deux fêtes locales**, fixées par chaque commune et publiées au bulletin de sa province ou de sa région. Lorsqu’une fête nationale tombe un dimanche, la région peut la reporter au lundi suivant. En 2026, c’est le cas du 1er novembre et du 6 décembre ; c’est pourquoi le 2 novembre et le 7 décembre figurent dans le tableau comme jours fériés possibles. ## Jours fériés nationaux de 2026 | Date | Jour | Fête | Statut | |---|---|---|---| | 1er janvier | jeudi | Nouvel An | National, toute l’Espagne | | 6 janvier | mardi | Épiphanie | National, remplaçable par la région | | 19 mars | jeudi | Saint-Joseph | Seulement dans les régions qui le choisissent | | 2 avril | jeudi | Jeudi saint | National, remplaçable par la région | | 3 avril | vendredi | Vendredi saint | National, toute l’Espagne | | 6 avril | lundi | Lundi de Pâques | Seulement dans certaines régions | | 1er mai | vendredi | Fête du Travail | National, toute l’Espagne | | 25 juillet | samedi | Saint-Jacques | Seulement dans les régions qui le choisissent | | 15 août | samedi | Assomption | National, toute l’Espagne | | 12 octobre | lundi | Fête nationale de l’Espagne | National, toute l’Espagne | | 2 novembre | lundi | Report de la Toussaint (1er novembre, dimanche) | Seulement dans les régions qui le reportent | | 7 décembre | lundi | Report du Jour de la Constitution (6 décembre, dimanche) | Seulement dans les régions qui le reportent | | 8 décembre | mardi | Immaculée Conception | National, toute l’Espagne | | 25 décembre | vendredi | Noël | National, toute l’Espagne | Source : résolution du 17 octobre 2025 de la Direction générale du Travail (BOE n° 259 du 28 octobre 2025). Les jours de la semaine ont été vérifiés sur le calendrier 2026. Deux traits définissent l’année. **Deux jours fériés nationaux tombent un samedi**, le 15 août et, là où il est observé, le 25 juillet, et les samedis ne sont pas récupérés sauf disposition contraire de la convention. Et **le pont de décembre est long** dans les régions qui reportent la Constitution au lundi 7 : du samedi 5 au mardi 8. ## Jours fériés régionaux : ce que fixe chaque communauté Chaque région complète ses douze jours fériés avec sa fête propre et les remplacements qu’elle choisit. Quelques exemples de fêtes régionales de 2026, vérifiés dans la résolution : 28 février, samedi, en Andalousie ; 23 avril, jeudi, en Aragon et en Castille-et-León ; 2 mai, samedi, dans la Communauté de Madrid ; 30 mai, samedi, aux Canaries ; 9 juin, mardi, dans la Région de Murcie et en La Rioja ; 25 juillet, samedi, en Galice et au Pays basque ; 28 juillet, mardi, en Cantabrie ; 8 septembre, mardi, dans les Asturies et en Estrémadure ; 11 septembre, vendredi, en Catalogne ; 9 octobre, vendredi, dans la Communauté valencienne. Le détail complet, avec les remplacements de chaque région et les fêtes insulaires des Canaries, figure dans le tableau de la résolution elle-même, et les deux fêtes locales de chaque commune sont publiées au bulletin de sa province ou de sa région. Si votre entreprise a des sites dans plusieurs régions, chaque site a son calendrier. C’est la situation où l’on commet le plus d’erreurs dans le calcul des congés et des heures. ## Ce qui reste de 2026 et comment clôturer l’année À partir de la mi-septembre restent les jours fériés du dernier trimestre : le lundi 12 octobre dans toute l’Espagne, le lundi 2 novembre là où la Toussaint est reportée, le lundi 7 décembre là où la Constitution est reportée, le mardi 8 décembre et le vendredi 25 décembre, plus les fêtes régionales et locales de chaque site. C’est le moment de : - **Revoir les congés en attente.** Les congés se prennent dans l’année civile, sauf les exceptions que nous expliquons dans [les congés payés sont-ils perdus d’une année sur l’autre](/fr/blog/les-conges-payes-sont-ils-perdus-dune-annee-sur-lautre/). Avec les fériés de décembre devant soi, mieux vaut fixer dès maintenant qui est absent quand. - **Ajuster les plannings aux ponts.** Dans le commerce, l’hôtellerie-restauration et les services, les ponts d’octobre et de décembre concentrent à la fois la demande et les absences. - **Vérifier le décompte annuel des heures.** Si votre convention fixe une durée annuelle, c’est au dernier trimestre qu’apparaissent les excédents ou les déficits d’heures à régulariser. ## Comment établir le calendrier de travail de l’entreprise **L’article 34.6 du Statut des travailleurs oblige l’entreprise à établir chaque année le calendrier de travail et à en afficher un exemplaire dans un endroit visible de chaque lieu de travail.** Ne pas l’afficher constitue une infraction mineure au regard de la loi sur les infractions et sanctions dans l’ordre social. Le calendrier doit comporter : 1. Les jours fériés nationaux, régionaux et les deux fêtes locales de chaque site. 2. La durée annuelle et hebdomadaire fixée par la convention et sa répartition : horaires, plannings et, si la convention le permet, répartition irrégulière. 3. Les repos hebdomadaires et les périodes de congés, ou au moins les règles pour les fixer, avec le préavis minimum de deux mois exigé par l’article 38. 4. Les jours de libre disposition lorsque la convention les reconnaît. 5. Les journées particulières : horaire continu d’été, veilles de fêtes, fermetures d’entreprise. Il convient de le soumettre aux représentants du personnel lorsqu’ils existent, comme le prévoient les conventions, et de le communiquer aux salariés avant le début de l’année. Notre guide sur [comment planifier le calendrier des congés en entreprise](/fr/blog/planifier-le-calendrier-des-conges-en-entreprise/) explique comment répartir les congés sur ce calendrier, et celui sur [les jours de congés par mois travaillé](/fr/blog/jours-de-conges-par-mois-travaille/) comment les calculer pour les entrées et les sorties. ## Comment préparer le calendrier de travail 2027 La liste des jours fériés de 2027 sera publiée au BOE, comme chaque année, entre octobre et novembre 2026, et les fêtes locales paraîtront dans les bulletins provinciaux et régionaux jusqu’à la fin de l’année. Pour arriver en janvier avec le calendrier affiché : - Notez la date de publication au BOE et reportez les jours fériés sur chaque site dès sa parution. - Vérifiez quels jours fériés nationaux de 2027 tombent le week-end. Le 1er janvier 2027 est un vendredi : l’année commence par un long week-end. - Vérifiez si votre convention modifie la durée annuelle en 2027 ; dans de nombreux secteurs, la semaine de 37,5 heures se négocie convention par convention, comme nous l’expliquons dans [ce qui change avec la semaine de 37,5 heures](/fr/blog/semaine-de-37-5-heures-espagne-ce-qui-change-pme/). - Fixez à l’avance les règles de congés et les fermetures d’entreprise, et publiez-les avec le calendrier. ## Comment LapsoWork vous aide Chez LapsoWork, le calendrier de travail n’est pas un PDF sur le panneau d’affichage : c’est la base sur laquelle se calculent les congés, les absences, les plannings et les heures de chaque salarié. Le compte admet **plusieurs sites avec des calendriers et des conventions différents**, de sorte que la fête régionale d’un site ne décompte pas de congés sur un autre ; le [module de congés et absences](/fr/solutions/logiciel-conges/) décompte les jours sur le calendrier de chaque personne, et le [module de planning](/fr/solutions/logiciel-planning/) signale les jours fériés dans le tableau de service pour planifier la couverture en les ayant sous les yeux. Le tout à partir de 2 € par salarié et par mois, sans engagement, comme vous pouvez le voir sur [notre page de tarifs](/fr/tarifs/). ## Questions fréquentes **Combien de jours fériés y a-t-il en Espagne en 2026 ?** Quatorze au maximum par salarié : douze fixés par l’État et les communautés autonomes, dont neuf de portée nationale en 2026 (certains remplaçables par chaque région), et deux fêtes locales fixées par chaque commune. La liste officielle figure dans la résolution du 17 octobre 2025 de la Direction générale du Travail, publiée au BOE le 28 octobre 2025. **Les jours fériés qui tombent un samedi sont-ils récupérés ?** Non, sauf si la convention collective ou l’accord d’entreprise le prévoit. Le Statut des travailleurs fixe quatorze fêtes rémunérées et non récupérables, mais n’oblige pas à compenser celles qui coïncident avec le repos hebdomadaire. En 2026, le 15 août et, là où il est observé, le 25 juillet tombent un samedi, ainsi que certaines fêtes régionales. **Le calendrier de travail est-il obligatoire dans une entreprise espagnole ?** Oui. L’article 34.6 du Statut des travailleurs impose de l’établir chaque année et d’en afficher un exemplaire dans un endroit visible de chaque lieu de travail. Ne pas le faire est une infraction mineure sanctionnable par l’Inspection du travail. **Quels jours fériés restent en 2026 à partir de septembre ?** Le lundi 12 octobre dans toute l’Espagne ; le lundi 2 novembre dans les régions qui reportent la Toussaint ; le lundi 7 décembre dans celles qui reportent le Jour de la Constitution ; le mardi 8 décembre et le vendredi 25 décembre dans toute l’Espagne ; plus les fêtes régionales et les deux fêtes locales de chaque site. **Quand le calendrier de travail 2027 sera-t-il publié ?** La Direction générale du Travail publie la liste des jours fériés de l’année suivante au BOE, habituellement entre octobre et novembre. Les fêtes locales sont approuvées par les communes et publiées dans les bulletins provinciaux ou régionaux au cours du dernier trimestre. ## Conclusion Le calendrier de travail 2026 en Espagne compte quatorze jours fériés par salarié, avec deux fêtes nationales un samedi et un long pont de décembre dans une bonne partie du pays, et il oblige chaque entreprise à établir et afficher son propre calendrier par site. Avec le dernier trimestre devant soi et le calendrier 2027 sur le point de paraître, c’est le bon moment pour fixer les congés, ajuster les plannings et préparer le système pour l’année prochaine. Si vous voulez que le calendrier soit la base de vos congés, plannings et heures plutôt qu’un tableur de plus, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/). --- ## API RH : comment intégrer LapsoWork à votre ERP, votre logiciel de paie ou votre BI URL: https://lapsowork.com/fr/blog/api-rh-integrer-lapsowork-avec-votre-erp/ Publicado: 2026-09-15 Resumen: Quelles données expose l’API REST de LapsoWork (salariés, pointages, heures, absences, congés, sites, clients, documents), comment elle s’authentifie, quelles intégrations ont du sens dans une PME (paie, ERP, BI, contrôle d’accès), comment les concevoir et quand un export suffit. Un logiciel RH qui vit isolé oblige à saisir deux fois : les heures déjà dans le pointage sont ressaisies dans le programme de paie, les embauches déjà dans l’ERP sont recréées dans la plateforme du personnel, et le rapport de direction se monte chaque mois à la main avec des données de trois endroits. Une **API RH** existe pour éviter cela : que les systèmes se lisent entre eux sans intervention humaine. Dans ce guide, nous expliquons quelles données expose l’API REST de LapsoWork, quelles intégrations ont du sens dans une PME, comment les concevoir pour qu’elles ne cassent pas et quand, sincèrement, un export Excel suffit. ## Ce qu’expose l’API de LapsoWork L’[API REST de LapsoWork](/fr/api-developpeurs/) est documentée publiquement et s’autorise par un jeton d’accès qui identifie votre compte. Les principales ressources sont : - **Salariés** : nombre d’utilisateurs actifs sur une plage de dates, liste complète des salariés actifs entre deux dates et recherche par nom. - **Pointages** : enregistrements de pointage sur la plage de dates indiquée. - **Heures** : somme des heures quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles d’un salarié. - **Absences** : absences enregistrées sur une plage de dates. - **Congés** : jours restants par salarié. - **Sites de travail** : liste et recherche par nom. - **Clients** : liste et recherche par nom, pour les entreprises qui imputent des heures aux clients. - **Documents** : nombre de fichiers téléversés et types de documents configurés. Autrement dit, tout ce qu’un autre système a besoin de lire des RH : qui est actif, combien il a travaillé, quand il a été absent et ce qu’il lui reste de congés. La documentation de chaque point d’accès, avec ses paramètres de dates et ses réponses, se trouve sur la page développeurs. ## Les quatre intégrations qui valent la peine dans une PME ### 1. Paie : des heures au bulletin sans saisie C’est l’intégration au meilleur retour. À chaque clôture mensuelle, un processus interroge les heures mensuelles de chaque salarié et ses absences, les convertit en variables attendues par votre programme de paie ou votre cabinet (heures supplémentaires, compléments, retenues pour absence) et les livre dans le format que ce programme importe. LapsoWork ne calcule pas la paie, comme nous l’expliquons dans [externaliser la paie ou logiciel interne](/fr/blog/externaliser-la-paie-ou-logiciel-interne-pme/) ; ce que fait l’API, c’est que les variables arrivent propres à celui qui la calcule. Ensuite, le bulletin calculé revient dans LapsoWork pour être distribué et signé. ### 2. ERP : une seule liste de salariés et de sites Si l’ERP est le référentiel des salariés et des sites, l’intégration maintient synchronisés les entrées, sorties et changements de site, de sorte que personne ne crée deux fois la même personne. Si le référentiel est LapsoWork, l’ERP lit dans l’API la liste des salariés actifs et des sites. L’important est de décider lequel des deux fait autorité sur chaque donnée et de ne pas laisser les deux écrire la même chose. ### 3. BI et tableaux de bord Un tableau de bord de direction qui lit chaque matin les heures travaillées, les heures supplémentaires, les absences par type et les congés en attente par site et par équipe, sans que personne n’exporte rien. Avec ces données se calculent les [indicateurs de ressources humaines](/fr/blog/indicateurs-de-ressources-humaines/) et l’[absentéisme](/fr/blog/detecter-l-absenteisme-avec-des-donnees/) qui, autrement, se calculent à la main puis sont abandonnés. ### 4. Contrôle d’accès et systèmes internes Entreprises avec des tourniquets, des serrures ou des applications internes qui doivent savoir si une personne est active ou combien d’heures elle a faites dans la semaine. L’API répond à ces requêtes en temps réel. ## Comment concevoir une intégration qui ne casse pas 1. **Décidez du système référent pour chaque donnée.** Salariés, sites, calendriers, heures : chacun a un propriétaire. Les autres ne font que lire. 2. **Travaillez par plages de dates et de façon incrémentale.** Les points d’accès des pointages, heures et absences acceptent une date de début et de fin ; interrogez seulement ce qui a changé depuis la dernière exécution, pas tout l’historique à chaque fois. 3. **Gardez le jeton comme un secret.** Dans un gestionnaire de secrets ou des variables d’environnement du serveur, jamais dans le code ni dans un tableur partagé. Renouvelez-le si le responsable change. 4. **Journalisez chaque exécution.** Ce qui a été interrogé, combien d’enregistrements, quelles erreurs. Quand une paie sort mal, ce journal dira si la donnée est arrivée. 5. **Traitez les erreurs sans inventer de données.** Si l’API ne répond pas, l’intégration s’arrête et alerte ; elle ne remplit pas les heures à zéro. 6. **Respectez les limites d’usage** et interrogez aux heures creuses pour les traitements massifs. 7. **Documentez la correspondance.** Quel champ de LapsoWork alimente quel champ de l’autre système et avec quelle transformation. C’est ce qui permettra de la maintenir quand la personne qui l’a faite changera. 8. **Respectez le RGPD.** L’intégration est un traitement de données personnelles : minimisez les champs transférés, limitez l’accès et inscrivez le flux dans le registre des activités de traitement. ## Quand un export suffit Toutes les PME n’ont pas besoin d’une intégration programmée. Si vous clôturez la paie une fois par mois, avez un seul site et que votre cabinet accepte un fichier Excel, l’export des rapports d’heures et d’absences inclus dans LapsoWork règle le problème en deux minutes par mois. L’API vaut la peine lorsque plusieurs systèmes ont besoin de la même donnée, lorsque le processus est hebdomadaire ou quotidien, ou lorsque le volume fait d’exporter et coller une source d’erreurs. Un bon critère : si quelqu’un consacre plus d’une heure par mois à déplacer des données RH entre systèmes, l’intégration se paie toute seule, comme nous le calculons dans [comment calculer le ROI d’un logiciel RH](/fr/blog/roi-logiciel-rh-pme-comment-le-calculer/). ## Qui peut la réaliser Pas besoin d’une équipe de développement. Un développeur expérimenté en API REST, interne ou externe, monte en quelques jours une intégration de paie ou de BI avec la documentation publique. Beaucoup de cabinets et de fournisseurs d’ERP ont déjà des connecteurs ou de l’expérience sur ce type d’intégrations. Et si votre entreprise compte plus de quarante salariés et des besoins spécifiques, l’offre Personnalisée de LapsoWork inclut des développements sur mesure, comme vous pouvez le voir sur [notre page de tarifs](/fr/tarifs/). ## Questions fréquentes **Quelles données puis-je obtenir de l’API de LapsoWork ?** Les salariés actifs et leur recherche par nom, les pointages et les heures quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles par salarié, les absences sur une plage de dates, les jours de congés restants, les sites de travail, les clients et des données sur les documents téléversés. La documentation de chaque point d’accès et de ses paramètres se trouve sur la page développeurs. **Comment l’API s’authentifie-t-elle ?** Par un jeton d’accès associé à votre compte, envoyé avec chaque requête. Il doit être conservé comme un secret sur le serveur qui exécute l’intégration, jamais dans le code ni dans des documents partagés, et renouvelé si la personne responsable change. **Peut-on intégrer LapsoWork au programme de paie ?** Oui. L’intégration habituelle interroge à chaque clôture les heures mensuelles et les absences de chaque salarié et les livre dans le format qu’importe le programme de paie ou le cabinet. LapsoWork ne calcule pas la paie ; il distribue les bulletins calculés par votre cabinet ou votre programme, et l’API fait que les variables arrivent sans saisie. **Ai-je besoin d’un développeur pour utiliser l’API ?** Pour une intégration programmée, oui : un développeur expérimenté en API REST, interne ou externe, la monte en quelques jours avec la documentation publique. Pour des besoins ponctuels, l’export des rapports d’heures et d’absences vers Excel ne nécessite aucun développement. **L’intégration respecte-t-elle le RGPD ?** Elle doit le respecter : c’est un traitement de données personnelles des salariés. Ne transférez que les champs nécessaires, limitez qui accède au jeton et aux données, journalisez les exécutions et inscrivez le flux dans le registre des activités de traitement de l’entreprise. ## Conclusion Une API RH sert à ce que les heures, les absences et les salariés actifs arrivent à la paie, à l’ERP ou au tableau de bord sans que personne les saisisse. Celle de LapsoWork expose exactement ces données avec une authentification par jeton et une documentation publique, et les intégrations qui valent la peine dans une PME sont peu nombreuses et claires : paie, ERP, BI et contrôle d’accès. Si vous déplacez des données RH à la main plus d’une heure par mois, [essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/fr/demo/) et parcourez la [documentation de l’API](/fr/api-developpeurs/) avec votre développeur. --- ## Télétravail en Espagne 2026 : obligations légales et logiciel pour se conformer URL: https://lapsowork.com/fr/blog/teletravail-espagne-obligations-2026/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Ley 10/2021 mise à jour 2026 : quand l'accord de télétravail est-il obligatoire, frais à compenser et logiciel qui gère tout automatiquement. La **Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia** (loi espagnole sur le travail à distance) reste le cadre légal du télétravail en Espagne en 2026. Si votre PME autorise un salarié à travailler depuis son domicile de manière régulière, vous avez cinq obligations légales concrètes à respecter. Le non-respect de l'une d'entre elles peut entraîner des sanctions allant jusqu'à 7 500 € par infraction. Dans cet article, nous vous les expliquons avec des exemples, nous vous fournissons la **checklist pratique** et nous montrons comment en automatiser la majeure partie avec un logiciel. ## Quand la Ley 10/2021 s'applique-t-elle La loi s'applique lorsqu'un salarié travaille **à distance de manière régulière** en remplissant les conditions suivantes : - **Au moins 30 % de la journée de travail** effectuée en télétravail (en calcul mensuel ou trimestriel selon le contrat). - Pendant une période de référence de **trois mois**. Par conséquent : - Salarié qui télétravaille 1 à 2 jours par semaine → **entre** dans le champ de la loi. - Salarié 100 % à distance → **entre** (évidemment). - Travail sporadique d'une journée (rendez-vous médical, conciliation ponctuelle) → **n'entre pas**. - Travail occasionnel par télétravail collectif (ex : forte chute de neige) → **n'entre pas**. ## Les 5 obligations concrètes ### 1. Accord écrit de télétravail Il est **obligatoire** de signer un accord écrit avec le salarié avant de commencer le télétravail. L'accord doit contenir au minimum : - L'inventaire des **moyens et équipements** fournis par l'entreprise. - Les **frais directs et indirects** et leur mode de compensation. - L'horaire de travail et la **disponibilité**. - Le pourcentage de présentiel vs distanciel. - Le **centre de travail de rattachement** du salarié. - Le lieu du télétravail (généralement, le domicile). - La durée de l'accord (indéterminée ou temporaire). - Les moyens de **contrôle par l'entreprise** (qui doivent être proportionnés). - La procédure pour suspendre ou révoquer le télétravail. **Sanction en l'absence d'accord** : infraction grave, entre 751 € et 7 500 €. ### 2. Enregistrement du temps de travail à distance L'obligation d'enregistrement des horaires du RDL 8/2019 (Real Decreto-ley 8/2019) **s'applique également au télétravail**. L'enregistrement doit être fiable : le « je fais confiance à mon salarié » ne suffit pas. **Solutions valables** : - Application mobile avec pointage entrée/sortie. - Logiciel web qui enregistre la connexion et la déconnexion. - Application de bureau avec pointage par geste. **Ce qui ne suffit pas** : - « Qu'il m'envoie un e-mail au début et à la fin ». - Une feuille Excel que le salarié remplit en fin de semaine. - Le journal d'activité de l'ordinateur (ne respecte pas l'horodatage). ### 3. Compensation des frais L'entreprise doit **compenser les frais** liés au télétravail. La loi ne fixe pas de montant ; il est déterminé par la convention collective ou par l'accord individuel. Aspects à prendre en compte : - **Électricité** (augmentation de la consommation électrique). - **Internet** (part proportionnelle de la facture). - **Mobilier** (chaise ergonomique, bureau) si l'entreprise ne le fournit pas. - **Usure de l'équipement personnel** (si aucun équipement d'entreprise n'est fourni). Valeurs indicatives dans les conventions récentes : **30 à 50 €/mois** pour un télétravail de 2 à 3 jours/semaine ; **60 à 100 €/mois** pour du 100 % à distance. **Sanction en cas de non-compensation** : infraction grave, 751 € à 7 500 €. ### 4. Droit à la déconnexion numérique Le salarié a le droit de **déconnecter** en dehors de ses horaires de travail. L'entreprise doit : - Définir un **horaire de travail clair** dans l'accord. - Établir des **plages horaires** durant lesquelles le salarié doit être disponible. - **Ne pas exiger de réponse** aux e-mails ou messages en dehors des horaires. - Documenter ce droit dans une **politique interne** connue de l'ensemble du personnel. **Sanction en cas d'atteinte à la déconnexion** : 1 500 € à 7 500 € pour infraction grave. ### 5. Égalité des droits Le salarié en télétravail a **exactement les mêmes droits** que le salarié en présentiel : - Même salaire, primes, congés, formation. - Même accès à la promotion et à l'avancement. - Accès au représentant syndical et au comité d'entreprise. - Mêmes mesures de prévention des risques professionnels. **Sanction en cas de discrimination du télétravailleur** : peut atteindre l'infraction très grave (jusqu'à 225 018 €). ## Checklist pratique : votre PME est-elle en règle ? Répondez oui/non à chaque question. Si vous échouez sur 2 questions ou plus, vous courez un risque réel de sanction : 1. [ ] J'ai **identifié** tous les salariés qui télétravaillent plus de 30 % de la journée. 2. [ ] Chacun a un **accord écrit signé** avec les 9 points minimaux. 3. [ ] L'accord précise les **frais compensés** et le montant exact. 4. [ ] La compensation apparaît **reflétée sur la fiche de paie** (et non dans des enveloppes à part). 5. [ ] Les salariés à distance pointent avec un système numérique **audité** (ni e-mail ni Excel). 6. [ ] J'ai un document de **politique de déconnexion** connu de tout le personnel. 7. [ ] Les salariés à distance reçoivent une **formation en prévention des risques (PRL)** spécifique au télétravail. 8. [ ] L'évaluation des risques comporte une section sur les postes de travail à distance. 9. [ ] Les salariés à distance ont le **même accès** aux communications internes, à la formation et à la promotion que ceux en présentiel. 10. [ ] L'accord inclut un **mécanisme de réversibilité** (comment revenir au travail en présentiel si nécessaire). ## Comment LapsoWork l'automatise ### Génération de l'accord de télétravail Modèle préconfiguré avec les 9 points minimaux exigés par la loi. Vous saisissez le nom du salarié et le système génère le PDF prêt à la signature biométrique en 30 secondes. ### Pointage depuis le domicile Le salarié pointe depuis l'application (mobile ou web) avec horodatage et géolocalisation optionnelle (uniquement au moment du pointage, jamais en continu). Le système enregistre la journée de travail comme s'il était au bureau. ### Plages horaires et déconnexion Vous définissez les horaires de disponibilité dans le tableau de bord. Le système génère des alertes si le salarié pointe en dehors des horaires. Les notifications du logiciel se coupent automatiquement en dehors des plages de travail. ### Gestion de la compensation Le montant compensé est ajouté sous forme de **prime sur la fiche de paie**. Le système le gère automatiquement à chaque versement, de manière documentée et traçable. ### Module de télétravail complet Le module de télétravail de LapsoWork centralise : - La liste des salariés en régime de télétravail. - Les accords signés et en vigueur. - Le calendrier de présence (quels jours au bureau / quels jours à domicile). - L'historique des pointages à distance. - La compensation mensuelle des frais. - La documentation PRL spécifique. ## Exemple concret : cabinet de conseil de 22 salariés Un cabinet de conseil de Madrid comptait 22 salariés en modèle hybride (3 jours bureau / 2 jours domicile) sans aucun accord signé. Après une consultation préventive auprès d'avocats, ils se sont rendu compte qu'ils ne respectaient pas **3 des 5 obligations**. Plan d'action en 30 jours : - Jour 1 à 7 : rédaction du modèle d'accord avec un avocat. - Jour 8 à 14 : signature numérique des 22 accords dans LapsoWork (en une après-midi). - Jour 15 à 21 : configuration du module de télétravail et du pointage à distance. - Jour 22 à 30 : publication de la politique de déconnexion et formation de l'équipe. Coût total : 400 € d'avocat + plan Avancé LapsoWork (1 848 €/an pour 22 salariés). Sanction évitée estimée : **7 500 à 15 000 €** si l'Inspection du travail était arrivée en premier. ## Questions fréquentes **Puis-je obliger un salarié à télétravailler ?** Non. Le télétravail est volontaire et réversible. Il est convenu entre les parties, et si le salarié refuse, il ne peut pas être pénalisé pour cela. **Puis-je interdire le télétravail ?** Oui, à condition de le justifier par des motifs organisationnels ou techniques. Il n'existe pas de « droit au télétravail », mais un cadre légal pour les cas où les deux parties en conviennent. **Puis-je surveiller l'activité du salarié à distance avec un logiciel espion ?** Pas sans information ni consentement explicite. La loi exige que les moyens de contrôle soient proportionnés et connus. Installer des enregistreurs de frappe (keyloggers) ou des capteurs d'écran sans avertissement est illégal et entraîne des sanctions au titre du RGPD. **Et si le salarié télétravaille depuis un autre pays de l'UE ?** D'autres règles s'appliquent alors : la législation du travail du pays de destination, la fiscalité en cas de double imposition, la Sécurité sociale, etc. Consultez un cabinet spécialisé avant de l'autoriser. **Que se passe-t-il si un salarié a un accident chez lui pendant sa journée de travail à distance ?** Il s'agit d'un accident du travail. Le salarié doit déclarer le lieu habituel de travail (généralement, le domicile). L'entreprise doit l'avoir documenté dans l'accord de télétravail. **La déconnexion numérique inclut-elle les groupes WhatsApp de l'équipe ?** Oui. Si l'entreprise demande d'utiliser WhatsApp comme canal interne, les conversations en dehors des horaires constituent un **manquement**, sauf urgence justifiée. De nombreuses entreprises migrent vers Slack ou Teams avec mise en silence automatique en dehors des plages de travail. ## Conclusion En 2026, le télétravail est **très réglementé en Espagne**. Respecter les cinq obligations n'est pas compliqué si vous disposez du logiciel adéquat, mais il faut le faire par écrit et avec traçabilité. Un logiciel comme LapsoWork automatise 80 % de la conformité : il génère les accords, enregistre la journée de travail à distance, documente la déconnexion et gère la compensation des frais. Si votre PME a des salariés en télétravail et que vous n'êtes pas totalement sûr de votre conformité, vous pouvez [essayer LapsoWork gratuitement pendant 30 jours](/demo/) pour examiner votre situation. Vous trouverez également utiles l'article sur le pointage mobile légal (le plus utilisé en télétravail) et le guide des sanctions de contrôle horaire 2026, où nous listons les amendes concrètes du secteur. --- ## Suivi du temps dans l'industrie et les ateliers : équipes tournantes et convention URL: https://lapsowork.com/fr/blog/suivi-du-temps-industrie-ateliers/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Guide du pointage dans l'industrie et les ateliers : équipes tournantes 24/7, convention du métal et du bâtiment, heures supplémentaires et conformité 2026. Dans l'industrie, les ateliers et le bâtiment, le suivi du temps présente des particularités que l'on ne retrouve pas dans d'autres secteurs : équipes tournantes 24/7, zones sans couverture mobile, personnel itinérant d'un chantier à l'autre, conventions complexes (métal, bâtiment, automobile) et heures supplémentaires récurrentes. Dans cet article, nous expliquons comment respecter la ley de fichaje 2026 (loi espagnole sur le pointage numérique) dans ces environnements, avec des exemples concrets et la configuration recommandée. ## Les défis spécifiques de l'industrie ### 1. Équipes tournantes en 3×8 ou 4×6 Une usine en production continue avec des équipes du matin (6 h-14 h), de l'après-midi (14 h-22 h) et de nuit (22 h-6 h). Ou des schémas 4×6 (4 jours de travail, 2 de repos, en boucle). Le suivi du temps doit refléter **automatiquement** à quelle équipe appartient chaque pointage, afin que les heures soient comptabilisées avec les **majorations correspondantes** (travail de nuit, jours fériés). ### 2. Chantiers et ateliers sans couverture mobile Un électricien travaillant dans un parking souterrain, un opérateur dans une usine faisant office de cage de Faraday, un technicien dans un tunnel ferroviaire. Le pointage mobile **doit fonctionner hors ligne** et se synchroniser dès que le réseau revient. ### 3. Personnel itinérant Des électriciens ou des plombiers qui passent sur 3 à 4 chantiers différents dans la journée. Chaque chantier est un **centre de travail distinct** : il faut savoir combien d'heures chacun a travaillées sur chaque chantier pour la facturation au client final. ### 4. Conventions complexes La convention générale du métal compte plus de 80 articles spécifiques sur le temps de travail, les majorations et les temps de repos. Le bâtiment dispose d'une convention nationale complétée par des conventions provinciales distinctes. Tout calculer à la main sur une paie de 40 salariés est **irréalisable**. ### 5. Heures supplémentaires quotidiennes Dans l'industrie, il y a des heures supplémentaires presque chaque semaine : renfort de production, imprévu de maintenance, pic de commandes. La différence entre heure ordinaire, heure supplémentaire structurelle, heure supplémentaire pour force majeure et heure de jour férié modifie les cotisations à la Sécurité sociale et le montant brut sur la fiche de paie. ## Comment le résoudre avec un logiciel adapté ### Configuration par types de journée Dans LapsoWork, vous créez les **modèles de journée** (type « Équipe du matin », « Équipe de nuit », « Astreinte de week-end ») avec leurs horaires spécifiques et les majorations associées. Lorsqu'un salarié pointe dans la plage « Équipe de nuit », les heures sont **imputées automatiquement** avec la majoration de nuit appliquée. ### Pointage hors ligne garanti L'application LapsoWork enregistre le pointage sans réseau et se synchronise ensuite. **Essentiel** sur les chantiers et dans les ateliers industriels : si la synchronisation du mobile échoue sur un chantier souterrain, les pointages sont enregistrés en local et remontés dès le retour en surface. **Alternative** : une tablette en mode kiosque à l'entrée du hangar/de l'usine avec pointage par code PIN ou carte NFC. Plus pratique dans les usines de plus de 30 salariés qui accèdent par le même point. ### Géolocalisation au pointage (en option) Pour le personnel itinérant, le pointage peut enregistrer la **localisation approximative** au moment de la saisie. Utile pour justifier auprès du client final les heures travaillées sur chaque chantier. Important : cela nécessite une **information et un consentement** explicites du salarié (protection de la vie privée). ### Centres de travail et projets Chaque chantier ou projet est un **centre de travail** que l'on ouvre et ferme. Les salariés voient dans leur application où ils pointent aujourd'hui et les heures imputées à chaque chantier. Le responsable peut générer des rapports par centre pour la facturation au client. ### Alertes sur les heures supplémentaires et les temps de repos Le système alerte le responsable lorsqu'un salarié : - Est sur le point de dépasser le plafond de **80 heures supplémentaires annuelles** (art. 35 ET — Estatuto de los Trabajadores). - N'aura pas ses **12 heures de repos** entre deux journées. - Va travailler **plus de 6 jours d'affilée** sans repos hebdomadaire. ## Exemple concret : atelier mécanique de 28 salariés Un atelier de réparation de véhicules industriels comptant 28 salariés (22 techniciens + 6 administratifs). Avant LapsoWork : - Pointeuse physique à cartes perforées (achetée en 2008, encore fonctionnelle). - Fichier Excel mensuel du responsable pour faire les comptes et l'envoyer au cabinet comptable. - Convention du métal appliquée « à l'œil » par le gestionnaire. - Heures supplémentaires calculées uniquement si le salarié les réclamait. Contrôle de l'Inspection du travail en 2024 : sanction de **15 500 €** pour pointage non auditable + absence de traçabilité + trois cas d'heures supplémentaires non payées. Après avoir déployé LapsoWork (formule Basique, 2 €/salarié/mois = 672 €/an) : - **Tablette en mode kiosque** à l'entrée de l'atelier. Code PIN personnel par salarié. - **Exportation automatique** vers le cabinet comptable dans un format XML compatible. - **Convention du métal** appliquée automatiquement avec toutes les majorations. - **Historique auditable** disponible pour tout contrôle. Résultat : prochain contrôle en 2025 → **procès-verbal conforme**. Aucune sanction. ## Configuration recommandée par type d'entreprise ### Petit atelier (5-20 salariés) - Formule Basique LapsoWork (2 €/salarié/mois). - 1 tablette en mode kiosque à l'entrée (~150 €). - Convention du métal paramétrée à l'ouverture du compte. - **Coût annuel** : 120-480 € + tablette. ### Industrie moyenne (20-80 salariés) - Formule Avancée (3,50 €/salarié/mois) avec équipes tournantes et canal de signalement. - 1 à 2 tablettes en mode kiosque par équipe entrante. - Canal de signalement obligatoire au-delà de 50 salariés (299,99 €/an). - **Coût annuel** : 840-3 360 € + canal. ### Entreprise du bâtiment avec chantiers itinérants (30-100 salariés) - Formule Avancée avec pointage mobile obligatoire (pas de tablette en raison de la dispersion). - Géolocalisation optionnelle activée par chantier. - Intégration avec un logiciel de gestion de projet. - **Coût annuel** : 1 260-4 200 €. ### Grande usine (+100 salariés) - Formule Personnalisée avec intégrations à l'ERP (SAP, Microsoft Dynamics). - Lecteurs NFC par équipe ou tourniquets d'accès avec pointage intégré. - Reporting de direction avec BI. - **Coût annuel** : sur mesure. ## Conventions préconfigurées LapsoWork est livré avec les conventions industrielles suivantes chargées en standard : - **Convention nationale du métal**. - **Conventions provinciales du métal** (Madrid, Catalogne, Andalousie, Pays basque, Valence, Galice). - **Convention générale du bâtiment**. - **Conventions provinciales du bâtiment** (principales provinces). - **Secteur du bois et de l'ameublement**. - **Industrie chimique**. - **Hydrocarbures et gaz**. - **Arts graphiques**. Si votre convention n'est pas préchargée, l'équipe technique la paramètre à l'ouverture du compte **sans coût supplémentaire**, à partir des données du BOE (Boletín Oficial del Estado, journal officiel espagnol) ou de la convention collective en vigueur. ## Intégrations avec les ERP industriels L'API publique de LapsoWork permet l'intégration avec : - **SAP Business One** (l'ERP le plus répandu dans l'industrie espagnole). - **Microsoft Dynamics 365 Business Central**. - **Sage 200**. - **A3 Nóminas** (exportation directe). - **ERP maison** via webhooks ou REST. L'intégration type synchronise les salariés, les équipes planifiées et les heures imputées aux projets. Délai de mise en œuvre : **2 à 4 semaines**. ## Questions fréquentes **Cela fonctionne-t-il avec du personnel syndiqué ?** Oui. De fait, les syndicats **apprécient** les systèmes numériques, car ils enregistrent fidèlement les heures supplémentaires et facilitent les réclamations légitimes. Le comité d'entreprise demande souvent l'accès au système pour consulter des données agrégées et anonymes. **Que se passe-t-il si le salarié oublie de pointer sur un chantier sans couverture ?** Deux options : (1) il pointe en arrivant au point suivant disposant d'une couverture, et le système enregistre l'heure approximative avec une note du salarié ; (2) le responsable corrige le pointage avec un motif justifié. Tout est tracé. **Les lecteurs de carte NFC sont-ils chers ?** Un lecteur NFC industriel coûte 80-200 €. Pour une usine de 50 salariés en 3 équipes, 2 à 3 lecteurs (un par zone) suffisent. Amortissement en quelques semaines par rapport au temps gagné. **Le système détecte-t-il le pointage frauduleux (ex. : un collègue qui pointe à la place d'un autre) ?** Il détecte les schémas suspects (ex. : pointage par PIN depuis une localisation incohérente, empreintes non enregistrées). Pour une sécurité maximale, le pointage biométrique (empreinte ou reconnaissance faciale) évite le « pointage entre amis ». Disponible dans la formule Avancée. **Qu'en est-il des déplacements entre centres ?** On peut configurer le **temps de déplacement** entre chantiers comme temps de travail effectif (ce qu'exige la convention du bâtiment dans certains cas). Le système l'impute automatiquement sans que le salarié ait à pointer manuellement. ## Conclusion L'industrie et les ateliers ont des défis spécifiques en matière de suivi du temps, mais **ils se résolvent tous avec un logiciel bien configuré**. Le coût (à partir de 672 €/an en formule Basique pour 28 salariés) est amorti en **évitant une seule sanction** de l'Inspection du travail (moyenne de 15 000 € dans le secteur) et en économisant les 6 à 10 heures hebdomadaires perdues à gérer Excel et la pointeuse à cartes. Si vous souhaitez voir comment cela se configure pour votre cas, vous pouvez solliciter une démo personnalisée ou essayer LapsoWork gratuitement pendant 30 jours. Nous proposons également un guide sur les sanctions en cas de non-respect du suivi du temps ainsi qu'un comparatif de logiciels RH si vous hésitez encore sur l'outil à utiliser. --- ## Top 10 des erreurs lors de l'implantation d'un logiciel RH dans une PME URL: https://lapsowork.com/fr/blog/erreurs-implantation-logiciel-rh/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Les 10 erreurs les plus courantes en digitalisant les RH d'une PME espagnole et comment les éviter. Checklist d'implantation pas à pas. Cela fait une décennie que nous accompagnons plus de 200 PME espagnoles dans la digitalisation de leurs RH. En chemin, nous avons vu toutes les erreurs possibles : certaines amusantes, la plupart coûteuses. Cet article rassemble les **10 erreurs les plus fréquentes** que commettent les entreprises lorsqu'elles implantent un logiciel RH pour la première fois, avec des exemples réels et la manière de les éviter. Même si vous êtes en train de choisir un logiciel différent du nôtre, il vous sera utile. ## Erreur 1 : Choisir le logiciel avant de savoir quel problème vous résolvez L'erreur la plus courante : le responsable RH ou le gérant navigue sur les sites des fournisseurs, tombe amoureux d'une belle interface et signe. Puis il découvre que le logiciel dispose d'un module de recrutement très avancé… qu'il n'utilisera pas, et qu'il lui manque le module de canal de signalement que la **loi lui impose**. **Comment l'éviter** : avant de regarder les fournisseurs, notez sur une feuille : 1. Quels processus réalisons-nous aujourd'hui **sur papier ou sur Excel** qui nous posent problème ? 2. Quelles **obligations légales** ne respectons-nous pas aujourd'hui ? 3. Quel **gain de temps** attendons-nous ? 4. Combien d'employés avons-nous et à quel rythme grandissons-nous ? Avec cette feuille, comparez 3-4 options (incluez LapsoWork, Factorial, Bizneo ou Sesame) avec des critères clairs. ## Erreur 2 : Souscrire le forfait le plus cher « au cas où » Certains fournisseurs jouent à ce jeu : le forfait de base n'inclut rien d'utile, si bien que vous finissez par souscrire le forfait avancé « par précaution ». Puis vous découvrez qu'il y a des modules que vous n'activez jamais. **Comment l'éviter** : commencez toujours par le **forfait de base**. Si vous avez besoin de modules avancés, changez. Un logiciel moderne comme LapsoWork permet de changer de forfait **mois par mois** sans engagement. Cela n'a aucun sens de payer pour quelque chose que vous n'allez pas utiliser la première année. ## Erreur 3 : Sauter le nettoyage des données avant la migration Vous migrez votre Excel « tel quel » vers le nouveau logiciel avec les **trois « Jose García » sans numéro de pièce d'identité** que vous traînez depuis 2018, les dates d'embauche dans des formats différents et les documents non classés. Le nouveau système hérite de tout ce chaos. **Comment l'éviter** : consacrez **1 à 2 jours** avant la migration à : - Épurer les doublons et les enregistrements obsolètes. - Standardiser le format (nom prénom vs prénom, nom ; JJ/MM/AAAA pour toutes les dates). - Organiser les documents par employé dans des dossiers portant un nom cohérent. Un Excel propre met 72 h à migrer. Un Excel chaotique, 2 semaines. ## Erreur 4 : Ne pas communiquer le changement aux employés Un jour, les employés reçoivent un email disant « à partir de lundi, vous pointerez via l'application ». Réaction : peur, résistance, rumeurs (« on nous espionne »), plaintes au comité d'entreprise. **Comment l'éviter** : communiquez **2 à 3 semaines à l'avance** : 1. Email de la direction expliquant le **pourquoi** (nouvelle loi, économie de papier, simplification). 2. Séance brève de **questions-réponses** (30 min en présentiel ou en visioconférence). 3. **Manuel court en PDF** avec captures d'écran (2 à 4 pages). 4. Canal de questions (email ou messagerie interne) actif durant les 2 premières semaines. Les entreprises qui communiquent bien atteignent **>95 % d'adoption** dès la première semaine. Celles qui ne le font pas plafonnent à 60 % et mettent des mois. ## Erreur 5 : Ne pas former les cadres intermédiaires Les employés apprennent l'application rapidement parce que l'interface est simple. **Les cadres intermédiaires se perdent** si vous ne les formez pas : comment j'approuve les congés ? où je vois les heures de mon équipe ? que faire si un employé demande une correction ? **Comment l'éviter** : une séance d'**1 heure spécifique** pour les cadres (chefs d'équipe, responsables). C'est le groupe le plus critique, car si un chef rejette le système, son équipe le rejette avec lui. ## Erreur 6 : Mal configurer la convention collective C'est l'erreur **la plus coûteuse à long terme**. Si vous ne configurez pas correctement la convention collective (jours fériés, primes, temps de travail, temps de repos), le logiciel commence à mal calculer les heures et les soldes de congés. Ces données arrivent faussées à votre cabinet comptable et finissent par provoquer des erreurs sur la paie. Vous découvrez la panne trois mois plus tard, avec l'ensemble du personnel qui réclame. **Comment l'éviter** : demandez à votre fournisseur une **validation de la convention collective** à la mise en place. Qu'il vous montre où se configurent les jours fériés, les types de primes, les heures supplémentaires, et vérifiez-le vous-même avant d'activer le système. LapsoWork réalise cette validation sans frais grâce aux conventions collectives préconfigurées. ## Erreur 7 : Confier le contrôle à une seule personne Une entreprise de 40 employés délègue tout le système au responsable RH. Lorsque cette personne est en congés ou malade, **plus personne ne sait** comment approuver les congés, corriger les pointages ou gérer un arrêt. Paralysie opérationnelle. **Comment l'éviter** : dès le premier jour, configurez **deux administrateurs** au minimum et donnez un accès limité à chaque cadre intermédiaire. L'application de LapsoWork dispose de **rôles par défaut** (Admin, Responsable d'équipe, Employé) qui résolvent ce problème. ## Erreur 8 : Ne pas exploiter les intégrations Certaines entreprises maintiennent leur cabinet comptable externe **en train de faire à la main** l'export mensuel des heures. Elles paient pour deux choses (logiciel + cabinet comptable) qui pourraient être connectées directement par API. **Comment l'éviter** : à la mise en place, demandez : - Existe-t-il une intégration avec notre cabinet comptable (A3, Sage, ContaSOL) ? - Peut-on le connecter à notre ERP ? - Existe-t-il une API publique pour des développements propres ? LapsoWork s'intègre aux principaux cabinets comptables espagnols et dispose d'une API documentée si vous souhaitez automatiser des processus. ## Erreur 9 : Ne pas réviser le système durant les 30 premiers jours Vous implantez, vous formez l'équipe, ça démarre. Et vous oubliez. **Erreur**. Les 30 premiers jours sont critiques pour détecter des ajustements : un employé qui ne pointe pas, un type d'absence qui n'est pas configuré, un rapport qui ne sort pas comme vous l'attendez. **Comment l'éviter** : **planifiez une révision** avec le fournisseur 30 jours après le démarrage. Liste des points à vérifier : - Est-ce que tous les employés pointent ? Y en a-t-il un sans activité ? - A-t-on créé des incidents ou des demandes dont vous ignoriez l'existence ? - L'export mensuel vers le cabinet comptable est-il cohérent ? - Les rapports renvoient-ils ce qui est attendu ? - Y a-t-il des plaintes ou des questions récurrentes de l'équipe ? ## Erreur 10 : Ne pas se préparer à une inspection Le logiciel est conforme, mais **vous n'avez jamais préparé une inspection**. Lorsque l'Inspection du travail arrive, le responsable RH panique, ne trouve pas le rapport, sort des données incomplètes et se retrouve avec un procès-verbal de mise en demeure inutile. **Comment l'éviter** : réalisez une **simulation d'inspection** tous les 6 mois : 1. Exportez le registre du temps de travail de **20 employés aléatoires**. 2. Vérifiez qu'il coïncide avec les bulletins de paie de la période. 3. Exportez le **registre des corrections** et vérifiez que les motifs sont valables. 4. Contrôlez que vous disposez de l'**accord de télétravail** de chaque employé à distance. 5. Vérifiez que le **canal de signalement** est publié et qu'un responsable est nommé (si +50 employés). LapsoWork génère tous ces rapports en **1 clic**. La simulation devrait vous prendre 30 minutes. ## Checklist récapitulative d'implantation Si vous allez implanter un logiciel RH ce mois-ci, suivez cet ordre : 1. **Diagnostic préalable** (1 à 2 jours) : quels processus, quelles lois, quelles économies. 2. **Comparatif de 3 fournisseurs** (1 semaine) : sans vous laisser séduire par le marketing. 3. **Démo de 30 jours** du candidat gagnant : testez avec des données réelles. 4. **Nettoyage des données** avant la migration (2 à 3 jours). 5. **Migration assistée** par le fournisseur (2 à 3 jours). 6. **Configuration de la convention collective** + validation avec le cabinet comptable (1 jour). 7. **Formation des cadres** (1 séance, 1 heure). 8. **Communication aux employés** (email + manuel PDF). 9. **Démarrage** avec une date exacte. 10. **Révision à 30 jours** + ajustements. 11. **Simulation d'inspection** au 6e mois. Avec ce plan, l'implantation se fait en **5 à 6 semaines** et se stabilise en 2 à 3 mois. ## Questions fréquentes **Combien de temps me prendra toute l'implantation ?** De la décision au système stabilisé : 6 à 10 semaines pour une PME moyenne. L'implantation technique à elle seule prend 3 à 5 jours. **Quel ROI attendre la première année ?** Dans les PME de 30 à 80 employés, l'économie typique est de **6 à 10 heures/semaine** pour le responsable RH + une réduction des erreurs administratives. Le logiciel (720 €/an avec LapsoWork Básico) est amorti **dès le premier mois** rien qu'en heures gagnées. **Et si au bout de 3 mois nous ne sommes pas satisfaits ?** Avec un logiciel sans engagement comme LapsoWork, vous partez. Avant de souscrire, assurez-vous qu'il n'y a pas de contrat annuel obligatoire. **Est-il rentable de faire appel à un cabinet de conseil externe pour l'implantation ?** Pour les PME de moins de 100 employés, ce n'est normalement pas nécessaire : le fournisseur du logiciel réalise l'implantation sans frais. Pour les entreprises plus grandes ou avec des intégrations complexes, un cabinet de conseil peut faire gagner du temps. **Et si le logiciel choisi ne convient pas par la suite ?** Mieux vaut le détecter pendant la démo de 30 jours. Si vous avez déjà souscrit avec un contrat annuel, renégociez un changement de forfait ou une résiliation anticipée. Si le contrat est sans engagement, vous partez. ## Conclusion Implanter un logiciel RH paraît compliqué parce que cela mêle **technologie, loi et personnes**. Les 10 erreurs que nous avons listées se résument en trois idées : **planifiez avant de souscrire, communiquez bien avec votre équipe et révisez à chaud durant les 30 premiers jours**. Avec cela, la digitalisation passe d'un projet stressant à un simple changement administratif. Si vous voulez bien implanter dès le départ, vous pouvez essayer LapsoWork 30 jours gratuitement avec l'accompagnement de notre équipe technique. Et si vous êtes encore en train de décider, lisez combien coûte un logiciel RH pour une PME ou le guide sur comment migrer depuis Excel sans perdre de données. --- ## Contrôle horaire dans l'hôtellerie-restauration : guide pratique pour restaurants et hôtels URL: https://lapsowork.com/fr/blog/controle-horaire-hotellerie-restauration/ Publicado: 2026-04-23 Resumen: Comment gérer le pointage dans l'hôtellerie-restauration sans douleur : services coupés, multi-établissements, Inspection du travail et logiciel recommandé pour 2026. L'hôtellerie-restauration est le secteur qui présente le **taux de sanction le plus élevé de l'Inspection du travail** en Espagne. Les raisons : des services coupés impossibles à documenter sur Excel, un personnel tournant, des établissements multiples et des heures supplémentaires qui échappent au contrôle. Dans cet article, nous vous expliquons comment un restaurant, un hôtel ou un groupe hôtelier peut respecter la « ley de fichaje 2026 » (loi espagnole sur le pointage) sans compliquer les opérations quotidiennes. ## Les 5 problèmes spécifiques au secteur ### 1. Services coupés et coupures Un serveur typique enchaîne un service de 12h00 à 16h00, puis revient de 20h00 à 01h00. Si vous l'obligez à pointer 4 fois (entrée du matin, sortie du matin, entrée du soir, sortie du soir) sur papier, l'oubli est presque garanti. Sur Excel, faire coïncider les heures effectivement travaillées sans temps de pause cotisé relève du casse-tête mensuel. ### 2. Un personnel très tournant Extras du week-end, remplacements, personnel saisonnier temporaire. En un mois, vous pouvez embaucher et débaucher 15 personnes. Chaque embauche sur papier représente 30 minutes de travail administratif. ### 3. Multi-établissements Un groupe de 3 restaurants dispose d'un personnel qui « circule » entre les établissements. Savoir combien d'heures Juan a travaillé dans l'établissement A et combien dans l'établissement B suppose de consulter des feuilles séparées et de les croiser à la main. ### 4. Heures supplémentaires opaques En cuisine, il est fréquent de faire +30 min/jour sans les enregistrer. Au bout de l'année, cela représente 120 heures que l'Inspection peut réclamer de payer + une sanction pour infraction très grave. ### 5. Repos entre deux journées de travail La convention collective de l'hôtellerie-restauration exige 12 h de repos entre deux journées de travail. Avec les services coupés et les coupures, le respecter demande de la vigilance. Sans système numérique, on l'enfreint sans s'en rendre compte. ## Comment le résoudre avec un logiciel adapté ### Pointage par tablette kiosque dans chaque établissement Une tablette Android au comptoir ou en cuisine, avec l'application LapsoWork en mode kiosque. L'employé pointe avec son code PIN personnel (4 chiffres) en **3 secondes**. En cas de coupure réseau, la tablette enregistre hors ligne et synchronise dès le retour de la connexion. **Avantages par rapport au téléphone personnel** : plus d'excuse du type « j'ai oublié mon téléphone » et vous évitez les conflits liés à l'usage du téléphone personnel pendant les heures de travail. ### Plannings visuels par glisser-déposer Le responsable crée le **planning hebdomadaire** en faisant glisser les employés sur les services. Chaque employé voit sa semaine dans l'application mobile en temps réel. Si vous remplacez quelqu'un le mercredi en milieu de semaine, il reçoit une notification push immédiate. ### Alertes automatiques de repos Le système détecte si un employé va travailler avec moins de 12 h de repos entre deux journées et **prévient le responsable avant** de valider le service. Zéro manquement à la convention collective par étourderie. ### Contrôle des heures supplémentaires en temps réel Le responsable voit sur son tableau de bord les heures effectivement travaillées par rapport à celles prévues au contrat. Si un employé totalise 180 h au 20 du mois (alors qu'il « devrait » en être à 140), l'alerte se déclenche. Vous décidez alors de compenser par du repos, de payer en heures supplémentaires ou d'ajuster les services. ### Multi-établissements avec vue consolidée Chaque établissement est une unité indépendante, mais le gérant dispose du **tableau de bord global** : combien d'heures ont été travaillées dans chaque établissement, combien par employé, quel est le coût hebdomadaire de la paie. Essentiel pour maîtriser les coûts dans un secteur aux marges serrées. ## Exemple concret : un hôtel de 62 employés Un hôtel urbain de 62 employés répartis sur 3 établissements (réception 24h/24, restaurant, événementiel) a mis en place LapsoWork après un avertissement de l'Inspection. Avant : - 4 feuilles Excel (une par responsable de service). - Des heures supplémentaires calculées « au jugé ». - 8 h par semaine du responsable RH pour établir les plannings. - Aucune alerte de repos minimum. Après 3 mois avec LapsoWork : - **Temps gagné** : 8 h/sem au RH + 2 h/sem par responsable = **18 h/semaine** au total. - **Heures supplémentaires détectées** : 112 h qui n'étaient pas payées. Régularisées. - **Manquements au repos évités** : 5 par mois (détectés et corrigés en amont). - **Sanction évitée** : la visite suivante de l'Inspection s'est conclue par un procès-verbal conforme. ## Exigences spécifiques par type d'établissement ### Restaurant indépendant (10-30 employés) - Plan Básico de LapsoWork (2 €/empl/mois) : pointage, plannings (add-on du plan Avanzado), congés, gestionnaire documentaire. - 1 tablette kiosque (investissement unique ~150 €). - Formation 1 h au propriétaire + 30 min à l'équipe. - **Coût annuel estimé** : 720 € + 150 € de tablette + plan Avanzado si les services sont complexes. ### Groupe de restaurants (30-80 employés) - Plan Avanzado (3,50 €/empl/mois) pour les plannings et le multi-établissements natif. - Une tablette par établissement. - Responsable RH dédié ou externalisé. - **Coût annuel estimé** : 1 680-3 360 €. ### Hôtel (50-200 employés) - Plan Avanzado + canal de signalement obligatoire (Ley 2/2023). - Intégration avec le logiciel hôtelier existant (PMS) via API. - Formation par service (réception, restaurant, housekeeping). - **Coût annuel estimé** : 3 500-10 000 € + canal 299,99 €. ### Chaîne hôtelière (+200 employés) - Plan Personalizado avec intégrations sur mesure. - Déploiement par phases (1 hôtel pilote + roll-out). - Chargé de compte dédié. - **Coût annuel** : sur mesure. ## Conventions collectives spécifiques prises en charge LapsoWork est préconfiguré avec les conventions collectives les plus utilisées dans l'hôtellerie-restauration : - **Convenio estatal de hostelería** (convention collective nationale de l'hôtellerie-restauration). - **Convenios provinciales** (conventions provinciales : Madrid, Catalogne, Andalousie, Valence, Baléares, Canaries). - **Convenios de grandes grupos** (conventions des grands groupes, le cas échéant). Les calculs de repos, d'heures supplémentaires et de primes salariales s'appliquent automatiquement. Si votre convention collective n'est pas chargée, notre équipe la paramètre lors de la mise en service, sans frais. ## Questions fréquentes **Comment pointent les employés qui n'ont pas de téléphone personnel ?