La loi 2/2023 est entrée en vigueur le 13 mars 2023. Une loi qui vise la transparence au sein des entreprises et promeut un environnement de travail éthique et sûr. Pour se conformer à cette législation, une solution a été créée : le canal de réclamation. Un outil indispensable pour traiter et résoudre toute plainte ou conflit au sein d’une entreprise de manière anonyme, tout en respectant la loi et en évitant les sanctions. Si vous voulez savoir comment mettre en œuvre un protocole efficace de dénonciation dans votre entreprise, lisez la suite, nous vous expliquerons étape par étape. Mais si vous préférez ne pas perdre plus de temps et que vous souhaitez engager un canal de dénonciation dès maintenant, n’hésitez pas à nous contacter.
Quel est le protocole du canal de dénonciation ?
Un protocole est un document indiquant les objectifs, le champ d’application et toutes les procédures à mettre en œuvre dans le cadre de la procédure de réclamation. En d’autres termes, ce protocole contiendra la manière d’agir lors de la réception d’une plainte et tous les suivis et processus qui seront mis en œuvre dans le cadre de son traitement. En outre, les étapes de la mise en œuvre de ce canal de dénonciation en fonction des exigences de la législation peuvent également être incluses.
À quoi devrait ressembler le protocole de la chaîne de dénonciation ?
Comme indiqué plus haut, ce protocole doit expliquer le fonctionnement du canal de dénonciation au sein de chaque organisation. Il est donc conseillé de suivre une structure claire lors de la rédaction du document. Vous pouvez structurer le contenu du protocole comme suit :
- Introduction : Présentez brièvement la raison d’être de cette chaîne de dénonciation, d’un point de vue général.
- But ou objectif : indique le but de ce protocole.
- Champ d’application : détaille le champ d’application du canal de dénonciation externe et interne. Il s’agit de personnes qui peuvent utiliser le canal de dénonciation pour signaler d’éventuelles violations de la réglementation au sein de l’entreprise.
- Garanties offertes par le canal de dénonciation : Déterminer les garanties offertes aux plaignants et aux personnes dénoncées, ainsi qu’à toute personne concernée par la plainte.
- Organes de gestion : déterminez l’équipe ou l’organe qui gérera le canal de réclamation de manière impartiale et les fonctions dont il sera responsable.
- Procédure de traitement et de résolution de chaque plainte : expliquer en détail comment procéder à chacune des phases par lesquelles passe une plainte, depuis sa réception jusqu’à la clôture du dossier de chaque plainte. En outre, des actions concrètes doivent être envisagées en cas de conflits d’intérêts.
- Traitement et protection des données dans le canal de réclamation: indiquez comment les données confidentielles seront protégées et traitées conformément à la législation en vigueur.
Il s’agit d’un exemple du contenu qui devrait être inclus dans le protocole du canal de dénonciation.
Comment mettre en place un canal de réclamation ?
1. Mettre en place un système de notification des plaintes
La première étape de la mise en œuvre d’un système de dénonciation efficace consiste à offrir aux employés un moyen sûr et confidentiel de faire part de leurs préoccupations. Le canal de dénonciation et son mode de fonctionnement doivent être facilement accessibles et communiqués en détail à tous les employés, vous devez donc vous arrêter et réfléchir à la meilleure solution pour votre entreprise.
Il existe différentes options, par exemple une boîte aux lettres physique ou une adresse électronique dédiée. Toutefois, il est préférable de faire appel à un logiciel spécialisé doté d’une fonctionnalité de canal de dénonciation qui vous aidera à suivre chaque rapport de manière anonyme et à rendre compte de l’état d’avancement de chaque rapport, ce qui rendra le processus simple, rapide et efficace.
2. de nommer une ou plusieurs personnes responsables
Il est nécessaire de désigner une ou plusieurs personnes chargées de recevoir et de traiter les plaintes. Ils doivent être impartiaux, dignes de confiance et formés pour traiter de manière appropriée et confidentielle chaque plainte reçue. En outre, il est essentiel d’établir une procédure claire pour les cas où les personnes directement responsables sont impliquées dans la plainte.
