Dans un monde des affaires où la transparence et la conformité sont essentielles, la gestion du canal de dénonciation devient un pilier fondamental. Dans cet article, nous examinerons qui devrait être chargé de ce travail, ainsi que ses exigences et ses responsabilités. En outre, nous découvrirons comment LapsoWork intègre une application de gestion des plaintes qui facilitera l’ensemble du processus de gestion des plaintes. Mais si vous voulez voir directement ce que cette intégration peut faire pour vous, jetez un coup d’œil à notre site web :
Qui doit gérer le canal de traitement des plaintes ?
Lorsqu’il s’agit de gérer la dénonciation au sein d’une entreprise, il est essentiel de déterminer clairement qui sera responsable de ce processus. Conformément à la législation et à la réglementation en vigueur, la personne responsable du canal d’alerte doit être désignée par la direction ou l’organe directeur de l’institution, puis notifiée à l’AAI. Cette personne est également connue sous le nom de « gestionnaire du système d’information » ou de responsable du canal des plaintes.
Exigences de la personne chargée de gérer le canal de réclamations
La personne responsable du traitement des plaintes doit répondre à des exigences spécifiques pour assurer le bon fonctionnement du canal, ainsi que pour garantir la transparence et l’intégrité tout au long du processus. Les exigences essentielles sont les suivantes
Indépendance
La personne responsable doit agir de manière indépendante et autonome par rapport aux autres organes de l’entité ou de l’organisme. Cela est essentiel pour garantir que les plaintes sont traitées de manière impartiale et sans influence extérieure.
Capacité et compétence
Il est essentiel que la personne responsable ait la capacité et les compétencesnécessaires pour gérer le système de rapport interne et les voies de recours.
Connaissances juridiques
La personne responsable doit connaître les dispositions légales relatives à la protection et à la gestion des dénonciateurs. Cela permet de s’assurer que toutes les actions sont conformes aux réglementations en vigueur.
Intégrité
L’intégrité et le comportement éthique sont des piliers fondamentaux pour le dénonciateur. Il doit assurer la confidentialité et le traitement adéquat des informations reçues afin de maintenir la confiance dans la procédure de plainte.
Indépendance vis-à-vis du bureau
Si la personne responsable occupe un poste de direction dans l’entité, elle doit exercer ses fonctions indépendamment de l’organe de direction ou de l’organe de gestion. Cela permet d’éviter les conflits d’intérêts et de garantir l’objectivité dans le traitement des plaintes.
Responsabilités en matière de gestion du canal des plaintes
La gestion du canal de réclamation comporte un certain nombre de responsabilités essentielles pour garantir son efficacité et sa conformité avec la loi. Voici quelques-unes de ces responsabilités clés :
Approbation de la procédure
Le gestionnaire de la chaîne doit s’assurer que la procédure de gestion de l’information est approuvée par la direction ou l’organe directeur de l’institution.
Traitement diligent
L’agent doit faire preuve de diligence dans le traitement des plaintes et veiller à ce que le système de rapport interne soit conforme aux exigences légales.
Identification du canal
Il incombe au gestionnaire d’identifier les voies de communication internes associées aux plaintes et de veiller à ce que les informations soient claires et accessibles. Il est ainsi plus facile pour les dénonciateurs de déposer des plaintes de manière efficace.
Accusé de réception
L’agent doit envoyer un accusé de réception au rapporteur dans les sept jours civils suivant la réception de la plainte.
Délai de réponse
Il est nécessaire de fixer un délai maximum pour répondre à la procédure d’enquête, qui ne devrait généralement pas dépasser trois mois.
Communication avec l’informateur
La personne responsable doit être disposée à communiquer avec l’informateur et à demander des informations supplémentaires si nécessaire. Cela facilite le processus de recherche et garantit que toutes les informations pertinentes sont collectées.
Confidentialité et protection des données
Le directeur doit s’assurer que toutes les informations sont traitées de manière confidentielle et conformément à la réglementation en vigueur.
Gestion du canal des plaintes avec LapsoWork
C’est là que LapsoWork, notre logiciel de ressources humaines qui intègre de manière transparente et efficace le canal de dénonciation, entre en jeu. Grâce à notre programme de dénonciation, vos employés peuvent facilement et en toute sécurité signaler des incidents et des dénonciations, que ce soit de manière anonyme ou non.
Nous disposons également d’une interface très intuitive qui permet de gérer les plaintes facilement et dans le respect de la loi.
À partir de l’onglet Plaintes, la personne responsable peut gérer chacune des plaintes reçues, modifier leur statut, consulter les informations relatives à chaque plainte, ainsi que maintenir la communication avec le plaignant par le biais d’un chat privé enregistré dans l’application.
Le gestionnaire disposera également d’une section dans l’interface de chaque plainte où il pourra télécharger des documents en privé , qui ne seront pas accessibles au plaignant. Il sera également possible de filtrer les rapports afin d’accéder plus rapidement à celui que le gestionnaire recherche.
Nous fournissons également à nos clients une assistance technique en cas de problème ou de complication, afin que l’un de nos professionnels puisse vous aider.
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