** Tablette kiosque dans l'établissement. L'employé se connecte avec son code PIN personnel et pointe. Dans l'hôtellerie-restauration, c'est la méthode la plus utilisée et la plus pratique. **Le système détecte-t-il si un serveur pointe sa sortie et continue de travailler ?** Oui, vous pouvez configurer des « alertes de dernière minute » : si un employé pointe sa sortie et que le responsable constate qu'il est toujours dans l'établissement, il reçoit un avertissement pour vérifier. **Que se passe-t-il avec le personnel extra du week-end ?** Vous l'embauchez de façon temporaire avec une date de début et de fin. Il pointe comme les employés permanents. À la fin de la saison, il est désactivé et cesse d'être facturé dans le coût mensuel. **Comment gère-t-on le « personnel au noir » en cuisine ?** Il ne se gère pas. Si vous avez du personnel sans contrat, aucun logiciel ne résoudra le problème. L'Inspection croise les pointages avec la Sécurité sociale (Seguridad Social) et détecter les écarts est trivial. Sanction garantie. **Le logiciel s'intègre-t-il aux TPV de l'hôtellerie-restauration ?** LapsoWork dispose d'une API publique. Les principaux TPV (Agora, HioPOS, Polarized) peuvent s'y connecter pour synchroniser les employés. Renseignez-vous auprès de notre équipe sur les intégrations disponibles. ## Conclusion L'hôtellerie-restauration n'est pas un secteur « plus difficile » pour respecter la loi sur le pointage : c'est un secteur où **le coût du non-respect est plus élevé** (sanctions, réclamations, turnover). Un logiciel spécialisé comme LapsoWork résout les services coupés, le multi-établissements, les repos et les heures supplémentaires pour **720 €/an** (plan Básico) ou **1 260 €/an** (plan Avanzado avec plannings) pour un restaurant de 30 employés. Si vous souhaitez voir comment cela fonctionne dans votre cas précis, vous pouvez solliciter une démo personnalisée ou essayer LapsoWork 30 jours gratuitement. Et si vous hésitez entre acheter et rester sur Excel, consultez combien coûte réellement un logiciel RH pour une PME ou les sanctions spécifiques au secteur. --- ## Signature biométrique des contrats : qu'est-ce que c'est et comment la mettre en place dans votre PME URL: https://lapsowork.com/fr/blog/signature-biometrique-contrats/ Publicado: 2026-04-22 Resumen: Guide complet sur la signature biométrique des contrats de travail : validité légale eIDAS, fonctionnement, avantages et mise en place en 48 heures. Imprimer un contrat, le scanner, l'envoyer par e-mail, le recevoir signé, le rescanner, le classer dans un dossier… C'est encore ce que font la plupart des PME espagnoles en 2026. La **signature biométrique** élimine tout ce processus : le salarié signe sur son mobile en 10 secondes et le contrat devient juridiquement contraignant. Dans cet article, nous vous expliquons ce qu'elle est exactement, quelle est sa validité et comment la mettre en place en 48 heures sans toucher à votre ERP. ## Qu'est-ce que la signature biométrique La signature biométrique est un type de **signature électronique avancée** qui capture les données uniques de votre tracé lorsque vous signez sur un écran tactile (mobile, tablette) : - **Pression exercée** en chaque point du tracé. - **Vitesse et accélération** du mouvement. - **Cadence** (rythme de signature). - **Angles et inclinaisons** du geste. Toutes ces données sont combinées avec un **hachage cryptographique du document** et génèrent une preuve unique, liée de manière irréversible à la personne qui signe et au document qu'elle signe. ## Base légale : pourquoi elle vaut autant que la signature manuscrite La validité de la signature biométrique en Espagne repose sur deux blocs réglementaires : ### Reglamento eIDAS 910/2014 (Règlement européen eIDAS) Il établit trois niveaux de signature électronique : - **Signature électronique simple** : toute méthode numérique qui identifie le signataire. Validité juridique limitée (un e-mail « d'accord » compte techniquement). - **Signature électronique avancée** : identifie le signataire de manière unique, se lie indissociablement au document et permet de détecter les modifications ultérieures. **La signature biométrique se situe ici**. - **Signature électronique qualifiée** : avancée + certificat qualifié + dispositif sécurisé (ex. : signature avec le DNIe, carte d'identité électronique espagnole). Niveau juridique maximal. La signature biométrique, étant **avancée**, équivaut à la signature manuscrite pour la **grande majorité des documents** (art. 25 eIDAS). ### Código Civil español (Code civil espagnol) L'art. 3.10 du Código Civil déclare valables les formes d'expression de la volonté, y compris numériques, dès lors qu'il existe une **constatation fiable**. La signature biométrique l'apporte. ### Jurisprudence récente Les tribunaux espagnols admettent la signature biométrique depuis 2016. Affaires marquantes : - **TS 2021 (Tribunal Supremo)** : signature biométrique dans le secteur bancaire considérée comme équivalente à la signature manuscrite. - **TSJ Madrid 2023 (Tribunal Superior de Justicia)** : contrat de travail signé biométriquement admis comme preuve pleine et entière. - **TSJ Cataluña 2024** : modification substantielle des conditions acceptée par signature biométrique considérée comme valable. ## À quoi peut-elle servir dans une PME Pratiquement n'importe quel document RH : 1. **Contrats de travail** (à durée indéterminée, temporaire, en alternance, de formation). 2. **Avenants au contrat** (modifications, changements d'horaire). 3. **Accords de télétravail** (obligatoires en vertu de la Ley 10/2021). 4. **Notifications de licenciement ou de fin de contrat**. 5. **Clauses de confidentialité et pactes de non-concurrence**. 6. **Autorisations** (droit à l'image, cession de données, formation subventionnée). 7. **Bulletins de paie** (signature de conformité du salarié). 8. **Remise d'équipements et d'EPI**. 9. **Acceptation de la convention collective**. 10. **Acceptation de la politique d'utilisation des outils informatiques**. Ce qu'il **ne convient pas de signer uniquement par signature biométrique** : - Actes authentiques devant notaire (ils exigent une signature manuscrite en présentiel). - Documents devant être inscrits dans des registres publics avec signature certifiée. - Contrats avec des entreprises étrangères dont la partie adverse exige une signature qualifiée. Pour ces cas-là, on utilise la **signature électronique qualifiée** avec certificat numérique. ## Comment elle fonctionne techniquement Le processus comporte 4 phases : ### Phase 1 — Génération du document L'administrateur RH sélectionne un **modèle** (ex. : contrat à durée indéterminée). LapsoWork remplit automatiquement les variables du salarié (nom, DNI, catégorie, salaire) et génère le PDF. ### Phase 2 — Envoi au salarié Le salarié reçoit une **notification push dans l'application** avec le document. Il peut le lire intégralement, le télécharger, ajouter des annotations si nécessaire. ### Phase 3 — Signature Le salarié signe avec le doigt ou un stylet directement sur l'écran de son mobile. Le système capture : - Le **tracé visuel** de la signature. - Les **données biométriques** du geste (pression, vitesse, cadence). - L'**horodatage** du moment de la signature. - Les **métadonnées de l'appareil** (sans porter atteinte à la vie privée : modèle d'appareil, version de l'OS). - Un **hachage cryptographique** du document signé. ### Phase 4 — Scellement et archivage Le système combine le document + la signature + les données biométriques + l'horodatage dans un **conteneur PDF/A-3** (format d'archivage à long terme). Ce conteneur est scellé avec un **horodatage qualifié** (TSA) et archivé dans le gestionnaire documentaire avec une traçabilité complète. Si, des années plus tard, quelqu'un conteste la signature, on peut **vérifier** que : 1. Le document n'a pas été modifié. 2. La signature correspond à la personne (par analyse d'expertise des données biométriques). 3. L'horodatage est authentique. ## Comparatif avec d'autres méthodes | Méthode | Validité juridique | Temps par signature | Coût | Traçabilité | |---|---|---|---|---| | **Papier + manuscrite** | Pleine | 5-15 min (imprimer, signer, scanner) | Papier + toner + archivage | Manuelle | | **PDF éditable avec signature scannée** | **Discutable** | 5-10 min | Gratuit | Très faible | | **Signature simple** (ex. : case « j'accepte ») | Limitée | 10 s | Gratuit | Faible | | **Signature biométrique** | **Avancée** | 10-20 s | Incluse dans le SaaS | Élevée | | **Signature qualifiée** (DNIe) | Maximale | 2-5 min | Gratuit (requiert un certificat) | Élevée | La signature biométrique est le **point optimal** pour les documents de travail courants : validité équivalente à la manuscrite, rapidité de la signature qualifiée, coût inclus dans un SaaS. ## Comment la mettre en place dans votre PME ### Jour 1 — Configuration (3-4 heures de travail RH) 1. **Activez le module de gestionnaire documentaire** avec signature biométrique (inclus dans le plan Básico de LapsoWork). 2. **Téléchargez les modèles** de contrats et d'accords les plus courants (CDI, temporaire, télétravail). LapsoWork détecte automatiquement les variables (nom, DNI, etc.). 3. **Communiquez aux salariés** que les nouveaux contrats et avenants seront signés via l'application. Modèle d'e-mail disponible. ### Jour 2 — Premier contrat pilote 4. Choisissez un cas réel (nouveau contrat, avenant, changement d'horaire) et utilisez-le comme **pilote**. 5. Envoyez-le via l'application au salarié concerné. 6. Le salarié signe depuis son mobile. 7. Vérifiez dans le gestionnaire documentaire que le document a bien été archivé avec toutes les métadonnées. ### Semaine suivante — Déploiement complet 8. Appliquez la signature biométrique à **tous les nouveaux documents** à partir de ce moment. 9. Pour l'historique déjà signé sur papier, il n'est pas nécessaire de le migrer : vous conservez l'archive physique selon vos besoins. ## Cas d'usage typiques dans la PME espagnole ### Embauche rapide Une PME de la restauration recrute un serveur pour le week-end. Avant : imprimer le contrat, attendre le salarié, signer, scanner, archiver (30-45 min). Maintenant : générer dans LapsoWork, envoyer sur le mobile du salarié, signer (3 min au total). ### Changements d'horaire massifs Une entreprise de services passe à 37,5 h hebdomadaires en application de la convention collective. Avant : 80 avenants imprimés, signés et archivés (2-3 jours de travail). Maintenant : 80 avenants envoyés en lot en un clic, signés par les salariés en 24-48 h (4 h de travail réel). ### Acceptation du canal d'alerte Tout le personnel doit recevoir et accepter la politique interne du canal d'alerte. Avant : réunion en présentiel ou e-mail avec accusé de réception douteux. Maintenant : envoi massif avec signature biométrique, traçabilité complète. ## Questions fréquentes **Que se passe-t-il si le salarié n'a pas de smartphone personnel ?** L'entreprise doit lui fournir une alternative : tablette au bureau, ordinateur à l'accueil ou smartphone professionnel. Si le salarié peut signer sur papier parce qu'il refuse d'utiliser un appareil, la loi le permet. **Le salarié peut-il refuser de signer biométriquement ?** En principe, oui. Mais si la convention collective ou le contrat le stipulent, ou si l'entreprise le justifie par un protocole interne, cela est généralement admis. Dans la pratique, aucun salarié ne refuse quand il voit à quel point c'est rapide. **Quelle est sa validité à l'étranger ?** Au sein de l'UE, le Reglamento eIDAS garantit la reconnaissance mutuelle. Dans les pays hors UE, cela dépend du droit local : au Royaume-Uni, en Suisse et aux États-Unis, elle est généralement admise ; dans certains pays d'Amérique latine, la signature manuscrite est encore exigée. **Et si quelqu'un nie avoir signé ?** En cas de contestation, une **analyse d'expertise** des données biométriques capturées est réalisée. Un graphologue judiciaire certifié compare le tracé et les schémas avec des échantillons connus du signataire. 99 % des contestations finissent par confirmer la signature. **Les données biométriques comptent-elles comme des « données sensibles » selon le RGPD ?** Oui, les données biométriques relèvent d'une catégorie particulière (art. 9 RGPD). Elles doivent être traitées sur une base légale adéquate : dans le cadre du travail, il s'agit du consentement explicite au moment de la signature + l'intérêt légitime de l'entreprise dans la gestion documentaire. LapsoWork gère cela conformément à la réglementation. ## Conclusion La signature biométrique est le moyen le plus efficace et juridiquement valable de gérer les documents de travail d'une PME en 2026. Elle vous fait gagner **des heures chaque semaine** en paperasse, réduit les erreurs et laisse une preuve cryptographique solide face à toute divergence future. Avec LapsoWork, elle est incluse dès le plan Básico (2 €/salarié/mois), sans coût supplémentaire. Si vous souhaitez la mettre en place dans votre PME, vous pouvez essayer LapsoWork gratuitement pendant 30 jours pour l'évaluer sans engagement, ou consulter la page du module de gestionnaire documentaire avec tous les détails techniques. Et si vous n'avez pas encore migré du papier au numérique, nous disposons d'un guide spécifique expliquant comment le faire en 72 heures. --- ## Pointer avec son téléphone : est-ce légal et conforme à la nouvelle réglementation de 2026 ? URL: https://lapsowork.com/fr/blog/pointer-avec-son-telephone-est-ce-legal/ Publicado: 2026-04-22 Resumen: Nous clarifions si pointer avec son téléphone est légal en Espagne en 2026, quelles exigences l'app doit remplir et comment éviter les sanctions de l'Inspection du travail. « Les commerciaux qui sont hors du bureau, peuvent-ils pointer avec leur téléphone et que ce soit valable ? » C'est l'une des questions les plus fréquentes que nous recevons. La réponse courte : **oui, à condition que l'app remplisse les cinq exigences techniques de la nouvelle ley de fichaje digital 2026 (loi espagnole sur le pointage numérique 2026)**. Dans cet article, nous vous expliquons ce que cela signifie exactement et comment vous assurer que l'app que vous utilisez (ou celle de vos salariés) est conforme. ## La réponse directe : oui, pointer avec son téléphone est légal La loi espagnole, tant dans le Real Decreto-ley 8/2019 que dans la réglementation actualisée de 2026, **n'impose aucun support physique concret** pour l'enregistrement du temps de travail. Ce qu'elle exige, c'est que le système, quel qu'il soit, remplisse un certain nombre d'exigences fonctionnelles. Le téléphone répond sans problème à ces exigences si vous utilisez une **app homologuée**. En réalité, pour de nombreux profils de salariés (commerciaux, techniciens de terrain, télétravailleurs, personnel de nettoyage multi-sites), c'est la seule option pratique. ## Les 5 exigences que l'app doit remplir L'app que vous utilisez, qu'elle soit de LapsoWork ou de tout autre fournisseur, doit remplir **toutes** les conditions suivantes. Si une seule fait défaut, le pointage n'est pas valable pour l'Inspection. ### 1. Identification unique du salarié Chaque salarié doit **s'authentifier de manière univoque**. Cela implique : - Identifiant et mot de passe personnels (au minimum). - Identification biométrique (empreinte ou reconnaissance faciale) ou code PIN si l'on utilise un appareil partagé de type tablette en borne (kiosk). - **Un identifiant unique partagé** par plusieurs salariés **n'est pas valable**. ### 2. Horodatage automatique et inaltérable Chaque pointage génère un horodatage **qui ne peut pas être modifié a posteriori**. Ni le salarié ni l'administrateur ne peuvent éditer l'heure directement ; ils peuvent uniquement **demander une correction**, qui est tracée avec la date, l'auteur et le motif. ### 3. Traçabilité totale des modifications En cas de correction (ex. : le salarié a oublié de pointer), le système conserve : - La date de la correction. - Qui l'a effectuée. - La valeur antérieure et la nouvelle. - Le motif déclaré. Cela permet à l'Inspection de voir **l'historique complet** et de détecter les manipulations. ### 4. Export audité en PDF ou CSV Le responsable RH doit pouvoir **générer un rapport en PDF ou CSV audité** à tout moment, avec l'ensemble des pointages de la période demandée par l'Inspection. Le format doit être « vérifiable », ce qui signifie qu'il ne peut pas s'agir d'un fichier Excel modifiable où n'importe qui pourrait changer les données. ### 5. Fonctionnement sans connexion à Internet L'app doit **permettre de pointer hors ligne** et se synchroniser au retour du réseau. Ce point est nouveau dans la réglementation 2026 et c'est celui qui fait le plus souvent défaut dans les apps anciennes : beaucoup exigent une connexion au moment du pointage et, s'il n'y a pas de réseau (chantier, zone rurale, parking souterrain), le salarié ne peut pas enregistrer son entrée. ## Les cas où pointer avec son téléphone est la seule vraie solution Il existe des profils de salariés pour lesquels le téléphone n'est pas une option, mais **la seule option** raisonnable : ### Commerciaux en tournée Ils passent 8 à 10 heures hors du bureau à rendre visite aux clients. Ils pointeraient « au retour au bureau » s'il n'y avait qu'un accès web, ce qui ne reflète pas le temps de travail réel. **Avec le téléphone** : ils pointent chez eux/chez le client/dans la voiture et l'heure réelle est enregistrée. ### Techniciens de terrain (maintenance, installations) Idem. De plus, ils peuvent utiliser la **géolocalisation optionnelle** pour attester du lieu où ils ont pointé. ### Télétravailleurs La Ley 10/2021 exige un enregistrement fiable du temps de travail à distance. L'app mobile est conforme au même titre que l'accès web. ### Salariés multi-sites Serveurs, vendeurs, personnel de nettoyage qui tournent entre plusieurs sites au cours d'une même semaine. Avec l'app mobile, ils pointent depuis leur appareil sur chaque site sans dépendre d'un matériel installé. ### Personnel en télétravail international Si l'entreprise a des salariés en Espagne venant d'autres pays (frontaliers, nomades numériques), le téléphone est l'option pratique. ## Ce à quoi vous devez faire attention Bien que pointer avec son téléphone soit légal, il y a trois nuances qu'il convient de connaître. ### 1. Confidentialité de l'appareil personnel Si le salarié utilise son téléphone personnel (BYOD), l'entreprise doit **encadrer cet usage** par un accord écrit : - L'entreprise ne peut voir que les pointages, pas le reste du téléphone. - Le salarié n'est pas obligé d'utiliser son téléphone personnel s'il ne le souhaite pas ; dans ce cas, l'entreprise doit lui fournir un appareil professionnel. - L'application ne peut pas collecter de données de l'appareil au-delà de ce qui est strictement nécessaire au pointage. ### 2. Géolocalisation — consentement explicite Si l'app active la géolocalisation (même « approximative »), il s'agit d'un traitement de données qui requiert : - Une **base légale** claire (intérêt légitime ou consentement). - Une **information préalable** du salarié. - La **proportionnalité** : vous ne pouvez pas suivre le salarié 24 h/24 ; uniquement au moment du pointage. L'app de LapsoWork permet de **désactiver la géolocalisation** au niveau de l'entreprise si vous ne souhaitez pas l'utiliser. ### 3. Usage abusif du temps Certains dirigeants pensent que le pointage mobile est « trop flexible » et permet des abus. La réalité est tout l'inverse : l'**horodatage inaltérable** et la traçabilité rendent la manipulation des pointages plus difficile que sur papier. ## Comment détecter si votre app actuelle n'est pas conforme Si vous utilisez déjà une app de pointage et que vous voulez vérifier sa conformité à la réglementation 2026, posez ces 5 questions à votre fournisseur (il doit répondre OUI à toutes) : 1. L'app identifie-t-elle le salarié de manière unique avec identifiant/mot de passe ou biométrie ? 2. L'horodatage est-il automatique et non modifiable par l'utilisateur ? 3. Chaque modification ultérieure est-elle enregistrée avec l'auteur, la date et le motif ? 4. Puis-je exporter un rapport PDF/CSV audité pour l'Inspection en 1 clic ? 5. Fonctionne-t-elle hors ligne et se synchronise-t-elle au retour du réseau ? Si la réponse à l'une d'elles est « non » ou « ça dépend », vous courez un risque légal réel et vous devriez envisager de changer de fournisseur avant la prochaine inspection. ## Questions fréquentes **Un WhatsApp envoyé au chef suffit-il pour pointer ?** Non. Il ne remplit ni l'identification unique (n'importe qui ayant le téléphone peut envoyer le message), ni l'horodatage inaltérable, ni la traçabilité, ni l'export audité. C'est la méthode que l'Inspection sanctionne le plus fréquemment. **Puis-je pointer avec mon Apple Watch ou mon Android Wear ?** L'app de LapsoWork ne propose pas de version pour objet connecté pour le moment (2026), mais le pointage depuis le téléphone, écran verrouillé, via le raccourci de notification est tout aussi rapide. **Que se passe-t-il si le salarié n'a pas de smartphone ?** L'entreprise doit proposer une alternative : tablette en borne sur le lieu de travail, pointage web depuis un ordinateur, voire un téléphone professionnel si le poste l'exige. L'entreprise ne peut pas obliger le salarié à utiliser son téléphone personnel s'il ne l'accepte pas par écrit. **Les pointages depuis un téléphone ont-ils une valeur en justice ?** Oui, à condition que l'app remplisse les 5 exigences. Les tribunaux admettent les pointages numériques depuis 2019 et, en 2026, ils constituent le format standard. **Peut-on pointer automatiquement à l'entrée dans une zone WiFi ?** Non. La loi exige une action consciente du salarié : le pointage automatique sans intervention du salarié n'est pas valable, car il n'y a pas de « volonté déclarée » de commencer la journée de travail. ## Conclusion Pointer avec son téléphone est **légal et tout à fait recommandé** en 2026, à condition d'utiliser une app qui remplit les cinq exigences techniques de la réglementation : identification unique, horodatage, traçabilité, export audité et fonctionnement hors ligne. L'app de suivi du temps de LapsoWork remplit les cinq exigences par conception et est incluse dans le plan Basique (2 €/salarié/mois). Vous pouvez l'essayer 30 jours gratuitement pour que votre équipe la valide avant de souscrire. Si vous voulez en savoir plus sur la nouvelle ley de fichaje digital 2026 (loi espagnole sur le pointage numérique 2026) ou passer en revue les sanctions auxquelles vous vous exposez en cas de non-conformité, nous avons des articles spécifiques sur chacun de ces sujets. --- ## Alternatives à Factorial en 2026 : tarifs et fonctionnalités pour PME URL: https://lapsowork.com/fr/blog/alternatives-factorial-2026/ Publicado: 2026-04-21 Resumen: Guide actualisé avril 2026 des principales alternatives à Factorial en Espagne : tarifs réels, engagement et fonctionnalités pour PME. Factorial est l'une des plateformes RH les plus connues d'Espagne, mais ce n'est pas toujours l'option qui convient le mieux à une PME. Si vous êtes en train de réévaluer votre logiciel actuel ou d'en choisir un pour la première fois, il vaut la peine de connaître le reste du marché. En **avril 2026**, nous avons rassemblé les principales alternatives disponibles en Espagne, à partir des données publiques de chaque site officiel. En résumé : Factorial est une excellente option pour les scale-ups disposant d'un budget confortable, tandis que pour une PME de 10 à 100 salariés, il existe des solutions qui couvrent l'essentiel à un prix plus serré et, dans certains cas, sans engagement annuel. ## Critères du comparatif Nous avons comparé les cinq alternatives selon les six mêmes critères que vous évalueriez au moment de souscrire : 1. **Prix par salarié et par mois** (offre de base). 2. **Durée d'engagement minimum** (contrats annuels ou résiliation libre). 3. **Durée de l'essai gratuit.** 4. **Siège et support en espagnol.** 5. **Modules inclus vs facturés à part** (canal de signalement, paie, signature biométrique). 6. **Conformité à la réglementation espagnole** (ley de fichaje 2026 — loi sur le pointage horaire, Ley 2/2023, télétravail). ## Factorial : le leader, mais pas toujours la meilleure option Factorial est la startup barcelonaise de référence avec plus de 16 000 clients. Elle propose un produit soigné, un agent d'IA natif (Factorial One), des modules de finances et d'IT, et une marque reconnue. **Le problème pour les petites PME** : le prix de l'offre de base démarre à **5,50 €/salarié/mois** et la plupart des clients finissent par souscrire des modules supplémentaires jusqu'à dépasser les 9 €/salarié/mois. Avec 30 salariés, vous êtes à **~3 240 €/an** hors taxes. De plus, le contrat minimum est annuel. **Quand choisir Factorial** : si votre entreprise compte 200 salariés ou plus, que vous avez besoin d'un agent d'IA intégré pour le reporting et que vous souhaitez un ATS avancé pour des recrutements massifs. ## LapsoWork : l'alternative espagnole la plus économique **Prix** : 2 €/salarié/mois (offre Basique) et 3,50 € (Avancée). **Sans engagement**. **Essai gratuit de 30 jours** (le double de Factorial). LapsoWork couvre l'essentiel pour une PME (contrôle horaire 2026, congés, distribution des bulletins de paie aux salariés, application iOS/Android, signature biométrique), inclut un **canal de signalement natif** (Factorial le facture à part), possède un siège en Espagne et un support téléphonique en espagnol. Son approche est exclusivement RH pour les PME, sans modules de finances ni d'IT. Avec 30 salariés : **720 €/an** avec l'offre Basique, contre ~2 000 € pour l'offre équivalente de Factorial. ## Bizneo HR : pour les PME qui visent l'entreprise **Prix** : à partir de 4 €/salarié/mois. **Essai** : 15 jours. Bizneo compte des clients de renom (SEAT, Toyota, Air Europa) et un produit très complet, en particulier sur le volet gestion des talents (OKR, évaluations, recrutement). Son ergonomie est un peu plus dense que celle de Factorial ou de LapsoWork. **Quand choisir Bizneo** : si votre PME est en forte croissance (100 salariés ou plus) et que vous souhaitez un produit évolutif doté d'un solide module de gestion des talents. ## Sesame HR : l'ergonomie la plus simple **Prix** : à partir de 4,25 €/salarié/mois. **Essai** : 14 jours. **Plus de 14 000 clients**. Sesame brille par son expérience d'onboarding et par la simplicité de son ergonomie. Son point faible : il **n'inclut pas de canal de signalement natif** (vous devez le souscrire à part). Pour une PME de plus de 50 salariés tenue par la Ley 2/2023, cela représente 300 à 500 €/an supplémentaires. **Quand choisir Sesame** : si vous privilégiez une ergonomie soignée, que vous n'avez pas besoin d'un canal de signalement et que votre équipe apprécie un onboarding rapide. ## TramitApp : l'option la moins chère, avec des nuances **Prix** : à partir de 1 à 3 €/salarié/mois selon l'offre. **Essai** : 14 jours. TramitApp est le logiciel RH le moins cher du marché espagnol. L'offre Easy (1 €) est très limitée en fonctionnalités ; l'offre Digital (2 €) se rapproche de l'offre Basique de LapsoWork, mais avec moins d'intégrations et sans canal de signalement natif. **Quand choisir TramitApp** : si votre seul besoin est le pointage numérique de base, que vous vous accommodez d'un support réduit et que vous recherchez le prix le plus bas dans l'absolu. ## Tableau comparatif complet Récapitulatif des cinq options (données publiques avril 2026) : | Critère | LapsoWork | Factorial | Bizneo HR | Sesame HR | TramitApp | |---|---|---|---|---|---| | Offre de base (€/sal./mois) | **2 €** | 5,50 € | 4 € | 4,25 € | **1-2 €** | | Offre avancée | 3,50 € | 9 €+ | — | 7 €+ | — | | Sans engagement | **✓** | × | × | × | — | | Essai gratuit | **30 jours** | 14 jours | 15 jours | 14 jours | 14 jours | | Siège en Espagne | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | Canal de signalement natif | **✓** | add-on | add-on | × | × | | Signature biométrique | ✓ | ✓ | ✓ | Limitée | Limitée | | Coût annuel 30 sal. (offre de base) | **720 €** | 1 980 € | 1 440 € | 1 530 € | 720 € | ## Quel critère pondérer le plus Si votre PME compte **moins de 100 salariés** et que vous gérez les RH vous-même ou avec un unique responsable : le **prix + l'absence d'engagement** sont les facteurs qui vous font économiser le plus d'argent et de stress. Dans ce cas, LapsoWork ou TramitApp sont les options les plus rationnelles. Si vous êtes en **phase de scale-up** avec plus de 150 salariés, des processus complexes et une direction des ressources humaines professionnalisée : le prix est secondaire et ce qui compte, ce sont les **modules de gestion des talents, les intégrations et la maturité du produit**. Bizneo, Factorial ou Personio sont alors préférables. ## Questions fréquentes **Peut-on migrer de Factorial à LapsoWork sans perdre de données ?** Oui. L'export CSV de Factorial est standard. LapsoWork migre les salariés, les contrats, les congés et les documents sans frais en 48 à 72 heures. **Qu'advient-il des données historiques de pointage ?** Elles sont importées dans le module de contrôle horaire. L'historique est conservé signé numériquement avec horodatage, de sorte que l'Inspection du travail (Inspección de Trabajo) puisse le consulter si nécessaire. **Vaut-il la peine de changer si je paie déjà une année à l'avance ?** Cela dépend de ce qu'il reste. Si vous venez de renouveler, sans doute pas. S'il vous reste 3 à 4 mois, l'économie annuelle avec LapsoWork compense généralement le chevauchement. **Et si la raison qui me pousse vers Factorial est son IA ?** Factorial One (agent IA) est son principal facteur de différenciation. Si vous utilisez au quotidien du reporting avancé avec IA, c'est une raison légitime de rester. Si vous ne l'utilisez que ponctuellement, le surcoût de 65 % par an ne se justifie pas. ## Conclusion En 2026, le marché des logiciels RH pour PME en Espagne est plus mature que jamais. Factorial reste une excellente option, mais ce n'est pas la seule. Le choix dépend de la taille de votre entreprise, de votre budget et des fonctionnalités que vous allez réellement utiliser : le prix et l'absence d'engagement pour les plus petites, la profondeur du produit et les modules de gestion des talents pour celles qui sont en pleine croissance. La meilleure façon de lever le doute est de tester chaque option qui vous intéresse. Si vous souhaitez découvrir LapsoWork de l'intérieur, vous pouvez [demander une démo gratuite de 30 jours](/demo/) sans engagement. --- ## On ne se dispute pas à deux si LAPSO ne le veut pas URL: https://lapsowork.com/fr/blog/deux-personnes-ne-se-disputent-pas-si-lapso-ne-le-veut-pas/ Publicado: 2024-09-03 Resumen: Découvrez comment le module d'audit et de traçabilité de LapsoWork enregistre chaque communication et évite les litiges du travail grâce à des preuves objectives et irréfutables. Un proverbe dit qu'« on ne se dispute pas à deux si l'un ne le veut pas ». Dans une entreprise, la version moderne serait tout autre : **on ne se dispute pas à deux si LAPSO ne le veut pas**. Et non pas parce que nous aurions des pouvoirs de médiation, mais pour une raison bien plus concrète : lorsque chaque communication, chaque document remis et chaque mouvement de personnel est enregistré avec une date, une heure et une signature, la plupart des discussions s'éteignent d'elles-mêmes. Fini le « je n'étais pas au courant », fini le « vous ne me l'avez jamais dit », finies les versions contradictoires. Il ne reste que des faits. Dans cet article, nous vous expliquons comment le **module d'audit et de traçabilité** de LapsoWork agit comme un témoin impartial de tout ce qui se passe dans la relation de travail, et pourquoi cet enregistrement vous épargne des conflits, des malentendus et, dans le pire des cas, des litiges. ## Le problème : la parole de l'un contre celle de l'autre La plupart des conflits du travail ne naissent pas d'une mauvaise intention, mais de l'absence d'un enregistrement clair. Le responsable RH est convaincu d'avoir communiqué le changement d'horaire ; le salarié jure n'avoir jamais reçu l'avis. L'entreprise affirme avoir remis l'avenant au contrat ; l'employé dit ne l'avoir jamais vu. Lorsqu'il n'y a pas de preuves, un terrain dangereux s'ouvre : la parole de l'un contre celle de l'autre. Et en droit du travail, la charge de la preuve pèse généralement sur l'entreprise. Si vous ne pouvez pas justifier avoir communiqué une modification, remis un bulletin de paie ou informé d'une politique interne, dans la pratique, c'est comme si vous ne l'aviez pas fait. ### Un cas réel (avec une fin heureuse grâce à l'enregistrement) Imaginez cette situation, qui se répète dans davantage de PME que vous ne le pensez. Une entreprise notifie à un employé une modification de ses conditions de travail via l'application. Des mois plus tard, un désaccord surgit et le salarié affirme n'avoir **jamais reçu cette communication**. Sans système de traçabilité, l'entreprise serait dans l'embarras : elle ne pourrait pas démontrer avoir informé en temps et en forme. Mais avec le module d'audit de LapsoWork, l'historique indiquait clairement la date et l'heure exactes auxquelles la notification avait été envoyée, reçue et ouverte. Une preuve objective, impartiale et difficilement contestable. Le conflit a été résolu avant même de prendre de l'ampleur. ## Qu'est-ce que le module d'audit et de traçabilité Le module d'audit de LapsoWork fonctionne comme une **boîte noire** de la gestion du personnel : il enregistre automatiquement ce qui s'est passé, quand cela s'est passé et qui l'a fait. Ce n'est pas quelque chose que vous devez activer rappel après rappel, ni une tâche supplémentaire pour votre équipe. Cela se produit en arrière-plan, chaque fois que : - Un **document est envoyé ou remis** (contrats, avenants, bulletins de paie, politiques internes, communications). - Le salarié **reçoit et ouvre** une notification ou un document. - Un document est **signé numériquement** depuis l'application de LapsoWork. - Un **horaire, une journée de travail ou des congés sont modifiés**. - Un **pointage d'entrée ou de sortie** est enregistré dans le contrôle des horaires. Tout cela est scellé avec une date et une heure, associé à un utilisateur précis et conservé de manière intègre. Lorsqu'un doute ou une divergence surgit, il n'y a rien à reconstruire de mémoire : la réponse se trouve dans l'enregistrement. ## Pourquoi cela vous protège vraiment Disposer d'un témoin impartial de chaque mouvement de personnel n'est pas une question de méfiance envers les effectifs. C'est une question de **sécurité juridique** pour les deux parties. Voici les bénéfices les plus tangibles : - **Moins de litiges.** Lorsque tout le monde sait qu'il existe un enregistrement objectif, les discussions sur « qui a dit quoi » disparaissent pratiquement. La transparence dissuade le conflit. - **Une défense solide face à un litige.** Si une affaire aboutit devant l'Inspection du travail ou devant les tribunaux, pouvoir justifier avec précision quand quelque chose a été communiqué et qui l'a reçu fait la différence entre gagner et perdre. - **Une conformité démontrable.** La législation du travail et de protection des données exige de pouvoir justifier de nombreuses obligations. L'enregistrement des remises de bulletins de paie ou la preuve d'avoir informé des politiques internes sont des exemples où la traçabilité vaut de l'or. - **Une protection pour le salarié également.** L'enregistrement ne bénéficie pas seulement à l'entreprise. Si un employé a signé quelque chose, a demandé des jours de congé ou a signalé un incident, il dispose aussi de la preuve de son côté. ### Traçabilité et protection des données vont de pair En 2025, avec le RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) et la LOPDGDD pleinement établis, la traçabilité n'est pas seulement un avantage opérationnel : dans de nombreux cas, c'est une obligation. Vous devez pouvoir démontrer que vous avez informé des traitements de données, obtenu les consentements nécessaires et géré correctement les communications internes. Le module d'audit de LapsoWork est conçu précisément pour cela : conserver la preuve de manière intègre, avec la garantie que l'enregistrement n'a pas été altéré. Et il en va de même pour d'autres domaines où la preuve documentaire est critique, comme le canal de signalement interne, où la traçabilité et la confidentialité sont des exigences légales, ou le gestionnaire documentaire, qui centralise contrats et communications avec leur historique complet. ## Des papiers égarés à l'enregistrement qui ne fait jamais défaut Pendant des années, la gestion du personnel s'est appuyée sur des e-mails épars, des messages WhatsApp, des papiers signés qui finissent égarés et des accusés de réception que personne ne retrouve au moment voulu. Ce modèle fonctionne jusqu'à ce qu'il cesse de fonctionner : généralement, au pire moment possible. Numériser la gestion du personnel avec un outil qui enregistre chaque mouvement n'est pas un luxe technologique, mais une façon de travailler avec plus de sérénité. Vous savez que, quoi qu'il arrive, vous avez la preuve de ce que vous avez fait. Et cette tranquillité se ressent au quotidien : moins de temps consacré à éteindre les incendies, moins de malentendus et une relation de travail plus claire pour tous. Car, au fond, la meilleure façon d'éviter une dispute est qu'il n'y ait rien à disputer. Et lorsque chaque communication laisse une trace, avoir raison cesse d'être une question de mémoire pour devenir un fait documenté. **On ne se dispute pas à deux si LAPSO ne le veut pas.** Vous voulez voir comment fonctionne la traçabilité de LapsoWork dans votre entreprise ? Demandez une démo ou consultez nos offres et commencez à garder une trace de tout ce qui compte. --- ## LapsoWork lance son activité et compte bien s'installer durablement URL: https://lapsowork.com/fr/blog/lapsowork-lance-son-activite-et-vient-pour-rester/ Publicado: 2024-08-06 Resumen: LapsoWork arrive : le logiciel RH pour les PME espagnoles. Suivi du temps, paie, congés et plannings sur une seule plateforme. Démarrez en moins de 10 minutes. Gérer le personnel d'une PME ne devrait pas être un casse-tête. Pourtant, entre des feuilles de calcul interminables, des pointages sur papier, des calculs de congés faits à la main et la pression de se conformer à une réglementation qui change chaque année, beaucoup de petites entreprises consacrent plus de temps à la paperasse qu'à leur propre activité. C'est de là que naît **LapsoWork** : un logiciel de ressources humaines pensé de A à Z pour les PME espagnoles, qui mise sur la simplicité, l'efficacité et une interface conviviale. Et il compte bien s'installer durablement. ## Un logiciel RH qui comprend la petite entreprise La plupart des plateformes de gestion du personnel sont conçues pour de grandes entreprises dotées de départements RH entiers. Elles sont puissantes, certes, mais aussi complexes, coûteuses et difficiles à déployer. Quand on est un atelier, une clinique, un restaurant ou un cabinet de conseil de quinze personnes, on n'a pas besoin d'un mastodonte aux cent fonctionnalités qu'on n'utilisera jamais. LapsoWork renverse cette logique. Il réunit sur un seul et même tableau de bord tout ce dont une PME a besoin pour tenir son équipe à jour : - **Suivi du temps et pointage** légal et sans friction, depuis le mobile ou l'ordinateur. - **Gestion des congés et absences** avec demandes, validations et soldes automatiques. - **Planification des plannings** pour les équipes aux horaires tournants ou en coupure. - **Paie et documents** centralisés, avec signature électronique. - **Canal de signalement** pour se conformer à la réglementation en toute simplicité. Tout est intégré, tout est en espagnol et tout est pensé pour fonctionner dès le premier jour. ## Commencez à travailler en moins de 10 minutes L'un des grands freins à l'adoption d'un logiciel RH est la crainte d'un processus de déploiement long, avec des consultants, des migrations interminables et des semaines de formation. Avec LapsoWork, cette crainte disparaît. L'inscription est immédiate : vous créez votre compte, vous ajoutez votre équipe et en moins de dix minutes vos salariés peuvent déjà pointer, demander des jours de congé ou consulter leurs documents. Sans rien installer, sans infrastructure et sans jargon technique. Si vous savez utiliser l'e-mail, vous savez utiliser LapsoWork. ## Respecter la loi sans devenir fou Depuis 2019, le registre du temps de travail (registro de jornada) est obligatoire pour toutes les entreprises, et la réglementation n'a cessé de se renforcer depuis. L'avant-projet de réforme actuellement en cours de traitement s'oriente vers un **contrôle du temps 100 % numérique, accessible en temps réel pour l'Inspección de Trabajo** (l'Inspection du travail espagnole) et avec des registres à conserver pendant quatre ans. Tenir tout cela avec un cahier ou un fichier Excel est devenu intenable. LapsoWork automatise la conformité à votre place. Chaque pointage est enregistré, horodaté et disponible au téléchargement dans le format exigé par l'Inspección. Il en va de même pour le télétravail, dont l'accord et le contrôle du temps de travail doivent également être documentés. Au lieu de courir après la réglementation, vous la couvrez d'office. Vous pouvez approfondir les obligations concrètes sur notre page dédiée au logiciel de suivi du temps, où nous expliquons ce qu'exige la loi et comment s'y conformer sans effort. ## Moins d'administratif, plus de business La vraie valeur de LapsoWork ne réside pas seulement dans le respect de la loi, mais dans le temps qu'il rend à l'entreprise. Quand les congés se calculent tout seuls, quand les bulletins de paie sont centralisés et signés numériquement et quand chaque collaborateur gère ses propres demandes depuis son mobile, le responsable de la PME cesse de jouer les administratifs à temps partiel. Ce temps récupéré se traduit par un meilleur service aux clients, une meilleure attention portée à l'équipe et une croissance de l'activité. Et avec tout l'historique organisé sur la plateforme, il se traduit aussi par des décisions mieux éclairées : quels services accumulent le plus d'absences, comment se répartissent les plannings ou quelle est la part réelle de télétravail dans l'entreprise. Si la répartition des jours de congé est l'un de vos casse-têtes récurrents, jetez un œil à notre logiciel de congés et absences : calendriers partagés, validations en un clic et zéro chevauchement. ## Constatez-le par vous-même Nous sommes convaincus que la meilleure façon de comprendre LapsoWork, c'est de l'utiliser. C'est pourquoi nous proposons une **démo gratuite** pour que vous puissiez voir la plateforme fonctionner avec vos propres données et vérifier, avant de vous engager à quoi que ce soit, si elle correspond à la façon de travailler de votre entreprise. LapsoWork naît avec une idée très claire : que gérer les personnes soit enfin aussi simple que cela devrait l'être. Nous lançons aujourd'hui notre activité, et nous le faisons pour durer. --- ## Périodes agitées que LapsoWork vous aidera à surmonter URL: https://lapsowork.com/fr/blog/periodes-agitees-que-lapso-vous-aidera-a-surmonter/ Publicado: 2024-07-09 Resumen: Incertitude, télétravail et nouvelle réglementation du travail : découvrez comment un logiciel RH aide votre PME à garder le contrôle en période agitée. Il y a des périodes où tout semble bouger en même temps. Changements de réglementation du travail, équipes réparties entre le bureau et le domicile, effectifs qui grandissent ou s'ajustent d'un mois à l'autre, et une liste interminable d'obligations à respecter sans droit à l'erreur. Pour une PME, faire tourner la gestion quotidienne des personnes pendant que le sol se dérobe peut être épuisant. La bonne nouvelle, c'est que la technologie existe justement pour ça : pour que les périodes agitées ne vous prennent pas au dépourvu. Chez LapsoWork, nous sommes nés précisément dans l'un de ces moments d'incertitude maximale, quand des milliers d'entreprises ont dû réinventer du jour au lendemain la façon dont leurs équipes travaillaient. Depuis, nous avons appris une chose : la différence entre les entreprises qui tiennent bon et celles qui se laissent déborder ne tient presque jamais à la taille, mais au fait d'avoir leurs processus de ressources humaines sous contrôle. Voyons comment. ## Ce qui rend une période « agitée » pour une PME Il n'est pas nécessaire d'une crise mondiale pour que la gestion des personnes se complique. Au quotidien de toute petite ou moyenne entreprise s'accumulent des fronts qui, additionnés, génèrent beaucoup de bruit : - **Des changements réglementaires constants.** L'enregistrement obligatoire du temps de travail, la Ley 10/2021 sur le travail à distance (loi espagnole sur le télétravail), les revalorisations du SMI (salaire minimum interprofessionnel espagnol), le nouveau canal de signalement interne pour les entreprises à partir d'une certaine taille… La législation du travail ne cesse d'évoluer et le non-respect coûte cher. - **Des modèles de travail hybrides.** Une partie de l'équipe au bureau, une autre à la maison et quelques profils qui alternent entre les deux. Contrôler les journées, les absences et la disponibilité devient un casse-tête si tout se fait à la main. - **Des pics d'activité et de la saisonnalité.** Campagnes, hautes saisons ou projets ponctuels qui obligent à réorganiser les équipes et les renforts avec peu d'anticipation. - **Une documentation dispersée.** Contrats, bulletins de paie, feuilles de temps, justificatifs et communications éparpillés entre les e-mails, WhatsApp et des dossiers que personne ne retrouve quand arrive une inspection. Chacun de ces fronts, pris isolément, est gérable. Le problème, c'est quand ils arrivent tous en même temps. C'est là qu'un logiciel RH cesse d'être un luxe pour devenir le matelas qui vous permet de continuer à fonctionner. ## Comment LapsoWork vous aide à garder le contrôle Notre philosophie est simple : que vous consacriez votre énergie à faire croître votre entreprise, pas à éteindre des incendies administratifs. Voici les leviers qui font la différence quand tout s'accélère. ### Un enregistrement du temps de travail conforme à la loi, où que vous soyez Le contrôle horaire a cessé d'être facultatif il y a des années, et avec le travail à distance il est devenu encore plus délicat. Avec notre logiciel de contrôle horaire, chaque personne pointe depuis son mobile, son ordinateur ou un dispositif fixe, et vous disposez du registre consolidé, horodaté et traçable. Si une inspection survient, l'information est prête en quelques secondes, et non au bout d'un après-midi passé à fouiller dans les papiers. ### Un télétravail organisé, pas improvisé Travailler à distance, ce n'est pas seulement remettre un ordinateur portable et compter sur la bonne volonté. La réglementation exige des accords de télétravail, un contrôle du temps de travail et une compensation des frais, entre autres. Notre outil de gestion du télétravail vous aide à formaliser tout cela, à mesurer l'activité sans tomber dans le contrôle asphyxiant et à maintenir une relation saine et transparente avec votre équipe. ### Congés et absences sans chaînes d'e-mails En période mouvementée, coordonner qui prend congé et qui assure le relais est une source classique de conflits. Centraliser les demandes de congés et d'absences évite les chevauchements, laisse une trace écrite de tout et donne au équipe une visibilité d'un coup d'œil. ### Une documentation toujours à portée de main Contrats, bulletins de paie, feuilles de temps et communications cessent de vivre dans le chaos de la messagerie. Avec un gestionnaire documentaire intégré, chaque salarié accède à ses documents et vous disposez d'un historique ordonné, sécurisé et accessible quand vous en avez besoin. Quand l'environnement est incertain, avoir sa maison en ordre représente déjà la moitié de la bataille gagnée. ### Une conformité réglementaire à jour La loi change ; le logiciel devrait changer avec vous. Nous maintenons les fonctionnalités à jour avec la réglementation en vigueur, y compris le canal de signalement interne (canal de denuncias) obligatoire pour certaines entreprises. Vous réduisez ainsi le risque juridique sans avoir à surveiller chaque modification du BOE (journal officiel espagnol). ## Ce qui fait vraiment la différence Aucun outil ne fait disparaître l'incertitude. Ce qu'il peut faire, en revanche, c'est vous ôter le poids administratif pour que vous ayez la tête et le temps de bien décider. Les PME qui traversent le mieux les périodes agitées sont celles qui ont automatisé le répétitif et libéré les personnes pour l'essentiel. C'est exactement ce que nous recherchons : qu'une période compliquée ne se transforme pas en chaos opérationnel. Que respecter la loi soit automatique, que le télétravail soit organisé, que les congés se gèrent tout seuls et que la documentation soit toujours là où elle doit être. Si vous avez le sentiment de passer ces derniers temps plus de temps à éteindre des incendies de gestion qu'à diriger votre entreprise, c'est peut-être le moment de vous appuyer sur la bonne technologie. Vous pouvez consulter nos plans et tarifs ou demander une démo sans engagement : nous vous montrons en un instant comment LapsoWork peut vous aider à surmonter n'importe quelle période agitée avec la tranquillité de tout avoir sous contrôle. --- ## LapsoWork stimule l'innovation avec l'exécution du projet de R&D&I « Verso 20 » URL: https://lapsowork.com/fr/blog/lapsowork-projet-rdi-verso-20/ Publicado: 2024-06-11 Resumen: LapsoWork exécute le projet de R&D&I Verso 20 : pseudonymisation, IA et bien-être au travail pour mesurer la productivité des PME sans compromettre la vie privée. Chez LapsoWork, nous sommes convaincus depuis des années que le logiciel de ressources humaines pour PME doit faire bien plus qu'enregistrer des heures : il doit aider les entreprises à gagner en productivité sans réduire les personnes à un numéro sous surveillance. C'est de cette conviction qu'est né **Verso 20**, notre projet de R&D&I, dont l'objectif est de développer des solutions technologiques avancées pour optimiser la productivité au travail sans compromettre la vie privée des salariés. ## Transformer la gestion des ressources humaines grâce à la technologie de pointe La gestion des personnes a plus changé ces dernières années qu'au cours des trois décennies précédentes. Le télétravail, les horaires flexibles et l'obligation légale de disposer d'un control horario (suivi du temps de travail) fiable ont multiplié la quantité de données qu'une PME génère sur ses effectifs. Le défi n'est plus de les collecter, mais de les traiter de façon utile, sécurisée et respectueuse des droits de chaque personne. Verso 20 relève ce défi de front. Au lieu d'accumuler des informations sensibles sans discernement, le projet cherche comment tirer une réelle valeur des données RH — tendances de productivité, charges de travail, schémas d'absence — tout en faisant de la vie privée un principe de conception et non un correctif ajouté à la fin. ## En quoi consiste le projet R&D&I ? Verso 20 s'articule autour de trois piliers de travail qui se renforcent mutuellement : - **Pseudonymisation des données.** Nous appliquons des techniques qui dissocient l'information de l'identité concrète de chaque salarié. Il devient ainsi possible d'analyser la performance d'une équipe ou d'un service sans exposer de données personnelles identifiables, conformément aux exigences du Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). - **Intelligence artificielle pour évaluer la productivité.** Des modèles d'IA qui détectent des schémas et des goulets d'étranglement à partir de données déjà pseudonymisées, offrant à la direction une information agrégée et exploitable plutôt qu'une surveillance individuelle. - **Optimisation du bien-être au travail.** Croiser l'information de productivité avec des indicateurs de charge et de repos afin de prévenir le surmenage, favoriser la déconnexion numérique et améliorer l'expérience des personnes au sein de l'entreprise. La clé du projet est que ces trois piliers ne se conçoivent pas séparément : c'est la pseudonymisation qui permet à l'IA d'analyser sans être intrusive, et c'est l'analyse qui permet d'agir sur le bien-être de manière objective. ## Impact et bénéfices du projet Les résultats de Verso 20 sont progressivement intégrés aux solutions de LapsoWork, avec un impact direct sur le quotidien des PME : - **Une meilleure sécurité des données.** La pseudonymisation réduit le risque associé au traitement des informations personnelles et facilite le respect du RGPD et de la LOPDGDD. - **Une analyse de la productivité respectueuse des droits des salariés.** La direction obtient une vision claire de la performance de l'organisation sans recourir à un contrôle individuel intrusif, ce qui est particulièrement pertinent dans les environnements de télétravail. - **Plus d'efficacité dans la gestion des RH.