Dans le monde moderne, la quantité d’informations, de documents et de données est si importante qu’une entreprise peut ne pas être en mesure de les organiser. Ne pas savoir où se trouve un document peut retarder la production ou le paiement. Le besoin de tout garder en ordre et à portée de main s’accroît de jour en jour. C’est dans ce contexte qu’est né le système de gestion des documents. Si vous voulez savoir ce que c’est, à quoi ça sert et comment en choisir un, restez et lisez-le.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des documents ?
La gestion des documents, selon la norme ISO 15489-1:2001, consiste à recevoir, créer, maintenir, éliminer et utiliser les documents de manière efficace et systématique. Au sein des entreprises, il existe certains systèmes qui effectuent cette tâche afin de faciliter au maximum toute activité nécessitant des documents. Par conséquent, nous pouvons dire qu’un système de gestion de documents est un système conçu pour gérer, contrôler et stocker les documents nécessaires dans une organisation.
À quoi sert un système de gestion des documents ?
Ces gestionnaires de documents facilitent le fonctionnement quotidien d’une entreprise :
- Ils rationalisent les processus commerciaux en ayant toute la documentation à portée de main. La plupart de ces systèmes sont numériques, c’est-à-dire qu’il s’agit généralement de logiciels de gestion de documents, de sorte que l’accès à chaque document est rapide et facile. Ils vous permettent également de partager rapidement des documents avec n’importe qui, ce qui vous fait gagner du temps et de l’argent.
- Informations sécurisées. Avec ce type de document au format numérique , les risques inhérents à la gestion du contenu d’une entreprise au moyen de documents papier sont réduits. La numérisation des documents à des fins de gestion garantit qu’aucun document n’est endommagé et évite qu’il ne soit perdu ou égaré. Il est même possible de conserver différentes versions d’un même document si la création se fait en ligne. Cela se produit de manière similaire avec certains systèmes de gestion de contenu en ligne, qui disposent d’un contrôle de version.
- Collaboration conjointe. Il existe certains gestionnaires de documents, notamment ceux qui permettent la création de documents, qui peuvent être utilisés par différentes personnes en même temps. Dans ce cas, plusieurs employés peuvent travailler sur le même document en même temps.
- Contrôle d’accès. Les systèmes de gestion de documents ont la particularité de permettre et de refuser l’accès en fonction des types de documents. Cela permet d’éviter que des informations et des données importantes soient lues par des personnes non désirées.
- Une meilleure prise de décision. En ayant toutes les informations pertinentes à portée de main, les gens peuvent prendre de meilleures décisions pour l’entreprise.
Comment choisir le bon système de gestion des documents ?
Lorsque vous choisissez un système de gestion des documents pour votre entreprise, vous devez connaître vos besoins. Une fois que vous avez identifié les caractéristiques qu’il doit avoir, vous pouvez rechercher des informations sur les différentes options disponibles sur le marché et choisir celle qui correspond à votre budget.
Notre site outil de ressources humaines dispose d’une fonctionnalité de gestion des documents. Si vous cherchez une application pour vous aider dans les tâches administratives et de gestion du personnel de votre entreprise, en plus de la gestion des documents, jetez un coup d’œil à ses fonctionnalités.
Dans le cas de la la fonction de gestion des documents, lapsowork vous permet d’unifier numériquement toutes les informations et la documentation de votre entreprise. Vous pourrez stocker les dossiers électroniques de tous vos employés, y compris leurs certificats, leurs cours et toute information pertinente pour la prise de décision. Vous pouvez configurer les dossiers et la documentation comme bon vous semble. Vous pouvez également utiliser cette application pour signer des documents afin d’accélérer les projets. Et si vous n’êtes pas convaincu, contactez-nous, nous pouvons adapter le gestionnaire de documents en fonction de vos besoins et de ceux de votre entreprise.
J’espère que vous avez compris ce qu’est un système de gestion des documents et comment il peut aider votreentreprise.
Si vous voulez en savoir plus sur le travail de lapso, contactez notre équipe ou faites un essai gratuit.