3. Élaborer des règles et des règlements pour le canal des plaintes.
Il est conseillé d’ élaborer des règles et des règlements qui décrivent en détail la manière dont les plaintes doivent être déposées, le délai de réponse, les critères de confidentialité et les étapes à suivre dans chaque cas. Ces règlements devraient être alignés sur les règlements de la loi 2/2023 et portés à la connaissance de tous les employés.
4. Protocole d’action pour le traitement de chaque plainte
Chaque plainte reçue doit être traitée de manière appropriée, individuelle et équitable. Il est donc essentiel d’établir un protocole d’action clair définissant la procédure à suivre , étape par étape, depuis la réception d’une plainte jusqu’à sa résolution. Ce protocole doit prévoir la manière de recueillir les preuves, la protection de la confidentialité des personnes impliquées et la nécessité de mener des enquêtes approfondies et impartiales.
5. Tenir un registre des plaintes et de leur état d’avancement.
Il est essentiel de tenir un registre détaillé de toutes les plaintes reçues et de leur statut. Cela permet:
- Effectuer un suivi approprié de chaque cas.
- Évaluer l’efficacité du canal de réclamation.
- Veiller à ce que les mesures nécessaires soient prises pour donner suite aux plaintes.
Des logiciels spécialisés peuvent être d’une grande aide pour gérer efficacement ces informations et générer des rapports réguliers. Si vous souhaitez louer un canal de réclamation efficace à un prix avantage ux, n’hésitez pas à nous contacter.
6. Faire connaître le canal de dénonciation pour que tout le monde puisse l’utiliser.
Il ne sert à rien de disposer d’un canal de dénonciation dans l’entreprise si les travailleurs et les personnes liées à l’entreprise n’en connaissent pas l’existence. Pour se conformer à la législation et garantir la transparence et la sécurité au sein de l’entreprise , il est essentiel de promouvoir et de faire connaître le mécanisme de dénonciation au sein de l’organisation. Cela implique de communiquer clairement et régulièrement sur l’existence de la chaîne, ses objectifs et la manière d’y accéder.
Vous pouvez utiliser différentes méthodes de communication, telles que les réunions, les affiches, les courriers électroniques et l’intranet de l’entreprise. En outre, il est essentiel de favoriser une culture d’ouverture et de confiance, dans laquelle l’importance de la notification des irrégularités est valorisée.
Quelles sont les entreprises qui doivent mettre en place un canal de dénonciation ?
Les entreprises comptant 50 employés ou plus doivent mettre en place un canal de dénonciation conformément à la loi 2/2023. La date maximale de mise en œuvre varie en fonction du nombre de travailleurs :
- Les entreprises de moins de 250 salariés ont jusqu’au 1er décembre 2023 pour mettre en place un dispositif de dénonciation.
- Les entreprises de plus de 250 salariés avaient jusqu’au 21 mai de cette année pour la mettre en œuvre.
Mais d’autres types d’entreprises doivent également mettre en place une boîte à réclamations, qu’il s’agisse d’entreprises du secteur public ou privé ou d’autres organismes. Si vous souhaitez en savoir plus sur la question de savoir si le canal de dénonciation est obligatoire pour votre entreprise , consultez notre blog.
J’espère que ces étapes vous ont aidé à savoir comment créer un protocole de canal de dénonciation basé sur les règlements 2023 et à mettre en œuvre le canal correctement dans votre entreprise. En suivant les conseils ci-dessus, vous serez en mesure de mettre en place un canal de dénonciation solide dans votre organisation, ce qui favorisera la transparence, la confiance et le bien-être de vos employés.
N’oubliez pas qu’un logiciel spécialisé dans la dénonciation peut être un outil précieux pour faciliter et améliorer ce processus, en garantissant le respect des réglementations en vigueur et la bonne gestion des plaintes. Contactez-nous pour connaître le prix de notre canal de dénonciation. Profitez de nos offres et franchissez le pas dans votre entreprise avant la date limite.