** Moins de tâches manuelles, des décisions fondées sur des données fiables et une meilleure allocation des ressources et des plannings au sein de l'équipe. Pour une PME, cela se traduit par quelque chose de très concret : prendre de meilleures décisions concernant ses effectifs sans ouvrir la porte à des problèmes juridiques ni détériorer la confiance des personnes qui y travaillent. ## Engagement en faveur de la recherche et de la technologie Verso 20 n'est pas un projet isolé, mais s'inscrit dans l'engagement continu de LapsoWork en faveur de l'innovation appliquée. Son développement s'appuie sur la collaboration de profils spécialisés en sécurité informatique, en analyse de données et en développement logiciel, qui travaillent main dans la main pour transposer la recherche en un produit réel et utilisable par n'importe quelle entreprise, quelle que soit sa taille. Nous continuerons d'investir dans la R&D&I parce que nous croyons que la technologie des ressources humaines doit être du côté des personnes et des entreprises à la fois. Verso 20 est un pas de plus dans cette direction : productivité et vie privée ne sont pas des objectifs opposés, mais les deux faces d'une même façon de travailler. Si vous souhaitez voir comment tout cela se reflète dans le produit, vous pouvez demander une démo et le constater appliqué à votre propre cas. --- ## Canal de signalement et protection des données : comment respecter le RGPD URL: https://lapsowork.com/fr/blog/canal-de-signalement-et-protection-des-donnees/ Publicado: 2024-04-23 Resumen: Guide 2026 pour concilier le canal de signalement obligatoire avec le RGPD : confidentialité, durées de conservation, accès aux données et rôle du DPD dans votre PME. Mettre en place un **canal de signalement** n'est plus optionnel pour une grande partie des PME espagnoles : la **Ley 2/2023**, qui transpose la directive européenne sur les lanceurs d'alerte (*whistleblowing*, Directiva UE 2019/1937), oblige les entreprises de 50 salariés ou plus à disposer d'un système interne de signalement. Mais respecter la loi sur les lanceurs d'alerte n'est que la moitié du travail. L'autre moitié, celle qui reste souvent en suspens, c'est la **protection des données à caractère personnel** : un canal de signalement traite des informations particulièrement sensibles (identités, accusations, preuves) et, s'il ne se conforme pas au RGPD, il expose l'entreprise à des sanctions tant de l'Autorité indépendante de protection du lanceur d'alerte (Autoridad Independiente de Protección del Informante) que de l'Agence espagnole de protection des données (Agencia Española de Protección de Datos, AEPD). Voyons comment articuler ces deux obligations sans prise de tête. ## Aspects fondamentaux de la confidentialité dans un canal de signalement Un canal de signalement traite des données personnelles dès la première minute : celles du lanceur d'alerte, celles de la personne mise en cause et celles d'éventuels témoins. Avant de le mettre en service, il convient d'avoir en tête plusieurs principes de confidentialité que le RGPD lui-même et la Ley 2/2023 exigent de manière expresse. ### Informer correctement les personnes de l'entreprise La transparence est le fondement de tout traitement de données. L'ensemble du personnel doit savoir que le canal existe, à quoi il sert, qui gère l'information et quels droits chacun détient sur ses données. Cette information préalable —le classique devoir d'information de l'article 13 du RGPD— n'est pas une simple formalité : elle génère de la **confiance dans le système** et encourage les personnes à l'utiliser lorsqu'elles détectent une irrégularité. Un canal que personne ne connaît, ou dont on se méfie, est un canal mort. En pratique, cela se traduit par une politique d'utilisation du canal accessible, une clause d'information dans le formulaire de signalement lui-même et, ce qui est vivement recommandé, une communication interne lors du lancement du système. ### Équilibrer la vie privée de la personne mise en cause et les droits du lanceur d'alerte C'est là l'un des points les plus délicats. D'un côté, il faut **protéger l'identité du lanceur d'alerte** avec des garanties renforcées de confidentialité, car c'est précisément la peur des représailles que la loi cherche à neutraliser. De l'autre, la personne mise en cause conserve ses droits : présomption d'innocence, droit à la défense et, au moment procéduralement opportun, accès à l'information qui la concerne. L'essentiel est que le droit à l'information de la personne mise en cause **ne puisse pas être utilisé pour révéler l'identité du lanceur d'alerte**. L'entreprise doit concevoir la procédure de façon à ce que ces deux droits coexistent, en différant la communication à la personne mise en cause lorsqu'il existe un risque réel que l'enquête soit compromise. ### Qui peut accéder aux données L'accès à l'information du canal doit être **strictement limité**. Seules devraient pouvoir la consulter : - Le **responsable du système interne de signalement**, une fonction que la Ley 2/2023 impose de désigner. - Le personnel des **Ressources humaines** ou de la conformité qui participe à l'instruction du dossier. - Le **conseil juridique** interne ou externe, lorsque le signalement l'exige. - Le **Délégué à la protection des données (DPD)**, si l'entreprise en a désigné un. - Les **autorités judiciaires, policières ou administratives**, uniquement lorsque la loi l'exige. Tout autre accès constitue une faille de sécurité. C'est pourquoi il est si important que le canal enregistre qui consulte quoi et quand. ### Le rôle du Délégué à la protection des données Si votre entreprise est tenue de nommer un **DPD** —ou si vous en avez désigné un volontairement— sa participation à la conception et à la supervision du canal est vivement recommandée. Le DPD veille à ce que le traitement respecte le RGPD, conseille sur les durées de conservation, examine l'analyse d'impact (EIPD) lorsqu'il y a lieu et agit comme point de contact avec l'AEPD. Dans les canaux qui traitent des données sensibles de manière systématique, disposer de cette fonction réduit énormément le risque d'erreurs. ## Principes de protection des données dans la gestion des signalements Au-delà de la mise en service, le quotidien du canal doit respecter les principes du RGPD dans chaque dossier. Voici les quatre qui pèsent le plus dans la gestion des signalements. ### Limitation de la finalité Les données recueillies via le canal ne peuvent être utilisées que pour **enquêter sur les faits signalés**. La Ley 2/2023 circonscrit l'objet du canal aux infractions au droit de l'Union et aux actions ou omissions susceptibles de constituer une infraction pénale ou administrative grave ou très grave. Ce n'est pas une boîte à suggestions ni un canal pour les conflits de travail ordinaires, et les données ne peuvent pas être réutilisées à d'autres fins étrangères à l'enquête. ### Anonymat du lanceur d'alerte L'une des avancées de la Ley 2/2023 est qu'elle **admet expressément les signalements anonymes** : le système doit permettre de signaler sans s'identifier. Lorsque le lanceur d'alerte s'identifie, son identité est protégée par l'obligation légale de confidentialité et ne peut être révélée que dans les cas strictement prévus par la loi, généralement dans le cadre d'une enquête judiciaire. Cet anonymat est, là encore, ce qui fait fonctionner le canal. ### Confidentialité de l'information Toute l'information du dossier doit être traitée avec la **plus grande confidentialité** et stockée dans un environnement sécurisé, avec chiffrement et contrôles d'accès. Cela implique des journaux d'accès, des mesures techniques contre les fuites et la formation du personnel qui intervient. Un signalement divulgué ne détruit pas seulement la confiance dans le système : il peut entraîner des sanctions pour non-respect du RGPD et des responsabilités vis-à-vis du lanceur d'alerte. ### Conservation et suppression des données Le RGPD exige de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire, et sur ce point la Ley 2/2023 est précise : les données d'un signalement ne peuvent être conservées dans le système interne de signalement que **pendant le temps indispensable pour décider de son traitement**, et en tout état de cause **pas plus de trois mois** à compter de leur réception si aucune action n'a été engagée. Si, passé ce délai, il y a lieu d'enquêter, l'information est transférée vers un dossier distinct. Si ce n'est pas le cas, elle doit être **supprimée ou anonymisée**. Ces délais automatiques figurent parmi les premiers éléments que l'AEPD vérifie lors d'un contrôle. ## Comment un logiciel spécialisé le résout Faire coïncider tout ce qui précède à la main —contrôle des accès, journaux, délais de trois mois, confidentialité du lanceur d'alerte— est fastidieux et source d'erreurs. Un logiciel qui intègre le canal de signalement au reste de la gestion des personnes simplifie la conformité : accès restreint par rôles, traçabilité de chaque consultation, formulaires avec la clause d'information déjà intégrée et suppression automatique des dossiers arrivés à échéance. Chez LapsoWork, le canal de signalement est prêt à respecter la Ley 2/2023 et le RGPD, et il coexiste avec le gestionnaire documentaire pour conserver en toute sécurité les preuves et les dossiers associés à chaque affaire. Ainsi, le canal cesse d'être une obligation contraignante pour devenir un outil qui protège aussi bien votre personnel que votre entreprise. ## Conclusion Le canal de signalement et la protection des données sont les deux faces d'une même pièce. Il ne suffit pas d'avoir une boîte pour recevoir des alertes : il faut garantir la confidentialité du lanceur d'alerte, respecter les droits de la personne mise en cause, limiter l'accès aux données et respecter les durées de conservation fixées par la Ley 2/2023. Le faire correctement vous évite une double sanction et, surtout, construit une culture interne dans laquelle les personnes osent parler. Et cette confiance, en fin de compte, c'est ce qui fait fonctionner le système. --- ## Gestion du canal de signalement : qui le gère et quelles sont ses responsabilités URL: https://lapsowork.com/fr/blog/gestion-du-canal-de-signalement/ Publicado: 2024-04-09 Resumen: Comment gérer le canal de signalement selon la Ley 2/2023 : qui doit être le responsable du système, exigences, délais de 7 jours et 3 mois et bonnes pratiques. Disposer d'un canal de signalement ne se limite pas à installer une boîte aux lettres et à l'oublier. La **Ley 2/2023** (loi espagnole de protection des lanceurs d'alerte) exige que quelqu'un le gère réellement : qu'il reçoive les communications, les traite avec diligence, respecte les délais et protège le lanceur d'alerte. Et une mauvaise gestion est sanctionnée au même titre que l'absence de canal. Dans ce guide, nous vous expliquons **qui doit gérer le canal de signalement**, quelles exigences cette personne doit remplir et quelles responsabilités elle assume au quotidien. ## Qui doit gérer le canal de signalement ? Lorsqu'on parle de gérer les signalements dans une entreprise, la première chose à clarifier est de savoir qui sera le responsable du processus. Conformément à la Ley 2/2023, le chargé du canal doit être **désigné par l'organe d'administration ou de gouvernance** de l'entité et, une fois nommé, être communiqué à l'Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI, l'autorité indépendante espagnole de protection des lanceurs d'alerte). Cette fonction est techniquement appelée **Responsable du Système d'Information** (ou responsable du canal de signalement). Il peut s'agir d'une personne physique ou d'un organe collégial, et sa nomination doit être formalisée par écrit. Une désignation informelle ne suffit pas : en cas d'inspection, vous devrez pouvoir justifier de qui il s'agit et depuis quand cette personne exerce ses fonctions. ## Exigences pour la personne chargée de gérer le canal de signalement Le responsable de la gestion des signalements doit remplir une série d'exigences afin de garantir la transparence et l'intégrité de l'ensemble du processus. Voici les exigences essentielles : ### Indépendance Le chargé doit agir de manière **indépendante et autonome** vis-à-vis des autres organes de l'entité. C'est essentiel pour garantir que les signalements soient traités avec impartialité et sans influences extérieures. ### Capacité et compétence Il doit disposer de la **capacité et de la compétence nécessaires** pour gérer le système interne d'information et les canaux de signalement, tant sur le plan technique qu'organisationnel. ### Connaissance juridique Le responsable doit être **familiarisé avec la réglementation** relative à la protection des lanceurs d'alerte et à la gestion des signalements. Cela garantit que toutes les actions soient conformes à la Ley 2/2023 et au RGPD. ### Intégrité Une conduite intègre et éthique est un pilier fondamental. Il doit garantir la **confidentialité** et le traitement adéquat des informations reçues afin de maintenir la confiance du personnel dans le canal. ### Indépendance de la fonction Si le chargé occupe un poste de direction, il doit exercer ses fonctions **en toute indépendance de l'organe d'administration**. Cela évite les conflits d'intérêts et garantit l'objectivité dans la gestion de chaque dossier. ## Responsabilités liées à la gestion du canal de signalement La gestion du canal implique une série de responsabilités qui garantissent son efficacité et sa conformité à la loi. Voici les principales : ### Approbation de la procédure Le responsable doit s'assurer que la **procédure de gestion des informations** soit approuvée par l'organe d'administration ou de gouvernance de l'entité et qu'elle soit maintenue à jour. ### Traitement diligent Le chargé doit répondre avec **diligence** au traitement des signalements et veiller à ce que le système interne d'information respecte à tout moment les exigences légales. ### Identification des canaux Il incombe au chargé d'**identifier les canaux internes** associés aux signalements et de garantir que l'information sur la manière de signaler soit claire et accessible aux employés, anciens employés, fournisseurs et sous-traitants. ### Accusé de réception Le chargé doit envoyer un **accusé de réception au lanceur d'alerte dans un délai de sept jours calendaires** à compter de la réception du signalement. C'est l'un des délais les plus souvent non respectés et l'un des plus faciles à justifier lors d'une inspection. ### Délai de réponse Il faut fixer un **délai maximal de réponse aux actions d'investigation**, qui ne doit en règle générale pas dépasser **trois mois** (prorogeable à six mois dans les cas particulièrement complexes). ### Communication avec le lanceur d'alerte Le chargé doit maintenir une **communication avec le lanceur d'alerte** et lui demander des informations complémentaires lorsque cela s'avère nécessaire. Cela facilite l'enquête et garantit que toutes les informations pertinentes soient recueillies, tout en préservant l'identité du plaignant. ### Confidentialité et protection des données Toutes les informations doivent être traitées de manière **confidentielle et conforme au RGPD**. L'accès aux données du dossier doit être limité aux personnes strictement nécessaires à l'instruction du cas. ## Comment un signalement est traité, étape par étape Une fois la communication reçue, le parcours comporte deux phases et des délais que la loi fixe expressément. ### Phase d'enquête Le lanceur d'alerte dépose le signalement en détaillant les faits et, le cas échéant, les responsables, en joignant toute preuve étayant son récit. Le signalement doit pouvoir être déposé individuellement et, si la personne le préfère, **de manière anonyme** : la loi 2/2023 impose de garantir cette voie. Le signalement est **admis** si les faits peuvent être instruits dans le champ matériel de la loi. Si un premier examen ne relève aucun fait signalable, il est déclaré **irrecevable** puis classé ou orienté vers le service compétent. Les délais ne sont pas indicatifs : **accusé de réception sous 7 jours calendaires maximum**, et réponse au lanceur d'alerte sur les suites données **sous 3 mois maximum** à compter de cet accusé, ou de l'expiration du délai de 7 jours s'il n'a pas été envoyé. Une fois admis, l'instruction repose sur l'analyse objective de la documentation, la collecte des preuves et leur appréciation. L'équipe d'instruction ouvre un **dossier** réunissant toutes les données pertinentes. L'instruction est confidentielle et respecte le RGPD et la LOPDGDD, et les membres de l'équipe concernés par le signalement en sont **exclus** afin d'éviter les conflits d'intérêts. ### Phase de résolution L'instruction close, les preuves sont analysées et le signalement est tranché dans un sens ou dans l'autre, avec un rapport de conclusions consignant les actions menées. Cette traçabilité est ce qui permet de démontrer à l'AAI que le système a fonctionné comme il le devait. ## Gestion interne ou externalisée La loi vous oblige à disposer du canal, mais pas à le gérer vous-même. Cela, en revanche, relève de votre décision : - **Gestion interne.** Vous désignez un responsable dans l'entreprise. Cela donne un contrôle total, mais impose de former cette personne, de garantir son indépendance et d'assumer le risque si un signalement est mal traité. - **Gestion externalisée.** Un prestataire spécialisé fournit le portail chiffré, la politique interne révisée et la traçabilité du dossier. C'est ce que choisissent la plupart des entreprises de 50 à 250 salariés, car se tromper dans l'instruction coûte cher. À ne pas confondre avec le **canal externe de l'Autorité indépendante de protection du lanceur d'alerte**, qui est autre chose : une voie publique à laquelle toute personne peut s'adresser directement, que l'entreprise dispose ou non d'un canal. Bien gérer le vôtre est précisément ce qui réduit la probabilité que quelqu'un saisisse l'AAI en premier. ## Gestion du canal de signalement avec LapsoWork C'est ici qu'intervient LapsoWork, le logiciel de ressources humaines qui intègre le canal de signalement de façon fluide et efficace. Grâce à son module *whistleblower*, les employés peuvent signaler des incidents et des alertes de manière simple et sécurisée, que ce soit de façon anonyme ou identifiée, et le responsable dispose d'une interface intuitive pour les gérer dans le respect des dispositions de la loi. Depuis l'onglet des signalements, le responsable peut **gérer chaque communication reçue** : modifier son statut, consulter l'ensemble des informations du dossier et échanger avec le plaignant via une messagerie privée qui reste enregistrée dans l'application, en respectant l'anonymat lorsqu'il est demandé. Le gestionnaire dispose également, au sein de chaque signalement, d'un espace où il peut **téléverser des documents privés** auxquels le plaignant n'a pas accès, et filtrer les signalements pour localiser rapidement celui dont il a besoin. L'ensemble du dossier est tracé et disponible au cas où l'AAI le demanderait. Faisant partie d'une suite RH complète, vous disposez du canal de signalement intégré aux côtés du logiciel de gestion documentaire, du suivi du temps et des congés, sans dupliquer ni les outils ni les données. Et si un doute survient, vous bénéficiez d'un support technique pour qu'un professionnel vous aide en cas de besoin. ## Conclusion Bien gérer le canal de signalement est aussi important que d'en disposer : désigner formellement un responsable indépendant, respecter les délais de **7 jours** pour l'accusé de réception et de **3 mois** pour la résolution, et garantir la confidentialité à chaque étape. Respecter ces points vous protège contre les sanctions et, surtout, montre à votre personnel que les signalements sont pris au sérieux. Si vous souhaitez voir comment un dossier est géré de bout en bout, découvrez notre canal de signalement ou souscrivez au canal de signalement et constatez-le avec vos propres cas. --- ## Directive Whistleblowing : ce que c'est et comment s'y conformer dans votre entreprise URL: https://lapsowork.com/fr/blog/directive-whistleblowing/ Publicado: 2024-02-27 Resumen: Qu'est-ce que la Directive Whistleblowing (UE 2019/1937), qui la Ley 2/2023 oblige, délais, exigences et comment déployer le canal de signalement dans votre PME. Si vous dirigez une PME et que vous avez entendu parler de la **Directive Whistleblowing** sans savoir exactement ce qu'elle vous oblige à faire, vous n'êtes pas seul. Derrière cet anglicisme se cache une norme européenne déjà d'application obligatoire en Espagne pour des milliers d'entreprises, assortie de sanctions pouvant atteindre le million d'euros. Dans ce guide, nous vous expliquons, dans un langage clair, ce qu'elle est, qui elle concerne et comment mettre en place un **canal de signalement** conforme à la loi sans vous compliquer la vie. ## Qu'est-ce que la Directive Whistleblowing ? La Directive Whistleblowing est le nom courant de la **Directive (UE) 2019/1937**, relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union. Son objectif est simple : offrir à tout salarié un **moyen sûr de signaler des délits et des irrégularités au sein de son entreprise sans craindre de représailles**. En Espagne, cette directive a été transposée par la **Ley 2/2023, de 20 de febrero** (loi 2/2023 du 20 février), régissant la protection des personnes qui signalent des infractions à la réglementation et la lutte contre la corruption. C'est cette loi espagnole, en vigueur depuis mars 2023, qui fixe réellement les obligations que votre entreprise doit respecter. ## Quand faut-il se conformer à la Directive Whistleblowing ? Les délais sont déjà échus. La Ley 2/2023 a fixé deux dates limites pour disposer du **système interne d'information** (le canal de signalement) : - **13 juin 2023** pour les entreprises de **250 salariés ou plus** et les entités du secteur public. - **1er décembre 2023** pour les entreprises comptant **entre 50 et 249 salariés**. Autrement dit : si votre entreprise compte 50 salariés ou plus et n'a toujours pas mis en place le canal, elle est déjà hors délai. L'**Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI)** (Autorité indépendante de protection du lanceur d'alerte) est l'organisme chargé de veiller au respect de la loi et d'instruire les procédures de sanction. ## Exigences de la Directive Whistleblowing Pour que votre canal de signalement soit valable, il ne suffit pas d'installer une boîte de réception. La loi impose une série de garanties concrètes : - **Anonymat et confidentialité.** Le système doit permettre les signalements anonymes et protéger en toute circonstance l'identité du lanceur d'alerte et des personnes concernées. - **Champ d'application large.** Il couvre les infractions pénales et administratives graves ou très graves : sécurité, marchés publics, blanchiment, protection des données, environnement et autres situations irrégulières. - **Application universelle.** Il oblige aussi bien les entreprises privées que les entités publiques à partir du seuil de taille prévu. - **Personnel impartial.** Un **responsable du système** doit être désigné pour gérer et instruire les signalements avec objectivité et indépendance. - **Délais stricts.** Il faut **accuser réception sous 7 jours** et **clôturer l'instruction dans un maximum de 3 mois** (prorogeable à 6 dans les cas complexes). - **Enregistrement et traçabilité.** Toutes les communications doivent être enregistrées de manière sécurisée et dans le respect des garanties du RGPD. ## Qui la Ley Whistleblowing protège-t-elle ? La protection va bien au-delà de l'effectif permanent. La Ley 2/2023 protège toute personne qui signale dans un contexte professionnel ou de travail, y compris : - Les salariés, stagiaires et personnes en formation. - Les travailleurs sous-traitants, indépendants et fournisseurs. - Les actionnaires, associés et investisseurs. - Les membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance. - Les personnes de l'entourage du lanceur d'alerte (proches, collègues) susceptibles de subir des représailles. Le point clé est que la loi interdit **tout type de représailles** : licenciements, changements de poste, sanctions, refus de promotion ou atteintes à la réputation résultant d'un signalement de bonne foi. ### Quand son application est-elle valable ? La protection ne se limite ni au moment du signalement ni à la relation de travail en cours. Elle s'étend à : - Des situations **antérieures et postérieures** à la relation de travail. - Des **candidats** en processus de recrutement ayant connaissance d'irrégularités durant la négociation. - Des **conseillers juridiques**, collaborateurs et personnes qui assistent le lanceur d'alerte. - Des collaborateurs non rémunérés, comme les **bénévoles et les personnes en stage**. ## Le canal de signalement pour se conformer à la Directive Whistleblowing Se conformer à la Directive Whistleblowing n'a pas à être un projet interminable. La solution la plus simple est de vous appuyer sur un **logiciel de canal de signalement** qui intègre déjà en série toutes les garanties légales : anonymat, chiffrement, gestion des délais, traçabilité et protection des données conforme au RGPD. Avec le canal de signalement de LapsoWork, votre entreprise dispose d'une boîte de réception sécurisée et accessible, d'un flux de gestion de chaque signalement avec ses délais automatisés et de toute la documentation nécessaire pour attester de la conformité auprès de l'AAI. Et comme il fait partie d'une plateforme RH intégrale, vous pouvez le combiner avec les autres modules — du logiciel de contrôle horaire à la gestion documentaire — sans multiplier les outils disparates. Si votre entreprise est déjà hors délai, la priorité est de le déployer au plus vite : prouver que vous disposez d'un canal conforme réduit de façon décisive le risque de sanction. Et si vous doutez encore que la taille de votre effectif vous y oblige, mieux vaut pécher par prudence et en disposer. --- ## Canal de signalement obligatoire : quelles entreprises en ont besoin selon la loi URL: https://lapsowork.com/fr/blog/canal-de-signalement-obligatoire/ Publicado: 2024-01-30 Resumen: Guide 2026 du canal de signalement obligatoire : quelles entreprises sont soumises à la Ley 2/2023, délais, sanctions jusqu'à 1 million et comment le mettre en place. Si vous dirigez une PME et que vous avez entendu parler du **canal de signalement obligatoire**, des doutes vous assaillent sûrement : est-ce que cela me concerne ? À partir de combien de salariés ? Que se passe-t-il si je n'en dispose pas ? La **Ley 2/2023** (loi espagnole 2/2023), qui transpose la directive européenne de protection des lanceurs d'alerte, est en vigueur depuis 2023 et ses délais sont déjà échus. L'Autorité indépendante de protection du lanceur d'alerte (AAI) est désormais opérationnelle et peut sanctionner. Nous allons répondre à toutes les questions dans un langage clair et sans jargon. ## Est-il obligatoire de mettre en place un canal de signalement dans les entreprises ? Oui, pour de nombreuses entreprises, c'est le cas. Depuis l'entrée en vigueur de la **Ley 2/2023, du 20 février**, régulant la protection des personnes qui signalent des infractions à la réglementation, une grande partie du tissu entrepreneurial espagnol est tenue de disposer d'un **système interne d'information** (le nom technique du canal de signalement). L'objectif de la loi est que toute personne qui détecte une irrégularité grave au sein d'une organisation — fraude, corruption, manquements à la réglementation de l'UE, risques pour la santé publique, etc. — puisse la signaler **sans crainte de représailles** et avec des garanties de confidentialité. Ce n'est pas une formalité décorative : c'est une obligation légale assortie de sanctions financières sérieuses. ## Quel type d'entreprises est tenu de mettre en place le canal de signalement ? L'obligation ne dépend pas du secteur, mais surtout du **nombre de salariés**. Sont tenues de disposer d'un canal de signalement : - **Toutes les entreprises privées de 50 salariés ou plus**, quelle que soit leur activité. - **Les entreprises de moins de 50 salariés** qui opèrent dans des secteurs précis : services financiers, prévention du blanchiment de capitaux, sécurité des transports et protection de l'environnement. - **Toutes les administrations publiques**, sans seuil minimum de salariés. - **Les partis politiques, syndicats, organisations patronales et fondations** qui reçoivent des fonds publics. - **Les communes de plus de 10 000 habitants** et les organismes du secteur public. - **Les entités qui reçoivent des fonds européens** pour leur gestion. Dans la pratique, la règle à retenir en tant que PME est simple : **si vous comptez 50 personnes ou plus dans vos effectifs, vous êtes soumis à l'obligation**. ## Si mon entreprise compte moins de 50 salariés, ne suis-je pas tenu de mettre en place un canal de signalement ? En règle générale, non. Si votre entreprise compte **moins de 50 salariés** et que vous n'opérez pas dans l'un des secteurs réglementés mentionnés plus haut (finance, blanchiment, transport, environnement), la loi **ne vous oblige pas** à mettre en place le canal. Cela dit, il convient de nuancer deux points : 1. **Calcul du seuil.** Les 50 salariés se comptent sur la moyenne des effectifs, y compris les CDI, les CDD et les fixes discontinus (*fijos discontinuos*). Si vous êtes juste en dessous de la limite, vérifiez bien le calcul avant d'écarter l'obligation. 2. **Mise en place volontaire.** Même sans y être tenu, de nombreuses PME décident de l'adopter volontairement : cela véhicule de la transparence, aide dans les appels d'offres et les programmes de conformité, et permet de détecter les problèmes internes avant qu'ils ne se transforment en conflit grave. Si vous êtes à la frontière des 50 salariés et que vous gérez vos effectifs avec des tableurs, il vous sera difficile de connaître votre moyenne réelle. Un logiciel de suivi du temps de travail vous fournit cette donnée actualisée et vous évite les mauvaises surprises avec l'AAI. ## Qui la loi 2/2023 protège-t-elle ? La protection de la loi ne se limite pas aux salariés inscrits sur la feuille de paie, et cela détermine qui doit pouvoir accéder à votre canal. Sont couvertes les personnes qui, dans un contexte professionnel, détiennent des informations sur des infractions : - Salariés et travailleurs indépendants. - Actionnaires, associés et membres des organes d'administration ou de direction. - Sous-traitants, prestataires et fournisseurs. - Stagiaires, apprentis et bénévoles, rémunérés ou non. - Candidats dans un processus de recrutement ou en négociation précontractuelle. - Proches du lanceur d'alerte, tels que des membres de sa famille ou des collègues susceptibles de subir des représailles en raison de ce lien. Cette étendue explique pourquoi le canal ne peut pas être un intranet réservé aux salariés : il doit pouvoir être utilisé par quelqu'un qui ne travaille plus dans l'entreprise, ou qui n'y a jamais travaillé. ## Quand dois-je mettre en place le canal de signalement selon la loi ? Les délais fixés par la loi **sont échus depuis longtemps** : - **13 juin 2023** : date limite pour les entreprises de **250 salariés ou plus** et pour le secteur public. - **1er décembre 2023** : date limite pour les entreprises de **50 à 249** salariés. Cela signifie qu'à la date de 2026, toute entreprise soumise à l'obligation qui ne dispose toujours pas du canal se trouve **en situation de non-conformité depuis plus de deux ans**. Il n'y a plus de période de grâce ni de marge : si vous êtes soumis à l'obligation et que vous ne l'avez pas, chaque jour compte contre vous en cas d'inspection éventuelle. ## Que se passe-t-il si je n'ai pas de canal de signalement ? Voici la partie qui inquiète le plus — à juste titre. L'**Autorité indépendante de protection du lanceur d'alerte (AAI)** est l'organe chargé de veiller à la conformité et de sanctionner. Les amendes figurent parmi les plus élevées de l'ordre juridique en matière d'entreprise : - **Infractions légères** : jusqu'à 100 000 € (ou jusqu'à 10 000 € si l'auteur est une personne physique). - **Infractions graves** (par exemple, ne pas mettre en place le canal alors qu'on y est tenu, ou exercer des représailles contre un lanceur d'alerte) : de **100 001 € à 600 000 €**. - **Infractions très graves** (manquements répétés, obstruction à l'AAI ou représailles particulièrement graves) : de **600 001 € à 1 000 000 €**. Aux sanctions financières s'ajoutent des conséquences supplémentaires : interdiction de contracter avec le secteur public pendant un certain temps, perte de subventions ou publication de la sanction. Et n'oubliez pas que l'on sanctionne aussi le fait de **mal gérer un signalement reçu**, pas seulement l'absence de canal. C'est pourquoi il ne suffit pas d'« avoir quelque chose » : il doit s'agir d'un système qui respecte les exigences légales. ## Types d'infractions et délais de prescription L'**article 63 de la loi 2/2023** classe les manquements en trois niveaux, chacun avec son délai de prescription. Toute personne physique ou morale peut être sanctionnée : la responsabilité ne pèse pas seulement sur la société, mais aussi sur ceux qui gèrent le système. **Très graves** (prescription de **trois ans**) : - Empêcher ou restreindre délibérément le dépôt de signalements, y compris par des clauses contractuelles limitant les droits prévus par la norme. - Révéler l'identité d'un lanceur d'alerte ayant choisi l'anonymat, ou manquer au devoir de confidentialité. - Exercer des représailles contre la personne qui signale : licenciement, rétrogradation, mise à l'écart. Au-delà de l'amende, l'AAI peut imposer des sanctions accessoires au fort impact commercial : blâme public, interdiction d'obtenir des subventions et interdiction de contracter avec le secteur public. **Graves** (prescription de **deux ans**) : - Ne pas prendre les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité et le secret des communications. - Porter atteinte à l'anonymat du lanceur d'alerte de manière moins préjudiciable que dans le cas très grave. - La récidive en matière d'infractions légères. **Légères** (prescription de **six mois**) : - Transmettre délibérément des informations incomplètes à l'AAI alors qu'on est tenu de l'informer. - Manquer au devoir de collaboration à l'enquête sur un signalement. - Tout autre manquement non qualifié de grave ou de très grave. ## Comment mettre en place un canal de signalement dans mon entreprise ? Un canal de signalement conforme à la Ley 2/2023 doit réunir, au minimum, ces exigences : 1. **Accessible** aux salariés, anciens salariés, sous-traitants, fournisseurs et même aux candidats à un poste. 2. **Permettre les signalements anonymes** si la personne le souhaite. 3. **Garantir la confidentialité** de l'identité du lanceur d'alerte et des données fournies. 4. **Confirmer la réception** du signalement dans un délai maximum de **7 jours**. 5. **Résoudre** l'enquête dans un délai maximum de **3 mois** (prorogeable à 6 dans les cas complexes). 6. **Nommer formellement un responsable** du système, sans conflit d'intérêts. 7. **Protéger le lanceur d'alerte** de manière expresse contre toute représaille. 8. **Respecter le RGPD** dans le traitement des données. Vous avez deux voies pour le mettre en place : ### Canal interne propre Vous gérez vous-même le portail et désignez un responsable au sein de l'entreprise. Cela offre un contrôle total, mais exige de former cette personne, de garantir son indépendance et d'assumer le risque si un signalement est mal géré. ### Canal externe géré Vous faites appel à un prestataire spécialisé qui fournit le portail chiffré, la politique interne révisée par des avocats et la traçabilité du dossier. C'est l'option que choisissent la plupart des PME de 50 à 250 salariés, car elle garantit la conformité sans se compliquer la vie en interne. Avec LapsoWork, vous pouvez avoir votre canal opérationnel **en 48 heures** : portail avec URL propre, politique interne révisée par des spécialistes de la conformité, gestion documentaire du dossier conforme à la loi et communication interne prête pour vos salariés. Et comme il fait partie de notre suite RH, vous le trouvez intégré aux côtés du suivi du temps de travail, des congés et de la documentation. ## Conclusion Le canal de signalement a cessé d'être facultatif pour les entreprises de 50 salariés ou plus en 2023, et les délais sont désormais échus. Le risque n'est pas théorique : une sanction pour absence de canal démarre à **100 000 €**. Le mettre en place, en revanche, est rapide et abordable. Si vous avez des doutes sur le fait d'être soumis ou non à l'obligation, ou si vous souhaitez le voir en fonctionnement, découvrez notre canal de signalement ou souscrivez au canal de signalement et levez vos doutes dès aujourd'hui. --- ## Qu'est-ce qu'un canal de signalement et comment fonctionne-t-il dans votre entreprise ? URL: https://lapsowork.com/fr/blog/quest-ce-quun-canal-de-signalement/ Publicado: 2024-01-16 Resumen: Qu'est-ce qu'un canal de signalement, ce qu'exige la Ley 2/2023, qui est concerné, comment il fonctionne et quelles sanctions. Guide pratique pour PME. De plus en plus d'entreprises espagnoles reçoivent le même message de la part de leur conseil : « vous devez disposer d'un canal de signalement ». Mais de quoi s'agit-il exactement ? Sert-il uniquement à « dénoncer » ses collègues ? Est-il obligatoire pour votre entreprise ou seulement pour les grandes corporations ? Dans ce guide, nous vous expliquons, sans jargon juridique, **ce qu'est un canal de signalement, comment il fonctionne, ce qu'exige la Ley 2/2023 et ce que vous risquez si vous ne le mettez pas en place**. ## Qu'est-ce qu'un canal de signalement ? Un canal de signalement est un **mécanisme interne qui permet à toute personne d'informer de présumées mauvaises pratiques, irrégularités ou infractions** commises au sein d'une organisation, de manière confidentielle et, si elle le souhaite, anonyme. Il s'agit de comportements tels que la fraude, la corruption, le harcèlement au travail, les manquements réglementaires, les risques pour la sécurité ou toute action illégale ou contraire à l'éthique de l'entreprise. Son objectif n'est pas de « surveiller » le personnel, bien au contraire : **offrir une voie sûre pour qu'un problème soit mis en lumière au sein de l'entreprise avant qu'il n'éclate à l'extérieur** (lors d'une inspection, devant les tribunaux ou dans la presse). Un bon canal de signalement favorise une culture éthique et protège à la fois celui qui informe de bonne foi et l'organisation elle-même. ### Logiciel de canal de signalement Dans la pratique, la plupart des entreprises ne gèrent plus cela avec une boîte physique ou une simple adresse e-mail, mais avec un **logiciel de canal de signalement**. Ces plateformes permettent de recevoir des alertes de manière confidentielle et sécurisée, en garantissant l'anonymat de l'informateur, en enregistrant chaque communication avec un horodatage et en facilitant son suivi jusqu'à la résolution. L'avantage d'un outil spécialisé est qu'il **respecte les exigences techniques de la loi dès la conception** : chiffrement, traçabilité, contrôle d'accès restreint, délais de réponse et conservation sécurisée de l'information. Chez LapsoWork, nous proposons le canal de signalement intégré dans le même environnement où vous gérez déjà le suivi du temps, les congés ou la documentation de votre équipe, de sorte que vous n'avez pas besoin de souscrire ni de maintenir un système à part. ### L'importance d'un canal de signalement dans les entreprises Au-delà de l'obligation légale, disposer d'un canal de signalement apporte des bénéfices réels : - **Détecte les problèmes à temps**, lorsqu'ils sont encore gérables et non une crise. - **Renforce la transparence et l'éthique** au sein de l'organisation. - **Génère de la confiance** parmi les employés, les clients et les partenaires, qui constatent qu'il existe un mécanisme sérieux pour signaler les irrégularités. - **Protège la réputation** de l'entreprise en évitant que les conflits internes ne finissent sur la place publique. ## Législation et exigences du canal de signalement en Espagne Le canal de signalement a cessé d'être une simple recommandation de bonnes pratiques pour devenir une **obligation légale** en Espagne. Voici ce que vous devez savoir. ### La Ley 2/2023 et la protection de l'informateur La norme de référence est la **Ley 2/2023, de 20 de febrero** (loi 2/2023 du 20 février), régulatrice de la protection des personnes qui informent sur des infractions réglementaires et de lutte contre la corruption. Cette loi transpose la **Directiva (UE) 2019/1937** sur la protection de l'informateur (connue sous le nom de directive *whistleblowing*). Son idée centrale est de **protéger celui qui donne l'alerte**. La loi blinde la confidentialité du lanceur d'alerte et **interdit expressément les représailles** (licenciements, sanctions, changements de poste préjudiciables, etc.) contre celui qui informe de bonne foi. La surveillance du système incombe à l'**Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.)** (Autorité indépendante de protection de l'informateur), qui peut enquêter et sanctionner les manquements. ### Quelles entreprises sont obligées de disposer d'un canal de signalement ? Sont notamment tenues de disposer d'un canal de signalement interne les entités suivantes : - **Les entreprises du secteur privé comptant 50 salariés ou plus.** - Les entreprises de toute taille dans des **secteurs sensibles**, tels que les services financiers, la prévention du blanchiment de capitaux ou la sécurité du transport et de l'environnement. - **Toutes les Administrations et entités du secteur public.** - **Les partis politiques, syndicats, organisations patronales et fondations** qui reçoivent des fonds publics. Les délais d'adaptation prévus par la loi sont déjà échus : les entreprises de plus de 250 salariés devaient l'avoir opérationnel depuis juin 2023 et celles de 50 à 249 salariés au plus tard le **1er décembre 2023**. Autrement dit : **si votre entreprise entre dans le champ d'application de la loi et ne dispose toujours pas de canal, elle est déjà hors délai** et exposée à des sanctions. ### Exigences de fonctionnement et de gestion La loi ne se contente pas de l'existence d'une boîte : elle exige que le canal respecte une série d'exigences : - **Confidentialité et anonymat** : il doit garantir la protection de l'identité de l'informateur et permettre des signalements anonymes. - **Procédure de gestion** : accusé de réception dans un délai maximum de **7 jours** et réponse à l'informateur dans un délai maximum de **3 mois**. - **Responsable du système** : il faut désigner une personne ou une équipe indépendante qui reçoit et traite les communications. - **Registre sécurisé** : tous les signalements doivent être documentés et conservés de manière sécurisée, dans le respect du RGPD. - **Protection contre les représailles** : des mécanismes qui garantissent que signaler n'a pas de conséquences négatives pour celui qui le fait de bonne foi. ## Avantages de la mise en place d'un canal de signalement ### Prévention et détection des irrégularités Un canal de signalement permet la **détection précoce des comportements irréguliers** au sein de l'entreprise. Plus un problème — un cas de harcèlement, une fraude, un manquement à la sécurité — est connu tôt, plus il est facile (et moins coûteux) de le résoudre. De plus, agir à temps peut éviter des **responsabilités pénales** de l'entreprise et de ses dirigeants. ### Conformité avec d'autres réglementations Le canal de signalement ne fonctionne pas seul. Il s'articule naturellement avec d'autres obligations que vous connaissez probablement déjà : le **programme de compliance pénale**, le **RGPD** en matière de protection des données, les normes de **prévention du blanchiment de capitaux** ou des certifications comme l'**ISO 37001** (anticorruption) et l'**ISO 27001** (sécurité de l'information). Disposer d'un canal bien géré renforce l'ensemble de votre système de conformité. ### Préservation de la réputation de l'entreprise Disposer d'un canal de signalement témoigne d'un **engagement réel envers l'éthique et la transparence**. Cela génère de la confiance chez les employés, les clients et les partenaires, et cette confiance se traduit par une plus grande fidélité et une meilleure image de marque. À une époque où la réputation se perd en un seul titre de presse, disposer d'un mécanisme interne pour résoudre les conflits est un avantage concurrentiel. ## Portée et fonctionnement d'un canal de signalement ### Qui peut utiliser le canal ? Le canal doit être disponible pour un large éventail de personnes liées à l'entreprise, et pas seulement le personnel. Peuvent l'utiliser : - **Les employés** (sous contrat en vigueur, en période d'essai ou même dans le cadre de processus de recrutement). - **Les anciens salariés** dont la relation de travail a déjà pris fin. - **Les travailleurs indépendants, sous-traitants et fournisseurs** qui travaillent pour l'entreprise. - **Les associés, dirigeants et personnel de direction**. ### Protection et confidentialité de l'informateur Le pilier du système est que personne ne craigne de signaler. C'est pourquoi le canal doit **garder secrète l'identité de l'informateur**, permettre de signaler **sans crainte de représailles** et disposer de garanties techniques et organisationnelles pour que seule l'équipe autorisée accède à l'information. ### Comment un signalement est présenté et enregistré La procédure doit être **claire et accessible**. La loi permet de mettre en place différents moyens : **plateforme en ligne, application mobile, ligne téléphonique ou même une réunion en présentiel** à la demande de l'informateur. Chaque communication est enregistrée, se voit attribuer un code de suivi et est documentée afin de pouvoir consulter son état à tout moment. ### Gestion et résolution des signalements L'équipe responsable analyse chaque signalement **de manière objective et impartiale**, l'instruit et adopte les mesures qui s'imposent, toujours en garantissant la confidentialité. Un bon système fournit des rapports et des statistiques qui permettent d'assurer le suivi et de démontrer, le cas échéant, que l'entreprise gère le canal avec diligence. ## Comment mettre en place un canal de signalement étape par étape 1. **Évaluez vos besoins et concevez le système.** Identifiez vos obligations légales, définissez quels canaux vous mettez en place (en ligne, téléphone, présentiel) et établissez la procédure interne. 2. **Communiquez et formez le personnel.** Un canal que personne ne connaît ne sert à rien. Expliquez à votre équipe ce qu'il est, à quoi il sert et que signaler de bonne foi n'a pas de conséquences négatives. 3. **Mettez en place l'outil et désignez le responsable.** Lancez la plateforme et nommez la personne ou l'équipe qui recevra et traitera les communications en toute indépendance. 4. **Évaluez et améliorez en continu.** Passez régulièrement en revue le fonctionnement du canal, recueillez les retours et ajustez la procédure pour qu'elle soit de plus en plus efficace. ## Ce que doit contenir le protocole du canal Le canal ne se résume pas au formulaire : la loi exige un document interne expliquant son fonctionnement au sein de votre organisation. Un protocole bien rédigé comprend au minimum : - **Finalité.** Pourquoi le canal existe et à quoi l'entreprise s'engage. - **Objectifs.** Détecter et corriger les irrégularités, et protéger celui qui les signale. - **Champ d'application.** Qui peut l'utiliser : salariés, anciens salariés, candidats, indépendants, fournisseurs, stagiaires et toute personne ayant une relation professionnelle avec l'entreprise. - **Garanties.** Confidentialité de l'identité, interdiction des représailles et présomption de bonne foi. - **Organes responsables.** Qui reçoit, instruit et tranche, avec des critères d'impartialité et la gestion des conflits d'intérêts. - **Procédure complète.** De la réception à la clôture du dossier, avec les délais légaux. - **Protection des données.** Mesures conformes au RGPD et à la LOPDGDD espagnole. Plus le document est précis, mieux c'est. Un protocole générique copié d'un modèle qui ne correspond pas à votre entreprise est presque aussi risqué que de ne pas en avoir. ## Sanctions pour absence de canal de signalement Ne pas mettre en place le canal (ou le faire de manière incorrecte) peut coûter très cher. La Ley 2/2023 prévoit un régime de sanctions sévère : - **Infractions très graves pour les personnes morales : amendes pouvant atteindre 1.000.000 €.** - **Infractions pour les personnes physiques responsables : amendes comprises entre 1.001 € et 300.000 €.** À cela s'ajoutent d'autres conséquences possibles, comme la publication de la sanction, l'interdiction de contracter avec le secteur public ou de recevoir des subventions pendant un certain temps. En résumé : **le coût de la non-conformité est bien supérieur à celui de la mise en place d'un canal**. ## En résumé Un canal de signalement est aujourd'hui une **obligation légale pour de nombreuses entreprises et une bonne pratique pour toutes**. Bien géré, il ne génère pas de conflits : il les prévient, protège votre équipe et blinde la réputation de votre entreprise. La clé est de le mettre en place avec un outil qui respecte la loi dès la conception et ne vous ajoute pas de charge de travail. Si vous cherchez une solution simple, LapsoWork intègre le canal de signalement au reste de la gestion des personnes de votre entreprise. Et si vous voulez voir comment il s'intègre à votre quotidien, vous pouvez souscrire au canal de signalement ou consulter nos tarifs. --- ## Organigramme fonctionnel : qu'est-ce que c'est et comment le créer étape par étape URL: https://lapsowork.com/fr/blog/organigramme-fonctionnel-comment-le-creer/ Publicado: 2023-12-05 Resumen: Découvrez ce qu'est un organigramme fonctionnel, à quoi il sert et comment le créer dans votre PME étape par étape. Avantages, exemple et différences. Lorsqu'une PME grandit, arrive un moment où le « ici, chacun sait ce qu'il a à faire » cesse de fonctionner. Apparaissent alors les chevauchements, les tâches qui tombent dans le vide et les décisions qui s'enlisent parce que personne ne sait qui a le dernier mot. Un **organigramme fonctionnel** est l'outil le plus simple et le plus visuel pour mettre de l'ordre : il clarifie ce que fait chaque service, qui dépend de qui et de quoi chaque personne est responsable. Dans cet article, nous vous expliquons ce que c'est, à quoi il sert et comment le créer étape par étape dans votre entreprise. > Vous préférez le faire directement ? Le **[générateur d’organigramme](/fr/generateur-organigramme/)** le dessine au fil de la saisie et vous le télécharge en PNG ou en SVG. C’est gratuit, sans inscription, et rien de ce que vous saisissez ne quitte votre navigateur. ## Qu'est-ce que l'organigramme fonctionnel ? L'organigramme fonctionnel est une représentation graphique de la structure d'une entreprise organisée selon les **fonctions et les compétences** qu'exerce chaque département ou service, et non uniquement selon les postes ou les personnes. Autrement dit, au lieu de se limiter à montrer « qui commande qui », il met l'accent sur **ce qui se fait dans chaque partie de l'organisation** et sur la manière dont les responsabilités sont réparties. Dans un organigramme fonctionnel, les différents blocs sont regroupés par spécialité — production, ventes, administration, ressources humaines, marketing, etc. — et sont ordonnés de façon hiérarchique afin que l'on comprenne d'un seul coup d'œil comment circulent l'information et la chaîne de commandement. C'est une photographie claire de la répartition du travail qui, en outre, aide chaque personne à comprendre son rôle au sein de l'ensemble. ## Quelle est la finalité d'un organigramme fonctionnel ? La finalité principale est d'**ordonner et de clarifier le fonctionnement interne** de l'entreprise. Un bon organigramme fonctionnel répond à des questions quotidiennes qui, sans lui, se règlent à coups d'e-mails et de malentendus : - À qui revient cette tâche ? - Devant qui dois-je rendre des comptes et qui rend des comptes devant moi ? - Quel département assume la responsabilité de ce processus ? - À qui m'adresser lorsqu'un problème survient dans un domaine précis ? En couchant par écrit la répartition des fonctions, l'organisation gagne en efficacité, réduit les conflits de compétences et facilite l'intégration de nouvelles personnes, qui comprennent dès le premier jour où elles s'insèrent. ## Avantages d'un organigramme fonctionnel Au-delà d'avoir un joli diagramme, un organigramme fonctionnel bien conçu apporte des bénéfices très concrets au quotidien d'une PME. ### Il améliore la communication au sein de l'entreprise Lorsque tout le monde sait ce que fait chaque service et à qui s'adresser, la communication circule bien mieux. On évite les goulots d'étranglement, on réduit les e-mails « au cas où » envoyés à la moitié de l'effectif et les problèmes arrivent directement à qui peut les résoudre. ### Une plus grande clarté sur les tâches de chaque personne L'organigramme fonctionnel clarifie ce que l'on attend de chaque poste. Cela réduit les chevauchements (deux personnes faisant la même chose) et les vides (tâches dont personne ne se charge), deux des principales sources de friction interne. ### Une prise de décision décentralisée et spécialisée En attribuant les responsabilités par fonction, les décisions se prennent là où se trouvent la connaissance et l'expérience. Le responsable de chaque service peut agir avec autonomie dans son domaine, sans avoir à faire remonter chaque question à la direction, ce qui accélère le fonctionnement. ### Une plus grande spécialisation dans chaque domaine Regrouper le travail par fonctions favorise la spécialisation et la montée en compétence de chaque équipe sur son terrain. Un département concentré sur sa compétence est plus performant et commet moins d'erreurs qu'un département à qui l'on demande « un peu de tout ». ## Exemple d'organigramme fonctionnel Imaginez une PME du secteur des services comptant environ 25 personnes. Un organigramme fonctionnel typique partirait de la **Direction générale** au sommet et, en dessous, regrouperait l'organisation par fonctions : - **Direction générale** - **Administration et Finances** : comptabilité, facturation, trésorerie. - **Ressources humaines** : recrutement, paie, suivi du temps de travail, formation. - **Commercial et Ventes** : prospection de clients, service commercial, service après-vente. - **Marketing** : communication, réseaux sociaux, génération de leads. - **Opérations / Production** : prestation du service ou fabrication du produit. Chaque bloc aurait un responsable de service, et au sein de chaque service figureraient les postes concrets. L'important n'est pas le dessin en soi, mais qu'il reflète fidèlement **la façon dont le travail est réellement réparti** dans votre entreprise. ## Différence entre organigramme structurel et organigramme fonctionnel Ce sont deux approches complémentaires, et non exclusives : - L'**organigramme structurel** montre la hiérarchie générale : les postes, les niveaux et les lignes de dépendance. Il répond à « qui commande qui ». - L'**organigramme fonctionnel** va un pas plus loin et détaille les **fonctions et responsabilités spécifiques** de chaque service. Il répond à « ce que fait chaque partie de l'organisation ». Dit autrement : le structurel vous indique comment l'entreprise est bâtie ; le fonctionnel vous indique à quoi sert chaque pièce. De nombreuses entreprises commencent par le structurel et l'enrichissent ensuite avec le fonctionnel lorsqu'elles ont besoin de plus de précision. ## Quelles entreprises utilisent un organigramme fonctionnel ? L'organigramme fonctionnel est utile à pratiquement n'importe quelle organisation, mais il s'avère particulièrement précieux dans les cas suivants : - **Les PME en croissance**, qui passent du « on fait tous de tout » au besoin de services bien définis. - **Les entreprises comptant plusieurs départements** dont les fonctions peuvent se chevaucher. - **Les organisations qui recrutent fréquemment** et ont besoin que les nouveaux venus comprennent rapidement leur rôle. - **Les entreprises aux processus complexes** dans lesquelles il est utile de savoir exactement qui répond de chaque chose. Ce n'est pas un outil réservé aux grandes corporations : plus une PME l'implante tôt, plus tôt elle évite les problèmes de manque de coordination. ## Comment élaborer un organigramme fonctionnel ? Étape par étape Créer un organigramme fonctionnel ne nécessite ni logiciel coûteux ni consultants externes. Il suffit de suivre une méthode ordonnée. 1. **Identifiez les fonctions de l'entreprise.** Dressez la liste de toutes les activités réalisées et regroupez-les par domaines ou compétences (finances, ventes, RH, production, etc.). 2. **Définissez la hiérarchie et les lignes de commandement.** Établissez quels services dépendent de quels autres et comment circule la prise de décision. Décidez qui rend des comptes à qui. 3. **Attribuez des responsables à chaque fonction.** Chaque bloc doit correspondre à une personne ou à un poste responsable. C'est là que l'organigramme prend toute sa valeur : des noms et des responsabilités concrètes. 4. **Représentez-le visuellement.** Traduisez-le dans un diagramme clair et simple, du haut (direction) vers le bas (services et postes). Vous pouvez utiliser des outils bureautiques ou n'importe quel éditeur de diagrammes. 5. **Révisez-le et actualisez-le.