Les entreprises sont actuellement tenues d’enregistrer les heures de travail de chaque employé afin d’éviter toute irrégularité dans la relation de travail. Cet enregistrement papier ou numérique de la journée de travail est effectué au moyen d’un système de pointage qui doit inclure les heures spécifiques de début et de fin de travail des travailleurs.
Qu’est-ce que le registre du temps de travail ?
Le registre du temps de travail fait référence au document dans lequel les heures travaillées de chaque employé sont enregistrées conformément à la législation en vigueur.
Ce document doit détailler le nombre total d’heures que chaque employé travaille dans l’entreprise, tant les heures ordinaires que les heures supplémentaires.
L’objectif de ce document est de réglementer toutes les heures travaillées par un employé afin d’éviter que les heures supplémentaires ne soient pas payées.
Le statut des travailleurs prévoit que l’enregistrement du temps de travail doit être tenu quotidiennement et doit être effectué au début et à la fin de la journée de travail.
Pendant combien de temps l’enregistrement du temps de travail doit-il être conservé dans le dossier ?
Toutes les entreprises sont légalement tenues de tenir un registre de leurs employés.un relevé quotidien des heures travaillées de leurs travailleurs, quel que soit leur temps de travail, et les registres doivent être conservés pendant toute la durée de l’accord. 4 années consécutives et être à la disposition des syndicats, des employés, de la sécurité sociale ou de l’inspection du travail.
Comment tenir un registre de la journée de travail ?
Cet enregistrement peut se faire au moyen d’un document papier ou d’options numériques.
Registre du temps de travail sur papier
Certaines petites entreprises choisissent encore de conserver les relevés de temps sur papier. Le document où sont enregistrées les heures contient généralement des cellules ou des grilles où sont indiquées les heures d’arrivée, de départ, les heures ordinaires et supplémentaires de chaque travailleur. Chaque ligne correspond à un jour et chaque jour doit être signé par le travailleur.
Registre du temps de travail en format numérique
Les feuilles de calcul constituent un autre moyen de suivre les heures de travail d’un employé. Le format est similaire à celui du document papier. Mais avec des options synchronisées telles que Google Spreadsheets ou Onedrive, le processus est simplifié.
Les deux formats, Excel et papier, peuvent être fastidieux et inefficaces pour les entreprises comptant un grand nombre d’employés ou offrant des possibilités de télétravail.
Applications pour l’enregistrement du temps de travail : LAPSO
Les entreprises qui ont besoin d’un système de gestion du temps et des présences sûr et efficace peuvent opter pour des applications qui centralisent l’ensemble du processus. Ces applications sont idéales pour les entreprises qui continuent à pratiquer le télétravail, carle processus d’enregistrement s’effectue avec un degré de sécurité et d’efficacité plus élevé.
Pour faciliter la vie des départements RH et des employeurs, des applications telles que les suivantes voient le jour Lapsowork. Cette application dispose de fonctionnalités qui traitent des tâches liées à la gestion des employés. Par exemple, le gestionnaire de documents et de signatures électroniques, la fonction de gestion et de planification des effectifs ou le système de pointage des employés.
Cette application permet à l’employé de pointer facilement de n’importe où via son téléphone portable. Peu importe que vous travailliez à domicile ou que vous soyez basé dans un autre pays. Tout appareil doté d’une connexion Internet peut être utilisé pour accéder à votre journée et en indiquer le début et la fin. Vous avez également accès à toutes les pauses que vous pouvez prendre.
Il est également possible de des rapports PDF standardisés peuvent également être émis qui répondent aux exigences qu’ils doivent remplir depuis l’entrée en vigueur de l’arrêté-loi royal du 12 mai sur le contrôle du temps. Ou les exporter vers excel pour un traitement ultérieur.
LAPSO dispose de fonctions complémentaires, telles que la connaissance de l’emplacement de l’enregistrement du temps de chaque travailleur, la prise d’une photo lors du démarrage et de la fermeture de l’enregistrement du temps, la gestion des vacances, des congés et des absences ou encore l’envoi de notifications de masse et individuelles.
Il dispose également d’un responsable de la documentation pour chaque employéElle intègre également les fiches de paie, qui peuvent être signées directement depuis l’application.
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