Si vous dirigez une entreprise, vous savez à quel point un programme de travail bien conçu est nécessaire. C’est un élément nécessaire qui permettra d’organiser l’entreprise. Il vous permettra également de connaître la disponibilité de vos employés et d’améliorer le contrôle du temps de travail de votre entreprise. Il est généralement présenté sous forme de tableau afin que toutes les données soient visibles d’un seul coup d’œil. Si cet outil est nouveau pour vous et que vous voulez savoir comment établir un horaire de travail, lisez la suite.
Comment établir un horaire de travail ?
Comme mentionné ci-dessus, cet outil est présenté sous forme de tableau. Ce tableau présente tous les types d’équipes pour tous les travailleurs de l’entreprise. La façon de remplir ce modèle est de saisir les horaires quotidiens au format hebdomadaire. C’est-à-dire le programme quotidien du lundi au dimanche ou du lundi au vendredi, de sorte qu’en un coup d’œil vous pouvez avoir toutes les informations pour cette semaine.
Il est effectué à l’avance, de sorte que les travailleurs n’ont aucun doute sur le moment où ils doivent travailler et peuvent organiser leur vie personnelle. La fréquence de mise à jour de cette grille est généralement mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
En général, il s’agit de postes tournants, avec des équipes qui tournent de temps en temps afin que les gens puissent changer leurs horaires de travail, bien que tout dépende du type d’entreprise ou même de la journée de travail de chaque travailleur.
Le programme de rotation des équipes doit être respecté tant par l’entreprise que par le travailleur. Toutefois, il existe des cas où des exceptions et des changements de poste peuvent être effectués s’ils sont communiqués suffisamment à l’avance. À cet égard, il est également nécessaire de prendre en compte les éventuelles heures supplémentaires effectuées par un travailleur, au cas où elles devraient être compensées par une vacation.
Voici quelques lignes directrices sur la façon d’établir un horaire de travail :
Établir les quarts de travail de votre entreprise
Il est important que vous définissiez les équipes et les heures de travail de vos employés. Soit un horaire d’affaires commun, soit un horaire divisé en trois équipes. Matin (8h00/16h00), après-midi (16h00/00h00) ou soir (00h00/8h00).
Déterminez le nombre de travailleurs dont vous avez besoin pour chaque poste de travail.
Calculez le nombre de travailleurs dont vous avez besoin dans une équipe, en tenant compte de facteurs tels que les pics de charge de travail. À ce stade, vous pouvez créer des combinaisons ou des groupes de travailleurs pour faciliter la mise en place des équipes et le contrôle des horaires.
Répartir les travailleurs en équipes
Répartissez vos travailleurs entre les équipes que vous avez mises en place, de sorte qu’aucune équipe ne reste vide. N’oubliez pas que ces postes devront faire l’objet d’une rotation, pour autant que les travailleurs aient les mêmes compétences. Les exigences législatives doivent également être prises en compte lors de l’attribution des quarts de travail. Par exemple, un travailleur ne peut pas travailler en équipe de nuit pendant plus de deux semaines d’affilée ou doit bénéficier de 12 heures de repos entre deux équipes.
Établir le programme de rotation des équipes.
Il est temps de mettre tout cela sur papier. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel pour déterminer les équipes tournantes. Si Excel peut être une solution à court terme, il finit par faire perdre beaucoup de temps et entraîne des erreurs. Il est préférable d’avoir un outil automatisé qui crée ces décalages pour vous.
Dans notre application de ressources humaines, lapsowork, nous avons inclus une programme de travail en équipe . Ce logiciel vous aidera à automatiser la planification et la rotation de vos employés afin que vous ne perdiez pas de temps.
Depuis l’application elle-même, vous pouvez voir d’un coup d’œil lesquels de vos employés sont disponibles à tout moment. Vous pourrez également sélectionner les travailleurs qui seront affectés à chaque projet. Et il vous aidera même pour les remplacements, le recrutement et la sélection.
Lapsowork vous aidera à établir des horaires de travail plus efficaces et vous permettra de consulter les informations relatives à vos travailleurs. Sans compter que vous gagnerez du temps dans l’élaboration des calendriers et réduirez les coûts de papier, puisque tout se fait numériquement et automatiquement. Vous n’aurez pas besoin de savoir comment faire un horaire de travail à la main.
Si vous souhaitez en savoir plus sur cette application, vous pouvez accéder à un site Web de l’UE. essai gratuit ou contactez notre personnel.