** L'entreprise change, et l'organigramme doit changer aussi. Révisez-le au moins une fois par an ou chaque fois qu'il y a des réorganisations, des recrutements ou des changements de fonctions. ## Pourquoi réaliser un organigramme fonctionnel dans votre entreprise ? Parce que **l'ordre se traduit par de l'efficacité**. Un organigramme fonctionnel évite les doublons, clarifie les responsabilités, accélère les décisions et facilite l'intégration du personnel. C'est un investissement minime en temps qui épargne bien des malentendus et des frictions tout au long de l'année. De plus, avoir une structure claire par fonctions est la première étape pour digitaliser la gestion des personnes : une fois que vous savez quels départements vous avez et qui les compose, il devient bien plus facile d'organiser le suivi du temps de travail, les plannings, les congés ou la documentation par équipes. ## Est-il obligatoire d'avoir un organigramme en Espagne ? Non. **Aucune réglementation espagnole n'oblige les entreprises à disposer d'un organigramme**, ni fonctionnel ni structurel. C'est un outil de gestion interne, volontaire, que chaque entreprise adopte selon ses besoins. Autre chose est que certaines obligations légales exigent bel et bien d'avoir clairement défini les fonctions et responsabilités de l'effectif. Par exemple, la réglementation de prévention des risques professionnels (prevención de riesgos laborales) requiert d'identifier des responsables en matière de sécurité et de santé ; la protection des données exige de désigner qui traite l'information ; et l'enregistrement obligatoire de la journée de travail (Real Decreto-ley 8/2019) implique de savoir quelles personnes et quels services pointent et qui supervise cet enregistrement. Dans tous ces cas, un organigramme fonctionnel bien défini facilite le respect de ce que prévoit la loi et la démonstration de qui est responsable de chaque chose. ## Conclusion L'organigramme fonctionnel est l'un de ces outils simples qui rapportent bien plus qu'ils ne coûtent. Il ordonne le travail, clarifie les responsabilités et prépare votre entreprise à croître sans chaos. Consacrer un après-midi à le dessiner et à le maintenir à jour est l'une des meilleures décisions de gestion que puisse prendre une PME. Et une fois la structure clairement définie, l'étape suivante et naturelle consiste à porter cette organisation sur le terrain pratique : gérer la paie, les pointages, les absences et la documentation de façon centralisée et par départements. C'est là qu'un outil comme LapsoWork vous fait gagner des heures chaque mois. --- ## Comparatif de suivi du temps : Factorial HR vs LapsoWork URL: https://lapsowork.com/fr/blog/comparatif-suivi-du-temps-factorial-hr-vs-lapso/ Publicado: 2023-11-21 Resumen: Nous comparons le suivi du temps de Factorial HR et LapsoWork en 2026 : pointage, fonctionnalités, conformité légale, prix et facilité d'usage pour PME. Depuis que l'enregistrement du temps de travail est obligatoire pour toutes les entreprises en Espagne, choisir un bon logiciel de suivi du temps n'est plus une option. Et avec le nouveau développement réglementaire qui pousse vers le **pointage numérique, accessible et à l'épreuve des manipulations**, toute PME a besoin d'un outil qui respecte la loi sans lui compliquer la vie. Dans ce comparatif, nous mettons face à face deux options très populaires sur le marché espagnol : **Factorial HR** et **LapsoWork**. Les deux couvrent l'essentiel, mais adoptent des approches différentes. Nous vous expliquons en quoi elles se ressemblent, en quoi elles se distinguent et comment décider laquelle convient le mieux à votre entreprise. ## Le suivi du temps de Factorial HR Factorial est l'une des plateformes RH les plus connues d'Espagne. Son module de suivi du temps permet aux administrateurs de configurer la journée de travail de chaque salarié en tenant compte des particularités individuelles (équipes, journées fractionnées, horaires flexibles). Parmi ses principales fonctions : - **Pointage depuis le mobile** via code QR ou depuis l'application. - **Contrôle des heures travaillées** et comptabilisation automatique des heures supplémentaires. - **Gestion des congés et des absences** avec circuit de validation par le responsable. - **Rapports personnalisés** exportables pour les audits ou les inspections. - **Conformité réglementaire** à l'enregistrement du temps de travail en vigueur. Factorial est un produit soigné et très complet, conçu comme une suite RH intégrale (avec paie, ATS, finances et même un agent d'IA). Cela en fait une excellente option pour les entreprises de taille moyenne et les scale-ups disposant d'un budget conséquent, même si pour une petite PME cela peut représenter bien plus de plateforme que ce dont elle a réellement besoin. ## Le suivi du temps de LapsoWork LapsoWork partage avec Factorial de nombreuses fonctionnalités clés, mais avec une philosophie davantage axée sur la simplicité et sur la PME espagnole. Son logiciel de suivi du temps comprend : - **Pointage rapide** des entrées, sorties et pauses, en quelques clics. - **Personnalisation des horaires** de chaque salarié depuis le gestionnaire interne. - **Accès multiplateforme** : application mobile, version web et matériel de pointage pour les bureaux. - **Gestion des congés et des absences** intégrée au reste des modules. - **Interface simple et intuitive**, sans courbe d'apprentissage ni besoin de formation préalable. - **Historique des pointages** et récapitulatif de la journée visible par le salarié lui-même. - **Rapports au format PDF** conformes à la réglementation sur l'enregistrement du temps. - **Support professionnel personnalisé**, en espagnol et de proximité. La grande différence réside dans l'expérience : LapsoWork privilégie le fait que n'importe quel membre de l'équipe — quel que soit son profil technique — puisse pointer et consulter ses heures sans y réfléchir, tandis que l'administrateur dispose d'une information mise à jour en temps réel. ## Tableau comparatif rapide | Aspect | Factorial HR | LapsoWork | |---|---|---| | Pointage mobile | Oui (QR et app) | Oui (app, web, matériel) | | Facilité d'usage | Complète, courbe d'apprentissage plus marquée | Très simple, sans formation | | Rapports conformes à la loi | Oui | Oui (PDF automatiques) | | Approche | Suite RH intégrale | Spécialisée et légère pour PME | | Support en espagnol | Oui | Oui, personnalisé | | Idéal pour | Moyennes entreprises et scale-ups | PME de 5 à 100 salariés | Les deux outils répondent à l'essentiel et à la réglementation. Le choix dépend davantage de ce dont vous avez besoin autour du suivi du temps que du pointage en lui-même. ## Conformité légale : ce qui ne peut pas manquer en 2026 Quel que soit le logiciel que vous choisissez, en 2026 il doit garantir que l'enregistrement du temps soit : - **Numérique et objectif**, en évitant les relevés manuels facilement manipulables. - **Accessible à tout moment** pour la personne salariée, la représentation légale et l'Inspección de Trabajo (l'inspection du travail espagnole). - **Conservé pendant quatre ans**, avec une intégrité garantie. - **Interopérable**, capable d'exporter les données dans des formats standard. Tant Factorial que LapsoWork sont alignés sur ces exigences. Il convient malgré tout de vérifier que l'enregistrement est **inaltérable** et que la personne salariée peut accéder à ses propres heures sans dépendre de l'administrateur, deux points auxquels l'Inspection accorde une attention particulière. ## Lequel choisir selon votre entreprise ? **Choisissez Factorial** si vous avez besoin d'une suite RH très large (paie, recrutement, finances, IA) et que votre entreprise a le volume et le budget pour en tirer parti. C'est une plateforme puissante lorsque vous utilisez véritablement tous ses modules. **Choisissez LapsoWork** si vous êtes une PME qui veut un suivi du temps simple, légal et économique, avec une équipe qui pointe en quelques secondes et sans vouloir se battre avec un outil complexe. De plus, vous pouvez ajouter des modules au fur et à mesure de vos besoins — paie, plannings, congés ou canal de signalement — sans quitter la même plateforme. Au fond, les deux résolvent le même problème. La question n'est pas tant de savoir laquelle est « meilleure » dans l'absolu, mais laquelle s'adapte à votre taille, à votre budget et à l'envie qu'a votre équipe d'apprendre un nouvel outil. Si vous valorisez la simplicité et un accompagnement de proximité, il vaut la peine de tester LapsoWork avant de vous décider. --- ## Application pour signer des documents : comparatif 2026 pour les entreprises URL: https://lapsowork.com/fr/blog/application-pour-signer-des-documents/ Publicado: 2023-11-07 Resumen: Comparatif des applications pour signer des documents en entreprise : DocuSign, SigningHub, PDFelement et LapsoWork. Validité légale eIDAS et laquelle choisir en 2026. Signer des documents est l'une des tâches les plus répétitives du quotidien de toute entreprise : contrats, bulletins de paie, autorisations, congés, accords avec les fournisseurs… Imprimer, signer à la main, scanner et archiver est un processus lent et sujet aux erreurs. Une **application pour signer des documents** supprime toute cette paperasse : le document est signé en quelques secondes depuis le mobile ou l'ordinateur et reste archivé avec une validité légale. Dans ce comparatif 2026, nous passons en revue les options les plus utilisées et ce qui les distingue. ## Ce que doit offrir une bonne application de signature Avant de choisir un outil, il convient de savoir de quel type de signature électronique vous avez besoin. Le règlement européen **eIDAS (910/2014)** distingue trois niveaux, tous dotés d'une validité juridique mais d'une force probante différente : - **Signature électronique simple** : une case cochée, un clic ou une signature tracée à l'écran. Valide, mais facilement contestable devant un tribunal. - **Signature électronique avancée** : liée de manière unique au signataire et capable de détecter toute modification ultérieure du document (par exemple, la signature biométrique qui capture la pression, la vitesse et le tracé). C'est la plus courante pour les contrats de travail. - **Signature électronique qualifiée** : le niveau le plus élevé, juridiquement assimilée à la signature manuscrite, reposant sur un certificat qualifié. Pour la plupart des démarches internes d'une PME, la signature avancée est amplement suffisante. Ceci étant clair, examinons les applications. ## DocuSign DocuSign est l'une des applications les plus utilisées au monde pour signer des documents électroniquement. Elle prend en charge les formats PDF, Word, Excel et images, et permet d'envoyer des documents à signer à plusieurs destinataires avec un suivi de l'état de chaque signature. ### Avantages - Standard du marché, très répandu et reconnu par les tiers. - Signature depuis n'importe quel appareil et flux de signature avec plusieurs signataires. - Conforme à eIDAS et prend en charge la signature avancée et qualifiée. ### Inconvénients - Les forfaits payants voient leur prix grimper rapidement selon le volume et le nombre d'utilisateurs. - C'est un outil de signature isolé : il ne gère pas le reste de la documentation RH ni les données du salarié. ## SigningHub SigningHub permet des signatures numériques avancées ayant une validité légale et offre la possibilité d'évaluer chaque signature par document. Il propose une version d'essai temporaire et des forfaits d'abonnement payants une fois la période gratuite épuisée. ### Avantages - Signature électronique avancée avec traçabilité et horodatage. - Bonne option pour les flux d'approbation avec validation par document. ### Inconvénients - La courbe d'apprentissage est un peu plus longue que celle d'autres applications. - Axé sur la signature ; nécessite une intégration à un autre système pour le reste de la gestion documentaire. ## PDFelement PDFelement est une application de bureau pour éditer des PDF qui intègre la possibilité d'insérer une signature numérique. Elle convertit les formats avec facilité et se révèle pratique lorsque ce dont vous avez besoin est avant tout d'éditer des documents. ### Avantages - Très complète en tant qu'éditeur de PDF (fusionner, diviser, convertir, commenter). - Inclut la signature numérique au sein même de l'éditeur. ### Inconvénients - Elle est conçue principalement pour l'édition de PDF, non pour gérer des flux de signature avec les salariés. - Certains utilisateurs de la version mobile signalent des problèmes de synchronisation et de sauvegarde entre appareils. ## LapsoWork, la signature intégrée à votre logiciel RH Les applications précédentes gèrent bien la signature en tant que tâche isolée. Mais dans une entreprise, le problème n'est pas seulement de *signer* : c'est de signer **et** d'avoir ensuite ce contrat, ce bulletin de paie ou cette autorisation classés, accessibles et rattachés au bon salarié. C'est là qu'un outil spécifique de signature montre ses limites et qu'une approche différente entre en jeu. **LapsoWork** est un logiciel RH pour les PME qui inclut un gestionnaire documentaire avec signature électronique intégrée. Cela signifie que : - Le salarié **signe depuis n'importe quel appareil** (mobile, tablette ou ordinateur) sans rien installer. - Chaque document signé est **archivé automatiquement dans la fiche du salarié**, sans scanner ni déplacer de dossiers. - La signature est **avancée et conforme à eIDAS**, avec des preuves qui apportent une sécurité juridique. - Tout cohabite avec le reste de la gestion : pointage, bulletins de paie, congés et plannings sur la même plateforme. La différence pratique est claire : au lieu d'avoir une application pour signer, une autre pour le suivi du temps et un dossier partagé pour archiver, vous avez tout au même endroit. Moins d'outils, moins d'erreurs et zéro paperasse. ## Quelle application choisir ? Il n'y a pas de réponse unique ; cela dépend de ce que vous signez : - Si vous avez seulement besoin d'**envoyer des documents ponctuels à signer** à des clients ou fournisseurs externes, DocuSign ou SigningHub font largement l'affaire. - Si votre priorité est d'**éditer des PDF** et de signer de manière ponctuelle, PDFelement convient. - Si ce que vous voulez, c'est **signer la documentation de vos salariés** (contrats, bulletins de paie, congés) et la garder classée, le plus logique est d'intégrer la signature au sein de votre logiciel RH plutôt que d'ajouter encore un outil de plus. Dans tous les cas, vérifiez toujours que la solution choisie est conforme au règlement eIDAS et fournit des preuves de la signature : c'est ce qui vous garantira une sécurité juridique le jour où un document sera contesté. Si vous souhaitez voir comment fonctionne la signature intégrée au reste de la gestion du personnel, vous pouvez demander une démo ou consulter nos forfaits. --- ## Système de gestion documentaire : questions fréquentes URL: https://lapsowork.com/fr/blog/systeme-de-gestion-documentaire-questions-frequentes/ Publicado: 2023-10-17 Resumen: Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire, à quoi sert-il et comment choisir celui qui convient à votre PME. Nous répondons aux questions les plus fréquentes en 2026. Contrats, bulletins de paie, arrêts de travail, politiques internes, certificats... La paperasse d'une entreprise s'accumule chaque mois et, si elle n'est pas bien organisée, elle finit dispersée entre dossiers partagés, e-mails et tiroirs. Un système de gestion documentaire met de l'ordre dans tout cela. Dans cet article, nous répondons aux questions les plus fréquentes que nous posent les PME lorsqu'elles envisagent de numériser et de centraliser leur documentation. ## Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire ? Un système de gestion documentaire (SGD) est un logiciel conçu pour administrer, contrôler et stocker de façon centralisée tous les documents dont une organisation a besoin pour fonctionner. La norme internationale ISO 15489, référence en matière de gestion des documents, définit cette discipline comme l'ensemble des tâches de création, de réception, de conservation, d'utilisation et de sort final des documents tout au long de leur cycle de vie. En termes simples : il s'agit de faire en sorte que chaque document soit là où il doit être, accessible à qui en a besoin et protégé de qui ne doit pas le voir. Face à l'archivage papier classique ou aux dossiers épars sur un disque partagé, un SGD apporte structure, traçabilité et sécurité. Vous savez qui a téléversé chaque fichier, qui l'a consulté et quelle est la version en vigueur. ## À quoi sert un système de gestion documentaire ? Au-delà de « ranger des fichiers », un bon système de gestion documentaire résout des problèmes concrets du quotidien. Voici ses principaux avantages : - **Il accélère les processus.** Retrouver un contrat ou un bulletin de paie cesse d'être une recherche de dix minutes entre les dossiers. Vous localisez et partagez n'importe quel document en quelques secondes, ce qui réduit le temps et les coûts. - **Il renforce la sécurité de l'information.** Le format numérique évite la détérioration, la perte ou le vol du papier, et permet de contrôler les versions pour toujours savoir laquelle est la définitive. - **Il facilite le travail d'équipe.** Plusieurs personnes peuvent accéder au même document sans dupliquer les fichiers ni s'envoyer des versions par e-mail. - **Il maîtrise les accès.** Vous pouvez décider quels documents chaque personne ou chaque service peut consulter, protégeant ainsi les informations sensibles et respectant la réglementation sur la protection des données. - **Il améliore la prise de décision.** Avec des informations pertinentes disponibles et bien ordonnées, la direction et les ressources humaines prennent de meilleures décisions, et plus rapidement. Dans le domaine des ressources humaines, un gestionnaire documentaire est particulièrement utile pour conserver les contrats, les avenants, les arrêts de travail, les formations à la prévention des risques ou la documentation signée par chaque employé, le tout rattaché à sa fiche. ## Comment choisir un système de gestion documentaire adapté ? Tous les systèmes ne servent pas à la même chose ni à toutes les tailles d'entreprise. Pour faire le bon choix, suivez ces étapes : ### 1. Identifiez les besoins réels de votre entreprise Avant de regarder les outils, demandez-vous quel problème vous voulez résoudre. Avez-vous besoin de centraliser la documentation liée au personnel ? De signer des contrats à distance ? De donner aux employés accès à leurs propres bulletins de paie ? Bien définir l'objectif évite de payer pour des fonctionnalités que vous n'utiliserez pas. ### 2. Évaluez la sécurité et la conformité réglementaire Le système doit se conformer au Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, Règlement général sur la protection des données) et garantir le contrôle des accès, le chiffrement et la conservation adéquate des documents. Pour la documentation liée au personnel, ce n'est pas une option : c'est une obligation légale. ### 3. Vérifiez qu'il s'intègre à votre gestion du personnel Un gestionnaire documentaire isolé oblige à dupliquer le travail. L'idéal est qu'il fasse partie de votre logiciel de RH, de sorte que chaque document soit rattaché à l'employé et connecté au reste des processus : contrôle du temps de travail, congés ou paie. ### 4. Choisissez l'option qui correspond à votre budget Il existe des solutions très complètes destinées aux grandes entreprises comme des outils simples et abordables pensés pour les PME. Choisissez celle qui couvre vos besoins sans surdimensionner la dépense. ## Le gestionnaire documentaire de LapsoWork LapsoWork intègre une fonctionnalité de gestion documentaire qui permet de regrouper toute l'information et la documentation de votre entreprise en format numérique. Avec elle, vous pouvez : - Stocker et organiser les documents de chaque employé dans sa fiche. - Partager contrats, politiques ou communications de façon sécurisée. - Signer des documents numériquement, sans imprimer ni scanner. - Contrôler qui accède à chaque fichier. Et comme elle fait partie d'une plateforme intégrale de ressources humaines, la documentation reste connectée au pointage, aux plannings, aux congés et au reste de la gestion de l'équipe. Vous pouvez découvrir tous les détails sur la page du logiciel de gestionnaire documentaire. Vous souhaitez le voir fonctionner avec la documentation réelle de votre entreprise ? Demandez une démo et nous vous le montrons sans engagement. --- ## Software as a Service (SaaS) : comment aide-t-il les RH d'une PME ? URL: https://lapsowork.com/fr/blog/logiciel-saas-rh/ Publicado: 2023-10-03 Resumen: Qu'est-ce qu'un software as a service (SaaS) et comment un SaaS RH aide votre PME à pointer, gérer congés, paies et respecter la loi sans rien installer. Si vous gérez les ressources humaines d'une PME et que vous dépendez encore de feuilles Excel, de courriels épars et de dossiers physiques, vous perdez sans doute plusieurs heures chaque semaine dans des tâches qu'un programme pourrait accomplir seul. La solution qu'a adoptée la majorité des entreprises espagnoles ces dernières années est le **software as a service (SaaS)** : des applications dans le cloud que l'on paie par abonnement et qui ne nécessitent aucune installation. Dans cet article, nous vous expliquons ce qu'est exactement un SaaS et, surtout, **comment un SaaS RH aide votre service** au quotidien. ## Qu'est-ce que le software as a service (SaaS) ? Un **software as a service** est une application à laquelle vous accédez directement depuis internet, avec votre identifiant et votre mot de passe, sans rien installer sur l'ordinateur ni louer de serveurs propres. Le fournisseur se charge de l'hébergement, des sauvegardes, de la sécurité et des mises à jour ; vous ne payez qu'un abonnement mensuel ou annuel pour l'utiliser. Vous utilisez sûrement déjà plusieurs SaaS sans vous en rendre compte : la messagerie électronique en ligne, un agenda partagé dans le cloud, un outil de visioconférence ou un espace de stockage en ligne. Tous fonctionnent selon le même modèle. Leurs avantages face au logiciel traditionnel « à installer » sont clairs : - **Aucun investissement initial en matériel ni en licences.** Vous payez un abonnement à l'usage, généralement par employé et par mois. - **Accès depuis n'importe quel lieu et appareil**, avec une connexion internet. Idéal pour les équipes en télétravail ou en mobilité. - **Mises à jour automatiques** incluses : vous travaillez toujours avec la dernière version, sans projets de migration. - **Évolutivité** : si votre effectif augmente, vous étendez ; s'il diminue, vous ajustez. Vous payez ce que vous utilisez. - **Sécurité et sauvegardes** gérées par le fournisseur, ce qui est difficile à garantir avec un Excel sur un ordinateur local. Appliqué aux ressources humaines, ce modèle permet à une PME sans service informatique de disposer d'un outil professionnel de gestion du personnel pour quelques euros par mois. ## Comment un SaaS aide-t-il le service RH ? La gestion des personnes concentre de nombreuses tâches répétitives : enregistrer le temps de travail, approuver les congés, préparer les paies, archiver les contrats, communiquer les changements. Un SaaS RH centralise tout cela sur une seule plateforme et automatise la partie la plus fastidieuse. Voici les bénéfices concrets que vous constaterez dès la première semaine. ### 1. Il accélère les processus internes Roulements, plannings, attribution des tâches, demandes d'absences… Ce qui circulait auparavant par courriel ou WhatsApp se gère désormais à un seul endroit, avec des notifications automatiques et sans doublons. Le responsable cesse d'être une « boîte de réception » de demandes et l'information ne se perd plus. ### 2. Il réduit les coûts et le papier En numérisant contrats, paies et communications, vous éliminez les impressions, les classeurs et le temps passé à chercher un document lorsqu'une inspection ou un employé le réclame. Tout reste ordonné dans un gestionnaire documentaire accessible instantanément et avec des permissions par profil. ### 3. Il vous aide à respecter la réglementation Depuis 2019, le **registre du temps de travail est obligatoire** pour toutes les entreprises, et la réglementation évolue vers le pointage numérique, non manipulable et accessible à distance. Un SaaS de contrôle horaire enregistre automatiquement chaque entrée et sortie, conserve l'historique pendant les quatre ans exigés par la loi et génère les rapports que peut demander l'Inspección de Trabajo (Inspection du travail espagnole). Il facilite également le respect de la Ley 10/2021 de teletrabajo (loi espagnole 10/2021 sur le télétravail) et, dans les entreprises concernées, la mise en place d'un canal de signalement interne. ### 4. Il simplifie les congés et les absences L'employé demande ses congés depuis son mobile, le responsable les approuve en un clic et le système met à jour automatiquement le calendrier de l'équipe et les jours disponibles. Fini les chevauchements, les courriels perdus et les débats sur le nombre de jours restants. ### 5. Il automatise les paies Un SaaS RH relie les heures travaillées, les absences et les variables du mois pour préparer les paies sans calculs manuels. Il réduit les erreurs, économise des heures d'administration et facilite le travail avec votre cabinet comptable, qui reçoit des données déjà ordonnées. ## Pourquoi un SaaS et non un programme installé ? Pour une PME, mettre en place un logiciel RH « classique » — avec serveur propre, licences et maintenance — est presque toujours désavantageux : cela exige un investissement, du personnel technique et des mises à jour manuelles. Le modèle SaaS supprime toutes ces barrières. Vous commencez à l'utiliser le jour même, vous payez un abonnement prévisible par employé et le fournisseur veille à ce qu'il fonctionne et reste à jour. En résumé, un **software as a service de ressources humaines** transforme des tâches dispersées et manuelles en processus automatiques, ordonnés et conformes à la loi, sans avoir besoin de connaissances techniques ni d'investir dans une infrastructure. Si vous souhaitez vérifier comment cela fonctionne dans votre cas, vous pouvez demander une démo ou consulter nos tarifs par employé et par mois. Le moyen le plus rapide de lever vos doutes est de l'essayer vous-même avec votre propre effectif. --- ## Logiciels de paie les plus utilisés en Espagne (2026) URL: https://lapsowork.com/fr/blog/logiciels-de-paie-les-plus-utilises/ Publicado: 2023-09-19 Resumen: Comparatif des logiciels de paie les plus utilisés en Espagne en 2026 : A3Nom, Nominasol, Sage et autres. Prix, caractéristiques et lequel choisir pour votre PME. Calculer les fiches de paie à la main n'a plus de sens depuis des années. Entre les évolutions des conventions collectives, les cotisations à la Seguridad Social (Sécurité sociale espagnole), la nouvelle tranche du MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional) ou les variations du SMI (salaire minimum espagnol : 1 184 € bruts mensuels sur 14 versements en 2025), une erreur de calcul peut se solder par une sanction ou par un salarié mécontent. C'est pourquoi toute PME qui gère plusieurs fiches de paie a besoin d'un **logiciel de paie** capable d'automatiser le calcul conformément à la législation espagnole et de générer les documents légaux sans casse-tête. Dans cet article, nous passons en revue les **programmes de paie les plus utilisés en Espagne** en 2026, avec leurs principales caractéristiques et leurs prix indicatifs, afin que vous puissiez comparer avant de décider. ## A3Nom (Wolters Kluwer) A3Nom (autrefois connu sous le nom d'A3Asesor Nom) est l'une des solutions les plus anciennes et les plus robustes du marché, développée par **Wolters Kluwer**. Elle est particulièrement populaire auprès des **cabinets d'expertise et des cabinets de conseil** qui gèrent les paies de nombreuses entreprises à la fois. - Disponible en version installable et en mode cloud (SaaS). - Mise à jour automatique en cas d'évolution de la réglementation et des conventions collectives. - Intégration avec le reste de la suite a3 (comptabilité, fiscalité, etc.). - Prix indicatif : à partir d'environ **50 €/mois**, évolutif selon le volume et les modules. C'est un outil puissant, davantage pensé pour les cabinets de gestion et les gros volumes que pour une PME qui souhaite simplement gérer ses propres fiches de paie. ## Nominasol (Sage / anciennement Delsol) Nominasol est un classique parmi les PME espagnoles pour son **interface simple** et sa courbe d'apprentissage douce. Il a vu le jour chez Delsol et fait aujourd'hui partie de l'écosystème Sage. - Disponible en version locale (onPremise) et dans le cloud. - Axé sur la facilité d'utilisation pour les indépendants et les petites entreprises. - Il existe une version de base à faible coût pour démarrer. - Prix indicatif : à partir d'environ **23 €/mois** dans le cloud ; la version locale est commercialisée sous forme de licence annuelle. C'est une bonne porte d'entrée pour qui recherche une solution économique et directe pour le calcul des fiches de paie, sans fioritures. ## Sage 50 et Sage Despachos Sage est un autre nom incontournable lorsqu'il est question de paie en Espagne. **Sage 50** intègre la gestion de la paie au sein d'une solution de comptabilité et de facturation, tandis que **Sage Despachos** s'adresse aux cabinets de conseil qui travaillent avec plusieurs clients. - Calcul des fiches de paie, des cotisations sociales et des formulaires officiels. - Mise à jour permanente en cas d'évolution législative. - Intégration avec la comptabilité et la déclaration des impôts. - Prix indicatif : très variable selon la formule ; consultez Sage en fonction du nombre de salariés et des modules. C'est une option solide lorsque vous souhaitez unifier paie et comptabilité chez un même fournisseur. ## Autres options courantes Outre les précédents, vous trouverez sur le marché espagnol des noms comme **NominaPlus** (un ancien produit Sage, encore utilisé dans de nombreuses entreprises), des solutions de **cabinets de gestion en ligne** qui combinent logiciel et conseil, ainsi que des plateformes **RH tout-en-un** qui intègrent le module de paie aux côtés du suivi du temps, des congés et de la documentation liée au travail. Cette dernière tendance est celle qui progresse le plus chez les PME : au lieu d'avoir un programme uniquement pour la paie, un autre pour le pointage, un autre pour les congés et un dossier partagé pour les contrats, tout est centralisé dans un outil unique. ## Comment choisir le bon logiciel de paie ? Il n'existe pas « le meilleur » logiciel de paie dans l'absolu : il existe celui qui correspond le mieux à votre entreprise. Avant de décider, évaluez : - **Volume de fiches de paie** : ce n'est pas la même chose pour un cabinet de conseil comptant des centaines de salariés que pour une PME de 15 personnes. - **Mise à jour réglementaire** : assurez-vous que le fournisseur met automatiquement à jour les cotisations, les tranches du MEI, le SMI et les conventions collectives. - **Signature et remise des fiches de paie** : la fiche de paie numérique avec signature électronique économise du papier et laisse une trace légale de la remise. - **Intégration avec le reste des RH** : si vous gérez aussi le suivi du temps, les congés et les plannings, tout réunir sur une seule plateforme vous fait gagner du temps et évite les erreurs de transfert de données. - **Budget réel** : au coût de la licence, il faut ajouter le temps de votre équipe. Parfois, un outil un peu plus cher se rentabilise par les heures de gestion qu'il fait économiser. ## La paie au sein d'une plateforme RH Chez LapsoWork, nous abordons la paie sous un angle différent : au lieu d'un programme de calcul isolé, nous proposons la gestion de la paie intégrée à une plateforme complète de ressources humaines. Cela signifie que la fiche de paie se connecte aux heures pointées, aux congés approuvés et aux données du salarié, sans avoir à saisir deux fois l'information. De plus, chaque salarié reçoit sa fiche de paie numérique, la consulte depuis son mobile et la signe électroniquement, le tout étant archivé dans le gestionnaire documentaire. Moins de papier, moins de courriers et une trace légale de chaque remise. Si vous comparez des programmes de paie pour votre PME, il vaut la peine de vous demander si vous avez besoin d'un outil dédié uniquement au calcul ou d'une plateforme qui résout d'un seul coup l'ensemble de la gestion du personnel. La meilleure façon de le vérifier est de la tester avec vos propres données. --- ## Comment fonctionne Woffu : guide pratique du logiciel RH URL: https://lapsowork.com/fr/blog/comment-fonctionne-woffu/ Publicado: 2023-09-05 Resumen: Qu'est-ce que Woffu et comment fonctionne son logiciel RH : pointage, congés et plannings expliqués pas à pas pour les PME espagnoles en 2026. Si vous envisagez de digitaliser la gestion du personnel de votre entreprise, Woffu fait sûrement partie des noms que vous avez croisés. C'est l'une des plateformes de ressources humaines les plus anciennes du marché espagnol et de nombreuses PME l'utilisent au quotidien pour pointer, demander des congés ou organiser les plannings. Mais avant de souscrire à un outil, il convient de bien comprendre ce qu'il fait et comment il s'intègre dans le quotidien de votre équipe. Dans ce guide, nous vous expliquons, sans jargon et de façon concrète, ce qu'est Woffu, comment fonctionne chacun de ses modules et ce que vous devriez prendre en compte au moment de comparer les logiciels RH en 2026. ## Qu'est-ce que Woffu ? Woffu est un outil de gestion des ressources humaines dans le cloud pensé, avant tout, pour le contrôle du temps de travail et la gestion des absences. Il est né en réponse à un problème très concret des entreprises espagnoles : tenir le registre de la journée de travail de manière légale et sans paperasse. Depuis que le registre horaire est devenu obligatoire pour toutes les entreprises en 2019, et avec l'arrivée du **pointage numérique renforcé qui entre en vigueur en 2026**, disposer d'un système fiable a cessé d'être un luxe pour devenir une nécessité. Woffu se positionne précisément là : comme une plateforme qui centralise le pointage, les congés et les plannings en un seul endroit, accessible depuis l'ordinateur ou le mobile. Dans la pratique, il fonctionne comme un tableau de bord où chaque salarié dispose de son propre accès et où l'entreprise gagne en visibilité sur les heures travaillées, les absences et la planification de ses effectifs. ## Comment fonctionne Woffu ? Woffu s'organise en plusieurs modules qui couvrent les tâches les plus courantes d'un service du personnel. Voici les principaux. ### Contrôle du temps de travail C'est le cœur de l'outil. Chaque salarié enregistre son entrée, sa sortie et ses pauses depuis le site web ou depuis l'application mobile. L'entreprise, de son côté, peut consulter en temps réel qui a pointé, qui est en pause et combien d'heures chaque personne a accumulées. Le système génère automatiquement les rapports que l'Inspection du travail peut demander, de sorte qu'il n'y a rien à reconstituer à la main. C'est l'usage le plus répandu des plateformes comme Woffu et, si c'est votre cas, il vous intéresse de comparer la manière dont chaque logiciel de pointage le résout avant de décider. ### Gestionnaire de congés Chaque salarié voit son solde de jours disponibles et demande ses congés ou autorisations d'absence directement depuis la plateforme. La demande parvient au responsable, qui l'approuve ou la refuse en un clic, et le système décompte les jours de façon automatique. Pour l'entreprise, cela signifie la fin des chaînes d'e-mails et des feuilles Excel : on voit d'un coup d'œil qui sera absent chaque semaine, ce qui facilite énormément la planification. C'est une fonctionnalité que l'on considère aujourd'hui comme basique dans tout logiciel de gestion des congés. ### Configuration des plannings Woffu permet de créer des calendriers et des plannings de travail à partir de modèles, ce qui est particulièrement utile dans les secteurs à horaires tournants comme l'hôtellerie-restauration, le commerce ou l'industrie. Une fois définis, les salariés reçoivent une notification avec leur créneau attribué, ce qui évite les confusions et les avis de dernière minute. ### Autres fonctionnalités En plus de ces trois piliers, Woffu intègre d'autres outils de soutien : - **Gestion documentaire**, pour partager bulletins de paie, contrats et communications avec les effectifs. - **Communication interne**, pour faire parvenir avis et nouveautés à toute l'équipe. - **Rapports RH**, avec des données d'absentéisme, d'heures supplémentaires ou de prise de congés qui aident à prendre des décisions. Ce sont des modules complémentaires qui étendent l'outil au-delà du simple pointage, même si leur profondeur varie selon la formule souscrite. ## Ce qu'il faut prendre en compte pour choisir votre logiciel RH Woffu est une option solide et éprouvée, mais ce n'est pas la seule du marché. Au moment de comparer les outils, nous vous recommandons de porter attention à quatre aspects : 1. **Conformité légale à jour.** Avec la nouvelle réglementation sur le pointage numérique de 2026, assurez-vous que la plateforme enregistre la journée de travail de manière inaltérable et traçable. 2. **Des fonctionnalités que vous utiliserez vraiment.** Un module de plus n'apporte rien si votre équipe ne va pas s'en servir ; priorisez ce qui résout votre quotidien. 3. **La facilité d'utilisation.** Si l'outil est complexe, les effectifs le rejetteront. C'est l'adoption réelle qui fait la différence. 4. **Le prix et l'engagement.** Comparez le coût par salarié et vérifiez s'il existe des contrats annuels ou si vous pouvez résilier quand vous le souhaitez. ## LapsoWork, une alternative à considérer Si vous comparez les options, LapsoWork couvre les mêmes besoins que Woffu (pointage, gestion des congés et configuration des plannings) et ajoute des modules dont beaucoup de PME finissent par avoir besoin, comme le logiciel de paie ou le canal d'alertes professionnelles obligatoire. Notre approche est simple : une plateforme que votre équipe comprend dès le premier jour, adaptée à la réglementation espagnole en vigueur et sans engagement annuel. Vous pouvez consulter en détail le logiciel de plannings ou consulter directement nos tarifs pour voir ce qui correspond le mieux à la taille de votre entreprise. La meilleure façon de savoir si un outil vous convient est de le tester avec vos propres effectifs. Que ce soit Woffu, LapsoWork ou un autre, prenez le temps de faire une véritable démo avant de vous engager : c'est la seule manière de vérifier qu'il s'adapte à la façon dont votre équipe travaille réellement. --- ## Comment créer des plannings de travail : guide pratique pour PME URL: https://lapsowork.com/fr/blog/comment-creer-des-plannings-de-travail/ Publicado: 2023-08-01 Resumen: Apprenez à créer des plannings de travail étape par étape : planification des équipes, répartition de la journée et comment faire des tableaux de service légaux. Organiser les plannings d'une équipe paraît simple jusqu'au moment où l'on s'assoit devant le tableur : il faut couvrir tous les créneaux, respecter les temps de repos, caser les congés, tenir compte des arrêts maladie et, en plus, ne pas enfreindre la loi. Si chaque mois vous perdez tout un après-midi à ajuster qui commence et qui finit, ce guide est fait pour vous. Nous allons voir, étape par étape, comment créer des plannings de travail qui fonctionnent pour votre PME et pour vos salariés. ## Planification de l'horaire de travail Avant d'attribuer des noms aux cases d'un tableau de service, il faut planifier. Et planifier signifie répondre à une question fondamentale : **que doit couvrir votre activité et à quels moments ?** Le point de départ consiste à identifier les tâches quotidiennes de l'entreprise et les plages horaires durant lesquelles il faut les réaliser. Un commerce n'a pas les mêmes pics d'activité qu'un atelier ou un restaurant. C'est pourquoi, avant de répartir le personnel, il est utile de cartographier la demande : - **Plages de plus forte et de plus faible activité** au cours de la journée et de la semaine. - **Personnel minimum nécessaire** sur chaque plage pour assurer un service de qualité. - **Profils et qualifications** requis à chaque moment (tout le monde ne peut pas accomplir toutes les tâches). - **Pics saisonniers** ou événements ponctuels qui exigent de renforcer l'équipe. Avec cette cartographie sous les yeux, la répartition du personnel par équipes cesse d'être une intuition pour devenir une décision fondée sur des données. De plus, bien planifier est le meilleur moyen de **respecter la réglementation du travail** : l'Estatuto de los Trabajadores (statut des travailleurs espagnol) fixe des limites de durée du travail (40 heures hebdomadaires en moyenne sur le calcul annuel), des temps de repos minimums de 12 heures entre deux journées et un jour et demi de repos hebdomadaire. Si vous prenez en compte ces limites dès la planification, vous n'aurez pas ensuite à refaire tout le tableau de service. ### N'oubliez pas l'enregistrement du temps de travail Depuis 2019, en plus d'organiser les plannings, votre entreprise est tenue d'**enregistrer le temps de travail réel** de chaque salarié. Planifier l'équipe théorique est une chose ; prouver les heures effectivement travaillées en est une autre. Gardez cette obligation à l'esprit dès le début, car le tableau de service et le pointage doivent aller de pair. Si vous souhaitez approfondir, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de contrôle du temps de travail qui réunit les deux. ## Créer les plannings de travail Une fois la planification faite, il faut construire le tableau de service. Vous avez ici, pour l'essentiel, deux options. ### Option 1 : les tableurs Pour une très petite entreprise, avec peu de salariés et des équipes stables, un tableur peut suffire. C'est gratuit et flexible. Mais il a un coût caché : **chaque changement se fait à la main**. Un arrêt maladie de dernière minute, un échange d'équipe ou une demande de congés vous oblige à recalculer tout le tableau de service et à prévenir chaque personne vous-même. À mesure que l'effectif grandit, l'Excel devient ingérable et les erreurs se multiplient : chevauchements, créneaux non couverts ou temps de repos non respectés. ### Option 2 : un logiciel de gestion des équipes Lorsque l'équipe s'agrandit ou que les horaires sont tournants, la solution efficace est de s'appuyer sur un logiciel spécialisé. Un bon système **génère le tableau de service de façon automatique** en tenant compte : - Des salariés disponibles sur chaque plage. - Des congés déjà approuvés et des absences prévues. - Des arrêts maladie et des changements de dernière minute. - Des qualifications nécessaires pour chaque poste. On obtient ainsi une répartition optimale du personnel sans y consacrer des heures, et chaque salarié reçoit son planning dans l'application, sans chaînes de messages ni malentendus. ## Du tableau de service au quotidien : que tout coïncide vraiment Créer le planning n'est que le début. Le vrai défi est que l'équipe théorique corresponde à la réalité du quotidien, avec ses imprévus. Voici les trois piliers pour ne pas perdre le contrôle : 1. **Une communication claire.** Chaque personne doit connaître son planning à l'avance et pouvoir le consulter à tout moment. Une application pour l'équipe évite le classique « je n'étais pas au courant du changement ». 2. **Une gestion agile des congés et des absences.** Si les demandes de congés sont approuvées dans le même système où vit le tableau de service, vous n'aurez pas à croiser les données à la main ni à découvrir un trou à couvrir à la dernière minute. 3. **Un enregistrement du temps de travail intégré.** Le pointage réel vous indique si le planning prévu est respecté, s'il y a des heures supplémentaires que vous n'aviez pas anticipées et si les temps de repos sont respectés. C'est votre preuve face à l'Inspección de Trabajo (inspection du travail espagnole) et votre thermomètre pour ajuster les futurs tableaux de service. ## Bonnes pratiques pour créer des plannings qui fonctionnent - **Anticipez la haute saison.** Publiez les tableaux de service suffisamment tôt pour que les salariés puissent s'organiser. - **Répartissez la charge avec équité.** Faites tourner les équipes les moins recherchées (nuits, jours fériés, week-ends) pour qu'elles ne retombent pas toujours sur les mêmes personnes. - **Respectez les temps de repos par défaut.** Configurez le système pour qu'il alerte si une équipe enfreint les 12 heures de repos entre deux journées. - **Écoutez votre équipe.** Recueillir les préférences réduit les changements de dernière minute et améliore le climat de travail. - **Révisez et ajustez.** Comparez chaque mois ce qui était planifié avec ce qui a été pointé et affinez le tableau de service suivant. ## Conclusion Créer des plannings de travail consiste en deux phases : **bien planifier** (savoir ce qu'il faut couvrir et avec qui) et **construire** le tableau de service en respectant la loi et les besoins de l'équipe. Pour une micro-entreprise, un tableur peut suffire ; dès que l'effectif grandit ou qu'il y a des horaires tournants, un logiciel de gestion vous fait gagner du temps, réduit les erreurs et vous apporte la tranquillité de respecter la réglementation. En fin de compte, un bon planning ne se contente pas d'organiser le travail : il améliore le service, réduit le stress et rend votre équipe plus satisfaite. Vous voulez arrêter de vous battre avec l'Excel chaque mois ? Découvrez comment LapsoWork vous aide à créer des tableaux de service en quelques minutes et demandez une démo gratuite. --- ## Planning 5 équipes : définition, exemples et comment construire le tableau de service URL: https://lapsowork.com/fr/blog/planning-5-equipes/ Publicado: 2023-07-18 Resumen: Guide pratique du planning 5 équipes (rythme 5x2) : en quoi il consiste, exemples de rotation, temps de travail et repos, et comment monter le tableau de service. Si dans votre entreprise il faut couvrir l'activité du lundi au vendredi (voire les sept jours) et que tout le monde ne peut pas travailler aux mêmes horaires, tôt ou tard vous finissez par dessiner un tableau de service. L'un des plus courants dans les PME espagnoles est le **planning 5 équipes**, plus connu sous le nom de rythme **5x2**. Dans ce guide, nous vous expliquons en quoi il consiste, comment s'organisent les rotations, ce que disent le temps de travail et les repos légaux, et comment le mettre en place sans vous rendre fou avec des feuilles Excel. > Vous voulez directement le planning ? Le **[générateur de planning d’équipes](/fr/generateur-planning-equipes/)** le calcule pour vous — cinq équipes, quatre équipes, trois postes ou votre propre cycle — et vous le télécharge en CSV pour Excel. Gratuit et sans inscription. ## Planning 5 équipes : en quoi consiste-t-il ? Un planning 5 équipes est un **tableau de service** dans lequel chaque personne travaille **5 jours et se repose 2 jours**. C'est pourquoi on l'appelle aussi rythme **5x2**. C'est le schéma classique de la semaine de travail espagnole : cinq journées de travail consécutives et un week-end (ou deux jours consécutifs) de repos. À partir de cette base, le planning peut être de deux types : - **Statique (ou fixe)** : chaque salarié répète toujours les mêmes horaires. Par exemple, toute l'équipe du matin commence de 8h00 à 16h00 et se repose le samedi et le dimanche, semaine après semaine. - **En rotation** : les équipes changent afin de répartir matins, après-midis et nuits, ou pour que les repos du week-end tournent au sein de l'effectif. C'est la norme lorsque l'activité ouvre sur une large amplitude horaire ou les sept jours. Le choix dépend des besoins réels de l'entreprise : un bureau qui ferme le week-end n'a rien à voir avec un commerce, un centre de santé ou une usine qui ne peut pas s'arrêter. ## Exemple de planning 5 équipes La façon la plus simple de le comprendre est de prendre un exemple de rotation à trois équipes (matin, après-midi et nuit) sur un rythme 5x2. Imaginez une équipe composée de plusieurs groupes qui tournent d'une semaine à l'autre : - **Semaine 1** : équipe du matin (par exemple, 6h00 à 14h00), du lundi au vendredi. - **Semaine 2** : équipe de l'après-midi (14h00 à 22h00), du lundi au vendredi. - **Semaine 3** : équipe de nuit (22h00 à 6h00), du lundi au vendredi. Chaque groupe avance d'une position chaque semaine, de sorte que tous passent par toutes les équipes de manière équitable et que personne ne se retrouve toujours de nuit. Si l'activité ouvre aussi le week-end, on ajoute des groupes supplémentaires pour que les deux jours de repos tournent et ne retombent pas toujours sur les mêmes personnes. L'important, c'est que le tableau de service reste **clair, publié à l'avance et équilibré** : que le total des heures, les nuits et les week-ends libres soient répartis de façon juste tout au long de l'année. ## Les rythmes de rotation les plus courants Le 5x2 est le plus répandu, mais ce n'est pas le seul. Selon le nombre de jours travaillés et de jours de repos, on combine différentes durées de journée : - **5x2** : 5 jours de travail et 2 de repos, normalement avec des journées de **8 heures**. C'est le rythme de la semaine de travail standard. - **6x2** : 6 jours de travail et 2 de repos, également avec des journées d'environ 8 heures. Utile lorsqu'il faut couvrir davantage de jours consécutifs, mais il exige de bien surveiller le décompte hebdomadaire. - **4x3** : 4 jours de travail et 3 de repos, avec des journées plus longues d'environ **10 heures**. Il concentre les heures sur moins de jours en échange de repos plus étendus. Chaque rythme a ses avantages : le 5x2 est prévisible et facile à gérer ; le 4x3 offre de longues plages de repos ; le 6x2 assure une meilleure couverture. La clé consiste à choisir celui qui correspond à votre activité **sans franchir les limites légales de temps de travail et de repos**. ## Temps de travail et repos : ce que dit la loi Lors de la conception de tout planning d'équipes, il faut respecter les limites de l'**Estatuto de los Trabajadores** (Statut des travailleurs espagnol) : - **Durée maximale du travail** : 40 heures hebdomadaires de travail effectif en moyenne sur une base annuelle. Les conventions collectives peuvent fixer une durée inférieure. - **Repos entre deux journées** : au minimum **12 heures** entre la fin d'une journée et le début de la suivante. C'est particulièrement délicat dans les rotations qui enchaînent nuit et matin. - **Repos hebdomadaire** : au minimum **une journée et demie ininterrompue** (habituellement le week-end), cumulable sur des périodes allant jusqu'à 14 jours. - **Travail de nuit** : la journée de nuit ne peut pas dépasser 8 heures en moyenne sur une période de 15 jours, et elle ouvre droit aux compensations fixées par la convention collective. De plus, depuis 2019, toute entreprise est tenue de tenir un **registre quotidien du temps de travail** de chaque salarié. Un tableau de service ne remplace pas le pointage : ce sont deux choses distinctes. Le tableau de service planifie qui travaille et quand ; le registre horaire documente ce qui s'est réellement passé chaque jour. Si vous souhaitez approfondir cette obligation, nous vous l'expliquons dans notre guide du logiciel de suivi du temps. ## Comment monter le tableau de service sans complications Vous pouvez commencer avec une feuille Excel, mais dès que vous avez plusieurs groupes, des rotations et des absences (congés, arrêts, autorisations), l'Excel devient une source constante d'erreurs : chevauchements, trous non couverts, personnes qui dépassent leurs heures ou repos qui ne sont pas respectés. Un bon logiciel de gestion des équipes vous aide à : 1. **Concevoir le rythme une seule fois** (5x2, 6x2, 4x3…) et le reproduire automatiquement dans le calendrier. 2. **Faire tourner les groupes** sans avoir à replacer les cellules à la main chaque semaine. 3. **Prévenir l'équipe** de ses horaires sur le mobile, pour que personne ne se trompe. 4. **Croiser le tableau de service avec les congés et absences**, afin qu'une équipe ne se retrouve jamais découverte à la dernière minute. 5. **Surveiller les limites légales** de temps de travail et de repos, en vous avertissant avant qu'elles ne soient dépassées. Avec cela, monter (et surtout maintenir) un planning 5 équipes cesse d'être une tâche de plusieurs heures chaque semaine pour devenir une affaire de minutes, avec la tranquillité d'esprit que le tableau de service respecte la loi et que l'équipe sait toujours à quoi s'en tenir. --- ## Tableau de service en rotation : guide pratique pour les PME URL: https://lapsowork.com/fr/blog/tableau-de-service-en-rotation/ Publicado: 2023-07-04 Resumen: Apprenez ce que sont les horaires en rotation, leurs cycles les plus courants (6x2, 5x2, 4x3) et comment monter un tableau de service en rotation sans erreurs. Couvrir un service du matin au soir, maintenir une usine en marche 24 heures sur 24 ou servir des clients sept jours sur sept ne se résout pas avec une seule équipe travaillant de neuf à cinq. C'est là qu'interviennent les **horaires en rotation**, et avec eux le casse-tête d'organiser qui travaille, quand chacun se repose et comment éviter que quelqu'un enchaîne une nuit avec une matinée. Si vous gérez une PME avec plusieurs équipes, cet article vous explique ce que sont les horaires en rotation, quels cycles existent et comment monter un tableau de service qui respecte la loi et ne vous vole pas chaque semaine des heures de feuilles de calcul. > Vous voulez directement le planning ? Le **[générateur de planning d’équipes](/fr/generateur-planning-equipes/)** le calcule pour vous — cinq équipes, quatre équipes, trois postes ou votre propre cycle — et vous le télécharge en CSV pour Excel. Gratuit et sans inscription. ## Que sont les horaires en rotation ? Les horaires en rotation sont un système d'organisation du travail dans lequel les heures de la journée sont réparties en différentes tranches horaires (matin, après-midi et nuit) et les équipes **alternent** entre elles de façon périodique. Au lieu qu'une personne travaille toujours le matin, elle fait un mois d'après-midi, un autre de nuit, un autre du matin, et ainsi de suite. C'est la manière habituelle d'assurer une couverture continue sans épuiser personne avec des journées interminables, et elle est expressément reconnue par le **Estatuto de los Trabajadores** (statut des travailleurs espagnol — Real Decreto Legislativo 2/2015, BOE-A-2015-11430). Son article 36 encadre le travail par équipes et le travail de nuit, et fixe des règles qu'il convient de bien connaître avant de concevoir un tableau de service : - Aucun salarié ne peut être affecté à l'équipe de nuit plus de **deux semaines consécutives**, sauf s'il en fait la demande volontairement. - Entre la fin d'une journée de travail et le début de la suivante, il doit s'écouler au minimum **12 heures de repos**. - Le travail de nuit (entre 22h00 et 06h00) donne droit à une rémunération spécifique ou à une compensation en repos selon la convention collective. - La journée des travailleurs de nuit ne peut dépasser **8 heures quotidiennes en moyenne** sur une période de 15 jours. ### Types d'équipes selon la couverture Toutes les entreprises n'ont pas besoin du même niveau de service. Selon le nombre d'heures et de jours à couvrir, on distingue trois modèles : - **Équipes discontinues.** Elles se répartissent entre le matin et l'après-midi, du lundi au vendredi, avec repos le week-end. C'est le cas typique du commerce ou d'un bureau à horaires étendus. - **Équipes semi-continues.** Il s'agit généralement de trois équipes (matin, après-midi et nuit) qui incluent le samedi, avec arrêt le dimanche. Habituel dans les ateliers, la logistique ou la production qui n'a pas besoin d'ouvrir les jours fériés. - **Équipes continues.** Couverture 24 heures sur 24, 365 jours par an. C'est le cas des maisons de retraite, des hôpitaux, des sites industriels ou des services d'urgence. ### Variantes de rotation Au sein de chaque modèle, la rotation peut s'organiser de plusieurs manières : - **Rotation double :** deux équipes qui alternent (matin et après-midi). - **Rotation triple :** trois équipes (matin, après-midi et nuit) qui tournent entre les groupes. - **Rotation naturelle ou inverse :** cela renvoie au sens de la rotation. La rotation *naturelle* avance vers des créneaux plus tardifs (matin → après-midi → nuit), et c'est la plus recommandable car elle respecte mieux le rythme biologique ; la rotation *inverse* fonctionne à l'envers et tend à générer davantage de fatigue. ## Que sont les cycles d'horaires en rotation ? Un cycle d'horaires est la formule qui fixe combien de jours consécutifs on travaille et combien on se repose avant que le cycle ne se répète. Bien choisir le cycle, c'est ce qui fait la différence entre un tableau de service équilibré et un tableau qui fait exploser les arrêts pour épuisement. Voici les plus courants dans les PME espagnoles : - **Cycle 6x2.** Six jours de travail consécutifs suivis de deux jours de repos. Il offre une large couverture, mais enchaîne pas mal de journées, il faut donc surveiller la fatigue. - **Cycle 5x2.** Le classique du lundi au vendredi avec le week-end libre. Simple à gérer et le plus courant lorsqu'il n'est pas nécessaire d'ouvrir les jours fériés. - **Cycle 4x3.** Quatre journées (souvent de 10 à 12 heures) et trois jours de repos. Il concentre les heures et offre de longs week-ends, très apprécié par les équipes, mais il exige de bien contrôler les heures quotidiennes pour ne pas dépasser les limites légales. L'essentiel est que, quel que soit le cycle, la répartition soit **équitable** : que les nuits, les week-ends et les jours fériés tournent entre toute l'équipe et ne retombent pas toujours sur les mêmes personnes. Un tableau de service mal réparti génère des sentiments d'injustice et du turnover. ## Comment faire un tableau de service en rotation étape par étape ? Monter un tableau de service en rotation, ce n'est pas deviner : c'est un processus ordonné. Voici les étapes que nous suivons avec les PME qui gèrent des équipes en rotation : 1. **Définissez la couverture dont vous avez besoin.** Ouvrez-vous du lundi au vendredi ou sept jours sur sept ? Combien d'heures par jour ? Cela détermine combien d'équipes et combien de personnes par équipe sont nécessaires. 2. **Calculez l'effectif minimum par équipe.** Tenez compte des congés, des arrêts et des absences imprévues. Si vous êtes juste, le moindre arrêt vous oblige à jongler à la dernière minute. 3. **Choisissez le cycle de rotation.** Optez pour le 5x2, le 6x2, le 4x3 ou un autre selon votre activité, et décidez si la rotation sera naturelle ou inverse. 4. **Répartissez les équipes de façon équitable.** Assurez-vous que les nuits, les week-ends et les jours fériés tournent entre toute l'équipe. 5. **Vérifiez les limites légales.** Contrôlez les 12 heures de repos entre les journées, le repos hebdomadaire et le plafond de deux semaines de nuit consécutives. 6. **Communiquez le tableau de service à l'avance.** L'équipe doit connaître ses horaires suffisamment tôt pour organiser sa vie. Les changements de dernière minute sont la principale source de conflits. ### Le problème de l'Excel Beaucoup de PME montent encore leurs horaires dans une feuille de calcul. Cela fonctionne… jusqu'au premier arrêt, jusqu'à ce que quelqu'un demande un changement, qu'un autre se plaigne d'avoir trois nuits d'affilée et que vous découvriez que deux personnes sont affectées à la même équipe pendant qu'une autre tranche reste découverte. L'Excel ne signale pas les chevauchements, ne contrôle pas les repos minimums et ne prévient pas l'équipe lorsque vous modifiez quelque chose. Un **logiciel de gestion des horaires** résout précisément cela : il génère le tableau de service en rotation automatiquement, détecte les manquements aux temps de repos, ajuste les absences et prévient chaque personne de son horaire. Avec LapsoWork, vous créez des modèles de rotation réutilisables, vous faites glisser les équipes, vous voyez d'un coup d'œil qui est disponible et vous publiez le tableau de service pour que toute l'équipe le consulte depuis son mobile. De plus, en connectant les horaires au suivi du temps de travail, le pointage de chaque salarié se croise automatiquement avec le tableau de service planifié. Vous détectez ainsi les écarts, calculez les heures supplémentaires et arrivez à la clôture de la paie avec des données cohérentes, sans rien recompter à la main. ## Conclusion Concevoir un tableau de service en rotation consiste à trouver l'équilibre entre la couverture dont votre entreprise a besoin, une répartition juste entre les membres de l'équipe et les limites fixées par le **Estatuto de los Trabajadores**. Avec le bon cycle et un outil qui automatise la planification et contrôle les repos, vous cessez de perdre des heures chaque semaine et vous évitez les erreurs qui finissent en conflits ou en sanctions. Choisissez le système qui correspond le mieux à votre activité, répartissez-le avec équité et appuyez-vous sur un logiciel qui travaille pour vous. --- ## Comment faire un planning des équipes étape par étape URL: https://lapsowork.com/fr/blog/comment-faire-un-planning-des-equipes/ Publicado: 2023-06-20 Resumen: Apprenez à élaborer un planning des équipes de travail de zéro : définition, exigences légales, étapes pour les rotations et comment le faire sur Excel ou avec un logiciel. Organiser les équipes d'un effectif est l'une de ces tâches qui semblent simples jusqu'au moment où l'on s'y met vraiment. Couvrir toutes les plages horaires, respecter les temps de repos légaux, éviter les chevauchements et faire en sorte que personne n'enchaîne deux postes d'affilée… tout cela doit s'emboîter. Et si, en plus, votre entreprise fonctionne avec des équipes en rotation, les choses se compliquent. Dans ce guide, nous vous expliquons ce qu'est un planning des équipes, quelles exigences il doit remplir selon la réglementation en vigueur et comment l'élaborer étape par étape, que ce soit sur Excel ou avec un logiciel spécialisé. > Vous voulez directement le planning ? Le **[générateur de planning d’équipes](/fr/generateur-planning-equipes/)** le calcule pour vous — cinq équipes, quatre équipes, trois postes ou votre propre cycle — et vous le télécharge en CSV pour Excel. Gratuit et sans inscription. ## Qu'est-ce qu'un planning des équipes ? Un planning des équipes est le document dans lequel est fixé l'horaire de travail de chaque salarié sur une période donnée. On y indique qui travaille, sur quelle plage horaire et quels jours, afin que tout l'effectif sache à l'avance quand il doit prendre son poste et le quitter. Cette période peut être hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou même annuelle, selon le secteur et la stabilité de l'activité. Dans l'hôtellerie-restauration ou le commerce, on planifie généralement avec moins de marge ; dans l'industrie ou la santé, où les équipes en rotation sont bien établies, on travaille avec des calendriers de plusieurs mois. L'objectif est double : garantir que l'activité de l'entreprise reste toujours couverte et, en même temps, que chaque salarié connaisse clairement ses horaires, ses temps de repos et son temps libre. ### Exigences indispensables d'un planning de travail Pour qu'un planning remplisse sa fonction, il ne suffit pas de répartir les heures au hasard. Il doit réunir plusieurs exigences : - **Clarté visuelle.** Toute personne doit le comprendre d'un coup d'œil : qui travaille, quand et sur quelle équipe. Aucune ambiguïté ni case pouvant s'interpréter de deux manières. - **Élaboration à l'avance.** L'entreprise est tenue de communiquer le calendrier de travail avec une marge suffisante pour que le salarié puisse organiser sa vie personnelle. Le publier avec un jour de préavis n'est pas une bonne pratique et ne correspond généralement pas à ce que prévoit la convention collective. - **Respect des temps de repos légaux.** L'Estatuto de los Trabajadores (le statut des travailleurs espagnol) fixe un repos minimum de 12 heures entre la fin d'une journée de travail et le début de la suivante, ainsi qu'un repos hebdomadaire minimum d'un jour et demi ininterrompu. Le planning doit toujours les respecter. - **Conformité à la convention collective.** De nombreuses conventions collectives réglementent la rotation des équipes, les limites du travail de nuit ou le préavis avec lequel il faut communiquer les changements. Le planning doit s'ajuster à ce que dit votre convention. - **Cohérence avec le registre du temps de travail.** Depuis 2019, le contrôle du temps de travail est obligatoire en Espagne, le planning doit donc concorder avec ce qui sera ensuite consigné dans le pointage quotidien de chaque salarié. ### Planning des équipes de travail en rotation Les équipes en rotation sont celles dans lesquelles les salariés changent de plage horaire de manière cyclique : une semaine du matin, une autre de l'après-midi et une autre de nuit, par exemple. Elles sont fréquentes dans les usines, les hôpitaux, la sécurité ou toute activité nécessitant une couverture 24 heures sur 24. Leur avantage est qu'elles répartissent de façon équitable les équipes les moins désirées (en particulier celle de nuit) entre tout l'effectif. Leur difficulté tient au fait que les planifier à la main est fastidieux et sujet aux erreurs : il faut s'assurer que la rotation est juste, que les temps de repos entre les changements d'équipe sont respectés et que personne ne passe d'un poste de nuit à un poste du matin sans les heures de repos obligatoires. ## Comment faire un planning des équipes ? Élaborer un planning n'a rien d'un casse-tête si vous suivez un ordre logique. Voici les quatre étapes de base. ### 1. Définissez les équipes de votre entreprise La première étape consiste à définir les plages horaires que votre activité doit couvrir. Le plus courant est de travailler avec trois équipes : - **Équipe du matin**, par exemple de 6h00 à 14h00. - **Équipe de l'après-midi**, de 14h00 à 22h00. - **Équipe de nuit**, de 22h00 à 6h00. Toutes les entreprises n'ont pas besoin des trois. Un commerce peut n'avoir qu'une équipe du matin et de l'après-midi, tandis qu'une usine à production continue devra couvrir les 24 heures. Définissez vos plages avant d'affecter qui que ce soit. ### 2. Déterminez combien de salariés vous avez besoin sur chaque équipe Une fois les équipes définies, calculez combien de personnes sont nécessaires sur chacune. Entrent ici en jeu la charge de travail réelle de chaque plage (un café n'a pas besoin du même personnel à 8h00 qu'à 17h00), les tâches à couvrir et les pics d'activité. Tenez également compte des absences prévisibles : congés, arrêts maladie, autorisations d'absence. Un bon planning laisse de la marge pour les imprévus sans que l'activité en pâtisse. C'est là qu'avoir bien organisé le logiciel de gestion des congés fait la différence, car vous savez d'un coup d'œil qui est disponible. ### 3. Répartissez les salariés par équipes Une fois les équipes et le nombre de personnes définis, il faut affecter les noms. À ce stade, il convient de tenir compte de la disponibilité de chaque salarié, de ses préférences lorsque c'est possible, de l'ancienneté et, surtout, des limites de la convention collective et de la loi. Répartissez les équipes de façon équilibrée. Si ce sont toujours les mêmes personnes qui écopent des nuits ou des week-ends, tôt ou tard des conflits apparaîtront et le turnover augmentera. ### 4. Élaborez le planning des équipes en rotation Si votre entreprise fonctionne avec des rotations, c'est l'étape la plus délicate. L'idée est de concevoir un cycle qui se répète : par exemple, un schéma matin-matin-après-midi-après-midi-nuit-nuit-repos-repos qui tourne entre les différents groupes de salariés. En montant la rotation, vérifiez toujours que : - Personne n'enchaîne un poste de nuit avec un poste du matin sans les 12 heures de repos minimum. - Le repos hebdomadaire est respecté à chaque cycle. - La rotation répartit de manière juste les postes de nuit et les jours fériés entre tous les groupes. Une fois le cycle de base monté, le répliquer pour les semaines ou les mois suivants ne consiste plus qu'à répéter le schéma. ## Planning de travail sur Excel Excel est l'option par laquelle commencent beaucoup de PME, et pour de petits effectifs, cela peut fonctionner. L'avantage est évident : c'est gratuit (ou presque) et tout le monde sait s'en servir un minimum. Pour monter un planning de base sur Excel, vous pouvez créer un tableau avec les jours du mois en colonnes et les noms des salariés en lignes, et remplir chaque cellule avec l'équipe correspondante (M, A, N ou repos). Utiliser des couleurs pour chaque équipe aide beaucoup à le lire d'un coup d'œil. Le problème apparaît lorsque l'effectif grandit ou que les équipes tournent. Excel ne vous prévient pas si vous avez placé quelqu'un de nuit et le matin suivant, ne contrôle pas les temps de repos, ne fait pas concorder les congés automatiquement et, à chaque changement de dernière minute, vous devez le refaire à la main et le renvoyer à toute l'équipe. De plus, il est facile qu'une erreur humaine se glisse et finisse par générer un conflit du travail, voire une sanction. ## Planning de travail avec LapsoWork Quand le planning sur Excel commence à vous dévorer des heures chaque semaine, il est temps de faire le saut vers un logiciel spécialisé. Avec un outil comme LapsoWork, la planification des équipes cesse d'être une feuille de calcul statique pour devenir quelque chose de vivant et connecté au reste de votre gestion du personnel. Avec le logiciel de gestion des équipes de LapsoWork, vous pouvez : - **Planifier les équipes de façon visuelle** et dupliquer les schémas de rotation d'un clic, sans avoir à remonter le planning de zéro chaque mois. - **Détecter automatiquement** les chevauchements, les temps de repos insuffisants ou les manquements avant de publier le calendrier. - **Prévenir chaque salarié** de ses équipes directement sur son mobile, avec des notifications à chaque changement. - **Faire concorder équipes, congés et absences** dans une seule vue, pour ne jamais planifier quelqu'un qui est en arrêt maladie ou en congé. - **Connecter le planning au pointage réel**, de sorte que le registre du temps de travail et la planification concordent et que vous respectiez la loi sans effort supplémentaire. Le résultat, c'est que vous consacrez des minutes à ce qui vous prenait des heures auparavant, vous réduisez les erreurs et vous évitez les conflits qui surgissent lorsque la répartition des équipes n'est pas transparente. Et tout reste intégré à votre logiciel de contrôle du temps de travail, de sorte que la gestion du temps de votre équipe cesse d'être éparpillée dans mille endroits. ## Conclusion Faire un bon planning des équipes consiste à définir les plages horaires, calculer combien de personnes vous avez besoin sur chacune, répartir votre effectif de façon équilibrée et, si vous travaillez avec des rotations, monter un cycle juste qui respecte toujours les temps de repos légaux. Excel peut suffire pour commencer, mais dès que l'effectif grandit ou que les équipes tournent, un logiciel spécialisé vous fait gagner du temps et vous évite erreurs et déconvenues. Planifiez à l'avance, respectez la convention collective et maintenez le planning connecté au pointage : votre équipe le remarquera, et vous aussi. --- ## Enregistrement du temps de travail : papier ou numérique ? Questions fréquentes URL: https://lapsowork.com/fr/blog/enregistrement-du-temps-de-travail-papier-ou-numerique/ Publicado: 2023-06-06 Resumen: Enregistrement du temps de travail sur papier ou numérique ? Nous répondons aux questions fréquentes : définition, durée de conservation et méthode la plus conforme en 2026. Depuis 2019, toutes les entreprises espagnoles ont l'obligation d'enregistrer le temps de travail de leurs salariés, sans exception. La question qui nous revient sans cesse n'est pas *s'il* faut le faire, mais *comment* : suffit-il d'une feuille en papier où chaque employé note son heure d'entrée et de sortie, ou vaut-il mieux passer à un système numérique ? Dans cet article, nous répondons aux questions les plus fréquentes sur l'enregistrement du temps de travail et nous comparons les deux méthodes pour que vous choisissiez celle qui convient le mieux à votre PME. ## Qu'est-ce que l'enregistrement du temps de travail ? L'enregistrement du temps de travail est le document qui atteste **les heures travaillées par chaque salarié**, comme l'exige la législation du travail. Il doit consigner, au minimum, l'**heure précise de début et de fin** de la journée de chaque personne, jour après jour. Cet enregistrement sert à attester aussi bien les heures ordinaires que les **heures supplémentaires**, un point particulièrement important depuis le renforcement de leur contrôle. L'objectif de la norme est double : protéger le salarié contre les dépassements d'horaires non rémunérés et apporter de la transparence à la relation de travail. L'obligation concerne **toutes les entreprises**, quelle que soit leur taille ou leur secteur, ainsi que tous les salariés. Y déroger n'est pas un détail : les sanctions pour infractions en matière d'enregistrement du temps de travail vont de **751 à 7 500 euros** par centre de travail concerné, selon la gravité. ### Qui peut consulter l'enregistrement ? L'enregistrement doit être **accessible** aux personnes que la loi détermine : - Les **salariés**, qui peuvent consulter leurs propres données. - Les **représentants légaux** des travailleurs et les syndicats. - L'**Inspección de Trabajo y Seguridad Social** (Inspection du travail espagnole), qui peut l'exiger à tout moment. Si, lors d'une inspection, vous ne pouvez pas présenter l'enregistrement de façon claire et vérifiable, l'entreprise s'expose à la sanction, même si les heures réelles ont bien été travaillées. ## Combien de temps faut-il conserver l'enregistrement du temps de travail ? L'entreprise est tenue de **conserver les enregistrements pendant quatre ans**. Pendant toute cette période, ils doivent rester à la disposition des salariés, de leurs représentants et de l'Inspección de Trabajo. Cette exigence, apparemment simple, est l'une de celles qui posent le plus de problèmes avec l'enregistrement sur papier : accumuler et conserver quatre ans de feuilles signées, classées par salarié et par jour, prend de la place, se détériore et risque de s'égarer précisément au moment où l'Inspection le réclame. ## Comment procéder à l'enregistrement du temps de travail ? La réglementation **n'impose pas de format précis**. Elle ne dit ni « faites-le sur papier » ni « faites-le avec tel logiciel » : ce qu'elle exige, c'est que le système, quel qu'il soit, soit **fiable, objectif et accessible**. À partir de là, l'entreprise peut choisir. Voyons les options les plus courantes. ### Enregistrement du temps de travail sur papier La méthode la plus traditionnelle consiste en un **modèle imprimé** sur lequel chaque employé note son heure d'entrée et de sortie et **signe** chaque jour. C'est légalement valable, cela ne demande aucun investissement initial et tout le monde le comprend immédiatement. Le problème, c'est que cela se révèle **fastidieux et peu efficace**, surtout à partir d'un certain nombre de salariés : - Cela dépend du fait que chaque personne pense à signer chaque jour ; les oublis sont constants. - C'est facile à falsifier a posteriori (des dates et des heures écrites à la main n'ont pas d'horodatage fiable). - Conserver et classer quatre ans de feuilles devient ingérable. - Cela ne convient pas à qui **télétravaille** ou se trouve hors du bureau : il n'y a pas de feuille physique à signer. Pour une entreprise de deux ou trois personnes dans un seul local, cela peut fonctionner ponctuellement. Pour les autres, cela finit presque toujours par devenir une source de problèmes. ### Enregistrement du temps de travail au format numérique Une étape intermédiaire consiste à tenir l'enregistrement dans des **feuilles de calcul partagées** (Google Sheets, Excel sur OneDrive ou équivalents). Cela permet l'accès à distance, la synchronisation automatique entre appareils et évite le papier. C'est plus souple que le papier, mais cela partage avec lui une faiblesse de fond : **une feuille de calcul est modifiable**. Toute personne y ayant accès peut modifier une heure sans laisser de trace, et c'est précisément ce qu'un contrôle cherche à éviter. Un fichier Excel ouvert n'offre ni l'horodatage inaltérable ni la traçabilité qui apportent des garanties face à l'Inspection. ### Applications pour l'enregistrement du temps de travail L'option la plus complète aujourd'hui est une **application dédiée de contrôle horaire**. Face au papier et aux feuilles de calcul, une application résout à la racine les points faibles des autres méthodes : l'enregistrement est **automatique, sécurisé et inaltérable**, et fonctionne aussi bien pour qui est au bureau que pour qui télétravaille ou se déplace. Avec le logiciel de contrôle horaire de LapsoWork, le salarié pointe en un clic et le système s'occupe du reste : - **Pointage depuis n'importe où**, avec l'application mobile ou depuis l'ordinateur, idéal pour le télétravail et le personnel en mobilité. - **Horodatage inaltérable** : l'heure ne peut pas être modifiée à la main ; toute correction est auditée avec l'auteur, la date et le motif. - **Rapports en PDF et export vers Excel** prêts à être remis à l'Inspection à tout moment. - **Géolocalisation optionnelle** et photographie du pointage lorsque le poste l'exige. - **Conservation automatique** pendant les quatre ans exigés, sans accumuler de papier. - Gestion intégrée des congés et absences, gestionnaire documentaire et signature électronique dans le même outil. Ainsi, l'enregistrement cesse d'être une charge administrative et devient quelque chose qui se fait tout seul, tandis que l'entreprise gagne la tranquillité de respecter la loi sans effort. ## Papier ou numérique : que vous convient-il ? En résumé, les trois méthodes sont légales, mais elles n'offrent pas toutes les mêmes garanties ni le même effort : - **Papier** : valable, économique et simple, mais fastidieux, facile à falsifier et difficile à conserver. Recommandé uniquement pour de très petites équipes en présentiel. - **Feuille de calcul** : plus souple et accessible à distance, mais modifiable et sans horodatage fiable, ce qui réduit les garanties face à l'Inspection. - **Application de contrôle horaire** : automatique, sécurisée, avec une traçabilité complète et valable pour toute modalité de travail (présentiel, à distance ou hybride). C'est l'option qui respecte le mieux la réglementation en vigueur avec le moindre effort. Si votre effectif grandit, si vous pratiquez le télétravail ou si vous voulez simplement en finir avec la course aux signatures, la réponse à « papier ou numérique » est de plus en plus claire. Vous pouvez essayer LapsoWork gratuitement pendant 30 jours et constater par vous-même, au sein de votre équipe, à quel point il est facile de laisser derrière soi la feuille de papier. --- ## Applications pour pointer au travail : comparatif 2026 URL: https://lapsowork.com/fr/blog/applications-pour-pointer-au-travail/ Publicado: 2023-05-23 Resumen: Nous comparons les meilleures applications pour pointer au travail en 2026 : suivi du temps, géolocalisation, rapports légaux et quoi vérifier avant de choisir pour votre PME. Depuis 2019, l'enregistrement du temps de travail a cessé d'être facultatif et, dans la pratique, le papier et la feuille Excel ont montré leurs limites : des pointages se perdent, on les modifie à la main et ils ne résistent pas à une inspection. C'est pourquoi la plupart des PME ont franchi le pas vers une **application pour pointer au travail**. Dans cet article, nous passons en revue les options les plus courantes du marché, ce qu'apporte chacune d'elles et ce à quoi il faut être attentif avant de choisir. ## Le pointage au travail est-il obligatoire ? Oui. Depuis le **12 mai 2019**, avec l'entrée en vigueur du Real Decreto-ley 8/2019 (décret-loi royal espagnol), toutes les entreprises sont tenues d'enregistrer l'heure d'entrée et de sortie de chaque personne salariée. Cette mesure est née pour lutter contre les heures supplémentaires non payées et apporter de la transparence à la relation de travail. Cette obligation s'est renforcée au fil des ans. La réglementation actuelle vise un **registre du temps de travail numérique, accessible en temps réel pour l'Inspection du travail, non manipulable et conservé pendant quatre ans**. En 2025 et 2026, le curseur réglementaire s'est justement placé sur le pointage électronique, avec des sanctions qui peuvent aller de plusieurs centaines à plusieurs milliers d'euros par salarié concerné. Traduction : le cahier de pointage et les modèles maison ne sont plus une option sûre. ## Comment assurer le suivi des heures de travail ? La loi n'impose pas une technologie précise. Vous pouvez tenir le suivi sur papier, sur un tableur ou avec une application spécialisée, à condition que le système soit fiable et vérifiable. Dans la pratique, cependant, les solutions numériques se sont imposées pour plusieurs raisons : - **Elles évitent les erreurs et les manipulations** : chaque pointage est enregistré avec son horodatage. - **Elles font gagner des heures de gestion** : les rapports se génèrent tout seuls, sans recompter des cellules en fin de mois. - **Elles réduisent les conflits** : l'entreprise comme le salarié voient les mêmes données. - **Elles facilitent une inspection** : vous pouvez exporter le registre au format demandé en quelques minutes. Si vous souhaitez approfondir les exigences légales d'un système de pointage, nous avons un guide spécifique sur le logiciel de suivi du temps. Nous comparons ci-dessous les applications les plus connues du secteur. ## 1. Control Laboral L'une des options éprouvées et simples du marché, pensée pour l'enregistrement de base du temps de travail. - **Les plus** : elle couvre le suivi du temps, permet de gérer les calendriers de travail et génère des rapports conformes à la réglementation. Son approche minimaliste la rend facile à prendre en main. - **À prendre en compte** : les utilisateurs signalent que certaines fonctions (modifier des journées déjà clôturées, changer de mot de passe) s'avèrent peu intuitives, et la version gratuite est limitée pour les équipes qui grandissent. C'est une alternative raisonnable si vous avez seulement besoin de pointer et de peu de choses de plus, mais elle montre ses limites quand vous voulez intégrer les congés, les absences ou la paie dans le même outil. ## 2. Factorial L'une des plateformes RH les plus connues en Espagne, à la portée fonctionnelle étendue. - **Les plus** : en plus du suivi du temps, elle intègre la gestion des congés et des absences, les documents et les processus de recrutement. Sa proposition est celle d'une suite RH complète. - **À prendre en compte** : s'agissant d'une plateforme vaste, l'activation des modules avancés fait grimper le prix, un point à évaluer si votre entreprise cherche seulement à pointer et à gérer les absences. C'est une option solide pour qui veut concentrer de nombreux processus RH au même endroit, même s'il convient de bien mesurer quels modules vous allez réellement utiliser pour ajuster le coût. ## 3. Intratime Application centrée sur le pointage avec mobilité, très utilisée par les équipes qui travaillent hors du bureau. - **Les plus** : elle intègre la géolocalisation avec différents niveaux de filtrage et un suivi des horaires orienté vers le personnel en déplacement ou en itinérance. - **À prendre en compte** : certains utilisateurs relèvent que le système de notifications est un peu léger et que la gestion des pauses pourrait être plus flexible. Elle convient bien lorsque la mobilité est le critère principal et que l'équipe pointe depuis des emplacements changeants. ## 4. Sesame Une autre plateforme RH avec une forte composante de suivi du temps et d'automatisation. - **Les plus** : elle offre une compatibilité avec les dispositifs biométriques et automatise le calcul des heures supplémentaires, ce qui aide dans les environnements à équipes tournantes et horaires irréguliers. - **À prendre en compte** : pour les très petites entreprises, elle peut se révéler surdimensionnée, et la gestion par départements a une marge de progression. Bonne candidate pour les entreprises moyennes aux processus RH déjà consolidés qui recherchent l'automatisation. ## 5. LapsoWork : votre app de suivi du temps Chez LapsoWork, nous avons conçu l'application en pensant spécifiquement à la PME espagnole : respecter la loi sans consacrer des heures à la gestion. Voici ce que vous pouvez faire avec elle. ### Pointer depuis l'app Chaque personne enregistre son entrée et sa sortie depuis son mobile ou depuis le navigateur, sans rien installer. Une connexion internet suffit, elle convient donc aussi bien au bureau qu'au télétravail ou au travail en itinérance. ### Options d'administrateur Depuis le panneau d'administration, vous accédez à tous les relevés horaires, vous autorisez ou refusez les demandes de congé et de vacances et vous envoyez des notifications à toute l'équipe. Tout le contrôle, sans tableurs de par le milieu. ### Émission de rapports L'application génère des rapports conformes à la réglementation en vigueur sur le registre du temps de travail et vous aide à détecter les irrégularités (journées incomplètes, dépassement d'heures, pointages oubliés) avant qu'elles ne deviennent un problème. ### Données en temps réel Vous consultez qui est en train de pointer à chaque instant, avec une géolocalisation précise, ce qui est particulièrement utile pour les équipes réparties ou avec du personnel sur plusieurs sites de travail. ### Autres fonctionnalités LapsoWork ne s'arrête pas au pointage. Dans le même outil, vous gérez la gestion documentaire, la paie, les congés et les plannings d'équipe. Le modèle est au paiement par utilisateurs actifs : vous ne payez donc que pour ceux qui utilisent réellement l'application, et elle fonctionne sur n'importe quel appareil sans installation. ## Quelle app de pointage choisir ? Il n'y a pas de réponse unique : cela dépend de la taille de votre équipe, du fait que vous travailliez depuis un site fixe ou en mobilité, et du nombre de processus RH que vous souhaitez unifier. Avant de décider, vérifiez que l'application : - **Respecte la réglementation sur le registre du temps de travail** et conserve les données pendant quatre ans. - **Génère des rapports exportables** valables lors d'une inspection. - **Fonctionne sur mobile et navigateur**, surtout si vous avez du télétravail ou du personnel en déplacement. - **S'adapte à votre budget**, avec un prix qui ne s'envole pas quand l'équipe grandit. - **Intègre ce dont vous avez besoin** (congés, paie, documents) sans passer d'un outil à l'autre. La façon la plus rapide de savoir si une app vous convient est de la tester avec votre propre équipe pendant quelques jours. Si vous voulez voir LapsoWork en action, vous pouvez demander une démo ou consulter nos tarifs sans engagement. --- ## Méthodes de pointage en entreprise : 6 systèmes et lequel respecte la loi URL: https://lapsowork.com/fr/blog/methodes-de-pointage-en-entreprise/ Publicado: 2023-05-09 Resumen: Découvrez les 6 méthodes de pointage en entreprise (biométrie, app mobile, QR, badge...) et laquelle respecte la réglementation du contrôle horaire en vigueur en 2026. Lorsque vous n'avez que deux ou trois salariés, noter les heures dans un carnet semble suffisant. Mais dès que l'équipe s'agrandit, ce contrôle manuel vous échappe : des feuilles qui se perdent, des signatures qui manquent et, surtout, un registre que l'Inspection du travail n'accepterait pas en cas de visite. Bien choisir **comment vos salariés pointent** cesse d'être un détail pour devenir une décision qui vous épargne des sanctions et des heures de gestion. Dans cet article, nous passons en revue les six méthodes de pointage les plus courantes en entreprise et nous vous aidons à décider laquelle convient à la vôtre. ## Pourquoi le pointage est-il obligatoire en entreprise ? L'enregistrement du temps de travail n'est pas facultatif. Depuis l'entrée en vigueur du Real Decreto-ley 8/2019 (décret-loi royal espagnol sur le contrôle horaire), **toutes les entreprises sont tenues de tenir un registre quotidien de la journée de travail de chaque salarié**, avec l'heure de début et de fin. La réglementation n'a cessé de se renforcer et, en 2026, le registre horaire doit être **numérique, accessible en temps réel pour l'Inspection et conservé pendant quatre ans**. Au-delà de l'obligation légale, un bon pointage vous apporte des avantages concrets de gestion : - **Vous évitez les sanctions.** Les infractions liées à l'absence d'un registre valide peuvent atteindre plusieurs milliers d'euros par centre de travail. - **Vous maîtrisez les heures supplémentaires.** Vous savez exactement qui les effectue et vous pouvez les compenser ou les rémunérer correctement. - **Vous prenez de meilleures décisions.** Avec des données réelles sur le temps consacré, vous pouvez ajuster les horaires, les charges de travail et les effectifs. - **Vous protégez votre entreprise et votre équipe.** Le registre sert de preuve aussi bien pour l'entreprise que pour le salarié en cas de conflit professionnel. ## Méthodes pour mettre en place le pointage des employés Il n'existe pas une seule bonne façon de pointer : la loi n'impose pas de support précis, elle exige seulement que le système soit **fiable, objectif et accessible**. L'essentiel est que la méthode choisie soit fluide et naturelle pour votre équipe, car un système peu pratique finit par se remplir d'oublis et de corrections. Voici les six options les plus répandues. ### 1. Contrôle d'accès biométrique Il consiste à identifier le salarié par empreinte digitale, reconnaissance faciale ou de l'iris. C'est une méthode très fiable, car personne ne peut pointer à la place d'une autre personne. Son grand inconvénient aujourd'hui est **juridique** : l'Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, l'autorité espagnole de protection des données) a durci son critère en 2023 et considère que les données biométriques relèvent d'une catégorie particulière. Sauf cas très justifiés, **le consentement du salarié ne suffit pas** pour les utiliser uniquement à des fins de pointage ; la biométrie a donc cessé d'être recommandée comme système général de contrôle horaire. ### 2. Système de pointage par application mobile Le salarié pointe depuis son téléphone en quelques touches. C'est l'option la plus pratique pour les **commerciaux, techniciens de terrain, personnel multisite et télétravailleurs**, car elle permet d'enregistrer la journée de travail depuis n'importe quel endroit. De nombreuses applications ajoutent la géolocalisation au moment du pointage pour vérifier la position sans suivre le salarié en continu. C'est, de loin, la méthode qui a le plus progressé dans les PME. Avec une application de contrôle horaire bien conçue, pointer coûte autant d'efforts qu'envoyer un message. ### 3. Logiciel sur ordinateur ou dans le cloud Le pointage se fait depuis le navigateur ou une application de bureau, idéal pour les équipes qui travaillent devant un ordinateur. Étant dans le cloud, les enregistrements sont centralisés automatiquement, consultables en temps réel et exportables en PDF ou Excel pour les présenter à l'Inspection ou au cabinet comptable. C'est la base de tout logiciel de contrôle horaire moderne, souvent combiné avec l'application mobile pour couvrir l'ensemble de l'effectif, où qu'il se trouve. ### 4. Contrôle manuel avec feuilles de signature Les modèles sur papier ou une feuille de calcul partagée constituent le système le plus économique et le point de départ de nombreuses petites entreprises. Cela fonctionne avec deux ou trois salariés, mais **ce n'est pas évolutif** : c'est facile à manipuler, on oublie des signatures et reconstituer un mois entier est un véritable calvaire. De plus, un registre papier respecte difficilement l'exigence d'**accessibilité en temps réel** imposée par la réglementation de 2026 ; il est donc aujourd'hui considéré comme une solution de transition, et non définitive. ### 5. Badge d'identification Le salarié passe un badge (à bande magnétique, RFID ou de proximité) devant un lecteur en entrant et en sortant. C'est un classique dans les usines et les entrepôts dotés d'un contrôle d'accès physique, pratique et rapide à utiliser. Ses limites : il faut installer du matériel à chaque point de pointage, le badge peut être prêté ou perdu et il ne convient pas à ceux qui travaillent hors des locaux. Il est généralement associé à un logiciel qui centralise les données des lecteurs. ### 6. Code QR sur le mobile Chaque centre ou chaque équipe affiche un code QR que le salarié scanne avec son téléphone pour pointer. C'est une option très fluide et peu coûteuse pour l'**hôtellerie-restauration, le commerce ou l'événementiel**, où le personnel tourne entre les sites et n'a pas toujours de badge sur lui. Comme le scan est enregistré avec l'heure et la localisation, il offre une traçabilité sans qu'il soit nécessaire d'installer des terminaux coûteux dans chaque établissement. ## Quelle est la meilleure méthode pour pointer et respecter la réglementation ? Il n'existe pas de méthode universelle : la meilleure façon de pointer est **celle qui convient le mieux à votre type de travail tout en respectant la loi**. En guise de guide rapide : - **Bureau ou travail devant l'ordinateur :** logiciel dans le cloud. - **Équipes en déplacement (commerciaux, techniciens, chantier) :** application mobile avec géolocalisation. - **Télétravail ou modèle hybride :** application et logiciel combinés, avec un registre accessible depuis chez soi. - **Hôtellerie-restauration et commerce avec des équipes tournantes :** QR ou application mobile. - **Usine ou entrepôt avec contrôle d'accès :** badge d'identification connecté à un logiciel. En pratique, la tendance nette dans les PME est de **combiner application mobile et logiciel dans le cloud** : cela couvre toute l'équipe où qu'elle se trouve, centralise les données et génère automatiquement les rapports exigés par l'Inspection. Si vous gérez en outre des équipes tournantes, il est préférable que le système de pointage s'intègre à votre logiciel de gestion des plannings, afin que le registre réel soit comparé au planning prévu sans travail supplémentaire. Quelle que soit la méthode choisie, assurez-vous qu'elle respecte trois exigences fixées par la réglementation en vigueur : **un registre fiable et inaltérable, une accessibilité en temps réel** pour l'entreprise, le salarié et l'Inspection, et **une conservation des données pendant quatre ans**. Ces trois points couverts, le pointage cesse d'être une charge administrative pour devenir une source de données utile afin de mieux gérer votre entreprise. --- ## Obligation de pointer au travail : tout ce qu'il faut savoir en 2026 URL: https://lapsowork.com/fr/blog/obligation-de-pointer-au-travail/ Publicado: 2023-04-25 Resumen: Le pointage est-il obligatoire au travail ? On vous explique qui doit enregistrer sa journée, les exceptions, comment bien le faire et les sanctions à jour en 2026. Si vous dirigez une PME et que vous ne savez toujours pas avec certitude si vos salariés sont tenus de pointer, cet article est fait pour vous. L'enregistrement de la journée de travail a cessé d'être facultatif il y a des années, mais beaucoup d'entreprises continuent de le noter sur une feuille Excel, ou ne le font tout simplement pas. En 2026, avec l'Inspection du travail (Inspección de Trabajo) qui met l'accent sur le contrôle horaire et une réforme réglementaire en cours, il vaut mieux avoir tout en règle. On vous explique tout, sans jargon technique. ## Le pointage est-il obligatoire au travail ? Oui. Pointer est **obligatoire pour toutes les entreprises depuis le Real Decreto-ley 8/2019** (décret-loi royal), qui a modifié l'article 34 de l'Estatuto de los Trabajadores (Statut des travailleurs) pour y intégrer l'obligation de tenir un enregistrement quotidien de la journée de chaque personne salariée. La finalité de la loi est double : d'une part, lutter contre la précarité et les heures supplémentaires non payées ; d'autre part, apporter de la sécurité aussi bien à l'entreprise qu'au salarié, en consignant par écrit le début et la fin de chaque journée. Cet enregistrement doit être conservé pendant **quatre ans** et rester à la disposition des salariés, de leurs représentants et de l'Inspection du travail. Il convient d'ajouter une précision importante pour 2026 : une réforme est en cours d'examen qui imposera que l'enregistrement soit **numérique, accessible à distance par l'Inspection et interopérable**. Même si le détail final peut varier, la direction est claire : le papier et les tableurs ont leurs jours comptés. ## Qui a l'obligation de pointer selon la loi ? La règle générale est simple : **toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur, doivent enregistrer la journée quotidienne de leurs salariés**. Peu importe que vous ayez un effectif de 3 personnes ou de 300. L'obligation concerne : - Toute catégorie professionnelle, de l'ouvrier au cadre intermédiaire. - Les salariés à temps plein et à temps partiel (pour ces derniers, l'enregistrement est d'ailleurs particulièrement important). - Le personnel qui travaille **à distance ou en télétravail**, qui doit lui aussi enregistrer ses heures. - Les salariés détachés ou qui se déplacent hors du centre de travail (commerciaux, techniciens de terrain, etc.). Autrement dit : si vous avez des personnes embauchées en tant que salariés, vous avez l'obligation de les faire pointer. Sans exception liée à la taille de l'entreprise. ## Y a-t-il des exceptions à l'obligation de pointer ? Oui, il existe certains cas qui échappent à l'obligation d'enregistrement de la journée, presque toujours parce qu'ils relèvent d'une relation de travail spéciale ou qu'ils ne sont pas régis par le régime général de l'Estatuto de los Trabajadores : - **Le personnel de haute direction**, dont la relation de travail est spéciale (article 2 de l'Estatuto de los Trabajadores) et qui organise son temps de manière autonome. - **Les travailleurs indépendants (autónomos)**, qui, n'étant pas salariés, échappent au champ d'application du Statut. - Certaines relations de travail spéciales : artistes de spectacles publics, sportifs professionnels, personnel au service du foyer familial ou personnes détenues en établissement pénitentiaire, entre autres. - Les salariés relevant d'un régime de **pleine disponibilité et de libre gestion de leur temps** convenu expressément, ce qui est très rare et doit être bien documenté. Un avertissement pratique : ces exceptions sont strictes et ne servent pas de raccourci. Étiqueter un employé comme « haute direction » uniquement pour vous dispenser de le faire pointer est une erreur que l'Inspection repère rapidement. En cas de doute, le plus prudent est d'enregistrer la journée. ## Que se passe-t-il si l'on ne pointe pas au travail ? Ne pas respecter l'obligation d'enregistrement de la journée a des conséquences, et elles ne sont pas anodines. L'Inspection du travail considère cette infraction comme **grave**, et les sanctions financières ont été durcies avec la mise à jour de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Avec les montants en vigueur en 2026, une infraction grave pour absence d'enregistrement de la journée peut entraîner une **amende allant d'environ 751 € à plus de 7 500 €**, selon le degré et les circonstances. Et attention : la sanction s'applique **par centre de travail** concerné, si bien que dans les entreprises comptant plusieurs sites, le montant se multiplie rapidement. À cela s'ajoute un risque indirect : sans un enregistrement fiable, si un salarié réclame des heures supplémentaires, l'entreprise part en position défavorable pour démontrer la journée réellement effectuée. Du côté du salarié, refuser de pointer alors que l'entreprise dispose d'un système peut également entraîner des **sanctions disciplinaires** selon la convention collective, d'un avertissement jusqu'à la suspension d'emploi et de salaire. ## Comment doit-on pointer au travail ? La loi oblige à enregistrer la journée, mais **n'impose pas de méthode précise**. L'entreprise est libre de choisir le système, à condition qu'il soit fiable et qu'il reflète l'horaire réel d'entrée et de sortie. Les options les plus courantes sont : - **L'enregistrement manuel** sur papier ou par signature : légal, mais peu pratique et facile à manipuler. - **Les terminaux physiques** avec carte ou empreinte à l'entrée du centre de travail. - **Le logiciel de contrôle horaire**, qui permet de pointer depuis l'ordinateur ou le mobile et centralise toutes les données. Quelle que soit l'option, le système doit capturer la journée réelle, y compris les pauses et les temps de repos, et être à la disposition de l'Inspection. Avec des horaires flexibles ou le télétravail, un logiciel de contrôle horaire est, en pratique, le seul moyen simple de tout tenir en ordre. ### Exigences du système de contrôle horaire Avant de choisir un outil, vérifiez qu'il remplit ces critères : - **Fiable et objectif** : il doit enregistrer l'horaire réel, sans permettre de modifications opaques. - **Accessible et intuitif** : s'il est compliqué, les gens ne l'utilisent pas correctement et l'enregistrement perd de sa valeur. - **Conservation pendant quatre ans** et consultation possible pour les salariés, les représentants et l'Inspection. - **Flexible** : capable de gérer les pauses, les équipes, les temps de repos et les imprévus sans devenir un casse-tête. - **Intégré** : idéalement connecté à la gestion des congés et absences et à la paie, pour éviter de dupliquer le travail. Chez LapsoWork, nous avons conçu le pointage pour qu'il remplisse tous ces critères d'emblée : les employés pointent depuis l'application mobile ou le navigateur, l'enregistrement est sauvegardé automatiquement et vous disposez de rapports prêts pour n'importe quelle inspection. Vous arrêtez ainsi de courir après les tableurs et vous vous concentrez sur votre activité. ## En résumé Pointer est obligatoire pour la quasi-totalité des entreprises depuis 2019, et en 2026 l'exigence se renforce avec la numérisation de l'enregistrement. Les exceptions sont peu nombreuses et strictes, les sanctions en cas de non-respect sont de plus en plus élevées et la meilleure assurance reste de disposer d'un système de contrôle horaire fiable et simple. Si vous le tenez encore sur papier ou sur Excel, c'est le bon moment pour franchir le pas. --- ## Contrôle horaire des salariés : loi, obligations et questions fréquentes URL: https://lapsowork.com/fr/blog/controle-horaire-salaries/ Publicado: 2023-04-11 Resumen: Tout sur l'enregistrement du temps de travail obligatoire en Espagne : ce que dit la loi, les obligations de l'entreprise, les sanctions et comment se conformer sans tracas. Depuis 2019, toutes les entreprises d'Espagne sont tenues d'enregistrer le temps de travail de leurs salariés. Quelle que soit la taille de votre effectif ou le secteur dans lequel vous opérez, si vous employez du personnel salarié, vous devez tenir un contrôle horaire. Et il ne s'agit pas d'une recommandation : c'est une obligation légale dont le non-respect se paie cher. Dans ce guide, nous vous expliquons ce qu'est exactement le contrôle horaire, ce que dit la loi, quelles obligations vous incombent en tant qu'entreprise et comment vous y conformer sans y consacrer une demi-journée à remplir des feuilles Excel. ## Qu'est-ce que le contrôle horaire ? Le contrôle horaire est l'enregistrement quotidien et obligatoire du temps de travail de chaque salarié : l'heure à laquelle il commence à travailler et l'heure à laquelle il termine. Son objectif est de lutter contre la précarité de l'emploi, de donner de la visibilité aux heures supplémentaires et de garantir le respect des temps de repos et des limites de la journée de travail fixés par le Estatuto de los Trabajadores (statut espagnol des travailleurs). Cet enregistrement est obligatoire pour **tous les salariés**, à temps plein comme à temps partiel, qu'ils travaillent en présentiel ou en télétravail. Peu importe que l'entreprise compte deux employés ou deux cents : l'obligation est la même. ## La loi du contrôle horaire : du Real Decreto-ley 8/2019 au pointage numérique L'origine de l'obligation se trouve dans le **Real Decreto-ley 8/2019, du 8 mars** (décret-loi royal), relatif aux mesures urgentes de protection sociale et de lutte contre la précarité de l'emploi. Il a modifié l'article 34 du Estatuto de los Trabajadores et a établi qu'à partir du **12 mai 2019**, toutes les entreprises doivent garantir l'enregistrement quotidien du temps de travail. Depuis lors, la réglementation n'a cessé de se renforcer. La tendance claire du législateur est en faveur de l'**enregistrement numérique, fiable et inaltérable** : l'objectif est d'en finir avec les systèmes sur papier facilement manipulables et avec les feuilles d'émargement remplies en fin de mois. Les nouvelles exigences visent à ce que le pointage soit accessible par voie télématique pour l'Inspection du travail, pour la représentation légale des salariés et pour chaque employé s'agissant de ses propres données. En pratique, cela signifie qu'un système de contrôle horaire moderne ne peut plus se limiter à un tableau de service sur papier : il doit enregistrer chaque pointage avec un horodatage, le conserver de façon sécurisée et permettre sa consultation lorsque l'autorité l'exige. ## Quelles sont les obligations de l'entreprise ? Si vous êtes chef d'entreprise ou responsable RH, la loi vous impose de respecter plusieurs points concrets : - **Enregistrer le temps de travail de chaque salarié tous les jours**, avec l'heure de début et l'heure de fin. - **Conserver les registres pendant 4 ans.** Durant cette période, ils doivent être disponibles et facilement accessibles. - **Mettre les registres à disposition** des salariés, de leurs représentants légaux (syndicats, comité d'entreprise) et de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (Inspection du travail et de la sécurité sociale). - **Négocier le système d'enregistrement** au moyen d'une convention collective, d'un accord d'entreprise ou, à défaut, par décision de l'employeur après consultation de la représentation légale des salariés. Une nuance importante : l'enregistrement doit refléter le temps de travail **réel**, et non celui, théorique, prévu au contrat. Si un salarié à temps partiel effectue des heures en plus, l'enregistrement doit les prendre en compte. C'est précisément l'un des points que l'Inspection surveille le plus. ## Quelles sont les infractions et les sanctions ? Ne pas tenir de contrôle horaire, ou le faire de façon incorrecte, est considéré comme une **infraction grave** en matière de relations de travail selon la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, loi sur les infractions et sanctions dans l'ordre social). Les montants ont été revus à la hausse ces dernières années, de sorte que les sanctions sont aujourd'hui nettement plus élevées que dans la rédaction initiale de la loi. Dans les grandes lignes, les amendes se structurent ainsi : - **Infractions légères :** à partir d'environ 70 € dans leur degré minimum. - **Infractions graves** (c'est ici qu'entre l'absence d'enregistrement du temps de travail) : d'environ **751 €** au degré minimum à près de **7 500 €** au degré maximum. - **Infractions très graves :** elles peuvent largement dépasser **200 000 €** dans les cas les plus sérieux. De plus, la sanction s'applique **par centre de travail**, et non une seule fois par entreprise. Autrement dit, une chaîne comptant plusieurs établissements peut cumuler plusieurs amendes lors d'une seule inspection. À cela s'ajoute que l'absence d'enregistrement entraîne généralement des régularisations d'heures supplémentaires non cotisées auprès de la Seguridad Social (sécurité sociale espagnole), ce qui multiplie le coût réel du non-respect. ## Comment doit être l'enregistrement horaire ? La loi n'impose pas de technologie particulière, mais elle exige que l'enregistrement soit **objectif, fiable et accessible**. En pratique, un bon système de contrôle horaire doit : - **Enregistrer le temps de travail quotidien de façon individualisée**, avec l'heure précise d'entrée et de sortie. - **Être fiable et inaltérable**, de sorte que l'historique ne puisse pas être modifié à sa convenance. - **Être conservé pendant les 4 ans** exigés et pouvoir être exporté lorsque l'Inspection le demande. - **Permettre la consultation** par le salarié, ses représentants et l'autorité du travail. L'enregistrement sur papier est admis, mais c'est l'option la plus problématique : il se perd, se remplit a posteriori et est très facile à contester lors d'une inspection. C'est pourquoi la recommandation claire est d'opter pour un **système numérique**, idéalement avec une application mobile pour que chaque personne puisse pointer d'où qu'elle travaille, ce qui est indispensable dans les modèles de télétravail ou pour les effectifs qui se déplacent. ### Questions fréquentes sur le contrôle horaire **Les PME et les indépendants ayant des salariés sont-ils concernés ?** Oui. L'obligation ne dépend pas de la taille de l'entreprise. Toute entreprise employant du personnel salarié doit enregistrer le temps de travail, y compris les indépendants ayant du personnel sous contrat. **Faut-il aussi pointer en télétravail ?** Oui. Le contrôle horaire est tout aussi obligatoire à distance qu'en présentiel. La solution pratique est un système avec pointage depuis le mobile ou le navigateur. **Dois-je enregistrer les heures supplémentaires ?** L'enregistrement doit refléter le temps de travail réel, de sorte que les heures dépassant l'horaire ordinaire y figureront. Les heures supplémentaires ont en outre leurs propres règles de compensation et de cotisation. **Pendant combien de temps faut-il conserver les registres ?** Quatre ans, et ils doivent être disponibles pour les salariés, les représentants légaux et l'Inspección de Trabajo. ## LapsoWork : un contrôle horaire simple et conforme à la loi Se conformer à l'enregistrement du temps de travail n'a pas à devenir une charge administrative. Avec LapsoWork, vos employés pointent en quelques touches depuis leur mobile ou leur ordinateur, et chaque entrée et sortie est enregistrée avec un horodatage, sauvegardée de façon sécurisée et prête à être exportée en cas d'inspection. Le système est compatible avec iOS et Android, fonctionne aussi bien au bureau qu'en télétravail, et s'intègre au reste de la gestion des personnes : congés, plannings, paies et documentation. Ainsi, en plus de respecter la loi, vous gagnez en visibilité sur les heures de votre équipe et vous économisez des heures de travail administratif chaque mois. Si vous souhaitez voir comment cela fonctionne avec votre effectif, vous pouvez demander une démo ou consulter nos tarifs pour les PME. --- ## Non-respect du temps de travail : sanctions pour le salarié et l'entreprise URL: https://lapsowork.com/fr/blog/non-respect-temps-de-travail/ Publicado: 2023-03-21 Resumen: Quelles sanctions en cas de non-respect du temps de travail : pour le salarié (Estatuto art. 54 et 58) et pour l'entreprise qui n'assure pas le suivi horaire. Guide 2026. Le non-respect du temps de travail présente deux facettes que beaucoup de PME confondent. D'un côté, il y a le salarié qui arrive régulièrement en retard, s'absente sans justification ou ne respecte pas son horaire. De l'autre, il y a l'entreprise elle-même qui n'assure pas correctement le suivi du temps de travail et s'expose aux amendes de l'Inspection du travail. Ces deux situations ont des conséquences juridiques précises et, dans cet article, nous vous expliquons quelles sanctions s'appliquent dans chaque cas, avec la réglementation en vigueur en 2026. ## Sanctions pour non-respect du temps de travail Lorsque l'on parle de sanctions, il faut clairement distinguer qui est en défaut. Ce n'est pas la même chose que le salarié ne respecte pas son horaire ou que l'entreprise ne documente pas le temps de travail de ses effectifs. Examinons chaque cas séparément. ### Sanctions pour le salarié L'employeur a la faculté de sanctionner les salariés qui manquent à leurs obligations professionnelles, y compris celle de respecter l'horaire convenu. Ce pouvoir est prévu par l'**artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores** (article 58 du statut des travailleurs), qui renvoie à la graduation des fautes et des sanctions établie par la convention collective applicable. Les sanctions les plus courantes en cas de non-respect de l'horaire sont : - **L'avertissement verbal ou écrit** pour les fautes légères (un retard ponctuel). - **La suspension d'emploi et de salaire** pendant un nombre déterminé de jours pour les fautes graves ou répétées. - **Le licenciement disciplinaire** dans les cas les plus sérieux. Il est important d'avoir à l'esprit que l'entreprise **ne peut pas** appliquer n'importe quelle sanction à sa guise. L'article 58.3 du statut interdit expressément : - Les sanctions consistant à réduire les **congés** ou à porter atteinte de toute autre manière aux droits au repos du salarié. - Les **multas de haber** (amendes sur salaire), c'est-à-dire retenir de l'argent sur le salaire à titre de punition. Toute sanction doit être prévue par la convention collective, être proportionnée à la faute commise et respecter les délais de prescription. En outre, pour les fautes graves et très graves, il est obligatoire de les notifier au salarié par écrit, en indiquant la date et les faits qui les motivent. ### Licenciement disciplinaire Le licenciement disciplinaire est la sanction la plus grave et il est régi par l'**artículo 54 del Estatuto de los Trabajadores** (article 54 du statut des travailleurs). Il n'est justifié qu'en cas de « manquement grave et fautif » au contrat de travail. En matière de temps de travail, les motifs les plus fréquents sont : - Les **absences répétées et injustifiées** au travail. - Le **manque de ponctualité réitéré**, lorsqu'il est continu et non justifié. Pour qu'un licenciement de ce type soit déclaré fondé, l'entreprise doit pouvoir **prouver les faits**. Et c'est là que le suivi du temps de travail prend une valeur décisive : sans un système de pointage fiable, il est très difficile de démontrer devant un tribunal qu'un salarié accumulait des retards ou des absences. Un logiciel de suivi du temps de travail conserve une trace objective de chaque entrée et sortie, ce qui peut faire la différence si l'affaire finit devant les tribunaux. ## Sanctions pour l'entreprise qui n'assure pas le suivi du temps de travail Depuis l'entrée en vigueur du suivi horaire obligatoire (Real Decreto-ley 8/2019), **toutes les entreprises sont tenues d'enregistrer quotidiennement le temps de travail de leurs salariés**, avec l'heure de début et de fin. Ne pas le faire, ou le faire de manière incorrecte, constitue une infraction sanctionnable. Les amendes sont régies par la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, loi sur les infractions et sanctions dans l'ordre social) et leurs montants ont été actualisés. En 2026, les montants en vigueur sont les suivants : | Degré de l'infraction | Montant | |---|---| | **Légère** | 70 € – 750 € | | **Grave** | 751 € – 7.500 € | | **Très grave** | 7.501 € – 225.018 € | Ne pas tenir de registre du temps de travail, ou le tenir de façon déficiente, est considéré comme une **infraction grave**, avec des amendes qui débutent à 751 € et peuvent atteindre 7.500 €. Et il convient de garder à l'esprit une nuance importante : l'Inspection du travail interprète la sanction comme applicable **pour chaque salarié concerné**, et non une seule fois par entreprise. Dans un effectif de plusieurs salariés, le montant peut vite s'envoler. Les cas les plus graves — manipulation des registres ou obstruction au travail de l'inspecteur — sont qualifiés d'infraction très grave, avec des amendes pouvant dépasser les 225.000 €. Face à ce risque, le coût d'un outil de pointage numérique est marginal. Et si, en plus, vos effectifs travaillent à distance, n'oubliez pas que la Ley 10/2021 de trabajo a distancia (loi 10/2021 sur le télétravail) exige le même suivi horaire pour le télétravail. ## Comment assurer le suivi du temps de travail et faire pointer les salariés ? La manière la plus simple et la plus sûre de respecter l'obligation légale et, en même temps, de disposer de preuves en cas de non-respect par le salarié, est de mettre en place un logiciel de pointage numérique. Avec un outil comme LapsoWork, vos salariés pointent depuis leur téléphone, leur ordinateur ou une tablette à l'accueil, et chaque enregistrement est conservé avec son horodatage. Cela vous permet de : - **Respecter la réglementation** en matière de suivi horaire, sans papier ni feuilles de calcul. - **Détecter les retards et les absences** de façon objective, avec des données qui font office de preuve. - **Gérer les congés, les autorisations d'absence et les plannings** sur une même plateforme. - **Conserver les enregistrements** pendant les quatre ans exigés par la loi. Un bon système de pointage ne vous protège pas seulement face à l'Inspection du travail : il vous apporte aussi la tranquillité d'avoir toujours documenté le temps de travail réel de votre équipe. Si vous souhaitez voir comment cela fonctionne, vous pouvez demander une démonstration sans engagement et constater à quel point il est facile de le mettre en place dans votre entreprise. --- ## Qui paie le congé de maternité ? URL: https://lapsowork.com/fr/blog/qui-paye-le-conge-maternite/ Publicado: 2023-02-21 Resumen: Est-ce l'entreprise ou la Sécurité sociale qui paie le congé de maternité ? On vous explique qui verse la prestation, sa durée et sa gestion en PME en 2026. Lorsqu'une salariée ou un salarié de votre effectif s'apprête à devenir mère ou père, la même question revient presque toujours dans l'entreprise : pendant ces semaines d'absence, qui paie le salaire ? Est-ce l'entreprise qui met la main à la poche ou est-ce la Sécurité sociale qui l'assume ? La question est logique, car elle a un impact direct sur la paie et sur la trésorerie de la PME. Voyons cela clairement. ## Qu'est-ce que le congé de maternité ? D'abord, une précision de vocabulaire. Ce que l'on continue à appeler couramment « congé de maternité » (« baja por maternidad ») a cessé d'exister en tant que tel dans la loi il y a des années. Depuis 2021, le congé est identique pour les deux parents et s'appelle **permiso por nacimiento y cuidado del menor** (congé de naissance et de garde de l'enfant). Il s'agit d'un droit inscrit dans l'Estatuto de los Trabajadores (Statut des travailleurs espagnol) qui suspend le contrat de travail — sans le rompre — afin que la mère ou le père puissent se consacrer aux soins du nouveau-né, adopté ou accueilli. Pendant cette période, le contrat reste « en pause » : la personne ne se rend pas au travail, mais elle conserve son poste et reste affiliée à la Sécurité sociale. ## Qui paie le congé de maternité ? Voici la réponse que vous cherchez : **le congé de maternité est payé par la Sécurité sociale, et non par l'entreprise**. Concrètement, c'est l'Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS, l'organisme national de sécurité sociale) qui verse la prestation économique au salarié pendant toute la durée du congé. Le montant correspond à **100 % de la base de calcul** (« base reguladora »), c'est-à-dire pratiquement la même somme que la personne percevait avant le congé. L'entreprise n'avance pas cet argent et ne le prend pas en charge : sa seule obligation est de traiter la déclaration et de maintenir l'affiliation. En revanche, pendant cette période, l'entreprise continue bien de payer sa part des cotisations sociales du salarié. ## Quelle est la durée du congé en 2026 ? Depuis le **1er janvier 2026**, le congé de naissance et de garde de l'enfant est porté à **19 semaines rémunérées par parent** (Real Decreto-ley 9/2025). Elles se répartissent ainsi : - **6 semaines obligatoires** et ininterrompues juste après l'accouchement, l'adoption ou l'accueil. - **11 semaines** flexibles, qui peuvent être prises jusqu'aux 12 mois de l'enfant. - **2 semaines supplémentaires**, utilisables jusqu'aux 8 ans de l'enfant. Dans le cas des **familles monoparentales**, le congé atteint **32 semaines**. ## Dans quelles situations peut-il être prolongé ? Le congé peut être prolongé au-delà de ces 19 semaines dans plusieurs cas de figure : - **Naissance multiple** : une semaine supplémentaire par parent pour chaque enfant à partir du deuxième. - **Handicap de l'enfant** : une semaine supplémentaire par parent. - **Naissance prématurée avec hospitalisation** de plus de 7 jours : jusqu'à 13 semaines supplémentaires. Par ailleurs, ce congé est **compatible avec le congé parental** pouvant aller jusqu'à 8 semaines, prévu à l'article 48 bis de l'Estatuto de los Trabajadores, qui peut être pris jusqu'aux 8 ans de l'enfant (ce dernier n'étant pas rémunéré par défaut). ## Comment le gérer côté entreprise ? Même si la Sécurité sociale paie la prestation, l'entreprise assume bel et bien la partie administrative : traiter la déclaration, planifier le remplacement et organiser le retour. Plus les informations de votre effectif seront ordonnées, moins il y aura de risque d'erreur. Un logiciel de gestion des congés et absences vous permet d'enregistrer chaque congé, de calculer les dates de reprise et d'avoir à portée de main toute la documentation depuis une gestion documentaire centralisée. Ainsi, le congé de naissance cesse d'être un casse-tête pour devenir une simple formalité, maîtrisée et sans mauvaises surprises. --- ## Qui paie l'arrêt maladie ? Guide pour les entreprises et les salariés URL: https://lapsowork.com/fr/blog/qui-paie-l-arret-maladie/ Publicado: 2023-02-07 Resumen: Qui paie l'arrêt maladie ? On vous explique qui prend en charge chaque tranche, les 3 premiers jours, les pourcentages de la prestation et sa gestion en PME. Lorsqu'un salarié se met en arrêt maladie, la première interrogation qui surgit dans l'entreprise (et chez le salarié lui-même) est toujours la même : **qui paie l'arrêt maladie ?** La réponse n'est pas « la Sécurité sociale, un point c'est tout ». Le coût se répartit par tranches entre le salarié, l'entreprise et l'organisme gestionnaire, et cette répartition change selon le type de risque. Si vous dirigez une PME, mieux vaut avoir les idées claires pour ne pas payer plus que nécessaire ni fausser les bulletins de paie. Nous l'expliquons ici de façon simple, avec les données en vigueur en 2026. ## Qu'est-ce que l'arrêt maladie ? L'arrêt maladie (techniquement, l'**incapacité temporaire** ou IT en Espagne) est la situation dans laquelle un salarié ne peut pas exercer ses fonctions à cause d'un problème de santé et a besoin de soins médicaux. Pendant toute sa durée, le contrat est suspendu : le salarié ne se rend pas à son poste, mais conserve sa relation de travail et perçoit une prestation économique qui remplace son salaire. Il existe deux grandes catégories de risques, dont dépendent qui paie et combien : - **Risques d'origine non professionnelle** (*contingencias comunes*) : maladie ordinaire (une grippe, une infection, une lombalgie) ou accident non professionnel. C'est le cas le plus fréquent. - **Risques professionnels** (*contingencias profesionales*) : maladie professionnelle liée au travail ou accident du travail, y compris ceux survenus *in itinere* (sur le trajet vers le travail). Cette distinction est essentielle, car les arrêts liés aux risques professionnels bénéficient d'une couverture plus généreuse dès le premier jour. ## Qui paie l'arrêt maladie ? Dans le cas d'un arrêt pour **maladie ordinaire ou accident non professionnel**, le versement de la prestation se répartit en trois tranches : - **Jours 1 à 3** : aucune prestation de la Sécurité sociale n'est versée. Cette tranche est à la charge du salarié (sauf si la convention collective oblige l'entreprise à la compléter, ce qui est très courant). - **Jours 4 à 15** : c'est l'**entreprise** qui paie, sur ses propres ressources. - **À partir du jour 16** : c'est la **Sécurité sociale** ou la mutuelle collaboratrice qui paie, même si le versement est effectué sur le bulletin de paie en régime de **paiement délégué** (l'entreprise en fait l'avance, puis se fait compenser). Quant au **montant** perçu pour un risque non professionnel : - **Du jour 4 au jour 20** : **60 %** de la base de calcul (*base reguladora*). - **À partir du jour 21** : **75 %** de la base de calcul. De nombreuses conventions collectives améliorent ces chiffres et obligent l'entreprise à compléter la prestation jusqu'à 100 % du salaire pendant un certain nombre de jours. C'est pourquoi, avant de calculer un bulletin de paie en cas d'arrêt, la première chose à faire est de vérifier la convention collective applicable. ## Qui paie les 3 premiers jours d'arrêt maladie ? C'est la question qui revient le plus souvent. Dans le cas d'un arrêt pour **risque non professionnel**, les **trois premiers jours ne donnent lieu à aucune prestation de la Sécurité sociale** : en principe, ce coût pèse sur le salarié, qui ne serait pas rémunéré pour ces jours. Cependant, dans la pratique, deux situations très fréquentes se produisent : 1. **La convention collective oblige l'entreprise à les payer.** Un grand nombre de conventions prévoient l'obligation de compléter la prestation dès le premier jour, de sorte que le salarié ne perd pas de revenus. 2. **L'entreprise les prend en charge volontairement** dans le cadre de ses conditions de travail. La situation change complètement en cas de **risques professionnels** (accident du travail ou maladie professionnelle) : - La prestation est perçue dès le **jour suivant** l'arrêt. - Elle s'élève à **75 % de la base de calcul dès le premier jour**. - Le jour de l'arrêt est intégralement payé par l'entreprise comme s'il s'agissait d'une journée travaillée. Dans ces cas, il n'existe pas de « vide » des trois premiers jours : la couverture démarre plus tôt et avec un pourcentage plus élevé. ### Et dans le cas des travailleurs indépendants ? Les travailleurs indépendants (régime RETA en Espagne) ont eux aussi droit à une prestation pour IT, à condition d'être à jour de leurs cotisations et d'avoir souscrit la couverture du risque. En cas de maladie ordinaire, ils perçoivent la prestation dès le **quatrième jour** d'arrêt, et le versement est assuré par la mutuelle ou l'organisme gestionnaire auprès duquel ils ont souscrit la couverture. En cas de risques professionnels, dès le jour suivant. ## Comment gérer les absences dans l'entreprise ? Au-delà de savoir qui paie chaque tranche, le véritable défi d'une PME est de **gérer les formalités et l'impact sur la paie** sans erreurs. Un arrêt mal enregistré peut se traduire par un calcul incorrect, un décalage dans les cotisations ou un problème avec l'Inspection du travail. Pour tenir tout cela avec rigueur, il convient de : - **Enregistrer la date exacte de début et de fin d'arrêt** de chaque salarié ainsi que le type de risque. - **Conserver les avis médicaux** (arrêt, prolongation et reprise) de manière centralisée et accessible. - **Appliquer le complément prévu par la convention** de façon automatique, plutôt que de le calculer à la main chaque mois. - **Reporter l'absence dans le registre du temps de travail**, afin que le suivi du temps corresponde à ce que l'équipe a réellement travaillé. C'est là qu'un logiciel de RH fait toute la différence. Avec LapsoWork, vous pouvez enregistrer les arrêts, les relier au suivi du temps de travail et stocker les avis médicaux dans le gestionnaire documentaire, de sorte que chaque absence soit documentée et que son effet sur la paie se calcule tout seul. Moins de feuilles de calcul, moins d'erreurs et toute la traçabilité que l'Inspection peut vous demander. ## En résumé - En cas de **maladie ordinaire**, la répartition est la suivante : jours 1 à 3 le salarié (sauf convention), jours 4 à 15 l'entreprise et à partir du jour 16 la Sécurité sociale. - On perçoit **60 %** de la base de calcul du jour 4 au jour 20, et **75 %** à partir du jour 21. - En cas de **risques professionnels** (accident ou maladie professionnelle), on perçoit **75 % dès le jour suivant** l'arrêt. - **Vérifiez toujours la convention collective** : c'est elle qui détermine si ces premiers jours sont payés et s'il existe un complément jusqu'à 100 %. Automatiser ce processus vous fait gagner du temps, évite les erreurs sur les bulletins de paie et vous donne la tranquillité d'esprit de respecter la réglementation en vigueur. --- ## Contrat fixe discontinu : définition et questions fréquentes URL: https://lapsowork.com/fr/blog/contrat-fixe-discontinu/ Publicado: 2023-01-24 Resumen: Qu'est-ce que le contrat fixe discontinu, sa durée, le fonctionnement du rappel et les obligations de l'entreprise. Guide pratique à jour pour PME. Si votre entreprise connaît des pics d'activité marqués par la saison (campagne d'été, récolte, saison de ski, renforts de Noël), vous vous êtes sûrement demandé comment recruter légalement les personnes dont vous n'avez besoin que quelques mois par an. La réponse, depuis la réforme du travail espagnole de 2021, passe presque toujours par le **contrat fixe discontinu** (*contrato fijo discontinuo*). Dans cet article, nous répondons aux questions les plus fréquentes de façon claire et sans jargon. ## Qu'est-ce qu'un contrat de travail fixe discontinu ? Le contrat fixe discontinu est un **contrat à durée indéterminée** utilisé pour les emplois de nature saisonnière ou liés à des activités productives de saison, ainsi que pour les emplois qui se répètent mais **pas à des dates certaines**. L'idée clé est la suivante : la personne fait partie de l'effectif de façon permanente, mais **ne fournit ses services que pendant les périodes d'activité**. Lorsque la saison se termine, le salarié n'est pas licencié : il passe à une situation d'inactivité et l'entreprise est tenue de **le rappeler** dès que l'activité reprend. Il est régi par l'**artículo 16 del Estatuto de los Trabajadores** (article 16 du Statut des travailleurs espagnol), dans sa rédaction modifiée par le **Real Decreto-ley 32/2021** (la fameuse réforme du travail). Cette réforme a précisément renforcé cette formule comme alternative aux anciens contrats temporaires enchaînés, désormais très restreints. **Exemples d'utilisation typiques :** - Stations de ski et personnel de la saison d'hiver. - Hôtellerie et tourisme balnéaire (saison estivale). - Récolte et campagnes agricoles. - Animateurs de colonies de vacances et activités d'été. - Renforts du commerce et de la logistique pendant la campagne de Noël. - Marchés et sous-traitances commerciales à activité intermittente. L'essentiel : même si le travail est « saisonnier », le contrat est **à durée indéterminée**. Il n'y a pas de date de fin. ## Combien de temps peut-on employer quelqu'un avec un contrat fixe discontinu ? De façon **indéterminée**. Le contrat fixe discontinu n'a pas de date d'expiration : la relation de travail se maintient tant que subsiste l'activité saisonnière qui la justifie. Quelques points pratiques sur son fonctionnement : - **Cotisation et ancienneté** : le salarié cotise et accumule de l'ancienneté de façon similaire au reste de l'effectif. Depuis la réforme de 2021, l'ancienneté se calcule en tenant compte de **toute la durée de la relation de travail**, et non uniquement des périodes effectivement travaillées. Cela influe sur les indemnités et sur la grille salariale. - **Périodes d'inactivité** : pendant les mois sans activité, l'entreprise **ne verse pas de salaire**, mais le salarié peut demander l'**allocation chômage** s'il en remplit les conditions, car il se trouve en situation légale de chômage. - **Documentation** : à chaque période d'inactivité, il n'y a pas de solde de tout compte de fin de contrat (le contrat reste en vigueur), mais on liquide bien les sommes en attente correspondant à la partie travaillée. L'erreur fréquente consiste à traiter chaque saison comme s'il s'agissait d'un contrat distinct ; ce n'est pas le cas. ## Le rappel dans le contrat fixe discontinu : de quoi s'agit-il ? Le **rappel** (*llamamiento*) est le moment où l'entreprise convoque le salarié fixe discontinu pour qu'il reprenne son poste lorsque commence la saison d'activité. Ce n'est pas une formalité mineure : c'est l'obligation centrale de ce type de contrat et c'est là que naissent la plupart des conflits. Le rappel doit se faire **selon l'ordre et les modalités fixés par la convention collective** applicable et, à défaut, selon ce qui a été convenu dans le contrat. Au minimum, il doit respecter les principes d'**ancienneté** au sein de chaque spécialité et être effectué par écrit avec un préavis suffisant. ### Que se passe-t-il si l'entreprise ne rappelle pas le salarié ? Si l'entreprise **manque à son obligation de rappel** (elle ne convoque pas le salarié quand il en a le droit, ou elle le fait sans respecter l'ordre), la loi considère cela comme un **licenciement**. Le salarié peut le contester et, si sa demande aboutit, celui-ci sera qualifié de **licenciement abusif** (*despido improcedente*), avec droit à l'indemnité correspondante. Le délai pour agir commence à courir dès que le salarié a connaissance de l'absence de convocation. ### Et si c'est le salarié qui ne répond pas au rappel ? Si l'entreprise procède correctement au rappel et que le **salarié ne reprend pas son poste sans motif justifié**, on considère qu'il y a **démission** ou abandon de poste. Dans ce cas, le salarié **n'a pas droit à une indemnité** de licenciement ni, en principe, à l'allocation chômage découlant de cette rupture. C'est pourquoi il est si important de garder une trace écrite de chaque rappel : pour l'entreprise, c'est la preuve qu'elle a rempli son obligation. ## Différences avec d'autres contrats On confond souvent le contrat fixe discontinu avec d'autres formules. Voici les différences les plus importantes : - **Par rapport au contrat temporaire** : le contrat temporaire a une date de fin et n'est autorisé que dans des cas très encadrés depuis 2021. Le contrat fixe discontinu est **à durée indéterminée** et pensé précisément pour une activité saisonnière récurrente. - **Par rapport au contrat à temps partiel** : le temps partiel implique moins d'heures de façon continue tout au long de l'année ; le fixe discontinu peut être à temps plein, mais **uniquement pendant certaines périodes**. - **Par rapport au contrat fixe ordinaire** : le fixe ordinaire fournit ses services de façon continue ; le fixe discontinu alterne des périodes d'activité et d'inactivité. ## Les obligations de l'entreprise, en résumé Si vous prévoyez d'utiliser des contrats fixes discontinus, gardez à l'esprit que l'entreprise doit : 1. **Formaliser le contrat par écrit**, en indiquant la durée estimée de l'activité, la forme et l'ordre du rappel ainsi que la durée de travail estimée. 2. **Respecter l'ordre de rappel** fixé dans la convention ou le contrat. 3. **Notifier le rappel par écrit** avec un préavis suffisant et en conserver la trace. 4. **Informer l'effectif fixe discontinu** des postes fixes ordinaires vacants qui se présentent, afin de favoriser leur conversion. 5. **Respecter l'ancienneté totale** aux fins des droits économiques et des indemnités. Un manquement à l'un de ces points — très souvent dans la traçabilité des rappels — est ce qui finit en procédure pour licenciement abusif. ## Comment LapsoWork vous aide à gérer les salariés fixes discontinus Lorsque vous avez un effectif saisonnier, le principal risque n'est pas la paie : c'est de **perdre le contrôle de qui est en activité, qui est en inactivité et qui doit être rappelé en premier**. Avec LapsoWork, vous pouvez : - Enregistrer le statut de chaque personne (active / en inactivité) et son ancienneté réelle. - Gérer le contrôle horaire et le pointage uniquement pendant les périodes d'activité, sans vous emmêler sur qui travaille chaque mois. - Planifier la reprise par saison avec le logiciel de gestion des équipes, en respectant l'ordre de rappel. - Centraliser les contrats et les communications de rappel dans le gestionnaire documentaire, pour toujours disposer de la preuve écrite. Vous réduisez ainsi le travail administratif de chaque campagne et, surtout, vous minimisez le risque juridique lié à une mauvaise gestion du rappel. ## Questions fréquentes **Le contrat fixe discontinu ouvre-t-il droit à des congés payés ?** Oui. Les congés se cumulent au prorata du temps effectivement travaillé pendant chaque période d'activité, comme pour tout contrat. **Peut-il y avoir plusieurs salariés fixes discontinus sur un même poste ?** Oui. C'est courant dans les secteurs à forts pics. Dans ce cas, l'**ordre de rappel** (généralement par ancienneté) est essentiel pour éviter les conflits. **Peut-on convertir un contrat fixe discontinu en fixe ordinaire ?** Oui, si l'activité cesse d'être intermittente et devient continue. L'entreprise a en outre l'obligation d'informer ces salariés des postes fixes ordinaires vacants qui se présentent. **Perçoit-on l'allocation chômage pendant les périodes d'inactivité ?** On peut la demander si l'on remplit les conditions générales (période minimale de cotisation, etc.), car l'inactivité est considérée comme une situation légale de chômage. ## Conclusion Le contrat fixe discontinu est l'outil que la réforme du travail espagnole de 2021 a consolidé pour couvrir de façon **stable et légale** l'activité saisonnière. Il est à durée indéterminée, repose sur le mécanisme du **rappel** et exige de l'entreprise une gestion rigoureuse : par écrit, en respectant l'ordre et en conservant toujours une trace. Si vous gérez un effectif saisonnier, avoir des statuts, une ancienneté et des rappels bien organisés cesse d'être un problème avec le bon outil. [Demandez une démo gratuite de 30 jours](/demo/) et découvrez comment LapsoWork simplifie la gestion de vos salariés fixes discontinus. --- ## Contrat occasionnel pour surcroît d'activité : guide actualisé 2026 URL: https://lapsowork.com/fr/blog/contrat-occasionnel-pour-surcroit-activite/ Publicado: 2023-01-10 Resumen: Qu'est-ce que le contrat pour surcroît d'activité après la réforme du travail, sa durée maximale, quand l'utiliser et comment éviter les sanctions dans votre PME. « J'ai besoin de renforcer mon équipe pendant deux mois pour la campagne de Noël, quel contrat dois-je faire ? » C'est l'une des questions les plus fréquentes dans toute PME connaissant des pics d'activité. Pendant des années, la réponse a été le **contrat occasionnel pour surcroît d'activité** (« contrato eventual por circunstancias de la producción »), mais la réforme du travail de 2021 a tout changé. Si vous cherchez ce contrat sous son ancien nom, attention : aujourd'hui il s'appelle autrement, ses limites sont bien plus strictes et un mauvais usage peut transformer votre salarié en CDI du jour au lendemain. Nous vous expliquons comment il fonctionne en 2026. ## Qu'est-ce que le contrat pour surcroît d'activité Il s'agit d'un **contrat temporaire** conçu pour couvrir une augmentation occasionnelle et imprévisible de l'activité, ou les fluctuations qui, bien que relevant de l'activité normale de l'entreprise, créent un décalage ponctuel entre les effectifs disponibles et les effectifs nécessaires. En clair : lorsque vous connaissez un pic d'activité qui ne fait pas partie de votre quotidien habituel (une campagne, une commande exceptionnelle, une panne qui fait exploser la demande), vous pouvez embaucher temporairement quelqu'un pour y faire face. L'essentiel à comprendre, c'est que l'ancien « contrato eventual por circunstancias de la producción » **n'existe plus sous ce nom**. La réforme du travail (Real Decreto-ley 32/2021, en vigueur depuis le 30 mars 2022) a fusionné les anciens contrats « eventual » et « por obra o servicio » en un seul **contrat temporaire** régi par l'article 15 de l'Estatuto de los Trabajadores (le Statut des travailleurs espagnol). Si un conseiller ou une ancienne équipe vous parle encore de « contrato eventual », il fait référence à cette figure juridique, mais actualisée. ## Les deux types de surcroît d'activité La loi distingue deux cas de figure, et il convient de ne pas les confondre car leurs durées diffèrent : ### 1. Circonstances imprévisibles Il s'agit de l'augmentation occasionnelle et **imprévue** de l'activité qui crée un décalage temporaire dans les effectifs. Par exemple, une commande inattendue, un pic de commandes en ligne après une parution dans la presse ou une campagne ponctuelle non planifiée. ### 2. Situations occasionnelles, prévisibles et de courte durée Entrent ici les fluctuations que vous **pouvez effectivement prévoir**, mais qui sont ponctuelles et de courte durée. L'exemple type est la campagne des soldes ou de Noël dans le commerce. La loi fixe une limite claire pour ce cas : vous ne pouvez l'utiliser qu'un **maximum de 90 jours par an**, et de surcroît non consécutifs. Ces 90 jours doivent être planifiés et communiqués à la représentation du personnel au cours du dernier trimestre de l'année précédente. ## Quelle est la durée du contrat pour surcroît d'activité C'est ici que se situe l'un des changements les plus importants par rapport à l'ancien « contrato eventual », qui pouvait atteindre 12, voire 18 mois par voie de convention collective. Désormais, la durée maximale est de **six mois**, portée à **un an** si une convention collective sectorielle le prévoit. Dans cette limite, **un seul renouvellement** est admis, à condition de ne pas dépasser la durée totale autorisée. Tenez également compte de la règle anti-enchaînement : si vous embauchez la même personne avec deux contrats temporaires pour surcroît d'activité ou plus, dont la somme dépasse **18 mois sur une période de 24 mois**, cette personne acquiert le statut de **salarié en CDI**. Et cela ne compte pas uniquement s'il s'agit du même poste : la règle s'applique aussi à des postes différents mais au sein de la même entreprise ou du même groupe. ## Quand peut-on l'utiliser et quand ne le peut-on pas Le motif doit être **précisé de façon claire et précise dans le contrat** : quelle circonstance concrète le justifie et pourquoi il est temporaire. Un contrat au motif générique ou inventé est un contrat en fraude à la loi, et la conséquence directe est que le salarié passe en CDI. **Vous pouvez l'utiliser** pour : - Un pic de production imprévu (une commande exceptionnelle, une demande soudaine). - Une campagne ponctuelle planifiée dans la limite de 90 jours par an. - Faire face à une augmentation temporaire et objective de la charge de travail. **Vous ne pouvez pas l'utiliser** pour : - Pourvoir un poste permanent ou répondre à un besoin structurel de l'entreprise. Si le poste est nécessaire toute l'année, il s'agit d'un CDI. - Remplacer une personne déterminée (pour cela existe le **contrat de remplacement**, et non celui pour surcroît d'activité). - Enchaîner des contrats temporaires pour avoir quelqu'un « en temporaire permanent ». - Les embauches et contrats des entreprises de l'Administration publique en dehors des cas strictement prévus. Attention aux sanctions : la réforme a considérablement durci le régime. Chaque contrat temporaire conclu en fraude à la loi peut entraîner une **amende par salarié concerné** (et non une amende globale pour l'ensemble), ce qui rend l'abus de la précarité très coûteux. ## Différence avec le contrat de remplacement C'est la confusion la plus fréquente. Avant la réforme existaient le contrat d'intérim (« contrato de interinidad ») et le contrat « eventual », et de nombreuses entreprises les mélangeaient. Aujourd'hui, il n'existe plus que **deux modalités de contrat temporaire** : - **Pour surcroît d'activité** : pour les pics et augmentations d'activité. C'est celui que nous avons expliqué. - **Pour remplacement** : pour remplacer une personne déterminée bénéficiant d'un droit à la réservation de son poste (arrêt maladie, congé, vacances d'un salarié, ou pour pourvoir un poste vacant pendant le processus de recrutement définitif, dans la limite de 3 mois). Se tromper de modalité constitue également un motif de requalification du contrat en CDI, il vaut donc mieux être au clair avant de signer. ## Indemnité de fin de contrat Lorsque le contrat temporaire pour surcroît d'activité arrive à son terme de façon valide, le salarié a droit à une **indemnité de 12 jours de salaire par année travaillée**, calculée au prorata des mois ou des jours si le contrat dure moins longtemps. C'est un coût qu'il convient de budgéter dès le départ, en particulier pour les campagnes comportant plusieurs embauches. ## Bonnes pratiques pour votre PME - **Documentez le motif par écrit et en détail.** Si un jour il y a un contrôle, le contrat doit se justifier de lui-même. - **Maîtrisez les délais.** Dépasser les six mois (ou l'année par convention) ou enchaîner des contrats sans s'en apercevoir est l'erreur la plus coûteuse. Un bon logiciel de gestion des congés et absences ainsi que des contrats vous alerte avant qu'il ne soit trop tard. - **Conservez toute la documentation centralisée.** Contrats, renouvellements et communications à la représentation légale doivent être accessibles et organisés. Un gestionnaire documentaire évite la perte de documents critiques. - **Vérifiez votre convention collective.** Elle peut porter la durée à un an ou fixer des conditions spécifiques à votre secteur. ## En résumé Le « contrato eventual por circunstancias de la producción » est aujourd'hui le **contrat temporaire pour surcroît d'activité** de l'article 15 de l'Estatuto de los Trabajadores. Il sert à couvrir les pics et augmentations occasionnelles d'activité, dure au maximum six mois (un an par convention), exige de préciser le motif avec exactitude et ne peut être utilisé ni pour des besoins permanents ni pour remplacer des personnes déterminées. Bien utilisé, il vous offre de la flexibilité ; mal utilisé, il transforme votre personnel temporaire en CDI et vous expose à des sanctions. Avec des règles claires et un bon outil de suivi, gérer la précarité cesse d'être un casse-tête. --- ## Calcul de l'indemnité de licenciement : guide pratique pour les PME URL: https://lapsowork.com/fr/blog/calcul-indemnite-de-licenciement/ Publicado: 2022-12-06 Resumen: Apprenez à calculer l'indemnité de licenciement en Espagne : formule, jours par année selon le type de licenciement, plafonds de mensualités et exemples chiffrés. Licencier un salarié n'est jamais une décision facile, et le faire mal peut coûter cher. L'un des points où les PME se trompent le plus, c'est le **calcul de l'indemnité de licenciement** : appliquer un nombre de jours erroné, oublier le plafond de mensualités ou confondre l'indemnité avec le solde de tout compte (finiquito) peut aboutir à un litige et à une condamnation pour licenciement abusif (despido improcedente). Dans ce guide, nous vous expliquons, étape par étape et avec des exemples, comment calculer l'indemnité selon le type de licenciement en Espagne. ## Qu'est-ce que l'indemnité de licenciement ? L'indemnité de licenciement est la somme que l'entreprise doit verser au salarié lorsque son contrat prend fin sur décision de l'employeur. Son montant dépend de trois variables : - Le **salaire journalier** du salarié. - L'**ancienneté** (années et mois travaillés dans l'entreprise). - Le **type de licenciement**, qui détermine combien de jours de salaire correspondent par année. Il convient de ne pas la confondre avec le **solde de tout compte (finiquito)**, qui est tout autre chose : le solde de tout compte reprend ce que l'entreprise doit pour le travail déjà réalisé (salaire en attente, congés non pris, primes annuelles au prorata). Le solde de tout compte se verse dans presque toutes les fins de contrat ; l'indemnité, uniquement dans les cas prévus par la loi. ## Comment calcule-t-on l'indemnité de licenciement en Espagne ? La formule générale est simple : **Indemnité = salaire journalier × jours d'indemnité par année × années travaillées** Détaillons chaque élément. ### Le salaire journalier Le salaire journalier s'obtient en additionnant **l'ensemble des rémunérations brutes annuelles** (salaire de base, compléments, primes annuelles au prorata, commissions habituelles, etc.) et en les divisant par 365 jours. > Salaire journalier = salaire brut annuel ÷ 365 Par exemple, un salarié qui perçoit **28 000 € bruts par an** a un salaire journalier de 28 000 ÷ 365 = **76,71 €/jour**. ### Le temps travaillé On compte les **années complètes** d'ancienneté et, pour les périodes inférieures à un an, on procède au prorata par mois (en arrondissant le mois incomplet à la hausse). Un salarié ayant 4 ans et 7 mois sera compté comme 4 ans et 7 mois de service aux fins du calcul. ### Les jours d'indemnité selon le type de licenciement Voici le point clé : chaque type de licenciement a un nombre de jours différent par année travaillée et son propre plafond. ## Jours d'indemnité selon le type de licenciement ### Licenciement abusif (despido improcedente) C'est celui qui est déclaré injustifié (parce que le motif n'est pas établi ou qu'il existe des vices de forme). C'est le plus coûteux et il faut distinguer deux tranches en raison de la réforme du travail de février 2012 : - **Ancienneté jusqu'au 11 février 2012 :** 45 jours de salaire par année travaillée, avec un plafond de 42 mensualités. - **Ancienneté à partir du 12 février 2012 :** 33 jours de salaire par année travaillée, avec un plafond de 24 mensualités. Pour les contrats antérieurs à cette date, les deux tranches se calculent séparément puis s'additionnent, dans le respect du plafond maximal applicable. ### Licenciement pour motif objectif (et licenciement collectif / ERE) Il intervient pour des motifs économiques, techniques, organisationnels ou de production, entre autres. L'indemnité est de **20 jours de salaire par année travaillée**, avec un plafond de **12 mensualités**. En outre, le salarié doit recevoir un préavis de 15 jours (ou sa compensation financière). ### Licenciement disciplinaire justifié (procedente) Lorsque le licenciement repose sur un manquement grave et fautif du salarié et qu'il est déclaré **justifié**, il **n'ouvre pas droit à indemnité**. Seul le solde de tout compte est versé. ### Fin de contrat temporaire À l'échéance d'un contrat temporaire (dans les cas où la loi reconnaît une indemnité), il correspond **12 jours de salaire par année travaillée**. ## Exemple pratique de calcul Prenons un cas complet. Imaginez un salarié avec : - Salaire brut annuel : **28 000 €** → salaire journalier de **76,71 €**. - Ancienneté : **5 années complètes**, toutes postérieures à 2012. - Licenciement déclaré **abusif** (33 jours/an). Le calcul serait : **76,71 € × 33 jours × 5 ans = 12 657 €** d'indemnité. Si ce même licenciement avait été **objectif** (20 jours/an) : **76,71 € × 20 jours × 5 ans = 7 671 €**. La différence entre bien qualifier le licenciement ou le qualifier à tort est, comme vous le voyez, énorme. C'est pourquoi il convient de documenter les motifs et les procédures avec rigueur. ## Erreurs fréquentes qui coûtent cher - **Appliquer 45 jours à toute l'ancienneté.** Depuis 2012, seule la tranche antérieure à cette date se calcule à 45 jours. - **Oublier les plafonds de mensualités.** Un calcul sans limite peut gonfler l'indemnité de façon erronée. - **Confondre salaire brut et net.** Le calcul se fait toujours sur le salaire brut. - **Ne pas inclure tous les éléments salariaux.** Les commissions et les primes annuelles au prorata comptent pour le salaire journalier. - **Mélanger indemnité et solde de tout compte.** Ce sont des notions indépendantes qui doivent être détaillées séparément dans le document de liquidation. ## L'ancienneté et les heures : la base de tout calcul L'ensemble du calcul dépend d'une donnée que beaucoup de PME ont éparpillée dans des dossiers et des feuilles Excel : l'**ancienneté réelle** et l'**historique professionnel** de chaque salarié. Un enregistrement du temps de travail et un suivi documentaire bien tenus vous donnent cette information instantanément et sans discussion. Avec un logiciel de contrôle du temps de travail, vous avez les journées enregistrées dès le premier jour, et avec un gestionnaire documentaire, vous conservez les contrats, les bulletins de paie et les dates d'embauche au même endroit. Le moment venu de calculer une indemnité ou de préparer un solde de tout compte, vous n'avez pas à reconstituer l'historique à la main : tout est tracé. ## Conclusion Bien calculer l'indemnité de licenciement n'est pas seulement une question de respect de la loi : c'est éviter les mauvaises surprises financières et les litiges. Identifiez correctement le type de licenciement, appliquez les jours et les plafonds qui correspondent et ayez toujours à portée de main le salaire et l'ancienneté exacts. Avec ces données bien ordonnées, le calcul cesse d'être un problème. > Ce guide a une valeur informative et ne remplace pas les conseils d'un professionnel du droit du travail. Face à un licenciement concret, consultez toujours votre cabinet de conseil ou votre avocat. --- ## Types de licenciement en Espagne : guide pratique pour les PME URL: https://lapsowork.com/fr/blog/types-de-licenciement-en-espagne/ Publicado: 2022-11-22 Resumen: Types de licenciement en Espagne en 2026 : disciplinaire, objectif et collectif. Motifs, indemnités et différences entre licenciement fondé, abusif et nul. Licencier un salarié n'est jamais une décision anodine, et mal s'y prendre peut coûter très cher. Choisir le mauvais type de licenciement, ne pas respecter la forme exigée ou ne pas réunir les preuves adéquates peut transformer une rupture justifiée en un licenciement abusif, avec l'indemnité qui en découle. Dans ce guide, nous passons en revue, dans un langage clair et actualisé pour 2026, les principaux types de licenciement reconnus par l'Estatuto de los Trabajadores (le Statut des travailleurs espagnol) en Espagne, leurs motifs et leurs conséquences économiques. ## Qu'est-ce qu'un licenciement Le licenciement est la rupture de la relation de travail sur décision unilatérale de l'employeur. Ce n'est pas la même chose qu'une démission (à l'initiative du salarié) ni que l'arrivée à échéance d'un contrat à durée déterminée. On parle de licenciement lorsque l'entreprise décide de mettre fin au contrat de manière anticipée ou en l'absence d'une cause d'extinction automatique. L'Estatuto de los Trabajadores distingue trois grandes catégories : le **licenciement disciplinaire**, le **licenciement objectif** et le **licenciement collectif**. Chacun répond à des motifs différents, exige une forme distincte et entraîne des conséquences économiques très inégales. ## Licenciement disciplinaire Le licenciement disciplinaire intervient en cas de **manquement grave et fautif** du salarié. C'est la voie qu'emprunte l'entreprise lorsque le salarié a commis un acte justifiant la fin immédiate du contrat, sans préavis ni indemnité si le licenciement est confirmé comme fondé. ### Motifs du licenciement disciplinaire L'article 54 de l'Estatuto de los Trabajadores énumère les motifs : - Absences ou retards répétés et injustifiés. - Indiscipline ou désobéissance au travail. - Offenses verbales ou physiques envers l'employeur, les collègues ou leurs proches. - Transgression de la bonne foi contractuelle et abus de confiance. - Baisse continue et volontaire du rendement. - Ivresse habituelle ou toxicomanie ayant des répercussions sur le travail. - Harcèlement fondé sur l'origine, le sexe, la religion, le handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle, ainsi que le harcèlement envers l'employeur ou d'autres salariés. ### Forme et qualification Le licenciement disciplinaire doit être notifié **par écrit** au moyen d'une lettre de licenciement, en indiquant les faits concrets et la date de prise d'effet. Attention à ce point : une lettre imprécise ou sans dates figure parmi les causes les plus fréquentes qui conduisent un juge à déclarer le licenciement abusif. Selon l'appréciation du juzgado de lo social (tribunal social), le licenciement peut être : - **Fondé** (*procedente*) : les motifs sont prouvés et la forme est correcte. Le salarié n'a pas droit à une indemnité. - **Abusif** (*improcedente*) : les motifs ne sont pas prouvés ou la forme n'a pas été respectée. L'entreprise doit choisir entre réintégrer le salarié ou l'indemniser à hauteur de **33 jours de salaire par année travaillée** (dans la limite de 24 mensualités), majorés de 45 jours par année pour la période travaillée avant le 12 février 2012. - **Nul** (*nulo*) : le licenciement porte atteinte à des droits fondamentaux ou concerne des situations protégées (grossesse, congé parental, victimes de violences de genre, etc.). Il impose la réintégration immédiate avec versement des salaires de procédure (*salarios de tramitación*). ## Licenciement objectif Le licenciement objectif met fin au contrat pour des **causes étrangères au comportement du salarié** : motifs économiques, techniques, organisationnels ou de production, ou circonstances personnelles empêchant la poursuite de la relation de travail. ### Motifs du licenciement objectif Prévus à l'article 52 de l'Estatuto de los Trabajadores : - **Inaptitude** du salarié, connue ou survenue après son embauche. - **Défaut d'adaptation** aux modifications techniques du poste, à condition que l'entreprise ait préalablement proposé une formation d'adaptation et qu'au moins deux mois se soient écoulés depuis le changement. - **Causes économiques, techniques, organisationnelles ou de production** n'atteignant pas les seuils du licenciement collectif. Il convient de rappeler que le motif de licenciement objectif pour absences justifiées (l'ancien article 52.d) **a été abrogé en 2020** : on ne peut plus licencier au motif d'un cumul d'arrêts maladie justifiés. ### Forme et indemnité Le licenciement objectif exige une notification **par écrit**, un **préavis de 15 jours** et la mise à disposition du salarié d'une **indemnité de 20 jours de salaire par année travaillée**, dans la limite de 12 mensualités. Si la forme n'est pas respectée ou si le motif n'est pas prouvé, le licenciement peut être déclaré abusif, avec la même indemnité de 33 jours que pour le licenciement disciplinaire. ## Licenciement collectif (ERE) Le licenciement collectif, connu sous le nom d'**ERE d'extinction** (*expediente de regulación de empleo*, procédure de licenciement économique), touche plusieurs salariés à la fois pour des causes économiques, techniques, organisationnelles ou de production. Il est considéré comme collectif lorsque, sur une période de 90 jours, il affecte : - Au moins **10 salariés** dans les entreprises de moins de 100 employés. - **10 % de l'effectif** dans les entreprises de 100 à 300 employés. - Au moins **30 salariés** dans les entreprises de plus de 300 employés. ### Procédure L'ERE oblige à ouvrir une **période de consultation** avec la représentation légale des salariés, d'une durée maximale de 30 jours (15 dans les entreprises de moins de 50 employés), et à la notifier à l'autorité du travail. L'indemnité minimale est la même que pour le licenciement objectif : **20 jours de salaire par année travaillée**, dans la limite de 12 mensualités, bien qu'elle soit souvent négociée à la hausse pendant les consultations. ## Récapitulatif des indemnités | Type de licenciement | Indemnité | |---|---| | Disciplinaire fondé | Aucune indemnité | | Objectif fondé | 20 jours/an (max. 12 mensualités) | | Collectif (ERE) | 20 jours/an (max. 12 mensualités) | | Abusif | 33 jours/an (max. 24 mensualités) | | Nul | Réintégration + salaires de procédure | ## Comment éviter les erreurs (et les sanctions) lors d'un licenciement La plupart des licenciements déclarés abusifs ne le sont pas sur le fond, mais en raison de la **forme et du manque de preuves** : lettres mal rédigées, absence de préavis, indemnité mal calculée ou défaut de documentation justifiant le motif. Disposer d'un historique professionnel ordonné et accessible pour chaque salarié fait toute la différence lorsqu'il faut justifier une décision. Un bon logiciel de gestion des RH vous aide à centraliser contrats, communications, congés et relevés de temps de travail avec une traçabilité complète. Et si le conflit provient du registre des horaires, disposer d'un pointage numérique fiable évite les discussions autour des retards ou des absences excessives. En tout état de cause, avant d'exécuter un licenciement d'une certaine complexité, il est préférable de recourir à un conseil en droit du travail : une consultation à temps coûte bien moins cher qu'une indemnité pour licenciement abusif. --- ## Outils de recrutement : la technologie qui accélère vos processus de sélection URL: https://lapsowork.com/fr/blog/outils-de-recrutement/ Publicado: 2022-11-08 Resumen: Découvrez les outils de recrutement clés pour automatiser les offres, évaluer les candidats et gérer la documentation de vos processus de sélection en PME. Trouver la bonne personne pour chaque poste est l'une des tâches les plus importantes (et les plus coûteuses) de toute entreprise. Publier une offre, trier des dizaines de CV, coordonner les entretiens et ne perdre aucun document en cours de route consomme énormément d'heures si tout se fait à la main. C'est pourquoi les **outils de recrutement** sont devenus des alliés indispensables : ils automatisent les tâches répétitives, organisent l'information et vous laissent vous concentrer sur ce qui compte vraiment, bien choisir. Dans cet article, nous passons en revue les types d'outils que vous pouvez utiliser à chaque phase du processus de sélection et la façon dont ils s'intègrent au quotidien d'une PME. ## Logiciels pour l'automatisation et la gestion des portails d'emploi La première phase de tout processus de sélection consiste à faire connaître le poste vacant. Publier manuellement la même offre sur InfoJobs, LinkedIn, Indexa, le site corporatif et les réseaux sociaux est fastidieux et source d'erreurs. C'est là qu'interviennent les plateformes de **multiposting**, qui publient une seule offre sur plusieurs portails d'emploi à la fois et centralisent toutes les candidatures dans un même tableau de bord. Ces outils incluent généralement aussi des **formulaires de présélection** : des questions ou des filtres qui écartent automatiquement les candidats ne remplissant pas les critères minimaux (diplôme, expérience, disponibilité, langues). Ainsi, lorsque vous examinez les candidatures, vous travaillez déjà sur une liste épurée plutôt que sur des centaines de CV non filtrés. Les avantages d'automatiser cette phase : - Vous publiez en quelques minutes sur tous les canaux, sans dupliquer le travail. - Vous recevez toutes les candidatures au même endroit, avec leur statut à jour. - Vous appliquez des critères de tri objectifs et cohérents pour tous. - Vous réduisez le délai moyen d'embauche (*time to hire*), un indicateur de plus en plus surveillé en RH. ## Outils pour l'évaluation et la sélection des candidats Une fois la présélection réalisée, il faut évaluer qui correspond le mieux. L'entretien d'embauche reste incontournable, et il se déroule aujourd'hui aussi bien en présentiel que par visioconférence, une pratique qui s'est totalement normalisée depuis la généralisation du télétravail. Les plateformes de visio-entretien permettent d'enregistrer, de partager avec l'équipe et de comparer les candidats en toute sérénité. Mais l'entretien ne devrait pas être la seule source d'information. De plus en plus d'entreprises complètent le processus avec : - Des **tests psychométriques et de personnalité**, qui aident à comprendre les aptitudes, le style de travail et l'adéquation culturelle. - Des **exercices pratiques ou *case studies***, pour voir comment la personne résout un problème réel lié au poste. - Des **tests techniques** spécifiques selon le profil (langues, bureautique, programmation, etc.). - Des **dynamiques ludifiées**, qui évaluent les compétences de façon plus agréable et réduisent le biais de l'entretien traditionnel. Combiner plusieurs sources réduit le risque d'un mauvais recrutement qui, selon différentes estimations, peut coûter à une entreprise l'équivalent de plusieurs mois de salaire du poste entre la sélection, la formation et la baisse de productivité. ## Outils de gestion des données et des documents Au cours d'un processus de sélection, on manipule beaucoup d'informations sensibles : CV, lettres de motivation, résultats de tests, références et, une fois la personne choisie, contrats, déclarations d'embauche à la Sécurité sociale et documentation liée à l'emploi. Perdre ou égarer l'un de ces documents ne génère pas seulement des retards, mais peut aussi entraîner des problèmes de protection des données. Un **gestionnaire documentaire** résout ce chaos. Il centralise toute la documentation dans un référentiel sécurisé, avec contrôle des accès, historique des versions et recherches rapides. De plus, il facilite le respect du RGPD : vous pouvez définir des durées de conservation des données des candidats non retenus et les supprimer le moment venu, comme l'exige la réglementation en vigueur. Lorsque la personne sélectionnée rejoint l'entreprise, ce même gestionnaire vous sert pour son *onboarding* : conserver le contrat signé, rassembler les documents d'embauche et tout garder en ordre dès le premier jour. Si votre outil RH intègre le gestionnaire documentaire au reste des modules, vous évitez de dupliquer l'information et gagnez une traçabilité complète du cycle de vie de chaque salarié. ## LapsoWork : l'outil RH qui vous accompagne après l'embauche Les outils de recrutement résolvent l'*avant* de l'intégration, mais le travail des RH ne s'arrête pas à la signature du contrat. C'est justement là que commence la gestion du quotidien : l'enregistrement du temps de travail, les congés, les plannings et la documentation de chaque personne. LapsoWork est le logiciel de ressources humaines qui prend le relais à ce moment-là. Lorsque la nouvelle recrue commence à travailler, vous avez déjà tout de prêt : - **Suivi du temps de travail légal**, pour respecter l'obligation d'enregistrement du temps de travail dès le premier jour, même en télétravail. - **Gestion des congés et des absences**, avec des demandes et des validations sans chaînes de courriels. - **Gestionnaire documentaire centralisé**, où vous conservez contrats, bulletins de paie et toute la documentation liée à l'emploi avec un accès contrôlé. - **Planification des plannings** et attribution des tâches pour organiser votre équipe sans tableurs. Ainsi, l'effort que vous consacrez à trouver le meilleur candidat ne se perd pas dans une gestion ultérieure désordonnée. Tout reste connecté, ordonné et en règle, depuis l'offre d'emploi jusqu'au quotidien de vos effectifs. Si vous souhaitez voir comment LapsoWork organise la gestion de votre équipe, vous pouvez demander une démo ou consulter nos offres et tarifs pour les PME. --- ## À quoi sert l'évaluation de performance 360 ? URL: https://lapsowork.com/fr/blog/a-quoi-sert-l-evaluation-de-performance-360/ Publicado: 2022-10-18 Resumen: Découvrez ce qu'est l'évaluation de performance 360, à quoi elle sert et comment la mettre en place dans votre PME pour mesurer les compétences. Dans la plupart des PME, l'appréciation d'un salarié dépend de l'opinion d'une seule personne : son supérieur direct. Le problème, c'est que ce regard, aussi honnête soit-il, reste partial. Il ne voit pas comment le salarié collabore avec ses collègues, comment il traite un client ou comment il se comporte lorsqu'il encadre d'autres personnes. L'évaluation de performance 360 est née précisément pour élargir cette perspective et construire une image complète du rendement de chaque personne. Dans ce guide, nous vous expliquons ce que c'est, à quoi elle sert et comment vous pouvez la mettre en place sans vous compliquer la vie. ## Qu'est-ce qu'une évaluation de performance 360 ? L'évaluation de performance 360 degrés est une méthode qui permet de mesurer le rendement et les compétences d'un salarié en recueillant l'appréciation de toutes les personnes qui interagissent avec lui au quotidien. D'où le terme « 360 » : le retour d'information provient de tous les angles. Dans une évaluation traditionnelle, seul le responsable donne son avis. Dans une évaluation 360, plusieurs sources participent : - **Le supérieur direct**, qui évalue les résultats et les objectifs. - **Les collègues** de même niveau, qui observent la collaboration et le travail d'équipe. - **Les personnes sous sa responsabilité**, le cas échéant, qui apportent leur vision sur son leadership. - **Le salarié lui-même**, au moyen d'une auto-évaluation qui est confrontée à celle des autres. Dans certains cas s'ajoute également la perception des clients ou des fournisseurs habituels. Le résultat est une photographie bien plus objective et équilibrée que celle offerte par un point de vue unique. ## À quoi sert l'évaluation de performance 360 ? Sa fonction principale est de gérer les talents à partir de données et non d'impressions. En croisant plusieurs perspectives, cet outil vous permet de : - **Mesurer des compétences réelles**, et pas seulement des résultats chiffrés. Il révèle des aptitudes telles que la communication, le leadership ou le travail d'équipe, qu'un rapport d'objectifs ne reflète pas. - **Identifier les points forts et les axes d'amélioration** de chaque personne avec plus de précision, en confrontant la manière dont elle se perçoit à la manière dont les autres la perçoivent. - **Concevoir des plans de développement** concrets : formation, mentorat ou changements de responsabilités adaptés aux besoins de chaque salarié. - **Mieux répartir les tâches**, en attribuant à chaque personne les missions dans lesquelles elle apporte le plus de valeur. - **Fonder les décisions** de promotion, de rémunération variable ou de mobilité interne sur des critères objectifs et partagés. ## Principaux avantages de l'évaluation 360 degrés Face aux méthodes classiques, l'évaluation 360 apporte des avantages évidents pour une PME : - **Plus d'objectivité.** En réunissant plusieurs avis, on réduit le biais personnel et les appréciations gagnent en crédibilité auprès de l'équipe elle-même. - **Une motivation accrue.** Le salarié perçoit qu'il est évalué de façon juste et complète, ce qui renforce son engagement. - **Une culture de travail d'équipe.** En intégrant la vision des collègues, on valorise la collaboration et pas seulement le rendement individuel. - **Un véritable développement professionnel.** Le feedback croisé met au jour des opportunités d'amélioration qui, autrement, passeraient inaperçues. Il convient également de garder à l'esprit ses limites : l'évaluation 360 exige de la confidentialité et un bon climat de travail. Si l'équipe craint des représailles, les appréciations perdent en sincérité. C'est pourquoi elle fonctionne mieux lorsqu'elle est présentée comme un outil de développement et non de contrôle, et lorsque l'anonymat de ceux qui donnent leur avis est garanti. ## Comment améliorer la performance de vos salariés ? Une évaluation 360 n'a de sens que si elle s'accompagne d'actions. Voici les étapes de base pour en tirer parti : 1. **Définissez ce que vous voulez mesurer.** Choisissez des compétences concrètes et pertinentes pour chaque poste, pas une liste générique. 2. **Expliquez l'objectif à l'équipe.** Faites clairement comprendre qu'il s'agit de grandir, pas de sanctionner, et garantissez la confidentialité des réponses. 3. **Recueillez le feedback de manière ordonnée.** Utilisez des questionnaires clairs et courts pour chaque profil d'évaluateur. 4. **Partagez les résultats avec chaque personne** lors d'une conversation honnête et constructive. 5. **Traduisez les résultats en un plan** d'amélioration assorti d'objectifs et d'échéances, et révisez-le après un certain temps. Tout ce processus repose sur une base : disposer d'informations bien organisées sur vos effectifs. Pour évaluer avec des données, vous devez savoir qui a fait quoi, comment s'est déroulé le temps de travail ou quelle formation a été suivie. Avec un logiciel de gestion du personnel, vous centralisez le pointage, les absences et la documentation de chaque salarié en un seul endroit, ce qui vous donne le contexte nécessaire pour que toute évaluation, y compris la 360, parte de faits et non de perceptions. Commencez par quelque chose de simple : appliquez l'évaluation 360 à une équipe ou à un service, apprenez du processus et étendez-la progressivement. Bien pensée, c'est l'un des meilleurs leviers pour développer les talents que vous avez déjà en interne. --- ## Comment réduire le turnover du personnel dans votre entreprise URL: https://lapsowork.com/fr/blog/comment-reduire-le-turnover-du-personnel/ Publicado: 2022-10-04 Resumen: Guide pratique pour réduire le turnover du personnel dans une PME : 8 stratégies réelles de rétention des talents et comment mesurer la fuite des salariés en 2026. Le turnover du personnel est l'un des problèmes les plus coûteux et les plus silencieux auxquels une PME doit faire face. Chaque personne qui s'en va emporte avec elle une connaissance de l'entreprise, oblige à lancer un nouveau processus de recrutement et laisse l'équipe surchargée pendant des semaines. Et ce n'est pas une dépense mineure : remplacer un salarié peut coûter entre 50 % et 200 % de son salaire annuel une fois additionnés le recrutement, la formation et la perte de productivité jusqu'à ce que la nouvelle personne soit pleinement opérationnelle. La bonne nouvelle, c'est que la plupart des départs peuvent être évités. Dans cet article, nous passons en revue les véritables causes du turnover et **huit stratégies concrètes** pour fidéliser votre équipe. ## Qu'est-ce que le turnover du personnel (et quand devient-il un problème) Le turnover du personnel est le pourcentage de salariés qui quittent l'entreprise sur une période donnée, généralement une année. Il se calcule en divisant le nombre de départs volontaires par l'effectif moyen et en multipliant par cent. Un peu de turnover est sain : il renouvelle les idées et les profils. Le problème apparaît lorsque les gens partent **trop tôt**, lorsque ce sont vos meilleurs éléments qui s'en vont ou lorsqu'un même poste ne cesse de tourner. Si vous dépassez durablement les 15-20 % annuels, il convient d'analyser ce qui ne va pas. Les causes les plus fréquentes sont généralement un salaire décalé par rapport au marché, un manque de reconnaissance, l'absence d'évolution professionnelle, une mauvaise relation avec le supérieur direct et des horaires rigides qui ne permettent pas de concilier vie professionnelle et vie personnelle. ## 1. Créez des profils clairs pour chaque poste de travail Une grande partie du turnover commence dès le processus de recrutement. Lorsque le poste n'est pas bien défini, vous embauchez la mauvaise personne ou vous créez des attentes que la réalité ne comble pas, et au bout de quelques mois arrive le départ. Avant de publier une offre, définissez avec précision les fonctions, les responsabilités, les compétences requises et le supérieur auquel cette personne rendra compte. Un profil bien construit n'attire pas seulement des candidats plus adaptés : il aide aussi le nouveau salarié à savoir ce que l'on attend de lui dès le premier jour, ce qui réduit la frustration précoce. ## 2. Tenez compte des besoins de vos salariés Fidéliser les talents passe par l'écoute. Les personnes ne valorisent pas uniquement le salaire : elles veulent se sentir partie prenante d'un projet, concilier leur vie personnelle et travailler dans un environnement qui respecte leur temps. Parlez régulièrement avec votre équipe, réalisez des enquêtes de climat social et, surtout, agissez sur ce que l'on vous dit. Un entretien de suivi tous les quelques mois permet de détecter les mécontentements avant qu'ils ne se transforment en lettre de démission. Bien souvent, un salarié qui s'en va avait déjà lancé des signaux d'alerte ; le problème, c'est que personne n'écoutait. ## 3. Reconnaissez le bon travail La reconnaissance est l'un des leviers de rétention les moins coûteux et les plus souvent oubliés. Un « merci » au bon moment, mettre en avant une réussite lors d'une réunion d'équipe ou donner de la visibilité à celui qui a bien résolu un problème a un impact énorme sur la motivation. Nul besoin d'un programme d'incitations sophistiqué : il suffit que la reconnaissance soit sincère, concrète et fréquente. Reconnaissez à tous les niveaux, pas seulement les profils les plus visibles. La personne qui fait tenir l'opérationnel au quotidien a elle aussi besoin de sentir que son travail compte. ## 4. Proposez une rémunération adéquate Aucune stratégie de rétention ne survit à un salaire inférieur au marché. Si votre équipe peut gagner 20 % de plus de l'autre côté de la rue, elle finira tôt ou tard par partir. Vérifiez régulièrement que les salaires sont alignés sur le secteur et la zone géographique. Avec le salaire minimum interprofessionnel (Salario Mínimo Interprofesional) fixé à **1 184 euros bruts sur 14 mensualités pour 2025**, le plancher salarial a augmenté et il convient de s'assurer que vos grilles restent compétitives. Au-delà du salaire de base, le salaire émotionnel — flexibilité, formation, bonne ambiance — pèse de plus en plus, mais il ne compense pas un salaire injuste : c'est un complément, pas un substitut. ## 5. Favorisez la flexibilité La conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle est devenue un facteur décisif. Les horaires rigides et le présentéisme sont aujourd'hui des motifs de départ fréquents, en particulier chez les profils les plus jeunes et qualifiés. Chaque fois que le poste le permet, offrez de la flexibilité horaire, la journée continue en été ou la possibilité de télétravailler quelques jours. Attention toutefois : la flexibilité doit cohabiter avec le respect de la loi ; rappelez-vous que le registre du temps de travail (registro de jornada) reste obligatoire, y compris pour ceux qui travaillent à distance. Un bon logiciel de suivi du temps de travail vous permet de donner de la liberté à l'équipe sans perdre le contrôle du registre ni enfreindre la réglementation. ## 6. Encouragez la promotion interne L'une des principales raisons pour lesquelles un salarié précieux s'en va est le sentiment d'être bloqué. S'il ne voit aucune perspective au sein de l'entreprise, il la cherchera ailleurs. Concevez des plans de carrière réalistes, privilégiez la promotion interne face au recrutement externe lorsqu'un poste se libère et proposez une formation continue. Que votre équipe perçoive qu'il est possible de grandir à vos côtés est l'un des moyens les plus efficaces de fidéliser les talents sur le long terme. ## 7. Prenez soin du climat social L'ambiance de travail conditionne directement la décision de rester ou de partir. Un climat toxique, avec des conflits non résolus ou des styles de management autoritaires, chasse même les personnes les mieux payées. Encouragez le respect, la collaboration et une communication honnête entre collègues et avec les responsables. Prêtez une attention particulière à la figure du manager intermédiaire : la relation avec le supérieur direct est, selon de nombreuses études, l'un des facteurs qui pèse le plus au moment de quitter une entreprise. ## 8. Ouvrez des canaux de communication internes Que les problèmes puissent s'exprimer avant d'exploser est essentiel. Mettez en place des canaux de communication clairs pour que chacun puisse exprimer ses doutes, ses suggestions ou ses plaintes sans crainte. Sur ce point, disposer d'un canal de signalement (canal de denuncias) confidentiel ne se contente pas de respecter la réglementation en vigueur pour de nombreuses entreprises : il vous donne également une information précoce sur des situations de harcèlement, des conflits ou de mauvaises pratiques qui, autrement, finiraient par provoquer des départs. Un salarié qui sent qu'il peut parler est un salarié qui a moins de raisons de partir en silence. ## Comment garder un œil sur le turnover du personnel ? On ne peut pas améliorer ce que l'on ne mesure pas. Pour réduire le turnover, vous avez besoin de données : combien de départs volontaires vous avez, dans quels services, avec quelle ancienneté les gens partent et comment évoluent l'absentéisme et les absences. C'est là qu'un logiciel de ressources humaines comme **LapsoWork** fait la différence. Centraliser le suivi du temps de travail, les congés, les absences et la documentation du personnel vous permet de détecter les signaux d'alerte — pics d'absentéisme, excès d'heures, accumulation de demandes d'arrêt — avant qu'ils ne se traduisent en démissions. Avec ces informations en main, vous pouvez agir à temps : parler avec la personne, revoir sa charge de travail ou corriger ce qui ne va pas dans son équipe. Réduire le turnover ne repose pas sur un unique grand geste, mais sur le soin apporté à de nombreux petits détails de façon constante : écouter, reconnaître, rémunérer de manière juste, offrir de la flexibilité et proposer un avenir. Et sur le fait de vous appuyer sur les bons outils pour ne pas toujours courir derrière les problèmes. --- ## Team building : des activités d'entreprise qui fonctionnent vraiment URL: https://lapsowork.com/fr/blog/team-building-activites-entreprise/ Publicado: 2022-09-20 Resumen: Idées de team building et activités d'entreprise : sport, escapades, dynamiques brise-glace, défis de dépassement et team building virtuel. Une équipe dont les membres se connaissent et se font confiance travaille mieux : elle communique avec plus d'aisance, résout les conflits plus tôt et tient mieux le coup lors des semaines compliquées. C'est là tout l'objectif du *team building*, un ensemble d'activités pensées pour renforcer les relations entre les personnes d'une entreprise et, au passage, la culture et le sentiment d'appartenance. Nul besoin d'un budget de grande corporation : n'importe quelle PME peut organiser des dynamiques utiles avec peu de moyens et un minimum de planification, généralement à l'initiative du service des ressources humaines. Dans ce guide, nous passons en revue les types d'activités qui fonctionnent le mieux et la façon de les adapter, y compris à une équipe qui travaille à distance. ## Qu'est-ce que le team building et à quoi sert-il ? Le *team building* (littéralement, « construction d'équipe ») regroupe toutes les activités conçues pour qu'un groupe de travail fonctionne mieux en tant qu'ensemble. Au-delà du moment de détente, ces dynamiques poursuivent des objectifs bien concrets : améliorer la communication, entraîner la prise de décision, favoriser l'écoute active et renforcer l'esprit d'équipe. Bien menées, elles aident les personnes à se côtoyer en dehors du cadre purement professionnel, à découvrir des facettes de leurs collègues qui n'apparaissent pas au quotidien et à créer des liens qui se ressentent ensuite au bureau. Une équipe soudée se traduit généralement par moins de turnover, moins de conflits et un personnel plus engagé. ## Activités sportives Le sport est l'un des moyens les plus directs de générer un esprit d'équipe, car il conjugue effort partagé, objectif commun et une pointe de saine compétition. Nul besoin d'être un athlète : l'idée est de participer et de passer un bon moment. Quelques options qui fonctionnent bien en entreprise : - **Les sports collectifs** comme le football, le basket-ball ou le volley-ball, en organisant de petits matchs ou une ligue interne. - **Le paintball ou le laser game**, idéaux pour les groupes en quête de stratégie et d'adrénaline. - **Les gymkhanas ou chasses au trésor** en ville ou en pleine nature, où chaque équipe résout des épreuves pour avancer. L'essentiel est d'adapter l'intensité au groupe afin que personne ne se sente exclu en raison de sa condition physique. ## Séjours ou escapades Sortir de l'environnement de travail habituel a un effet très puissant sur la cohésion. Une escapade d'un week-end, une journée de randonnée ou un séjour dans un gîte rural permettent aux personnes de se détendre, de discuter sans hâte et de partager des expériences qui émergent difficilement entre deux réunions. Ce type d'activités demande un peu plus d'organisation et de budget, mais elles laissent généralement le souvenir le plus durable. Pour qu'elles se déroulent bien, mieux vaut les planifier avec de la marge et respecter le temps de repos de chacun : un séjour obligatoire le week-end sans compensation peut produire l'effet inverse de celui recherché. ## Activités pour « briser la glace » Lorsque l'équipe est nouvelle, qu'elle a grandi avec des recrues récentes ou que certaines personnes se côtoient à peine, les dynamiques brise-glace sont la meilleure façon de commencer. Ce sont des activités brèves, simples et peu coûteuses qui atténuent la timidité initiale. Un grand classique qui fonctionne toujours est le **Père Noël secret**, qui peut s'organiser à n'importe quelle période de l'année et pas seulement à Noël. Parmi les autres options, on trouve les jeux de présentation où chaque personne partage une anecdote, ou « deux vérités et un mensonge » sur elle-même. En quelques minutes, l'ambiance se détend et les conversations se libèrent. ## Activités de dépassement Les défis qui obligent l'équipe à collaborer sous une certaine pression sont excellents pour travailler la coordination et la prise de décision. L'exemple le plus répandu est l'**escape game** : un groupe enfermé dans une salle doit résoudre des énigmes et des indices pour en sortir dans un temps limité. De plus en plus d'établissements proposent des versions pensées pour les entreprises. Ces dynamiques mettent à l'épreuve la communication réelle de l'équipe : qui assume le leadership, comment se répartissent les tâches et comment se gère le stress quand le chrono tourne. Elles sont particulièrement utiles pour repérer des atouts que l'on pourra ensuite valoriser dans le travail. ## Comment organiser un team building virtuel ? Avec l'essor du télétravail, le *team building* s'est lui aussi adapté à la distance. Une équipe répartie dans différentes villes ne peut pas se retrouver pour jouer au padel, mais elle peut partager un moment de connexion à travers l'écran. Pour organiser une activité virtuelle, il vous suffit de deux choses : 1. **Choisir des jeux ou des dynamiques jouables sur ordinateur**, comme des quiz de type trivia, des escape games en ligne, des quiz collaboratifs ou des jeux de questions. 2. **Assurer une bonne visioconférence** dans laquelle toute l'équipe se voit et s'entend, caméra allumée pour que l'interaction soit réelle. Si votre entreprise compte des profils en télétravail, intégrer ces moments de cohésion au sein d'une bonne politique de télétravail fait toute la différence entre une équipe distribuée qui se sent unie et une équipe qui ne partage qu'un fil de discussion. ## Conclusion : le team building est un investissement, pas une dépense Consacrer du temps et du budget à ce que l'équipe apprenne à se connaître n'est pas un caprice : c'est un investissement dans le climat de travail, la fidélisation et la productivité. La clé consiste à choisir des activités adaptées au groupe, à les rendre volontaires chaque fois que possible et à les intégrer sans désorganiser le travail du quotidien. Et c'est là qu'un bon outil de gestion du personnel entre en jeu : lorsque vous maîtrisez les horaires, les congés et les absences de tout le personnel depuis un seul et même endroit, organiser une journée de team building sans laisser de services non couverts cesse d'être un casse-tête. --- ## Comment motiver les employés : 10 clés pratiques pour les PME URL: https://lapsowork.com/fr/blog/comment-motiver-les-employes/ Publicado: 2022-09-06 Resumen: Découvrez comment motiver les employés de votre PME avec 10 stratégies pratiques : reconnaissance, incitations, flexibilité, télétravail et exemples réels. La motivation au travail est l'un des sujets qui ont le plus d'impact sur l'efficacité d'une entreprise et, pourtant, elle reste souvent reléguée au second plan dans de nombreuses PME. Un employé motivé se sent à l'aise à son poste, remplit ses fonctions avec entrain et reste ; un employé démotivé ne donne que la moitié de ce qu'il pourrait et, tôt ou tard, finit par partir. Et sur un marché du travail où retenir les talents coûte de plus en plus cher, prendre soin de la motivation de vos équipes n'est plus un extra : c'est une nécessité. Dans cet article, nous passons en revue dix façons concrètes de motiver vos employés, ainsi que quelques exemples réels d'entreprises qui le font bien. ## Dix façons de motiver les employés Il n'est pas nécessaire de disposer du budget d'une multinationale pour avoir une équipe motivée. La plupart de ces clés sont une question d'organisation et d'attitude, pas d'argent. Voici les dix qui font la différence. ### 1. Avant tout, le respect Le respect est la base pour éviter que le climat de travail ne devienne hostile. Gardez toujours à l'esprit que vos collaborateurs sont des personnes, et non des ressources interchangeables. Un traitement correct, savoir écouter avant de réagir et reconnaître ses propres erreurs quand il le faut en disent plus long sur une entreprise que n'importe quel plan d'avantages. ### 2. Clarifiez leurs fonctions Expliquez dès le départ ce que l'on attend de chaque personne. Si un collaborateur n'a pas une vision claire de ses fonctions au sein de l'entreprise, il se sentira perdu et débordé, et cette incertitude finit par peser sur les performances. Définir les responsabilités, les objectifs et le supérieur auquel se référer évite les malentendus et donne de la sécurité à l'équipe. ### 3. Des outils à jour Facilitez les tâches avec des outils utiles et la formation adéquate pour les utiliser. Un collaborateur qui ne dispose pas des moyens nécessaires obtiendra difficilement de bons résultats, aussi motivé soit-il. Numériser des processus qui se font encore aujourd'hui sur papier ou dans des tableurs — le pointage, les congés, les plannings — élimine des frictions au quotidien et démontre que l'entreprise investit pour que ses collaborateurs travaillent mieux. Un logiciel de suivi du temps de travail simple, par exemple, évite que le pointage ne devienne une corvée quotidienne. ### 4. Mobilité interne et poste idéal Donnez à votre personnel la possibilité de changer de service ou d'assumer de nouvelles responsabilités au sein même de l'entreprise. Vous évitez ainsi qu'ils ne s'ennuient lorsque leurs fonctions sont trop monotones et vous tirez parti du talent que vous avez déjà en interne. La mobilité interne revient moins cher qu'un processus de recrutement externe et renforce l'engagement de ceux qui connaissent déjà l'entreprise. ### 5. Reconnaissez leurs réussites Faites savoir à votre collaborateur que ses efforts comptent et félicitez-le lorsqu'il atteint ses objectifs ou fait bien son travail. La reconnaissance est l'un des leviers de motivation les plus puissants et, en plus, gratuit. Pas besoin d'un événement formel : parfois, un « beau travail » dit au bon moment et en public suffit. ### 6. Proposer des incitations Les incitations sont étroitement liées à la reconnaissance des réussites, mais elles y ajoutent quelque chose de tangible. Il peut s'agir d'augmentations de salaire, de primes sur objectifs, de primes exceptionnelles ou même de jours de congés supplémentaires. L'important est que les règles du jeu soient claires : ce qu'il faut atteindre et ce que l'on obtient en échange. Une incitation que personne ne comprend ne motive personne. ### 7. Possibilité d'évoluer au sein de l'entreprise Il est important que les collaborateurs puissent progresser et évoluer professionnellement sans avoir à changer d'entreprise pour le faire. S'il n'existe pas de plans de carrière ni de perspective d'amélioration, les gens se sentent bloqués et commencent à regarder ailleurs. La formation, les promotions et les objectifs à moyen terme donnent une raison de rester. ### 8. Activités de team building Organiser des activités en dehors des tâches quotidiennes — d'un déjeuner d'équipe à un match de football ou une journée de bénévolat — aide à aplanir les tensions et à ce que les gens se découvrent autrement. Une équipe qui s'entend bien collabore mieux et affronte la pression avec plus d'aisance. Pas besoin de dépenser beaucoup : ce qui compte, c'est la régularité. ### 9. Un environnement agréable L'espace où travaillent vos équipes influence aussi leur motivation. Privilégiez le confort avec des bureaux spacieux, des sièges ergonomiques, un bon éclairage et des zones où l'on peut déconnecter un instant. Un environnement soigné réduit la fatigue, prévient les arrêts de travail et transmet le message que l'entreprise se soucie du bien-être de ses collaborateurs. ### 10. Flexibilité horaire, télétravail et conciliation Offrir une flexibilité horaire pour que chacun puisse concilier sa vie personnelle et son travail est aujourd'hui l'une des conditions les plus appréciées, avant même le salaire pour de nombreux profils. Et, lorsque le poste le permet, proposer le télétravail marque beaucoup de points. Attention toutefois : avec la réglementation en vigueur en Espagne, le travail à distance exige un accord écrit et le maintien du registre du temps de travail (registro de jornada) également pour ceux qui travaillent depuis chez eux. Avec un logiciel de gestion des congés et des absences et de suivi du temps de travail, vous gardez la flexibilité sous contrôle sans perdre la conformité légale. ## Exemples d'entreprises qui savent motiver leurs employés La théorie, c'est bien, mais il est utile de voir comment des entreprises réelles l'appliquent. Voici trois exemples connus, chacun avec une approche différente. ### Google Google est probablement le cas le plus cité lorsqu'on parle de motivation au travail. Dans ses locaux, l'entreprise a créé une sorte de « ville interne » avec presque tout ce dont une personne peut avoir besoin durant sa journée, de la restauration aux espaces de repos, afin que ses employés se concentrent sur leur travail et se sentent choyés. C'est un modèle difficile à reproduire tel quel dans une PME, mais l'idée de fond — éliminer les frictions du quotidien — est applicable à toutes les tailles d'entreprise. ### Kiabi La chaîne de mode Kiabi mise sur le fait de donner la parole à ses employés dans la prise de décision. Elle construit une bonne partie de sa structure sur l'expérience de son propre personnel, en le consultant sur différents aspects de l'activité. C'est un exemple qui montre que se sentir écouté motive autant, sinon plus, que bien des incitations financières. ### Repsol Repsol est un bon exemple de « salaire émotionnel » : des avantages qui rendent l'entreprise plus attractive au-delà de la fiche de paie. Parmi d'autres mesures, l'entreprise facilite le télétravail et une gestion efficace du temps de travail, ce qui rejoint directement la dernière des clés que nous avons vues. Flexibilité et conciliation sont aujourd'hui deux des grands arguments pour attirer et retenir les talents. ## En résumé Motiver les employés ne dépend pas d'avoir une salle de sport au bureau ni de distribuer des primes mirobolantes. Cela se construit jour après jour avec du respect, des fonctions claires, de la reconnaissance, des possibilités d'évolution et une flexibilité qui respecte la vie personnelle de chacun. Beaucoup de ces clés sont gratuites ; d'autres n'exigent que de l'organisation. Et pour ce qui demande réellement de la gestion — pointage, congés, plannings, télétravail —, vous appuyer sur des outils numériques vous libère du temps pour le consacrer à ce qui motive vraiment : les personnes. --- ## Gestion des personnes et des équipes : qu'est-ce que c'est et comment bien la mener dans votre PME URL: https://lapsowork.com/fr/blog/gestion-des-personnes-et-des-equipes/ Publicado: 2022-08-16 Resumen: Qu'est-ce que la gestion des personnes et des équipes et comment bien la mener dans une PME : objectifs, motivation, communication et les outils qui la soutiennent. Dans une PME, l'équipe représente presque tout. Lorsque les personnes travaillent motivées, avec des objectifs clairs et une bonne communication, l'entreprise avance toute seule. Dans le cas contraire, chaque tâche se bloque, les gens s'épuisent et les meilleurs talents finissent par partir. Bien gérer les personnes n'est pas un luxe réservé aux grandes entreprises : c'est ce qui distingue une PME qui grandit d'une PME qui passe ses journées à éteindre des incendies. Dans ce guide, nous vous expliquons ce qu'est la gestion des personnes et des équipes et comment la mettre en pratique sans avoir besoin d'un immense service RH. ## Qu'est-ce que la gestion des personnes et des équipes ? La gestion des personnes et des équipes est l'ensemble des processus par lesquels une entreprise organise, dirige et développe les personnes qui y travaillent afin qu'elles donnent le meilleur d'elles-mêmes et progressent professionnellement. Elle va bien au-delà de la simple « répartition des tâches » : elle englobe le leadership, la culture de l'organisation, la formation continue, l'évaluation de la performance et le quotidien administratif (horaires, congés, paies, documentation). Dans la pratique, il y a généralement un responsable dans chaque équipe qui fait le pont entre la direction et les personnes : il donne le cap, débloque les situations, accompagne et veille à ce que chacun dispose de ce dont il a besoin pour faire son travail. Dans une PME, ce rôle revient souvent au gérant ou à un cadre intermédiaire ; c'est pourquoi il est utile d'avoir les clés bien en tête et de s'appuyer sur des outils qui prennent en charge le gros du travail. ## Pourquoi est-il important de bien gérer les équipes ? Une gestion solide des ressources humaines a un impact direct sur trois éléments qui comptent pour toute PME : l'efficacité, la fidélisation des talents et l'engagement. Lorsque l'équipe est bien gérée, les délais de chaque tâche s'améliorent et les obstacles inutiles disparaissent : personne ne perd une demi-matinée à chercher un document, à attendre une validation ou à démêler un problème de plannings. Les gens savent ce qu'ils doivent faire et disposent de ce qu'il faut pour le faire. De plus, un bon environnement de travail réduit le turnover. Remplacer une personne coûte cher (recrutement, formation, temps avant d'être pleinement opérationnel) et, dans une PME, cela se ressent bien plus que dans une grande entreprise. Retenir un talent qui connaît déjà l'entreprise est toujours rentable. Enfin, les personnes qui se sentent écoutées, valorisées et qui ont une marge pour évoluer s'impliquent davantage, ce qui se répercute directement sur le client et sur les résultats. ## Comment gérer les personnes ? Quatre clés Il n'est pas nécessaire d'avoir un master en RH pour bien gérer une équipe. L'essentiel se résume à quatre piliers que vous pouvez appliquer dès demain. ### 1. Fixez des objectifs clairs Personne ne peut donner le meilleur de soi s'il ne sait pas ce qu'on attend de lui. Chaque personne doit savoir clairement ce qu'elle doit accomplir, dans quels délais et quelles sont les priorités. Les objectifs doivent être concrets et mesurables : « vendre plus » ne suffit pas, il faut « conclure cinq propositions ce mois-ci ». Lorsque les objectifs sont définis, la productivité ne dépend plus de la surveillance mais de l'accord commun. L'équipe gagne en autonomie et vous gagnez en prévisibilité. ### 2. Motivez l'équipe La motivation ne s'achète pas seulement avec de l'argent. Reconnaître le travail bien fait, traiter les personnes avec respect et leur laisser une marge pour décider comment elles réalisent leur travail pèse autant, voire plus, qu'une augmentation de salaire. Un simple « bien joué » dit au bon moment, la flexibilité pour concilier vie professionnelle et vie personnelle ou la possibilité d'apprendre de nouvelles choses maintiennent les gens engagés. Une équipe démotivée se contente d'exécuter ; une équipe motivée propose, améliore et reste. ### 3. Soignez la communication bidirectionnelle L'information doit circuler dans tous les sens, et pas seulement du haut vers le bas. Cela signifie donner des consignes claires, certes, mais aussi écouter : ce qui freine l'équipe, quelles idées elle a, ce dont elle a besoin pour mieux travailler. Des réunions courtes et avec un ordre du jour, des canaux clairs pour demander des congés ou signaler des absences et un endroit unique où trouver l'information permettent d'éviter le classique « je n'étais pas au courant » et les e-mails qui se perdent. Une communication fluide prévient la plupart des conflits avant même qu'ils n'apparaissent. ### 4. Construisez l'unité de l'équipe Un bon climat de travail n'est pas un simple bonus : c'est ce qui fait que les gens rament dans la même direction. Favoriser la collaboration plutôt que la compétition interne, célébrer les réussites en commun et résoudre les tensions à temps crée de la cohésion. Et une équipe soudée résiste bien mieux aux moments de pression, aux périodes de forte charge et aux imprévus qui ne manquent jamais dans une PME. ## Les outils qui soutiennent une bonne gestion Tout ce qui précède s'effondre si la partie administrative est un chaos. Il est difficile de motiver qui que ce soit ou de consacrer du temps à fixer des objectifs si vous passez le mois à ajuster des plannings à la main, à courir après les relevés d'heures par WhatsApp ou à chercher une ancienne fiche de paie dans des dossiers. C'est pourquoi le premier service que vous pouvez vous rendre en tant que responsable des personnes est de vous débarrasser de ce travail répétitif. Un logiciel RH centralise en un seul endroit ce qui est aujourd'hui dispersé : - **Suivi du temps et pointage**, pour savoir qui travaille et quand sans courir après personne et en respectant la loi. Un logiciel de suivi du temps enregistre la journée de travail de façon automatique depuis le mobile ou l'ordinateur. - **Congés et absences**, que le salarié demande et que vous approuvez depuis le même panneau, avec le calendrier de l'équipe toujours visible grâce à un gestionnaire de congés. - **Plannings**, pour organiser des équipes aux horaires tournants sans complications ni chevauchements. - **Paies et documentation**, accessibles pour chaque personne au moment où elle en a besoin, sans dépendre de la présence de quelqu'un au bureau. Lorsque la gestion routinière fonctionne toute seule, il vous reste du temps et de l'énergie mentale pour ce qui compte vraiment : accompagner votre équipe, débloquer les situations et aider chaque personne à donner le meilleur d'elle-même. ## En résumé Bien gérer les personnes et les équipes consiste à fixer des objectifs clairs, à maintenir l'équipe motivée, à communiquer dans les deux sens et à préserver l'unité du groupe. Aucune de ces quatre clés n'est compliquée, mais toutes exigent quelque chose qui manque cruellement dans une PME : du temps. Et ce temps est bien souvent prisonnier de la paperasse. Automatiser la partie administrative des ressources humaines est le moyen le plus rapide de le récupérer. Si vous voulez voir comment LapsoWork vous aide à gérer votre équipe du début à la fin, vous pouvez [l'essayer gratuitement pendant 30 jours](/demo/) ou jeter un œil à nos [plans et tarifs](/precios/). --- ## Indicateurs de ressources humaines : les KPI que toute PME doit mesurer URL: https://lapsowork.com/fr/blog/indicateurs-de-ressources-humaines/ Publicado: 2022-08-02 Resumen: Guide pratique sur les indicateurs de ressources humaines (KPI) qui aident les PME à mesurer le turnover, l'absentéisme, la rétention et le coût de recrutement. Dans une PME, les décisions concernant les personnes se prennent souvent à l'intuition : qui est performant, pourquoi les gens partent ou combien coûte le remplacement d'un salarié absent. Le problème, c'est que l'intuition ne se compare pas d'un trimestre à l'autre et ne se justifie pas devant la direction. C'est précisément le rôle des indicateurs de ressources humaines : des chiffres concrets qui transforment la gestion du personnel en quelque chose de mesurable, comparable et exploitable. Dans ce guide, nous revenons sur ce qu'ils sont, sur ce qui fait un bon KPI et sur les indicateurs qui valent vraiment la peine d'être suivis. ## Qu'est-ce qu'un KPI en ressources humaines ? Un KPI (de l'anglais *Key Performance Indicator*, indicateur clé de performance) est une unité de mesure définie pour un domaine précis de l'entreprise afin d'évaluer sa performance dans le temps. En ressources humaines, ces indicateurs permettent de quantifier des aspects qui, autrement, resteraient de l'ordre du ressenti : savoir si l'effectif est stable ou soumis à un fort turnover, si les absences s'envolent à certaines périodes ou si l'investissement en formation se traduit par un gain de productivité. Mesurer n'est pas une fin en soi. La valeur d'un KPI réside dans ce qu'il vous permet de faire : détecter un problème avant qu'il ne s'aggrave, comparer votre situation à celle du secteur et prendre des décisions fondées sur des données plutôt que sur des intuitions. ## Comment doit être un indicateur clé en ressources humaines ? Tout ce qui peut se compter ne mérite pas de devenir un KPI. Un bon indicateur doit remplir quatre conditions : - **Mesurable.** Il doit pouvoir s'exprimer par un chiffre ou un pourcentage. « Améliorer l'ambiance » n'est pas un KPI ; « réduire l'absentéisme sous les 4 % » en est un. - **Concret.** Il doit porter sur un aspect précis et non sur une idée floue. Plus il est délimité, plus il est utile. - **Réaliste.** L'objectif associé doit être atteignable avec les ressources de l'entreprise. Fixer des cibles impossibles ne génère que de la frustration. - **Pertinent.** Il doit être relié aux objectifs de l'entreprise. Mesurer pour mesurer consomme du temps sans rien apporter. À cela il faut ajouter qu'un KPI a besoin d'une source de données fiable. Si vous calculez chaque mois l'absentéisme d'une manière différente, ou si vous dépendez du fait que quelqu'un pense à noter les absences dans un tableur, les chiffres ne seront pas comparables. C'est là qu'un système de gestion du personnel fait la différence : il collecte les données de façon automatique et homogène. ## Quels sont les indicateurs de ressources humaines les plus importants ? Voici les KPI qui apportent le plus de valeur à la majorité des PME espagnoles. Il n'est pas nécessaire de les suivre tous : choisissez ceux qui répondent aux questions qui vous préoccupent aujourd'hui. ### Turnover du personnel Il mesure le mouvement des entrées et des sorties de l'effectif sur une période donnée. On le calcule en divisant le nombre de départs par l'effectif moyen, puis en multipliant par 100. Un turnover élevé alourdit les coûts d'exploitation (chaque remplacement implique du recrutement, de la formation et du temps avant que la personne soit pleinement productive) et constitue souvent le symptôme de problèmes de fond : salaires peu compétitifs, mauvaise gestion ou absence de perspectives d'évolution. ### Rétention des talents C'est le pendant du turnover : elle mesure la fidélité des salariés, en particulier sur les postes clés. Perdre une personne difficile à remplacer a un coût qui va bien au-delà du salaire. Suivre l'ancienneté moyenne et le taux de rétention des profils critiques aide à anticiper les risques et à agir avant que le départ ne se produise. ### Délai de recrutement Il enregistre le nombre de jours qui s'écoulent entre l'ouverture d'un processus de recrutement et l'arrivée effective de la personne. Un délai de recrutement long laisse des postes vacants qui surchargent le reste de l'équipe et ralentissent les projets. Le mesurer permet de repérer les goulots d'étranglement du processus et d'ajuster les canaux de recrutement. ### Absentéisme Il recense les retards, les absences et les congés du personnel, généralement exprimés en pourcentage d'heures non travaillées par rapport aux heures théoriques. C'est l'un des indicateurs les plus révélateurs : un absentéisme qui augmente de manière durable signale souvent des problèmes de climat social, une charge de travail excessive ou une démotivation. Pour le calculer rigoureusement, il vous faut un registre du temps de travail fiable, ce qui, en Espagne, est d'ailleurs obligatoire depuis 2019. Un logiciel de contrôle du temps de travail collecte ces données de façon automatique et sans friction. ### Coût de recrutement Il additionne tout ce que coûte l'intégration d'une personne : diffusion des offres, heures de recrutement, formation initiale et période nécessaire pour atteindre le plein rendement. Le chiffrer aide à comprendre l'impact économique réel du turnover et à justifier les investissements en rétention, qui reviennent presque toujours moins cher que de remplacer un talent. ### Formation et développement Il évalue le retour sur ce que l'entreprise investit pour former ses équipes : heures de formation par salarié, budget de formation et, surtout, leur effet sur la productivité et la rétention. Une formation bien ciblée n'est pas une dépense, mais l'un des leviers les plus efficaces pour fidéliser les personnes. ## De la théorie à la pratique L'erreur la plus fréquente n'est pas de mal choisir ses indicateurs, mais de ne pas avoir de moyen de les calculer en continu. Si les données vivent dans des e-mails, des feuilles éparses et la mémoire des responsables, n'importe quel KPI devient inutilisable. L'alternative consiste à centraliser l'information du personnel dans un outil unique. Avec LapsoWork, le pointage, les congés et absences, le temps de travail et les plannings sont enregistrés de façon homogène, de sorte que la plupart de ces indicateurs se calculent tout seuls et que vous pouvez les consulter quand vous en avez besoin. Commencez par suivre deux ou trois KPI qui répondent à un problème réel de votre entreprise, puis élargissez à partir de là : mieux vaut suivre quelques indicateurs bien choisis que se noyer dans un tableau de bord rempli de chiffres que personne ne regarde. --- ## Les compétences des ressources humaines en entreprise URL: https://lapsowork.com/fr/blog/competences-ressources-humaines-en-entreprise/ Publicado: 2022-07-19 Resumen: Découvrez les 5 compétences clés des ressources humaines en entreprise : analyse, décision stratégique, gestion du personnel, communication et maîtrise technique. Le service des ressources humaines a cessé d'être l'endroit où l'on se contente de signer des bulletins de paie et de classer des contrats. C'est aujourd'hui un domaine stratégique qui influe directement sur la productivité, sur le climat de travail et sur la capacité d'une entreprise à attirer et à fidéliser les talents. Pour être à la hauteur, un bon professionnel des RH a besoin de bien plus que de remplir des formulaires : il lui faut un ensemble de compétences qui allient analyse, jugement, relation humaine et maîtrise de la technologie. Dans cet article, nous passons en revue les compétences des ressources humaines les plus importantes en entreprise et les raisons pour lesquelles elles font la différence. ## Capacité d'analyse La première compétence, c'est de savoir lire les données et les personnes. Un responsable RH gère une grande quantité d'informations : rotation des effectifs, absentéisme, heures travaillées, coûts de personnel, résultats des enquêtes de climat social. Sa valeur réside dans sa capacité à interpréter tout cela et à détecter ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. La capacité d'analyse ne consiste pas à accumuler des tableaux Excel, mais à transformer ces données en décisions. Pourquoi les salariés d'un service précis partent-ils ? Quels créneaux génèrent plus d'heures supplémentaires que prévu ? Où se concentrent les arrêts de travail ? Lorsque l'information est bien recueillie et organisée, ces questions trouvent une réponse et cessent de reposer sur des intuitions. ## Décider avec une vision d'avenir Analyser ne sert à rien si l'on n'agit pas ensuite. La deuxième compétence est la prise de décisions stratégiques : choisir la voie qui améliore l'entreprise à moyen et long terme, et pas seulement celle qui éteint l'incendie du jour. Un professionnel des RH prend constamment des décisions : embauches, plans de formation, politiques de conciliation, promotions internes ou ajustements d'effectifs. Chacune de ces décisions a un impact sur la croissance de l'activité et sur l'ambiance de travail. Anticiper les besoins futurs — quels profils seront nécessaires, comment l'équipe va évoluer, quelles compétences il faudra développer — voilà ce qui distingue un service réactif d'un service qui apporte une réelle valeur. ## Gestion du personnel La gestion des personnes est le cœur du métier. Elle consiste à connaître son équipe, à identifier les forces et les faiblesses de chacun et à organiser les ressources pour former des équipes équilibrées et efficaces. Cela va du quotidien administratif — congés, absences, plannings, suivi du temps — jusqu'à des questions plus humaines comme la motivation, la résolution des conflits ou l'accompagnement dans le développement professionnel. Une bonne gestion du personnel se remarque lorsque chacun occupe le poste où il est le plus performant et sent que l'entreprise se soucie de lui. Des outils comme un logiciel de gestion des congés et des absences libèrent le professionnel de la partie la plus mécanique pour qu'il puisse consacrer du temps à ce qui compte vraiment : les personnes. ## Capacité de communication Un professionnel des ressources humaines passe sa journée à parler avec des gens : direction, cadres intermédiaires, candidats et l'ensemble des effectifs. C'est pourquoi la communication est l'une de ses compétences les plus critiques. Il ne suffit pas d'avoir de bonnes idées ; il faut savoir les transmettre et se faire comprendre. Cette aptitude est essentielle dans de nombreuses situations : expliquer clairement les politiques de l'entreprise, donner un feedback difficile de manière constructive, négocier avec les représentants du personnel, transmettre la culture d'entreprise aux nouveaux salariés ou annoncer un changement important sans alimenter les rumeurs. Une communication honnête et transparente construit la confiance ; une communication défaillante engendre malentendus, démotivation et conflits que l'on aurait pu éviter. ## Compétences techniques et numériques La dernière compétence est celle qui a le plus évolué ces dernières années. Il est aujourd'hui impensable de gérer les ressources humaines sans maîtriser les bons outils numériques. La digitalisation, l'essor du télétravail et les obligations légales — comme le registre du temps de travail — ont fait de la technologie une composante essentielle du travail quotidien en RH. Un professionnel à jour sait manier des logiciels de gestion du personnel qui lui permettent d'automatiser les tâches répétitives et de disposer de toute l'information centralisée et accessible. Parmi les fonctions attendues aujourd'hui de ces outils, on trouve : - **Le suivi du temps et le pointage**, obligatoire par la loi et d'autant plus nécessaire avec des équipes à distance. - **La gestion de la paie** sans erreurs et avec toute la documentation en ordre. - **La demande et la validation des congés et absences** sans chaînes d'e-mails. - **La planification des plannings** pour les activités à horaires variables. - **La gestion documentaire** pour avoir contrats, bulletins de paie et communications toujours à portée de main. Maîtriser ces outils n'est pas un luxe : c'est ce qui permet aux autres compétences — analyse, décision, gestion et communication — de s'appuyer sur des données fiables plutôt que sur des documents épars. Disposer d'un bon logiciel de suivi du temps et d'une plateforme qui unifie la gestion du personnel fait la différence entre un service qui réagit trop tard et un autre qui a toujours une longueur d'avance. ## En résumé Les compétences des ressources humaines en entreprise se résument en cinq piliers : la capacité d'analyse pour comprendre ce qui se passe, la vision stratégique pour décider correctement, l'aptitude à gérer l'équipe, une bonne communication pour transmettre et la maîtrise technique pour s'appuyer sur la bonne technologie. Aucune ne fonctionne seule : ensemble, elles font du service RH une pièce maîtresse de la croissance de l'entreprise. Et comme une grande partie de ces compétences dépend aujourd'hui des outils que vous utilisez, bien choisir son logiciel de gestion du personnel est l'une des meilleures décisions qu'un professionnel des ressources humaines puisse prendre. Si vous voulez vous en rendre compte, vous pouvez essayer LapsoWork gratuitement pendant 30 jours ou consulter nos offres et tarifs. --- ## Comment organiser le service des Ressources Humaines ? URL: https://lapsowork.com/fr/blog/comment-organiser-le-service-des-ressources-humaines/ Publicado: 2022-07-05 Resumen: Découvrez comment s'organise le service des Ressources Humaines, ses fonctions clés et comment le structurer dans une PME même sans équipe RH dédiée. Le service des Ressources Humaines est la colonne vertébrale de toute organisation : il veille à ce que les personnes et l'entreprise fonctionnent bien ensemble. Et même si beaucoup de PME n'ont pas de service RH à proprement parler, elles en assurent chaque jour les tâches essentielles, souvent réparties entre la direction, l'administration et un cabinet externe. Dans cet article, nous voyons comment s'organise le service des Ressources Humaines, quelles sont ses fonctions et comment le structurer même si votre effectif est réduit. ## Que fait le service des Ressources Humaines ? En substance, les Ressources Humaines se chargent d'**organiser, administrer et planifier** tout ce qui touche aux personnes qui travaillent dans l'entreprise : depuis leur arrivée jusqu'à leur départ. Elles constituent le point de contact entre la direction et les salariés, et leur bon fonctionnement se répercute directement sur la productivité, sur le climat de travail et sur le respect de la réglementation. Dans une grande entreprise, ces fonctions sont réparties entre plusieurs profils spécialisés. Dans une PME, elles reposent généralement sur une ou deux personnes, avec l'appui d'outils numériques et d'un cabinet de gestion. Quelle que soit la taille, les domaines d'intervention sont pour l'essentiel les mêmes. ## Les fonctions clés du service des Ressources Humaines ### Recrutement et sélection du personnel C'est l'une des tâches les plus visibles. Les RH détectent les besoins en personnel, rédigent et publient les offres d'emploi, trient les CV, conçoivent les épreuves de sélection et choisissent les candidats les plus adaptés à chaque poste. Un bon processus de recrutement fait gagner du temps, de l'argent et évite bien des soucis à moyen terme. ### Formation, évaluation et suivi Lorsqu'une nouvelle personne arrive, les RH s'occupent de son accueil et de sa formation initiale. Ensuite, elles répondent aux besoins de formation continue de l'équipe et évaluent la performance professionnelle afin d'identifier les axes d'amélioration et les possibilités de promotion. La formation n'est plus un simple bonus : c'est l'un des principaux leviers pour fidéliser les talents. ### Planification et organisation de l'effectif Connaître les compétences de chaque salarié et répartir les personnes selon le poste et la charge de travail est une autre fonction essentielle. C'est également ici qu'intervient l'organisation des plannings et des équipes ainsi que la gestion du calendrier de travail, afin d'avoir à tout moment le personnel adéquat sans déséquilibres ni heures supplémentaires inutiles. Un bon logiciel de gestion des équipes réduit de moitié le temps consacré à établir et ajuster les horaires. ### Gestion des congés et des absences Les Ressources Humaines gèrent les demandes de congés, les autorisations d'absence rémunérées, les arrêts de travail et les autres absences, en les conciliant avec les besoins de chaque équipe pour que le service n'en pâtisse pas. Suivre tout cela par e-mail ou sur un fichier Excel est une source constante d'erreurs et de conflits ; centraliser l'information évite les chevauchements et donne de la visibilité à tout le monde. ### Gestion de la paie et administration du personnel Les RH se chargent (ou coordonnent avec le cabinet de gestion) du calcul et du paiement des salaires, des contrats, des déclarations d'entrée et de sortie auprès de la Seguridad Social (Sécurité sociale espagnole) et de la signature de la documentation professionnelle. C'est un domaine très sensible : une erreur sur un bulletin de paie ou un contrat mal établi peut se solder par une sanction ou une réclamation. ### Climat de travail et relations internes Enfin, les Ressources Humaines veillent à une bonne ambiance de travail. Elles favorisent des relations professionnelles saines, canalisent les conflits, gèrent la communication interne et s'assurent que les salariés peuvent exercer leurs fonctions dans de bonnes conditions. Ce volet englobe aussi des obligations légales récentes comme le canal de signalements (canal de denuncias), obligatoire pour de nombreuses entreprises. ## Comment organiser les RH dans une PME (même sans service dédié) La réalité de la plupart des petites entreprises espagnoles est qu'elles ne disposent pas d'un service de Ressources Humaines formel. Ce n'est pas un problème : l'important est que les fonctions soient couvertes et qu'elles ne dépendent pas de la mémoire d'une seule personne. Voici les points clés : - **Répartissez les responsabilités avec clarté.** Définissez qui s'occupe du recrutement, qui de la paie et qui des absences, même s'il s'agit des deux mêmes personnes. Qu'il n'y ait pas de zones grises. - **Appuyez-vous sur un cabinet de gestion pour le volet social.** Le calcul de la paie, les contrats et les cotisations gagnent à être délégués à des professionnels, mais vous devez conserver l'information et le contrôle. - **Digitalisez les processus répétitifs.** L'enregistrement du temps de travail est obligatoire depuis 2019, et gérer manuellement les pointages, les congés et les plannings consomme des heures chaque semaine. Un logiciel RH automatise ces tâches et réduit les erreurs. - **Respectez la réglementation en vigueur.** En 2025-2026, il existe des obligations que vous ne pouvez pas ignorer : enregistrement du temps de travail, contrôle du temps fiable, égalité, protection des données et, dans bien des cas, canal de signalements interne. Centraliser l'information dans un outil unique, c'est ce qui fait la différence entre une PME qui consacre des heures à la gestion du personnel et une autre qui la règle en quelques minutes. ## Un outil pour organiser votre service des Ressources Humaines LapsoWork est un logiciel RH pensé pour les PME espagnoles qui réunit sur une seule plateforme tout ce dont votre service du personnel a besoin : - **Suivi du temps et pointage :** enregistrement des entrées et sorties depuis le mobile ou l'ordinateur, avec des rapports prêts pour une inspection du travail. - **Gestion des congés et des absences :** demandes, validations et calendrier d'équipe intégrés, sans e-mails ni tableurs. - **Gestion de la paie :** intégration numérique des salariés, signature électronique et documentation professionnelle centralisée. - **Plannings et équipes :** planification des horaires qui évite les déséquilibres et les heures supplémentaires inutiles. Avoir un service des Ressources Humaines bien organisé ne dépend pas de sa taille, mais du fait de disposer de processus clairs et des bons outils. Si vous voulez cesser de perdre des heures dans les tâches administratives et respecter la loi en toute sérénité, digitaliser la gestion du personnel est la première étape. --- ## Comment planifier le calendrier des congés en entreprise URL: https://lapsowork.com/fr/blog/planifier-le-calendrier-des-conges-en-entreprise/ Publicado: 2022-06-21 Resumen: Guide pratique pour organiser le calendrier des congés de votre entreprise : quand le fixer, qui choisit les dates et comment le gérer sans conflits ni Excel. Chaque été, la même scène se répète dans beaucoup de PME : mai ou juin arrive, trois personnes demandent la même quinzaine d'août, quelqu'un d'un service clé s'absente justement au moment où la charge est la plus forte et le responsable finit par jongler avec un Excel rempli de couleurs. Un bon **calendrier des congés** évite presque tous ces problèmes. Dans cet article, nous vous expliquons comment le planifier à l'avance, ce que dit la loi espagnole sur qui décide des dates et comment le gérer sans frictions ni paperasse. ## Astuces indispensables pour organiser le calendrier des congés Planifier les congés ne consiste pas seulement à répartir des jours de repos : il s'agit de s'assurer que l'entreprise continue de fonctionner pendant que les équipes se reposent. Voici les clés pour y parvenir : - **Analysez les besoins de chaque service.** Identifiez les périodes de plus forte charge de travail et les services qui ne peuvent pas rester sans couverture. Une équipe administrative n'a pas les mêmes contraintes qu'une équipe de relation client ou de production. - **Fixez des périodes précises pour prendre les congés.** De nombreuses entreprises établissent des fenêtres (par exemple, entre juin et septembre) ou même des fermetures collectives. Précisez clairement les dates limites pour demander et prendre les jours de chaque année. - **Limitez le nombre de personnes qui peuvent s'absenter en même temps.** Définissez un maximum d'absences simultanées par service afin qu'aucun secteur ne se retrouve jamais en sous-effectif. - **Établissez un ordre de priorité juste et transparent.** Ancienneté, rotation par rapport à l'année précédente, charges familiales ou simple ordre des demandes : choisissez un critère, mettez-le par écrit et appliquez-le toujours de la même manière. Vous éviterez ainsi les favoritismes et les conflits. - **Planifiez à l'avance.** Plus vous connaissez tôt les demandes, plus vous avez de marge pour assembler le puzzle et réorganiser le travail. L'idéal est de boucler le calendrier deux ou trois mois avant l'été. ## Quand fixe-t-on le calendrier des congés ? La **convention collective** (« convenio colectivo ») de votre secteur définit généralement les règles du jeu : nombre de jours, existence de périodes prioritaires, présence d'une fermeture collective, etc. À partir de là, l'**artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores** (article 38 du Statut des travailleurs espagnol) impose que le calendrier des congés soit fixé **d'un commun accord** entre l'entreprise et la personne salariée, et pose un point essentiel : chaque salarié doit **connaître ses dates au moins deux mois à l'avance** avant le début des congés. C'est pourquoi la recommandation pratique est simple : ouvrez le processus de demande en début d'année ou, au plus tard, au printemps, et bouclez le calendrier avant que l'été ne commence. Anticiper vous donne de la marge pour négocier, résoudre les chevauchements et communiquer les dates dans les délais. ## Qui choisit les dates de congés ? C'est l'une des questions les plus fréquentes. La réponse courte : **ce n'est ni l'entreprise seule qui décide, ni le salarié qui les impose unilatéralement**. L'Estatuto de los Trabajadores établit que la période de congés se fixe **d'un commun accord** entre les deux parties, en respectant toujours ce que prévoit la convention collective. En l'absence d'accord, la loi prévoit que ce soit la **jurisdicción social** (juridiction sociale espagnole) qui fixe les dates au moyen d'une procédure prioritaire et sommaire, et sa décision est définitive. Personne ne souhaite en arriver là, bien sûr. Il vaut donc mieux disposer de critères de répartition clairs dès le départ : lorsque tout le monde sait comment la décision est prise, l'accord se conclut de lui-même dans l'immense majorité des cas. ## Comment gérer les congés de mes salariés ? C'est là que beaucoup de PME restent ancrées dans l'**Excel**. Ça fonctionne… jusqu'à ce que ça ne fonctionne plus : des feuilles qui s'écrasent, des soldes de jours que personne ne parvient à équilibrer, des demandes par e-mail ou WhatsApp qui se perdent, et un responsable qui consacre des heures à une tâche qui devrait être automatique. De plus, avec un fichier partagé, il est facile que deux personnes demandent la même chose sans que personne ne s'en aperçoive à temps. L'alternative est un **logiciel de gestion des congés et des absences** qui centralise tout au même endroit. Avec un outil comme LapsoWork, chaque personne voit son solde de jours disponibles, demande ses dates depuis le mobile et reçoit la réponse instantanément, tandis que le responsable approuve ou refuse en voyant d'un coup d'œil qui d'autre est absent ces jours-là. ### Comment fonctionne la gestion des congés et des absences de LapsoWork ? Le circuit complet se résout en trois étapes : 1. **La personne salariée demande ses jours** depuis l'application, en choisissant les dates dans son calendrier. Le système lui indique combien de jours il lui reste, ainsi personne n'en demande trop. 2. **Le responsable reçoit la demande** avec une notification et l'**approuve ou la refuse** en un clic. Ce faisant, il voit si ces dates se chevauchent avec celles d'autres collègues de la même équipe, afin d'éviter de laisser un secteur découvert. 3. **Le salarié reçoit la réponse** immédiatement et les dates sont automatiquement reportées dans le calendrier partagé et dans le solde de jours. Tout est enregistré, sans e-mails ni versions d'Excel. Le résultat : moins de temps de gestion, zéro conflit de chevauchement et un enregistrement fiable des jours pris et restants pour chaque personne. ## Convention collective et particularités régionales Avant de considérer le calendrier comme définitif, consultez toujours votre **convention collective** de secteur ou d'entreprise, car elle peut améliorer le minimum légal et ajouter ses propres règles. Certaines conventions reconnaissent **plus de 22 jours ouvrables** de congés, prévoient des **jours supplémentaires liés à l'ancienneté**, fixent des **périodes prioritaires** de prise de congés ou encadrent la manière dont sont comptabilisés les jours fériés qui tombent pendant les congés. Il convient également de tenir compte des **fêtes locales et régionales** : elles ne sont pas les mêmes à Madrid qu'à Séville, Bilbao ou Palma, et un pont ou une fête régionale peut bouleverser vos prévisions de couverture. Si votre entreprise possède des sites dans plusieurs communautés autonomes, le mieux est de gérer chaque calendrier de travail par localité. Un bon logiciel de RH vous permet de configurer les jours fériés de chaque site afin que les calculs de jours et d'absences soient exacts sans que vous ayez à le faire à la main. ## En résumé Un calendrier des congés bien planifié repose sur trois piliers : l'**anticipation** (bouclez les dates avec au moins deux mois de marge), des **critères clairs** de répartition que tout le monde connaît, et un **outil qui centralise** les demandes, les approbations et les soldes. Lorsque ces trois éléments s'emboîtent, l'été cesse d'être un casse-tête et devient un processus qui se gère pratiquement tout seul. Si, en plus, vous gérez le suivi du temps et les congés depuis la même plateforme, vous disposez au même endroit de toutes les informations relatives au temps de travail et aux absences de vos équipes, prêtes pour tout calcul, toute vérification ou toute inspection. --- ## Congés imposés par l'entreprise : sont-ils légaux et comment les gérer ? URL: https://lapsowork.com/fr/blog/conges-imposes-par-lentreprise/ Publicado: 2022-06-07 Resumen: L'entreprise peut-elle imposer les congés ? Découvrez ce que dit l'artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, les délais de préavis et comment les planifier sans conflits. L'été arrive et, avec lui, l'une des questions qui suscite le plus de doutes au sein de n'importe quelle équipe : l'entreprise peut-elle décider du moment où vous partez en congés ? La réponse courte est oui, dans certaines limites. La réponse longue comporte des nuances importantes qu'il convient de connaître, que vous soyez responsable du personnel dans une PME ou que vous soyez salarié et souhaitiez savoir jusqu'où va le droit de votre entreprise à fixer vos dates de repos. ## Que sont les congés imposés par l'entreprise ? On parle de congés imposés lorsque c'est l'entreprise qui décide, de manière unilatérale, la période concrète durant laquelle un ou plusieurs salariés doivent prendre leurs jours de repos. Au lieu de convenir des dates avec la personne employée, l'organisation établit un calendrier fermé —par exemple, une fermeture totale au mois d'août— et toute l'équipe s'y adapte. C'est une pratique courante dans les secteurs à forte saisonnalité, dans les usines qui arrêtent leur production une partie de l'année ou dans les petites entreprises où l'activité s'interrompt si une partie de l'équipe est absente. L'important est de comprendre qu'« imposer » ne signifie pas le faire de n'importe quelle façon : la loi fixe des règles claires que l'entreprise est tenue de respecter. ## Les congés imposés par l'entreprise sont-ils légaux ? Oui, sous conditions. Le droit de fixer la période de congés n'est absolu ni pour l'entreprise ni pour le salarié : la norme cherche un équilibre entre les besoins organisationnels de l'entreprise et le droit au repos de l'équipe. Le point de départ est l'**artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores** (article 38 du Statut des travailleurs espagnol), qui établit les règles de base : - La période de congés **ne peut être inférieure à 30 jours calendaires** par an (équivalent approximatif de 22 jours ouvrables). - La ou les périodes de prise de congés **sont fixées d'un commun accord** entre l'entreprise et le salarié, conformément à ce que prévoit la convention collective en matière de planification annuelle des congés. - Le **calendrier des congés** doit être porté à la connaissance du salarié **au moins deux mois à l'avance** avant le début de la prise de congés. - Les congés **ne peuvent être remplacés par une compensation financière** (sauf en cas de fin de contrat avec des jours restant à prendre). Dans la pratique, cela signifie que l'entreprise peut fixer la période de congés —voire imposer une fermeture collective— dès lors que cela est prévu par la convention collective applicable ou convenu, et à condition de respecter le préavis de deux mois. Ce qu'elle ne peut pas faire, c'est communiquer un changement de dates du jour au lendemain ni obliger à prendre moins de jours que ceux qui reviennent de droit selon la loi. ### Et s'il n'y a pas d'accord sur les dates ? Lorsque l'entreprise et le salarié ne parviennent pas à se mettre d'accord, la loi prévoit une voie : l'une ou l'autre des parties peut saisir la juridiction sociale. Le tribunal du travail (juzgado de lo social) fixe la date de prise de congés au moyen d'une procédure préférentielle et sommaire, dont le jugement n'est pas susceptible de recours. C'est une procédure rapide, précisément parce que les congés ont une date et ne peuvent pas attendre des mois pour être tranchés. En tout état de cause, la plupart des conflits s'évitent avec deux choses : un calendrier publié à l'avance et une communication transparente. Lorsque l'équipe connaît, avec plusieurs mois de marge, les dates de fermeture ou les rotations d'été, les frictions se réduisent drastiquement. ## Comment faciliter le processus de planification des congés ? Gérer les congés d'une équipe à coups d'e-mails, de feuilles de calcul et d'appels téléphoniques est une source assurée d'erreurs : chevauchements, jours mal comptabilisés, demandes égarées et périodes approuvées deux fois. Plus l'équipe grandit, plus cela se complique. Un logiciel de gestion des congés résout ces problèmes en centralisant l'ensemble du processus : - **Demande et validation numériques** : le salarié demande ses jours depuis son mobile ou son ordinateur, et le responsable les approuve ou les refuse d'un clic, en conservant une trace de tout. - **Solde de jours toujours à jour** : chaque personne voit combien de jours il lui reste, combien elle a pris et combien elle a en attente, sans calculs manuels. - **Calendrier d'équipe visible** : les chevauchements se détectent d'un coup d'œil et l'on garantit qu'il y ait toujours une couverture suffisante. - **Préavis et traçabilité** : il reste une preuve de la date à laquelle le calendrier a été communiqué, un élément clé pour respecter le délai légal de deux mois. De plus, la gestion des congés ne fonctionne pas de manière isolée. Elle s'appuie sur un bon suivi du temps de travail qui enregistre de façon fiable les journées, les absences et les temps de repos, de sorte que les soldes et les décomptes coïncident toujours avec la réalité. ### Moins de paperasse, moins de conflits L'objectif n'est pas seulement de faire gagner du temps aux Ressources Humaines —même si c'est aussi le cas—, mais de réduire la tension que génèrent les congés chaque été. Lorsque les règles sont claires, que les dates sont connues à l'avance et que chaque salarié peut consulter sa situation à tout moment, les congés cessent d'être un foyer de conflit et deviennent ce qu'ils doivent être : un repos planifié et sans surprises pour tous. Si votre entreprise gère encore les congés sur papier ou sur des feuilles de calcul, c'est le moment de franchir le pas. Automatiser le processus ne vous fait pas seulement gagner des heures de travail administratif : cela vous aide à respecter la réglementation, à éviter les erreurs et à tenir votre équipe informée et satisfaite. --- ## Jours de congés par mois travaillé : comment les calculer URL: https://lapsowork.com/fr/blog/jours-de-conges-par-mois-travaille/ Publicado: 2022-05-24 Resumen: Combien de jours de congés par mois travaillé en Espagne ? On vous explique le calcul avec la règle des 2,5 jours calendaires, des exemples et ce que dit le Statut. Un salarié arrivé en mars, un autre qui part en septembre, un contrat temporaire de quatre mois... et toujours la même question : combien de jours de congés lui reviennent ? Lorsqu'une personne n'a pas travaillé l'année complète, les congés ne se prennent pas en totalité, mais **au prorata** du temps travaillé. La bonne nouvelle, c'est que le calcul est simple une fois que vous connaissez la règle. Voyons cela avec des exemples clairs et adapté aux besoins de n'importe quelle PME espagnole. ## Combien de jours de congés se génèrent par an en Espagne ? L'**article 38 du Estatuto de los Trabajadores** (Statut des Travailleurs) fixe le minimum légal à **30 jours calendaires par année travaillée**. C'est le plancher : aucune convention ni aucun contrat ne peut le réduire, même si de nombreuses conventions collectives l'améliorent en parlant de jours ouvrables (généralement environ 22 jours ouvrés, qui équivalent à ces 30 jours calendaires). Deux précisions importantes avant de calculer quoi que ce soit : - **30 jours calendaires** signifie des jours de calendrier, jours fériés et week-ends inclus. Ce ne sont pas 30 jours de travail. - Les congés sont **rémunérés** comme si le salarié était en activité : rien n'est déduit du salaire du fait d'en profiter. ## Combien de jours reviennent pour chaque mois travaillé ? Voici la règle qui résout la plupart des doutes. Si une année complète génère 30 jours calendaires, chaque mois travaillé génère : > **30 jours ÷ 12 mois = 2,5 jours calendaires par mois travaillé** Autrement dit, pour chaque mois complet qu'un salarié travaille, il accumule **2,5 jours calendaires de congés**. À partir de là, calculer la part proportionnelle revient à multiplier : - **1 mois travaillé** → 2,5 jours - **3 mois** → 7,5 jours - **6 mois** → 15 jours - **9 mois** → 22,5 jours - **12 mois** → 30 jours Lorsque le résultat comporte des décimales (7,5 ou 22,5), l'usage est d'arrondir à la hausse en faveur du salarié, sauf si la convention en dispose autrement. De nombreuses conventions détaillent en outre comment traiter les fractions de mois. ### Et s'il n'a pas travaillé un mois complet, que se passe-t-il avec les jours isolés ? Lorsqu'une personne arrive en milieu de mois ou part avant de le terminer, le prorata s'applique également à l'intérieur du mois. La méthode la plus précise consiste à calculer par jours : divisez les 30 jours de congés par les 365 jours de l'année et multipliez le résultat par les jours effectivement travaillés. > **(30 ÷ 365) × jours travaillés = jours de congés** Par exemple, un contrat de **100 jours** génère environ `(30 ÷ 365) × 100 = 8,2 jours calendaires` de congés. C'est la méthode la plus juste pour les contrats courts, les embauches en milieu de mois ou les soldes de tout compte. ## Le calcul change-t-il si le temps de travail est partiel ? Non. Un salarié à **temps partiel** génère exactement les **mêmes jours de congés** qu'un salarié à temps complet : 30 jours calendaires par an, ou leur part proportionnelle selon le temps travaillé. Le temps réduit affecte le **montant** perçu (proportionnel aux heures), mais **pas le nombre de jours** de repos auxquels on a droit. C'est une erreur très fréquente dans les PME de rogner les congés de celui qui travaille à mi-temps. La loi ne le permet pas : le droit au repos est le même, seule la rémunération change. ## Congés non pris à la fin du contrat Si un salarié quitte l'entreprise avant de prendre les congés qu'il a générés, la loi oblige à les compenser **financièrement dans le solde de tout compte**. C'est le seul cas où les congés sont payés en argent : tant que la relation de travail reste en vigueur, ils se prennent comme repos et ne se monnaient pas. Le calcul du solde de tout compte part de la même logique : on compte les jours générés selon le temps travaillé dans l'année, on retire ceux déjà pris, et le résultat est versé. Si le sujet de la caducité de ces jours vous intéresse, nous le développons en détail dans notre guide sur comment fonctionne le report des congés d'une année sur l'autre. ## Le salarié peut-il choisir quand prendre ses congés ? La période de prise est fixée **d'un commun accord** entre l'entreprise et le salarié. L'entreprise peut établir des périodes précises (par exemple, une fermeture en août), mais elle ne peut pas les imposer unilatéralement sans négociation, et le **calendrier des congés doit être connu au moins deux mois à l'avance** par rapport à la date de prise. En pratique, dans une PME, cela se traduit par le fait de s'organiser à temps : demandes des salariés, approbation du responsable et une vision claire de qui se repose chaque semaine pour ne pas se retrouver sans effectif. ## Comment fluidifier la gestion des congés dans votre entreprise Calculer des jours proportionnels, gérer les demandes, éviter les chevauchements et ne pas perdre de vue les soldes en attente est parfaitement gérable avec deux salariés. Avec quinze, le tableur Excel commence à défaillir et les erreurs apparaissent dans les bulletins de paie. Un logiciel de gestion des congés résout cela à la racine : - Il **calcule tout seul** les jours qui reviennent à chaque personne selon sa date d'embauche et son temps de travail, y compris les proratas des embauches et départs en milieu d'année. - Il permet aux salariés de **faire leurs demandes depuis le mobile** et au responsable d'approuver en un clic, en gardant une trace de tout. - Il affiche un **calendrier d'équipe** pour voir d'un coup d'œil qui est absent et éviter que trop d'absences coïncident. - Il maintient le **solde à jour** en temps réel, sans rien réajuster à la main à la clôture de l'année. De plus, en s'intégrant au contrôle du temps de travail, les absences et l'enregistrement du temps de travail restent synchronisés : lorsqu'une personne est en congés, elle n'apparaît pas comme une journée sans pointage. ## Récapitulatif rapide - Le minimum légal en Espagne est de **30 jours calendaires** par année travaillée (art. 38 du Estatuto de los Trabajadores). - Chaque mois complet génère **2,5 jours calendaires** de congés. - Pour les fractions de mois, utilisez la formule `(30 ÷ 365) × jours travaillés`. - Le **temps partiel** ne réduit pas les jours, seulement le montant perçu. - À la fin du contrat, les congés non pris sont **payés dans le solde de tout compte**. Avec la règle des 2,5 jours par mois, vous résolvez 90 % des cas. Pour le reste — contrats courts, embauches en milieu de mois, conventions avec des améliorations —, automatiser le calcul vous évite les erreurs et les réclamations. Et c'est précisément le travail qu'un bon logiciel de RH ôte des épaules de n'importe quelle PME. --- ## Les congés payés sont-ils perdus d'une année sur l'autre ? URL: https://lapsowork.com/fr/blog/les-conges-payes-sont-ils-perdus-dune-annee-sur-lautre/ Publicado: 2022-05-10 Resumen: Peut-on cumuler les congés d'une année sur l'autre en Espagne ? On vous explique ce que dit l'Estatuto de los Trabajadores, les cas qui permettent de les reporter et comment éviter de les perdre. Décembre arrive, vous faites vos comptes et vous découvrez qu'un salarié a encore sept jours de congés non pris. Sont-ils perdus ? Peut-il les reporter en janvier ? Et si vous avez travaillé avec un effectif tout juste suffisant et qu'il n'y a eu aucun moyen de les lui accorder ? C'est l'une des questions qui reviennent le plus souvent dans n'importe quelle PME à l'approche de la clôture de l'année. Clarifions-la avec ce que dit la loi espagnole et la jurisprudence en vigueur, sans détour. ## Peut-on perdre ses congés d'une année sur l'autre ? La règle générale est claire. L'**article 38 de l'Estatuto de los Trabajadores** (le Statut des travailleurs espagnol) établit que les congés se prennent **au cours de l'année civile à laquelle ils correspondent**. En Espagne, le minimum légal est de **30 jours calendaires par année travaillée** (ce qui équivaut à environ 22 jours ouvrables), qui peut être étendu par convention collective. Cela signifie que, en principe, les congés **ne se cumulent pas d'une année sur l'autre** : si, au 31 décembre, un salarié n'a pas pris les jours auxquels il avait droit, il les perd en principe. Cela ne génère pas automatiquement un droit à les reporter en janvier ni à ce qu'ils soient payés en argent tant que la relation de travail se poursuit (l'indemnisation financière des congés n'a lieu qu'en cas de rupture du contrat). Cela dit, « en principe » n'est pas la même chose que « toujours ». Il existe des exceptions importantes, et la jurisprudence européenne et espagnole ont beaucoup nuancé cette règle ces dernières années. ## Cas particuliers où le cumul est possible Voici les situations dans lesquelles un salarié peut **effectivement** prendre ses congés en dehors de l'année civile sans les perdre : ### 1. Arrêt pour incapacité temporaire, grossesse, accouchement ou allaitement C'est le cas le plus fréquent et le plus protégé. Si la période de congés coïncide avec une **incapacité temporaire** (un arrêt pour maladie ou accident) ou avec une suspension pour grossesse, accouchement ou allaitement, le salarié a le droit de les prendre **à la fin de cette situation**, même si l'année civile est déjà écoulée. La limite a été fixée par la Cour de justice de l'UE : en cas d'arrêt de longue durée, le droit aux congés ne se maintient pas de façon indéfinie. Un délai de report d'environ **18 mois** est admis à compter de la fin de l'année où ils ont été acquis. Passé ce délai, ils peuvent effectivement être perdus. ### 2. Lorsque l'entreprise empêche la prise des congés C'est ici que se situe la grande nuance de ces dernières années. La CJUE a clairement établi que **les congés ne s'éteignent pas automatiquement** au simple motif qu'ils n'ont pas été demandés. Pour qu'un salarié perde ses jours, l'entreprise doit démontrer qu'elle : - L'a **informé de façon claire** des jours de congés qui lui restaient à prendre. - L'a **invité expressément** à les prendre en temps utile. - L'a averti que, à défaut, il les perdrait à la fin de la période. Si l'entreprise ne remplit pas ce devoir d'information et de « diligence », le salarié **ne perd pas** les congés non pris, même après la fin de l'année civile. La charge de la preuve incombe à l'entreprise, et non au salarié. Cela a une conséquence pratique énorme pour n'importe quelle PME : si vous ne tenez pas un suivi ordonné des soldes de congés et que vous n'avertissez pas vos équipes, vous pouvez finir par traîner des réserves de jours accumulés pendant des années. ### 3. Par accord entre l'entreprise et le salarié Rien n'empêche l'entreprise et le salarié de **convenir** de reporter quelques jours sur l'année suivante pour des besoins organisationnels (un pic d'activité, une campagne, un arrêt à couvrir). De nombreuses conventions collectives le réglementent expressément et fixent jusqu'à quel mois de l'année suivante on peut les prendre (habituellement le 31 janvier, parfois le 31 mars). Il convient de toujours le consigner **par écrit**. ## Et les congés non pris à la fin du contrat ? Attention à ce point, car c'est là que se produisent le plus de réclamations. Si la relation de travail **prend fin** (fin de contrat, licenciement, démission) et que le salarié a des congés acquis et non pris, l'entreprise est **obligée de les payer** dans le solde de tout compte (finiquito). Ces jours ne sont pas perdus : ils sont versés en argent de façon proportionnelle au temps travaillé. Le calcul est simple : on divise le nombre de jours de congés annuels par 365 et on le multiplie par les jours effectivement travaillés dans l'année, en soustrayant ceux déjà pris. Une erreur fréquente dans les PME est de mal liquider ce prorata, ce qui peut aboutir à une réclamation de sommes dues. ## Comment organiser les congés pour ne pas les perdre ? La meilleure façon d'éviter les problèmes (et les réclamations) est de ne pas laisser les soldes déraper. Quelques bonnes pratiques : - **Répartissez le calendrier en début d'année.** Demandez à chaque salarié de planifier ses congés à l'avance et validez un calendrier commun pour éviter les chevauchements durant les mois critiques. - **Prévenez avant l'expiration.** Rappelez à ceux qui ont des jours en attente de les prendre avant la fin de l'année. Cet avertissement, en plus d'être une bonne pratique, est ce qui vous protège juridiquement face à une réclamation ultérieure. - **Tenez un registre fiable des soldes.** Savoir en temps réel combien de jours chaque personne a pris et combien il lui reste évite les surprises en décembre et les erreurs dans le solde de tout compte. - **Consignez les accords par écrit.** Si vous convenez de reporter des jours sur l'année suivante, que cela soit documenté. Gérer tout cela dans un fichier Excel fonctionne jusqu'à ce que l'effectif grandisse, que les demandes se croisent et que plus personne ne se souvienne de qui a validé quoi. Un logiciel de gestion des congés automatise les demandes, calcule les soldes tout seul et prévient lorsqu'une personne est sur le point de perdre des jours. Et si en plus vous le connectez au contrôle du temps de travail, vous avez au même endroit qui travaille, qui est en repos et combien de jours restent en réserve, sans rien avoir à recouper à la main. ## En résumé - Les congés se prennent **au cours de l'année civile** et, en principe, ne se reportent pas sur la suivante. - **Exceptions** : arrêt pour incapacité temporaire / grossesse (jusqu'à environ 18 mois), impossibilité imputable à l'entreprise, ou accord entre les parties. - Si l'entreprise **n'a pas averti** à temps des jours en attente, le salarié **ne les perd pas**. - À la **fin du contrat**, les congés non pris **sont payés** dans le solde de tout compte. La clé réside dans le suivi : celui qui tient ses soldes à jour ne perd pas de jours, ne génère pas de réclamations et n'arrive pas en décembre à faire ses comptes dans l'urgence. --- ## Outils pour le télétravail : guide pratique pour les PME URL: https://lapsowork.com/fr/blog/outils-pour-le-teletravail/ Publicado: 2022-04-19 Resumen: Les meilleurs outils pour le télétravail en 2026 : communication, fichiers, gestion de projet et RH pour que votre PME travaille à distance sans friction. Le télétravail a cessé d'être une exception pour devenir une manière habituelle de travailler dans de nombreuses PME espagnoles. Travailler à distance présente des avantages évidents —gain de temps sur les trajets, plus de flexibilité, accès à des talents partout dans le pays—, mais cela exige aussi un changement de mentalité et, surtout, les bons outils. Sans eux, la communication se perd, les fichiers se dupliquent et personne ne sait qui fait quoi. Dans ce guide, nous passons en revue les catégories d'outils dont a besoin toute équipe qui travaille à distance ainsi que quelques-unes des options les plus utilisées en 2026. Il ne s'agit pas de tout installer d'un coup, mais de couvrir quatre besoins essentiels : communiquer, partager des fichiers, organiser le travail et gérer les personnes. ## Outils de communication Lorsque l'équipe ne partage pas de bureau, la communication est la première chose à résoudre. Vous avez besoin d'un canal pour le quotidien (messages rapides, questions, coordination) et d'un autre pour les réunions et les visioconférences. ### Slack Slack organise la conversation de l'équipe en canaux par projet, département ou thème, de sorte que chaque échange reste à sa place et que tout ne se mélange pas dans un même fil. Il permet les messages directs, les appels rapides, le partage de fichiers et l'intégration avec des dizaines d'applications. Son offre gratuite suffit pour démarrer avec de petites équipes ; les formules payantes étendent l'historique des messages et les fonctions d'administration. Des alternatives tout à fait valables sont **Microsoft Teams** (intégré à l'écosystème Microsoft 365) et **Google Chat**. ### Google Meet Pour les visioconférences, Google Meet est l'une des options les plus simples : il fonctionne depuis le navigateur, sans rien installer, et s'intègre à Google Calendar pour créer des réunions en un clic. C'est le successeur naturel de l'ancien Google Hangouts, que Google a déjà retiré. Parmi les alternatives figurent **Zoom**, très répandu pour les réunions avec les clients et les webinaires, et **Microsoft Teams**, qui combine chat et visioconférence dans un seul outil. Pour une PME, le plus raisonnable est de choisir celui qui accompagne déjà votre messagerie professionnelle (Google Workspace ou Microsoft 365) et d'éviter de multiplier les abonnements. ## Outils de gestion des fichiers Travailler à distance signifie que les documents ne peuvent pas résider sur le disque dur d'un ordinateur au bureau. Vous avez besoin d'un stockage dans le cloud pour que toute l'équipe accède à la dernière version de chaque fichier depuis n'importe où. ### Google Drive Google Drive associe le stockage dans le cloud à l'édition collaborative en temps réel via Docs, Sheets et Slides. Plusieurs personnes peuvent modifier le même fichier en même temps, avec un contrôle des autorisations et un historique des versions qui évite de perdre son travail. C'est une option très pratique pour les PME qui utilisent déjà Gmail. L'équivalent dans l'univers Microsoft est **OneDrive**, associé à la version web d'Office ; et **Dropbox** reste une option solide centrée sur la synchronisation des fichiers. ### WeTransfer Tout ne peut pas s'envoyer par e-mail : les pièces jointes ont des limites de taille et les fichiers volumineux (vidéos, créations graphiques, gros paquets) restent bloqués. WeTransfer résout l'envoi ponctuel de fichiers volumineux sans avoir à créer de compte : vous téléversez le fichier, indiquez le destinataire et un lien de téléchargement est généré. Sa version gratuite permet d'envoyer jusqu'à une taille généreuse par transfert, suffisante pour la plupart des envois occasionnels. Pour les échanges récurrents au sein de l'équipe, mieux vaut s'appuyer sur le stockage dans le cloud (Drive ou OneDrive) et réserver WeTransfer aux envois sporadiques à des clients ou des collaborateurs externes. ## Outils de gestion de projet Quand vous ne vous voyez pas au quotidien, il est facile de perdre de vue qui fait quoi et pour quand. Un outil de gestion de projet rend visible le travail de chacun et évite que les tâches restent en suspens. ### Trello Trello organise le travail sur des tableaux composés de listes et de cartes qui se déplacent au fur et à mesure de l'avancement de chaque tâche (par exemple : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Il est très visuel et intuitif, idéal pour les petites équipes qui commencent à s'organiser à distance. Chaque carte accepte des responsables, des dates d'échéance, des listes de contrôle et des commentaires. Son offre gratuite couvre les besoins de la plupart des PME. Parmi les alternatives se distinguent **Asana** et **monday.com**, un peu plus complètes pour les flux de travail complexes, ainsi que **Notion**, qui combine documentation et gestion des tâches dans un même espace. ### Microsoft Project Pour les projets vastes et complexes —avec de nombreuses tâches interdépendantes, des délais serrés et une allocation de ressources— Microsoft Project offre une gestion avancée avec des diagrammes de Gantt et une planification détaillée. C'est un outil puissant, davantage orienté vers la direction de projet que vers le quotidien d'une petite équipe. Pour la plupart des PME en télétravail, une solution de type Trello ou Asana est généralement plus agile ; Microsoft Project trouve sa place lorsque la planification est réellement complexe. ## Outils de gestion des personnes Les outils précédents aident l'équipe à travailler de manière coordonnée, mais le télétravail soulève aussi des défis concrets en matière de ressources humaines : enregistrer le temps de travail de celui qui n'est pas au bureau, gérer les congés et les absences, contrôler le temps de façon équitable et respecter la réglementation. Il convient ici de rappeler qu'en Espagne le **registre horaire est obligatoire, y compris en télétravail**. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia (loi espagnole sur le travail à distance) exige un enregistrement fidèle du temps de travail des personnes qui travaillent à distance, et la réglementation sur le pointage numérique en vigueur en 2026 renforce le fait que cet enregistrement doit être objectif et accessible à l'inspection du travail. Le tenir sur un tableur est irréalisable lorsque l'équipe est dispersée. ### LapsoWork LapsoWork est un logiciel de RH pensé pour les PME espagnoles qui résout la gestion des personnes à distance depuis une seule plateforme. Votre équipe peut pointer depuis son mobile ou son ordinateur où qu'elle se trouve, avec géolocalisation optionnelle, et vous disposez en temps réel du contrôle horaire de tout l'effectif, en conformité avec la loi. De plus, LapsoWork centralise la gestion des congés et des absences, les plannings, la paie, le canal de signalement et un gestionnaire documentaire, de sorte que vous n'avez pas besoin d'une demi-douzaine d'outils différents pour tout ce qui concerne les personnes. Face aux outils de communication ou de gestion de fichiers, qui ne résolvent qu'une partie du télétravail, la gestion des RH est celle qui évite le plus de problèmes juridiques : un registre horaire mal tenu peut entraîner des sanctions. C'est pourquoi il est judicieux d'avoir ce volet couvert dès le premier jour. ## Comment choisir votre combinaison d'outils Il n'existe pas de pile d'outils unique valable pour tous. La recommandation pratique pour une PME qui démarre ou consolide son télétravail est simple : - **Communication :** un canal de chat (Slack ou Teams) + un outil de visioconférence (Meet, Zoom ou Teams). - **Fichiers :** un stockage dans le cloud (Google Drive ou OneDrive) comme base, et WeTransfer pour les envois ponctuels volumineux. - **Projets :** un outil visuel (Trello ou Asana) qui rend visible le travail de chacun. - **Personnes :** un logiciel de RH comme LapsoWork qui garantisse le registre horaire et la conformité légale. La clé n'est pas d'accumuler les applications, mais d'en choisir peu et qu'elles s'intègrent bien entre elles. Commencez par l'essentiel, apprenez à l'utiliser en équipe et n'étendez votre panoplie que lorsque vous ressentez un besoin réel. Un télétravail bien organisé ne dépend pas d'avoir les outils les plus chers, mais d'avoir les bons et que toute l'équipe les utilise. Si vous souhaitez mettre de l'ordre dans le volet ressources humaines et contrôle horaire de votre équipe à distance, vous pouvez essayer LapsoWork gratuitement pendant 30 jours et constater à quel point il est simple d'avoir tout sous contrôle. --- ## Avantages et inconvénients du télétravail URL: https://lapsowork.com/fr/blog/avantages-et-inconvenients-du-teletravail/ Publicado: 2022-04-05 Resumen: Avantages et inconvénients du télétravail pour les PME en 2026 : efficacité, conciliation et talent face à la cybersécurité et la déconnexion. Le télétravail a cessé d'être une exception pour devenir une manière habituelle d'organiser le travail dans des milliers de PME espagnoles. Ce qui a commencé comme une mesure d'urgence s'est consolidé : aujourd'hui, le modèle hybride est la norme dans de nombreux secteurs. Mais adopter le travail à distance sans y réfléchir sérieusement comporte autant d'opportunités que de risques. Dans cet article, nous passons en revue les **avantages et inconvénients du télétravail** afin que vous décidiez en toute connaissance de cause quel modèle convient à votre entreprise. ## Qu'est-ce que le télétravail ? Le télétravail est la modalité de travail à distance dans laquelle le salarié exerce son activité en dehors du centre de l'entreprise, généralement depuis son domicile, en utilisant des moyens numériques. En Espagne, il est encadré par la **Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia** (loi 10/2021 sur le travail à distance), qui considère comme télétravail régulier celui qui représente au moins 30 % de la journée sur une période de trois mois. À partir de là, l'entreprise et le salarié doivent signer un accord écrit fixant les équipements, les frais, l'horaire et le contrôle. Ce n'est pas la même chose qu'un salarié qui travaille une journée isolée depuis chez lui pour un rendez-vous médical et un salarié qui télétravaille trois jours par semaine de façon stable. Le premier relève du ponctuel ; le second entre pleinement dans les obligations légales du travail à distance. ## Avantages du télétravail ### Des processus plus agiles De nombreuses démarches qui exigeaient auparavant des réunions en présentiel se règlent désormais en quelques minutes par visioconférence. Coordonner des équipes, attribuer des tâches ou même mener des entretiens de recrutement devient plus fluide lorsque l'on ne dépend pas de la disponibilité simultanée de tout le monde dans une même salle. Bien organisé, le télétravail réduit les réunions inutiles et libère plus de temps pour le travail qui apporte réellement de la valeur. ### Une plus grande efficacité Sans les interruptions constantes du bureau, de nombreux salariés concentrent mieux leur attention sur les tâches qui exigent de la focalisation. La clé consiste à mesurer par objectifs et non par heures de présence : lorsque le travail s'organise par résultats, la productivité se maintient, voire s'améliore. Cela dit, cela suppose de la confiance et des outils qui offrent de la visibilité sans tomber dans le contrôle excessif. ### Un meilleur suivi du temps de travail Cela peut sembler contradictoire, mais un télétravail bien géré permet un **enregistrement du temps de travail** plus propre que le papier du bureau. Avec une application de pointage, chaque salarié enregistre son entrée et sa sortie avec un horodatage, où qu'il se trouve. L'entreprise respecte l'obligation légale d'enregistrement du temps de travail et, dans le même temps, dispose de données fiables sur les heures travaillées, les pauses et les éventuels dépassements de la journée. Un logiciel de suivi du temps de travail règle cela sans friction, à l'intérieur comme à l'extérieur du bureau. ### L'accès à davantage de talents Si le poste n'exige pas de présence physique, vous cessez d'être limité aux professionnels qui vivent à une distance raisonnable de votre siège. Vous pouvez recruter le meilleur profil même s'il se trouve dans une autre ville ou une autre communauté autonome. Pour de nombreuses PME situées loin des grandes capitales, cela ouvre enfin la porte à des talents qualifiés qu'il était auparavant impossible d'attirer. ### Conciliation entre vie professionnelle et vie familiale Économiser une ou deux heures de trajet par jour change la vie de n'importe quel salarié. Le télétravail facilite la conciliation de l'activité professionnelle avec les responsabilités familiales, ce qui se traduit par des salariés plus satisfaits et une rotation moindre. Un personnel qui concilie mieux a tendance à rester plus longtemps et à s'impliquer davantage dans l'entreprise. ## Inconvénients du télétravail ### Le défi de la cybersécurité Lorsque le travail sort du bureau, l'information sort aussi. Des connexions domestiques peu protégées, des équipements personnels non mis à jour ou l'utilisation de wifis publics ouvrent la porte à des incidents de sécurité. L'entreprise doit établir des protocoles clairs : VPN, mots de passe robustes, sauvegardes et formation de base en cybersécurité. Ce n'est pas facultatif, surtout si l'on manipule des données personnelles soumises au RGPD. ### Moins de lien au sein de l'équipe Le café de milieu de matinée, la conversation dans le couloir ou le déjeuner d'équipe ne sont pas seulement des loisirs : ils sont le ciment de la culture d'entreprise. À distance, ces moments disparaissent et le sentiment d'appartenance en pâtit s'il n'est pas entretenu de façon délibérée. Il convient de planifier des rencontres en présentiel régulières et des espaces de communication informelle pour que l'équipe reste une équipe. ### Moins d'apprentissage spontané Une grande partie de l'apprentissage au travail se fait de manière informelle : en observant comment un collègue plus expérimenté résout un problème ou en posant une question au fil de l'eau. À distance, cet apprentissage continu se perd s'il n'est pas remplacé par autre chose. Les profils juniors sont les plus touchés ; il vaut donc la peine de renforcer le mentorat, la documentation interne et les canaux où l'on peut poser des questions sans crainte. ### De nouvelles obligations légales Le télétravail régulier oblige l'entreprise à signer un accord écrit, à compenser les frais qui en découlent (électricité, internet, équipement), à garantir le droit à la déconnexion numérique et à maintenir l'enregistrement du temps de travail y compris à distance. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions. C'est un inconvénient uniquement si on l'ignore : avec les bons outils, tout cela se documente et s'automatise sans presque aucun effort. ## Alors, le télétravail en vaut-il la peine ? Pour la majorité des PME, la réponse est oui, à condition de le mettre en place avec méthode. Les avantages (efficacité, accès au talent et conciliation) l'emportent généralement sur les inconvénients, et ces derniers peuvent être atténués grâce à de bonnes pratiques et aux outils adaptés. Le modèle hybride, qui combine des jours au bureau et des jours à la maison, est celui qui équilibre le mieux les deux mondes pour de nombreuses équipes. La différence entre un télétravail qui fonctionne et un télétravail qui pose problème tient presque toujours à la gestion. Enregistrer le temps de travail, contrôler les congés et absences de l'équipe à distance et centraliser toute la documentation est précisément ce qui évite que la flexibilité ne se transforme en désordre. Si vous envisagez de franchir le pas ou d'affiner le modèle que vous avez déjà, essayez LapsoWork 30 jours gratuitement et constatez à quel point il est simple de gérer votre équipe où qu'elle se trouve. --- ## Comment enregistrer le temps de travail en télétravail ? URL: https://lapsowork.com/fr/blog/enregistrement-temps-travail-teletravail/ Publicado: 2022-03-22 Resumen: Guide pratique pour respecter l'enregistrement du temps de travail en télétravail : ce qu'exige la Ley 10/2021, comment assurer le suivi horaire à distance et avec quel logiciel. Le télétravail s'est imposé comme une manière de travailler courante dans de nombreuses PME espagnoles, mais une question persiste : si le salarié ne passe pas par le bureau, comment enregistrer son temps de travail ? La réponse est claire. L'obligation d'enregistrer les horaires ne disparaît pas lorsqu'on travaille depuis chez soi : l'entreprise reste tenue de tenir un registre quotidien et fiable des heures de chaque salarié, où qu'il se trouve. Dans ce guide, nous vous expliquons ce qu'exige la réglementation en vigueur et comment la respecter sans friction. ## Que dit la loi sur le télétravail à propos de l'enregistrement du temps de travail ? Le télétravail en Espagne est régi par la **Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia** (loi sur le travail à distance), qui coexiste avec l'obligation générale d'enregistrement du temps de travail prévue à l'article 34.9 de l'Estatuto de los Trabajadores (Statut des travailleurs). La combinaison de ces deux normes laisse peu de place à l'interprétation : - La flexibilité horaire qui accompagne généralement le télétravail **ne dispense pas du contrôle du temps de travail**. Le salarié peut organiser ses heures avec davantage de liberté, mais l'entreprise doit pouvoir attester du nombre d'heures travaillées et de leur répartition. - L'accord de travail à distance doit inclure, entre autres points, l'**horaire de travail et les règles de disponibilité**, ainsi que l'inventaire des moyens fournis par l'entreprise. Cet inventaire comprend le **système d'enregistrement du temps de travail** lorsque cela est nécessaire. - Le registre doit refléter **le début et la fin de la journée de travail** de chaque personne salariée, ainsi que les pauses lorsque la convention collective l'établit. Autrement dit : télétravailler ne signifie pas cesser de pointer. Cela signifie pointer d'une autre manière, adaptée au fait que le salarié ne partage pas d'espace physique avec l'entreprise. Il convient de rappeler que le registre doit être **objectif, fiable et accessible**. L'Inspection du travail (Inspección de Trabajo) peut l'exiger à tout moment, et une simple estimation ou la parole du salarié ne suffit pas. De plus, les registres doivent être conservés pendant **quatre ans** et rester à la disposition du personnel, de ses représentants et de l'Inspection elle-même. ## Comment assurer le suivi du temps de travail en télétravail ? C'est là que beaucoup de PME se retrouvent bloquées. Lorsque tout le monde pointait dans le même bureau, un terminal à l'entrée suffisait. Avec des équipes réparties entre différents domiciles et villes, ce modèle ne fonctionne plus. Voici les options les plus courantes, de la moins à la plus recommandable. ### Feuille de calcul partagée C'est la solution de départ pour de nombreuses entreprises : un modèle Excel ou Google Sheets où chaque salarié note ses entrées et ses sorties. Cela fonctionne dans les très petites équipes, mais présente de sérieux problèmes : - Elle est **facilement modifiable a posteriori**, ce qui compromet la fiabilité exigée par la loi. - Elle dépend du fait que chaque personne pense à noter ses heures chaque jour. - Consolider les données de l'ensemble du personnel pour calculer les heures supplémentaires ou générer des rapports devient un travail manuel et sujet aux erreurs. Elle sert de solution de dépannage temporaire, mais pas de système sérieux à moyen terme. ### E-mails, messages ou appels de début de journée Certaines entreprises demandent au salarié de prévenir par e-mail ou messagerie lorsqu'il commence et termine. C'est encore plus fragile que la feuille de calcul : cela ne génère pas de registre structuré, c'est difficile à auditer et cela multiplie le travail administratif. ### Logiciel de suivi du temps de travail dans le cloud C'est la voie qui s'adapte le mieux au télétravail et celle que recommande la majorité des experts. Un logiciel spécialisé permet à chaque salarié d'enregistrer son temps de travail **depuis son mobile ou son ordinateur**, en un clic, où qu'il se trouve. Les données sont conservées de manière sécurisée, ne peuvent pas être modifiées sans laisser de trace et sont consolidées automatiquement. Face aux modèles manuels ou aux anciens terminaux physiques de pointage, un logiciel de pointage pour le télétravail apporte des avantages concrets : - **Pointage depuis n'importe quel appareil** : web et application mobile, sans avoir à se trouver à un endroit précis. - **Registre inaltérable et horodaté**, qui respecte les exigences de fiabilité de la réglementation. - **Géolocalisation en option** au moment du pointage, utile pour les profils mixtes qui combinent bureau, visites et télétravail. - **Rapports automatiques** des heures travaillées, des heures supplémentaires et des soldes, prêts pour l'Inspection ou pour la clôture de la paie. - **Alertes et notifications** pour ceux qui oublient de pointer, afin que le registre ne dépende pas uniquement de la mémoire du salarié. ## Les avantages de la numérisation de l'enregistrement du temps de travail en télétravail Respecter la loi est le point de départ, mais un bon système de suivi du temps de travail apporte des bénéfices qui vont bien au-delà de la simple formalité : - **Sérénité juridique.** Face à une inspection, vous disposez d'un registre objectif et accessible en quelques secondes, sans rien reconstituer à la main. - **Moins de charge administrative.** Le calcul des heures, des soldes et des heures supplémentaires se fait tout seul, ce qui libère du temps au responsable du personnel. - **Des données pour mieux gérer.** Savoir comment se répartit le temps de travail réel aide à planifier les charges de travail et à détecter les problèmes de conciliation ou d'excès d'heures. - **Intégration avec le reste de la gestion des personnes.** Le registre se connecte naturellement avec les congés et absences et avec la préparation de la paie, évitant de dupliquer les données entre différents outils. ## En résumé Le télétravail ne supprime pas l'obligation d'enregistrer le temps de travail : il la transforme. L'entreprise doit toujours tenir un contrôle quotidien, fiable et conservé pendant quatre ans, à la différence que le pointage se fait désormais à distance. Les feuilles de calcul et les notifications par messagerie servent de solution de dépannage, mais elles ne garantissent pas la fiabilité exigée par la loi et ne s'adaptent pas bien à la croissance. Un logiciel de suivi du temps de travail dans le cloud résout le problème à la racine : chaque salarié pointe depuis son appareil, les données restent protégées et inaltérables, et l'entreprise génère des rapports automatiques toujours prêts pour l'Inspection. Si votre PME compte des personnes en télétravail, numériser l'enregistrement du temps de travail a cessé d'être une option pour devenir le moyen le plus simple de respecter la réglementation sans maux de tête. --- ## Comment mettre en place le télétravail en entreprise URL: https://lapsowork.com/fr/blog/comment-mettre-en-place-le-teletravail-en-entreprise/ Publicado: 2022-03-08 Resumen: Guide pratique pour mettre en place le télétravail dans votre PME en 2026 : accord, outils, formation, suivi du temps et objectifs clairs, étape par étape. De plus en plus de PME proposent le télétravail, que ce soit à temps plein ou en mode hybride, avec quelques jours à la maison et d'autres au bureau. Bien mis en place, il améliore la conciliation, réduit les coûts de bureau et aide à retenir les talents. Mal mis en place, il se transforme en désorganisation, en manquements juridiques et en équipes déconnectées. La différence réside dans le fait de suivre quelques étapes ordonnées dès le départ. Dans ce guide, nous vous expliquons comment mettre en place le télétravail dans votre entreprise de façon pratique et conforme à la réglementation en vigueur. ## 1. Signez l'accord de télétravail Le télétravail ne s'improvise pas avec un « d'accord, reste chez toi ». Depuis la **Ley 10/2021 de trabajo a distancia** (loi espagnole sur le travail à distance), lorsqu'un salarié télétravaille de façon régulière (au moins 30 % de son temps de travail sur une période de trois mois), il est **obligatoire de signer par écrit un accord** avant de commencer. Ce document doit reprendre, au minimum : - L'**inventaire des équipements et des moyens** fournis par l'entreprise (ordinateur portable, téléphone, licences…). - La **compensation des frais** liés au travail à domicile (électricité, internet, mobilier). - L'**horaire** de travail et les plages de disponibilité. - Le **pourcentage** de jours en présentiel et de jours à distance. - Le **centre de travail** de rattachement et le lieu où s'exerce le télétravail. - La **durée** de l'accord et la procédure pour mettre fin au télétravail. Sans cet accord signé, toute inspection le considère comme une infraction grave. Le signer correctement dès le premier jour vous évite des problèmes et fixe clairement les règles du jeu pour les deux parties. ## 2. Fournissez les outils nécessaires Un salarié à domicile a besoin exactement des mêmes capacités qu'au bureau. Avant d'envoyer qui que ce soit en télétravail, assurez-vous de couvrir trois fronts : - **Communication interne** : un outil de messagerie et de visioconférence (Slack, Teams, Meet) pour que l'équipe ne se déconnecte pas. - **Gestion du travail** : un gestionnaire de projets ou de tâches où chacun voit qui fait quoi et où en est chaque élément. - **Ressources humaines** : un logiciel où le salarié peut pointer, demander ses congés, consulter ses fiches de paie et accéder à ses documents sans dépendre de la présence physique de quelqu'un au bureau. C'est ce dernier point que l'on oublie le plus. Si votre gestion RH repose sur des papiers, des e-mails épars et des fichiers Excel stockés sur un ordinateur du bureau, le télétravail met tout sens dessus dessous. Centraliser cela dans un outil comme l'application LapsoWork permet à la partie administrative de fonctionner de la même manière, quel que soit l'endroit où se trouve le salarié. ## 3. Formez votre équipe Il ne sert à rien de fournir les meilleurs outils si personne ne sait s'en servir. La formation est essentielle pour que le télétravail ne se traduise pas par des appels incessants du type « je ne sais pas comment on fait ça ». Consacrez du temps à ce que chaque personne sache : - Utiliser les outils de communication, de gestion des tâches et de RH. - Les processus internes qui changent avec le travail à distance (comment reporter ses heures, comment demander des absences, comment partager des documents). - Les bonnes pratiques d'organisation personnelle et de cybersécurité de base. Une bonne session de formation initiale évite des semaines de frictions et permet à l'équipe de se sentir accompagnée, et non laissée à elle-même. ## 4. Contrôlez les heures travaillées L'**enregistrement du temps de travail est également obligatoire en télétravail**. La flexibilité de travailler depuis chez soi ne dispense pas de pointer : l'arrivée, le départ et les pauses doivent être enregistrés comme au bureau. La bonne nouvelle, c'est que le suivi du temps à distance est plus simple que jamais. Avec un logiciel de pointage, le salarié enregistre sa journée depuis son mobile ou son ordinateur et le système consigne tout automatiquement avec un horodatage. Fini les e-mails « je commence » et les fichiers Excel remplis en fin de semaine (qui, de surcroît, ne sont pas valables juridiquement). Cela vous apporte deux choses à la fois : vous respectez la loi et vous disposez d'une image réelle des heures travaillées sans avoir à courir après personne. Un logiciel de suivi du temps résout ce point avec un effort quasi nul pour le salarié. Attention à l'autre facette de la médaille : le **droit à la déconnexion numérique**. Contrôler les heures ne signifie pas exiger une disponibilité permanente. Définissez un horaire clair et respectez qu'en dehors de celui-ci, le salarié n'a pas à répondre aux e-mails ni aux messages. ## 5. Fixez des objectifs clairs Le plus grand changement de mentalité du télétravail consiste à cesser de mesurer les « heures de présence » pour mesurer les **résultats**. À distance, vous ne voyez pas la personne travailler, et cela oblige (pour le meilleur) à fixer des objectifs concrets. Dès le départ, chaque salarié doit avoir clairement en tête : - Ce que l'on attend de lui et dans quels délais. - Quelles tâches sont prioritaires et lesquelles peuvent attendre. - Comment et quand le travail réalisé est passé en revue. Lorsque les objectifs sont définis, la productivité ne dépend pas de la surveillance, mais de l'accord conclu. Le salarié gagne en autonomie et l'entreprise gagne en prévisibilité. Les réunions périodiques de suivi (brèves et avec un ordre du jour) aident à garder le cap sans tomber dans le micromanagement. ## En résumé Bien mettre en place le télétravail dans votre PME se résume à cinq étapes : signer l'accord, fournir les bons outils, former l'équipe, contrôler le temps de travail et travailler par objectifs. Aucune n'est compliquée, mais en sauter une seule se ressent rapidement. La partie administrative (accords, pointages, congés, fiches de paie et documentation) est justement ce qui échappe le plus au contrôle lorsque l'équipe se disperse. La centraliser dans un seul outil change tout. Si vous voulez voir comment LapsoWork vous aide à gérer le télétravail du début à la fin, vous pouvez l'essayer 30 jours gratuitement ou jeter un œil à nos offres et tarifs. --- ## Loi sur le télétravail en Espagne : ce qu'elle dit et ce qu'elle vous oblige à faire URL: https://lapsowork.com/fr/blog/loi-teletravail-espagne/ Publicado: 2022-02-14 Resumen: Guide clair de la loi sur le télétravail en Espagne (Ley 10/2021) : définition, champ d'application, accord obligatoire, sanctions et droits du salarié. Le télétravail a cessé d'être une exception pour devenir une composante du quotidien de milliers de PME espagnoles. Et là où une pratique se généralise, une norme vient l'encadrer. Si, dans votre entreprise, quelqu'un travaille depuis chez lui de façon habituelle, il convient de savoir précisément ce que dit la **loi sur le télétravail en Espagne**, car ne pas la respecter peut coûter cher. Dans ce guide, nous vous expliquons, en termes simples, ce qu'est le télétravail sur le plan juridique, quand la loi s'applique, quel accord vous êtes tenu de signer et quelles sanctions existent. ## Quelle est la définition du télétravail selon la loi ? La réglementation du télétravail est née avec le **Real Decreto-ley 28/2020** (décret-loi royal), adopté pendant la pandémie, puis a été consolidée dans la **Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia** (loi du 9 juillet 2021 relative au travail à distance), toujours en vigueur en 2026. C'est la norme de référence, celle que vous devez garder à l'esprit. La loi distingue deux notions que l'on confond souvent : - **Travail à distance** : toute activité professionnelle exercée, de manière régulière, au domicile du salarié ou au lieu que celui-ci choisit, pendant tout ou partie de sa journée de travail. - **Télétravail** : c'est une modalité du travail à distance réalisée au moyen de l'usage exclusif ou prépondérant de **moyens et systèmes informatiques, télématiques et de télécommunication**. Le point clé réside dans le mot *régulier*. La loi ne s'applique que lorsque le travail à distance est exercé, sur une période de référence de **trois mois**, à hauteur d'au moins **30 % de la journée de travail** (ou du pourcentage proportionnel équivalent si le contrat est d'une durée inférieure). En deçà de ce seuil, on parle de télétravail occasionnel, qui n'est pas soumis à ces obligations. En pratique, cela signifie qu'un salarié qui télétravaille **un jour et demi par semaine ou plus** entre déjà dans le champ d'application de la loi. ## Points à prendre en compte au sujet de la loi sur le télétravail Une fois que vous avez établi que la norme s'applique à votre cas, cinq points doivent être maîtrisés. ### Caractère obligatoire Le télétravail est **volontaire** pour les deux parties. Ni l'entreprise ne peut l'imposer, ni le salarié ne peut l'exiger comme un droit. Il se met en place d'un commun accord et il est, de surcroît, **réversible** : chacune des deux parties peut demander à revenir à la modalité en présentiel, dans les conditions qui auront été convenues. Le fait qu'il soit volontaire ne signifie pas qu'un accord verbal suffise. La décision doit être **formalisée par écrit** avant de commencer. ### Accord de télétravail C'est le document central de toute la norme. L'**accord de travail à distance** doit être signé par écrit et comporter, au minimum, le contenu qu'exige l'article 7 de la loi : - **Inventaire des moyens, équipements et outils** fournis par l'entreprise (ordinateur, téléphone portable, siège, etc.). - **Énumération des frais** que le salarié peut avoir à supporter, ainsi que la façon de les chiffrer et de les compenser. - **Horaire de travail** et règles de disponibilité. - **Pourcentage et répartition** entre travail en présentiel et à distance. - **Centre de travail de rattachement** du salarié. - **Lieu** choisi pour le télétravail (généralement le domicile). - **Durée** de l'accord et du préavis pour exercer la réversibilité. - **Moyens de contrôle de l'entreprise** sur l'activité. Par ailleurs, une copie de l'accord doit être remise à la représentation légale des salariés et enregistrée auprès du bureau de l'emploi (**SEPE**). ### Compensation des frais L'entreprise est tenue de **payer ou de compenser les frais** que le travail à distance génère pour le salarié (électricité, connexion internet, usure de son propre équipement, mobilier…). La loi ne fixe pas de montant précis : celui-ci est déterminé par la **convention collective** ou, à défaut, par l'accord entre l'entreprise et le salarié. L'essentiel est que cela soit convenu par écrit et figure sur le bulletin de paie, et non versé à part sans traçabilité. ### Sanctions C'est ici que beaucoup de PME ont de mauvaises surprises. Ne pas formaliser l'accord par écrit, ne pas le remettre ou ne pas en respecter le contenu minimal est considéré comme une **infraction grave** en matière de droit du travail. Le régime de sanctions de la **LISOS** (loi sur les infractions et sanctions dans l'ordre social) prévoit, après la mise à jour des montants, des amendes allant de **751 €** à **7 500 €** par infraction grave, pouvant grimper jusqu'à **225 018 €** pour les infractions très graves (par exemple, en cas de discrimination du salarié à distance). Autrement dit : avoir plusieurs salariés en télétravail sans accord signé constitue un risque réel en cas d'inspection. ### Droits des salariés La loi consacre un chapitre entier à garantir que la personne qui télétravaille dispose **exactement des mêmes droits** que celle qui se rend au bureau. Parmi eux : - **Enregistrement du temps de travail :** l'obligation d'enregistrer la journée de travail issue du **RDL 8/2019** (Real Decreto-ley 8/2019) s'applique de la même manière au télétravail. Le système doit être fiable et auditable, et non un simple e-mail de « je commence » et « je termine ». - **Droit à la déconnexion numérique :** le salarié n'est pas tenu de répondre aux messages ni aux e-mails en dehors de son horaire. - **Égalité de traitement :** même salaire, même formation, même promotion et même accès à la représentation syndicale que le personnel en présentiel. - **Vie privée et protection des données :** les moyens de contrôle doivent être proportionnés et connus du salarié. ### Contrôle du travail à distance par l'entreprise La loi reconnaît à l'entreprise le droit d'**adopter des mesures de surveillance et de contrôle** pour vérifier le respect des obligations professionnelles, à condition qu'elles soient proportionnées et respectueuses de la dignité et de la vie privée du salarié. En pratique, cela se traduit par des outils comme le logiciel de contrôle du temps de travail pour enregistrer la journée à distance, ou le module de télétravail pour centraliser les accords, la présence sur site et la compensation des frais. Ce que la loi n'autorise pas, c'est le contrôle dissimulé : installer des logiciels espions ou des enregistreurs d'écran sans en informer au préalable viole le **RGPD**. ## En résumé La **loi sur le télétravail en Espagne** n'est pas compliquée à respecter, mais elle exige de faire les choses par écrit et avec traçabilité. Si vous avez des salariés qui travaillent depuis chez eux plus de 30 % de leur journée, vous avez besoin d'un accord signé, de compenser les frais, d'enregistrer le temps de travail et de respecter la déconnexion numérique. Automatiser cette partie administrative à l'aide d'un logiciel spécialisé vous fait gagner du temps et, surtout, vous met à l'abri des sanctions. Si vous voulez voir comment cela fonctionne sur votre propre effectif, vous pouvez essayer LapsoWork 30 jours gratuitement et faire le point sur votre situation sans engagement. ---